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M-IN-026 Manual de usuario Seguimiento Plan de Acción componentes de inversión, gestión, territorialización y actividades Versión 3.0 acta de mejoramiento No 39 de abril de 2021 DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA INVERSIÓN Manual de usuario Seguimiento Plan de Acción componentes de inversión, gestión, territorialización y actividades Versión 3.0

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M-IN-026 Manual de usuario Seguimiento Plan de Acción componentes de inversión, gestión, territorialización y actividades
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MARIA MERCEDES JARAMILLO GARCÉS Secretaria Distrital de Planeación PEDRO ANTONIO BEJARANO SILVA Subsecretario de Planeación de la Inversión JHON MANUEL PARRA MORA Director de programación y seguimiento a la inversión EQUIPO DE TRABAJO Angélica María Areiza Segura Claudia Stella Ortiz Buitrago Cecilia Roa Núñez Daniel Stevens Ramírez Figueredo Diego Fernando Rojas Báez Edward Daza Díaz Holman Llanos Rojas Jackelyn Yate Cabrera Jenny Giraldo Montoya Jorge Enrique González Garavito José Ramos Cárdenas Rueda María Heidi Arias Alvarado Leidy Dayana Viscaya Quitián Laura del Pilar Castañeda Torres Olga Quintero Blanco Paula Andrea Guerrero León José Alejandro Ruiz Bello Uriel Díaz Muñoz Zulma Johana Espinosa Sierra Yanira Sanabria Ávila
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CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
No Fecha Versión Descripción Autor
1 01/04/2013
Dirección de Programación y Seguimiento a la Inversión
2 05/01/2017 2.0 Actualización del manual de Seguimiento Plan de Acción Componentes de Inversión, gestión, territorialización y actividades
Dirección de Programación y Seguimiento a la Inversión
3 08/04/2021 3.0 Actualización del manual de usuario de seguimiento al Plan de Acción en todos sus componentes. Actualización de imágenes y contenido, acorde con el Plan de Desarrollo Distrital Vigente
Dirección de Programación y Seguimiento a la Inversión
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Contenido Página INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 6
1. ACCIONES PREVIAS AL SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN .............................. 7
2. SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN DEL PLAN DSTRITAL DE DESARROLLO ....... 7
2.1 SEGUIMIENTO AL COMPONENTE DE INVERSIÓN .................................................. 7
2.1.1 Seguimiento de magnitud de meta ............................................................................ 9
2.1.2 Seguimiento de población ....................................................................................... 11
2.2 SEGUIMIENTO AL COMPONENTE DE GESTIÓN ................................................... 13
2.2.1 Seguimiento a indicadores ...................................................................................... 14
2.2.2 Seguimiento de recursos a metas proyecto de inversión ........................................ 18
2.2.3 Inconsistencias en ejecución de los componentes de inversión y de gestión .......... 20
2.3 SEGUIMIENTO A LA TERRITORIALIZACIÓN DE LA INVERSIÓN .......................... 22
2.3.1 Ejecución metas puntos .......................................................................................... 24
2.3.2 Ejecución de metas puntos población ..................................................................... 26
2.3.3 Inconsistencias en seguimiento de territorialización ................................................ 28
2.4 SEGUIMIENTO ACTIVIDADES DE LOS PROYECTOS ............................................ 30
3. VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE SEGUIMIENTO .......................................... 32
4. GLOSARIO .................................................................................................................. 33
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ÍNDICE DE IMÁGENES
Página Imagen 1. Ingreso al componente de inversión .................................................................. 8 Imagen 2. Seguimiento componente de inversión .............................................................. 8 Imagen 3. Selección del año de financiación en seguimiento de magnitud ........................ 9 Imagen 4. Registro de Magnitud Ejecución de la meta ...................................................... 9 Imagen 5. Ejecución de magnitud campo de observaciones ............................................ 10 Imagen 6. Anualización de la meta proyecto .................................................................... 11 Imagen 7. Magnitud ejecutada de la vigencia actual ........................................................ 12 Imagen 8. Componente de inversión seguimiento de población ...................................... 12 Imagen 9. Ingreso al menú de seguimiento componente de gestión ................................ 13 Imagen 10. Pantalla de seguimiento al componente de gestión ....................................... 