MANUAL DOMEMBRO NOVOAIESEC FLORIANÓPOLIS 2012.2

índiceBem-vindos a AIESEC FL - 03

DICAS PARA UM ÓTIMO COMEÇO - 04

THE AIESEC WAY - 05

ORGANOGRAMA AIESEC FLORIPA - 18

FAQ - FREQUENTLY ASKED QUESTIONS - 30

EVENTOS E CONFERÊNCIAS - 25

SIGLAS - 07

AIESEC 2015 - 09

bem-vindosA AIESEC FL

Você acaba de entrar na maior organização jovem da atualidade.Parabéns!!! Esperamos que com esse manual, você possa sanar algumas dúvidas (que com certeza terá), e também sirva como um facilitador do aprendizado sobre as práticas e funcionamentos da organização.

Agora você faz parte de umas das maiores organizações do mundo, focadono desenvolvimento de pessoas e com o intuito de promover a paz.Podemos dizer que nós AIESECos somos agentes de mudança e você agora também é um agente de mudança.Aproveite muito as oportunidades aqui oferecidas!

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DICAS PARA UMÓTIMO COMEÇO

O que você, membro novo, deve fazer nesta 1ª semana?

>>Faça uma conta Gmail do Google (apenas caso você não tenha uma). Por quê? Pois, como a maioria das nossas listas é no google, o risco de ocorrer bug ao receber uma mensagem é menor. E também por que, freqüentemente usamos a ferramenta GoogleDocs para gerenciar infor-mações. Não tendo gmail, não se pode usar o gdocs.

>>Primeiro encontro com padrinho. Ele tem o dever de te ajudar. Então,fale com ele SEMPRE que necessário (e desnecessário também). Pegue o MSN/ Gtalk dele, os números de telefone, e-mail e SKYPE, se necessário.

>>Ficar atento quanto às datas e locais dos próximos treinamentos e even-tos (abra diariamente sua caixa de e-mails) e olhar sempre a agenda rece-bida no DD.

>>Conhecer nosso CL, sede fixa da @FL que funciona no Shopping Trin-dade, 5ª andar, sala 511. O horário de atendimento é o horário comercial, porém, sempre tem AIESECos ... por lá além do horário comercial, trabalhando e te esperando de braços abertos! :)

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THE AIESEC WAY

O que é a AIESEC?

A AIESEC é uma organização global, não-política, independente e sem fins lucrativos, sendo gerida por estudantes graduados ou recém graduados. Seus membros estão interessados em questões mundiais, liderança e gestão. A AIESEC não discrimina: raça, gênero, orientação sexual, crença, religião, nacionalidade, etnia ou origem social; pelo contrário, incentiva o conhecimento e experiência em outras culturas, como por exemplo, por meio de intercâmbios voluntários.

A nossa plataforma internacional permite que jovens descubram e desenvolvam seu potencial de liderança para que, assim, possam causar impacto positivo na sociedade.

O que nós visamos?Paz mundial e desenvolvimento das potencialidades humanas.

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THE AIESEC WAY

Como fazemos? - The way we do it

A AIESEC proporciona aos seus membros experiências de desenvolvimento integrado por meio de oportunidades de liderança, intercâmbios profission-ais e voluntários, envolvidos em um ambiente global de aprendizado.

>>Activating Leardership – ativar a liderança através das suas atividades>>Demonstrating Integrity – cumprir seus compromissos e ser fiel aos seus ideais>>Living Diversity – aprender com as diferentes formas de vida e opinião>>Enjoying Participation – ter participação ativa, estando envolvido diaria-mente com a AIESEC>>Striving for Excellence – busca ao desempenho de alta qualidade>>Acting Sustainably – preocupar-se com o futuro, tendo em vista as próximas gerações

Assim, aproveite ao máximo as oportunidades #livingallofourvalues

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SIGLAS

Essa é uma sessão de extrema importância para todos compreenderem as próxi-mas sessões do manual e no final das contas descobrir o que significa cada uma das siglas da nossa organização.

