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Page 1: Manual Do Membro Novo AIESEC Ribeir o Preto
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Benvindos à AIESEC!

“Quando seu sonho não te dá calafrios e um pouco de medo, isso significa que ele não é ambicioso o bastante para você” Foi com essa frase que eu considero que minha experiência na AIESEC efetivamente se iniciou. Para quem não sabe, quem me falou isso foi meu líder à época, Thiago Campaz. Ele foi VP Communications no ano de 2010. E é com essa deixa que abro esse documento: o impacto das suas ações e do seu posicionamento vão muito além do que você imagina. Aqui, dentro da AIESEC, todos têm a chance de fazer a diferença - independentemente das suas crenças, sua idade ou sua origem. Aqui dentro, o que realmente importa é a vontade de fazer acontecer. O que você faz – ou deixa de fazer – hoje terá, com certeza, impacto na vida de dezenas, ou até centenas de pessoas. Qual é o legado que você quer deixar?

“Actions lie louder than words.” Carolyn Wells

Caio Sunaitis Donini Presidente da AIESEC em Ribeirão Preto em 2012

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Sumário

1. The AIESEC Way……………………………………………………………….………………..4 a. Visão 2015……………………………………………………………….………………..6 b. TMP/TLP Principles……………………………………………………………….……...6 c. 2015 Behaviors……………………………………………………………….…………..7 d. Agentes de Mudança……………………………………………………………….……7

2. GCM – Global Competence Model…………………………………………………………..…9 3. AIESEC Flow……………………………………………………………….……………………11

a. Intercâmbios da AIESEC……………………………………………………………….12 4. Induction……………………………………………………………….…………………………13 5. Organograma da AIESEC em Ribeirão Preto...……………………………………………..14

a. LCP – Local Committee President…………………………………………………….15 b. ICX – Incoming Exchange…………………………………………………..………….15 c. OGX – Outgoing Exchange…………………………………………………………….17 d. TM – Talent Management……………………………………………………………...19 e. FIN – Finanças……………………………………………………………....................21 f. COMM – Communication........................…………………………………………….21 g. Trabalho em Corners....……………………………………………………….............23

6. Mais e mais informações……………………………………………………………...............24 a. Team Minimums……………………………………………………............................24 b. Critérios de Membresia……………………………………………………..................25 c. Job Descriptions……………………………………………………............................25

7. Oportunidades para Membros……………………………………………………..................28 a. Oportunidades Internas…………………………………………………….................28 b. Oportunidades Externas……………………………………………………................30

8. Eventos e Conferências……………………………………………………............................31 a. Eventos Formais……………………………………………………............................31 b. Conferências Locais……………………………………………………......................32 c. Conferências Nacionais…………………………………………………….................32 d. Conferências Internacionais…………………………………………………..............33

9. Ferramentas de Trabalho………………………………………………................................34 10. Siglas……………………………………………………........................................................35

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WHAT IS AIESEC?

A AIESEC é uma organização global, não política, independente e sem fins lucrativos, gerida por estudantes graduados ou recém-graduados. Seus membros são interessados em questões mundiais, liderança e gestão. A AIESEC não discrimina por raça, cor, gênero, orientação sexual, crença, religião, nacionalidade, etnia ou origem social.

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WHAT WE ENVISION

Paz mundial e desenvolvimento das

potencialidades humanas.

OUR IMPACT

A nossa plataforma internacional permite que jovens descubram e desenvolvam seu potencial de liderança para que, assim, possam causar impacto positivo na sociedade.

THE WAY WE DO IT

A AIESEC proporciona aos seus membros experiências de

desenvolvimento integrado por meio de oportunidades de liderança,

intercâmbios profissionais e envolvidos em um ambiente global

de aprendizado.

OUR VALUES

Ativar a liderança

Desfrutar da participação

Buscar excelência

Demonstrar integridade

Viver a diversidade

Agir sustentavelmente

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Visão 2015 Organizações que estabelecem visões de 10 anos têm uma linha de produto estável. No

mercado em que a AIESEC opera, nós precisamos ser inovadores e rápidos nas mudanças e, portanto, as visões geralmente são reformuladas a cada 5 anos.

A visão 2015 é baseada num objetivo maior, conhecido como BHAG (Big Hairy Audacious Goal – “objetivo grande, cabeludo e audacioso”), e foi construída conjuntamente entre representantes da AIESEC de todo o mundo. Essa visão tem o objetivo de guiar os rumos do desenvolvimento e crescimento da organização até o ano que se propõe, tendo em vista nossa missão (Peace and Fulfilment of Humankind’s Potential) e o nosso BHAG (Engage and Develop Every Young Person in the World).

Sendo assim, o BHAG é um estímulo à nossa missão e tem caráter duradouro, enquanto a “visão” é, na verdade, um conjunto de engrenagens que se guiam pelo BHAG e que objetivam direcionar o trabalho da organização nesse sentido.

Os três pilares (ou engrenagens) da Visão 2015 são:

1. Global Youth Voice

Visamos ser a voz jovem mais crível e diversa possível. Necessitamos aumentar o alcance de nossa organização, física e virtualmente, em número de pessoas e diversidade de público: campos de estudo, classes sociais, regiões geográficas, etc.

2. First-Choice Partner

Buscamos ser um parceiro de primeira escolha em todos os setores. Para isso, devemos entregar liderança jovem como um valor através de parcerias com organizações de todos os setores, com crescimento da qualidade dos produtos.

3. Positive Impact

Prover experiências que ativem liderança responsável e empreendedora em diferentes gerações de AIESECers, conectando-os para colaborativamente criar maior impacto positivo e mudança.

Para mais informações, acessem:

http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10169679

http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10169682

http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10169680

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TMP/TLP Principles Você agora é um participante dos programas TMP (Team Member Program) ou TLP

(Team Leader Program), entrando como membro ou líder. Esses programas são regidos por quatro princípios que orientam a maneira como vivemos essas experiências de time.

