MANUAL DE INTERVENTORIA Y SUPERVISION DE CONTRATOS DE OBRA Pautas, Criterios, Trmites y procedimientos Este manual deber ser aplicado por todos el personal que sea designado como supervisores en obra y para los profesionales que sean contratados como interventores as como por todas las dependencias que tengan relacin con estas actividades. Ing. Mauricio Rodrguez A. 22/05/2014

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Contenido GENERALIDADES ............................................................................................................................ 6

OBJETIVO ................................................................................................................................... 6

ALCANCE .................................................................................................................................... 6

BASE LEGAL ................................................................................................................................ 6

DEFINICIONES ............................................................................................................................ 7

Acta: ...................................................................................................................................... 7

Anticipo: ................................................................................................................................ 7

Bitcora: ................................................................................................................................ 8

Contrato de obra pblica pactado a precios unitarios: ............................................................ 8

Contrato de tracto sucesivo: ................................................................................................... 8

Contrato de ejecucin instantnea: ........................................................................................ 8

Garanta: ................................................................................................................................ 9

Interventor: ............................................................................................................................ 9

Plazo de ejecucin: ................................................................................................................. 9

Supervisor: ............................................................................................................................. 9

OBJETO DE LA INTERVENTORIA .................................................................................................... 10

PERFIL DEL INTERVENTOR ............................................................................................................ 10

FUNCIONES GENERICAS DEL INTERVENTOR ................................................................................. 10

RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR ..................................................................................... 11

RESPONSABILIDAD FISCAL ........................................................................................................ 12

RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL ............................................................................................ 12

RESPONSABILIDAD PENAL ........................................................................................................ 12

RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA ............................................................................................ 12

RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE SUPERVISORES E INTERVENTORES Y OTROS SERVIDORES

PBLICOS ................................................................................................................................. 13

DOCUMENTACION EMPLEADA EN LA INTERVENTORIA. ................................................................ 14

Documentacin de soporte en la Interventora ........................................................................ 14

ASPECTOS DE LA INTERVENTORIA ................................................................................................ 14

1. ASPECTOS TCNICOS Y ADMINISTRATIVOS ........................................................................... 15

Objetivo: .............................................................................................................................. 15

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LA BITACORA DE OBRA ............................................................................................................. 15

FORMATO DE LA BITACORA.- ............................................................................................... 15

REGLAS PARA EL USO CORRECTO DE LA BITACORA DE OBRA. ................................................... 16

APERTURA.-.......................................................................................................................... 16

SERIADO DE NOTAS.- ............................................................................................................ 16

FECHADO.- ........................................................................................................................... 16

ERRORES.- ............................................................................................................................ 16

TACHADURAS O ENMENDADURAS.- ..................................................................................... 16

SOBREPOSICION O ADICIONES.- ........................................................................................... 16

FIRMAS.- .............................................................................................................................. 16

VALIDACION.- ....................................................................................................................... 16

USUARIO DE LA BITACORA DE OBRA.- .................................................................................. 17

CUSTODIA DE LA BITACORA.- ............................................................................................... 17

DISPONIBILIDAD.- ................................................................................................................. 17

TERMINO PARA CONTESTAR LAS NOTAS DE BITACORA.- ...................................................... 17

CIERRE DE LA BITACORA.- ..................................................................................................... 17

FUNCIONES DE LOS INTERVENTORES EN LOS ASPECTOS TCNICOS Y ADMINISTRATIVOS: .... 18

1.1 APLICACIN PRCTICA DE LA INTERVENTORA EN LOS ASPECTOS TCNICOS Y

ADMINISTRATIVOS ................................................................................................................... 22

Verificar el cumplimiento del objeto conforme al Plan de Accin, los pliegos de condiciones y

la propuesta. ........................................................................................................................ 22

Evaluar y emitir concepto de aprobacin o rechazo de la calidad y cantidad de los resultados

o productos parciales y finales obtenidos. ............................................................................ 22

Identificar oportunamente posibles dificultades en la ejecucin de los contratos y en la

obtencin de los productos esperados. ................................................................................ 22

Velar por la calidad y conservacin del entorno ambiental donde se realice el proyecto. ..... 23

2 ASPECTO FINANCIERO .............................................................................................................. 23

OBJETIVO: ............................................................................................................................ 23

DEFINICIN: ......................................................................................................................... 23

2.2 APLICACIN PRCTICA EN LOS ASPECTOS ECONMICOS Y FINANCIEROS ........................... 23

Velar porque se efecte una adecuada programacin financiera del contrato. ..................... 23

Velar porque la ejecucin financiera del contrato, se ajuste al plan de accin y al proyecto

formulado. ........................................................................................................................... 23

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Verificar si existe una cuenta especial para el manejo de los desembolsos Efectuados

al contrato. .......................................................................................................................... 24

Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato. .............. 24

Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato, ........................ 24

Comunicar veraz y oportunamente la liberacin de los dineros que no sern utilizados

durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupustales del

contrato ............................................................................................................................... 24

3 ASPECTO LEGAL ..................................................................................................................... 25

OBJETIVO: ................................................................................................................................ 25

DEFINICIN: ............................................................................................................................. 25

FUNCIONES DEL INTERVENTOR EN EL ASPECTO LEGAL ............................................................. 25

Aplicacin prctica del Aspecto Legal ....................................................................................... 26

Autorizar los desembolsos de acuerdo con lo pactado en el contrato. .................................. 26

Organizar una carpeta por cada contrato con todos los documentos pertinentes al mismo,

verificando los requisitos de legalidad y cumplimiento de las clusulas pactadas. ................ 26

Recomendar, cuando se requiera, la celebracin de un contrato adicional, u otros, teniendo

en cuenta las razones que justifiquen tal situacin. .............................................................. 26

Informar la ocurrencia de eventos que den lugar a la suspensin o terminacin anticipada del

contrato y de su reanudacin, recomendando la adopcin de las medidas respectivas. ....... 26

Informar los hechos que constituyan incumplimiento parcial o total del contrato, para la

aplicacin de las sanciones respectivas. ................................................................................ 26

Elaborar informes peridicos sobre el avance en la ejecucin contractual y el informe final

con los resultados de la ejecucin. ....................................................................................... 27

Recomendar la liquidacin unilateral del contrato cuando as se requiera. ........................... 27

Elaborar el acta y documentos necesarios para la liquidacin definitiva del contrato............ 27

Informar al representante legal o su delegado acerca de dificultades para continuar con el

ejercicio de la Interventora y consignar en el Acta respectiva el avance de ejecucin del

contrato tanto fsico como financiero. .................................................................................. 27

PROHIBICIONES ........................................................................................................................... 28

INFORMES DEL INTERVENTOR. ..................................................................................................... 28

PAPELES DE TRABAJO: .............................................................................................................. 28

INFORME DE EJECUCIN FSICA: .......................................................................................... 28

INFORME DE EJECUCIN FINANCIERA: ................................................................................. 29

ORDENES DEL INTERVENTOR: ............................................................................................... 29

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ACTAS: ..................................................................................................................................... 29

Tipos de Actas: ..................................................................................................................... 29

Diligenciamiento de Actas: ................................................................................................... 30

CONTENIDO GENERAL DE LAS ACTAS DE INTERVENTORIA .................................................... 30

CONTROLES. ................................................................................................................................ 33

Objetivo del Control: ................................................................................................................ 33

RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS ........................................................................... 33

TERMINACIN DEL CONTRATO .................................................................................................... 34

LIQUIDACIN DEL CONTRATO ...................................................................................................... 35

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GENERALIDADES

OBJETIVO El objetivo del presente Manual, es establecer las pautas, criterios, trmites y procedimientos que se adelantarn en el ejercicio de la funcin de supervisin y la actividad de Interventora de los contratos de obra y convenios suscritos por la empresa.

