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1 Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos

Seguro Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz

Manual Específico de Procedimientos de la

Subdirección de Administración



ÍNDICE

Presentación I Estructura Orgánica II Simbología III Descripción de Procedimientos IV Subdirección de Administración

• Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones de Activo Fijo.

10

• Tramitación de Viáticos por Comisión. 14 • Autorización de la Reposición de Gastos de Fondo Fijo

de Caja. • Actualización de Manuales Administrativos. • Elaboración del Programa Operativo Anual. • Proyecto de Finiquito o Liquidación por Terminación de

la Relación Laboral.

20 23 28

32

Departamento de Recursos Humanos

• Selección de Personal. 36 • Movimientos de Personal. 42 • Afiliación del Personal ante el I.M.S.S. 45 • Obtención del Bono de Puntualidad. 49 • Elaboración de la Nómina. 53 • Organización de Festejos Laborales. 59 • Control del Prestador de Servicio Social.

63



Departamento de Capacitación • Capacitación y Adiestramiento. 70

Departamento de Servicios Generales

• Adquisición de Mobiliario y Equipo de Oficina. 78 • Adquisición de Artículos de Oficina, Material de

Limpieza, Material Eléctrico, Material para Equipo de Cómputo, Consumibles, Otros.

83 • Control y Distribución de Activos. 90 • Tramitación del Pago a Proveedores por Compras de

Activo Fijo, Papelería, Artículos de Escritorio, Material de Limpieza y Contratación de Servicios.

95 • Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina. 98 • Levantamiento de Inventario de Activo Fijo. 104 • Baja de Mobiliario y/o Equipo de Oficina, Equipo de

Cómputo y Equipo de Transporte.

111 • Mantenimiento y Conservación de Bienes Inmuebles. 116 • Control del Archivo General. 122 • Envío y Recepción de Correspondencia. 126 • Control y Mantenimiento de Equipo de Transporte. 129

Departamento de Informática

• Desarrollo de Sistemas Informáticos. 136 • Prestación de Servicios de Soporte Técnico. 142 • Elaboración de Diseños de Imagen. 145

Directorio V Firmas de Autorización VI



I.- PRESENTACIÓN

El Manual de Procedimientos de la Subdirección de Administración, forma

parte de la serie de documentos internos que la nueva administración del Seguro

Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz ha realizado

durante su primer año de gestión, para impulsar el desarrollo administrativo en esta

Institución.

El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y

detallada, las operaciones que se efectúan y las áreas que intervienen para la

realización de las actividades institucionales, precisando responsabilidades

operativas para su ejecución, control y evaluación, con el propósito de contribuir al

logro de una mayor eficiencia.

Se destaca que por primera vez se contará con este tipo de documentos

dentro del Organismo, lo que permitirá conocer de manera integral y ordenada las

operaciones básicas que deben seguirse para la realización de las funciones y

actividades en esta Unidad Jurídica.

Por otra parte, este Manual será fundamental para la comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa, además de facilitar y conocer,

mediante el flujo de información, la interacción entre las distintas áreas que

conforman esta unidad administrativa y de la propia Institución.

Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel Subdirección y

Jefatura de Departamento, identificando en primer término el nombre, objetivo y

normas del procedimiento, posteriormente se muestra el detalle de su descripción y



finalmente se le representa gráficamente mediante diagrama de flujo, para conocer

la secuencia de las operaciones del mismo.

La integración de este Manual de Procedimientos y el de las Subdirecciones,

fue posible con base a las aportaciones de las diversas áreas del SSTEEV y apoyo

de prestadores del servicio social.

Para que sea de utilidad este documento debe contener información veraz y

apegada a normatividad. Por ello, estará en permanente actualización a través de

revisiones periódicas con el propósito de mantenerlo apegado a la realidad

operativa de la Institución, y que esté a la altura de las necesidades y objetivos que

la administración se ha trazado.



II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA

AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEELL CCOONNSSEEJJOO DDEE AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN

LL..AA..EE.. FFRRAANNCCIISSCCOO EENNRRIIQQUUEE PPÉÉRREEZZ CCAARRRREEÓÓNN

DDIIRREECCTTOORR -- GGEERREENNTTEE

PPRROOFFRR.. EEDDUUAARRDDOO EERRIICC MMAARRTTÍÍNNEEZZ TTOOYY

TTEESSOORREERROO PPRROOFFRR.. GGUUSSTTAAVVOO AABBEELL CCAADDEENNAA CCAARRRRAASSCCOO SSEECCRREETTAARRIIOO

PPRROOFFRR.. LLEEOONNAARRDDOO CCAAMMPPOOSS AAPPAARRIICCIIOO VVOOCCAALL PPRROOFFRR.. JJOOSSÉÉ CCRRUUZZ CCAAPPIISSTTRRÁÁNN GGAARRRRIIDDOO

VVOOCCAALL AABBRRIILL 22001199



III.- SIMBOLOGÍA



TERMINAL

Indica el inicio o final del procedimiento.

OPERACION Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.

DECISION Y/O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

ARCHIVO DEFINITIVO

Indica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmente conjuntamente con el símbolo “Documento” y se le agrega en su interior las siguientes instrucciones:

A= Alfanumérico N= Numérico C= Cronológico



ARCHIVO PROVISIONAL

Indica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condiciones dadas para el archivo definitivo.

CONECTOR

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

CONECTOR DE PAGINA

Representa una conexión o enlace con una hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNION

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

PREPARACION

Indica conexión de un procedimiento con otro; especificando en el interior del símbolo el nombre del procedimiento con él cual se conecta.



LINEAS PARALELAS (EN POSICION VERTICAL)

Utilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensión del diagrama.

DISKETTE

Representa almacenamiento de archivo en disco flexible. PASA EL TIEMPO

Indica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.



IV.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMEINTOS



ÁREA: SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

DESCRIPCIÓN GENERAL El titular de este puesto, es responsable de proporcionar a las áreas de la Institución, los recursos humanos, técnicos y materiales; diseñar y proponer la normatividad para la conservación, distribución, uso y manejo de los bienes muebles; vigilar el cumplimiento de los lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios; coordinar el programa anual de capacitación; así como el desarrollo de los sistemas informáticos que agilicen la operación de las a actividades que realiza la Institución.

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Elaboró: SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIÓN

Autorizó: CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012

SUBDIRECTOR DE FINANZAS

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECTOR COMERCIALIZACIÓN

DIRECTOR/GERENTE

JEFE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

JEFE DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.

OBJETIVO:

SUMINISTRAR OPORTUNAMENTE A LAS DIFERENTES AREAS DE LA INSTITUCION SUS REQUERIMIENTOS DE ACTIVO FIJO PARA CONTRIBUIR AL CUMPLIMIENTO DE METAS Y PROGRAMAS.

FRECUENCIA:

ANUAL

NORMAS:

• EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO DEBERA ELABORARSE DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITE DE ADQUISICIONES Y OBRAS PUBLICAS DEL S.S.T.E.E.V.

• EL PROGRAMA DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO PARA SU

IMPLEMENTACION DEBERA SER AUTORIZADO POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACION.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirector de Administración. Departamento de Servicios Generales. Subdirector de Administración. Director-Gerente.

1 2 3 4 5

5-A 6

6-A 7 8 9

10

Solicita a los titulares de las diferentes áreas, requerimientos de equipo de cómputo, mobiliario y equipo de oficina. Pasa el tiempo. Recibe de los titulares de las diferentes áreas requerimientos de equipo de cómputo, mobiliario y equipo de oficina. Turna al Departamento de Servicios Generales requerimientos para elaborar proyecto de programa. Elabora proyecto de programa y turna al Subdirector de Administración. Presenta al Director-Gerente la propuesta para Vo.Bo. ¿Otorgó Vo. Bo.? No: Modifica propuesta y devuelve. Regresa a la actividad número 4. Si: Lo presenta al Consejo de Administración para su aprobación. No: Regresa a la actividad número 4. Si: Lo devuelve al Subdirector de Administración. Presenta programa al Subcomité para su conocimiento Formula recomendaciones y da instrucciones al Subdirector de Administración. Implementa Programa Anual de Adquisiciones autorizado. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN




DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.

INICIO

SOLICITA REQUERIMIENTOS

TITULARES DE AREA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

RECIBE

REQUERIMIENTOS

TITULARES DE AREA

TURNA

REQUERIMIENTOS

DEAPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALE

ELABORA Y DEVUELVE PROYECTO

DE PROGRAMA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

SERVICIOS GENERALES1

1




DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.

PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES

1

PRESENTA PROPUESTA PARA Vo. Bo. PROGRAMA

ANUAL DE ADQUISICIONES

DIRECTOR- GERENTE

¿OTORGO Vo.Bo.?

MODIFICA PROPUESTA

NODIRECTOR- GERENTE

PRESENTA PROPUESTA

PARA APROBACION

PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES

1

CONSEJO

SI

FORMULA RECOMENDACIONES

Y DA INSTRUCCIONES

IMPLEMENTA

PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES YOBRAS PUBLICAS


FIN

SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION





TRAMITACION DE VIATICOS POR COMISION. OBJETIVO:

PROPORCIONAR AL EMPLEADO LOS RECURSOS ECONOMICOS NECESARIOS PARA SUFRAGAR LOS GASTOS DE LA COMISION ENCOMENDADA.

FRECUENCIA:

PERIODICA

NORMAS:

• EL PERSONAL ASIGNADO PARA UNA COMISION FUERA DE LA CIUDAD, SE REGULARA DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE VIATICOS DEL S.S.T.E.E.V.

Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirector de Administración. Departamento de Recursos Humanos. Subdirector de Administración Titular del Area Solicitante. Director-Gerente. Titular del Area Solicitante. Empleado Comisionado. Departamento de Caja. Empleado Comisionado. Titular del Área Solicitante.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

Recibe oficio y formato de solicitud de viáticos del área correspondiente, notificando la realización de una comisión fuera de la ciudad de un empleado. Turna al Departamento de Recursos Humanos solicitud de viáticos, para verificar y/o ajustar cantidad solicitada. Verifica y/o ajusta cantidad de dinero necesaria para sufragar gastos de la comisión de conformidad al tabulador autorizado y devuelve al Subdirector de Administración. Recibe y revisa solicitud. Otorga Vo. Bo. a la solicitud de viáticos y rubrica formato. Regresa solicitud al Area solicitante. Turna al Director-Gerente. Firma de autorización y devuelve. Entrega al empleado solicitud autorizada. Recoge solicitud y recibe instrucción de cobrar los recursos económicos en el Departamento de Caja. Entrega recursos económicos al empleado comisionado y recaba firma de recibido en formato de solicitud de viáticos y lo mantiene en archivo cronológico provisional. Pasa el tiempo. Termina la comisión. Relaciona gastos en formato comprobación de viáticos. Presenta comprobación de gastos al titular del Área solicitante. Otorga Vo. Bo. a comprobación de gastos y turna al Subdirector de Administración para autorización.



DIRECCIÓN



Subdirector de Administración.

15

Verifica la documentación.

15-A

16

¿Está correcta la documentación? No: Devuelve e informa anomalías encontradas. Regresa a la actividad numero 14. Si: Autoriza y turna al Departamento de Caja para finiquito. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



DIRECCIÓN




DIRECCIÓN

VIÁTICOS POR COMISIÓN




DIRECCIÓN


FORMATO DE SOLICITUD DE

VIATICOS

CHEQUE

1

FIRMA DE AUTORIZACION

Y DEVUELVE

SOLICITUD DE VIATICOSDIRECTOR-GERENTE

ENTREGA AUTORIZADA SOLICITUD

DE VIATICOS

EMPLEADOTITULAR DEL AREA SOLICITANTE

RECOGE Y RECIBE

INSTRUCCION DE COBRAR

ENSOLICITUD

DE VIATICOS

EMPLEADOSOLICITANTE

DEPTO. DE CAJA

ENTREGA Y RECABA

FIRMA DE RECIBIDO CHEQUE

EMPLEADO SOLICITANTEDEPTO. DE CAJA

RELACIONA GASTOS

/TERMINA LA COMISION/

FORMATO DE SOLICITUD DE

VIATICOSEMPLEADO SOLICITANTE

PRESENTA Y SOLICITA

Vo.Bo.

TITULAR DEL AREA CORRESPONDIENTE

2

COMPROBA-CION DE GASTOS

TITULAR DEL AREA SOLICITANTE

1

C




DIRECCIÓN





AUTORIZACION DE LA REPOSICION DE GASTOS DE FONDO FIJO DE CAJA. OBJETIVO:

CONTAR OPORTUNAMENTE CON LOS RECURSOS ECONOMICOS NECESARIOS PARA CUBRIR LOS GASTOS MENORES, QUE DIARIAMENTE SE REALIZAN EN LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

PERIODICA NORMAS:

• LA REPOSICION DEL FONDO FIJO DE CAJA DEBERA SOLICITARSE CUANDO EXISTAN COMPROBANTES DE EROGACIONES QUE SUMEN APROXIMADAMENTE EL 60% DEL TOTAL DEL FONDO.

