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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DELA PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL

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MANUAL ESPECIFICO DE OPERACIÓN DIA MES AÑO

DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE 15 01 2010ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL Página: 2ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL

De: 29DISTRITO FEDERAL •

INDICE

PRESENTACIÓN

3

ANTECEDENTES

3

MARCO JURÍDICO 4

GLOSARIO DE TERMINOS 5

OBJETIVO DEL MANUAL 7

INTEGRACIÓN DEL COTECIAD-PAOT-DF 7

ATRIBUCIONES DEL COTECIAD-PAOT-DF 8

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD- 10PAOT-DF

DEL PRESIDENTEDEL SECRETARIO EJECUTIVODEL SECRETARIO TÉCNICODE LOS VOCALESDE LOS ASESORESDEL REPRESENTANTE DEL Ó RGANO INTERNODE CONTROLDE LOS INVITADOS

POLÍTICAS DE OPERACIÓNDE LAS SESIONES 14

DE LA CALIDAD DE LOS MIEMBROS 16

DE LOS MECANISMOS DE SUPLENCIA 16

DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ACTUACIÓN 16

FORMATOS 18

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PROCURADURIA AMBIENTAL Y DEL Página: 3ORDENAMIENTO TERRITORIAL DELDe: 29DISTRITO FEDERAL

PRESENTACIÓN

El presente Manual Especifico de Operación y Funcionamiento del Comité TécnicoInterno de Administración de Documentos, tiene como objetivo crear uninstrumento accesible, se encuentra conformado de acuerdo a lo dispuesto enCircular 01 y la Ley de Archivos del Distrito Federal, en la que establece las basespara la integración y operación del Órgano Técnico Consultivo, así como para lainstrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia dearchivos, herramienta fundamental para fortalecer el registro y control de lacorrespondencia de entrada y salida de documentos que forman parte del acervode esta Entidad que entrará en vigor al dia siguiente de su aprobación por susintegrantes.

ANTECEDENTES

En la Ley Ambiental del Distrito Federal publicado en la Gaceta Oficial del DistritoFederal de fecha 13 de enero del 2000, se establece en su artículo 6° a laProcuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal (PAOT)como una de las cuatro autoridades ambientales en el Distrito.

Por Decreto publicado en la Gaceta Oficial del Gobierno del Distrito Federal defecha 24 de abril de 2001, la Asamblea Legislativa del Distrito Federal expide laLey Orgánica de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial delDistrito Federal, reconociéndole el carácter de Organismo Público Descentralizadode la Administración Pública con personalidad jurídica, patrimonio propio yautonomía operativa y financiera, el 14 de mayo de 2002, fue publicado en laGaceta Oficial del Gobierno del Distrito Federal el Reglamento de la Ley Orgánicade la PAOT

La Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal publicó en la Gaceta Oficial delGobierno del Distrito Federal, la "Normatividad en Materia de Administración deRecursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, UnidadesAdministrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados yEntidades de la Administración Pública del Distrito Federal" y el 8 de octubre de2008 fue publicada la Ley de Archivos del Distrito Federal.

En su numeral 7.3, de la Circular 01 y en los artículos 12, 13 y 14 de la Ley deArchivos del Distrito Federal establecen la existencia en cada Dependencia de unÓr no Colegiado, integrado por los funcionarios responsables de las Unidades

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MANUAL ESPECIFICO DE OPERACIÓN DIA MES

DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE 15 01ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS n

PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL Página:ORDENAMIENTO TERRITORIAL DELDeDISTRITO FEDERAL

AÑO

2010

Administrativas que las componen, cuya finalidad es, entre otras, diseñar,proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos dedesarrollo archivístico.

Para acatar esta instrucción es necesaria la conformación de una EstructuraNormativa que prevea la creación del Comité Técnico Interno de Administración deDocumentos (COTECIAD), considerando que se trata del órgano técnicoconsultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna enmateria de archivos, para la implementación de las normas y accionesarchivísticas institucionales, tendientes a la mejora integral de los archivos.

MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Estatuto de Gobierno del Distrito Federal.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal

Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal

Ley de Archivos del Distrito Federal

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal

Ley Orgánica de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del

Distrito Federal

Código Financiero del Distrito Federal

Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del DistritoFederal.

