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EMARAS – Manual del usuario del sistema Contable Incluye: Libros de IVA con módulo de Cobranzas y Pagos

Índice Empresas y Ejercicios

Seleccionar una Empresa Ingresar una nueva Empresa Borrar una Empresa

Cuentas Contables

Nueva Eliminar Modificar Imprimir Listado Consulta Preliminar Exportar a Excel

Rubros del Balance General

Nuevo Eliminar Modificar Imprimir Listado Consulta Preliminar Exportar a Excel

Proveedores Nuevo Eliminar Modificar Imprimir Listado Consulta Preliminar Exportar a Excel

Clientes


Provincias Usuarios Datos de la empresa activa Tipos de Comprobantes

Tipos de Inscriptos en IVA Cuentas Contables para Clientes y Proveedores Asientos Contables


Asientos Modelo

Nuevo Eliminar Modificar

Facturas de Venta

Nuevo Eliminar Modificar Imprimir Listado Exportar a Excel

Cobranzas


Facturas de Compras


Pagos


Informes

Plan de Cuentas Sumas y Saldos Mayores Contables Balance General Diario Libro IVA Compras Libro IVA Ventas Convenio Multilateral

Conciliación de Cuentas

Sumas y Saldos de Conciliación Mayor de Conciliación

Herramientas

Cambiar tipo de cuenta Cambiar código de cuenta Plantilla comprobante de clientes Plantilla comprobante de Proveedores Título Libros de IVA Tipo de Fact.de Compra Cierre de Mes Búsqueda por importe Asientos de Apertura Asientos de Cierre

Procesos de Archivos

Reorganizar Buscar diferencias entre el debe y el haber Carpeta de Datos Backup Restaurar Revisión y Corrección Manual de Datos Ajuste por Inflación Clasificar Asientos Actualizar Base AFIP

Importaciones y Exportaciones Exportación:

Citi Ventas SICORE Ret.Recibidas de Seg.Social Ret.Efectuadas de Seg.Social Retenciones IVA Percepciones IVA Retenciones Convenio Multilateral Percepciones Convenio Multilateral

Importaciones:

Cuentas desde Excel Comprobantes desde Excel Archivo Fact.Electrónica Samba Sistemas Datos desde otro Ejercicio

Sistema

Usuario y Contraseña Activación del Sistema Actualizar por WEB Acerca de…

Selección de Empresas Al ingresar al sistema contable, la primer solicitud que realiza el soft es la selección del ejercicio y de la empresa a utilizar. El listado que aparece en pantalla se encuentra ordenado alfabéticamente por el nombre de cada empresa. Haciendo doble clic en el nombre de la empresa (2) podrá seleccionarla e ingresar en el sistema con los datos de esa selección. Cuando se elige una empresa, implícitamente, se elige el ejercicio económico con el cual vá a trabajar.

Las empresas pueden ser buscadas por su nombre, ingresando en el cuadro de búsqueda (1) las primeras letras del nombre de la empresa. Ahora, posee la funcionalidad de ocultar una empresa, generalmente se dá para casos en los cuales un balance ya fue presentado y no se desea trabajar más con él, entonces, haga clic en el recuadro ocultar (3) y la empresa no se mostrará al iniciar el sistema. Con el boton de la lupa (4) puede volver a ver todas las empresas (ocultas y no ocultas) y si vuelve a hacer click en el boton de la lupa volverán a verse solamente las empresas activas (las no ocultas). Al pié de la pantalla puede observar los datos de instalación del sistema (la carpeta desde donde lo hizo arrancar) y , en el caso que esté en red, el nombre de la carpeta en la red (6). A la derecha se encuentra el dato del numero de carpeta asignado para la información de esa empresa (7). Los datos que se arrojan en los puntos 6 y 7 se los puede consultar para cada empresa haciendo un solo click en el nombre de ella (2). En el caso que trabaje en red o que los datos se encuentren en un pendrive o disco extraíble, debe modificar la “Carpeta de datos” (5) indicando en esa pantalla a donde apuntará el sistema para abrir las bases de datos y trabajar con ellas.

Ingresar una nueva empresa. Para ingresar una nueva empresa, debe seleccionar cualquier empresa de la pantalla de selección y acceder a la pantalla inicial del sistema . Una vez ahí, ingrese en el menú “Empresas – Alta de Empresas”, y verá la siguiente pantalla:

Ingrese el nombre de la empresa (1), la fecha de inicio del ejercicio económico (2) y la fecha de finalización del mismo. Al hacer click en el botón “aceptar” el sistema se cerrará y deberá ingresar nuevamente en él, ya podrá observar en la lista de empresas el ejercicio que acaba de crear. Una vez que ingresó al sistema, seleccionando la nueva empresa es muy importante que defina los datos completos de la nueva empresa por el menú “Archivos – Datos de la empresa activa” que se explica en este manual en la sección del menú “Archivos” (ver página: ).

Eliminar una empresa. Para eliminar un ejercicio de una empresa, debe ingresar por el menú “Empresas – Borrar empresas” y verá la siguiente pantalla.

Elija la empresa a eliminar haciendo un click sobre el nombre de ella (1) y haga click en el boton del tacho de basura para eliminarla definitivamente.

Antes de que se produzca la eliminación tendrá que responder afirmativamente a la ventana de confirmación.

Cuentas contables. Ingresando por el menú “Archivo - Cuentas contables”, ingresará en la pantalla creada para el manejo completo de las cuentas del plan de cuentas. Verá una pantalla como la siguiente:

En el cuadro de texto (1) puede ingresar las primeras letras del nombre de la cuenta para buscarla. Haciendo dos clicks en el nombre de la cuenta (2), puede ingresar en la pantalla de modificación de la cuenta. Opciones: (3) Ingreso a la ventana de carga de una nueva cuenta. (4) Eliminar la cuenta seleccionada. Esta opción sólo se llevará a cargo si la cuenta seleccionada no posee movimientos contables, caso contrario, el sistema rechazará su petición de borrado. (ver página: ) (5) Imprimir un listado de cuentas contables (6) Vista Preliminar del listado de cuentas contables (7) Exportación a Excel del listado de cuentas contables.

Alta de cuentas Contables Una vez que ingresó en la pantalla de cuentas contables, debe ingresar:

(1) El código de la cuenta contable para su correcta ubicación en el plan de cuentas (este código no puede repetirse con otro código igual ya existente).

(2) El nombre de la cuenta (3) El saldo que generalmente arroja esta cuenta. Este dato se tomará para indicar en el Sumas y Saldos de conciliación si el saldo resultante corresponde a la clasificación asignada. (4) Click en el botón “aceptar” para grabar la cuenta.

Exportación a Excel de cuentas Contables Una vez que ingresó en la pantalla de cuentas contables (ver página: ) haciendo click en el ícono de Excel podrá obtener un listado de las cuentas contables ingresadas, este listado se genera inicialmente en orden alfabético (1) de las cuentas, posteriormente puede Ud. modificar el orden del mismo desde Excel.

Listado por impresora de cuentas Contables Una vez que ingresó en la pantalla de cuentas contables (ver página: ) haciendo click en el ícono de la Impresora con lupar, podrá obtener un listado de las cuentas contables ingresadas, este listado se genera en orden alfabético (1) de las cuentas.

Eliminar una cuentas Contables Una vez que ingresó en la pantalla de cuentas contables (ver página: ) haciendo click en el ícono del tacho de basura, podrá eliminar la cuenta que haya seleccionado haciendo un click sobre el nombre de ella. (ver página: ) Esta opción sólo se llevará a cargo si la cuenta seleccionada no posee movimientos contables, caso contrario, el sistema rechazará su petición de borrado mostrando la siguiente pantalla:

Rubros contables para Balance General. Ingresando por el menú “Archivo – Rubros Balance Gral.”, ingresará en la pantalla creada para el manejo completo de los Rubros contables para Balance General. Para el sistema, los rubros son Activo, Activo Corriente, Pasivo, Patrimonio Neto etc. Verá una pantalla como la siguiente:

En el cuadro de texto (1) puede ingresar las primeras letras del nombre de rubro para buscarlo. Haciendo dos clicks en el nombre del rubro (2), puede ingresar en la pantalla de modificación del rubro.

