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MANUAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL ZS-CZ8-ABI-P01 Versión 1.0 11-11-2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL

Versión: 1.0

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL ............ 8

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 8

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8

7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 13



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL

Código del Proceso ZS-CZ8-ABI-P01

Descripción

PROPÓSITO Gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR mediante leyes o decretos, además de aquellos que por solicitud expresa de una entidad pública solicita la administración de sus Bienes Inmuebles. DISPARADOR

Leyes

Decretos Ejecutivos

Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS

Memorando de asignación de inmuebles ACTIVIDADES PRINCIPALES

Identificar las necesidades integrales del Bien Inmueble

Contratación de servicios o adquisición de bienes.

Efectuar Pagos de tasas, bienes o servicios relacionados al Bien Inmueble.

PROCESO RELACIONADO

Recepción de Bienes Inmuebles

Elaboración del Modelo de Gestión y Asesoría

Emisión de Aval Presupuestario

Emisión de Certificación Presupuestaria

Contratación y Compras Públicas

Gestión de Pagos

Productos/Servicios del Proceso

Bienes inmuebles administrados

Tipo de Proceso Zonal Sustantivo

Responsables del Proceso

Coordinador Zonal

Tipo del cliente Cliente Interno y Externo



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Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación

Ley de Administración de Bienes

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva

Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público

Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR

Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes del BCE



Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales

Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del FLOPEC

Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría a Servicio


Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados

Decreto Ejecutivo Nro. 823 – Transferencia de Bienes Inmuebles FERIA DE DURAN


RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Administración de Bienes Inmuebles Zonal requiere considerar los siguientes

lineamientos en los procesos:

No se procederá con la administración de un Bien Inmueble si entre los documentos

habilitantes no se encuentre el acta de entrega recepción debidamente suscrita de

acuerdo a la normativa vigente.

La administración de Bienes Inmuebles aplica para aquellos asignados a INMOBILIAR

mediante Leyes y/o Decretos Ejecutivos, de acuerdo al ámbito de acción de esta

Institución.



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INMOBILIAR asumirá los gastos administrativos generados por el Bien Inmueble durante la

transferencia de dominio, a partir de la suscripción del acta entrega recepción del mismo,

los gastos correspondientes a contribuciones y mejoras serán asumidos a partir de la

inscripción del inmueble en el Registro de la Propiedad.

Toda contratación, será solicitada desde Planta Central, para lo cual la Coordinación Zonal

deberá gestionar lo siguiente:

o Elaboración de TDR´s y su aprobación por la Subdirección Técnica.

o Solicitud de Aval Presupuestario.

o Solicitud de Certificación Presupuestaria.

o Aprobación de la necesidad.

3. ROLES

Administrador del Bien Inmueble.- Ejecuta el proceso de administración de Bienes Inmuebles

aplicable para Edificios, en base al Modelo de Gestión y los procesos administrativos que demanda

el inmueble a él encomendado. En el caso de edificios que alberguen a dos o más Entidades

Públicas, es el encargado del Equipo Administrativo para la ejecución de dicho proceso.

Analista de Administración de Bienes Inmuebles.- Ejecuta el proceso de Administración de Bienes

Inmuebles para aquellos que son: terrenos, departamentos, galpones, casas u otros similares, de

acuerdo a su respectivo Modelo de Gestión. Realiza la gestión de pagos, adquisiciones y

contrataciones de servicios, conforme lo requerido por el Administrador del Bien Inmueble o lo

identificado en la inspección del Inmueble a su cargo. También alimenta el Sistema de

Administración de Bienes Inmuebles, con la información del cumplimiento presupuestario.

Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles.- Supervisa y controla la gestión del

responsable administrativo de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR. Además designa al

Analista de Administración de Bienes Inmuebles para la administración de inmuebles tales como:

terrenos, departamentos, galpones, casas u otros similares.

Especialista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles.- Asigna y coordina a los funcionarios

encargados de la gestión administrativa de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR. Es el

encargado de establecer las actividades correspondientes a cada funcionario, dependiendo del

tipo del Bien Inmueble por administrar.

Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.- Planifica y dirige los procesos para

gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público.

Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la política pública

para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de

administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior

uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.



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Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio

de su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez.

Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.- Planifica, coordina, controla y da

seguimiento a los procesos y proyectos para garantizar el cumplimiento de los objetivos

estratégicos y metas institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos. Dirige el

proceso de emisión de Avales Presupuestarios.

Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales. Dirige el proceso de Emisión de Certificaciones Presupuestarias y el

proceso de Ejecución de Pagos.

Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales

y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los

objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acta entrega-recepción.- Documento habilitante que permite administrar o dar uso al Bien

Inmueble.

Administrador de Contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera

expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas

y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias

para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar.

