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MANUAL DE REGULACIONES

PARA LA ORGANIZACIÓN DE CEREMONIAS PROTOCOLARIAS

EN LAS COMPETICIONES DE LA FIE

10 de marzo de 2016

Manual de protocolo de la FIE – marzo de 2016

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ÍNDICE página 1.INTRODUCCIÓN 3 1.1 Manual de protocolo 3 1.2 Función del jefe de protocolo de la FIE 4 1.3 Funciones dentro del Comité Organizador Local (COL) 4 2.RESPONSABILIDADES Y REQUISITOS DEL EQUIPO DE PROTOCOLO 6 2.1 Jefe de protocolo de la FIE 6 2.2 Responsable de protocolo del COL 7 2.3 Estructura del equipo de protocolo del COL 8 2.3.1 Responsable de ceremonias de las competiciones 9 2.3.2 Jefe del equipo de personalidades 11 2.3.3 Jefe del equipo de tribuna 12 2.3.4 Jefe del equipo de portadores de medallas 13 2.3.5 Jefe del equipo de izado de banderas 14 2.3.6 Jefe del equipo de protocolo de la sala de espera 14 2.3.7 Asistente/intérprete del jefe de protocolo de la FIE 15 2.4 Requisitos del equipo de protocolo del lugar de las competiciones 16 3. CEREMONIAS PROTOCOLARIAS 18 3.1 Exhibición de banderas 18 3.2 Ceremonia de inauguración 18 3.3 Presentación de finalistas 19 3.3.1 Desfile desde la sala de espera 20 3.3.2 Presentación de los finalistas y de los árbitros 21 3.3.3 Los asaltos 21 3.3.4 Consideraciones sobre la pista 22 3.4 Ceremonias de entrega de medallas 22 3.5 Ceremonia de clausura 23 3.6 Medallas y diplomas que se otorgan 24 3.7 Recogida y distribución de datos relativos al protocolo 25 3.8 Comprobación de banderas e himnos nacionales 26 3.9 Disposiciones especiales aplicables únicamente a los Juegos Olímpicos 26 4.ATENCIÓN A PERSONALIDADES Y EXPERIENCIA DE LOS ESPECTADORES 32 4.1 Recepción de personalidades 32 4.2 Asientos reservados para personalidades y orden de precedencia 32 4.3 Zonas de asientos reservados en la sala de finales 33 4.4 Experiencia de las personalidades 33 5.REVISIONES Y ENSAYOS 35 5.1 Revisión anticipada de los planes 35 5.2 Revisión in situ de la organización 38 5.3 Ensayos de las ceremonias protocolarias 38 5.4 Información posterior a la competición 39


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1. INTRODUCCIÓN Las cuatro ceremonias protocolarias –ceremonias de inauguración y de clausura, presentación de finalistas y ceremonias de entrega de medallas– son los puntos centrales de las principales competiciones de la FIE, puesto que son actos mediáticos dirigidos a espectadores de todo el mundo. Por tanto, su presentación debe ser impecable, sin olvidar los aspectos deportivos, como la calidad de la pista, la iluminación y el espacio asignado a los esgrimistas y a los árbitros. La organización debe prestar atención especialmente a:

la estética del lugar

la facilidad para que los espectadores y los televidentes comprendan los actos

la adecuación y comodidad de los lugares asignados a las cámaras de televisión y a los fotógrafos

el respecto estricto de los horarios

los requisitos del protocolo oficial

la fiabilidad de los equipos La función del protocolo es una parte cada vez más importante de la forma de presentar las competiciones de esgrima. Aparte de las ceremonias protocolarias y las actividades relacionadas, siempre ha incluido elementos de atención a las personalidades, como los asientos reservados y la recepción. Sin embargo, al aumentar la importancia de las personalidades invitadas a las competiciones de esgrima, incluidos los patrocinadores que puedan estar viendo la competición por televisión o internet, resulta más difícil separar las consideraciones relativas a las personalidades de las de la experiencia del público en general. Por esto están ampliándose las áreas de interés de la función del protocolo, que ahora incluyen algunas áreas relevantes de la experiencia de los espectadores. Entre otros cambios, esto ha dado lugar a:

la creación de un manual distinto para los organizadores, en el que se detallan las regulaciones del protocolo y los requisitos para actos de la FIE

el nombramiento de un jefe permanente de protocolo de la FIE

la exigencia de contar con un responsable de protocolo en el Comité Organizador Local (COL) de los campeonatos del mundo, los campeonatos de zona y los Grandes Premios

1.1 El manual de protocolo A fin de garantizar una promoción y presentación óptimas de todos los actos de la FIE y en especial los campeonatos del mundo, la FIE ha elaborado este manual a modo de ayuda para los COL responsables del protocolo. Así se recogen en un único documento todas las regulaciones y requisitos correspondientes.


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Los objetivos de los requisitos de protocolo que se presentan en este manual son:

garantizar la precisión y el buen desarrollo de las ceremonias protocolarias y demás cuestiones relacionadas

dar más relieve al deporte

mejorar la experiencia de los espectadores, de los televidentes y de los usuarios de internet

Este nuevo manual amplía y desarrolla las secciones que antes se encontraban en el manual general para los organizadores, y también incluye secciones de protocolo que antes formaban parte del Reglamento Administrativo de la FIE. A menos que se indique lo contrario, los requisitos del presente manual son de aplicación a todas las competiciones individuales y por equipos para las categorías senior, junior y cadete de la FIE. (Para las competiciones de veteranos se utilizarán solo como recomendaciones.)

1.2 Función del jefe de protocolo de la FIE Para las competiciones de campeonatos del mundo y grandes premios que se seleccionen antes de comenzar la temporada, el jefe de protocolo de la FIE se pondrá en contacto con el COL para garantizar, en nombre de la FIE, que se respeten todos los elementos del protocolo de la FIE, tal y como se recogen en los Estatutos y el Reglamento Administrativo de la FIE, así como en cualesquiera manuales aplicables. El jefe de protocolo de la FIE colaborará con la persona responsable del COL, que será preferiblemente un responsable de protocolo especialmente nombrado, para garantizar los mejores resultados posibles. Las responsabilidades específicas del jefe de protocolo de la FIE y del responsable de protocolo del COL se describen en la sección 2 del presente manual. El jefe de protocolo de la FIE recibirá y revisará los planes de protocolos del COL al menos 2 meses antes de la competición. Por cuenta del COL (gastos de viaje, alojamiento en pensión completa y dietas), el jefe de protocolo de la FIE llegará 2 o 3 días antes de iniciarse las competiciones a fin de revisar toda la organización, ver los ensayos de las ceremonias protocolarias (ceremonias de inauguración y clausura, en su caso; ceremonia de entrega de medallas y presentación de finalistas) y acordar cualquier retoque que fuese necesario. Los detalles completos se presentan en las secciones 5.2 y 5.3 del presente manual.

1.3 Funciones dentro del Comité Organizador Local (COL)


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Para los campeonatos del mundo, los campeonatos de zona y los grandes premios, el COL deberá nombrar a un responsable de protocolo que se encargará de planificar y desarrollar todas las funciones del protocolo que se detallan en la sección 2.2. El COL también puede nombrar a un presentador/maestro de ceremonias para una o varias de las ceremonias protocolarias. El responsable de protocolo del COL se encargará del desarrollo progresivo de las distintas fases del protocolo, que deben culminar en una presentación perfecta. Esta tarea será supervisada por el jefe de protocolo de la FIE o por el oficial nombrado por la FIE. El maestro de ceremonia o presentador, dirigido por el responsable de protocolo del COL o por el responsable elegido, presentará todas estas fases públicas. Su intervención:

debe ser digna

debe ser en francés y después en el idioma del país organizador (pero, si el primer idioma del país organizador es el francés, el segundo idioma será el inglés)

no debe interrumpir los asaltos de esgrima

no debe criticar las decisiones de los árbitros

debe ser imparcial El responsable de protocolo del COL, con la asistencia en su caso del maestro de ceremonias, deberá garantizar que los tiempos de pausa se rellenen apropiadamente (por ejemplo, con actuaciones, exhibiciones, participación del público o música).


