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Municipalidad de San Borja Gerencia de Tecnologías de la Información

Manual de Sistema de Trámite Documentario Versión: 1.0.0

O MANUAL DE TRAMITE DOCUMENTARIO GERENCIA DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 2

Índice

I. Objetivo .................................................................................................................................... 5

II. Tràmite Documentario ............................................................................................................ 5

III. Descripción General del Sistema ........................................................................................... 5

IV. Ingreso al Sistema .................................................................................................................... 6

V. Menu Principal ......................................................................................................................... 7

VI. Opciones del Menu Principal ................................................................................................... 6

VII. Descripción del Menu Principal ............................................................................................. 11

1.Trámite ................................................................................................................................ 11

1.1.Bandeja de Entrada . ….………………………………………………………………………………………………..11

1.2. Bandeja de Salida ....................................... …………………………………………………………………29

1.3. Hojas de Ruta……………………………………………………………………………………………………………...30

1.4. Elementos enviados(derivados)…….………………………………………………………………………….…33 2.Mesa de Partes y Archivo ………………………………………………………………………………………………34

2.1. Ingreso de Tràmites…………………………………………………………………….……….…………….……….34

2.2. Generar Hoja de Ruta……………………………...………………………..……………………………………..…40

2.3. Consulta / Reporte Hoja de Ruta…………………………………………………………………………….……41

2.4. 48 hrs. Pendientes de Recepción………………………………………………………………………………...23

2.5. Trámites Pendientes de Archivo…………………………………………………………………………….…...44

2.6. Trámites Archivados……………………………………………………………………………………………...…...44

3.Doc. derivados de Tràmites …………………………………………………….…………………………………...…45


INFORMACIÓN


3.1. Registro de Documentos..…………………..............................................................................45

4. Consultas y Reportes….….………………………………….……………………………………………..……….…...48

4.1. Por Trámites ó Documentos….………………………………………………………………………….……….…48

4.2. Por Administrado……………………………………………..……..…………………………………………..…….…51

4.3. Por Fechas ………………………...……….....................................................................................54

4.4.Trámites presentados por Área ………………………….……………………….……………..…..…….………56

4.5. Resumen de Trámites presentados por Área……………………………………………………….……....57

4.6. Ubicación de Trámites por Área……………………………………………………………………….……………59

4.7. Resumen de Ubicación de Trámites por Área …………...…….….………………………………………..60

4.8. Trámites No Resueltos x Área………………………….……………………………………………………….…….61

4.9. Resumen de Trámites No Resueltos x Área…………………………………………………………………...62

4.10. Resumen de Trámites por Motivo……………………………………………………………………………….63

4.11. Trámites por Área y Motivo………………………………………………………………………………………..64

4.12.Trámites Extornados x Área…………………………………………………………………………………………65

4.13 Movimientos por Trámite……………………………………………………………………………………………67

4.14. Alertas de Trámites Documentarios………………………………………………………………….……….68

5.Mantenimiento…………….……………..….……………………………………………………………………………...70

5.1.Áreas….…………………………………………..……………………………………………………….…………..……….70

5.2. Cargos………………………………………………………………………….….……………………………………………72

5.3. Acciones………………………………..…………..……..…………………………………………………………....…..73 5.4. Estados………………………………………………………………………………………………………………………..75 5.5. Procedimientos……………………………………………………………………………………………………………77

5.6.Tipo de Resultados……………………………………………………………………………………………………….81


INFORMACIÓN


5.7. Tipo de Documentos……………………………………………………………………………………………………..83

6. Glosario……………………..……………….………………………………………………………………………………..…85


INFORMACIÓN


I. OBJETIVO. Regresar índice

El presente documento tiene como objetivo ser una guía de ayuda para el correcto acceso, uso y

manejo del nuevo Sistema de Trámite Documentario de la Municipalidad de San Borja.

Está dirigido a cualquier usuario que tenga acceso a la red interna de la Institución, de no contar con

ella y de ser necesario, deberá solicitarlo al área de Soporte de la GTI o vía solicitud a la GTI

directamente.

II. TRÀMITE DOCUMENTARIO. Regresar índice La Unidad de Trámite Documentario y Archivo es una Unidad Orgánica de la Municipalidad de San

Borja .Sus funciones son:

o Organizar, coordinar y mantener el Archivo Documentario de la Municipalidad en

forma clasificada, ordenada y codificada.

o Organizar, coordinar y conducir la administración documentaria de la Municipalidad efectuado

eficientemente las actividades de recepción, codificación, registro, clasificación, archivo y

remisión de los documentos que ingresan y salen de la Municipalidad conforme a las directivas

internas y a lo normado por el Archivo de la Nación.

III.- DESCRIPCIÓN. Regresar índice

Para el Sistema de Trámite Documentario, describiremos: el ingreso, el menú principal, las opciones

del menú principal, y un glosario de términos.

Este sistema ha sido configurado de tal forma que permite organizar, coordinar y conducir la

administración documentaria de la Municipalidad así como la recepción de documentos

correspondientes a las gerencias respectivas y su respectivo destino. Permite el registro de trámites

ingresados por mesa de partes y su respectivo proceso, permite hacer consultas y reportes,

mantenimiento y el proceso de Fiscalización posterior.

El módulo para el registro y gestión documentaria ha sido diseñado a similitud de los programas de

correo electrónico como el Outlook, esto, con la finalidad de establecer una plataforma que le sea

familiar al usuario.

