1

Preparado para Technology Adoption

13 de junio de 2013 Versin: 1.0

Preparado por Yazmani Reyes Hernndez

(Soluciones TI) www.technologyadoption.com

Microsoft Lync Servidor de Comunicaciones Office

2

Contenido

Iniciar Sesin y comenzar ................................................................................................................... 4

Principales caractersticas de Lync 2013 ............................................................................................ 6

Cul es la apariencia de mi nuevo Lync? ....................................................................................... 6

Men rpido de Lync ....................................................................................................................... 8

Defina cmo organizar sus Contactos ............................................................................................. 9

Tenga a mano a sus Favoritos en la lista de Contactos ................................................................... 9

Nuevos conos en la ventana de conversacin ............................................................................. 10

Conversaciones en pestaas ......................................................................................................... 11

Nuevas caractersticas de video .................................................................................................... 12

Nuevas caractersticas de reunin ................................................................................................ 13

Lync para clientes mviles............................................................................................................. 16

Iniciar sesin y comenzar a utilizar Lync .......................................................................................... 17

Qu significa la opcin Restablecer Estado, en el men de disponibilidad? ................................ 18

Descripcin de los estados del men de disponibilidad ................................................................. 19

Encontrar a un usuario de Technology Adoption ............................................................................ 20

Gestin de la lista de contactos ....................................................................................................... 22

Agregar personas a mi lista de contactos ..................................................................................... 22

Diferentes vistas de los contactos ................................................................................................. 25

Crear un nuevo Grupo en la lista de contactos ............................................................................. 29

Ms sobre la gestin de contactos ................................................................................................ 31

Mensajera Instantnea ................................................................................................................... 31

Enviar y recibir mensajes instantneos ......................................................................................... 31

Invitar a ms personas a una conversacin .................................................................................. 33

Ms opciones en una conversacin de mensajera instantnea .................................................. 35

Iniciar una llamada de voz a travs de Lync .................................................................................... 35

Iniciar una videollamada .................................................................................................................. 37

Compartir actividades ...................................................................................................................... 39

Compartir el escritorio de su equipo ............................................................................................ 39

Conceder el control del escritorio a otra persona ........................................................................ 41

Compartir un programa de su equipo ........................................................................................... 42

3

Iniciar una reunin en lnea no programada ................................................................................... 43

Reuniones en lnea programadas..................................................................................................... 45

Programar una reunin en lnea ................................................................................................... 45

Unirse a una reunin programada ................................................................................................ 47

4

Iniciar Sesin y comenzar

1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio, elija Todos los programas, busque la

carpeta de Microsoft Office 2013, y seleccione Lync 2013.

2. Les aparecer la ventana de Inicio de Sesin, donde debern introducir su correo electrnico

de la firma y dar clic en Iniciar Sesin.

5

3. Iniciar la conexin con el servidor posteriormente debern introducir su contrasea y dar

clic en Iniciar Sesin.

Opcionalmente, podrn indicarle a Lync que guarde su informacin de inicio de sesin para que

prxima vez se inicie automaticamente:

6

Finalmente se terminara de iniciar la sesin:

Principales caractersticas de Lync 2013

Cul es la apariencia de mi nuevo Lync?

Lync 2013 ofrece una apariencia nueva y organizada que le facilitar la comunicacin con los otros

usuarios, hacindola ms rpida y fcil. Podr establecer su ubicacin, disponibilidad o agregar

notas para que las dems personas obtengan ms detalles, si as lo desea.

En la parte superior de la ventana principal de Lync se encuentra el cuadro de notas, donde puede

escribir un mensaje para informar a los dems usuarios sobre lo que usted desee, por ejemplo:

trabajando desde la casa, si necesita ubicarme enve un mensaje instantneo, estoy en

reunin, entre otros.

A continuacin del cuadro de notas, se muestra su nombre de usuario y la imagen que lo identifica.

7

Bajo el nombre de usuario se encuentra el men de disponibilidad. Lync configura de forma

automtica esta informacin, en funcin de su actividad o del calendario de Microsoft Outlook. Sin

embargo, usted tambin puede seleccionar su estado dentro de las opciones disponibles en el

men: disponible, ocupado, no molestar, vuelvo enseguida, ausente, da libre y desconectado. Ms

adelante, se presenta una descripcin de cada uno de estos estados.

