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Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud
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Comisión de Ética y Valores
MANUAL DE
COMPARTIDOSVALORESVALORES
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Créditos
Revisión técnica:
Lissette Navas Alvarado
Olga Ovares Araya
Carlos Olivas Rojas
Comisión de Ética y Valores:
Germana Sánchez Hernández
Ileana Vega Martínez
Hebleen Brenes Porras
Oscar Fernández Sánchez
Leila Ruíz Morales
Diseño y Diagramación:
Mundo Creativo S.A. Tel.: 2286-2327
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TABLA DE CONTENIDO
Presentación ............................................................................................. ii
Agradecimiento ....................................................................................... iii
Objetivo .................................................................................................... iii
I. Antecedentes ......................................................................................... 1
II. Marco normativo ................................................................................... 1
III. Fundamentación filosófica .................................................................... 4
IV. ¿Qué es la gestión ética? .................................................................... 8
V. Declaración de valores compartidos ...................................................... 8
Referencias bibliográficas ........................................................................ 18
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Presentación
El “Manual de Valores Compartidos” del INCIENSA es fruto de la participación de una gran mayoría de los funcionarios de la Institución y del tesonero trabajo de los miembros de la Comisión de Ética y Valores.
En él encontramos una síntesis del marco normativo y filosófico que nos permite una mejor comprensión sobre el por qué de la identificación de valores compartidos institucionales. Además, nos relata el proceso de sensibilización, identificación y definición de los mismos, mediante el uso metodologías que incluyen técnicas cuantitativas y cualitativas, documentando la construcción participativa y voluntaria de parte de los funcionarios del INCIENSA.
Este manual en el que dejamos constancia de la declaración de los valores institucionales, es un instrumento de uso cotidiano que orienta nuestro desempeño como funcionarios públicos.
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Agradecimiento
A los funcionarios del INCIENSA que hicieron posible la construcción de los valores institucionales. Al esfuerzo y dedicación de los miembros de la Comisión Institucional de Ética y Valores. A la asesoría y acompañamiento de la Máster Olga Ovares Araya1, señor Ányelo Rodríguez García2 y Licda. Magda Díaz Bolaños3 en las diferentes etapas del proceso, todos con amplia experiencia en el tema de gestión ética en las organizaciones.
Objetivo
El Manual de Valores Compartidos del INCIENSA es un instrumento ético de aplicación institucional, cuyo objetivo es servir de marco de referencia para la introspección e implementación de los valores institucionales y orientar las responsabilidades y actuaciones de todo el personal que labora en el INCIENSA hacia el logro del fin de la Institución, en complemento con el ordenamiento jurídico que rige para quienes ejercemos la función pública en Costa Rica.
1 Máster Olga Ovares, Especialista en Filosofía y Educación de la Universidad de Chile, licenciada en Comunicación, docente universitaria con amplia experiencia en los temas axiológicos, ética aplicada y gestión ética. Ex integrante del Consejo de Notables y de la Comisión de Ética y Valores del Poder Judicial. Ocupó la Presidencia de la Comisión Nacional del Rescate de Valores.
2 Anyelo Rodríguez García. Director Fundación Valores en Acción. Amplia experiencia en los temas de ética en las organizaciones y gestión ética en organizaciones públicas.
3 Magda Díaz Bolaños. Especialista en Filosofía y Educación de la Universidad de Chile, máster en Derecho, licenciada en Derecho, docente universitaria con amplia experiencia en los temas éticos, axiológicos y educación moral. Actualmente es integrante de la Comisión de Ética y Valores del Poder Judicial y se desempeña como jueza de la República de Costa Rica.
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I. Antecedentes
La Comisión Nacional de Rescate de Valores (CNRV) se creó por Decreto Ejecutivo Nº17908-J, el 3 de diciembre de 1987, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº244 del 22 de diciembre de 19871, y así mismo fue declarada de interés nacional, con el fin de emitir directrices a las instituciones públicas en relación con el fortalecimiento y formación en ética y valores, con el propósito de mejorar el servicio en la función pública.
En 1994, la CNRV gestionó ante el Poder Ejecutivo la creación del Sistema Nacional de Comisiones de Valores (SNCV), integrado por instituciones públicas y organizaciones del sector privado, comunales, municipales y colegios profesionales, el cual fue creado por Decreto Ejecutivo N°23944-J-C el 12 de diciembre de 1994 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta N°25 del 03 de febrero de 19952. La CNRV tiene a su cargo la dirección, coordinación, asistencia técnica y seguimiento del SNCV.
