manual del biosis
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Sistema de Control de Asistencia BIOSIS Versión 1.0
Desarrollado en Software Libre (Libre del pago de Licencias). Utiliza al PostgreSQL 9.1 como
administrador de Base de Datos y al Java como lenguaje de programación. Ambos software son
multiplataforma. Soporta ilimitado número de trabajadores y usuarios. Funciona en todos los Sistemas
Operativos Windows y LINUX.
Utiliza Librerías propias, desarrolladas a bajo nivel para el uso óptimo de los equipos biométricos.
EL SISTEMA ES MULTIUSUARIO Y SE PUEDE UTILIZAR EN ILIMITADOS USUARIOS DENTRO DE LA EMPRESA O INSTITUCION QUE ADQUIRIO EL SOFTWARE. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA.- 1.- ACCESO AL SISTEMA.-
Para ingresar al sistema se ejecuta el programa con el icono que va a cargar el sistema de control de
personal, inmediatamente aparecerá una ventana de login que validara el usuario y la clave que se le
asigno a cada usuario del sistema.
En esta ventana cada usuario debe ingresar su usuario y clave correctamente, se debe aclarar que se
diferencian las letras mayúsculas y minúsculas. Se elige el año de trabajo del sistema y la sede, para
que posteriormente el sistema validara el usuario y dará acceso a las funcionalidades del sistema que
le han sido autorizadas.
2.- REGISTRO DE LOS TRABAJADORES.- Para empezar a trabajar con el Sistema de Recursos Humanos, primero debe registrarse a los
trabajadores. Para ello se va al menú principal, en el menú “Personal”, se escoge la opción “Registro
de Personal”, aparecerá un formulario conteniendo en la primera pestaña todos los trabajadores
registrados. Para crear un nuevo trabajador se ejecuta el botón “Nuevo” y el formulario se ubicara en
la siguiente pestaña, que es la pestaña de edición para cada trabajador. Hay bastante información por
llenar que van desde los datos generales del trabajador hasta sus remuneraciones.
Para poder grabar un trabajador si no se cuenta con toda la información, bastara ingresar los
siguientes campos: Código que puede ser el DNI, Tipo de Documento de Identidad que para la
mayoría es el DNI, No. De Documento de Identidad que es el No. DNI, País Emisor del documento de
identidad que es para la mayoría Perú, el apellido paterno, apellido materno y nombres del trabajador,
así como la Fecha de Ingreso a la Empresa o Institución.
Con estos datos podemos grabar al trabajador y posteriormente se puede modificar y completar el
resto de los datos, como se muestra a continuación:
Para que el sistema realice el control de asistencia, teniendo en cuenta los tiempos de acceso, el sistema debe configurar variables que usara los horarios de asistencia. Para ello se va al menú Tablas Auxiliares y se ejecuta la opción “Configuración de Parámetros para Horarios” 3.- CREACION DE HORARIOS MULTIPLE
Desplegar el Menú Tablas Auxiliares y
seleccionar el submenú Horarios, se
desplegará la ventana que se muestra a
continuación
En esta ventana se debe hacer clic en el botón Nuevo
A continuación se debe ingresar el Titulo del horario y luego la Descripción. Se deben
utilizar nombres simples y que tengan relación con el motivo del horario a crear, luego
seleccionar la Sede de los trabajadores y luego seleccionar los días a los que se aplicará este
nuevo horario; para ello se debe hacer clic en los recuadros con check de la columna C, se
activan y desactivan los días.
Ahora hacer doble clic en la celda de la columna Entrada 1, en cualquier día, usted verá que
se desplegará una ventana conteniendo la hora de Entrada del trabajador, seleccionar la hora y
presionar enter, se repite la operación para la Salida 1, Entrada 1 y Salida 2.
Es importante
Ingresar los
minutos que
durará el
refrigerio con la
finalidad de que
el sistema pueda
hacer el cálculo
respectivo.
Para finalizar
haga click en el
botón grabar.
4. CREACION DE PARAMETROS PARA HORARIOS.-
Usted podrá crearlos ingresando
al menú Tablas Auxiliares
opción Configuración de
Parámetros para Horarios. En
Tipos están los parámetros
creados y cuyos valores aparecen
en la columna Valores.
Para modificar los valores
existentes, deberá modificarlos
colocando el puntero del mouse
en HH MM A/Py utilizando los
botones ó se podrá modificar
los valores.
Para finalizar hacer clic en el
botón Salir.
