D1D Planilhas

Manual Planilha Controle de Frota

INDICE Informaes iniciais:................................................................................................................... 3 Tela Inicial .................................................................................................................................. 6 - Menus: ...................................................................................................................................... 6 Cadastro: ................................................................................................................................. 6Cadastro de dias rodados: .......................................................................................................... 7 Preo Mdio: .......................................................................................................................... 8 Cadastro de Manuteno: .......................................................................................................... 8 Cadastro Compra de Frota: ........................................................................................................ 9 Apagar veculos: ...................................................................................................................... 9

Histrico Dias Rodados ....................................................................................................... 9 Histrico Compras de Combustvel ................................................................................... 10 Histrico Compras Manutenes....................................................................................... 10 Subtotais: .............................................................................................................................. 11 Visualizar Frota: ................................................................................................................... 11 Cadastrar Motoristas: ............................................................................................................ 11 Cadastrar Tipo de Servios: .................................................................................................. 12 Pendncias de Servios:........................................................................................................ 12 Formulrios:.......................................................................................................................... 12

Informaes iniciais:A planilha est configurada para cadastrar at 30 veculos - Para utilizar a planilha voc dever utilizar o Microsoft Excel 2000 ou superior. A planilha no funciona com o BROffice ou OpenOffice que so softwares gratuitos. - Para funcionar perfeitamente, as macros devem estar habilitadas no seu MS Excel. O que determina se as macros esto habilitadas o nvel de segurana do Excel. Geralmente, este nvel est configurado para MDIO. Com isso, ao abrir o arquivo, aparecer a seguinte mensagem: MS Excel 2000 ou 2003: - Ao abrir a planilha, clique em Ativar macros

Ms Excel 2007 - Ao abrir a planilha, clique em Opes

- Em seguida, clique em Habilitar este contedo.

OBS MS Excel 2000 - Caso a mensagem acima no aparea no pode ser que a segurana do MS Excel esteja em baixa ou alta. Se estiver em alta, as macros no funcionaro. Precisaremos verificar. Para isso, no MS Excel 2000, v em: Ferramentas, Macro, Segurana, conforme segue:

Selecione a opo: Mdia:

Clique em OK. Depois, feche o excel e abra novamente o programa.

Tela Inicial

Nesta tela esto todos os links da planilha. Em todas as outras tela h um boto "Voltar para incio". Ao clicar neste boto, voc sempre ser direcionado a esta tela inicial.

Menus:Cadastro: Nesta tela sero realizados todos os cadastros. Para cadastrar, basta selecionar as opes disponveis em qualquer cadastro e inserir os dados nas clulas amarelas.

Cadastro de dias rodados:

Cadastra as viagens realizadas por todos os veculos. Para utilizar voc primeiro deve cadastrar os automveis de sua frota, pois voc selecionar um carro cadastrado previamente. Tambm h possibilidade de incluir qual motorista que realizou a viagem. Para isso necessrio cadastrar o Motorista. Para isso, volte para incio e acesse Cadastrar Motoristas Insira os dados nas clulas amarelas. As outras clulas apresentam dados automaticamente. Botes: - Cadastrar e Zerar: Cadastra a viagem e zera os dados deste cadastro. - Cadastrar e NO zerar: Somente cadastra e facilita a insero do prximo dado de um mesmo carro, pois no apaga os registros do cadastro.

Preo Mdio:

Este quadro apresenta o preo mdio pago no litro de cada combustvel. Os dados so calculados automaticamente a partir dos dados registrados na compra de combustvel. Portanto, somente aparecero dados aps o cadastro de uma compra de combustvel. O preo mdio do litro e preo mdio gasto no total que so dois dados que esto no Cadastro de dias rodados so gerados a partir deste quadro.Cadastro de Manuteno:

Se o servio no estiver disponvel, ser necessrio cadastr-lo. Para isso, volte ao incio e acesse Cadastro de Servios. IMPORTANTE: O campo Km da prxima troca ser utilizado nas anlises das manutenes. A partir deste dado, ser possvel monitorar quantos quilmetros faltam para o que o servio seja realizado novamente. Exemplo: - Imagine que um veculo esteja com 100.000 km rodados - Imagine que um leo prometa uma rodagem de aproximadamente 5000 km. - Ao trocar o leo deste veculo, a prxima troca deve ser realizada quando o veculo atingir 105.000 km. esta quilometragem que deve ser inserida neste campo.