En observancia al Decreto Ejecutivo N°17908-J y la Ley General de Control Interno3 (Ley Nº8292), la Dra. Lissette Navas, Directora General del INCIENSA, nombró y constituyó la Comisión de Ética y Valores del INCIENSA, el 10 de diciembre del 20101. La comisión fue inscrita y juramentada por la presidencia de la CNRV el 18 de julio del 2012.
II. Marco normativo
El INCIENSA, como institución pública, está obligado a cumplir las leyes y normas que enmarcan el servicio público. El Manual de Valores Compartidos responde a un requerimiento establecido por la Ley General de Control Interno, con el propósito de: “proteger y conservar el patrimonio público, exigir confiabilidad y oportunidad en la información, garantizar eficiencia y eficacia en las operaciones y cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico en el sector público”. El artículo 13 de esta ley, titulado “Ambiente de Control”, establece los deberes del jerarca y de los titulares subordinados de una institución pública, entre estos, el de “mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás funcionarios”. Así mismo, las “Normas de Control Interno para el sector público” (N°R-CO.9.2009), publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N°26 del 6 de febrero del 20094, en su Capítulo II, “Normas sobre Ambiente 1 Oficio DG-655-10, fecha 10 de diciembre de 2010, dirigido a la Máster Vera Solís, Directora Ejecutiva CNRV, suscrito por la Dra. Lissette Navas Alvarado, Directora General del INCIENSA.
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del Control”, destacan el compromiso del superior en el fortalecimiento de la ética institucional y el mantenimiento del personal comprometido y con competencias como elementos fundamentales de un sistema de control interno. En el apartado 2.3.1 de estas normas, también señala que el jerarca y los titulares subordinados, deben establecer y divulgar los factores formales orientados a la promoción y al fortalecimiento de la ética institucional, incluyendo al menos los siguientes: los postulados estratégicos (misión, visión y valores), manual de valores, los indicadores que permitan dar seguimiento a la cultura ética institucional y una estrategia de implementación para formalizar los compromisos éticos, las políticas y los programas regulares para evaluar, actualizar y renovar el compromiso de la institución con la ética, entre otros.
En el ámbito del deber de probidad en la función pública, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley N°8422), publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°212 del 29 de octubre del 20045, señala en el artículo 3, que la persona funcionaria pública está obligada a orientar su gestión a la satisfacción del interés público, lo que implica identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley, el asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución para la cual trabaja y administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.
En la función pública existe un amplio marco normativo en cuanto a las responsabilidades de las personas servidoras públicas en el uso eficiente de los recursos públicos, así como, de los derechos y deberes y la delimitación del comportamiento debido y correcto. A manera de ejemplos citamos el “Estatuto del Servicio Civil”6 (Ley N°1581), la “Ley General de la Administración Pública”7 (Ley N°6227) la “Ley de Contratación Administrativa”8 (Ley N°7494). También se deben tomar en cuenta dentro de este marco legal, las “Directrices Generales sobre Principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general”, emitidas por la Contraloría General de la República en la directriz NºD-2-2004-CO, y publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N°228 del 22 de noviembre de 20049, donde se establecen los siguientes principios como guía de la conducta de los funcionarios públicos: Legalidad constitucional, Igualdad, Regularidad, Eficiencia, Eficacia, Austeridad, Transparencia, Lealtad, Probidad, Responsabilidad, Integridad, Honestidad y Liderazgo. Como complemento a estas regulaciones de orden ético,
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mediante el Decreto N°33146-MP, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº104 del 31 de mayo del 200610 se establecieron los siguientes principios y procedimientos para los que ejerzan cargos de la función pública: Afán de servicio, Integridad, Objetividad, Rendición de cuentas, Transparencia, Honradez, Racionalidad y Liderazgo.
Aparte de la normativa nacional, Costa Rica ha suscrito convenciones y cartas internacionales que forman parte de este marco normativo, entre ellas:
Convención Interamericana contra la Corrupción: Suscrita en Caracas el 29 de marzo de 1996 y aprobada por la Asamblea Legislativa mediante Ley N°7670 del 3 de abril de 199711, promueve el establecimiento de normas de conducta para el correcto ejercicio en la función pública, así como, la necesidad de establecer los mecanismos para hacer efectivo el cumplimiento de dichas normas de conducta, prevenir, detectar, sancionar y erradicar la corrupción. Tal instrumento aplica, en todos sus capítulos, a todos los órganos del Gobierno de la República y por tanto, a cada persona que ejerza la función pública.
