MANUAL DE PROCEDIMIENTOSENTREgA DE UNIfORMESESCOLARES gRATUITOS

en las escuelas públicas del estadode sonora. 2014-2015

IntroduccIón

El presente Manual tiene como objetivo resumir en forma orde-nada, secuencial y detallada las

funciones a realizar por el personal de la Secretaría de Educación y Cultura en coordinación con los padres de fami-lia, para la entrega de los uniformes escolares en las escuelas públicas de educación básica del Estado de Sonora.

Al recibir los alumnos sus uniformes en la propia escuela se estará consoli-dando el cumplimiento de uno de los compromisos adquiridos por el Go-bernador Lic. Guillermo Padrés Elías, con la juventud estudiosa de Sonora, reflejado en el Plan Estatal de Desa-rrollo 2010-2015.

Por otra parte, es de señalarse que la elaboración y difusión de este documen-to, obedece a la intención de especificar la organización y con ello, contribuir a fortalecer la coordinación del personal de la SEC que participará en la entrega de uniformes escolares, así como ser útil como material de consulta

En la elaboración de este documento han colaborado los responsables de las áreas de la Secretaría de Edu-cación y Cultura vinculadas con el programa de uniformes escolares, quienes establecieron una fluida comunicación con el personal de la Secretaría de Economía y con repre-sentantes de la Asociación Estatal de Padres de Familia, a efecto de establecer una ágil coordinación en las fases del procedimiento en que intervienen ambas dependencias del Ejecutivo estatal.

Cabe mencionar, que este Manual deberá constituirse en el documento de consulta permanente por todos los servidores públicos que participan en las actividades relativas a la en-trega de los uniformes en los centros escolares, deberá actualizarse en la medida que sea menester mejorar las prácticas operativas para proporcio-nar un mejor servicio a los alumnos y padres de familia del sistema educati-vo del Estado.

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOContar con un procedimiento que resuma en forma ordenada, secuencial y detallada las funciones a realizar por el personal que participa en la entrega de los uniformes escolares gratuitos a los alumnos de educación básica inscritos en escuelas públicas del Estado de Sonora; para que esta tarea se realice con la pertinencia y eficacia requerida.

II. APLICACIÓN ( ) general ( x )

EspecíficaA la Secretaría de Educación y Cultura; a la Subsecretaría de Educación Básica, a la Dirección General de Educación Elemental, a la Dirección General de Educación Primaria, a la Dirección General de Educación Secundaria; a la Subsecretaria de Planeación y Administración, a la Dirección General de Servicios Regionales, a los Almacenes y Sub-Almacenes de Servicios Regionales; a la Coordinación General de Registro, Certificación y Servicios Profesionales; a los directores de planteles educativos o responsables del plantel, personal docente y administrativo de las escuelas de Educación Básica.

III. ALCANCELos uniformes escolares se entregarán en forma gratuita a todos los alumnos inscritos en escuelas públicas de educación básica del Estado de Sonora, en el ciclo escolar 2014-2015.

IV. DEfINICIONESSEC: Secretaría de Educación y Cultura.SE: Secretaría de EconomíaCGUE: Coordinación General Uniformes EscolaresSICRES: Sistema de Información, Control y Registro Escolar de SonoraASRSEC: Almacenes y Sub-almacenes de Servicios Regionales de la SECESTRUCTURA EDUCATIVA: Directores Generales de Educación Elemental, Primaria y Secundaria; así como a los Coordinadores, Jefes de Sector, Supervisores de las escuelas públicas de educación básica.DIRECTORES DE ESCUELAS: Directores o personal docente responsable del plantel.PROFESORES: Personal docente adscrito a cada una de las escuelas públicas de educación básica.AEPAF Sonora: Asociación Estatal de Padres de Familia de Sonora.Padres AEPAF: Padres de familia que voluntariamente y en representación de la AEPAF, participaran en las distintas etapas del proceso.

I. PrESEntAcIón dE LoS ProcEdIMIEntoS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOEntrega de uniformes escolares gratuitos a alumnos inscritos en escuelas públicas de educación básica.