ALCANCE Este manual deber ser aplicado por todo el personal que sea designado como supervisores y para las personas que sean contratadas como interventores as como por todas las dependencias que tengan relacin con estas actividades. De acuerdo con el principio de responsabilidad, todas y todos, las y los empleados y contratistas de la empresa, que intervengan en cualquier etapa del proceso de supervisin, respondern por sus actuaciones u omisiones. La funcin de supervisin y la actividad de Interventora estarn sometidas a los principios generales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participacin, publicidad, responsabilidad y transparencia. Se ejercer con plena autonoma en total coordinacin con el director de Interventora y las dems dependencias involucradas con el proceso contractual, en particular, con la Oficina Asesora Jurdica y con el rea o funcionario responsable de presupuesto, debindose garantizar la coordinacin, para el logro de los cometidos empresariales y los fines que se buscan con la contratacin y el principio del debido proceso, en los casos de requerimiento al contratista. El presente Manual cuenta con anexos que se han venido desarrollando con el fin de facilitar y agilizar la actividad contractual al interior de la empresa, los cuales son susceptibles de adecuarse a las necesidades de cada uno de los contratos supervisados.

BASE LEGAL El rgimen jurdico aplicable a la actividad contractual es el consagrado en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y sus decretos reglamentarios, en especial el Decreto 734 de 2012 y todas aquellas normas que las modifiquen y/o complementen; as como las disposiciones civiles y comerciales que sean aplicables, en lo no regulado por las normas anteriormente citadas. As mismo, se aplican las disposiciones contenidas en la Ley 734 de 2002, Ley 190 de 1995, la Ley 1474 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012.

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DEFINICIONES Para los fines de este Manual y en general para la interpretacin de las normas aplicables a los contratos que celebre la empresa, en cualquiera de sus etapas, a menos que expresamente se estipule de otra manera, las expresiones que aqu se usan tendrn el significado asignado a las mismas en esta seccin del Manual de Interventora y Supervisin, Los ttulos de los numerales y captulos se incluyen con fines de referencia y de conveniencia pero de ninguna manera limitan, definen o describen el alcance de este Manual acorde con lo dispuesto por las normas legales y reglamentarias aplicables. Las palabras tcnicas o cientficas que no se encuentren expresamente definidas en este Manual, tendrn los significados que les corresponda segn la tcnica o ciencia respectiva y las dems palabras se entendern en su sentido natural y obvio, segn el uso general de las mismas. Para efectos de este Manual se establecen las siguientes definiciones de uso frecuente en la actividad contractual, las cuales podrn ser usadas tanto en singular como en plural: Acta: Documento que suscriben el contratista y el interventor o supervisor, cuyo objeto es dejar constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunin o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecucin. Las mismas deben numerarse siguiendo el respectivo orden cronolgico. Anticipo: El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los costos en que ste debe incurrir para iniciar la ejecucin del objeto contractual, es decir, es la financiacin por la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestacin a ejecutar. Su monto sigue perteneciendo a la entidad estatal. En este sentido, tiene carcter de dinero pblico y se encuentra afecto al desarrollo de las actividades propias del objeto contractual. Esta consideracin, diferencia el anticipo del pago anticipado, por cuanto este ltimo es un pago parcial realizado por el contratante al contratista, por tanto, las sumas recibidas entran a formar parte del patrimonio de este ltimo. As, el anticipo es una suma que se estipula en aquellos contratos que por su naturaleza lo requieran, como lo es el contrato de obra, toda vez que el contratista para dar inicio al desarrollo del objeto contractual debe realizar la contratacin de la mano de obra y la adquisicin de materiales, maquinaria u otros elementos que se precisen por ejemplo. En este sentido, el pacto del anticipo es una forma de facilitarle al contratista la financiacin de los bienes y servicios necesarios para dar inicio a la ejecucin del contrato. Por tal razn, el mismo se entrega antes o simultneamente con la iniciacin del contrato y debe amortizarse durante la ejecucin del contrato. Por su parte, la Seccin Tercera del Consejo de Estado, en sentencia del 22 de junio de 2001 con ponencia del Doctor Ricardo Hoyos Duque2, indica que:

La diferencia que la doctrina encuentra entre anticipo y pago anticipado, consiste en que

el primero corresponde al primer pago de los contratos de ejecucin sucesiva que habr de

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destinarse al cubrimiento de los costos iniciales, mientras que el segundo es la

retribucin parcial que el contratista recibe en los contratos de ejecucin

instantnea. Lo ms importante es que los valores que el contratista recibe como anticipo,

los va amortizando en la proporcin que vaya ejecutando el contrato de ah que se diga

que los recibi en calidad de prstamo; en cambio en el pago anticipado no hay reintegro

del mismo porque el contratista es dueo de la suma que le ha sido entregada.

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No puede perderse de vista que los dineros que se le entregan al contratista por dicho

concepto son oficiales o pblicos. El pago de dicha suma lo era y lo sigue siendo un

adelanto del precio que an no se ha causado, que la entidad pblica contratante hace al

contratista para que a la iniciacin de los trabajos disponga de unos fondos que le

permitan proveerse de materiales y atender los primeros gastos del contrato, tales como

los salarios de los trabajadores que disponga para la obra. No es otra la razn por la cual

adicionalmente se exige que sea garantizada, que se presente un plan para su utilizacin y

que se amortice durante la ejecucin del contrato en cada acta parcial de cobro

Bitcora: En construccin la bitcora de obra es una libreta que forma parte del contrato, se anota en ella cualquier situacin de carcter imprevisto que sea trascendente y que afecte el marco de calidad de la misma y/o los tiempos de ejecucin de las diferentes etapas constructivas. Hemos sealado que la bitcora es parte integrante del contrato, por tanto, es el medio oficial y legal de comunicacin entre las partes responsables de la supervisin y construccin de la obra, esta comunicacin se da mediante el asiento por ambas partes de las diferentes notas, sean estas para determinar medidas preventivas, correctivas, informativas de instruccin o rplica debidamente fundada. La bitcora tendr vigencia durante todo el tiempo que dure la obra y su objetivo final ser el de oficializar todos los elementos que integran el finiquito y el acta de recepcin y entrega de las obras. Contrato de obra pblica pactado a precios unitarios: En los contratos de obra pblica con pago pactado a precios unitarios, el valor del contrato es el que resulta de multiplicar las cantidades de obra efectivamente ejecutadas por sus precios unitarios; pero, para su celebracin, el precio se expresa en un valor estimado, que corresponde a un valor inicial, y que est dado por las cantidades de obra y los precios unitarios por los cuales se hizo la respectiva adjudicacin. Contrato de tracto sucesivo: El contrato es de tracto sucesivo cuando las obligaciones de las partes o de una de ellas a lo menos, consisten en prestaciones peridicas o continuas. Se caracteriza porque una de las obligaciones de las partes a lo menos se desarrolla continuamente en el tiempo, las prestaciones que ella envuelve se van desarrollando a medida que el tiempo transcurre. Es de absoluta necesidad que el tiempo transcurra para que la prestacin se pueda cumplir. Contrato de ejecucin instantnea: Son contratos de ejecucin instantnea los que originan una obligacin de un tracto nico, los que son susceptibles de cumplimiento total e inmediato de cada una de las obligaciones, es decir, que se cumplen en un solo momento, siendo indiferente que se cumpla desde el momento mismo de la celebracin del contrato o con posterioridad a l y

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por ambas partes, si el contrato es bilateral. Lo que caracteriza es el hecho de que las obligaciones de las partes se cumplen en un solo acto, de golpe. Garanta: Mecanismo de cobertura de un riesgo, por medio de la cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de las entidades pblicas con ocasin de la presentacin de los ofrecimientos o propuestas, los contratos y su liquidacin, as como de los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad pblica contratante, derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. Puede consistir en: Pliza de seguros; Fiduciaria mercantil en garanta; Garanta bancaria a primer requerimiento; Endoso en garanta de ttulos valores, Depsito de dinero en garanta, Cartas de crdito stand by expedidas en el exterior para el caso de extranjeros no domiciliados en Colombia. Interventor: Es la persona natural o jurdica contratada por una entidad a travs de un proceso de seleccin por concurso de mritos o por mnima cuanta, para ejercer la vigilancia y control de la correcta iniciacin, ejecucin y liquidacin en los contratos de obra con el fin de prevenir los posibles riesgos que deba asumir la entidad como consecuencia de la ejecucin de la obra, actividad o servicio contratado. De la misma manera, la Interventora es la supervisin, coordinacin y control realizados a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato o de una orden, llmese de servicio, consultora, obra, trabajo, compra, suministro, etc., que se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidacin definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios del Rgimen de Contratacin previsto para las entidades pblicas que se indican en el artculo 2 del Estatuto Contractual o Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Plazo de ejecucin: Es el perodo o trmino que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y dems obligaciones de las partes derivadas del contrato. Supervisor: Es el funcionario pblico designado por el ordenador del gasto, para ejercer no slo la labor de vigilancia y control para la correcta iniciacin, ejecucin y liquidacin de un contrato o convenio especfico, sino adems para prevenir posibles riesgos que deba asumir la entidad frente al contratista.

