Manual del Exhibidor

Paradisus Palma Real Resort Punta Cana

Punta Cana – República Dominicana

El Exhibidor se compromete a cumplir las condiciones de este documento y a aceptar los cambios posteriores que se hagan en beneficio de los intereses del evento o por causas de fuerza mayor.

DESCRIPCIÓN

La compra de un stand habilita el ingreso de una persona para atenderlo sin costo. No debe registrarse en el sistema de registro en línea, solo debe ingresar sus datos en el momento de la compra del mismo en el formulario. Con el pago del stand queda validado tanto su registro como el de su stand. Cabe resaltar que la credencial otorgada a esta persona sirve únicamente para ingresar al área del Centro de Exhibición donde estarán ubicados los stands, y no le permite acceder a las sesiones plenarias y técnicas.

Compra: Para proceder a la compra del stand, el potencial exhibidor deberá ingresar a www.foromic.org, opción “Stands” para escoger el stand de su preferencia y continuar al pago. En la misma página se solicitará la siguiente información:

• Nombre y logo de la institución • Nombre de la persona que atenderá en el stand • La indicación de los servicios adicionales requeridos deberá ser notificada a la empresa de

montaje de su elección, no menos de 30 días antes del evento. El costo será asumido directamente por el exhibidor.

Ubicación: Playa de Bávaro- Punta Cana, Coordenadas 18.677494, -68.411220

Tamaño: Stand de 3mts. de largo x 2 mts. de profundidad x 2.5 mts. de altura.

Paneles: Back panel de fondo, realizado en perfil de 1x1 pulgadas (3mts de ancho x 2.35 mts de alto) impresión en banner. Estructura de pared y techo elaborado en perfil de 1X1 pulgadas, forrado con MDF 6mm y cantos de 4.9cm, impreso tiro full color, piso en MDF de 15 mm (3 X 2 metros) forrado en vinil blanco. Solo se podrá rotular con la imagen del patrocinador una sola cara del stand, la segunda cara será destinada a un arte genérico del BID Foromic 2019

Artes a entregar: Se solicita el arte para el banner en alta resolución y en vectores (Ilustrator o Photoshop) de 3 mts de ancho x 2.35 mts de alto. Y el logo de la empresa en alta resolución y en vectores (Ilustrator o Photoshop) para el tag del stand.

Electricidad: Potencia eléctrica base instalada de 500 W (110 volts), monofásica. Si el exhibidor requiriera de mayor energía y/o tomas de corriente adicionales, deberá solicitarlas a más tardar del 30 de Septiembre de 2019, a la empresa Eventors Producciones.

Iluminación: Se proveerá de iluminación general en áreas comunes. Cada stand tendrá una barra superior con tres focos, sin perjuicio de esto cada exhibidor podrá instalar con un costo adicional el sistema de iluminación que estime adecuado a sus necesidades, dentro de la limitación de energía asignada. La instalación de dicha iluminación debe ser realizada por un técnico electricista y sin estropear el material básico instalado.

Mobiliario: Cada stand de exhibición cuenta con una mesa blanca, cuatro otomanes rojos y un papelero y de un baúl para bodegaje de materiales. De requerir equipos y/o mobiliario adicional, podrá llevar los que considere necesarios (mobiliario para exhibición u otros equipos que contribuyan a mejorar la presentación de la información) bajo las directrices proporcionadas para la decoración. En caso de que el cliente desee colocar una TV plasma en su stand deberá cubrir el costo de alquiler de 282 USD.

Decoración: El espacio dentro de cada stand de exhibición podrá ser decorado; sin embargo, la parte exterior a éste deberá permanecer libre de obstáculos. La decoración no deberá exceder los 2.40 metros de altura, no se permite clavar, perforar ni cortar los paneles.

Diseño: El visual del diseño del stand, con sus respectivas medidas anteriormente señaladas, deberá ser remitido antes del 1 de octubre del 2019 para verificación de altura, profundidad y ancho, en alta resolución y en vectores (Ilustrator o Photoshop. Sírvase dirigirlo a Eventors Producciones (foromic2019@eventorsproducciones.com.