La pantalla de registro consta de 3 ventanas: En la ventana del lado izquierdo se muestran los

movimientos de los expedientes, desde la recepción hasta la salida con la correspondiente hoja de


INFORMACIÓN


ruta. En la ventana superior del lado derecho se muestran los documentos recibidos. En la parte

inferior derecha se visualiza el detalle de cada documento seleccionado en la ventana superior.

IV.- INGRESO AL SISTEMA. Regresar índice

Para ingresar al Sistema se usan navegadores Web. En el mercado existen muchos, los más populares

son los siguientes: Internet Explorer, Firefox, Chrome y Safari.

La GTI recomienda el uso de Google Chrome y Firefox, debido a las siguientes razones:

o Seguridad.

o Rapidez.

Mediante el Navegador Mozilla Firefox (ver Glosario), a través del siguiente link:

http://192.168.11.154/info/ como se muestra.

Se puede apreciar el módulo de Intranet (ver Glosario), ingresar el nombre de usuario y la

contraseña asignado por el administrador (en la parte superior derecha de la Fig. 1), luego

seleccionar ingresar sesión. Fig.1

En seguida con la barra de desplazamiento voy hacia Aplicaciones de Documentación se ve el ícono

de PIAP – Plataforma de Administración Predial. (fig. 2). Para entrar al sistema dar click en el ícono

PIAP – Plataforma de Administración Predial, luego dar click en Módulo de Trámite Documentario.

Fig. 2.1


INFORMACIÓN


Fig.2

Fig. 2.1

V.- MENU PRINCIPAL. Regresar índice

Muestra las opciones del Menú Principal del Sistema. Éstas son: Trámite, Mesa de Partes y Archivo,

Doc. Derivados de Trámites, Consultas y Reportes, Mantenimiento.Fig.3


INFORMACIÓN


Fig. 3

VI. OPCIONES DEL MENU PRINCIPAL. Regresar índice

1. Trámite.- En la ventana izquierda identificada con Trámite se ha ordenado los

documentos en cuatro árboles o estructuras de directorios, los cuales son: Fig. 4

Bandeja de entrada: Se almacenarán todos los documentos remitidos por la unidad de

trámite documentario y de las diferentes áreas de la institución, hasta su recepción. Luego se

distribuirán en carpetas con el nombre del área que remitió el documento.

A partir de allí se podrán derivar, resolver o enviar documentación o notificaciones al

administrado. Bandeja de salida: Una vez derivados los documentos desde la bandeja de entrada, se

mostrarán en la bandeja de salida todos los documentos derivados, los cuales podrán

visualizarse en forma general o dentro de cada carpeta asignada con el nombre del área de

destino, para su posterior generación de la hoja de ruta, la misma que se podrá hacer por

áreas o por todos los expedientes recibidos.

Hoja de Ruta: Una vez derivados o resueltos los documentos estos se mostrarán en la

bandeja de salida. Desde allí se generará la Hoja de Ruta correspondiente la misma que

podrá generarse en forma masiva, es decir seleccionando todos los expedientes o si se

requiere se generará por áreas, para lo cual seleccionaran la carpeta con el área destino,

dentro de la cual se ubicarán los expedientes referidos a dicha área. Luego seleccionarán el

botón Generar Hoja de Ruta.


INFORMACIÓN


Elementos Enviados o Derivados: En este directorio se mostrarán todos los documentos

que fueron derivados, información que estará organizada por carpetas identificadas con los

nombres de las áreas hacia las cuales derivamos los documentos, pudiendo realizar consultas

por año y mes.

Fig. 4

2. Mesa de Partes y Archivo.- Aquí se registra el ingreso de los Trámites se chequea si

están físicamente, se genera la hoja de ruta correspondiente, también se puede realizar

Consultas de hoja de ruta. Fig. 5

Fig. 5


INFORMACIÓN


3. Doc. Derivados de Trámites.- Aquí se visualiza el Estado del documento, resoluciones

,Oficios. Se verifica si los datos de la Notificación que brinda la persona es igual a la

información ingresada en el sistema .Fig.6 Fig. 6

4. Consultas y Reportes.- Aquí se registra y emite las Licencias de Edificación, se hace las

consultas y Reporte de Resoluciones emitidas, una vez se emite la resolución se procede al

Traslado de Licencias a Control Urbano. Fig. 7

Fig. 7

5. Mantenimiento.- El mantenimiento lo realiza la Gerencia de Tecnología de la

Informaciòn. Aquí se crea una nueva carpeta que representa una nueva Unidad. Fig. 8


INFORMACIÓN


Fig. 8

VII. DESCRIPCIÓN DEL MENU PRINCIPAL. Regresar índice

1. Trámite: Regresar índice Contiene las opciones: Bandeja de Entrada, Bandeja de Salida, Hojas de Ruta, Elementos

enviados (derivados).