Dessa forma, os TMP/TLP Principles têm como objetivo dar clareza a respeito do papel de cada um no contexto global da Visão 2015, tanto no papel de um líder quanto no de um membro. Eles envolvem quatro pontos:

1. Cada experiência é definida por um propósito de time, alinhada com The AIESEC Way,

e conduzida pelo indivíduo;

2. Cada participante é responsável pela entrega da AIESEC 2015;

3. Uma experiência é física, virtual ou ambos, e toma parte em qualquer lugar do mundo;

4. Cada experiência é entregue através da criação de um ambiente de aprendizado

colaborativo.

2015 Behaviors Quais são os comportamentos que se espera que os AIESECos tenham para que consigamos atingir a Visão 2015?

1. Ser inovador – implementar mudanças que podem nos aproximar da visão 2015;

2. Responder de maneira rápida – fazer os projetos de longo prazo acontecerem, só que

em um curto espaço de tempo;

3. Ser colaborativo – combinar esforços com AIESEC de outras localidades ou outras

organizações com as quais podemos juntar esforços;

4. Ser focado externamente – olhar fora da organização e comunicar o que fazemos

dentro dela, engajando mais e mais pessoas;

5. Buscar o impacto – sempre ter em mente o impacto da ativação de liderança e

desenvolver nossas experiências para ver esta se desenvolver.

Agentes de Mudança O objetivo, no fim das contas, é gerar, através de nossos programas, agentes de

impacto positivo e que mudem as coisas de alguma forma na sociedade. “The world needs change”, “Be the change that you want to see in the world”, “The ones who are crazy enough to think they can change the world are the ones that do” são frases usadas em vários contextos AIESECos e que dizem muito sobre o perfil e aspirações de nossa organização.

Compartilhamos com vocês agora os comportamentos chaves do Agente de Mudança:

Não aceita o status quo;

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Acredita que pode mudá-lo;

Busca tornar-se capaz;

Conecta-se com outras pessoas;

Visualiza como pode agir;

Dá o primeiro passo.

As áreas de desenvolvimento pelas quais podemos desenvolver estes comportamentos:

desenvolvimento de competências, autoconhecimento, consciência do ambiente, networking, exploração de diferentes áreas de trabalho, experimentar novas idéias.

Ter entrado na AIESEC foi o primeiro passo? Qual o próximo? Você já pensou em usar

nossa organização para potencializar o SEU impacto?

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GCM - Global Competence Model

Pense na estrutura do Parthenon na Grécia Antiga. Esse é um monumento que sobreviveu ao tempo para se tornar uma das mais reconhecidas construções no mundo. Ele resistiu ao tempo por vários motivos: bases fortes que suportam pilares sólidos, que, por sua vez, sustentam o teto. Sem esses pilares, o teto jamais teria permanecido.

A AIESEC pode ser compreendida de forma similar. Nós temos uma base que permaneceu relativamente estável durante os 60 anos de existência da organização. Nós também temos um sonho geral que queremos atingir: paz e desenvolvimento das potencialidades humanas. O que precisava evoluir eram os pilares que conectam a base organizacional e o teto.

E quais são os nossos pilares? São as 5 competências que pretendemos desenvolver nos membros e líderes AIESECos para que eles se tornem agentes de mudança positiva e, consequentemente, impactem a sociedade.

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Global Mindset

• Interesse em outras culturas; • Interesse em ampliar a rede de contatos;

• Saber lidar com pessoas de diferentes origens; • Facilidade para se adaptar a novos ambientes; • Abertura e flexibilidade a diferentes opiniões.

Entrepreneurial Outlook

• Assumir novos desafios; • Buscar oportunidades; • Ter ideias inovadoras;

• Fazer boa gestão dos recursos disponíveis; • Foco no objetivo e flexibilidade para mudar as estratégias, se for preciso.

Social Responsibility

• Tomar decisões eficazes com visão a longo prazo;

• Considerar o ambiente como um todo; • Foco em resultados e metas finais;

• Demonstrar compromisso; • Inspirar os outros a tomar medidas e assumir responsabilidades;

• Saber se planejar para o alcance de metas; • Persistência;

Emotional Intelligence

• Mostrar compreensão dos sentimentos dos outros

e de suas necessidades; • Comunicação efetiva;

• Mostrar respeito pelas opiniões alheias; • Promover o respeito pelos outros;

• Saber ouvir.

Proactive Learning

• Definir metas de desenvolvimento efetivas; • Consciência dos pontos fortes e fraquezas;

• Ajudar no desenvolvimento dos outros; • Aprendizagem por tentativa e erro.

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AIESEC Flow

A AIESEC proporciona diversas oportunidades e há um fluxo que pode ser seguido das mais variadas formas (ou seja, não há uma ordem cronologicamente linear a ser seguida) para que você possa viver uma experiência integrada dentro da AIESEC (várias @XPs diferentes e/ou várias @XPs ao mesmo tempo).

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Nosso fluxo de oportunidades é dividido em fases que podem ser realizadas da maneira que o membro achar mais interessante e de acordo com seu foco e oportunidades. No flow, o estágio atual de vocês é o Engagement with AIESEC. Esse é o estágio em que as pessoas estão começando a se envolver com a organização e, portanto, descobrindo as várias oportunidades que temos e o impacto que causamos. Um host (que recebe intercambistas) e um buddy (que acompanha um trainee) são alguns exemplos de oportunidades desse estágio.

Os estágios do flow que envolvem trabalho no nosso escritório são o Team Member

Program (TMP) e o Team Leader Program (TLP). Esses estágios se referem, respectivamente, aos membros operacionais de qualquer comitê da AIESEC e aos membros que ocupam cargos de liderança (de curta, média ou longa duração) nesses comitês.