Note que al costado izquierdo de la imagen que lo identifica, hay una franja de color que vara segn

su estado de disponibilidad. En este caso, el color verde indica que se encuentra Disponible.

Bajo el men de disponibilidad se muestra el cuadro de ubicacin. Usted puede proporcionar ms

detalles sobre dicha ubicacin, cambindole el nombre a trabajo, casa, etc; as, siempre que

trabaje desde ese lugar sus contactos sabrn dnde se encuentra.

Si seguimos bajando en la ventana principal de Lync, distinguimos estos cuatro conos:

8

Contactos: se despliega el listado de sus contactos, usted puede visualizarlos organizados de

distintas formas: por grupos, por disponibilidad, entre otros.

Salones de chat: estos salones permiten establecer debates o trabajar un tema o tarea especfica

con un grupo de compaeros de trabajo. Desde este cono tiene un acceso rpido para buscar o

supervisar la actividad de algn saln, as como leer y publicar mensajes.

Conversaciones: puede revisar todas sus conversaciones, conversaciones perdidas y ver las

llamadas.

Telfono: se accede a un teclado telefnico, donde puede marcar el nmero de algn usuario y

llamarlo a travs de Lync

Por ltimo tenemos el cono opciones y el cuadro de bsqueda, lo que se muestra ms abajo en la

ventana principal de Lync depender de qu cono se encuentre seleccionado: contactos, salones

de chat persistentes, conversaciones o telfono.

El cono opciones ( ) permite ajustar algunas configuraciones de nuestro Lync personal: audio,

video, desviacin de llamadas, entre otros. A travs del cuadro de bsqueda, puede buscar a una

persona dentro de INACAP por su nombre o telfono- o una sala de chat

Men rpido de Lync

Lync posee un men rpido, que lo hace ms funcional y amigable. ste se despliega cuando

posiciona el mouse sobre la imagen de un contacto.

Con un solo clic puede comenzar una sesin de chat , una llamada , una video llamada o

ver la tarjeta de un contacto . Mantenga el mouse sobre los tres puntos del lado derecho para

ver ms opciones ( ).

9

Defina cmo organizar sus Contactos

Lync le ofrece diferentes vistas y formas de organizar su lista de Contactos. Podr agruparlos segn

rea de trabajo o por disponibilidad, podr definir la informacin que compartir con cada uno de

ellos y saber quines lo han agregado a su lista de contactos. Ms adelante se detallan los pasos a

seguir para gestionar sus contactos.

Tenga a mano a sus Favoritos en la lista de Contactos

Existe un grupo llamado Favoritos al comienzo de la lista de contactos, que le permite crear una lista

de los usuarios con los que se comunica frecuentemente.

10

Fcilmente puede desplazar sus contactos entre los diferentes grupos. Basta con seleccionar con el

mouse el nombre del contacto que desea mover, arrastrarlo hacia el nuevo grupo y soltar; o bien,

hacer clic con el botn derecho del mouse en un contacto y luego seleccionar el grupo de destino

en el men desplegable.

Nuevos conos en la ventana de conversacin

Los iconos de la parte inferior de la ventana de conversacin, le permiten activar las distintas

herramientas de comunicacin disponibles:

Llamada: realizar una llamada de audio.

Video: iniciar una video llamada, que incluye audio e imagen.

Administrar contenido presentable: tiene la posibilidad de compartir el escritorio de su equipo, un

programa o un archivo, adems cuenta con una pizarra virtual donde todos los participantes de

una conversacin pueden escribir simultneamente.

Invitar a ms personas: invitar a otros usuarios a unirse a la conversacin de mensajera instantnea

`

11

Si mantiene el mouse posicionado sobre uno de estos conos, ver las opciones que tiene

disponibles. Al hacer clic en el cono, el mensaje instantneo pasa al modo de comunicacin

seleccionado.

Conversaciones en pestaas

Esta caracterstica le permite mantener las llamadas, los mensajes instantneos y los salones de chat

en una misma ventana de conversacin.

Las pestaas aparecen en el costado izquierdo de la ventana y usted puede moverse entre las

distintas conversaciones que se encuentran activas. Ahora, si usted prefiere una nica conversacin

por ventana, puede configurarlo a travs del cono opciones.

12

Para extraer una conversacin a una ventana nueva, puede utilizar el botn emergente ( ).

Luego, puede usar el botn desplegar ( ), para volver a agregar la conversacin a la ventana

principal.