14 Imagen 11. Barra de desplazamiento para seleccionar meta de producto e indicador ..... 15 Imagen 12. Campos de seguimiento de indicadores ........................................................ 15 Imagen 13. Campos de descripción “Retrasos y soluciones” y “Avances y/o logros” ....... 16 Imagen 14. Ejecución vigencias anteriores_ Magnitud ejecutada del indicador ............... 17 Imagen 15. Recursos metas proyecto en componente de gestión ................................... 19 Imagen 16. Seguimiento de recursos meta proyecto en componente de gestión ............. 19 Imagen 17. Campos de observaciones y control de ejecución reportada en componente de gestión ........................................................................................................................ 20 Imagen 18. Ingreso a menú de inconsistencias Entidades - Localidades ......................... 20 Imagen 19. Pantalla de inconsistencias Entidades – Localidades .................................... 21 Imagen 20. Informe de inconsistencias componente de inversión y de gestión................ 21 Imagen 21. Listado de inconsistencias componente de inversión y de gestión ................ 22 Imagen 22. Ingreso a menú seguimiento de territorialización ........................................... 22 Imagen 23. Información para seguimiento de territorialización ......................................... 23 Imagen 24. Programación de puntos de inversión de cada meta proyecto de inversión .. 23 Imagen 25. Población programada en un punto de inversión ........................................... 24 Imagen 26. Recurso ejecutado en la vigencia .................................................................. 24 Imagen 27. Registro de ejecución de magnitud y recursos vigencia anterior ................... 25 Imagen 28. Campos Observaciones y de control de magnitud y recursos ....................... 26 Imagen 29. Seguimiento de población por puntos de inversión ....................................... 26 Imagen 30. Seguimiento en territorialización a población grupo etario sin definir ............. 27 Imagen 31. Campos de observaciones y de control de seguimiento de población en territorialización ................................................................................................................ 28 Imagen 32. Inconsistencia en seguimiento de territorialización ........................................ 29 Imagen 33. Mensaje sobre inconsistencias y/o alertas en seguimiento de territorialización ........................................................................................................................................ 29 Imagen 34. Listado de inconsistencias y/o alertas en territorialización ............................. 30 Imagen 35. Ingreso a menú de seguimiento de Actividades ............................................ 30 Imagen 36. Información actividades programadas por proyecto ...................................... 31 Imagen 37. Seguimiento de actividades........................................................................... 32
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INTRODUCCIÓN
Este documento es una guía que facilita el registro de la información correspondiente al seguimiento del plan de acción del Plan de Desarrollo Distrital, de sus componentes de inversión, gestión, territorialización y actividades, en el Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo - Segplán. Antes de realizar el seguimiento al plan de acción se sugiere que las entidades efectúen la actualización de la información programada para los casos en que lo requieran. Asimismo, se plantea un orden, para el reporte de información del seguimiento; iniciando por el reporte de avance de metas de proyectos de inversión y de población beneficiada, para luego continuar con el reporte del componente de gestión (avance de indicadores y de recursos de metas asociados a las metas del plan de desarrollo), y así pasar al reporte de territorialización de la inversión y de actividades. Finalmente, las entidades son responsables de garantizar la calidad y veracidad de la información reportada en el sistema, teniendo en cuenta su relevancia para la toma de decisiones por parte de la Administración Distrital, además de ser fuente de consulta de los entes de control, veedurías, academia y ciudadanía en general.
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1. ACCIONES PREVIAS AL SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN La entidad debe actualizar el plan de acción antes de registrar la información relacionada con el avance de las metas de los proyectos de inversión, indicadores de las metas sectoriales y ejecución de recursos. Para ello, puede consultar el M-IN-006 “Manual de usuario Reprogramación, Actualización del Plan de Acción - Componente de Inversión y de Gestión”, que se encuentra en la extranet de la SDP. Una vez efectuado el proceso de actualización, genere los cierres de los módulos del plan de acción: componentes de inversión y de gestión, territorialización y actividades y luego proceda a registrar el seguimiento.
2. SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN DEL PLAN DSTRITAL DE DESARROLLO
El procedimiento para efectuar el registro del seguimiento al plan de acción se hace a través de cuatro componentes: i) inversión, ii) gestión, iii) territorialización y iv) actividades. Para mayor agilidad en el reporte de seguimiento, la entidad puede hacer uso del cargue de la información a través de archivos planos; para ello siga las indicaciones dadas en el M-IN-143 “Manual de usuario Carga de Archivos Planos a Segplán” que se encuentra en la extranet de la SDP.
2.1 SEGUIMIENTO AL COMPONENTE DE INVERSIÓN En el menú principal de Segplán, ingrese por el módulo “Plan de acción”, opción “Seguimiento” y de clic en “Componente de inversión” como lo indica la imagen 1.
La Actualización del plan de acción (Componentes de inversión y de gestión) debe estar cerrada para poder reportar el seguimiento, ya que este se realiza sobre la última versión Oficial la cual se genera al momento de hacer el cierre mencionado.
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Imagen 1. Ingreso al componente de inversión
Al realizar la operación anterior, el sistema muestra una pantalla, en la cual debe ubicar el cursor en botón cargar de la barra de herramientas y así podrá visualizar los proyectos de inversión, las metas por cada proyecto y los campos en donde debe registrar la información del seguimiento que corresponden a avance de la magnitud de las metas y de la población beneficiada (Ver imagen 2).
Imagen 2. Seguimiento componente de inversión
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2.1.1 Seguimiento de magnitud de meta Para registrar el avance del seguimiento ubíquese en el apartado de “Proyecto de inversión” y de clic sobre el proyecto al que se va a registrar el avance. Luego en el apartado “Metas proyecto” seleccione la meta del proyecto a la que se le registrará la información.
Haga clic en la pestaña , el sistema habilita automáticamente el campo “Fecha de reporte”, luego seleccione en “Año Financiación”, el año sobre el cual se va a reportar la información, como lo indica la imagen 3.
Imagen 3. Selección del año de financiación en seguimiento de magnitud
Luego en el campo “MAGNITUD Ejecución” reporte el avance físico de la meta proyecto de inversión, como lo indica la imagen 4.
Imagen 4. Registro de Magnitud Ejecución de la meta
A partir del segundo año del plan de desarrollo, en la columna “Año Financiación” aparecen dos vigencias; la del año actual, es decir el que está en curso, y la del año anterior; para registrar en este caso, la entrega de productos que corresponden a la programación del año inmediatamente anterior.
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Luego de registrar la información del año de la vigencia actual, ubique el cursor en el siguiente renglón del campo “Fecha reporte” y haga clic para que se muestre la fecha de reporte de seguimiento; luego ubíquese en el campo “Año Financiación” y seleccione la vigencia anterior; finalmente, registre el dato de avance físico en el campo de “MAGNITUD Ejecución”. Una vez registre el seguimiento de la magnitud de la meta proyecto en el campo “Ejecución”,
de clic en salvar .
En el campo describa el avance que presenta la meta del proyecto.
Por último, en esta pantalla es posible consultar la programación de la meta a la cual se le está registrando el seguimiento; para ello, de clic en el botón Anualización: el sistema muestra el cuadro de la anualización de la meta proyecto, como ayuda para que el usuario observe las cantidades programadas en cada vigencia del Plan de Desarrollo, sin tener que salir de esta pantalla (Ver imagen 6).
Cuando una meta no reporte ejecución, debe colocar cero (0) en el campo de MAGNITUD y registrar la razón de ello en el campo de Observaciones (Ver imagen 5).