Convención de Naciones Unidas de Lucha contra la Corrupción: Suscrita el 09 de diciembre del 2003, como norma de derecho público internacional, aprobada por la Asamblea Legislativa mediante Ley N°8557 del 29 de noviembre del 200612. Establece un marco ético relativo a la prevención, detección y erradicación de la corrupción en los estados parte, ofrece un conjunto de medidas encausadas a asegurar la custodia y uso racional de los recursos asignados al ejercicio del servicio público, los procedimientos que deben cumplir y el conocimiento de sus responsabilidades, promoviendo la integridad, la honestidad y la responsabilidad en la función pública.
Carta Iberoamericana de la Función Pública: Suscrita en Bolivia en el 200313. En ella se establecen los principios rectores de todo sistema de función pública, que deben inspirar las políticas de gestión del empleo y los recursos humanos en los países iberoamericanos, tales como:
• Igualdad de todos los ciudadanos, sin discriminación de género, raza, religión, tendencia política u otras
• Mérito, desempeño y capacidad como criterios orientadores del acceso, la carrera y las restantes políticas de recursos humanos
• Eficacia, efectividad y eficiencia de la acción pública y de las políticas y procesos de gestión del empleo y las personas
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• Transparencia, objetividad e imparcialidad
• Pleno sometimiento a la ley y al derecho.
Carta de la Tierra: Es una declaración de principios éticos fundamentales, producto de un diálogo intercultural, para la construcción de una sociedad global justa, sostenible y pacífica en el Siglo XXI14. Comenzó como una iniciativa de las Naciones Unidas y finalizó como una iniciativa de la sociedad civil. La Carta de la Tierra propone formas sostenibles de vida y el desarrollo humano sostenible, reconoce, la integridad y protección ecológica, la erradicación de la pobreza, el desarrollo económico equitativo, el respecto a los derechos humanos, la democracia y la paz como principios interdependientes e indivisibles. Por consiguiente, el documento ofrece un nuevo marco ético integral inclusivo para guiar la transición hacia un futuro sostenible. Se dio a conocer en el año 2000 como una carta de los pueblos y cuenta con el respaldo de más de 4,800 organizaciones, lo que incluye a diversos organismos gubernamentales e internacionales.
III. Fundamentación filosófica
En el marco de esta normativa nacional e internacional, se inicia desde el 2010, el proceso de gestión ética en el INCIENSA. Para facilitar la comprensión de este proceso, a continuación se desarrollan algunos conceptos y argumentos básicos, como por ejemplo, qué es la ética y la moral, qué significa la ética cívica (ética de mínimos) y la ética de máximos, y por qué la ética y los valores deben prevalecer en la función pública.
¿Qué es la ética y la moral y para qué nos sirve?
Con respecto al concepto de ética, como en toda teoría, se registran muchos conceptos y definiciones, así como autores existen. Este concepto, tiene una larga historia y varias connotaciones, por esta razón, se entiende de muchas maneras tanto en la teoría como en la práctica. Para los fines y propósitos de este manual, seguiremos con especial interés la propuesta de ética aplicada en las organizaciones de la filósofa española Adela Cortina2.
Cortina (2000)15 señala que desde los orígenes de la ética occidental en Grecia (Siglo lV a. de C), en el conjunto de los saberes humanos, se hace la distinción ente los saberes teóricos y saberes prácticos. Los teóricos se
2 Adela Cortina. Licenciada y doctorada en Filosofía y Letras por la Universidad de Valencia, realizó estudios de postgrado en las universidades de Múnich y Frankfurt. Ha sido profesora en el departamento de Filosofía práctica y catedrática de Filosofía Jurídica, Moral y Política en la Universidad de Valencia. Es miembro de la Real Academia de Ciencias Morales y Políticas. Autora de Ética de la empresa: claves para una nueva cultura empresarial, Madrid, Tecnos, 1994
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preocupan por averiguar qué son las cosas y los prácticos por discernir qué debemos hacer y cómo debemos orientar nuestra conducta. Así mismo, dentro de los saberes prácticos, se hace la distinción, entre aquellos saberes que dirigen la acción para obtener un producto concreto (técnica, arte) y los que nos quieren enseñar a actuar de un modo racional. Tomando en cuenta las distinciones anteriores entre los saberes humanos, Cortina15, 16, señala que la “ética es un tipo de saber práctico”, que “orienta la acción humana en un sentido racional”, no en un momento puntual, sino para actuar racionalmente en el conjunto de nuestra vida.