1.1. Bandeja de Entrada.- Fig. 9.0 Regresar índice Fig. 9.0


INFORMACIÓN


o Debajo de los campos Trámite, Motivo, Área origen, Fecha/Hora (Envío), Folios;

se visualizan los datos de los documentos enviados en este ejemplo a la Gerencia

de Tecnología de la Informaciòn. Fig. 10

o Se verifica que los documentos físicos que hayan llegado, sea igual a lo que

tenemos en Bandeja de Entrada:

o Si la verificación es correcta junto al campo Folio hay una caja pequeña, dar

check (es de color verde) toda la columna se pone igual. Fig. 11

o Si faltaran algunos documentos, dar check sólo a los que están en la

Bandeja de Entrada y los documentos físicos correspondientes.

o Dar click en el botón Recepcionar, los documentos se envían automáticamente a

una carpeta correspondiente creada con el nombre del Área Remitente. Fig. 12

o Dar click en Aceptar. Fig. 12

o Buscar el documento (anteriormente recepcionado) en el lado izquierdo en la

parte superior en Trámite, dar click en la carpeta creada con el nombre del Área

Remitente. Fig. 13

o O también dar click en Buscar Documento (parte superior): Fig. 13

o En Documento a buscar, la búsqueda puede ser por Documento o por

Trámite: Fig. 14

o En Documento:

o Seleccionar del campo Tipo el Tipo correspondiente, luego en

los campos Año y Nro., ingresar el Año y Nro. correspondiente

al documento buscado, dar click en el botón consultar. Fig. 14

o En Trámite :

o En los campos Año y Nro., ingresar el Año y Nro.

correspondiente al documento buscado, dar click en el botón

consultar. Fig. 15 y Fig. 16

o Se visualiza en la parte superior el nombre del Área Remitente (en el ejemplo es

U. de Serv. y Orient. Tributaria). Fig. 16.1

o Selecciono el documento dando click en los datos que se encuentran debajo de

los campos Trámite, Motivo, Área origen, Fecha/Hora (Envío), Folios; en la parte

inferior en Detalle se visualiza “Recepcionado” (está en color azul), con todos los

datos del documento. También se visualizan cinco opciones: Documentos

Derivados del Trámite, Anexar, Derivar, Archivar y Extornar. Fig. 16.1


los campos Trámite, Motivo, Área origen, Fecha/Hora (Envío), Folios; luego

seleccionar del menú de opciones (parte superior) la opción Pendientes de

derivar o resolver. Fig. 16.1


INFORMACIÓN


o Se atiende a lo solicitado o se resuelve lo requerido, después de esta acción en

Detalle dar click en derivar. Fig. 16.1 y Fig. 17

Fig. 10

Fig. 11

Fig. 12


INFORMACIÓN


Fig. 13 Fig. 14

Fig. 15

Fig. 16


INFORMACIÓN


Fig. 16.1

Fig. 17

o Derivar: regresar a Doc. Derivados del Trámite

o En Detalle al dar click en Derivar, aquí se envía al Área destino. Fig. 17.1

o En Detalle del Registro a Derivar: Fig. 18

o En el campo Área a Derivar, seleccionar el Área correspondiente.

Fig. 18

o En el campo Acción a tomar, seleccionar la Acción

correspondiente. Fig. 19

o En el campo Número de Folios, ingresar el número


o En el campo Observación, ingresar la observación



INFORMACIÓN


o En el campo Documento, seleccionar el documento


o En el campo Observación, ingresar la observación


o En Documento de Pase en el campo Número, ingresar número

correspondientes. Fig. 21

o Dar click en Enviar a la Bandeja de Salida. Fig. 21 y Fig. 22

o Dar click en Aceptar. Fig. 22 y Fig. 23

o Ir a Bandeja de salida.

Fig. 17.1

Fig. 18


INFORMACIÓN


Fig. 20

Fig. 19

Fig. 21


INFORMACIÓN


o Archivar: regresar a Doc. Derivados del Trámite

o En Bandeja de Entrada, cuando el documento está recepcionado, dar click en una carpeta creada al dar click en recepcionar (en el ej. Es Ger. Planif. Estratégica).Fig. 24

o Dar click en los datos que están debajo de los campos. Trámite, Motivo, Documento, Fecha/Hora (recibe), Folios; en Detalle se visualiza información del documento, si en el campo Motivo dice “Apoyo” o algo similar siempre se da click en la opción Archivar. Fig. 24

o En Detalle del Registro a Resolver: Fig. 25 o En el campo Observación, ingresar observaciones

correspondientes. Fig. 25

Fig.22

Fig.23


INFORMACIÓN


o Seleccionar en el campo Documento, el documento correspondiente. Fig. 26

o En el campo Número, ingresar el número correspondiente. Fig. 26 o En el campo Año, ingresar el Año correspondiente. Fig. 26 o Ingresar datos en los campos faltantes. o Dar click en el botón Enviar a la Bandeja de Salida; sale un

mensaje que dice “… falta registrar un documento que resuelva el Expediente”. Fig. 26 y Fig. 27

o Dar click en Aceptar. Fig. 27 o En Detalle, dar click en el botón Doc. derivados del Trámite. Fig.

27.1

o Doc. Derivados del Trámite:

o Después dar click en Archivar (ver Archivar), luego haber dado click en el botón Doc. derivados del Trámite, visualizar en Detalle la información. Fig. 27.1

o En Documentos Derivados del Trámite, debajo de los campos Fecha, Nro. Documento, Notificado no hay documento, entonces dar click en el botón Nuevo. Fig. 28 y Fig. 29

o Chequeo el documento físico, entonces dar check en la opción Resuelve trámite. Fig. 30

o En Datos del Documento: Fig. 30 o Seleccionar en el campo Tipo de Doc., el Tipo correspondiente.

Fig. 30 o En el campo Documento ingresar el número y el Año

correspondiente. Fig. 30 o En el campo Fecha del Doc. Ingresar la fecha correspondiente. Fig.