Imagen 5. Ejecución de magnitud campo de observaciones
El seguimiento que se reporta en el sistema es acumulado durante la respectiva vigencia. Es decir, que a partir del segundo seguimiento que se haga, durante una vigencia, si a la fecha de corte la meta no registra avance, se debe registrar el avance del periodo anterior
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Imagen 6. Anualización de la meta proyecto
Cuando se haya finalizado el reporte de ejecución de la totalidad de metas de un proyecto es necesario dar clic al botón salvar, ubicado en la parte superior de la pantalla para que guarde los cambios realizados. No obstante, por seguridad se sugiere que cada vez que realice un registro, salve o grabe la información. Para continuar reportando ejecución en los siguientes proyectos de la entidad, ubíquese nuevamente en el campo de “Proyectos de Inversión” y seleccione el siguiente proyecto y las metas del mismo y registre la información de cada una de ellas como se mencionó anteriormente. 2.1.2 Seguimiento de población
La pestaña solo se activa para las metas proyecto que tienen programada población “Directa”. Para iniciar, tenga en cuenta que sólo se hace seguimiento a la población de la vigencia actual. Para ello, haga clic en el dato de magnitud ejecutada de la vigencia actual de la
pestaña
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Imagen 7. Magnitud ejecutada de la vigencia actual
Luego de clic en la pestaña ; la pantalla muestra la información de la población programada para la meta proyecto seleccionada (grupo etario, condición poblacional y grupos étnicos). Ubíquese en el bloque “Seguimiento”, el sistema muestra automáticamente la fecha de reporte. Seleccione el “Grupo etario” y registre la magnitud de la población beneficiada en las casillas habilitadas, de conformidad con la magnitud programada. Cuando se selecciona el grupo etario, el sistema carga en los campos de “Condición poblacional” y “Grupos étnicos” la información programada inicialmente. Reporte el seguimiento de los campos habilitados. Si la entidad ha establecido para cada grupo etario una “Condición poblacional” diferente a la clasificación “Comunidad en general” debe registrar las magnitudes alcanzadas en los campos designados para ello. Igual, ocurre si en la opción “Grupos étnicos”, tiene programada una categoría diferente a “Otros grupos étnicos” (Indígenas, ROM, etc.). (Ver imagen 8).
Imagen 8. Componente de inversión seguimiento de población
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2.2 SEGUIMIENTO AL COMPONENTE DE GESTIÓN Para registrar el avance en el componente de gestión, de clic en el menú “Plan de Acción”, opción seguimiento y seleccione “Componente de gestión”, como lo indica la imagen 9.
Imagen 9. Ingreso al menú de seguimiento componente de gestión
Al realizar la operación anterior se genera una pantalla, y para cargar la información de la
misma, de clic en el botón cargar de la barra de herramientas del sistema. El sistema trae la información de la estructura del plan de desarrollo, en la que se identifican los niveles del plan de desarrollo (propósito, programa, meta); y las pestañas Indicadores y Recursos metas proyecto (Ver imagen 10).
No se hace seguimiento de población sobre vigencias anteriores. Si la entidad programó la categoría “comunidad en general”, en el campo “condición poblacional” el sistema no permite registrar valores en las casillas de hombres y mujeres Lo mismo ocurre cuando en el campo de “grupos étnicos” elije la categoría “otros grupos étnicos”. Si la entidad selecciona “no identifica grupos étnicos” el sistema inhabilitará las casillas de seguimiento, por lo cual no podrá ingresar información en estas celdas.
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Imagen 10. Pantalla de seguimiento al componente de gestión
El seguimiento se realiza a cada indicador de la meta sectorial y a los recursos de las metas proyecto asociadas a la meta sectorial, como se detalla en los numerales 2.2.1 y 2.2.2. 2.2.1 Seguimiento a indicadores Para registrar el seguimiento a los indicadores ubíquese en el bloque “Metas Sectoriales del Plan de Desarrollo” y seleccione la meta sectorial a la cual le va a registrar el seguimiento. Para desplazarse y visualizar las demás metas del plan de desarrollo programadas por la entidad, se debe usar la barra de desplazamiento que se encuentra a la derecha de la pantalla (Ver imagen 11). Por cada meta de plan de desarrollo seleccionada el sistema le muestra los indicadores programados por la entidad para hacer la medición del avance de la meta plan.