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OBJETO DE LA INTERVENTORIA El objeto de la Interventora consiste en supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en el contrato o convenio celebrado.

PERFIL DEL INTERVENTOR La Interventora puede ser ejercida directamente por la entidad a travs de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o tcnicas, siempre y cuando esta funcin est permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designacin del Interventor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventora. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al interventor deber tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones. En el ejercicio de sus funciones el interventor deber tener en cuenta que la actividad de la entidad contratante, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en el artculo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

FUNCIONES GENERICAS DEL INTERVENTOR

Vigilar que las partes cumplan lo pactado en el contrato Suscribir las diferentes actas Elaborar la ficha tcnica del contrato Hacer el seguimiento y dejar constancia escrita de la forma como se est cumpliendo el

contrato, dentro de los trminos sealados en el mismo. Informar oportunamente al ordenador del gasto, los atrasos que puedan dar origen a la

aplicacin de sanciones, segn lo establecido en el contrato y solicitar, cuando haya lugar, la aplicacin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento a los contratistas, dando estricto cumplimiento al principio del debido proceso, de conformidad con el procedimiento establecido por el artculo 86 de la Ley 1474 de 2011. En todo caso la supervisin debe elaborar un informe, estableciendo y justificando su concepto, allegando los soportes probatorios relacionados con el presunto incumplimiento.

Estudiar y tramitar las solicitudes presentadas por el contratista en el curso de la ejecucin del contrato a la mayor brevedad posible, evitando que se configure el silencio administrativo positivo previsto por el artculo 25 numeral 16 de la Ley 80 de 1993 y de las sanciones que ello conlleva.

Exigir para la ejecucin del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primera calidad que estn conformes con las normas y especificaciones establecidas en los pliegos de condiciones. De igual forma debe verificar que el contratista suministre la marca ofrecida y no permitir cambios sin su autorizacin.

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Reportar los daos que aparezcan en los trabajos ejecutados, sealando sus causas; ordenar la suspensin temporal de los trabajos que se estn ejecutando en forma irregular, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones estipuladas en el contrato.

Si las fallas no son causadas por incumplimiento de lo especificado, deber analizar y conceptuar sobre las alternativas de solucin propuestas, a efectos de que sean aprobadas por el Comit de Contratacin.

Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, tcnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios de personal durante el transcurso del proyecto, ser reemplazado dentro del plazo que disponga el supervisor y/o interventor, segn sea el caso, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y tcnicas propuestas, previamente aprobados por la supervisin y/o Interventora del contrato

Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra o la actividad de que se trate, previniendo accidentes para quienes all laboran y de quienes ocasionalmente transiten en los alrededores de la obra o del lugar donde se est llevando a cabo la actividad contratada.

Constatar el pago de los aportes a la seguridad social integral, riesgos laborales (ARL) y parafiscales cuando a ello hubiere lugar. Para lo cual deber tener en cuenta, en los contratos de prestacin de servicios, que cuando el contratista perciba ingresos por varios contratos, deber cotizar proporcionalmente por cada uno de ellos, sin que en ningn caso el ingreso base de cotizacin sea inferior a un salario mnimo mensual vigente ni superior a veinticinco salarios mnimos mensuales vigentes.

Para la autorizacin del ltimo pago pactado, el contratista deber aportar los certificados de paz y salvo del personal que utiliz para su desarrollo.

Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carcter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.

Recomendar a las partes los ajustes o modificaciones que requiera el Contrato en trminos de plazos, cumplimiento o cualquier otro aspecto que modifique lo pactado inicialmente, lo cual debe ser por escrito y bajo su propia responsabilidad.

RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR Corresponde al Interventor, supervisar, controlar y coordinar la ejecucin de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar al contratante, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones pactadas en los mismos, as como el control tcnico, administrativo y financiero de acuerdo con la naturaleza del contrato buscando satisfacer el fin perseguido. Los interventores externos respondern civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventora, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen dao o perjuicio a las entidades, derivadas de la celebracin y ejecucin de los contratos, respecto de los cuales, haya ejercido funciones de Interventora. Los servidores pblicos que ejerzan funciones de Interventora, tienen las mismas responsabilidades y adems responden disciplinariamente.

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RESPONSABILIDAD FISCAL Los deberes establecidos en el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, constituyen verdaderas obligaciones fiscales y por ende, su inobservancia puede dar lugar a la imposicin de sanciones fiscales. Al contratarse se dispone de recursos pblicos, adems de recibirse bienes y servicios cuya calidad y funcionamiento deben ser constatados por los responsables del erario. Esta responsabilidad se desprende entonces de las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurdicas que causen dao a los contratistas, caso en el cual la entidad podr ser condenada a pagar el dao emergente y el lucro cesante. (Ley 610 de 2000).

RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL Adicionalmente, a las responsabilidades en materia penal, disciplinaria y fiscal antes sealadas, los interventores, puede ser sometidos a la llamada Accin de Repeticin, para los casos en los que se condene a la Entidad, como consecuencia de una accin u omisin de ste, y del mismo modo, ser llamado en garanta, cuando sin que exista la condena, exista una demanda en contra de la Entidad. (Artculo 90 de la Constitucin Poltica y Ley 678 de 2001).

RESPONSABILIDAD PENAL Cuando la accin u omisin del interventor se constituya en delito, stos podrn ser sancionados con penas que oscilan entre los cuatro (4) y doce (12) aos de prisin. Es el caso, por ejemplo, del inters indebido en la celebracin de contratos, o cuando se tramite, celebre o liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos legales, as mismo, la aceptacin de dadivas y el uso de sus funciones utilizadas para el beneficio de terceros incurre en las penas estipuladas en el cdigo de procedimiento penal a que diera lugar.

RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA El actual Rgimen disciplinario, Ley 734 de 2002 consagra en su artculo 48, numeral 34, como una de las faltas gravsimas para los Interventores la siguiente: 1) No exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias. 2) Certificar como recibida a satisfaccin, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. 3) Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Para el caso de las supervisiones adelantadas por funcionarios pblicos, se aplica el rgimen de prohibiciones y de sanciones a que est sujeto todo empleado pblico. 1) Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitucin; los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las

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ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. 2) Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestacin del servicio a que est obligado. As mismo, la Ley 1474 de 2011 artculo 45 modific el numeral 11 del artculo 55 de la Ley 734 de 2002, estableciendo cules de las conductas en las que pueden incurrir los interventores, constituyen faltas disciplinarias gravsimas. Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto por el pargrafo del artculo 23 de la Ley 1150 de 2007 El servidor pblico que sin justa causa deje de verificar el pago de los aportes a debidos por el contratista al Sistema Integral de Seguridad Social, en los trminos antes dichos, incurrir en causal de mala conducta que ser sancionada con arreglo al rgimen disciplinario vigente.

RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE SUPERVISORES E INTERVENTORES Y OTROS SERVIDORES PBLICOS Establece el pargrafo 3 del artculo 84 del Estatuto Anticorrupcin, que SERN SOLIDARIAMENTE RESPONSABLES de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento, por los daos que le sean imputables.

El interventor o supervisor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, ser solidariamente responsable con ste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daos que le sean imputables al interventor o supervisor.

El ordenador del gasto, cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el inters general y los recursos pblicos involucrados.

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DOCUMENTACION EMPLEADA EN LA INTERVENTORIA. El Interventor debe consultar permanentemente el contrato motivo de su Interventora y los documentos necesarios para ejercer sus funciones.