Opciones: (3) Ingreso a la ventana de carga de un rubro nuevo. (4) Eliminar el rubro seleccionado. (5) Imprimir un listado de rubros para balance. (6) Vista Preliminar del listado de rubros para balance. (7) Exportación a Excel del listado de rubros para balance.

Nuevo Rubro de balance: Para que el plan de cuentas quede configurado correctamente y pueda imprimirse el Balance General, es necesario se indique en los rubros, cuales son las cuentas contables que agrupará el rubro en cuestión, por ejemplo: Si vamos a dar de alta el rubro disponibilidades, y las cuentas contables son: 111001 Fondo Fijo 111002 Banco Caja de Ahorro 111003 Banco Cta. Cte. 111004 Caja El rubro debe poseer un código que sea anterior a la primer cuenta (1), en este caso sería válido el código 111000 u algún otro código menor, y en la pantalla de alta le definiríamos que agrupará las cuentas desde la (3) 111001 hasta la 111004 (4), debería quedar así: 111000 Disponibilidades

111001 Fondo Fijo 111002 Banco Caja de Ahorro 111003 Banco Cta. Cte. 111004 Caja

Agrupará desde la cuenta 111001 hasta la cuenta 111004.-

Ahora, suponiendo que el rubro que sigue es “Créditos por Ventas” y éste posee el código 112000, también sería válido ingresar que :

Agrupará desde la cuenta 111000 hasta la cuenta 111999, ya que no se superpone con el siguiente rubro y si alguna vez se dá de alta la cuenta: 111005 Caja Dólares Ya quedaría incluída dentro del rubro Disponibilidades. En la empresa modelo que se incluye con el sistema puede encontrar un ejemplo de plan de cuentas con los rubros perfectamente definidos.

Modificación Rubro de balance: Ingresando por el menú “Archivo – Rubros Balance Gral.”, ingresará en la pantalla creada para el manejo completo de los Rubros contables para Balance General. Haga dos clicks sobre el nombre del rubro y verá la pantalla de modificación:

Una vez que haga click sobre el botón aceptar (5) se modificarán automáticamente los cambios que haya realizado en los rubros, reflejándose éstos en el próximo balance general que emita.

Listado por impresora de Rubros Contables

Haga click en la impresora con lupa de la pantalla principal de rubros (ver página: ) y obtendrá el listado de rubros ordenados por código (1) con su correspondiente configuración sobre las cuentas que agrupa desde (2) / hasta(3) .

Exportación a Excel de Rubros Contables Una vez que ingresó en la pantalla de rubro contables (ver página: ) haciendo click en el ícono de Excel podrá obtener un listado de los rubros ingresados, este listado se genera inicialmente en orden de código asignado(1) de los rubros, posteriormente puede Ud. modificar el orden del mismo desde Excel.

Ingreso de Clientes Ingresando por el menú “Archivo - Clientes”, ingresará en la pantalla creada para el manejo completo de los clientes a facturar y del plan de cuentas. Verá una pantalla como la siguiente:

En el cuadro de texto (1) puede ingresar las primeras letras del nombre del cliente para buscarlo. Haciendo dos clicks en el nombre del cliente (2), puede ingresar en la pantalla de modificación del cliente. Opciones: (3) Ingreso a la ventana de carga de un nuevo cliente. (4) Eliminar el cliente seleccionado. Esta opción sólo se llevará a cargo si el cliente seleccionado no posee movimientos contables, caso contrario, el sistema rechazará su petición de borrado. (ver página: ) (5) Imprimir un listado de clientes. (6) Vista Preliminar del listado de clientes. (7) Exportación a Excel del listado de clientes.

Modificación de Clientes Una vez que ingresó en la pantalla de modificación de clientes, debe ingresar:

(1) El código del cliente es asignado automáticamente por el sistema a partir del numero 1, por lo tanto al modificar el cliente, no está disponible de modificación el código del mismo. (2) El nombre del cliente. (3) Numero de CUIT. (4) Condición en el IVA. (5) En el caso de arrojar un sumas y saldos o balance gral. Puede seleccionar a que cuenta sumarizará el saldo del cliente para que tanto los clientes como proveedores se muestren todos agrupados en la cuenta que corresponda. (6) Click en el botón “modificar” para grabar el cliente. Nota: puede además, ingresar nuevos clientes desde la pantalla de cargas de facturas, asientos, en forma manual o en forma automática desde la base de datos de AFIP ingresando solamente el nº de CUIT.

Exportación a Excel de Clientes Una vez que ingresó en la pantalla de clientes (ver página: ) haciendo click en el ícono de Excel podrá obtener un listado de los clientes ingresados, este listado se genera inicialmente en orden de código asignado(1) a los clientes, posteriormente puede Ud. modificar el orden del mismo desde Excel.

Se exporta automáticamente, el código, el nombre, el tipo de inscripción en IVA y el nº de CUIT.

Ingreso de Proveedores Ingresando por el menú “Archivo - Proveedores”, ingresará en la pantalla creada para el manejo completo de los proveedores y del plan de cuentas. Verá una pantalla como la siguiente:

En el cuadro de texto (1) puede ingresar las primeras letras del nombre del proveedor para buscarlo.

Haciendo dos clicks en el nombre del proveedor(2), puede ingresar en la pantalla de modificación del proveedor. Opciones: (3) Ingreso a la ventana de carga de un nuevo proveedor. (4) Eliminar el proveedor seleccionado. Esta opción sólo se llevará a cargo si el proveedor seleccionado no posee movimientos contables, caso contrario, el sistema rechazará su petición de borrado. (ver página: ) (5) Imprimir un listado de proveedores. (6) Vista Preliminar del listado de proveedores. (7) Exportación a Excel del listado de proveedores.

Nuevo de Proveedor Una vez que ingresó en la pantalla de alta de proveedores, debe ingresar:

(1) El código del proveedor es asignado automáticamente por el sistema a partir del numero 1, por lo tanto al modificar el proveedor, no está disponible de modificación el código del mismo. (2) El nombre del proveedor. (3) Numero de CUIT. (4) Condición en el IVA. (5) En el caso de arrojar un sumas y saldos o balance gral. Puede seleccionar a que cuenta sumarizará el saldo del proveedor para que tanto los clientes como proveedores se muestren todos agrupados en la cuenta que corresponda. (6) Click en el botón “guardar” para grabar el proveedor. Nota: puede además, ingresar nuevos proveedores desde la pantalla de cargas de facturas, asientos, en forma manual o en forma automática desde la base de datos de AFIP ingresando solamente el nº de CUIT.

Impresión de Proveedores Una vez que ingresó en la pantalla de proveedores (ver página: ) haciendo click en el ícono de la impresora con lupa podrá obtener un listado de los proveedores ingresados, este listado se genera en orden de alfabético (2).

Se imprime automáticamente, el código, el nombre, el tipo de inscripción en IVA y el nº de CUIT.

Exportación a Excel de Proveedores Una vez que ingresó en la pantalla de proveedores (ver página: ) haciendo click en el ícono de Excel podrá obtener un listado de los proveedores ingresados, este listado se genera inicialmente en orden de código asignado(1) a los proveedores, posteriormente puede Ud. modificar el orden del mismo desde Excel.

Se exporta automáticamente, el código, el nombre, el tipo de inscripción en IVA y el nº de CUIT.

Modificación e Ingreso de Provincias. Aunque las Provincias ya se encuentran cargadas en el sistema, puede incorporar o eliminar provincias que no utilice para hacer más ágil el proceso de carga de comprobantes, ya que no es lo mismo, en el momento de la carga, seleccionar entre dos provincias que entre 23 de ellas.

Entonces, el usuario puede eliminar las provincias que no utilice, haciendo click en el nombre de ésta (1) y posteriormente click en el boton del “tacho de basura” (3). Si en otra oportunidad, necesita incorporar nuevamente una provincia que haya eliminado, puede hacerlo haciendo click en el icono del diskette (2).

Clave de Acceso para usuarios. En el sistema contable, puede generar usuarios para acceder al mismo, con una clave y contraseña. Si al iniciarse el sistema encuentra que existen usuarios, le solicitará que ingrese la clave para poder acceder al sistema.

