manual fleet maintenance

IContenidos

I

© 2009, Innovative Maintenance Systems

Tabla de contenidos

I Vista General 1

................................................................................................................................... 11 Introducción

................................................................................................................................... 12 Requerimientos del Sistema

II - Versión Standard - 2

................................................................................................................................... 21 Comenzar

...........................................................................................................................................2Introducción

...........................................................................................................................................2El Menú Principal

...........................................................................................................................................5El Administrador de Flota

...........................................................................................................................................8Paso #1 - Establecer Ubicaciones/Categorías

...........................................................................................................................................10Paso #2 - Definir su programación de mantenimiento

...........................................................................................................................................13Paso #3 - Añadir Vehículos/Equipamiento

...........................................................................................................................................15Programación y Seguimiento de Reparaciones

...........................................................................................................................................17Registrar el Mantenimiento Realizado

...........................................................................................................................................19Visualizar el Historial de Mantenimiento

...........................................................................................................................................21Generando Informes

III - Versión Deluxe - 26

................................................................................................................................... 261 Comenzar

...........................................................................................................................................26Introducción



...........................................................................................................................................32Paso #1 - Establecer Ubicaciones/Categorías

...........................................................................................................................................34Paso #2 - Definir sus programaciones de MP



...........................................................................................................................................41Ventanas Emergentes de Notificación

...........................................................................................................................................42Registrar el Mantenimiento Realizado



IV - Versión Shop - 51

................................................................................................................................... 511 Comenzar

...........................................................................................................................................51Introducción



...........................................................................................................................................57Paso #1 - Establecer Ubicaciones/Departamentos

...........................................................................................................................................59Paso #2 - Configuración de la Programación del MP



...........................................................................................................................................66Ventanas Emergentes de Notificación

...........................................................................................................................................67Emitir/Actualizar una Orden de Trabajo

...........................................................................................................................................71Administración de Orden de Trabajo



Fleet Maintenance Pro 11II


V Conexión a redes 79

................................................................................................................................... 791 Trabajar en red con Fleet Maintenance Pro

VI Módulo de Seguridad 84

................................................................................................................................... 841 Introducción

................................................................................................................................... 842 Configurar Ventana de Seguridad

VII Claves & Trucos 91

................................................................................................................................... 911 Plantilla de Etiqueta UDF

................................................................................................................................... 942 Filtrar Datos

................................................................................................................................... 953 Exportar Datos

VIII Preguntas Frecuentes 96

................................................................................................................................... 961 Preguntas Frecuentes - Preguntas Generales

................................................................................................................................... 972 Preguntas Frecuentes - Específicas del Programa

Índice 100

Vista General 1


1 Vista General

1.1 Introducción

Fleet Maintenance Pro hace fácil seguir y organizar la información del mantenimiento y la reparaciónpreventiva en su flota de vehículos y equipamiento. Fleet Maintenance Pro le permite realizar elseguimiento de un ilimitado número de bienes y rastrear todos los detalles descritos que son vitalespara la administración de flota. Aún así, es lo suficientemente flexible como para permitirle rastrear tantao tan poca información como desee. También puede organizar su equipamiento en ubicaciones y/ocategorías para hacerle más sencilla la administración de la información de su flota.

Además de ayudarle a organizar su equipamiento, Fleet Maintenance Pro también calculará e informaráautomáticamente el mantenimiento requerido para su flota. Cuando inicie Fleet Maintenance Pro, alertasde mantenimiento preventivo automatizadas y con códigos por color le harán saber instantáneamente encualquier momento que vehículos y que equipamiento requieren servicio.

Fleet Maintenance Pro realiza el seguimiento del mantenimiento normal así como también dereparaciones, inspecciones y ciclos de mantenimiento definidos por el usuario. Puede rastrear cadapieza del equipamiento por día, millage, kilometraje y horas de uso. Además de más de 100 serviciosde mantenimiento pre definidos, usted también puede definir de manera personalizada sus actividadesde mantenimiento dentro de sus horarios de mantenimiento. Aparte de la programación demantenimiento preventivo, puede utilizar la función interna para programar reparaciones que le ayuda arealizar el seguimiento de las reparaciones y los problemas inesperados que hayan sido informados porchoferes u operadores.

Cuando el mantenimiento es realizado, Fleet Maintenance Pro genera un "Historial de Mantenimiento"en el cual detalla los los mantenimientos preventivos, las reparaciones, piezas, labores y otros detallesdescriptivos. El historial puede ser usado para estar al tanto de las tendencias de negligencia, abuso,desgaste del equipamiento y ofrecer la posibilidad de realizar numerosos informes de análisis de costosen su flota.

Además del mantenimiento, Fleet Maintenance Pro también realiza un seguimiento del uso decombustible, registros, inspecciones, seguros, información de préstamos/arrendamiento, empleados,proveedores y más. Las versiones avanzadas también se encargarán de las órdenes de trabajo, órdenesde compra, seguimiento de inventario, asociaciones de piezas, y la facturación.

Un gran número de informes de artículos son también provistos con Fleet Maintenance Pro. Concualquier informe usted puede especificar el filtrado de datos solo para ver la información que necesita.Las versiones avanzadas también le permiten modificar el diseño de los informes.

Este archivo de ayuda contiene documentos de ayuda para TODAS LAS EDICIONES de FleetMaintenance Pro (Standard, Deluxe y Shop).

1.2 Requerimientos del Sistema

Para utilizar Fleet Maintenance Pro, solemos recomendamos que cuenta con al menos los siguientesrequerimientos:

· Procesador Pentium de 1Ghz o mejor.· 256MB de RAM· 75MB de espacio libre en el disco

Fleet Maintenance Pro 112


· Resolución de pantalla de 1024x768 · Windows 2000, ME, NT, XP or Vista

Conexión a redes

De tener una versión para redes, Fleet Maintenance Pro puede ser instalado en un entorno de cliente/servidor, perro-to-peer o en un entorno de servidor de terminal.. Trabajamos con muchos sistemasoperativos para redes tales como Server 2008, Server 2003, XP, NT, y otros.

2 - Versión Standard -

2.1 Comenzar

2.1.1 Introducción

¡Bienvenido a Fleet Maintenance Pro! Esta sección esta diseñada para ayudarlo a tener FleetMaintenance Pro en funcionamiento velozmente. Si ya ha usado Fleet Maintenance Pro y entiendecomo opera el programa, puede pasar por alto parte de la información en la sección "Comenzando".Igualmente hay algunos consejos incluidos en esta sección que pueden resultarle beneficiosos yayudarlo a ahorrarle tiempo. Por lo tanto, lo animamos a que de un paso hacia la Guía de Inicio Rápidomás allá de su experiencia previa.

Fleet Maintenance Pro es enviado con una pequeña cantidad de datos de muestra que incluyen muchasclases de diferente equipamiento. Le recomendamos usar los datos de muestra provistos para probaralgunas de las más populares funciones incluidas con Fleet Maintenance Pro. Luego de tener un buenentendimiento del programa, los datos de muestra pueden ser removidos manualmente.

En la primera sección se discutirá el Menú Principal y el Administrador de Flota, que son las pantallasprimarias del programa. Luego, entraremos en el procedimiento de configuración e ingreso de suequipamiento. Finalmente, cubriremos algunas de las características mas comunes de nuestroprograma, tales como el registro del mantenimiento realizado, las órdenes de trabajo (Edición Shop), verel historial de mantenimiento y el realizado de informes.

2.1.2 El Menú Principal

El menú principal es la ubicación central, donde se puede acceder a todas las características delprograma. Como en muchas aplicaciones, hay un menú desplegable y una barra de herramientasprincipal que contiene acceso a las características comúnmente más usadas. La barra de herramientasdel menú principal y los menús desplegables son tratados a continuación:

La Barra de Herramientas del Menú Principal:

(se muestra la versión Shop)

Clic en el botón "Añadir" para añadir un nuevo equipamiento. El comando del menú correspondientees: Archivo/Añadir...

- Versión Standard - 3


Clic en "Editar" para modificar o ver la información general del equipamiento seleccionado que hayasido ingresada la primera vez que se creo el registro del equipamiento. El comando del menúcorrespondiente es: Archivo/Editar...

El botón de "Eliminar" eliminará el equipamiento seleccionado luego de responder "Si" al mensaje deconfirmación. El comando del menú correspondiente es: Archivo/Eliminar

(Únicamente en la versión Shop)

El "Asistente de OT" activa el asistente para "Generar Orden de Trabajo". este generaráautomáticamente ordenes de trabajo para el equipamiento que requiera servicio. El comando del menúcorrespondiente es: Flota/Generar Orden de Trabajo.


El botón de "Ordenes de Trabajo" activa la pantalla de "Administración de Orden de Trabajo". Desdeesta pantalla puede añadir, editar y eliminar órdenes de trabajo o simplemente ver sus estados. Elcomando del menú correspondiente es: Flota/Administración de Orden de Trabajo...

El botón de "Prog. de MP" muestra la pantalla de la "Configuración de la Programación del MP". Desdeesta pantalla, usted puede añadir, modificar o eliminar programaciones de mantenimiento. Estascontienen los servicios de mantenimiento preventivo de los equipamientos que desea realizarlesseguimiento. El comando del menú correspondiente es: Configuración/ Programaciones de MP...

El botón de "Reparaciones" muestra la pantalla de la "Administración de Programación deReparaciones". Esta pantalla enlista todas las reparaciones pendientes para su equipamiento quehayan sido informadas por algún individuo (ej: operador). El comando del menú correspondiente es: Flota/Administración de Programación de Reparaciones...

El botón de "Medición" o "Medidor" muestra la pantalla de "Actualizar Lecturas de Medición". Desdeesta pantalla usted puede actualizar fácilmente los valores de las lecturas de medición actuales para suequipamiento. El comando del menú correspondiente es: Flota/Actualizar Lecturas de Medición...

El botón de "Empleados" muestra la pantalla de la "Administración de Empleados". Utilice estapantalla para mantenerse al tanto de la información de los empleados incluyendo la inclusión,modificación o eliminación de los registros de los empleados. El comando del menú correspondientees: Configuración/Base de Datos de Empleados...



El botón de "Proveedores" muestra la pantalla de la "Administración de la Base de Datos deProveedores". Utilice esta pantalla para añadir, editar o eliminar información de proveedores. Elcomando del menú correspondiente es: Configuración/Base de Datos de Proveedores...

(Únicamente en versiones Deluxe y Shop)

El botón de "Piezas" muestra la pantalla de la "Administrar del Inventario de Piezas". Utilice estapantalla para administrar las piezas enlistadas en su inventario. El comando del menú correspondientees: Inventario/Inventario de Piezas...

El botón de "Abandonar" cierra Fleet Maintenance Pro. El comando del menú correspondiente es:Archivo/Salir

Los Comandos del Menú Principal:

Los comandos del menú principal están ubicados en una fila a través de la parte superior de la pantallade menú principal y permite el acceso a toda las características incluidas con Fleet Maintenance Pro.

Archivo - añade, duplica o elimina equipamiento. También incluye base de datos, la posibilidad dehacer una copia de seguridad y el acceso a las opciones del programa.

Configuración - Edita las programaciones de MP, categorías del equipamiento, empleados,proveedores, datos de piezas y opciones en las listas desplegable.

Equipamiento - Las funciones especificas del equipamiento tales como registrar el mantenimientorealizado, programar una reparación, ver el historial de mantenimiento, etc.

Flota - Contiene funciones "grupales" tales como el "Asistente de Control de MP", actualizar laslecturas de medición, administración de reparaciones, análisis de costos, etc

Inventario - (Únicamente en versiones Deluxe y Shop) - Permite visualizar el inventario de piezas,registrar recibos, ordenes de compra e inventario de combustible.

Facturación - (Únicamente en versión Shop) - Genera facturas para órdenes de trabajo y registra pagosde facturas.

Herramientas - Contiene las características de la base de datos tales como las funciones paraoptimizar/reparar, realizar copia de seguridad/restaurar, purgar/actualizar y opciones del programa.

Informes - Contiene todos los informes disponibles en el programa..

Ventana - En el caso de usarse, las opciones de este menú le permiten apilar las ventanas abiertas enla pantalla o ponerlas en formato de cascada.