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2. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

2.1 Jefe de protocolo de la FIE Para los campeonatos del mundo y las competiciones seleccionadas de grandes premios, el jefe de protocolo de la FIE colaborará con el COL y lo ayudará para garantizar una preparación adecuada, en línea con las regulaciones y expectativas de la FIE, de:

la exhibición de banderas

las ceremonias de inauguración y clausura, cuando corresponda

la presentación de finalistas

las ceremonias de entrega de medallas

Organización e instalaciones para las personalidades

algunos aspectos de la presentación, en particular los que influyen en la experiencia de las personalidades (como la información a los espectadores, la decoración y la rotulación)

Antes de comenzar las competiciones (al menos 2 meses antes), el jefe de protocolo de la FIE recibirá del COL los planes y la organización de todos los aspectos que se indican en la sección 5.1, para su revisión y aprobación. El jefe de protocolo de la FIE llegará 2 o 3 días antes de iniciarse las competiciones a fin de:

ver los ensayos de las ceremonias protocolarias (ceremonias de inauguración y clausura, en su caso; ceremonia de entrega de medallas y presentación de finalistas), según se recoge en la sección 5.3

revisar todos los otros detalles relevantes que se enumeran en la sección 5.2

acordar cualquier retoque que fuese necesario. Durante la competición, el jefe de protocolo de la FIE:

Comprobará que se cumplen las regulaciones de protocolo de la FIE

Ayudará en la organización técnica de las ceremonias protocolarias y garantizará la correcta organización del trabajo del personal encargado

Para los campeonatos del mundo:

‐ establecerá el orden de los asientos en la tribuna presidencial o en la tribuna o sección para las personalidades, y colaborará con el responsable de protocolo del COL para garantizar que en cada asiento figure el nombre de la persona que debe ocuparlo.

‐ colaborará con el Presidente de la FIE o con su representante (en aquellas ocasiones en que esté presente el Presidente) para conocer y comunicar los nombres de los oficiales de la FIE que participarán en las ceremonias de entrega de medallas


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2.2 Responsable de protocolo del COL Para los campeonatos del mundo, los campeonatos de zona y los grandes premios, el COL nombrará a un responsable de protocolo que se encargará de lo siguiente:

Supervisar la organización técnica de las ceremonias y actos de protocolo que se especifican en el presente manual y que indique el jefe de protocolo de la FIE o el oficial responsable de la FIE

Garantizar que el trabajo del personal relacionado con las ceremonias protocolarias y la organización para las personalidades esté debidamente organizado y presentado, incluida la provisión de los trajes y uniformes adecuados, así como del código de vestimenta para los participantes

Organizar la colocación de los nombres en los asientos reservados de la tribuna presidencial o de la tribuna o sección para las personalidades, en colaboración con el jefe de protocolo de la FIE o con el oficinal responsable de la FIE y respetando el orden de precedencia

Supervisar la ocupación de todas las secciones de asientos reservados o especiales, y garantizar que los servicios de seguridad hagan lo propio

Recibir oportunamente los nombres de las personalidades del COL que participarán en las ceremonias de entrega de medallas

Organizar ensayos completos de las ceremonias protocolarias y los definitivos 1 o 2 días antes del primer día de competición, como se indica en la sección 5.3, para que los supervise el jefe de protocolo del FIE o el oficial responsable de la FIE. Si los responsables o jefes de equipo del COL no van a estar presentes en todas las ceremonias, los ensayos se organizarán de forma que puedan asistir sus suplentes.

Revisar todos los demás aspectos relevantes de la organización con el jefe de protocolo de la FIE o el oficial responsable de la FIE 1 o 2 días antes de la primera jornada de competición, como se detalla en la sección 5.2.

Remitir los planes de protocolo y demás información pertinente al jefe de protocolo de la FIE o el oficial responsable de la FIE como mínimo 2 meses antes de la competición, como se detalla en la sección 5.1.


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Comunicarse con el personal del COL para garantizar la correcta selección, formación y organización de los voluntarios destacados, a fin de que representen dignamente al deporte. Algunos ejemplos: ‐ Participantes en cualquiera de las ceremonias protocolarias ‐ Voluntarios de pista, que están a la vista de los espectadores o de las cámaras de

televisión ‐ Azafatos y azafatas para las personalidades

Solicitar a la FIE, al menos una semana antes del inicio de la competición, el número de asientos que deberán reservarse en la sala de finales para invitados de la FIE y patrocinadores

Avisar a la FIE, con una antelación mínima de 30 días, en el caso de que la ceremonia de inauguración vaya a desarrollarse al aire libre y sea un acto que vaya a contar con el público en general.

Solicitar a la FIE, al menos una semana antes del inicio de la competición, el número de asientos que deberán reservarse para el Comité Ejecutivo de la FIE y sus invitados, en el caso de que la ceremonia de inauguración vaya a realizarse en un lugar distinto de las competiciones.

Todos los días, comprobar que las medallas y diplomas de esa jornada se entregan oportunamente al jefe de protocolo de la FIE. Al recibirlas, el jefe de protocolo de la FIE deberá comprobar las medallas ante el representante del COL que se las entrega.

Velar para que se recojan y gestionen oportunamente todos los datos relativos al protocolo (ver detalles en 3.3.2, 3.3.3, 3.4 y 3.7)

Verificar que el equipo de protocolo del COL está debidamente constituido conforme se indica en la sección 2.3, incluido lo siguiente: ‐ la estructura del equipo de protocolo es la adecuada ‐ los jefes de equipo tienen la información necesaria para sus tareas ‐ todos los miembros del equipo disponen del material necesario para su trabajo

(ordenadores, impresoras, radios o teléfonos móviles) ‐ todos los miembros del equipo están debidamente formados, comprenden

perfectamente su función y los requisitos correspondientes de la FIE y han recibido toda la información necesaria para cumplir bien con su trabajo

Proporcionar al equipo de protocolo el material necesario, según se detalla en la sección 2.4.

2.3 Estructura del equipo de protocolo del COL


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Para los campeonatos del mundo, el COL deberiá formar un equipo de protocolo similar al que se describe en esta sección. Para otras competiciones, esta sección puede servir de guía como sea adecuado. El responsable de protocolo del COL debe comprobar que existe una estructura adecuada para cumplir todos los requisitos de protocolo de la FIE, de tal forma que puedan desarrollarse a la perfección todas las ceremonias protocolarias desde la primera jornada. Las funciones principales incluyen:

Un productor para la ceremonia de inauguración, con un maestro de ceremonias (opcional) y dos presentadores (para el francés y para el idioma del país anfitrión) para todas las ceremonias protocolarias (pero, si el primer idioma del país organizador es el francés, el segundo idioma será el inglés)

Un responsable para las dos ceremonias diarias de las competiciones: la presentación de finalistas y las ceremonias de entrega de medallas. Esta persona también puede hacerse cargo de la ceremonia de clausura.