Os programas de intercâmbio são o Global Internship Program (laranja) e Global

Community Development Program (azul), que substituíram o estágio Exchange. Esse estágio agora também é dividido em dois tipos de intercâmbio (corporativo e social), por isso aparece duas vezes no flow. A diferença entre os dois é que o primeiro, Global Internship Program (GIP), está ligado aos programas de estágio mais profissionais e técnicos, enquanto o segundo, Global Community Development Program (GCDP), se refere aos intercâmbios que têm por objetivo o desenvolvimento de comunidades por meio do trabalho voluntário.

Intercâmbios da AIESEC

1. Global Community Develop Program (GCDP) Intercâmbio voltado para a realização de trabalhos sociais, normalmente vinculados a

empresas do 3º setor, tais como ONGs ou escolas.

Duração: 6 a 12 semanas.

Modalidades: ambiental, gestão, cultural, saúde e direitos humanos.

Principais destinos: Polônia, Hungria, Ucrânia, Turquia, Colômbia, México, Rússia, Índia, China, África (Uganda, Ghana, Quênia, Nigéria e Moçambique), Indonésia e outros.

Taxa da @: R$ 950,00 (pode ser pago em até 18 vezes pela PagSeguro, sendo que a primeira parcela deve ser paga antes do intercambista inserir sua ficha de inscrição em nosso sistema).

Taxa MEMBRESIA: TMP: R$500,00 – TLP: R$750,00

Obs.: A maioria das vagas oferece acomodação e alimentação.

2. Global Internship Program (GIP) Intercâmbio voltado para a realização de estágios profissionais, geralmente relacionados

a gestão e gerenciamento, marketing, ou às áreas de informática e tecnologia. É vinculado a empresas do 1º setor.

Duração: 3 meses a 1 ano.

Modalidades: gestão, engenharia, relações internacionais e tecnologia.

Principais destinos: Índia, China, Colômbia, Alemanha e Turquia.

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Taxa da @: R$ 1.200,00 (pode ser pago em até 18 vezes pela PagSeguro, sendo que a primeira parcela deve ser paga antes do intercambista inserir sua ficha de inscrição em nosso sistema).

Obs.: As vagas disponíveis são remuneradas e exigem um background profissional e inglês avançado.

Induction

O Induction é uma etapa da @XP, onde os membros estão em observação enquanto se preparam para entrar na AIESEC. No induction, os membros têm a oportunidade de conhecer melhor a AIESEC, sua história, visão e valores. Este manual, por exemplo, é parte do Induction. Além disso, é um estágio, para que os MNs conheçam melhor o CL.

A idéia é que todos possam ter um contato maior com a estrutura, as áreas, e possam a ter uma noção de como e porque trabalhamos. Essa é uma etapa que deve ser muito bem aproveitada para conhecer os MPs (Membros Plenos), e adquirir o máximo de conhecimento possível sobre a nossa organização.

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ORGANOGRAMA AIESEC RIBEIRÃO PRETO

CL – Comitê Local LCP (Presidente do Comitê Local): Caio Sunaitis

FIN (Finanças) VP: Rodrigo Queluz

COMM (Comunicação e Marketing)

VP: Isadora Barison

TM (Talent Management) VP: Lucas Lotério

OGX (Outgoing Exchange) OGX GIP

VP: Taís Neves OGX GCDP

VP: Rafaela Cruz Bortoli

ICX (Incoming Exchange) ICX GIP

VP: Ana Beatriz Carvalho ICX GCDP

VP: Ana Patrícia Silva e Silva

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LCP – Local Committee President

O trabalho de um LCP consiste em:

Coordenar o time de diretores de um Comitê Local, ou seja, o Corpo Executivo, mais conhecido como EB (Executive Board);

Pensar e agir estrategicamente, impulsionando o CL para alcançar resultados;

Manter e cultivar a essência da AIESEC, a história da organização e do CL, preservar e passar adiante nossa cultura organizacional;

Representar o CL legalmente;

Representar o CL no Conselho Nacional (LCPs + MC);

Ser a ponte entre o MC, VPs e membros.

É um trabalho de grande responsabilidade, muitas atribuições, e que proporciona constantes desafios. Ser LCP é uma oportunidade única de crescimento pessoal e profissional.

ICX – Incoming Exchange

A área de ICX é responsável por todo o processo que envolve a vinda de um intercambista para Ribeirão Preto. Hoje ela é dividida em duas para que possamos ter focos melhor direcionados: Intercâmbios Corporativos (ICX GIP), voltados para empresas e organizações privadas, e Intercâmbios Sociais (ICX GCDP), voltados para projetos realizados pela AIESEC e trabalho em ONGs e instituições do 3° setor. Os processos da área são divididos em etapas bem específicas:

1. Prospecção

Essa é uma fase de definição de quais mercados e de quais produtos trabalharemos na AIESEC. O que determina esses produtos é tanto o mercado local, quanto tendências nas AIESECs do Brasil que têm gerado bons resultados.

2. Vendas Após a definição dos produtos, vamos a campo abordando organizações que tenham

potencial para receber um de nossos intercambistas em sua organização. Essa abordagem é feita, geralmente, com ligações como contato inicial, buscando marcar uma reunião para um melhor entendimento do que queremos lhe oferecer.

3. Raise (inserção da ficha no sistema) A organização gostou da proposta e quer receber um intercambista em sua empresa. É

quando ele preenche um documento descrevendo a vaga que ele está oferecendo na empresa, e que assinamos o contrato e inserimos a ficha daquela empresa no sistema da AIESEC (myAIESEC.net), ao qual todos os outros membros da AIESEC têm acesso. Esse momento é chamado de raise.

4. Match (casamento da vaga) Quando inserimos a ficha no sistema, começamos a procurar pessoas que querem fazer

intercâmbio e que se encaixam no perfil da vaga. Fazemos entrevistas para saber se o

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candidato tem ou não perfil, e caso aprovado,mostramos o currículo e damos total abertura para que a organização avalie os conhecimentos e o perfil daquele candidato. Caso ela goste e o candidato queira, de fato, vir para Ribeirão, trocamos um documento formal e interno da AIESEC que formaliza o match. Ou seja, o candidato está casado com aquela vaga e virá fazer seu intercâmbio.

