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MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES ZONAL ZS-CZ1-DBI-P01 Versión 1.0 21-11-2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES ZONAL

Versión: 1.0

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 8

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES ZONAL ............................. 9

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 9

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 9

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 9

7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 13



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso DISEÑO DE BIENES INMUEBLES

Código del Proceso ZS-CZ1-DBI-P01

Descripción

PROPÓSITO Elaborar el diseño arquitectónico y de ingenierías para realizar reconstrucciones, adecuaciones y/o rehabilitaciones en los bienes inmuebles donde funcionan las Entidades Públicas, generando lineamientos que cumplan con la normativa vigente de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad. DISPARADOR

Requerimientos por parte de Entidades Públicas

Leyes y/o Decretos

ENTRADAS

Disposición de la Máxima Autoridad

Requerimientos

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Inspeccionar los bienes inmuebles

Diseñar el producto solicitado o Administrar contratos de consultorías.

PROCESO RELACIONADO

Emisión de Aval Presupuestario

Emisión de Certificación Presupuestaria

Contratación y Compras Públicas

Obras de Bienes Inmuebles Zonal

Productos/Servicios del Proceso

Diseño de Bienes Inmuebles

Tipo de Proceso Zonal Sustantivo

Responsables del Proceso

Coordinador Zonal

Tipo del cliente Cliente Interno y Externo



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Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación.

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva.

Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público.

Decreto Ejecutivo Nro. 798 de 22 de junio de 2011 – Funciones INMOBILIAR.

RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006 de 10 de marzo de 2014.

INMOBILIAR-ACUERDO-2014-002 de 12 de febrero de 2014. Emisión del “Manual de Buenas Prácticas Para Uso, Gestión y Administración de las Edificaciones del Sector Público”.

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles debe considerar los siguientes lineamientos:

Si una Institución Pública envía requerimientos directamente a la Coordinación Zonal, estos

deberán ser puestos en conocimiento inmediatamente a la Subdirección Técnica de Diseño y

Obras de Bienes Inmuebles.

Para ejecutar el proceso se debe utilizar como normativa el Manual de Buenas Prácticas para

la Administración, Gestión y Uso de las Edificaciones del Sector Público.

El proceso inicia una vez que se cuenta con el requerimiento oficial.

Para los requerimientos de estudios de remodelación para Instituciones Públicas que

arrienden bienes inmuebles, al tratarse de un inmueble privado, INMOBILIAR sólo podrá

asesorar en el diseño arquitectónico de distribución interior. La contratación de estudios

técnicos y a su vez la inversión en una obra civil en el inmueble es completamente

responsabilidad de la Institución requirente.

Los documentos habilitantes para proceder con el diseño de bienes inmuebles son:

o Organigrama funcional.

o Cuadro de requerimientos tanto de personal como tecnológicos.

o Planos, si los tuviere.

Todo Anteproyecto y Producto Final elaborados en respuesta al requerimiento de Diseño de

Bienes Inmuebles en Zona, deberá contar con el visto bueno de Planta Central, salvo en los

casos en los que el proyecto no tenga relevancia, entones se pondrá en conocimiento de la

Subdirección Técnica de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles.



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Toda contratación de consultorías para la elaboración de Estudios Técnicos de Bienes

Inmuebles, será solicitada desde Planta Central, para lo cual la Coordinación Zonal deberá

gestionar lo siguiente:

o Elaboración de TDR´s y su aprobación por la Subdirección Técnica.

o Solicitud de Aval Presupuestario.

o Solicitud de Certificación Presupuestaria.

El Coordinador Zonal o su delegado ejercerá las funciones de Administrador de Contrato.

En el caso de ser necesario un contrato complementario, el Administrador de Contrato

gestionará la elaboración de TDR´s para la validación del Subdirector Técnico y autorización de

la Máxima Autoridad o su delegado y se procederá de la misma forma que para la contratación

inicial.

