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1 Manual del usuario de Valery® Contabilidad

Coordinación de Educación

Manual de Usuario Valery® Contabilidad.

La información contenida en este documento representa el punto de vista actual de Cybernetix Servicios Venezuela, C.A. en los temas discutidos en la fecha de publicación. Debido a que Cybernetix debe responder a las fluctuantes condiciones del mercado, no se debe interpretar como un compromiso de Cybernetix; y como tal no puede garantizar la exactitud de cualquier información presentada después de la fecha de publicación. Todas las marcas nombradas en este documento son marcas comerciales o registradas de sus respectivos fabricantes. Este documento tiene únicamente fines informativos. Copyright © Febrero, 2009 por Cybernetix Servicios Venezuela, C.A. Todos los Derechos Reservados.



Introducción.

¿Qué es Valery® Contabilidad? Es el Software Contable de Cybernetix Servicios Venezuela, C.A. diseñado para trabajar en ambientes Windows®. Es un sistema multiempresa lo cual puede llevar la contabilidad de varias empresas, teniendo la opción de crear grupos de empresas como forma de clasificación de las mismas. Valery® Contabilidad le permite a su empresa generar de forma rápida y fácil todos los Estados Financieros que su empresa necesita presentar a sus accionistas, bancos e instituciones gubernamentales, tales como: Balance General, Balance de Comprobación, Estados de Resultados entre otros; ya sean de forma histórica, comparados y Ajustados por Inflación DPC-10 y Ajustados por Inflación Fiscal, todo en un solo Software. Valery® Contabilidad, le permite importar desde Valery® Administrativo Edición Profesional en forma de comprobantes contables, todos los movimientos de ventas, compras, operaciones de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos mediante un modulo de integración, evitando la doble trascripción de datos y la pérdida de tiempo. Con el sistema Valery® Contabilidad podrá llevar un control de los activos mediante un modulo de Activo Fijo, que le permitirá crear los activos de su empresa y realizar los procesos de depreciación y desincorporación. Además cuenta con un modulo de Cierre de Ejercicio con el cual podrá realizar Precierre del Ejercicio lo que le permitirá trabajar con dos (2) ejercicios al mismo tiempo, Cierre de las Cuentas Nominales, consultar los Ejercicios anteriores y realiza el Cierre del Ejercicio anual de la empresa.



Alcance de este Manual Este manual le permitirá de manera espontanea y sistemática, utilizar cada modulo que compone Valery® Contabilidad como un profesional, desde la instalación del sistema hasta el cierre del ejercicio de la empresa. La guía fácil le acompañara a desarrollar su negocio a la vez que aprende, de manera sencilla y sin apartarlo de sus actividades, y como sacar el máximo rendimiento de su herramienta Valery® Contabilidad, para que logre la productividad y eficiencia que tanto desea para su empresa. En este manual conseguirá toda la información necesaria para manejar eficientemente su

Valery® Contabilidad, sin que deba indagar otras fuentes de información.



CAPÍTULO I PASOS INÍCIALES.

Instalación Valery ® Contabilidad. Para comenzar la instalación, primero es recomendable tener en cuenta los requerimientos mínimos de hardware y software para el uso del sistema:

� Sistemas INTEL® PENTIUM® III o superior. � 256MB para Instalaciones en un solo computador o estaciones de red y

512MB para servidores de red. � MS-Windows® XP / 2000 / 2003 o superior. � CD-ROM para Instalar el software.

Después de verificar dichos requerimientos, puede ejecutar los siguientes pasos para una instalación satisfactoria tanto estaciones de red como el servidor:

Paso 1: Ejecute el instalador del software Valery® Contabilidad, el cual lleva como nomenclatura dicho esquema:

Paso 2: Una vez iniciado el asistente para la instalación de Valery® Contabilidad y ubicados en el primer formulario de instalación presionamos el botón:

Versión Valery Tipo de Software (con concerniente Contabilidad)

Versión Software Contable



Recomendación: Leer detenidamente cada uno de los formularios. Paso 3: Leer detenidamente el Contrato de Licencia para el Usuario Final del Software Administrativo CYBERNETIX Valery®; luego de aceptar los términos en dicho contrato podemos continuar presionando el botón:

Nota: De no aceptar dicho contrato, se inhabilita la posibilidad de instalación y registro del software.

Paso 4: Indicar al asistente, en que ruta desea instalar el Valery® Contabilidad. Nota: El asistente trae por defecto la ruta donde se encuentra ubicado el instalador del sistema Valery® Contabilidad.

Paso 5: Según este paso puede variar el formato de instalación. En este formulario debemos indicar el tipo de instalación que deseamos realizar:



� Servidor de Aplicaciones: instalación de servidor de red. (En dicho servidor se encontrara la base de datos del sistema Valery® Contabilidad)

� Monousuario o un Solo Computador: instalación en un solo computador. (En el, se encuentra la base de datos del sistema Valery® Contabilidad)

� Estación de Trabajo: instalación local del manejador de la base de datos, reportes y el sistema Valery ® Contabilidad. (Dicho sistema accesa a la base de datos ubicada en el servidor de contabilidad)

Nota: Para la conexión de estación de trabajo, es necesario estrictamente realizar una instalación de Valery® Contabilidad como Servidor de Aplicaciones en otro computador en la misma red y grupo de trabajo de la estación de trabajo. Continuamos presionando el botón:

Paso 5.1: (Solo si selecciono en el “Paso 5” la opción de “Estación de Trabajo”.) En este formulario debemos configurar las rutas de acceso de información para la conexión entre las estaciones de trabajos y el servidor.

� Nombre o Dirección IP del Servidor. � Ubicación de la Base de Datos en el Servidor: Ruta especifica de la base de datos,

en el servidor. (El nombre por defecto de la base de datos es: - Valery_contabilidad.mdf).

� Ubicación de los Reportes: Indicar la ruta local o de red (Solo si se desea centralizar los formatos).

Ejemplo:

Para continuar, presione el botón:



Paso 6: Ahora en este formulario se coloca el nombre de la ruta del menú inicio la cual será configurada. Nota: Por defecto el asistente trae: Valery Software Empresarial.

Presionar el botón: Adicionalmente, si lo desea en el próximo formulario del asistente puede crear un acceso directo del sistema, en el escritorio.

Paso 7: En este formulario puede visualizar todo lo que ha configurado, durante el asistente de instalación. Para comenzar la instalación presione: Nota: Durante el proceso de instalación, el asistente instalara el manejador de bases de datos (indispensable para la conexión con la misma). “NO OMITIR, NI CANCELAR DICHO

PROCESO”

Paso 8: Para concluir presione el botón finalizar y reinicie su computador.

Cómo crear una empresa

Al iniciar Valery® Contabilidad es necesario crear la(s) empresa(s) con la cual vamos a trabajar, en este proceso colocaremos los datos pertinentes con respecto a la información de la empresa en cuestión, es muy importante colocar los datos correctos en cada uno de los campos de la ficha para de esta manera comenzar nuestras operaciones en Valery® Contabilidad con datos validos, ya que estos datos pueden ser tomados para la edición y creación de reportes entre otras cosas.

Paso 1: Opción de Menú: Empresas / Crear

Luego de ingresar en la opción del menú se mostrara un formulario emergente con el nombre de “Empresas”, donde podrá observar 3 pestañas: Cuentas Contables y Datos Generales.

Manual del usuario de Valery® Contabilidad


Cómo crear una empresa

Al iniciar Valery® Contabilidad es necesario crear la(s) empresa(s) con la cual vamos a trabajar, en este proceso colocaremos los datos pertinentes con respecto a la información

en cuestión, es muy importante colocar los datos correctos en cada uno de los campos de la ficha para de esta manera comenzar nuestras operaciones en Valery® Contabilidad con datos validos, ya que estos datos pueden ser tomados para la edición y

n de reportes entre otras cosas.

Opción de Menú: Empresas / Crear - Modificar Empresas.

Luego de ingresar en la opción del menú se mostrara un formulario emergente con el nombre de “Empresas”, donde podrá observar 3 pestañas: Empresa, Propiedades de las Cuentas Contables y Datos Generales.



Al iniciar Valery® Contabilidad es necesario crear la(s) empresa(s) con la cual vamos a trabajar, en este proceso colocaremos los datos pertinentes con respecto a la información

en cuestión, es muy importante colocar los datos correctos en cada uno de los campos de la ficha para de esta manera comenzar nuestras operaciones en Valery® Contabilidad con datos validos, ya que estos datos pueden ser tomados para la edición y

Modificar Empresas.

Luego de ingresar en la opción del menú se mostrara un formulario emergente con el Empresa, Propiedades de las



Paso 2: En la primera pestaña “Empresa” debemos llenar todos los datos correspondientes al registro de la empresa que estamos creando tales como: Nombre, Contacto, RIF, NIT, Dirección, Teléfono, estos campos son de carácter mandatorio, es decir, que deben ser llenados para que el sistema le permita registrar la empresa y continuar la configuración luego encontraremos cuatro campos que son :

� Ubicación de reportes: En este campo se encuentra la ruta donde se encuentran los reportes de la empresa

� Ubicación de respaldos: Aquí se encuentra la ruta donde se crearan los archivos de respaldos cada vez que realicemos uno.

� Ubicación de Exportación: Este campo contiene la ruta de los archivos cada vez que exportemos un reporte

Nota: Estos campos contienen una información por defecto, pero podemos editar bien

sea escribiendo la ruta o haciendo click al botón con tres puntos , que se encuentra al final del campo y seguidamente en el cuadro de dialogo emergente ubicar la ruta de nuestra donde se ubique la carpeta deseada (se sugiere mantener la información que por defecto trae el campo ya que una información inadecuada podría causar que el sistema).

� Después debemos colocar la fecha de inicio y la fecha final del ejercicio de la empresa en cuestión, podemos hacer click en la flecha que se encuentra en el campo de fecha y desplegar un calendario y ubicar desde allí la fecha deseada.

� En la ficha de Empresa también podemos seleccionar si la empresa es una consolidadora o cual es el código de la Empresa que consolida.



� Para seleccionar que es una empresa consolidadora1 solamente debemos hacer

click en el check que se ubica debajo de la fecha de inicio del ejercicio.

� En caso de no ser una empresa consolidadora, pero si existe una empresa que la consolida simplemente debemos buscar y seleccionar a la empresa haciendo click al botón con tres puntos ubicado al lado derecho de la opción descrita en el punto anterior.

Paso 3: Indicar la estructura de la cuenta contable (Propiedades de las Cuentas), por ejemplo: los niveles de detalle, la máscara y el separador. Si vamos a utilizar el plan de cuentas de Valery®, lo cual se sugiere, debemos dejar los datos que por defecto muestra cada uno de los niveles. Como se pudo observar en la imagen anterior podemos modificar la longitud de cada uno de los niveles que vamos a utilizar en nuestro plan de cuentas, también podemos detectar los cambios automáticos en el campo “Mascara de Entrada” cada vez que agregamos un

1. Empresa Consolidadora.



nivel o una longitud a un nivel y de esta manera tener una idea grafica de cómo sería la máscara de nuestro plan de cuentas.

Paso 4: La siguiente pestaña que se encuentra dentro del proceso de creación de empresas es la de “OTRAS PROPIEDADES” en donde podemos configurar las propiedades del browser:

� Buscar instantáneamente en listados, esta opción le permite ir buscando

información a medida que la va tecleando en las pantallas de búsquedas, estas pantallas se activan con la teclaF12 o con los botones que tienen una imagen con 03 puntos. Si le coloca no, cuando necesite buscar, primero ingresa el valor y luego debe presionar la tecla enter.

� Campo de búsqueda de cuentas contables por defecto, esta opción le permite seleccionar el campo de búsqueda por defecto al momento de buscar en una pantalla de búsqueda

� Diferenciar entre mayúsculas y minúsculas en las búsquedas instantáneas, esta opción le permite buscar dentro de las pantallas de búsqueda, diferenciando entre mayúsculas y minúsculas. Se recomiendo colocar que No.