31 o En Datos de la Notificación: Fig. 31

o Puede recoger el documento el Administrado o se lo pueden enviar a una dirección que él señale. Fig. 32

o En el campo Notificar en: ingresar la dirección correspondiente. Fig. 32

o En el campo Nro. de Folios, ingresar el número correspondiente. Fig. 32

o En el campo Plazo en Días, ingresar el número correspondiente y seleccionar que tipo son. Fig. 32

o En el campo Observación, ingresar la Observación correspondiente. Fig. 32


INFORMACIÓN


o Dar click en el botón Grabar, se visualiza los datos ingresados (lado izquierdo) debajo de los campos Fecha, Nro. Documento, Notificado. Fig. 33

o Dar click en el botón Imprimir Notificación, si se desea Imprimir (es un Cargo de Notificación para envío). Fig. 33 y Fig. 34

o Aquí se decide si se Archiva o se Deriva. o Si se Deriva, ir a Derivar. o Si se Archiva, dar click en el botón Archivar. Fig. 34.1 o En detalle del Registro a Resolver:

o Ingresar los datos faltantes en los campos Observación, Número, Año. Fig. 35

o Dar click en Enviar a Bandeja de Salida, luego en la carpeta creada se visualiza el documento. Fig. 35

o Dar click en Aceptar. Fig. 36 o En el lado derecho Dar click en los datos que están debajo de los

campos: Trámite, Motivo, Documento, Fecha/Hora (recibe), Folios. Fig. 37

o Junto al campo Folios dar check a la cajita que está a su costado. Fig. 38 o Dar click en el botón Generar Hoja de ruta. Fig. 38 o Dar click en Si, si se desea la Generación de la Hoja de Ruta y No sino se

desea. Fig. 39 o Dar click en Aceptar. Fig. 40 o Dar click en Hojas de Ruta, en el lado derecho seleccionar la opción

pendientes de Impresión. o Dar click en Imprimir Hoja de Ruta, se procede a imprimir la hoja de

Cargo.

Fig. 24


INFORMACIÓN


Fig. 25

Fig. 26 Fig. 27


INFORMACIÓN


Fig. 27.1

Fig. 28

Fig. 29


INFORMACIÓN


Fig. 30

Fig. 31

Fig. 32


INFORMACIÓN


Fig. 33

Fig. 34

Fig. 34.1


INFORMACIÓN


Fig. 35

Fig. 36

Fig. 37


INFORMACIÓN


Fig. 38

Fig. 39

Fig. 40


INFORMACIÓN


Fig. 41

Fig. 42

o Extornar : regresar 48 hrs. Pendientes de Recepción

o Esto se produce cuando se deriva un documento a un Área, el Área

verifica el documento físico, sino llega el documento físico en 48 horas como máximo en Detalle se pone una línea roja y se deshabilitan las opciones.

o Se llama el Área para que lo envíen o el Área equivocada que recibió el documento procede a Extornar es decir anula la operación.

o En el Ej. se envío por error a U. de Adm. Documentaria un documento : o En Elementos enviados (derivados), ubico la carpeta donde se

derivó el documento. Fig. 43


INFORMACIÓN


o Dar click en los datos, que se encuentran debajo de de los campos Trámite, Motivo, Documento, Fecha/Hora, Folios. Fig. 43

o En Detalle, dar click a la opción Extornar. Fig. 43 o Dar click en Si, si se desea Extornar y No sino se desea. Fig. 44 o Dar click en Aceptar, si en el paso anterior seleccione Si. Fig. 45 o En Elementos Enviados (derivados) desaparece el documento. Fig.

45 o En Bandeja de Entrada en la carpeta del Área creada

correspondiente; en la opción pendientes de Derivar, Resolver o anexar se visualiza el documento en su estado inicial. Fig. 46

Fig. 43

Fig. 44


INFORMACIÓN


Fig. 45

Fig. 46

1.2. Bandeja de Salida.- Regresar a derivar

Regresar índice

o Dar click en Bandeja de Salida, luego dar click en la carpeta creada con el

nombre del Área Destino.

o En el lado derecho se visualiza el nombre del Área destino (en el ejm es U. de

Recaudación Tributaria). Fig. 47


INFORMACIÓN



los campos Trámite, Motivo, Área Destino, Fecha/Hora, Folios; en la parte inferior

en Detalle se visualiza “Ingresado”. Fig. 47

o En la parte superior junto al campo Folios dar check en la cajita. Fig. 48

o Dar click en el botón Generar Hoja de Ruta. Fig. 48

1.3. Hojas de Ruta.- regresar índice

o Luego de haber dado click en el botón Generar Hoja de Ruta. Fig. 48

Fig. 47

Fig. 48


INFORMACIÓN


o Dar click en Sí, si deseo generar la Hoja de Ruta y No sino deseo generar la Hoja

de Ruta. . Fig. 49

o Dar click en Aceptar. Fig. 50

o En Hojas de Ruta, dar click a la carpeta creada con el Área destino (en el ej. es

U.de Servicio y Orient. Tributaria), se visualiza el documento en el lado derecho. .

Fig. 51

o Dar click en los datos debajo de los campos Número, Área Destino, Fecha/Hora,

en la parte superior seleccionar la opción Pendientes de Impresión. Fig. 52

o Dar click en el botón Imprimir Hoja de Ruta. Fig. 52 y Fig. 53

o Dar click en Si, si la impresión de hoja de ruta fuè satisfactoria y No si no lo fue.