Reglamento de la Ley Orgánica de la Procuraduría Ambiental y delOrdenamiento Territorial del Distrito Federal.

Lineamientos que deben observar las Dependencias, ÓrganosDesconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para

la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos

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PAOT

f MANUAL ESPECIFICO DE OPERACIÓN DIA MES AÑO


PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL Página: 5ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL De: 29DISTRITO FEDERAL

•

•

Para

con

Acuerdo

funcionamiento

Administración

Circular

de

GLOSARIO

relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo.

por el que se establecen los lineamientos para la instalación

de las Oficinas de Información Pública al interior de la

Pública del Distrito Federal

Uno

Oficio Circular suscrito por la Oficialía Mayor y la Contraloría General N°

OM/CG/1597/2007 de fecha 22 de agosto de 2007.

Oficio Circular del Oficial Mayor N° OM/1696/2007 de fecha 10 de septiembre

2007

DE TERMINOS

efectos del presente Manual, se entenderá por:

y

Acuerdo: Acuerdo 073/SO/25-04/2007, LineamientosGenerales en Materia de Archivos

Circular Uno: Normatividad en Materia de Administración deRecursos

COTECIAD-PAOT-DFComité Técnico Interno de Administración deDocumentos

DGRMSG OM: Dirección General de Recursos Materiales yServicios Generales de la Oficialía Mayor delGobierno del Distrito Federal.

GDF: Gobierno del Distrito FederalINFODF: Instituto de Acceso a la Información Pública del

Distrito Federal

LTAIP: Ley de Transparencia de Acceso a la InformaciónPública del Distrito Federal

Ley: Ley de Archivos del Gobierno del Distrito Federal

Página: 6De. 29

DIA MES AÑO

15 01 2010WCiudad ret.PA OT

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PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DELORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL

DISTRITO FEDERAL

y

Normatividad:Artículos contenidos en los lineamientos emitidospor el Instituto de Acceso a la Información Públicadel Distrito Federal y Oficialía Mayor del Gobiernodel Distrito Federal

OM: Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal Oficina de Información PúblicaO.I.P.

Órgano Interno deControl

Contraloría Interna de cada entidad administrativa

PAOTDF Procuraduría Ambiental y del OrdenamientoTerritorial del Distrito Federal.

Unidad deDocumentación en

trámite

Responsable de brindar integralmente los serviciosde correspondencia y control de gestión en cadauna de las áreas administrativas.

Unidad de Archivoen Trámite

Responsable de la administración de documentosde archivo de gestión, de uso cotidiano y necesariopara el ejercicio de las atribuciones y funciones decada área administrativa.

Unidad de Archivode Concentración

Responsable de la Administración de Documentosde archivo en fase semiactiva, cuya frecuencia deconsulta ha disminuido y que permanece en élhasta que se concluye su plazo de conservación,en razón de sus valores primarios de carácteradministrativo, legal y fiscal.

Unidad de Control deGestión

Responsable del registro de la correspondencia deentrada y salida de la Procuraduría Ambiental y delOrdenamiento Territorial del Distrito Federal

Unidad de ArchivoHistórico

Responsable de organizar, describir, conservar,preservar, administrar y divulgar la memoriadocumental de la Procuraduría Ambiental y delOrdenamiento Territorial del Distrito Federal.

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MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DIA MES AÑO

DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE15 01 2010

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS


De: 29DISTRITO FEDERALPAOT

OBJETIVO DEL MANUAL

Constituir el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos como unÓrgano Colegiado Técnico Consultivo de integración, instrumentación,retroalimentación de la normatividad interna y evaluador en materia deadministración de documentos, propiciando el desarrollo de medidas y accionespermanentes de coordinación y concentración que favorezcan la implementaciónde las normas archivísticas institucionales, regular la celebración de las sesiones,la actuación de sus integrantes y las facultades que son atribuidas de conformidadcon el presente manual.

El Manual Especifico de Operación del COTECIAD-PAOT tiene por objetivoestablecer los lineamientos, políticas y procedimientos para regular su integración,funcionamiento y los procesos de operación.