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Cuando hay más de un indicador programado en una meta sectorial, para desplazarse al siguiente indicador se debe usar la barra de desplazamiento ubicada a la derecha de los indicadores (Ver imagen 11).
Imagen 11. Barra de desplazamiento para seleccionar meta de producto e indicador
Una vez seleccionado el indicador, proceda a registrar su avance en los campos “Magnitud ejecutada”, “Retrasos y soluciones” y “Avances y/o logros” (Ver imagen 12).
Imagen 12. Campos de seguimiento de indicadores
Para ello, el sistema trae automáticamente la “Fecha reporte”, ubique el cursor en la casilla
“Magnitud Ejecutada” y registre el avance numérico del indicador.
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Para los indicadores con tipo de Anualización SUMA o CONSTANTE se reporta el avance de la vigencia. Para los tipos de Anualización CRECIENTE y DECRECIENTE se reporta el valor acumulado. Luego, ubíquese en el campo “Retrasos y Soluciones” y describa las dificultades que se han presentado frente al avance del indicador, si las hay, y las soluciones para superarlas. Las metas que no registran avance a la fecha de corte o cuyo avance es menor al programado deben registrar información en este campo explicando las razones de tales circunstancias. Todo retraso debe estar acompañado de la solución a través de la cual se va a contrarrestar dicho retraso. Si el avance reportado es igual al programado coloque un texto en donde se especifique que no hay dificultades. Después de clic en el campo “Avances y/o Logros” y describa de manera clara y específica el avance del indicador a la fecha; puede citar qué se hizo, cómo, en dónde y a quién benefició, entre otros aspectos. Verifique la coherencia del texto con la magnitud reportada. En este campo no debe incorporarse información referente al propósito del logro, los objetivos de éste, qué se hace o la misionalidad de la entidad para hacer los logros. En cuanto a los beneficios, éstos son diferentes a los logros y allí debe indicarse cómo se benefició la ciudad o la ciudadanía al haber alcanzado los logros reportados. Para facilitar el registro y lectura de la información de “Retrasos y Soluciones” y “Avances y/o logros”, haga clic sobre el ícono que los antecede, de esta forma se amplía el recuadro y se visualiza la información (Ver imagen 13).
Imagen 13. Campos de descripción “Retrasos y soluciones” y “Avances y/o logros”
Así mismo, dando clic en el botón el sistema muestra un recuadro con la información reportada por la entidad, de la magnitud ejecutada del indicador
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seleccionado, en los años anteriores, su porcentaje de avance frente a lo programado en cada vigencia y el avance acumulado en el plan de desarrollo (Ver imagen 14).
Imagen 14. Ejecución vigencias anteriores_ Magnitud ejecutada del indicador
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2.2.2 Seguimiento de recursos a metas proyecto de inversión
Seleccione en la pantalla la opción , la cual permite registrar la ejecución presupuestal de las metas de los proyectos de inversión asociadas a la meta sectorial del plan de desarrollo como lo muestra la siguiente pantalla (Ver imagen 15).
En la descripción y análisis que reporte en los campos de Retrasos y soluciones y Avances y/o logros, tenga en cuenta lo siguiente: En cuanto al contenido: -El informe debe guardar coherencia con las cifras que reportan en los indicadores.
-Maneje un lenguaje comprensible dirigido a todo tipo de lector.
-Informe acumulado de avances que den cuenta de la gestión realizada para el logro de la meta sectorial, desde el inicio del plan hasta la fecha de corte del seguimiento, de tal manera que se evidencie la trazabilidad de las acciones realizadas, productos, bienes y/o servicios logrados y poblaciones beneficiadas en cada meta producto.
-Es responsabilidad de las oficinas de planeación de las entidades la información que se reporta en el sistema Segplán; por lo tanto, se requiere de la revisión de la misma previa validación ante la SDP. En cuanto a la forma: -Cuando utilice una sigla, debe anteponer su significado en su primer uso. Si la misma sigla se cita en otra meta sectorial debe nuevamente aplicar lo anterior.
-Evite el uso de guiones y comillas puesto que el sistema los convierte a signos de interrogación.