.Fig. 54 Fig.49

Fig. 50


INFORMACIÓN


Fig. 51

Fig. 52

Fig. 53


INFORMACIÓN


Fig. 54

1.4. Elementos Enviados (derivados).- Regresar índice

o En Trámite, dar click en Elementos enviados (derivados), se visualizan las carpetas

identificadas con los nombres de las áreas hacia las cuales derivamos los

documentos. Fig. 55

o En la parte superior se visualiza el nombre del Área (en el ej. seleccionamos U. de

Serv. Y Orientación Tributaria), seleccionar Año y Mes realizando consultas por año y

mes. Fig. 56

Fig. 55


INFORMACIÓN


Fig. 56

2. Mesa de Partes y Archivo: Regresar Índice

Contiene las opciones: Ingreso de Trámites, Generar Hoja de Ruta, Consulta/Reporte Hoja de

Ruta, 48 hrs. Pendientes de Recepción, Trámites Pendientes de Archivo, Trámites Archivados.

2.1.- Ingreso de Trámites.- Regresar Índice

o En Mesa de Partes y Archivo, dar click en Ingreso de Trámites. Fig. 57

o En Ingreso de Trámites: Fig. 57

o Seleccionar del campo Tipo, el Tipo correspondiente. Fig. 57

o Dar click en el botón Nuevo. Fig. 57

o En Detalle: Fig. 58

o En el campo Administrado ingresar el dato o buscar en Fig. 58

o En Personas: Fig. 59

o Ingresar los datos correspondientes sea por Búsqueda por

Código, Búsqueda por Documento de Identidad, Búsqueda

por Nombres o Razón Social. Fig. 59

o Sino se encontrara los datos dar click en Opciones en el

botón Nuevo, en Registro de Personas ingresar todos los

datos en Datos de la Persona y en Datos de (la cónyuge).

Fig. 59 y Fig. 60


INFORMACIÓN


o Al encontrar el nombre automáticamente la dirección se

visualiza en el campo Notificar en: Fig. 61

o Sino se usó , en el campo Domicilio Notificar en, ingresar el

dato correspondiente. Fig. 61

o En el campo Email, ingresar el dato correspondiente. Fig. 61

o Seleccionar del campo Área destino, el destino correspondiente.

Fig. 61

o En el campo Motivo ingresar el dato correspondiente, O buscar

en los datos que se visualizan en Procedimientos

Administrativos es según lo que seleccione en el campo Área

Destino. Fig. 61 y Fig. 62

o En el campo Número de Folios, ingresar el dato correspondiente.

Fig. 61

o En el campo Sumilla ingresar el dato correspondiente. Fig. 61

o En el campo Lote Catastral, ingresar el dato correspondiente o

buscar en Fig. 61

o Dar click en el botón Grabar. Fig. 61

o Dar click en los datos debajo de los campos Trámite, Motivo, Área

destino, Fecha/Hora, Estado, Expediente. Se visualiza Detalle del

Registro dar click en el botón Imprimir Cargo (se le entrega a la persona

que realizó el trámite). Fig. 63

Fig. 57


INFORMACIÓN


Fig. 58

Fig. 59

Fig. 60


INFORMACIÓN


Fig. 61

Fig. 62

Fig. 63


INFORMACIÓN


Fig. 64

o En Ingreso de Trámites :

o Dar click en el botón Parte diario si se desea ver la lista de documentos

recibidos en el día. Fig. 64 y Fig. 65

o Solo al seleccionar en el campo Tipo Invitación dar click en el botón

Parte de Entrega, si se desea ver la lista de documentos para entregar

en el día. Fig. 66 y Fig. 67

o Para buscar documentos a tramitar:

o Dar click en el campo Fecha, seleccionar la fecha, luego dar click

en y encuentro los trámites del día seleccionado. Fig. 68

Fig. 65


INFORMACIÓN


Fig. 66

Fig. 67

Fig. 68


INFORMACIÓN


2.2. Generar Hoja de Ruta: Regresar índice

o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Generar Hoja de Ruta (lado izquierdo).Fig. 69

o Para visualizar detalle del documento:

o Dar click en los datos que se encuentran debajo de los campos Trámite, Motivo,

Área destino, Fecha/Hora, Folios. Fig. 69

o En Detalle del Registro se visualizan los datos. Fig. 69

o Para seleccionar documento dar check en la cajita que se encuentra Junto al campo

Folios. Fig. 70

o Dar click en Generar Hoja de Ruta (lado superior derecho). Fig. 70

o Dar click en Si si se desea generar y No si no se desea. Fig. 71

Fig. 69

Fig. 70


INFORMACIÓN


Fig. 71

2.3.- Consulta y Reporte de Hoja de Ruta.- Regresar índice

o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Consulta/Reporte Hoja de Ruta (lado

izquierdo). Fig. 72

o En el lado derecho seleccionar la opción Pendientes de impresión. Fig. 73

o Debajo de los campos Trámite, Motivo, Área destino, Fecha/Hora se visualizan los

documentos. Fig. 73

o Para imprimir dar click en Imprimir Hoja de Ruta. Fig. 73 y Fig. 74

o Dar click en Si si imprimió correctamente y No sino lo imprimió correctamente. Fig. 75

o Si se desea refrescar la información, dar click en Refrescar. Fig. 75

Fig. 72


INFORMACIÓN


Fig. 73

Fig. 74


INFORMACIÓN


Fig. 75

2.4.- 48 hrs Pendientes de Recepción.- Regresar índice

o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en 48 hrs Pendientes de Recepción (lado

izquierdo). Fig. 76

o Debajo de los campos Trámite, Motivo, Área Origen, Fecha/Hora (envío), Área Destino

se visualizan los documentos. Fig. 76


o Si se desea extornar (anulación), dar click en Extornar.