¿A qué se refiere la autora cuando indica que la ética “orienta racionalmente la acción”? Cortina explica que hay dos modos de hacerlo, uno para aprender a tomar decisiones prudentes, el otro, para aprender a tomar decisiones moralmente justas. Con respecto al primero, es decir, aprender a tomar decisiones prudentes, la ética enseña a saber deliberar o reflexionar bien antes de tomar una decisión. Por ello, señala la autora, que quién no reflexiona antes de actuar sobre los distintos cursos de acción y sus resultados, y el que actúa en contra de la decisión que reflexivamente ha tomado, no actúa racionalmente. Al respecto, León R (2013)17, psicólogo laboral, estudioso de la ética en las organizaciones, explica que para tomar decisiones prudentes requerimos de la voluntad y la motivación, así como de la libertad y la posibilidad de actuar pero que más allá de querer y poder, necesitamos la razón que medie en nuestras decisiones. Señala que “solo el ser humano es capaz –por no decir que tiene el deber– de responder conscientemente por sus actos”.
La ética, entonces, tiene por tarea mostrarnos cómo deliberar bien para hacer buenas elecciones o tomar buenas decisiones. Para lograrlo, desde el origen de la palabra, la ética invita a “forjar un buen carácter”. Etimológicamente, ética viene del término griego êthos, que significa carácter o modo de ser, al igual que el término moral, que viene del término latino mos y también significa carácter. Por esta razón, se habla indistintamente de valores morales o valores éticos. Otro aspecto relevante, es que tanto la ética como lo moral nos refieren a valores, actitudes o normas, de los cuales nos podemos apropiar. También es importante destacar la diferencia que se establece entre temperamento y carácter. Se dice que el individuo nace con el temperamento pero se forja (construye) el carácter a lo largo de la vida. De ahí que la ética, pretenda ayudarnos a construir el carácter15. Cortina dice, que una configuración inteligente del carácter requiere percatarse, en primer lugar, de cuál es la meta a la queremos tender con nuestras acciones, cuál es el fin que deseamos perseguir en el conjunto de nuestra vida, así como, cuáles son los modos de actuar que nos permitirán alcanzar las metas intermedias y el fin que deseamos lograr. Los valores son la herramienta que nos permitirá alcanzar los objetivos intermedios y el fin último de las organizaciones.
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¿Por qué la ética y la moral en la función pública?
Los conceptos anteriores también se aplican a las organizaciones. Cortina15
menciona que “tener conciencia de los fines que se persiguen y habituarse a elegir y obrar en relación con ellos, es la clave de una ética de las personas y de una ética de las organizaciones”
En relación con la ética de las organizaciones o instituciones, Cortina indica que cada una de ellas tiene una meta por la que cobra todo su sentido, de ahí que sea más importante averiguar cuál es su meta, de tal manera que sus miembros se esfuercen por alcanzarla, en vez de diseñar un conjunto de reglamentos y normas. Agrega, que el fin de una organización es un fin social; toda organización se crea para proporcionar a la sociedad unos bienes, en virtud de los cuales queda legitimada su existencia ante la sociedad, y que para diseñar una ética de las organizaciones es necesario:
• Determinar el fin específico y el bien interno a la actividad que le corresponde y por el que cobra su legitimidad social
• Determinar cuáles son los medios adecuados para producir ese bien y qué valores es preciso incorporar para alcanzarlos
• Indagar cuáles son los hábitos que ha de ir adquiriendo la organización en su conjunto y los miembros que la componen para incorporar esos valores e ir forjando un carácter que les permita deliberar y tomar decisiones acertadas en relación con la meta
• Discernir qué relación debe existir con las distintas actividades y organizaciones.
Con base en los aspectos anteriores, la ética de las instituciones debe diseñarse para cada una de las organizaciones. León R dice que cuanto más fácil sea para la persona reconocer un fin social valioso en la organización para la cual trabaja, mayor será también la satisfacción al trabajar en ella. De ahí que la ética y la moral en la función pública vienen a ser pilares fundamentales para el cumplimiento del fin de la organización en la sociedad.
¿Qué entendemos por pluralismo moral (ética de máximos) y ética cívica (ética de mínimos)?