5. Realize (início do trabalho no intercâmbio) Após o match, começamos a busca por acomodação e por uma pessoa que queira ser

buddy desse trainee – ou seja, aquela pessoa (membro da AIESEC ou não) que vai ajudar o trainee nos primeiros dias na cidade, vai ajudá-lo a sair e se enturmar, etc. É nesse período também que auxiliamos o intercambista na retirada do visto, do seguro saúde e etc. Após tudo isso formalizado e passagens compradas, nós o recepcionamos no aeroporto e o ajudamos nos primeiros dias na cidade. O dia que ele começa a de fato trabalhar é chamado realize.

Depois disso, acompanhamos o trabalho dele na empresa, verificamos se a organização está satisfeita, se o trainee está realizando um bom trabalho e se o ambiente de trabalho está propiciando uma boa experiência de intercâmbio. Nesse período, fazemos avaliações periódicas da qualidade do intercâmbio e buscamos integrar os trainees com os outros membros da AIESEC. É a área que tem mais contato tanto com os estrangeiros quanto com as empresas parceiras que os recebem. Oportunidade única de crescimento em vários sentidos!

ICX GDCP

Esta é a área responsável por abrir vagas em empresas do 3º setor (tais como ONGs), a

seleção e recebimento de trainees adequados para estas vagas.

Coordenadorias:

Cidadão Global – Projetos Educacionais: trabalha com projetos relacionados a

instituições de ensino, geralmente com programas nos quais os trainees ensinam sua

língua às crianças ou ensinam sua cultura.

Cidadão Global – Terceiro Setor: trabalha com projetos e cargos em Organizações

Não-Governamentais (ONGs), em sua grande maioria.

Delivery: responsável por acompanhar o trainee depois de sua seleção (match) e

garantir que eles tenham uma boa experiência de intercâmbio. Envolve processos de

legalização, auditoria, definição de hospedagem (host) e acompanhamento (buddy).

ICX GIP Esta é a área responsável por abrir vagas em empresas do 1º setor, tais como empresas

de informática e tecnologia da informação. Coordenadorias:

Sales: responsável por prospectar novas parcerias, entrando em contato com empresas e marcando reuniões para convencê-las a abrir vagas para trainees AIESECos (raise).

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Account Management: responsável por selecionar intercambistas de outros países que se encaixem na vaga da empresa, analisando seus currículos, entrevistando-os e fechando os contratos (match).

OGX – Outgoing Exchange

Essa é a área dentro da AIESEC que é responsável pela divulgação dos intercâmbios, prospecção de interessados, seleção e acompanhamento deles durante todas as etapas do processo com o objetivo de aumentar o volume de intercâmbios, com qualidade, realizados. O responsável final por todo esse processo é o VP OGX.

Passo a passo do intercâmbio: 1. Divulgação dos produtos 2. Recrutamento 3. Alinhamento 4. Currículo e entrevista 5. Inserção da ficha no sistema 6. Buscar e aplicar o EP para a vaga 7. Match 8. Preparações Finais 9. Realize

E no geral essas são as entregáveis da área. Promover intercâmbios de externos à

organização e fazer todo o acompanhamento da experiência dessas pessoas. É importante reforçar que durante o intercâmbio OGX é responsável pelo acompanhamento, suporte e comunicação com o EP e após o intercâmbio ele é responsável pela reintegração e readaptação do EP e deve, claro, convidá-lo a compartilhar sua experiência com o restante do CL e a trabalhar na organização.

OGX GIP Responsável pelo envio de intercambistas que trabalhem em projetos de cunho

profissional e relacionados a empresas do 1º setor. Coordenadorias:

Talentos Globais – USP: responsável pela execução do programa Talentos Globais na UPS, cuidando dos processos de divulgação da campanha, de controle dos inscritos no processo seletivo, de seleção de currículos, de tracking dos EP Managers e de controle dos EPs até o momento do Match e do Realize.

Talentos Globais – Ribeirão Preto: responsável pela execução do programa responsável pela execução do programa Talentos Globais nas outras Universidades de Ribeirão Preto, cuidando dos processos de divulgação da campanha, de controle dos inscritos no processo seletivo, de seleção de currículos, de tracking dos EP Managers e de controle dos EPs até o momento do Match e do Realize.

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OGX GCDP Responsável pelo envio de intercambistas que trabalhem com projetos de cunho social

ou relacionados ao 3º setor. Coordenadorias:

Sales: Responsável pelo programa Cidadão Global, cuidando de processos como divulgação do produto, controle e seleção de inscritos;

Pipeline interna: Responsável por fazer os membros da AIESEC Ribeirão irem viajar, cuidando dos processos de raise, match e realize;

Delivery: Inserção da ficha dos selecionados na MyAIESEC (raise), ajuda aos selecionados para acharem a vaga ideal (match), acompanhamento das experiências dos EPs (Exchange Participants) quando eles chegam ao país de destino (realize) e durante o intercâmbio (service).

TM – Talent Management

Talent Management é o “RH” da AIESEC em Ribeirão Preto. A área aplica processos e conhecimentos de GCM – Global Competencies Model – em busca de um melhor desempenho da membresia. TM é uma área, ou melhor, um time unido que trabalha para as pessoas! E é muito gratificante, pois objetiva a excelência de postura, cooperação e modelo de ações de seus membros, para que impactem positivamente a sociedade e sejam de fato agentes de mudanças.