Además de las propiedades del browser podemos también configurar otras propiedades con respecto a los comprobantes que son:

� Numero de comprobante automático, opción que nos permite llevar un correlativo de comprobantes automáticos en nuestras transacciones.



� Usar prefijo para el número de comprobantes, en esta propiedad podemos usar o no el prefijo del tipo de comprobante, esto le permite asignar dentro de la numeración del comprobante un prefijo, por ejemplo: DIA-000001, GTO-000001, etc.

� Imprimir comprobante por defecto, aquí podemos seleccionar si al procesar un comprobante tener por defecto la opción de imprimir comprobante

En esta pestaña de otras propiedades también podemos encontrar otras opciones que son:

� Respaldo de datos.

� Recuperación de respaldos anteriores.

� Inicializar la base de datos. Nota: Estos puntos serán tratados con más detalle en el capitulo (Numero) utilidades del sistema.

Paso 4: En la carpeta propiedades de la empresa encontramos tres propiedades de seguridad de la empresa, estructurado de la siguiente manera:



� Permitir eliminar empresas: En esta propiedad de seguridad podemos seleccionar si desde esta empresa podemos eliminar a otras empresas que tengamos en nuestra Base de Datos.

� Permitir eliminar comprobantes mayorizados: Esta propiedad permite configurar si en esta empresa podremos o no eliminar comprobantes mayorizados

2.

� Permitir modificar comprobantes mayorizados: Desde acá podemos permitir si se pueden modificar los comprobantes mayorizados.

Si seguimos todos estos pasos habremos creado y configurado una empresa de manera exitosa, debemos continuar con la importación del plan de cuentas que será tratado en el próximo capitulo.

Como Crear Grupos Los Grupos en Valery® Contabilidad nos permite clasificar las empresas dentro del sistema, para crear los grupos debemos llevar a cabo los siguientes pasos:

Paso 1 Para accesar al formulario de Grupos, debemos hacer click en la F4-Grupos en la pantalla inicial del sistema (Establecer Conexión).

2. Comprobantes Mayorizados.



Allí nos mostrara el formulario de grupos mediante el cual podremos crear, modificar o eliminar los grupos.

Paso 2 Ingresamos un código numérico que identifique al grupo y luego le damos enter e ingresamos los datos.

� Nombre: Identificación del grupo (1).

� Fecha de Registro: Fecha en la cual se registra el grupo (2).

� Servidor: Nombre del equipo donde se encuentra la base de datos del sistema (3).

� Directorio de la base de Datos: Ruta de la ubicación de la base de datos (Ejemplo: C:\Valery_Contabilidad\Datos) (4).

� Nombre de la Base de Datos: Nombre de la base de dato (por defecto el sistema

asigna como nombre lo siguiente: Valery_002, correspondiente el 002 al código del grupo) (5).

1 2

3 4

5



Paso 3 Una vez ingresado todos los datos que presenta el formulario hacemos click en: o en F9 de nuestro teclado, para registrar la información.

Como registrar la Licencia de Valery® Contabilidad Una vez instalado el sistema Valery® Contabilidad, y realizado los pasos de los capítulos anteriores, es necesario que usted registre su software para utilizar al 100% las utilidades y ventajas del sistema.

Paso 1: Opción del Menú: Ayuda / Registro de Licencia… Al desplegar el formulario “Registro del Sistema” podemos observar un campo llamado “Clave para la solicitud de la licencia”. Nota: Esta clave de solicitud es única para cada servidor disponible para la instalación del sistema contable. Ejemplo:



Importante: Copie la clave para la solicitud de la licencia del sistema y comuníquese con Cybernetix Servicios Venezuela, C.A. para el envío de la misma y le generen la clave de activación (Licencia).

Paso 2: Cuando posea el archivo de licencia llamado Valery20.lic:

Almacene en el directorio de instalación local de Valery® Contabilidad el archivo de licencia. Ejemplo:

Paso 3: Ingrese la clave de activación suministrada por Cybernetix Servicios, C.A.



Presione el botón “F9 Registrar”:

Paso 4: Si los pasos fueron ejecutados correcta y exitosamente, podrá visualizar el siguiente mensaje.

¿Cómo verificar si su sistema Valery® Contabilidad no se encuentra aun en “DEMOSTRACION”? Para verificar si el sistema esta debidamente registrado debemos ubicar el formulario Acerca de… Opción de Menú: Ayuda / Acerca de… Verifique si en el formulario desplegado en la parte inferior izquierda no debería aparecer DEMOTRACION PROHIBIDA SU VENTA:



Como modificar los Tipos de Impuestos El sistema Valery® Contabilidad trae preestablecido la alícuota fiscal exigida por el SENIAT, pero al momento de un cambio en esta alícuota debemos modificarla dentro del sistema para ello debemos llevar a cabo los siguientes pasos:

Paso 1

Ubicar el formulario Tipo de Impuesto en:

Opción de Menú: Fichas / Tipos de Impuestos.

Paso 2 Una vez en el formulario de Tipos de Impuestos,

� Nombre: En esta columna se especifica el nombre del Impuesto.

� Porcentale: El valor numérico que representa esa alícuota.

� Exento: si ese porcentaje es exento.

1 2

3



En la casilla de porcentaje debemos ingresar el nuevo valor del impuesto que vamos a actualizar.

Paso 3

Para registrar los cambios hacemos click en F9 - Registrar y quedara actualizado la alícuota del IVA. Recomendación: debemos considerar que el cambio de la alícuota debe ser por decreto del SENIAT, de colocar una alícuota diferente a la establecida podría ocasionar mal cálculo del impuesto y por ende multas a la empresa.

¿Cómo Actualizar los Índices de Precios al Consumidor (IPC) en Valery® Contabilidad?

El IPC es un indicador estadístico que tiene como objetivo medir el cambio promedio en un período determinado, en los precios a nivel del consumidor de una lista de bienes y servicios representativos del consumo familiar, con respecto al nivel de precios vigente para el año escogido como base. En Valery® Contabilidad, para algunas utilidades o módulos del sistema es necesario haber configurado ciertos índices anuales de IPC para la ejecución satisfactoria de los mismo. Para actualizar los IPC en el sistema contable, siga los siguientes pasos:

Paso 1: Diríjase al menú Ficha >> IPC y seleccione la opción IPC:



Paso 2: Una vez abierto el formulario, en la campo Año puede indicar el año en el cual introducirá los IPC.

Paso 3: Introduzca los índices en la columna ubicada en el centro de la pantalla, por cada uno de los meses indicados en el formulario. Nota: No es necesario indicar los índices del año completo. Este requerimiento varia según el ¿Por que? De la actualización de IPC.

Paso 4: Para finalizar presione el botón de F9 – Registrar.



Capítulo II FICHAS GENERALES.

¿Cómo Crear Centros de Costos? Un sistema diseñado para acumular y presentar los costos por niveles individuales de responsabilidad… Cada área de supervisión se encarga solo del costo por el cual es responsable y sobre el cual tiene control. La contabilidad por niveles de responsabilidad es tanto una técnica de “Planeación” como de “Control”. Como se menciono anteriormente, cuando se divide una organización en segmentos con gerentes que tienen responsabilidad sobre áreas (actividades) especificas, estas áreas (actividades) segmentadas se conocen como centros de responsabilidad. Existen 3 tipos de centros de responsabilidad comunes a la mayor parte de los sistemas de contabilidad por niveles de responsabilidad que son 1. Centro de Costos, 2. Centro de Utilidad, 3. Centro de Inversión, en nuestro caso:

Centro de Costos: Es un segmento de una organización descentralizada al que se le asigna (delega) el control sobre el incurrimiento de los costos. Este no tiene control sobre las ventas o actividad de mercadeo. Valery ® Contabilidad le permite crear Centro de Costos en forma sencilla y con jerarquía; grupo, subgrupo y centro, para explicarlo utilizaremos el siguiente ejemplo:

Estructura de los centros de Costos.

GRUPO: Construcción Edificio

SUBGRUPO: Plomería

SUBGRUPO: Albañilería

CENTRO: Nomina plomero

CENTRO: materiales plomería

CENTRO: Nomina albañiles

CENTRO: Materiales de albañilería



A continuación se describirán los pasos para la crear, modificar y eliminar un centro de costos partiendo de un ejemplo, pero antes debe tener claro lo siguiente: Los centros de costos se dividen en tres tipos:

� Grupo: Es el primer nivel de los centros de costos, no permite pertenecer a un nivel superior ya que es el nivel más alto, no puede ser utilizado en los movimientos de las cuentas contables.

� Sub Grupo: Es el segundo nivel en la estructura de los centros de costos, permite pertenecer a un nivel superior ,que en este caso sería el de tipo Grupo, no puede ser utilizado en los movimientos de las cuentas contables.

� Centro: Es el ultimo nivel dentro de la estructura de los centros de costos, permite pertenecer a un nivel superior, es el único tipo de centro que puede ser utilizado en los movimientos de las cuentas contables.

Recuerde: No es mandatorio que para crear un centro de costos deba crear también un grupo y un subgrupo, es sólo en caso que quiera hacerlo en forma jerárquica por la naturaleza del mismo y/o de su partida presupuestaria. (Véase partidas presupuestarias) Para el ejemplo se utilizará la estructura jerárquica antes comentada, por lo cual hay que crear primero el grupo, luego los subgrupos y finalmente los centros de costos, y así poder establecer la jerarquía.

Paso 1: Ubicar la Ficha Centros de Costos.

Opción de Menú: Fichas / Centros de Costos.



Paso 2: En el formulario de centro de centro de costos debe colocar el código del centro de costos a crear y seguidamente presionar la tecla (enter), si el código no existe el sistema colocara una ficha en blanco donde podrá colocar toda la información referente al centro a crear.

Datos del centro de costo: � Nombre � Dirección � Teléfonos � Ciudad (para seleccionar una ciudad abrimos el Browser y seleccionamos

la ciudad respectiva) � Tipo : Seleccione un tipo de centro desplegando el combo box � Grupo: Solo en caso de ser de tipo sub grupo o tipo centro

puede seleccionar a que grupo o sub-grupo pertenece el centro.

Paso 3: Después de verificar que todos los datos son correctos, presione la tecla F9 o haga el botón Registrar

Modificar centros de costos: Para modificar un centro de costos solo debe colocar el código del centro a modificar o ubicarlos a través del browser y seguidamente presionar la tecla (enter), a continuación Valery ® Contabilidad le mostrara la ficha del registro correspondiente y desde allí puede modificar los datos que desee, después de modificarlos presione la tecla F9 o el botón Registrar.



Eliminar Centro de costos: El método de eliminar un centro de costos consiste en lo siguiente: Ingrese el código del centro que desea eliminar o ubíquelo a través de browser, acto seguido presione la tecla F6 o el botón: Recuerde: Valery ® Contabilidad no permitirá eliminar un centro de costos mientras exista otro centro asignado a el, o mientras existan operaciones relacionadas con este. Asignar centro de costos a las cuentas contables: Para poder dar movimiento a los centros de costos es necesario hacerlo a través de un comprobante contable, en los comprobantes contables actúan solamente las cuentas del plan de cuenta de la empresa por tanto se debe asignar el centro de costos a la cuentas que puedan reflejar en algún momento un movimiento para el centro de costo, para asignar que una cuenta maneja centro de costos (véase creación de cuentas contables) se debe ir a la Opción de menú: Fichas / Plan de Cuentas y seleccionar en la características de la cuenta que la cuenta maneja Centro de Costos.



¿Cómo Crear Monedas? El sistema Valery® Contabilidad permite crear diferentes monedas y establecer su factor cambiario, esto le permitirá con cargar comprobantes en moneda extranjera y aplicar como dato auxiliar el factor de cambio de la moneda. Para crear monedas en el sistema debemos seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Ubicar la ficha de Moneda; para ello de debe ir a:

Opción de Menú: Fichas / Monedas.

Paso 2: En el formulario de Monedas debe ingresar el código a crear y luego presiona enter, luego ingrese los campos: Nombre, Símbolo de la Moneda, Días de cambio de la tasa y alguna Nota de ser Necesario.