Por lo anterior, el objetivo es facilitar a los integrantes del COTECIAD-PAOT-DF, laobservancia de las normas y disposiciones aplicables en materia de archivos yresguardo de documentos así como custodia de datos personales; para hacerposible la creación de un Sistema de Archivos en la administración a la quepertenecen y con ello, facilitar la localización oportuna de los documentos einformación, así como garantizar su conservación.

INTEGRACIÓN DEL COTECIAD-PAOT-DF

En concordancia con lo que dispone el numeral 7.3.6 de la Circular Uno y artículo17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, para el debido cumplimiento de susobjetivos, funciones y atribuciones, el COTECIAD-PAOT-DF, estará integrado dela siguiente forma:

Funcionario Cargo

Titular de la Coordinación Administrativa Presidente

Titular de la Oficina de Información Pública Secretaria Ejecutiva

Titular de la Subdirección de Recursos Materialesy Servicios Generales de la CoordinaciónAdministrativa

Secretaria Técnica

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MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓNDEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DEADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

PAOT


DISTRITO FEDERAL

DIA MES AÑO

01 2010

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De: 29

Titulares de las siguientes UnidadesAdministrativas de la Procuraduría Ambiental ydel Ordenamiento Territorial del Distrito Federal:

Oficina de la C. ProcuradoraDirección de RelacionesInterinstitucionalesSubprocuraduría de Protección AmbientalSubprocuraduría de Ordenamiento

Vocales

TerritorialCoordinación de Participación Ciudadanay DifusiónCoordinación Técnica y de SistemasCoordinación Administrativa

- Responsable del Archivo de Noemí Gómez GarcíaConcentración e Histórico

Auxiliar de Asuntos Jurídicos

Subdirección de Recursos Financieros y RepresentantesHumanos

Coordinación Técnica y de Sistemas

Titular de la Contraloría Interna

ATRIBUCIONES DEL COTECIAD-PAOT-DF

Las atribuciones son:

Constituirse como el órgano Técnico Consultivo, de instrumentación yretroalimentación de la normatividad interna en la materia de archivos de laPAOT.

Favorecer el desarrollo de medidas y acciones permanentes decoordinación y concertación entres sus miembros que protejan laimplantación de las Normas Archivisticas Institucionales para el

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De: 29

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PROCURADURIA AMBIENTAL Y DELORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL

DISTRITO FEDERAL

mejoramiento de los archivos.

Emitir el Manual Específico de Operación del COTECIAD-PAOT, paraconocimiento de los responsables de archivo las normas vigentes de Ley,Normas, Lineamientos y Reglamentos.

Coordinar, organizar, la instrumentación de las disposiciones en materia dearchivos y de administración de documentos.

Efectuar los estudios requeridos para diagnosticar sobre la problemática delSistema Institucional de Archivos, así como detectar las necesidadesexistentes a nivel institucional en materia de normatividad.

Expedir y mantener actualizadas las políticas internas en materia deadministración de documentos.

Vigilar la correcta aplicación sistemática de los instrumentos de consulta ycontrol archivístico: Cuadro General de Clasificación Archivística, Catalogode Disposición Documental y Guías Generales.

Homogenizar la operación de las áreas responsables de los serviciosarchivísticos de la PAOT.

Promover la capacitación por medio de cursos talleres o seminariosdirigidos a personal encargado del manejo de los archivos.

Dictaminar y aprobar previo análisis los inventarios de transferencia y bajasdocumentales, establecer criterios y procedimientos de valoración,selección y destino final de los documentos, con base en la normatividadvigente.

Vigilar que los responsables de los archivos conserven y organicen sudocumentación de acuerdo a las disposiciones y políticas internas de laPAOT.

Participar en la gestión de recursos humanos, materiales y financieros quepermitan la funcionalidad del sistema de operación de la Unidad Central deCorrespondencia y Control de Gestión y los archivos de Trámite,Concentración e Histórico y la conservación y preservación de losdocumentos.


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ORDENAMIENTO TERRITORIAL DELDe: 29

PAOT DISTRITO FEDERAL

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD-PAOT-DF

Para el debido cumplimiento de sus funciones y objetivos, elCOTECIAD-PAOT-DF de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorialdel Distrito Federal se integrará por:

DEL PRESIDENTE

Presidir las sesiones del Comité.

Con derecho a voz y voto y ejercer el voto de calidad en caso de un empateen votación de resolución.

Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programasy proyectos de desarrollo archivístico.

Dar a conocer y propiciar el estricto apego de la Normatividad en MateriaAdministrativa de Documentos.

Autorizar el orden del día para la celebración de sesiones ordinarias yextraordinarias.

Aplicar lo dispuesto en el presente manual.

Protocolizar las actas del Comité y dar validez a los documentoscomplementarios del mismo.

Vigilar el cumplimiento de los Acuerdos y resoluciones adoptados por elCOTECIAD-PAOT-DF.

Promover los medios necesarios y los recursos suficientes para manteneren operación del COTECIAD-PAOT-DF.

DEL SECRETARIO EJECUTIVO

Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité.

Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario a sesionesextraordinarias.

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DIA MES AÑO

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De: 29PAOT DISTRITO FEDERAL

Con derecho a voz y voto.

Supervisar que se envié oportunamente a los miembros del COTECIAD-PAOT-DF, copia del acta de sesión inmediata anterior, para su análisis, lacorrecta expedición del orden del día y de los listados de los asuntos atratar, incluyendo los documentos de apoyo necesario.

Realizar acciones necesarias para que el archivo de documentos delComité esté completo y se mantenga actualizado.

Efectuar las funciones que corresponda de acuerdo con la normatividadaplicable y aquellas que se le encomiende el Presidente ó el Comité enpleno.

Evaluar que las acciones del Comité sean en apego a la normatividad ypara mejoramiento y organización de los archivos.

Coadyuvar en la elaboración de los principales instrumentos de controlarchivístico, proponiendo el diseño, desarrollo, implementación yactualización del Sistema de Clasificación Archivística, el Catálogo deDisposición Documental y los inventarios.

Asistir las sesiones ordinarias y extraordinarias del COTECIAD-PAOT-DF;

DEL SECRETARIO (A) TÉCNICO (A)

Suplir al Secretario Ejecutivo.

Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité

Con derecho a voz y voto

Integrar y hacer llegar oportunamente a los miembros delCOTECIAD-PAOT-DF, la convocatoria y la carpeta de trabajo de cadasesión.

Recibir y revisar de cada unidad administrativa técnica operativa laspropuestas para, en su caso, proponer su integración al Orden del Día delos asuntos a tratar de cada sesión.

Solicitar y registrar la designación de los funcionarios representantes de los

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MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DIA MES ANO


PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL Página. 12ORDENAMIENTO TERRITORIAL DELDe 29DISTRITO FEDERAL

titulares.

Recabar la firma de los integrantes del Comité en el Acta de cada sesión.

Vigilar la ejecución de los acuerdos establecidos por el Comité,

Conducir el desarrollo de las sesiones del COTECIAD-PAOT-DF.

Proveer las medidas necesarias y los recursos suficientes para mantener lacorrecta operación del COTECIAD-PAOT-DF.

Vigilar que se integren los expedientes y archivos con la documentación quesustenten los actos y resoluciones tomadas por el COTECIAD-PAOT-DF.

Elaborar y presentar al pleno un informe anual respecto de los resultadosobtenidos derivados de las actuaciones del Comité.

DE LOS VOCALES


Con derecho a voz y voto.

Enviar oportunamente al Secretario Técnico, la propuesta acompañada dedocumentación correspondiente de los casos que sea necesario someter aconsideración del Comité para ser incluida en la orden del día

Firmar las actas de las sesiones.

Integrase a los grupos de apoyo.

Informar al Comité sobre los retrasos, irregularidades y otras referentes a laejecución del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico.

Vigilar que se aplique la normatividad vigente en los procesos y actuacionesdel Comité.

Difundir en sus respectivas unidades las Normas y Reglamentos en Materiade Archivos.

Las demás que expresamente les asigne el Presidente o el pleno del

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De: 29

DIA MES ANO

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MANUAL ESPECIFICO DE OPERACIÓNDEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DEADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS


DISTRITO FEDERAL

COTECIAD-PAOT-DF.

Proponer estrategias de trabajo y propuestas para la mejoría en los trabajosarchivísticos.

DE LOS ASESORES

Con derecho a voz.