• SOLO SE ACEPTARAN LOS COMPROBANTES DE GASTOS QUE

CUMPLAN CON LOS REQUISITOS FISCALES Y CUYO MONTO NO EXCEDA A $500.00 (QUINIENTOS PESOS 00/100 M.N.).



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2

2-A 3 4

Recibe del Departamento de Caja solicitud de reposición de gastos del fondo fijo. Revisa y verifica comprobantes presentados y cantidad a reponer. ¿Está correcta la reposición de gastos? No: Devuelve e informa al Departamento de Caja anomalías encontradas. Regresa a la actividad número 1. Si: Autoriza solicitud. Devuelve al Departamento de Caja. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO.



DIRECCIÓN




DIRECCIÓN

AUTORIZACIÓN DE LA REPOSICIÓN DE GASTOS DE FONDO FIJO DE CAJA

INICIO

RECIBE

REVISA Y VERIFICA

¿ESTA CORRECTA?

DEVUELVE E INFORMA

ANOMALIAS

AUTORIZA

DEVUELVE

FIN


DEPTO. DE CAJA

REPOSICION DE GASTOS

NO

SI


DEPTO. DE CAJA


DEPTO. DE CAJA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

ADMINISTRACIÓN DELFONDO REVOLVENTE.

DEPARTAMENTO DE CAJA

1

1



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO:

MANTENER ACTUALIZADOS LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA INSTITUCIÓN.

FRECUENCIA:

PERIÓDICA. NORMAS:

• TODA ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS, DEBERÁ SER SOLICITADA MEDIANTE OFICIO A LA SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN.

• EL RESPONSABLE DEL ÁREA DEBERÁ ANEXAR LAS MODIFICACIONES REALIZADAS A LA CARPETA DEL MANUAL ADMINISTRATIVO AFECTADO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de Noviembre de 2012




Responsable del Área.


1 2 3 4 5 6

6-A

6-B 7

Recibe del Área solicitante, oficio (original y 2 copias) requiriendo apoyo para actualizar el Manual Administrativo especificando (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público. Sella de recibido el oficio (original y 2 copias) y mantiene el documento original en archivo temporal. Acuerda con el Área solicitante, fecha para proporcionar el apoyo requerido. Pasa el tiempo. Realiza entrevista con el responsable del Área y registra las modificaciones al Manual Administrativo afectado y (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público). Imprime borrador de las modificaciones realizadas al Manual Administrativo (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público) y lo entrega al responsable del área. Analiza documento con las correcciones realizadas al Manual Administrativo (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público). ¿Autoriza las modificaciones? No: Adiciona información al documento borrador e informa a la Subdirección de Administración. Realiza las nuevas afectaciones al Manual Administrativo (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público) e imprime documento actualizado. Conecta con la actividad número 7. Sí: Anexa impreso actualizado con las correcciones realizadas a la carpeta del Manual Administrativo (Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios al Público). .



DIRECCIÓN



88

Adjunta impreso actualizado de las modificaciones especificadas en el oficio y lo mantiene en archivo cronológico y definitivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



DIRECCIÓN




DIRECCIÓN

ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

1-2

OFICIO

INICIO

RECIBE REQUERIMIENTO

PARA ACTUALIZAR

MANUAL

O-2

OFICIO

SELLA, MANTIENE Y DEVUELVE

O

OFICIO

REALIZA ENTREVISTA Y

REGISTRA MODIFICACIONES

BORRADOR

ACUERDA FECHA

IMPRIME Y ENTREGA

IMPRESO BORRADOR

ANALIZA MODIFICACIONES


RESPONSABLE DE AREA

AREA RESPONSABLE

RESPONSABLE DEL AREA

C

IMPRESO BORRADOR

1




DIRECCIÓN

ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

ACTUALIZACION

ACTUALIZACION

¿AUTORIZA?

ADICIONA INFORMACION E

INFORMA

IMPRESO BORRADOR

ANEXA IMPRESO

ACTUALIZADO A LA CARPETA CARPETA

MANUAL

ADJUNTAR IMPRESO

OFICIO

FIN

NO

SI

C

REALIZA AFECTACIONES

E IMPRIME

IMPRESO ACTUALIZADO


1




ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL. OBJETIVO:

PLASMAR LAS PRINCIPALES ACCIONES A REALIZAR POR LA INSTITUCIÓN Y MEDIR SU EJECUCIÓN.

FRECUENCIA:

ANUAL. NORMAS:

• EL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DEBERÁ SER ELABORADO EN EL MES DE DICIEMBRE ANTERIOR AL INICIO DEL EJERCICIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN






Director/Gerente.

1

2

3

4

4-A

4-B

5

66

Solicita a cada Subdirector y Jefe de Unidad Jurídica de la Institución, acción o acciones para integrar en el Programa Operativo Anual del ejercicio siguiente.. Registra en el impreso del formato del Programa Operativo Anual, la acción reportada y requisa los demás apartados marcados en el documento (unidad de Medida, cantidad, Presupuesto, Fecha y Área Responsable), de acuerdo a la información proporcionada por cada Subdirector y Jefe de Unidad Jurídica Captura información proporcionada por cada responsable de Área, imprime documento borrador del Programa Operativo Anual y lo presenta al Subdirector de Administración. Recibe y verifica información contenida en el documento borrador del Programa Operativo Anual. ¿Aprueba acción reportada? No: Indica modificaciones y devuelve a la Subdirección de Administración. Regresa a la actividad número 3. Si: Presenta documento del Programa Operativo Anual al Director-Gerente para Vo. Bo. ¿Otorga Vo. Bo.? No: Indica modificaciones en el documento borrador y lo devuelve al subdirector de Administración. Regresa a la actividad número 3.

7

Si: Presenta documento del Programa Operativo Anual al Consejo de Administración para su autorización. FIN DE PROCEDIMIENTO



DIRECCIÓN




DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL INICIO

SOLICITA ACCION(ES)

PARA INTEGRAR POA

REGISTRA ACCION EN IMPRESO DEL

FORMATO Y REQUISA

APARTADOS

POA

RECIBE Y ANALIZA

POA BORRADOR

CAPTURA INFORMACION, IMPRIME Y LO

PRESENTA

PRESENTA DOCUMENTO

BORRADOR PARA VO.BO.

POA BORRADOR


SUBDIRECTORES Y JEFE DE UNIDAD JURIDICA

POA BORRADOR

1

SUBDIRECTORES Y JEFE DE UNIDAD JURIDICA



¿APRUEBA?NO

SI

ANOTA MODIFICACIONES

Y DEVUELVE

POA BORRADOR

1

1

DIRECTOR / GERENTE

2




DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

RECIBE Y VERIFICA

INFORMACION

¿OTORGA VO.BO.?

INDICA MODIFICACIONES

Y DEVUELVE

IMPRESO BORRADOR

PRESENTA PARA

AUTORIZACION Y FIRMA

POA

FIN

NO

SI

DIRECTOR / GERENTEPOA

BORRADOR

1

2




PROYECTO DE FINIQUITO O LIQUIDACIÓN POR TERMINACION DE LA RELACION LABORAL.

OBJETIVO:

DAR POR TERMINADO LA RELACION LABORAL, MEDIANTE EL PAGO DE PRESTACIONES A QUE TIENE DERECHO EL TRABAJADOR.

FRECUENCIA:

EVENTUAL NORMAS:

• LEY ESTATAL DEL SERVICIO CIVIL. • LEY FEDERAL DEL TRABAJO. • REGLAMENTO INTERNO DE LA LEY NÚMERO CUATRO.

Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirector de Administración. Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Subdirector de Administración.

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe del Jefe de la Unidad Jurídica oficio (original y copia) para elaborar proyecto de finiquito o liquidación del trabajador. Sella, firma de recibido y devuelve oficio (copia). Turna oficio (original) del trabajador al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para que calcule proyecto de finiquito o liquidación. Obtiene de su archivo el expediente del trabajador y cuantifica prestaciones en función de la antigüedad y sueldo Verifica adeudos institucionales del trabajador con los Departamentos de Control Administrativo, Contabilidad, Prestaciones Sociales, Caja y Servicios Generales. Elabora, firma proyecto de finiquito o liquidación y recibo liberatorio de pago y los turna al Subdirector de Administración para iniciar trámite de pago. Acuerda con el Director-Gerente autorización del pago de finiquito o liquidación del trabajador. Turna al Departamento de Caja finiquito o liquidación y recibo liberatorio del trabajador para su pago. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el Procedimiento: Solicitud de Elaboración de Cheque para Pagos Diversos. Departamento de Caja.



DIRECCIÓN




DIRECCIÓN

PROYECTO DE FINIQUITO POR TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

INICIO

RECIBE PROYECTO DE FINIQUITO O

LIQUIDACION DEL TRABAJADOR

JEFE DE LA UNIDAD JURIDICA


SELLA, FIRMA DE RECIBIDO Y DEVUELVE

OFICIO

TURNA PARA QUE CALCULE PROYECTO

DE FINIQUITO O LIQUIDACION

OFICIO

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

OBTENER EXPEDIENTE, CUANTIFICAR

PRESTACIONES POR ANTIGUEDAD Y

SUELDO

JEFE DEL DEPTO. DERECURSOS HUMANOS

FIN

OFICIO

A

VERIFICAR ADEUDOS INSTITUCIONALES

ELABORA PROYECTO DE FINIQUITO O

LIQUIDACION, FIRMA Y LO TURNA PARA

TRAMITE DE PAGO

ACUERDA AUTORIZACION DE

PAGO DE FINIQUITO O LIQUIDACION DEL

TRABAJADOR

TURNA FINIQUITO O LIQUIDACION Y

RECIBO DEL TRABAJADOR PARA

SU PAGO

RECIBOREPORTE

SUBDIRECTOR DEADMINISTRACIÓN

RECIBOREPORTE

DIRECTOR/GERENTE

RECIBOREPORTE



SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE

CHEQUE PARA PAGOS DIVERSOS.

DEPTO. DE CAJA



ÁREA: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS


DESCRIPCIÓN GENERAL El titular de este puesto, es responsable de aplicar las políticas y lineamientos en

materia de selección y contratación de personal; de controlar el proceso de emisión

de nómina y pago de sueldos, salarios y demás prestaciones, así como

deducciones y descuentos al personal del SSTEEV; de participar en el

levantamiento de actas administrativas y disciplinarios relacionados con incidencias

del personal; de controlar la plantilla del personal y actualizar el tabulador de

sueldos de la Institución; de planear, organizar y realizar los eventos que brinden

armonía y motivación al personal que labora dentro de la misma.








DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





SELECCION DE PERSONAL. OBJETIVO:

RECLUTAR, SELECCIONAR Y CONTRATAR AL PERSONAL QUE REQUIERA LA INSTITUCION PARA EL BUEN DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.

FRECUENCIA:

EVENTUAL NORMAS:

• EL SOLICITANTE DEBERA CUBRIR LOS REQUISITOS PARA SU INGRESO A LA BOLSA DE TRABAJO, DE ACUERDO AL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.

• PARA EFECTUAR LA CONTRATACION DE UN ASPIRANTE A OCUPAR UNA PLAZA VACANTE O DE NUEVA CREACION, DEBERA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS MARCADOS EN EL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento De Recursos Humanos.

1

1-A 2 3 4

4-A 5

Entrevista al aspirante y analiza perfil. ¿Se requiere perfil del aspirante en bolsa de trabajo? No: Rechaza. Fin. Si: Solicita requisitos documentales: a) Currículum (original). b) Solicitud de empleo con fotografía. c) Formato de datos generales. Recibe del aspirante documentos y determina fecha de examen. Pasa el tiempo. Llegada la fecha del examen. Aplica y califica examen psicométrico. ¿Obtuvo calificación satisfactoria? No: Rechaza y devuelve al aspirante los siguientes documentos: a) Curriculum. b) Solicitud de Empleo con fotografía. Fin. Si: Integra expediente del aspirante en la bolsa de trabajo con los siguientes documentos: a) Currículum (original). b) Examen psicométrico. c) Solicitud de empleo con fotografía.


DEPTO. DE REC. HUMANOS




Jefe del Departamento Solicitante. Subdirector de Administración.

6

6-A

7 8 9

10

10-A

11

12

13

Pasa el tiempo. Recibe del Departamento solicitante requisición de personal. ¿Existe perfil del puesto en bolsa de trabajo? No: Recurre a fuentes de reclutamiento externo. Regresa a la actividad número 1. Si: Obtiene curriculum y analiza que cumpla perfil solicitado. Establece comunicación con el aspirante. Programa entrevista con el Jefe del Departamento solicitante. Pasa el tiempo. Llegada la fecha. Entrevista al aspirante. ¿Hay resultado satisfactorio? No: Rechaza y devuelve documentos a la bolsa de trabajo. Sí: Aprueba contratación e informa al Subdirector de Administración. Recibe notificación de contratación. Turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos notificación de contratación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








SELECCIÓN DE PERSONAL

SOLICITUD CON

FOTOGRAFIA

DATOS GENERALES

SOLICITUD CON

FOTOGRAFIA

INICIO

ENTREVISTA Y ANALIZA

PERFIL

RECHAZA

SOLICITA REQUISITOS DOCUMEN-

TALES

RECIBE Y ESTABLECE FECHA DE EXAMEN

CURRICULUM

¿SE REQUIEREPERFIL DE

INTERESADO ENLA BOLSA DE

TRABAJO?

