Manual del usuario para la consulta de información en el sitio

portal.expertoseguridad.com.co

(Colillas, Certificados Laborales y Certificados de Ingresos y Retenciones)

Elaborado por:

Mardo Alonso Martínez Cardona

Director de Sistemas

Actualización

Enero de 2015

Contenido:

1. Objetivo

2. Alcance del Proyecto

3. Requerimientos para ingresar al sitio

4. Forma de Acceso

5. Registro en el sistema

6. Ingreso al sistema como usuario registrado

7. Consulta del comprobante de pago

8. Consulta del certificado laboral

9. Consulta del Certificado de Ingreso y Retenciones

10. Editar Perfil

11. Recuperación de la contraseña

12. Derechos y responsabilidades frente al uso de este servicio.

1. Objetivo: Dar a conocer la forma correcta para el uso de este servicio, el

cual nos permite: consultar los soportes de pago (colillas), los certificados

laborales y los certificados de Ingreso y retenciones del personal activo.

2. Alcance: Por medio de este servicio, el empleado activo podrá consultar

las últimas 6 colillas de pago, los 2 últimos certificados de ingresos y

retenciones y la generación del certificado laboral con el IBC del mes

inmediatamente anterior.

El empleado desde internet podrá visualizar, Imprimir y guardar una copia

que se generará en un archivo en formato pdf o enviarla a su cuenta de

correo electrónico.

Para usar este servicio, el empleado deberá estar activo y por lo menos

contar con un pago de seguridad social (un mes después de su

contratación).

Este servicio se encuentra ubicado en el sitio web

http://www.expertosseguridad.com/site/ el cual se actualiza periódicamente,

después del pago de la seguridad social o de la nomina.

Los empleados retirados, no podrán hacer uso de este servicio; en caso de

necesitar algunos de estos documentos, deberán solicitarlos de forma

impresa a las áreas respectivas y bajo los procedimientos establecidos para

este fin.

3. Requerimientos para ingresar al sitio:

Para el ingreso al sistema es necesario contar con un computador con

acceso a internet y cualquier navegador diferente a Internet Explorer.

Forma de Acceso

Para ingresar al sistema, solo es necesario abrir el navegador y digitar

http://www.expertosseguridad.com/site/index.php/contactenos/empleados

como lo muestra la siguiente imagen:

En este sitio el sistema presenta 3 iconos o imágenes:

La primera es la imagen del guarda al darle doble clic en ella nos

llevara al sitio.

En la segunda esta la imagen de un documento en PDF, en el

encontrarás el manual.

Por último el símbolo de Play, con el cual se reproduce el video que

explica el uso de esta herramienta.

Después de dar clic en la imagen del guarda, esta te dará la bienvenida a

la página y allí encontraras el botón acceder.

4. Registro en el sistema

Al dar clic en el botón acceder, se visualiza una nueva pantalla, la cual

solicita el Usuario y la Contraseña.

Nota: La primera vez que el Usuario va a ingresar al sitio, el sistema solicita

su registro, que no es más que ingresar una cuenta de correo electrónico

valida, el cambio del usuario si lo desea y el ingreso de una nueva

contraseña, esta es de carácter obligatorio.

La primera vez que ingresa, en el Usuario se debe de digitar el número de

cédula y en la Contraseña, se digita el código asignado por la empresa y

luego se da un clic en el botón Ingresar.

Como es la primera vez que ingresa al sitio, se debe de realizar una

actualización de la información (Registro del Usuario); la cual consiste en

el ingreso del buzón de correo electrónico.

Si se desea se puede cambiar el Usuario.

Y por último se cambia la Contraseña, este paso es de carácter obligatorio

y se debe tener muy presente que el sistema exige que la clave tenga como

mínimo 8 posiciones o caracteres; lo ideal es que tenga más de 8, pero que

sea un dato que recuerde con facilidad, con el fin de evitar dificultades en el

futuro.

