manual gestor de actas

ACTAS de EELL

Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE

Manual: Manual de usuario

Versión: v.2.9

Fecha de revisión: 15.06.2017

Realizado por: Sist. Desarrollo.

Manual de usuario

ACTAS Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE Manual de usuario v.2.9

1

Contenido

1 Control de versiones .................................................................................................... 3

2 Objetivo del documento. ............................................................................................. 5

3 Ámbito geográfico. ...................................................................................................... 5

4 Plazos. .......................................................................................................................... 5

5 Acceso al sistema. ........................................................................................................ 5

5.1 Requisitos previos. ................................................................................................... 5

5.1.1 Recomendaciones de navegador. ........................................................................ 6

5.1.2 Certificado digital ................................................................................................. 6

5.1.3 Autenticación en la aplicación. ............................................................................ 6

5.1.4 Autorización en la aplicación. .............................................................................. 6

5.2 Perfiles de usuarios y acciones. ............................................................................... 7

5.3 Perfiles de usuarios y tipos de usuarios autorizados. .............................................. 8

5.4 Solicitud de acceso. .................................................................................................. 8

5.5 Acceso al Sistema de Actas de EELL. ........................................................................ 9

5.6 Solicitud de baja. .................................................................................................... 11

6 Introducción de datos. ............................................................................................... 11

6.1 Cambio entre Unidades. ........................................................................................ 11

6.2 Inicio. ...................................................................................................................... 12

6.2.1 Sede. ................................................................................................................... 13

6.2.2 Documentos. ...................................................................................................... 13

6.2.2.1 Ver documentos: ............................................................................................ 14


2

6.2.2.1.1. Listado de documentos: .................................................................................. 15

Ver información: ............................................................................................................... 17

Editar/Registrar: ............................................................................................................... 20

Ver requerimientos pendientes: ...................................................................................... 23

Eliminar: ............................................................................................................................ 24

6.2.2.1.1.1 Estado: ........................................................................................................ 26

6.2.2.1.1.2. Carácter: .................................................................................................. 27

6.2.2.1.1.3. Tipo: ......................................................................................................... 27

6.2.2.1.1.4. Desde el día / hasta el día: ...................................................................... 28

6.2.2.1.2. Nuevo documento: ........................................................................................... 29

6.2.2.1.2.1. Creación del documento: ............................................................................. 29

6.2.2.1.2.2. Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos: ................................... 32

6.2.2.1.2.3. Firmar y registrar ..................................................................................... 36

6.2.3 Requerimientos. ................................................................................................. 41

6.2.3.1 Listado de requerimientos. ............................................................................ 42

6.2.3.1.1 Responder requerimientos. ............................................................................ 43

6.2.3.1.2 Ver requerimientos. ....................................................................................... 47

6.2.3. Soporte. .............................................................................................................. 50

6.2.3.2. Enviar una consulta. ....................................................................................... 50

6.2.3.3. Seguir una consulta. ....................................................................................... 53

6.2.4. Salir. .................................................................................................................... 54


3

1 Control de versiones

Versión Autor Fecha Cambios

0.1 VRI 07/09/2016 Formateado y actualización de documento.

0.2 VRI 26/09/2016 Actualización de documento.

0.3 VRI-JCM 10/10/2016 Actualización de documento.

0.4 VRI 11/10/2016 Actualización de documento.

0.5 JCM 24/10/2016 Revisión general.

0.6 VRI 03/11/2016 Incorporación de información.

0.7 VRI 08/11/2016 Revisión general del documento y modificación de términos.

0.8 VRI-JCM 14/11/2016 Revisión y actualización general del documento.


1.0 VRI 22/11/2016 Actualización general del documento.







1.7 JCM 30/11/2016 Versión final.

1.8 JCM 30/11/2016 Corrección de errata en ámbito geográfico.

1.9 VRI 02/12/2016 Incorporación de información relativa al apartado:

Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos.

2.0 JCM 05/12/2016 Errata en redacción. Reordenamiento.

2.1 VRI 07/12/2016 Actualización de información en apartado:

Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos.

2.2 JCM 14/12/2016 Errata: Información repetida.

2.3 VRI 11/01/2017 Corrección de información repetida y actualización general del documento.

2.4 VRI 20/01/2017 Arreglo del formato de distribución de las imágenes en el documento.


4

2.5 VRI 03/02/2017 Actualización de información en el apartado: Nuevo documento y arreglo del formato de distribución de imágenes en el documento.

2.6 VRI 28/02/2017 Revisión general y arreglo de las imágenes de todo el documento.

2.7 VRI 14/03/2017 Actualización del apartado: Perfiles de usuarios y tipos de usuarios autorizados: Incorporación del perfil “Secretario (Ayuntamiento)”.

2.8 VRI 06/04/2017 Revisión y actualización general del documento y arreglo de los apartados: Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos y Creación de documentos.

2.9 JCM 15/06/2017 Versión entregable.


5

2 Objetivo del documento.

El Sistema de Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE (Sistema de

Actas de EELL) facilita la recopilación de documentos (actas, decretos, inventarios,

resoluciones, entre otros) que se realizan en las distintas Administraciones Públicas.