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Jefes de equipo para: ‐ el equipo de protocolo de la sala de espera ‐ el equipo de personalidades que harán entrega de las medallas ‐ el equipo de portadores de medallas ‐ el equipo de izado de banderas ‐ el equipo de tribuna

Algunas funciones de los jefes de equipo pueden agruparse (pero nunca con las del jefe

de equipo de personalidades). 2.3.1 Responsable de ceremonias de competiciones El responsable de ceremonias de competiciones tiene la responsabilidad operativa de coordinar la presentación de finalistas y las ceremonias de entrega de medallas en cada jornada a través de los jefes de los distintos equipos de protocolo. Dependiendo de la decisión del responsable de protocolo del COL, es probable que también se le asigne la responsabilidad operativa de la ceremonia de clausura. Esta persona deberá estar a disposición del jefe de protocolo de la FIE diariamente, para poder consultar cualquier problema o modificación que deba efectuarse en una jornada. Esta persona tendrá las siguientes responsabilidades:

Coordinar diariamente a todos los equipos del COL que participen en la presentación de finalistas y en las ceremonias de entrega de medallas en contacto con: ‐ el jefe de equipo de protocolo de la sala de espera

‐ el jefe de equipo de personalidades ‐ el jefe del equipo de portadores de medallas

‐ el jefe del equipo de izado de banderas ‐ el jefe del equipo de tribuna

‐ el maestro de ceremonias (si lo hay) o el presentador en francés (que se pondrá en contacto con el presentador en el idioma del país anfitrión)

‐ el coordinador de la música

Formar y dirigir a los jefes de equipo de protocolo, según se ha indicado.

Garantizar que todos los miembros de los equipos reciban información detallada sobre la estructura del equipo de protocolo del COL, como los nombres de los miembros del equipo, las funciones y los detalles de contacto, así como una explicación del ámbito y los límites de las tareas cada equipo.

Indicar a todos los jefes de equipo y miembros de los equipos que si no pueden acudir el día o a la hora previsto(a) o si es posible que vayan a llegar tarde, deberán avisarlo lo


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antes posible a su jefe de equipo o al responsable. No deben buscar personalmente un sustituto.

Tras consultar al jefe de protocolo de la FIE, asegurarse de que todos los miembros de los equipos han sido informados de la hora a la que deben presentarse al día siguiente. Comprobar que todos los jefes de equipo llevan una lista de verificación diaria de los miembros de su equipo, incluidos los detalles de contacto.

Comprobar, a través de los jefes de equipo, que todos los participantes están en su lugar a la hora prevista. (En general, aunque no siempre, los miembros de los equipos del COL deben llegar una hora antes de la hora de comienzo y estar en su puesto 30 minutos antes de la hora de comienzo.)

Comprobar dos veces todos los elementos esenciales, por ejemplo, que son correctas las banderas y los himnos nacionales para la ceremonia de entrega de premios.

Asegurarse de que las dos ceremonias de las competiciones empiecen puntualmente y asumir la responsabilidad de resolver cualquier problema que surja inesperadamente.

Comprobar que todos los equipos reciben oportunamente un documento con los resultados que corresponda, incluido: ‐ que los presentadores tienen correctamente el orden de los esgrimistas y los árbitros

para la presentación de finalistas ‐ que el maestro de ceremonias y a los presentadores tienen los datos de los medallistas

para la ceremonia de entrega de medallas ‐ que el jefe del equipo de izado de banderas tiene la lista de nacionalidades de los medallistas

Comprobar que todos los equipos están listos para el comienzo de cada una de las ceremonias. Después, notificar a todos que el acto va a comenzar y avisar al maestro de ceremonias o al presentador en francés y al coordinador de la música de que deben dar inicio a la ceremonia de forma inmediata.

Asegurarse de que todos los equipos de la ceremonia de entrega de medallas intervienen en el momento en que el presentador en francés anuncia el inicio de la ceremonia protocolaria (y no antes).

Coordinar todos los días las radios que necesiten todos los equipos, distribuirlas y recogerlas al finalizar el día para cargarlas durante la noche. Comprobar que todos los que utilizan una radio saben cómo hacerlo (por ejemplo, siempre deben identificarse al empezar una conversación por radio).

Preparar con antelación un plan de contingencia para ausencias imprevistas (por ejemplo, no aparece uno de los portadores de medallas).


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Informar todos los días a los jefes de equipo de cualquier cambio o solicitud especial, y comprobar que los jefes de equipo saben qué necesitan para la jornada siguiente (por ejemplo, el número exacto de ramos de flores para los medallistas).

Colaborar con el responsable de protocolo del COL, el jefe del equipo de izado de banderas, el presentador en francés y el coordinador de la música –y con otras personas si es preciso– para coordinar la ceremonia de clausura y los ensayos.

Comprobar que se ha preparado un sistema de seguridad adecuado para el almacenamiento temporal de todos los artículos.

Comprobar que todos los responsables directos (los jefes de equipo de protocolo y los voluntarios de protocolo de la sala de espera) llegan a la hora indicada y están en su puesto a la hora indicada debidamente vestidos.

Avisar lo antes posible al jefe de protocolo de la FIE y al responsable de protocolo del COL de cualquier problema importante, sea posible o real.

2.3.2 Jefe de equipo de personalidades Este jefe de equipo es responsable de atender a las personalidades que participen en las ceremonias protocolarias. Esta función, por tanto, no puede combinarse con ninguna otra de las ceremonias protocolarias. Esta persona también ayudará al responsable de protocolo del COL a organizar la tribuna de personalidades y con cualquier otro asunto que surja en relación con las personalidades. Las principales funciones de este puesto se detallan a continuación. Notificaciones a las personalidades que vayan a entregar medallas:

Comprobar que el responsable de protocolo del COL le ha entregado la lista de nombres y tratamientos correctos de los miembros del COL que vayan a entregar medallas.

Comunicar por escrito los nombres y títulos de estas personas al jefe de protocolo de la FIE, prestando atención a que el orden del nombre y del apellido sea el que se utiliza en cada país.

Acompañante de personalidades que van a entregar medallas:

Inmediatamente después de terminar el último asalto, ir a la tribuna de personalidades y dirigirse a los miembros del COL que van a entregar medallas. Si es preciso, explicarles que en breve se les acompañará a la pista, tan pronto como esté todo listo para iniciar la ceremonia.


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Hablar por radio con el responsable de ceremonias de competiciones para decidir cuándo llevar a las personalidades al punto de reunión para la ceremonia (es importante recordar que no es necesario que bajen inmediatamente si aún no han llegado los medallistas a la sala de espera).

Si hay algún retraso después de reunir a las personalidades que van a hacer entrega de las medallas, invitarles a tomar asiento en el punto de reunión para la ceremonia de entrega de medallas, quedarse con ellos e ir informándolos de cualquier cambio.

Informarles del procedimiento para la ceremonia protocolaria y de dónde deben colocarse, también para las fotografías al concluir la ceremonia, además de haber solicitado la asistencia de un intérprete si es preciso. Informar de posibles retrasos en el comienzo de la ceremonia de entrega de medallas.

Continuar con ellos hasta que finalice la ceremonia para darles las gracias o guiarlos si es preciso.

Tribuna de personalidades:

Ayudar al responsable de protocolo del COL, si es necesario, a colocar los nombres en los asientos

Supervisar la tribuna de personalidades para comprobar que la zona de asientos está bien organizada y que se han colocado las oportunas indicaciones de acceso restringido

Generalidades:

Estar a disposición del responsable de protocolo del COL o del jefe de protocolo de la FIE para cualquier asunto que surja en relación con las personalidades.