De acuerdo a Cortina (2000)16, una sociedad pluralista es aquella en la que conviven personas y grupos que se proponen distintas éticas de máximos (ideales de una vida feliz y plena) y donde ninguno de ellos impone a los demás estos ideales. Este pluralismo moral es posible en
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una sociedad moderna, cuando sus miembros, a pesar de tener ideales morales distintos, tienen en común unos mínimos morales que les parecen innegociables, pero no porque hayan sido impuestos, sino porque han llegado a la convicción de que no pueden renunciar a ellos. Un ejemplo de estos mínimos es la Declaración de Derechos Humanos y los valores como la libertad, la igualdad, la solidaridad, la tolerancia y el diálogo. Por lo tanto, una sociedad es moralmente pluralista cuando en ella conviven personas que tienen diferentes concepciones morales de lo que es la vida buena, diferentes proyectos de felicidad, pero logran convivir y compartir en un mismo espacio porque comparten y respetan unos mínimos de justicia. Esos mínimos son los que forman una ética cívica. La ética cívica, entonces, consiste en ese mínimo de valores y normas que las personas de una sociedad moderna, pluralista y democrática comparten, cualesquiera que sean sus cosmovisiones religiosas, filosóficas, políticas o culturales. Estos mínimos nos llevan a comprender que la convivencia, a pesar de las diferencias individuales, es fecunda y que cada quien tiene derecho a llevar a cabo sus proyectos de felicidad, siempre que no imposibiliten a los demás llevarlos también a cabo.
León R aclara, que los máximos pueden ser propios de una persona o compartidos por algún sector de la sociedad, pero que los mínimos son de todas las personas. Por esa razón, a la ética de mínimos también se le llama ética cívica, la cual contiene unos valores en común que permite a la sociedad construir una sociedad. En razón de lo anterior, se entiende que el tipo de ética que se promueve desde y en las organizaciones debe ser una ética cívica, preventiva, una ética de mínimos, construida desde un suelo común, y orientada hacia procesos educativos; una ética que permita vivir un conjunto de valores compartidos, desde los cuales se logre formar a las personas en sus tres dimensiones: humana, ciudadana y laboral.
Con respecto a la ética de las organizaciones modernas, el filósofo Diego Víquez (2011)18 que también ha trabajado el tema de la ética en las organizaciones, agrega que la ética se utiliza como una herramienta que colabora con la gestión del recurso humano, no para manipularlo o someterlo al poder, sino para plantearle un estilo reflexivo de vida. Desde esta perspectiva, la ética adquiere una dimensión educativa, preventiva y no punitiva. Es decir, el objetivo de la ética no es castigar, sino educar a los funcionarios y prevenir situaciones que no sean adecuadas para los fines de la Institución.
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IV. ¿Qué es la gestión ética?
León R (2013) define la gestión ética como la estrategia general de dirección del talento humano a partir de valores compartidos, con lo cual se pretende orientar la organización hacia el logro de sus objetivos o fines. Los lineamientos de las Comisiones Institucionales de Ética y Valores en la Gestión Ética (2014)19 por su parte, definen la Gestión ética en las instituciones como “una estrategia global de su gestión a partir de la ética. Constituye una actuación autorregulada, que demanda la participación de todas las personas funcionarias y contribuye a la toma de decisiones, a la aplicación desde la convicción de los principios y valores que en el desempeño de la función pública corresponde, a la consolidación de la misión y visión, a ajustar los planes estratégicos y estructuras organizacionales hacia el logro de los objetivos y a asumir sus responsabilidades frente a los públicos de interés”. Además, lista las siguientes etapas que como mínimo debe considerar el proceso de gestión ética:
• Posicionamiento: Formalización del compromiso del jerarca, la conformación de la Comisión de Ética y Valores, la capacitación de sus miembros y la elaboración del plan de trabajo
• Diagnóstico y definición del marco ético: Elaboración del Diagnóstico de oportunidad, definición de los valores, redacción del Manual de Ética y la Política Ética
• Comunicación y formación. Comunicación de los valores y el Manual de Ética y procesos de capacitación en el tema
• Alineamiento e inserción de la Ética en los sistemas de gestión institucional: Ejecución de la política ética y su plan de acción para el cumplimiento de los compromisos éticos institucionales que deben estar insertos en los planes estratégicos y anuales
• Seguimiento y evaluación: Revisión de las etapas anteriores y medidas correctivas.
