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Manual del Usuario – Módulo Gestión Comercial 1
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Manual del Usuario - Módulo Gestión
Comercial
Sistema Reaseg para UIB
Elaborado por Yanet García - Cidsa Ltda.
para UIB Colombia
Proyecto – Sistema Reaseg
Bogotá
2016
Manual del Usuario – Módulo Gestión Comercial 2
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Tabla de contenido
Introducción ..................................................................................................................................... 3
Objetivo ............................................................................................................................................ 3
Objetivos Específicos ................................................................................................................ 3
Explicación de los Estados ................................................................................................................ 4
Pre-requisitos de Parametrización ................................................................................................... 5
Búsqueda Puntual de una Cita Comercial ........................................................................................ 6
Búsqueda Masiva de Citas Comerciales ........................................................................................... 7
Estado de Cumplimiento de las Citas Comerciales .......................................................................... 8
Crear una Cita Comercial .................................................................................................................. 9
Confirmar una Cita Comercial ........................................................................................................ 10
Reprogramar una Cita Comercial ................................................................................................... 11
Cancelar una Cita Comercial .......................................................................................................... 12
Finalizar una Cita Comercial ........................................................................................................... 13
Manual del Usuario – Módulo Gestión Comercial 3
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Introducción
Esta guía muestra cómo crear y gestionar la citas y compromisos de la
Gestión Comercial.
Este módulo permite en cualquier momento conocer la información
histórica o trazabilidad de una cita o compromiso comercial, también
permite identificar los estados de las citas y conocer el cumplimiento y
avance de las mismas.
Objetivo Brindar una guía paso a paso para la creación y gestión de citas de la
gestión comercial en el sistema Reaseg.
Objetivos Específicos
Con este manual, los usuarios del módulo de Gestión Comercial podrán: - Crear citas para la gestión comercial - Gestionar las citas. - Conocer el estado de cumplimiento los citas.
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Explicación de los Estados
Todas las citas de gestión comercial tienen los siguientes estados posibles:
1. Por Confirmar:
Es el primer estado que tiene una cita al ser creada.
2. Confirmado:
Es el estado de la cita que ha sido aceptada para cumplimiento.
3. Reprogramado:
Es el estado de las citas cuyas fechas de inicio y/o fin han sido cambiadas.
4. Finalizado:
Es el estado de las citas atendidas y por tanto ya puede hacerse más
cambios de estado.
5. Cancelado:
Es el estado de las citas que han sido canceladas y por tanto ya puede
hacerse más cambios de estado.
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Pre-requisitos de Parametrización
Para la creación y gestión de citas comerciales, es necesario que previamente
se haya parametrizado en el sistema los siguientes valores:
Parámetro básico:
- Cita. Identifica el tipo de cita al que se refiere. Módulo Parámetros,
parámetro del módulo Gestión Comercial, opción Cita.
- Razón Cancelación. Permite identificar la razón de la cancelación para
seguimiento posterior. Módulo Parámetros, parámetro del módulo
Compromisos, opción Cancelación.
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Búsqueda Puntual de una Cita Comercial
Esta guía le mostrará cómo hacer una búsqueda de una cita específica.
1. Después de Iniciar Sesión, ingrese al módulo de Gestión Comercial,
localice la zona de Búsqueda en la parte superior de la pantalla.
2. De la lista desplegable de la sección de Búsqueda, seleccione el concepto
que podrá utilizar para ubicar la cita y luego escriba el valor en el cuadro
de texto de búsqueda.
Ejemplo: si conoce la EMPRESA de la cita, en la lista desplegable
seleccione esta variable, luego escriba en el cuadro de texto el nombre. El
sistema iniciará la búsqueda y desplegará el resultado de la búsqueda.
Si la variable seleccionada arroja múltiples resultados, por ejemplo, el
BROKER que se encarga de atender la cita, el sistema desplegará la lista
de resultados que coincidan con esta variable de búsqueda.
Nota: El sistema inicia la búsqueda después de ingresar mínimo tres
caracteres. No requiere dar clic en la opción de Búsqueda.
Cada compromiso mostrará un indicador de color, de forma circular que
identifica el estado de cumplimiento de la cita (ver Estado de cumplimiento
de citas)
3. Al seleccionar la cita de la lista de resultados desplegados; el sistema le
presentará la pantalla de la cita respectiva.
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Búsqueda Masiva de Citas Comerciales
Esta guía le mostrará cómo hacer una búsqueda de masiva de citas comerciales.
1. Después de Iniciar Sesión, ingrese al módulo de Gestión Comercial,
localice la sección de Búsqueda en la parte superior de la pantalla.
2. De la lista desplegable de esta sección, seleccione un concepto de
búsqueda inicial e ingrese en el cuadro de texto la información o valor
correspondiente. De clic en Búsqueda.
Ejemplo: seleccione de la lista el concepto TIPO VISITA, e ingrese el texto
con el tipo de visita que requiere.
El sistema iniciará la búsqueda y desplegará el resultado de las citas que
coinciden con esa variable de búsqueda.
3. Después de la búsqueda inicial, el sistema mostrará la opción de
Búsqueda Avanzada. De clic para marcar el indicador de Búsqueda
Avanzada. Esta opción permite agregar conceptos adiciones de búsqueda.
4. Seleccione o ingrese los valores de los conceptos de búsqueda adicionales.
De clic en Búsqueda.