2.3.3 Jefe del equipo de tribuna Esta persona es responsable de preparar la zona para la ceremonia de entrega de medallas y de comprobar que:

el podio para los medallistas se coloca en su sitio lo más rápidamente posible

no hay publicidad cerca del podio que pudieran recoger las cámaras de televisión

cubrir los elementos antiestéticos (por ejemplo cables) o disimularlos con unas flores


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se ha colocado una cinta o una cuerda a modo de barrera, lo más discreta posible, a unos 5 metros del podio para que se sitúen detrás de ella los fotógrafos y cámaras de televisión; en esta zona debe haber dos voluntarios para que nadie cruce esa barrera y entre en la zona de la ceremonia de entrega de medallas

el paso para las personalidades que van a entregar las medallas está despejado; si tienen que cruzar una pista, es preferible cubrirla momentáneamente con una alfombra apropiada

las posiciones de las personalidades están marcadas clara aunque discretamente

hay cuatro sillas en el punto de reunión para la ceremonia de entrega de medallas, de forma que las personalidades que van a entregar las medallas puedan estar sentadas hasta el último instante, con el intérprete y el acompañante si es preciso. Impedir que alguien entre en la zona, si es necesario.

la zona que rodea el punto para la ceremonia de entrega de medallas está despejada, limpia y ordenada

Es probable que esta persona tenga un papel similar durante la ceremonia de clausura. 2.3.4 Jefe del equipo de portadores de medallas Esta persona es responsable de:

Formar y dirigir al equipo que porta las medallas, diplomas, certificados, premios y flores para los medallistas

Comprobar que se dispone de elementos adecuados para transportar todos los artículos que van a entregarse (por ejemplo, cojines o bandejas cubiertas con un paño)

Comprobar que todos los artículos se reciben puntualmente

Comprobar que todos los artículos están en la bandeja o cojín que les corresponde y en el orden apropiado

Encargar el número adecuado de ramos de flores, según el número de medallistas de cada día. Deberá prepararse de antemano un programa completo

Preparar un acompañante para las personalidades que van a entregar las medallas ‐ desde el punto de reunión hasta su puesto delante del podio ‐ al frente del podio para las fotografías con los medallistas al concluir la ceremonia ‐ desde el podio hasta el punto de reunión


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Comprobar que se ha preparado un sistema de seguridad adecuado para el almacenamiento temporal de todos los artículos

Comprobar que todos los miembros de los equipos llegan a la hora indicada, están en su puesto a la hora indicada y están debidamente vestidos

Avisar al responsable, lo antes posible, de retrasos, ausencias o problemas (posibles o reales)

2.3.5 Jefe del equipo de izado de banderas Esta persona es responsable de:

Formar y dirigir al equipo para que icen y arríen las banderas en las ceremonias de entrega de medallas

Comprobar periódicamente el equipo para el izado de las banderas

Preparar, en cuanto sea posible, una lista de los países que estarán representados en cada ceremonia de entrega de medallas

Preparar cuidadosamente las banderas que se utilizarán en cada ceremonia: una persona deberá hacer una doble comprobación de cada juego de banderas preparado

En colaboración con el responsable de ceremonias de competiciones, en su caso, ver qué banderas se necesitarán en la ceremonia de clausura.

Comprobar que se ha preparado un sistema de seguridad adecuado para el almacenamiento temporal de todos los artículos

Comprobar que todos los miembros de los equipos llegan a la hora indicada, están en su puesto a la hora indicada y están debidamente vestidos

Avisar al responsable, lo antes posible, de retrasos, ausencias o problemas (posibles o reales)

2.3.6 Jefe del equipo de protocolo de la sala de espera Esta persona es responsable de todos los aspectos de protocolo en la sala de espera para la presentación de finalistas y las ceremonias de entrega de medallas. Esto incluye:


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Formar y dirigir a los asistentes de protocolo de la sala de espera:

‐ Debe haber 2 o 3 voluntarios en la sala de espera que puedan cubrir los idiomas francés, inglés y español. Estos voluntarios ayudarán al jefe de equipo a explicar los procedimientos de protocolo a los esgrimistas y a los árbitros.

‐ Estos voluntarios también ayudarán acompañando a los medallistas desde la pista

hasta la sala de espera de forma que la ceremonia de entrega de medallas puedan empezar inmediatamente. Si un esgrimista quiere salir de la sala de espera, uno de estos voluntarios (equipado con una radio) debe acompañarlo.

‐ En caso necesario, se pedirá a estos voluntarios que ayuden a localizar a los

esgrimistas o equipos que no se hayan presentado en la sala de espera a la hora indicada.

Formar y dirigir a los jefes de fila de la sala de espera: ‐ Debe haber dos voluntarios, vestidos de forma apropiada (traje nacional o ropas

formales), para conducir la fila de esgrimistas y árbitros a la pista de finales durante la presentación de finalistas (uno a la cabeza de la fila y otro cerrándola)

‐ Debe haber un voluntario, vestido de forma apropiada (traje nacional o ropas formales), para conducir la fila de medallistas a la zona de ceremonia de entrega de medallas

Asegurarse de que los esgrimistas y los árbitros están en su lugar a tiempo para las ceremonias y buscar a los que no estén presentes

Garantizar que se cumplan las normas y políticas de la FIE, por ejemplo, comprobar que los esgrimistas no llevan su bandera durante las ceremonias de entrega de medallas y comprobar que van correctamente vestidos

Informar de palabra a los esgrimistas y a los árbitros de los procedimientos de protocolo para la presentación de finalistas y las ceremonias de entrega de medallas. (Aunque es una información que previamente se les habrá notificado por escrito, muchas veces no se lee o no se entiende ese documento.)

Colocar en la fila en el orden correcto a los esgrimistas y los árbitros

Comunicarse con los otros miembros del equipo para ver si todo está listo para que comience la ceremonia

2.3.7 Asistente/intérprete del jefe de protocolo de la FIE


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Esta persona deberá estar a disposición del jefe de protocolo de la FIE diariamente y tendrá las siguientes responsabilidades:

Hacer de intérprete en las reuniones de revisión diarias con los responsables de las ceremonias de las competiciones y los jefes de equipo

Tareas de interpretación en general para el contacto con el personal del COL

Elaboración de los impresos diarios (utilizando un modelo existente de Microsoft Word) para la información sobre los nombres y cargos de quienes van a entregar las medallas, los nombres de los finalistas para los diplomas y los certificados y el país de cada finalista para los preparativos que debe hacer el equipo de izado de banderas

Recopilar los resultados de las finales y escribir el nombre de los esgrimistas en el diploma de los ganadores y los certificados de los medallistas

Contacto con otros miembros del COL (para ello, esta persona debe disponer de un teléfono móvil)

Comunicación con la sala de espera para transmitir posibles mensajes ad hoc a los esgrimistas y árbitros

Estar preparado por si fuese precisa su intervención para coordinar el inicio de las ceremonias de las competiciones y la ceremonia de clausura en su caso, en representación del jefe de protocolo de la FIE

Actuar como transmisor de información:

‐ Transmitir la información y todos los cambios respecto de las personalidades que entregan las medallas a los presentadores y al personal del marcador público. (Siempre que se produzca un cambio habrá que recoger la versión anterior al entregar la nueva.)

‐ Llevar los diplomas y certificados con los nombres ya escritos al jefe del equipo de portadores de medallas.

Resolver los problemas que puedan surgir, lo cual incluye la tarea de observador a fin de que si alguna personalidad se cambia en el último momento, se notifique el hecho debidamente.

2.4 Requisitos del jefe de protocolo del lugar de las competiciones


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Para los campeonatos del mundo, el COL deberá facilitar el material y el equipo que se describen en esta sección. Para otras competiciones, esta sección puede servir de guía.