V. REfERENCIAS❱ Plan Estatal de Desarrollo 2010-2015❱ Ley 26 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora❱ Ley de Educación del Estado de Sonora.❱ Reglamento interior de la SEC-SEES.❱ Convenio de colaboración para la entrega de uniformes escolares gratuitos a los estudiantes de educación básica inscritos en escuelas públicas en el ciclo escolar 2014-2015 SEC-SE.❱ Programa Sectorial de Mediano Plazo 2010-2015❱ Programa Operativo Anual.VI. POLÍTICAS

1. Actualización de la información del SICRES.Criterio 1. Previo al término del ciclo escolar 2013-2014, la SEC deberá capturar y actualizar en el SICRES la información referente al nombre de las escuelas públicas de educación básica, dirección, municipio, localidad, nivel escolar, nombre de su director, de los profesores de cada grupo, nombre de los alumnos inscritos, CURP, edad, sexo, tallas de las prendas del uniforme requerido, etc.Criterio 2. La Secretaría de Educación y Cultura mediante oficio designará a un funcionario como encargado de coordinar internamente estos trabajos, mismo que fungirá de enlace con la Secretaría de Economía y la Coordinación General de Uniformes Escolares.Criterio 3. La SEC dará a la CGUE de la Secretaría de Economía, acceso a la información del SICRES vinculada con la entrega de uniformes escolares.Criterio 4. El enlace de la SEC, deberá de asistir a todas las reuniones de trabajo que convoque la CGUE para estos fines.

2. Recepción y resguardo de los uniformes escolares en las escuelas.Criterio 1. La SEC a través del SICRES proporcionará los nombres de los responsables de recibir los uniformes escolares a la empresa transportista, en cada una de las escuelas.Criterio 2. El director de cada escuela deberá designar un lugar adecuado y seguro dentro de sus instalaciones para el reguardo de los uniformes, el cual deberá contar con la capacidad de almacenaje suficiente para acomodar el total de cajas que se recibirán. Esta designación deberá hacerse previo al término del presente ciclo escolar.Criterio 3. El director de cada escuela, previo al periodo vacacional, designará al personal docente y administrativo que apoyará la recepción, conteo, acomodo y resguardo de los uniformes escolares entregados a su escuela.Criterio 4. Los paquetes de uniformes serán entregados por la CGUE en los domicilios de las escuelas que aparecen registrados en el SICRES, durante el periodo comprendido del 29 de septiembre al 12 de diciembre del 2014.Criterio 5. La AEPAF Sonora dentro de las dos primeras semanas posteriores al inicio del ciclo escolar, proporcionará la relación de los padres de familia que voluntariamente apoyarán al director de escuela o encargado y al personal docente, en la recepción, conteo, acomodo y entrega de los uniformes escolares a los alumnos de cada escuela.Criterio 6. Los uniformes escolares que la CGUE enviará a cada escuela, serán los correspondientes a las prendas y tallas de los alumnos registrados en el SICRES a la fecha del inicio del ciclo escolar.

Criterio 7. A cada escuela se le asignará a través del SICRES, antes del 26 de septiembre del 2014, la fecha en que la empresa transportista le entregará sus uniformes, en un horario comprendido entre las 8:00 y las 20:00 horas.

3. Separación de los uniformes por grupo escolar y entrega a los profesores.Criterio 1. La separación de los uniformes por grupo se hará en base a los alumnos inscritos que aparecen en el listado del SICRES al inicio de clases, considerando el sexo del alumno y tallas de las prendas solicitadas (Anexo 1).Criterio 2. Esta actividad deberá realizarse durante los tres días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los uniformes en las escuelas.Criterio 3. El director de la escuela con apoyo de los padres AEPAF, deberá entregar a los profesores de cada grupo los uniformes escolares de sus alumnos, en los siguientes tiempos: a) Dentro de los dos primeros días del nuevo ciclo escolar, en las escuelas que recibieron los uniformes y elaboraron los paquetes por grupo antes de iniciado el ciclo escolar; b) En los dos días hábiles siguientes a la terminación del armado de paquetes por grupo, en aquellas escuelas que recibieron los uniformes antes de iniciado el ciclo escolar, pero que aún no concluían el armado de paquetes por grupo y en las que los recibieron después de iniciado el ciclo escolar.

4. Entrega de uniformes a padres o tutores de los alumnos beneficiados.Criterio 1. El profesor de grupo, mediante convocatoria enviada por lo menos con un día de anticipación, citará a los padres de familia o tutores para entregarles los uniformes de sus hijos (Anexo 2).

Criterio 2. La entrega deberá efectuarse dentro de las instalaciones de la escuela, con apoyo de los padres AEPAF.Criterio 3. La entrega a los padres o tutores deberá efectuarse a partir del sexto día hábil siguiente a la fecha de haber recibido los uniformes en la escuela por parte del transportista.Criterio 4. El padre de familia o tutor deberá firmar de recibido las prendas en el Formato No.4.Criterio 5. Los padres de familia o tutores se llevarán las prendas a sus hogares para probárselas a sus hijos y en su caso, solicitar el cambio de talla de alguna prenda.Criterio 6. La devolución a los profesores de grupo por cambio de talla, deberá realizarse al día hábil siguiente a la entrega al padre de familia o tutor, a través del Formato No.4; pasado este tiempo, se tomará como recibida a satisfacción y no procederá cambio posterior.