Este documento constituye una guía de ayuda para el uso general del Sistema de Actas de

EELL.

3 Ámbito geográfico.

El Sistema de Actas de EELL tiene como ámbito geográfico todo el territorio español

incluyendo una única gran diferencia para todas las provincias de la Comunidad de

Asturias y para la Comunidad Autónoma Uniprovincial, Comunidad Autónoma de la

Región de Murcia, que consiste en permitir el envío de una copia de los documentos

registrados a su respectiva comunidad.

4 Plazos.

El Sistema de Actas de EELL no tiene plazos establecidos para su uso y carga de

información, su uso es continuado y depende de la demanda de cada entidad.

5 Acceso al sistema.

5.1 Requisitos previos.

Para un correcto funcionamiento es necesario cumplir con los siguientes requisitos

previos:


6

5.1.1 Recomendaciones de navegador.

Los navegadores y versiones soportados por el Sistema de Actas de EELL son:

• Mozilla Firefox, superior a versión 26.0 (recomendado)

• Google Chrome, superior a la versión 48.0

• Microsoft Internet Explorer

5.1.2 Certificado digital

Para el proceso de autenticación es necesario contar con un certificado digital válido.

Para obtener un certificado digital puede consultar la información disponible en la url:

https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/

5.1.3 Autenticación en la aplicación.

El Sistema de Actas de EELL utiliza Cl@ve como sistema de autenticación de usuarios.

Para poder autenticarse es necesario estar dado de alta previamente en Cl@ve con el

certificado digital:

http://clave.gob.es

5.1.4 Autorización en la aplicación.

Para acceder a la aplicación es necesario contar con autorización en el Sistema de Actas

de EELL dentro del Portal de Entidades Locales. La autorización puede venir dada por:

• Contar con un cargo en la entidad que permite el uso del Sistema de Actas de

EELL.

• Contar con permiso de usuario de aplicación del Sistema de Actas de EELL.


7

Importante

Para conocer los cargos autorizados y los usuarios de aplicación del

Sistema de Actas de EELL consulte el apartado Perfiles de usuarios y

Tipos de usuarios autorizados.

5.2 Perfiles de usuarios y acciones.

En el Sistema de Actas de EELL se define el siguiente perfil de usuarios:

• Gestor de documentos.

Las acciones permitidas son las siguientes:

Perfil

Acciones

Gestor de

documentos

Crear documentos. ✓

Consultar documentos. ✓

Modificar documentos. ✓

Subir documentos. ✓

Descargar documentos. ✓

Aclarar o ampliar información. ✓

Firmar documento. ✓

Cancelar firma. ✓

Descargar justificantes. ✓

Guardar. ✓


8

5.3 Perfiles de usuarios y tipos de usuarios autorizados.

En el Sistema de Actas de EELL se autoriza el acceso asignándole el perfil de Gestor de

Documentos a los siguientes cargos:

Perfil

Cargo/Usuario

Gestor de

documentos

Alcalde (Ayuntamientos). ✓

Entidad ✓

Gestor de actas / Usuario de aplicaciones de GA ✓

Gestor Designado (Ayuntamientos). ✓

Secretario (Ayuntamiento) ✓

Secretario Accidental (Ayuntamientos). ✓

Secretario con habilitación estatal

(Ayuntamientos).

✓

Secretario de Diputación, Cabildo o Consejos

Insulares.

✓

Secretario Interino (Ayuntamientos). ✓

Secretario Interventor / Tesorero Estatal

(Ayuntamientos).

✓

5.4 Solicitud de acceso.

Si usted pertenece a una entidad y no tiene acceso al Portal, podrá solicitar el alta

pulsando el enlace Solicitar alta en el portal, ubicado en la sección Área de Usuario del

lateral derecho del Portal. (Para mayor información consultar el manual de usuario del

Portal de EELL).

La petición será atendida a la brevedad posible y se le comunicará vía email el resultado

de su solicitud.


5.5 Acceso al Sistema de Actas de EELL.

La url de acceso al Sistema

https://ssweb.seap.minhap.es/actaseell/

Sin embargo, es necesario estar

organismo al que pertenece debe realizar de la siguiente manera:

Como entidad local el acceso al

Portal de EELL, ubicado en la siguiente url:

https://ssweb.seap.minhap.es/portalEELL/

ACTAS Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE

Acceso al Sistema de Actas de EELL.

Sistema de Actas de EELL es la siguiente:

https://ssweb.seap.minhap.es/actaseell/

Sin embargo, es necesario estar autenticado previamente, proceso que dependiendo del

organismo al que pertenece debe realizar de la siguiente manera:

l acceso al Sistema de Actas de EELL debe realizarlo a través del

, ubicado en la siguiente url:

https://ssweb.seap.minhap.es/portalEELL/

9

autenticado previamente, proceso que dependiendo del

debe realizarlo a través del


Importante

Consulte el Manual de

los pasos a seguir para el acceso

Una vez autenticado en el p

de Documentación de EELL para su remisión a la AGE


Importante

Manual de Usuario del Portal de EELL donde se detallan

los pasos a seguir para el acceso al mismo.

l portal, en la sección Aplicaciones pulse sobre el enlace

de Documentación de EELL para su remisión a la AGE.