Documentacin de soporte en la Interventora Copia del contrato. Pliegos de condiciones o trminos de referencia. Memorias de clculo. Planos y fotografas. Memorandos de campo con observaciones al contratista. Correspondencia cruzada. Bitcora de Interventora. Notificaciones. Aprobacin de materiales. Especificaciones de herramienta, maquinaria y equipo adecuado, segn el objeto del contrato y los trminos de referencia. Actas de liquidacin Actas de inicio. Actas de pago. Reclamaciones formales del contratista. Certificados de disponibilidad y registro presupuestal. Solicitud de ampliacin de trminos por parte del contratista. Actas de acuerdo. Informes de programacin y seguimiento.

ASPECTOS DE LA INTERVENTORIA Desde los siguientes tpicos se pueden medir los alcances de la Interventora: Tcnico, financiero, administrativo y legal; para lo cual el interventor deber ceirse a: 1. Trminos de referencia o pliego de condiciones: Contiene las reglas del proceso de contratacin, el objeto, presupuesto, caractersticas, condiciones y especificaciones tcnicas y econmicas de las obras, bienes o servicios, derechos y obligaciones de las partes, plazo de ejecucin, forma de pago, entre otros. 2. Propuesta: Adems de los documentos que acreditan la representacin legal (Cmara de comercio, NIT, Cdula de Ciudadana) y facultades para contratar, contiene las cantidades de obra, bienes o servicios ofrecidos (cantidades, especificaciones tcnicas y el valor de los mismos, la forma de pago, cronograma de actividades, etc.). 3. Contrato, adiciones, modificaciones: La ejecucin del contrato se rige por lo estipulado en estos documentos. 4. Garanta nica: Respalda el cumplimiento de todas las obligaciones a cargo del contratista, los amparos cubiertos dependen de lo que se determine en el contrato. 5. Actos administrativos que se produzcan en desarrollo del contrato. Mediante los cuales se imponen multas, modificacin o interpretacin unilateral, etc.

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Genricamente se registran a continuacin, las funciones que caracterizan a cada uno de ellos:

1. ASPECTOS TCNICOS Y ADMINISTRATIVOS

Objetivo: Supervisar y verificar la ejecucin fsica del contrato y los criterios de administracin, de acuerdo con el objeto del mismo, los trminos de referencia, y la propuesta.

LA BITACORA DE OBRA La bitcora de obra es, entre otros, uno de los elementos ms importantes que forman parte del sistema de control para el buen desarrollo de las obras, por su carcter legal que, para efectos tcnicos, tiene la misma legalidad que el contrato de obra. As, el uso de este instrumento debe llevarse a cabo, con la mayor responsabilidad, pulcritud, veracidad y objetividad tomando en consideracin todos los programas relacionados con la obra, las especificaciones del proyecto ejecutivo, las observaciones de calidad de la obra tanto en materiales como en mano de obra, la fuerza de trabajo que se est desplegando para el cumplimiento oportuno de los objetivos previstos, y los agentes internos y externos de diversa ndole que en forma directa o indirecta pueden afectar el total cumplimiento de las diversas etapas constructivas. Es responsabilidad del supervisor de Obra, como representante de la Interventora, valerse de la Bitcora para ordenar la obra, regular su desarrollo y ejercer el control de la misma, mediante el uso adecuado de la autoridad que se le confiere en su relacin con el constructor encargado de ejecutar fsicamente los trabajos. Por esto, el correcto uso y manejo de la bitcora es fundamental para obtener resultados ptimos en la construccin. En atencin a lo asentado en prrafos anteriores, es necesario tomar en cuenta los lineamientos y criterios que se detallan a continuacin y que rigen el oportuno y correcto uso de la bitcora de obra, en el desarrollo de los programas de construccin promovidos por la empresa. FORMATO DE LA BITACORA.- Es una libreta de pasta rgida de tamao carta, cuyas hojas deben ser foliadas en orden progresivo y consecutivo, con columnas para consignar fechas y nmeros de notas en orden cronolgico y numeracin progresiva, cada hoja deber contar al menos con tres copias igualmente foliadas, de las cuales una corresponde al supervisor, una al constructor y otra para la entidad contratante, las copias debern ser desprendibles, no as la hoja original.

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REGLAS PARA EL USO CORRECTO DE LA BITACORA DE OBRA. APERTURA.- En el lugar destinado para las oficinas de campo de la supervisin, con la asistencia de los representantes de las partes que intervienen en la obra, se har el llenado de la primera hoja con la comparecencia de los responsables de la ejecucin de las obras por parte de la empresa constructora y de los encargados de llevar a cabo la supervisin de las mismas, se consignar todos los datos que identifican a la obra en cuestin, como son, nmero de registro, nombre del frente, objeto de los trabajos a realizar, modalidad, etc., razn social de la constructora y la supervisora. Se acreditarn los nombres y firmas de los representantes de las partes que intervienen en dichas obras as como la del jefe del rea de Proyectos y Control de Obras de la Delegacin Regional de que se trate. Para el caso de servicios de verificacin, la apertura se realizar en las oficinas del residente en la obra. SERIADO DE NOTAS.- Todas las notas sin excepcin alguna, debern seriarse consecutivamente y bajo ninguna circunstancia deber alterarse este orden. FECHADO.- Todas las notas sin excepcin alguna, debern estar fechadas en el da en que se efectu la anotacin. ESCRITURA.- Las anotaciones debern efectuarse a mano con letra de molde legible y tinta indeleble, bajo ninguna circunstancia se harn con tinta susceptible de borrarse. ERRORES.- Cuando se cometa un error de redaccin, de ortografa o de interpretacin, la nota deber anularse con una leyenda que diga esta nota se anula por tener error se har la anotacin correcta en el nmero consecutivo siguiente. TACHADURAS O ENMENDADURAS.- Una nota con tachaduras o enmendaduras automticamente es legalmente nula con todas las consecuencias tcnicas y legales que puede acarrear el hecho. SOBREPOSICION O ADICIONES.- No est permitido sobreponer ni aadir nada a las notas de bitcora ni entre renglones ni en los mrgenes, si fuese necesario, se abre otra nota haciendo referencia a la de origen. FIRMAS.- Solo estn facultados para hacer asentamiento y firmar las notas de bitcora los residentes de obra por parte de la supervisora y constructora acreditados en el acto de apertura de la misma o en su defecto los que hubieren sido acreditados posteriormente mediante la nota correspondiente, en sustitucin o suplencia plenamente justificada. VALIDACION.- Todas las instrucciones emitidas por diversas autoridades mediante oficio, verbalmente, va telefnica u otras, con relacin a las obras en cuestin, debern validarse mediante las notas de bitcora correspondientes en las que se haga referencia a la procedencia de la instruccin recibida, fecha, por qu medio, nombre y cargo de quien emite la instruccin.

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USUARIO DE LA BITACORA DE OBRA.- Los residentes de la constructora y la supervisora estn obligados al uso de la bitcora durante todo el proceso de la obra, as como los funcionarios de la empresa debidamente acreditados, sea para emitir rdenes, solicitar y dar autorizaciones, certificar dictmenes de laboratorios de control de calidad y otros, solicitar y dar informacin relativa a la obra, emitir medidas preventivas, correctivas o restrictivas que se requieran en el desarrollo de los trabajos para su cabal cumplimiento. CUSTODIA DE LA BITACORA.- Por su carcter legal y como instrumento de control y regulacin de la obra en construccin, la bitcora permanecer bajo la custodia de la supervisin en sus oficinas de campo, quedando disponible y accesible para que el residente de construccin pueda llevar a cabo las anotaciones pertinentes que considere necesarias. Para el caso de servicios de Verificacin, la custodia de la misma ser responsabilidad del residente. DISPONIBILIDAD.- La bitcora estar disponible para ambas partes en das y horas hbiles, es completamente improcedente que alguna de las partes guarde bajo llave la bitcora o que impida el acceso a la misma, es incorrecto sacar la bitcora de la obra salvo en casos de fuerza mayor plenamente justificados y acordados por las partes. TERMINO PARA CONTESTAR LAS NOTAS DE BITACORA.- Las notas de bitcora invariablemente debern ser firmadas por ambas partes, la que asienta la nota y el acuse de enterado de la contraparte, si una nota requiere de contestacin o aclaracin, sta deber hacerse en un trmino de 48 horas como mximo, de no hacerlo as, se tendr por consentida y no se aceptar rplica o argumentacin de desconocimiento de la misma, esto sin menoscabo de las consecuencias de diversa ndole que se deriven de esta omisin. Para el caso de servicios de verificacin el trmino para contestar las notas que as lo requieran ser de 8 das calendario. CIERRE DE LA BITACORA.- En las oficinas de la supervisin con la comparecencia de los representantes de las partes involucradas en el desarrollo de las obras, se lleva a cabo el cierre de la bitcora. Para el caso de servicios de verificacin el cierre se realizar en las oficinas del residente en la obra. CIERRE DE LA BITACORA:- En un acto similar al descrito en la apertura, que antecede y una vez que se cuente con toda la documentacin relativa al acta de recepcin y entrega de las obras, validada por las autoridades correspondientes se asentar en bitcora la ltima nota haciendo referencia que corresponde al cierre y se proceder a cancelar las hojas que no se utilizaron. Con base a lo asentado, es necesario sealar la imperiosa necesidad de observar con toda