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ESCRITÓRIOS

@: AIESEC

AI: AIESEC Internacional

@BAZI: AIESEC Brazil

@FL: AIESEC Florianópolis

CL: Comitê Local

CARGOS

MCP: Member Committee President (@BAZI)

MC: Member Committee (@BAZI)

NST - National Support Team | National Steering Team

LCP: Local Committe President (@FL)

VP: Vice President (@FL)

EB: Executive Board (diretoria/presidencia do CL)

OCP: Organizational Committee President

OC: Organizational Committee

SIGLAS

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ÁREAS

OGX - Out Going EXchange - Intercambiar Pessoas para fora do Brasil

ICX - InComing EXchange - / Atrair Intercambistas para o Brasil

GIP: Global Internship Programme

GCDP: Global CommunityDevelopment Programme

FIN: Finance & Legal

COMM/ ER /PR: Communication/ External Relations /Public Relations

TM: Talent Management

EXPERIÊNCIAS

X: Exchange

XP: Experience

EP: Exchange Participant

DD: Discovery Days

MN: Membro Novo

MP: Membro Pleno

TLP: Team Leader Programme

TMP: Team Member Programme

AIESEC 2015

AIESEC 2015 é a ambição de médio prazo que os membros da AIESEC criaram para dirigir a organização nos próximo 5 anos, fazendo com quea ela evolua e influencie sua rede global de forma positiva.

Para isso acontecer dentro do tempo estipulado, dividimos essa ambiçãoem três pilares: The Three Wheels, The 2015 Behaviors eThe AIESEC Experience.

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Engajar e desenvolver todos osjovens do mundo.

AIESEC 2015

Three Wheels(Global Youth Voice, First Choice Partner e Positive impact)

>>Global Youth VoiceNossos alcances crescentes físicosdiversificada Global Youth Voice.

>>First-Choice PartnerSomos reconhecidos em todos os setores como First Choice Partner, por nossa habilidade de desenvolver responsabilidade e liderança empresarial.

>>Positive ImpactNosso ambiente colaborativo permite cada membro viver umaexperiência de alta qualidade na AIESEC, criando Positive Impact na socie-dade através de gerações.

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AIESEC 2015

The 2015 Behaviors

>>Ser inovador e implementar mudanças que nos levem mais perto de 2015.

>>Ter respostas rápidas e fazer o longo prazo acontecer num curto prazo.

>>Ser colaborativo, combinando forças com entidades parceiras da AIESEC e outras organizações com quem possa se relacionar.

>>Focar externamente, olhando fora da organização e comunicando o que estamos fazendo dentro, de maneira a envolver mais e mais pessoas.

>>Finalmente, ser um agente impactante buscando sempre manter e ativar a liderança, de tal maneira que possa continuar a desenvolver as nossas experiências para vê-las ampliarem.

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AIESEC 2015

AIESEC Experience

Como citado anteriormente, a AIESEC proporciona diversas oportunidades, sendo que, há um fluxo que pode ser seguido das mais variadas formas (não há uma ordem obrigatória) para que você possa viver um experiência com-pleta dentro da AIESEC (Full @XP).

Nosso fluxo de oportunidades é dividido em fases que podem ser realizadas da maneira que o membro achar mais interessante e de acordo com seu foco e oportunidades.

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Engagement with AIESECEsse é o período da experiência na qual vocês estão. Nesse período acon-tece o primeiro contato que a AIESEC teve com vocês até o momento em que vocês ficam prontos para performar em um time.

Essa também é a época onde as informações vão ser jogadas em direção a vocês em grande volume e de maneira incrivelmente rápida, por isso é extremamente necessário que vocês saibam que qualquer membro que já passou por isso pode oferecer ajuda ou em casosextremos, saber quem pode ajudá-los.

