manual de proces de auditoria interna

7/24/2019 Manual de Proces de Auditoria Interna

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MINISTERIO DE GOBERNACIN Y POLICA

AUDITORIA INTERNA

MANUAL DE PROCESOS

OFICIALIZACION Y DIVULGACIN CON OFICIO NO.0062-2009

ENERO 2009


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Manual de procesos de la Auditora

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INDICE

PGINA

PORTADA 01

NDICE 02

INTRODUCCIN 03MANUAL DE PROCESOS

1. INTRODUCCIN 04

2. PROCESO DE GESTIN 04

3. PROCESO DE AUTORA 06

4. PROCESO ADVERTENCIAS 07

5. PROCESO ASESORA 07

6. PROCESO DE LEGALIZACIN DE LIBROS 08


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INTRODUCCIN

El presente Manual tiene como objetivo servir de gua prctica para que los funcionarios de lAuditora Interna del Ministerio de Gobernacin y Polica y el pblico en general, conozcan loprocesos que desarrolla esta unidad fiscalizadora.

La instauracin de los procesos de forma escrita, es importante, ya que demarcan el campo deaccin de la unidad y dan a conocer cuales son sus acciones y como estn organizadas.

Lo que se efecta en este documento, es una breve descripcin de su nomenclatura, cmo sedenominan, clasifican y porque actividades estn compuestos; siendo que lo referente a los pasoque se siguen, la teora y la tcnica de cmo se efecten, se definen en forma especfica en losmanuales respectivos.

Aunque los procesos de Auditora y su aplicacin, estn bien definidos en el Manual para eejercicio de la Auditora en el sector pblico, Normas Internacionales de Auditora y otradirectrices tcnicas emitidas por la Contralora General de la Repblica, su formulacin escritcomo Manual es requerida por la normativa tcnica.

Por lo anterior, se procede a su confeccin y divulgacin de manera que adems de su usprctico como gua de trabajo, tambin cumpla con las exigencias de las normas que regulan ecampo de la Auditora Interna.


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MANUAL DE PROCESOS

1. INTRODUCCIN

A nivel administrativo y tcnico, en la Auditora Interna, se desarrollan cinco procesosbsicos, los cuales son:

Proceso de Gestin: Cubren las funciones administrativas y organizaciones que sedeben efectuar para cumplir las competencias de la unidad.

Proceso de Auditora:Tcnicamente, son los Servicios de Auditora y estn constituidospor los informes de control interno, seguimientos u otros, obtenidos como resultado de unestudio sistemtico a posteriori, de cualquiera de las reas operativas, administrativas,

organizacionales, financieras, contables, presupuestales, de cumplimiento, de sistemas uotros.

Proceso de Advertencia: Es parte de los servicios preventivos, pero se caracteriza portratarse de situaciones de riesgo que llegue a conocer el Auditor y sobre el cual debeadvertir a la administracin para que tome las medidas correctivas que correspondan.

Proceso de Asesora: Se clasifican como uno de los Servicios preventivos que da laAuditora al mximo jerarca y en el caso de esta Auditora, a los titulares subordinadoscompetentes, intervenciones que tienen la caracterstica de ser solicitadas por la

Administracin y la emisin de criterios tcnicos de parte de la Auditora, sin que estos

resulten obligantes de aplicar.

Proceso de Legalizacin de libros: Legalmente, la Ley General de Control Internoinstituye que la Auditora Interna es la definida para autorizar la apertura y cierre de loslibros de actas, contables y otros que se consideren importantes para el controlinstitucional.

Con la anterior panormica, a continuacin se introducen aspectos generales de cada uno delos procesos, sin entrar a detalles sobre los procedimientos aplicables, ya que stos seincluirn en los apartes del Manual de procedimientos de esta Auditora.

2. PROCESO DE GESTIN.

La Auditora Interna para producir un valor agregado a la gestin ministerial, ser laencargada de emitir los productos denominados Servicios de Fiscalizacin, los cualesincluyen Servicios de Auditora y Servicios Preventivos y para llevar a cabo las funciones quepor ley se le encomiendan debe efectuar las funciones administrativas de planificar,organizar, coordinar, dirigir y controlar los recursos asignados a su cargo, en ese sentido sedebe atender, entro otras actividades, las siguientes:


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2.1. Planificacin de la labor de Auditora.