Nuevas caractersticas de video

Los videos con tecnologa HD y la nitidez del audio, permiten que sus conversaciones

parezcan una autntica conversacin cara a cara

Antes de iniciar o aceptar una video llamada, en la invitacin aparecer una vista previa de

su propio video.

Puede ver a todos quienes participen de una videoconferencia de forma automtica. Si el

vdeo no estuviera disponible, aparecer la imagen de la persona que est hablando.

13

Cuando hay ms de cinco participantes en una videoconferencia, las ventanas de video de

los cinco ms activos aparecen en la fila superior y las imgenes de los dems participantes

aparecen abajo. Asimismo, puede seleccionar un participante o ms de uno, para que sean

visibles durante toda la sesin.

Nuevas caractersticas de reunin

Tanto si se encuentra en la oficina como si est fuera de ella, puede unirse a una reunin a

travs de Lync. Para ello debe seleccionar la opcin Unirse a una reunin de Lync, que

aparecer en un aviso de Outlook de su equipo de escritorio, en el calendario o en el panel

de reuniones de cualquier dispositivo Windows Phone, iOS o Android.

Segn el tipo de reunin, puede decidir si desea activar o desactivar el micrfono de los

participantes, o si quiere permitir o bloquear el uso compartido de video. Estas opciones

son de gran utilidad cuando se trata de reuniones de ms de veinte participantes.

14

Cuando Lync detecta que est realizando una presentacin, le asigna automticamente el estado No

molestar: presentando. As evita que le interrumpan en ese momento, con mensajes instantneos y otras

formas de comunicacin.

Los controles de la sala de reuniones virtual, son fciles de usar y le permiten activar y

desactivar su micrfono, cambiar los dispositivos de audio e incluso transferir llamadas a

otro nmero de telfono.

Tiene la posibilidad de compartir escritorio, presentaciones de PowerPoint, Pizarra y

OneNote. Puede incluso elegir varios programas para compartir, si necesita trabajar con

ms de uno.

Mientras otro participante est presentando un conjunto de diapositivas de PowerPoint,

usted puede revisarlas en privado, volver a la vista del presentador o sumarse a la

presentacin si necesitan presentarla conjuntamente.

Segn el tipo de reunin puede elegir una vista especfica del contenido, del moderador o

de los participantes de la reunin, con el botn Elija un diseo

15

o Vista Galera: muestra las imgenes o videos de todos los participantes.

o Vista Orador: muestra el contenido de la reunin con el vdeo o imagen del

moderador, en la esquina inferior derecha de la ventana.

o Vista Presentacin: slo muestra el contenido de la reunin. Podr consultar en

detalle el contenido, pero no podr ver los participantes.

o Vista Compacta: slo muestra las imgenes de los participantes; manteniendo el

mouse sobre la imagen puede ver la informacin de contacto.

Grabe y mantenga registro de sus reuniones. Al grabar una reunin, la grabacin se guarda

en un formato (MP4), que puede reproducirse en el reproductor de Windows Media.

Adems, puede publicar la grabacin en una ubicacin compartida, para que todos los

participantes puedan acceder a ella.

En Lync existen nuevas formas de colaborar durante las reuniones. Puede usar notas

compartidas y coeditar un documento durante una reunin o tomar notas para uso

personal, despus de sta.

Todos los miembros del grupo pueden tener acceso a las notas compartidas: para aportar

informacin e ideas o para usar las pginas del bloc de notas como pizarra virtual.

La ventana de OneNote se acopla a la ventana de reunin, y el nombre de los participantes y el

contenido compartido, se agrega automticamente a las Notas.

Los usuarios de PC y de Mac se pueden unir a una reunin de Lync desde un explorador web,

utilizando todas las opciones disponibles:

16

Vdeo de alta definicin.

Conectarse desde cualquier sitio sin tener que pagar costos de llamada.

Mensajera instantnea.

Uso compartido del escritorio, de las aplicaciones y de PowerPoint.

Lync para clientes mviles

Puede comunicarse con otros Colaboradores desde cualquier sitio que tenga acceso a Internet, no

necesita estar conectado a la red INACAP.

Puede cambiar de dispositivo entre equipos de escritorio, mviles y tabletas; la experiencia de

usuario seguir siendo familiar y coherente entre ellos.

Lync para clientes mviles le permite conectarse desde Windows Phone, iPhone, iPad, o Android.