Global Intership ProgrameeO programa de GIP é uma oportunidade para jovens que atuam (na maioria das vezes) na área de gestão, engenharias, licenciatura e tecnologia da informação. Ao fazer esta experiência de intercâmbio, o jovem irá realizar atividades remuneradas em empresas de diferentes setores no exterior. Além disso, o estudante terá oportunidade de desenvolver-se profissionalmente e pessoalmente, vivenciar uma nova cultura, aprimorar e aprender novaslínguas. O programa tem como objetivo inserir o participante em uma cultura diferente e assim promover a ele um ambiente global de aprendizado que o colocará perante desafios profissionais, além de vivenciar a realidade de uma empresa internacional. São diversas oportunidades para trabalhar nas áreas de marketing, administração e finanças em destinos surpreendentes.

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Team Leader ProgrameeLidere uma equipe de pessoas para:>>Vender o programa de intercâmbio para clientes corporativos>>Executar um projeto de intercâmbio que impacte uma relevantequestão social>>Executar um processo de recrutamento no campus da sua universidade>>Receber os novos membros no processo de Introdução à AIESEC>>Organizar uma atividade de aprendizado para os membros>>Organizar uma conferência de 30 até 400 pessoas

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Team Member Programee>>Seja parte de uma equipe que:>>Gerencia de 30 a 100 membros voluntários>>Gerencia orçamentos e movimentações financeiras>>Atende empresas e ONG´S

Global Community Development ProgrameeNós acreditamos em mudança, em fazer a diferença, e que cada um possui o poder de transformar o seu ambiente. O trabalho voluntário é uma importante ferramenta para isso. Se você também acredita que, mais do que idéias, o mundo precisa de ações, essa é a hora de fazer algo por ele.

São diversas oportunidades para ações voluntárias em ONGs, Escolas, Universidade, Instituições Sociais e projetos educacionais com ênfase em gestão de projetos, educação cultural, ensino de novas línguas, execução de workshops sobre temas diversos como saúde, empreendedorismo e inovação, entre outras opções em destinos surpreendentes.

Com duração de 6 a 12 semanas, os programas de GCDP oferecem a opor-tunidade de conviver com novas culturas e de interagir diretamente com elas por meio do trabalho voluntário. Sua curta duração é ideal para o período de férias.

Para aqueles que acham que três meses é pouco tempo para conhecer tudo que você precisa, existe a possibilidade de ampliar o seu impacto realizando mais de um intercâmbio em países diferentes. Essa é a sua oportunidade para ganhar uma rede global de contatos ainda mais poderosa e capaz de gerar transformações em toda uma região.

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Life-long ConnectionDepois de passar por experiências dentro do Experential LeadershipDevelopment - ELD, você pode encerrar suas experiências como membro ativo da AIESEC e ser considerado por ela como um agente positivo de mudanças, participando da AIESEC como um Aluminus.

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ORGANOGRAMAAIESEC FLORIPA

O @FL é composto por 6 grandes áreas. Sendo que essas são subdivididas em outras áreas/ coordenações, para que se possa trabalhar com maior organização e controle das mesmas.Aqui vai uma breve descrição de cada uma delas:

PR - Public RelationsÉ responsável pelas estratégias de Relações Externas, Comunicação e Ações de interação com o publico. É dividido em 4 coordenadorias:

>>ER - Estratégias de posicionamento institucional, marketing, gestão de parcerias e capacitação interna de membros.>>CREATE - Gerenciamento de Midias Sociais, assessoria de Imprensa, elaboração de estratégias de comunicação visual.>>Y2B - Elaboração e gerenciamento de um evento "Forum" que visa aproximar jovens do mercado de trabalho.>>HOST - Promoção e coordenação do programa de hospedagem de intercambistas voluntários.