Cuatro mesas y cuatro sillas claramente etiquetadas (Protocolo 1 y 2 y Presentador 1 y 2) desde las que sea fácil llegar a la pista de competiciones de la sala de finales destinadas a: ‐ El jefe de protocolo de la FIE ‐ El asistente/intérprete del jefe de protocolo de la FIE ‐ El presentador en francés ‐ El presentador en el idioma del país (pero, si el primer idioma del país organizador es

el francés, el segundo idioma será el inglés)

Desde estos puestos debe verse claramente la pista de finales y el podio.

Cada una de estas cuatro mesas deben contar con una toma eléctrica, acceso a internet y una lámpara de mesa.

Habrá una impresora reservada para el jefe de protocolo de la FIE y su asistente.

Debe haber dos micrófonos para los presentadores, que deberán poder comunicarse sin problemas con el responsable del equipo de la música para la ceremonia protocolaria. Si es posible, el equipo de la música estará situado cerca.

Debe facilitarse un teléfono móvil al jefe de protocolo de la FIE para que pueda comunicarse con los responsables del COL y los jefes de equipo.

Se facilitará una radio a las siguientes personas: ‐ el jefe de protocolo de la FIE ‐ el responsable de protocolo del COL ‐ el responsable de ceremonias de competiciones ‐ el productor de la ceremonia de inauguración (en su caso) ‐ el asistente/intérprete del jefe de protocolo de la FIE ‐ el jefe del equipo de protocolo de la sala de espera ‐ el jefe del equipo de personalidades ‐ el jefe del equipo de tribuna ‐ el jefe del equipo de portadores de medallas ‐ el jefe del equipo de izado de banderas ‐ el maestro de ceremonias y el presentador en francés

Se dispondrá asimismo de una o dos radios de repuesto. (Por ejemplo, si hay en el tejado una persona manejando el mecanismo para el izado de las banderas; también para los voluntarios de la sala de espera que buscan a esgrimistas antes de las ceremonias protocolarias)


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Debe facilitarse al jefe de protocolo de la FIE un lugar seguro (una taquilla con candado o una caja fuerte) para guardar objetos, en la zona del Directorio Técnico o cerca. Debe ser lo suficientemente grande como para contener documentos, certificados, medallas y un ordenador portátil. Debe haber una sala segura, cerca de la zona para la ceremonia de entrega de medallas, para guardar las banderas. Además, esta sala debe contar con una caja fuerte donde guardar las medallas, diplomas y certificados. Las dos llaves o contraseñas deben facilitarse al jefe de protocolo de la FIE y al maestro de ceremonias de la competición.


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3. CEREMONIAS DE PROTOCOLO

3.1 Exhibición de banderas En todos los actos de la FIE se exige la exhibición de las banderas. En la sala de competición principal (finales o fases eliminatorias) donde se desarrollan las pruebas deben estar izadas y ondear la bandera de la FIE y la del país organizador, rodeadas por las de todos los países participantes. Se colocarán en mástiles y se exhibirán mientras dure la competición. Si se prefiere, la exhibición de banderas puede ser electrónica. En otra sala puede exhibirse un segundo juego de banderas si se dispone de él.

3.2 Ceremonia de inauguración Debe organizarse una ceremonia de inauguración en todos los campeonatos del mundo y campeonatos de zona. Deberá tener lugar justo antes de la primera final de los campeonatos. Si se ha invitado a inaugurar los campeonatos a alguna personalidad del país en donde se celebran los campeonatos, el Presidente de la Federación organizadora y el Presidente del COL la recibirán a la entrada de la sala de competición y la presentarán al Presidente de la FIE (o su representante) y a sus colegas. El Presidente de la FIE y el Presidente de la federación organizadora conducirán seguidamente a esa personalidad y a sus acompañantes a la tribuna de honor. En la ceremonia debe respetarse el orden siguiente:

Un intermedio facultativo, en forma de pequeño espectáculo, que debe ser breve (máximo 20 minutos).

Inmediatamente después seguirá el desfile de banderas de los países participantes: las banderas serán portadas por esgrimistas jóvenes del país organizador o por azafatos y azafatas formados para hacerlo.


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Los discursos y la declaración de inauguración de los campeonatos:

‐ El presidente de la Federación organizadora o su representante, desde un estrado con micrófono (que normalmente se instalará en la pista de las finales), dará la bienvenida a los participantes y al Presidente de la FIE (o a su representante) con frases apropiadas (máximo 2 minutos).

‐ El Presidente de la FIE o su representante pronunciará unas palabras de

agradecimiento (máximo 2 minutos) y si hay un invitado de honor añadirá:"Tengo el honor de invitar a ... a anunciar la inauguración de los Campeonatos del Mundo (o de la zona que corresponda) de Esgrima 20...".

‐ Seguidamente el invitado de honor dirá: "Proclamo inaugurados los Campeonatos

del Mundo (o de la zona que corresponda) 20...".

‐ Si no hay un invitado de honor, el Presidente de la FIE o su representante proclamará la inauguración de los campeonatos.

Final de la ceremonia: sonará el himno nacional del país organizador al tiempo que se izan la bandera de la FIE y la bandera del país organizador. Mientras suena la música, el cortejo saldrá de la sala de competición por el camino más corto.

La ceremonia de inauguración no debe durar más de 45 minutos si se lleva a cabo en un lugar cubierto. Si la ceremonia de inauguración se celebra al aire libre y acude público además de los participantes, no habrá límite de tiempo. En este caso los organizadores deberán comunicarlo a la FIE al menos 30 días antes, de forma que haya plazo suficiente para informar a todas las federaciones participantes. Si la ceremonia de inauguración no se celebra en el mismo lugar que las competiciones, se reservarán los asientos suficientes para el Comité Ejecutivo de la FIE y sus invitados. El número de asientos se consultará a la FIE al menos una semana antes de la fecha de la ceremonia.

3.3 Presentación de finalistas La forma de entrar, presentar y salir los esgrimistas y los árbitros debe ser igual en todos los grandes actos de la FIE y ofrecer gran calidad al público asistente y a los telespectadores.


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3.3.1 Desfile desde la sala de espera Los participantes deben salir de la sala de espera según el cuadro siguiente.

Competiciones individuales

Competiciones por equipos

Para salir de la sala de espera (principio de la fila) y caminar hacia la zona de

presentación

Voluntario – acompañante (para salir)Esgrimista 1 Esgrimista 2 Esgrimista 3 Esgrimista 4 Árbitro 1 Árbitro 2 Árbitro 3 Árbitro 4 Voluntario – acompañante (para volver) (Puede haber más de cuatro árbitros.)

Voluntario – acompañante (para salir) Equipo A ‐ Esgrimista 1 Equipo A ‐ Esgrimista 2 Equipo A ‐ Esgrimista 3 Equipo A ‐ Suplente Equipo B ‐ Esgrimista 1 Equipo B ‐ Esgrimista 2 Equipo B ‐ Esgrimista 3 Equipo B ‐ Suplente Árbitro 1 Árbitro 2 Árbitro 3 Árbitro 4 Voluntario – acompañante (para volver) (Puede haber más de cuatro árbitros.)