Haga click en la pestaña Factor de Cambio he ingrese por mes el factor correspondiente.

Paso 3: Una vez ingresado los datos presione F9 para registrar.

¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Plan de Cuenta?

Las cuentas Contables son el elemento básico de control que sirve para agrupar valores homogéneos y permite el registro de las modificaciones (aumentos o disminuciones) que sufren. Si desea agregar una cuenta a su plan, debe hacerlo en la ficha del Plan de Cuentas.

Paso 1: Ubicamos el formulario Plan de Cuenta.

Opción de Menú: Fichas / Plan de Cuenta



Paso 2: En este formulario puede incluir, modificar y eliminar las cuentas contables que va a utilizar al procesar comprobantes y emitir Estados Financieros. Para explicarle el funcionamiento de este formulario vamos a basarnos en un ejemplo, pero antes debe tener claro lo siguiente: El Mecanismo para incluir o modificar una cuenta es el siguiente: Al ingresar el código de la cuenta que desea incluir en el campo código, tendrá dos (2) opciones:

A. Si el código de cuenta No existe el sistema le muestra la ficha en blanco para que usted coloque los valores, al finalizar presione la tecla F9 o haga clic en el botón Registrar.

B. Si el código de cuenta Existe el sistema le muestra los valores de la ficha llenos.

En ese momento usted puede cambiar o modificar estos valores, para aceptar los valores modificados, presione la tecla F9 o haga clic en el botón Registrar que se encuentra en la parte inferior derecha del formulario.

Es necesario saber que si necesitamos crear una cuenta el sistema no lo permitirá hasta que no haya creado las cuentas de nivel superior para dicha cuenta, por ejemplo:



Ejemplo: Si queremos crear la siguiente cuenta contable: 1-1-05-05 Caja General Debemos crear antes las Siguientes cuentas: Cuenta Descripción Cuenta de: 1 Activo Cuenta de Grupo 1-1 Disponible Cuenta de Grupo 1-1-05 Caja Cuenta de Grupo 1-1-05-05 Caja General Cuenta de Movimiento

Paso 3: Si tenemos claro el ejemplo anterior podemos continuar con los campos que contienen el formulario y que debemos llenar o que podemos modificar según sea el caso.

� Descripción: Debe colocar el titulo de la cuenta. Recuerde que la Descripción o Titulo es el que aparece en los estados financieros, por eso debe escoger un titulo que describa la naturaleza y la función de la cuenta.

� Cuenta de: En esta opción podemos seleccionar el tipo de cuenta, cabe destacar que las cuentas de movimientos son las cuentas que se utilizan para crear los asientos contables originados por los distintos módulos del sistema (Comprobantes, Activos, AXI, Cierre de tercero, Cierre ejercicio, Reportes, Re-calcular saldos, Configurar cuentas, Depreciación y desincorporación de activos,



Partidas presupuestarias, Presupuestado versus Ejecutado, Integración con Valery® Software Administrativo).

� Clasificación: Es para determinar las cuentas que son consideradas para el ajuste por inflación. Puede seleccionar entre monetarias y no monetarias.

� Tipo de Actividad: Este valor se utiliza en el reporte de flujo de efectivo para clasificar las cuentas dependiendo de su actividad mostrándose su saldo de en efectivo.

� Tipo de Cuenta: El tipo de cuenta seleccionado en este campo determina la aceptación de la cuenta según el tipo de comprobante y afecta la forma de actualizar los saldos de las cuentas involucradas. Los reportes que usan este campo para filtrar por tipo de cuenta son: Ganancias y pérdidas, Balance general, Listado de cuentas contables, Mayor analítico.



� Cuenta Ajustable: Esta cuenta es la que se ve afectada al realizar un movimiento de ajuste por inflación con su cuenta relacionada. Ejemplo: Si tenemos dos cuentas a y b en donde b es la cuenta de ajuste por inflación de a, y realizamos un comprobante de ajuste por inflación que incluye algún asiento con la cuenta a, entonces el saldo del asiento afecta a la cuenta b en lugar de la cuenta a. Los reportes que usan este campo para filtrar por tipo de cuenta son: Ganancias y pérdidas, Balance general, Mayor analítico.

� Cuenta de Corrección: Esta cuenta es utilizada en el proceso de ajuste por inflación para guardar el monto de la corrección monetaria de la cuenta contable. Se convierte en cuenta pote si es común para todas las cuentas contables. Los reportes que usan este campo para filtrar por tipo de cuenta son: Ganancias y pérdidas, Balance general, Mayor analítico.

Nota: Para poder buscar la cuenta ajustable o de corrección debemos hacer click en el

check que se encuentra a un lado del campo Cuenta ajustable y de esta manera podemos abrir el browser y ubicar la cuenta deseada para la cuenta ajustable y para la de corrección.

� Centro de Costo: Es usado en los comprobantes para pedir o no el centro de costo

como dato auxiliar de un asiento contable. Entonces si la cuenta utiliza centro de costos hacemos click en el check de centro de costos y de esta manera cuando generemos un comprobante el sistema solicitara que seleccione el centro de costo a utilizar.



Recomendación: es importante resaltar que si abrimos el browser que se encuentra del lado derecho podemos elegir el centro de costos que por defecto tomara el sistema al momento de realizar un comprobante.

� Fecha de apertura: En este campo es tomada por defecto la fecha actual que

posee el computador, pero podemos modificar esta fecha haciendo click en la flecha que se encuentra en el extremo derecho del campo, desplegar el calendario y seleccionar la fecha deseada.

� Maneja Presupuesto: al tildar esta opción la cuenta se le asigna presupuesto en el módulo de partidas presupuestarias.

� Maneja Base de Retención: Es usada en los comprobantes para pedir o no la base de retención como dato auxiliar de un asiento contable. En los reportes Listado de cuentas contables, Certificados de retención, bases gravadas se usa para filtrar.

� Maneja Terceros: Al tildar esta opción, en los comprobantes se va a pedir el Tercero como Dato auxiliar de un asiento contable. En los reportes Listado de cuentas contables, Mayor analítico, Terceros y sus transacciones, se usa para filtrar. Para crear un tercero debe hacerlo a través de la opción de menú: Fichas en la opción Terceros.

Recuerde un tercero es aquel con el cual usted realiza transacciones comerciales, es decir, con el realiza la actividad de compra y/o venta ya sea de algún bien o algún servicio. Para crear un tercero debe hacerlo a través de la opción de menú: Fichas en la opción Terceros.



� Cuenta Activa: Valery® Contabilidad no permite eliminar una entidad si esta

posee movimientos, en tal caso solo podemos desactivarlas con solo hacer uso de esta opción.

Activada Desactivada

En la segunda carpeta o pestaña encontramos la información de presupuestos en caso de tener asignada una partida presupuestaria, donde podemos ver toda la información de un presupuesto por meses en tres columnas: Presupuestado, Ejecutado, Diferencia. Una vez introducidos y chequeados todos los datos del formulario a nuestra conveniencia procedemos a presionar la tecla (F9) Registrar que se encuentra en la parte inferior derecha del formulario.

Paso 3: Para eliminar una Cuenta Contable introducimos el código de la cuenta contable a eliminar y presionamos la tecla enter, el sistema nos mostrara la información referente a esa cuenta y a continuación presionamos la tecla (F6) o presionamos el botón Eliminar

y de esta manera habremos eliminado una cuenta contable, es importante



resaltar que el sistema no permite eliminar una regitro si esta posee movimiento, solo en este caso se tendrá desactivar la cuenta.

¿Cómo Importar mi Plan de Cuenta?

Si ya posee un plan de cuenta y no desea transcribirlo Valery® Contabilidad posee una herramienta que le permite Importar su pan de cuenta desde aplicaciones como Microsoft Excel; para importar el plan de cuenta debe seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Existen (2) dos modos prácticos y de fácil uso para importar nuestro plan de cuentas que describimos a continuación:

Modo 1: Al Crear y/o configurar de la empresa Una vez creada la empresa e indicado la mascara definida para nuestro plan de cuenta (Ver Capitulo I ¿Cómo Crear Empresas?). El Sistema nos permite importarlo, mostrando el siguiente mensaje:



Para importar, presione el botón:

Modo 2: Por medio de la Ficha Plan de Cuentas, (Opción de Menú: Fichas / Plan de

Cuentas.) Una vez en el formulario de Plan de Cuentas: Presione el botón F7 – Importar: De aquí en adelante ambos modos prosiguen con los mismos pasos para la importación de su plan de cuentas contables.



Paso 2: Valery® Contabilidad le permite importar el Plan de Cuentas desde: Una Galería Valery, Otra empresa creada anteriormente perteneciente o no al mismo grupo de empresas, otras aplicaciones administrativas y desde Microsoft® Excel. Nota: El Código de Cuenta o Plan de Cuenta representa una herramienta sumamente útil para el registro de las operaciones y de su correcto diseño va a depender la facilidad y la precisión de registro de las operaciones.

� ( 1 ) Galería de Valery: La galería de Valery trae por defecto un plan de cuenta generalizado, con la finalidad de adaptarlo a su empresa. Dicho plan de cuenta consta y sigue los parámetros definidos por contadores y amigable a la hora de crear, modificar y eliminar cuentas contables.

� ( 2 ) Otra Empresa del Grupo: Copia o migra el plan de cuenta de otra empresa del mismo grupo del Valery® Contabilidad.

� ( 3 ) Otra Empresa de otro Grupo: Al igual que el modulo ( 2 ) Otra Empresa del Grupo, esta opción permite copiar un plan de cuentas pertenecientes a una empresa del Valery® Contabilidad sin embargo, esta opción permite solo importar desde otro grupo de empresas.



� ( 4 ) Otras Aplicaciones: Permite importar el plan de cuentas de otras de aplicaciones :

• SAINT Contabilidad 4.7.

• Data pro 2.3.

• Data pro 2.4.

� ( 5 ) Usar Archivo Externo (Microsoft® Excel): Usar la opción número 5 – Usar Archivo Externo (Microsoft® Excel) permite traer desde la utilidad Microsoft® Excel cualquier plan de cuentas editado por usted o incluso exportado de otro sistema contable (el cual permita exporta su plan de cuentas a Microsoft® Excel).

Importante: Si usted desea importar su plan de cuenta desde otro Software de Contabilidad a Valery® Contabilidad® que no sea los mencionados en la opción ( 4 ), debe generar una hoja de cálculo de Microsoft® Excel, que debe estar conformada al menos por 04 columnas:

Columna A Código de Cuenta

Columna B Titulo de la Cuenta

Columna C En esta Columna deben ir las cuentas de Grupo o de Movimiento. Para las cuentas de Movimiento coloque el Valor: S Para las cuentas de Grupo coloque el Valor: N

Columna D Monetarias o No Monetarias. El Valor: M para las cuentas Monetarias y el Valor: N para las No Monetarias.

Nota: las columnas antes mencionadas son de carácter obligatorios.

Las siguientes columnas no son de carácter obligatorias.

Columna E Cuenta de Ajuste, aquí debe colocar el código de cuenta contable.

Columna F Cuenta de Corrección, aquí debe colocar el código de cuenta contable.



Columna G Actividad, coloque aquí lo siguiente valores: N de Normal, E de Efectiva, O de Operacional, I de Inversiones y F de Financiamiento.

Columna H Tipo de Cuenta, valores: N de Normal, A de Ajuste por Inflación, C de Corrección, U de Utilidad y Ajuste.

Columna I Usa Centro, valores S de SI y N de No.

Columna J Usa Tercero, valores S de SI y N de No.

Columna K Maneja Bases, valores S de SI y N de No.

Columna L Maneja Presupuesto, valores S de SI y N de No.

Una vez en el formulario de importación Presione.

Presione “Microsoft® Excel, para desplegar el formulario en el cual deberá asignar o seleccionar el archivo a importar.

Seleccione el archivo Microsoft® Excel a importar y presione “Abrir”. Importante: Generalmente los documentos de Microsoft® Excel se guardan en la carpeta Mis Documentos.