Puede definir su estado de disponibilidad, enviar correos electrnicos, mensajes instantneos,

realizar llamadas o hasta unirse a una videoconferencia.

Tiene la posibilidad de consultar el estado de disponibilidad de otros usuarios y elegir la mejor forma

de conectarse con ellos.

17

Cuando llama, Lync usa el nmero de Telefona IP organizacional para que pueda establecer

comunicacin sin costos de llamada.

Iniciar sesin y comenzar a utilizar Lync

Para iniciar sesin en Lync, debe seguir los siguientes pasos:

1. En el men Inicio seleccione el link Todos los programas y, a continuacin, busque Lync

2013.

2. Antes de iniciar sesin usted puede modificar su estado de disponibilidad, de manera que

cuando los usuarios lo vean conectado conozcan esta informacin inmediatamente.

A continuacin, debe hacer clic en el botn Iniciar sesin.

18

3. Ahora ya se encuentra conectado y puede comenzar a comunicarse con otros usuarios a

travs de Lync.

Puede establecer una ubicacin para que los dems usuarios sepan desde dnde est trabajando y

escribir en el cuadro de notas cules son sus actividades para el da de hoy.

Qu significa la opcin Restablecer Estado, en el men de disponibilidad?

Al hacer clic en la opcin Restablecer Estado del men de disponibilidad, Lync establecer su estado

automticamente segn su actividad o el calendario de Microsoft Outlook. As por ejemplo, si su

equipo ha estado inactivo durante 15 minutos aparecer como Ausente.

19

Descripcin de los estados del men de disponibilidad

20

Encontrar a un usuario de Technology Adoption

Escriba el nombre de la persona que desea contactar en el cuadro de bsqueda y los resultados que

coincidan aparecern debajo de ste. Luego, haga doble clic en su nombre para poder enviar un

mensaje instantneo.

A continuacin se despliega la ventana de mensajera instantnea y puede comenzar a escribir.

21

Si no est seguro de haber encontrado a la persona correcta, la tarjeta de contacto le proporcionar

ms informacin.

1. Para mostrar la tarjeta de contacto, seleccione la imagen de la persona.

2. Para ver la versin completa, haga clic en la flecha situada en la esquina inferior derecha de

la tarjeta de contacto.

22

3. A continuacin, se despliega todo el contenido de la tarjeta de contacto de la persona

seleccionada.

Gestin de la lista de contactos

Agregar personas a mi lista de contactos

Agregue personas a su lista de contactos si va a comunicarse con ellas frecuentemente. Existen

diferentes formas para hacerlo, a continuacin se detalla una de ellas:

1. Cercirese de que se encuentra sobre el cono Contactos de la ventana principal de Lync.

23

2. Busque a la persona que desea agregar a su lista de contactos, a travs del cuadro de

bsqueda.

3. Una vez que encontr al usuario, debe posicionarse sobre su nombre y hacer clic con el

botn derecho del mouse.

24

4. Aparece un men desplegable, donde puede seleccionar en qu lugar de su lista de

contactos va a agregarlo: favoritos, otros contactos o algn Grupo que usted haya creado.

En este ejemplo, lo agregaremos a Otros Contactos.

Seleccione la opcin Agregar a la lista de contactos y, luego, haga clic en Otros Contactos.

5. Se regresa a la ventana principal de Lync y la persona seleccionada se ha agregado a su lista

de contactos, en la ubicacin que usted defini.

25

Diferentes vistas de los contactos

Lync 2013 le ofrece diferentes vistas y formas de organizar su lista de Contactos.

Grupos para ver los contactos y los salones de chat organizados por los grupos que usted

ha definido.

En la imagen se observan dos grupos que estn definidos por defecto en Lync, Favoritos y Otros

Contactos; adems, hay dos grupos creados por el usuario, Diseo y Desarrollo.

Los nmeros entre parntesis que se encuentran junto al nombre del grupo, corresponde al nmero

de usuarios disponibles del total de contactos del grupo.

Nota importante: para ayudarle a organizar la lista de contactos, Lync rellena de forma automtica

la lista de Contactos frecuentes, en funcin de los diez contactos con los que ms a menudo tiene

conversaciones. Usted puede modificar esta lista, siguiendo los pasos antes descritos

26

Estado para ver los contactos organizados por disponibilidad: conectado, ausente, no

disponible y desconocido.

