manual de procedimientos - seer.slp.gob.mxseer.slp.gob.mx/transparencia 2017/mp013.pdf · de...

MANUALde Procedimientos

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

APLICADO A:DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., NOVIEMBRE DEL 2010

1. Objetivo

2. Consideraciones

3. Identificación

4. Políticas Generales de Operación

Procedimientos:

5. Registro, clasificación e integración de documentos que envían

las Unidades Administrativas.

6. Elaboración y entrega de hojas de servicios.

7. Trámite de dictámenes de reconocimiento de antigüedad del

personal adscrito al S.E.E.R.

8. Trámite para premiación por antigüedad a Personal Docente

por 40 Años de Servicios.

9. Trámite para premiación por antigüedad a Personal Docente

por 28 y 30 Años de Servicios.

10. Trámite para premiación por antigüedad al Personal de Apoyo

y Asistencia a la Educación.

11.Cotejar documentos de escolaridad de diferentes niveles

académicos.

12.Recepción y revisión de documentación a resguardo e

inventarios

13.Préstamo de documentos.

14.Catálogo de Formas

15. Inventarios de Procedimientos

16.Autorización

17.Control de Actualizaciones

C O N T E N I D O

O B J E T I V O

Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.

Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.

Precisar las funciones encomendadas a cada unidadadministrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidadde esfuerzos.

Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición deinstrucciones y las fugas de responsabilidad.

Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que sedebe hacer y como se debe hacer.

Es una fuente de información y adiestramiento para el personalactual y de nuevo ingreso.

Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.

•El presente Manual es un instrumento que servirá para tomardecisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso deejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta elDepartamento de Archivo, adscrito a la Dirección de ServiciosAdministrativos del Sistema Educativo Estatal Regular. La que seráresponsable de su aplicación, custodia y actualización.

•Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y dela aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus colaboradoresel contenido del mismo y en su caso las actualizaciones ymodificaciones.

•La información contenida en este documento será complementada yenriquecida conforme las circunstancias lo requieran.

•A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que suinformación se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos deviabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante suenriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan ensu aplicación.

•La Dirección de Organización y Métodos será responsable de controlarlas modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo en elcontenido del Manual.

•El Departamento de Archivo tiene la responsabilidad de proporcionarla asesoría necesaria a las dependencias que lo requieran, respecto asu interpretación y aplicación.

CONSIDERACIONES

•El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto deincorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.

•El Departamento de Archivo coordinara la impresión del Manual yserá el responsable de su distribución.

•El Manual debe interpretarse como un documento de consulta yobservancia normativa.

•Agradecemos a las Direcciones de Áreas y Departamentos su valiosacolaboración para el buen uso y aplicación del Manual deProcedimientos.

CONSIDERACIONES

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

UNIDAD:DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

FECHA DE ELABORACIÓN:

NOVIEMBRE DEL 2010

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN:

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO


POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN

Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 4

1. DE LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

El personal de la Dirección de Servicios Administrativos será el encargado de recibir la documentación paracualquier trámite en forma personal y en su caso aceptarla o rechazarla conforme a los lineamientos establecidos.

Si la documentación cumple con los requisitos de tiempo y forma, el personal no se podrá negar por ningún motivoa recibir la documentación y llevar a cabo el trámite solicitado.

La recepción de la documentación por parte del personal de la Dirección de Servicios Administrativos no implica laautorización de los movimientos solicitados.

La documentación alterada por parte del personal responsable que haya incurrido en este hecho constituye undelito que podrá ser penalizado, de acuerdo con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

2. DEL TRÁMITE DE DOCUMENTACIÓN:

La elaboración de formatos, relaciones, memorandos, oficios y demás escritos por parte del personal adscrito a laDirección de Servicios Administrativos será responsabilidad de los Jefes de Departamento, su revisión, rúbrica y/oautorización, informando al Director de Servicios Administrativos y en su caso, rubrique y autorice según el trámite.

La entrega de correspondencia se hará diariamente al Director de Servicios Administrativos y la captura de datos amás tardar el día siguiente hábil por parte del encargado de este rubro.

El Encargado de Recursos Propios y Encargado de Fondo Revolvente del Departamento de Recursos Financierosson los únicos autorizados, que realizan cobros en efectivo, siendo los demás trámites que se realizan en estádirección gratuitos y cualquier anomalía será penalizada, de acuerdo a la Ley de Responsabilidades de ServidoresPúblicos.

La elaboración de cheques previa solvencia presupuestal, es responsabilidad del Jefe del Departamento deRecursos Financieros, y estos cheques deberán ser presentados con su póliza y comprobantes de justificaciónante el Director de Servicios Administrativos y el Director General del S.E.E.R. para su autorización y firmasmancomunadas.

Formuló

C. Claudia Juárez Aranda

Revisó

Ing. Angélica María Martínez Márquez

Autorizó




3. DE LA ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN:

La entrega de documentación personal, se realizará en forma individual, teniendo el solicitante que presentaridentificación oficial vigente con fotografía.

La identificación oficial puede ser:

Credencial del Sistema Educativo Estatal Regular vigente. Credencial de Elector (I.F.E.) Pasaporte vigente Cédula profesional Credencial de Pensiones de Gobierno del Estado Credencial del S.N.T.E. Sección 52

El pago de quincenas y/o pagos extraordinarios se realizará en forma personalizada previa identificación oficialvigente con fotografía, teniendo la opción de manejar una persona habilitada previa presentación de carta podernotariada con el visto bueno del Jefe de Recursos Financieros.

La entrega de documentación y pagos se realizarán en días y horas hábiles.

4. DEL PERSONAL ADSCRITO A LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS:

El Director de Servicios Administrativos es el encargado de autorizar al personal adscrito a la Dirección deServicios Administrativos el rol de vacaciones y demás relacionados.

El personal adscrito a la dirección deberá guardar discreción y confidencialidad de la información que se maneja enla Dirección de Servicios Administrativos.

El personal adscrito a la dirección que cometa actos indebidos, venga a laborar con aliento alcohólico o cometaalguna acción con dolo se hará acreedor a un acta administrativa que irá en su expediente personal.

El personal adscrito a la dirección no podrá realizar favores personales en cuanto a trámites y demás dentro de suhorario de trabajo, aprovechando el puesto que ocupa.

Formuló


Revisó


Autorizó




5. DEL USO DE VEHÍCULOS OFICIALES:

El Director de Servicios Administrativos es el encargado de autorizar al personal adscrito a la Dirección deServicios Administrativos que utilizará los vehículos oficiales, así como de autorizar el uso de los vehículosoficiales a las demás áreas del S.E.E.R. previo oficio.

El personal del S.E.E.R. comisionado a manejar los vehículos oficiales del S.E.E.R. tiene la responsabilidad dehacer buen uso del vehículo, así como de portar su Licencia de Manejo vigente y reportar cualquier anomalía odaño del vehículo al Director de Servicios Administrativos por escrito.

El personal comisionado a manejar los vehículos oficiales, deberá llevar oficio autorizado por el Director de Áreadando la fecha y tipo de comisión al que está asignado.

Cualquier anomalía en el uso de los vehículos oficiales por parte del personal será acreedor a sanciones, deacuerdo a la Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos.

6. DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

El Departamento de Archivo está adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos del Sistema EducativoEstatal Regular, encargado de las siguientes acciones:

Registro, clasificación e integración de documentos que envían las Unidades Administrativas. Elaboración y entrega de hojas de servicios. Trámite de dictámenes de reconocimiento de antigüedad del personal adscrito al S.E.E.R. Trámite para premiación por antigüedad a Personal Docente por 40 Años de Servicios. Trámite para premiación por antigüedad a Personal Docente por 28 y 30 Años de Servicios. Trámite para premiación por antigüedad a Personal de Apoyo y Asistencia a la Educación. Cotejo de Escolaridad de diferentes niveles académicos. Recepción y revisión de documentación a resguardo e inventarios. Préstamo de Documentos.

El Departamento de Archivo realizará préstamo de expedientes, legajos y documentos que están a resguardo,exclusivamente a las áreas adscritas al S.E.E.R., el titular del área solicitante pedirá autorización al Jefe deArchivo, llenando la Cédula de Préstamo (formato SEER-DSA-DA-CP-01).

El Interesado adscrito al S.E.E.R. deberá presentar credencial oficial vigente al momento de solicitar fotocopiade documentos previa autorización del Jefe de Departamento.

Formuló


Revisó


Autorizó




La información o investigación que requiera personal interno o externo tendrá que solicitarla mediante oficio a laDirección de Servicios Administrativos.

La recepción y entrega de formatos de escolaridad al Departamento de Control Escolar del S.E.E.R. será de13:00 a las 14:30 Hrs., en días hábiles.

La revisión de documentación y entrega de inventarios de transferencia documental será de lunes a viernes de9:00 a 13:00 hrs.

7. DE LA RECEPCION DE LA DOCUMENTACIÓN:

El personal del Departamento de Archivo será el encargado de recibir la documentación a resguardo directamente delas Unidades Administrativas del S.E.E.R.

El Departamento de Recursos Humanos enviará los documentos en orden alfabético y numerado. Los Departamentos de Control Escolar y Estadística deberán enviar la documentación por zonas y períodos

escolares. La documentación a resguardo se presentará de acuerdo a los lineamientos para la Gestión de Archivos

Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado. Sólo se resguardará la documentación que cumpla con los siguientes requisitos:

Las Unidades Administrativas deberán:

Integrar los expedientes con su respectiva carátula, en cajas archivadoras y etiquetadas en los costadossegún formatos Carátula de Expediente (SEER-DSA-DA-CEX-01) y Cédula de Identificación de FondoDocumental (SEER-DSA-DA-CIF-01).