Para salir de la sala de espera (final de la fila) y caminar hacia la zona que

corresponda

Voluntario ‐ acompañante Entrenador 1 Entrenador 2 Entrenador 3 Entrenador 4 Voluntario ‐ portador de bolsa 1 Voluntario ‐ portador de bolsa 2

Voluntario ‐ acompañante Equipo A ‐ Entrenador 1 Equipo A ‐ Oficial / Entrenador 2 Equipo B ‐ Entrenador 1 Equipo B ‐ Oficial / Entrenador 2 Voluntario ‐ portador de bolsa 1 Voluntario ‐ portador de bolsa 2


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Voluntario ‐ portador de bolsa 3 Voluntario ‐ portador de bolsa 4

Voluntario ‐ portador de bolsa 3 Voluntario ‐ portador de bolsa 4

3.3.2 Presentación de los finalistas y de los árbitros Al principio de cada final, los finalistas serán presentados al público y se anunciarán sus dos mejores resultados. Los esgrimistas deben presentarse en uniforme de esgrima, con el arma en la mano. Al oír su nombre darán un paso adelante y saludarán al público (a uno o ambos lados de la pista, según corresponda) llevándose la cazoleta del arma a la barbilla. También estarán presentados todos los árbitros, los árbitros de vídeo y los árbitros asistentes. Los presentadores no indicarán el papel de cada árbitro, sino que se limitarán a decir "Los árbitros son: nombre / apellido / país". Al oír su nombre, el árbitro dará un paso adelante y saludará al público (a uno o ambos lados de la pista, según corresponda) con una ligera inclinación, sin aplaudir ni saludar con la mano. El orden de la fila y la presentación de los esgrimistas es el orden de los asaltos en semifinales, según aparezca en el marcador. El orden en la fila y la presentación de los árbitros sigue el orden alfabético por apellido y las mujeres antes que los hombres. Se informará previamente y por escrito a los esgrimistas de la organización y la etiqueta para la presentación de finalistas y la ceremonia de entrega de medallas. El jefe de protocolo de la sala de llamadas deberá repetir verbalmente estas instrucciones en la sala de llamadas. Se informará previamente y por escrito a los árbitros de la organización y la etiqueta para la presentación de finalistas. Antes de empezar deben conocerse los dos mejores resultados de cada finalista. Para ello puede incorporarse un formulario al cuadro de clasificación para el cuadrode 8 y prevenir al árbitro para que pida al ganador que lo cumplimente inmediatamente. Habrá un voluntario para llevar el formulario cumplimentado al maestro de ceremonias de la competición. 3.3.3 Los asaltos Los asaltos deben comenzar inmediatamente después de la presentación. Los esgrimistas deben presentarse perfectamente vestidos, con las armas comprobadas y en la mano, listos para el asalto. Las bolsas de esgrima estarán ya colocadas cerca (es preferible que no estén demasiado a la vista). El asalto final se realizará 10 minutos después de la última semifinal si solo hay una final.


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En caso de que haya dos finales el mismo día por la noche, las 4 semifinales se disputarán consecutivamente y seguirán las dos finales sin descanso entre ellas.

3.3.4 Consideraciones sobre la pista El equipo de protocolo del COL deberá realizar comprobaciones frecuentes de lo que puede verse desde la zona de asientos de personalidades y pueden recoger las cámaras de televisión. Los voluntarios para las ceremonias protocolarias, los voluntarios de pista y especialmente los voluntarios acompañantes que encabezarán el desfile desde la sala de espera deben respetar un código de vestimenta estricto y ser conscientes de la importancia de proyectar una buena imagen del deporte cuando se hace una retransmisión televisiva.

3.4 Ceremonias de entrega de medallas La ceremonia de entrega de medallas debe organizarse en todas las competiciones de la FIE. En todas las ceremonias es obligatorio que suene el himno nacional del ganador. También debe aparecer la bandera nacional de los medallistas. La entrega de premios debe realizarse en cuanto sea posible después del asalto final. El podio para la ceremonia de entrega de medallas estará en la pista de las finales o cerca. El lugar para el ganador (o para el equipo ganador) estará ligeramente más alto que el segundo, que estará a la derecha del primero, y que el tercero, que estará a la izquierda. No debe haber publicidad visible en el podio para la ceremonia de entrega de medallas. Al final de la ceremonia, el maestro de ceremonias o presentador dirá: "Ceremonia protocolaria de los Campeonatos del Mundo 20... " y anunciará los resultados. Los oficiales designados para entregar los premios, que habrán sido avisados previamente, serán guiados desde la tribuna de honor hasta el podio por un azafato o una azafata. Entrarán los equipos o los esgrimistas que hayan quedado en primero, segundo y tercer puestos, luciendo el chándal nacional. No deben llevar ni las armas ni la bandera de su país. Los esgrimistas se colocarán detrás del podio, cada uno detrás del cajón que va a ocupar. Los esgrimistas no pueden hacerse selfies hasta que haya terminado el himno nacional.


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Al anunciarse su nombre, subirán al cajón correspondiente del podio. El Presidente de la FIE entregará las medallas y trofeos, e irá acompañado de un miembro del COL para felicitar a los esgrimistas o equipos ganadores (con flores si es posible), empezando por la medalla de bronce, luego la de plata y finalmente la de oro. Si no ha acudido el Presidente, se seguirá estrictamente el orden de precedencia que se detalla en el punto 4.2. La bandera nacional del ganador se izará en el mástil central y las de los esgrimistas o equipos que han quedado en segundo y tercer lugar se izarán en los dos (o tres) mástiles que habrá a derecha e izquierda del mástil central, frente a la tribuna de honor. Mientras suena (completo) el himno nacional del país vencedor, los cuatro esgrimistas o los tres equipos y los espectadores se girarán hacia las banderas. Atención:

En los campeonatos del mundo y en los campeonatos de zona deberán izarse banderas reales durante la ceremonia.

En todas las demás competiciones de la FIE es opcional utilizar banderas electrónicas (solo un juego de banderas). No es obligatorio izar las banderas durante la ceremonia, aunque sí deben presentarse de forma adecuada.

Hasta el final de la ceremonia oficial, nadie podrá subir al podio ni acercarse en ningún momento. El personal de seguridad debe encargarse de que el público no acceda a la pista. También deben impedir que los medallistas salgan de la pista y entren en la zona de los espectadores para celebrar la victoria.

Después de la entrega oficial y del himno nacional, los organizadores pueden preparar la entrega informal de otros trofeos o premios.

3.5 Ceremonia de clausura Debe organizarse una ceremonia de clausura en todos los campeonatos del mundo y campeonatos de zona. Normalmente, esta ceremonia se celebra después de la entrega de los premios del último encuentro de la final. Sin embargo, previo acuerdo con el jefe de protocolo de la FIE. En determinadas circunstancias es posible que tenga lugar el último día inmediatamente antes de los asaltos de las finales. Deberá respetar el orden siguiente:

Los discursos y la declaración de clausura de los campeonatos:


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‐ El Presidente del COL o el Presidente de la federación organizadora, desde un estrado con micrófono (que normalmente se instalará en la pista de las finales), dirá unas palabras al efecto (máximo 2 minutos).

‐ El Presidente de la FIE o su representante subirá al podio y declarará clausurados los

campeonatos con unas frases apropiadas (máximo 2 minutos) y añadirá:

"En nombre de la Federación Internacional de Esgrima, deseo expresar mi más profunda gratitud al comité organizador de estos campeonatos, a la Federación de Esgrima de ..., y a los ciudadanos de ... por su generosa hospitalidad. Declaro clausurados los Campeonatos del Mundo (o de la zona que corresponda) de Esgrima 20... e invito a los esgrimistas de todos los países a reunirse el próximo año en ... (si aún no se ha designado la ciudad, el nombre será sustituido por las palabras "en la ciudad que sea elegida") para celebrar los Campeonatos del Mundo 20...".

Entrega de premios y trofeos especiales: se realizará al terminar la competición, antes de arriar las banderas y ante los asientos de los participantes.