10

donde se detallan

sobre el enlace Gestión


Si el acceso ha sido correcto se mostrará

5.6 Solicitud de baja.

En el caso de que desee solicitar la baja del

petición mediante el formulario

consulta Problemas con la aplicación

dado de baja.

6 Introducción de datos.

6.1 Cambio entre Unidades

Es posible que un usuario pueda

cambiar entre las distintas unidades, una vez dentro de

Sistema de Actas EELL, dispon

situar el cursor encima de la unidad actualmente seleccionada.


Si el acceso ha sido correcto se mostrará la pantalla de inicio.

En el caso de que desee solicitar la baja del Sistema de Actas de EELL

petición mediante el formulario descrito en el apartado Enviar una consulta

Problemas con la aplicación y realizar un comentario indicando que desea

Introducción de datos.

Cambio entre Unidades.

Es posible que un usuario pueda ser Gestor de documentos de varias e

cambiar entre las distintas unidades, una vez dentro del Listado de documentos del

dispone de un desplegable de unidades el cual se expande al

situar el cursor encima de la unidad actualmente seleccionada.

11

Sistema de Actas de EELL puede realizar una

Enviar una consulta, tipo de

ando que desea ser

de varias entidades. Para

Listado de documentos del

el cual se expande al


6.2 Inicio.

La pantalla de inicio dispone de un


La pantalla de inicio dispone de un menú principal con las siguientes opciones:

12

con las siguientes opciones:


13

Menú Descripción

Sede Acceso al Portal de Sede Electrónica.

Documentos Nuevo documento: permite el registro de la información de un

nuevo tipo de documento.

Ver documentos: permite ver la lista de documentos registrados o

en proceso de edición.

Requerimientos Ver requerimientos: permite ver los requerimientos enviados por

la Subdelegación de Gobierno o la Comunidad Autónoma.

Soporte Formulario para crear o seguir una incidencia.

Salir Permite salir del portal.

6.2.1 Sede.

Al pulsar sobre la opción del menú Sede será redirigido a la Sede electrónica (Acceda).

Nota

El acceso a Acceda está ubicado en el menú principal de la aplicación del

Sistema de Actas de EELL, de manera que los usuarios puedan ingresar de

forma rápida de ser necesario.

6.2.2 Documentos.

Página de inicio por defecto del Sistema de Actas de EELL. Un documento es un

instrumento que sirve para registrar el acta, decreto, planilla, registro, entre otros, de

una reunión. En el documento se deja constancia de los temas tratados y los acuerdos a

los que se han llegado en una sesión.


Para ingresar por primera vez a

la que desea usar el Sistema de Actas de EELL

6.2.2.1 Ver documentos:

Contiene información sobre

EELL.


Para ingresar por primera vez a Documentos seleccione en el desplegable la entidad con

Sistema de Actas de EELL y pulse el botón Entrar.

información sobre los distintos tipos de documentos del Sistema de Actas de

14

eleccione en el desplegable la entidad con

Sistema de Actas de


6.2.2.1.1. Listado de documento

Permite ver el Listado de documento

El listado de documentos c

Columna

Descripción

Tipo de acta

Carácter

Fecha

Estado


documentos:

istado de documentos.

El listado de documentos contiene las siguientes columnas:

Columna Descripción

Descripción Descripción del documento.

Tipo de acta Tipo de contenido del documento

registrado.

Carácter de la sesión.

Fecha de sesión en la que se elaboró el

documento.

Estado en el que se encuentra el documento.

15

Tipo de contenido del documento

Fecha de sesión en la que se elaboró el

se encuentra el documento.


Archivada

CCAA

Acciones

Importante

Una de las columnas del listado de documentos corresponde a las

columna no está identificada con nombre).


Informa si está archivado o no el

documento.

Indica si al realizar la edición del documento

se agregó algún comentario u observación

por parte de la Subdelegación de Gobierno

o la Comunidad Autónoma.

Indica si el documento ha sido corregido

la Subdelegación de Gobierno a la que fue

enviado.

Indica si el documento ha sido enviado con

copia a su CCAA.

Ver información.

Editar/Registrar

Ver requerimientos pendientes

Eliminar



16

si está archivado o no el

Indica si al realizar la edición del documento

se agregó algún comentario u observación

Subdelegación de Gobierno

ha sido corregido por

a la que fue

sido enviado con

Una de las columnas del listado de documentos corresponde a las Acciones (esta


Ver información: Permite ver la información de los documentos ya

(datos del documento, ficheros adjuntos que pueden ser descargados y justificante de

registro).

Nota

La opción Ver información

que los documentos han sido registrados y/o archivados.

Una vez abierto el documento puede

Descargar justificante de registro


Permite ver la información de los documentos ya


Ver información se encuentra disponible únicamente una vez

que los documentos han sido registrados y/o archivados.

documento puede descargar el justificante pulsando

Descargar justificante de registro.

17

Permite ver la información de los documentos ya registrados


únicamente una vez

ulsando en el botón


Seguidamente en la ventana emergente pulse


Seguidamente en la ventana emergente pulse Aceptar.