INMOBILIAR en base a sus atribuciones y competencias no podrá ELABORAR Y/O APROBAR

Términos de Referencia para que las Instituciones realicen contrataciones de Estudios

Técnicos. En el caso de que las Instituciones hayan realizado contrataciones de dichos estudios

INMOBILIAR podrá emitir criterios técnicos solamente sobre los planos arquitectónicos los

cuales deben estar de acuerdo al Manual de Buenas Prácticas para la Administración, Gestión

y Uso de las Edificaciones del Sector Público.

3. ROLES

Administrador de Contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera

expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas

y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias

para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a las que hubiere lugar.

Analista Zonal de Diseño.- Ejecuta las actividades para la ejecución de los requerimientos

remitidos a la Coordinación Zonal.

Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.- Planifica, coordina, controla y da

seguimiento a los procesos y proyectos, bajo una visión sistémica que considere modelos y

herramientas de gestión, para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas

institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos.

Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio

de su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez.

Director General INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión

Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas

institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las

disposiciones legales que rigen a la entidad.



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Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.

Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales

y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los

objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

Director Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles.- Dirige el diseño arquitectónico y de

ingenierías, con el fin de generar lineamientos específicos que cumplan con la normativa vigente

de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad para los bienes inmuebles donde funcionan las

Entidades Públicas.

Especialista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles.- Lidera y controla las actividades de su equipo

de trabajo, para la ejecución de los requerimientos remitidos a la Coordinación Zonal.

Experto Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles.- Asigna, coordina y revisa las actividades del

Especialista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles, para atender a los requerimientos recibidos.

Experto Zonal de Obras de Bienes Inmuebles.- Asigna y coordina a los funcionarios encargados de

la gestión técnica para la ejecución de la contratación de obras y fiscalización.

IPS.- Institución Pública Solicitante.- Entidades del Sector Público que solicitan la elaboración de

diseño arquitectónico y de ingenierías para rehabilitación, remodelación, reconstrucción u otros,

de bienes inmuebles respetando la normativa legal vigente.

Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles.- Formula, ejecuta y emite la política

pública de diseño y obras de bienes con la finalidad de realizar diseños, reconstrucciones,

adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de bienes inmuebles que son o serán propiedad del

Estado Ecuatoriano.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acta entrega.- Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes

muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable.

Aval Presupuestario.-Documento emitido por la Coordinación General de Planificación y Gestión

Estratégica, con el cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de

inversión.

BI.- Bien Inmueble



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Certificación Presupuestaria.- Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la

disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional

autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes

que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito

presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente

registro presupuestario.

CGPGE.- Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica

Equipo de Trabajo.- Es el recurso humano liderado por el Especialista Zonal de Diseño de Bienes

Inmuebles, conformado por expertos de apoyo en las áreas de Arquitectura e Ingeniería.

Estudios Técnicos.- Conjunto de planos e información técnica complementaria para llevar a cabo

una intervención de obra civil o servicio. Este conjunto de planos pueden contener arquitectura e

ingenierías o solamente arquitectura o solamente ingenierías.

Informe Preliminar.- Documento que evidencia la inspección del bien inmueble ocupado por la

IPS, define el alcance del requerimiento, su costo referencial y contiene la hoja de ruta dónde

constan las fechas tentativas de entrega del producto final.

Manual de Buenas Prácticas para la Administración, Gestión y Uso de las Edificaciones del

Sector Público.- Documento que contiene las normas técnicas de estricto cumplimiento aplicable

para el diseño de bienes inmuebles garantizando su correcta funcionalidad.

Planos.- Los planos arquitectónicos o de ingeniería tienen por objetivo poner de manera gráfica la

organización y disposición de los elementos que componen la estructura de un bien inmueble para

facilitar su comprensión.

Producto Final.- Documentos que dependiendo de lo solicitado pueden ser:

1. Proyecto Arquitectónico; en cuyo caso requiere de la entrega del Anteproyecto para

aprobación de la IPS y posteriormente la entrega del Proyecto Final que contiene:

o Planos en láminas arquitectónicas y/o de ingenierías

o Presupuesto referencial (cantidades y rubros)

o Análisis de Precios Unitarios (APU)

o Especificaciones técnicas particulares de cada uno de los rubros del proyecto

o Términos de referencia

2. Diseño Distributivo Interior

Para los casos de contratación de consultoría el Producto Final deberá incluir lo descrito en los

TDR´s de acuerdo al requerimiento.