Cuando ingrese un usuario, recuerde seleccionar correctamente los niveles que posee para que así el sistema le dé acceso a ese usuario a las pantallas que le correspondan. Los niveles de acceso son: Inicial – Puede solamente ingresar comprobante Secundario – Puede ingresar comprobantes, cuentas, asientos. Avanzado – Puede ingresar todos los datos y modificar todos los comprobantes Sin restricción – Puede ingresar, consultar y eliminar cualquier dato. Su única limitación es el ingreso a definir usuarios. Administrador- Ingresa en todas las pantallas y posee acceso a todos los datos.

Datos de la Empresa Activa. Una vez que ingresó el alta de una nueva empresa / ejercicio, debe terminar de completar los datos de la empresa. Estos datos, además de ser necesarios para la impresión de algunos listados, poseen también la particularidad de ser necesarios en la configuración del sistema.

Los datos a ingresar son:

1- Nombre de la empresa, ya ingresado al dar de alta a la misma. 2- Fecha de inicio y cierre, ya ingresado al dar de alta a la misma. 3- Domicilio, dato no obligatorio. 4- Localidad, dato no obligatorio. 5- Nº CUIT, dato no obligatorio. 6- Si posee un cliente al que no le generará imputación contable, solamente le pasará las facturas

para confeccionar los libros de IVA compras y ventas, puede tildar esta opción y así hacer que el sistema no le solicite imputación contable de los movimientos.

7- Provincia por defecto, aunque no es obligatorio ingresar el dato, es muy recomendable ya que le aparecerá como opción la provincia elegida en todos los comprobantes ahorrándole tiempo de carga.

8- Cobranzas y Pagos automáticos. Puede seleccionar en esta opción si desea que al terminar de ingresar una factura, el sistema le muestre automáticamente la pantalla para el ingreso de la cobranza o pago del comprobante.

Modificación e Ingreso de Tipos de Comprobantes. Aunque los tipos de comprobantes ya se encuentran ingresados en el sistema, puede incorporar o eliminar tipos que no utilice para hacer más ágil el proceso de carga, ya que no es lo mismo, en el momento de la carga, seleccionar entre dos tipos de comprobantes que entre 50 de ellos.

Entonces, el usuario puede eliminar los tipos que no utilice, haciendo click en el nombre de éste (2) y posteriormente click en el boton del “tacho de basura” (7). Si en otra oportunidad, necesita incorporar nuevamente un tipo de comprobante que haya eliminado, puede hacerlo haciendo click en el icono del diskette (6). Los datos a llenar en el ingreso de un nuevo tipo de comprobante son:

1- El código asignado por la AFIP, es necesario para poder exportar al SIAP. 2- El nombre del comprobante. Puede ser un nombre real o de fantasía para uso interno. 3- Una abreviatura para la impresión en el libro de IVA. 4- Si marca que agrupa, entonces en el momento de la carga el sistema le mostrará para ingresar

el inicio “desde” y el final “hasta” del lote de comprobantes que desea incorporar en el mismo movimiento.

5- Marque que un comprobante lleva IVA Incl.para que el sistema realice automáticamente el cálculo.

6- Haga click en el icono del diskette para grabar el nuevo comprobante. Es importante tomar en cuenta, antes de eliminar un tipo de comprobante, que las modificaciones o bajas que se realicen en esta pantalla serán reflejadas en todas las empresas y ejercicios del sistema.

Modificación e Ingreso de Tipos de Inscriptos en IVA. Aunque los tipos de inscriptos ya se encuentran ingresados en el sistema, puede incorporar o eliminar tipos que no utilice para hacer más ágil el proceso de carga, ya que no es lo mismo, en el momento de la carga, seleccionar entre dos tipos de inscriptos que entre 50 de ellos.

Entonces, el usuario puede eliminar los tipos que no utilice, haciendo click en el nombre de éste (2) y posteriormente click en el boton del “tacho de basura” (5). Si en otra oportunidad, necesita incorporar nuevamente un tipo de inscripto que haya eliminado, puede hacerlo haciendo click en el icono del diskette (4). Los datos a llenar en el ingreso de un nuevo tipo de inscripto son:

1- El código asignado por la AFIP, es necesario para poder exportar al SIAP. 2- El nombre del tipo de inscripto (2). Puede ser un nombre real o de fantasía para uso interno. 3- Una abreviatura para la impresión en el libro de IVA (3).

Es importante tomar en cuenta, antes de eliminar un tipo de inscripto, que las modificaciones o bajas que se realicen en esta pantalla serán reflejadas en todas las empresas y ejercicios del sistema.

Configuración de Cuenta contable para clientes y proveedores. Además de tener la posibilidad de asignarle una cuenta contable al proveedor y al cliente, puede seleccionar, de forma global, una cuenta contable para imputar los movimientos de estos casos en asientos contables. Aunque no se puede ingresar un cliente o proveedor en forma manual sin asignarle una cuenta contable, hay casos, como ser la importación de un plan de cuentas desde archivos de Excel que no solicitan que el dato importado posea obligatoriamente una cuenta contable, es por esto, que si importa

un plan de cuentas con clientes y proveedores, el sistema al no tener registro de que cuenta contable utilizar para los asientos, tomará los datos incluidos en esta pantalla.

En la carga de datos, debe ingresar el código o nombre de una cuenta contable para los deudores / clientes (1) y lo mismo para los proveedores/acreedores (2). Para guardar la configuración haga click en el boton “guardar” (3).

Ingreso de Asientos Contables Los asientos contables puede ingresarse en cualquier orden, de fecha o de tipo de asiento. El sistema se encargará de ordenarlos para que el libro diario y los mayores contables, sean emitidos correctamente. Esto también implica que puede ingresar el asiento de apertura en cualquier momento.

Cada vez que se incorpora un asiento contable, el sistema se encarga de actualizar los libros y mayores correspondientes en forma transparente y automática. Para ingresar un asiento contable, los datos a cargar son:

1- Descripción general del asiento: Por ej: “Por los pagos del día” 2- Fecha del asiento. 3- Provincia a la cual imputará el asiento y que será utilizada para generar los coeficientes del

Convenio Multilateral. 4- Si ya ingresó un asiento modelo, puede seleccionar cual desea e incorporarlo haciendo click en

el icono de la carpeta amarilla a la derecha. 5- Puede ingresar una cuenta contable sin salir de la pantalla de la carga de asientos, esto genera

una más fácil carga de datos. 6- Ingrese el código de la cuenta contable, si lo desconoce puede ingresar en la columna “Cuenta”

el nombre de la cuenta para buscarla e imputarla rapidamente. 7- Encontrará en el punto 7 los tres íconos habituales del sistema Exportar a Excel – Eliminar el

renglón actual del asiento – Imprimir el asiento. 8- Para grabar el asiento, haga click sobre el boton “Cerrar Asto.” Una vez cerrado, el sistema

mostrará el nº interno del asiento guardado. 9- Puede anular todo el asiento, haciendo click en el boton de anulación (9)

Es de destacar que puede saltar de un cuadro de texto a otro con la tecla “Enter”, lo que agiliza la carga ya que no es necesario el uso del Mouse para ingresar los asientos. Una vez que ingresó en la grilla de las cuentas contables, puede digitar Ctrol – Tab para salir de la misma y posicionarse directamente en el boton de cierre de asiento.

Modificación de Asientos Contables Para modificar un asiento, solamente ingrese en la pantalla de modificación (menú: Asientos Contables – Modificar Asientos) e ingrese el nº de asiento a modificar (1). Los datos aparecerán en pantalla una vez que digite enter. La carga de datos, es exactamente igual que la de ingreso de asientos. La modificación no se grabará hasta que haga click en el boton “Modificar Asto.”

Consulta y Eliminación de Asientos Contables Para eliminar un asiento, solamente ingrese en la pantalla de modificación (menú: Asientos Contables – Consultar y Eliminar Asientos) e ingrese el nº de asiento a eliminar (1).

Los datos aparecerán en pantalla una vez que digite enter. Haga click en el boton del “tacho de basura” (2) para eliminar el asiento seleccionado.

Asientos Contables Modelo

Puede crear asientos modelo o plantillas, para minimizar los tiempos de procesamiento de datos. Los asientos modelo son una forma de definir una estructura contable que se repetirá y para la cual es beneficioso poder ingresarla con un solo click. El ejemplo mas habitual de un asiento modelo es la contabilización del devengamiento mensual o quincenal de sueldos y jornales, ya que es un formato de imputación generalmente repetitivo.