NO

SI

LLEGADA LAFECHA DELEXAMEN

APLICA Y CALIFICA

EXAMEN PSICOME-

TRICO

1

¿OBTUVOCALIFICACION

SATISFACTORIA?RECHAZA Y DEVUELVE

0CURRICULUM

FINNO

SI

JEFE DEL DEPTO. DE REC. HUM. INTERESADO

1

FIN






SOLICITUD CON FOTOGRAFIA

EXAMEN PSICOMETRICO

1

INTEGRA EXPEDIENTE

0CURRICULUM2

RECIBE

RECURRE A FUENTES DE

RECLUTAMIEN-TO EXTERNO

SACA Y ANALIZA

COMUNICA CON EL

ASPIRANTE

PROGRAMA ENTREVISTA CON EL JEFE DEL DEPTO. SOLICITANTE

¿EXISTEPERFIL DE

PUESTO EN BOLSADE TRABAJO?

NO

SI

2

DEPTO.SOLICITANTE

REQUISICION DE

PERSONAL

CURRICULUM

1






2

LLEGADA LA FECHA

ENTREVISTA AL

ASPIRANTE

EXAMEN PSICOMETRICO

0CURRICULUM

¿HAY RESULTADO

SATISFACTORIO? RECHAZA 2

APRUEBA CONTRATACION

E INFORMA

RECIBE AVISO DE

CONTRATACION

FIN

NO

SI

JEFE DEL DEPTO. SOLICITANTE



NOTIFICACION

TURNA AVISO DE

CONTRATACION NOTIFICACION





MOVIMIENTOS DE PERSONAL. OBJETIVO:

MANTENER ACTUALIZADA LA DOCUMENTACIÓN QUE RESPALDE LOS MOVIMIENTOS DE PERSONAL.

FRECUENCIA:

EVENTUAL NORMAS:

• TODA CONTRATACIÓN DE PERSONAL DEBERÁ ESTAR SOPORTADA CON SU NOMBRAMIENTO CORRESPONDIENTE.

• A LOS NOMBRAMIENTOS QUE CONTEMPLEN UNA RETROACTIVIDAD MAYOR DE TREINTA DÍAS NO SE LES DARÁ CURSO.

• • EL DEPARTAMENTO SOLICITANTE DEBERÁ INFORMAR MEDIANTE

OFICIO (ORIGINAL) DEL MOVIMIENTO DE PERSONAL AL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN, TURNANDO COPIA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y MANTENIENDO PARA ARCHIVO UNA COPIA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Recursos Humanos.

1

1-A

1-B 2 3 4 5 6

Recibe del Departamento solicitante oficio de notificación (1 copia) del movimiento de personal. ¿Es de nuevo ingreso? Si: Elabora expediente del trabajador. Registra en el sistema de base de datos de nómina los generales del trabajador. Conecta con la actividad número 3. No: Obtiene expediente del trabajador del archivo de personal dados de baja. Registra e imprime movimiento de personal (original). Tipo de movimiento: a) Base b) Confianza c) Contrato Carácter del nombramiento: a) Definitivo. b) Provisional. c) Interino. d) Tiempo fijo. Tipo del nombramiento: a) Alta. b) Baja. c) Licencia con sueldo. d) Licencia sin sueldo. e) Incapacidad médica. Recaba firma de Vo. Bo. del Subdirector de Administración. Recaba firma de autorización del Director-Gerente. Abre o anexa expediente. Fin del Procedimiento.






SUB. DE REC. HUMANOS


MOVIMIENTOS DE PERSONAL

EXPEDIENTE

INICIO

RECIBE NOTIFICACION DE MOVIMIENTO DE

PERSONAL

REGISTRA E IMPRIME

MOVIMIENTODE PERSONAL

OBTIENE EXPEDIENTE DEL EMPLEADO EN EL

ARCHIVO

RECABA FIRMA DE VO. BO.

MOVIMIENTO DE PERSONAL

FIN

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

AREASOLICITANTE

1

¿ES DE NUEVO

INGRESO?

NO

SIELABORA

EXPEDIENTE

1

REGISTRA EN BASE DE DATOS DE

NOMINA,GENERALES DEL

TRABAJADOR

TIPO DE MOVIMIENTOCARACTER DE NOMBRAMIENTO

TIPO DE CONTRATACION



RECABA FIRMA DE AUTORIZACION


DIRECTOR / GERENTE

ANEXAMOVIMIENTO DE

PERSONAL




AFILIACION DEL PERSONAL ANTE EL I.M.S.S. OBJETIVO:

OTORGAR EL BENEFICIO DE SEGURIDAD SOCIAL AL EMPLEADO DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

EVENTUAL NORMAS:

• LOS FORMATOS DE AVISOS AL I.M.S.S. SE DEBERAN PRESENTAR ANTE ESE INSTITUTO, DENTRO DE LOS SIGUIENTES CINCO DIAS HABILES A LA FECHA DEL MOVIMIENTO.

• UNICAMENTE SERAN ACEPTADAS LAS INCAPACIDADES MEDICAS EXPEDIDAS POR EL I.M.S.S.

• EN CASO DE ALTA DEL TRABAJADOR Y DE NO CONTAR CON NÚMERO DE SEGURIDAD SOCIAL, SU AFILIACIÓN SE REALIZARÁ EN EL FORMATO “AVISO DE INSCRIPCIÓN” (AFIL-02).



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2 3 4 5 6 7

Recibe de las áreas del SSTEEV, oficio del movimiento de personal (alta, modificación de salario o baja). Identifica y marca en el oficio, tipo y fecha del movimiento a realizar. Obtiene del expediente del empleado, el número de seguridad social. Clasifica movimiento de personal. ¿Que movimiento se va a realizar? Baja de personal: Conecta con la actividad número 6. Alta de personal o modificación de salario: Obtiene el salario diario integrado del tabulador “cálculo del S. D. I. del ejercicio”, que corresponda al puesto del empleado. Accesa al sistema informático EDCIDSE y captura los siguientes datos: • Número de registro patronal. • Tipo de movimiento. • Número de seguridad social. • Apellido paterno, materno y nombre(s) del trabajador. • Salario diario integrado (en caso de alta o modificación

de salario). • Tipo de trabajador. • Tipo de salario. • Semana. • Fecha del movimiento. • Causa de baja (en su caso). • Registro federal de causante. Pasa el tiempo. Recibe del IMSS el reporte de confirmación del movimiento y lo archiva de manera cronológica y definitiva en la carpeta “Movimientos IMSS del ejercicio”. FIN DEL PROCEDIMIENTO








AFILIACIÓN DEL PERSONAL ANTE EL IMSS

DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS ÁREAS

INICIO

RECIBE AVISO DE MOV.

DE PERSONAL OFICIO

IDENTIFICA YMARCA

MOVIMIENTOS

OBTIENE NUMERO DE SEGURIDAD

SOCIAL

CLASIFICAMOVIMIENTOS

DE PERSONAL

- ALTA- MODIFICACION AL SALARIO- BAJA

OFICIO

A

1





AFILIACIÓN DEL PERSONAL ANTE EL IMSS

FIN

1

¿TIPO DE MOVIMIENTO A REALIZAR?

1BAJA

IDENTIFICA YMARCA

MOVIMIENTOS

ALTAMODIFICACION DE SALARIO

OBTIENES.D.IDEL

EMPLEADOTABULADOR

1

RECIBE Y GUARDA REPORTE

IMSS

C

ACCESO ALSISTEMA

INFORMATICOEDCIDSE Y CAPTURA




OBTENCION DEL BONO DE PUNTUALIDAD. OBJETIVO: ESTIMULAR LA PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA DEL PERSONAL. FRECUENCIA:

MENSUAL NORMAS:

• LAS ENTRADAS Y SALIDAS DEL PERSONAL SE AJUSTARAN A LAS DISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN EL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.

Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2

2-A 3

3-A

3-B 4 5 6 7

Recibe del Departamento de Supervisión tarjetas de asistencia del personal de farmacias correspondientes al mes anterior de calendario. Emite del sistema listado de asistencia del personal de oficina correspondiente al mes anterior de calendario. ¿Está todo el personal? No: Solicita documentación faltante. Regresa a la actividad número 1. Si: Revisa entrada y salida de cada empleado. ¿Tiene tolerancias, retardos y/o faltas? Si: Identifica y cuantifica retardos y/o faltas. Determina descuento (número de días). Conecta con la actividad número 6. No: Marca nombre del empleado que obtuvo bono de puntualidad. Determina monto del bono de puntualidad. Registra en reporte mensual. Archiva de manera cronológica y provisional. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: ELABORACION DE NOMINA.








OBTENCIÓN DEL BONO DE PUNTUALIDAD

REPORTE MENSUAL

TARJETAS DE PERSO-NAL DE FAR-MACIAS

INICIO

RECIBE ASISTENCIAS

DEL PERSONAL

LISTA DE PERSONAL DE OFNA.

¿ESTA TODO EL

PERSONAL?

REVISA ENTRADA Y SALIDA DE

CADA EMPLEADO

¿TIENE TOLERANCIAS,

RETARDOS Y/O

FALTAS?

CUANTIFICA DESCUENTO REGISTRA

C

OBTIENE BONO DE

PUNTUALIDAD

1

SI

NO

SOLICITA FALTANTES

TARJETAS

LISTADO

TARJETAS

LISTADO

SI

NO

DEPTO. DE SUPERVISION

DEPTO. DERECURSOSHUMANOS

DEPTO. INFORMATICADEPTO. DE SUPERVISION

EMITELISTA DE PERSONAL DE OFNA.





OBTENCIÓN DEL BONO DE PUNTUALIDAD

1

IDENTIFICA MONTO DEL

BONO

REGISTRAREPORTE MENSUAL

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE NOMINA




ELABORACION DE LA NOMINA. OBJETIVO:

DETERMINAR QUINCENALMENTE EL COSTO DE LA NOMINA A PAGAR AL PERSONAL AL SERVICIO DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

QUINCENAL NORMAS:

• LAS SUBDIRECCIONES DEBERAN TURNAR AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS LOS MOVIMIENTOS A LA NOMINA CON UN PLAZO MAXIMO DE CINCO DIAS HABILES ANTERIORES A LA FECHA DE PAGO DE LA QUINCENA CORRESPONDIENTE, DE NO SER ASI EL MOVIMIENTO SE DARA EN LA SIGUIENTE QUINCENA.

• SU ELABORACION SE REGIRA DE ACUERDO AL MARCO NORMATIVO

PARA EL OTORGAMIENTO DE PRESTACIONES Y LA APLICACIÓN DE DEDUCCIONES.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Recibe del Departamento solicitante oficio de: a) Alta. b) Baja. c) Diferencia de sueldo. d) Turno adicional. e) Descuento de farmacia. f) Descuento de teléfono. g) Otros. Recibe de la Subdirección de Finanzas los siguientes reportes: a) Descuento de casa-habitación/IPE. b) Descuento de préstamos/IPE. c) Descuento de préstamos/SSTEEV. Recibe del departamento de Control Administrativo reportes de descuentos por ventas a crédito a farmacias y electrodomésticos. Obtiene del archivo cronológico y provisional: reporte bono de puntualidad. Clasifica percepciones y deducciones. Verifica y analiza percepciones y deducciones. ¿Existen percepciones extraordinarias? No: Conecta con la actividad número 8. Si: Determina importes de acuerdo a marco normativo. Obtiene acceso al sistema base de datos. Aplica movimientos de percepciones y deducciones y otros movimientos de acuerdo a los oficios. Verifica un movimiento de cada partida de documentos aplicados (toma muestra) ¿Están correctos? No:.