Brindar asesoría Legal, técnica y administrativa al Comité y a los grupos deapoyo en el ámbito de su respectiva competencia, respecto de los asuntosque se traten en las sesiones.

Opinar y formular recomendaciones respecto de los asuntos que sepresenten a consideración del COTECIAD-PAOT-DF.

Informar al Comité las observaciones referentes a documentos y archivosdeterminadas por los diferentes órganos de fiscalización que esténpendientes de atención.

Asesorar al Vocal para su correcta intervención en materia de archivos deque en su caso se presente.

Informar al Vocal de los problemas relevantes que se observen en susarchivos, tratando de evitar su recurrencia.

DEL REPRESENTANTE DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL

Asistir a las sesiones del COTECIAD-PAOT-DF.

Informar al Comité de las observaciones a documentos y archivos que esténpendientes de atención.

Vigilar el estricto cumplimiento de la Normatividad vigente.

Opinar sobre las decisiones que tome el Comité, haciendo lasobservaciones y aclaraciones que juzgue pertinentes las cuales seasentarán en el acta correspondiente.

•MANUAL ESPECIFICO DE OPERACIÓN e D/A MES AÑO

DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DEADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 15 01 2010

PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL Página: 14ORDENAMIENTO TERRITORIAL DELDe: 29DISTRITO FEDERAL

WCiudad roIrtjPAOT

Sugerir al Comité, suspensión, en caso de cualquier acto en el que observealguna irregularidad.Informar al Comité de los problemas relevantes que se observen en lasrevisiones que efectué, tratando de evitar su recurrencia.

Las demás que le encomiende el Presidente o el pleno delCOTECIAD-PAOT-DF y que le corresponda conforme a sus atribuciones.

Exponer comentarios y experiencias respecto de los puntos del orden deldía al que son convocados.

DE LOS INVITADOS

Exponer comentarios y experiencias respecto de los puntos del orden deldía al que son convocados.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

De las Sesiones

Previo al inicio de las sesiones, los integrantes registrarán su asistencia enla lista que al efecto se elabore.

La Secretaria Técnica verificará la lista de asistencia e informará a laPresidencia si existe Quórum.

El Presidente declarará formalmente si procede o no la celebración de laSesión.

En las Sesiones Ordinarias, el Presidente someterá a consideración de losdemás integrantes, el acta de la sesión anterior de no haber observaciones,se declarará aprobada; de haberlas, pedirá a la Secretaria Técnica se tomenota de las mismas para que se realicen las modificacionescorrespondientes.

La Secretaria Técnica llevará a cabo la formalización del acta de la sesiónanterior que previamente se apruebe, recabando la firma de los integrantesque hayan asistido a la sesión correspondiente; en caso de que alguno delos integrantes no haya acudido, se le hará llegar el acta para recabar lafirma respectiva.

DIA MES AÑO

15 01 2010A ,WOudad roI2

PAOT

fMANUAL ESPECIFICO DE OPERACIÓNDEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DEADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS


DISTRITO FEDERAL

Página 15De: 29

La Secretaria Técnica procederá a someter a consideración y resolución delos integrantes del COTECIAD-PAOT-DF, los asuntos contenidos en elOrden del día.

Los asuntos se presentarán por las áreas solicitantes de conformidad con elOrden del día, los cuales serán objeto de análisis, evaluación, deliberacióny, en su caso, aprobación por parte de los integrantes del COTECIAD-PAOT-DF.

El Presidente estará facultado para otorgar, limitar o suspender el uso de lapalabra de los integrantes.

La Secretaria Técnica vigilará que se registren en el formato de actacorrespondiente de la sesión, las consideraciones vertidas en torno a losasuntos tratados por el COTECIAD-PAOT-DF.

El Presidente y/o la Secretaria Técnica, serán los facultados para compilar,resumir, sintetizar y precisar las propuestas o alternativas de solución a loscasos.

La Presidencia someterá a votación de los integrantes delCOTECIAD-PAOT-DF, la propuesta de los acuerdos que se tomen en cadacaso.

En el formato del acta de sesión, se asentará el voto nominal de cada unode los integrantes y en su caso, el argumento de su decisión.

La Secretaria Técnica vigilará que se consigne la resolución tomada contoda claridad y precisión en el formato del acta correspondiente.