Nota: El archivo debe ser estrictamente en Microsoft® Excel v97 a 2003, no aplicable para Office 2007. El sistema comenzara a importar el plan de cuentas siempre y cuando se encuentre indexado de manera correcta según los requerimientos antes planteados. Una vez ubicados en el formulario donde se encuentra nuestro plan de cuenta en una hoja de cálculo. Seleccione las cuentas que desea importar para su plan de cuentas.



Nota: Para su facilidad, si desea seleccionar todas las cuentas presione el botón: y al finalizar presione Para Finalizar, en el próximo formulario del asistente para importar el plan de cuentas, muestra la cantidad de cuentas importadas, la empresa destino a la que va el plan de cuentas y el numero de centro de costo creados. Reportes Asociados: Opción Menú: Reportes / Plan de Cuentas. Muestra un Listado de cuentas con sus principales características.

¿Cómo Crear Terceros y Tipos de Terceros? Los Torceros pertenecen al igual que los Centro de Costos a los datos auxiliares en Valery® Contabilidad, permiten una plena identificación de cada uno de los registros económicos realizados por la empresa. Antes de crear un Tercero es necesario que el Tipo de Tercero que queremos crear se

encuentre ya ingresado en el sistema. Para crear un Tipo de Tercero debemos seguir los

siguientes pasos:



Paso 1: Ubicar la ficha Tipos de Terceros.

Opción de Menú: Fichas / Terceros / Tipos de Terceros.

Paso 2: En el formulario de tipos de terceros podemos incluir, modificar o eliminar un tipo de tercero de la siguiente manera: Crear un tipo de tercero:

� Ingresamos el código del tipo de tercero que deseamos incluir.

� Si el registro no existe entonces el sistema nos colocara la ficha en blanco y a continuación debemos colocar el nombre del tipo de terceros que deseamos crear

� Presionamos la tecla F9 o el botón

Modificar un tipo de tercero:

� Ingresamos el código a modificar y presionamos la tecla (enter), o también tenemos la opción de abrir el browser y ubicar el tipo de tercero que queremos modificar.



� Modificar el nombre del tipo de tercero.

� Presionamos la tecla F9 o el botón Eliminar un tipo de tercero:

� Ingresamos el código a eliminar, presionamos la tecla (enter)

� Presionamos la tecla F9 o el botón

Nota: El sistema no permitirá eliminar un tipo de terceros que contenga terceros asociados, por ejemplo si deseo eliminar un tipo de tercero que estoy utilizando dentro de las características de un tercero no será posible eliminarlo mientras existan estas dependencias. El sistema Valery ® Contabilidad trae por defecto tres (3) Tipos de Terceros los cuales son: Clientes, Proveedores y Sucursales, cualquier otro tipo de tercero que desee deberá crearlos siguiendo los pasos antes mencionados. Teniendo los Tipos de Terceros ya creados procedemos a crear los Terceros mediante los siguientes pasos:

Paso 1: Ubicamos el formulario Terceros en:

Opción de Menú: Fichas / Terceros / Registrar Terceros.



Paso 4: En el formulario de terceros ingresamos el código del tercero que queremos registrar y a continuación presionamos la tecla (enter), si el código no existe el sistema nos mostrara una ficha en blanco donde podemos incluir la información correspondiente al tercero que vamos a registrar de lo contrario nos mostrara los datos con el registro existente y solo podremos modificarlos o eliminarlos según sea el caso. Si el registro no existe entonces procedemos a colocar la información en cada uno de los siguientes campos.

� Tipo: Seleccionamos el tipo de Tercero que estamos registrando haciendo desplegando las opciones que tenemos haciendo click en la flecha que se encuentra en el extremo derecho del campo Tipo de Tercero

� Identificación Fiscal

� Nombre

� Dirección

� Teléfonos



Modificar el registro de Tercero Ubicamos el menú Fichas / Terceros / Registrar Terceros; a continuación solo debemos colocar el código del registro a modificar o ubicarlo al abrir el browser y seleccionarlo, modificamos los campos que deseamos y presionamos la tecla F9 o presionamos el botón ¿Cómo eliminar Terceros? Al momento de eliminar un tercero debe ubicar el formulario de terceros a través del menú Fichas / Terceros / Registrar Terceros; y seguir los siguientes pasos:

� Ingresar el código del registro que desea eliminar y presionar la tecla (enter) o ubicarlo al abrir el browser y seleccionarlo.

� Presionar la tecla F6 o presionar el botón Nota: se recomienda no eliminar el registro de un tercero mientras existan transacciones relacionadas con este. ¿Como asignar que una cuenta maneja terceros? Para asignar que una cuenta contable maneja terceros solamente debemos dirigirnos al menú Fichas / Plan de Cuentas, ubicar la cuenta contable y seleccionar la opción maneja terceros en las Características de la cuenta y seguidamente registrar los datos (para mayor información ver también Crear, Modificar Cuentas Contables.)



¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Activos Fijos?

Los Activos representan lo bienes, recursos y derechos que posee una empresa, susceptibles de valorarse en unidades monetarias. Existen varios tipos de Activos, uno de ellos son los Activos Fijos, este tipo de activos represente los recursos que utiliza la empresa exclusivamente para su uso particular y no para la venta. Un ejemplo caro de Activos Fijos son: Maquinarias, Equipos, Terrenos, Edificios, entre otros. Los activos fijos, si bien son duraderos, no siempre son eternos. Por ello, la contabilidad obliga a depreciar los bienes a medida que transcurre su vida útil, debido a que éstos lo hacen de forma natural por el paso del tiempo, por su uso, por el desgaste propio del tiempo que se use ése activo y por obsolescencia, de forma que se refleje su valor más ajustado posible. Para ello existen tablas y métodos de depreciación y Valery® Contabilidad suministra los siguientes métodos de depreciación:

� Línea Recta.

� Saldos Decrecientes.

� Suma dígitos de todos los Años. Las operaciones de activos fijos que se pueden realizar Valery® Contabilidad son: Crear, modificar y eliminar. Antes de poder crear un activo fijo en el sistema debe definir los tipos de activos, grupos y ubicaciones que van a ser usados en la creación de los activos, para ello ubíquese en la siguiente opción de menú:

Opción de Menú: Fichas / Activos Fijos.



¿Cómo defino un Tipo de Activo Fijo? Los tipos de activos sirven para identificar las cuentas que se van a mover al adquirir, depreciar o desincorporar un activo. Es de carácter obligatorio llenar incluir esta ficha en el registro del activo. Siga los siguientes pasos para crear un tipo de activo en Valery® Contabilidad:

Paso 1: Ubique la ficha de Tipo de Activos en:

Opción de Menú: Fichas / Activos Fijos / Tipo.

Paso 2: Una vez ubicados en la ventana de Tipo Activo:

� Defina el código que identifique a este tipo de activo.

� Escriba una descripción de este tipo de activo.

� Ingrese la cuenta real de activo: Esta Cuenta es la cuenta del grupo de activo (1) que va a identificar al activo. Debe estar clasificada como “NO MONETARIA”, de lo contrario el sistema no permitirá la asignación de la misma.

� Ingrese la cuenta para gastos de depreciación: A esta cuenta se le cargan los gastos por concepto de depreciación del activo.



� Ingrese la cuenta de depreciación acumulada: Es la cuenta complementaria de activo que lleva la depreciación acumulada del mismo. Esta cuenta también debe estar clasificada como “NO MONETARIA”.

� Ingrese la cuenta de ganancia: A esta cuenta se lleva la ganancia en la venta del activo.

� Ingrese la cuenta de pérdida: A esta cuenta se lleva la pérdida en la venta del activo.

� Ingrese la cuenta de gastos para registro del activo: Cuenta con la que se cruza la cuenta real al momento de generar el comprobante que refleja la adquisición del activo.

Paso 3: Culminando el ingreso de la información referente al tipo de activo presione la tecla “F9 - Registrar” de su teclado para que el sistema guarde los datos. Nota: Es posible utilizar el browser del sistema para facilitar el trabajo de búsqueda de las cuentas contables.



¿Cómo definir un Grupo de Activo Fijo? Los grupos de activos permiten clasificar a los Activos Fijos, para crear un grupo siga los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubique el formulario de Grupos en el menú de ficha.

Opción de Menú: Fichas / Activos Fijos / Grupos.

Paso 2: Seguidamente en la ventana “Grupo Activo” llene la información solicitada.

Paso 3: Para finalizar y guardar los cambios, presione:



¿Cómo definir una Ubicación para Activos Fijos? De forma similar al grupo, la ubicación sirve para clasificar los activos pero está vez de

forma espacial (almacenes, depósitos, ciudad, estado, etc.), para gestionar las ubicaciones

de los activos diríjase a la Barra de Menú y haga clic en “Fichas”, detenga el cursor sobre

“Activo Fijo” a continuación haga clic sobre “Ubicación” en el submenú emergerte de

activo fijo.

En la ventana que se muestra de forma inmediata llene los campos con la información

solicitada. Tal como muestra el siguiente gráfico:

Para finalizar y guardar los cambios, presione:

Luego de haber creado los tipos de Activos Fijos, los grupos y la Ubicación, ya podemos proceder a crear los Activos Fijos, para ello debeos seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubique la ficha de Activos Fijos en el menú de fichas. Opción de Menú: Fichas / Activos Fijos / Registro de Activos.



Paso 2: De forma inmediata se presenta la ficha registro de activo donde debe suministrar la siguiente información: Datos Generales: Estos datos permiten a la identificación y clasificación del Activo que se esta creando.

� Código: Permite establecer un código que identifique al Activo que se esta creando.

� Descripción: Permite nombrar o establecer una descripción.

� Tipo de Activo: Aquí se debe seleccionar a que Tipo de Activo pertenece.

� Grupo: Permite seleccionar cual es el grupo de Activo.

� Ubicación: Establece la Ubicación del Activo.

� Fecha de Registro: Fecha en la cual se esta registrando el Activo.

� Fecha de Adquisición: Fecha de compra del Activo.

� Marca, Modelo, Serial: Datos que describen al Activo.



Datos para la Depreciación: Estos datos son de suma importancia ya que son los datos utilizados para el cálculo de la depreciación y desincorporación de los Activos.

� Valor de Adquisición: Valor del activo al momento de su adquisición.

� Valor de Salvamento: Valor que conserva el activo al terminar su vida útil.

� Vida Útil: Vida útil del activo expresado en años y meses.

� Fecha Inicio Depreciación: Fecha a partir de la cual se comenzó a depreciar el activo.

� Fecha Última Depreciación: Fecha de la última depreciación que se le realizó al activo.

� Monto Depreciación Inicial, Monto Última Depreciación: Monto que se deprecio la primera y última vez el activo.



� Núm. Meses Depreciados, Núm. Meses por Depreciar: Meses que ha sido depreciado el activo y los meses que le falta por depreciar respectivamente.

� Total Depreciado: Monto total que se ha depreciado el activo.

� Valor en Libros: Este valor representa el valor que tiene el activo en la contabilidad.

� Valor Ajustado x Inflación: Valor del activo ajustado por inflación.

� Valor de Depreciación AXI: Este es el valor de la depreciación acumulada ajustada por inflación.

� Método de Depreciación: Método que se usa para la depreciación mensual del activo.

Paso 3: Ingresado los datos del activo presionamos el botón F9 para guardar los datos.

Paso 4: Una vez registrado el Activo el sistema emitirá el siguiente mensaje: Si No desea crear un comprobante presione el botón el sistema no creara el comprobante de registro del Activo y no se reflejara en el Balance General.



Si desea crear un comprobante presione el botón y a continuación se presenta el siguiente formulario con los datos principales del comprobante a registrar. Seguidamente presione F9 – Aceptar

¿Cómo Crear Usuarios?

Un Usuario no es más que un individuo que goza de privilegios y/o restricciones con respecto a un sistema; al crear un usuario en el sistema Valery® Contabilidad, este pasa de ser un simple usuario a ser un registro más de la base de datos; es decir, la información almacenada permite un control y monitoreo de las acciones que este realiza. Para crear un usuario debemos seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubicar la Ficha de Usuario seleccionando en la siguiente opción de menú:

Opción de Menú: Fichas / Usuarios.