En la pantalla de asientos modelos hay que ingresar:

1- Selección de los asientos modelos ya incorporados. 2- Crear un nuevo modelo. Se abrirá una ventana para que ingrese el nombre a asignarle al

modelo. 3- Boton “tacho de basura” para eliminar el modelo actualmente en pantalla. 4- Haga click sobre el nombre de la cuenta a incorporar (4) y click en el boton de la flecha (6) para

agregar una cuenta al modelo que se encuentra en pantalla. 5- Haga click sobre el nombre de la cuenta a eliminar del modelo (5) y click en el boton del “tacho

de basura” (7) para eliminar una cuenta del modelo que se encuentra en pantalla.

Ingreso de Comprobantes a Clientes (IVA Ventas) Para ingresar en la pantalla de ingreso de comprobantes de venta, debe acceder por el menú “Subdiarios – Facturas de Ventas – Nueva”.


1- El código del cliente (1), si no lo conoce puede saltar al punto 2 para ingresar por teclado y buscar por el nombre. En el caso que desee, puede hacer click sobre la el ícono a la derecha (T) del cuadro de texto del código para ingresar a la pantalla de carga de clientes sin salir de la pantalla de ingreso de comprobantes.

2- Ingrese las primeras letras del nombre del cliente, se desplegará una ventana que lo ayudará a elegir el cliente buscado.

3- El nº de Cuit del cliente, si Ud, no encuentra el cliente por los cualquiera de los dos puntos anteriores, puede ingresar el cuit y hacer que click en el ícono de la lupa, esto hará que el sistema busque el cliente en la lista de clientes por cuit y si aún no lo encuentra, lo buscará en la base de datos de AFIP para incorporarlo automáticamente sin necesidad de escribir ni el código ni el nombre del mismo. Para esto es necesario, poseer la base de datos de AFIP actualizada como se indica en este manual.

4- Seleccione el tipo de comprobante a ingresar, digitando la primera letra del mismo, por ej: “B”, en el recuadro se desplegarán todos los comprobantes que llevan esa letra, puede buscar el comprobante deseado con las flechas del teclado hacia arriba o abajo, también se puede utilizar el Mouse.

5- Ingrese el punto de venta y el nº de comprobante, si el comprobante fue definido como un tipo de comprobante que “agrupa” (ver definición de comprobantes), se desplegará un cuadro de texto adicional para solicitarle el nº de comprobante final del lote que está ingresando..

6- Seleccione la provincia a la cual corresponde el comprobante para el cálculo de Convenio Multilateral, inicialmente se desplegará la provincia que designó en los datos de la empresa como provincia por defecto. Si el cliente ya posee algún comprobante ingresado, el sistema traerá automáticamente la provincia utilizada anteriormente.

7- El “Mes IVA” corresponde a la imputación del mes en el cual desea que el comprobante sea ingresado, independientemente de la fecha que tenga, puede el usuario optar por declararlo en otro mes que no sea el correspondiente a la fecha.

8- Ingrese los datos de la composición de la factura, puede ingresar los códigos de cuenta para realizar la imputación o dejar los que el sistema trae por defecto. Si el cliente ya posee comprobantes ingresados, el sistema traerá la configuración de los comprobantes anteriores para que la carga del comprobante se realice en mínimo tiempo.

9- Si desea consultar todos los conceptos que definió en la plantilla de comprobantes de ventas, puede hacer click en el ícono del tablero verde para que el sistema despliegue la grilla completa. Haciendo click en el icono amarillo, puede ingresar una nueva cuenta contable, sin salir de la pantalla de carga de comprobantes.

Haga click en el boton “Guardar Comprobante” para que el sistema genere el asiento contable correspondiente y le asigne un nº de asiento al comprobante ingresado.

Cobranzas a Clientes. Para ingresar en la pantalla de ingreso de cobranzas a clientes, debe acceder por el menú “Subdiarios – Cobranzas – Nueva”.

1- El código del cliente (1), si no lo conoce puede saltar al punto 2 para ingresar por teclado y buscar por el nombre.

2- Ingrese las primeras letras del nombre del cliente, se desplegará una ventana que lo ayudará a elegir el cliente buscado.

3- Seleccione el tipo de comprobante al cual le asignará la cobranza, digitando la primera letra del mismo, por ej: “B”, en el recuadro se desplegarán todos los comprobantes que llevan esa letra, puede buscar el comprobante deseado con las flechas del teclado hacia arriba o abajo, también

se puede utilizar el Mouse. No es necesario que el comprobante ya exista ingresado al sistema para incorporar una cobranza.

4- Ingrese el punto de venta y el nº de comprobante. 5- En el caso de existir, ingrese el nº de recibo generado por la cobranza. Puede dejar en blanco

este item. 6- Ingrese la fecha de la cobranza. 7- Ingrese los datos de la composición de la cobranza, puede ingresar los códigos de cuenta para

realizar la imputación o dejar los que el sistema trae por defecto. Si el cliente ya posee cobranzas ingresadas, el sistema traerá la configuración de los comprobantes anteriores para que la carga del comprobante se realice en mínimo tiempo. En el caso de corresponder, indique en la columna nº CH o Cert.Ret. el número de cheque o de certificado de retención generada para poder utilizar éste dato en la exportación de retenciones a SIAP.

8- Si desea ingresar una nueva cuenta contable, puede hacerlo desde el ícono (8) sin salir de la pantalla de cobranzas.


Ingreso de Comprobantes a Proveedores (IVA Compras) Para ingresar en la pantalla de ingreso de comprobantes de compras, debe acceder por el menú “Subdiarios – Facturas de Compras – Nueva”.


1- El código del proveedor (1), si no lo conoce puede saltar al punto 2 para ingresar por teclado y buscar por el nombre. En el caso que desee, puede hacer click sobre la el ícono a la derecha (T) del cuadro de texto del código para ingresar a la pantalla de carga de proveedores sin salir de la pantalla de ingreso de comprobantes.

2- Ingrese las primeras letras del nombre del proveedor, se desplegará una ventana que lo ayudará a elegir el proveedor buscado.

3- El nº de Cuit del proveedor, si Ud, no encuentra el proveedor por cualquiera de los dos puntos anteriores, puede ingresar el cuit y hacer que click en el ícono de la lupa, esto hará que el sistema busque el proveedor en la lista de proveedores por cuit y si aún no lo encuentra, lo

buscará en la base de datos de AFIP para incorporarlo automáticamente sin necesidad de escribir ni el código ni el nombre del mismo. Para esto es necesario, poseer la base de datos de AFIP actualizada como se indica en este manual.

4- Seleccione el tipo de comprobante a ingresar, digitando la primera letra del mismo, por ej: “B”, en el recuadro se desplegarán todos los comprobantes que llevan esa letra, puede buscar el comprobante deseado con las flechas del teclado hacia arriba o abajo, también se puede utilizar el Mouse.

5- Ingrese el punto de venta y el nº de comprobante. 6- Seleccione la provincia a la cual corresponde el comprobante para el cálculo de Convenio

Multilateral, inicialmente se desplegará la provincia que designó en los datos de la empresa como provincia por defecto. Si el proveedor ya posee algún comprobante ingresado, el sistema traerá automáticamente la provincia utilizada anteriormente. También puede seleccionar el Tipo de Operación para generar el listado borrador de conceptos solicitados por el aplicativp SIAP – IVA.

7- El “Mes IVA” corresponde a la imputación del mes en el cual desea que el comprobante sea ingresado, independientemente de la fecha que tenga, puede el usuario optar por declararlo en otro mes que no sea el correspondiente a la fecha.

8- Ingrese los datos de la composición de la factura, puede ingresar los códigos de cuenta para realizar la imputación o dejar los que el sistema trae por defecto. Si el proveedor ya posee comprobantes ingresados, el sistema traerá la configuración de los comprobantes anteriores para que la carga del comprobante se realice en mínimo tiempo.

9- Si desea consultar todos los conceptos que definió en la plantilla de comprobantes de compras, puede hacer click en el ícono del tablero verde para que el sistema despliegue la grilla completa. Haciendo click en el icono amarillo, puede ingresar una nueva cuenta contable, sin salir de la pantalla de carga de comprobantes.