Elaborar el Inventario de Transferencia Primaria según formato SEER-DSA-DA-IG-01. Enviar documentos originales o copia única evitando duplicidad. El trámite de revisión y corrección se hará en un lapso considerable, tomando en cuenta el volumen de

documentos.

Formuló


Revisó


Autorizó


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Registro, clasificación e integración de documentos queenvían las Unidades Administrativas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Mantener la organización y conservación de los documentospara facilitar su localización y garantizar la integridad de losmismos.

ÁREAS DE APLICACIÓN:

Unidades administrativas que intervienen en el proceso ysupervisión de los documentos:

Unidades Administrativas del S.E.E.R.


POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Registro, clasificación e integración de documentos que envían las Unidades Administrativas.

1. Las Unidades Administrativas del S.E.E.R. en coordinación con el Departamento de Archivo enviarándocumentos originales para su resguardo que contengan información de trascendencia oficial y evitar laduplicidad de los mismos.

2. Los titulares de las áreas administrativas del S.E.E.R., deberán asegurar que el envío de la documentaciónpara resguardo se entregue en tiempo y forma, conforme a los Lineamientos para la Gestión de ArchivosAdministrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado y a las características normativasimplementadas por el Archivo General de la Nación.

3. Las áreas administrativas deberán de apegarse a los formatos: Carátula de Expediente SEER-DSA-DA-CEX-01, Inventario General SEER-DSA-DA-IG-01, Inventario de Transferencia Documental SEER-DSA-DA-IT-01,Cedula de Identificación SEER-DSA-DA-CIF-01, Cuadro General de Clasificación SEER-DSA-DA-CGC-01,Catálogo de Disposición Documental SEER-DSA-DA-CDD-01 y Cedula de Préstamo SEER-DSA-DA-CP-01.

Formuló


Revisó


Autorizó


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Registro, clasificación e integración de documentos que envían las Unidades Administrativas.

Responsable OperaciónNúm. Descripción de la actividad

Unidades Administrativas delS.E.E.R.

Jefe del Departamento deArchivo

Encargado de Registro deCorrespondencia

Personal adscrito alDepartamento de Archivo

01

02

03

04

Envían Documentación para algún trámite o resguardo al Departamento deArchivo.

Recibe y revisa la información. ¿Está correcta?

a) Si, turna al encargado de registro de la correspondencia, para sucontestación o trámite correspondiente.

b) No, devuelve a la Unidad Administrativa correspondiente.

Captura la correspondencia, se da contestación si así se requiere o sedistribuye al personal de archivo.

Registra, clasifica e integra la documentación a resguardo.

Formuló


Revisó


Autorizó



Elaboración y entrega de hojas de servicios.


Validar al trabajador solicitante la antigüedad por años deservicio prestados al S.E.E.R., para diferentes trámites:Jubilación, Retiro de Fondo de Pensiones e Información delInteresado.


Unidades administrativas que intervienen en el proceso deelaboración y envío de hojas de servicios:

Dirección General del S.E.E.R.

Dirección de Servicios Administrativos

Personal Adscrito al S.E.E.R.



Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Elaboración y entrega de hojas de servicios.

1. El personal adscrito al S.E.E.R. que solicite hoja de servicios, deberá hacerlo mediante Solicitud de Hoja deServicios (formato SEER-DSA-HS-01) especificando el trámite para el cual se requiere, se procede a laelaboración y remisión de la Hoja de Servicios (según formato SEER-DSA-DA-HS-02).

2. De no contener los datos completos solicitados en el mismo, se le llamará a la persona para que rectifique oespecifique.

3. Si la documentación cumple con los requisitos, el Departamento de Archivo elabora y remite en tiempo y forma laHoja de Servicios (formato SEER-DSA-DA-HS-02) a la Dirección de Servicios Administrativos y ésta a su vezpasará a la Dirección General para la firma correspondiente.

4. Una vez firmada se devuelve al Departamento de Archivo, para su entrega correspondiente.

5. El personal del Departamento de Archivo no elabora hojas de servicios sin la autorización del Director General odel Director de Servicios Administrativos.

6. Si la Hoja de Servicios (formato SEER-DSA-DA-HS-02) es para el Trámite de Jubilación: la hoja original seentrega al Departamento de Recursos Humanos, una copia al interesado y la segunda copia se entrega alpersonal encargado del expediente para integrar al mismo.

7. En cualquier otro caso, la Hoja de Servicios Original (formato SEER-DSA-DA-HS-02) y una copia se entrega alinteresado, la segunda copia se entrega al personal encargado del expediente para integrar al mismo.

Formuló


Revisó


Autorizó





Interesado

Encargado de registro decorrespondencia




Director de ServiciosAdministrativos

Director General delS.E.E.R.


01

02

03

04

05

06

07

08

Solicita mediante el formato Solicitud de Hoja de Servicios (SEER-DSA-HS-01) debidamente requisitado al Departamento de Archivo.

Registra y turna al personal que le corresponda la elaboración de la Hoja deServicios.

Coteja en estadística los datos que se proporcionan junto con losdocumentos que se encuentran en los expedientes. ¿Están correctos?

a) Sí, elabora Hoja de Servicios (formato SEER-DSA-DA-HS-02) conlos datos recopilados anotando el número consecutivo que lecorresponde en el registro de hojas de servicios. Turna Hoja deServicios al Jefe de Departamento para su revisión.

b) No, llama telefónicamente al interesado para hacer la aclaración

Recibe y revisa Hoja de Servicios, (formato SEER-DSA-DA-HS-02) ¿Estácorrecta?

a) Sí, rubrica y turna Hoja de Servicios, al personal adscrito aldepartamento de Archivo.

b) No, devuelve para que se lleven a cabo las adecuaciones.

Registra y remite Hoja de Servicios (formato SEER-DSA-DA-HS-02) a laDirección de Servicios Administrativos.

Recibe, rubrica y turna la Hoja de Servicios (formato SEER-DSA-DA-HS-02)a la Dirección General del S.E.E.R. para la firma correspondiente.

Firma Hoja de Servicios (formato SEER-DSA-DA-HS-02) y regresa a laDirección de Servicios Administrativos.

Devuelve al Departamento de Archivo para su entrega correspondiente.

Formuló


Revisó


Autorizó





Encargado de Informática 09 Recibe Hoja de Servicios (formato SEER-DSA-DA-HS-02) firmada por elDirector General del S.E.E.R., registra, captura los datos del formato yentrega copia al interesado.

Formuló


Revisó


Autorizó



Trámite de dictámenes de reconocimiento de antigüedad delpersonal del S.E.E.R.


Comprobar oficialmente los servicios laborados anteriores aPlaza Base del personal adscrito al Sistema EducativoEstatal Regular.


Unidades administrativas que intervienen en el procesopara emitir dictámenes con la Comisión Tripartita

Oficialía Mayor de Gobierno del Estado(Dirección de Administración de Recursos Humanos)

Dirección General del S.E.E.R.Dirección de Servicios Administrativos(Departamento de Archivo)

Sección 52 del S.N.T.E.(Colegiado de Desarrollo y Superación Personal)

Personal Adscrito al S.E.E.R.



Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Trámite de dictámenes de reconocimiento de antigüedad del personal del S.E.E.R.

El personal adscrito al S.E.E.R. deberá llenar Solicitud para reconocimiento de antigüedad (anexo SEER-SECC52-01)para reconocimiento de antigüedad en el Colegiado de Desarrollo y Superación Personal de la Sección 52 delS.N.T.E.

El encargado de dictámenes del Colegiado de Desarrollo y Superación Personal de la Sección 52 del S.N.T.E.entregará personalmente al Departamento de Archivo, solicitudes de interesados anexando fotocopias de lossiguientes documentos:

Acta de nacimiento Órdenes de servicio Constancias de Servicios Municipales Constancias de Servicios de Telesecundarias Talones de cheques

Los servicios que se reconocerán son:

Interinatos Pago a través de convenios (E.P.T.N.) Municipales Telesecundaria

La Comisión Tripartita que está formada por el representante de la Dirección de Administración de Recursos Humanosde Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, el encargado de los dictámenes de antigüedad representante delColegiado de Desarrollo y Superación Profesional de la Sección 52 del S.N.T.E., y el Jefe del Departamento deArchivo del S.E.E.R. se reunirán para verificar los interinatos anteriores a plaza base y determinar antigüedad.

El encargado de los dictámenes de antigüedad representante del Colegiado de Desarrollo y Superación Profesionalde la Sección 52 del S.N.T.E los elabora y entrega al Departamento de Archivo para recabar firmas del interesado yrubrica de la Comisión Tripartita.

El Departamento de Archivo recaba firmas del interesado y turna al encargado de los dictámenes de antigüedadrepresentante del Colegiado de Desarrollo y Superación Profesional de la Sección 52 del S.N.T.E., quien recopilaráfirmas de las autoridades correspondientes para validar el tiempo determinado.

El Departamento de Archivo fotocopia el dictamen original en 4 tantos, repartidos a la Dirección de Administración deRecursos Humanos de Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, al Colegiado de Desarrollo y Superación Profesionalde la Sección 52 del S.N.T.E., al Departamento de Recursos Humanos del S.E.E.R. y al Departamento de Archivo delS.E.E.R.

Formuló


Revisó


Autorizó





Interesado

Representante del Colegiadode Desarrollo y SuperaciónProfesional encargado de losDictámenes de Antigüedadde la Sección 52 delS.N.T.E.