As principais entregáveis de TM são:

• Planejamento de Talentos; • Trabalho de corner com COMM – definição de estratégias de Marketing na divulgação

dos nossos produtos, assim como melhor posicionamento de marca e imagem; • Trabalho de corner com FIN – alinhamento de todos os gastos planejados para a área; • Trabalho de corner com OGX – definição de melhores estratégias de venda de

Intercâmbio para público interno, quanto para público externo; • Trabalho de corner com ICX – definição de critérios de qualidade do intercâmbiodo

trainee; • Recrutamento e seleção de candidatos novos para a Organização; • Orientação aos VPs (Vice Presidentes) de como melhorar o trabalho com seus times; • Alocação de recursos humanos viabilizando o melhor desempenho do membro e

visualizando a necessidade do CL; • Desenvolvimento do CL, dos membros e dos líderes, realizando treinamentos com

parceiros e Alumni; • Coaching – processo que visa orientar o membro a lidar com as jobs, deadlines, metas e

definir estratégias para alcançar o resultado; • Gestão de time realizando tracking e coletando dados sobre a membresia interna

(Pipeline management);

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• Empoderamento do time para realizar transição e sucessão com qualidade visando à sustentabilidade da área;

• Pesquisas de satisfação + pesquisa de performance com o objetivo de retroalimentar o banco de dados trimestralmente, trabalhando em cima de gaps e falhas com o fim de implementar soluções criativas e alinhadas com o mercado;

• Reconhecimento dos melhores membros por trimestre em evento formal.

Coordenadorias:

Leadership Development: responsável por treinamentos e capacitações de líderes,

promoção de e momentos de integração do EBzão (líderes da AIESEC), indução dos

líderes, transição e sucessão, oferecimento de oportunidades e esclarecimentos aos

membros quanto ao papel deles na AIESEC.

Team Member Program: responsável por acompanhar as experiências dos membros,

fornecendo treinamentos e capacitações e fazendo avaliações mensais de

desenvolvimento e performance juntamente aos líderes. É responsável por introduzir os

novos membros na organização também.

Engagement with AIESEC (Ew@): responsável pela seleção de novos membros, além

de dar suporte ao time de delivery em GCDPICX.

FIN – Finanças

Finanças é uma área de suporte às outras, mas é principalmente uma área estratégica, no sentido de elaborar estudos sobre as necessidades do escritório e construir projetos inovadores para suprir essas deficiências. Suas principais responsabilidades são:

• Legalização, auditoria; • Construir e acompanhar o orçamento anual; • Controle financeiro geral; • Gestão à vista; • Gestão da informação; • Análise do pool de intercâmbios. • Dessa maneira, FIN tenta garantir uma sustentabilidade (financeira e de informações),

para, assim, potencializar e gerir mais @XPs. Coordenadorias:

LC Management: responsável por controlar recibos e fluxo de caixa de ICX e OGX (intercâmbios), por organizar pagamentos e recibos do CL e também pela prestação de contas em auditorias;

Investments: responsável pela gestão de informação no CL e também pela produção de reports financeiros mensais

COMM – Comunicação

A área de Comunicação é responsável pelo posicionamento da AIESEC frente ao público alvo. Tem entre seus objetivos garantir que toda informação produzida pela

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organização esteja alinhada com a Brand XP. A área relaciona-se com todas as áreas do CL. Junto com elas traça as principais estratégias de divulgação e posicionamento de seus principais produtos. Trabalha diretamente com os corners de ICX (ICX e COMM), OGX (OGX, COMM e TM) e TM (COMM e TM).

As principais entregáveis de COMM são:

• Criação (plano de marketing), execução e tracking das campanhas de divulgação dos programas de OGX e de TM;

• Criação (plano de marketing), execução e tracking das campanhas de divulgação dos programas de intercâmbio voltados para os membros;

• Gerenciamento das redes sociais da AIESEC Ribeirão Preto; • Suporte na comunicação e posicionamento dos membros de ICX frente às

organizações; • Prospecção e abordagem de potenciais parceiros da AIESEC; • Relacionamento com atuais parceiros da AIESEC; • Adaptação dos projetos gráficos de OGX, ICX e TM; • Auditoria de Brand;

Coordenadorias:

External Relations (ER): responsável pelo posicionamento da AIESEC Ribeirão Preto frente ao público externo. Criação, consolidação e manutenção de parcerias institucionais tanto não financeiras quanto financeiras, para financiar GCDPI;

Public Relations (PR): responsável pela comunicação com mídias, planejamento e execução de eventos estratégicos para o CL. Contato com professores, Universidades e Centros acadêmicos.

Operations: responsável pela promoção estratégica e divulgação dos programas da AIESEC. Divulgação dos programas das áreas de GCDP, GIP e TM e adaptação dos materiais gráficos.

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Team Minimums

Team Minimums são os critérios mínimos que devem ser preenchidos para que um time

seja reconhecido como tal. São eles:

• Reuniões periódicas (1 vez por semana); • Pelo menos 2 meses de gestão para times de curta duração, 4 meses para times de

média duração e 8 meses para times de longa duração; • Pelo menos 3 membros no time (além do líder); • Team Days (construção de time) 1vez a cada três meses.

Job • Papel e responsabilidades; • Medição de sucesso; • Competências necessárias.

Avaliação • Avaliação de desenvolvimento x performance; • Avaliação de competências do GCM; • Reward and Recognition (R&R – momento em que os membros destaque são

reconhecidos e premiados pelo CL).

Reflexão • Experiência até o momento; • Próximos passos.

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Planejamento • Participação nas decisões; • Plano operacional; • Metas e prazos.

Treinamento • Conhecimento funcional; • Habilidades técnicas; • Competências.

Tracking e Coaching • Planejamento de jobs; • Realização de coaching do líder direto com o membro uma vez por quarter; • Acompanhamento e coaching ongoing; • Metas e prazos.

Critérios de Membresia

O trabalho na AIESEC é voluntário, o que não significa que não há regras que devem ser seguidas. Para ser um membro, há alguns critérios que não podem ser esquecidos:

• Entrega de 80% das jobs que são passadas (avaliado mensalmente); • Presença em treinamentos considerados estratégicos pelo Corpo Executivo (EB); • Cumprimento da Office Hour semanal; • Mínimo de 80% de presença em eventos oficiais.

Sempre que você não puder comparecer a um evento, lembre-se de enviar a justificativa

ao seu líder direto! Converse com seu líder também sobre as jobs que lhe são passadas para evitar desconfortos e problemas com as entregas do time.