Fig. 76


INFORMACIÓN


2.4.-Tràmites Pendientes de Archivo.- Regresar índice

o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Trámites Pendientes de Archivo (lado

izquierdo). Fig. 77

o Debajo de los campos Trámite, Área Origen, Fecha/Hora (envío), se visualizan los

documentos, dar check en la cajita para seleccionar el trámite a archivar. Fig. 77

o Dar click en Archivar. Fig. 77

o Si se desea Imprimir dar click en Imprimir. Fig. 77


Fig. 77

2.5.- Trámites Archivados.- Regresar índice

o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Trámites Archivados (lado izquierdo).En

Trámites Archivados. Fig. 78

o En Trámite en los campos Año y Nro. Ingresar los datos correspondientes. Fig. 78

o Dar click en el botón Consultar. Fig. 78

o Debajo de los campos Fecha salida, Área, Fecha Ingreso, Motivo, se visualizan los

Trámites Archivados. Fig. 78


INFORMACIÓN


Fig. 78

3. DOC. DERIVADOS DEL TRÀMITE: regresar Índice

Contiene la opción Registro de Documentos.

3.1.- Registro de Documentos: regresar Índice

o Debajo de Registro de Documentos seleccionar el año y el mes y debajo de éstos

seleccionar el tipo de documento (en el ej. Certificado de Numeración). Fig. 79

o Dar click en los datos que se encuentran debajo de los campos Fecha, Área, Año,

Número, Siglas, Administrado, Folios, Notificado. Fig. 80

o En Detalle del Registro dar click en Imprimir Notificación. Fig. 80 y Fig. 81

o En Detalle del Registro dar click en Notificación. Fig. 80 y Fig. 82

o En Detalle de la notificación: Fig. 83

o En Datos de la Notificación: Fig. 83

o En los campos Persona Notificada, Fecha, Hora ingresar los datos

correspondientes a los campos mencionados. Fig. 83

o Seleccionar del campo Vínculo el correspondiente. Fig. 83

o En el campo Observación ingresar el dato correspondiente. Fig. 84

o Seleccionar del campo Con firma, el dato correspondiente. Fig. 84

o En el campo Fecha de Recepción ingresar el dato correspondiente.

Fig. 84



INFORMACIÓN


Fig. 79

Fig. 80

Fig. 81


INFORMACIÓN


Fig. 82

Fig. 83

Fig. 84


INFORMACIÓN


4.- Consultas y Reportes : regresar Índice

Contiene las opciones: Por Trámites o Documentos, Por Administrado, Por Fechas,

Trámites Presentados por Área, Resùmen de Trámites Presentados, Ubicación de Trámites

por Área, Resumen de Ubicación de Trámites, Trámites No Resueltos por Área, Resùmen de

Trámites No Resueltos, Resumen de Trámites por Motivo, Trámites por Área y Motivo,

Trámites Extornados por Área, Movimientos por Trámite, Alertas de Trámites

Documentarios. Fig. 85

Fig. 85

4.1.- Por Trámites o Documentos.- Regresar índice

o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior).Fig. 86.1

o Dar click en Por Trámites o Documentos (lado izquierdo superior).Fig. 86.1

o Se puede hacer la consulta Por Documento o Por Trámite. Fig. 86.1

o Si es por Documento: Fig. 86

o Seleccionar en el campo Tipo, el Tipo correspondiente. Fig. 86

o En los campos Año y Número, ingresar los datos correspondientes. Fig. 86


o Si es por Trámite: Fig. 86.1

o En los campos Año y Número, ingresar los datos correspondientes. Fig. 86.1

o Dar click en el botón Consultar. Fig. 86.1

o Se visualiza la consulta realizada en el lado derecho. Fig. 87

o Dar click en los datos que se encuentran debajo de los campos Emite,


INFORMACIÓN


Recibe, Área Remitente, Área Destino, Acción, Folios, D.T., D.D., se visualiza

en Detalle información sobre el trámite. Fig. 88

o Para imprimir Detalle dar click en Imprimir. Fig. 88

o Después de realizar la consulta por Documento o por Trámite, según sea el

documento en la parte derecha superior aparece el botón Documentos al

Administrado en el cual se visualizan los documentos del Administrado y el estado

del trámite. Fig. 88.1 y Fig. 88.2

Fig. 86.1

Fig. 86


INFORMACIÓN


Fig. 87

Fig. 88

Fig. 88.1


INFORMACIÓN


Fig. 88.2

4.2. - Por Administrado. - regresar índice

o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior). Fig. 90

o Dar click en Por Administrado (lado izquierdo superior). Fig. 90

o En Administrado: Fig. 90

o Ingresar en el campo Código el código correspondiente, en los campos Ape.

