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MANUAL DEL PROCESO DE OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL ZS-CZ1-OBI-P01 Versión 1.0 11/11/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL

Versión: 1.0

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL ............................... 8

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 8

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8

7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 14



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL

Código del Proceso ZS-CZ1-OBI-P01

Descripción

PROPÓSITO Dirigir la ejecución de obras con la finalidad de realizar reconstrucciones, adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de bienes inmuebles que son de propiedad del Estado Ecuatoriano. DISPARADOR

Leyes

Decretos Ejecutivos

Requerimientos por parte de Instituciones Públicas.

ENTRADAS

Disposición de la Máxima Autoridad

Proyecto Final del Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles Zonal

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Elaborar o revisar presupuestos

Elaborar TDR´s

Solicitar Aval y Certificación Presupuestaria

Administrar y Fiscalizar Obras de Bienes Inmuebles

PROCESO RELACIONADO

Diseño de Bienes Inmuebles Zonal

Emisión de Aval Presupuestario

Emisión de Certificación Presupuestaria

Contratación y Compras Públicas

Gestión de Pagos

Productos/Servicios del Proceso

Obras de Bienes Inmuebles terminadas

Derrocamientos

Dictamen Técnico

Tipo de Proceso Zonal Sustantivo

Responsables del Proceso

Coordinador Zonal



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Tipo del cliente Cliente externo

Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación

Ley de Administración de Bienes

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva

Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público

RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006

Norma Ecuatoriana de la Construcción

Ordenanzas Municipales correspondientes a la Ciudad donde se efectuará la Obra.

Acuerdo 039 CG5 -Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Obras de Bienes Inmuebles Zonal requiere considerar los siguientes lineamientos en

los procesos:

Toda Obra de Bienes Inmuebles será ejecutada previa la obtención del Producto Final del

Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles Zonal.

Si una Institución Pública envía requerimientos directamente a la Coordinación Zonal, estos

deberán ser remitidos inmediatamente a la Subdirección Técnica de Diseño y Obras de Bienes

Inmuebles para su gestión y disposición.

La Dirección Nacional de Obras de Bienes Inmuebles, participará en el análisis y revisión de los

Anteproyectos, garantizando que la ejecución de la Obra requerida, cuente con los

lineamientos y requerimientos técnicos necesarios para la ejecución de la misma.

Toda contratación de obras y fiscalización, será solicitada desde Planta Central, para lo cual la

Coordinación Zonal deberá gestionar lo siguiente:

o Solicitud de Aval Presupuestario.

o Solicitud de Certificación Presupuestaria.

El Coordinador Zonal o su delegado ejercerá las funciones de Administrador de Contrato.



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3. ROLES

Administrador de Contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera

expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas

y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias

para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar.

Analista Zonal de Obras de BI.- Ejecuta las tareas para la elaboración del presupuesto y además

ejerce las funciones de Administrador de Contrato para los procesos a su cargo.

Comisión Técnica.- Conformada por profesionales de INMOBILIAR designados por el Coordinador

Zonal, encargada de la inspeccionar las obras ejecutadas por un contratista ya adjudicado, para la

firma de las actas entrega provisionales y finales.

Contratista.- Experto encargado de la ejecución de la obra.

Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.- Planifica, coordina, controla y da

seguimiento a los procesos y proyectos, bajo una visión sistémica que considere modelos y

herramientas de gestión, para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas

institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos.

Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales

y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los

objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

Director de Comunicación Social.- Dirige la difusión, permanente y estratégica, de la gestión

y logros institucionales, a través de los diferentes medios y canales de comunicación

internos y externos, generando procesos de identidad institucional.

Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.

Director General INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión

Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas

institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las

disposiciones legales que rigen a la entidad.

Director Nacional de Obras de Bienes Inmuebles.- Dirige la ejecución de obras de infraestructura

civil con la finalidad de realizar reconstrucciones, adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de

bienes inmuebles que son propiedad del Estado Ecuatoriano.

Especialista Zonal de Obras de Bienes Inmuebles.- Lidera y controla las actividades de su equipo

de trabajo, para la ejecución de los requerimientos remitidos a la Coordinación Zonal.