V. Declaración de valores compartidos
Con el propósito de promover el fortalecimiento ético en el INCIENSA, en el 2011 se contó con el apoyo de un experto en esta materia para definir los valores de la Institución siguiendo la metodología recomendada por la CNRV. Con este fin, mediante las técnicas de recolección de datos cualitativos, se entrevistaron a diez funcionarios, seleccionados por su trayectoria en la Institución, y se realizaron cuatro grupos focales. Los
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grupos estuvieron conformados entre diez y nueve participantes tanto del área administrativa como del área técnica, de ambos sexos, y distribuidos por grupos de edad. Con base en los resultados de la información cualitativa se diseñó una encuesta que incluyó una lista de valores, la cual fue enviada a todos los funcionarios por correo electrónico, con el propósito de definir los valores. Como resultado se obtuvo un primer acercamiento a los valores institucionales, identificando: el respeto, la responsabilidad, la excelencia y la solidaridad como valores de la Institución. Durante el 2012, la Comisión de Ética y Valores del INCIENSA, contó con un acompañamiento por parte de la CNRV, aplicando una nueva metodología conocida como Diagnóstico de Oportunidad para definir los valores, a partir de un diagnóstico del clima ético de la Institución, con participación de todos los funcionarios. Ovares O (2013)20 define el Diagnóstico de Oportunidad como una herramienta gerencial, diseñada para identificar el clima ético, así como para fortalecer a las instituciones y legitimar a los actores sociales. La metodología, identifica problemas de comportamiento humano y sus alcances en la población objeto de estudio, en un período dado de tiempo, permite implementar programas preventivos y correctivos de los principales problemas. El Diagnóstico de Oportunidad incluye dos etapas: la primera etapa recoge información cuantitativa para el “análisis de información casuística del comportamiento humano” y la segunda recoge información cualitativa por medio de una encuesta. Según Abarca D (2001)21 como parte del proceso metodológico, los problemas identificados en la primera etapa se clasifican en cuatro factores claves o críticos del comportamiento organizacional a saber: Problemas relacionados con las personas, es decir, comportamiento de las personas en el ámbito del trabajo, como por ejemplo, los problemas con la disciplina en el trabajo, la comunicación, y las relaciones interpersonales. Problemas relacionados con la estructura, que tienen que ver con aspectos tales como la no regulación adecuada del comportamiento organizacional. Problemas relacionados con la tecnología, como la subutilización de fuentes de información sobre el comportamiento humano en el trabajo por falta de sistemas o ausencia de políticas de diseminación de información. Problemas relacionados con el entorno, concernientes a la calidad del servicio que presta la Institución, así como los relacionados con la imagen institucional y las relaciones con el entorno (usuarios y proveedores). En la segunda etapa, por medio de una encuesta de percepción en relación con los comportamientos observados en la cultura organizacional, se valida la información obtenida en la primera. La encuesta registra información cualitativa respecto a los postulados estratégicos de misión, visión, estructura orgánica, objetivos estratégicos, la congruencia entre la organización formal y funcional; las fuentes de motivación del personal, las prácticas indebidas e incorrectas y la administración de la comunicación,
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entre otros y la identificación de los valores de la organización que podrían orientar la conducta en el escenario laboral.
En el caso del INCIENSA, como parte de la primera etapa del Diagnóstico de Oportunidad, que corresponde a la recolección y análisis de datos cuantitativos relacionados con el comportamiento humano de los miembros de la organización, se seleccionaron como fuentes de información las unidades que contaban con registros: Recursos Humanos, Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional (UDEI), Asesoría Legal, Medicina de Empresa y el Comité Ético Científico. Por cada unidad, se definieron indicadores cuantitativos, para el periodo comprendido entre el año 2009 y primer trimestre del 2012. En relación con la planificación institucional se utilizó además, una encuesta digital dirigida a los coordinadores y jefes de unidad con el propósito de conocer si habían elaborado un Plan Anual de Trabajo (PAT) y si los resultados de la planificación se tomaban en cuenta en la evaluación del desempeño. Con respecto a la encuesta de percepción, la Comisión de Ética y Valores, envió la dirección electrónica de la encuesta al 100% de los funcionarios activos durante el período de recolección de datos (165 a finales del 2012) y obtuvo 75% de respuesta.
¿Cuáles son los principales hallazgos del Diagnóstico de Oportunidad?
Con base en los factores claves del comportamiento organizacional: Personas, entorno, estructura y tecnología descritos en las páginas anteriores, los principales hallazgos en cada una de estas categorías son los siguientes:
• Problemas relacionados con las personas
De lo analizado no se documentan grandes problemas de comportamiento humano en el ámbito laboral. Los resultados muestran que el INCIENSA se caracteriza por una gran motivación por afiliación, es decir, 90% de los participantes en la encuesta, señalan que se sienten muy a gusto con las labores que realizan en el INCIENSA.