Aval Presupuestario.- Documento emitido por la Coordinación General de Planificación, con el

cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de inversión.

BI.- Bien Inmueble

Certificación Presupuestaria.- Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la

disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional

autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes

que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito

presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente

registro presupuestario.

CUR de Pago.- Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos.

DNABI.- Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.



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Equipo Administrativo.- Es el grupo de funcionarios que ejecutan el proceso de Administración de

Bienes Inmuebles, en aquellos que alberguen a dos o más Instituciones Públicas, de acuerdo a la

estructura posicional detallada en el Modelo de Gestión.

Informe de Inspección.- Documento que respalda la constatación del estado físico y

administrativo del inmueble, así como también la constatación de las necesidades integrales del

mismo.

Sistema de Administración de Bienes Inmuebles.- El sistema permite la identificación inmediata

del Bien Inmueble en comunicación con la información de catastros, facilita el ingreso de

información adicional como gastos relacionados con el inmueble, emite alertas a las diferentes

direcciones relacionadas con el mismo, entre otros.

Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.-El Sistema sintetiza el proceso de emisión de

avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser

completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la

demás documentación requerida.

TDR´s.-Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y

estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción,

conferencia, negociación, etc.



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL

6.1. PROPÓSITO

Gestionar la correcta administración de aquellos Bienes Inmuebles, en zona, asignados a

INMOBILIAR mediante leyes o decretos, además de aquellos que por solicitud expresa de una

entidad pública solicita la administración de sus Bienes Inmuebles de acuerdo al ámbito de

acción de esta Institución.

6.2. ALCANCE

Este proceso abarca desde la Recepción del Bien Inmueble hasta el pago de las obligaciones

generadas por la administración de los mismos.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Asignar Inmueble al Administrador /

Analista

Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles

Una vez que la recepción del Bien Inmueble ha sido formalizada el Experto determina si el bien inmueble será administrado temporal o permanentemente y dependiendo del caso asignará un Analista o Administrador respectivamente encargados de la administración del inmueble.

Modelo de Gestión

Recibir e inspeccionar el Bien

Inmueble

Administrador del Bien Inmueble

Se realiza la inspección e identificación de necesidades integrales, en la cual se verifica el estado físico del Bien Inmueble, los suministros (servicios básicos) y el equipamiento con el que cuenta el inmueble (parqueaderos, equipos accesorios, bodegas, edificación complementaria). También se constata que estén al día los siguientes rubros:

Servicios Básicos

Contribuciones Municipales

Expensas

Impuesto Predial

Otros Dependiendo del Modelo de Gestión

Informe de inspección



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aplicado, estos son los servicios a contratar:

Seguridad

Mantenimiento

Seguros

Otros Con esta información e identificación de las necesidades integrales del Bien Inmueble, elabora el Informe de inspección.

Modelo de Gestión /Asesoría

Administrador del Bien Inmueble

Una vez realizada la inspección el Administrador solicita el Modelo de Gestión para ser aplicado en la administración del inmueble.

Elaborar requerimiento del

bien inmueble

Administrador del Bien Inmueble / Analista

Zonal

Se elabora el Memorando de requerimiento en el cual deberán constar las necesidades integrales del inmueble incluyendo:

Tipo de servicio o bien

Tiempo de la contratación

Especificaciones técnicas

Cantidad

Precios referenciales Posibles proveedores

Procedimiento de contratación que aplica

Planillas para el pago de servicios básicos.

Memorando Planillas de

Servicios Básicos



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Recibir requerimiento del bien inmueble y

gestionar

Analista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles

El Analista recibe los requerimientos y los gestiona mediante la definición del tipo de requerimiento. Si se identifica que es necesaria la adquisición de productos o contratación de servicios, elaborará los TDR´s o Especificaciones Técnicas, dependiendo del caso, para adjuntarlas al requerimiento y remitir este al Especialista.

TDR´s

Consolidar requerimientos de

los distintos inmuebles en la

zona (revisar TDR´s)

Especialista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles

El Especialista recibe los requerimientos, revisa los TDR´s o Especificaciones Técnicas, de ser el caso, consolida todos los requerimientos de los inmuebles en la zona y los remite al Experto.

Verificar si el requerimiento es a

nivel nacional


El Experto recibe los requerimientos y revisa si en estos constan contrataciones de servicios o adquisiciones de productos, si es el caso revisa los TDR´s o Especificaciones Técnicas y coordina con Planta Central la existencia de las mismas necesidades a nivel nacional, si es así remite el requerimiento al Director DNABI para la contratación de los mismos con copia al Coordinador Zonal para su conocimiento.

Revisar requerimientos y

remitir al Coordinador Zonal

(Validar TDR´s)


De no identificar que los requerimientos sean nacionales, el Experto valida los TDR´s o Especificaciones Técnicas, si es el caso, y remite los requerimientos al Coordinador Zonal para su gestión.