5. PROGRAMACION DE HORARIOS.-
En este proceso se asignará los horarios creados anteriormente a los trabajadores para la
recuperación de horas, se ingresará también el parámetro de fecha.
Ingresar a la opción Tablas Auxiliares y hacer
clic en la opción Programación de Horarios,
podrá visualizar la ventana que se muestra a
continuación:
Aquí se deberá hacer clic en el botón Nuevo
En esta ventanas e podrá realizar la asignación de nuevo horario en forma individual, por
grupos, por nivel, sede, etc. Al finalizar hacer clic en el botón Grabar.
En esta opción podrá asignar el horario creado con anterioridad
En Fecha de Inicio y Fecha Fin,
se indicará el periodo de tiempo
que durará el horario ingresado.
6. CREACION DE HORARIOS MULTIPLE El sistema administra infinidad de horarios, inclusive horarios libes para el personal altamente rotativo.
Para crear un horario, se da clic en el botón Nuevo y se abrirán los campos para ingresar una
descripción resumida y otra amplia del horario, además se eligen con el check, los días laborables
para este horario. Se hace doble clic sobre las celdas donde se va a poner las horas y se empieza a
asignar las horas de acceso. Si el check que dice “Configurar igual para todos los seleccionados”,
significa que cuando se asigna una hora a un día, este se refleja en todos los días, si se quita el
check, el cambio solo se hará en el día que se modifica.
Se pueden otorgar las tolerancias, que son los campos TE1 para la entrada a la empresa y TE2 para
el retorno de refrigerio.
La última columna es muy importante para las horas de refrigerio por cada turno, se pueden poner
rangos amplios para salida y retorno a refrigerio, pero los minutos totales de consumo de refrigerio
son configurados por la columna “HorasRefrig.”.
Al finalizar se ejecuta el botón guardar y el horario quedara registrado en el sistema.
7.- ASIGNACION DE HORARIO PARA CADA TRABAJADOR
Existen 2 formas de hacerlo:
La primera es hacerlo uno por uno, para ello se va al menú principal, en el menú “Personal”, se
escoge la opción “Registro de Personal”, aparecerá un formulario conteniendo en la primera pestaña
todos los trabajadores registrados en el sistema; se busca al trabajador con el filtro que tiene el
formulario, una vez ubicado el trabajador se le selecciona haciendo clic en el registro y luego se
ejecuta el botón “Actualizar”, con lo que aparecerá los datos del trabajador en la siguiente pestaña.
Dentro de esta pestaña aparecen 8 pestañas más en la parte inferior detallando más información del
trabajador. Se va a la pestaña “Horario de Trabajo/Foto” y aparecerá un combo con los nombres de
todos los horarios que se registraron; se escoge un horario e inmediatamente aparecerá el detalle del
horario en la tabla. Presionamos el botón guardar y el sistema asignara el horario escogido para el
trabajador, tal y como se muestra en el grafico siguiente:
.
La segunda forma es hacerlo por grupos, para ello se va al menú “Tablas Auxiliares” y se ejecuta la
opción “Actualizar Grupos”. Aparecerá un formulario con 2 pestañas, se escoge la pestaña que dice
“Asignar Horarios”.
Se filtran los trabajadores y se hace check a aquellos trabajadores a quienes se les va a cambiar el
horario, pueden ser uno o varios al mismo tiempo, pero a los trabajadores seleccionados se les
asignara solo un horario. Luego, se escoge el horario en el combo donde están todos los nombres de
los horarios y se ejecuta el botón “Grabar”.
Con esto se cambio el horario al o a los trabajadores, como se muestra en la figura siguiente:
8.- REGISTRO CONSOLIDADO DE ASISTENCIA DIARIA
El sistema tiene un servidor de marcaciones que automáticamente envía la asistencia del personal,
formateada de acuerdo al horario de cada trabajador. Es decir pasa las marcaciones con tardanzas al
instante, de tal manera que los usuarios del sistema pueden tener en línea la asistencia, marcaciones,
tardanzas y faltas del personal, sin tener que procesar manualmente las marcaciones.
Pero, por alguna falla en el fluido eléctrico u otro motivo hay un formulario que permiten manipular las
marcaciones a nivel de Base de Datos, no a nivel de los equipos biométricos, Para cargar este
formulario se va al menú “Asistencia” y se escoge la opción “Asistencia”
Este formulario tiene 4 botones, el segundo botón corrige las marcaciones, cuando no se han
generado las tardanzas y no se han cargado alguna de las 4 marcaciones. El tercer botón genera las
marcaciones cuando existan días de marcaciones que no figuran en la asistencia del trabajador a
pesar de haber marcado. Se puede hacer por cada trabajador o en grupos,
El cuarto botón “Imprimir Listado” emitirá un reporte de las marcaciones de acuerdo al filtro que se
eligió.