Final de la ceremonia. ‐ Suena una fanfarria. ‐ Suena el himno nacional del país organizador. ‐ Se arrían lentamente las banderas del país organizador y de la FIE. ‐ El equipo designado (normalmente un grupo de soldados) suelta y pliega ambas banderas. ‐ El Presidente del COL entrega formalmente la bandera de la FIE al Presidente de la FIE,

que a su vez la entrega al Presidente o al representante del COL de los campeonatos del mundo del año siguiente. (La bandera del país organizador se aparta para devolverla al COL inmediatamente después de la ceremonia.)

‐ Los campeonatos terminan con música y quienes han hecho entrega de los premios

abandonan la tribuna acompañados.

Inmediatamente después del final de la ceremonia, se pide a todos los voluntarios que entren en la pista.

3.6 Medallas y diplomas que se otorgan En los campeonatos del mundo (incluidos los de veteranos), se entregan los siguientes:


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1. La medalla de oro y el diploma de campeón del mundo de la FIE a los vencedores de

cada prueba individual y a cada miembro del equipo clasificado primero en los campeonatos del mundo.

2. Una medalla de plata (o bronce plateado) y una medalla de bronce al segundo y tercer

clasificados, respectivamente, en cada prueba individual y a cada miembro de los equipos clasificados en segundo y tercer lugar, respectivamente.


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En los campeonatos de zona, se entregan los siguientes: 1. La medalla de oro y el diploma de campeón de zona a los vencedores de cada prueba

individual y a cada miembro del equipo clasificado primero en los campeonatos de zona. 2. Una medalla de plata (o bronce plateado) y una medalla de bronce al segundo y tercer

clasificados, respectivamente, en cada prueba individual y a cada miembro de los equipos clasificados en segundo y tercer lugar, respectivamente.

Medallas:

Previamente se organizará que las medallas para todos los campeonatos del mundo sean facilitadas por la FIE o por el COL. En una cara de la medalla figurará el emblema de la FIE y en la otra el emblema del COL. La FIE pagará las medallas y la sede central de la FIE aprobará el diseño definitivo y la calidad de las medallas.

Las medallas para los campeonatos de zona y demás competiciones serán facilitadas por el COL.

Diplomas:

Los diplomas para los campeonatos del mundo serán facilitados por la FIE.

Los diplomas para los campeonatos de zona serán facilitados por el COL.

Antes de cada ceremonia de entrega de medallas, el COL escribirá a mano en cada diploma el nombre los ganadores de la medalla de oro. Figurarán solo nombre y apellido, sin el país. El orden de nombre y apellido deberá ser el habitual en el país correspondiente.

3.7 Recogida y distribución de datos relativos al protocolo La información sobre el protocolo se recogerá cuidadosamente y se entregará un documento a la persona correspondiente. No es suficiente con transmitir esta información verbalmente. Esto incluye:

Los representantes de las delegaciones nacionales deben comprobar su himno nacional

Recoger datos biográficos de los esgrimistas

Producir y distribuir información e instrucciones relativas al protocolo entre los finalistas sobre la entrega final de premios y la ceremonia de medallas

Producir y distribuir información e instrucciones relativas al protocolo entre los árbitros sobre la entrega final de premios

Antes de la entrega final de premios, notificar al jefe de protocolo de la FIE o a su representante los nombres y los títulos de las personalidades del COL que presentarán la ceremonia de entrega de medallas, así como el maestro de ceremonias, los


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presentadores y el personal del marcador público. (Deberá contarse con un buen sistema preparado para notificar rápidamente los cambios de última hora de estos equipos a los presentadores del COL.)

Antes de la entrega final de premios, notificar al maestro de ceremonias datos biográficos sobre los medallistas

Antes de la entrega final de premios, notificar al maestro de ceremonias y a los presentadores los datos biográficos de los medallistas

Antes de la entrega final de premios, notificar al equipo encargado de izar las banderas las nacionalidades de los finalistas

Después del match final, notificar rápidamente al equipo encargado de izar las banderas, al maestro de ceremonias, a los presentadores y al personal del marcador público la posición de las medallas, además de escribir los diplomas de la FIE y cualquier otro certificado.

3.8 Comprobación de banderas e himnos nacionales El responsable de protocolo del COL debe encargarse de que se comprueben escrupulosamente todas las banderas y todos los himnos nacionales. Si el organizador no consigue la bandera o el himno nacional de un país participante, deberá informar a la federación pertinente como mínimo 30 días antes de la prueba, bien para que consiga la bandera o el himno, bien para que los facilite la embajada. (El COL puede solicitar en las invitaciones que cada federación lleve una grabación de su himno nacional.) El responsable de protocolo del COL debe comprobar cuidadosamente que en la exhibición de banderas están las de todos los países participantes y que las banderas se izan correctamente (orientación de las banderas). (Si para ello se consulta una página web, deberá comprobarse que está actualizada.) El responsable de protocolo del COL también debe comprobar que todos los himnos nacionales han sido comprobados y aprobados por un miembro de la delegación del país antes de usarlos en una ceremonia.

3.9 Disposiciones especiales aplicables únicamente a los Juegos Olímpicos Incluyen:

Ceremonias de inauguración y clausura: se celebran en el estadio principal en honor a todos los deportes del programa olímpico.


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Exhibición de banderas: en el pabellón principal para esgrima, se añade la bandera olímpica a la de la FIE y las de los países participantes.

Ceremonias de entrega de medallas: las medallas olímpicas son entregadas a los esgrimistas o equipos ganadores por el Presidente del Comité Olímpico Internacional (COI) o por su representante. El Presidente de la FIE o su representante participan en la ceremonia y entregan los premios de la FIE después de que el representante del COI haya entregado las medallas olímpicas.


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4. ATENCIÓN A PERSONALIDADES Y EXPERIENCIA DE LOS ESPECTADORES Esta sección es de aplicación principalmente a los campeonatos del mundo y los campeonatos de zona. Sin embargo, el orden de precedencia y las normas para los asientos también se aplican a todas las demás competiciones de la FIE a las que asistan personalidades.

4.1 Recepción de personalidades Habrá varios miembros de la federación organizadora para dar la bienvenida a las personalidades cuando entren en la sala de las finales. Se dispondrá de una sala de recepción especial con un refrigerio para las personalidades, preferiblemente con wifi y un lugar seguro donde puedan dejar sus objetos personales. Se acompañará a las personalidades a la tribuna presidencial, se les presentará al Presidente de la FIE y después se les acompañará a sus asientos, que estarán reservados y en los que figurará su nombre.

4.2 Asientos reservados para personalidades y orden de precedencia En la sala de las finales debe haber asientos reservados para los invitados de la FIE y los patrocinadores. El número de asientos se consultará a la FIE al menos una semana antes de la fecha de la competición. El orden de precedencia se especifica en el Reglamento Administrativo de la FIE y es éste:

1. El Presidente de la FIE 2. El o los Presidentes honorarios 3. Los antiguos Presidentes de la FIE por orden de antigüedad de su elección 4. Los miembros de honor de la FIE por orden de antigüedad de su nominación 5. El Secretario General 6. El Secretario Tesorero 7. Los vicepresidentes del Comité Ejecutivo 8. Los demás miembros del Comité Ejecutivo de la FIE 9. Los presidentes de las federaciones nacionales 10. Los jefes de las delegaciones nacionales de las federaciones nacionales que no

sean presidentes de su federación; 11. Los miembros de las comisiones 12. Demás personalidades


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El orden de precedencia de las demás personalidades dependerá de su importancia relativa. Se aplicará el mismo orden de precedencia a los acompañantes de las personalidades.