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Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.- El Sistema sintetiza el proceso de emisión de avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios estandarizados, los cuales deben ser completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la demás documentación requerida.

TDR´s.- Términos de Referencia: Documento que indica las directrices, metodología de trabajo,

objetivos, alcance y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio.



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES ZONAL

6.1. PROPÓSITO

Identificar las actividades que permitan elaborar el diseño arquitectónico y de ingenierías para

realizar reconstrucciones, adecuaciones y/o rehabilitaciones en los bienes inmuebles donde

funcionan las Entidades Públicas, dentro de la normativa vigente de arquitectura, imagen,

ergonomía y seguridad.

6.2. ALCANCE

Este proceso abarca desde la recepción del requerimiento de la IPS hasta la entrega del

producto final ya sea a la IPS o al Experto Zonal de Obras de Bienes Inmuebles para su

ejecución.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Disponer Gestión

Subdirector Técnico de

Diseño y Obras de Bienes Inmuebles

Una vez recibida la disposición de la Máxima Autoridad, el Subdirector dispone la gestión a la Coordinación Zonal.

Memorando

Disponer Gestión Coordinador

Zonal El Coordinador dispone la gestión respectiva al Experto Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles

Memorando

Designar Especialista encargado

Experto Zonal de Diseño de BI

El Experto designa el requerimiento recibido al Especialista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles para su gestión.

Memorando

Gestionar Requerimiento

Especialista Zonal de

Diseño de Bienes

Inmuebles

El especialista gestiona la atención al requerimiento en coordinación con su Equipo de Trabajo.

Convocar reunión de trabajo e

inspección al BI

Analista Zonal de Diseño de

Bienes Inmuebles

Una vez recibida la disposición para la atención del requerimiento, el Analista agenda una reunión de trabajo con la IPS y el Experto, en la cual se debe determinar el alcance del requerimiento, el presupuesto con el que cuenta la IPS y se solicita la documentación habilitante para dar inicio al proceso.

Acta de Reunión Informe

Preliminar



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Posteriormente procede con la inspección del BI y toma fotografías del mismo, con esta información elabora el Informe Preliminar.

Solicitar Gestión de Recursos

Experto Zonal de Diseño

De acuerdo a lo estipulado en la reunión con la IPS, el Experto coordina con la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica una reunión de trabajo para gestionar los recursos necesarios. Si no existen recursos comunica a la Subdirección Técnica de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles con copia al Coordinador Zonal, quien a su vez enviará la respuesta oficial a la IPS. Si existe la disponibilidad de recursos, ya sean propios de INMOBILIAR o a través de un Convenio de Transferencia de fondos, dispone la gestión al Analista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles.

Memorando

Elaborar TDR´s


Bienes Inmuebles

El Analista gestiona la elaboración de los TDR´s en coordinación con el equipo de trabajo, y remite los mismos al Especialista para su revisión y posterior solicitud de aprobación tanto al Experto como al Coordinador Zonal y este solicita la autorización al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles. Con la autorización del Subdirector, tomando en cuenta que el gasto es de inversión, solicita el aval presupuestario a la CGPGE a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Con el aval presupuestario solicita la certificación presupuestaría a la Dirección Financiera a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Una vez que cuente con el aval y certificación presupuestaria, remite el trámite a Planta Central para solicitar al Director Administrativo la contratación (Ver Manual de Contratación y Compras Públicas.)

TDR´s Sistema de Emisión de

Avales y Certificaciones



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Ejecución de requerimiento


Bienes Inmuebles

Con la disposición del Experto se ejecutará el requerimiento, ya sea a través del equipo de trabajo o de la consultoría, en cuyo caso el Coordinador Zonal o su delegado ejercerá las funciones de Administrador de Contrato. Si el Producto Final es un Proyecto Arquitectónico, se elaborará un Anteproyecto para la aprobación de la IPS y continuar con la ejecución del requerimiento.