Encargado de Dictámenesdel Departamento de Archivo

Comisión Tripartita

01

02

03

04

Solicita reconocimiento de antigüedad al representante del Colegiado deDesarrollo y Superación Profesional encargado de los Dictámenes deAntigüedad de la Sección 52 del S.N.T.E., mediante Solicitud parareconocimiento de antigüedad (anexo SEER-SEC52-01).

Recibe Solicitud para reconocimiento de antigüedad (anexo SEER-SEC52-01) y fotocopia de los siguientes documentos:

Acta de nacimiento Órdenes de servicio Constancias de Servicios Municipales Constancias de Servicios de Telesecundarias Talones de cheques

Entrega personalmente los documentos anteriores al Encargado deDictámenes del Departamento de Archivo.

Coteja los documentos en la estadística y en los expedientes personalesque se encuentran en el Departamento de Archivo del S.E.E.R. Llena Hojade Control de Servicios del Personal para reconocimiento de antigüedad(formato SEER-DSA-DA-D-01) y entrega original al Jefe de Departamentode Archivo, copia al representante de la Dirección de Administración deRecursos Humanos de Oficialía Mayor de Gobierno del Estado y copia alrepresentante del Colegiado de Desarrollo y Superación Profesionalencargado de los Dictámenes de Antigüedad de la Sección 52 del S.N.T.E.,para revisión.

Analiza y cuadra los documentos que existen en el S.E.E.R. y OficialíaMayor de Gobierno del Estado, determina la antigüedad y entrega alrepresentante del Colegiado de Desarrollo y Superación Profesionalencargado de los Dictámenes de Antigüedad de la Sección 52 del S.N.T.E.para la elaboración del dictamen. ¿Llegan a un acuerdo?

a) Si, procede al siguiente paso.

b) No, localiza al interesado para la aclaración o corrección de datos,en caso necesario se le requiere documentación que avale losservicios prestados.

Formuló


Revisó


Autorizó







Encargado de Informática



Representante de laDirección de Administraciónde Recursos Humanos deOficialía Mayor de Gobiernodel Estado

05

06

07

08

09

10

Elabora Dictamen (anexo SEER-SECC52-D-01), devuelve al Departamentode Archivo para revisión, recabar firmas de los interesados y rúbrica de laComisión Tripartita.

Verifica los datos con el encargado de dictámenes y turna relación alEncargado de Informática.

Captura e imprime relación de personal dictaminado.

Publica listado en puntos estratégicos para que el interesado se presente enel Departamento de Archivo y firme el dictamen (anexo SEER-SECC52-D-01). El interesado ¿Está de acuerdo?

a) Sí, firma Dictamen (anexo SEER-SECC52-D-01).

b) No, se le solicita presente documentos que avalen los serviciosprestados para que sea reconocido el tiempo laborado y se retomael paso 04 de este procedimiento.

Recaba firma de los Titulares de las siguientes dependencias:

a) Secretaría de Educación de Gobierno del Estadob) Oficialía Mayor de Gobierno del Estadoc) Sistema Educativo Estatal Regulard) Sección 52 del S.N.T.E

Una vez firmados los dictámenes (anexo SEER-SECC52-D-01) los entregaa la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.

Recibe dictámenes debidamente requisitados, retiene copia correspondientea Oficialía Mayor de Gobierno del Estado y entrega dictamen original para elinteresado y copias para el Departamento de Recursos Humanos yDepartamento de Archivo del S.E.E.R. y procede a la entrega al Jefe delDepartamento de Archivo.

Formuló


Revisó


Autorizó








11

12

13

Turna al encargado de dictámenes del Departamento de Archivo.

Fotocopia el dictamen (anexo SEER-SECC52-D-01) en 4 tantos, entregaDictamen Original al Interesado y las copias a las áreas correspondientes.

Registra y anexa copia de la Solicitud para reconocimiento de antigüedad(Anexo SEER-SEC52-01), Hoja de control de servicios del personal parareconocimiento de antigüedad (SEER-DSA-DA-D-01) y copia dictamen(anexo SEER-SECC52-D-01) al expediente correspondiente.

Formuló


Revisó


Autorizó


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Trámite para premiación por antigüedad a Personal Docente por40 Años de Servicios.


Contabilizar el tiempo laborado del personal docente para elotorgamiento de premios, estímulos y recompensas por conceptode antigüedad en el servicio.

ÁREA DE APLICACIÓN:

Unidades administrativas que intervienen en el proceso deverificación de antigüedad a posibles candidatos para premiacióna Personal Docente por 40 Años de Servicios.


Dirección de Servicios Administrativos del S.E.E.R.

Departamento de Recursos Humanos

Departamento de Recursos Financieros

Departamento de Archivo

Personal adscrito al S.E.E.R.



Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Trámite para premiación por antigüedad a Personal Docente por 40 Años de Servicios.

El personal docente de Educación Básica adscrito al S.E.E.R. que cumpla 40 años de servicios o más, podrá solicitarinformación en el Departamento de Archivo.

El otorgamiento de este premio será de acuerdo a las condiciones y dentro del período que establezca laconvocatoria.

El interesado deberá presentar documentos que acrediten los servicios en el sistema transferido si cuenta conservicios federales.

La S.E.P. se encargará de enviar electrónicamente solicitud y anexos requeridos.

El personal del Departamento de Archivo asesorará a los solicitantes en el llenado de la solicitud.

Si el solicitante cuenta con servicios federales se solicitará expediente personal a la S.E.G.E. para revisión.

Formuló


Revisó


Autorizó






Jefe del Departamento deRecursos Humanos


Personal del Departamentode Archivo


Jefe del Departamento deRecursos Humanos y Jefedel Departamento deRecursos Financieros



Responsable de Informática



01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

Solicita al Departamento de Recursos Humanos relación de personal quecumpla con la antigüedad requerida para premiación.

Envía al Departamento de Archivo relación de personal con antigüedad deacuerdo a la Plantilla de Personal.

Recibe, revisa y pasa a personal del Departamento de Archivo.

Coteja con el registro que se lleva en el Departamento de Archivo, estudia elexpediente de los posibles candidatos que resulten y obtiene los datos delmismo. Avisa al interesado. Posteriormente recibe originales y copias dedocumentación requerida.

Solicita al Departamento de Recursos Humanos y Recursos Financierosrespectivamente claves presupuestales y personas con pensión alimenticia,según relación.

Envía al Departamento de Archivo información solicitada.

Revisa y muestra al personal del Departamento de Archivo.

Toma nota y asesora a los candidatos en el llenado de la solicitud.

Registra datos de solicitud, elabora constancia y anexos requeridos porS.E.G.E., entrega al Jefe del departamento de Archivo para revisión.

Revisa y rubrica constancias, revisa, firma y envía solicitudes a la Direcciónde Servicios Administrativos. Revisa anexos solicitados por S.E.G.E.

Revisa, rubrica y envía a firma del Director General.

Formuló


Revisó


Autorizó




Director General



13

14

15

Firma y devuelve a la Dirección de Servicios Administrativos.

Devuelve al Jefe del Departamento de Archivo.

Presenta en S.E.G.E. documentación a revisión. ¿Están correctos?

a) Sí, S.E.G.E. Recibe documentación y envía a S.E.P. de la Cd. deMéxico en espera de autorización.

b) No, se vuelve al Paso 04 de este procedimiento.

Formuló


Revisó


Autorizó



Trámite para premiación por antigüedad a Personal Docente por28 y 30 Años de Servicios.


Contabilizar el tiempo laborado de los trabajadores para elotorgamiento de premios, estímulos y recompensas por conceptode antigüedad en el servicio.


Unidades administrativas que intervienen en el proceso deverificación de antigüedad a posibles candidatos para premiaciónPersonal Docente por 28 y 30 Años de Servicios.









Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Trámite para premiación por antigüedad a Personal Docente por 28 y 30 Años de Servicios.

El personal docente de Educación Básica adscrito al S.E.E.R. que cumpla 28 años de servicios (mujeres) y 30 añosde servicios (hombres), podrá solicitar información en el Departamento de Archivo.


El interesado deberá presentar documentos que acrediten los servicios en el sistema transferido si cuenta conservicios federales.

El Departamento de Archivo adecuará y elaborará solicitud para 28 y 30 años de servicios.


Formuló


Revisó


Autorizó










Jefe del Departamento deRecursos Humanos y Jefedel Departamento deRecursos Financieros






01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11




Coteja con el registro del Departamento de Archivo, estudia el expedientede los posibles candidatos que resulten y obtiene los datos del mismo. Avisaal interesado.

Solicita al Departamento de Recursos Humanos y Recursos Financierosrespectivamente claves presupuestales y personas con pensión alimenticia,según relación.

Envía al Departamento de Archivo información solicitada.

Revisa y muestra al personal del Departamento de Archivo.

Toma nota y asesora a los candidatos en el llenado de la solicitud.

Registra datos de solicitud, elabora constancias y relación; y entrega al Jefedel Departamento de Archivo para revisión.

Revisa solicitudes, rubrica constancias y envía a la Dirección de ServiciosAdministrativos.

Revisa solicitudes, rubrica constancias y envía a firma del Director General.

Formuló


Revisó


Autorizó





Director General



Jefe del Departamento deRecursos Financieros

12

13

14

15

Firma constancias y devuelve a la Dirección de Servicios Administrativos.

Devuelve al Jefe del Departamento de Archivo.

Remite solicitudes y constancias al Departamento de Recursos Financieros.

Recibe documentación requerida de los candidatos y firma de recibido lasolicitud correspondiente.

Formuló


Revisó


Autorizó



Trámite para premiación por antigüedad a Personal de Apoyo yAsistencia a la Educación.


Contabilizar el tiempo laborado de los trabajadores para elotorgamiento de premios, estímulos y recompensas por conceptode antigüedad en el servicio.