El primer botón permite editar las marcaciones, se elige a un trabajador y se ejecuta el botón
“Registrar Marcación”, el formulario aparecerá en la segunda pestaña con las marcaciones del
personal seleccionado, se selecciona una marcación y con el botón “Modificar Marcación” se puede
editar, lo mismo pasa cuando se ejecuta el botón “Nueva Marcación”, con el botón “Grabar”,
almacenara las modificaciones que se hicieron. El botón “Eliminar Marcación” borrara la marcación
seleccionada en la tabla, como se muestra en la figura siguiente:
. 9.- DESCARGA DE MARCACIONES
Esta opción es para obtener las marcaciones de asistencia de los equipos biométricos, hacia el
sistema de recursos humanos. Se puede ejecutar en cualquier momento y dependiendo del rango de
fecha, la consulta es rápida.
Para ello se va al menú “Asistencia” y se escoge la opción “Cargar Datos Externos”.
Aparece el formulario que se muestra a continuación, donde se debe ingresar el rango de fecha que
se va a extraer las marcaciones, se escoge la opción BioStar, BioAdmin, BioAdminSA para equipos
de la marca Suprema o Equipos ZK para equipos de esta marca; se presiona el botón “Leer Data” y
después de unos segundos aparecerán las marcaciones en la tabla del formulario.
Finalmente se presiona el botón “Grabar” y las marcaciones pasaran al sistema de recursos
humanos.
10.- TIPOS DE SALIDAS.
El sistema permite registrar las salidas de los trabajadores a través de los permisos, licencias,
suspensiones, vacaciones, etc.
Para ello se definen tipos de salidas, dentro de cada rubro configurando si es con goce o sin goce de
haber para los descuentos respectivos.
Por ejemplo, dentro de los permisos puede haber por comisión de servicio con goce de haber y por
asuntos personales sin goce de haber. Así mismo las licencias pueden haber las medicas con goce
de haber y las particulares sin goce de haber, etc.
Para ello se va al menú “Tablas Auxiliares” y se escoge la opción “Tipos de Salidas”, aparecerá el
formulario siguiente mostrando en una tabla todos los tipos de permisos registrados. Se presiona el
botón “Nuevo” y el formulario permitirá en la segunda pestaña ingresar un tipo de salida. Es
importante señalar si el tipo de salida es con goce o sin goce de haber; esto dependerá de la política
de la empresa o institución y de su reglamento interno de trabajo
11.- MODULO DE ASISTENCIA PARA MANEJO DE PAPELETAS (PERMISOS) El sistema permite controlar los permisos que el personal solicita por diferentes motivos, ya sea por
encargo de la institución (gestión externa) o por razones personales como permiso para trámites
personales, etc.
Para ejecutar este formulario se va al menú “Personal” y se escoge la opción “Permisos”. Aparece el
formulario que se muestra a continuación, en la primera pestaña. Se presiona el botón “Nuevo” y el
formulario se ubicara en la segunda pestaña para ingresar un nuevo permiso.
En el campo de texto de color verde se hace doble clic o se presiona la tecla “F2”, aparecerá una
ventana para buscar al trabajador, puede buscarse por apellidos y/o DNI, una vez ubicado al
trabajador, se le selecciona en la tabla y se presiona la tecla “Aceptar”.
Inmediatamente el sistema mostrara la información del trabajador en el permiso y señalara su horario
de trabajo; esto significa que todo permiso es por horas y dentro del horario de trabajo. Por ejemplo,
si un trabajador entra a las 8am a laborar, no se le puede otorgar un permiso a las 7:30am.
Se le ingresa el motivo del permiso, esto es importante porque determinara al final si se procede a
descuento. Se ingresa la fecha del permiso, puede ser antes, durante o después de que se ejecuto el
permiso. En el detalle se ingresa el motivo exacto del permiso y al final se graba el permiso. Este
permiso se reflejara en el reporte consolidado de asistencia del trabajador.
Si un trabajador tiene como hora de ingreso a las 8am y un día llega tarde por ejemplo a las 8:15am,
el sistema le calculara 15 minutos de tardanza, pero si se le ingresa un permiso por cualquier motivo
que empieza a las 8am el sistema anulara la tardanza, queda a criterio de la institución o empresa
ingresar este tipo de permiso.