Las resoluciones tomadas por el COTECIAD-PAOT-DF tendrá el carácterde Acuerdo y sólo mediante resolución del propio COTECIAD-PAOT-DF, sepodrá suspender, modificar o cancelar su contenido y efectos.

Desahogando el Orden del Día y registrados los Acuerdos, se procederá adeclarar formalmente terminada la Sesión, precisando para efectos deregistro en el Acta respectiva, la hora de su finalización.

La Secretaria Técnica elaborara el acta que contendrá los casospresentados y los acuerdos de cada sesión, procediendo a la firma porarte de los integrantes del COTECIAD-PAOT-DF, una vez aprobada la•


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PAOT DISTRITO FEDERAL De: 29

minuta de acuerdos de cada sesión, esta quedará sujeta a la consideracióny aprobación de los integrantes del COTECIAD-PAOT-DF en la siguientesesión ordinaria.

Las sesiones extraordinarias se celebran exclusivamente para tratarasuntos urgentes.

De la calidad de los miembros

Los miembros del Comité en su calidad de titulares (Presidente, SecretarioEjecutivo, Secretario Técnico y Vocales) tendrán derecho a voz y voto.

De los mecanismos de suplencia

Los integrantes del COTECIAD-PAOT-DF con derecho a voz y voto, podrándesignar por escrito a sus representantes suplentes.En caso de ausencia del Presidente, el Secretario Técnico tendrá la facultadpara presidir la sesión.

De los procedimientos de actuación

Los integrantes presentes registrarán su asistencia en una lista quecontenga los siguientes datos: Número y fecha de la sesión, nombre y firmadel funcionario que asiste

El Secretario (a) Técnico (a) verificará la lista de asistencia e informará a laPresidencia si existe Quórum.

El Presidente declarará formalmente si procede o no la celebración de laSesión.

En las Sesiones Ordinarias. El Presidente someterá a consideración de losdemás integrantes, el acta de la sesión anterior, de no haberobservaciones, se declarará aprobada, de haberlas, pedirá a la SecretariaTécnica se tome nota de las mismas para que se realicen lasmodificaciones correspondientes.

El Secretario (a) Técnico (a) llevara a cabo la formalización del acta de lasesión anterior que previamente se apruebe, recabando la firma de losintegrantes que hayan existido a la sesión correspondiente en caso de queal uno de los integrantes no haya acudido, se le hará llegar el acta •ara


DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DEra 15 01 2010Ciudad. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

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De: 29PAOT DISTRITO FEDERAL

1

recabar la firma respectiva.

El Secretario (a) Técnico (a) procederá a someter a consideración yresolución de los integrantes del COTECIAD-PAOT-DF, los asuntoscontenidos en el Orden del Día.

Los asuntos se presentaran por las áreas solicitantes de conformidad con elOrden del Día, los cuales serán objeto de análisis, evaluación, deliberacióny en su caso, aprobación por parte de los integrantes delCOTECIAD-PAOT-DF.

El Presidente está facultado para otorgar, limitar o suspender el uso de la palabrade los integrantes.

Solo mediante consenso del propio Comité, los acuerdos podránsuspenderse, modificarse o cancelarse.Una vez desahogados todos los puntos del orden del día y registrados loshechos, opiniones y acuerdos, se procederá a declarar formalmenteterminada la sesión para efectos de registrar en el acta la hora en quetermina.

Toma de decisiones

La toma de decisiones del COTECIAD-PAOT-DF, se regirá por las siguientesclasificaciones

Decisión Unánime: El 100% de los votos, del 100% de los miembros delComité con derecho a voto que se encuentre presente.

Mayoría de votos: 50% más uno de los votos, del 100% de los miembros delComité con derecho a voto que se encuentre presente.

En caso de empate: quien Presida la sesión tendrá voto de calidad.