OBLIGACIONES DEL EXHIBIDOR

• No subarrendar, total ni parcialmente, el (los) stand(s), ni cederlo(s), salvo autorización expresa y por escrito de la Organización de Foromic.

• Abstenerse de exhibir muestras y de repartir publicidad que no corresponda a la temática de Foromic.

• No se podrán usar imágenes ni referencias al Meliá Paradisus Palma Real sin previa consulta con los organizadores.

• Asumir el costo de decoración y ambientación del stand y los servicios adicionales solicitados. • No superar los 2,40 metros de altura en el diseño y la ambientación de su stand. • Reintegrar el stand y los elementos que le hayan sido suministrados en el estado en que los recibió. • Ocupar sólo el área que corresponde a su stand. No podrán ocupar pasillos, entradas, pasajes, ni

ningún tipo de acceso o circulación del público con publicidad, objetos o muebles sin previa autorización de Foromic. Tampoco podrá destinar el área de su espacio como corredor de paso para los asistentes, desvirtuando de esta manera el recorrido establecido por Foromic.

• Los expositores no podrán: clavar, pintar, marcar, aplicar laca, adhesivo o cualquier otro recubrimiento en los pisos, paredes, columnas y estructura de los stands ni del Centro de Convenciones. No podrá hacer perforaciones ni clavar sobre las paredes del stand o los paneles.

• No modificar las instalaciones eléctricas, hidráulicas, telefónicas o de iluminación. • En caso de requerir servicios adicionales a los que ofrece la conferencia deben solicitarse a la

organización antes del 1 de octubre y serán de cargo de la empresa en trato directo con Eventors Producciones.

• Retirar todos los elementos de su stand al finalizar el evento, a partir de las 19:00 hrs. del viernes 1° de noviembre.

• Es de estricta obligación que el personal del stand esté presente durante los días del evento, desde el montaje hasta el desmontaje.

• No se deben dejar objetos de valor, ni computadoras en el stand pernoctando. • La persona que atenderá el stand debe portar permanentemente la credencial que así lo identifique

para ingresar a la sede del evento, y trasladarse dentro de sus instalaciones (éstas únicamente sirven para atender el stand y no permiten acceder a las sesiones plenarias y técnicas).

• En los stands no está permitido vender artículos, alimentos ni bebidas, ni tampoco realizar transacciones de dinero.

• No está permitida la presencia de promotoras y anfitrionas. Se recomienda staff idóneo en el tema. FECHAS Y HORARIOS DE LA EXHIBICIÓN

La exposición se abrirá simultáneamente con Foromic, y permanecerá abierta en el mismo horario los días 31 de octubre y 1° de noviembre. El EXHIBIDOR velará por el cumplimiento de los horarios de apertura y cierre que se indicarán en el programa del evento.

MONTAJE: Las empresas podrán ingresar al Centro de Convenciones para decorar sus stands a partir del día miércoles 30 de octubre a las 9:00 hrs y hasta las 18:00 hrs. Deberán indefectiblemente tenerlo listo para apertura al público el día jueves 31 de octubre a las 08:00hrs.

DESMONTAJE: Una vez finalizado el evento, el viernes 1 de noviembre a las 19:00 hrs. y como máximo hasta ese mismo día a las 22:00 hrs., las empresas deberán retirar sus materiales y equipamiento, dejando el stand vacío y en las mismas condiciones en que lo recibieron. Pasado dicho horario, ni Foromic ni Meliá Paradisus Palma Real, ni la agencia de logística Eventors, se responsabilizan por los materiales y equipamientos olvidados.

POLÍTICA DE CANCELACIÓN

La solicitud de cancelación debe enviarse por escrito a: Eventors Producciones: foromic2019@eventorsproducciones.com

Las siguientes condiciones aplican:

• Si la compra del stand se cancela antes del 15 de septiembre de 2019, inclusive, y el pago del mismo ya ha sido realizado, Foromic reintegrará el total del dinero recibido menos los gastos bancarios.

