MANUAL DE PROCESOSpara la gestin del suministro de

Medicamentos

M i n i s t e r i o d e S a l u d P b l i c aDiciembre 2009

MANUAL DE PROCESOS PARA LA GESTIN DEL SUMINISTRO

DE MEDICAMENTOS

DICIEMBRE DE 2009

AUTORIDADES DEL MINISTERIODE SALUD PBLICA

Dra. Carolina Chang CamposMINISTRA DE SALUD PBLICA

Dr. Ricardo CaizaresSUBSECRETARIO GENERAL DE SALUD

Eco. Sara NaranjoSUBSECRETARIA DE PLANIFICACIN

Dr. John CuencaSUBSECRETARIO DE EXTENSIN DE LA PROTECCIN SOCIAL EN SALUD

Dr. Marcelo AguilarSUBSECRETARIO REGIONAL DE SALUD COSTA INSULAR

Dra. Carmen LaspinaDIRECTORA GENERAL DE SALUD

Dra. Magda SaltosDIRECTORA NACIONAL DE CONTROL Y MEJORAMIENTO EN VIGILANCIA SANITARIA

Diciembre - 2009

MANUAL DE PROCESOSPARA LA GESTIN DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

REPBLICA DEL ECUADORMINISTERIO DE SALUD PBLICA

MANUAL DE PROCESOSPARA LA GESTIN DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS 1

INDICEIntroduccin 2Objetivo general del manual 2Objetivos especficos 2Estructura y uso del manual 3Modelo de gestin del suministro de medicamentos 3Procesos productivos 6Funciones relacionadas a la gestin del suministro de medicamentos en los diferentes niveles 8Procesos a nivel nacional 11Flujograma de adquisicin a nivel central 17Procesos a nivel local 19Flujograma de adquisicin a nivel local: reas de Salud 26Procesos a nivel hospital 29Flujograma de adquisicin a nivel local: Hospital 38Anexo N: 1 A Lista de medicamentos esenciales por programa de salud pblica 43Anexo N: 1 B Esquema de tratamiento utilizados por programa de salud pblica 44Anexo N: 2 A Indicadores de gestin del suministro de medicamentos. - Nivel Central 45Anexo N: 2 B Indicadores de gestin del suministro de medicamentos.- Nivel Provincia 52Anexo N: 2 C Indicadores de gestin del suministro de medicamentos. - Nivel rea de salud/hospitales 58Anexo N: 3 Consolidado de necesidades de medicamentos esenciales por programa de salud pblica 64Anexo N: 4 Instructivo para la programacin de necesidades de medicamentos 65Anexo N: 4 A Programacin de necesidades segn morbilidad por grupos de edad 71Anexo N: 4 B Morbilidad segn porcentaje de casos 72Anexo N: 4 C Aplicacin de esquemas de tratamiento 73Anexo N: 4 D Lista de medicamentos esenciales 74Anexo N: 5 Registro de novedades durante la recepcin 75Anexo N: 6 Tabla militar estndar 76Anexo N: 7 Reporte de especificaciones tcnicas evaluadas (control por registro) 78Anexo N: 8 Acta de entrega-recepcin 79Anexo N: 9 Nota de ingreso a bodega 80Anexo N: 10 Tarjeta de Krdex 81Anexo N: 11 Registro de inventario 82Anexo N: 12 Instructivo para preparar el inventario general 83Anexo N: 13 Formulario de requerimiento de medicamentos para programas de salud pblica 85Anexo N: 14 Nota de egreso de bodega 86Anexo N: 15 A Lista de medicamentos esenciales del rea (LMEA) 87Anexo N: 15 B Lista de medicamentos esenciales del hospital (LMEH) 88Anexo N: 16 Formulario para requerimiento de medicamentos 89Anexo N: 17 Formulario para devolucin de medicamentos por paciente 90Anexo N: 18 Revisin de servicios de hospitalizacin stock y coches de paro 91Anexo N: 19 Lista de medicamentos para stock y coche de paro 92Anexo N: 20 Nota de egreso de farmacia 93Anexo N: 21 Formulario de notificacin de sospecha de reaccin adversa a un medicamento 94Anexo N: 22 Formulario de notificacin de sospecha de falla teraputica 95Anexo N: 23 Consolidado mensual del consumo de medicamentos de uso humano 96

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INTRODUCCIN

Coherentes con la transformacin sectorial de salud en el Ecuador, cuyo objetivo es garantizar el derecho de la salud para todos y todas y de acuerdo con la Constitucin de la Repblica vigente, que favorece la transicin hacia un modelo de salud pblico, integral, de acceso universal, equitativo y sin costo directo para el usuario1, es necesario la participacin de los diversos actores del Estado de manera que se logre contribuir al desarrollo de una sociedad ecuatoriana ms saludable.

El Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2010, plante seis objetivos con sus respectivas polticas, orientados a la transformacin sectorial de salud del pas: 1) Universalizar el acceso a los servicios de salud con criterios de equidad, 2) Garantizar el financiamiento suficiente y oportuno para atencin de calidad, 3) Garantizar la calidad y oportunidad en la prestacin de los servicios de salud, 4) Optimizar la organizacin, funcionamiento y gestin de la red integrada de salud, 5) Fortalecer el rol de la Autoridad Sanitaria, 6) Promover y garantizar los espacios de participacin ciudadana.

En respuesta a esos objetivos, y especficamente a los sealados en los numerales 1) y 5), que contemplan como poltica el asegurar acceso universal a servicios de salud y a medicamentos esenciales, es indispensable implantar el sistema integral de suministro de medicamentos, en la Red Pblica de Servicios de Salud del Ecuador, a la vez que se genere una gestin adecuada y medible con indicadores que den cuenta del acceso y disponibilidad, de la calidad de los medicamentos adquiridos; las estrategias para garantizar sostenibilidad; el recurso humano idneo y suficiente; todo esto en el marco de una normatividad conducida y monitoreada por la entidad regulatoria, en el nivel correspondiente.

Una de las estrategias de acceso, es el fortalecimiento de los sistemas de suministro que permitan garantizar una oportuna disponibilidad de medicamentos esenciales de acuerdo al perfil epidemiolgico, poniendo en prctica criterios de uso racional en todos los pasos. Por otro lado es necesario considerar la integralidad de los procesos tomando en cuenta que los medicamentos son elementos esenciales para una atencin integral de calidad.

OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL

Optimizar la gestin de suministro de medicamentos en las Unidades de Salud del Ministerio de Salud Pblica, estableciendo procesos giles y eficientes, as como logrando la integracin del suministro de medicamentos de los programas de salud pblica, a travs de una gestin integral y continua; con la finalidad de garantizar a la poblacin el acceso y disponibilidad de medicamentos seguros, eficaces y de calidad.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Implementar un modelo de gestin de suministro de medicamentos identificando responsables y actividades en cada nivel de competencia con la definicin y descripcin de cada uno de sus componentes.

1 Tomado de Hacia una Garanta de Derecho en Salud para Todos, Transformacin Sectorial de Salud en el Sector. Repblica de Ecuador. Ministerio de Salud Pblica. 2008.

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Definir procesos que orienten el trabajo del equipo de funcionarios en cada uno de los niveles estableciendo indicadores claves y la frecuencia de monitoreo y seguimiento.

Definir los instrumentos requeridos para evidenciar la adecuada implementacin de un modelo nico de gestin de suministro de medicamentos, as como para el monitoreo y seguimiento de cada uno de sus procesos.

ESTRUCTURA Y USO DEL MANUAL

El manual presenta en su inicio el modelo base para la formulacin de los procesos de gestin del sistema de suministro de medicamentos, los mismos que se definen por nivel de competencias con su respectivo flujograma y la descripcin de las actividades especficas en cada uno de ellos. A su vez, cada actividad contiene descripcin, o sea el cmo hacerlo; responsable que se refiere a quin lo hace, recursos y frecuencia, indicando la periodicidad de esa accin.

En la descripcin de cada actividad, se presentan subrayados los instrumentos a utilizar por parte de los responsables de la actividad, dichos instrumentos aparecen al final del documento como Anexos. La primera actividad corresponde al inicio del subproceso y la ltima actividad, corresponde a seguimiento y monitoreo dado que este es un proceso estratgico en toda la cadena de gestin de medicamentos; sin perder de vista que la actividad final de un subproceso establece el inicio del siguiente; y as durante todo el proceso. Este documento finaliza con un glosario de trminos clave para facilitar la comprensin y realizacin de los procesos.

El manual est dirigido a cada uno de los niveles involucrados en la gestin del suministro: nacional, provincial y local, conforme a la estructuracin del Ministerio de Salud Pblica, con el fin de implementar los instrumentos propuestos, establecer actividades bsicas, definir responsabilidades y unificar criterios de medicin que permitan evidenciar y evaluar los avances y la mejora del sistema.

MODELO DE GESTIN DEL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

El Ministerio de Salud Pblica en concordancia con la estructura organizacional del Estado, est implementando un modelo de gestin por procesos, en razn de lo cual el modelo de gestin del suministro de medicamentos sigue la misma lgica. La estructura del modelo de gestin esta conceptualizada bajo la estructura de un Sistema definido como un conjunto de procesos que se relacionan entre s, con orden lgico, para obtener un objetivo comn. El modelo de gestin por procesos parte de unas entradas dadas desde los objetivos establecidos en: la legislacin, en el plan nacional de desarrollo, las polticas, las necesidades de las unidades ejecutoras, los programas de salud pblica, que son los lineamientos que alimentan los procesos estratgicos, los procesos productivos (misionales) y los procesos habilitantes (de apoyo) del modelo, para obtener como resultado unas salidas evidenciadas en resultados perseguidos en el sistema de suministro: acceso, oportunidad, calidad y satisfaccin de la poblacin. Siendo ste un sistema, los resultados obtenidos deben ser parte nuevamente de las entradas, generando retroalimentacin y mejora continua.

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