Pat, Ape. Mat, Nombres; ingresar los datos correspondientes.

o O buscar en :

o En Personas, hacer la búsqueda por Búsqueda por Código,Bùsqueda

por documento de Identidad o Bùsqueda por Nombre o razòn

social,luego dar click en el botòn Consultar. Fig. 90 y Fig. 91

o En Listado; dar click en los datos debajo de los campos Código y

Apellidos y Nombres o razón Social. Fig. 91

o En Administrado; en los campos Ape. Pat, Ape. Mat, Nombres; aparecen

los datos correspondientes. Fig. 91.1

o Dar click en el botón Consultar, en Documentos del Administrado :

o Se visualizan los documentos del Administrado, dar click y

seleccionar el requerido. Fig. 91.1 y Fig. 92

o Para imprimir Reporte de Documentos tramitados, dar click en

Imprimir Listado. Fig. 92 y Fig. 92.1

o Dar click en los datos que se encuentran debajo de los campos Emite, Recibe,

Área Remitente, Área Destino, Acción, Folios, D.T., D.D., se visualiza en Detalle

información sobre el trámite. Fig. 93

o Después de realizar la consulta por Documento o por Trámite, según sea el

documento en la parte derecha superior aparece el botón Documentos al

Administrado y a veces el botón Anexos, al dar click en Documentos al

Administrado se visualizan los documentos del Administrado y el estado del

trámite. Fig. 93.1 y Fig. 93.2


INFORMACIÓN


Fig. 90

Fig. 91

Fig.91.1


INFORMACIÓN


Fig. 92

Fig. 92.1

Fig. 93


INFORMACIÓN


Fig. 93.1 Fig. 93.2

4.3.- Por Fechas.- regresar índice

o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior).Fig. 95

o Dar click en Por Fechas (lado izquierdo superior). Fig. 95

o En Rango de Fechas: Fig. 95

o En los campos Desde y Hasta; ingresar los datos correspondientes. Fig. 95


o En Documentos por Rango de Fechas : Fig.96

o Se visualiza información de los Trámites de ese rango. Fig.96

o Para imprimir dar click en Imprimir Listado. Fig.96 y Fig.97


INFORMACIÓN


Fig. 95

Fig. 96

Fig. 97


INFORMACIÓN


4.4.-Trámites Presentados por Área.- Regresar índice

o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior).Fig.98

o Dar click en Trámites Presentados por Área (lado izquierdo superior).Fig.98

o En el campo Área seleccionar el Área. Fig.99

o Seleccionar en el campo Tipo de documento, el documento seleccionado.Fig.100

o En Fecha de Ingreso : Fig.98

o En los campos Desde y Hasta; ingresar los datos correspondientes. Fig.98

o Dar click en el botón Consultar. Fig.98

o Se visualiza información en un documento en PDF, desde el cual se puede imprimir.

Fig.101

Fig. 98

Fig. 99


INFORMACIÓN


Fig. 100

Fig. 101

4.5.- Resùmen de Trámites Presentados por Área.- regresar índice

o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior). Fig.102

o Dar click en Resumen de Trámites Presentados (lado izquierdo superior). Fig.102

o En Tipo de documentos, seleccionar documento. Fig.103




o Se visualiza información en PDF de los Trámites, desde allí se puede imprimir. Fig.104


INFORMACIÓN


Fig. 102

Fig. 103

Fig. 104


INFORMACIÓN


4.6.- Ubicación por Trámites por Área.- regresar índice


o Dar click en Ubicación por Trámites por Área (lado izquierdo superior). Fig.105

o En el campo Área, seleccionar documento. Fig.106





Fig. 105

Fig. 106


INFORMACIÓN


Fig. 107

4.7.- Resùmen de Ubicación de Trámites.- regresar índice


o Dar click en Resùmen de Ubicación de Trámites (lado izquierdo superior). Fig.108




o Se visualiza información en PDF de los Trámites, desde allí se puede imprimir.

Fig.109

Fig. 108


INFORMACIÓN


Fig. 109

4.8.- Trámites no Resueltos por Área.- regresar Índice


o Dar click en Trámites no Resueltos por Área (lado izquierdo superior). Fig.110

o En el campo Área seleccionar el Área correspondiente. Fig.110





Fig.112

Fig. 110


INFORMACIÓN


Fig. 111

Fig. 112

4.9.- Resùmen de Trámites No Resueltos x Área.- Regresar índice


o Dar click en Resumen de Trámites no Resueltos (lado izquierdo superior). Fig.113





INFORMACIÓN


o Se visualiza información en PDF de los Trámites, desde allí se puede

imprimir.Fig.114

Fig. 113

Fig. 114

4.10.- Resùmen de Trámites Por Motivo.- Regresar índice


o Dar click en Resumen de Trámites Por Motivo (lado izquierdo superior). Fig.115





INFORMACIÓN



Fig.116

Fig. 115

Fig. 116

4.11.- Trámites por Área y Motivo.- Regresar índice


o Dar click en Resumen de Trámites Por Motivo (lado izquierdo superior). Fig.117


o En el campo Motivo seleccionar el Motivo correspondiente. Fig.117


INFORMACIÓN






Fig. 117

Fig. 118

4.12.- Trámites Extornados por Área.- Regresar índice


o Dar click en Trámites Extornados por Área (lado izquierdo superior). Fig.119



INFORMACIÓN






Fig. 119

Fig. 120


INFORMACIÓN


Fig. 121

4.13.- Movimientos Por Trámite.- Regresar índice


o Dar click en Movimientos Por Trámite (lado izquierdo superior). Fig.122




o Se visualiza información en PDF de las Modificaciones de los Trámites, desde allí se

puede imprimir. Fig.123

Fig. 122


INFORMACIÓN


Fig. 123

4.14.- Alertas de Trámites Documentarios.- regresar índice


o Dar click en Alertas de Trámites Documentarios (lado izquierdo superior). Fig.124

o Seleccionar del campo Área y Motivo los datos correspondientes. Fig.124 y Fig.125


o Se visualiza información en PDF de las Modificaciones de los Trámites, desde allí se puede

imprimir. Fig.127

Fig. 124


INFORMACIÓN


Fig. 125

Fig. 126

Fig. 127


INFORMACIÓN


5.- Mantenimiento: Regresar índice

Contiene las opciones: Áreas, Cargos, Acciones, Estados, Procedimientos, Tipo de resultados, Tipo de