Para los efectos respectivos, esta unidad debe elaborar una planificacin estratgica conbase al riesgo determinado institucionalmente, definido sobre un horizonte auditable de cincoaos y un universo auditable compuesto por todas las reas, procesos, unidades o temasposibles de auditar en el Ministerio, siguiendo los pasos y metodologa que se incluye en el

apartado que corresponda del Manual de Procedimientos.

Conforme a lo anterior, debe preparar un plan de trabajo que contemple tiempo para losservicios preventivos y las auditoras por ejecutarse en un perodo determinado, con lafinalidad de lograr una mejor utilizacin de los recursos humanos y materiales de quedispone la unidad, cubriendo las actividades que resulten ms riesgosas, dicho plan se envaal Ministro, con copia a la Contralora General de la Repblica para su conocimiento, el cualdebe incluir al menos:

2.1.1 Una definicin clara del tipo de auditora o examen por realizar

2.1.2 Una justificacin del motivo para llevar a cabo cada uno de los trabajos

2.1.3 Un orden de prioridad de los respectivos trabajos, de conformidad con su importancia,naturaleza, complejidad, etc.

2.1.4 El personal responsable de su ejecucin y el tiempo que debe ser utilizado en cadaestudio o examen

2.1.5 La posible coordinacin que deber establecerse con otras unidades administrativasde la propia institucin.

El plan de auditora debe ser flexible a fin de posibilitar su modificacin sobre la marcha,segn las necesidades que se presenten y las evaluaciones peridicas de su cumplimiento.

2.2 Organizacin.

Para cumplir sus funciones, se deben organizar los recursos humanos con los que sedisponen, lo cual se ha realizado conforme lo seala el Manual de organizacin y funcionesde esta Auditora.

Asimismo, se debe analizar, solicitar, presupuestar, manejar y ejecutar, registrar y controlarlos recursos presupuestarios que se le asignen a la Auditora; lo que requiere de personalpara cubrir esas labores, que absorben tiempos excesivos versus logros materiales aobtener.

2.3. Coordinacin.

En trminos de coordinacin las actividades dedicadas a esta funcin se extienden, debido aque todos los aspectos del trabajo y administrativos ocupan de la misma constantemente.


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2.4. Direccin.

La direccin engloba todos los procesos que se efectan para guiar los trabajos que serealizan, contndose los lineamientos, manuales, escritos, etc., que deben elaborarse paraservir de gua y capacitador de todas las actividades generales y especficas, que garanticen

uniformidad, efectividad, eficiencia y calidad en las mismas.

2.5. Control.

Conlleva al control operativo y presupuestal de la unidad, incluyendo entre otras,supervisiones constantes y peridicas sobre los estudios; evaluaciones semestrales yanuales, como la autoevaluacin de los servicios de calidad de la auditora; el cumplimientode metas y objetivos presupuestales; cumplimiento del plan de trabajo operativo; reportessobre actividades realizadas o conocidas por la unidad.

3. PROCESO DE AUTORA.

Todo estudio sistemtico que se efecte de forma posteriori, sobre una rea, proceso, unidado tema, con el objeto de revisar y dar opinin sobre la informacin que revele, clasificndosestos en tipos de auditora, conforme al rea que trate.

3.1. TIPOS DE AUDITORA

3.1.1 Auditora Financiera.

Las auditoras financieras tendrn el objetivo de verificar la razonabilidad de los Estados

Financieros e Informes presupuestarios u econmicos existentes en el mbito de accin delMinisterio; para lo cual se debern evaluar los controles internos y determinar elcumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.

3.1.2 Auditora de Cumplimiento.

Tiene por objeto determinar si la entidad ha cumplido con las polticas, procedimientos, leyes,reglamentos, recomendaciones emitidas por la Auditora Interna, Externa, la ContraloraGeneral de la Repblica u rganos de fiscalizacin tcnica.

Como en todas las auditoras, una auditora de cumplimiento requiere la existencia de

criterios establecidos contra los cuales se pueda medir la correccin de las actuacionesinstitucionales. Este tipo de auditora es practicada por auditores independientes, como partede una auditora de estados financieros, as como por los auditores internos, como parte deuna auditora de operacin.