-Tenga en cuenta las reglas para el uso de mayúscula. No use mayúscula sostenida en los campos de texto.
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Imagen 15. Recursos metas proyecto en componente de gestión
Para efectuar el registro de ejecución de recursos seleccione la meta sectorial del plan de desarrollo; a continuación, seleccione la meta proyecto de inversión a la cual le va a reportar la ejecución. Posteriormente, en la parte inferior de la pantalla, ubíquese en el recuadro “Fecha reporte”, seleccione el “año financiación” y en el campo “Recursos Ejecutados Meta” digite la ejecución presupuestal. Realice este procedimiento para cada una de las metas proyecto de inversión (Ver imagen 16). A partir del segundo año del plan, además de reportar la ejecución de la vigencia debe reportar la ejecución de reservas si las tiene. Para ello, ubique el cursor en “Fecha reporte” luego del campo “Año Financiación” seleccione la vigencia anterior y en el campo “Recursos ejecutados meta” registre el valor ejecutado (Ver imagen 16).
Imagen 16. Seguimiento de recursos meta proyecto en componente de gestión
En la parte derecha de la pantalla, el sistema irá acumulando la ejecución reportada en las metas por proyecto de inversión y le mostrará el valor ejecutado del proyecto en Bogdata para que pueda comparar y llevar el control (Ver imagen 17). En el campo de “Observaciones” puede registrar la información relacionada con la ejecución de recursos presupuestales de la meta proyecto, como lo muestra la imagen 17.
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Imagen 17. Campos de observaciones y control de ejecución reportada en componente de gestión
2.2.3 Inconsistencias en ejecución de los componentes de inversión y de gestión Una vez se haya concluido el seguimiento en los componentes de inversión y de gestión es necesario verificar que no existan inconsistencias. Para ello de clic en el menú inconsistencias/Entidades-Localidades como se observa en la imagen 18.
Imagen 18. Ingreso a menú de inconsistencias Entidades - Localidades
En la pantalla que despliega el sistema oprima el botón cargar de la barra de herramientas para que muestre la información de la entidad (Ver imagen 19).
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Imagen 19. Pantalla de inconsistencias Entidades – Localidades
En el bloque “Componentes de inversión y de gestión” de clic en . El sistema genera un mensaje indicando si se presentan inconsistencias y/o alertas (Ver imagen 20).
Imagen 20. Informe de inconsistencias componente de inversión y de gestión
Haga clic en “Aceptar” y seleccione la inconsistencia o alerta a revisar. Luego de clic en el botón “Generar informe”, como lo muestra la imagen 21.
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Imagen 21. Listado de inconsistencias componente de inversión y de gestión
Si presenta inconsistencias proceda a realizar los ajustes. El seguimiento se debe culminar sin inconsistencias. Si presenta Alertas deben ser revisadas y verificar que no se traten de errores de digitación o de calidad de la información. Si se mantiene la alerta la entidad debe explicarla en el correo de validación del seguimiento. 2.3 SEGUIMIENTO A LA TERRITORIALIZACIÓN DE LA INVERSIÓN Consiste en registrar el avance tanto físico como financiero y la población beneficiada de las metas de los proyectos de inversión en el territorio en cada punto de inversión. Para registrar el seguimiento en territorialización se debe haber registrado el seguimiento en el componente de inversión. Luego, ingrese al menú Plan de acción/Seguimiento/Territorialización de la inversión como se muestra en la imagen 22.
Imagen 22. Ingreso a menú seguimiento de territorialización
En la pantalla que aparece oprima el botón cargar de la barra de herramientas, el sistema muestra la información de los proyectos y las metas proyecto (Ver imagen 23).
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Imagen 23. Información para seguimiento de territorialización
Las pestañas “Meta Py por Punto” y “Población por Meta proyecto – Punto” muestran la información programada de la magnitud de meta proyecto, recursos y población en cada punto de inversión (Ver imágenes 24 y 25).