Pagos a Proveedores. Para ingresar en la pantalla de ingreso de pagos a proveedores, debe acceder por el menú “Subdiarios – Pagos – Nuevo”.

1- El código del proveedor (1), si no lo conoce puede saltar al punto 2 para ingresar por teclado y

buscar por el nombre.

2- Ingrese las primeras letras del nombre del proveedor, se desplegará una ventana que lo ayudará a elegir el proveedorbuscado.

3- Seleccione el tipo de comprobante al cual le asignará la cobranza, digitando la primera letra del mismo, por ej: “B”, en el recuadro se desplegarán todos los comprobantes que llevan esa letra, puede buscar el comprobante deseado con las flechas del teclado hacia arriba o abajo, también se puede utilizar el Mouse. No es necesario que el comprobante ya exista ingresado al sistema para incorporar un pago.

4- Ingrese el punto de venta y el nº de comprobante. 5- En el caso de existir, ingrese el nº de recibo generado por el pago. Puede dejar en blanco este

item. 6- Ingrese la fecha del pago. 7- Ingrese los datos de la composición del pago, puede ingresar los códigos de cuenta para realizar

la imputación o dejar los que el sistema trae por defecto. Si el proveedor ya posee pagos ingresados, el sistema traerá la configuración de los comprobantes anteriores para que la carga del comprobante se realice en mínimo tiempo. En el caso de corresponder, indique en la columna nº CH o Cert.Ret. el número de cheque o de certificado de retención generada para poder utilizar éste dato en la exportación de retenciones a SIAP.

8- Si desea ingresar una nueva cuenta contable, puede hacerlo desde el ícono (8) sin salir de la pantalla de pagos.


Informe. Plan de Cuentas. Para imprimir o exportar a Excel el plan de cuentas, ingrese por el menú “Informes – Plan de Cuentas”, y accederá a la siguiente pantalla:

Datos a Ingresar: El sistema automáticamente, mostrará en “Desde cuenta:” (1) el código y nombre de la primer cuenta contable ingresada en el sistema, en “Hasta cuenta” (2), la última cuenta contable ingresada al plan de cuentas. Puede Ud. modificar los valores desde y hasta cuenta, ingresando un nuevo código o buscando la cuenta deseada escribiendo el nombre de la misma en cualquiera de los dos cuadros de texto destinados para tal fin. Posteriormente, puede elegir entre obtener el listado para imprimir (3) o exportar todo el plan de cuentas a una planilla de Excel (4) como se muestra en la siguiente imagen:

Informe. Sumas y Saldos. Para imprimir o exportar a Excel el sumas y saldos, ingrese por el menú “Informes – Sumas y Saldos”, y accederá a la siguiente pantalla:

Datos a Ingresar:

El sistema automáticamente, mostrará en “Desde cuenta:” (1) el código y nombre de la primer cuenta contable ingresada en el sistema, en “Hasta cuenta” (2), la última cuenta contable ingresada al plan de cuentas. Puede Ud. modificar los valores desde y hasta cuenta, ingresando un nuevo código o buscando la cuenta deseada escribiendo el nombre de la misma en cualquiera de los dos cuadros de texto destinados para tal fin. De la misma manera, el sistema tomará en las fechas “Desde” (3) y “Hasta” (4), las fechas de inicio y finalización del ejercicio económico actual. Además puede optar por, incluir o no las cuentas con saldo cero (5) o imprimir los saldos sólo de proveedores (6) o sólo de clientes(7), en el caso que ninguno de estos dos ítems esté tildado, el sistema automáticamente imprimirá el saldo de cuentas contables. Posteriormente, puede elegir entre obtener la vista previa del listado, el listado para imprimir o exportar todo el sumas y saldos a una planilla de Excel .

Informe. Mayores Contables. Para imprimir o exportar a Excel los mayores contables, ingrese por el menú “Informes – Mayores Contables”, y accederá a la siguiente pantalla:

Datos a Ingresar: El sistema automáticamente, mostrará en “Desde cuenta:” (1) el código y nombre de la primer cuenta contable ingresada en el sistema, en “Hasta cuenta” (2), la última cuenta contable ingresada al plan de cuentas. Puede Ud. modificar los valores desde y hasta cuenta, ingresando un nuevo código o buscando la cuenta deseada escribiendo el nombre de la misma en cualquiera de los dos cuadros de texto destinados para tal fin. De la misma manera, el sistema tomará en las fechas “Desde” (3) y “Hasta” (4), las fechas de inicio y finalización del ejercicio económico actual. Además puede optar por, emitir los mayores sólo de cuentas contables (5), sólo de proveedores (5), sólo de clientes(5).

Otra opción (6) es seleccionar si el mayor contable a emitir incluye el arrastre de movimientos anteriores del ejercicio económico activo, cuando se haya seleccionado una fecha diferente. Posteriormente, puede elegir entre obtener la vista previa del listado, el listado para imprimir o exportar todo el sumas y saldos a una planilla de Excel .

Sumas y Saldos de Conciliación El sistema Emaras contable, es uno de los pocos sistemas del mercado que posee la funcionalidad de conciliar cuentas contables desde el mismo sistema, sin necesidad de imprimir largos listados de mayores y sumas y saldos.

La pantalla de Sumas y Saldos de conciliación le permitirá: Ver los saldos de las cuentas, separando Cuentas Contables / Clientes y Proveedores haciendo un solo click en el punto (3). Acceder al Mayor de Conciliación haciendo dos clicks en el código de la cuenta contable (1) Marcar, con el tilde del punto (2) si la cuenta ya está conciliada. Ver rápidamente si la cuenta contable tiene un saldo deudor o acreedor incorrecto (según lo incorporado al dar de alta la cuenta contable) ya que el fondo de la cuenta cambiará de color si el saldo no corresponde. Emitir un listado de cuentas (4) en donde se muestra cuales cuentas están o no conciliadas, como muestra la siguiente imagen:

Mayor de Conciliación El sistema Emaras contable, es uno de los pocos sistemas del mercado que posee la funcionalidad de conciliar cuentas contables desde el mismo sistema, sin necesidad de imprimir largos listados de mayores y sumas y saldos.

Para completar la opción de conciliación, se incorpora el Mayor de Conciliación, el que permite Ver los movimientos de las cuentas contables seleccionadas, por código o por nombre del cuadro desplegable (1). Actualización automática de saldos, después de realizar cualquier acción de modificación o borrado de asientos / comprobantes. Consultar o eliminar asientos contables/comprobantes, primero haga un click sobre el movimiento a contable a consultar y posteriormente click en el punto (2) para consultar o eliminar el movimiento.

Mostrar / Ocultar los movimientos de la cuenta contable que ya están conciliados, haciendo un click en el ícono del punto (3). Ver / Imprimir un listado del mayor con los movimientos conciliados o no, y con el detalle de las notas agregadas a cada asiento (4). Ingresar notas de la auditoría a cada movimiento contable, estas notas serán impresas en el listado del impreso (8). Haciendo dos clicks en el numero de asiento contable (6), accederá a modificar el asiento o comprobante contable. Marcar, con el tilde del punto (7) si el movimiento ya está conciliado. Marcar, en el punto (9) si la cuenta contable se encuentra totalmente conciliada.

Ingreso y Modificación de Asientos Contables El sistema Emaras contable, posee un ítem aparte en el menú para el manejo de asientos contables, este menú incluye las opciones de Alta / Modificación / Consulta y Eliminación de asientos contables.

En el caso de desear modificar un asiento, debe ingresar inicialmente el n° de asiento (1) a modificar. Si el asiento fue generado por el sistema desde un comprobante de subdiario, deberá ingresar en la pantalla de comprobantes para modificarlo y el sistema modificará el asiento contable automáticamente. Datos a Ingresar: Descripción General del asiento: es un dato no obligatorio, por ej:”Por los pagos del día” (2) Fecha del asiento, deberá ser una fecha que corresponda con el ejercicio económico actual (3) Provincia: se mostrará inicialmente la provincia elegida por defecto en los datos de la empresa (4) Asiento Modelo: puede seleccionar un tipo de asiento modelo según los modelos que haya ingresado en el sistema, una vez seleccionado, haga click en el icono amarillo (5) para incorporar el asiento modelo al asiento actual. Cuentas contables del asiento e importes: debe ingresar el código de la cuenta contable a imputar o puede buscar la cuenta ingresando el nombre de ella en la columna cuenta (6), se desplegará una

ventana para la elección de la cuenta correcta. Además, debe ingresar los montos correspondientes al debe / haber y si lo desea el n° de comprobante y la descripción del movimiento en forma detallada. Ésta descripción es la que verá en los mayores contables, acompañada del tipo y n° de comprobante. Puede imprimir el asiento en pantalla, eliminar el renglón del asiento donde se encuentra el cursor o exportarlo a Excel con los íconos correspondientes del punto (8). Para finalizar, haga click en el botón “Guardar Asiento” o “Modificar Asiento” (9) para grabar las modificaciones realizadas.