Unidades administrativas que intervienen en el proceso deverificación de antigüedad a posibles candidatos para premiacióna Personal de Apoyo y Asistencia a la Educación:









Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Trámite para premiación por antigüedad a Personal de Apoyo y Asistencia a la Educación.

El personal de Apoyo y Asistencia a la Educación adscrito al S.E.E.R. que cumpla 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40, 45, 50años de servicios podrá solicitar información en el Departamento de Archivo.



Formuló


Revisó


Autorizó



Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Trámite para premiación por antigüedad a Personal de Apoyo y Asistencia a la Educación.









Director General


01

02

03

04

05

06

07

08

09




Coteja con el registro que se lleva en el Departamento de Archivo, estudia elexpediente de los posibles candidatos que resulten y obtiene los datos delmismo. Avisa al interesado, lo asesora en el llenado de la solicitud.

Elabora constancias y relación; y entrega al Jefe del Departamento deArchivo para revisión.

Revisa, rubrica y envía a la Dirección de Servicios Administrativos.

Revisa, rubrica y envía a firma del Director General.

Firma y devuelve a la Dirección de Servicios Administrativos.

Turna al Departamento de Recursos Financieros para tramitar el recursoeconómico.

Formuló


Revisó


Autorizó



Cotejar Documentos de Escolaridad de diferentes niveles académicos.


Proporcionar información verídica para el trámite de documentos deescolaridad de los diferentes niveles académicos.


Unidades administrativas que intervienen en el Cotejo de Escolaridad:

Departamento de Control Escolar




Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Cotejar documentos de escolaridad de diferentes niveles académicos.

Duplicado de Certificados:

Al público en general que requiera un duplicado de su certificado de escuelas incorporadas al S.E.E.R., lo solicitará alDepartamento de Control Escolar.

El Departamento de Control Escolar deberá presentar Solicitud de Escolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01) paraverificar la escolaridad de los diferentes niveles Académicos.

El Departamento de Archivo recibirá y entregará Solicitudes de Escolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01) de lunesa viernes de 13:00 a 14:30 horas.

La solicitud deberá realizarse a través de la Solicitud de Escolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01), si no se cumplecon lo establecido o se encuentre incompleta la información, el trámite no podrá llevarse a cabo y se regresará laSolicitud de Escolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01) al Departamento de Control Escolar para su modificación.

El personal de Archivo verificará en concentración de calificaciones y legajos de resguardo los datos del solicitante,anotará los datos al reverso de la solicitud y enviará al Departamento de Control Escolar la Solicitud de Escolaridad(anexo SEER-DPE-DCE-ES-01); si la información solicitada es de nivel secundaria se llena formato SEER-DSA-DA-CE-01, con la información debidamente requisitada, para proceder a la elaboración del duplicado del documento.

Formuló


Revisó


Autorizó



Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Cotejar Documentos de Escolaridad de diferentes niveles académicos.


Interesado

Jefe del Departamento deControl Escolar


Personal Adscrito alDepartamento de Archivo

01

02

03

04

Solicita duplicado de certificado académico al Departamento de Planeacióny Evaluación del S.E.E.R. a través del Departamento de Control Escolar delS.E.E.R.

Envía Solicitud de Escolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01) alDepartamento de Archivo del S.E.E.R. para su cotejo.

Recibe la Solicitud de Escolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01) y verificaque contengan los datos requeridos para su localización. ¿Está correcta?

a) Sí, registra la Solicitud de Escolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01) y turna al personal adscrito al Departamento de Archivo.

b) No, se regresa la Solicitud de Escolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01) al Departamento de Control Escolar.

Coteja los datos de la Solicitud de Escolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01) en concentraciones de calificaciones y legajos que existen en elDepartamento de Archivo, se anotan los resultados al reverso de lasolicitud, registra en el diario de Control Escolar y envía la Solicitud deEscolaridad (anexo SEER-DPE-DCE-ES-01) o formato SEER-DSA-DA-CE-01al Departamento de Control Escolar para la elaboración del duplicado delCertificado.

Formuló


Revisó


Autorizó



Recepción y revisión de documentación a resguardo e inventarios.


Organizar, conservar y resguardar los documentos relevantes de lasUnidades Administrativas del S.E.E.R. que permitan facilitareficientemente el acceso a la información que contienen.


Unidades administrativas que intervienen en el proceso de recepción yrevisión de documentación a resguardo e inventarios.




Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Recepción y revisión de documentación a resguardo e inventarios.

El personal adscrito al S.E.E.R. encargado de enviar inventarios y documentación para su resguardo, deberá tomar encuenta las siguientes consideraciones:

Enviar documentos originales o copia única evitando duplicidad.

Los documentos deberán ir foliados a lápiz al reverso de los mismos.

Enviar los documentos libres de objetos (sin grapas, ligas, clips, etc., y encapsularlos en bolsa de polietileno, paraevitar que se maltraten) con su respectiva carátula de expediente (formato SEER-DSA-DA-CE-01).

Colocar los documentos en cajas archivadoras tamaño oficio, que no deberán estar sujetas con hilo o mecate, consus respectivas Cédula de Identificación de Fondo Documental en ambos costados de la caja (formato SEER-DSA-DA-CFI-01) y entregarlos junto con el Inventario de Transferencia Documental (formato SEER-DSA-DA-IT-01)debidamente requisitado al Departamento de Archivo.

La revisión de documentación y entrega de inventarios de transferencia documental será de lunes a viernes de 9:00a13:00 hrs.

El trámite de revisión y corrección se hará en un lapso considerable, tomando en cuenta el volumen de documentos.

Formuló


Revisó


Autorizó



Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Recepción y revisión de documentación a resguardo e inventarios.


Encargado de envío deinventarios y documentaciónpara resguardo

Responsable de Inventariosde TransferenciaDocumental

Encargado de envío deinventarios y documentaciónpara resguardo

Responsable de Inventariosde TransferenciaDocumental

Encargado deCorrespondencia

01

02

03

04

05

Solicita información para enviar documentación para resguardo.

Informa y orienta al responsable del envío de documentos, verifica losdatos de la Carátula de Expediente (formato SEER-DSA-DA-CE-01),Cédula de Identificación de Fondo Documental (formato SEER-DSA-DA-CFI-01) e Inventario de Transferencia Documental (formato SEER-DSA-DA-IT-01) sean correctos.

Presenta la documentación debidamente requisitada de acuerdo a loslineamientos e indicaciones.

Revisa los documentos y coteja con el Inventario de TransferenciaDocumental ¿Está correcto?

a) Sí, se turna el Inventario de Transferencia Documental (formatoSEER-DSA-DA-IT-01) al Jefe del Departamento de Archivo parasu firma y se le asigna un espacio.

b) No, se informa al encargado del envío de inventario detransferencia documental para su corrección.

Sella de recibido y archiva el documento original del Inventario deTransferencia Documental (formato SEER-DSA-DA-IT-01).

Formuló


Revisó


Autorizó



Préstamo de Documentos.


Prestar documentación de expedientes, legajos y documentos queestán a resguardo del departamento de Archivo para su consulta.





Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Préstamo de Documentos

El Departamento de Archivo realizará préstamo de expedientes, legajos y documentos que están a resguardo tomandoen cuenta las siguientes consideraciones:

El préstamo de documentos será exclusivamente para las áreas adscritas al S.E.E.R.

El titular del área solicitante pedirá autorización al Jefe del Departamento de Archivo a través de la Cédula dePréstamo (formato SEER-DSA-DA-CP-01)

La documentación se devolverá en 5 días hábiles después de la fecha de préstamo.

Formuló


Revisó


Autorizó



Dirección: Servicios Administrativos Fecha de elaboración: Noviembre, 2010.Departamento: Archivo Hoja: 1 de 1Procedimiento: Préstamo de Documentos


Titular del Área del S.E.E.R.

Jefe de Departamento deArchivo



Jefe de Departamento

Titular del Área del S.E.E.R.

01

02

03

04

05

06

Solicita préstamo de expedientes, legajos o documentos que están aresguardo en el departamento de Archivo.

Recibe solicitud de préstamo y turna al encargado de registro.

Recibe, registra en diario y entrega al personal encargado del expediente.

Busca documentos y llena Cédula de Préstamo (formato SEER-DSA-DA-CP-01).

Firma y sella de autorizado Cédula de Préstamo (formato SEER-DSA-DA-CP-01) y envía documentos.

Firma Cédula de Préstamo (formato SEER-DSA-DA-CP-01), recibedocumentos, los cuales deberá regresar en 5 días hábiles.

Formuló


Revisó


Autorizó

Elabora

Sección 52 del S.N.T.E.

Distribución

Original

Interesado

Periodicidad:

Cuando lo solicite elInteresado

Nombre del anexo

SEER-SEC52-01

Objetivo

Solicitar dictamen de reconocimiento deantigüedad.

anexo SEER-SEC52-01

Solicitud de Dictamen de Reconocimiento deAntigüedad

RúbricaOficialía Mayor/Depto. Archivo/Secc. 52

Objetivo

Comprobar oficialmente los servicios laborados anterioresa plaza base del personal adscrito al S.E.E.R.

anexo SEER-SECC52-D-01

Dictamen de reconocimiento de antigüedad detrabajadores del S.E.E.R. (Anverso).

Elabora


Distribución

Original

Interesado

1a. Copia:

Oficialía Mayor de Gob.del Estado

2a. Copia:

Departamento de Archivodel S.E.E.R.

3a. Copia:

Departamento deRecursos Humanos delS.E.E.R.