atencin, la forma, modo y uso de las presentes reglas para un mayor y mejor desarrollo de los

programas de construccin.

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FUNCIONES DE LOS INTERVENTORES EN LOS ASPECTOS TCNICOS Y ADMINISTRATIVOS: Corresponde al interventor: 1. Asesorar a quienes realizan presupuestos y elaboracin de trminos de referencia o pliegos de condiciones para que las condiciones reales de construccin y los materiales, tiempos y dems requerimientos de la obra estn acordes con los que se consignan en los contratos. 2. Realizar visita previa al sitio de la obra o de ejecucin del contrato, en compaa de quienes realizaron los presupuestos y los diseos con el fin de conocer las caractersticas del sitio, su ubicacin, vecindades y accesos, reas de trabajo y de almacenamiento y todas las dems condiciones de la obra, los servicios domiciliarios y aspectos de ocupacin. 3. Conocer plenamente el objeto del contrato, el sitio o rea donde habr de ejecutarse el contrato, las especificaciones tcnicas y los planos de la obra, tanto topogrficos como tcnicos (de suelos, estructurales, hidrulicos, sanitarios y/o elctricos) y arquitectnicos, con el fin de constatar la total coordinacin entre ellos, para su debida aplicacin en la ejecucin del objeto del contrato. 4. Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones particulares del proyecto estn debida y completamente definidas. 5. Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los trminos de referencia, planos y especificaciones generales para la debida ejecucin del contrato, teniendo en cuenta que en caso de discrepancias prevalecern los trminos de referencia o pliegos de condiciones. 6. Velar cuando se requiera, que se cumpla con la colocacin de vallas de sealizacin, la cual debe contener identificacin del sitio, fecha de inicio y entrega, igualmente, se debe identificar al contratista, a la entidad contratante y el costo de la obra, segn especificaciones de la municipalidad y determinadas en el manual de Aplicacin de la Imagen Corporativa. 7. Solicitar al contratista el plan de inversin del anticipo y aprobarlo y hacerle seguimiento a su correcta ejecucin. 8. Suscribir con el contratista el acta de iniciacin de la obra, dentro del trmino establecido en el contrato. Por medio de esta acta se har entrega del sitio de la obra. 9. Cuando el contrato es de obra pblica, deber, suscribir con el contratista y propietarios de inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar, antes de dar inicio a los trabajos, complementando estas actas con descripciones o registro fotogrfico, si fuere necesario. 10. Exigir y recibir del contratista, para efectos de revisin y control, la actualizacin de la programacin de los trabajos entregada en la propuesta, previo a la suscripcin del acta de iniciacin. 11. Exigir y recibir del contratista copias de las matrculas de los profesionales que de acuerdo con los trminos de referencia y/o la propuesta presentada por el contratista, laboren para ste en la ejecucin del contrato, y verificar que los mismos, cumplan con los requisitos exigidos y ofrecidos 12. Registrar con el contratista y/o el residente de la obra o representante de aquel en el sitio de ejecucin del contrato, en la "Bitcora o Libro de Obras", las acciones realizadas en ella; los inventarios peridicos de materiales, equipo y personal; as como las actas de los comits tcnicos

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de obra o administrativos que peridicamente deben realizarse y las observaciones o novedades que se hayan sucedido. Este libro formar parte integral de los documentos del contrato y de la Interventora. Aqu tambin deber reposar los conceptos tcnicos de consultores externos a la obra o a la actividad contractual, que por algn motivo se invitaron a dar conceptos. 13. Organizar los comits tcnicos de obra y/o administrativos y citar al contratista, a los ingenieros o arquitectos que hayan participado en la elaboracin del proyecto o a los consultores que sea necesario citar en algn momento durante la marcha de la obra. 14. Participar al inicio de la obra y en forma activa en el control de la ejecucin de la localizacin y el replanteo del proyecto, el diseo y ubicacin de los campamentos y los sitios de almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividades preliminares de la construccin. 15. Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar que se le asigne para ejercer las funciones de Interventora de la obra. 16. Efectuar, dentro del transcurso de la ejecucin de la obra, mediciones peridicas de los tems ejecutados, las cuales deber hacer constar en el Diario de Medidas, discriminando fechas, especificacin del tem medido, su ubicacin en la obra (identificando ejes de construccin o abscisado), unidad y cantidad medida. Con base en estas medidas deber efectuar cortes mensuales o quincenales de obra. 17. Elaborar, con base en los cortes mensuales o quincenales de obra, las actas de recibo parcial de obra y todos los hechos que sucedan en su ejecucin, las cuales suscribir conjuntamente con el contratista. 18. Elaborar, con base en los cuadros para reajustes automticos o revisin de precios incluidos en la minuta del contrato, cuando a ello hubiere lugar, las actas correspondientes, en las cuales se haga constar el valor de stos y el del acta de recibo correspondiente, la cual ser suscrita conjuntamente con el contratista, el ordenador del gasto o de su delegado. 19. Exigir para la ejecucin de la obra o del contrato, materiales, mano de obra elementos de primera calidad que estn conformes con las normas y especificaciones establecidas en los planos, cantidades de obra y trminos de referencia o pliegos de condiciones de la invitacin o cotizacin que hayan servido de base para la adjudicacin del contrato. 20. Ordenar todos los anlisis y pruebas de laboratorio que sean requeridos para establecer exactamente las condiciones tcnicas y/o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los mismos proceder a su aprobacin si son satisfactorios y llenan todos los requisitos exigidos. Para el caso de obras civiles, en cuanto a los ensayos de los concretos se deber tener en cuenta lo establecido en el Cdigo Colombiano de Construcciones sismo resistente. Para ensayos y aceptacin de otros materiales se debern usar las condiciones estipuladas por el Icontec y cdigos especficos que regulen la materia. 21. Aportar copia de los resultados de todas las pruebas o ensayos que sern conservados en el flder del proyecto, discriminando la ubicacin, orden y fechas de ejecucin.