10-A

11

12

13

14

15

16

17

18

Corrige anomalías. Conecta con la actividad número 11. Si: Integra nómina. Determina reporte de aplicación por Departamento de percepción-deducción. Ejecuta impresión de notificaciones de depósito. Imprime en original y dos copias, reporte de aplicación por departamento y el resumen general de nómina y obtiene del Subdirector de Administración el Vo. Bo. Distribuye reportes de nómina de la siguiente manera: Original: Departamento de Finanzas. Copia 1: Departamento de Contabilidad. Copia 2: Archivo cronológico y definitivo. Solicita al Subdirector de Finanzas realice el depósito en la cuente para el pago de nómina. Conecta con el Procedimiento: ELABORACIÓN DE CHEQUE. Pasa el tiempo. Accesa al sistema de conexión empresarial HSBC y realiza transferencia electrónica para abono en cuenta del empleado. Imprime reporte del banco y anexa al resumen general de nómina y reporte de aplicación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








ELABORACIÓN DE LA NOMINA

INICIO

RECIBE0-1

OFICIO

RECIBE0-1

REPORTES

-ALTA-BAJA-DIFERENCIA DE SUELDO-TURNO ADICIONAL-DESCUENTO DE FARMACIA-DESCUENTO DE TELMEX-OTROS

DEPTO. SOLICITANTE

-DESCUENTO CASA-HAB./IPE-DESCUENTO PRESTAMO./IPE-DESCT0 PRESTAMO/SSTEEV

SUBDIR.FINANZAS

DEPTO. DE RECURSOSHUMANOS

RECIBE REPORTE-DESCTO X VENTAS A CREDITO A

FARMACIAS Y ELECTRODOMESTICOS

OBTIENE

DEPTO DE CONTROL ADMVO C

REPORTE BONO DE

PUNTUALIDAD

CLASIFICA PERCEPCIONES

Y DEDUCCIONES

VERIFICA Y ANALIZA

PERCEPCIONES Y

DEDUCCIONESREPORTES

OFICIO

1





ELABORACIÓN DE LA NOMINA

1

EXISTEN PERCEPCIONES

EXTRAORDINARIAS1

DETERMINA IMPORTE DE ACUERDO A

MARCO NORMATIVO

REPORTE

OBTIENE ACCESO AL

SISTEMA1

APLICA MOVI- MIENTO DE

PERCEPCIONESY DEDUCCIONES

Y OTROS REPORTES

OFICIOS

VERIFICA UN MOVIMIENTO

DE CADA PARTIDA

DOCUMENTOS CODIFICADOS

¿ESTAN CORRECTOS?

CORRIGE ANOMALIAS

INTEGRA NOMINA

NO

SI

2

2

DETERMINA POR DEPTO Y PERCEPCIONDEDUCCION

REPORTE

2

NO

SI





ELABORACIÓN DE LA NOMINA 2

EJECUTA IMPRESION

0-1NOTIFICACIONES

DE DEPOSITO

IMPRIME Y OBTIENE

Vo.Bo.

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION

0-2RESUMEN

GENERAL DE NOMINA

0-2APLICACION

POR DEPTO

DISTRIBUYE.

1

0REPORTES DE

NOMINA

DEPTO. FINANZAS DEPTO. CONTABILIDAD

SOLICITA DEPOSITO

EN CUENTA

ACCESO AL SISTEMA

HSBC

REALIZA TRANSFERENCIA

ELECTRONICA

IMPRIME Y

ANEXA

RESUMEN

APLICACION

REPORTE DEL

BANCO C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO ELABORACION DE CHEQUE




ORGANIZACION DE FESTEJOS LABORALES.

OBJETIVO: PROCURAR UN AMBIENTE DE TRABAJO CORDIAL Y DE COMPAÑERISMO. FRECUENCIA:

EVENTUAL NORMAS:

• LOS FESTEJOS LABORALES SERAN LOS SIGUIENTES:

- DIA DEL NIÑO.

- DIA DE LA MADRE.

- DIA DE LA SECRETARIA.

- DIA DEL EMPLEADO.

- FESTIVIDAD DE FIN DE AÑO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Subdirector de Administración. Director-Gerente. Jefe del Depto. de Recursos Humanos.

1 2 3 4

4-A 5

5-A 6 7 8 9

10

Considera festejo a realizar. Revisa importe presupuestado para el evento. Elabora programa de necesidades. Presenta al Subdirector de Administración propuesta para Vo. Bo. ¿Aprueba propuesta? No: Rechaza y modifica propuesta. Regresa a la actividad número 3. Si: Presentan propuesta al Director-Gerente para autorización. ¿Autorizó propuesta? No: Rechaza y modifica propuesta. Regresa a la actividad número 5. Si: Cotiza de acuerdo al programa de necesidades. Solicita a la Subdirección de Finanzas recursos económicos. Realiza compras y/o contrata servicios. Pasa el tiempo. Llegada la fecha del evento. Organiza festejo. Comprueba ante la Subdirección de Finanzas gastos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








ORGANIZACIÓN DE FESTEJOS LABORALES

INICIO

CONSIDERA FESTEJO A REALIZAR

REVISA IMPORTE

PRESUPUESTADO PARA EL EVENTO

ELABORA PROGRAMA

DE NECESIDADES

PRESENTA PROPUESTA

PARA VO. BO.

¿OTORGO VO. BO.?

RECHAZA Y MODIFICA

PRESENTA PARA

AUTORIZACIÓN

1

NO

SI

JEFE DEL DEPTO.DE REC. HUM.


1

PROPUESTA

1DIRECTOR/GERENTE

PROPUESTA





ORGANIZACIÓN DE FESTEJOS LABORALES

SOLICITA RECURSOS

ECONOMICOS

1

REALIZA COMPRAS

Y/O CONTRATA SERVICIOS

ORGANIZA FESTEJOS

COMPRUEBA GASTOS

FIN

SUBDIRECCIONDE FINANZAS

LLEGADA LA FECHADEL EVENTO

¿AUTORIZO.? RECHAZA Y MODIFICA

PROPUESTANO

COTIZA DE ACUERDO AL

PROGRMA DE

NECESIDADES

SUBDIRECCIONDE FINANZAS




CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL. OBJETIVO:

DOTAR Y CONTROLAR A LOS PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL QUE REQUIERA LA INSTITUCION PARA APOYAR EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

• PARA EFECTUAR LA CONTRATACION DE UN PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL, DEBERA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS MARCADOS EN EL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Recursos Humanos. Jefe del Área Solicitante. Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

1 2 3 4

4-A 5 6

6-A 7 8

Recibe de las diferentes áreas, requerimiento de prestador(es) de servicio social. Establece contacto con Instituciones de Educación Superior, solicitando prestador(es) de servicio social. Pasa el tiempo. Recibe del prestador de servicio social solicitud. Realiza entrevista y analiza perfil. ¿Cumple con el perfil requerido? No: Rechaza solicitud del prestador de servicio social. Regresa a la actividad número 3. Si: Canaliza al prestador de servicio social con el Jefe del Área solicitante Entrevista al prestador de servicio social. ¿Cumple requisitos solicitados? No: Informa rechazo al Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Conecta con la actividad 2. Si: Informa aceptación al Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Solicita los siguientes documentos: a) Carta de presentación de la Institución

perteneciente. b) Constancia de estudios o certificado.







9

10

11

12

13

14

15

16

17

Elabora carta de aceptación y recaba autorización del Subdirector de Administración. Integra expediente del prestador de servicio social. Pasa el tiempo. Recibe del prestador de servicio social reporte mensual de actividades (original y copia). Turna al Subdirector de Administración reporte mensual para autorización. Analiza reporte mensual, sella y firma de autorización. Devuelve al Jefe del Departamento de Recursos Humanos reporte mensual. Entrega al prestador de servicio social, reporte mensual (original y copia) para recabar firmas de la Institución Educativa a la que pertenece. Recibe del prestador de servicio social reporte mensual (copia). Integra reporte mensual (copia) al expediente y archiva de manera alfabética y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL

INICIO

RECIBE REQUERIMIENTOS

DEPTO. DERECURSOS HUMANOS

DE LAS DIFERENTES AREAS

ESTABLECE CONTACTO

CON INSTITUCIONES DE EDUCACION

SOLICITUD DE PRESTADORES

DE SERVICIO SOCIAL

2

RECIBESOLICITUD

1

PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL

REALIZA ENTREVISTA Y

ANALIZA PERFIL

RECHAZA

SOLICITUD

¿CUMPLE CON PERFIL

REQUERIDO?

NO

SI


1CANALIZA AL PRESTADOR

DEL SERVICIO SOCIAL

1

JEFE DEL AREASOLICITANTE





CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL 1

ENTREVISTA

INFORMARECHAZA

¿CUMPLE REQUISITOS

SOLICITADOS?

NO

SI

DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

INFORMA ACEPTACION

2

CONSTANCIA DE ESTUDIOS

SOLICITACARTA DE

PRESENTACION

ELABORA Y RECIBE

AUTORIZACIONCARTA DE

ACEPTACION


DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

INTEGRA EXPEDIENTE

PRESTADOR DE SERVICIOSOCIAL

2

JEFE DEL AREASOLICITANTE






CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL

RECIBE 0-1REPORTE

MENSUAL DE ACTIVIDADES


2

TURNA PARA AUTORIZACION

REPORTE


ANALIZA SELLA Y FIRMA

REPORTESUBDIRECTOR DEADMINISTRACION

DEVUELVEREPORTE


ENTREGA PARA RECABAR FIRMAS

DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

0REPORTE



RECIBE 1REPORTE


INTEGRA AL EXPEDIENTE REPORTE

MENSUAL

FIN

A



ÁREA: DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN


DESCRIPCIÓN GENERAL

El titular de este puesto, es responsable de cubrir las necesidades de capacitación

del personal de la Institución; desarrollar las aptitudes y actitudes tanto laborales

como personales de los trabajadores de la Institución; así como incrementar la

motivación y el trabajo en equipo del personal de la Institución.








DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





REALIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN. OBJETIVO:

INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERATIVA Y EL DESARROLLO PERSONAL DE LOS TRABAJADORES A TRAVES DE LA IMPARTICIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN.

FRECUENCIA:

EVENTUAL NORMAS:

• LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN DEBERÁ BASARSE EN LA DETECCIÓN DE NECESIDADES OBTENIDAS MEDIANTE ENCUESTAS REALIZADAS AL PERSONAL.

• EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DEBERÁ PROMOVER LA CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL AL SERVICIO DE LA INSTITUCIÓN.

• EL PARTICIPANTE DEBERÁ CUBRIR EL SESENTA POR CIENTO DE

ASISTENCIA PARA TENER DERECHO A LA CONSTANCIA RESPECTIVA. • LAS NOTAS, RECIBOS Y FACTURAS POR GASTOS QUE GENERE LA

IMPARTICIÓN DEL CURSO SE DEBERÁN RESGUARDAR PARA LA COMPROBACIÓN DE LOS MISMOS, ANEXANDO UN OFICIO DIRIGIDO AL SUBDIRECTOR DE FINANZAS, CON COPIA AL DEPARTAMENTO DE CAJA Y QUE CONTENGA LA AUTORIZACIÓN DEL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Depto. de Capacitación. Director-Gerente. Jefe del Departamento de Capacitación.

1 2 3 4 5

5-A 6

6-A 7 8 9

Detecta necesidades de capacitación de personal a través de los Jefes de Área o de la aplicación de encuestas. Elabora relación de temas. Inicia pláticas con Instituciones oficiales o externas. Elabora programa anual. Solicita al Subdirector de Administración Vo. Bo. ¿Obtiene Vo. Bo.? No: Modifica programa anual. Regresa a la actividad número 5. Si: Recaba autorización del Director-Gerente. ¿Obtiene autorización? No: Reajusta programa anual. Regresa a la actividad número 6. Si: Confirma cursos con las Instituciones oficiales y/o externas. Elabora oficio de notificación de programa anual y recaba firma del Subdirector de Administración. Distribuye oficio de la siguiente forma: Original: Director-Gerente. Copia 1: Subdirector de Administración. Copia 2: Archivo cronológico y definitivo.


DEPTO. DE CAPACITACIÓN




10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Elabora promociónales (carteles). Coloca carteles en periódico mural. Pasa el tiempo. Contacta con el instructor y recibe confirmación de asistencia. Recibe de cada titular de Área notificación de participantes. Elabora lista de participantes. Solicita al instructor manual del curso a impartir. Obtiene fotocopias del manual. Solicita recursos económicos al Departamento de Caja para realizar compras de artículos necesarios. Conecta con el Procedimiento: Administración del Fondo Revolvente. Departamento de Caja. Fin. Pasa el tiempo. Inicia curso el instructor y distribuye manual del curso entre participantes. Pasa el tiempo. Recibe lista de asistencia y determina constancias a entregar. Elabora (constancias, diplomas, etc.). Recaba del Director-Gerente y del Subdirector de Administración firmas en los impresos. Organiza clausura del curso y entrega constancias. Pasa el tiempo. Recibe del instructor reporte de evaluación y elabora cuadro estadístico. Elabora relación de gastos, recaba Vo. Bo. del Subdirector de Administración y presenta ante el Departamento de Caja. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

INICIO

DETECTA NECESIDADES

DE CAPACITACION ENCUESTAS

ELABORARELACION DE TEMAS

SOLICITA Vo.Bo.

PROGRAMA ANUAL

INICIA PLATICAS

RELACION DE TEMAS

ELABORA Y CALENDARIZA

PROGRAMA ANUAL

MODIFICAPROGRAMA

ANUAL¿OBTIENE Vo. Bo.?