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Experto Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles.- Asigna, coordina y revisa las actividades del

Especialista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles, para atender a los requerimientos recibidos.

Experto Zonal de Obras de Bienes Inmuebles.- Asigna y coordina a los funcionarios encargados de

la gestión técnica para la ejecución de la contratación de obras y fiscalización.

Fiscalizador de Obra.- Experto responsable de la fiscalización de las obras en ejecución.

Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles.- Formula, ejecuta y emite la política

pública de diseño y obras de bienes con la finalidad de realizar diseños, reconstrucciones,

adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de bienes inmuebles que son o serán propiedad del

Estado Ecuatoriano, a través de sus unidades administrativas agregadoras de valor,

responsabilizándose del adecuado, oportuno y eficiente cumplimiento de los objetivos de la

entidad, contemplando los lineamientos técnicos, legales y operativos.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acta entrega.- Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes

muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable.

Aval Presupuestario.- Documento emitido por la Coordinación General de Planificación y Gestión

Estratégica, con el cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de

inversión.

BI.- Bien Inmueble

Certificación Presupuestaria.- Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la

disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional

autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes

que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito

presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente

registro presupuestario.

CGPGE.- Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica.

Contrato Complementario.-

CUR de Pago.- Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos.

Informe de Inspección.- Documento que respalda la constatación del estado físico y

administrativo del inmueble, así como también la constatación de las necesidades integrales del

mismo.

Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.- El Sistema sintetiza el proceso de emisión de

avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser



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completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la

demás documentación requerida.

TDR´s.- Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y

estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción,

conferencia, negociación, etc.



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL

6.1. PROPÓSITO

Determinar las actividades que permitan la correcta ejecución de obras en zona con la

finalidad de realizar reconstrucciones, adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de

bienes inmuebles que son de propiedad del Estado Ecuatoriano.

6.2. ALCANCE

Este proceso abarca desde la recepción requerimiento, hasta la entrega de la obra final a la

Institución Pública Solicitante en coordinación con la Dirección de Comunicación Social.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Disponer Gestión

Subdirector Técnico de

Diseño y Obras de Bienes Inmuebles

Una vez recibida la disposición de la Máxima Autoridad, el Subdirector dispone la gestión a la Dirección Nacional de Obras de Bienes Inmuebles.

Memorando

Disponer la elaboración o revisión del

presupuesto a su equipo de trabajo

Director Nacional de

Obras de Bienes Inmuebles

El Director dispone a su equipo de trabajo la elaboración o revisión del presupuesto de la obra.

Presupuesto

Disponer la elaboración de

TDR´s a su equipo de trabajo



Con el Presupuesto y el Producto Final el equipo de trabajo de la Dirección Nacional de Obras, elabora los TDR´s y consolida la documentación, para elaborar el Proyecto. Para la obtención de los permisos de construcción estos deben estar incluidos en los TDR´s para que sean gestionados también por el Contratista.

TDR´s Proyecto



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Enviar Proyecto para aprobación



El Director remite al Subdirector Técnico el Proyecto para su revisión y aprobación.

Proyecto

Autorizar contratación de

obras y fiscalización


Diseño y Obras de Bienes Inmuebles

El Subdirector Técnico revisa el Proyecto, que incluye TDR´s y especificaciones técnicas, y autoriza la contratación de la obra y fiscalización. Posteriormente dispone al Coordinador Zonal la obtención del Aval y Certificación Presupuestaria.

Memorando

Solicitar Aval y Certificación

Presupuestaria

Analista Zonal de Obras

Con la autorización del Subdirector, tomando en cuenta que el gasto es de inversión, solicita el aval presupuestario a la CGPGE a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Con el aval presupuestario solicita la certificación presupuestaría a la Dirección Financiera a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Una vez que cuente con el aval y certificación presupuestaria, remite el trámite a Planta Central para solicitar al Director Administrativo la contratación (Ver Manual de Contratación y Compras Públicas.)

Sistema de Emisión de

Avales y Certificaciones

Contratación y Compras Públicas

Director Administrativo

Una vez que finaliza el proceso de Contratación y Compras Públicas, con el contrato adjudicado y notariado, el Director solicita a la Dirección Financiera el Pago del Anticipo para el inicio de la Obra.