Seguridad - Es una aplicación que le permite configurar restricciones para ciertos usuarios o grupos deusuarios en el nivel que disponga (ej: las funciones de añadir, editar o eliminar)



Ayuda - Le suministra ayuda en linea, temas de ayuda general, información de soporte técnico,información para contactarnos, información de las versiones y acceso a la pagina web.

2.1.3 El Administrador de Flota

Así como en el menú principal, la pantalla del Administrador de Flota se carga automáticamente cuandoinicia Fleet Maintenance Pro. El Administrador de Flota esta diseñado para realizar funcionesespecíficas para el equipamiento tales como el envío de una orden de trabajo (Edición Shop), registrar elmantenimiento realizado, programar una reparación, visualizar el historial de mantenimiento o registrardatos del combustible para una pieza específica del equipamiento.

Pantalla de Administrador de Flota:


Controles del Administrador de Flota:

Selección de Ubicación/Categoría:

Fleet Maintenance Pro le permite clasificar su equipamiento en "Ubicaciones" y "Categorías". Verácomo se definen las "Ubicaciones" y "Categorías" en la sección "Establecer Ubicaciones/Categorías".

Puede usar los controles de selección de Ubicaciones y Categoría para filtrar el equipamiento queaparece en el listado del mismo. En la imagen superior, se encuentran seleccionadas la ubicación "Todas las Ubicaciones" y la categoría "Todas las categorías". Por lo tanto, todo el equipamiento dentrode su flota estará presente en el listado del equipamiento.

Usted notará en la pantalla superior que dos piezas del equipamiento están resaltadas en "rojo" y una



en "amarillo". El rojo indica que el equipamiento requiere o viene requiriendo ser atendido. Elamarillo indica que el equipamiento necesitará atención dentro de pronto. Los indicadores con códigosde colores servirán para saber si su equipo requiere o requerirá pronto ser atendido según como definala configuración de la programación para el mantenimiento para su equipamiento. La configuración delas programaciones para el mantenimiento preventivo serán tratadas mas adelante en esta sección.

El listado del equipamiento también cuenta con indicadores gráficos de mantenimiento requerido a laizquierda del equipamiento que necesite ser atendido. Los indicadores de mantenimiento pendiente ledicen cuando es que el equipamiento necesita mantenimiento preventivo, reparación o de alguna fechade licencia/certificado. Puede determinar rápidamente que tipo de servicios son requeridos dándole unvistazo al icono que aparece a la izquierda en la fila del equipamiento.

Ademas haciendo clic en el indicador "+" en la izquierda del equipamiento, la fila del mismo se ampliará

mostrando la fecha de vencimiento exacta para el equipamiento, los servicios de MP y reparacionesrequeridas o que lo requieran pronto, como se indica debajo:

Sobre la lista del equipamiento también hay un cuadro de menú desplegable para "MostrarEquipamiento" que ofrece la posibilidad de filtrar la lista del equipamiento para mostrar únicamente elque requiera o pronto requiera ser atendido.

Notará en la parte inferior izquierda de la pantalla del "Administrador de Flota" que hay 2 vistasdisponibles; "Ver Lista" y "Ver Hoja de Cálculo":

"Ver Hoja de Cálculo" (predeterminada) - La vista de la hoja de cálculo le mostrará la lista delequipamiento en un formato de filas y columnas, como en una hoja de cálculo. Esto ofrece la posibilidadde ver una lista del equipamiento si es que hay múltiples piezas del mismo en la categoríaseleccionada. Esta vista también le permite organizar, buscar y filtrar los datos de su equipamiento dediferentes formas.

"Ver Lista" - La vista en estilo de lista le muestra los registros del equipamiento individualmente, en unformato que le permite ver organizadamente todos los detalles para cada una de las piezas delequipamiento. Para cambiar el equipamiento, simplemente debe hacer clic en el que desee cambiar enla parte izquierda la pantalla.

En la vista de hoja de cálculos puede organizar sus datos en forma diferente, simplemente debe hacerclic en el encabezado de la columna (ej: "Marca"). Si los datos no están previamente organizados en lacolumna seleccionada, serán organizados en orden ascendente y aparecerá una flecha paraorganizarlos apuntando hacia arriba en el encabezado de la columna. Si la columna que ha cliqueado yaesta organizada en orden ascendente, será entonces organizada en orden descendiente y viceversa.



En "Ver Hoja de Cálculo" tiene la posibilidad de hacer una multi-selección que le permite seleccionar elequipamiento que desea para realizar informes. Mantenga apretada la tecla en su teclado y haga clicseleccionando los registros de los grupos de equipamiento. Mantenga aplicada la tecla y haga clic paraseleccionar registros de equipamiento individuales.

Filtrar & Buscar

Usted puede buscar y filtrar cualquier dato del equipamiento usando el filtro desplegable ubicado encada encabezado de columna. Usted puede querer enlistar únicamente los modelos del año "2007" delequipamiento -O- mostrar las lecturas de las mediciones mayores a 2,000 por ejemplo. Puede leer mássobre búsqueda, filtrado y clasificación en nuestra sección de "Filtrar Datos" en la sección de "Claves &Trucos" de nuestra ayuda en línea.

También puede filtrar/buscar datos usando la casilla para "Mostrar Filtro de Fila" en la parte inferior de labarra de herramientas de la pantalla del "Administrador de Flota". Ademas, hay un botón de "Buscar"que buscará en TODAS las filas el texto que usted indique.

Indicación: la mayoría de las grillas de datos en las pantallas de Fleet Maintenance Pro permiten filtrado y

búsqueda automática.

Debajo de la lista del equipamiento hay otra barra de herramientas que le permite navegar a través delos registros del equipamiento y añadir, editar, eliminar, filtrar o imprimir información de este.

Clave: Puede redimensionar la ventana del Administrador de Flota si es que desea ver más o menosequipamiento sin necesitar desplazarse con el mouse. También puede redimensionar o reordenar cualquiercolumna en la vista de hoja de cálculo. Para mover una columna a otra posición solamente debe cliquearsobre ella y desplazarla a la posición que desea. Fleet M aintenance Pro retendrá la configuración de sudiseño aún luego de cerrar el programa.

Barra de Herramientas del Administrador de Flota:

Emitir OT - (Edición Shop) - Haga clic en este botón para enviar una orden de trabajo para alequipamiento seleccionado. La pantalla para "Generar Orden de Trabajo" aparecerá permitiéndoleseleccionar diferentes opciones, incluyendo la posibilidad de llenar automáticamente la orden de trabajocon los servicios de MP y reparaciones que sean necesarias junto con las piezas/labores requeridas (sise encuentran definidas).

-O-

Grabar Mtn (Ediciones Standard & Deluxe) - Haga clic en este botón para registrar el mantenimiento deprevención o reparación que haya sido realizado en el equipamiento seleccionado. La Edición Deluxetambién ofrece la posibilidad de llenar automáticamente la entrada de mantenimiento con los serviciosde MP y reparación que estén pendientes.

Programar Reparación - Haga clic en este botón para programar o registrar una reparación quenecesite ser realizada en el equipamiento seleccionado. Esto es muy útil para registrar y seguirreparaciones inesperadas que necesiten realizarse en una pieza del equipamiento. Puede ingresar unao más reparaciones o programarlas opcionalmente para que se completen en una fecha específica. Aligual que con el mantenimiento preventivo pendiente, las programaciones de reparación resaltarán elequipamiento en rojo cuando se llegue o se haya pasado de la fecha especificada.

Registrar Combustible- clique en este botón para registrar rápidamente una transacción decombustible para el equipamiento seleccionado.



Mantenimiento Requerido- Si se requiere o requerirá mantenimiento dentro de pronto usted puedecliquear en este botón para ver la pantalla del "Mantenimiento Requerido". La pantalla de"Mantenimiento Requerido" indicará todos los servicios necesarios Y TAMBIÉN cuando fue la última vezque fueron realizados, el intervalo de seguimiento y en que momento fueron necesarios. Si es quedesea ver el mantenimiento requerido para más de una pieza del equipamiento, entonces debe usar elinforme de "Mantenimiento Requerido", el cual puede encontrar en el menú a través de INFORMES -->MANTENIMIENTO --> Mantenimiento Requerido (Detallado).

Estado del MP - Haga clic en este botón para ver el estado actual de TODOS los servicios demantenimiento preventivo para la pieza del equipamiento seleccionada. La pantalla del Estado del MPindicará cuando fue la última vez que fueron realizados los servicios, el intervalo de seguimiento ycuando será la próxima vez que sean requeridos. Si los servicios de MP son necesarios o lo serándentro de pronto, habrá códigos de colores en esta pantalla. Las tareas que NO sean requeridas para elservicio permanecerán con el texto en su color predeterminado.

Historial- Haga clic en este botón para mostrar el historial de mantenimiento completo para elequipamiento seleccionado. Esta pantalla mostrará todos los mantenimiento preventivos, reparaciones ylabores completadas, al igual que las piezas y costos asociados del equipamiento seleccionado.

Último MP - Haga clic en este botón si necesita configurar manualmente los parámetros (fecha ounidades de medida) de la "Ultima Ejecución" para los servicios de MP asignados al equipamientoseleccionado. Cuando añade equipamiento en el programa, se le ofrecerá la oportunidad de visualizaresta pantalla para configurar la fecha y/o valores de medición de la "Ultima Ejecución" para que FleetMaintenance Pro puede determinar automáticamente cuando será la próxima vez que sea necesaria.Una vez configurada, no necesitará visitar esta pantalla nuevamente ya que Fleet Maintenance Proactualizará automáticamente estos valores cuando se registren en el historial a través de una entrada demantenimiento u orden de trabajo.

Combustible - Haga clic en este botón para ver un historial completo de las transacciones decombustible del equipamiento seleccionado. Esta pantalla mostrará todas las transacciones decombustible incluidas las estadísticas económicas del combustible y los costos asociados.

2.1.4 Paso #1 - Establecer Ubicaciones/Categorías

Fleet Maintenance Pro le permite clasificar su equipamiento por ubicación y categoría. Puede creartantas ubicaciones y categorías como desee. Aunque clasificar su equipamiento no sea algo requerido,le facilitará su administración y organización. También ofrece la capacidad de generar y filtrar informespor ubicación y categoría.

Por ejemplo, de tener dos ubicaciones separadas, puede tenerlas nombradas como "Ubicación A" y"Ubicación B" respectivamente. Luego, puede definir las categorías para una de las ubicaciones talescomo "Autos & Camiones", "Equipamiento de Excavación" y "Remolques" para "Ubicación A". Encambio, en "Ubicación B" puede contar con "Compresores de Aire", "Montacargas y "Generadores".

Utilice la pantalla de "Configurar Ubicación/Categoría" para definir las diferentes ubicaciones y/ocategorías para su flota. Si no desea clasificar su equipamiento, debe simplemente usar la ubicación/categoría predeterminada al añadir sus vehículos/equipamiento en Fleet Maintenance Pro. Si lo desea,las asignaturas de ubicación y/o categoría pueden ser configuradas más adelante haciendo doble clicen el equipamiento y cambiándolas desde la pestaña "General"

Para llegar a la pantalla para "Configurar Ubicación/Categoría" debe hacer clic en "Configurar" en el



menú principal y luego seleccione "Configurar Ubicación/Categoría"

La pantalla de Configuración de Ubicación/Categoría:

Manual: Añadir una Ubicación:

Para añadir una ubicación debe cliquear en el botón de "Añadir Ubicación". Aparecerá una pequeñapantalla que le pedirá el nombre de la ubicación. Escriba el nombre que desea darle y seleccione "OK".La nueva ubicación será creada y aparecerá en la lista.

Manual: Añadir Categoría:

Para añadir una categoría seleccione la ubicación en la que desea añadir esa categoría. Luego haga clicen "Añadir categoría". Una pequeña pantalla aparecerá pidiendo que le ponga un nombre. Escriba elnombre de la nueva categoría y seleccione "OK". La nueva categoría sera creada en la ubicaciónseleccionada.

CLAVE: La ubicación debe contener al menos una categoría antes de poder asignarle una ubicación a unapieza del equipamiento. Esta pantalla también le permite copiar y pegar estructuras de la ubicaciónusando el método del clic con el botón derecho. Esto le ahorra andar escribiendo de más si tiene múltiplesubicaciones con prácticamente las mismas categorías.