Informe. Balance General. Para imprimir o exportar a Excel el balance general, ingrese por el menú “Informes - Balance General”, y accederá a la siguiente pantalla:

El Balance se emitirá correctamente, siempre y cuando se hayan ingresado los rubros de Balance (Activo – Pasivo etc.) en el sistema. Datos a Ingresar: El sistema tomará en las fechas “Desde” (1) y “Hasta” (2), las fechas de inicio y finalización del ejercicio económico actual. Además puede optar por, incluir o no las cuentas con saldo cero (3). Posteriormente, puede elegir entre obtener la vista previa del listado(4), el listado para imprimir (5) o exportar todo el sumas y saldos a una planilla de Excel (6) como se muestra en la siguiente imagen:

Informe. Libro Diario. Para imprimir o exportar a Excel el libro diario, ingrese por el menú “Informes – Diario”, y accederá a la siguiente pantalla:

Datos a Ingresar: El sistema tomará en las fechas “Desde” (1) y “Hasta” (2), las fechas de inicio y finalización del ejercicio económico actual. Puede modificar las fechas como crea necesario. Además, puede seleccionar: El n° de hoja inicial (3) El n° de asiento desde el cual comenzará la impresión (4)

Los importes acumulados del debe y el haber (5). Esto es muy importante para poder continuar con la impresión del libro si ya se imprimió una parte del mismo. Formato de Impresión (6). Emaras contable, posee tres formatos de impresión. Un formato normal, con mayor detalle y mejor aspecto estético, una formato comprimido, con menor detalle y un aspecto estético mas sencillo y un formato con asientos resumen, que toma todos los comprobantes de clientes y proveedores y los reduce a un solo asiento mensual. En el caso del último formato, no se incluye para los asientos resumen los comprobantes provenientes de cobranzas o pagos. Podrá seleccionar si desea imprimir o no, las descripciones y n° de comprobantes solamente seleccionándolo en el punto (7) Renumeración de Asientos. Si solicita la renumeración de asientos, el sistema le solicitará el n° de asiento con el cual desea comenzar. El listado obtenido mostrará los asientos ordenados con un número diferente al del sistema, aunque en el sistema los números no serán modificados.(8) Posteriormente, puede elegir entre obtener la vista previa del listado, el listado para imprimir o exportar todo el sumas y saldos a una planilla de Excel (9) .En las imágenes siguientes se muestran los modelos de impresión del diario normal, comprimido y de la exportación a Excel.

Informe. Libro IVA Compras. Para imprimir o exportar a Excel el libro de IVA COMPRAS, ingrese por el menú “Informes - libro de IVA COMPRAS”, y accederá a la siguiente pantalla:

Datos a Ingresar: Inicialmente, deberá seleccionar si el listado de impresión se realizará en base a la posición fiscal (“Mes IVA” en el ingreso de los comprobantes) o por la fecha del comprobante (1). El sistema tomará en las fechas “Desde” (2) y “Hasta” (2), las fechas de inicio y finalización del mes anterior de la fecha actual de su pc. Puede modificar las fechas a su gusto. Además puede optar por, incluir o no el n° de asiento contable generado para el comprobante (3) y si desea que se imprima la numeración acumulada por hoja (4).

Posteriormente, puede elegir entre obtener la vista previa del listado(5), el listado para imprimir o exportar todo el listado a una planilla de Excel como se muestra en la siguiente imagen:

Informe. Libro IVA Ventas. Para imprimir o exportar a Excel el libro de IVA COMPRAS, ingrese por el menú “Informes - libro de IVA Ventas”, y accederá a la siguiente pantalla:

Datos a Ingresar: Inicialmente, deberá seleccionar si el listado de impresión se realizará en base a la posición fiscal (“Mes IVA” en el ingreso de los comprobantes) o por la fecha del comprobante (1). El sistema tomará en las fechas “Desde” (2) y “Hasta” (2), las fechas de inicio y finalización del mes anterior de la fecha actual de su pc. Puede modificar las fechas a su gusto. Además puede optar por, incluir o no el n° de asiento contable generado para el comprobante (3) y si desea que se imprima la numeración acumulada por hoja (4). Posteriormente, puede elegir entre obtener la vista previa del listado(5), el listado para imprimir o exportar todo el listado a una planilla de Excel como se muestra en la siguiente imagen:

Informe. Convenio Multilateral. Para imprimir o exportar a Excel el listado de porcentajes de Convenio Multilateral, ingrese por el menú “Informes - Convenio Multilateral”, y accederá a la siguiente pantalla:

Datos a Ingresar: El sistema automáticamente, mostrará en “Desde cuenta:” (1) el código y nombre de la primer cuenta contable ingresada en el sistema, en “Hasta cuenta” (2), la última cuenta contable ingresada al plan de cuentas.

Puede Ud. modificar los valores desde y hasta cuenta, ingresando un nuevo código o buscando la cuenta deseada escribiendo el nombre de la misma en cualquiera de los dos cuadros de texto destinados para tal fin. De la misma manera, el sistema tomará en las fechas “Desde” (3) y “Hasta” (4), las fechas de inicio y finalización del ejercicio económico actual. Posteriormente, puede elegir entre obtener la vista previa del listado(5), el listado para imprimir o exportar todo el listado a una planilla de Excel como se muestra en la siguiente imagen:

Modificación de Código de Cuenta. Otra de las funciones, no muy habitual, que posee Emaras contable, es la posibilidad de modificar el código de una cuenta por otro código (la cuenta debe ya estar incorporada al plan de cuentas). Este proceso hace que la modificación de las imputaciones sea totalmente automático y sin necesidad de ingresar a modificar asiento por asiento.

Para reimputar todos los movientos de una cuenta contable en los asientos, ingrese.

1- El código o nombre de la cuenta a reimputar. 2- El código o nombre de la cuenta que recibirá la imputación. 3- Haga click en modificar código y obtendrá el cambio automáticamente en todos los asientos,

mayores, sumas y saldos y balance general.

Modificación de Tipo de Cuenta. Otra de las funciones, no muy habitual, que posee Emaras contable, es la posibilidad de modificar el tipo de una cuenta. Esta modificación se efectúa cuando por error, se ingreso una cuenta en la pantalla de rubros o viceversa. Importante: si convierte una cuenta a rubro, el rubro también recibirá sus movimientos contables.

1- Puede buscar la cuenta / rubro por su nombre. 2- Si se trata de un rubro, el fondo se mostrará con un color gris claro, en cambio la cuenta, tendrá

fondo blanco. 3- Se habilitará el botón correspondiente dependiendo de si es una cuenta o un rubro el

seleccionado con el mouse.

Configuración de Grilla o Plantilla de Comprobantes. En la nueva versión de Emaras contable, se han separado las configuraciones de las grillas para que el usuario posea más libertad de definición en la carga de comprobantes. Además, se incorpora la posibilidad de que cada empresa posea una grilla independiente y la función al tomar datos de otra empresa, de trasladar la configuración de la grilla de una empresa / ejercicio a otro.

Importante: Si desea utilizar las opciones de exportación a SIAP, no modifique la grilla en sus 5 primeros renglones, ya que la configuración que trae predeterminada el sistema, es la necesaria para generar correctamente la exportación. Ingrese en la grilla las cuentas contables (1) que representan a cada uno de los movimientos del detalle, para tener así prearmada la imputación contable de los comprobantes de compras y ventas. Igualmente en el momento de la carga de comprobantes, podrá modificar los códigos a su gusto.

Si no conoce el código de la cuenta puede buscar por nombre, simplemente escribiéndolo en la columna “cuenta”. En el punto (2) ingrese los porcentajes, tanto en el neto gravado como en el IVA. Si es Neto gravado, tilde la opción de subtotal (3) para que la grilla efectúe el cálculo de IVA automáticamente.