12.- LICENCIAS El sistema también administra licencias del personal. Cuando el personal esta de licencia o
vacaciones, el sistema bloquea el equipo biométrico e impide la entrada del personal que se
encuentra en esta condición, previa configuración de los equipos biométricos.
El modo de registro es similar a los permisos con la salvedad que las licencias son por días y no por
horas. Debe ingresarse para este caso el No y tipo de documento que autoriza esta licencia, como
puede ser un memorándum, certificado médico, acción de personal, etc.
13.- VACACIONES
También controla la programación de vacaciones del personal que ha cumplido como primera
condición que tenga mínimo de 1 año laborando ininterrumpidamente.
El modo de ingresar es similar a las licencias, pero en este caso el sistema emite un listado, resumen
y consolidado año por año de las vacaciones usadas por los trabajadores como se muestra a
continuación. Hay una fecha de retorno para las vacaciones que solo es referencial para un mejor
control.
14.- ASISTENCIA CONSOLIDADO DEL TRABAJADOR
Todo los procesos de horarios, marcaciones, permisos, licencias y vacaciones se centraliza en este
formulario donde el sistema extrae las marcaciones de cada personal y hace cruce de información
con los permisos, licencias, vacaciones, suspensiones y salidas no autorizadas, para ser
considerados al momento de calcular las faltas, tardanzas, uso de permisos, licencias, vacaciones,
etc.
Al final el sistema imprime el resumen de asistencia, haciendo cruce con los otros procesos y que
sirve además para ser adjuntado a la Boleta de Pago que ahora es exigido por la SUNAT.
Se ejecuta yendo al menú “Asistencia” y escogiendo la opción “Administrar Asistencia”.
El reporte que emite este formulario es el siguiente:
15.- TARDANZAS El sistema permite calcular las tardanzas de los trabajadores, considerando los permisos autorizados
a través de las papeletas de salida. Las tardanzas pueden compensar, si es política de la institución.
El sistema posea múltiples tipo de reportes tanto para las tardanzas como para otros procesos, como
se muestra a continuación.
Por ejemplo si se quiere las tardanzas mayores a 60 minutos, se ingresa en “Min. Tarde” el valor de
los minutos de tardanzas y el sistema emitirá un reporte mayor igual a los 60 minutos de tardanza, si
se quiere que se incluya los minutos de tardanzas calculados al retorno del refrigerio, se selecciona la
opción “Incluye Refrigerio”
16.- RESUMEN DE ASISTENCIA DEL PERSONAL
1. RESUMEN DE ASISTENCIA.- Ejecuta los resúmenes de las faltas, tardanzas, permisos,
licencias, vacaciones, etc. del Personal, haciendo un cruce con las licencias, vacaciones y
suspensiones que se ingresan por cada trabajador.
Para cargar este formulario se va al menú “Asistencia” y se ejecuta la opción “Resumen
General de Asistencia”. En el formulario que aparece, se elige la primera pestaña.
Se ingresan los rangos de fechas, se selecciona por grupo de trabajadores o individual y se
filtra con el botón “Buscar”. Si se quiere actualizar el resumen, se ejecuta el botón “Procesar
Resumen” para volver a calcular los resúmenes cruzando las asistencias con las salidas de
cada trabajador.
En los 3 Botones con el logo de “Excel”, permite exportar a un archivo en Excel los
resúmenes de asistencia de cada trabajador.
En el botón imprimir, aparecerá una ventana donde tendrá 3 opciones de impresión, tal como
aparece en el grafico siguiente. Las opciones varían de acuerdo a los campos que se quiere
imprimir.
2. Generar Resumen para Descuento de Asistencia.-
Aquellas empresas que usan los 3 módulos del Sistema de Recursos Humanos, pueden usar
esta utilidad para transferir automáticamente los resúmenes de asistencia hacia las planillas
para el cálculo de los descuentos. Se ingresa el rango de fechas, se seleccionan las opciones
de filtro y se ejecuta el botón “Buscar”. Una vez que aparece la información se ejecuta el
botón “Autorizar Descuentos” e inmediatamente pasaran los resúmenes de asistencia a las
planillas, para el cálculo de los descuentos.