• Problemas relacionados con la estructura
Existe desconocimiento por parte de los funcionarios de la normativa que regula a la Institución. Además, se registra que la Planificación Institucional no es una práctica usual y en las unidades administrativas y de apoyo no se utiliza en la evaluación del desempeño. Otro de los hallazgos es la edad de los funcionarios, 70 de ellos son mayores de 53 años, lo que representa un reto para los programas de sustitución de personal.
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• Problemas relacionados con la tecnología
Se menciona la falta de sistemas de información y tecnología apropiada para el buen funcionamiento de la Institución.
• Problemas relacionados con el entorno
No se pudo identificar problemas relacionados con el entorno, esto debido a que la medición se limitó a solicitar solo la opinión de los funcionarios respecto a los servicios que brindan las unidades al cliente interno. Si bien existe una percepción muy buena de parte de los funcionarios respecto a los servicios que brindan al cliente externo, aún no existe una medición.
Como parte del proceso de recolección de datos correspondiente a la primera etapa del Diagnóstico de Oportunidad, se evidencia que no todas las unidades contaban con registros que permitiera sistematizar la información que generan sus unidades y algunos registros no estaban estandarizados. La falta de información por sí misma, es un problema de estructura por cuanto la toma de decisiones se basa en la información disponible.
Valores compartidos
Con el propósito de identificar los valores institucionales, se empleo en la Encuesta de percepción el Modelo Triaxial22, que clasifica los valores en las siguientes categorías:
• Valor de logro: Categoría que permite alcanzar el fin institucional
• Valor de afiliación: Permite visibilizar y potenciar a las personas y sus relaciones interpersonales interna y externamente
• Valor ético: Establece un equilibrio entre las categorías anteriores ante la toma de decisiones.
Basados en este modelo, los valores identificados por medio de la encuesta son: Valores de logro: Excelencia y Compromiso; en este caso se seleccionaron dos valores por obtener porcentajes muy semejantes. Valor de afiliación: Lealtad y Valor ético: Responsabilidad.
Posteriormente, éstos valores fueron validados, y construida su definición por el personal del INCIENSA, en cinco talleres realizados en los meses de noviembre y diciembre del 2012 con la conducción de los asesores. En estos talleres participaron 145 trabajadores de la Institución (88%). Como parte de las actividades realizadas cada participante definió los cuatro
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valores identificados, luego la definición individual del valor fue discutida en grupo, para lograr por consenso, una definición grupal de los valores. Una vez concluidos los talleres, la Comisión de Ética y Valores en un grupo ampliado, sistematizó la información que se obtuvo de los grupos de trabajo y respetando siempre las ideas aportadas por los participantes se obtuvieron las siguientes definiciones:
Valor de logro
Excelencia: “Tener una actitud proactiva hacia mis responsabilidades individuales y colectivas, optimizando recursos y promoviendo permanentemente la calidad en toda acción”
Compromiso: “Tener siempre la voluntad de aportar de manera positiva a todo quehacer institucional”
Valor de afiliación
Lealtad: “Honrar y vivir los principios institucionales con integridad”
Valor Ético
Responsabilidad: “Cumplir deberes y obligaciones en forma correcta, asumiendo las consecuencias de mis actos”.
¿Por qué los llamamos “valores compartidos”?
Porque los valores anteriores fueron identificados, consensuados y definidos por la mayoría de los funcionarios de la Institución en los talleres del 2012, siendo estos el resultado de un proceso participativo. Por lo tanto, son los valores compartidos por los funcionarios de la Institución. Estos valores constituyen los mínimos éticos, es decir, que a pesar de las diferencias observadas entre las personas que laboran para el INCIENSA, porque todos tienen diferentes maneras de pensar y de actuar (ética de máximos) sin embargo, por consenso se construyeron los valores que comparten (ética de mínimos) para orientar nuestra conducta en el ámbito laboral hacia el fin de la Institución. Es a través de la interiorización de los valores por parte de los funcionarios del INCIENSA, que estos valores compartidos cobrarán vida dentro de nuestra organización. Es por medio de este proceso de gestión ética, que se aspira a un rediseño de la cultura organizacional, a un cambio en las costumbres y comportamientos de los funcionarios en el ambiente laboral, con el propósito de lograr que la Institución cumpla fielmente los objetivos para los cuales fue creada y alcanzar el fin institucional: “Proteger y mejorar el estado de la salud de la población del país”
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Conductas derivadas de la sistematización
De la información que se obtuvo de los talleres, se identificaron los siguientes siete grupos de conductas derivadas de los valores, de gran importancia para el ejercicio de la función pública:
Forma de realizar el trabajo: El personal de INCIENSA cree firmemente que el trabajo asignado se debe realizar de manera eficiente y eficaz, en los tiempos establecidos, para obtener productos y servicios oportunos, siguiendo normas y procedimientos nacionales e internacionales de calidad, buscando soluciones a los problemas identificados, siendo proactivos en la gestión institucional (iniciativa, responsabilidad, positivo) y transfiriendo el conocimiento que se derive del quehacer institucional.