4a. Copia:


Periodicidad:

Cuando lo solicite elInteresado

Nombre del anexo

SEER-SECC52-D-01

anexo SEER-SECC52-D-01

Dictamen para verificación de antigüedad detrabajadores del Sistema (Reverso).

Elabora

Departamento de ControlEscolar

Distribución

Original


Periodicidad:

Cuando lo solicite elDepartamento de ControlEscolar

Nombre del anexo

SEER-DPE-DCE-ES-01

Objetivo

Proporcionar información verídica para el trámite dedocumentos de escolaridad de los diferentes nivelesacadémicos.

anexo SEER-DPE-DCE-SE-01

Solicitud de Cotejo de Escolaridad

Dirección de Servicios AdministrativosRegistro, clasificación e integración a expedientes de documentos

que envían las Unidades Administrativas

Proceso

Revisó


Formuló


Autorizó

.

SI

NO

1

1Inicio

Fin

Envían Documentación paraalgún trámite o resguardo alDepartamento de Archivo.

Recibe y revisa la información.

¿Información correcta?

Unidades Administrativasdel S.E.E.R.


Encargado de Registrode Correspondencia

Captura la correspondencia seda contestación si así serequiere o se distribuye alpersonal de archivo.

Personal adscrito alDepto. de Archivo

Registra, clasifica e integra ladocumentación a resguardo.

Proceso

Revisó


Formuló


Autorizó

Dirección de Servicios AdministrativosElaboración y entrega de hojas de servicios

Inicio

1

SI

NO

1

2

Interesado

SEER-DSA-DA-HS-01

Encargado de registro decorrespondencia


¿La informaciónes correcta?

Jefe del Departamentode Archivo

SEER-DSA-DA-HS-02



Director General

del S.E.E.R.

Solicita formato Solicitud deHoja de Servicios alDepartamento de Archivo.

Registra y turna al personalque le corresponda laelaboración de la Hoja deServicios.

Coteja en estadística los datosque se proporcionan junto conlos documentos que seencuentran en los expedientes.

Elabora hoja de servicios y laturna al jefe de departamento.

Recibe y revisa Hoja deServicios.

Registra y remite hoja deservicios a la Dirección deServicios Administrativos.

Recibe, rubrica y turna la hojade servicios a la DirecciónGeneral del S.E.E.R. para lafirma correspondiente .

SI

NO¿Está correcta?

2

Firma hoja de servicios yregresa a la Dirección deServicios Administrativos.


Devuelve al Departamento deArchivo para su entregacorrespondiente.

Fin


SEER-DSA-DA-HS-01SEER-DSA-DA-HS-02

Recibe Hoja de Serviciosfirmada, registra, captura losdatos del formato y entregacopia al interesado.

Dirección de Servicios AdministrativosTrámite de dictámenes de reconocimiento de antigüedad del

personal del S.E.E.R.

Proceso

Formuló


Revisó


Autorizó

SI

Inicio

1

1

2

NO

A

Solicita reconocimiento deantigüedad.

Interesado

Representante del Colegiadode Desarrollo y Superación

Recibe anexo SEER-SEC52-01y fotocopia de documentospara trámite de Dictamen yentrega personalmente alEncargado de Dictámenes delDepto. Archivo.

SEER-SEC52-01

Encargado de Dictámenesdel Depto. de Archivo

Coteja los documentos enestadística y expedientespersonales que se encuentranen el Departamento de Archivodel S.E.E.R. y elabora formato.

Comisión Tripartita

¿Llegan a un acuerdo?

SEER-DSA-DA-D-01


SEER-SECC52-D-01

Elabora Dictamen y devuelve alDepartamento de Archivo pararecabar firmas del interesado yrúbrica de la comisión tripartita.



Verifica los datos con elencargado de dictámenes yturna relación al encargado deInformática.

Captura e imprime relación depersonal dictaminado.

Dirección de Servicios AdministrativosTrámite de dictámenes de reconocimiento de antigüedad

del personal del S.E.E.R.

Proceso

Formuló


Revisó


Autorizó

Fin


3


2

3

SINO

A


Publica listado en puntosestratégicos para que elinteresado se presente alDepto. de Archivo y firmedictamen.

Interesado

¿Firma de conformidadel interesado?


Recaba firmas de los titularesde la Secretaría de Educaciónde Gobierno. del Estado,Oficialía Mayor, SistemaEducativo Estatal Regular ySecc. 52 del S. N. T. E.. yentrega al representante de laDirección de Administración deRecursos Humanos de la O.M.

Presenta información que avalelos servicios prestados paraque le sea reconocido el tiempolaborado.

Representante de la Dir. deAdministración de R.H. deO. M.

Recibe dictámenes, retienecopia para O.M. y entregaoriginal y copias al Jefe delDepartamento de Archivo parasu entrega correspondiente.

Turna al Encargado deDictámenes del Depto. deArchivo.


Fotocopia dictamen y entregaOriginal al Interesado y copiasa las áreas correspondientes.

Registra y anexa copia de lasolicitud, hoja de control deservicios del personal y copiade dictamen en el expedientecorrespondiente.

SEER-SEC52-01SEER-DSA-DA-D-01SEER-SECC52-D-01

Dirección de Servicios AdministrativosTrámite para premiación por antigüedad a Personal Docente


Proceso

Formuló


RevisóProfr. Gerardo E. Cervantes Guillén

Revisó


Autorizó

Inicio

Jefe del Depto. de RecursosHumanos

1

Recibe, revisa y pasa apersonal del Departamento deArchivo

Solicita al Departamento deRecursos Humanos relación depersonal que cumpla con laantigüedad requerida parapremiación

Envía al Departamento deArchivo relación de personalcon antigüedad de acuerdo a laPlantilla de Personal

1

2

Jefe del Departamento.de Archivo



SEER-DSA-DA-SE-01

Coteja con el registro, estudiael expediente de los posiblescandidatos y obtiene los datosdel mismo. Avisa al interesado.Posteriormente recibeoriginales y copias dedocumentación requerida.

Envía documentaciónsolicitada.


Jefe del Departamento deR.H. – Jefe de R.Financieros

Solicita claves presupuestalesal Departamento de R.H. y alDepartamento de R.Financieros y personas conpensión alimenticia

Revisa y muestra al personaldel Departamento de Archivo




Proceso

Formuló



Revisó


Autorizó

3

3

Fin



Registra datos de solicitud,elabora constancias y anexosde S.E.G.E. y entrega al Jefedel departamento de Archivopara revisión

SEER-DSA-DA-CD-01


SEER-DSA-DA-SE-01SEER-DSA-DA-CD-01


Director General


Revisa, rubrica y envía a firmadel Director General.

Firma y devuelve a la Direcciónde Servicios Administrativos

Devuelve al Jefe delDepartamento de Archivo.

Presenta en S.E.G.E.documentación a revisión.

Revisa y rubrica constancias,revisa, firma y envíasolicitudes a la Dirección deServicios Administrativos.Revisa anexos de S.E.G.E. ¿Está correcta?

NO

SI

Recibe documentación y envíaa S.E.P. en espera deautorización.

2

Personal delDepartamento de Archivo

Toma nota y asesora en elllenado de la solicitud



Proceso

Formuló



Revisó


Autorizó

Inicio

Jefe del Departamentode Recursos Humanos

1




1

Envía documentaciónsolicitada.

2





Jefe del Departamentode R. Humanos – Jefede R. Financieros

Solicita claves presupuestalesal Departamento de R.H. y alDepartamento de R.Financieros y personas conpensión alimenticia

SEER-DSA-DA-SE-01

Coteja con el registro que selleva en el Departamento deArchivo, estudia el expedientede los posibles candidatos queresulten y obtiene los datos delmismo. Avisa al interesado.


Revisa y muestra al personaldel Departamento de Archivo



Proceso

Formuló



Revisó


Autorizó

Recibe documentaciónrequerida de los candidatos yfirma de recibido la solicitudcorrespondiente.

3

Fin

Jefe del Departamentode RecursosFinancieros



Director General


Revisa solicitudes, rubricaconstancias y envía a firma delDirector General.


Devuelve al Departamento deArchivo .

Remite solicitudes yconstancias al Departamentode Recursos Financieros.

2


Responsable deInformática



Toma nota y asesora en elllenado de la solicitud

Registra datos de solicitud,elabora constancias yrelación; entrega al Jefe deDepartamento de Archivopara revisión.

Revisa solicitudes, rubricaconstancias y envía a firmadel Director General.


3

Dirección de Servicios AdministrativosTrámite para premiación por antigüedad a Personal de

Apoyo y Asistencia a la Educación.

Proceso

Formuló



Revisó


Autorizó

Inicio

Jefe del Depto. deRecursos Humanos

1




1

Revisa, rubrica y envía a laDirección de ServiciosAdministrativos

2

2

Fin

Jefe del Depto. de Archivo



Responsable deInformática


Elabora constancias y relación;y entrega al Jefe deldepartamento de Archivo pararevisión

SEER-DSA-DA-CA-01


SEER-DSA-DA-SE-02

Coteja con el registro que selleva en el Departamento deArchivo, estudia el expedientede los posibles candidatos queresulten y obtiene los datos delinteresado, avisa al interesadoy lo asesora en el llenado desolicitud.

SEER-DSA-DA-SE-02SEER-DSA-DA-CA-01


Director General


Revisa, rubrica y envía a firmadel Director General.


Turna al Departamento deRecursos Financieros paratramitar recurso económico.

Integra constancia alexpediente correspondiente

Dirección de Servicios AdministrativosCotejar Documentos de Escolaridad de Diferentes Niveles

Académicos.

