SUBSECRETARIA DE DESARROLLO REGIONAL Y ADMINISTRATIVO DIVISIÓN DE DESARROLLO REGIONAL

Departamento Operaciones

MANUAL DE USUARIOS DIGITALIZACION DE ARCHIVOS

Versión marzo 2005

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INDICE INTRODUCCIÓN SIGLAS Y ABREVIATURAS I.-CONEXIÓN DISCO VIRTUAL SUBDERE II.-CREACIÓN CARPETAS POR CODIGO BIP III.-DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS IV.-RESPALDO DE ARCHIVOS

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INTRODUCCION

En el marco del mejoramiento de los sistemas de información, el Departamento de Operaciones, de la División de Desarrollo Regional, ha desarrollado el presente Manual de Usuario sobre “Digitalización de Archivos”.

La intención de estos nuevos

procedimientos a implementar en la Subsecretaría de Desarrollo Regional, es contar con el respaldo digital de todos los documentos que acompañan el desarrollo de la ejecución de un proyecto, lo que a su vez facilita dar cumplimiento a la normativa nacional para su rendición, como cumplir con los acuerdos suscritos con entidades financieras externas, es decir, Banco Interamericano de Desarrollo y Banco Mundial.

Este procedimiento estará a cargo,

principalmente, de cada Unidad de Control Regional, y del Departamento de Operaciones de la Subsecretaría. Estamos conscientes que es el primer acercamiento con el desarrollo de este nuevo proceso, es por esta razón que estamos abiertos a vuestros aportes, comentarios u observaciones.

Agradecemos la colaboración en este

nuevo proyecto, al Sr. Bernardo Bello y a la Sra.Denysse Rivas, funcionarios de la División de Desarrollo Regional, como también la colaboración del Departamento de Informática.

CRISTIAN RIQUELME

Jefe del Departamento de Operaciones

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SIGLAS Y ABREVIATURAS

SIGLA

SIGNIFICADO

BID

Banco Interamericano de Desarrollo

BIP

Banco Integrado de Proyectos

BM

Banco Mundial

DO

Departamento de Operaciones

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I. CONEXIÓN DISCO VIRTUAL SUBDERE

Como soporte informático se ha creado un disco virtual con cuentas y password ha cada una de las Unidades de Control Regional.

1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional _Departamento Operaciones – SUBDERE _Departamento Informática – SUBDERE

2. Objetivos Conectarse a la red Internet, para crear los archivos de respaldo necesarios, con la documentación completa de acuerdo a la ejecución de cada proyecto financiado a través de los distintos créditos con organismos internacionales.

3. Descripción Conexión a sitio web

Responsable

Descripción

Unidad de Control Regional (UCR)

1. Cada Usuario deberá digitar la siguiente dirección:

http://correonic.subdere.gov.cl 2. Posteriormente en la ventana desplegada deberá

ingresar lo siguiente: Usuario : dig_xx (xx : identificación región número romano en minúscula) Contraseña : Nº que se indique (se asignará un número a cada UCR), Anexo Nº1 Ej: dig_IX

3. A continuación deberá seleccionarse el icono de DISCO

WEB. (Anexo Nº2)

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4. Diagrama del procedimiento

I n i c i o

G e n e r a yc o m u n ic a c u e n t a sy p a s s w o r d

C r e a D i s c oV i r t u a l

R e c e p c i o n ap a s s w o r d

A c c e d e a r e di n t e r n e t

F i n

S U B D E R E U C R

5. Responsable de Mantención

El responsable de la Mantención, será Cristian Alvarez del Departamento de Informática - SUBDERE 6. Vigencias

El Disco Virtual SUBDERE se respaldará mensualmente.

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Anexo Nº 1:

Identificación Usuario

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Anexo Nº 2 Selección Disco de trabajo virtual

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II. CREACIÓN CARPETAS POR CÓDIGO BIP En el disco virtual, están creadas las carpetas regionales, y al momento de ingresar el usuario y password se accede directamente a la carpeta de la región asociada.

1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional _Departamento Operaciones – SUBDERE _Departamento Informática – SUBDERE 2. Objetivos Crear las carpetas asociadas a cada código BIP, con el objeto de comenzar a registrar los documentos de cada proyecto.

3. Descripción Ingreso y creación de subcarpeta

Responsable

Descripción

Unidad de Control Regional

En la carpeta regional, deberá crearse una subcarpeta para cada Código BIP, es decir, se ingresa el código BIP y posteriormente para aceptar la creación de esta subcarpeta se presiona la tecla “Crear DIR”. Anexo Nº3.