2.1.5 Paso #2 - Definir su programación de mantenimiento

Antes de añadir su equipamiento a Fleet Maintenance Pro, debe definir las programaciones delmantenimiento que será asignado a su equipamiento usando la pantalla de "Configuración deProgramación de MP". Una programación de Mantenimiento contiene uno o mas servicios demantenimiento preventivo (MP), los cuales son requeridos para realizarse en cierta fecha y/o intervalo demedición. Un ejemplo muy común de un servicio de mantenimiento preventivo al que podamos estarmás acostumbrados es a un "Cambio de Filtro & Aceite" dentro de un intervalo de 3 meses o 3,000kilómetros. Estos son varios intervalos de seguimiento que puede ser especificados en sus servicios deMP que pueden ser definidos por días, semanas, meses, años, millas, kilómetros u horas. FleetMaintenance Pro utiliza esta configuración de intervalos para informarle automáticamente cuando es quesu equipamiento requerirá mantenimiento.

Cuando define sus programaciones de mantenimiento, si es posible, le recomendamos que las definapara los "grupos" de equipamiento similares al que les realizará seguimiento. Para ejemplo, si cuentacon 10 carretillas elevadoras que siguen los mismos ciclos de rutina de mantenimiento, puede crear unaprogramación de mantenimiento en "Fleet Maintenance Pro" para 10 "Carretillas Elevadoras". De esamanera, si luego hace cambios a su programación (ej: modifica el intervalo de mantenimiento, añadeservicios de MP, etc.), todo el equipamiento asignado a esa programación heredará los cambios y deesta manera usted no debe hacer ese mismo cambio en 10 programaciones de mantenimientodiferentes.

Una vez que defina sus programaciones de mantenimiento, al añadir uno nuevo a Fleet Maintenance Propuede seleccionar una programación de mantenimiento para que este siga. Cuando asigna unequipamiento a una programación, este hereda todos los servicios de MP definidos por la programaciónque haya seleccionada. Como se indica arriba, usted puede asignarle la misma programación demantenimiento a tantas piezas del equipamiento como desee. También, le puede definir tantos serviciosde MP dentro de cada programación como prefiera.

CLAVE:Aunque le pueda asignar más de una pieza de equipamiento a las programaciones demantenimiento comunes, cada pieza seguirá teniendo su única y propia fecha o medición de la últimaejecución del servicio de mantenimiento preventivo en la programación. En otras palabras, elequipamiento asignado a la misma programación de mantenimiento puede aún realizarse en momentosdiferentes.

Para añadir una programación de mantenimiento:

1) En el menú principal clique en el icono .




2) A continuación clique en el botón en la sección de "Programación" en la parte superiorde la pantalla.

3) Escriba el nombre de su nueva programación, por ej "Carretilla Elevadora".

4) Bajo el nombre de la programación, marque las casillas próximas al intervalo al cual desea realizarleseguimiento para esta programación. Por ejemplo, si algunos de los servicios de MP que defina paraesta programación serán seguidos por un intervalo de fechas, marque la casilla de "RealizarSeguimiento por Fecha". Si algunos de los servicios de MP serán seguidos por un intervalo delodómetro, marche la casilla "Realizar seguimiento por Medición" y seleccione el tipo de medidor. Lasversiones Deluxe y Shop de Fleet Maintenance Pro también le permiten realizar el seguimiento conmúltiples medidores y puede agregarle un medidor "secundario" si así lo desea.

5) Finalmente, haga clic en "Guardar".

Ahora puede añadir un servicio de MP a esta programación.

Como añadir un servicio de MP para una nueva programación:

1) En la barra de herramientas de "Servicio" en lo bajo de la pantalla, clique en .

2) Ahora puede ingresar el Nombre del Servicio y configurar los valores del intervalo de fecha y/omedición que desee.

3) Clic en "Guardar".



Para ahorrarse tiempo al configurar sus programaciones de mantenimiento, puede importar servicios deMP de otras programaciones. Algunas de las programaciones pueden diferenciarse levemente de otrase importándolas eliminaría el procesa de re-escribir el mismo servicio de MP que ya ingresó en otraprogramación.

Como importar servicios desde otra programación:

1) Haga clic en para que aparezca la pantalla de "Importar Servicios de Mantenimiento".

2) En la parte izquierda de la pantalla, seleccione la programación que desea importar usando la listadesplegable de "Importar desde Programación". Los servicios de MP asociados con la programaciónseleccionada se llenarán en la casilla de "Servicios Disponibles".

3) En la casilla de "Servicios Disponibles" clique el/los servicios que desea importar. Puede seleccionarmúltiples servicios usando los métodos de Ctrl-Click o Shift-Click. Si desea importar TODOS losservicios, clique en la casilla de "Seleccionar Todos los Servicios" debajo de la lista original pararesaltar TODOS los servicios de mantenimiento en la lista original.

4) Clic en para añadir (importar) el/los servicios seleccionados para la "Programación Seleccionada" enla parte derecha de la pantalla.

5) Clic en "OK" para regresar a la pantalla de "Configuración de Programación del MP"

Para información adicional sobre la pantalla de importación, vea el tema de ayuda nombrado Pantalla deImportación de Servicios de Mantenimiento



2.1.6 Paso #3 - Añadir Vehículos/Equipamiento

Añadir equipamiento es un proceso simple y no requiere una enorme cantidad de detalles del mismo.Como ejemplo, añadiremos una pieza de equipamiento con la información más básica:

Para añadir una pieza de equipamiento nueva:

1) En la pantalla del Menú Principal o Administrador de Flota, haga clic en .


2) Ingrese un "# de Unidad" particular para su equipamiento, puede ser un número o una mezcla denúmeros y caracteres.

CLAVE: EL campo de "Identificación" será completado automáticamente mientras llena los campos de "# de

Unidad", "M arca" o "M odelo". La "Identificación" es usada en muchos de los informes para poder identificar

fácilmente el equipamiento. Puede modificar esto acode a sus gustos o de lo contrario deje que el programa

llene este campo por usted.

3) En el grupo de "Seguimiento de MP" seleccione la "Programación de Mantenimiento" que deseaasignarle a esta pieza del equipamiento y que contenga las asignaturas de los servicios de MP quedesea seguir.

Indicación: : Si la programación que selecciona está definida para realizar el seguimiento por "Medición", las

campos marcados como "Actual" y "Base" (debajo de la selección de "Programación de Mantenimiento)

mostrarán el tipo de medidor asignado para la programación elegida.

4) Si la programación que selecciona permite mediciones, ingrese el valor de la lectura métrica "Actual",



el valor de la medición "Base" y la "Fecha Base".

IMPORTANTE: La información base (lecturas de fecha y medición) es usada para iniciar los parámetrosde los últimos servicios de MP (ej: Cambio de Aceite) realizados para este equipamiento. Los últimosparámetros de realización son usando para calcular cuando se requiere mantenimiento. Por ejemplo sino referimos a la pantalla superior, cuando este equipamiento sea guardado, TODOS los servicios deMP (para la programación seleccionada) tendrán su fecha de última ejecución configurada como el"11/12/2008", y su última medición será "0" (ej: Cambio de Aceite, última vez el 11/12/2008 @ 0 hrs.).Al añadir una pieza del equipamiento, Fleet Maintenance Pro asumirá (predeterminadamente) que ustedesta comenzando desde cero con el seguimiento del mantenimiento de su equipamiento y lainformación base será configurada en forma predeterminada a la fecha y medición actual como punto departida. Si tiene registro de mantenimientos antiguos que planee ingresar en Fleet Maintenance Pro,ingréselos con la más remota fecha y medición que tenga en sus registros para los campos de "FechaBase" y "Medición Base"

Los parámetros de la ultima realización/ejecución (de fecha y medición) para cada servicio demantenimiento preventivo pueden ser ajustados para obtener mayor precisión luego de añadir un nuevoequipamiento. Verá esto en el Paso #7.

5) Luego, en el zona de "Asignatura", seleccione "Ubicación" y "Categoría" si esta clasificando suequipamiento. Si no desea asignarle Ubicaciones ni Categorías puede utilizar las predeterminadas.Siempre puede cambiarlas más adelante editando la información del equipamiento.

Indicación: Acabamos de ingresar todo la información requerida. Ahora puede ingresar tanta o tan poca

información como desee en otros campos.

Campos Personalizados:Hay más de 25 campos personalizados donde puede definir las pestañas de información delequipamiento. Las pestañas que contienen etiquetas personalizadas son "General" (%),"Especificaciones" (18), "Adquirir" (2), "Vencimientos" (2) y "Préstamo/Arrendamiento" (1).

De forma predeterminada, los campos personalizados aparecen como "(campo personalizado)" cuandoañade una nueva pieza del equipamiento. Solo debe cliquear en el texto de "(campo personalizado)"para definir la etiqueta. Una pequeña pantalla aparecerá mostrándole la nombre de etiqueta actual.Puede cambiar el nombre a gusto y luego cliquear en "OK" CLAVE: Una vez que las etiquetas personalizar sean cambiadas a su gusto, para ahorrarse tiempo en laentrada de datos, estos pueden guardarse como predeterminados para cada equipamiento subsecuenteque ingrese, marcando la casilla de "Guardar Etiquetas Personalizadas como Predeterminadas" en laparte inferior de la pantalla. Además, si desea alterar los campos personalizados para más de una piezade equipamiento luego de que el equipamiento haya sido añadido a Fleet Maintenance Pro, puede usar lafunción de "Importar Etiquetas Personalizadas" ubicada en el elemento del menú HERRAMIENTAS -->DATOS --> Importar Campos Personalizados.

6) Clic en el botón para guarda su equipamiento.

7) Finalmente se le preguntará si desea configurar los datos de esta "Ultima Ejecución" o realización.Nuevamente, los datos de esta "Ultima Ejecución/Realización" serán usadas para calcular elmantenimiento requerido. Debería especificarle a Fleet Maintenance Pro cuando fue la última vez quelos servicios fueron realizados, o permitir que Fleet Maintenance Pro asuma las figuras de la FechaBase o Distancia Base de los datos de la última realización como punto de partida. Seleccione "Si" o "No". Siempre puede configurar los datos de la "Ultima Ejecución" para más adelante haciendo clic en



en la pantalla del Administrador de Flota.

2.1.7 Programación y Seguimiento de Reparaciones

Fleet Maintenance Pro incluye un programador de reparaciones que le permite programar o informarreparaciones inesperadas que aparezcan cuando su equipo este en funcionamiento. Fleet MaintenancePro realizará un seguimiento de esas reparaciones que también son un factor determinante en elmomento en que su equipo requiera atención.

Por ejemplo digamos que un chofer nota que la luz de posición derecha delantera no se encuentrafuncionando dentro del equipamiento. El operador (o cualquiera otra persona) puede registrar esteproblema en Fleet Maintenance Pro para que la reparación pueda ser marcada, rastreada y seguidahasta que se complete.

CLAVE: Como alternativa, en la Edición Shop usted puede generar simplemente una orden de trabajo parauna reparación inesperada. De todas maneras, en los casos donde usted no quiera crear una orden detrabajo para una reparación menor, el programador de reparaciones puede ser una útil alternativa.

Para registrar una reparación inesperada que necesite ser realizada:

1) Seleccione el equipamiento apropiado en la pantalla del "Administrador de Flota" y haga clic en el

botón de .

2) En la pantalla de "Programar Reparación" usted puede registrar el o los elementos que requieran deatención dentro de la sección "Ingresar Reparación Necesaria". Solo clique en el botón "Añadir" paraañadir un nuevo elemento de reparación a la lista e ingresar los detalles para identificar el problema.

3) Si es necesario, la reparación puede ser programada para una fecha futura basada en ladisponibilidad del equipamiento. Si es una reparación menor que no requiera atención inmediata,marque la casilla "Retrasar notificación hasta próximo MP" y la reparación no será notificada hasta queel equipamiento requiera servicio de mantenimiento preventivo.



4) Haga clic en "Guardar".

Una vez que la reparación esté registrada, asumiendo que las opciones de fecha, unidades y retraso nohayan sido ajustadas, el equipamiento será marcado como pendiente en la pantalla del "Administradorde Flota" con las reparaciones que hayan sido indicadas. La reparación será indicada con un icono deuna llave inglesa "roja", de la misma manera en que se ha tratado en la sección del "Administrador deFlota".

Indicación: Para indicar las reparaciones (o mantenimientos preventivos) pendientes que hayan sidocorregidas, puede registrar una entrada de mantenimiento( Ediciones Standard y Deluxe) o generar/cerraruna orden de trabajo (Edición Shop). Este procedimiento será tratado más adelante en esta sección.