Relaciones para verlos agrupados segn las relaciones de privacidad que estableci para

ellos: grupos de trabajos, compaeros, contactos externos, contactos bloqueados, etc.

27

Si desea cambiar la relacin de privacidad de uno de sus contactos para definir qu informacin

compartir con l, debe posicionarse sobre el nombre del usuario y hacer clic con el botn derecho

del mouse. Luego, seleccionar en el men desplegable, el link Cambiar relacin de privacidad y elegir

aquella que estime conveniente.

Nuevo para ver una lista de los usuarios que solicitaron formar parte de su lista de

contactos.

En este ejemplo, dos personas lo han agregado a la lista de sus contactos y usted puede

decidir si desea agregarlos tambin a su propia lista de contactos.

28

Si se posiciona sobre la imagen de una de estas personas, se desplegar el men rpido de Lync con

diferentes opciones: enviar un mensaje instantneo , agregar a contactos , borrar solicitud

y ver la tarjeta de contacto .

Al seleccionar el botn Agregar a contactos, usted puede escoger a qu grupo de contactos asociarlo

y, simultneamente, se agrega a su lista y desaparece de la categora Nuevo.

29

Crear un nuevo Grupo en la lista de contactos

Para crear un nuevo Grupo para organizar sus contactos, puede seguir los siguientes pasos:

1. En la seccin Grupos, posicinese sobre Favoritos y haga clic con el botn derecho del

mouse.

2. Se despliega un men, seleccione la opcin Crear nuevo grupo.

30

3. Se habilita un espacio para que ingrese el nombre del grupo que desea crear.

4. Usted ya ha creado un nuevo grupo en su lista de contactos. Para comenzar a agregar

usuarios puede moverlos desde otro grupo, o bien, buscarlos a travs del cuadro de

bsqueda.

31

Ms sobre la gestin de contactos

Para conocer ms sobre las posibilidades de gestin de contactos, revise las otras opciones que se

encuentran disponibles en el men contextual, que se despliega al hacer clic con el botn derecho

del mouse sobre el nombre de un grupo o el nombre de un contacto.

Por ejemplo, si desea ubicar a un usuario en Lync y ste se encuentra momentneamente ausente,

usted podra seleccionar la opcin Notificar alertas de cambio de estado. Cuando el usuario est

disponible nuevamente, usted recibir un aviso y podr contactarse con l en ese momento.

Mensajera Instantnea

Enviar y recibir mensajes instantneos

Siga los siguientes pasos para enviar y recibir mensajes instantneos:

32

1. En la ventana principal de Lync haga doble clic sobre un contacto, o bien seleccione el cono

de mensajera instantnea del men rpido de Lync que se despliega al posicionarse

sobre la imagen del usuario-.

2. Se levanta la ventana de mensajera instantnea o chat, ya puede comenzar una

conversacin por este medio. Ingrese el texto y presione enter para enviar.

Con los conos que se encuentran al costado derecho de la ventana, puede dar formato al

texto, insertar un emoticono o sealar que su mensaje es de alta importancia

33

Nota: cuando alguien quiera comunicarse con usted y le enve un mensaje instantneo, aparecer una

alerta en la esquina inferior derecha de su pantalla. Usted podr ignorar, redirigir la invitacin a otra

persona o responder.

Invitar a ms personas a una conversacin

Para incorporar a otras personas a una conversacin debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el botn Invitar a ms personas ( ), que se encuentra en la parte inferior de la

ventana de mensajera instantnea.

2. A continuacin, seleccione la opcin Invitar a ms personas, tal como se muestra en la

figura.

34

3. Busque a la persona que desea agregar a la conversacin, ya sea en su lista de contactos o

a travs del cuadro de bsqueda. Luego, seleccinela y haga clic en el botn Aceptar.

Si desea agregar a ms de una persona a la conversacin, puede hacerlo utilizando la tecla

CTRL y seleccionando varias a la vez.

4. El usuario seleccionado se ha agregado a la conversacin. Note que en este momento hay

tres participantes en la ventana de mensajera instantnea.

35

Ms opciones en una conversacin de mensajera instantnea

Si est participando en una conversacin de mensajera instantnea, puede cambiar rpidamente a

otro medio de comunicacin seleccionando alguna de las opciones que se encuentran en la parte

inferior de la ventana. Podra iniciar una llamada, si desea escuchar a la otra persona; una llamada

con video, si desea verla; o bien, compartir algn archivo o su escritorio. Revise y pruebe cada una

de estas opciones que le sern de gran utilidad para comunicarse con los sus colaboradores.