3.1.3. Auditora Operativa

Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones identificadas, revisandoprofundamente aquellas reas consideradas como crticas con la finalidad de evaluarlas yverificarlas, determinar el grado de eficiencia, efectividad y economa de las operaciones e


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informar sobre hallazgos significativos resultantes de tal revisin, evaluando entre dichoproceso, loscomponentes del control interno definidos tcnicamente.

3.1.4 Auditora de Sistemas

Es el proceso de recoleccin y evaluacin de evidencia con el objeto de establecer si lasreas o sistemas involucradas con la ejecucin de la funcin informtica de una organizacin

estn brindando informacin completa, exacta y oportuna, alcanzando las metas establecidasen forma eficaz, cumpliendo con las disposiciones legales vigentes, realizando un consumode recursos eficiente y estableciendo una proteccin adecuada de los activos bajo suresponsabilidad.

3.1.5 Estudios Especiales de Auditora

Los estudios especiales de Auditora estarn encaminados al examen de aspectosespecficos, de orden contable, financiero, presupuestario, administrativo, econmico,

jurdico, etc., en estos se desarrollaran los aspectos especficos que se requieran odenuncien, no incluirn los anlisis del control interno general que se aplican en los dems

estudios.

3.1.6. Seguimientos de recomendaciones.

Dicha actividad se incluye como parte de los informes de auditora de control interno yconsisten en verificar el cumplimiento de lo recomendado en los informes emitidos por la

Auditora, la Contralora y otros rganos de control; lo que se efecta siguiendo lo establecidoen los procedimientos incluidos en el aparte del Manual de Procedimientos de esta unidadfiscalizadora para este proceso.

4. PROCESO DE ADVERTENCIAS.

Se dan a priori, son parte de los servicios preventivos que produce la Auditora, consisten enalertar o prevenir con el debido cuidado y tono, a cualquier rgano pasivo de la

Administracin Activa, sobre las posibles consecuencias que pueda causar su actuaradministrativo, operativo, financiero u otro; siempre y cuando dichos eventos se le informen olleguen a ser conocidos por el Auditor.

Esta labor se ejecuta sobre asuntos de su competencia y sin que se menoscabe ocomprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demscompetencias, de acuerdo con los pasos que se definan en el Manual de Procedimientos.

Las mismas se emitirn mediante documento escrito, con los contenidos y formato que seestablezca dentro de los procedimientos respectivos y no se rigen por los aspectosrelacionados con los informe de Auditora, que prescribe la Ley general de control interno.

Es el trabajo de anlisis que desarrolla y fundamenta responsablemente la Auditora Interna,como producto de una solicitud o conocimiento de un asunto, que da como resultadocriterios, opiniones y sugerencias que no son obligantes en cuanto al trmite de informes queprescribe la Ley General de Control Interno. Puede hacerse verbal o escrita, la primera noconstituye un enfoque formal de la advertencia.


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5. PROCESO DE ASESORA.

Es un servicio preventivo, mediante el cual se provee al jerarca, criterios, opiniones uobservaciones que coadyuven a la toma de decisiones. Puede brindarse en forma oral, perode preferencia escrita y se emite por el auditor a solicitud de la parte interesada, sobreasuntos estrictamente de su competencia y sin que se menoscabe o comprometa la

independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus dems competencias.

El documento escrito no se rige por el trmite del informe que regula la Ley de ControlInterno.

Es el trabajo de anlisis que desarrolla y fundamenta responsablemente la Auditora Interna,como producto de una solicitud del jerarca y que da como resultado criterios, opiniones ysugerencias que no son obligantes en cuanto al trmite de informes que prescribe la LeyGeneral de Control Interno. Esta se puede verbal o escrita, la primera no constituye unenfoque formal de la advertencia.

6. PROCESO DE LEGALIZACIN DE LIBROS.

El artculo 22 de la Ley General de Control Interno, requiere que las Auditoria Internas,autoricen la apertura de libros de actas, contables y otros que considere, para lo cual deberecibir las solicitados, tramitarlas, llevar un registro de dichos movimientos y auditar el uso ycustodia de los libros en cuestin, para dichos efectos, se definen las actividades que sepueden consulta en el aparte que corresponda del Manual de procedimientos.

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