Configuración de Títulos de Libros IVA. En la nueva versión de Emaras contable, se han separado las configuraciones de los títulos de los libros de IVA para que el usuario posea más libertad de definición en la impresión de comprobantes. Además, se incorpora la posibilidad de que cada empresa posea un configuración de títulos independientes y la función al tomar datos de otra empresa, de trasladar la configuración de la títulos de una empresa / ejercicio a otro.

Ingrese por el menú “Herramientas – Títulos Libros de IVA”, y podrá incluir para cada columna, el título a imprimirse en el momento de emitir los listados o la exportación a Excel. Cada Columna que se muestra para incorporarle un título tiene directa relación con cada renglón utilizado en la configuración de grilla de Comprobantes, ya que el primer renglón de la grilla corresponde a la primera columna del libro, el segundo renglón a la segunda columna y así sucesivamente. Una vez incorporado los títulos de las columnas digite “enter” y puede cerrar la pantalla, ya que los datos se guardan automáticamente.

Tipos de Compras. La AFIP ha definido “tipos de operaciones de compra” que deben declararse en las DDJJ de IVA mensuales, en Emaras contable, puede incorporar o eliminar estos tipos de compras para su mayor comodidad.

Los tipos de compras son utilizados por el sistema contable EMARAS, en el momento de la impresión de los libros de IVA compras, ya que una vez finalizada la impresión obtendrá el listado con los subtotales de tipos de compras para ingresar en SIAP IVA. Para ingresar un nuevo tipo de compras haga click en el botón (1) y se incorporará un nuevo renglón en la pantalla para que ingrese la descripción de la operación. Después de ingresar la descripción digite “enter” para grabar lo ingresado. Si desea eliminar un tipo de compras, selecciónelo con un click del mouse y haga click en el botón (2) de eliminación.

Tipos de Compras. En el sistema Emaras Contable, puede cerrar un mes ya conciliado y que no desea que sea modificado por error. El cierre de mes puede habilitarse, simplemente escribiendo “SI” en la columna del mes. (1) El cierre de mes puede revertirse, simplemente escribiendo “NO” en la columna del mes. (1)

En esta nueva versión se ha separado el cierre o apertura de un mes, en los conceptos de Asientos contables y Subdiarios, para que el usuario pueda seleccionar con mayor amplitud lo que desea cerrar.

Búsqueda por Importe. Otra de las funciones exclusiva de Emaras Contable es la búsqueda por importe de un movimiento contable.

Esta función le dará una ventaja a la hora de conciliar cuentas o de buscar si un comprobante fue incorporado o no al sistema, entre otras. Puede ingresar: El importe desde (1) hasta un importe hasta (2) que definirá el importe a buscar, si conoce el importe que busca con exactitud debe repetir el importe en los dos casilleros. Puede seleccionar si busca el importe en el debe, en el haber, o en ambas columnas (3) Para ver el resultado de la búsqueda (5) haga click en el botón de la lupa (4).

Asiento de Cierre y Apertura de Ejercicio. En EMARAS contable, el asiento de cierre es generado automáticamente en base a los saldos arrojados por las cuentas contables.

Para ello debe ingresar, la cuenta resultado del ejercicio a la que imputará el valor del resultado del ejercicio(1) y cual es la primer cuenta de resultado (2) del plan de cuentas para que el sistema pueda dividir a partir de esa cuenta el asiento de cierre de cuentas patrimoniales y de refundición de cuentas de resultado. Haga click en el botón “Aceptar” (3) y generará el asiento de cierre y refundición. En el caso que desee hacer modificaciones en el balance, el asiento puede ser modificado o eliminado como cualquier otro asiento contable.

Para generar el asiento de apertura, debe seleccionar un ejercicio de la misma empresa que posea ya generado el asiento de cierre de cuentas patrimoniales y conocer su número real de asiento. Una vez que posea ese dato, solamente debe seleccionar el ejercicio con el mouse e ingresar el número de asiento de cierre para que el sistema lo incorpore a la inversa generando así el asiento de apertura. Si genera los asientos de cierre o de apertura cuando ya se ha ingresado otros asientos al sistema, es conveniente que clasifique los asientos (ver página) para que el libro diario se imprima ordenado correctamente.

Carpeta de Datos. En EMARAS contable, puede definir una carpeta en donde se guardan los datos y los archivos con la información. Esta opción es fundamental para trasladar los datos en un pendrive, tomar los datos en una red desde un servidor.

Puede ingresar la carpeta manualmente(1), por ej: d:\emaras contable o puede buscar y seleccionar la carpeta mediante el uso del botón (2). Haga click en el botón “Guardar y Cerrar” (3) para que el sistema tome la nueva configuración.

Backup de Datos. En EMARAS contable, puede realizar un backup de toda la información. En la nueva versión se permite seleccionar si realizará un backup de una sola empresa (1) , la que deberá seleccionarla con un click del mouse en su nombre (2) o si realizará un backup de todas las empresas en un solo paso.

El backup se realizará en un archivo comprimido con extensión .rar y podrá ser restaurado a cualquier otra pc. Importante: Se recomienda, en el caso de desear restaurar un archivo de un backup de todas las empresas, que esa tarea sea realizada por personal capacitado, ya que un error en la opción puede eliminar los datos de todas las empresas.

Restaurar Datos de un Backup. En EMARAS contable, puede realizar y restaurar un backup de toda la información. En la nueva versión se permite seleccionar si realizará un backup de una sola empresa o si realizará un backup de todas las empresas en un solo paso. Importante: Se recomienda, en el caso de desear restaurar un archivo de un backup de todas las empresas, que esa tarea sea realizada por personal capacitado, ya que un error en la opción puede eliminar los datos de todas las empresas.

Para restaurar un backup: Seleccione cual es la empresa en la cual restaurará el backup (1) Haga click en el botón “restaurar backup” (2) y elija la ubicación y el archivo de backup a restaurar. Una vez que haga click en aceptar el backup se restaurará reemplazando los datos de la empresa seleccionada.

Revisión Manual de Datos. En EMARAS contable, puede realizar una revisión de los datos cargados, tanto sea asientos como comprobantes de subdiarios.

Esta pantalla debe ser utilizada cuidadosamente, ya que el usuario accede a modificar los datos “en bruto” y sin ningún tipo de filtro ni chequeo. Esta opción ha sido diseñada solo para casos extremos en los que sea necesario modificar datos manualmente.

Clasificar Asientos. Si ingresa los asientos de apertura o cierre manualmente, cuando ya ha ingresado otros asientos, es posible que el libro diario se imprima con un orden que no sea el correcto.

Para ello es necesario indicarle al sistema cuales son los asientos de cierre (2 y 3) y apertura (1) del sistema, una vez realizado este paso haga click en el botón “Clasificar” y podrá obtener una impresión correcta del libro diario.

Actualizar Base de CUIT´s de AFIP. En Emaras contable, puede ingresar los clientes y proveedores sin realizar una carga manual, simplemente escriba el n° de cuit en la carga de comprobantes y el sistema buscará en la base de datos de afip cual es su nombre y condición fiscal. Para ello, es necesario, tener la base actualizada, lo que se logra mediante esta pantalla.

Siga los pasos detallados en los puntos ( 1 y 2) para actualizar la base correctamente y poder ingresar los clientes y proveedores rápidamente y sin ingresar los datos.

Ajuste por Inflación. Indices. Para realizar el ajuste por inflación, debe primeramente ingresar los índices (no los coeficientes), para realizar el ajuste.

Haga Click en el botón de Agregar (1) o en el botón de eliminar (2) según corresponda para ingresar los índices.

Ajuste por Inflación. Realizar Ajuste. Para realizar el ajuste por inflación, una vez ingresados los índices (no los coeficientes), ingrese en esta opción y haga click en “Realizar Ajuste”. El sistema automáticamente generará el balance ajustado de la empresa activa.

Ajuste por Inflación. Asiento de Ajuste. Una vez realizado el ajuste por inflación, ingrese en esta opción y haga click en “Generar Asiento”. El sistema automáticamente emitirá el asiento de ajuste para ingresar en la empresa activa.