Imagen 24. Programación de puntos de inversión de cada meta proyecto de inversión
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Imagen 25. Población programada en un punto de inversión
Lo anterior permite identificar la programación que se tiene de la territorialización como referencia para el reporte de seguimiento. El seguimiento de territorialización se hace diligenciando la información en las pestañas “Ejecución de metas puntos” y “Ejecución de metas puntos población” que se explican a continuación. 2.3.1 Ejecución metas puntos Seleccione el proyecto de inversión, luego seleccione la meta proyecto y en la pestaña “Meta Py por punto” de clic en el punto al cual le reportara ejecución ubíquese en el campo año de financiación “Año Fin” del punto de inversión. Para el caso del primer seguimiento al plan de acción sólo aparece la vigencia actual (Ver imagen 26).
Imagen 26. Recurso ejecutado en la vigencia
En el campo “Valor ejecutado” registre el avance de la magnitud de meta y en el campo “Rec. Ejecutado Vig” registre los recursos ejecutados.
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A partir del seguimiento del segundo año del plan, para cada punto de inversión debe registrar el seguimiento de magnitud y de recursos de la vigencia anterior, si los tiene programados. Para ello, en el punto de inversión de la meta proyecto seleccione la vigencia anterior en el campo “Año Fin”, luego de clic en el campo “Valor ejecutado” y registre el avance de la magnitud. Después de clic en el campo “Rec. Ejecutado Res” y digite la ejecución de los recursos de reservas (Ver imagen 27).
Imagen 27. Registro de ejecución de magnitud y recursos vigencia anterior
El campo de observaciones permite describir las acciones realizadas en el punto de inversión. En el registro de la vigencia actual es obligatorio diligenciarlo en las siguientes situaciones: - Cuando el seguimiento de magnitud y recursos es cero - Cuando se reporta magnitud, pero recursos en 0 - Cuando se reporta recursos, pero magnitud en 0
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Imagen 28. Campos Observaciones y de control de magnitud y recursos
Los campos “Total ejecución loc. Fís.” y “Total ejec. metas proy” permiten llevar el control de la distribución de la ejecución de la magnitud y recursos de la meta proyecto en los puntos de inversión (Ver imagen 28). El valor que aparece en “Total ejec metas proy” corresponde al valor total de la meta, registrado en el seguimiento al componente de inversión, eso quiere decir que el total de magnitud que se reporte en los diferentes puntos de inversión debe ser igual al valor de dicho campo. Igual se aplica para los recursos. 2.3.2 Ejecución de metas puntos población Realizado el seguimiento del punto de inversión (magnitud y recursos), de clic en la pestaña “Ejecución de metas puntos población” y registre el avance por cada grupo etario programado en el punto de inversión (Ver imagen 29).
Imagen 29. Seguimiento de población por puntos de inversión
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Ubíquese en la pestaña “Ejecución de metas punto población” y registre la población beneficiada de hombres y mujeres según lo ejecutado. Tenga en cuenta el año de financiación del punto donde se encuentra ubicado para registrar la población. Para cada punto de inversión de cada meta proyecto repita el procedimiento anterior. Si el punto registra una programación de población “z- grupo etario sin definir, el dato de la población beneficiada se registra en el campo “Total”, sin diferenciar entre Mujeres y Hombres (Ver imagen 30).
Imagen 30. Seguimiento en territorialización a población grupo etario sin definir
En la parte inferior derecha encuentra el campo de “Observaciones” en la cual puede describir la población beneficiada, y en la parte inferior izquierda aparecen los campos “Total Ejec Loc Física” y “Total Ejecutado MPY” que permiten llevar el control de la población registrada en los diferentes puntos de inversión. Una vez termine de registrar la información de población beneficiada, los campos deben ser iguales; si hay diferencia debe ajustar la información (Ver imagen 31).
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Imagen 31. Campos de observaciones y de control de seguimiento de población en territorialización
2.3.3 Inconsistencias en seguimiento de territorialización Una vez se haya registrado la información de seguimiento de territorialización, es necesario verificar la consistencia de la información entre lo registrado en el componente de inversión y los puntos de inversión de las metas de cada proyecto. Para ello, en el menú haga clic en Inconsistencias/Entidades – Localidades. Para traer la información de la entidad de clic en
el botón cargar , de la barra de herramientas (Ver imagen 32).