RECABA AUTORIZACION

1

JEFE DEL DEPTO.DE RECURSOS HUMANOS

NO

SI

INSTITUCIONES OFICIALESY/O PRIVADAS

2

DIRECTOR-GERENTE

JEFES DE AREA


1

1






2

1

1

¿OBTIENE AUTORIZACION?

REAJUSTAPROGRAMA

ANUAL

CONFIRMA CURSOS

RELACION DE TEMAS

ELABORA PROMOCIONA-

LES

CARTELES

ELABORA Y RECABA FIRMA

OFICIO DE NOTIFICACION

DE PROGRAMA ANUAL

DISTRIBUYE DOCUMENTOS

0

COLOCA EN PERIODICO

MURAL

2

INSTITUCIONES OFICIALESY/O PRIVADAS

NO

SI

C

DIRECTOR-GERENTESUBDIRECTORDE ADMINISTRACION

1


CARTELES






2

CONTACTA RECIBE

CONFIRMACION DE ASISTENCIA

RECIBE

OBTIENE FOTOCOPIAS

MANUAL DEL CURSO

SOLICITA MATERIAL MANUAL DE

CURSO

ELABORA

0LISTA DE

PARTICIPANTES

REALIZA COMPRAS DE ARTICULOS

NECESARIOS

3

INSTRUCTOR

TITULAR DE AREA

INSTRUCTOR

NOTIFICACION DE PARTICIPANTES


ADMINISTRACION DEL FONDO REVOLVENTE

DEPARTAMENTO DE CAJA






DIPLOMAS

DIPLOMAS

DIPLOMAS

F

INICIA CURSO Y

DISTRIBUYE 0MANUAL

DEL CURSO

3

RECIBE Y DETERMINA

CONSTANCIA A ENTREGAR LISTA DE

ASISTENCIA

ELABORA IMPRESOS

CONSTANCIAS

RECABA FIRMAS

CONSTANCIAS

ORGANIZA CLAUSURA

CONSTANCIA

ELABORA Y PRESENTA RELACION

DE GASTOS

FIN

INSTRUCTORPARTICIPANTES

RECIBE REPORTE DE EVALUACION Y ELABORA CUADRO

ESTADISTICO

INSTRUCTOR


INSTRUCTOR

DIRECTOR GERENTE Y SUBDIRECTORDE ADMINISTRACION

SUBDIRECTOR DE GASTOS



ÁREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DESCRIPCIÓN GENERAL El titular de este puesto, es responsable de dar cumplimiento al marco normativo,

lineamientos y disposiciones aplicables en materia de adquisiciones, arrendamiento,

y contratación de servicios; de verificar la convocatoria, invitaciones y bases de

licitaciones de la Institución; de vigilar la integración y actualización del catálogo de

artículos y padrón de proveedores de la Institución; de planear, dirigir y controlar las

actividades encaminadas a la adquisición, almacenamiento y suministros de

materiales de bienes muebles; de la actualización de los sistemas de información de

inventarios; de planear, organizar y dirigir las actividades encaminadas a

proporcionar a las áreas de la Institución, los servicios generales y vehiculares para

el desempeño de sus funciones; de organizar y controlar la conservación, uso y

mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y vehículos de la Institución; de

diseñar y realizar los proyectos de construcción y remodelación de inmuebles

adscritos a la Institución.








DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





ADQUISICION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA. OBJETIVO:

SATISFACER LAS NECESIDADES DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA EN OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS.

FRECUENCIA:

PERIODICA

NORMAS:

• SOLO SE GESTIONARAN LAS ADQUISICIONES CONTEMPLADAS EN EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, AUTORIZADO POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACION.

• EL PROCESO DE ADQUISICION SE DEBERA APEGAR A LA

NORMATIVIDAD VIGENTE.

• LA COMPRA SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y DEL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION.

• LOS FORMATOS DE SOLICITUD DEBERAN ESTAR DEBIDAMENTE

REQUISITADOS.

• COTIZAR PRECIOS CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.

• ELABORAR CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES.

• TODA ADQUISICION SERA BASADA EN CALIDAD Y PRECIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Servicios Generales. Departamento de Servicios Generales. Jefe del Departamento de Servicios Generales. Departamento de Servicios Generales.

1

1-A 2 3 4 5 6

6-A 7 8 9

Recibe de oficinas centrales y farmacias, requisición de compra. ¿Esta considerado en Programa Anual de Adquisiciones? No: Cancela. Fin Si: Da instrucciones al personal del Departamento de Servicios Generales que establezca contacto con proveedores y solicite cotizaciones. Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones. Recibe cotización y elabora cuadro comparativo. Analiza condiciones económicas y técnicas. Presenta al Jefe del Departamento de Servicios Generales cuadro comparativo. ¿Rebasa el monto para adquisición directa? Si: El proceso de adquisición se apegará a la normatividad vigente. Fin. No: Reporta al Subdirector de Administración y toman decisión. Informa al personal del Departamento de Servicios Generales que elabore orden de compra. Elabora orden de compra y recaba firmas del Jefe del Departamento de Servicios Generales y del Subdirector de Administración.


DEPTO. DE SERV. GRALES




10 Confirma pedido al proveedor y distribuye orden de

compra de la siguiente manera: Original: Proveedor. Copia 1: Archivo numérico y definitivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS.








ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

COTIZACIONES

INICIO

RECIBE REQUISICION DE COMPRA

¿ESTA CONSIDERADO

EN EL PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES?

CANCELA

SOLICITA TRES

COTIZACIONES

RECIBE Y ELABORA

CUADRO COMPARATIVO

ANALIZA CONDICIONES

PRESENTA CUADRO COMPARATIVO

1

NO

SI

JEFE DEPTO.SERVICIOSGENERALES

PROVEEDORES

OFNAS. CENTRALESFARMACIAS

JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES

INICIO

SOLICITA TRES

COTIZACIONES

PERSONAL DELDEPARTAMENTO DESERVICIOS GENERALES


¿REBASA EL MONTO PARA ADQUISICION

DIRECTA?

EL PROCESO DE ADQUISICION SE APEGARA A LA NORMATIVIDAD

VIGENTE

NO

SIFIN





ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

1

1

REPORTA Y TOMAN

DECISION

INFORMA QUE

ELABORE

ORDEN DE COMPRA

CONFIRMA PEDIDO Y

DISTRIBUYE

0ORDEN DE

COMPRAN

FIN

PROVEEDOR


JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

DEPTO. DESERVICIOSGENERALES

CUADRO COMPARATIVO

PERSONAL DELDEPARTAMENTO DESERVICIOS GENERALES

INFORMA QUE

ELABOREO-1

ORDEN DE COMPRA

JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALESSUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS




ADQUISICION DE ARTICULOS DE OFICINA, MATERIAL DE LIMPIEZA, MATERIAL ELECTRICO, MATERIAL PARA EQUIPO DE COMPUTO, CONSUMIBLES, OTROS.

OBJETIVO:

SATISFACER LAS NECESIDADES DE ARTICULOS DE OFICINA Y DEMAS CONSUMIBLES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

PERIODICA

NORMAS:

• EL PROCESO DE ADQUISICIONES SE DEBERA APEGAR A LO ESTABLECIDO EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE.


• SE DEBERA ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE LAS COTIZACIONES.

• LA COMPRA SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION Y FIRMA DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.

• SE RECIBIRAN LOS ARTICULOS DE ACUERDO A LA ORDEN DE COMPRA, SELLANDO DE RECIBIDO LA FACTURA CORRESPONDIENTE.

• LOS VALES SE RECIBIRAN DE OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS A MAS TARAR EL DIA QUINCE DEL MES Y DEBERAN SER SURTIDOS LOS PRIMEROS CINCO DIAS HABILES DEL MES SIGUIENTE.

• LAS SOLICITUDES EXTRAORDINARIAS DEBERAN ESTAR JUSTIFICADAS Y FIRMADAS POR EL TITULAR DEL AREA SOLICITANTE.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Servicios Generales. Jefe del Departamento de Servicios Generales.


1

2

3

4

5

6

6-A

7

7-A

8

8-A

9

Recibe de oficinas centrales, farmacias y tienda de electrodomésticos requerimientos de consumibles.

Compara requerimientos contra existencias del Almacén para elaborar relación de productos a comprar.

Contacta con proveedores y solicita cotizaciones de los artículos.

Recibe cotización y elabora cuadro comparativo.

Analiza condiciones económicas y técnicas.

Presenta al Jefe de Servicios Generales cuadro comparativo.

¿Rebasa el monto para adquisición directa?

Si:

El proceso de adquisición se apegará a la normatividad vigente.

Fin.

No:

Verifica disponibilidad presupuestal.

¿Existe presupuesto?

SI:

Sugiere proveedor e informa al Subdirector de Administración.

Conecta con la actividad número 9.

No:

Analiza necesidades.

¿Es prioritario?

No:

Cancela solicitud.

Fin.

Si:

Informa al Subdirector de Administración y solicita autorización.






Subdirector de Administración. Jefe del Departamento de Servicios Generales

Departamento de Servicios Generales.

10

11

12

13

14

15

15-A

16

17

18

19

20

21

Autoriza realizar compra. Da instrucciones al personal del Departamento de Servicios Generales que elabore orden de compra.

Elabora orden de compra (original y dos copias) de productos ya cotizados y recaba firmas del Jefe del Departamento de Servicios Generales y del Subdirector de Administración.

Confirma pedido distribuyendo orden de compra de la siguiente manera: Original: Proveedor. Copia 1: Almacén. Copia 2: Archivo numérico y definitivo.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor mercancía, factura y orden de compra (original).

Verifica mercancía y documentos entregados por el proveedor contra su orden de compra (copia 1).

¿Está completo el pedido?

No:

Solicita mercancía faltante.

Regresa a la actividad 14.

Si:

Recibe pedido, sella factura y orden de compra (original).

Especifica en cada factura a que departamento o farmacia pertenece el artículo.

Entrega artículos de acuerdo al requerimiento.

Integra expediente de cotizaciones y solicitudes de artículos de papelería.

Turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales factura y paquete de documentos para trámite de pago.

Conecta con el procedimiento: Tramite de Pago a Proveedores.

Mantiene y archiva orden de compra (copia 1) de manera numérica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA

INICIO

RECIBEREQUERIMIENTOS DE CONSUMIBLES

COMPARA CON EXISTENCIAS EN ALMACEN PARA

ELABORAR

RELACION DE PRODUCTOS A

COMPRAR

SOLICITA COTIZACIONES

DEPTO. DE SERVICIOSGENERALES

PROVEEDORES

OFNAS. CENTRALESFARMCIAS

RECIBE Y ELABORA

CUADRO COMPARATIVO

ANALIZA CONDICIONES

PRESENTACUADRO

COMPARATIVO

JEFE DELDEPTO. DE SERVICIOSGENERALES

PROCESO DE ADQUISICION SE

APEGA A LA NORMATIVIDAD

VIGENTE

¿REBASA EL MONTO PARA ADQUISICION

DIRECTA?

NO

SI

FIN1






1

VERIFICA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

JEFE DEL DEPTO.DE SERV. GENERALES

SUGIERE PROVEEDOR E

INFORMA

¿EXISTE PRESUPUESTO?

NO

SI SUBDIRECTORDE

ADMINISTRACION

ANALIZA NECESIDADES

CANCELA SOLICITUD

¿ES PRIORITARIO?

SI

NOFIN

INFORMA Y SOLICITA

AUTORIZACION

SUBDIRECTORDE

ADMINISTRACION

ANALIZA SOLICITUD

SUBDIRECTORDE

ADMINISTRACION

2






2

1

2

CANCELA¿AUTORIZO?

SI

NOFIN

DA INSTRUCCIONES

DE ELABORAR

DEPTO. SERVICIOS GENERALES

ORDEN DE COMPRA

JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOGENERALES

ELABORA Y RECABA FIRMAS

JEFE DEL DEPTO. SERVICIOS GENERALES Y SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

0-2ORDEN DE

COMPRA

DEPARTAMENTODE SERVICIOSGENERALES

CONFIRMA PEDIDO

DISTRIBUYENDO COPIAS

0ORDEN DE

COMPRA

PROVEEDOR

ALMACEN

N

0FACTURA

RECIBE MERCANCIA 0

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR

CORDEN DE

COMPRA

0FACTURA

VERIFICA MERCANCIA

CONTRA0

ORDEN DE COMPRA

3

1






3

SOLICITA MERCANCIA FALTANTE

¿ESTA COMPLETO EL

PEDIDO?