Ajuste por Inflación. Mayores Ajustados. Una vez realizado el ajuste por inflación, ingrese en esta opción y haga click en cualquiera de los íconos del punto (1). El sistema automáticamente emitirá los mayores ajustados de las cuentas seleccionadas.

Exportación. Citi Ventas. El sistema Emaras Contable, permite la exportación de datos a CitiVentas, para ello debe ingresar a esta opción y colocar las fechas correctas. Haga Click en Exportar y se generará el archivo de exportación que lee el SIAP para incorporar los datos automáticamente.

Exportación. SICORE. El sistema Emaras Contable, permite la exportación de datos a SICORE, para ello debe ingresar a esta opción y colocar las fechas correctas. Además es necesario, ingresar la cuenta a la que fueron imputadas las retenciones a exportar y el Impuesto – Régimen y Tipo de Operación a exportar. Haga Click en Exportar y se generará el archivo de exportación que lee el SIAP para incorporar los datos automáticamente.

Exportación. Ret.Seg.Social (Recibidas). El sistema Emaras Contable, permite la exportación de datos a SICOSS, para ello debe ingresar a esta opción y colocar las fechas correctas. Además es necesario, ingresar la cuenta a la que fueron imputadas las retenciones a exportar. Haga Click en Exportar y se generará el archivo de exportación que lee el SIAP para incorporar los datos automáticamente.

Exportación. Ret.Seg.Social (Realizadas). El sistema Emaras Contable, permite la exportación de datos a SIJP Ret.y Perc.Seg.Social, para ello debe ingresar a esta opción y colocar las fechas correctas. Además es necesario, ingresar la cuenta a la que fueron imputadas las retenciones a exportar. Haga Click en Exportar y se generará el archivo de exportación que lee el SIAP para incorporar los datos automáticamente.

Exportación. Retenciones IVA. El sistema Emaras Contable, permite la exportación de datos a SIAP IVA, para ello debe ingresar a esta opción y colocar las fechas correctas. Además es necesario, ingresar la cuenta a la que fueron imputadas las retenciones a exportar y el n° de Régimen del Impuesto. Haga Click en Exportar y se generará el archivo de exportación que lee el SIAP para incorporar los datos automáticamente.

Exportación. Percepciones IVA. El sistema Emaras Contable, permite la exportación de datos a SIAP IVA Percepciones, para ello debe ingresar a esta opción y colocar las fechas correctas. Además es necesario, ingresar la cuenta a la que fueron imputadas las retenciones a exportar y el n° de Régimen del Impuesto. Haga Click en Exportar y se generará el archivo de exportación que lee el SIAP para incorporar los datos automáticamente.

Exportación. Retenciones I.B. Convenio. El sistema Emaras Contable, permite la exportación de datos a Retenciones Convenio Multilateral, para ello debe ingresar a esta opción y colocar las fechas correctas. Además es necesario, ingresar la cuenta a la que fueron imputadas las retenciones a exportar y el código de Jurisdicción. Haga Click en Exportar y se generará el archivo de exportación que lee el SIAP-convenio para incorporar los datos automáticamente.

Exportación. Percepciones I.B. Convenio. El sistema Emaras Contable, permite la exportación de datos a Percepciones Convenio Multilateral, para ello debe ingresar a esta opción y colocar las fechas correctas. Además es necesario, ingresar la cuenta a la que fueron imputadas las retenciones a exportar y el código de Jurisdicción. Haga Click en Exportar y se generará el archivo de exportación que lee el SIAP-convenio para incorporar los datos automáticamente.

Importación. Plan de Cuentas. El sistema Emaras Contable, permite la importación de datos de cuentas contables de una planilla de Excel, para ello debe ingresar a la planilla modelo que se incluye en la carpeta del sistema llamada “Importación de cuentas.xls” y completarla correctamente como se muestra en ella. Haga Click en Importar y seleccione el archivo de Excel se para incorporarán los datos automáticamente eliminando el plan de cuentas anterior.

Los tipos de cuentas para su clasificación en Excel son : “C” cuentas contables, “R” rubros contables, “P” proveedores, “X” clientes. El código de inscripto en IVA(condición fiscal), es el correspondiente a la tabla de AFIP y puede consultarlo en la pestaña de “Inscriptos” de la planilla de Excel modelo.

Importación. Comprobantes de Compras y Ventas. El sistema Emaras Contable, permite la importación de datos de comprobantes de una planilla de Excel, para ello debe ingresar a la planilla modelo que se incluye en la carpeta del sistema llamada “Importación de facturas.xls” y completarla correctamente como se muestra en ella. Ingrese los datos correspondientes a:

1- Si Importará compras o ventas 2- La posición fiscal a la que incorporará los comprobantes

Haga Click en Importar y seleccione el archivo de Excel se para incorporarán los datos automáticamente incluyendo en el plan de cuentas los clientes y proveedores que no se encuentren ingresados en él.

Antes de importar desde Excel los comprobantes, recuerde que las columnas que poseen como nombre “Imput.Cble” deben contener el código de cuenta contable a la cual se imputará el movimiento, caso contrario los asientos no serán incorporados correctamente. Para la importación desde Excel es muy recomendable poseer actualizada la base de datos de CUIT´s de AFIP para poder así incorporar los proveedores o clientes en forma totalmente automática.

Importación. Comprobantes de Factura Electrónica. El sistema Emaras Contable, permite la importación de datos de comprobantes del archivo de factura electrónica obtenido desde la página de AFIP, para ello debe obtener con la clave fiscal el archivo llamado ventas.txt y el que podrá convertir a Excel con el proceso de importación de Emaras contable.

Si genera el archivo de Excel para importar, deberá copiar y pegar la información del Excel generado a la planilla modelo de Excel “importación de facturas.xls” antes de importar los datos al sistema.

Importación. Samba Sistemas. El sistema Emaras Contable, permite la importación de datos desde el sistema Samba. Una vez creada la empresa en el sistema Emaras, haga click en “Importar datos” y seleccione la carpeta de Samba Sistemas que desee incorporar.

Importación. Datos de Otra Empresa. El sistema Emaras Contable, permite la importación de datos desde otra empresa / ejercicio . Ingrese en la empresa (destino) que recibirá los datos. Es generalmente una empresa nueva y sin datos ingresados. Seleccione la empresa (origen) de la cual tomará los datos. El sistema importa cuentas (2), grilla de comprobantes (3), títulos de libros IVA (4) y asientos modelo(5), según seleccione el usuario. Una vez creada la nueva empresa en el sistema Emaras, haga click en “Importar datos” (6)

Sistema. Clave de Usuario. Una vez adquirido el sistema, el usuario puede acceder a actualizaciones y a la activación del sistema sin límites de uso. El sistema en formato demo, funciona solamente 30 días.

Para poder acceder a actualizaciones y la activación es necesario que ingrese el usuario y la clave que proporciona Emaras Sistemas a cada uno de sus usuarios por mail.

Sistema. Activación del Sistema. Una vez adquirido el sistema, el usuario puede acceder a actualizaciones y a la activación del sistema sin límites de uso. El sistema en formato demo, funciona solamente 30 días. Para activar el sistema ingrese en la opción “Sistema – Activación del Sistema” y verá la siguiente pantalla:

Copie el código de activación que aparece en color rojo (2) al cuadro de texto (3) y haga click en (4) “Activar el sistema”. Si su antivirus o firewall no lo dejan acceder a internet, puede solicitar la activación desde la web de Emaras haciendo click en el botón (1).

Sistema. Actualización del Sistema. Una vez adquirido el sistema, el usuario puede acceder a actualizaciones y mejoras del software proporcionadas por Emaras sistemas. Para actualizar el sistema ingrese en la opción “Sistema – Actualizar por Web” y verá la siguiente pantalla:

Haga click en el link “Actualización al xx/xx/xxxx” (2) y obtendrá un archivo desde la web, una vez que el archivo se haya bajado por completo haga click en el botón (3), busque el archivo de la actualización y digite “Aceptar o Abrir”, la actualización se incorporará automáticamente.

Sistema. Pantalla Inicial del Sistema. Una vez que ha ingresado al sistema, podrá observar la siguiente pantalla que detalla los siguientes datos. (1) podrá seleccionar la impresora a utilizar (2) Indica si el sistema está activado o en formato DEMO (3) Posee 7 accesos directos a los ítems más utilizados del sistema.

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