Paso 2: Una vez ubicados en el formulario de Usuarios, ingrese un código seguidamente presione enter e ingrese los campos tales como: Nombre y Contraseña (esta última debe ser ingresada dos (2) veces para efectos de comprobación). Adicional se debe especificar si es una cuanta gerencial y si puede exportar reportes. Seguidamente deben establecer las Propiedades Definibles por Usuario, esta opción se presenta en dos (2) pestañas: Opciones Generales: Se refiere a las Propiedades de Seguridad del Sistema.[1] Opciones de Menú: Permite establecer restricciones al Menú del sistema.[2]



Nota: Para cambiar el valor de la propiedad debe hacer click sobre el campo Valor del parámetro que se desea cambiar, se mostrara el siguiente botón , el cual desplegara los valores permitidos para el parámetro seleccionado. Nota: Para habilitar o deshabilitar una opción de menú, debe seleccionar la opción deseada, y hacer click en los botones ubicados en la parte central; esto en el sentido correspondiente (Habilitada / Deshabilitada).

Paso 3: Para finalizar una ves verificados los datos presione click en F9 – Registrar.

1

2



Capítulo III PROCESOS CONTABLES.

Un Comprobante Contables es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación en el sistema. Dichos comprobantes son el resultado en gran parte de la interacción entre el sistema contable, el usuario y su plan de cuentas. Valery® Contabilidad utiliza el esquema de trabajo de Comprobantes Contables y para poder emitir los Libros Legales y Estados Financieros, se debe transcribir las transacciones diarias a través de estos comprobantes. Importante: Para poder transcribir estos comprobantes debe haber creado el plan de cuentas1 y configurados las cuentas para los estados financieros2.

¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Tipos de Comprobantes? Valery® Contabilidad tiene la particularidad de crear y clasificar los comprobantes por Tipos. Por defecto el sistema Valery® Contabilidad presenta los siguientes comprobantes: Diario, Saldos Iníciales, Ajuste por Inflación, Ajuste por Inflación de Saldos Iníciales, Depreciación de Activos, Desincorporación de Activos, entre otros. Para crear nuevos Tipos de Comprobantes debe levar a cabo los siguientes pasos:

Paso 1: Ubique la ficha de Tipos de comprobantes en el Menú

Opción de Menú: Fichas / Tipos de Comprobantes.



Paso 2: Para Crear o Modificar un Tipo de Comprobante, diríjase al campo “Prefijo” e ingrese un código único definido para el comprobante q desear crear o modificar e ingrese los datos a continuación. Ejemplo:

Paso 3: Una vez ingresado los Datos presionamos F9 – Registrar. Nota: Todo tipo de comprobante que cree nuevo comportamiento contable es de Diario. Para Eliminar un Tipo de Comprobante, indique el prefijo o código del comprobante en el campo “Prefijo” presione la tecla ENTER. Para finalizar y eliminar presione:

Prefijo o Código del Tipo de Comprobante a Crear.

Nombre del Tipo de Comprobante.

Posición en Lista de Comprobantes (Formulario “Procesar Comprobantes”).



¿Cómo Crear un Comprobante?

Paso 1: Para acceder a la pantalla de comprobantes haga clic en la opción de menú:

Opción de Menú: Transacciones / Procesar Comprobantes:

Paso 2: Una vez en el formulario de Comprobantes, cabe destacar que dicho formulario se divide en 3 secciones significativas (A: Encabezado, B: Detalles de Movimientos, C: Totalizar):

A

B

C



Para la creación de un comprobante es recomendable seguir este patrón. Comencemos con el Encabezado. Aquí debemos ingresar el tipo de comprobante, el número, la fecha, el campo del flujo del efectivo y la descripción del comprobante.

(A) Encabezado:

� Puede seleccionar el tipo de comprobante que usted requiera en la ficha de “Tipos de Comprobante”.

� En el campo Comprobante se muestra el Número del comprobante, este número es automático y está conformado por un prefijo asociado al tipo de comprobante y un número consecutivo. Nota: Valery® Contabilidad® puede llevar el número consecutivo de forma automática o no, eso lo decide el usuario. Para configurar esta característica lo puede hacer en la ficha de crear o modificar la Empresa en la opción: Número de Comprobante Automático. Véase Capitulo 2 “Creación de Empresas”.

� La fecha, es la fecha de ingreso del comprobante.

� Tilde el campo Efectivo, si este comprobante va a formar parte del Reporte de Flujo de Efectivo.

� Ingrese un Concepto para el Comprobante. � También, posee una tabla de movimientos y efectivo donde se muestra el total

de débitos y crédito que posee dicho comprobante, y la diferencia entre ambos.

Nota: Cabe destacar que se aplica la teoría de la partida doble, es decir, para que el comprobante se mayorice debe existir equilibrio entre el debe y el haber, de lo contrario el comprobante queda pendiente por mayorizar.

Paso 3: En la Sección de los Asientos Contables o Detalles de Movimientos, es donde debemos ingresar los asientos de diario.

(B) Esta sección está conformada por los siguientes campos: Código de Cuenta, Detalle

del Asiento, Referencia, Fecha del Movimiento:



� Ingrese el Código de la Cuenta que formaran parte del Comprobante, sino lo conoce presione la tecla F12 o la imagen con los 3 puntos para buscar la cuenta por código o por nombre. Siempre y cuando el cursor este ubicado en un reglón y aparezca el botón que posee los (3) tres puntos, antes definidos como browser del sistema.

Puede hacer clic sobre él o presionar la tecla F12 para que le muestre una pantalla de búsqueda o una pantalla auxiliar que le ayuda a completar la operación.

� Luego de ingresar el Código Contable, el sistema le muestra el nombre de la cuenta y a continuación le pide el detalle del asiento, por defecto el sistema copia del campo “Concepto” la Descripción del Comprobante, pudiendo modificarla para colocar la descripción del asiento que usted desea y no por defecto del sistema.

� Ingrese Referencia, aquí puede coloque de registro del libro mayor (Referencia

Cruzada).

� Ingrese la Fecha del Asiento. Usted puede tener una fecha de comprobante y una fecha diferente para los asientos.



Nota: Si desea puede hacer clic en la imagen con la flecha para que le muestre un calendario fecha.

� Ingrese el debito o el crédito según la naturaleza de la cuenta.

Recuerde: No puede dejar los campos: Código de Cuenta, Debe o Haber en blanco.

Paso 4: Para procesar el comprobante haga clic en el botón: Al totalizar el sistema le muestra un cuadro resumen: Ejemplo: Este cuadro es una confirmación para que registre definitivamente el comprobante, el resumen muestra la sumatoria de cada lado del comprobante, el número de renglones, la fecha, el número y la descripción. El proceso de mayorizar en Valery® Contabilidad es de forma automática, comprobante guardado, comprobante que forma parte de los Estados Financieros.

Paso 5: Para finalizar presione el botón: Nota: Es importante considerar que al totalizar, el comprobante se mayorizará siempre y cuando la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber sean iguales, es decir el Saldo sea cero.



¿Cómo Modificar un Comprobante? Para modificar un comprobante el proceso es muy fácil. Simplemente realice lo siguiente: Ubique en el campo Comprobante o Número de Comprobante del Encabezado.

� Ingrese en el campo “Comprobante”; elija el número de comprobante que desea modificar y presione la tecla o ENTER haga clic en el botón (3) tres puntos para que el sistema le muestre la pantalla de búsqueda de Comprobantes.

� En la pantalla de búsqueda de comprobantes, debe ubicar y seleccionar el

comprobante que desea modificar moviéndose con el mouse o con las flechas de dirección y presione ENTER o haga doble clic para seleccionarlo.

� Modifique lo que desea. Puede cambiar, borrar o incluir asientos y luego vuelva

a totalizar el comprobante. También la fecha y la descripción del comprobante. El proceso de modificado es el siguiente; Cuando solicita modificar el comprobante, el sistema hace una copia de los movimientos del comprobante solicitado. Cuando termina de modificar y totaliza la operación, el sistema desmayoriza el ò los movimientos copiados y mayoriza los movimientos del comprobante nuevo. ¿Cómo Eliminar un Comprobante? Para Eliminar un comprobante siga las indicacines para modificar un comprobante, exceptuando el último paso. En vez de totalizar presione el botón:



Botones Auxiliares en Formulario Procesar Comprobantes Botones de Funciones Especiales: Estos botones son atajos que le permiten utilizar el teclado y no el mouse para mayor rapidez en la trascripción de datos.

� Botón de Atajo que le permite llamar la ficha de plan de cuenta, para incluir o modificar una cuenta contable. � Botón de Atajo que le permite eliminar un asiento del comprobante. El comprobante debe estar cargado en la pantalla de comprobante. � Le permite repetir la información del asiento inmediato superior para evitar que transcribir un asiento igual. � Le permite insertar un asiento entre 2 asientos, desplazando el asiento donde presiona la tecla hacia abajo. � Le permite introducir o modificar los valores auxiliares referentes a centro de contos, terceros, entre otros con el fin de asociar el comprobante con la

transacción definida a ellos. � Lleva un comprobante a un documento de texto, con el fin de ser importado tanto en esta empresa como en otra que se desee. � Permite Importar el comprobante antes exportado.



Botones del Comprobante en General:

� Le permite grabar un comprobante.

� Elimina un comprobante. El comprobante debe ser cargado primero.

� Coloca el comprobante en blanco, como nuevo. Esta tecla se presiona de la siguiente manera. Presione y mantenga presionada la tecla CTRL y luego presione la tecla N. No debe soltar la tecla CTRL sin antes presionar la tecla N.

� Valery® Contabilidad permite manejar plantillas de comprobantes que son repetitivos y muy largos. La finalidad es evitar transcribirlos nuevamente como en el caso de un asiento de nomina que se debe hacer mensualmente. Puede crear estos comprobantes modelos o plantillas en la opción de menú: Transacciones / Comprobantes Modelos.

Pantallas de Información:

� Información de la Cuenta:

En esta pantalla ve la información de la cuenta del renglón donde se encuentre ubicado en un momento determinado dentro del comprobante contable.

� En esta pantalla puede obtener información instantánea del descuadre del comprobante y de cuantos renglones ha ingresado y la posición del renglón donde se encuentra ubicado el cursor.



¿Cómo Crear Comprobantes de Saldos Iníciales? Los Comprobante Contables de Saldos Iníciales son asientos de apertura en el cual se indica al sistema el saldo actual de las cuentas para el inicio del ejercicio. Recomendación: Véase Capitulo 7: ¿Cómo crear un Comprobante?

Paso 1: Para acceder a la pantalla de comprobantes haga clic en la opción de menú: Transacciones y luego en la opción: Procesar Comprobantes: Seleccione el tipo de comprobante “Saldos Iníciales”:

�

En el campo Comprobante se muestra el Número del comprobante, este número es automático y está conformado por el prefijo “SIN” y un número consecutivo. Nota: Valery® Contabilidad® puede llevar el número consecutivo de forma automática o de forma Manual, esta opción es definida por el usuario. (Para configurar esta característica lo puede hacer en la ficha de crear o modificar la Empresa en la opción: Número de Comprobante Automático. Véase Capitulo 1 ¿Cómo Crear Modificar y Eliminar Empresas?).



Introduzca la fecha de ingreso del comprobante y un concepto para el Comprobante.

Nota: Los comprobantes de saldo inicial deben tener obligatoriamente como fecha de ingreso del comprobante, la fecha de inicio del ejercicio. En este tipo de comprobante también aplica la teoría de la partida doble, es decir, para que el comprobante se mayorice debe existir equilibrio entre el debe y el haber, de lo contrario el comprobante queda pendiente por mayorizar.

Paso 2: En la Sección de los Asientos Contables o Detalles de Movimientos, es donde debemos ingresar los asientos de diario. Ingrese el Código de la Cuenta que formara parte del Comprobante, sino lo conoce presione la tecla F12 o la imagen con los 3 puntos para buscar la cuenta por código o por nombre.