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Imagen 32. Inconsistencia en seguimiento de territorialización
De clic en el campo “Seguimiento” del bloque “Territorialización de la inversión distrital”, el sistema informa si hay o no inconsistencias de seguimiento en la territorialización (Ver imagen 33).
Imagen 33. Mensaje sobre inconsistencias y/o alertas en seguimiento de territorialización
En el caso de presentar inconsistencias y/o alertas, el sistema habilita un campo listando cada una de ellas. Seleccione una a una y oprima el botón “Generar informe”, luego proceda a efectuar los ajustes necesarios (Ver imagen 34).
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Imagen 34. Listado de inconsistencias y/o alertas en territorialización
El seguimiento de la territorialización se debe culminar sin inconsistencias. Para el caso de las alertas, verifique si debe corregir alguna información; si estas persisten se deben explicar o sustentar a la SDP, a través del correo de terminación y validación del proceso de seguimiento al plan de acción de la entidad. 2.4 SEGUIMIENTO ACTIVIDADES DE LOS PROYECTOS El seguimiento a las actividades le permite a la entidad, mostrar el avance de la gestión, para el logro de las metas programadas para una vigencia. Para efectuar el registro del seguimiento a las actividades, ingrese por el menú: Plan de Acción/Seguimiento/Actividades, como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 35. Ingreso a menú de seguimiento de Actividades
En la pantalla que aparece de clic en el botón cargar de la barra de herramientas;, el sistema muestra los proyectos de inversión, las actividades programadas para cada proyecto, y la programación de cada actividad del proyecto en la vigencia (Ver imagen 36).
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Imagen 36. Información actividades programadas por proyecto
Para efectuar el registro del avance de una actividad de clic en el proyecto de inversión del bloque “2. Información de Proyecto”. Luego de clic en la actividad del bloque 3. “Actividades con Ponderación Vertical”. En el bloque “4. Ejecución Actividades”, se refleja la programación de la actividad y en la parte inferior, aparecen los campos en donde se debe registrar el avance. Para ello, ubique el cursor en el campo “% Ejecutado”, el sistema habilita la fecha de reporte. En la ventana “Meses ejecutado” de clic en la lista de selección y se despliegan los meses de la vigencia, seleccione el mes al cual le registrará la ejecución luego en el campo “% Ejecutado” registre el valor numérico del avance (Ver imagen 33).
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Imagen 37. Seguimiento de actividades
Cada vez que efectúe un registro oprima el botón salvar ubicado en de la barra de herramientas para guardar la información. Tenga en cuenta que el seguimiento de las actividades no es acumulado. Repita este procedimiento para cada una de las actividades.
3. VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE SEGUIMIENTO Una vez finalizado el registro del seguimiento de los componentes y verificada la información el jefe de planeación de la entidad o quien haga sus veces enviará un correo a la SDP Dirección de Programación y Seguimiento validando la información reportada en el sistema.
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De esta forma finaliza el procedimiento de seguimiento del plan de acción del plan de desarrollo.
4. GLOSARIO
Término Descripción
Punto de inversión
Hace referencia a la inversión programada en un punto específico del territorio que se programa en componente de Territorialización (Metas Py por punto) y al cual se le hace seguimiento (Ejecución de metas puntos)
Población por meta proyecto _
punto
Es la población programada a beneficiar en cada punto de inversión clasificada por grupo etario.
Ejecución de metas punto
Población beneficiada por grupo etario en cada punto de inversión
SDP Secretaría Distrital de Planeación
SEGPLAN Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo
A través del sistema Segplán genere los reportes de inversión, gestión, territorialización y actividades para revisar la información.
Verifique avance de los indicadores de las metas Plan de Desarrollo y de las metas proyecto de inversión, así como la programación y ejecución de recursos asociados a cada una, con el fin de garantizar la coherencia y consistencia de la información. Si la información presenta alertas debe explicar las razones de las mismas.