Recibir requerimientos y

direccionar Coordinador Zonal

El Coordinador Zonal recibe los requerimientos y direcciona su gestión dependiendo del tipo de requerimiento de la siguiente manera:



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1. Pagos / Servicios Básicos: Se dispone la gestión para solicitar el pago a la Dirección Financiera previa obtención de Aval y Certificación Presupuestaria.

2. Contratos en ejecución: Si el requerimiento abarca servicios de contratos ya adjudicados y que se encuentran asignados a un Administrador de Contrato, por ejemplo: Ciertos mantenimientos, Guardianía, Limpieza, otros; autoriza estos servicios y dispone la gestión para solicitar el pago a la Dirección Financiera. Una vez autorizados comunicará a la DNABI para su conocimiento.

3. Contratación y Compras Públicas: Se autoriza el gasto y se define: si el requerimiento corresponde a una ínfima cuantía aprueba los TDR´s o Especificaciones Técnicas y pone en conocimiento de la Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles la contratación a realizarse para posteriormente disponer la gestión a su equipo de trabajo. Si el requerimiento no corresponde a una contratación por ínfima cuantía remite los TDR´s o Especificaciones Técnicas a la DNABI para su aprobación y posterior gestión.

Solicitar autorización para

contratación Coordinador Zonal

Es Ínfima Cuantía? Si se identifica que la contratación o compra no corresponde a una Ínfima Cuantía el Coordinador Zonal remite los insumos al Director DNABI para su aprobación y posterior solicitud de autorización al Subdirector Técnico.



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Disponer Gestión Coordinador Zonal

Si la contratación o compra corresponde a una Ínfima Cuantía, el Coordinador aprueba los TDR´s o Especificaciones Técnicas, pone en conocimiento de la de la Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles la contratación a realizarse y dispone a su equipo de trabajo el inicio de la gestión para la solicitud de Aval, Certificación Presupuestaria y finalmente subir el proceso al Portal de Contratación y Compras Públicas. Si la contratación no corresponde a una Ínfima Cuantía procederá con la disposición a su equipo de trabajo de la gestión para la solicitud de Aval y Certificación Presupuestaria, con estos insumos remite el trámite a Planta Central para que se solicite a la Dirección Administrativa subir el Proceso al Portal de Contratación y Compras Públicas.

El analista debe identificar a qué tipo de gasto pertenece el pago:

Gasto Corriente: Pertenecen a los Bienes Inmuebles administrados que albergan a dos o más entidades del Sector Público.

Gasto de Inversión: Pertenecen a Bienes Inmuebles temporales que se recibieron o se van a recibir. En el caso de que los pagos pertenezcan a gasto corriente el analista deberá solicitar directamente la certificación presupuestaria a través del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones a la Dirección Financiera. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias) Si los pagos a efectuarse pertenecen a gastos de inversión el analista en primera instancia deberá solicitar el aval presupuestario a la Dirección de

Sistema de Emisión de

Avales y Certificaciones



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Planificación e Inversión a través del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias) Una vez que cuenta con los insumos detallados gestiona la solicitud a la Dirección Administrativa para subir el proceso al Portal de Contratación y Compras Públicas y posteriormente a la Dirección Financiera para el pago.

Formalizar Pagos Administrador del Bien

Inmueble

Una vez que el pago ha sido efectuado, la Dirección Financiera (Unidad de Tesorería) entrega al Especialista Zonal el CUR de pago quien a su vez lo remite al Analista Zonal si este identifica que el pago corresponde a servicios básicos solicita al Administrador del Bien Inmueble realizar la formalización de pagos. El Administrador deberá sellar el CUR de pago en la entidad proveedora del servicio (agua, luz, teléfono, impuestos, contribuciones municipales), posteriormente enviará los documentos sellados al Analista de Administración de Bienes Inmuebles para su archivo y registro en la Base de Datos y actualización del Sistema del Geoportal. Si los pagos pertenecen a servicios contratados, el CUR deberá ser enviado por correo institucional al proveedor para constancia del pago y de igual forma el Analista deberá registrar la información en la Base de Datos y actualizar el Sistema del Geoportal.

CUR de pago sellado

7. ANEXOS

o Manual de Proceso de Emisión de Aval Presupuestario

o Manual de Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria



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o Manual de Proceso de Contratación y Compras Públicas

o Manual de Proceso de Gestión de Pagos

o Manual de Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones

o Formato de Informe de inspección e identificación de necesidades



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos

Aprobado Por:

Mgs. John Hill Coordinadora Zonal 8

Validado por:

Mgs. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de

Administración de Bienes

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 19-11-2014

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