Luego de ingresar el Código Contable, el sistema le muestra el nombre de la cuenta y a continuación le pide el detalle del asiento. Llene el campo referencia si lo desea e ingrese la Fecha del Asiento. Nota: Si desea puede hacer clic en la imagen con la flecha para que le muestre un calendario fecha. Recuerde: No puede dejar los campos: Código de Cuenta, Debe o Haber en blanco.



Paso 3: Para Totalizar haga clic en el botón: Verifique el formulario de Totalizar para corroborar que el comprobante no tiene diferencia. Y luego para finalizar presione el botón:

¿Cómo Utilizar Terceros en los Comprobantes Contables?

Una vez registrado los terceros en el sistema, podemos hacer uso de ellos mediante los comprobantes contables.

Paso 1: Para acceder a la pantalla de comprobantes haga clic en la opción de menú: Transacciones y luego en la opción: Procesar Comprobantes: Ingrese los datos del encabezado para la configuración del comprobante contable.

Paso 2: En la sección Detalles de Movimientos, es prescindible ingresar los asientos de diario. Esta sección está conformada por los siguientes campos: Código de Cuenta, Detalle del Asiento, Referencia, Fecha del Movimiento. Importante: el monto asignado a los terceros no deben sobrepasar el monto asignado al asiento de la cuenta contable.

Una vez se ingrese una cuenta contable que maneje el Uso de Terceros (Véase Capitulo 2: ¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Terceros y sus Tipos?, y sean completados cada uno de



los campos Detalles de Movimientos de esa cuenta en particular, Valery® Contabilidad emitirá el siguiente formulario, en el cual podremos optar por el Tercero a utilizar.

Puede también seleccionar mediante el botón de los (3) tres puntos el tercero a utilizar: Seleccione presionando la tecla ENTER o con el Doble Click, y una vez seleccionado puede presionar el botón: Terminado cada uno de los Asientos configurados en este comprobante podemos continuar en el paso 3.



Paso 3: Para Totalizar haga clic en el botón: Al totalizar el sistema le muestra un cuadro resumen: Ejemplo: Este cuadro es una confirmación para que registre definitivamente el comprobante, el resumen muestra la sumatoria de cada lado del comprobante, el número de renglones, la fecha, el número y la descripción. Para finalizar presione el botón: Nota: Otra acotación importante a considerar es que al totalizar el comprobante, el comprobante se mayorizará siempre y cuando la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber sean iguales, es decir el resultado sea cero. Botones Auxiliares en Formulario Procesar Comprobantes relacionado a Terceros (Auxiliares)

Botones de Funciones Especiales: � Le permite introducir o modificar los valores auxiliares referentes a centro de costos, terceros, entre otros con el fin de asociar el comprobante con la transacción definida a ellos.



Si desea realizar un cambio de tercero antes o después de registrar el comprobante contable, utilice el botón F11 – Datos Auxiliares y selecciónelo desde allí.

Nota: Si la cuenta posee mucho más datos auxiliares como pueden ser los centros de costos el formulario se adaptara a los requerimientos: Ejemplo:

¿Cómo Utilizar Centro de Costos en Comprobantes Contables? Una vez registrado los Centros de Costos y su estructura el sistema contable, podemos hacer uso de ellos mediante los comprobantes contables.

Paso 1: Para acceder a la pantalla de comprobantes haga clic en la opción de menú: Transacciones y luego en la opción: Procesar Comprobantes: Ingrese los datos del encabezado para la configuración del comprobante contable.



Paso 2: En la sección Detalles de Movimientos, es prescindible ingresar los asientos de diario. Esta sección está conformada por los siguientes campos: Código de Cuenta, Detalle del Asiento, Referencia, Fecha del Movimiento.

Una vez se ingrese una cuenta contable que maneje el Uso de Centros de Costos (Véase Capitulo 2: ¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Centros de Costos?), y sean completados cada uno de los campos Detalles de Movimientos de esa cuenta en particular, Valery® Contabilidad emitirá el siguiente formulario, en el cual podremos optar por el Centro de Costos a utilizar.

Puede también seleccionar mediante el botón de los (3) tres puntos el centro de costos a utilizar:



Seleccione presionando la tecla ENTER o con el Doble Click, y una vez seleccionado puede presionar el botón: Terminado cada uno de los Asientos configurados en este comprobante podemos continuar en el paso 3.

Paso 3: Para Totalizar haga clic en el botón: Al totalizar el sistema le muestra un cuadro resumen: Ejemplo: Este cuadro es una confirmación para que registre definitivamente el comprobante, el resumen muestra la sumatoria de cada lado del comprobante, el número de renglones, la fecha, el número y la descripción. Para finalizar presione el botón: Nota: Otra acotación importante a considerar es que al totalizar el comprobante, el comprobante se mayorizará siempre y cuando la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber sean iguales, es decir el resultado sea cero.



Botones Auxiliares en Formulario Procesar Comprobantes relacionado a Centro de Costos (Auxiliares)

• Botones de Funciones Especiales: � Le permite introducir o modificar los valores auxiliares referentes a centro de costos, terceros, entre otros con el fin de asociar el comprobante con la transacción definida a ellos. Si desea realizar un cambio de tercero antes o después de registrar el comprobante contable, utilice el botón F11 – Datos Auxiliares y selecciónelo desde allí.

Nota: Si la cuenta posee mucho más datos auxiliares como pueden ser los centros de costos el formulario se adaptara a los requerimientos: Ejemplo:



¿Cómo Crear y Utilizar Comprobantes Modelos? Valery® Contabilidad tiene la opción de crear plantillas o comprobantes modelos con asientos fijos que permiten agilizar la tarea de procesar comprobantes contables; un ejemplo claro para crea un comprobante modelo es el comprobante de nómina, este comprobante es realizado dos (2) veces al mes, con los comprobantes modelos solo debe cargar y editar los montos cada vez que necesite cargar estos asientos. Para crear los comprobantes contables debemos seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubique la opción de Comprobantes Modelos en el menú.

Opción de Menú: Transacciones / Comprobantes Modelos.

Paso 2: El formulario de Comprobantes Modelos es similar al de procesar comprobantes contables, la diferencia radica en que esta opción solo nos permite crear comprobantes modelos. Ingrese la fecha del comprobante modelo, seguidamente del concepto del mismo.



Paso 3: En la sección de detalle de movimiento, ingrese los asientos de diario.

Recuerde: para ingresar las cuentas contables puede hacer click en el boton: para buscar en el browser mas facilmente.

Paso 4: Para finalizar, haga click en e boton F9 – Grabar el comprobante.

Paso 5: Seguidamente se mostrara la ventana de Totalizar… En esta ventana se muestra la información del comprobante; para finalizar haga click en el botón F9 –Registrar.



Para cargar un comprobante modelo primero debemos estar ubicados en el formulario de Procesar Comprobantes, y seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubicar el botón F2 – Cargar Modelo, en la parte inferior del formulario Procesar Comprobantes.

Paso 2: Seguidamente se mostrara una ventana con los diferentes comprobantes modelos, debemos seleccionar el comprobante a procesar bien sea dando doble click o presionando enter.

Paso 3: Una vez cargado el comprobante debemos modificar los montos de los Débitos y Créditos.



Paso 4: Para finalizar, haga click en e boton F9 – Grabar el comprobante.

Paso 5: Seguidamente se mostrara la ventana de Totalizar… En esta ventana se muestra la información del comprobante; para finalizar haga click en el botón F9 –Registrar.

¿Cómo Depreciar y Desincorporar Activos Fijos? La mayoría de los activos fijos tienen una vida útil limitada ya sea por el desgaste resultante del uso, el deterioro físico causado por terremotos, incendios y otros siniestros, la pérdida de utilidad comparativa respecto de nuevos equipos y procesos o el agotamiento de su contenido. La disminución de su valor, causada por los factores antes mencionados, se carga a un gasto llamado depreciación.

La depreciación indica el monto del costo o gasto, que corresponde a cada periodo fiscal. Se distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida útil al asignar una parte del costo del activo a cada periodo fiscal.

Para depreciar un Activo en Valery® Contabilidad debemos dirigirnos a la Barra de Menú y haga clic sobre “Transacciones” y luego en “Depreciar Activos”.



Paso 1: Una vez abierto, los datos de está pantalla son los siguientes:

� Fecha de última depreciación: Muestra la fecha de la última depreciación realizada.

� Fecha de Depreciación Actual: Le permite escribir la fecha a la cual desea depreciar los activos.

� Número de Comprobante: Se indica el número del comprobante contable que se genera al terminar el proceso de depreciación.

� Descripción: Le permite escribir la razón o concepto del comprobante generado al finalizar el proceso de depreciación.

� Activos Registrados: Muestra el total de los activos registrados en el sistema, para la empresa que este activa al momento de depreciar.



� Activos Depreciados: Muestra el número de activos depreciados después de terminado el proceso.

� Número mínimo de días para considerarse un mes: Si los días que han transcurrido desde la última depreciación hasta la fecha de la actual no es divisible entre 30 (un mes) quedará un residuo de “X” días, esos “X” son considerados un mes si son iguales o mayores al número que se coloque como “Número mínimo de días para considerarse un mes”.

Paso 2: (Opcional)

Al finalizar la configuración de los valores antes mencionados, podemos realizar una pre-visualización de la depreciación sin almacenar algún tipo de datos ni crear un comprobante, dicha pre-visualización nos muestra mediante gráficos configurables (Barras verticales, barras horizontales y líneas) el valor actual del activo en comparación con el valor del activo ya depreciado bajo una simulación. Ejemplo: Presione el botón:

ACTIVO

1

ACTIVO

2



Paso 3: Si desea realizar la depreciación de los activos fijos, ubíquese en el formulario anterior y presiones el botón: Nota: La depreciación de activos fijos se realiza a la vez para todos los activos registrados en el sistema. Una vez presionado el botón F9 – Depreciar se despliega el siguiente mensaje y luego presiones el botón “Yes”:

Paso 4: Si ésta conforme con la depreciación de los activos fijos presentados en pantalla pulse la tecla “F9”. Seguidamente se presenta la siguiente pantalla donde debe corresponder el número de activos registrados con el número de activos depreciados, tal como se aprecia en la siguiente captura de pantalla:



Nota: Al procesar la depreciación se generará un comprobante de tipo “DEP” que se podrá consultar y modificar en la pantalla de comprobantes. Para desincorporar un activo debe ir a la Barra de Menú y hacer clic en “Transacciones”, luego en el submenú emergente hacer clic nuevamente en “Desincorporar Activo”. Nota: Para realizar la desincorporación de Activos Fijos es necesario configurar los valores correspondientes al IPC para la fecha de la desincorporación. Véase Capitulo I ¿Cómo Actualizar los Índices de Precios al Consumidos (IPC) en Valery® Contabilidad?

Paso 1: Primero debe escoger el código del activo a desincorporar, al hacer esto se cargaran los datos de dicho activo.

Paso 2: Luego debe escoger el motivo de la desincorporación: Expiración de vida útil o Venta. Si escoge venta debe seleccionar una cuenta de movimiento contra la cual se cruzará la pérdida o ganancia de la venta del activo.



Paso 3: El número de comprobante indica el número del comprobante contable de tipo “DES” que se genera al terminar el proceso de desincorporación. Este comprobante también puede ser consultado en la pantalla de comprobantes. Si presiona el botón F9 – Registrar, se despliega dicho comprobante. Nota: El número de comprobante indica el número del comprobante contable de tipo “DES” que se genera al terminar el proceso de desincorporación. Este comprobante también puede ser consultado en la pantalla de comprobantes. Si ésta conforme con la desincorporación del activo fijo presentado en pantalla pulse la tecla “F9”.

¿Cómo Crear Partidas Presupuestarias? Valery ® Contabilidad le permite trabajar con partidas presupuestarias pero antes es necesario saber lo siguiente:

� Registrar en el sistema los centros de costo (véase Centro de Costos).

� Crear cuentas contables que manejen presupuesto y centro de costo.