Contrato Notariado



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Gestión de Pagos Director

Financiero

La Dirección Financiera emite el pago del anticipo para dar inicio a la obra, envía el Cur de Pago al Administrador del Contrato, cargo ejecutado por el Coordinador Zonal, para que este notifique al Contratista y de inicio a la Obra. Cabe recalcar que de no contar con el fiscalizador de obra contratado para la fecha de inicio de la misma, el Coordinador Zonal gestionará la designación inmediata de un fiscalizador de obra provisional quien será el responsable de esta tarea hasta la posesión de fiscalización externa.

Cur de Pago

Recibir Anticipo o Pago de Planilla

Contratista El Contratista recibe el pago del Anticipo o planilla y da inicio a la Obra o de la nueva etapa y emite la planilla siguiente.

Cur de Pago Planilla

Aprobar planillas Fiscalizador

Una vez recibida la planilla de pago el Fiscalizador emite el Informe de Fiscalización, aprueba el pago de las mismas y lo remite al Administrador de Contrato.

Informe de Fiscalización

Planilla

Autorizar Pago Administrador

de Contrato

Con la información recibida el Administrador de Contrato elabora el Informe de Pago de Planillas y solicita el pago de las mismas a la Dirección Financiera. (PROCESO GESTIÓN DE PAGOS).

Informe para Pago de Planillas

Elaborar el Informe

Fiscalizador

Existe la necesidad de incrementos en el presupuesto? Si en un caso fortuito o de fuerza mayor durante la ejecución de la obra, se determina que es necesario el incremento de rubros y/o contratos complementarios, el Contratista comunica al Fiscalizador y este a su vez al Administrador de Contrato para su gestión, mediante un informe.

Informe



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Enviar Informe para autorización

Administrador de Contrato

Con el Informe para el incremento de rubros y/o contratos complementarios, el Administrador de Contrato gestiona los TDR´s y envía el trámite al Especialista Zonal para su gestión.

Informe

Revisar Informe y remitir

Especialista Zonal de Obras

de BI

El Especialista revisa el informe y remite al Experto.

Informe

Revisar Informe y solicitar

autorización

Experto Zonal de Obras de BI

El Experto revisa el informe y remite al Director Nacional de Obras de Bienes Inmuebles.

Informe

Revisar Informe y remitir

Director Nacional de Obras de BI

El Director revisa el Informe y lo remite al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de BI para solicitar la autorización de la Máxima Autoridad o su delegado.

Informe

Validar y solicitar autorización


Diseño y Obras de BI

El Subdirector revisa el informe y de no encontrar inconsistencias lo valida y solicita la autorización de la Máxima Autoridad o su delegado para proceder con la contratación posterior a la solicitud del Aval y Certificación Presupuestaria por parte del Analista Zonal de Obras.

Autorizar incremento de presupuesto

Director General

INMOBILIAR

La Máxima Autoridad o su delegado autoriza la contratación del incremento de presupuesto.

Informe

Enviar Informe y Planillas al


Fiscalizador de Obra

Si no se ha determinado la necesidad de incremento de rubros y/o contratos complementarios, el Fiscalizador remite el Informe de Fiscalización y las Planillas por cada etapa de la Obra al Administrador de Contrato.

Informe de Fiscalización

Planilla



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Autorizar Pago Administrador

de Contrato

Con el Informe de Fiscalización y las Planillas por cada etapa el Administrador de Contrato autorizará el pago de las mismas mediante la elaboración del Informe para pago de planillas y solicitará a la Dirección Financiera la ejecución del pago. Una vez recibido el CUR de pago se notificará al Contratista para que continúe con la siguiente etapa de la Obra.

Informe para pago de planillas

Solicitar entrega provisional de

obra Contratista

Es el fin del plazo contractual? Cuando la obra ha sido terminada, el Contratista solicita a la máxima autoridad con copia al Fiscalizador la entrega provisional de la obra.

Memorando

Comunicar solicitud de

entrega provisional

Fiscalizador El Fiscalizador remite la solicitud al Administrador de Contrato.