4.3 Zonas de asientos reservados en la sala de finales Los grupos de asientos se reservarán del modo siguiente:

T1 Tribuna presidencial, Comité Ejecutivo de la FIE y personalidades

T2 Tribuna para los presidentes de las federaciones y miembros de la Comisión de la FIE

T3 Tribuna para personas del mundo de la esgrima: esgrimistas, miembros de delegaciones nacionales, árbitros, personal de la organización de la competición y otros, según corresponda

Las tarjetas de acreditación permitirán al personal de seguridad y a los azafatos y azafatas dirigir a cada persona a su lugar correspondiente. Los asientos sobrantes pueden ponerse a disposición del público.

4.4 Experiencia de las personalidades Deberán tenerse en cuenta todos los aspectos de la experiencia de las personalidades. La decoración debe ser apropiada, sobre todo la vista desde la zona de asientos reservados, y la rotulación ha de ser clara. Se prestará especial atención a las barreras para los fotógrafos. En particular, los fotógrafos que haya en la pista no deben impedir la visión desde la zona de asientos para las personalidades durante las ceremonias, las finales ni las celebraciones posteriores.

Se preparará un detalle de bienvenida para las personalidades, en el que se incluirán el programa oficial e información sobre la esgrima. También se les indicará dónde encontrar más información, por ejemplo, apps para el móvil, páginas web y puntos de información en la propia sala. Los voluntarios que trabajen en la zona de personalidades estarán debidamente seleccionados y formados, y deberán hablar francés o inglés, conocer bien la esgrima, saber atender a las personalidades y vestir de forma correcta.


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5. REVISIONES Y ENSAYOS Esta sección es de aplicación a los campeonatos del mundo, los campeonatos de zona y los grandes premios.

5.1 Revisión anticipada de los planes Antes de comenzar las competiciones (al menos 2 meses antes), el responsable de protocolo del COL remitirá los planes de protocolos y la información que se detalla a continuación al jefe de protocolo de la FIE o al oficial responsable de la FIE, para su revisión y aprobación. Planes para:

Exhibición de banderas

Ceremonia de inauguración, en su caso

Presentación de finalistas

Ceremonia de entrega de medallas

Ceremonia de clausura, en su caso Organización y sistema para:

Conseguir y comprobar las banderas y los himnos nacionales (para las ceremonias de entrega de medallas las banderas deberán comprobarse dos veces en dos momentos distintos para tener la certeza de que son las que corresponden a cada país y están en el orden correcto)

Comunicar al equipo de izado de banderas del COL la nacionalidad de cada medallista

Comunicar a la persona encargada del COL el nombre completo (nombre, apellido) de todos los esgrimistas que van a recibir un diploma o un certificado

Reunir los dos mejores resultados de cada finalista (si no se va a utilizar el sistema recomendado)

Comunicar a los finalistas la información para la presentación en las finales y la ceremonia de entrega de medallas: punto de reunión, código de vestimenta y etiqueta

Comunicar a los árbitros la información para la presentación en las finales: punto de reunión, código de vestimenta y etiqueta

Comunicar a los presentadores la información sobre los finalistas y los árbitros para la presentación de finalistas


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Comunicar a los presentadores y al personal del marcador público la información sobre los medallistas y las personas que harán la entrega en la ceremonia de entrega de medallas


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Comunicación entre todos los equipos del COL que trabajen en las ceremonias protocolarias: ‐ Responsable de protocolo del COL ‐ Productor de la ceremonia de inauguración (opcional) ‐ Responsable de ceremonias de las competiciones ‐ Jefe del equipo de protocolo de la sala de espera ‐ Jefe del equipo de personalidades ‐ Jefe del equipo de portadores de medallas ‐ Jefe del equipo de izado de banderas ‐ Jefe del equipo de tribuna ‐ Maestro de ceremonias y presentadores

Los miembros clave de los equipos para las ceremonias protocolarias deberán contar con una radio durante las ceremonias y en los momentos anteriores, según se indica en la sección 2.3.1.

Otra información:

Lista de posibles personalidades visitantes (confirmadas y sin confirmar)

Organización e instalaciones para personalidades

Organización de la seguridad en la pista durante las finales y las ceremonias de entrega de medallas (en ello se incluirán las barreras adecuadas para que los fotógrafos no impidan al público ni a las cámaras de televisión la visión de los medallistas en el podio)

Planes para informar a los espectadores (incluido el programa oficial)

Plano del lugar

Estructura del equipo de protocolo del COL, incluidas las funciones de los voluntarios de protocolo, en la que se indicará claramente qué personas tienen la responsabilidad operativa de: ‐ la ceremonia de inauguración ‐ la ceremonia de clausura ‐ las ceremonias de entrega de medallas ‐ la presentación de finalistas ‐ la atención a las personalidades ‐ el maestro de ceremonias y los presentadores

Cadena de mando y niveles de autoridad en el equipo de protocolo del COL, por ejemplo, para el acceso a llaves y cajas fuertes, aprobación de gastos de última hora, cambios en acreditaciones y derechos de acceso, reasignación de voluntarios, entrega o redistribución de equipos como impresoras, teléfonos y radios


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5.2 Revisión in situ de la organización El responsable de protocolo del COL asistirá a una reunión con el jefe de protocolo de la FIE o el oficial responsable de la FIE 1 o 2 días antes de la primera jornada de competición. Se tratarán, entre otros, los siguientes temas:

Organización de los ensayos

Organización e instalaciones para las personalidades

Organización de los asientos reservados

Exhibición de banderas

Comprobación de banderas e himnos nacionales

Información a los espectadores

Colocación de las cámaras de televisión y los fotógrafos

Cuadro general del personal de protocolo del COL

Organización para recibir al maestro de ceremonias y a los presentadores

Recorrido del lugar de celebración: áreas clave

Personas de contacto clave

5.3 Ensayos de las ceremonias protocolarias El responsable de protocolo del COL organizará los ensayos de las ceremonias protocolarias para que los supervise y apruebe el jefe de protocolo de la FIE o el oficial responsable de la FIE por lo menos 1 o 2 días antes de la primera ceremonia protocolaria, según se detalla seguidamente.

Los principales elementos de la ceremonia de inauguración, en su caso, incluirán: ‐ el desfile de banderas ‐ la organización y la tecnología necesaria para los discursos y la declaración de la

inauguración ‐ la interpretación del himno nacional y el izado de las banderas de la FIE y del país

anfitrión

Presentación de finalistas, que incluye la llegada de los esgrimistas y los árbitros, su presentación y su salida de la pista

La ceremonia de entrega de medallas

Los principales elementos de la ceremonia de clausura, en su caso, incluirán: ‐ la organización y la tecnología necesaria para los discursos ‐ la organización para la entrega de premios especiales (en su caso)


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‐ la interpretación de una fanfarria, del himno nacional y el arriado de las banderas de la FIE y del país organizador

‐ la entrega de la bandera de la FIE que el Presidente del COL hará al Presidente de la FIE ‐ la entrega de la bandera de la FIE que el Presidente de la FIE hará al Presidente del COL

de los campeonatos del año siguiente

En los ensayos, los voluntarios pueden hacer las veces de los esgrimistas, árbitros y personalidades que entregan las medallas

5.4 Información posterior a la competición El responsable de protocolo del COL deberá reflejar información especial en el informe definitivo de la competición respecto de los asuntos de protocolo, entre otros:

Problemas surgidos y soluciones dadas

Lecciones aprendidas para el futuro

Sugerencias de cambios y mejoras

‐ ‐ ‐ fin ‐ ‐ ‐

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