Proceso

Formuló



Revisó


Autorizó

Inicio

1

SI

NO

1

Fin

Interesado

Solicita duplicado decertificado académico alDepto. de Control Escolar delS.E.E.R

Jefe del Departamentode Control Escolar

Envía solicitud de informaciónde escolaridad al Depto. deArchivo para su cotejo.

Jefe Departamento deArchivo

Recibe solicitud de informaciónde escolaridad y verifica quecontengan los datosrequeridos.

¿La información escorrecta?

Encargado de registrode correspondencia

Registra la solicitud SEER-DPE-DCE-ES-01 y reparte alpersonal adscrito alDepartamento de Archivo.


SEER-DPE-DCE-ES-01

SEER-DPE-DCE-ES-01SEER-DSA-DA-CCE-01

Investiga y verifica los datosde la solicitud enconcentraciones decalificaciones y legajos queexisten en el Departamentode Archivo, registra datos yse envían al departamento deControl Escolar para laelaboración del duplicado decertificado académico.

Dirección de Servicios AdministrativosRecepción y revisión de documentación a resguardo e

inventarios

Proceso

Formuló



Revisó


Autorizó

Inicio

1

1

Fin

SI

NO

Encargado de envíode Inventarios

Solicita información paraenviar documentación pararesguardo.

Responsable de Inv.de Transferencia Doc.

Informa y orienta alresponsable de envío deinventarios.

Encargado de envío deInventarios

Presenta la documentacióndebidamente requisitada deacuerdo a los lineamientos.

SEER-DSA-DA-CE-01SEER-DSA-DA-CFI-01SEER-DSA-DA-IT-01

Responsable de Inv.de Transferencia Doc.

Revisa los documentos y cotejacon el inventario.

¿La información escorrecta?


Firma documentos, le asignaespacio. y turna al encargadode correspondencia.

Encargado deCorrespondencia

Sella de recibido y archiva eldocumento original delInventario de Transferencia.

SEER-DSA-DA-IT-01

Dirección de Servicios AdministrativosPréstamo de Documentos

Proceso

Formuló



Revisó


Autorizó

Inicio

1

1

Fin

.

Titular del Área delS.E.E.R

Solicita préstamo deexpedientes, legajos odocumentos que están aresguardo en el departamentode Archivo.

Jefe Departamentode Archivo

Recibe solicitud de préstamo yturna al encargado

Encargado de Registrode Correspondencia

Recibe, registra en diario yentrega al personal encargadodel expediente.

Personal adscrito aldepartamento deArchivo

Busca documentos y llenacédula de préstamo.

SEER–DSA-DA-CP-01

Jefe Departamentode Archivo

Firma y sella de autorizadoformato SEER–DSA-DA-CP-01y envía documentos.

Titular del Área delS.E.E.R

Recibe documentos y firmaformato SEER-DSA-DA-CP-01Regresa documentos en 5días hábiles.

SEER–DSA-DA-CP-01

CATÁLOGOde Formas

APLICADO A:DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., NOVIEMBRE DEL 2010

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Proporcionar información verídica para solicitar una hoja de serviciospara diferentes trámites: Jubilación, Retiro de Fondo de Pensiones eInformación del interesado.

Solicitud de hojas de servicios

Objetivo

SEER-DSA-DA-HS-01

I n s t r u c t i v o

1. Fecha de solicitud

2. Nombre del interesado

3. Teléfono

4. Motivo de la solicitud

5. Plaza actual

6. Fecha de Ingreso sistema

7. Reconocimiento de antigüedad

8. Centro de Trabajo Actual

9. Lugar del Centro de Trabajo Actual

10. Relación de Centros de Trabajo donde ha prestado

sus servicios (Oficial y Particular)

11. Nombre de quien recibe solicitud

12. Nombre y Firma del solicitante

Elabora


OriginalDepartamento de Archivo

Periodicidad

Cuando lo solicita elinteresado

Medio para obtenerla forma

Programa Microsoft OfficeWord 2007.

Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-HS-01

SEER-DSA-DA-HS-01

Validar al solicitante la antigüedad por años de servicio prestados alS.E.E.R., para diferentes trámites: jubilación, retiro de Fondo dePensiones e información del interesado.

Elaboración y entrega de hojas de servicios

Objetivo

SEER-DSA-DA-HS-02


1. No. Consecutivo de hoja de servicios.

2. Tiempo total computado

3. Nombre de la persona a quien va dirigido o a

quien corresponda según el caso

4. Nombre del interesado

5. Relación de servicios prestados

(Se anota período, puesto, centro de trabajo y permisos sin

goce de sueldo)

6. Fecha(Día que se elabore la hoja)

7. Firma del Director General

8. Rúbricas

Elabora


Original

Interesado, Departamentode Recursos Humanos oDirección de Pensiones,según sea el caso

1ª. CopiaDepartamento de RecursosHumanos

2ª. CopiaExpediente de Personal delDepartamento de Archivo

Periodicidad

Cuando lo solicita elinteresado


Programa Microsoft OfficeWord 2007.

Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-HS-02

SEER-DSA-DA-HS-02

Comprobar oficialmente los servicios laborados anteriores a PlazaBase del personal adscrito al Sistema Educativo Estatal Regular.

Trámite de dictámenes de reconocimientode antigüedad del personal del S.E.E.R.

Objetivo

SEER-DSA-DA-D-01

SEER-DSA-DA-D-01

I n s t r u c t i v oSEER-DSA-DA-D-01

1. Nombre del solicitante

2. Registro Federal de Contribuyente del solicitante

3. Domicilio particular del solicitante

4. Colonia o Fraccionamiento del solicitante

5. Nombre del Centro de Trabajo (actual)

6. Plaza y Categoría que desempeña el solicitante

7. Teléfono

8. Municipio

9. Fecha de revisión

10. Fecha de Plaza Base

11. Tiempo computado anterior a su plaza base

12. Tiempo computado de plaza base a fecha en

que se determine el cierre

13. Tiempo total (Interinatos y plaza base)

14. Centros de Trabajo en donde ha prestado sus

servicios

15. Zonas Escolares

16. Tipos de servicio (Marcar con una X)

17. Períodos (Tiempo laborado por períodos)

18. Interrupciones (Permisos sin goce de sueldo, bajas,

etc.)

19. Tiempo Computado (Total de tiempo de interinatos)

20. Observaciones

Elabora


DistribuciónComisión Tripartita

Original:

Expediente personal delSolicitante

1a Copia:

Oficialía Mayor de Gobiernodel Estado

2ª. Copia:


Periodicidad

Semestral


Programa Microsoft Excel2007

Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-D-01

Tramitar ante la Dirección de Servicios Administrativos, elotorgamiento del Premio por 28 o 30 años de servicios al personaldocente, una vez que se revisó y comprobó el tiempo requerido.

Verificación de antigüedad a posibles candidatospara premiación, Personal Docente por 28 y 30

años de servicioANVERSO

Objetivo

SEER-DSA-DA-SE-01

1

2

3

4

567

8

PROFR. FERNANDO MÉNDEZ ROMO2011

Verificación de antigüedad a posibles candidatospara premiación, Personal Docente por 28 y 30

años de servicioREVERSO

SEER-DSA-DA-SE-01

9

10

111213

14


1. Marcar los años de servicio (28 o 30 Años de

Servicio)

2. Nombre del Solicitante

3. Domicilio Particular

4. Clave del Área de Adscripción y nombre del

centro de trabajo

5. Registro Federal de Contribuyentes

6. Clave única de registro de población

7. Plazas que ostenta(Clave presupuestal, plaza que desempeña y en donde

se encuentra adscrita)

8. Fecha de Ingreso a labores reconocida(Antigüedad reconocida)

9. Adscripción de las escuelas en las que ha

prestado sus servicios

10. Permisos sin goce de sueldo

11. Marcar si es o no jubilado, si se encuentra en

trámite prejubilatorio y a partir de que fecha

12. Marcar SI o NO se le aplican descuentos por

concepto de pensión alimenticia

13. Señalar beneficiarios en caso de fallecimiento(Para garantizar la información firma el interesado

enseguida de señalar a los beneficiarios)

14. Nombre y firma del solicitante, firma del

personal responsable y sello oficial de la

Dependencia

Elabora

Departamento de Archivo.

Distribución

Original

Oficialía Mayor

1ª. CopiaDepartamento de Archivodel S.E.E.R.

2ª. CopiaInteresado

Periodicidad

Cada año


Programa Microsoft OfficePower Point 2007.

Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-SE-01

SEER-DSA-DA-SE-01

Tramitar ante la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado elPremio por 40 años de servicio al personal docente, una vez que serevisó y comprobó el tiempo requerido.

Verificación de antigüedad a posibles candidatospara premiación, Personal Docente por 40 Años

de ServicioANVERSO

Objetivo

SEER-DSA-DA-SE-02

1

2

3

45

6

7

2011

Verificación de antigüedad a posibles candidatospara premiación, Personal Docente por 40 Años

de ServicioREVERSO

SEER-DSA-DA-SE-02

8

9

101112

13


1. Nombre del Solicitante

2. Domicilio Particular

3. Clave del Área de Adscripción y nombre del

centro de trabajo


5. Clave única de registro de población

6. Plazas que ostenta(Clave presupuestal, plaza que desempeña y en donde

se encuentra adscrita)

7. Fecha de Ingreso a labores.

8. Adscripción de las escuelas en las que ha

prestado sus servicios

9. Permisos sin goce de sueldo

10. Marcar si es o no jubilado, si se encuentra en

trámite prejubilatorio y a partir de que fecha

11. Marcar si o no se le aplican descuentos por

concepto de pensión alimenticia

12. Señalar beneficiarios en caso de fallecimiento(Para garantizar la información firma el interesado

enseguida de señalar a los beneficiarios)

13. Nombre y firma del solicitante, firma del

personal responsable y sello oficial de la

Dependencia

Elabora


Distribución

Original

S.E.G.E.