Iniciar una llamada de voz a travs de Lync

Para llamar a un contacto, siga los siguientes pasos:

1. En la ventana principal de Lync, posicinese sobre la imagen de la persona a la que desea

llamar, para que se active el men rpido de Lync.

36

2. En el men rpido de Lync, seleccione el botn Llamar .

3. Se inicia el llamado al contacto seleccionado, a continuacin usted escuchar el tono de

marcado. Una vez que conteste, puede comenzar su conversacin.

Note que esto tambin lo puede realizar desde la aplicacin Lync instalada en su telfono

mvil, sin costo de llamada para usted.

Nota: si el usuario posee varias formas de contacto registradas, usted podr verlas al seleccionar el

men Llamar; de lo contrario, ver slo una.

37

Podra revisar el nmero de la oficina, de su telfono mvil, entre otros.

Iniciar una videollamada

En ocasiones, puede ser til ver a la persona con la que tiene una conversacin. Aunque usted

necesita tener una cmara web para realizar una videollamada, no necesita tener una para

recibirla.

Para comenzar una videollamada, debe seguir los siguientes pasos:

1. En la ventana principal de Lync, posicinese sobre la imagen de la persona con quin

desea contactarse, para que se active el men rpido de Lync.

38

2. En el men rpido de Lync, seleccione el botn Video .

3. Se despliega una vista previa de su video, para cerciorase de que se vea correctamente antes

de comenzar la conversacin. A continuacin, seleccione la opcin Iniciar mi video.

4. Una vez que la otra persona acepte su invitacin, podr comenzar la videollamada. As,

puede reunirse con compaeros de trabajo que se encuentren en otras dependencias de

INACAP y resolver rpidamente alguna tarea, inquietud, etc.

39

Para poner trmino a la videollamada, basta con hacer clic en el cono del telfono que se encuentra

en el costado derecho de la ventana .

Note que esto tambin lo puede realizar desde la aplicacin Lync instalada en su telfono mvil,

sin costo de llamada para usted.

Compartir actividades

En Lync usted puede compartir la pantalla de su equipo con un compaero que se encuentre en otra

ubicacin, realizar una presentacin de PowerPoint en lnea o compartir ideas en una pizarra virtual.

Compartir el escritorio de su equipo

Para compartir su escritorio con otro usuario de Technology Adoption, debe seguir los siguientes

pasos:

1. En la ventana principal de Lync, en la lista de Contactos, haga doble clic en el nombre del

usuario con quin desea compartir el escritorio.

40

2. Cuando se abra la ventana de conversacin, seleccione el botn Compartir.

3. A continuacin, debe hacer clic sobre la opcin Escritorio

4. Se despliega un mensaje que indica que el usuario seleccionado podr ver todo el contenido

de su pantalla. Para compartir el escritorio, debe seleccionar el botn Aceptar.

41

Una vez que el otro usuario acepte su invitacin a compartir escritorio, ste podr ver la pantalla

de su equipo. Mientras esto suceda, en la parte superior de la ventana se mostrar la barra de uso

compartido y en ella el mensaje: Est compartiendo.

5. Para dejar de compartir su escritorio, en la barra de uso compartido haga clic en el botn

Dejar de Presentar.

Conceder el control del escritorio a otra persona

Usted es el nico que tiene el control del escritorio de su equipo, incluso mientras lo est

compartiendo. Cuando lo estime conveniente, puede permitir que otros usuarios tomen el control

de su equipo y puedan usar su propio mouse y teclado para desplazarse y realizar cambios.

1. En la barra de uso compartido, seleccione el men Ceder el control y, luego, el nombre de

la persona con quien est compartiendo el escritorio de su equipo.

Si desea que cualquier persona de la reunin tome el control de su equipo, haga clic en Aceptar

automticamente las solicitudes de control.

2. Para recuperar el control de su equipo, debe seleccionar nuevamente el men Ceder control

de la barra de uso compartido que est en la parte superior de su pantalla. A continuacin,

elija la opcin Recuperar control.

42

Compartir un programa de su equipo

En ocasiones, usted puede desear no compartir todo el contenido de su pantalla. En estos casos,

tiene la posibilidad de compartir slo un programa y sus ventanas.