SI

NO

RECIBE PEDIDO Y SELLA

0ORDEN DE

COMPRA

0FACTURA

ESPECIFICA A QUE DEPTO. O

FARMACIA PERTENECE

0FACTURA

ENTREGA ARTICULOS DE

ACUERDOREQUERIMIENTO

INTEGRA EXPEDIENTES

VALES MENSUALES

COTIZACIONES MENSUALES

0ORDEN DE

COMPRA

TURNA PARA SU PAGO FACTURAS

JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

ARCHIVA 1ORDEN DE

COMPRAN

FIN

1




CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS. OBJETIVO:

DISTRIBUIR CORRECTAMENTE LAS ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO, ASI COMO CONTROLAR SU UBICACION Y ESTADO FISICO.

FRECUENCIA:

DIARIO

NORMAS:

• RECIBIR ACTIVOS DE ACUERDO A ORDEN DE COMPRA.

• TODO DOCUMENTO QUE AMPARE LA COMPRA SE DEBERA SELLAR DE RECIBIDO.

• REGISTRAR Y DAR DE ALTA EN SISTEMA DE BASE DE DATOS EL ACTIVO.

• ASIGNAR NUMERO DE INVENTARIO A CADA ACTIVO.

• IDENTIFICAR EL ACTIVO MEDIANTE LA ETIQUETA CORRESPONDIENTE.

• ENTREGAR ACTIVO ETIQUETADO, CONJUNTAMENTE CON EL RESGUARDO CORRESPONDIENTE.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Encargado de Control de Activo Fijo.

1 2 3

3-A 4 5 6 7 8 9

10

11

12

Recibe del Jefe del Departamento de Servicios Generales orden de compra. Pasa el tiempo. Recibe del proveedor activo fijo, orden de compra y factura (originales). Verifica activo contra los documentos soporte. ¿Están correctos los datos? No: Rechaza y devuelve activo y/o documento(s). Regresa a la actividad número 2.

Si: Recibe activo y sella factura. Da de alta en el sistema de base de datos de acuerdo a factura y orden de compra. Elabora resguardos y etiqueta. Etiqueta activo. Entrega físicamente activo, junto con el resguardo correspondiente al Departamento Solicitante (usuario). Recaba firma de recibido del Departamento Solicitante (usuario) en resguardo. Concentra requisición de compra, cédula de cotizaciones, orden de compra y factura (originales), y archiva de manera numérica y temporal. Turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales documentos originales para el trámite de pago. Conecta con el procedimiento: Trámite de pago a Proveedores. Archiva resguardo (original) y fotocopia de factura de manera numérica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE ACTIVOS

0FACTURA

INICIO

RECIBE

ENCARGADO DECONTROL DE ACTIVO.FIJO

JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALES

C-1ORDEN DE COMPRA

RECIBE ACTIVO FIJO 0

ORDEN DE COMPRA

1

PROVEEDOR

0FACTURA

VERIFICA ACTIVO CONTRA

SOPORTES

0-1ORDEN DE

COMPRA

RECHAZA Y DEVUELVE ACTIVO Y/O

DOCUMENTOS

¿ESTAN CORRECTOS

LOS DATOS?

NO

SI

RECIBE ACTIVO Y

SELLA

0FACTURA

1

DA DE ALTA EN SISTEMA DE BASE

DE DATOSFACTURA

ORDEN DE COMPRA

1






1

ELABORAETIQUETA

RESGUARDO

ETIQUETA ACTIVO

ENTREGA ACTIVO Y

DOCUMENTO

RESGUARDO

DEPTO.SOLICITANTE

RECABA FIRMA DE RECIBIDO

RESGUARDO

0FACTURA

0ORDEN DE

COMPRA

CEDULA DE COTIZACIONES

REQUISICION DE COMPRACONCENTRA

N

0FACTURA

0ORDEN DE

COMPRA

CEDULA DE COTIZACIONES

REQUISICION DE COMPRA

TURNA JEFE DEL DEPTO. DE SERCICIOS GENERALES

2






2

ARCHIVA

CORDEN DE

COMPRA

0RESGUARDO

N

FIN




TRAMITACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES POR COMPRAS DE ACTIVO FIJO, PAPELERIA, ARTICULOS DE ESCRITORIO, MATERIAL DE LIMPIEZA Y CONTRATACION DE SERVICIOS.

OBJETIVO:

CONTROLAR EL PAGO DE FACTURAS VERIFICANDO MERCANCIA Y TURNARLAS PARA SU PAGO.

FRECUENCIA:

DIARIO

NORMAS:

• LAS FACTURAS DEBERAN CONTENER EL SELLO DE RECIBIDO DEL ALMACEN DE SERVICIOS GENERALES.

• LOS MEMORANDUM PARA TRAMITE DE PAGO DEBERAN CONTENER

LAS FIRMAS SIGUIENTES: a) JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES. b) SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION (Vo. Bo.)



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Depto. De Servicios Generales.

1 2

2-A 3 4 5

Recibe paquete de documentos (facturas por concepto de compras de papelería, activo fijo, pago de servicios, etc.). Verifica de la factura: datos, monto y sello de recibido por almacén contra orden de compra. ¿Es correcta la factura? No: Devuelve factura para corrección. Regresa a la actividad número 1. Si: Elabora memorándum solicitando pago, indicando monto, concepto, fecha de pago, proveedor y partida presupuestal. Recaba del Subdirector de Administración firma de autorización. Turna a la Subdirección de Finanzas memorándum y factura para su liquidación. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CHEQUE.








TRAMITACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES POR COMPRAS DE ACTIVO FIJO,

MEMORANDUM

INICIO

RECIBE DOCUMENTOS

DE COMPRA


FACTURA

1

ORDEN DE COMPRA

VERIFICA FACTURA

DEVUELVE PARA

CORRECCION

¿ES CORRECTA

LA FACTURA?

NO

SIFACTURA

1

ELABORA SOLICITANDO

PAGOMEMORANDUM

RECABA FIRMA DE

AUTORIZACIONMEMORANDUM


TURNA PARA SU

LIQUIDACIONFACTURA

SUBDIRECCION DE FINANZAS

FIN


SOLICITUD DE ELABORACION DE CHEQUE



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA.

OBJETIVO:

CONSERVAR EN ÓPTIMAS CONDICIONES EL ACTIVO FIJO DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

SEMANAL NORMAS:

• RECIBIR LA SOLICITUD DEBIDAMENTE REQUISITADA.

• SE DEBERA DE RECIBIR LA SOLICITUD DE REPARACION JUNTO CON EL ACTIVO.

• SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO ES HASTA 10

SALARIOS MINÍMOS, EL PAGO SE EFECTUARÁ DIRECTAMENTE DEL FONDO OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.

• SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN ACTIVO FIJO OSCILA ENTRE 10 Y 100 SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE CONTRTARÁ DIRECTAMENTE CON EL PROVEEDOR (SEGÚN LA NORMATIVIDAD AUTORIZADA POR EL SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES DEL SSTEEV).

• SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO ES MAYOR A 100 SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE DEBERÁ COTIZAR CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.

• EN CASO DE QUE EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO SEA MAYOR A 100 SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE DEBERA ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE LAS COTIZACIONES.

• LA REPARACION SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y EL VO. BO. DEL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Servicios Generales. Jefe del Departamento de Servicios Generales.

1 2 3

3-A 4 5 6 7

7-A 8

Recibe de oficinas centrales y farmacias solicitud de reparación acompañada del bien mueble. Contacta con proveedor y solicita cotización (si es hasta 10 S.M.V. se paga directamente del fondo operativo de Departamento de Servicios Generales). Verifica que el costo de la reparación del bien mueble no sea mayor a 100 salarios mínimos vigentes. ¿Es mayor? No: Contacta directamente con el proveedor. Conecta con la actividad número 8. Si: Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones. Recibe cotizaciones y elabora cuadro comparativo. Analiza condiciones económicas y técnicas. Presenta al Jefe del Departamento de Servicios Generales cuadro comparativo. ¿Costo de reparación es igual al 60% del costo de compra? SI: Cancela solicitud, informa al depositario y da de baja el bien mueble. FIN NO: Autoriza orden de reparación y entrega activo al proveedor.

Pasa el Tiempo.






Encargado de mantenimiento. Jefe del Departamento de Servicios Generales. Encargado de mantenimiento.

9

9-A

9-B

1100

1111

1122

1133

1144

1155

1166

Recibe activo reparado por el proveedor.

¿Satisface la reparación?

No:

Rechaza y devuelve al proveedor.

Exige garantía al proveedor.

Regresa a la actividad número 9.

SI:

Sella factura de recibido y elabora contra recibo para entregárselo al proveedor. Turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales, factura para trámite de pago. Elabora memorándum anexando solicitud de reparación, factura y cotización para el trámite de pago correspondiente. Recaba del Subdirector de Administración Vo. Bo. Turna a la Subdirección de Finanzas para pago, los siguientes documentos: • Memorándum. • Factura. Conecta con el procedimiento: SOLICITUD DE ELABORACION DE CHEQUE. Entrega al Departamento Solicitante activo reparado y recaba firma en comprobante de recibido. Mantiene comprobante de recibido de manera cronológica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

COTIZACIÓN

COTIZACIÓN

COTIZACIÓN

RECIBE JUNTO CON

EL BIEN MUEBLE

CONTACTA Y SOLICITA

VERIFICA COSTO DE REPACIÓN

INICIO

COTIZACIÓN

¿ES MAYOR?

CONTACTA

CONTACTA

RECIBE Y ELABORA

FIN

NO

SI

DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS SOLICITUD

DE REPARACIÓN

PROVEEDOR

COTIZACIÓN

SI LA COTIZACIÓN ES HASTA 10 S.M.V. SE PAGA DEL FONDO OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

PROVEEDOR

1

3 PROVEEDORES

COTIZACIÓN

COTIZACIÓN

COTIZACIÓN

COTIZACIÓN

CUADRO

COMPARATIVO

ANALIZA CONDICIONES ECONÓMICAS Y TÉCNICAS

PRESENTA

CUADRO

COMPARATIVO

COTIZACIÓN

COTIZACIÓN

COTIZACIÓN

CUADRO

COMPARATIVO

JEFE DEL DEPTO. DE SERV. GRALES.

¿COSTO?

CANCELA, INFORMAN DA

DE BAJA EL BIEN MUEBLE

NO

SI

1






COTIZACIÓN

FACTURA

SOLICITUD DE

REPARACIÓN

CONTRARECIBO

FACTURA

1

AUTORIZA REPARACION Y ENTREGA EL ACTIVO

COTIZACIÓN

RECIBE ACTIVO

REPARADO

¿SATISFACE?RECHAZA Y DEVUELVE

NO

SI

EXIGE GARANTIA 2

SELLA DE RECIBIDO, ELABORA Y ENTREGA

TURNA PARA TRÁMITE DE

PAGO

ELABORA PARA

TRÁMITE DE PAGO

RECABA FIRMA DE

VO.BO.

TURNA PARA PAGO

2

PROVEEDOR

1


2



FACTURA

MEMORÁNDUM

COTIZACIÓN

FACTURA

SOLICITUD DE

REPARACIÓN

MEMORÁNDUMSUBDIRECTOR DEADMINISTRACIÓN

FACTURA

MEMORÁNDUM







SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE

CHEQUE.DEPTO. DE CAJA

2

ENTREGA ACTIVO

REPARADO Y RECABA FIRMA

GUARDA

FIN

ENCARGADO DE MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO SOLICITANTE

COMPROBANTE

C

COMPROBANTE




LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO. OBJETIVO:

CONTROLAR Y ACTUALIZAR EL ACTIVO FIJO PROPIEDAD DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL NORMAS:

• SE DEBERA REALIZAR UN LEVANTAMIENTO GENERAL POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO.

• EL INVENTARIO SE REALIZARA UTILIZANDO EL FORMATO INFORME PARA INTEGRACION DE ARCHIVOS DE ACTIVO FIJO.

• PARA LA REALIZACION DEL INVENTARIO, EL USUARIO DEBERA PRESENTAR SU FORMATO DE RESGUARDO.

• EL USUARIO SE HARA RESPONSABLE DEL DETERIORO, DAÑO O DESTRUCCION POR NEGLIGENCIA DE LOS BIENES A SU CARGO.

• LOS RESULTADOS SE REGISTRARAN EN EL REPORTE DE INVENTARIOS, MISMO QUE DEBERA CONTENER LA FIRMA DEL USUARIO Y DE LA PERSONA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES QUE REALIZO LA ACTIVIDAD.



• SU EJECUCION SE REGULARA CON BASE A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

• EN CASO DE DETERIORO GRAVE, ROBO, PERDIDA, DESTRUCCION O TRANSFERENCIA DE ACTIVO, SE NOTIFICARA AL SUBDIRECTOR DE FINANZAS Y AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA LA AFECTACION CORRESPONDIENTE.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Servicios Generales. Subdirector de Administración. Jefe del Departamento de Servicios Generales. Subdirector de Finanzas. Jefe del Departamento de Servicios Generales. Departamento de Servicios Generales.