Pantalla de Administración de Reparaciones Programadas

Para ver una lista de reparaciones pendientes que hayan sido indicadas para cualquier equipamiento,usted puede ver la "Administración de Reparaciones Programadas". Para poder ver la pantalla de "Administración de Reparaciones Programadas" haga clic en "Reparaciones" en la barra de herramientasdel menú principal. Usando esta pantalla puede añadir, editar o eliminar reparaciones programadas.

Pantalla de Administración de Reparaciones Programadas:



2.1.8 Registrar el Mantenimiento Realizado

Cuando se realizada físicamente un mantenimiento de prevención o reparación en su equipamiento,usted necesita informárselo a Fleet Maintenance Pro registrando una entrada de mantenimientos. Unavez grabada, Fleet Maintenance Pro reajustará los servicios de los parámetros de "Ultima Ejecución" yeliminara cualquier reparación pendiente que esté indicada por su entrada de mantenimiento. Ademas,un registro del historial será escrito para su equipamiento indicando los servicios realizados, costos yotros detalles.

Para grabar una entrada de mantenimiento:

1) Seleccione una pieza del equipamiento.

2) Luego haga clic en el botón . Si está utilizando la Edición Deluxe se leaparecerá la siguiente pantalla ofreciéndole opciones para llenar automáticamente la entrada demantenimiento con el mantenimiento requerido para su equipamiento.

3) Haga clic en Clic "OK" con continuar a la pantalla de "Registrar el Mantenimiento Realizado". Va anotar que el mantenimiento requerido habrá sido completado previamente para usted:



Pantalla de Registro del Mantenimiento Realizado:

(aquí en la Edición Deluxe)

4) Ingresar los datos requeridos para la entrada de mantenimiento: Fecha, Medición, y al menos unaentrada de mantenimiento de prevención o reparación. Si usa la edición "Deluxe" o "Shop", el área de "Tareas de Mantenimiento" puede ya estar completo con el mantenimiento requerido dependiendo de laopción que haya seleccionado en el paso #2.

5) Si necesita añadir tareas de mantenimiento que hayan sido realizadas, haga clic en el botón

. Seleccione un servicio de mantenimiento preventivo o elemento de reparación de la listasi es que lo desea e indique costos de labores y/o piezas que estén involucrados y haga clic en"Guardar".

6) Hemos ingresado la mínima información en esta pantalla. Usted puede ingresar detalles adicionalessi lo desea.

7) Haga clic en el botón de "Guardar" para guardar la entrada de mantenimiento.

En el momento en que clique el botón de "Guardar" y se haya provisto todos los mantenimientosrequeridos (o los que se requerirán dentro de pronto), el equipamiento dejará de tener un sombrado decolor en la pantalla del "Administrador de Flota". Los datos del mantenimiento han sido actualizadospara las tareas realizadas y los valores de fecha/medición serán avanzados automáticamente para lapróxima fecha/medición requerida. Ademas los detalles de la entrada de mantenimiento serán



registrados en el historial de mantenimiento para su equipamiento.

Vencimientos:

Los vencimientos del equipamientos tales como renovaciones de licencias, notificaciones deinspecciones motovehiculares, emisiones, etc. pueden ser actualizados desde la pantalla deladministrador de flota cliqueando con el botón derecho del mouse en la lista expandida de servicios yseleccionando "Actualizar Vencimiento". Un calendario aparecerá para que usted selecciones lapróxima fecha de vencimiento.

2.1.9 Visualizar el Historial de Mantenimiento

Cuando mantenimiento es realizado en una pieza de su equipamiento (Ediciones Standard y Deluxe) ose cierran órdenes de trabajo (Edición Shop), se le carga un registro al historial de mantenimiento queindica el mantenimiento preventivo o de reparación realizada, participación de piezas/labores, costos, ymás. El historial de mantenimiento es útil para analizar los costos y las tendencias de negligencia,abuso o desgaste de equipamiento.

Para ver el historial del mantenimiento para su equipamiento:


2) Haga clic en el botón .



Pantalla del Historial de Mantenimiento:


Dependiendo de que edición haya adquirido de Fleet Maintenance Pro, habrán 5 pestañas ubicadas enla pantalla del historial: "Entradas del Historial", "Servicios de MP", "Reparaciones", "Piezas", y "Labores".




La ficha del "Entradas del Historial" muestra el historial de registros ingresadas para el equipamientoseleccionado en la pantalla del "Administrador de Flotar" Puede ver más detalles de un registro dehistorial individual seleccionando algún registro de historial y haciendo clic en las otras pestañas paraver los detalles de MP, reparaciones, piezas, labores, etc. Además, múltiples registros de historialpueden ser seleccionados en esta pantalla usando las teclas o . Al seleccionar múltiples registros, lasfichas de MP, Reparaciones, Piezas, y Labores se llenarán con los detalles de TODOS los registrosseleccionados.

En la parte inferior de la pantalla notará un parámetro para ver el intervalo de fechas y de totales paratodo MP, reparaciones, piezas y labores:


Las configuraciones del intervalo de fechas le permiten ver el historial entre un cierto periodo de fechas.Por ejemplo las empresas con un largo historial para su equipamiento pueden preferir ver solamente elhistorial del año actual. Marque la casilla de "Permitir rango de fechas" y utilice los controles en lasección del calendario para ajustar las fechas acorde a sus preferencias. El parámetro de intervalo defecha puede ser ajustado en las opciones del programa para mantener la misma configuración deintervalo de fechas cada vez que se muestra la pantalla del historial de mantenimiento

En la sección de "Totales" se calcula basándose en las entradas al historial visualizadas. Si tiene unaconfiguración del intervalo de fecha para el año actual, los totales serán calculados únicamente para elaño actual. El costo por mi/km/hr (ubicado justo sobre la sección de "Totales") es calculado de lamisma manera.

2.1.10 Generando Informes

Fleet Maintenance Pro viene con numerosos informes que detallan todos los aspectos de los datos desu flota.

Todos los informes puede ser activadas desde el menú de "Informes" en la pantalla principal. Losinformes están divididos en categorías para que encuentre fácilmente el informe que estábuscando. Ademas, muchas de las pantallas en Fleet Maintenance Pro cuentan con un botón de "Imprimir" en donde puede crear informes que se encuentren asociados con esa pantalla.



Cuando elige un informe para ser impreso, la siguiente pantalla aparecerá:

Dependiendo de cual informe sea el que elija, aparecerán los controles de filtro disponibles en estapantalla.



Opciones de Filtrado y Clasificación

Fleet Maintenance Pro le permite definir los datos que desea que aparezcan en el informe al proveerlecriterios de filtrado. Dependiendo del informe que seleccione, habrán opciones de filtrado yclasificación que aparecerán en esta pantalla. Las opciones de filtrado y clasificación varían en cadainforme acorde al tipo de informe que será impreso. Por ejemplo, un informe que no cuenta con ningúncriterio de fechas disponible no mostrará ninguna opción de filtrado por fecha.

Debajo hay una descripción de los métodos de filtrado disponibles:

Filtrar por Selección de Equipamiento:

Si el informe seleccionado esta basado en el equipamiento (por ejemplo: historial), aparecerá la opciónde filtrado por equipamiento:

Esta función le permite imprimir por selección de equipamiento. Las opciones son:

· "Todo el Equipamiento" - imprime el informe seleccionado para su flota completa.· "Únicamente el equipamiento seleccionado" - imprime el informe seleccionado en la pantalla del

"Administrador de Flota" . Puede seleccionar múltiples equipos en la pantalla del "Administrador deFlota".

· "Categoría Seleccionada" - imprime el informe seleccionado para el equipamiento de la categoríaseleccionada, así como ha sido elegido en la pantalla del "Administrador de Flota".

· "Ubicación Seleccionada" - imprime el informe seleccionado para el equipamiento en la ubicaciónseleccionada, así como ha sido seleccionada en la pantalla del "Administrador de Flota".

También puede asignar un filtro de estado a su informe usando la lista en cascado de "Filtro deEstado".

Filtrar por Fecha

Si el informe seleccionado contiene información de la fecha, aparecerá la opción de filtrado por fecha:

Marque la casilla de "Imprimir informe donde..." para permitir el filtrado por fecha para el informeseleccionado.

Luego, si hay varios campos de fechas en el informe, seleccione el campo de la fecha en que usteddesee filtrar. En el ejemplo superior "Fecha de Finalización" es el campo seleccionado.



A continuación, para ahorrar tiempo, Fleet Maintenance Pro le ofrece una rápida lista de filtros porfecha disponibles (por ej. Año Actual, Trimestre Actual, Último Año, Último Mes... etc). Al elegir unode estos filtros rápidos las casillas se llenarán automáticamente con las fechas apropiadas. Tambiénpuede ajustar las fechas manualmente si así lo desea.



Criterio de Filtros Adicionales

Si necesita ser mas específico, Fleet Maintenance Pro le ofrece un área en la que puede filtrar elinforme por prácticamente cualquier campo. Solo debe marcar la casilla de "Especificar criterio de filtroadicional" para poder usar esta sección. Luego elija el "Campo" por el que desea filtrar, la "Condición"y finalmente el "Valor".

Opciones de Clasificación

Usted puede clasificar su informe usando hasta tres campos diferentes.Cada informe tiene suspropios campos de clasificación ya predeterminados que aparecerán automáticamente en este área.Por lo tanto, no necesita elegir el método de clasificación a menos que prefiera clasificar su informediferentemente de la configuración predeterminada.

CONSEJO: Recuerde que agrupar en el diseño de un informe puede interferir con los campos de

clasificación que seleccione. Por lo tanto, *puede* ser necesario que deba alterar el diseño del informe,

para poder así cambiar las asignaturas de agrupado y poder conseguir los resultados de clasificación que

busca.

Utilice el lista desplegable del campo de clasificación . Si usted no desea ordenar por ningún campoen particular, seleccione "(ninguno)" en la lista.

Otras Opciones



"Personalizar Informe" (Solamente en ediciones Deluxe y Shop ) - Haga clic en este botón paracargar la función del "Diseñador de Informes". Desde allí, puede alterar el diseño del informeañadiendo campos, eliminándolos o simplemente re-ordenando el informe a su gusto.

"Imprimir" - Seleccione "Imprimir" para imprimir el informe directamente hacia la impresora. Leaparecerá una pantalla para impresión en la que se le permitirá seleccionar la impresora, las copias yotras opciones antes de imprimir el informe.

"Vista Previa" – Seleccionando la vista previa podrá previsualizar el informe en la pantalla antes deimprimirlo. La ventana de previsualización también le ofrece opciones para buscar, mandar por e-mail yver otras opciones. Habrá también un botón para imprimir para que pueda hacerlo directamente desdela pantalla de previsualización. Para obtener ayuda adicional sobre previsualizar informes, vea el temade ayuda de "Previsualizar Impresión". Este concluye la sección de "Comenzando" de Fleet Maintenance Pro. Hay muchas característicasadicionales incluidas con el programa que no hemos mencionado. Estas incluyen el seguimiento depiezas del inventario, órdenes de compra, empleados, proveedores y más. Para información adicionalvea la ayuda en línea provista con el programa u obtenga el manual completo desde el CD-ROM o lapágina web. Por favor visite www.mtcpro.com con frecuencia para las últimas actualizaciones einformación.

3 - Versión Deluxe -

3.1 Comenzar

3.1.1 Introducción





El menú principal es la ubicación central, donde se puede acceder a todas las características delprograma. Como en muchas aplicaciones, hay un menú desplegable y una barra de herramientas

- Versión Deluxe - 27


principal que contiene acceso a las características comúnmente más usadas. La barra de herramientasdel menú principal y los menús desplegables son tratados a continuación:


















Usted notará en la pantalla superior que dos piezas del equipamiento están resaltadas en "rojo" y unaen "amarillo". El rojo indica que el equipamiento requiere o viene requiriendo ser atendido. Elamarillo indica que el equipamiento necesitará atención dentro de pronto. Los indicadores con códigosde colores servirán para saber si su equipo requiere o requerirá pronto ser atendido según como definala configuración de la programación para el mantenimiento para su equipamiento. La configuración delas programaciones para el mantenimiento preventivo serán tratadas mas adelante en esta sección.