18


Seguidamente se descarg

continuación:


e descargará el justificante de registro, similar al

19

que se muestra a


Editar/Registrar: Permite editar y/o registrar el documento que aún no ha sido

registrado.

Nota

La opción Editar/Registrar

documentos no han sido

Se abrirá la pantalla Datos del documento

requieran, así como también

completada (Ver apartado


Permite editar y/o registrar el documento que aún no ha sido

Editar/Registrar se encuentra disponible únicamente cuando

no han sido registrados y/o archivados.

Datos del documento donde podrá editar las opciones que

n, así como también rellenar y registrar la información que aún no haya sido

completada (Ver apartado Nuevo Documento).

20

Permite editar y/o registrar el documento que aún no ha sido

cuando los

donde podrá editar las opciones que se

la información que aún no haya sido



21


Seguidamente pulsar el botón


Seguidamente pulsar el botón Guardar cambios.

22


Ver requerimientos pendientes:

responder que han sido enviados por la

Nota

La opción Ver

únicamente si la

requerimiento.

Para consultar y responder requerimientos consulte el apartado


Ver requerimientos pendientes: Permite ver los requerimientos pendientes

que han sido enviados por la Subdelegación de Gobierno.

Ver requerimientos pendientes se encuentra disponible

si la Subdelegación de Gobierno ha enviado algún

Para consultar y responder requerimientos consulte el apartado Requerimientos

23

Permite ver los requerimientos pendientes por

disponible

ha enviado algún

Requerimientos.


Eliminar: Permite eliminar un documento que aún esté en proceso de edición y no

haya sido registrada y/o archivada

Nota

La opción Eliminar

siendo editado y no ha sido registrado ni archivado.

Si se ha eliminado el documento correctamente

mensaje: El documento se ha guarda


Permite eliminar un documento que aún esté en proceso de edición y no

y/o archivada.

Eliminar está disponible únicamente si el documento aún está

siendo editado y no ha sido registrado ni archivado.

Si se ha eliminado el documento correctamente el sistema le confirmará con el siguiente

El documento se ha guardado correctamente.

24

Permite eliminar un documento que aún esté en proceso de edición y no

está disponible únicamente si el documento aún está

el sistema le confirmará con el siguiente


El listado de documentos presenta

(10) resultados. Si desea cambiar esta configuración a un número mayor podrá configurar

la cantidad de documentos

página, esta opción también permite ir de una página del listado a otra de forma rápida y

automática.

Para hacer una búsqueda más detalla

siguientes opciones para facilitar su búsqueda:


El listado de documentos presenta un paginador. Por defecto se pueden visualizar


documentos a mostrar en 5, 10, 25 o 50. Además, si hay más de una


Para hacer una búsqueda más detallada de los documentos se dispone de un

siguientes opciones para facilitar su búsqueda:

25

se pueden visualizar diez


, si hay más de una


se dispone de un filtro con las


6.2.2.1.1.1 Estado: Permite filtrar los documentos por e

Los estados en los que puede estar un documento, son los siguientes:

Estado

Archivada

Editándose

Impugnada

Registrada

Requerida

Requerida_CCAA

Req_Anulación

Revisada


Permite filtrar los documentos por el estado en el que se encuentran.

Los estados en los que puede estar un documento, son los siguientes:

Descripción

Se finalizó la edición y tramitación del documento

Documento en edición de la información contenida.

Documento revisado e impugnado por la Subdelegación de Gobierno.

Documento registrado correctamente por parte de la Subdelegación de Gobierno.

La Subdelegación de Gobierno ha solicitado ampliación de información del documento.

La Comunidad Autónoma ha solicitado ampliación de información del documento.

Se ha solicitado la anulación del documento por parte de la Subdelegación de Gobierno o por parte de la Autónoma.

Documento revisado.

26

l estado en el que se encuentran.

documento.

edición de la información contenida.

Subdelegación de

por parte de la

solicitado ampliación de

ha solicitado ampliación de

por parte de la o por parte de la Comunidad


6.2.2.1.1.2. Carácter: Permite filtrar los documentos de acuerdo al carácter de la

sesión.

Carácter

Extraordinaria

Extraordinaria urgente

No aplica

Ordinaria

6.2.2.1.1.3. Tipo: Permite

Tipo

Junta de Gobierno /Consejo de Administración

Decreto


Permite filtrar los documentos de acuerdo al carácter de la

Descripción

Son aquellas sesiones convocadas cualquier día por iniciativa de algún alto cargo o por petición de integrantes de la institución.

Son aquellas sesiones que se realizan para tratar casos urgentes o especiales.

La sesión no posee un carácter específico.

Son aquellas sesiones que se realizan regularmente y en fechas convenidas.

Permite filtrar el tipo de información que contiene el documento.

Descripción

Junta de Gobierno /Consejo Documentos emitidos de acuerdo a las sesiones hechas en Junta de Gobierno/Consejo de Administración (Presidente, diputados)

Documentos en la que se aprueba una decisión de

27

Permite filtrar los documentos de acuerdo al carácter de la

convocadas cualquier día por iniciativa de algún alto cargo o por petición de integrantes

que se realizan para tratar casos

que se realizan regularmente y en

filtrar el tipo de información que contiene el documento.

de acuerdo a las sesiones hechas en Junta de Gobierno/Consejo de Administración

en la que se aprueba una decisión de


Inventario

Junta Municipal de Distrito

Liquidaciones

Otros

Plantilla

Pleno/ Asamblea General

Presupuesto General

Resolución

6.2.2.1.1.4. Desde el día / hasta el día:

fechas (ambas fechas inclusive).

calendario y seleccione las fechas correspondientes.


carácter general.