El sistema solicita que se ingrese nuevamente la contraseña con el fin de

confirmar que la clave se haya digitado igual en los dos espacios.

Nota: Un carácter es cualquier símbolo que reproduce el teclado (letras,

números o figuras como +, -, *, /, #, entre muchos otros).

Si selecciona la opción Guardar Usuario, se grabará la información del

empleado. Sí el usuario selecciona el botón Salir, el sistema regresará a la

pantalla anterior sin actualizar la información.

5. Ingreso al sitio como un usuario registrado.

Una vez el usuario haya actualizado su información en el sistema (Se

registró) el proceso al ingresar al sistema será siempre el mismo:

En la ventana de acceso se deberá digitar un usuario y contraseña validos,

en estos campos se deben de ingresar los datos que actualizó a la hora del

registro.

Si la información digitada es incorrecta se presentara el siguiente mensaje:

Por favor digite nuevamente su usuario y contraseña recordando los datos

que actualizó al momento de realizar su registro.

Si la información es correcta, se presentará la siguiente pantalla:

En esta pantalla se presentan las 5 opciones que ofrece esta herramienta

(1) Consulta de las ultimas 6 Colillas de pago “Comprobante de Pago”, (2)

consulta de la carta laboral “Certificado Laboral”, (3) Consulta de los dos

últimos Certificado de Ingresos y Retenciones, (4) Actualización de la

información del Usuario “Editar Perfil” y (5) Cerrar la sesión del usuario en

el sistema “Salir”

6. Comprobante de Pago (1): en esta opción, podrá consultar las colillas de

los últimos 6 pagos.

Una vez seleccionado el periodo a consultar y después de hacer clic en el

botón Ver Certificado, el sistema presenta en la pantalla la información

correspondiente al comprobante de pago requerido.

En la parte inferior derecha se visualizan 2 botones los cuales son:

1. Imprimir, el cual permite guardar una copia en formato .PDF o enviarla a

una impresora.

2. Enviar por correo, este realiza el envío de un documento adjunto a su

cuenta de correo electrónico, el cual contiene la colilla de pago

seleccionada y en formato .PDF

.

Ya en este punto, el sistema nos permite regresar al menú principal con el botón

“Inicio”(Donde están las 5 opciones) o seleccionar el botón “Salir”, el cual cierra la

sesión del usuario en el sistema, como lo muestra la imagen anterior.

También se puede utilizar la flecha a la Izquierda que lo regresara a la pantalla

inmediatamente anterior del sitio.

El sistema frente a la consulta de la información de los certificados laborales y

certificados de Ingresos y Retenciones se comporta de igual forma.

7. Certificado Laboral: El botón Ver Carta, le permitirá visualizar la carta

laboral que la empresa suministra, con los datos de su último salario

devengado con el cual se pagó la seguridad social del último aporte.

Así como en la opción anterior, el sitio permite visualizar, imprimir, guardar

una copia o enviar la carta a su cuenta de correo electrónico.

8. Certificado de Ingreso: Al activar este botón, el sistema le permitirá

consultar el certificado de ingresos y retenciones de los 2 últimos años

anteriores, siempre y cuando usted haya trabajado en EXPERTOS

SEGURIDAD LTDA durante este tiempo. En otras palabras, si usted en la

actualidad es un empleado activo y trabajó con nosotros en los años

anteriores (para nuestro caso actual 2012 – 2013) usted podrá consultar los

certificados que corresponden a estos años.

9. Editar perfil: Este botón le permite cambiar su cuenta de Correo

Electrónico, su Usuario y/o la Contraseña para ingresar a esta

herramienta.

Con el botón Guardar Usuario se actualiza la información que desea

ingresada y si selecciona el botón Cancelar, se regresa a la página

anterior.

Con el botón Salir, se sierra su sesión.

Esta opción se debe usar cada vez que se sospeche que otra persona tiene

acceso a tu información o cuando se requiere actualizar la informa principal

de tu usuario que te da acceso a esta herramienta.