Elaborar el anteproyecto o

administrar contrato de consultoría


Bienes Inmuebles

Para la elaboración del anteproyecto, si la IPS no cuenta con los planos solicitados en la reunión de trabajo e inspección, se procede con el levantamiento de información del inmueble y elaboración de planos, con esta información y la entregada por la IPS se procede con la elaboración del mismo. Una vez finalizado el anteproyecto el Analista lo remite al Especialista para su revisión y este a su vez lo remite al Experto Zonal de Diseño de BI para su aprobación. Si el requerimiento será ejecutado a través de la contratación de consultoría, el Administrador de Contrato será el Coordinador Zonal o su delegado y este dará seguimiento a la ejecución de las fases del mismo hasta la entrega del Anteproyecto y Proyecto Final.

Anteproyecto

Revisar, aprobar y enviar al Director


El Experto revisa el anteproyecto y de no encontrar inconsistencias, lo valida y remite al Coordinador Zonal para su conocimiento y solicita una reunión de trabajo con la IPS a la cual acudirán: el Coordinador Zonal o su delegado (como administrador de contrato), el Director Nacional de Obras de Bienes Inmuebles, el Director Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles, y el Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles con su Asesor, para la revisión final del Anteproyecto y su autorización.

Anteproyecto

Efectuar reunión para revisión de

Anteproyecto IPS

En la reunión de trabajo se realizará la revisión del anteproyecto, y se determinarán los cambios finales en el mismo, esta información constará en

Acta de Reunión



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el Acta de la reunión. Posteriormente el Experto enviará al Especialista el Acta disponiendo la gestión para proceder con la elaboración del Producto Final.

Elaborar Producto Final o supervisar

consultoría


Bienes Inmuebles

Una vez aprobada la ejecución del Producto Final, el Analista gestiona en conjunto con el Equipo de Trabajo, lo siguiente: Arquitectos:

Planos

Detalles

Cuadro de cantidades

Especificaciones técnicas Ingenieros:

Diseño

Planos

Detalles

Cuadro de cantidades

Especificaciones técnicas Con esta información el Analista consolida el Producto Final y lo remite al Especialista Zonal de Diseño de BI quien a su vez revisará y remitirá el mismo al Experto Zonal de Diseño de BI para su aprobación y gestión. Si el requerimiento fue ejecutado a través de la contratación de consultoría, el Administrador de Contrato revisa y valida Proyecto Final y de no encontrar inconsistencias, suscribe el acta entrega recepción del mismo.

Producto Final

Revisar, aprobar y remitir al

Coordinador Zonal


El Experto revisa el producto final y de no encontrar inconsistencias, lo remite al Coordinador Zonal para su validación.

Producto Final



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Solicitar Presupuesto


Con la validación del Producto Final por parte del Coordinador Zonal, el Experto envía el cuadro de cantidades y especificaciones técnicas al Experto Zonal de Obras de Bienes Inmuebles, solicitando emitan el presupuesto estimado de la Obra. Adjunta este insumo al Producto Final y lo remite al Coordinador Zonal para su entrega final a la IPS.

Producto Final

7. ANEXOS

o Manual del Proceso de Emisión de Aval Presupuestario

o Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria

o Manual del Proceso de Contratación y Compras Públicas

o Manual de Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones

o Manual de Buenas Prácticas Para Uso, Gestión y Administración de las Edificaciones del

Sector Público versión digital en: http://www.inmobiliar.gob.ec/biblioteca/

o Formato de acta reunión (CS-STDOB-01-P01-F03)

o Formato de hoja de ruta (CS-STDOB-01-P01-F02)

o Formato de Cuadro de requerimientos (CS-STDOB-01-P01-F01)



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos

Aprobado Por:

Eco. Ivón Jiménez Coordinador Zonal 1

Validado por:

Arq. Mabel Almiña Subdirector Técnico de

Diseño y Obras de Bienes Inmuebles

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 21-11-2014

manual del proceso de diseÑo de bienes inmuebles · glosario de tÉrminos acta entrega.- documento...

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