"Ver Hoja de Cálculo" (predeterminada) - La vista de la hoja de cálculo le mostrará la lista delequipamiento en un formato de filas y columnas, como en una hoja de cálculo. Esto ofrece la posibilidad



de ver una lista del equipamiento si es que hay múltiples piezas del mismo en la categoríaseleccionada. Esta vista también le permite organizar, buscar y filtrar los datos de su equipamiento dediferentes formas.




Filtrar & Buscar









-O-











3.1.4 Paso #1 - Establecer Ubicaciones/Categorías

Fleet Maintenance Pro le permite clasificar su equipamiento por ubicación y categoría. Puede creartantas ubicaciones y categorías como desee. Aunque clasificar su equipamiento no sea algo requerido,le facilitará su administración y organización. También ofrece la capacidad de generar y filtrar informes



por ubicación y categoría.



Para llegar a la pantalla para "Configurar Ubicación/Categoría" debe hacer clic en "Configurar" en elmenú principal y luego seleccione "Configurar Ubicación/Categoría"









3.1.5 Paso #2 - Definir sus programaciones de MP
















botón de .





3.1.8 Ventanas Emergentes de Notificación

Durante el primer inicio del programa del día, Fleet Maintenance Pro ejecutará una "Notificación" deverificación de mantenimiento requerido, renovaciones de equipamiento (por ej: registros), yrenovaciones de empleados (por ej: licencias de conducir, exámenes físicos, etc.) De haber algunanotificación nueva que no haya aparecido anteriormente, Fleet Maintenance Pro mostrará un o máspaneles de notificación que aparecerán en la parte inferior derecha de la pantalla del "Menú Principal".

Nuevas Notificaciones de Mantenimiento:


Este panel le ofrece tres opciones para elegir:

· Crear órdenes de trabajo (únicamente en ediciones Shop) - Esto

generará órdenes de trabajo para todo elemento de mantenimiento nuevo que

lo requiera en ese momento o dentro de poco.

· Enviar Notificaciones por Email (únicamente en Deluxe y Shop) -

Envía los nuevos elemento de mantenimiento a una lista contactos para el

equipamiento a través del correo electrónico. Utilice el botón de "Vista Previa"

para ver los emails antes de mandarlos.

· Mostrar Notificaciones - Hace emerger la pantalla de Mantenimiento

Preventivo y de Reparación Requerido con una lista desplegable para

seleccionar equipamiento con nuevos elementos de mantenimiento.

Una vez que haya seleccionado su opción haga clic en "Continuar". Si desea

saltearse los elementos de mantenimiento para mas tarde, haga clic en

"Recordarme luego". El panel de "Notif icaciones de Nuevo Mantenimiento" puede

habilitarse marcando "No mostrar esta ventana de notif icación en el futuro" o al

deshabilitar notif icaciones en Herramientas -> Opciones desde la barra de

herramientas del Menú Principal.

Nuevo Vencimiento de Equipamiento:


Este panel ofrece dos opciones para elegir:

· Enviar Notificaciones por Email (únicamente Deluxe y Shop) -envía por correo electrónico los nuevos vencimientos deequipamiento a una lista de contactos para el mismo. Use el botónde "Vista Previa" para ver los emails antes de mandarlos.

· Imprimir Notificaciones - Imprime una lista de vencimientosrequeridos.

Una vez que haya seleccionado su opción haga clic en "Continuar". Sidesea saltearse los elementos de vencimiento para mas tarde, hagaclic en "Recordarme luego". El panel de "Nuevo Vencimiento deEquipamiento" puede deshabilitarse marcando "No mostrar estaventana de notificación en el futuro" o al deshabilitar notificaciones en Herramientas -> Opciones desde la barra de herramientas del MenúPrincipal.



Nuevos Vencimientos de Empleados:Este panel ofrece dos opciones para elegir:

· Ver pantalla de Administración de Empleados - mostrará lapantalla de administración de empleados.

· Imprimir Notificaciones - Imprime una lista de vencimientospendientes de empleados.

Una vez que haya seleccionado su opción haga clic en "Continuar". Sidesea saltearse los elementos de mantenimiento para mas tarde,haga clic en "Recordarme luego". El panel de "Nuevos Vencimientosde Empleados" puede deshabilitarse marcando "No mostrar estaventana de notificación en el futuro" o al deshabilitar notificaciones en Herramientas -> Opciones desde la barra de herramientas del MenúPrincipal.

3.1.9 Registrar el Mantenimiento Realizado

Cuando se realizada físicamente un mantenimiento de prevención o reparación en su equipamiento,usted necesita informárselo a Fleet Maintenance Pro registrando una entrada de mantenimientos. Unavez grabada, Fleet Maintenance Pro reajustará los servicios de los parámetros de "Ultima Ejecución" yeliminara cualquier reparación pendiente que esté indicada por su entrada de mantenimiento. Ademas,un registro del historial será escrito para su equipamiento indicando los servicios realizados, costos yotros detalles.

Para grabar una entrada de mantenimiento:


2) Luego haga clic en el botón . Si está utilizando la Edición Deluxe se leaparecerá la siguiente pantalla ofreciéndole opciones para llenar automáticamente la entrada demantenimiento con el mantenimiento requerido para su equipamiento.

3) Haga clic en Clic "OK" con continuar a la pantalla de "Registrar el Mantenimiento Realizado". Va anotar que el mantenimiento requerido habrá sido completado previamente para usted:



Pantalla de Registro del Mantenimiento Realizado:

(aquí en la Edición Deluxe)

4) Ingresar los datos requeridos para la entrada de mantenimiento: Fecha, Medición, y al menos unaentrada de mantenimiento de prevención o reparación. Si usa la edición "Deluxe" o "Shop", el área de "Tareas de Mantenimiento" puede ya estar completo con el mantenimiento requerido dependiendo de laopción que haya seleccionado en el paso #2.

5) Si necesita añadir tareas de mantenimiento que hayan sido realizadas, haga clic en el botón

. Seleccione un servicio de mantenimiento preventivo o elemento de reparación de la listasi es que lo desea e indique costos de labores y/o piezas que estén involucrados y haga clic en"Guardar".

6) Hemos ingresado la mínima información en esta pantalla. Usted puede ingresar detalles adicionalessi lo desea.

7) Haga clic en el botón de "Guardar" para guardar la entrada de mantenimiento.

En el momento en que clique el botón de "Guardar" y se haya provisto todos los mantenimientosrequeridos (o los que se requerirán dentro de pronto), el equipamiento dejará de tener un sombrado decolor en la pantalla del "Administrador de Flota". Los datos del mantenimiento han sido actualizadospara las tareas realizadas y los valores de fecha/medición serán avanzados automáticamente para lapróxima fecha/medición requerida. Ademas los detalles de la entrada de mantenimiento serán



registrados en el historial de mantenimiento para su equipamiento.

Vencimientos:

Los vencimientos del equipamientos tales como renovaciones de licencias, notificaciones deinspecciones motovehiculares, emisiones, etc. pueden ser actualizados desde la pantalla deladministrador de flota cliqueando con el botón derecho del mouse en la lista expandida de servicios yseleccionando "Actualizar Vencimiento". Un calendario aparecerá para que usted selecciones lapróxima fecha de vencimiento.



















Filtrar por Fecha













busca.


Otras Opciones






4 - Versión Shop -

4.1 Comenzar

4.1.1 Introducción





El menú principal es la ubicación central, donde se puede acceder a todas las características delprograma. Como en muchas aplicaciones, hay un menú desplegable y una barra de herramientas



principal que contiene acceso a las características comúnmente más usadas. La barra de herramientasdel menú principal y los menús desplegables son tratados a continuación:












- Versión Shop - 53





















Usted notará en la pantalla superior que dos piezas del equipamiento están resaltadas en "rojo" y unaen "amarillo". El rojo indica que el equipamiento requiere o viene requiriendo ser atendido. Elamarillo indica que el equipamiento necesitará atención dentro de pronto. Los indicadores con códigosde colores servirán para saber si su equipo requiere o requerirá pronto ser atendido según como definala configuración de la programación para el mantenimiento para su equipamiento. La configuración delas programaciones para el mantenimiento preventivo serán tratadas mas adelante en esta sección.






"Ver Hoja de Cálculo" (predeterminada) - La vista de la hoja de cálculo le mostrará la lista delequipamiento en un formato de filas y columnas, como en una hoja de cálculo. Esto ofrece la posibilidad



de ver una lista del equipamiento si es que hay múltiples piezas del mismo en la categoríaseleccionada. Esta vista también le permite organizar, buscar y filtrar los datos de su equipamiento dediferentes formas.




Filtrar & Buscar









-O-











4.1.4 Paso #1 - Establecer Ubicaciones/Departamentos

Fleet Maintenance Pro le permite clasificar su equipamiento por ubicación y categoría. Puede creartantas ubicaciones y categorías como desee. Aunque clasificar su equipamiento no sea algo requerido,le facilitará su administración y organización. También ofrece la capacidad de generar y filtrar informes



por ubicación y categoría.



Para llegar a la pantalla para "Configurar Ubicación/Categoría" debe hacer clic en "Configurar" en elmenú principal y luego seleccione "Configurar Ubicación/Categoría"









4.1.5 Paso #2 - Configuración de la Programación del MP
















botón de .





4.1.8 Ventanas Emergentes de Notificación

Durante el primer inicio del programa del día, Fleet Maintenance Pro ejecutará una "Notificación" deverificación de mantenimiento requerido, renovaciones de equipamiento (por ej: registros), yrenovaciones de empleados (por ej: licencias de conducir, exámenes físicos, etc.) De haber algunanotificación nueva que no haya aparecido anteriormente, Fleet Maintenance Pro mostrará un o máspaneles de notificación que aparecerán en la parte inferior derecha de la pantalla del "Menú Principal".

Nuevas Notificaciones de Mantenimiento:


Este panel le ofrece tres opciones para elegir:

· Crear órdenes de trabajo (únicamente en ediciones Shop) - Esto

generará órdenes de trabajo para todo elemento de mantenimiento nuevo que

lo requiera en ese momento o dentro de poco.

· Enviar Notificaciones por Email (únicamente en Deluxe y Shop) -

Envía los nuevos elemento de mantenimiento a una lista contactos para el

equipamiento a través del correo electrónico. Utilice el botón de "Vista Previa"

para ver los emails antes de mandarlos.

· Mostrar Notificaciones - Hace emerger la pantalla de Mantenimiento

Preventivo y de Reparación Requerido con una lista desplegable para

seleccionar equipamiento con nuevos elementos de mantenimiento.

Una vez que haya seleccionado su opción haga clic en "Continuar". Si desea

saltearse los elementos de mantenimiento para mas tarde, haga clic en

"Recordarme luego". El panel de "Notif icaciones de Nuevo Mantenimiento" puede

habilitarse marcando "No mostrar esta ventana de notif icación en el futuro" o al

deshabilitar notif icaciones en Herramientas -> Opciones desde la barra de

herramientas del Menú Principal.

Nuevo Vencimiento de Equipamiento:


Este panel ofrece dos opciones para elegir:

· Enviar Notificaciones por Email (únicamente Deluxe y Shop) -envía por correo electrónico los nuevos vencimientos deequipamiento a una lista de contactos para el mismo. Use el botónde "Vista Previa" para ver los emails antes de mandarlos.

· Imprimir Notificaciones - Imprime una lista de vencimientosrequeridos.

Una vez que haya seleccionado su opción haga clic en "Continuar". Sidesea saltearse los elementos de vencimiento para mas tarde, hagaclic en "Recordarme luego". El panel de "Nuevo Vencimiento deEquipamiento" puede deshabilitarse marcando "No mostrar estaventana de notificación en el futuro" o al deshabilitar notificaciones en Herramientas -> Opciones desde la barra de herramientas del MenúPrincipal.



Nuevos Vencimientos de Empleados:Este panel ofrece dos opciones para elegir:

· Ver pantalla de Administración de Empleados - mostrará lapantalla de administración de empleados.

· Imprimir Notificaciones - Imprime una lista de vencimientospendientes de empleados.

Una vez que haya seleccionado su opción haga clic en "Continuar". Sidesea saltearse los elementos de mantenimiento para mas tarde,haga clic en "Recordarme luego". El panel de "Nuevos Vencimientosde Empleados" puede deshabilitarse marcando "No mostrar estaventana de notificación en el futuro" o al deshabilitar notificaciones en Herramientas -> Opciones desde la barra de herramientas del MenúPrincipal.