Cadastro Compra de Frota:

a partir desta tela que todos os veculos devem ser cadastrados. Observaes sobre os campos: - Valor: o valor pago na compra do veculo. A partir deste valor ser calculada a depreciao deste veculo. - Autonomia: quantos quilmetros o carro roda com um litro de combustvel. - Depreciao anual: Qual a porcentagem da depreciao? Exemplo, o carro pode perder 10% de seu valor total por ano. O padro utilizado na contabilidade de 20% ao ano.Apagar veculos:

Se desejar apagar um veculo de sua planilha, voc deve utilizar esta ferramenta. Selecione o veiculo e clique em Apagar Carro. Esta opo deve ser utilizada no caso de venda de um veculo. Ao excluir o veculo, os dados j cadastrado deste veculos sero mantidos. Histrico Dias Rodados Nesta planilha esto todos os cadastros realizados de sada da frota. possvel filtrar os dados e verificar, por exemplo, todos os registros de um carro / dia / ms especfico. Para filtrar utilize as setas que esto em cada coluna, conforme segue:

IMPORTANTE: Caso queira excluir algum registro deste tabela, voc dever selecionar a linha com o boto direito do mouse e excluir a linha inteira. Como? Clique sobre a linha com o boto direito do mouse, selecione excluir:

Na tela que surgir, selecione a opo "linha inteira":

Histrico Compras de Combustvel Histrico de todos os cadastros de reembolso de combustvel. Para excluir um cadastro, utilizar o mesmo procedimento explicado no item: Histrico Dias rodados.

Histrico Compras Manutenes Histrico de todos os cadastros de manutenes. Para excluir um cadastro, utilizar o mesmo procedimento explicado no item: Histrico Dias rodados.

Subtotais: Os botes em vermelho direcionam aos subtotais. Esses so tabelas dinmicas que realizam contas e consultas e resumos mensais facilmente. Basta selecionar o ms.

Visualizar Frota: Todos os veculos de sua frota esto cadastrados nesta planilha. Ateno, a planilha est configurada para cadastrar at 30 veculos. Nesta planilha tambm possvel verificar: - Quantidade de Viagens realizadas - KM Atual do Veculo - Quantos quilmetros j foram computados / cadastrados. - Preo atual do veculo (valor dirio) conforme a depreciao contbil bsica do mercado (10% ao ano). IMPORTANTE: Para excluir um veculo, deve-se utilizar a ferramenta criada especificamente apag-los. Esta ferramenta est na tela Cadastro. Encontra-se tambm nesta planilha (ao lado direito) os combustveis disponveis ao cadastrar um novo veculo. Para inserir um novo combustvel, basta inseri-lo nestes campos:

Cadastrar Motoristas: Os motoristas devem ser registrados previamente nesta planilha. A planilha divulga automaticamente quantidade total de viagens realizadas por motoristas. possvel visualizar dados mensais dos motoristas voltando ao incio e clicando em subtotais motoristas.

Cadastrar Tipo de Servios: Aqui devem ser previamente cadastrados todos as manutenes / servios que sero realizadas nos veculos. Caso o carro sofra uma manuteno que ainda no foi cadastrada, basta acessar esta tela e cadastrar o tipo de servio. Todos os servios cadastrados nesta tela estaro disponveis para serem cadastrados na tela do Cadastro.

Pendncias de Servios: Ao clicar, ser exibida um resumo de todas as manutenes realizadas nos veculos e uma anlise de quantos quilmetros faltam para que determinada manuteno seja realizada novamente . A clulas de quantos quilmetros faltam para realizar novamente a manuteno de um determinado item mudam de cor conforme a configurao disponvel na planilha.

Formulrios: Os trs ltimos botes referem-se a formulrios que devem ser impressos para o controle da planilha. Os formulrios devem ser preenchidos para toda viagem ou reabastecimento realizado por determinado veculo. Eles possuem os mesmos campos que so utilizados no Cadastro. So trs formulrios pr-definidos.

Dois deles so relacionados ao cadastro de viagens, um individual (quando um mesmo veculo az poucas viagens), e outro compacto (quando um mesmo veculo faz muitas viagens). Dessa forma, fica mais fcil e prtico o controle. O terceiro formulrio para registro de abastecimento. Toda vez que um veculo for abastecido, deve-se preencher este formulrio. Dessa forma possvel realizar controles de gastos com combustvel, gerar uma mdia de preos entre outras anlises. IMPRESSO Para a perfeita impresso, verifique se a tela est ajustada. Caso o formulrio no seja impresso em somente uma pgina, ser necessrio somente arrumar a quebra de pgina, que pode estar assim:

Basta arrastar a linha pontilhada em azul at a outra linha azul logo abaixo desta.