1 2 3 4 5 6

6-A 7 8 9

10

11

12

Determina fecha para levantamiento físico del inventario de activo fijo. Organiza cuadrillas y calendarios de trabajo. Prepara material requerido. Elabora programa de recursos materiales y económicos. Presenta al Subdirector de Administración programa de trabajo para Vo. Bo. Recibe programa de trabajo. ¿Otorgó Vo. Bo.? No: Regresa para corrección. Conecta con la actividad número 4. Si: Rubrica documento y devuelve. Recibe programa y solicita a la Subdirección de Finanzas recursos materiales y económicos. Proporciona al Jefe del Departamento de Servicios Generales recursos solicitados. Recibe recursos. Pasa el tiempo. Llegada la fecha de levantamiento del inventario. Coordina las actividades del personal de Servicios Generales. Solicita al usuario los resguardos de los bienes a su cargo.






Jefe del Departamento de Servicios Generales.

13

13-A

13-B

13-C

13-D

13-E

13-F

14

15

16

17

18

Revisa resguardo contra expediente y activo fijo. ¿Existen diferencias? Si: Solicita sustento para justificación. Registra diferencia en el formato para levantamiento del inventario de activo fijo. Firman de conformidad formato correspondiente (usuario y responsable de la actividad). Realiza ajustes en el sistema de base de datos. Efectúa canje de la etiqueta y del resguardo que corresponda al activo. Ejecuta afectación correspondiente. Fin. No: Elabora reporte de levantamiento de inventario de activo fijo. Recaba firma de aceptación del usuario en el reporte. Rinde informe al Jefe del Departamento de Servicios Generales. Integra expediente. Pasa el tiempo. Comprueba gastos ante el Departamento de Caja. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO






1

RUBRICA Y DEVUELVE

PROGRAMA DE TRABAJO

RECIBE Y SOLICITA

RECURSOS

PROPORCIONA LOS

RECURSOS

RECIBE RECURSOS

COORDINA LAS

ACTIVIDADES

SOLICITARESGUARDO DE BIENES

2

JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOS GENERALES






LLEGADA LA FECHA DEL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

DEPTO. DESERVICIOS GENERALES

USUARIO

PROGRAMA DE TRABAJO






RESGUARDO

EXPEDIENTE

2

REVISA ACTIVO FIJO

CONTRARESGUARDO

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

SOLICITA SUSTENTO

PARA JUSTIFICACION

FORMATO PARA LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

DE A.F.REGISTRA

DIFERENCIA

FORMATO PARA LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

DE A.F.

FIRMAN DE CONFORMIDAD

REALIZA LOS AJUSTES EN EL SISTEMA

EFECTUA CANJE EN

ACTIVOETIQUETA

EJECUTA AFECTACION CORRESPON-

DIENTE

FIN

ELABORAREPORTE DE

LEVANTAMIENTO

RECABA FIRMA DE

ACEPTACION

REPORTE DE LEVANTAMIENTO

RINDE INFORME

INTEGRA EXPEDIENTE

COMPRUEBA GASTOS

FIN

SI

NO

USUARIORESPONSABLEDE ACTIVIDAD

USUARIO

JEFE DEL DEPTO. SER. GRALES.

JEFE DEL DEPTO. SERVICIOSGENERALES.

DEPTO. DECAJA




BAJA DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO DE CÓMPUTO Y EQUIPO DE TRANSPORTE.

OBJETIVO:

DAR DE BAJA LOS BIENES INMUEBLES QUE POR SU ESTADO FISICO O CUALIDADES TECNICAS NO RESULTEN UTILES O FUNCIONALES, LOS EXTRAVIADOS O ROBADOS; LOS QUE SE HUBIEREN DETERIORADO NOTABLEMENTE O DESTRUIDO, O LOS QUE NO SE REQUIERAN PARA EL SERVICIO AL CUAL SE LES DESTINO.

FRECUENCIA:

ANUAL NORMAS:

• DAR CUMPLIMIENTO A LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL CAPITULO V DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES INMUEBLES DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE VERACRUZ Y DEMAS DISPOSICIONES APLICABLES.

• LAS BAJAS DE LOS BIENES INMUEBLES DEBEN CONTAR CON LA AUTORIZACION DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.

• SE DEBERA SOMETER AL CONSEJO DE ADMINISTRACION EL DESTINO FINAL DE LOS ACTIVOS A DAR DE BAJA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Servicios Generales. Subdirector de Administración. Director-Gerente. Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas. Director-Gerente. Consejo de Administración.

1 2 3 4 5

5-A 6 7 8

8-A

Integra expediente de activos propuestos para baja: • Lista de activos. • Fotocopia de facturas. • Dictamen técnico. Presenta expediente al Subdirector de Administración para análisis y revisión Analiza expediente e informa al Director-Gerente Presenta expediente al subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas para su Vo. Bo. Analiza información. ¿Otorgó el Vo. Bo.? No: Rechaza información. Regresa a la actividad numero 3. Si: Remite al Director-Gerente. Recibe y somete a consideración del Consejo de Administración para autorización y destino final de activos. Analiza expediente. ¿Autoriza? No: Rechaza información. Regresa a la actividad numero 3 Si:






Director-Gerente.

9

Determina destino final del activo en apego a la normatividad vigente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








BAJA DE MOBILIARIO Y / O EQUIPO DE OFICINA, COMPUTO Y TRANSPORTE

DICTAMEN TECNICO

INICIO

INTEGRA EXPEDIENTE


FOTOCOPIA DE FACTURAS

LISTADO DE ACTIVOS

PRESENTA

EXPEDIENTE PARA SU ANALISIS


ANALIZA

EXPEDIENTE

DIRECTOR - GERENTESUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

1

2

PRESENTA

EXPEDIENTE

SUBCOMITE DE ADQUISICIONESY OBRAS PUBLICASDIRECTOR - GERENTE

ANALIZA INFORMACION EXPEDIENTESUBCOMITE

RECHAZA EXPEDIENTE

¿OTORGA Vo.Bo.?

NO

SI

1

REMITE

EXPEDIENTE

DIRECTOR - GERENTESUBCOMITE

1





BAJA DE MOBILIARIO Y / O EQUIPO DE OFICINA, COMPUTO Y TRANSPORTE

1

RECIBE Y SOMETE A

CONSIDERACION

EXPEDIENTE

CONSEJO DE ADMINISTRACIONDIRECTOR - GERENTE

ANALIZA EXPEDIENTE

CONSEJO DEADMINISTRACION

RECHAZA INFORMACION¿AUTORIZA?

NO

SI

2

DETERMINA DESTINO

FINAL

FIN




MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE BIENES INMUEBLES. OBJETIVO:

CONSERVAR EN OPTIMAS CONDICIONES LOS BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

MENSUAL NORMAS:

• RECIBIR LA SOLICITUD DEBIDAMENTE REQUISITADA.

• SE DEBERA EVALUAR LA NECESIDAD DEL SERVICIO SOLICITADO.


• SE DEBERA ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE LAS COTIZACIONES.

• LA REPARACION SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y DE LOS SUBDIRECTORES DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.

• SERAN PROGRAMADOS LOS TRABAJOS DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Servicios Generales. Departamento de Servicios Generales. Jefe del Departamento de Servicios Generales. Subcomité de Adquisición y Obras Públicas. Jefe del Departamento de Servicios Generales.

1 2

2-A 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

Recibe solicitud de reparación del bien inmueble. Presenta al Subcomité de Adquisición y Obras Públicas de la Institución solicitud. ¿Tiene presupuesto? Si: Solicita autorización. No: Evalúa necesidad o prioridad de reparación y solicita autorización. Realiza evaluación y levantamiento físico en el Área solicitante. Elabora croquis indicando las especificaciones requeridas. Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones. Elabora cuadro comparativo y turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales. Analiza condiciones económicas y técnicas. Turna al Subdirector de Administración cuadro comparativo para tratarlo ante el Subcomité de Adquisición y Obras públicas. Toma decisión e informa al Jefe del Departamento de Servicios Generales. Solicita anticipo de recursos económicos a la Subdirección de Finanzas contando con el vo. bo. del Subdirector de Administración. Recibe y entrega anticipo al prestador de servicios. Integra paquete de documentos con las cotizaciones y cuadro comparativo.






14

15

16

17

Pasa el tiempo. Llegada la fecha. Realiza recepción de trabajos concluidos. Supervisa trabajos realizados. Tramita finiquito ante la Subdirección de Finanzas contando con el Vo. Bo. del Subdirector de Administración. Concluye finiquito con el prestador de servicios y mantiene en archivo cronológico y definitivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES INMUEBLES

INICIO

RECIBE

PRESENTA AL S.A.O.P.


SOLICITUD DE

REPARACION

SOLICITUD DE

REPARACION

¿TIENE PRESUPUESTO?

SOLICITA AUTORIZACION

SI

NO

EVALUA PRIORIDAD Y

SOLICITA AUTORIZACION

REALIZAEVALUACIÓN Y

LEVANTAMIENTO FISICO

ELABORA CROQUIS CON ESPECIFICA-

CIONES

DEPTO. DESERVICIOSGENERALES

CONTACTA Y SOLICITA

COTIZACION

1

PROVEEDORES

AREA SOLICITANTE






CUADRO COMPARATIVO

COTIZACIÓNES

1

ELABORA Y TURNA CUADRO

COMPARATIVO


ANALIZA CONDICIONES


TURNA PARA TRATARLO

ANTE EL S.A.O.P.

CUADRO COMPARATIVO

TOMA DECISION E

INFORMA

SUBCOMITE DEADQUISICIONESY OBRAS PUBLICAS(S.A.O.P.)


SOLICITA ANTICIPO

CON Vo. Bo.



RECIBE ANTICIPO Y

ENTREGA

PRESTADOR DESERVICIOS

CHEQUE

INTEGRA PAQUETE

2








2

SUPERVISA LOS

TRABAJOS

REALIZA RECEPCION

DE TRABAJOS

TRAMITA PARA Vo.Bo.

CONCLUYE

SUBDIRECCION DE FINANZASSUBDIRECTOR DEADMINISTRACION

FINIQUITO

FIN

LLEGADA LA FECHA

FINIQUITO

PRESTADOR DE SERVICIOS

C

/ /




CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL.

OBJETIVO:

SALVAGUARDAR DOCUMENTACION CON VALOR HISTORICO PARA LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

DIARIO NORMAS:

• LOS EXPEDIENTES SE MATENDRAN ORDENADOS, CLASIFICADOS Y EN BUEN ESTADO.

• LOS EXPEDIENTES PARA ARCHIVO SE RECIBIRAN CONJUNTAMENTE CON LA SOLICITUD RESPECTIVA Y DEBIDAMENTE IDENTIFICADA Y ORDENADA.

• SE DEBERA REQUERIR EL FORMATO CORRESPONDIENTE PARA LA SALIDA DE EXPEDIENTES.

• LA DOCUMENTACION SE DEPURARA DEPENDIENDO DE SU NATURALEZA CADA CINCO AÑOS, CON EL TRAMITE RESPECTIVO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Encargado de Archivo General.

1 2 3

3-A

3-B

3-C

3-D 4

4-A 5 6

Mantiene depuración, ordenamiento y clasificación de los documentos archivados. Recibe de las diferentes Áreas, solicitud de préstamo o de ingreso de documentos. Identifica tipo de solicitud. ¿Es préstamo o ingreso de documentos? Préstamo: Recibe solicitud de resguardo de documentos (formato). Entrega documentación y conserva solicitud (copia). Pasa el tiempo. Recibe documentación prestada y cancela solicitud de resguardo. Se conecta con la actividad número 6. Ingreso: Revisa solicitud, que este debidamente requisitada. ¿Están completos los datos? No: Rechaza y devuelve. Regresa a la actividad número 2. Si: Realiza la depuración, ordenamiento y clasificación de la nueva documentación. Integra y acomoda físicamente los documentos en el archivo general. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL

INICIO

DEPURACION, ORDENAMIENTO

Y CLASIFICACION

RECIBE

IDENTIFICA

ENCARGADO DEARCHIVO GENERAL

ARCHIVO EN GENERAL

0SOLICITUD

PRESTAMO O INGRESO

¿PRESTAMO O

INGRESO?RECIBE

REVISA REQUISITOS

PRESTAMO

INGRESO

SOLICITUD DE

RESGUARDO

ENTREGADOCUMEN-

TACION

RECIBE Y CANCELA

SOLICITUD DE

RESGUARDO

1

1

2

SOLICITUD DE

RESGUARDO





CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL

1

¿ESTAN COMPLETOS? DEVUELVE

DEPURA, ORDENA Y CLASIFICA

NO

SI

NUEVOS DOCUMENTOS

INTEGRA Y ACOMODA

EN ARCHIVO GENERAL

NUEVOS DOCUMENTOS

FIN

2

1




ENVIO Y RECEPCION DE CORRESPONDENCIA. OBJETIVO:

CONTROLAR Y AGILIZAR LA COMUNICACION DE LA INSTITUCION A TRAVES DE LA CORRESPONDENCIA QUE SE ENVIA O RECIBE DE LOS AFILIADOS, SINDICATOS, PROVEEDORES, PRESTADORES DE SERVICIOS Y USUARIOS EN GENERAL.