Job Descriptions

Todos os membros da AIESEC realizam trabalhos fundamentais para o bom funcionamento da organização como um todo. Assim sendo, ao entrar em uma das áreas funcionais você será encarregado de realizar tarefas específicas. Para isso, o seu líder lhe passará a job description, um documento no qual serão detalhadas as suas obrigações, os seus objetivos e as competências que você desenvolverá.

A JD é muito importante para que você esteja ciente do que faz na organização e apto para discutir o porquê de cada tarefa que realizamos. Se você não conhece sua JD, cobre-a do seu VP ou do seu coordenador!

Não se esqueça de que estamos num ambiente de aprendizado colaborativo e, para que isso se concretize, precisamos ser sempre abertos e sinceros com as pessoas à nossa volta. Busque assumir essa postura no seu cotidiano!

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Mentorado

O mentorado é uma forma de suporte aos membros que é bastante utilizada na AIESEC. A função do mentor (pessoa que dá o mentorado) é ajudar o seu mentee (pessoa que recebe o mentorado) a identificar suas potencialidades, oferecendo uma visão e uma compreensão mais aprofundadas de habilidades, experiências e hábitos necessários para o sucesso, por meio de um planejamento pessoal e profissional. De forma geral, o mentorado é uma forma de unir os desejos e objetivos pessoais do membro com as oportunidades oferecidas pela organização.

É comum confundir o mentorado com o coaching (que é obrigatório na AIESEC). O

quadro abaixo mostra as diferenças entre os dois processos:

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Oportunidades Internas

A AIESEC, como uma organização gerida por jovens, tem, como um de seus objetivos,

incentivar e ativar a liderança de seus membros. Pois, acreditamos que alcançaremos nossa visão de paz e desenvolvimento das potencialidades humanas, através de novos líderes, pois é disso que o mundo precisa.

E como criar novos líderes? Como desenvolver o potencial de liderança em nossos membros? É através dos cargos de liderança que existem no nosso CL que queremos desenvolver esse potencial nos nossos membros. Nossas oportunidades de liderança no escritório são:

1. LCP – Presidente do Comitê Local Líder de determinado comitê da AIESEC. Duração: 12 meses (long-term).

2. VP – Vice-Presidente ou Diretor Líder de uma área. Duração: 12 meses (long-term).

3. MM – Mid Manager Líder de uma coordenadoria dentro de uma área. Cada área tem duas ou mais

coordenadorias. Duração: 6 meses (mid-term).

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4. OCP – Presidente de um Comitê Organizacional Líder do comitê de organização de algum evento a ser realizado pela AIESEC. Duração: 3 meses (short-term).

Nossas oportunidades dentro do programa de membresia do escritório são:

1. Job híbrida

Oportunidade de trabalhar em dois times ao mesmo tempo, multiplicando sua dedicação e consequentemente seu aprendizado. Essa oportunidade pode envolver trabalho em duas coordenadorias dentro da mesma área, em áreas diferentes, ou participação de outras experiências de time.

2. OC – Organizational Committee Oportunidade de trabalhar como membro de comitê organizacional responsável por entrega de evento. Normalmente assumido como job dupla.

3. NST – National Support Team Oportunidade de trabalho em time nacional de suporte. Os times de suporte promovem aumento de impacto a nível nacional auxiliando o trabalho das áreas nos diferentes CLs da AIESEC no Brasil. Normalmente requer experiência e conhecimento na área. Duração: varia conforme a Job Description do NST.

Postulações

Como mostramos, a AIESEC proporciona muitas oportunidades de aprendizado para

seus líderes. Para viver essas oportunidades você deve se postular, e após receber as

postulações dos membros, há a seleção. A postulação é um documento que deve ser

respondido e funciona como a uma candidatura a determinado cargo. Preencher uma

postulação é parte do desenvolvimento pessoal na organização porque você irá se deparar

com perguntas que lhe ajudarão a conhecer melhor seus pontos fortes e suas fraquezas. É

mais que se postular para um cargo, é um momento de refletir o que você pode desenvolver na

organização.

Oportunidades Externas

Host

Na AIESEC, há também oportunidades de contato com outras culturas mesmo que você não faça parte da organização! A oportunidade de host é aberta para todos que desejarem receber um de nossos trainees. Cabe à AIESEC determinar se a família é adequada para receber um trainee e ajudar na organização do processo de hospedagem.

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Buddy Assim como o host, o buddy tem a oportunidade de vivenciar diferentes culturas e

backgrounds sem sair de sua cidade. A oportunidade de ser buddy dos nossos trainees recentemente foi aberta a pessoas de fora da AIESEC, sendo que esse programa ainda está sendo estudado. O buddy é um amigo do trainee, que deve acompanhá-lo em sua experiência pela cidade e ajudá-lo com as dúvidas que vier a ter sobre a cultura local. Cabe à AIESEC determinar se o perfil do buddy é adequado para o perfil do trainee que está chegando.

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Eventos Formais

Os eventos formais são fundamentais para o bom funcionamento dos times, das áreas e da AIESEC. A presença dos membros em todos eles é muito importante, pois essas são as oportunidades para saber mais sobre o seu trabalho e sobre o que acontece na organização, além de fazer sugestões e tirar dúvidas.

1. RG – Reunião Geral Acontece quinzenalmente e tem como objetivo integrar os membros e informá-los sobre

tudo o que acontece no CL, na AIESEC no Brasil e no mundo AIESECo de forma geral.

2. RA – Reunião de Área Essas reuniões são marcadas de acordo com a demanda de cada área e nelas são

passadas as tarefas que cada um deverá realizar e são feitas atualizações quanto ao andamento das atividades. Normalmente acontecem uma vez por semana.

3. RC – Reunião de Coordenadoria

Normalmente realizadas semanalmente, são relacionadas a definição e acompanhamento

de próximos passos do trabalho do time, além de construção de solução conjuntas e

compartilhamento.