4.1.9 Emitir/Actualizar una Orden de Trabajo

Fleet Maintenance Pro contiene un sistema interno para órdenes de trabajo que le permitirá emitir yseguir las órdenes de trabajo que genera para su equipamiento. Estas pueden contener mantenimientode prevención y/o reparación, detalle de piezas, detalle de labores y más.

Puede emitir órdenes de trabajo individuales en su equipamiento o crear un grupo de órdenes de trabajoconjuntas. Cuando hayan sido creadas, aparecen con estado predeterminado de "Abierta", significando"no completa". Cuando el mantenimiento de la orden de trabajo esta físicamente realizado, el "Estado"cambia a "Cerrada". Cuando una orden de trabajo esta cerrada, de ser pertinente, Fleet MaintenancePro reconfigurará los parámetros de los servicios de mantenimiento de "Ultima Ejecución" y limpiarácualquier reparación pendiente que haya sido indicada en su orden de trabajo. Ademas, se escribirá unregistro en el historial para el equipamiento indicando el servicio realizado, los costos y otros detalles.



Para emitir una orden de trabajo:

1) "En la pantalla de Administrador de Flota" seleccione una pieza del equipamiento

2) Luego haga clic en el botón . Si el equipamiento seleccionado requiere ser atendido,aparecerá la siguiente pantalla:

Pantalla para Generar Orden de Trabajo:

En esta pantalla usted tiene la opción de "Generar ordenes de trabajo" para "Todo el Equipamiento", "Equipamiento Seleccionado", "Categoría Seleccionada" o "Categoría & Subcategoría Seleccionada". Laopción predeterminada es "Equipamiento Seleccionado" pero usted puede cambiar la opción si deseacrear ordenes de trabajo para más de una pieza del equipamiento a la vez.

También puede elegir entre múltiples "Opciones para Generar":

· Orden de Trabajo en Blanco - produzca una orden de trabajo en blanco, la cual pueda ser llenadamanualmente

· Incluir todos los Mantenimientos Requeridos y de Urgencia (predeterminada) - crea la o lasordenes de trabajo y las llena automáticamente con el mantenimiento actual o próximamenterequerido.

· Incluir Solo el Mantenimiento Requerido - Crea una o mas ordenes de trabajo y las llenaautomáticamente con el mantenimiento actualmente requerido.

· Incluir Solo el Mantenimiento y las Reparaciones Seleccionadas - Crea una o mas ordenes detrabajo y las llena automáticamente con las tareas de mantenimiento seleccionadas en la pantalladel "Administrador de Flota".

El botón de "Avanzadas" le ofrece filtros adicionales tales como rango de fechas, seleccionar serviciosparticulares de MP y más.

Cuando haya realizado su elección clique en "OK". Si se generó más de una orden de trabajo, se leaparecerá una pantalla de "Resultados de la Generación de Orden de Trabajo" que le ofrece la opciónde ver, imprimir y mandar por e-mail una cantidad de ordenes de trabajo que haya creado. Si sologeneró una sola, aparecerá la pantalla de "Nueva Orden de Trabajo":



Pantalla de Nueva Orden de Trabajo:

Notará que mucha de la información ya ha sido llenada en la orden de trabajo incluyendo elmantenimiento actual o el que se requerirá dentro de pronto. En este instancia usted puedesimplemente guardar, imprimir o enviar por e-mail la orden de trabajo a menos que desee indicar tareasde mantenimiento adicionales o llenar los detalles adicionales. Antes de guardarlo, tiene la opción demarcar una de las casillas en la parte izquierda inferior de la pantalla para imprimir, mandar por e-mail ogenerar una factura en forma inmediata desde la orden de trabajo. Una vez que haya finalizado, cliqueen "Guardar".

CLAVE: Fleet Maintenance Pro le ofrece también la posibilidad de asociar piezas al mantenimientopreventivo. Por lo tanto cuando las tareas de mantenimiento preventivo sean requeridas y llenadas en laorden de trabajo, Fleet Maintenance Pro automáticamente indicará las piezas requeridas para realizar lastareas de MP. Puede configurar las Asociaciones de MP a través del elemento del menú "CONFIGURACIÓN --> Asociaciones de MP" en la pantalla de menú principal.



Como puede apreciar arriba, si usted está generando más de una orden de trabajo a la vez, aparecerá lapantalla de "Resultados de la Generación de Orden de Trabajo". Esta pantalla resumirá las ordenes detrabajo que hayan sido generadas.

Puede simplemente cerrar esta pantalla o seleccionar una de las siguientes opciones:· Admt OT - abra la pantalla de Administración de Orden de Trabajo, esta le mostrará las ordenes

de trabajo que fueron creadas.· Imprimir Todo - Imprimir todas las ordenes que fueron generadas.· Mandar Todas por E-mail - Enviar por correo electrónico todas las ordenes de trabajo generadas

teniendo en cuenta que los contactos con e-mail hayan sido configurados para el equipamientoapropiado

· Copiar al portapapeles - Copiar los mensajes desde la pantalla al portapapeles permitiéndolepegarlos en un algún texto.



4.1.10 Administración de Orden de Trabajo

La pantalla de "Administración de Orden de Trabajo" es el centro de control para sus ordenes detrabajo. Desde esta pantalla puede modificar, eliminar o imprimir órdenes de trabajo. También puedeañadir órdenes de trabajo, pero el método mas eficiente es crearlas directamente desde la pantalla del "Administrador de Flota" como se describe en la sección anterior.

Pantalla de Administración de Orden de Trabajo:

Cuando se abre la pantalla de "Administración de Orden de Trabajo", se mostrará de manerapredeterminada las ordenes de trabajo "Abiertas" que se encuentren actualmente en el sistema. Detodas maneras puede modificar la zona de las "Opciones de Visualización" en la esquina izquierdainferior de la pantalla para que le muestre las ordenes de trabajos con otros estados.



CLAVE: Si lo desea, puede modificar la vista predeterminada de los estados de la pantalla de "Administración de Orden de Trabajo" en las opciones del programa.

Cerrar Ordenes de Trabajo

Si necesita añadir o actualizar información de las órdenes de trabajo ante de cerrarlas, debesimplemente hacer doble clic en la orden de trabajo que desea editar o seleccionarla y cliquear en elbotón "Editar". Aparecerá la pantalla para "Editar Orden de Trabajo". Realice cualquier ajuste necesario(ej: añada piezas, indique detalle de labores, mantenimiento adicional, etc.) y luego configure el "Estado" de la orden de trabajo en "Cerrada". Finalmente configure la "Fecha de Finalización" con la fechaindicada para el fin de las tareas y haga clic en "Guardar".

Si solo desea cerrar la orden de trabajo sin editarla, utilice el botón de "Alternar" en la esquina inferiorderecha de la pantalla de la "Administración de Orden de Trabajo". Después de cliquear en "Alternar" enuna orden de trabajo "Abierta", el estado de esta será configurado automáticamente a "Cerrada" y la "Fecha de Finalización" mostrará la fecha actual. Tenga en cuenta que también puede usar el botón de "Alternar" para volver a abrir una orden de trabajo cerrada.

En el momento en que una orden de trabajo ha sido cerrada y que todo servicio de mantenimientorequerido ya haya sido realizado el equipamiento dejará de tener algún color resaltándolo en la pantalladel "Administrador de Flota". Los datos de mantenimiento se actualizarán con las tareas realizadas ylos valores de fecha/medición serán automáticamente adelantados a la próxima fecha/mediciónrequerida. Además, los detalles de la orden de trabajo serán registrados en el historial demantenimiento para el equipamiento.

Para abandonar esta pantalla, clic en el botón "Cerrar".

Vencimientos:

Vencimientos del Equipamiento tales como renovaciones de registro, notificaciones motovehiculares,emisiones, etc. pueden ser actualizadas desde la pantalla del administrador de flota haciendo clic conel botón derecho del mouse en la lista expandida de servicios y seleccionando "Actualizar Vencimiento". Un calendario aparecerá para que usted seleccione la próxima fecha de caducidad.


















Filtrar por Fecha













busca.


Otras Opciones






5 Conexión a redes

5.1 Trabajar en red con Fleet Maintenance Pro

Se le provee una versión "para redes" de Fleet Maintenance Pro, la aplicación pude conectarse a redesen una gran variedad de ambientes incluyendo cliente/servidor, peer-to-peer y una terminal del servidor. Para poder utilizar el soporte del programa para la conexión de red debe tener una versiónpara redes de Fleet Maintenance Pro. Las licencias para redes están disponibles para 2, 5, 10 ymás de 25 usuarios. La configuración de redes es simple y puede ser configurada durante la instalacióno desde el programa mismo. Ahora discutiremos ambos procedimientos en esta sección.

Consejos Importantes (leer por favor)

1. Asegúrese de haber iniciado sesión en su servidor como "administrador" teniendo privilegios deacceso completo, previo a instalar la aplicación.

2. Antes de instalar, le recomendamos fehacientemente que deshabilite temporalmente su programaantivirus ya que puede interferir con la configuración del servidor de la base de datos. Luego puedeser rehabilitado una vez que la aplicación esté funcionando exitosamente. .

3. Si tiene un cortafuegos instalado, asegúrese que los puertos 12005 y 12006 estén liberador para lacomunicación de la base de datos.

4. Tenga en cuenta que se le requerirá reiniciar el servidor luego de realizar la instalación de "ServidorÚnicamente"

Instalación

Durante la instalación se le pedirá configurar las opciones de instalación y de redes:



Con la instalación de la conexión en red de Fleet Maintenance Pro, pueden ejecutarse 3 opciones deinstalación. Utilice estas opciones para instalar el programa y/o los datos para Fleet Maintenance Pro.Los "programas" son archivos usados para ejecutar Fleet Maintenance Pro en un sistema decomputadoras. Los "datos" contienen todos los datos de su flota. La pantalla de instalación le permiteespecificar el tipo de instalación y ubicación para el "programa" y los "datos". Las opciones deinstalación están explicadas.

Cliente/Servidor - Seleccione esta opción para instalar AMBOS, los "programas" de Fleet MaintenancePro y los "datos" en la misma PC. Esta opción es común en entornos de peer-to-peer al instalar lamáquina huésped o el servidor en el entorno de una terminar de servidor. También puede usar estaopción para instalar el programa en un ambiente de máquina única (sin conexión en red).

Cliente Únicamente - Seleccione esta opción para instalar ÚNICAMENTE los "programas" de FleetMaintenance Pro. Esta opción es generalmente usada para una terminal de trabajo en un entorno LAN oWAN donde los datos residen en el servidor central. Tenga en cuenta que la instalación del "Servidor"DEBE ser realizada antes de ejecutar la instalación de "Cliente Únicamente". Esta opción no instalalos archivos de datos.

Servidor Únicamente - Seleccione la opción para instalar ÚNICAMENTE los "datos" de FleetMaintenance Pro. La instalación del servidor DEBE SER REALIZADA EN EL SERVIDOR. Esta opcióninstala la base de datos del servidor en el servidor central dedicado en un entorno LAN o WAN. Continúeesta instalación con instalaciones del tipo "Cliente Únicamente" en cada computadora de las terminalesde trabajo. Esta opción no instala los archivos de programa.

Una vez que seleccione uno de los métodos de instalación, clique en "Siguiente>".

Conexión a redes 81


Configuración del Servidor

Si selecciona la opción "Servidor Únicamente", la próxima pantalla le permitirá seleccionar la direcciónpara almacenar los archivos de la base de datos en el servidor. Recuerde que DEBE REALIZAR LAINSTALACIÓN DEL SERVIDOR EN EL SERVIDOR. No puede instalar el programa del servidor a travésde una unidad asignada desde una de las terminales de trabajo

Los archivos de datos de Fleet Maintenance Pro serán instalados predeterminadamente en la carpeta "C:\FMP_DATA". Puede cambiar esta ubicación si es que lo desea. Haciendo clic en "Siguiente>"continuará e instalará en el servidor los archivos de datos necesarios para usar Fleet Maintenance Pro.



Configuración del Cliente

Si selecciona la opción de "Cliente Únicamente", la próxima pantalla le permitirá elegir la ubicación paraalmacenar los archivos del programa en la terminal de trabajo.

Los archivos de Fleet Maintenance Pro se instalarán de manera predeterminada en la carpeta "C:\Program Files\Fleet Fleet Maintenance Pro" Si lo desea puede cambiar esta ubicación. Haciendo clicen "Siguiente>" procederá a la próxima pantalla para la configuración del cliente.