FORMATOS

Lista de AsistenciaActasSeguimiento de AcuerdosPresentación de los casos al COTECIAD-PAOT-DF

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• Lista de Asistencia

COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

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ENTIDAD SESIÓN FECHA HOJAEna,gusi ',1l'AM

LISTA DE ASISTENCIA DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD-PAOT-DF

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DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DEitCiudad ro ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 15 01 2010

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DISTRITO FEDERAL

Página: 19De: 29

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Actas

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DOCUMENTOS DE LA PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL DISTRITO FEDERAL

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1.-

2.-Presentación

3.-

1.-de

2.-Presentación

2.1-siguiente

Acta de la Sesión (Ordinaria o Extraordinaria) del Comité Técnico Interno deAdministración de Documentos de la Procuraduría Ambiental y del OrdenamientoTerritorial del Distrito Federal

Siendo las ( ) horas del día ( ) del mes ( ) del año ( ), en la Ciudad deMéxico, D.F., da inicio la Sesión (Ordinaria o Extraordinaria) del COTECIAD-PAOT-DF, previo registro de asistencia y haber confirmado la existencia del

bajo el siguiente ORDEN DEL DÍA

Integrantes

de casos:

Acuerdos;Votos; yComentarios Adicionales

Intervenciones

- Desahogo del Orden del Día

Asuntos Generales

Cierre del Acta

Integrantes Este acto se encuentra presidido por su Presidente, y la asistenciala Secretaria Ejecutiva, Secretaria Técnica, Vocales y Asesores

de casos:

El Presidente somete a consideración de este COTECIAD-PAOT-DFcaso

el

Votos de los integrantes

Integración delCOTECIAD-PAOT-DF Votación Observaciones

PresidenteSecretaria EjecutivaSecretaria TécnicaVocales



PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL Página: 20ORDENAMIENTO TERRITORIAL DELDe: 29DISTRITO FEDERALI

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ACUERDO.

Intervenciones:

Seguimiento de Acuerdos

Asuntos Generales

Cierre del Acta

Siendo las horas del mismo día de su inicio y no habiendo otro asunto quetratar, se da por terminada la Sesión de este COTECIAD-PAOT-DF,procediéndose a la firma del acta con los acuerdos realizados

Presidente

Secretaria Ejecutiva Secretaria Técnica

Vocales

Representantes

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DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DEII/Ciudad ro ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS15 01 2010

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Página: 21De: 29PAOT DISTRITO FEDERAL

y

• Seguimiento de acuerdo

DE ADMINISTRACIÓN DEDOCUMENTOS

COMITÉ TECNICO INTERNO

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ENTIDADDE ACUERDOS

FECHASEGUIMIENTO HOJA ,inut„,.,„,,,,,L A u

PAOT SIN DDIMM/AA 1 -11# PAOT

SEGUIMIENTO DE ACUERDOSEn la Ciudad de México, siendo las ---- horas del día ---- de de , en la salade juntas del sexto piso del edificio sede de la Procuraduría Ambiental y delOrdenamiento Territorial del Distrito Federal, con domicilio en la calle de Medellínnúmero doscientos dos, Colonia Roma Sur, Delegación Cuauhtémoc; se reunieronlos integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos(COTECIAD-PAOT-DF), para llevar a cabo la Sesión número (OrdinariaExtraordinaria), en la cual se tomaron los acuerdos que a continuación se señalan:

Revisión y Ratificación de Acuerdos Adoptados en la Reunión.

o

oy

No Acuerdos Descripción de la Acción AreaResponsable

Fecha decompromiso y

Avance

Cierre del Acta

Sin otros asuntos que tratar, se da por concluida la sesión (OrdinariaExtraordinaria) a las ---- horas del día de su inicio, después de firmar al margenal calce cada uno de los que en ella intervinieron para validar los acuerdos antesdescritos.


DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DEADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 15 01 2010

PROCURADURIA AMBIENTAL Y DEL Página .22ORDENAMIENTO TERRITORIAL DELDe: 29DISTRITO FEDERAL

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PROCURADURÍA AMBIENTAL

Y DEL ORDENAMIENTO

TERRITORIAL DEL D.F.

Participantes

Nombre/Cargo Representación Firma

roVCiudad stiorétro II APAOT




De: 29DISTRITO FEDERAL

Presentación de casos

PRPIIIIMILRIA AMBIL•TALy nn

L0 MIUTC*1.1. Del. u m Comité Técnico Interno deAdministración de Documentos

Extraordinaria Acción a Solicitar:

Unidad AXXXXXdministrativaXXXXXX

Programa (s)

Solicitante:XXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXX

PAOT

Seseo:

°Oteada

Fecha:

CASO N° DESCRIPCIONDE LA

PROPUESTA

COSTODEL

PROVECTO

BENEFICIO ESPERADO Observaciones

Elaboré

Martha F: PeñalozaGonzález

Presidente

Lic. Elias Eduardo RománCalderón

Vocal Titular

Lic. Korina Navarro Govea

Vocal suplente

Elizabeth Aida AcostaAnaya

Vo. Bo.