5. Al mostrar el resultado, el sistema muestra el criterio de ordenamiento por
el que se muestran los resultados, en la lista desplegable puede cambiarse
este criterio de ordenamiento.
Cada cita tendrá un indicador de color, de forma circular que identifica el
estado de cumplimiento de la cita (ver Estado de cumplimiento de las citas)
6. El sistema mostrará la opción de visualización en cuadrícula o en lista, así
como la opción de cambiar la cantidad de resultados a presentar por
pantalla.
7. Desde la lista de citas, al dar clic en la cita requerida, el sistema le
presentará la pantalla principal con la información de la cita respectiva.
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Estado de Cumplimiento de las Citas Comerciales
Esta guía le mostrará cómo conocer el estado de cumplimiento de citas
comerciales:
1. Después de Iniciar Sesión, ingrese al módulo de Gestión Comercial,
localice la sección de Búsqueda en la parte superior de la pantalla.
2. Realice la búsqueda individual o masiva de citas comerciales.
3. Identifique el indicador de color, de forma circular que identifica el
estado de cumplimiento. Cada color identifica un estado de
cumplimiento así:
- Verde: se refiere a las citas que se cumplieron dentro de la fecha
fin establecida.
- Rojo: se refiere a las citas que no fueron cumplidas hasta la fecha
fin establecida.
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Crear una Cita Comercial
Esta guía muestra la forma de crear una cita desde el módulo de Gestión
Comercial.
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Gestión Comercial.
2. Bajo las gráficas de estadísticas del módulo de Gestión Comercial, de
clic en la opción Nueva Cita.
3. Ingrese la información solicitada. Seleccione la información pertinente
de las listas de selección. Seleccione el Broker o Corredor que será
responsable de la cita, ingrese el objetivo de la cita, la empresa que se
atenderá en la cita (el sistema lo tomará de la base de datos de terceros)
y lugar de la cita. Indique el tipo de compromiso y las fechas de inicio y
fin esperado para cumplimiento de la cita. Seleccione la prioridad que
tiene la cita, y la cantidad de recordatorios antes de la fecha de fin
esperada de cumplimiento de la cita. Ingrese el detalle que requiera.
De clic en Grabar.
4. Al grabar se cambia el compromiso a estado Por Confirmar. Aparecerá
en letras rojas en la parte superior derecha el Id, estado, fecha y usuario
que registra el compromiso.
5. En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de estados de la
cita, con la fecha y usuario que realiza dicho cambio.
Manual del Usuario – Módulo Gestión Comercial 10
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Confirmar una Cita Comercial
Esta guía muestra los pasos para confirmar una cita comercial:
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Gestión Comercial, ingrese
a la cita que requiere confirmar, puede utilizar la opción de Búsqueda (Ver
Búsqueda puntual de una cita comercial o Búsqueda masiva de citas
comerciales).
2. Una vez en la cita requerida, de clic en Confirmar, el sistema solicitará
confirmación, de clic en Aceptar.
El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y el usuario
que realizó la confirmación, en la información de la parte superior derecha,
en letras rojas.
3. En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de estados de la
cita, con la fecha y usuario que realiza dicho cambio.
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Reprogramar una Cita Comercial
Esta guía muestra los pasos para reprogramar una cita comercial:
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Gestión Comercial, ingrese
a la cita que requiere reprogramar, puede utilizar la opción de Búsqueda
(Ver Búsqueda puntual de una cita comercial o Búsqueda masiva de citas
comerciales).
2. Una vez en la cita requerida, de clic en Reprogramado, el sistema
solicitará las nuevas fechas y horas de inicio de la cita y fin de la cita. De
clic en Grabar.
El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y el usuario
que realizó la actualización, en la información de la parte superior derecha,
en letras rojas.
3. En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de
reprogramaciones y cambios de estado que se realizan a la cita, con la
fecha y usuario que realiza dicho cambio.
Manual del Usuario – Módulo Gestión Comercial 12
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Cancelar una Cita Comercial
Esta guía muestra los pasos para cancelar una cita comercial:
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Gestión Comercial, ingrese
a la cita que requiere cancelar, puede utilizar la opción de Búsqueda (Ver
Búsqueda puntual de una cita comercial o Búsqueda masiva de citas
comerciales).
2. Una vez en la cita requerida, de clic en Cancelar, el sistema solicitará
indicar la razón de la cancelación. Ingrese la razón y de clic en Grabar.
El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y el usuario
que realizó la actualización, en la información de la parte superior derecha,
en letras rojas.
Después de cancelada una cita comercial no se pueden realizar más
cambios de estado.
3. En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de
reprogramaciones y cambios de estado que se realizan a la cita, con la
fecha y usuario que realiza dicho cambio.
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Finalizar una Cita Comercial
Esta guía muestra los pasos para finalizar una cita comercial que ya ha sido
cumplida:
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Gestión Comercial, ingrese
a la cita que requiere finalizar, puede utilizar la opción de Búsqueda (Ver
Búsqueda puntual de una cita comercial o Búsqueda masiva de citas
comerciales).
2. Una vez en la cita requerida, de clic en Finalizar, el sistema solicitará
confirmación de la acción. De clic en Aceptar.
El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y el usuario
que realizó la actualización, en la información de la parte superior derecha,
en letras rojas.
Después de finalizada una cita comercial no se pueden realizar más
cambios de estado.
3. En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de
reprogramaciones y cambios de estado que se realizan a la cita, con la
fecha y usuario que realiza dicho cambio.