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FIN - Finance & LegalA AIESEC é uma organização sem fins lucrativos, que visa o desenvolvi-mento dos membros através de experiências de liderança e intercâmbios. Para atingirmos tais objetivos, como em qualquer outra organização, são necessários recursos financeiros para a manutenção das operações e para gerar o desenvolvimento citado.

A área de Finanças é a responsável por administrar os recursos e garantir a sustentabilidade financeira da AIESEC em Florianópolis, e tem como responsabilidade criar o planejamento financeiro do ano, fazer análise de investimentos, fazer o acompanhamento dos gastos do escritório, criar estratégias para alavancar resultados, entre outros.

Os recursos do escritório são oriundos das taxas cobradas dos interessados em realizar um intercambio cada uma sendo definida de acordo com a realidade do programa escolhido. Outra fonte de renda está ligada a obtenção de parcerias com empresas que tenham interesseem apoiar a AIESEC em Florianópolis.

Além da parte financeira a área de Finanças tem como responsabilidade manter o escritório legalizado nas esferas Federal, Estadual e Municipal, seguindo a legislação prevista. Além de certificar a validade e o cumpri-

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ICX GCDPIncoming Exchange Global Community Development ProgrammeA área de ICX GCDP é a área responsável pelos intercâmbios sociais em Florianópolis.

Traz-se intercambistas de diferentes nacionalidades e backgrounds para suprir necessidades especificas de organizações sociais.

A área é dividida em quatro coordenadorias: Terceiro Setor, Universidades, Educacionais e Delivery.

>>Terceiro Setor: responsável pelas vendas a associações, fundações, ONGs e todas outras organizações sem fins lucrativos;

>> Universidades: responsável pelas vendas de projetos sociais em univer-sidades, seja dentro de empresas juniores, extensões ou outrasentidades estudantis;

>>Educacionais: responsável pelas vendas de projetos educacionais em escolas públicas e privadas e de idiomas. Abordam-se temas como multicul-turalismo, temáticas globais e variadas.

>>Delivery: responsável pelo casamento das vagas, ou seja, achar um perfil de intercambista compatível com os projetos e acompanhar aexperiência dos intercambistas integrando eles a cidade, ao país e aolocal de trabalho.

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ICX GIPIncoming Exchange Global Internship ProgrameeEm IGIP oferecemos para as empresas talentos internacionais que se encaixam com os gaps da organização. As empresas têm acesso a estudantes/jovens profissionais internacionais de pensamento global para apoiar as iniciativas e trazer um ambiente colaborativo.

Nossaresponsabilidade é impactar positivamente nossas empresas, estrangeiros e membros com muito profissionalismo e paixão pelo que fazemos.A área é dividida em 3 coordenadorias:- 2 Vendas e 1 pós-vendas e revendas.

>>Objetivo da área:- Prestar serviços corporativos;- Consultoria em RH internacional;- Capacitação de funcionários através de experiências internacional;- Parcerias para capacitação de funcionários (temas como liderança, trabalho em equipe, construção de objetivos).

>>Em termos de pós-vendas:- Acompanhamento de todo intercâmbio tanto em termos de qualidade como em assistência (médica, documentação e eventuias problemas internos relacionados ao trabalho desempenhado pelo intercambista);- Estratégia de expansão de RH.

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OGX GCDPOutgoing Exchange Global Community Development ProgrameeEsta é a área que trabalha com a venda do programa de intercâmbios sociais para jovens estudantes ou recém-graduados de Florianópolis, o Cidadão Global. Responsável por acompanhar o intercambista durante todo o processo de preparação, realização e retorno da experiência, o time de OGX GCDP (sigla da nomenclatura em inglês) cria cadastros dos partici-pantes no sistema, auxilia na escolha da vaga de trabalho, fornece preparação cultural e suporte pré-viagem e promove o acampanhamento durante e após o intercâmbio.

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OGX GIPOutgoing Exchange Global Internship ProgrameeÉ a área responsável pelos intercâmbios corporativos para estudantes que desejam estagiar em outro país. A área é dividida em duas coordenadorias:

>>Sales/Vendas - responsável pela divulgação, parcerias, posicionamentoe eventos.