Conexión a redes 83


Ahora debe indicar como debe conectarse el cliente a la base de datos en el servidor. Hay tres (3)opciones para conectarse al servidor, las cuales serán explicadas a continuación:

Nombre del Host Remoto (recomendado) - Simplemente escriba el nombre del equipo del servidor (ej:Servidor). Para determinar el nombre del servidor, en Windows XP, clic con el botón DERECHO delmouse en el icono de "Mi PC" en el servidor y selecciones "Propiedades". Luego, clique en la solapa de"Nombre de Equipo" para obtener el parámetro del "Nombre Completo del Equipo"

Dirección de IP del Servidor - Ingrese la dirección de IP del servidor. Esta puede ser determinadaejecutando "IPCONFIG" desde la linea de comando en el servidor.

Ubicación de Datos Compartidos - Use esta opción como último recurso. Si tiene un programa para elservidor que no sea de Windows como por ejemplo Novell, usted debe usar esta opción. Debesimplemente navegar hacia la ubicación del servidor donde residan los datos.

Una vez que haya configurado una de las opciones, haga clic en "Siguiente>" para continuar hacia lasopciones de instalación restantes.

Alterar la configuración de redes desde Fleet Maintenance Pro

Si tiene una versión para redes, en cualquier momento puede alterar los parámetros de la conexión enred desde Fleet Maintenance Pro. Para hacerlo, siga estas las instrucciones:

1. En el menú principal haga clic en "Herramientas" Luego selecciones "Opciones..." desde el menúdesplegable.2. Luego seleccione la solapa de "Redes" en la pantalla de configuración:3. Realice los cambios necesarios a la configuración de redes.



4. Clic en "OK" para aceptar y regresar al menú principal.5. Reiniciar Fleet Maintenance Pro.

6 Módulo de Seguridad

6.1 Introducción

Con el Módulo de Seguridad usted puede restringirle a los usuarios de Fleet Maintenance Pro el ingresoa algunas pantallas específicas y elementos del menú. Los usuarios deben ingresar su nombre deusuario y contraseña cuando usen Fleet Maintenance Pro.

Tenga en cuenta que el usuario "IMS" es el usuario predeterminado. Fleet Maintenance Pro crearáautomáticamente el usuario "IMS" durante el proceso de instalación. Si ha adquirido la aplicación delmódulo de seguridad, la clave y contraseña predeterminadas son:

Usuario: IMSContraseña imsuser

(¡sensibles al uso de mayúsculas y minúsculas!)

6.2 Configurar Ventana de Seguridad

Configurar Ventana de Seguridad

Una vez que haya iniciado sesión en Fleet Maintenance Pro, para configurar las opciones de seguridad,desde el menú principal, seleccione el elemento del menú "Administración de Seguridad/Usuario...".Aparecerá la ventana para "Configurar Seguridad". Esta ventana y sus funciones correspondienteestán descritas en el tema sobre Configurar Ventana de Seguridad

Para modificar su contraseña seleccione en el menú "Seguridad/Modificar Contraseña..." .

Los nombres de los usuarios y la contraseña son sensibles a mayúsculas y minúsculas. Para mayorseguridad le recomendamos incluir en las contraseñas una mezcla de ambas y añadirle númerostambién.

Pestaña de UsuariosBajo la pestaña de "Usuarios", usted puede añadir, editar y eliminar usuarios individualmente al igualque los datos asociados. Tenga en cuenta que el usuario "IMS" es el usuario predeterminado. FleetMaintenance Pro crea automáticamente el usuario "IMS" durante el proceso de instalación.

Módulo de Seguridad 85


1) Para establecer un nueva usuario debe hacer clic en el botón "Añadir Usuario...". La aplicación lepedirá que ingrese el nombre de sesión del usuario, que será sensible a mayúsculas y minúsculas.2) A continuación complete el campo "Contraseña:" en la parte izquierda de la ventana. Usted debecrear una contraseña antes de guardar al nuevo usuario. Las contraseñas son sensibles a mayúsculasy minúsculas. Para mayorseguridad, utilice una mezcla de mayúsculas, minúsculas y números en cada contraseña.3) Especifique las entrada de "Nombre", "Segundo Nombre" y "Apellido" para identificar las cuentas delos usuarios dentro de otras ventanas de seguridad.4) El campo del "Perfil:" designa el perfil del usuario y por lo tanto, también lo hace con lasrestricciones asociadas para la seguridad del acceso también. (Ingrese la información del perfil bajo lapestaña de "Restricciones del Perfil".) Para garantizarle al usuario el acceso a todos los elementosdel menú y a los comandos de la pantalla, selecciones al elemento "Ninguno Seleccionado".6) El campo de "Ubicación:" restringe a usuarios del equipamiento en ciertas ubicaciones que hayansido marcadas. La aplicación bloquea el equipamiento de todas las otras ubicaciones. Para permitirleacceso al equipamiento completo a algún usuario, desmarque cualquiera de las ubicacionesseleccionadas.7) El campo de "Depósito:" restringe a usuarios de piezas en ciertas ubicaciones que hayan sidomarcadas. La aplicación bloquea las piezas de todas las otras ubicaciones. Para permitir a algúnusuario el acceso a todas las piezas, seleccione la opción "Todas las ubicaciones"8)Cuando termine de ingresar la información del usuario, clique en "Guardar Usuario" para almacenar elusuario.



Para editar los datos del usuario selecciónelo de la lista en la izquierda de la ventana. Luego modifiquela información designada. Finalmente clique en "Guardar Usuario" para almacenar la nueva información.

Cuando se selecciona esta opción el programa asignará automáticamente una ubicación para cualquierinforme posterior añadido a un formulario, por ejemplo, Programaciones de MP, Ordenes de Compra,Ordenes de trabajo, Facturas, etc...La ubicación asignada dependerá de la ubicación seleccionada en la casilla de filtro dentro de "Ubicación", en la pantalla del Administrador de Flota. La aplicación bloqueará cualquier registro deestos formularon que no hayan sido asignada a la ubicación seleccionada. Para ofrecerle al usuario elacceso a todos los registros en los formularios, desmarque la casilla de "Permitir filtro de datosglobales"

Si desea crear un nuevo usuario o cambiar los datos para cualquier usuario existente, debe cliquear en "Guardar Usuario" para almacenar cualquier nueva información.

si desea eliminar algún usuario, seleccione el usuario desde la lisa en la izquierda de la ventana. Luego,haga clic en "Eliminar Usuario".

Pestaña de Restricciones del PerfilDentro de la pestaña de "Restricciones del Perfil" usted puede añadir, editar y eliminar perfilesindividuales, para restringir de forma sencilla a grupos de usuarios, de ciertos elementos del menú ypantallas.



Para crear una nueva restricción del perfil, clique en "Añadir". La aplicación le pedirá que ingrese elnombre del perfil. Para añadirle restricciones, siga las instrucciones que hay debajo para la "Sección deComponentes del Perfil"

Para cambiar el nombre de un perfil existente, clique en "Editar...".

Para eliminar un perfil existente, debe cliquear en "Eliminar" dentro de la lista en "Perfiles"

Sección de Componentes del PerfilLa secciones de "Componentes del Perfil" le permite especificar los componentes restringidos paracada perfil. Primero debe seleccionar el perfil deseado desde la lista en "Perfiles" a la izquierda de laventana. Todos los componentes asignados aparecerán en la lista de las "Actuales Restricciones delPerfil". A continuación seleccione el formulario o la pantalla, desde la lista desplegable en "Formulario:".El elemento "* Pantalla del Menú Principal *" representa a todos los elementos del menú principal y alos botones principales de la barra de herramientas. Cuando seleccione un elemento de la lista, laaplicación actualizará la lista desplegable de "Componentes:" para que contenga los elemento y losbotones del menú correspondiente. Seleccione el componente que desea restringir, y luego, desde lalista desplegable en "Acceso:" seleccione en tipo de restricción. Si selecciona "Deshabilitado", elcomponente correspondiente aparecerá "sombreado en gris" y el usuario no podrá ni seleccionarlo ni



cliquearlo. "Oculto" oculta a los componentes del usuario. Finalmente debe cliqear en "Guardar" paraañadir la restricción de componentes al perfil. El componente aparecerá dentro de la lista de las"Actuales Restricciones del Perfil".

Para añadir un componente nuevo al perfil seleccionada, clique en "Guardar"

Para eliminar una restricción actual a un componente del perfil seleccionado, primero seleccione encomponente desde la lista de "Actuales Restricciones del Perfil" en la derecha de la ventana. Clique en"Eliminar" que se encuentra sobre la lista de componentes.

IndicacionesPara prevenir a los usuario de que modifiquen la actual configuración de seguridad, asegúrese de añadirla restricción del componente de "Seguridad (Menú Desplegable)" para todos los perfiles menos el de"IMS". Este componente se encuentra bajo la selección del formulario en la "* Pantalla del MenúPrincipal *".

Pestañas de Excepción de UsuarioBajo la pestaña de "Excepciones del Usuario", usted puede especificar las excepciones para lasrestricciones del perfil para cada usuario individual. Puede permitir su acceso a elementos o botones delmenú, al que le es restringido por el actual perfil del usuario. Además usted puede implementarrestricciones de componentes que no estén incluidas en el perfil, a algún usuario específico. Estasexcepciones prevalecen a las restricciones del perfil en función de cada usuario



Sección de Excepción de Componentes del UsuarioLa sección de "Componentes del Usuario" le permite especificar las excepciones para cada usuario.Primero seleccione el perfil del usuario desde la lista desplegable en "Perfil:" a la izquierda de laventana. Si el usuario no cuenta con un perfil, seleccione "Ninguno Seleccionado". Luego, dentro de lalista de "Excepciones del Usuario", seleccione el usuario deseado. Todos los componentes asignadosaparecerán en la lista de las "Actuales Excepciones del Usuario". A continuación, seleccione elformulario o pantalla desde la lista desplegable en "Formulario:". El elemento "* Pantalla del MenúPrincipal *" representa a todos los elementos del menú principal y a los botones principales de la barrade herramientas. Cuando seleccione un elemento de la lista la aplicación actualizará la listadesplegable de "Componentes:" para que contenga los elemento y botones del menú correspondientes.Seleccione el componente que desea restringir, y luego, desde la lista desplegable en "Acceso:"seleccione en tipo de restricción. Si selecciona "Deshabilitado", el componente correspondienteaparecerá "sombreado en gris" y el usuario no podrá ni seleccionarlo ni cliquearlo. "Oculto" oculta a loscomponentes del usuario. Finalmente debe cliqear en "Guardar" para añadir la restricción implementadaal perfil. El componente aparecerá dentro de la lista de las "Actuales Restricciones del Perfil".

Para añadir una nueva excepción de algún componente al usuario seleccionado, haga clic en "Guardar".

Para eliminar una excepción de algún componente actual desde la lista del usuario seleccionado,primero debe seleccionar el componente desde la lista de "Actuales Excepciones del Usuario" en la



izquierda de la venta. Luego haga clic en el botón de "Eliminar"

IndicacionesPara prevenir a los usuario de que modifiquen la actual configuración de seguridad, asegúrese de añadirla restricción para el componente de "Seguridad (Menú Desplegable)" para todos los perfiles menos elde "IMS". Este componente se encuentra bajo la selección del formulario en la "* Pantalla del MenúPrincipal *".

Pestaña del Historial de SesionesLa pestaña del "Historial de Sesiones" muestra todas las transacciones de inicio y finalizado desesiones para la aplicación. Todas las sesiones abiertas tienen los campos de "Fecha de Finalización"y "Hora de Finalización" en blanco.

Para borrar de la lista a todas las transacciones de inicio y finalizado de sesión ya cerradas, haga clicen "Borrar". Todas las sesiones abiertas permanecerán en la lista.

Claves & Trucos 91


7 Claves & Trucos

7.1 Plantilla de Etiqueta UDF

Las asignaciones de etiquetas personalizadas se enumeran a continuación en rojo para los campos delos equipos correspondientes:

Claves & Trucos 93




7.2 Filtrar Datos

La mayoría de las grillas de datos en Fleet Maintenance Pro permiten métodos de filtrado avanzados.Use los métodos de filtrado avanzados para buscar o especificar su criterio de visualización para susdatos.