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Crear compromisos

Responsable

Descripción

Unidad de Control Regional

En cada subcarpeta, identificada por el código BIP, se crearan los compromisos de acuerdo al funcionamiento del Sistema Methasys. Anexo Nº4. Digite el compromiso y número que aparezca en el Sistema Methasys, a continuación presione “Crear DIR”, de la misma ventana. Por último verifique la creación del compromiso, en “Mensajes” de la misma ventana. Es necesario señalar que un mismo código BIP puede presentar varios compromisos, y cada compromiso se identifica por una sigla, siendo estas las siguientes: CT Contrato OC Orden de Compra RE Resolución Exenta RA Resolución afecta DEC Decreto

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4. Diagrama del procedimiento

Creasubcarpetas porcada CódigoBIP, en carpetaregional

Inicio

Creacompromisosen cadasubcarpetaCódibo BIP

Fin

UCR

5. Responsable de Mantención

El responsable de la Mantención, será el Contador de la Unidad de Control Regional. 6. Vigencias Se efectuará de acuerdo a la generación de compromisos por cada uno de los proyectos.

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Anexo Nº 3

Creación Subcarpetas

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Anexo Nº 4

Creación compromisos

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III DIGITALIZACION DE ARCHIVOS

1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional

2. Objetivos Respaldar digitalmente todos los documentos involucrados en el desarrollo de un proyecto contratado.

3. Descripción Crear carpeta

Responsable

Descripción

Unidad de Control Regional

En el disco duro de su PC, cree una nueva carpeta identificada bajo el nombre “Digitalización”

Documentos a digitaliza

Responsable

Descripción

Deberá proceder a escanear los siguientes documentos, quedando establecidos como obligatorios :

1. Contrato (resoluciones de adjudicación, convenios de mandato etc.)

2. Estados de pago, numerado de acuerdo a Methasys (Factura, boleta de honorarios o form. 29 si corresponde, carátula o resumen de estado de pago o informe de actividades, egreso o decreto de pago, etc.)

3. Ordenes de compra 4. Resolución exenta 5. Resolución afecta 6. Decreto 7. Canje de retenciones

Para dar nombre al archivo se asignará la nomenclatura mencionada en el paso anterior, además del número que entrega el sistema Methasys. Anexo Nº5.

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Una vez escaneados los documentos, se ingresa a la subcarpeta creada para cada proyecto, en la carpeta regional del disco virtual.

Modificaciones de compromisos

Responsable

Descripción

Unidad de Control Regional

De presentarse situaciones modificatorias, debe crearse un archivo denominado “MOD.PDF”, que contendrá el documento modificatorio. Si existieran nuevas modificaciones, los archivos serán identificados incluyendo un número. Anexo Nº5. Ej. “MOD2.PDF”

4. Diagrama del procedimiento

UCR

Crea carpeta“Digitalización”en disco duroPC

Escaneardocumentos ygrabarlos en

carpeta“Digitalización”

Inicio

Fin

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5. Responsable de Mantención. _Unidad de Control Regional

6. Vigencias De acuerdo a la recepción de documentos para cada proyecto identificado.

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Anexo Nº 5 Documentos a digitalizar

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IV. RESPALDO DE ARCHIVOS 1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional _Departamento Operaciones - SUBDERE

2. Objetivos Contar con el respaldo de todos los documentos que atañen a la ejecución de un proyecto.

3. Descripción Incorporación de datos a disco virtual

Responsable

Descripción

Unidad de Control Regional

Ingresar al disco virtual vía página web, procedimiento descrito en el numeral I, de este manual. Seleccione la subcarpeta del crédito al cual esta asignado el código BIP que se respaldará. A continuación:

1. Presione el botón “Examinar” de la ventana desplegada. Anexo Nº6.

2. Ubicar la carpeta “Digitalización” creada en el disco duro de su PC. Anexo Nº7.

3. Seleccione el archivo ha incluir, de la lista desplegada. Anexo Nº 7.

4. Presione el botón “Abrir”. Anexo Nº 7 5. La barra de dirección mostrará la ubicación del archivo

seleccionado. Anexo Nº8. 6. Presione el botón “Almacenar”

Al mismo tiempo debe respaldarse toda la información que se ha señalado en este Manual, en el Disco Duro de su PC, clasificadas en las subcarpetas asociadas a cada crédito.

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Verificación de almacenamiento

Responsable

Descripción

Unidad de Control Regional

En la ventana desplegada “Disco Web”, bajo el link “Archivo”, debe aparecer el nombre del archivo almacenado. Anexo Nº 9.

Respaldo carpetas

Responsable

Descripción

Departamento Operaciones – SUBDERE

Una vez realizado el proceso de almacenamiento en cada una de las carpetas regionales, un responsable del Departamento de Operaciones procederá a realizar el Respaldo de estas carpetas, en disco digital.

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4. Diagrama del procedimiento

Inicio

Acceso DiscoVirtual Subdere

(vía web)

Abrir carpeta“Digitalización”

Respaldacarpetas

Regionales

Fin

UCR SUBDERE

Grabar archivosen carpetaregional

5. Responsable de Mantención _Unidad de Control Regional

6. Vigencias En cada oportunidad que sea necesario incorporar archivos digitalizados al respaldo de la ejecución de un proyecto. Respaldo carpetas regionales, mensualmente.

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Anexo Nº 6 Respaldo de Archivos

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Anexo Nº 7 Agregar archivos a disco virtual

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Anexo Nº 8 Almacenar archivo

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Anexo Nº 9 Verificación almacenamiento