1ª. CopiaDepartamento de Archivodel S.E.E.R.


Periodicidad

Cada año (15 de Mayo)


Programa Microsoft OfficePower Point 2007.

Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-SE-02

SEER-DSA-DA-SE-02

Hacer constar mediante este documento los servicios prestados alsistema oficial y federal.

Constancia de servicios para premiación delpersonal de Apoyo y de Asistencia a la Educación.

Objetivo

SEER-DSA-DA-CA-01

89


1. Número de constancia

2. Nombre completo del candidato

3. Plaza y categoría


5. Fecha de plaza base

6. Antigüedad a la fecha que indica la convocatoria

7. Fecha de elaboración de la constancia

8. Firma del Director General del S.E.E.R.

9. Rúbricas

Elabora


Distribución

Original


1ª. CopiaDirección de ServiciosAdministrativos

2ª. CopiaDepartamento de Archivo

Periodicidad

Cada año (21 de Julio)

Medio para obtener laforma

Programa interno para laelaboración de constancias.

Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CA-01

SEER-DSA-DA-CA-01


Constancia de servicios para premiación delpersonal docente por 28 o 30 años de servicio.

Objetivo

SEER-DSA-DA-CD-01

8





4. Fecha de ingreso al sistema

5. Antigüedad total a la fecha que indica la

convocatoria



8. Rúbricas

Elabora


Distribución

Original


1ª. CopiaDirección de ServiciosAdministrativos


Periodicidad




Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CD-01

SEER-DSA-DA-CD-01

Constancia de servicios para premiacióndel personal docente por 40 años de

servicio

Objetivo

SEER-DPE-DCE-CD-02


8





4. Fecha de ingreso al sistema

5. Antigüedad a la fecha que indica la

convocatoria



8. Rúbricas

Elabora


Distribución

Original

S.E.G.E.



Periodicidad




Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CD-02

SEER-DSA-DA-CD-02

Proporcionar información verídica para el trámite de documentos deescolaridad de los diferentes niveles académicos.

Solicitud de Cotejo de Escolaridad

Objetivo

SEER-DSA-DA-CE-01


1. Nombre del Interesado

2. Nombre de la Escuela

3. No. de Folio

4. Calificaciones

5. Nombre y firma de quien coteja

6. Fecha

Este formato se emplea sólo para Nivel Secundaria.

Elabora


DistribuciónDepartamento de ControlEscolar

Original


Periodicidad

Cuando lo solicita elDepartamento de ControlEscolar


Programa Microsoft OfficeExcel 2007.

Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CE-01

SEER-DSA-DA-CE-01

Describir mediante este documento el contenido breve del expediente.

Carátula Estandarizada de Expediente

Objetivo

SEER-DSA-DA-CEX-01


Elabora


Distribución

ORIGINAL:


Periodicidad

Cada que se abra unexpediente.



Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CEX-01

SEER-DSA-DA-CEX-01

1. NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DELARCHIVO(Nombre de la Dirección de la cual depende)

2. NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA GENERADORA DELARCHIVO(Nombre de la Dirección, Subdirección, Departamento o Inspección que genera elarchivo)

3. NOMBRE DEL RESPONSABLE LEGAL DEL ARCHIVO(Nombre del Titular del Centro de Trabajo)

4. CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO(Se asigna de acuerdo al Cuadro de Clasificación)a) Clave y nombre de la Sección Documentalb) Clave y nombre de la Serie Documentalc) Clave del expediente (Se asigna anotando Sección, Serie, No. Progresivo delexpediente a 3 dígitos y Año que se está clasificando)

5. TÍTULO (Nombre del expediente)

6. RESUMEN DE CONTENIDO(Se especifica de manera resumida el contenido del expediente)

7. FECHAS EXTREMASInicio (Fecha en que se inicia el expediente)Término (Fecha en la que concluye, puede quedar en blanco hasta que concluyael expediente)

8. FORMATO O SOPORTE(Se especificará los tipos de soporte documental: papel, fotografías, libros,engargolados, CDs, etc.)

9. VALOR DOCUMENTAL: Administrativo _______ Legal _______Contable _________(Se clasificará de acuerdo al documento).


Elabora


Distribución

ORIGINAL:


Periodicidad

Cada que se abra unexpediente.



Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CEX-01

SEER-DSA-DA-CEX-01

10. PLAZOS DE CONSERVACIÓN:Vigencia completa (Años que se determinan en Archivo de Trámite yConcentración ).Años de conservación en el Archivo de Trámite (Tiempo que permanece enoficina generadora del Archivo.Años de conservación en el Archivo de Concentración (Tiempo quepermanece en el departamento de Archivo, el cual se determina de acuerdo a lavaloración documental.

11. NÚMERO DE FOJAS(No. de documentos que contenga el expediente)

NIVEL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (APLICA CUANDO ELEXPEDIENTE CONTIENE INFORMACIÓN RESERVADA OCONFIDENCIAL)

12. Carácter de la información:Pública ______ Reservada ________ Confidencial _______Se anotará de acuerdo al documento.

13. Fecha de clasificación (día/mes/año) _____/______/______

14. Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales

15. Fundamento legal(Se especificarán bases jurídicas y reglamentación interna)

16. Período de reserva (No. de años)Años de reserva conforme a la Ley de Transparencia y Reglamentación Interna.Ampliación del período de reserva: SI ____ NO _____Estos datos serán de acuerdo al Comité de Información de este sistema.No. de años de ampliación ______

17. Rúbrica del titular de la unidad administrativa o funcionario autorizado.Se anotará nombre y firma.

18. Fecha de desclasificación, puesto y rúbrica del responsable dedesclasificación (día/mes/año) _____/______/______Se anotará fecha, puesto y rúbrica de la persona responsable de desclasificar lainformación contenida en el expediente.

19. Persona que elaboró

Describir las series y expedientes de cada unidad administrativa parala rápida localización del archivo.

Inventario General

Objetivo

SEER-DSA-DA-IG-01


Elabora


Distribución

Original:


Periodicidad

Cada que haya algunaactualización.



Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-IG-01

SEER-DSA-DA-IG-01

1. Nombre de Unidad Administrativa Responsable del

Archivo (Nombre de la Dirección de la cual depende)

2. Nombre de la Unidad Administrativa generadora

del archivo (Nombre de la Dirección, Subdirección,

Departamento o Inspección que genera el archivo)

3. Sección Documental (De acuerdo al Cuadro de

clasificación archivística)

4. Serie Documental (De acuerdo al Cuadro de

clasificación archivística)

5. Clave del expediente (Se asigna anotando sección,

serie, número progresivo del expediente a 3 dígitos y año

que se está clasificando)

6. Título del expediente (Nombre del expediente)

7. Valor documental (de acuerdo al documento)

8. Año Inicial (Año en que inicia el expediente)

9. Año Final (Año en que concluye el expediente)

10. Vigencia (Número de años en el que permanecerá el

expediente en archivo de trámite y de concentración)

11. Destino Final (Marcar si causa baja definitiva o pasa a

archivo histórico)

12. Acceso (Tipo de Información) Especificar si el

expediente es pública reservado o confidencial)

13. Total de Hojas (Número de hojas que contiene el

expediente)

Requisitar este documento cuando ya concluyó el trámite y pasa alArchivo de Concentración

Inventario de Transferencia Documental

Objetivo

SEER-DSA-DA-IT-01


ElaboraUnidades Administrativasdel S.E.E.R.

Distribución

ORIGINAL:


PeriodicidadCada que se requieraenviar documentación alArchivo de Concentración


Programa Microsoft OfficeExcel 2007

Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-IT-01

SEER-DSA-DA-IT-01

1. Nombre de Unidad Administrativa Responsable del

Archivo (Nombre de la Dirección de la cual depende)

2. Nombre de la Unidad Administrativa generadora

del archivo (Nombre de la Dirección, Subdirección,

Departamento o Inspección que genera el archivo)

3. Fecha (Se anotará la fecha en que se va a entregar la

documentación)

4. Número de hojas

5. Número de transferencia

6. Clave del expediente (Se asigna anotando sección,

serie, número progresivo del expediente a 3 dígitos y año

que se está clasificando)

7. Título del expediente (Nombre del expediente)

8. Valor documental (de acuerdo al documento)

9. Año Inicial (Año en que inicia el expediente)

10. Año Final (Año en que concluye el expediente)

11. Vigencia en AC (Número de años en el que permanecerá

el expediente en archivo de concentración)

12. Destino Final (Marcar si causa baja definitiva o pasa a

archivo histórico)

13. Acceso (Tipo de Información) Especificar si el

expediente es pública reservado o confidencial)

14. Total de Hojas (Número de hojas que contiene el

expediente)


ElaboraUnidades Administrativasdel S.E.E.R.

Distribución

ORIGINAL:


PeriodicidadCada que se requieraenviar documentación alArchivo de Concentración



Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-IT-01

SEER-DSA-DA-IT-01

NOTA: Los siguientes pasos, se registrarán sólo en la primera y

última hoja del inventario.

15. Nombre, cargo, firma y sello del responsable del

Archivo

16. Nombre, cargo, firma y sello del responsable del

área productora de la documentación que se

transfiere

17. Nombre, cargo, firma y sello del responsable de la

recepción de la documentación a transferir

18. Fecha de entrega

19. Observaciones de la Transferencia (Total de metros

lineales y estado en que se encuentra la información)

Identificar y localizar un fondo documental en un área asignada por elarchivo de concentración.