Documentos. Fig.128

5.1.- Áreas.- Regresar índice

o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior) dar click en Áreas. Fig. 128

o Dar click en Nuevo. Fig. 128

o En Detalle de Área: Fig. 129

o En los campos Descripción y Abreviatura, ingresar los datos correspondientes.

o Seleccionar en el campo Estado, el Estado correspondiente. Fig. 129


o Dar click de bajo de los campos Código, Descripción, Abrev., Estado, Usuario; en

Detalle de Área: Fig. 130

o Se visualiza el detalle del área. Fig. 130

o Para editar dar click en Editar. Fig. 130

o Para eliminar dar click en Eliminar, luego dar click en Aceptar si se desea

eliminar y Cancelar sino se desea. Fig. 130 y Fig. 131

Fig. 128


INFORMACIÓN


Fig. 129

Fig. 130

Fig. 131


INFORMACIÓN


5.2.- Cargos.- Regresar índice

o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Cargos. Fig. 132


o En Detalle de Cargo: Fig. 133

o En los campos Descripción y Abreviatura, ingresar los datos correspondientes.

Fig. 133


o Dar click de bajo de los campos Código, Descripción, Abrev., Usuario; en Detalle de

Cargo: Fig. 134





Fig. 132

Fig. 133


INFORMACIÓN


Fig. 134

Fig. 135

5.3. - Acciones. - Regresar índice

o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior) dar click en Acciones. Fig. 136


o En Detalle de Acción: Fig. 137

o En los campos Descripción, ingresar el dato correspondiente. Fig. 137


o Dar click de bajo de los campos Código, Descripción, Usuario ; en Detalle de Área :



INFORMACIÓN



o Para eliminar dar click en Eliminar, luego dar click en Aceptar si se desea eliminar y

Cancelar sino se desea. Fig. 139

Fig. 136

Fig. 137

Fig. 138


INFORMACIÓN


Fig. 139

5.4.- Estados.- Regresar índice

o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Estados. Fig. 140


o En Detalle de Estados: Fig. 141



o Dar click de bajo de los campos Código, Descripción, Usuario ; en Detalle de Estados :





Fig. 140


INFORMACIÓN


Fig. 141

Fig. 142

Fig. 143


INFORMACIÓN


5.5.- Procedimientos.- Regresar índice

o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Procedimientos. Fig. 144

o Seleccionar de los campos Organigrama, Tupa, Alcaldía y Área; los datos

correspondientes. Fig. 144.1 y Fig. 144.2

o Dar click en Nuevo. Fig. 144.2

o En Detalle de Procedimiento: Fig. 145


o Seleccionar de los campos Área Inicio, Cargo que Resuelve, Cargo que Aprueba, los

datos correspondientes. Fig. 145, Fig. 146 y Fig. 147

o En el campo Días de Evaluación, ingresar el dato correspondiente. Fig. 148

o Seleccionar de los campos Tipo de Procedimiento, Tipo de Ubicación y Estado

los datos correspondientes. Fig. 148, Fig. 149 y Fig. 150


o Dar click debajo de los campos Código, Descripción, Estado, Usuario; en Detalle de

Procedimiento: Fig. 151

o Se visualiza el detalle del Procedimiento. Fig. 151




Fig. 144


INFORMACIÓN


Fig. 144.1

Fig. 144.2

Fig. 145


INFORMACIÓN


Fig. 146

Fig. 147

Fig. 148


INFORMACIÓN


Fig. 149

Fig. 150

Fig. 151


INFORMACIÓN


Fig. 152

5.6.- Tipo de Resultados.- Regresar índice

o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Tipo de Resultados. Fig. 153


o En Detalle de Resultado: Fig. 154



o Dar click debajo de los campos Código, Descripción, Usuario; en Detalle de Tipo de

Resultados: Fig. 155

o Se visualiza el detalle del Tipo de Resultados. Fig. 155



eliminar y Cancelar sino se desea. Fig. 155.1

Fig. 153


INFORMACIÓN


Fig. 154

Fig. 155

Fig. 155.1


INFORMACIÓN


5.7.-Tipo de documentos.- Regresar índice

o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Tipo de documentos. Fig.

156


o En Detalle de Tipo de Documento: Fig. 157



o Dar click debajo de los campos Código, Descripción, Usuario; en Detalle de Tipo de

Documento: Fig. 158

o Se visualiza el detalle del Tipo de Documento. Fig. 158


o Para eliminar dar click en Eliminar, luego dar click en Aceptar si se desea eliminar y

Cancelar sino se desea. Fig. 158 y Fig. 159

Fig. 156

Fig. 157


INFORMACIÓN


Fig. 158

Fig. 159


INFORMACIÓN


III.- GLOSARIO. Regresar índice

Icono del navegador Mozilla Firefox.

Menú: Colección de opciones que aparece en la pantalla de un ordenador.

Intranet.- Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet

para compartir de forma segura cualquier información o programa del sistema operativo

para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar.

Campo.- Los datos que tienen varias piezas se pueden dividir en campos. Por ejemplo, una

computadora puede representar la fecha de hoy como tres campos distintos: el día, el mes y

el año.


INFORMACIÓN


manual de tramite documentario - …piap.msb.gob.pe/tramite_msb/manual_de_tramite.pdf ·...

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