• Si la compra del stand se cancela a partir o después del 16 de septiembre de 2019, no se realizarán reembolsos parciales o totales del valor pagado.

RECOMENDACIONES

• Se aconseja a los EXHIBIDORES contratar pólizas de seguro propias, dado que los seguros contratados por Foromic no cubren daños o perjuicios que sufran personas o bienes durante su permanencia en el Centro de Exhibición.

• Durante Foromic, equipos como laptops y proyectores multimedia deben tener candados de seguridad. Sugerimos retirar los computadores portátiles por la noche.

• No se entregan pases de cortesía para que las empresas expositoras inviten clientes. El Centro de Exhibición de Foromic está dirigido a y es visitado únicamente por los participantes de Foromic.

• Ante cualquier consulta o solicitud especial para su stand por favor contactarse con el responsable de la empresa oficial proveedora de las estructuras básicas de los stands:

EVENTORS PRODUCCIONES: foromic2019@eventorsproducciones.com

La empresa Eventors Producciones solo atenderá proyectos especiales de mayor envergadura, su contacto: Ana Teresa Olivares anaolivares@eventorsproducciones.com +1 829 570 9009

Con el propósito de agilizar su gestión al momento de solicitar cotización, tenga la amabilidad de copiar a: Laura Simonetti consultora.simonetti@gmail.com

RECOMENDACIONES PARA EL ENVÍO DE MATERIAL PROMOCIONAL

• En caso de que los interesados dispongan de un consignatario en República Dominicana que se haga cargo de la liberación aduanera en el país, la fecha límite para la recepción de los materiales será el 25 de octubre.

• Para la coordinación del envío de sus muestras, Foromic recomienda contactar con una

anticipación de al menos 30 días a EVENTORS PRODUCCIONES A&M, (email: foromic2019@eventorsproducciones.com), quienes coordinarán el envío desde el origen en caso de ser necesario, hasta la entrega en el stand, incluyendo tramite aduanal en el país de origen y en República Dominicana.

En cualquiera de las dos posibilidades, las mercaderías importadas una vez que ingresan a territorio dominicano deben pagar los tributos correspondientes que son, entre otros, los impuestos aduaneros, tasas por servicios prestados (portuarias o aeroportuarias), gastos de despachos, honorarios profesionales, tasas por admisión temporal, etc.

Foromic no se responsabiliza por la desaduanización de material; por tanto, el exhibidor asume los riesgos de enviar material por su cuenta.

El servicio de recepción y entrega en stand tendrá un costo, el cual no incluye pago de derechos e impuestos por la importación y trámite de agente de aduana en caso de quedar retenido en aduana dominicana.

Se dispondrá de facilidades de bodegaje entre el 29 de octubre y 1 de noviembre

Le recordamos que Foromic apunta a ser un evento LIBRE DE PAPEL.

DIRIGIDO A / ADDRESSED TO:

Eventors Producciones A&M Dirección: Avenida Roberto Pastoriza, n 110, plaza Via Venetto, local n 1117 Naco – Santo domingo

ENVIADO POR / SENT BY:

NOMBRE/ NAME:

INSTITUCION / INSTITUTION:

DIRECCION / ADDRESS:

STAND No.

CAJON No. de (indicar el número total de cajas) AIRWAY BILL No. (colocar el número de guía)

SAMPLES FOR FREE DISTRIBUTION WITH NO COMMERCIAL VALUE

MUESTRAS PARA DISTRIBUCION GRATUITA SIN VALOR COMERCIAL

BOXES CONTAIN PROMOTIONAL MATERIAL FOR DISTRIBUTION DURING THE EVENT

CAJAS CONTIENEN MATERIAL PARA DISTRIBUCION DURANTE EL EVENTO

Descripción del contenido:

Content descripción:

Tipo: Type:

Cantidad: Quantity:

(Indicar si se trata de publicaciones, revistas, folletos, suvenires, DVD, CDS)

Peso bruto: Kgs. Gross weight: Kgs.

Peso neto: Kgs. Net weight: Kgs.