Memorando

Solicitar delegación de

Comisión Técnica


Con la solicitud de entrega provisional de obra, el Administrador de Contrato solicita al Especialista la gestión para la designación del Comité Técnico que proceda con la inspección y suscripción del acta de entrega provisional.

Memorando

Delegar a la Comisión Técnica

Coordinador Zonal

El Coordinador Zonal designa a los funcionarios encargados de conformar el Comité Técnico para la inspección de la obra y suscripción del acta de entrega provisional.

Memorando

Conformar Comisión Técnica

Experto Zonal de Obras de BI

El Experto de acuerdo a lo designado por el Coordinador Zonal, conforma la comisión y procede.

Memorando



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Inspeccionar la Obra

Comité Técnico

El Comité Técnico designado procede con la inspección de la obra y elabora el informe de inspección, documento que debe evidenciar el cumplimiento de los términos de referencia y las observaciones o modificaciones necesarias de ser el caso.

Informe de Inspección

Elaborar acta de recepción

provisional Fiscalizador

El Fiscalizador elabora el acta de entrega provisional, misma que deberá incluir los datos económicos de la obra incluyendo la planilla final o de liquidación, y gestiona la firma: del Contratista, el delegado por la Comisión Técnica y el Administrador de Contrato. El Administrador de Contrato deberá enviar el acta y la planilla final o de liquidación a la Dirección Financiera para que efectúe la devolución de la garantía correspondiente al Buen Uso de Anticipo, al Contratista.

Acta de Recepción Provisional

Solicitar entrega definitiva de obra

Contratista

Una vez que han transcurrido 180 días desde la entrega provisional, el Contratista solicita a la máxima autoridad con copia al Fiscalizador la entrega definitiva de la obra.

Memorando

Comunicar solicitud de

entrega definitiva Fiscalizador

El Fiscalizador remite la solicitud al Administrador de Contrato, elabora y adjunta el Informe de Fin de Obra.

Memorando Informe de Fin de

Obra

Solicitar inspección


Con la solicitud de entrega definitiva de obra, el Administrador de Contrato convoca nuevamente al Comité Técnico para que proceda con la inspección y suscripción del acta de entrega definitiva. En el caso de que los miembros del Comité Técnico designados por el Coordinador Zonal ya no se encuentren laborando en la Institución, el Analista deberá solicitar nuevamente la designación de un nuevo Comité.

Memorando



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Inspeccionar la Obra

Comité Técnico

El Comité Técnico designado procede con la inspección de la obra y elabora el informe de inspección, documento que debe evidenciar el cumplimiento de los términos de referencia y el cumplimiento de las observaciones o modificaciones solicitadas en la primera inspección de ser el caso.

Informe de Inspección

Elaborar acta de recepción definitiva

Fiscalizador

El Fiscalizador elabora el acta de entrega definitiva y gestiona la firma de: el Contratista, el delegado por la Comisión Técnica y el Administrador de Contrato. El Administrador de Contrato deberá enviar el acta y el pago de la planilla final a la Dirección Financiera para que efectúe la devolución de las garantías restantes al Contratista.

Acta de Recepción Definitiva

Comunicar entrega de Obra


El Administrador de Contrato comunica el fin de obra al Subdirector Técnico para su gestión, adjuntando el informe de fin de obra.

Memorando Informe de fin de

obra

Solicitar Gestión


Diseño y Obras de BI

El Subdirector Técnico remite el Informe de Fin de Obra a la Dirección de Comunicación Social para gestionar los procesos de Comunicación Interna o Externa dependiendo del caso.

Memorando Informe de Fin de

Obra

7. ANEXOS

o Manual del Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles Zonal

o Manual de Proceso de Emisión de Aval Presupuestario

o Manual de Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria

o Manual de Proceso de Contratación y Compras Públicas

o Manual de Proceso de Gestión de Pagos

o Manual de Sistema de Emisión de Vales y Certificaciones



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos

Aprobado Por:

Eco. Ivón Jiménez Coordinador Zonal 1

Validado por:

Arq. Mabel Almiña Subdirector Técnico de


CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 21-11-2014

manual del proceso de obras de bienes ......direcciÓn de procesos y cultura organizacional manual...

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