Cédula de Identificación de FondoDocumental

Objetivo

SEER-DSA-DA-CIF-01


Elabora


Distribución

Original:

Departamento de Archivo(en cajas)

Periodicidad

Cada que se requieraenviar información alArchivo de concentración.



Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CIF-01

SEER-DSA-DA-CIF-01

1. Nombre de la Dependencia

2. Unidad Administrativa

3. Subdirección

4. Departamento

5. Centro de trabajo

6. Sección Documental

7. Serie Documental

8. Años

9. No. de expedientes

10. Peso

11. No. de caja

Organizar, conservar y custodiar de acuerdo al Cuadro de ClasificaciónArchivística los documentos de las Unidades Administrativas delS.E.E.R. que permitan facilitar eficientemente el acceso a lainformación que contienen.

Cuadro General de ClasificaciónArchivística

Objetivo

SEER-DSA-DA-CGC-01

1 2 3

CUADRO GENERAL DECLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICADEL SISTEMA EDUCATIVOESTATAL REGULAR


1. Número que le corresponde a cada sección.

2. Clasificación que se da de acuerdo a las

funciones.

3. Conjunto de documentos seleccionados por

tener características comunes entre sí.

Elabora


Distribución

Original:

Departamento de ArchivoUnidades administrativasdel S.E.E.R.

Periodicidad

Cuando se requiera unaactualización



Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CGC-01

SEER-DSA-DA-CGC-01

Registrar los valores documentales, los plazos de conservación, lavigencia, clasificación y destino final de los documentos del S.E.E.R.

Catálogo de Disposición Documental

Objetivo

SEER-DSA-DA-CDD-01

1

3 4 5 6

2


1. Fondo

2. Sección documental

3. Serie documental

4. Valoración primaria

5. Clasificación de la información

6. Vigencias

Elabora


Distribución

Original:


Periodicidad

Cuando se requiera unaactualización



Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CDD-01

SEER-DSA-DA-CDD-01

Mantener un control de los documentos que las UnidadesAdministrativas del S.E.E.R. solicitan en calidad de préstamo alDepartamento de Archivo.

Cédula de Préstamo

Objetivo

SEER-DSA-DA-CP-01

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

CÉDULA DE PRÉSTAMO

FECHA DE SOLICITUD:

NOMBRE DEL EXPEDIENTE:

No. DE DOCUMENTOS:

SOLICITANTE:

ÁREA ADMINSTRATIVA:

El solicitante será responsable de entregar los documentos en las mismas condicionesen las que fueron entregados, en un plazo no mayor de 5 días hábiles.

FIRMA:

RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE:

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO:

SELLO DE ARCHIVO:

SEER-DSA-DA-CP-01

123

456

78

9


1. Fecha de solicitud del préstamo de documentos

2. Nombre del expediente

3. No. de documentos del expediente

4. Área Administrativa solicitante

5. Nombre de quien solicita

6. Firma

7. Nombre del responsable del expediente

8. Firma del jefe de Departamento de Archivo

9. Sello oficial del Departamento de Archivo

Elabora


Distribución

Original:


Periodicidad

Cuando lo solicita el titularde área del SEER


Programa Microsoft OfficeExcel 2007..

Nombre del archivo

SEER-DSA-DA-CP-01

SEER-DSA-DA-CP-01

Dependencia: Sistema Educativo Estatal RegularDirección GeneralDirección de Área Dirección de Servicios AdministrativosDepartamento Archivo

Clave Nombre Clave NombreSEER-DSA-DA-CEX-01 Carátula de ExpedienteSEER-DSA-DA-IG-01 Inventario GeneralSEER-DSA-DA-IT-01 Inventario de Transferencia DocumentalSEER-DSA-DA-CIF-01 Cédula de Identificación de Fondo DocumentalSEER-DSA-DA-CGC-01 Cuadro General de ClasificaciónSEER-DSA-DA-CDD-01 Catálogo de Disposición DocumentalSEER-DSA-DA-CP-01 Cédula de Préstamo

SEER-DSA-DA-HS-01 Solicitud de Hoja de Servicios

SEER-DSA-DA-HS-02 Hoja de Servicios

SEER-SEC52-01 Solicitud de Rec. de Antigüedad

SEER-SECC52-D-01 Dictamen de Reconocimiento deAntigüedad

Cotejar documentos deEscolaridad de diferentesniveles académicos.

Proporcionar información verídica para eltrámite de documentos de escolaridad de losdiferentes niveles académicos.

x SEER-DPE-DCE-SE-01 Anexo Solicitud de Cotejo deEscolaridad SEER-DSA-DA-CE-01 Solicitud de Cotejo de Escolaridad

SEER-DSA-DA-CE-01 Carátula de Expediente

SEER-DSA-DA-CFI-01 Cédula de Identificación de Fondo Documental

Préstamo de Documentos.

Prestar documentación de expedientes,legajos y documentos que están a resguardodel departamento de Archivo para suconsulta.

x SEER-DSA-DA-CP-01 Cédula de Préstamo

Validar al trabajador solicitante la antigüedadpor años de servicio prestados al S.E.E.R.,para diferentes trámites: jubilación, retiro deFondo de Pensiones e información delinteresado

Elaboración y entrega de hojasde servicios.

x

SEER-DSA-DA-SE-02 Solicitud de Estímulos para Personal de Apoyo a laEducación

SEER-DSA-DA-CA-01

x

SEER-DSA-DA-IT-01 Inventario de Transferencia Documental

Recepción y revisión dedocumentación a resguardo einventarios.

Trámite para premiación porantigüedad a Personal deApoyo y Asistencia a laEducación.

Contabilizar el tiempo laborado de lostrabajadores para el otorgamiento depremios, estímulos y recompensas porconcepto de antigüedad en el servicio.

x

Objetivo Flujo Anexos Formatos

SEER-DSA-DA-D-01

Organizar, conservar y resguardar losdocumentos relevantes de las UnidadesAdministrativas del S.E.E.R. que permitanfacilitar eficientemente el acceso a lainformación que contienen.

Constancias para Personal Docente

Constancias para Personal de Apoyo a la Educación

Registro, clasificación eintegración de documentaciónque envían las UnidadesAdministrativas.

x

Trámite para premiación porantigüedad a Personal Docentepor 28 y 30 Años de Servicios.


x

Comprobar oficialmente los servicioselaborados anteriores a Plaza Base delpersonal adscrito al Sistema EducativoEstatal Regular.

Trámite de dictámenes dereconocimiento de antigüedaddel personal del S.E.E.R.

x

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Hoja de control de servicios de personal parareconocimiento de antigüedad


Trámite para premiación porantigüedad a Personal Docentepor 40 Años de Servicios. x

Mantener la organización y conservación delos documentos para facilitar su localizacióny garantizar la integridad de los mismos.

Nombre del procedimiento

SEER-DSA-DA-SE-01 Solicitud de Estímulos para Personal Docente

SEER-DSA-DA-CD-01 Constancias para Personal Docente

SEER-DSA-DA-SE-01 Solicitud de Estímulos para Personal Docente

SEER-DSA-DA-CD-01

FORMATOS Y ANEXOS DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

SEER-DSA-DA-HS-01 Solicitud Hoja de ServiciosSEER-DSA-DA-HS-02 Hoja de ServiciosSEER-SEC52-01 Anexo Solicitud de DictamenSEER-SECC52-D-01 DictamenSEER-DSA-DA-D-01 Hoja de Control de Servicios del Personal para reconocimiento de antigüedadSEER-DSA-DA-SE-01 Solicitud de Estímulos para Personal DocenteSEER-DSA-DA-SE-02 Solicitud de Estímulos para Personal de Apoyo a la EducaciónSEER-DSA-DA-CA-01 Constancias para Personal de Apoyo a la EducaciónSEER-DSA-DA-CD-01 Constancias para Personal DocenteSEER-DPE-DCE-SE-01 Anexo Solicitud de EscolaridadSEER-DSA-DA-CE-01 Solicitud de Cotejo de EscolaridadSEER-DSA-DA-CEX-01 Carátula de ExpedienteSEER-DSA-DA-IG-01 Inventario GeneralSEER-DSA-DA-IT-01 Inventario de Transferencia DocumentalSEER-DSA-DA-CIF-01 Cédula de Identificación de Fondo DocumentalSEER-DSA-DA-CGC-01 Cuadro General de ClasificaciónSEER-DSA-DA-CDD-01 Catálogo de Disposición DocumentalSEER-DSA-DA-CP-01 Cédula de Préstamo

RESPONSABLES DELA FORMULACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

AUTORIZAN

OFICIAL MAYOR

C.P. José Francisco Carrera Martell

REVISARON

Lic. Gonzalo Ortuño Castro

AUTORIZACION


Directora de Servicios Administrativos

Lic. Juan Antonio Martínez Martínez

SECRETARIO DE EDUCACIÓN DEGOBIERNO DEL ESTADO

Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores


Jefa Departamento de Archivo

DIRECTOR GENERAL DEL SISTEMAEDUCATIVO ESTATAL REGULAR

DIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

ACTUALIZACION

FECHA

Lic. Gonzalo OrtuñoCastro

Director de Organizacióny Métodos

Ing. XicoténcatlTurrubiartes

Flores DirectorGeneral del

S.E.E.R.

REVISO AUTORIZAN

C.P. José FranciscoCarrera MartellOficial Mayor

Noviembre, 2010

PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA

HOJA (S) QUE SE MODIFICA(N)

Ing. Angélica MaríaMartínez Márquez

Directora de ServiciosAdministrativos

FORMULO

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

manual de procedimientos - seer.slp.gob.mxseer.slp.gob.mx/transparencia 2017/mp013.pdf · de...

Documents