Los pasos para hacerlo son los mismos descritos anteriormente para compartir escritorio, la nica

diferencia es que ahora en la ventana Compartir, debe seleccionar la opcin Programa. Al hacerlo,

se mostrarn todas las aplicaciones que est usando actualmente, para que pueda escoger cul de

ellas desea compartir con otro usuario.

Una vez que el usuario acepte su invitacin, ste podr ver el programa o archivo que usted desea

compartir.

De este mismo modo, usted podr compartir una presentacin de Power Point o una pizarra virtual,

revise todas las opciones que estn disponibles en el men Compartir.

43

Iniciar una reunin en lnea no programadaIniciar una reunin en lnea no programadaIniciar una reunin en lnea no programadaIniciar una reunin en lnea no programada

Puede usar el comando Reunirse ahora para iniciar de forma rpida una reunin en lnea e invitar a

personas de INACAP y externos.

1. En la ventana principal de Lync seleccione el cono Opciones

2. En el men desplegable debe hacer clic en la opcin Reunirse ahora, tal como se muestra

en la imagen.

3. A continuacin debe invitar a los usuarios a esta reunin no programada. En la ventana de

conversacin, seleccione la opcin Invitar a ms personas.

44

Busque a las personas que desea invitar a esta reunin no programada, ya sea en su lista de

contactos o a travs del cuadro de bsqueda. Puede seleccionar a varios usuarios a la vez, utilizando

la tecla CTRL.

Finalmente, debe hacer clic en el botn Aceptar.

Una vez que los usuarios acepten su invitacin, podr comenzar su reunin. Recuerde que puede

utilizar todas las herramientas disponibles: audio, video, etc.

45

Note que tambin tiene la posibilidad de enviar una convocatoria a travs de Microsoft Outlook

para aquellos usuarios que no se encuentren conectados. Para ello debe seleccionar la opcin Invitar

por correo electrnico, disponible en la pestaa ACCIONES. As, el usuario recibir un correo

electrnico con un vnculo a la reunin.

Reuniones en lnea programadas

Las reuniones en lnea le permiten trabajar con otros Colaboradores de INACAP y/o personas

externas a la institucin, desde diferentes lugares. Esto puede resultar muy til cuando necesita

reunirse con personas que estn en otra ciudad o regin.

Podr participar en una sesin de trabajo, editar archivos de manera colaborativa, presentar un

documento, entre otros.

Programar una reunin en lnea

Para programar una reunin en lnea puede hacerlo directamente desde Lync o desde Microsoft

Outlook, los pasos a seguir son similares en ambos casos. A continuacin se detalla cmo hacerlo

desde Outlook.

1. En la ventana principal de Outlook, debe ir al men Nuevos elementos que se encuentra en

la pestaa Inicio y seleccionar la opcin Reunin de Lync.

46

2. Se despliega la ventana para agendar la cita, la invitacin se rellenar automticamente con

la informacin de audio y de la reunin en lnea. A continuacin, configure la reunin tal

como lo hace habitualmente en Outlook:

En el cuadro Para, escriba la direccin de correo electrnico de cada persona a la que va a invitar,

separadas por punto y coma.

En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la reunin.

Seleccione una hora de inicio y una hora de finalizacin.

Si lo desea, puede utilizar el Asistente para programacin, para buscar una hora que est

disponible para todos o la mayora de los asistentes.

3. En el rea de reunin, puede escribir la agenda o temas a tratar, siempre teniendo

precaucin de no cambiar nada de la informacin respecto a la reunin de Lync. Finalmente

seleccione el botn Enviar.

47

Unirse a una reunin programada

Cuando sea invitado a una reunin en lnea a travs de Lync, recibir un correo electrnico con toda

la informacin necesaria para tener acceso a ella.

En la invitacin de Outlook, debe hacer clic en Unirse a la reunin en lnea o en el link de la reunin.

Grabar conversaciones, llamadas o reuniones en lnea

Con Lync usted podr grabar conversaciones, llamadas y reuniones en lnea, para mantener un

registro de ellas.

En la ventana de conversacin, haga clic en el men Ms opciones ( ) que se encuentra al costado

inferior derecho y, a continuacin, seleccione la opcin Iniciar grabacin.

Usted podr reproducir y exportar

sus grabaciones utilizando el

Administrador de grabaciones de

Microsoft Lync. Puede guardar la

grabacin en una carpeta

compartida y enviarla como archivo

adjunto en un correo electrnico.