Organización del trabajo: El personal de INCIENSA cree firmemente que es necesario planificar a diario las actividades a realizar para alcanzar las metas y objetivos de la unidad a la cual se pertenece y las funciones institucionales, realizando las labores correctamente, aun cuando no exista supervisión.
Relaciones interpersonales: El personal de INCIENSA cree firmemente que es necesario expresar ideas y sentimientos de manera abierta, honesta y directa, con respeto, reconociendo sus derechos y obligaciones y de las otras personas, y manteniendo dentro y fuera de la institución una actitud positiva y respetuosa hacia todo quehacer institucional.
Recursos institucionales: El personal de INCIENSA cree firmemente en la optimización de los recursos de la Institución, cuidándolos y dándoles el uso apropiado.
Planificación estratégica: El personal de INCIENSA cree firmemente en planificar el trabajo en el corto, mediano y largo plazo, formulando un marco estratégico que contemple postulados y acciones estratégicos de la Institución, para orientar el quehacer institucional.
Atención a la persona usuaria: El personal de INCIENSA cree firmemente en identificar y satisfacer las necesidades de las personas usuarias internas y externas, ofreciéndoles servicios de calidad y atendiéndolas de manera respetuosa y oportuna.
Seguimiento de la normativa: El personal de INCIENSA cree firmemente en la necesidad de conocer y actuar conforme al marco estratégico y normativo institucional y vigilar su cumplimiento.
Responsabilidad
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Compromisos éticos:
Los funcionarios del INCIENSA nos comprometemos a:
• Trabajar con los más altos estándares de calidad para generar conocimiento e información confiable, oportuna y de utilidad para la toma de decisiones en salud pública.
• Hacer un uso eficiente y eficaz de los recursos institucionales en el cumplimiento de nuestras funciones.
• Desarrollar una cultura de protección del medio ambiente en la Institución.
Acciones congruentes e indicadores según valores:
Compromiso
Valores de logro:
Definición
Tener siempre la voluntad de aportar de manera positiva a todo quehacer institucional Acciones congruentes Indicadores
Enfrentar los problemas de Evaluación del desempeño manera propositiva, oportuna y efectiva Generar iniciativas para Evaluación del desempeñopotenciar la labor institucional
Participar en actividades Carrera administrativa extras de interés institucional
Excelencia
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ExcelenciaDefinición
Tener una actitud proactiva hacia mis responsabilidades individuales y colectivas, optimizando recursos y promoviendopermanentemente la calidad en toda acción Acciones congruentes Indicadores
Ejecutar los recursos institucionales conforme al plan anual de trabajo
Cumplir los objetivos y metas según plan de trabajo
Mantener personal debidamente capacitado
Cumplir con la normativa pertinente al trabajo
Porcentaje de ejecución del presupuesto institucional
Metas alcanzadas/metas programadas según plan de trabajo
No. de personal no profesional capacitado / total de personal no profesional.No. de personal profesional capacitado / total de personal profesional.
Resultados de auditorías realizadas a las unidades de trabajo.
Compromiso
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Definición
Honrar y vivir los principios institucionales con integridad
Acciones congruentes Indicadores
Respetar el orden jerárquico Evaluación del desempeño
Tener un manejo discrecional Evaluación del desempeñode la información institucional
Lealtad
Valor de afiliación:
Lealtad
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Responsabilidad
Valor ético:
DefiniciónCumplir deberes y obligaciones en forma correcta, asumiendo las consecuencias de mis actos. Acciones congruentes Indicadores
Realizar el trabajo de forma Evaluación del desempeño oportuna y con calidad
Cumplir con los objetivos del Evaluación del desempeñopuesto en forma eficiente y eficaz.
Cumplir con la normativa Evaluación del desempeño vigente que enmarca la gestión institucional.
Proteger los bienes y activos Evaluación del desempeñode la Institución.
Responsabilidad
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Valores Morales Cívicos y Religiosos. Diario Oficial La Gaceta N° 244 (22 de diciembre 1987).
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Excelencia
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Compromiso