>>EP Management/Gestão de Intercambistas - gestão de contas do intercambista, recruta e seleciona, bem como prepara para aplicação e gerencia a auditoria. Mantém contato direto com o time de intercâmbios corporativos incoming de outros países e estuda a parte analítica e estatís-tica das vagas disponíveis no mercado.

A área de Intercâmbios Corporativos é responsável pelo recrutamento e seleção de estudantes da grande Florianópolis para que desenvolvam atividades profissionais em pequenas, médias e grandes empresasno exterior.

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TMTalent ManagementA área de Talent Management é responsável pela entrega das experiências de TMP (Team Member Programme) e TLP (Team Leader Programme).Dentro destas áreas estão envolvidos os seguintes projetos/rotinas:

>>Processos seletivos: planejar a membresia, preparar e divulgar os processos e selecionar os membros;

>>Gestão de performance dos membros: acompanhar a performance dos membros do escritório com o intuito de ter informações para planejar as capacitações e treinamentos;

>>Capacitação e desenvolvimento: identificar as necessidades de capaci-tação, preparar e garantir a execução dos treinamentos e, consequente-mente, o desenvolvimento dos membros.

TM pode ser vista tanto como área core como também área suporte. Como core, TM é responsável pela entrega das experiências de TMP e TLP. Como área suporte, é responsável por garantir suporte às demais áreas no que tange membresia (pipeline e capacitação), por garantir o desenvolvimento dos membros e a qualidade de sua @XP.

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EVENTOS ECONFERÊNCIAS

Eventos formaisOs eventos formais são fundamentais para o bom funcionamento dos times, das áreas e da AIESEC. A presença dos membros em todos eles é muito importante, pois essas são as oportunidades para saber mais sobre o seu trabalho e sobre o que acontece na organização,além de fazer sugestões e tirar dúvidas.

>>RG – Reunião GeralAcontece semanalmente e tem como objetivo informar aos membros tudo o que acontece no Comitê Local (CL) e na AIESEC no Brasil e no mundo.

>>RA – Reunião de ÁreaEssas reuniões acontecem semanalmente e nelas são passadas as tarefas que cada um deverá realizar e são feitas atualizações quanto ao andamento das atividades.

>>TD – Team DaysO Team Days (TD) é um momento importante para que os membros se conheçam melhor, fiquem mais integrados, haja confiança entre todos e seja desenvolvido um espírito de equipe. É também no TD que são discutidos os valores e visão do time, combinadas regras de convivência, criadas priori-dades e trabalhadas questões importantes para odesenvolvimento das atividades da área.

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EVENTOS ECONFERÊNCIAS

Conferências

GM – Growth MeetingsConferência com foco nas áreas de operação (intercâmbio), visa alinhamento com os produtos nacionais e capacitação na implementação dos mesmos.Público alvo: VPs operações e mid-managers.

NPM – National Presidents MeetingMeeting Definição das estratégias nacionais e planejamento da @BAZI.Público alvo: CSN (MC + LCPs).

CONAMN – Conferência Nacional de Membros Novos(Atualmente é a CONACT)Alinhamento com a cultura organizacional da AIESEC e criação desentimento de rede. Público alvo: MNs e MPs recentes.

CONADE – Conferência Nacional de Desenvolvimento EstratégicoSempre entregue pelo MC eleito, visa apresentar o novo MC e alinhar o planejamento do termo do próximo MC com os CLs. Público alvo: LCPs,VPs, Mid-Managers e membros.

CONAL – Conferência Nacional de LíderesVisa capacitar os EBs eleitos e finalizar a experiência do EB do ano vigente. Público alvo: EB Outgoing e EB Incoming

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EVENTOS ECONFERÊNCIAS

Conferências locais

>>PLANComo toda organização a AIESEC também possui um planejamento estratégico, esse planejamento é feito em um evento chamado PLAN.