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22. Exigir la aplicacin estricta de todas las normas tcnicas y reglamentaciones exigidas por la entidad u organismo que regule la materia aplicable al objeto del contrato. Tratndose de obras civiles, las establecidas en el Cdigo Colombiano de construcciones sismo resistentes, en el manual de normas de construccin de la Empresa operadora de servicios pblicos de Palmira. por el Ministerio de Obras Pblicas o su equivalente, en el Decreto 705 de 1.994 y las dems convertidas en normas por entidad competente. 23. Exigir el total cumplimiento de las especificaciones de construccin para todos los tems de la obra, as como las que aparezcan en los planos constructivos, toda vez que obras mal ejecutadas no podrn ser recibidas. 24. Aprobar o improbar la iniciacin o terminacin de los tems contratados, teniendo en cuenta, adems, la programacin establecida para los trabajos y su secuencia tcnica. 25. Ordenar la remocin y reemplazo de obra mal ejecutada o no aprobada, fijando para el efecto un plazo determinado mediante comunicacin escrita. 26. Verificar que el contratista realice la obra con el equipo y maquinaria que relacion en la propuesta, el cual deber estar en perfectas condiciones de servicio. Los cuales podrn exigirse en el evento de no existir. 27. Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra, brindando as seguridad a quienes all laboran y ocasionalmente transitan por los alrededores de la obra. 28. Ordenar lo necesario para que la ejecucin de los trabajos se lleve a cabo sin perjuicios para terceros. 29. Exigir el total cumplimiento de la programacin de la obra, con facultades para recomendar a la entidad contratante modificaciones cuando por razn tcnica o dada la naturaleza de la obra, se haga necesario, sin cambiar el plazo inicial o el adicionalmente pactado en el contrato. Cualquier recomendacin de modificacin deber acompaarse de la respectiva programacin de la obra y el flujo de caja correspondiente a sta, as como de la justificacin escrita y el visto bueno del diseador. 30. Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente; si durante la marcha de la obra se presentaren dudas o diferencias que no puedan ser resueltas en la obra, de acuerdo con los planos constructivos y las especificaciones de construccin, debern ser aclaradas con el funcionario responsable por parte de la entidad contratista. 31. Presentar al Secretario de Despacho, responsable del proyecto para el trmite de aprobacin y con la anticipacin suficiente los estudios que indiquen la realizacin de mayor cantidad de obra, obras complementarias o adicionales estipulando, el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecucin de las mismas. Estos estudios corresponden a modificaciones del valor o plazo de los contratos.

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32. Suscribir, en el evento de presentarse obras extras o adicionales, en forma conjunta con el contratista, actas donde consten los precios para los tems cuyos valores no aparezcan en la propuesta inicial, respaldadas por los respectivos anlisis de precios unitarios y remitirlos como parte integral de los estudios que presenten para la aprobacin, al Secretario de Despacho, o quien anexar a estos estudios el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la oficina de Presupuesto, estudios que una vez sometidos y aprobados por el respectivo comit de contratacin constarn en el contrato adicional. 33. Recibida la autorizacin del contrato adicional el interventor podr ordenar la ejecucin de las obras que hayan sido contratadas adicionalmente. 34. Ejercer un control de calidad de materiales, de mano de obra y de los elementos que se vayan a utilizar en la construccin de la obra adicional. 35. Realizar estudio que determine el valor de las obras, actividades y/o trabajos adicionales, segn los criterios que establezca el contrato inicialmente pactado, dicho estudio debe remitirse para la respectiva revisin al Secretario de Despacho, responsable del proyecto y someterse a la probacin del Ordenador del Gasto o su delegado de lo que se suscribir acta con el contratista. 36. Elaborar durante la marcha del contrato el cuadro de liquidacin del mismo segn su avance, discriminando los tems y cantidades ejecutadas, de acuerdo con lo especificado en cada acta. 37. Realizar evaluacin previa a la finalizacin de los trabajos e indicar al contratista los faltantes y deficiencias de la obra, bien o servicio, con el fin de que sean subsanados en el perodo restante para el vencimiento del plazo contractual. 38. Elaborar la solicitud de suspensin temporal del contrato, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, la cual debe justificarse, ser visada por el Secretario de Despacho, responsable del proyecto y sometida a la aprobacin por parte del ordenador del gasto. Una vez recibida la comunicacin de aprobacin, proceder a suscribir conjuntamente con el contratista y el ordenador del gasto, un acta denominada de suspensin temporal. 39. Elaborar acta de reiniciacin de obra, suscrita por el contratista y el ordenador del gasto o su delegado, dejando constancia del tiempo total de suspensin temporal y del vencimiento final del contrato. Esta acta, junto con la de suspensin, servir como base, para establecer mediante contrato adicional la modificacin al vencimiento del plazo del contrato y el tiempo de suspensin. 40. Realizar una verificacin previa a la entrega de la obra, bien o servicio contratado, a fin de constatar el cumplimiento del contrato y ordenar el mejoramiento de aspectos deficientes, disponiendo a cargo del contratista las pruebas y ensayos de laboratorio requeridos. 41. Exigir al contratista los planos de la obra ejecutada (planos record); memorias y/o manuales de operacin, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere pertinente y que se anexaran al control de Interventora. 42. Exigir al contratista al finalizar la obra o la ejecucin del contrato, adecuar la pliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, segn el caso, ampliacin de salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario, para la aprobacin por parte de la secretara Jurdica.

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43. Elaborar y firmar con el contratista el acta de recibo final, en la que constar: El estado en que se recibe la obra, cantidades y reas, el rea total de construccin y de las

obras exteriores, el valor final del contrato, incluyendo reajustes o revisiones de precios, descripcin de su estado y los datos que exija el Estatuto Contractual vigente. El cuadro general de liquidacin en donde aparezcan todas las cantidades recibidas.

44. Firmar en compaa del funcionario delegado para contratar el acta de liquidacin final del contrato, dejando constancia de las reclamaciones que se presenten y de los asuntos que no se hubiesen podido superar de comn acuerdo entre las partes del contrato. 45. Elaborar acta de pago final del contrato. 46. Dar informacin de todo acto relacionado con el contrato, al Secretario de Despacho, responsable del proyecto y a cualquier autoridad competente que la requiera.

1.1 APLICACIN PRCTICA DE LA INTERVENTORA EN LOS ASPECTOS TCNICOS Y ADMINISTRATIVOS

Verificar el cumplimiento del objeto conforme al Plan de Accin, los pliegos de condiciones y la propuesta.

Medios de Verificacin Los pliegos de condiciones o trminos de referencia, documento de la propuesta. Contrato Visitas de Interventora. Papeles de trabajo. Cronograma, comparacin entre las actividades programadas y las ejecutadas. Informes de avance de la ejecucin fsica presentados por el contratista.

Evaluar y emitir concepto de aprobacin o rechazo de la calidad y cantidad de los resultados o productos parciales y finales obtenidos.

Medios de Verificacin Visitas de Interventora. Registros de verificacin de la ejecucin fsica (impresos, archivo magntico, fotogrfico, audiovisual, entre otros). Informes de Interventora. Informes de avance de la ejecucin fsica presentados por el contratista. Presentacin de avances, de resultados parciales y finales.

Identificar oportunamente posibles dificultades en la ejecucin de los contratos y en la obtencin de los productos esperados.

Medios de Verificacin Visitas de Interventora.

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Registros de verificacin de la ejecucin fsica (impresos, archivo magntico, fotogrfico, audiovisual, entre otros). Informes de avance de la ejecucin fsica presentados por el contratista. Informes del contratista previendo dificultades en la ejecucin fsica del contrato.

Velar por la calidad y conservacin del entorno ambiental donde se realice el proyecto.

Medios de Verificacin Visitas de Interventora.

2 ASPECTO FINANCIERO

OBJETIVO: Verificar la legalidad financiera, de todos los requisitos necesarios desde el inicio del contrato, hasta la liquidacin del mismo, de modo que permita realizar un seguimiento econmico de todas las transacciones involucradas.

DEFINICIN: Es la verificacin que se hace sobre las inversiones, de acuerdo a la necesidad real y a los principios de economa, eficiencia y efectividad, lo cual implica tomar las decisiones que eviten extracostos, actividades, bienes, servicios u obras que en el desarrollo del contrato se detecten como innecesarios.

2.2 APLICACIN PRCTICA EN LOS ASPECTOS ECONMICOS Y FINANCIEROS

Velar porque se efecte una adecuada programacin financiera del contrato.

Medios de Verificacin

Contrato. Verificacin de precios. Cronograma de actividades.

Velar porque la ejecucin financiera del contrato, se ajuste al plan de accin y al proyecto formulado.

Medios de Verificacin Plan de accin. Contrato. Cronograma de actividades.

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Los documentos que soportan la inversin.

Verificar si existe una cuenta especial para el manejo de los desembolsos Efectuados al contrato.

Medios de Verificacin Certificado de apertura de la cuenta bancaria.

Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato.