10. Recuperación de la contraseña: En caso de olvidar su contraseña, el

sistema cuenta con esta opción que le permitirá recuperar su clave, para

ello tan solo debe dar clic sobre en ¿Olvido su Contraseña?

El sistema le solicitará que ingrese la dirección de correo electrónico que matriculó

al momento de registrarse en el sitio o el correo que ingresó cuando hizo una

actualización de su perfil.

Nota: Si durante el registro en el sistema o en la edición del perfil no se digitó una

cuenta de correo electrónico correcta o se ingreso mal, el sistema le presentará un

mensaje de error y no podrá utilizar esta opción para recuperar la contraseña

perdida de forma autónoma.

Sin esta información, no podrá ingresar al sitio y deberá solicitar soporte con el

personal de sistemas de la compañía ((571) 430 -05 – 39) en Medellín.

Si la dirección de correo electrónico es la correcta, se visualizará el siguiente

mensaje y a su cuenta de correo electrónico le llegaran las instrucciones para

ingresar al sitio y cambiar su contraseña.

En el correo electrónico encontrará una cadena de caracteres que inician por http://... Al dar clic en ella, se ingresa al sitio para digitar la nueva Contraseña

Por último, ingrese la nueva contraseña en los dos rectángulos exactamente

iguales y recuerde que esta debe tener por lo menos 8 caracteres y que el sistema

diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

En canso de continuar con dificultades para el ingreso, por favor comuníquese con

el área de sistemas de la compañía al número directo 430-05-39 en Medellín, en

horario de oficina de lunes a viernes.

Nota: Si durante el proceso de recuperar la contraseña todo sale bien, pero no

encuentra su cuenta de correo ningún archivo, por favor validar que este no se

encuentre en la carpeta de correos no deseados o spam.

11. Derechos y Responsabilidades frente al uso de este servicio

Derechos:

Derecho a un Usuario y Contraseña para los empleados

activos, a los cuales les hayan realizado por lo menos un pago

de la seguridad social. (La seguridad social se paga el 6 día

hábil de cada mes)

Poder consultar los 6 últimos comprobantes de pagos.

Poder consultar la última colilla de pago, el segundo día hábil

después del pago de la nómina (Administrativo 15 ó 30,

Operativo 25 ó 10).

Poder consultar los Certificados Laborales actualizado con

base en el IBC con el cual se pago la seguridad social del mes

inmediatamente anterior.

Nota: La información con la cual se genera el certificado laborar se actualiza a más tardar el 8 día hábil de cada mes.

Poder consultar los Certificados de Ingresos y Retenciones de

los dos últimos años que ha trabajado con Expertos Seguridad

Ltda.

Poder actualizar la información de perfil cada vez que lo

considere prudente o necesario.

Recibir soporte sobre esta herramienta por parte del área que

designe la empresa para tal fin, en horario de oficina de lunes

a viernes.

b. Responsabilidades:

Hacer uso correcto del sistema siguiendo las instrucciones

dadas durante las capacitaciones y sesiones de soporte.

Ingresar información verídica al momento de realizar el

registro en el sitio, atendiendo a las recomendaciones

incluidas en este manual y las especificaciones dictadas en

las capacitaciones realizadas por la Empresa.

La clave de acceso al sistema es de carácter confidencial y da

solo da acceso a la información de su propietario; por esta

razón, es su responsabilidad cambiarla con frecuencia, con el

fin de prevenir posibles accesos no autorizados y la fuga de

su información; la empresa no se hace responsable por malos

usos de la misma.

En caso de identificar errores, inconsistencias o malos

manejos en el uso del sistema, deberá informar estas

situaciones al área de encargada (sistemas) tan pronto como

sea posible en forma detallada.

Para mayor información se pueden comunicar al teléfono 430100 ext. 157 o

escribir a la cuenta de correo d.sistemas@expertoseguridad.com.co o

auxsistemas@expertoseguridad.com.co