Cada grilla que permite los métodos de filtrado avanzados contendrán un botón en cada columna de lagrilla presente. Por ejemplo, la pantalla del "Administrador de Flota" contiene un botón de filtros en cada"Vista de Hoja de Cálculos".

Haciendo clic en el botón en la columna de "Año", le aparecerá lo siguiente:

Claves & Trucos 95


La lista incluye todas las opciones anuales posibles para la lista de piezas del equipamiento. Para versolamente las piezas del equipamiento de "1996" haga clic en "1996" y el "Administrador de Flota"mostrará solamente el equipamiento con "1996" en la columna de "Año". Para ver todo el equipamiento

haga clic en nuevamente y seleccione "(Todos)".

Otro método para filtrar es usando un filtro "Personalizado". Nuevamente, haga clic en el botón en lacolumna de "Año" y seleccione "(Personalizado...)". Y aparecerá la siguiente pantalla de "FiltroPersonalizado":

Utilizando esta pantalla usted puede filtrar datos por ciertos criterios. En este ejemplo ajustamos el filtropara que nos muestre todo el equipamiento que tiene un valor de "año" de 2001-2005. Hay numerosasfunciones para filtros en esta pantalla que pueden ser usadas para filtrar sus datos.

También puede filtrar la grilla de datos marcando el filtro de filas ubicado en la parte inferior de la barrade herramientas presente en algunas pantallas.

Esto mostrará un filtro de filas al que le puede ingresar un criterio de filtrado en:

En este ejemplo el filtro mostrará todo el equipamiento desde el año 2000 que sean camionetas(pickups).

7.3 Exportar Datos

El exportador es una sobresaliente función que le permite exportar datos para usarlos en otrasaplicaciones tales como hojas de cálculo y archivos de texto. Hay dos métodos para exportar datos:



1) Exportar datos desde una grilla de datos

La mayoría de las grillas de datos en Fleet Maintenance Pro le dan la posibilidad de exportar Paraexportar datos a una grilla en particular, haga clic con el botón derecho en la grilla presente yseleccione desde el menú emergente "Exportar..." . La siguiente pantalla aparecerá:

Seleccione los parámetros que desea y elija "Exportar".

2) Exportar datos desde un informe

También puede exportar datos directamente desde cualquier informe. En cualquier pantalla de "Imprimir"en el informe (donde se selecciona la impresora), puede seleccionar la casilla "Imprimir hacia archivo". Luego puede elegir entre numerosos formatos de exportación y seleccionar el destino del archivo aexportar.

8 Preguntas Frecuentes

8.1 Preguntas Frecuentes - Preguntas Generales

Pregunta: "¿Si ingreso datos en la versión de evaluación, puedo transferirlos a la versióncompleta?" Respuesta: SI. Todos los datos que usted ingrese en la versión de evaluación serán manteniendo en laversión completa.

Pregunta: "¿Cuales son las diferencias entre las ediciones Standard, Deluxe, y Shop de FleetMaintenance Pro?" Respuesta: Vea nuestra tabla de comparaciones en nuestra página web visitando este enlace: http://www.mtcpro.com/compare.htm

Pregunta: "¿Si decido encargar el CD-ROM, recibo manuales junto con el programa?"

Respuesta: Cuando elije la opción del CD-ROM, usted recibe un CD-ROM y un manual de comienzoacelerado. Este manual es de alrededor de 25 páginas y describe la navegación del programa, la

Preguntas Frecuentes 97


configuración de los datos del equipamiento y funciones comunes para el mantenimiento delequipamiento. También puede descargarlo si es que se decide por el envío a través de correoelectrónico. El manual COMPLETO puede ser impreso desde el CD-ROM o descargado e impresodesde la página web.

Pregunta: "¿Si decido encargar un CD o los discos, cuanto me tardaría en llegar elprograma?" Respuesta: Todos los encargos son procesados y enviados el mismo día a través de Priority Mailusando el Servicio Postal de los Estados Unidos. Por lo general debería recibir su programa dentro de 2-3 días laborales. Pregunta: "¿Si decido que me envíen el programa por correo electrónico, cuanto tardaría enrecibirlo?" Respuesta: Por lo general puede esperar recibir el programa por correo electrónico dentro de las 24horas, pero suele tardar mucho menos. Pregunta: "¿Que clase de soporte técnico puedo esperar recibir si adquiero Fleet MaintenancePro?" Respuesta: Se le ofrece ayuda técnica por correo electrónico, donde recibirá una respuesta a supregunta dentro de las 24 horas o mucho antes inclusive. De lunes a viernes.

Pregunta: "¿Como puedo buscar actualizaciones para Fleet Maintenance Pro?" Respuesta: En la pantalla principal haga clic en el menú de "Ayuda" y seleccione "Descargar últimaactualización". Pregunta: "¿Cual es su política de actualización?" Respuesta: Todo mantenimiento y actualizaciones menores son enviadas libres de cargo a través denuestra página web. Estas actualizaciones aparecen mensualmente o más frecuentemente si esnecesario. Las actualizaciones más importantes, que mejoran el programa notoriamente al ofrecer unacaracterística de importancia mayor tienen un precio con descuento para nuestros clientes. Actualizares siempre opcional.

8.2 Preguntas Frecuentes - Específicas del Programa

Pregunta: "¿A cuantas piezas del equipamiento le puedo realizar seguimiento usando FleetMaintenance Pro?" Respuesta: Fleet Fleet Maintenance Pro puede realizar el seguimiento de un ilimitado número deequipamiento. De hecho, aparte de los recursos del sistema (ej: el espacio del disco rígido, lamemoria... etc), no hay límites en la base de datos para ningún tipo de datos.

Pregunta: "¿Cuales son los requerimientos del sistema para usar Fleet Maintenance Pro?"Respuesta: Puede fijarse dentro de los temas de ayuda en "Requerimientos del Sistema".

Pregunta: "¿Como hago una copia de seguridad de mis archivos de datos de Fleet



Maintenance Pro?" Respuesta: Desde la pantalla con el menú principal haga clic en en menú de "Archivo" y seleccione"Copia de seguridad de datos" Esta función puede generar una copia comprimida en cualquier ubicaciónque especifique. Para restablecer sus fatos, haga clic en el menú "Restaurar" en el menú principal yseleccione "Restaurar". Luego seleccione el archivo de copia de seguridad que desea restaurar a FleetMaintenance Pro.

Pregunta: "¿Como cambio una pieza del equipamiento de una ubicación o categoría a otra?" Respuesta: En la pantalla de Administrador de Flota haga doble clic en el equipamiento. En la pantallade información del equipamiento cambie la ubicación y/o la categoría usando las listas desplegables. Yluego clic en "Guardar".

Pregunta: "Como cambio la programación del mantenimiento de una pieza delequipamiento?" Respuesta: En la pantalla del Administrador de flota haga doble clic en el equipamiento. En la pantallade información cambie la programación del mantenimiento usando la lista desplegable. Y luego clic en"Guardar".

Pregunta: "¿Como modifico las ubicaciones y/o categorías?" Respuesta: Desde la pantalla con el menú principal haga clic en el menú "Configuración" yselecciones"Ubicaciones/Categorías" para que aparezca la pantalla de "Configuración de Ubicaciones/Categorías".

Pregunta: "¿Como edito la lista de reparaciones comunes que aparece cuando ingreso elmantenimiento realizado o envío una orden de trabajo?" Respuesta: Desde la pantalla del menú principal, vaya a Configuración -> Lista de Opciones ->Mantenimiento --> Lista de reparaciones comunes. Desde aquí puede realizarle los cambios necesariosa la lista.

Pregunta: "Como modifico la fecha del último trabajo y/o medición realizada luego de se hayaingresado una pieza del equipamiento en el programa? Respuesta: Desde la pantalla del Administrador de Flota, seleccione el equipamiento. Clic en el botónde "Ultimo MP" en la pantalla de Administrador de Flota para que aparezca la pantalla de "Ultimo MP".Desde allí puede alternar cualquier dato del servicio del mantenimiento preventivo realizado.

Pregunta: "¿Como selecciono una ubicación o categoría predeterminada para cuando elprograma inicie? Respuesta: Desde la pantalla del menú principal, haga clic en "Herramientas --> Opciones". En lasección de "Ubicación/Categoría Predeterminada" , seleccione una "Ubicación" y/o categoríapredeterminada. Y luego haga clic en "OK".

Pregunta: "Recibo un mensaje de error que dice "información corrupta en cabecera" durantela ejecución del programa y mis datos no aparecen ¿Que debo hacer? Respuesta: El error de "Información Corrupta en Cabecera" es generalmente causado por un corte deenergía o una finalización inesperada del programa. El error de la base de datos corrupta puede ser

Preguntas Frecuentes 99


arreglado fácilmente. En la pantalla del menú principal, haga clic en menú de "Herramientas" yseleccione "Función de Optimizar/Reparar". Luego, clic en el botón de "Optimizar/Reparar Ahora" parareparar la base de datos. Después de que esto se complete, haga clic en "OK" en el mensaje de"exitoso". Puede que necesite reiniciar el programa luego de terminar de ejecutarse la función.

Pregunta: "¿Como exporto datos desde Fleet Maintenance Pro?" Respuesta: Vea el tema de "Exportar Datos".



Índice- A -abrir 71

actualizar 96

actualizar estado de OT 71

administrador de flota

barra de herramientas 5, 29, 54

funciones vehiculares 5, 29, 54

pantalla 5, 29, 54

vencimientos 5, 29, 54

alternar estado de OT 71

añadir 13, 37, 62

equipamiento 13, 37, 62

vehículos 13, 37, 62

archivo de texto 95

- B -búsqueda 94

- C -campos personalizados 13, 37, 62

categorías

añadir 8, 32, 57

información general 8, 32, 57

Cómo

ver historial de mantenimiento 19, 44, 72

Cómo Hacer

enviar una orden de trabajo 67

completo 71

configurar seguridad

excepciones 84

historial de sesiones 84

perfiles 84

restricciones 84

copia de seguridad 97

- D -datos de filtrado 94

- E -electrónico 96

email correo electrónico 96

emitir una orden de trabajo 67

envíos 96

equipamiento

añadir 13, 37, 62

campos personalizados 13, 37, 62

nuevo 13, 37, 62

exportar datos 95

- F -filtrado 21, 46, 74

filtrado personalizado 94

filtro global

ubicaciones 84

- G -Generador de Informe 21, 46, 74

- H -hija de cálculo 95

historial

visualizar 19, 44, 72

history

costos 19, 44, 72

información de ficha 19, 44, 72

labor 19, 44, 72

MP 19, 44, 72

piezas 19, 44, 72

reparaciones 19, 44, 72

servicios externos 19, 44, 72

ver intervalo de fechas 19, 44, 72

HTML 95

- I -informes

basada en pantalla 21, 46, 74

Clasificación 21, 46, 74

generador de informe 21, 46, 74

Índice 101


informes

tipos 21, 46, 74

Inicio de Sesión

contraseña 84

nombre 84

intervalo de fecha 19, 21, 44, 46, 72, 74

introducción 1, 2, 26, 51

- M -Manual

añadir un vehículo/equipamiento 13, 37, 62

- N -Notificaciones

vencimiento 41, 66

Notifications

certificaciones 41, 66

Creación de Informe 41, 66

e-mail 41, 66

generación de orden de trabajo 41, 66

Imprimir 41, 66

Informe 41, 66

mantenimiento requerido 41, 66

orden de trabajo 41, 66

vencimiento de empleado 41, 66

nuevo vehículo/equipamiento 13, 37, 62

- O -órdenes de trabajo

alternar estado 71

emitir 67

manual 67

pantalla de administración 71

- P -pantalla del historial 19, 44, 72

predeterminado

contraseña 84

nombre 84

Preguntas Frecuentes 96, 97

presentación de informe

Generador de Informe 21, 46, 74

programación de mantenimiento 10, 34, 59

programación de MP 10, 34, 59

- R -requerimientos del sistema 1, 97

- U -ubicaciones

añadir 8, 32, 57

información general 8, 32, 57

- V -vehículo

añadir 13, 37, 62

campos personalizados 13, 37, 62

nuevo 13, 37, 62

visualizador de historial 19, 44, 72

- X -XML 95

manual fleet maintenance

Documents

programacin de mantenimiento

mantenimiento realizado

historial de mantenimiento

men principal

administrador de flota

versin standard

versin deluxe

sistema ii