Este evento é extremamente importante para o escritório e de caráter obrigatório para todos os membros. É neste momento que são definidas as metas, prioridades e principais estratégias que serão implementadas no decorrer do ano. É o momento dos membros trabalharem junto com o EB na consolidação do portfólio de produtos da @JV, assim como a maneira que trabalharemos ao longo do ano.É o momento de construir o futuro! Este evento acontece no início do ano (janeiro ou fevereiro) e tem duração média de dois dias (manhã e tarde)

>>REPLANO REPLAN acontece entre os meses de julho e agosto e assim como o PLAN tem duração média de dois dias. É neste evento que o todo o escritório local se reúne para avaliar os resultados alcançados até o meio do ano e a partir disso traçar novas estratégias para o segundo semestre. É o momento em que fazemos o replanejamento do que foi traçado durante o PLAN.

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EVENTOS ECONFERÊNCIAS

Conferências locais

>>DD - Discovery DaysO Treinamento de Membros Novos, é uma conferência local organizada para inserir osmembros recém chegados na organização no contexto em que a AIESEC se encontra.

O DD tem duração de dois dias e ocorre após o término do processo seletivo. É um processo de imersão cultural no qual são apresentados aos membros novos sessões de conhecimento geral da organização, funcionamento do escritório local e também treinamentos maisespecíficos de cada área.

O DD conta com a presença de membros plenos, membros novos,alumni, trainees e em algumas ocasiões, empresas parceiras da AIESEC em Joinville.

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EVENTOS ECONFERÊNCIAS

MyAIESEC.netÉ a intranet da AIESEC que une toda a rede da AIESEC no mundo! Lá temos: updates e discussões sobre os assuntos do dia-a-dia, arquivos, pesquisas, e outros recursos que nos facilitam a comunicação. Tudo isso para podermos gerenciar melhor nossas informações! Se você sabe onde procurar, pode achar praticamente qualquer manualsobre tudo na AIESEC. Todos os documentos na MyAIESEC.net devem ser preferencialmente em inglês.

Lá também funciona um banco de dados on-line da AIESEC onde estão inseridos todos as vagas de intercâmbio (TNs) disponíveis e estudantes candidatos a intercâmbio (EPs) do mundo todo. Nele pode-se encontrar também contato das AIESECs pelo mundo, pois todos membros da AIESEC possuem um login.

Para acessá-lo você deverá se cadastrar na MyAIESEC.net, após receber orientações da VP TM Camila Bellato. Portanto, aguardem! ;)

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FAQFrequently Asked Questions

O que é o Discovery Days (DD)?O DD é uma conferência local que tem como objetivo apresentar a AIESEC como organização. A conferência busca também o desenvolvimento pessoal de seus participantes e promove a integração de seus membros.

Por que ter um padrinho?O seu padrinho é alguém que estará presente, te dará suporte e irá tirar suas dúvidas; é o seu elo com AIESEC. Ele é responsável pela apresen-tação de algumas ferramentas dentro da instituição, é também responsável por receber o feedback do seu processo seletivo, bem como conversar a respeito de suas possibilidades dentro da organização. Portanto, aproveite!

O que é Training?Training são treinamentos que podem ser realizados tanto a nível local como a nível nacional e servem para a capacitação de membros (tanto novos como plenos).

O que é Tracking?Tracking é analisar o andamento das atividades; orientar e certificar-se de que a tarefa está sendo exercida conforme instruções e dentro dos prazos determinados.

O que é a Induction?A Induction é a fase de preparo para entrar na AIESEC, é uma oportunidade para conhecer melhor a estrutura e as áreas. É uma fase que deve ser muito bem aproveitada pois é uma chance que se tem de conhecer melhor a @ (seus valores, sua visão), seus membros plenos e também o CL(comitê local).

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