FRECUENCIA:

DIARIO NORMAS:

• LA CORRESPONDENCIA SE DEBERA DE ENTREGAR ANTES DE LAS 13:30 HORAS DEBIDAMENTE REQUISITADA.

• SE DEBERAN RELACIONAR, FOLIAR Y COLOCAR LOS TIMBRES CORRESPONDIENTES PARA SER ENTREGADOS EN LAS OFICINAS DE CORREOS (FORMATO DE ENVIOS).

• CADA MES SE HARA EL ABASTECIMIENTO CORRESPONDIENTE PARA EL ABASTECIMIENTO DE TIMBRES Y LA COMPROBACION DE LA COMPRA DE ESTOS.

• LA CORRESPONDENCIA REMITIDA AL APARTADO POSTAL SERA DISTRIBUIDA AL AREA CORRESPONDIENTE.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Encargado de Oficialía de Partes.

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe de las diferentes Áreas la correspondencia. Válida sobres registrados en formato de envíos. Asigna número de folio consecutivo a la correspondencia (interna y externa). Coloca timbre postal a la correspondencia que se envía (mediante correo certificado). Presenta correspondencia ante la oficina de servicio postal. Recoge en la oficina de servicio postal la correspondencia remitida a la Institución en las áreas de apartado postal y entrega de documentos. Registra y asigna número de folio consecutivo a la correspondencia recibida, en formato. Turna correspondencia al Área remitida y conserva copia de recibido en archivo cronológico y definitivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA




CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE. OBJETIVO:

CONSERVAR EN OPTIMAS CONDICIONES EL EQUIPO DE TRANSPORTE, VIGILAR EL USO ADECUADO DE LAS UNIDADES, ASI COMO EL EFICIENTE APROVECHAMIENTO DE LOS CONSUMIBLES.

FRECUENCIA:

MENSUAL NORMAS:

• LA REVISION DE LAS BITACORAS DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE SE DEBERA REALIZAR EN LOS PRIMEROS CINCO DIAS HABILES DE CADA MES.

• LA CONSERVACION DEL EQUIPO DE TRANSPORTE SE SUGETARA A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DE SERVICIOS GENERALES.

• SE DEBERA INFORMAR OPORTUNAMENTE AL JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES DE CUALQUIER ANOMALIA O MAL USO DE LOS VEHICULOS DE LA INSTITUCION.

• LA CONTRATACION DE SERVICIOS SE APEGARA A LO DISPUESTO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Servicios Generales. Jefe del Departamento de Servicios Generales. Subdirector de Administración. Jefe del Departamento de Servicios Generales. Departamento de Servicios Generales.

1 2

2-A

2-B

2-C

2-D

2-E

2-F 3

Recibe bitácoras de consumo de combustible y de mantenimiento de equipo de transporte. Revisa bitácora de consumo de combustible. ¿Detectó alguna anomalía? No: Continúa con la actividad No. 3. Si: Analiza documento y reporta al Jefe del Departamento de Servicios Generales. Recibe información y documento. Verifica información en bitácora y solicita al responsable del vehículo aclare anomalía. ¿Se solventó anomalía? Si: Conecta con la actividad No. 3. No: Reporta al Subdirector de Administración. Toma medidas correctivas y da instrucciones al Jefe del Departamento de Servicios Generales Ejecuta instrucciones e informa al responsable del vehículo Fin. Revisa bitácora de mantenimiento de equipo de transporte. ¿La unidad requiere mantenimiento?






Jefe del Departamento de Servicios Generales. Responsable del Vehículo.

4 5 6 7

7-A 8

No: Fin. Si: Reporta al Jefe del Departamento de Servicios Generales. Acuerda con el responsable del vehículo fecha para llevar la unidad al servicio automotriz. Pasa el tiempo. Llegada la fecha. Recibe orden de servicio del Departamento de Servicios Generales y entrega unidad al taller automotriz. Pasa el tiempo. Recoge vehículo del taller y checa servicio. ¿Se realizó bien el servicio? No: Reporta al Jefe del Departamento de Servicios Generales y regresa vehículo al taller. Regresa con la actividad No. 6. Si: Registra en bitácora, servicio proporcionado a la unidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE

DEPTO. DE SERVICIOS

GENERALES

INICIO

RECIBE BITACORAS CONSUMO

COMBUSTIBLE

REVISABITACORA

ANALIZA Y REPORTAANOMALIA

REVISA BITACORA

CONSUMOCOMBUSTIBLE

1

MANTTO.EQUIPO DE

TRANSPORTE

DETECTAALGUNA

ANOMALIA

SI

NO

A

JEFE DEPTODE SERVICIOSGENERALES

1

RECIBE INFORMACION

Y DOCUMENTOS

CONSUMOCOMBUSTIBLE

B

VERIFICA INFORMACION Y

SOLICITA SE ACLARE

ANOMALIA

C

RESPONSABLE UNIDAD

MANTTO.EQUIPO DE

TRANSPORTE

¿LA UNIDAD

REQUIEREMANTTO.?

SI

NOFIN

2






1

¿SE SOLVENTAANOMALIA?

NO

SI1

REPORTA

D

SUBDIRECCION DEADMINISTRACION

TOMA MEDIDAS Y DA

INSTRUCCIONES


E

EJECUTA INSTRUCCIONES

EINFORMA

F

FIN

RESPONSABLEDEL VEHICULO

2

REPORTA


ACUERDOFECHA

RESPONSABLEDEL VEHICULO


RECIBE DOCUMENTOY ENTREGA UNIDAD AL

TALLER

RESPONSABLEVEHICULO

2

DEPTO.SERVICIOS GENERALES

ORDEN DE SERVICIO

RECOGEVEHICULOY CHECA SERVICIO

¿SE REALIZO BIEN EL

SERVICIO?

SI

NO

3

REPORTA Y RECIBE

VEHICULO2






FIN

3

REGISTRASERVICIORECIBIDO

MANTTO.EQUIPO DE

TRANSPORTE



ÄREA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

DESCRIPCIÓN GENERAL El titular de este puesto, es responsable de presentar las propuestas de planeación,

desarrollo, implementación, control, mantenimiento, actualización y difusión de la

normatividad en materia de Tecnologías de la Información e Innovación Tecnológica

en la Institución; de coordinar la realización de acciones para su difusión y

optimización de los recursos tecnológicos; de impulsar la automatización de

actividades de la Institución; de coordinar, desarrollar, consolidar y mantener

sistemas computacionales útiles para el soporte de procesos de la Institución;

Analizar y proponer las plataformas tecnológicas que serán utilizadas por los

empleados de la Institución; de desarrollar y gestionar los programas de

capacitación en materia de Tecnologías de la Información.








DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMATICOS. OBJETIVO:

AUTOMATIZAR LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION DE LAS AREAS USUARIAS MEDIANTE EL DESAROLLO DE SISTEMAS.

FRECUENCIA:

EVENTUAL NORMAS:

• SE DEBERAN ANALIZAR LOS OBJETIVOS, ALCANCES, NORMAS Y POLITICAS QUE RIGEN LOS SISTEMAS, A FIN DE ESTABLECER BASES Y METODOLOGIAS PARA SU DESARROLLO.

• EN COORDINACION CON LOS USUARIOS, SE ESTABLECERAN LAS RESPONSABILIDADES MUTUAS PARA EL DESARROLLO DE CADA SISTEMA.

• EN COORDINACION CON EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA, EL ENCARGADO DE SOPORTE TECNICO. EVALUARAN LA VIABILIDAD DE LOS PROYECTOS PARA QUE SEAN AUTORIZADOS TANTO POR DIRECTIVOS COMO USUARIOS.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Informática. Encargado de Desarrollo de Sistemas. Jefe del Departamento de Informática.

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2-A 3 4 5 6 7

7-A 8 9

Recibe de las Áreas usuarias memorándum de requerimientos de sistematización. Informa al Encargado de Desarrollo de Sistemas los requerimientos solicitados. ¿Se puede atender solicitud? No: Informa rechazo al Área usuaria. Fin. Si: Determina los recursos humanos para dar inicio al estudio de viabilidad. Elabora estudio de viabilidad del proyecto. Realiza reuniones preliminares con los usuarios para evaluar el alcance del proyecto. Formula constancia del estudio de viabilidad mediante minutas de trabajo y documentación del mismo. Turna al Jefe del Departamento de Informática estudio de viabilidad para autorización. ¿Existe viabilidad para su desarrollo? No: Reporta los resultados obtenidos al usuario correspondiente. Si: Asigna los requerimientos humanos y técnicos. Elabora programa de trabajo.


DEPTO. DE INFORMÁTICA




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Define especificaciones del sistema mediante diseño detallado (diagramas de flujo, diccionario de datos y productos del sistema). Elabora definición de cada proceso resultante del diseño detallado. Documenta diseño detallado conforme a los estándares establecidos. Elabora diseño de base de datos, programación y pruebas. Elabora manual del usuario y políticas de operación del sistema. Ejecuta la implementación del sistema. Formula carta de aceptación del sistema. Recaba del Titular del Área usuaria, del Jefe del Departamento de Informática y del Encargado de Desarrollo de Sistemas, firmas en carta de aceptación. Distribuye carta de aceptación de la siguiente manera: Original: Titular del Área usuaria. Copia 1: Jefe del Departamento de Informática. Copia 2: Encargado de Desarrollo de Sistemas. Efectúa la entrega recepción del sistema conforme a la carta aceptación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS




PRESTACION DE SERVICIOS DE SOPORTE TECNICO. OBJETIVO:

ATENDER LAS SOLICITUDES DE INSTALACION, CONFIGURACION Y MANTENIMIENTO DEL HARDWARE Y SOFTWARE REQUERIDO POR LOS USUARIOS.

FRECUENCIA:

EVENTUAL NORMAS:

• LAS SOLICITUDES DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO DEBERAN SOLICITARSE POR ESCRITO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.

• LAS SOLICITUDES DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO SERAN AUTORIZADAS POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Informática.

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Recibe de las Áreas usuarias, requerimientos técnicos. Informa al Encargado de Soporte Técnico requerimientos técnicos. ¿Existe disponibilidad de tiempo y de viabilidad? No: Informa rechazo al Área usuaria. Fin. Si: Establece fecha compromiso. Registra en bitácora las actualizaciones de las configuraciones de hardware y software, cuentas de usuario, plan de seguridad, respaldos y mantenimiento. Elabora calendario de las fechas compromiso. Ejecuta actividades de acuerdo a calendario. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO




ELABORACION DE DISEÑOS DE IMAGEN. OBJETIVO:

ELABORAR LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN DEL S.S.T.E.E.V. CON LOS PAQUETES DISPONIBLES.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

• LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN DEBERAN SOLICITARSE POR ESCRITO.

• LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN SERAN AUTORIZADOS POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Informática. Encargado de Diseño de Imagen.

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Recibe de las Áreas usuarias, requerimientos de diseños de imagen impresos. Informa al Encargado de Diseño de Imagen requerimientos. ¿Existe disponibilidad de tiempo? No: Informa rechazo al Área usuaria. Fin. Si: Establece fecha compromiso. Elabora el servicio de diseño, gratificación y edición con la paquetería comercial disponible. Elabora calendario con las fechas compromiso. Entrega al Área usuaria el servicio de edición impreso. FIN DEL PROCEDIMIENTO.








ELABORACIÓN DE DISEÑO DE IMAGEN



VV..-- DD II RR EE CC TT OO RR II OO

DIRECCIÓN-GERENCIA L.A.E. Francisco Enrique Pérez Carreón

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS L.A.E. Ricardo Leonel Lucia Espejo

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Q,F.B. Sandra Lucero Názer landero

SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Lic. Felipe Sosa Mora

UNIDAD JURÍDICA Lic. José Manuel González Mendoza

UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO C.P. Carlos de Arcangelis Rechy

UNIDAD DE GÉNERO L.C.P. Melissa Cruz Sagrero

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL SSTEEV Lic. Iliana Patricia Sandoval López



VI FIRMAS DE AUTORIZACIÒN

ELABORACIÓN

Q.F.B. Sandra Lucero Názer Landero SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

REVISIÓN

L.A.E. Francisco Enrique Pérez Carreón DIRECCIÓN-GERENCIA

AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

L.A.E. FRANCISCO ENRIQUE PÉREZ CARREÓN DIRECTOR - GERENTE

PROFR. EDUARDO ERIC MARTÍNEZ TOY PROFR. GUSTAVO ABEL CADENA CARRASCO TESORERO SECRETARIO

PROFR. LEONARDO CAMPOS APARICIO PROFR. JOSÉ CRUZ CAPISTRÁN GARRIDO VOCAL VOCAL

manual específico de procedimientos de la subdirección de … · 2019. 4. 4. · limpieza,...

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