Medios de Verificacin

Contrato principal u otros. Recibos de consignacin. Comprobantes de egreso del pago anticipado o anticipo. Valor de los dems desembolsos, respecto al valor total del contrato. Extractos bancarios que den cuanta del movimiento de la cuenta donde est depositado el anticipo. Controlar y verificar los rendimientos financieros generados en el contrato y exigir al contratista el reintegro de los mismos a la entidad contratante. Extractos bancarios. Certificacin de los rendimientos financieros expedida por la Entidad Bancaria correspondiente. Informes financieros del contratista.

Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato,

Medios de Verificacin

Plan de Accin. Facturas o cuentas por cobrar. Certificado de cumplimiento de actividades. Cuentas de cobro. rdenes de pago. Comprobantes de egreso.

Comunicar veraz y oportunamente la liberacin de los dineros que no sern utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupustales del contrato

Medios de Verificacin Contrato. Otros al contrato. Informes de Interventora.

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3 ASPECTO LEGAL

OBJETIVO: Supervisar el cumplimiento de las normas jurdicas, actos administrativos y en general el complemento jurdico que contiene el contrato y dems documentos que obligan.

DEFINICIN: Es el control y seguimiento a los aspectos jurdicos dentro del Perfeccionamiento del contrato y la ejecucin del mismo, dentro de los cuales se incluyen los plazos, las garantas, los compromisos laborales, las sanciones, los contratos adicionales o modificatorios y todo tipo de novedad que acompae al contrato inicialmente pactado, lo que de modo general implica: Cumplir y hacer cumplir las clusulas contractuales. Verificar la aprobacin de las plizas exigidas para cada contrato, las modificaciones

realizadas al inicio del contrato, al igual que las variaciones que se presenten durante la marcha del mismo.

Informar al Secretario de Despacho responsable del proyecto el Incumplimiento de las obligaciones contractuales, para que el Ordenador Del Gasto, determine, a travs de los grupos interdisciplinarios de apoyo, si hay lugar a la aplicacin de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad administrativa.

FUNCIONES DEL INTERVENTOR EN EL ASPECTO LEGAL 1. Informar por escrito sobre la materializacin de las causales de terminacin, modificacin e interpretacin unilateral, para proceder a la aplicacin de estas o a la terminacin bilateral del contrato. 2. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya informacin servir de sustento para la posible aplicacin de multas. 3. Verificar la aprobacin de plizas de estabilidad de la obra y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelacin del saldo adeudado a la terminacin del contrato. 4. Dar rpida y oportuna informacin a los organismos de control, los superiores jerrquicos y organismos competentes. 5. Exigir peridicamente al contratista la presentacin de los contratos de trabajo, las planillas de afiliacin y pago al sistema de seguridad social en salud y pensiones, seguro de vida o pliza colectiva (cuando a ello hubiere lugar), recibos de pago de salarios y prestaciones sociales y dems conceptos para con sus trabajadores, durante la ejecucin del contrato y antes de su liquidacin.

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Aplicacin prctica del Aspecto Legal

Autorizar los desembolsos de acuerdo con lo pactado en el contrato.

Medios de Verificacin Informes de avance fsico y financiero. Soportes que justifican el desembolso. Contrato. Trminos de Referencia o Pliegos de Condiciones. Propuestas. Certificacin de apertura de cuenta.

Organizar una carpeta por cada contrato con todos los documentos pertinentes al mismo, verificando los requisitos de legalidad y cumplimiento de las clusulas pactadas.

Medios de Verificacin Papeles de trabajo propuestos en el presente Manual.

Recomendar, cuando se requiera, la celebracin de un contrato adicional, u otros, teniendo en cuenta las razones que justifiquen tal situacin.

Medios de Verificacin

Informes de Interventora. Contrato. Solicitud del contratista exponiendo dificultades de ejecucin del contrato que justifican el otros.

Informar la ocurrencia de eventos que den lugar a la suspensin o terminacin anticipada del contrato y de su reanudacin, recomendando la adopcin de las medidas respectivas.

Medios de Verificacin Hechos que constituyan fuerza mayor o caso fortuito. Actas. Informes.

Informar los hechos que constituyan incumplimiento parcial o total del contrato, para la aplicacin de las sanciones respectivas.

Medios de Verificacin

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Contrato. Informes de Interventora. Actas. Comunicacin de requerimiento al contratista.

Elaborar informes peridicos sobre el avance en la ejecucin contractual y el informe final con los resultados de la ejecucin.

Medios de Verificacin Contrato. Actas. Trminos de Referencia o Pliegos de Condiciones. Propuesta. Extractos Bancarios. Soportes contables.

Recomendar la liquidacin unilateral del contrato cuando as se requiera.

Medios de Verificacin Contrato. Actas. Informes de Interventora.

Elaborar el acta y documentos necesarios para la liquidacin definitiva del contrato.

Medios de Verificacin

Contrato. Soportes Contables. Recibo de pago de salarios y prestaciones. Informe final de Interventora. Acta de liquidacin. Informe de Justificacin de gastos.

Informar al representante legal o su delegado acerca de dificultades para continuar con el ejercicio de la Interventora y consignar en el Acta respectiva el avance de ejecucin del contrato tanto fsico como financiero.

Medios de Verificacin Visita al lugar de ejecucin del contrato en compaa del nuevo interventor. Actas. Informes de Interventora

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PROHIBICIONES Son prohibiciones de los interventores: En consideracin a que las siguientes actividades son propias y exclusivas del ordenador del gasto o parte contratante, est prohibido a los interventores: 1. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o menores cantidades de dinero o de obra con los cuales se modifique su valor, plazo u objeto del contrato. 2. Transar diferencias. 3. Conciliar divergencias. 4. Suspender el contrato.

INFORMES DEL INTERVENTOR. Corresponde al Interventor, en cumplimiento de una de sus funciones, preparar informes de Interventora tanto en lo relativo a la ejecucin fsica como a la ejecucin financiera, soportados con datos de campo que deben estar registrados en la bitcora o libro de Interventora, en formatos o papeles de trabajo.

PAPELES DE TRABAJO: Son todos aquellos documentos que se elaboran durante el desarrollo del contrato y en los cuales se registran avances de la obra o de la prestacin del servicio o del cumplimiento del objeto contractual, observaciones y rectificaciones que al final sirven de respaldo a los informes de evaluacin de cada interventor. El interventor debe hacer visitas peridicas al sitio donde se ejecuta la obra, se presta el servicio o se cumple el objeto del contrato. Se recomienda dejar consignadas sus observaciones por escrito sobre el desarrollo del contrato, siendo su finalidad la de registrar en tiempo real la situacin que debe corregirse. El interventor tomar la firma del contratista o de quien est en su representacin en el sitio de la obra, de prestacin del servicio, o del cumplimiento del objeto contractual, entregar el original y conservar la copia, como prueba de su visita y de las rdenes impartidas. Los elementos de trabajo ms corrientes en el proceso de Interventora son los siguientes: Informe de ejecucin fsica. Informe de ejecucin financiera. Actas.

INFORME DE EJECUCIN FSICA: Es el resultado de comparar la cantidad de obra o del objeto contratado, con la cantidad ejecutada a la fecha del informe, en cada uno de los tems considerados. Durante el desarrollo del contrato, los informes pueden darse durante la etapa de ejecucin o al final, es decir, pueden ser informes de ejecucin fsica parcial o definitiva.

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El interventor, deber en todo momento estar en condiciones de certificar el avance del contrato o proyecto.

INFORME DE EJECUCIN FINANCIERA: En forma similar al informe de ejecucin fsica, el de ejecucin financiera debe reflejar la aplicacin de los recursos econmicos de conformidad con los tems y cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que le permita certificar en todo momento la ejecucin de los recursos pactados.

ORDENES DEL INTERVENTOR:

Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus rdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los lmites del respectivo contrato.

ACTAS:

Es fundamental para el ejercicio de la Interventora, registrar en actas, todo el desarrollo del contrato en sus diferentes fases hasta su liquidacin. Adems de las actas que pueden darse en el proceso de Interventora, se llevar un inventario de elementos que deben estar presentes en ellas. No obstante, cada interventor, dependiendo de la naturaleza del contrato o proyecto, tiene perfecta libertad para incluir elementos adicionales que le sean de utilidad. Acta: Documento protocolario donde quedan registrados todos los compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecucin del contrato.