4. AG – Assembleia Geral A AG é órgão máximo da AIESEC, o evento mais formal e mais importante. Nela são

discutidas e votadas questões de fundamental importância para o CL. Ausências não justificadas com 24 h de antecedência acarretam em desligamento automático do membro.

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5. TB – Team Days (Construção de time) O Team Days (TB) é um momento importante para que os membros se conheçam melhor,

fiquem mais integrados, haja confiança entre todos e seja desenvolvido um espírito de equipe. É também no TB que são discutidos os valores e visão do time, combinadas regras de convivência, criadas prioridades e trabalhadas questões importantes para o desenvolvimento das atividades da área.

Conferências Locais

São eventos formais e obrigatórios que ocorrem localmente, destinados à AIESEC Ribeirão Preto. É importante lembrar que a presença nestes faz parte dos critérios de membresia, sendo, portanto, obrigatória (ou seja, ausências devem ser justificadas).

1. PLAN Como toda organização a AIESEC também possui um planejamento estratégico, esse

planejamento é feito em um evento chamado PLAN. Este evento é extremamente importante para o escritório e de caráter obrigatório para todos

os membros. É neste momento que são definidas as metas, prioridades e principais estratégias que serão implementadas no decorrer do ano. É o momento dos membros trabalharem junto com o EB na consolidação do portfólio de produtos da @RP, assim como a maneira que trabalharemos ao longo do ano. É o momento de construir o futuro!

Este evento acontece no início do ano (janeiro ou fevereiro) e tem duração média de dois dias (manhã e tarde).

2. REPLAN O REPLAN acontece entre os meses de julho e agosto e assim como o PLAN tem duração

média de dois dias. É neste evento que o todo o escritório local se reune para avaliar os resultados alcançados até o meio do ano e a partir disso traçar novas estratégias para o segundo semestre. É o momento em que fazemos o replanejamento do que foi traçado durante o PLAN.

3. Discovery Days – Treinamento para membros É uma conferência voltada os membros do CL, para repassar conteúdo visto em

conferências e aumentar o entrosamento de todos os times. 4. WE –DO A WE-DO acontece normalmente em março, é uma conferência para nos reencontrarmos,

recepcionarmos os membros de head-hunting e planejarmos novas estratégias, pra dar aquele fôlego pro Q2!

Conferências Nacionais

1. GM – Growth Meetings Conferência com foco nas áreas de operação (intercâmbio), visa alinhamento com os

produtos nacionais e capacitação na implementação dos mesmos. Público alvo: VPs operações e mid-managers.

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2. NPM – National Presidents Meeting

Definição das estratégias nacionais e planejamento da @BAZI.

Público alvo: CSN (MC + LCPs).

3. CONACT – Conferência Nacional de Membros Novos

Alinhamento com a cultura organizacional da AIESEC e criação de sentimento de rede.

Público alvo: MNs e MPs recentes.

4. CONADE – Conferência Nacional de Desenvolvimento Estratégico Sempre entregue pelo MC eleito, visa apresentar o novo MC e alinhar o planejamento do

termo do próximo MC com os CLs. Público alvo: LCPs, VPs, Mid-Managers e membros.

5. CONAL – Conferência Nacional de Líderes Visa capacitar os EBs eleitos e finalizar a experiência do EB do ano vigente. Público alvo: EB Outgoing e EB Incoming.

Conferências Internacionais

1. IC – International Congress

Maior congresso da AIESEC, com novos MCs e se passa os planos estratégicos para o MC.

Conferência direcionada para MCs (MCPs e MCVPs) e LCPs.

2. IPM – International Presidents Meeting

Eleições da AI e planejamento da AIESEC de forma global. Somente para MCPs e

candidatos a cargos na AI.

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Ferramentas utilizadas

Como o trabalho em nossa organização é geralmente virtual, necessitamos de algumas

ferramentas para tornar nosso trabalho e comunicação mais rápidos e eficazes, além da

necessidade de estarmos aliados com outros CLs e com a AIESEC internacional. As

ferramentas mais utilizadas são:

1. MyAIESEC (My@)

É a intranet utilizada pela AIESEC mundial, de caráter obrigatório para todos os membros.

É nela que ficam as informações sobre membros, alumni, parceiros, vagas das empresas

interessadas em receberem os intercambistas e pessoas à procura de seu intercâmbio.

2. Google Docs/Drive Para compartilhar planilhas e documentos, além de elaborar trabalhos colaborativos online.

3. Google Groups Para facilitar a troca de e-mails entre os membros. Quando a comunicação é com todo o

CL, existem 2 grupos, o formal e a informal. O formal é para divulgação de informações institucionais e o informal é um ambiente livre para qualquer tipo de assunto e discussão. Nosso e-mail é [email protected]

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@ - Símbolo para AIESEC; AAI - AIESEC Alumni International; AAC - Alumni Advisory Council; ADE - AIESEC Development Envoy; AF - Affiliation Fee; AFIN - Assessoria Financeira; AI - AIESEC International; AIC - International Advisory Council; AIESECo / AIESECer - Membros da AIESEC; Alumni - Ex-membros (singular: alumnus); ANAL - Advise, Negate, Arrange, Legislate; AP - Asia Pacific; APC - Asia-Pacific Congress; ASI - AIESEC Sustainability Initiative; @BAZI - AIESEC Brazil; BCM - Budget and Cost Management; BI - Business Intelligence; BOA - Board of Advisors; BPI - Business Process Improvement; BSC - Balanced Scored Card; CAJU - Comissão de Auditoria Jurídica; CAT - Competencies Assessment Tool; CC - Congress Committee; CCP - Congress Committee President; CL - Comitê Local; COMM – Communications; CONADE - Conferencia Nacional de Desenvolvimento;