Documento en la que se lista una serie de bienes.

Junta Municipal de Distrito Documentos elaborados por la Junta de distrito de un determinado barrio de una ciudad.

Documentos de liquidaciones de contratos, productos, servicios…

Cualquier otro tipo de documento no denominadesta tipificación.

Documentos que contienen información de la plantilla de personal y sus modificaciones.

Asamblea General Documentos que corresponden a las de un pleno o asamblea general, realizada regularmente por un organismo o institución.

Documentos de los presupuestos generales de las EELL.

Documentos de las resoluciones, cualquiera sea su tipo(judiciales, penales, procesales...).

Desde el día / hasta el día: Permite filtrar los documentos por un rango de

(ambas fechas inclusive). Para introducir los días pulse el ícono de

calendario y seleccione las fechas correspondientes.

28

una serie de bienes.

por la Junta de distrito de un

de liquidaciones de contratos, productos,

no denominado en

Documentos que contienen información de la plantilla

Documentos que corresponden a las de un pleno o asamblea general, realizada regularmente por un

de los presupuestos generales de las EELL.

, cualquiera sea su tipo

ocumentos por un rango de

días pulse el ícono de


Una vez introducidos los datos para buscar el documento que desea pulse sobre el botón

Filtrar.

Para reiniciar el filtro pulse sobre

6.2.2.1.2. Nuevo documento

Permite crear un Nuevo Documento.

en tres partes:

6.2.2.1.2.1. Creación del documento:

Para crear un documento introduzca

Datos de un nuevo documento

Descripción

Carácter de la sesión

Tipo de documento

Fecha de sesión



pulse sobre el ícono de papelera ubicado al lado del botón

Nuevo documento:

Nuevo Documento. El proceso de creación de un documento se realiza

del documento:

Para crear un documento introduzca los detalles del documento:

Datos de un nuevo documento Descripción

Descripción del nuevo documento.

Carácter de la sesión del nuevo documento (Ver apartado Carácter).

Tipo de información del nuevo documento (Ver apartado Tipo).

Fecha en la que se realizó la sesióntanto de la fecha en que se crea el nuevo

29


ubicado al lado del botón Filtrar.

El proceso de creación de un documento se realiza

Carácter de la sesión del nuevo documento (Ver

Tipo de información del nuevo documento (Ver

Fecha en la que se realizó la sesión. Puede ser tanto de la fecha en que se crea el nuevo


E-mail de aviso

Comentarios

Casilla enviar copia a la CCAA

Una vez introducidos los datos pulse el botón


documento o de otra fecha.

Correo/s electrónico/s donde se notificará acerca de la creación del documento, requerimientos, cuando son modificados los estados y cualquier acción ejercida sobre el documento.

Casilla en la que puede agregar algún comentario u observación acerca del nuevo documento que se va a crear.

enviar copia a la CCAA Opción disponible para enviar copias únicamente a las Comunidades de Asturias y Murcia.

Una vez introducidos los datos pulse el botón Dar de alta.

30

s donde se notificará acerca de la creación del documento, requerimientos, cuando son modificados los estados y cualquier acción ejercida sobre el

Casilla en la que puede agregar algún comentario u observación acerca del nuevo

enviar copias las Comunidades de Asturias y


31

Importante

Técnicamente puede ingresar, en una misma ficha de nuevo

documento, datos de eventos con sesiones de fechas diferentes. Sin

embargo, se recomienda realizar los registros de eventos y/o

sesiones por separado, es decir, un registro nuevo por cada sesión o

documento a registrar (Ej: El decreto del 10 de mayo, sesión

extraordinaria del 19 de mayo, resolución del 10 de mayo, etc…)

aunque se vayan a archivar un mismo día para evitar que las

delegaciones y subdelegaciones rechacen, por forma, el registro de

un documento.

Importante

Si desea enviar el email de aviso a varias direcciones de correo

electrónico las direcciones deben ir separadas por comas.

Importante

La Comunidad de Asturias y la Comunidad de Murcia son las únicas

que tienen disponible la opción de Enviar copia a la CCAA.


Una vez dado de alta el documento el

documento se ha guardado correctamente.

6.2.2.1.2.2. Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos

Como segundo paso, en la

también la opción de Asociar archivos al documento

siguientes pasos:

En la ampliación del formulario an

con cada archivo de soporte, seleccione el

coloque las observaciones

botón Guardar archivo.


ocumento el sistema le confirmará con el siguiente m

documento se ha guardado correctamente.

Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos:

n la misma pantalla pero con el formulario ampliado

Asociar archivos al documento. Para ello debe cumplir con los

En la ampliación del formulario anexe los archivos que soportan el documento. P

cada archivo de soporte, seleccione el tipo de documento, indique la

observaciones, adjunte el archivo correspondiente y pulse finalmente el

32

sistema le confirmará con el siguiente mensaje: El

el formulario ampliado, aparecerá

. Para ello debe cumplir con los

documento. Para ello y

de documento, indique la descripción,

correspondiente y pulse finalmente el


Los archivos a adjuntar pueden estar en los siguientes formatos:

Tipos Textos

Extensiones .docx .pdf .txt .rtf

Si adjunta un archivo que contenga una extensión diferente a las que aparecen en la tabla

anterior el sistema el arrojará el siguiente mensaje:

Error en la petición al Rgeco: anexo: error anexo inválido. El documento adjuntado ha de

ser de tipo: .jpg, .jpeg, .odt, .odp, .ods, .odg, .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .png, .rtf, .svg, .tiff,

.txt, .xml o .xsig


Los archivos a adjuntar pueden estar en los siguientes formatos:

Imágenes/gráficos Presentaciones

.jpg

.jpeg

.png

.tiff

.svg

.odg

.odp

.pptx


anterior el sistema el arrojará el siguiente mensaje: Problemas con el servicio Rgeco:



33

Hojas de cálculo

Otros

.xlsx

.ods .xml .xsig


Problemas con el servicio Rgeco:




Importante

El tamaño individual de los ficheros adjuntos al documento no puede superar en su tamaño los

4MB. Si lo supera el Sistema le arrojará el siguiente mensaje:

que su tamaño no excede los 4MB.

Importante

El tamaño total de todos los ficheros adjuntos al documento no puede superar en su tamaño los

30MB. Si lo supera el Sistema le arrojará el siguiente mensaje:

superar los 30MB.

Como confirmación el sistema mostrará una ventana emergente indicando:

ha adjuntado correctamente



4MB. Si lo supera el Sistema le arrojará el siguiente mensaje: El error al subir el fichero. C

los 4MB.


30MB. Si lo supera el Sistema le arrojará el siguiente mensaje: El tamaño total del acta no puede

el sistema mostrará una ventana emergente indicando:

ha adjuntado correctamente; seguidamente pulse el botón Aceptar.

34


error al subir el fichero. Compruebe


El tamaño total del acta no puede

el sistema mostrará una ventana emergente indicando: El archivo se


Para descargar un documento adjunto

Si desea eliminar un documento adjunto


Para descargar un documento adjunto pulse sobre el botón Descargar.

Si desea eliminar un documento adjunto pulse sobre el botón Eliminar

35

Eliminar.


Como confirmación el sistema mostrará una ventana emergente indicando:

ha eliminado con éxito; seguidamente pulse el botón

6.2.2.1.2.3. Firmar y registrar

Como tercer y último paso

Si desea realizar algún cambio en el documento, permitiéndole seguir con su edición antes

de firmarlo, pulse el botón


el sistema mostrará una ventana emergente indicando:

seguidamente pulse el botón Aceptar.

y registrar:

se encuentra la firma y registro del documento

i desea realizar algún cambio en el documento, permitiéndole seguir con su edición antes

pulse el botón Guardar cambios.

36

el sistema mostrará una ventana emergente indicando: El archivo se

el documento.

i desea realizar algún cambio en el documento, permitiéndole seguir con su edición antes


Al guardar los cambios el sistema le confirmará con el siguiente m

ha guardado correctamente

Si está de acuerdo con la información del documento

documentos aportados corresponden con los originales firmados por los responsables

pertinentes en el Acta/Pleno/Comisión, los cuales se encue

propia Entidad Local.


guardar los cambios el sistema le confirmará con el siguiente mensaje:

guardado correctamente.

con la información del documento marque la casilla:


pertinentes en el Acta/Pleno/Comisión, los cuales se encuentran a su disposición e

37

ensaje: El documento se

marque la casilla: Declaro que los


ntran a su disposición en la


A continuación pulse el botón

En la siguiente pantalla es necesario que confirme la siguiente información:

la información anterior es correcta y la aceptación del proceso de identificación en

Cl@ve para realizar la remisión efectiva.


A continuación pulse el botón Firma en servidor.

En la siguiente pantalla es necesario que confirme la siguiente información:


Cl@ve para realizar la remisión efectiva. Si no está de acuerdo pulse el botón

38

En la siguiente pantalla es necesario que confirme la siguiente información: Confirmo que


no está de acuerdo pulse el botón Cancelar.


En caso contrario marque la casilla:

aceptación del proceso de identificación en Cl@ve para realizar la remisión efectiva

pulse el botón Firmar y REGISTRAR.

Al finalizar el registro del documento

documento se ha registrado correctamente. Si lo desea puede descargar el PDF.

descargar el justificante pulse


la casilla: Confirmo que la información anterior es correcta y la

aceptación del proceso de identificación en Cl@ve para realizar la remisión efectiva

Firmar y REGISTRAR.

Al finalizar el registro del documento el sistema le confirmará con el siguiente m

documento se ha registrado correctamente. Si lo desea puede descargar el PDF.

pulse el botón Descargar.