Para explicar el proceso de creación y asignación de una Partida Presupuestaria utilizaremos el siguiente ejemplo: Se creara una partida presupuestaria con un monto de 100.000 Bs de los cuales serán asignados a los centros de costos de la siguiente manera:

� El total de la partida será asignado al centro de costos de de tipo grupo (Construcción Edificio).

� Este monto total será desglosado de la siguiente manera: 50.000 Bs serán asignados al centro de costos de tipo Sub-grupo (Plomería) y 50.000 al Sub-grupo (albañilería).

� El monto asignado a (Plomería) a su vez será desglosado a dos centros, (Nomina plomero) 25.000 Bs y (Materiales Plomería) 25.000 Bs

� El monto asignado a (Albañilería) también será desglosado a dos centros, (Nomina albañiles) 25.000 Bs y (Materiales Albañilería) 25.000 Bs.

Para crear una partida debe seguir los pasos que a continuación se describen:

Paso 1: Ubicar el formulario de Partidas Presupuestarias.



Opción de Menú: Transacciones / Partidas Presupuestarias.

Paso 2: En el formulario de partidas presupuestarias ingrese la información correspondiente a cada uno de los siguientes campos:

� Código: Código de la Partida Presupuestaria, en caso de no existir el registro con el código que ingreso el sistema el colocara una ficha en blanco en donde podrá vaciar los datos respectivos a la partida, de lo contrario mostrara el registro existente, en tal caso podremos modificarlos o eliminarlo.



� Descripción: Coloque la descripción de la partida presupuestaria � Responsable: Persona Responsable de la ejecución de la partida presupuestaria � Asignaciones:

Partida Original: En este campo debe asignar el monto de la partida presupuestaria, que en nuestro ejemplo es de Bs 100.000, para realizar la asignación a nuestros respectivos centros de costos, luego de colocar el monto de la partida, debe hacer click en el browser y acceder al formulario de grupos y centros de costos de partidas presupuestarias, donde debe seguir los siguientes pasos:

Pasos Para la asignación de montos de una partida presupuestaria a los centros de Costos Respectivos:

A. En el formulario de Grupos y Centros de Costos de Partidas Presupuestaria ingresamos el Código del Centro de costos que contendrá el monto de la partida o

bien podemos ubicarlo al abrir el browser , En nuestro ejemplo debemos seleccionar el centro de costos “Construcción Edificio”.



B. Seguidamente presionamos la tecla F5 o hacemos click en el botón

C. De esta manera tendremos acceso al formulario Centro de costos de Partidas Presupuestarias donde debemos colocar el código y el monto asignado de los sub-grupos en los cuales se desglosara el monto de la partida,

Nota: Si hacemos click en el browser del campo código podremos seleccionar los centros de costos asignados a nuestro grupo “Construcción Edificio”, para colocar el monto en cada centro solo hacemos click en el campo presupuesto y a continuación colocamos el monto.



D. Después de seleccionar los sub-grupos Plomería Y Albañilería en nuestro caso nos

ubicamos en el subgrupo Plomería y presionamos la tecla F5 o el botón

E. De esta manera accederemos al formulario Centro de costos de Partidas Sub Grupos, donde debemos colocar el código del centro de costo asignado al sub grupo (Plomería en nuestro caso) y colocarle el monto respectivo (para nuestro ejemplo los centros de costos de tipo centro asignados al subgrupo Plomería son los que se detallan en la imagen con sus montos respectivos, Nomina plomeros y Materiales Plomería).

F. debemos seleccionar la cuenta contable que se manejara con el centro de costos y

con la partida en cuestión debemos presionar la tecla F4 detalle de cuentas

, luego en el formulario cuentas de centros de costos seleccionamos la cuenta que afectara la partida presupuestaria asignada a ese centro.



Nota: Solo podrán ser seleccionadas las cuentas contables que dentro de sus características tengan la opción de manejar presupuestos y de manejar centros de costos, y es necesario seleccionarla para poder dar movimiento a la partida presupuestaria.

G. Presionamos la tecla F9 o el botón registrar. Ahora solo debemos repetir los pasos D,E y F ,con la diferencia que en el paso D debemos seleccionar el sub-grupo Albañileria .

Si ha seguido los pasos adecuadamente deberia tener una partida presupuestaria asignada a los centros de costos estructurada de la misma manera de nuestro ejemplo.



Capítulo IV INTEGRACIÓN ADMINISTRATIVO - CONTABLE.

Valery® Contabilidad, le permite importar desde Valery® Administrativo (Versión Profesional) en forma de comprobantes contables, todos los movimientos de ventas, compras, operaciones de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos, mediante un modulo de integración, evitando la doble trascripción de datos y la pérdida de tiempo, mediante su modulo de integración. Este modulo representa una serie de plantillas que deben estar pre configuradas para poder hacer el proceso de integración. Para poder llevar a cabo la integración delos sistemas, se deben configurar las rutas de las Bases de Datos tanto del sistema Valery® Administrativo, como del Valery® Contabilidad.

¿Cómo Configurar Rutas de Integración?

Es importante la configuración de la ruta de la base de datos para la integración, ya que mediante este opción los sistemas estarán conectados entre si, permitiendo realizar la integración de los datos del sistema Administrativo con la contabilidad. Para configurar las rutas de integración debemos seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: (Sistema Valery® Contabilidad) Ubicar el formulario de Ubicación de la Base de datos Administrativa.

Opción de Menú: Integración / Configuración Directorio Valery® Software Administrativo.



Paso 2: Una vez en el formulario ingrese los datos que allí se le solicitan:

� Servidor: Nombre del equipo donde se encuentra la base de datos del sistema.

� Ubicación: Ruta donde se encuentra la base de datos, puede seleccionar la ruta mediante el botón

Paso 3: Para finalizar haga click en F9 para registrar.

Paso 4: (Sistema Valery® Administrativo)

Ubicar el Formulario de Propiedades Generales del Sistema.

Opción de Manú: Utilidades / Propiedades Generales.



Paso 5: Una vez en la ventana de Propiedades Generales, hacemos click cobre a pestaña Parámetros Generales. Seguidamente en la opción Buscar ingresamos la Palabra “Integración”

Lo cual nos permitirá buscar el parámetro para configurar el directorio de la base de datos del sistema Valery® Contabilidad.



Paso 6: Hacemos click en el browser y seguidamente nos desplegara la ventana para la configuración de la ruta de la base de datos.

Paso 7: Una vez en el formulario, ingresamos los campos:

� Integrar Con Valery® Contabilidad: Activar este Check para habilitar los demás campos.

� Nombre del Servidor (*): Nombre del equipo donde se encuentra la base de datos.

� Ruta de Acceso a la base de datos: Ruta de la ubicación de la base de datos del

sistema Valery® Contabilidad.

� Empresa a utilizar: código de la empresa con que se va a integrar el sistema. Puede ubicar el código de la empresa haciendo click en el siguiente botón:

Paso 8: Para finalizar hacemos click sobre el botón:



¿Cómo Configurar Plantillas Modelos? Mediante las plantillas modelo podemos crear comprobantes básicos de integración que le indican al sistema Valery® Contabilidad extraer la información y hacer los asientos diarios de procesos administrativos tales como: Ventas Diarias o Mensuales, Devoluciones de Ventas, Compras Mensuales, Pagos, Movimientos de Inventario, entre otros: para luego postearlos en forma de comprobantes mayorizados. Para configurar las plantillas o comprobantes modelos debemos seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubicar en el menú el formulario de Plantillas Modelos. Opción de Menú: Integración / Configurar Comprobantes Contables / Configurar Plantillas

Modelos.

Paso 2: Seguidamente se mostrara el asistente para Configurar Plantillas Modelos, como primera opción debe seleccionar el tipo de operación y seguidamente hacer click en Siguiente. En este caso vamos a utilizar un comprobante de ventas.



Paso 3: Seleccione un tipo de comprobante y haga click en F8 - Siguiente.

Paso 4: Configurar los Asientos del Comprobante.

Recuerde: Antes de configurar las plantillas modelos debe tener su plan de cuenta ya ingresado en el sistema (Véase Capitulo xx ¿Cómo Crear, Modificar y Eliminar Plan de Cuenta?)



Para ingresar una cuenta contable a un concepto del comprobante debe hacer click sobre la casilla que se indica con el mensaje “Introduzca aquí el código de la cuenta”.

Seguidamente se mostrara un el botón que abre el browser para buscar las cuentas, seleccione con doble click o presionando enter.

Paso 5: Una vez haya ingresado todos renglones hacemos click en el botón F7 – Vista Previa, para comprobar que el comprobante no tiene error y cuadran el Total de créditos con el Total débitos. Seguidamente mostrara una ventana emergente para indicar el rango de fecha.

Hacemos click en F9 – Aceptar, para ver el comprobante.

Paso 6: Para finalizar y guardar la configuración haga click en el botón:



¿Cómo Configurar Comprobantes Manualmente? Valery® Contabilidad posee otra opción para crear los comprobantes de integración, esta opción es “Configuración de Comprobantes Manuales”; esta opción difiere a la anterior porque no posee un asistente, si no que el comprobante modelo debe ser creado desde cero. Para crear los comprobantes manuales debemos seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Ubique el formulario de Configuración de Comprobantes Manuales.

Opción de Menú: Integración / Configurar Comprobantes / Configurar Comprobantes Manuales.

Paso 2: Una vez ubicados en el formulario de Configurar Comprobante de Integración, hacemos click en Incluir o presionamos la tecla F4.



Paso 3: Seguidamente nos mostrara la pantalla “Nuevo Comprobante”; acá debe seleccionar el tipo de Comprobante que va a crear. Existen cinco (5) tipos de comprobantes que se pueden crear: Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por cobrar y Cuentas por Pagar.

Paso 4: Ingrese la descripción que desea asignar al comprobante, por ejemplo: Ventas Diarias y presione F9 para registrar.

Paso 5: A continuación se mostrar la ventana Configuración de los Movimientos del Comprobante, en la cual se deben ingresar los asientos contables. Para ingresar un asiento presione la tecla F4 o haga click en Incluir.



Paso 6: Al aparecer el formulario Incluir Asientos, debemos ingresar las propiedades del asiento.

� Tipo de comprobante: Seleccione que tipo de comprobante desea realizar.

� Acumulado por: En este campo se debe seleccionar como se desea que se acumulen los montos del tipo de documento seleccionado en la opción Anterior.

� Origen del Monto: En este campo se debe seleccionar el campo que se va a utilizar para acumular los montos. Como por ejemplo IVA Alícuota General.

� Cuenta General: En este campo se debe colocar el código de la cuenta del asiento, si dese puede buscar la cuente mediante el botón […].

� Cuenta Individual: Este campo solo se activa si Ud. decide acumular de forma particular; por ejemplo: en su plan de cuenta se tiene desglosada las Ventas de contado y ventas a crédito; en la cuenta general selecciona la cuenta de Contado y en la cuenta individual asigna la cuenta para Crédito.

Nota: En caso de no ingresar la(s) cuenta(s) individuales el sistema automáticamente acumulara el monto en la cuenta General.

� Naturaleza del Asiento: En este caso se debe especificar si el asiento es de saldo Deudor o Acreedor.



Importante: Es de destacar que, este proceso se debe realizar por cada asiento que exista en el comprobante de integración. Por ejemplo, tenemos el siguiente comprobante básico de Ventas:

Debe Haber Ingreso por Ventas 100,00 Débito Fiscal 9,00 Caja Chica 109,00

Para ese ejemplo se debe configurar, cada asiento, es decir; el asiento de Ingresos por Ventas, el de Debito Fiscal y el de Caja Chica.

¿Cómo Contabilizar Datos del Sistema Administrativo? Una vez creado las plantillas de integración ya sean por el asistente de plantillas modelos o por comprobantes manuales, y de estar seguros de que se encuentran bien realizados, ya podemos comenzar a integrar los datos del sistema Administrativo. Para realizar la integración de los datos administrativos debemos seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubique el formulario de Elaboración de Comprobantes Contables.

Opción de Menú: Integración / Contabilizar Datos Administrativos.