3. Calculo de Descuentos.-
El Biosis, también puede generar los descuentos de asistencia en dinero; solo tiene que
ingresarse las remuneraciones en la ventana de “Registro de Personal”, opción 2. El sistema
tomara los montos afectos y usara los resúmenes de asistencia para calcular los descuentos.
Solo tiene que elegirse el año y mes de la planilla, luego se ingresa los rangos de fechas de
los resúmenes de asistencia y se elige las opciones de filtro; se ejecuta el botón “Buscar” y
automáticamente aparecerán los cálculos de descuento. Puede imprimirse los descuentos o
exportarse a Excel.
4. ESTADISTICA DE ASISTENCIA (PERSONAL CON MENOR INDICE DE ASISTENCIA Y
PUNTUALIDAD)
Este modulo, permite generar estadística de puntualidad y asistencia, de acuerdo a ciertos
parámetros, con el fin de obtener en este caso al grupo de trabajadores con menor índice de
asistencia y puntualidad.
Esta información, así como la anterior puede servir a la empresa o institución a determinar
premiaciones o sanciones de acuerdo a las políticas y/o reglamento interno de trabajo (RIT).
Este modulo, también permite generar estadística de puntualidad y asistencia, de acuerdo a
ciertos parámetros, con el fin de obtener en este caso al grupo de trabajadores con mejor
índice de asistencia y puntualidad.
17.- LEGAJO DE PERSONAL.- Permite llevar toda la información laboral, profesional y personal de cada uno de los trabajadores de
la empresa o institución. Se va al menú principal y en el menú “Personal”, se escoge la opción “Legajo
de Personal”, aparecerá una ventana donde tiene que ingresar el código o DNI del trabajador, en
caso necesite otra opción de búsqueda, se ejecuta el botón “Buscar Trabajador” y aparecerá la
ventana que se muestra a continuación, donde puede ingresar cualquier opción de búsqueda. Una
vez seleccionado al trabajador se ejecuta la tecla “Enter” y aparecerá la venta del Legajo de Personal
con la información principal del trabajador que se ingreso en la opción 2.
En el formulario del Legajo de Personal, existen 6 pestañas, la primera muestra a manera de
información los datos principales del trabajador. La segunda pestaña, como la que se muestra a
continuación es para ingresar la información de los derecho habientes.
La tercera pestaña es para registrar los datos de estudios y cursos realizados de cada trabajador. En
todas las pestañas a excepción de la primera, existen 3 botones para cada proceso, donde se puede
ingresar, modificar o eliminar información por cada trabajador. En las mismas pestañas aparecen
ventanas emergentes donde se ingresa o edita la información tal como aparece a continuación.
El mismo procedimiento es para el resto de pestañas.
Si se quiere imprimir el Legajo de Personal de un Trabajador, se va a la primera pestaña y hay un
botón que dice “Imprimir Legajo”, donde al ejecutarlo aparecerá una opción para elegir los campos
que se van a imprimir, tal y como se muestra a continuación.
Al ejecutar el botón “Imprimir” aparecerá el reporte tal y como se muestra a continuación:
18.- SUSPENSIONES DEL PERSONAL Este formulario permite suspender al personal temporalmente, durante el rango de tiempo que se asigne. Además, inhabilita del equipo biométrico al trabajador para evitar que marque su asistencia.
19.- CARGA AUTOMATICA DE FALTAS, TARDANZAS, LICENCIAS SIN GOCE PARA LOS DESCUENTOS.
El sistema automáticamente hace la carga de las tardanzas, faltas, licencias y permisos sin goce, suspensiones, salidas no autorizadas, etc. para los descuentos en la planilla mensual de cada trabajador.
B - CONTROL También desarrollado en Software Libre (Libre del pago de Licencias). Utiliza al PostgreSQL 9.1 como
administrador de Base de Datos y al Java como lenguaje de programación. Ambos software son
multiplataforma. Soporta ilimitado número de trabajadores y usuarios. Funciona en todos los Sistemas
Operativos Windows y LINUX.
Utiliza Librerías propias, desarrolladas a bajo nivel para el uso óptimo de los equipos biométricos
modelo Biomini y Biomini Plus.
Tanto la información de los usuarios como de las huellas digitales se almacenan en tablas de la base
de datos en PostgreSQL.
Está diseñado para oficinas descentralizadas y/o con poco personal.
Como el Biosis, permite registrar a los trabajadores, crear horarios, almacenar las marcaciones y
generar el resumen de asistencia.
Los clientes son ligeros y puede funcionar hasta en una computadora con procesador Pentium IV en
adelante.