39

anterior es correcta y la

aceptación del proceso de identificación en Cl@ve para realizar la remisión efectiva. Y

el sistema le confirmará con el siguiente mensaje: El

documento se ha registrado correctamente. Si lo desea puede descargar el PDF. Para


Adicionalmente puede descar

de registro.


puede descargar el justificante a través del botón Descargar justificante

40

Descargar justificante


Si desea descargar los fichero

6.2.3 Requerimientos.

En el menú principal pulse sobre la opción


descargar los ficheros adjuntos al documento pulse el botón Descargar

se sobre la opción Requerimientos.

41

Descargar.


42

6.2.3.1 Listado de requerimientos.

Permite Ver requerimientos solicitados por la Subdelegación de Gobierno o la

Comunidad Autónoma.

El listado de requerimientos contiene las siguientes columnas:

Columna Descripción

Acta Nombre o descripción del documento.

Tipo de acta Tipo de contenido del documento registrado.

Carácter Carácter de la sesión.

Fecha de requerimiento Permite ver la fecha en que se realizó un requerimiento a un documento.

Fecha de respuesta Permite ver la fecha en que se dio respuesta al requerimiento hecho a un documento.

Estado Estado en el que se encuentra el requerimiento realizado a un documento:

Abierto: Aún no se ha dado respuesta al requerimiento. Cerrado: Ya se emitió respuesta al requerimiento solicitado. En espera de ser firmado: En espera de ser firmado el documento por la Subdelegación de Gobierno.

CCAA Indica si el documento ha sido enviado con copia a su CCAA.

Acciones Responder: El documento tiene requerimientos pendientes y debe ser respondido. Ver: Puede ver el documento completo, ya que tiene el estado cerrado y ya no tiene requerimientos pendientes.


Importante



6.2.3.1.1 Responder requerimientos

Para responder un requerimiento de la lista pulse el botón

acciones.




requerimientos.

responder un requerimiento de la lista pulse el botón Responder

43

Una de las columnas del listado de documentos corresponde a las Acciones (esta

Responder de la columna de


En el campo Descripción se

Subdelegación de Gobierno

requerimiento. Para adjuntar un a


se presenta la información del requerimiento solicitado por la

Subdelegación de Gobierno o CCAA. En el campo Respuesta escriba

Para adjuntar un archivo pulse el botón Examinar y adjunte el documento.

44

el requerimiento solicitado por la

escriba la contestación al

y adjunte el documento.


Para regresar al documento

Para registrar y enviar la respuesta pulse sobre el botón


documento pulse sobre el botón Volver al acta.

Para registrar y enviar la respuesta pulse sobre el botón Firmar en servidor.

45

Firmar en servidor.


A continuación es necesario que verifique la información

marque la casilla: Confirmo que la información anterior es correcta y la aceptación del

proceso de identificación de Cl@ve para l

Si existiera algún error o no está de acuerdo con la confirmación pulse el

Si los datos son correctos y está de acuerdo con la confirmación, marque la casilla:

Confirmo que la información anterior es correcta y la aceptación del proceso de

identificación de Cl@ve para l

pulse sobre el botón Firmar y REGISTRAR.


es necesario que verifique la información y confirme

Confirmo que la información anterior es correcta y la aceptación del

proceso de identificación de Cl@ve para la realizar la remisión efectiva

Si existiera algún error o no está de acuerdo con la confirmación pulse el



identificación de Cl@ve para la realizar la remisión efectiva. Para terminar con el proceso

Firmar y REGISTRAR.

46

si está de acuerdo

Confirmo que la información anterior es correcta y la aceptación del

a realizar la remisión efectiva.

Si existiera algún error o no está de acuerdo con la confirmación pulse el botón Cancelar.



Para terminar con el proceso


6.2.3.1.2 Ver requerimientos

Para ver el requerimiento así como también la respuesta que se dio al mismo pulse sobre

el botón Ver. Esta opción sólo está visible una vez se haya dado respuesta al

requerimiento.

Para descargar el archivo de la respuesta pulse sobre el botón

respuesta.


requerimientos.


Esta opción sólo está visible una vez se haya dado respuesta al

descargar el archivo de la respuesta pulse sobre el botón

47


Esta opción sólo está visible una vez se haya dado respuesta al

descargar el archivo de la respuesta pulse sobre el botón Descargar archivo


Para descargar el comprobante de registro pulse sobre el botón

de registro.

Para regresar al documento


Para descargar el comprobante de registro pulse sobre el botón Descargar comprobante

al documento pulse sobre el botón Volver al acta.

48

Descargar comprobante


Para filtrar los requerimientos

Tipo de filtro Respondido antes del día

Respondido después del día

Enviado antes del día

Enviado después del día

Descripción del acta

Estados de los requerimientos

Acciones de los requerimientos

Para realizar la búsqueda pulse el botón


filtrar los requerimientos puede realizarlo por los siguientes parámetros

Descripción Respondido antes del día Permite filtrar los requerimientos que han sido

respondidos antes de la fecha señalada.

Respondido después del día Permite filtrar los requerimientos que han sido respondidos después de la fecha señalada.

Permite filtrar los requerimientos enviados por la Subdelegación de Gobierno o la CCAAseñalado.

Permite filtrar los requerimientos enviados por la Subdelegación de Gobierno o la CCAA señalado.