Paso 2: En la pantalla Elaboración de Comprobantes Contables, ingrese los campos para la integración.



� Fecha Inicio de la Integración: Seleccione la fecha inicial para la integración. El

sistema tomara las transacciones del sistema Administrativo a partir de esta fecha.

� Fecha Final de la Integración: Seleccione le fecha final para la integración. Esta será la fecha tope para general el comprobante, las fecha que se encuentre fuera de este rango no sean contabilizadas.

� Fecha de Comprobante: Ingrese la fecha del Comprobante.

A continuación seleccione el (los) tipo(s) de comprobantes que desea integrar.

Paso 3: Presione la tecla F9 para registrar; a continuación mostrara la vista previa del comprobante pero aun no esta registrado no mayorizado, para ello debe hacer click en el botón:

Esta opción solo integra los datos de procesos como ventas y compras, para contabilizar los datos bancarios se deben seguir lo pasos que se describen a continuación:



Paso 1: Ubique el formulario de Movimientos Bancarios.

Opción de Menú: Integración / Contabilizar Datos Bancarios.

Paso 2: Una vez en el formulario de Movimientos Bancarios, ingrese los datos para generar el comprobante.

� Código: Ingrese el código del banco a Integrar o selecciónelo mediante el browser.

� Incluir el número de cuenta del banco en la referencia del movimiento: esta opción permite que el código de cuenta del banco se grabe como referencia del movimiento. Esta opción es opcional.

� Fecha de Comprobante: Seleccione la fecha del comprobante.

� Descripción: Ingrese una descripción para el comprobante.

� Rangos de Fechas: Establezca la fecha desde y hasta, rango por el cual se guiara el sistema para integrar los datos.

� Tipo de Transacciones: Seleccione el (los) tipo(s) de transacciones que desea contabilizar, por ejemplo Cheques.

Paso 3: Presione la tecla F9 para registrar; a continuación mostrara la vista previa del comprobante y volvemos hacer click en el botón:



Capitulo V AJUSTE POR INFLACIÓN DCP - 10 Y AJUSTE FISCAL.

El fenómeno inflacionario genera una pérdida de la significación de los Estados Financieros. El concepto de valor histórico con el cual se registran las operaciones de la empresa pierde representatividad en los valores actuales de los activos. Una de las finalidades de los usuarios de la información financiera, es evaluar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus compromisos, la información únicamente del valor histórico pierde su utilidad por completo. Las altas tasas de inflación sufridas durante finales de la década de los setenta, y casi toda la década de los ochenta, obligo a la profesión contable organizada a emitir pronunciamientos normativos con respecto al reconocimiento contable de los efectos de la inflación en la información contenida en los Estados Financieros. En la actualidad la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 10 engloba todo lo referente a la re-expresión de Estados financieros por efecto de la Inflación. El ajuste DPC-10 actualiza los saldos de todas las cuentas no monetarias del plan de cuentas, los activos fijos e inventarios, entre otros.

¿Cómo Realizar Ajuste por Inflación DCP - 10? Valery® Contabilidad le permite realizar el ajuste por inflación financiero de manera muy sencilla con la implementación de un asistente que lo guía a través del proceso, a continuación se describirán los pasos para realizar el ajuste por inflación financiero Dpc-10, pero antes debe tener claro lo siguiente:

� Para realizar el ajuste por inflación es necesario configurar las cuentas de resultado del ejercicio (Véase Capitulo II ¿Cómo Configurar Cuentas de Utilidad?).

� Debe ingresar el IPC correspondiente en el menú Fichas=>IPC. (véase Capitulo I ¿Cómo Actualizar de IPC?)



Paso 1: Debe ubicar el menú Ajuste DPC-10.

Opción de Menú: Ajuste DPC – 10 / Asistente para ajuste por inflación DPC-10

Paso 2: En el formulario de Configuración Para el Ajuste Por inflación Financiero Dpc-10 debe presionar la tecla F8 o presionar el Botón

Paso 3: En el siguiente formulario seleccione la fecha final del ajuste por inflación financiero en caso de no haber realizado aun ningún ajuste por inflación financiero en el ejercicio en curso, de lo contrario debe seleccionar también la fecha de inicio, luego presione el la tecla F8 o el botón Siguiente



Paso 4: Debe seleccionar las cuentas de Capital Social y de Ajuste del Capital Social, puede ingresar el código o bien puede utilizar el browser y seleccionarla, en cuanto tenga ingresadas las cuentas respectivas presione la tecla F8 o el botón siguiente.



Paso 5: Debe configurar las cuentas de inventario, seleccionando para cada cuenta contable un método de valuación entre Rotación o Capas para cada cuenta. Nota: Recuerde que en este formulario solo tendrá acceso a las cuentas de inventario hayan tenido movimiento y que sean no monetarias y contengan su cuenta de ajuste y su cuenta de corrección respectiva. (Véase Capitulo II, ¿Cómo Crear, Modificar y eliminar Cuentas Contables?).

Paso 6: Debe presionar la tecla F5; a continuación colocar la información respectiva en los campos solicitados y luego presione la tecla F9 Aceptar, si selecciono el método Rotación. Podrá observar un formulario como este. En caso de haber seleccionado la opción Capas, usted tendrá observara un formulario como el siguiente.



Paso 7: A continuación si desea ajustar otras cuentas no monetarias debe hacerlo en el siguiente formulario y seleccionar el método de valuación respectivo si desea seleccionar dichas cuentas hágalo ahora, y presione el la tecla F8 o presione el botón

Paso 8: A continuación presione la tecla F9 para finalizar el proceso de ajuste El sistema creara un comprobante de ajuste por inflación financiero, de esta manera habrá realizado el ajuste por inflación financiero que ofrece Valery ® Contabilidad.



¿Cómo Realizar Ajuste Fiscal? El ajuste por inflación fiscal consiste en actualizar a valores corriente las cifras de pasivo y activos no monetarios, así como el patrimonio fiscal contenidas en la contabilidad a costo histórico, de forma de comenzar a determinar el resultado por exposición a la inflación sobre una cifra a valores corrientes. Valery® Contabilidad le permite realizar el Ajuste Fiscal de manera muy sencilla con la implementación de un asistente que lo guía a través del proceso, a continuación se describirán los pasos para realizar el Ajuste Fiscal, pero antes debe tener claro lo siguiente:

� Para realizar el ajuste por inflación es necesario configurar las cuentas de resultado del ejercicio (Véase Capitulo II ¿Cómo Configurar Cuentas de Utilidad?).

� Debe ingresar el IPC correspondiente en el menú Fichas=>IPC. (véase Capitulo I ¿Cómo Actualizar de IPC?)

Paso 1: Ubicar el manu de Ajuste Fiscal.

Opción de Menú: Ajuste DPC – 10 / Asistente para Ajuste por inflación Fiscal.



Paso 2: En el formulario Ajuste por Inflación Fiscal debe hacer clic en el botón o presione la tecla F8.

Paso 3: A continuación seleccione la(s) cuenta(s) de inventario para configurar sus movimientos. Seguidamente presione la tecla F8 para seguir con el asistente.



Paso 4: Introduzca la cuenta de Capital y otras cuentas a ajustar para configurar sus movimientos, y seguidamente haga clic en el botón:

Paso 5: Para Finalizar y realizar el Ajuste Fiscal haga clic en el botón: El sistema creara un comprobante de Ajuste por Inflación Fiscal, de esta manera habrá realizado el Ajuste por Inflación Fiscal que ofrece Valery ® Contabilidad.



Capitulo V CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO.

El Cierre es el paso final del ciclo contables, donde se pueden actualizar las ganancias acumuladas y facilitar el registro de los asientos de apertura del nuevo ejercicio; consiste en listar todos los libros contables y volver los medidores de las cuentas de ingreso y gastos a cero, así obtendremos el resultado contables, con la finalidad de saber el estado económico de la empresa y lo que se pagará en materia de impuesto.

¿Cómo Realizar Precierre del Ejercicio, Activar Precierre y Trabajar con el Ejercicio Actual? Valery® Contabilidad permite realizar un Precierre de ejercicio económico lo cual permite trabajar con dos ejercicios simultáneamente. Para realizar un Pre – Cierre del Ejercicio debe seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubique el formulario de Precierre del Ejercicio Contable en el menú.

Opción de Menú: Sistemas / Precierre.



Paso 2: Una vez en el formulario de Precierre del Ejercicio Contable, se mostrara la información del ejercicio el cual se va a precerrar tales como: fecha de inicio y fin del ejercicio, numero de comprobantes y total de asientos realizados, cantidad de cuentas nominales abiertas y resultado del ejercicio (Total de débitos, créditos y utilidad/perdida). Para procesar el Precierre hacemos clic en el botón:

Paso 3: A continuación confirme el mensaje si desea continuar con el proceso de Precierre, para ello haga clic en el botón: y seguidamente se procesara el Precierre del ejercicio.



Paso 4: Para activar el Precierre o trabajar con el ejercicio anterior haga ubique la opción de menú Activar Precierre.

Opción de Menú: Sistemas / Activar Precierre.

Paso 4: Seguidamente se presentará un mensaje informando la activación del Precierre, indicando la fecha de inicio y fin del Precierre Activado, para confirmar haga clic en el botón: Y el Precierre del Ejercicio Contable quedará activado, para verificar puede ubicar en la barra de estatus inferior del sistema la fecha del ejercicio activo.



Paso 5: Para volver al ejercicio contable actual ubique la opción de menú Trabajar con el Ejercicio. Actual.

Opción de Menú: Sistemas / Trabajar con el Ejercicio Actual.

Paso 6: Seguidamente se presenta una ventana informando la activación del ejercicio actual, para confirmar haga clic en el botón Ok. Y se activara el Ejercicio Contable Actual, para verificar puede ubicar en la barra de estatus inferior del sistema la fecha del ejercicio activo.



¿Cómo Cerrar las Cuentas Nominales? Para cerrar las cuentas nominales debe seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubicar la opción Cerrar las Cuentas Nominales en el menú.

Opción de Menú: Sistemas / Cerrar Cuentas Nominales.

Paso 2: Una vez en el formulario de Cerrar Cuentas Nominales seleccionamos la fecha del comprobante que se va a generar como parte del proceso de cierre de las cuentas nominales.



Paso 3: A continuación configure las cuentas a cerrar; el sistema propone por defecto las cuentas que tienen movimiento en el ejercicio contable.

Paso 4: Para procesar el cierre de las cuentas nominales haga clic en el botón:

Paso 5: A continuación se presenta un formulario con los asientos del comprobante que se generará como resultado del cierre de las cuentas nominales. Para finalizar haga clic en el botón F9 Registrar.



¿Cómo Realizar el Cierre del Ejercicio Contable? El cierre del ejercicio es el proceso mediante el cual se actualizaran las ganancias acumuladas de la empresa, así como inicializar las cuentas de ingresos y gastos para asi obtener el resultado económico de la empresa. Para realizar el cierre del ejercicio en Valery® Contabilidad debe seguir los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Ubique el formulario de Cierre del Ejercicio Contable en el menú.

Opción de Menú: Sistemas / Cierre del Ejercicio.

Paso 2: Una vez en el formulario de Cierre del Ejercicio Contable, se mostrara la información del ejercicio el cual se va a cerrar tales como: fecha de inicio y fin del ejercicio, numero de comprobantes y total de asientos realizados, cantidad de cuentas nominales abiertas, seguidamente del método para el cierre de las cuentas (Manual o Comprobante automático) y resultado del ejercicio (Total de débitos, créditos y utilidad/perdida).



Paso 3: Para procesar el Cierre del Ejercicio haga clic en el botón: Seguidamente se presentara una ventana solicitando la confirmación para procesar el cierre, para confirmar haga clic en el botón: A continuación se realizará un respaldo preventivo de la base de datos.

Paso 4: Realizado el respaldo preventivo, se generara el Estado de Resultado y procesara el cierre del sistema y adicionalmente se emitirá el Balance General del la empresa con el cual se aperturará el siguiente ejercicio contable.

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