Tipos de Actas: 1. Acta de inicio: Documento que determina el primer da del contrato. Marca el inicio del desarrollo fsico del contrato y por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del Interventor. 2. Acta de Vecindad: Documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones, vas y dems elementos existentes en la vecindad directa del proyecto. Puede ir acompaada de fotografas y/o videos. La debe firmar el contratista, los vecinos existentes y el interventor. 3. Acta de obra, de bien o de servicio ordinaria: Su finalidad es la de registrar la obra, bien o servicio que se pacta desde el inicio del contrato. 4. Acta de obra, de bien o deservicio extra: Se elabora para registrar en ella la obra, bien o servicio que no fue considerada en el contrato, pero que es necesario incluir para que el objeto contratado cumpla con la finalidad pretendida. Tambin se le conoce con el nombre de obra no pactada. 5. Acta de obra, de bien o de servicio adicional: En ella se consigna la obra, bien o servicio que se pact en el contrato principal pero cuya cantidad excede las consideradas en l.

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6. Acta de pago parcial: Corresponde al pago que se efecta una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado perodo. 7. Acta de convenio de precios no previstos: Puede darse en aquellos contratos pactados por precios unitarios y globalizados donde circunstancias externas imprevistas alteran los precios del mercado. La ley permite reajustes con el objeto de no romper el equilibrio de la ecuacin contractual. El Interventor debe tener presente que este reajuste debe ser autorizado por el ordenador del gasto y que implica una modificacin al contrato con la participacin del grupo interdisciplinario y del comit de contratacin respectivo. 8. Acta de suspensin: Bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o caso fortuito, la ejecucin de un contrato debe suspenderse por un determinado tiempo, situacin sta que debe registrarse en acta y someterse a aprobacin del ordenador del gasto y del respetivo comit de contratacin, con el debido tiempo de anticipacin con la finalidad de motivar el auto de suspensin de trminos. 9. Acta de reiniciacin: Una vez superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensin del contrato, se elabora nueva acta que da continuidad al mismo. 10. Acta de recibo definitivo: En sta declaran conjuntamente Interventor y Contratista que el contrato se ha cumplido de conformidad con lo pactado y se registran las cantidades de bienes o servicios recibidos lo mismo que los desembolsos hechos por el contratante. 11. Acta de liquidacin final o finiquito: En sta el ordenador del gasto, el Interventor y el Contratista declaran conjuntamente que se dio cumplimiento a todos los bienes y servicios pactados originalmente, dentro del tiempo previsto y adems declaran encontrarse a paz y salvo. Si bien en el contrato se contempla un lapso para su liquidacin, lo recomendable es proceder en el menor tiempo posible, diligencindose el Acta de liquidacin definitiva. En el acta de liquidacin o finiquito igual se consigna el objeto del contrato, su valor inicial y su valor final, la relacin de pagos al contratista y un concepto de cmo se desarroll el contrato.

Diligenciamiento de Actas: El interventor incluir en el acta toda aquella informacin que permita identificar el contrato, su plazo y valor, su ejecucin, relacin de pagos, reclamaciones y dems aspectos necesarios para dar por terminado el contrato.

CONTENIDO GENERAL DE LAS ACTAS DE INTERVENTORIA

Acta de Iniciacin:

Nmero del contrato u orden. Objeto del contrato. Contratista/ Contratante. Valor y plazo del contrato.

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Plizas: Conceptos, valores y vigencias. Relacin del personal del contratista para la ejecucin del contrato. Iniciacin. Interventor. Declaracin completa de iniciacin del contrato. Firmas: Interventor y Contratista.

Acta de vecindad:

Nmero de contrato u orden. Objeto del contrato. Contratista/Contratante. Enumerar los elementos vecinos. Caractersticas de cada uno de los elementos vecinos. Fotografas y videos si se consideran necesarios.

Acta de Pago Parcial:

Cantidad de obra ejecutada. Fecha de corte. Precios unitarios. Unidad de medida. Valor total. Cantidad acumulada. Cita clusula de pago. Declaracin conjunto grado de avance ejecucin fsica. Firmas: Interventor y Contratista .

Acta de Cambio de Obra, bien o servicio:

Descripcin de la obra, bien o servicio que no se ejecuta, cantidad y precio. Descripcin de la obra a ejecutar. Valor unitario. Cantidades de obra. Precio. Justificacin cambio de obra y cantidades. Firmas: Interventor Contratista.

Acta de Autorizacin Obra, bien o servicio Adicional:

Descripcin obra adicional. Valor unitario. Cantidad. Precio. Justificacin obra adicional. Cita Otros de obra adicional. Firmas: Interventor contratista.

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Acta de Liquidacin Final:

Valor del contrato. Plazos. Adiciones. Tipo de contrato. Obra extra. Obra adicional. Ampliaciones del plazo. Descripcin de la obra ejecutada y alcance del contrato. Fecha de inicio. Fecha de recibo. Plizas vigentes. Declaracin conjunta entre el contratante y el contratista sealando que se dio cumplimiento de todos los trabajos del objeto contratado y de las obligaciones pactadas dentro del plazo establecido. Se hace nfasis en que el acta es de liquidacin final, se indica el valor definitivo y total del contrato. Firmas del contratante, del interventor y del contratista.

Acta de Obra, bien o servicio Extra:

Descripcin del contrato. Descripcin de la obra, bien o servicio extra. Cantidad. Valor unitario. Valor total. Cantidad. Justificacin obra extra y soporte administrativo. Firmas: Interventor y Contratista.

Actas de Recibo Definitivo:

Fecha. Identificacin del contrato principal. Cita de adiciones. Objeto del Acta: Formalizar Entrega final por parte del Contratista y recibo a satisfaccin por parte de la entidad contratante. Constancia de que el objeto contractual se cumpli a satisfaccin dentro de los trminos contractuales previstos. Firmas: Interventor y Contratista.

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CONTROLES.

Objetivo del Control: Establecer con rapidez y facilidad eventuales inconvenientes que se puedan presentar durante la ejecucin del contrato, para aplicar las medidas correctivas que sean necesarias, tendientes a que se cumplan los principios de Economa, Eficiencia y Eficacia que establece el rgimen de contratacin previsto en la entidad contratante. Los controles del interventor pueden ejercerse sobre: El presupuesto Los costos. La programacin. Los materiales. La mano de Obra. Herramientas y equipo. Los aspectos financieros Los aspectos legales La calidad La cantidad Son bsicos para el ejercicio de un buen control: 1. El proceso de toma de datos. Aqu cobran especial utilidad los papeles de trabajo que el Interventor debe llevar para tomar los datos bajo criterios idnticos. 2. El proceso de informacin para determinar cantidades ejecutadas en el perodo y el acumulado, siempre bajo las mismas unidades de medida y finalmente, el comparativo entre lo ejecutado y lo programado. 3. El Anlisis de resultados. Aqu el interventor empieza a proponer acciones correctivas, preventivas o simplemente registra su conformidad. 4. La Toma de decisiones. Las decisiones suficientemente soportadas sirven para que los diferentes niveles adopten decisiones frente al desarrollo contractual o del proyecto. 5. El control ser tcnico, financiero o de legalidad, segn el aspecto que se pretenda controlar, se constituye en un soporte fundamental para el proceso de Interventora, el ejercicio del control interno y el mismo ejercicio del control fiscal posterior.

RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS El recibo y aceptacin de los bienes y servicios contratados se realizar de conformidad con las especificaciones y caractersticas estipuladas en el contrato, y dentro de los trminos all sealados.

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Al recibo de los mismos se efectuar la verificacin correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripcin del bien o servicio. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se proceder a su devolucin, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse de inmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontacin del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas. En el procedimiento de recibo, deben agotarse todos los pasos que se encuentran descritos o que se implementen en el Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios para la entidad contratante.

TERMINACIN DEL CONTRATO Es el acto mediante el cual cesan las obligaciones para ambas partes, una vez verificado el cumplimiento del objeto contractual, situacin que ocurre en circunstancias normales; pero puede suceder que el contrato termine en forma unilateral tal como lo se