Descripción que identifica un documento.

• Abierto: Aún no se ha dado respuesta al requerimiento.

• Cerrado: Ya se emitió respuesta al requerimiento solicitado.

• En espera de ser firmado: Pendientefirmado el documento a por la Subdelegación de Gobierno.

• Ver: Puede ver el documento completo, ya que tiene el estado cerrado y ya no tiene requerimientos pendientes.

• Responder: El documento tiene requerimientopendientes y debe ser respondido.

Para realizar la búsqueda pulse el botón Filtrar.

49

puede realizarlo por los siguientes parámetros:

filtrar los requerimientos que han sido

Permite filtrar los requerimientos que han sido señalada.

Permite filtrar los requerimientos enviados por la CCAA antes del día

Permite filtrar los requerimientos enviados por la después del día

que identifica un documento.

Aún no se ha dado respuesta al

Ya se emitió respuesta al requerimiento

Pendiente de ser Subdelegación de

completo, ya que tiene el estado cerrado y ya no tiene

El documento tiene requerimientos y debe ser respondido.


Si desea borrar los datos del filtro

6.2.3. Soporte.

Permite acceder al formulario de

o realizar consulta pulse sobre la opción del menú principal

6.2.3.2. Enviar una consulta.

En el caso de algún problema, error, consulta o sugerencia sobre la aplicación de

de Actas de EELL, puede

Soporte.


del filtro pulse sobre el ícono de la papelera.

Permite acceder al formulario de Soporte del sistema. Si desea solucionar

o realizar consulta pulse sobre la opción del menú principal Soporte.

Enviar una consulta.

En el caso de algún problema, error, consulta o sugerencia sobre la aplicación de

, puede enviar una consulta a través de la opción del menú principal

50

solucionar algún problema

En el caso de algún problema, error, consulta o sugerencia sobre la aplicación del Sistema

a opción del menú principal


Para enviar una consulta rellene todos los datos del formulario:

Primer apellido, Segundo apellido, NIF,

de consulta que presenta, lo que ayudará

acertada.

Problemas con la aplicación

Problemas con la firma

Una vez completado el formulario, incluyendo el código de la imagen, pulse el botón

Enviar.


rellene todos los datos del formulario: Unidad DIR3,

Segundo apellido, NIF, etc, seleccionando con la mayor precisión el

que presenta, lo que ayudará a brindarle una respuesta más rápida y

Tipo de consulta

Problemas con la aplicación Para problemas relacionadas con la aplicación y forma de usar la misma.

Para problemas relacionadas con la firma de los documentos.


51

Unidad DIR3, Nombre,

seleccionando con la mayor precisión el Tipo

a brindarle una respuesta más rápida y

relacionadas con la aplicación y forma de usar

relacionadas con la firma de los documentos.



Como confirmación se presentará

ha generado, los cuales también son enviados al correo electróni

formulario.

Importante

Estos datos serán necesarios para poder realizar seguimientos de

su consulta.


se presentará la información relativa a los datos de la incidencia que

ha generado, los cuales también son enviados al correo electróni

Importante


52

la información relativa a los datos de la incidencia que

ha generado, los cuales también son enviados al correo electrónico facilitado en el



6.2.3.3. Seguir una consulta.

Si desea realizar seguimiento a su

Introduzca los datos relativos a su

incidencia y número de seguimiento

Como respuesta se presentará una pantalla con el estado de la incidencia, en la que puede

realizar alguna consulta al tramitador escribiendo su petición en el recuadro

mensaje al tramitador y pulsando


Seguir una consulta.

Si desea realizar seguimiento a su consulta pulse la opción Seguir una consulta

Introduzca los datos relativos a su correo electrónico, identificador de consulta o

incidencia y número de seguimiento, finalmente pulse el botón Enviar.


alguna consulta al tramitador escribiendo su petición en el recuadro

y pulsando en el botón Enviar.

53

Seguir una consulta.

identificador de consulta o

Enviar.


alguna consulta al tramitador escribiendo su petición en el recuadro Enviar un


Importante

La creación de más incidencias no acelerará el tiempo de respuesta ni la

resolución del problema que pueda

desempeño de los equipos resolutores.

Por favor no reporte más de una vez el mismo problema.

6.2.4. Salir.

Permite salir del sistema.



resolución del problema que pueda estar presentando. Al contrario, afecta el

desempeño de los equipos resolutores.

Por favor no reporte más de una vez el mismo problema.

54


estar presentando. Al contrario, afecta el


Es importante señalar que salir de manera correcta del

mantiene la confidencialidad de la información suministrada en los cuestionarios.

Asimismo, una vez haya salido correctamente del

recomendable también, si no va a cambiar de aplicación, que finalice la sesión del

de Entidades Locales pulsando la opción


Es importante señalar que salir de manera correcta del Sistema


Asimismo, una vez haya salido correctamente del Sistema de Actas de EELL

recomendable también, si no va a cambiar de aplicación, que finalice la sesión del

pulsando la opción Cerrar sesión.

55

Sistema de Actas de EELL


de Actas de EELL, es

recomendable también, si no va a cambiar de aplicación, que finalice la sesión del Portal

manual gestor de actas

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