Lic. Elias EduardoRomán Calderón

Secretaria Ejecutiva

Lic. Edna Martha San JuanValenzuela

Vocal suplente

Ing. Ana Maria LópezGaribay

Vocal Suplente

Noemi Gómez García

Secretaria Técnica

C. Martha F. PeñarozaGonzález

Vocal Suplente

Santiago Vallejo Barranco

Página: 24

De: 29


PROCURADURÍA AMBIENTAL y DELORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL

DISTRITO FEDERAL

DIA MES AÑO

15 01 2010Kiudad_ 5%riel? paPAOT

ANEXO I

COTECIAD-PAOT-DF

Anexo I Organización del COTECIAD-PAOT-DF

SECRETARIAEJECUTIVA

Titular de la Oficinade Información

Pública

ARCHIVO DE

1CONCENTRACIÓN

REPRESENTANTE

Auxiliar de AsuntosJurídicos

REPRESENTANTE

Contraloría Interna

VOCALES

Responsables de lasUnidades Administrativas

Oficina de la C.ProcuradoraDirección deRelacionesInterinstitucionalesSubprocuraduría deProtecciónAmbientalSubprocuraduria deOrdenamientoTerritorialAuxiliar de AsuntosJurídicosCoordinación deParticipaciónCiudadanaCoordinaciónTécnica y deSistemasCoordinaciónAdministrativa

REPRESENTANTE

Coordinación Técnica yde Sistemas

REPRESENTANTE

Subdirector deRecursos Financieros

y Humanos

y

•ARCHIVO EN

TRÁMITE

SECRETARIATÉCNICA

Subdirectora deRecursos Materiales y

e

PRESIDENCIACoordinador

Administrativo

ARCHIVO HISTÓRICO

MANUALESPECÍFICO DE OPERACIÓN DIA MES ANO

DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DECiudad ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 15 01 2010

PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL Página: 25ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL De: 29PAOT DISTRITO FEDERAL

DIA MES AÑO

15 01 2010

Página: 26

e: 29



DISTRITO FEDERAL

Ciudad repialo DaPAOT

Una Presidencia, ejercida por el titular de la Coordinación Administrativa

Una Secretaria Ejecutiva, que será la Titular de la Oficina de Información Pública

Una Secretaria Técnica, la Titular de Recursos Materiales y Servicios Generalesde la Coordinación Administrativa.

Vocales, representados por el los Titulares y suplentes de cada una de lasUnidades Administrativas que integran la PAOT

•

Representantes, integrado por un representante del Área Jurídica, área deinformática, área de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Titular de laContraloría Interna

/ MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DIA MES AÑO

DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE 15 nt 2010Ciudad ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

`IVISIC PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL Página: 27ORDENAMIENTO TERRITORIAL DELDe: 29

PAOT DISTRITO FEDERALy

ANEXO II

.

KiudacL ,roAPAOT


DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE{,

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 15 01 2010

PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL Página: 28ORDENAMIENTO TERRITORIAL DELDe: 29DISTRITO FEDERAL

y

ro PROCURADURÍA AMBIENTAL

aglia Y DEL ORDENAMIENTO

ES gl• TERRITORIAL DEL D.F.

PAOT

Anexo II Calendario de Sesiones del COTECIAD-PAOT-DF

CALENDARIO DE SESIONES DEL COTECIAD-PAOT-DF

Número de Sesión Fecha

Las Sesiones se realizarán a las 11:00 horas, en el edificio sede la ProcuraduríaAmbiental y del Ordenamiento Territorial sito en Medellín 202, 6°. Piso, ColoniaRoma Sur, C.P. 06700, Delegación Cuauhtémoc, Ciudad de México,

manual especÍfico de operaciÓn del comitÉ tÉcnico interno de administraciÓn de ... ·...

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