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CONAL - Conferência Nacional; CR - Corporative Relations; CRB - Candidate Review Board; CRM - Customer Relationship Management; CSF - Critical Success Factors; CSN - “time” formado pelos LCPs + MCP; CWP - Core Work Process; DD - Discovery Days; DAI – Director, AIESEC International; DT - Development Traineeship (sigla antiga para o intercâmbio social de trabalho em ONGs); EB - Executive Body / Exective Board; EC - Exchange Controller; ELD – Experiential Leadership Development; EP - Exchange Participant; EPAA - Encontro de Pais e Amigos de AIESECos; ER - External Relations - CR + ASI; ET - Educational Traineeship (sigla antiga para o intercâmbio social de educação); EwA – Engagement with AIESEC; Expro - Exchange and Projects Meeting; Faci’s - Facilitadores; FEE - taxa cobrada dos membros para eventos ou festas; FIN – Finanças; FL&A - Finance Legal & Administration; FR - Financial Regulations; FTF - Finance Task Force; GCDP – Global Community Development Program (intercâmbio social); GCM - Global Competency Model; GEP - Global Exchange Partnership; GIP – Global Internship Program (intercâmbio corporativo); GLE - Global Learning Enviroment; GN - Growth Network; GNI - Gross National Income; GSM - Global Services Manager; GTP - Global Theme Conference; H4TF - Head for the future (corresponde ao Life-Long Connection do flow atual); HH - Head Hunting HR - Human Resources; ICP - Individual Career Plan; ICX - Incoming Exchange; ILM - International Legislative Meeting; ILP - Individual Learn Plan; IM - Information Management / International Meeting; MC – Member Committee (comitê nacional da AIESEC) MM – Mid-manager / Middle-term Manager; MT – Management Traineeship (sigla antiga para o intercâmbio corporativo de gestão); OGX – Outgoing Exchange; PR – Public Relations; TLP – Team Leader Program;

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TM – Talent Management; TMP – Team Member Program; TN Taker – Trainee Taker (empresas/organizações que estão recebendo intercambistas); TT – Technical Traineeship (sigla antiga para o intercâmbio corporativo de engenharia e TI); VP – Vice-president / Diretor de área; XPP – Exchange Program Policies. Comitês Locais

São os escritórios de trabalho da @BAZI. Atualmente, a AIESEC no Brasil conta com mais

de 35 CLs em funcionamento e algumas extensões. (As extensões precisam ter alguns pré-requisitos para se tornarem um CL, como ter uma estrutura organizacional formada. Cada extensão está sob a responsabilidade de algum CL.) Os escritórios estão listados a seguir:

Tipo de Entidade Sigla Mercado-sede Estado CL Extensor

Extensão @AJ Aracaju SE Salvador

Unidade Operacional AR Araraquara SP São Carlos

Iniciativa de Expansão BA Bauru SP Franca

Comitê Local @BH Teresina MG -

Iniciativa de Expansão BL Belém PA Fortaleza

Unidade Operacional BM Blumenau SC Joinville

Comitê Local @BS Brasília DF -

Comitê Local @CA Campinas SP -

Unidade Operacional CB Cuiabá MT Campinas

Iniciativa de Expansão CG Campo Grande MS Maringá

Comitê Local @CH Chapecó SC -

Unidade Operacional CM Campo Mourão PR Maringá

Extensão @CR Criciúma SC Florianópolis

Comitê Local @CT Curitiba PR -

Unidade Operacional EC Erechim SC Chapecó

Comitê Local @ES ESPM (São Paulo) SP -

Unidade Operacional FI Foz do Iguaçu PR Curitiba

Comitê Local @FL Florianópolis SC -

Comitê Local @FO Fortaleza CE -

Comitê Local @FR Franca SP -

Comitê Local @GO Goiânia GO -

Unidade Operacional GR Guaratinguetá SP Vale do Paraíba

Comitê Local @GV FGV (São Paulo) SP -

Comitê Local @IJ Itajubá MG -

Comitê Local @IN Insper (São Paulo) SP -

Comitê Local @JF Juiz de Fora MG -

Unidade Operacional JO Joaçaba SC Chapecó

Iniciativa de Expansão JP João Pessoa PB Recife

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Comitê Local @JV Joinville SC -

Comitê Local @LD Londrina PR -

Unidade Operacional LM Limeira SP Campinas

Unidade Operacional LR Lorena SP Vale do Paraíba

Comitê Local @MA Maringá PR -

Comitê Local @MN Manaus AM -

Unidade Operacional MR Marília SP Londrina

Unidade Operacional OS Osasco SP ESPM

Comitê Local @PA Porto Alegre RS -

Comitê Local @PC PUC (São Paulo) SP -

Comitê Local @PE Pelotas RS -

Unidade Operacional PF Passo Fundo RS Santa Maria

Comitê Local @PG Ponta Grossa PR -

Unidade Operacional PO Poços de Caldas MG Franca

Unidade Operacional PP Presidente Prudente SP Londrina

Unidade Operacional PR Piracicaba SP Campinas

Unidade Operacional PS Palmas TO Brasília

Unidade Operacional PV Porto Velho RO Manaus

Comitê Local @RC Recife PE -

Comitê Local @RJ Rio de Janeiro RJ -

Comitê Local @RP Ribeirão Preto SP -

Unidade Operacional SA Santos SP USP

Comitê Local @SC São Carlos SP -

Comitê Local @SL São Luís MA -

Comitê Local @SM Santa Maria RS -

Comitê Local @SO Sorocaba SP -

Comitê Local @SS Salvador BA -

Comitê Local @ST Santa Cruz do Sul RS -

Unidade Operacional TE Teresina PI Fortaleza

Unidade Operacional UA Uberaba MG Uberlândia

Comitê Local @UB Uberlândia MG -

Comitê Local @US USP (São Paulo) SP -

Unidade Operacional VA Varginha MG Itajubá

Unidade Operacional VC Viçosa MG Belo Horizonte

Unidade Operacional VI Vale do Itajaí SC Florianópolis

Comitê Local @VP Vale do Paraíba SP -

Iniciativa de Expansão VR Volta Redonda RJ Juiz de Fora

Comitê Local @VT Vitória ES -

Unidade Operacional XX Xaxim SC Chapecó

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