5. Intercambio de prendas al interior de la escuela.Criterio 1. Los profesores de grupo con apoyo de los padres AEPAF, podrán efectuar intercambios de prendas al interior de su grupo, con las prendas devueltas para cambio y considerando las tallas solicitadas por sus alumnos.Criterio 2. El director de la escuela coordinará los intercambios de prendas y tallas entre los diferentes grupos de su escuela, haciendo las anotaciones en los formatos No.4.Criterio 3. Los intercambios de prendas y tallas al interior de la escuela, deberá realizarse dentro de los tres días hábiles siguientes a la entrega de los uniformes a los padres de familia o tutores.Criterio 4. Queda prohibido realizar cambios de prendas con otras escuelas.

6. Registro en el SICRES de las prendas entregadas a los alumnos, de los sobrantes y de los faltantes.Criterio 1. Por cada alumno deberá recabarse la firma de recibido en el Formato No.4, con la información del tipo de prenda y talla entregadas, las regresadas para devolución, las entregadas por cambio, y las pendientes de entregar.Criterio 2. Cada maestro de grupo deberá integrar un reporte que contenga lo siguiente: a) Prendas faltantes por alumnos que solicitaron cambios de tallas o de alumnos de nuevo ingreso b) Prendas sobrantes por alumnos que solicitaron cambios de tallas o alumnos que causaron baja.Criterio 3. La captura de información en el SICRES deberá hacerse dentro de los dos días hábiles siguientes a la conclusión del intercambio de prendas entre grupos de la escuela.

7. Entrega de prendas y documentación en el Almacén de Servicios Regionales de la SEC.Criterio 1. Los Directores de las escuelas serán responsables de entregar las prendas devueltas por cambio, así como los Formatos No.4, en el Almacén de Servicios Regionales (ARSEC) de la SEC que le corresponde por la ubicación geográfica de su escuela; pudiéndose apoyar para esta labor, con un representante de los padres AEPAF.Criterio 2. Las escuelas que hubieran recibido los uniformes por parte de la empresa transportista antes de 01 de noviembre, deberán efectuar la entrega al ARSEC dentro del periodo comprendido del 17 al 21 de noviembre.Criterio 3. Las escuelas que hubieran recibido los uniformes por parte de la empresa transportista en fecha posterior al 02 de noviembre, deberán efectuar la entrega al

ARSEC dentro del periodo comprendido del 14 al 18 de enero del 2015.Criterio 4. La coordinación general de uniformes escolares (CGUE) recogerá los uniformes escolares devueltos y la información de cada escuela en los ARSEC, en los siguientes tiempos: a) Durante la semana del 24 al 28 de noviembre, los correspondientes a las escuelas que los entregaron al ARSEC en el periodo del 17 al 21 de noviembre; b) Durante la semana del 21 al 25 de enero, los correspondientes a las escuelas que los entregaron al ARSEC en el periodo del 14 al 18 de enero del 2015.

8. Recepción y entrega de prendas solicitadas por cambio o ampliación de requerimiento.Criterio 1. Durante el periodo del 04 al 15 de febrero del 2015, la CGUE entregará en los Almacenes de Servicios Regionales de la SEC, las prendas solicitadas en cambio y los uniformes faltantes que fueron solicitados por cada escuela.Criterio 2. El encargado del Almacén de Servicios Regionales de la SEC, informará al Director de cada escuela, sobre la disponibilidad de los uniformes y la fecha y hora en que podrá pasar a recogerlos.

9. Entrega a los padres de familia o tutor, las prendas solicitadas por cambio o ampliación de requerimiento.Criterio 1. Los Directores de las escuelas deberán recoger los uniformes en el ARSEC dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha en que se le dé aviso de la disponibilidad de sus prendas.Criterio 2. La entrega de las prendas a los padres de familia o tutores, solicitadas por cambio o ampliación de requerimiento de alumnos, deberá realizarse dentro de los siguientes cinco días hábiles a su recepción en el ARSEC.

VII. PRODUCTOSReporte de los alumnos de Educación Básica inscritos en escuelas públicas del Estado de Sonora, que recibieron uniforme escolar en forma gratuita.

VIII. CLIENTE(S)Alumnos de educación básica (preescolar, primaria y secundaria) inscritos en escuelas públicas del Estado de Sonora en el ciclo escolar 2014-2015.

IX. INDICADORES❱ No. de alumnos de educación básica que recibieron uniforme escolar gratuito /No. de alumnos de educación básica inscritos en escuelas públicas del Estado de Sonora.❱ No. de escuelas que recibieron uniformes escolares gratuitos para sus alumnos / No. de escuelas públicas de educación básica en el Estado de Sonora.

X. fORMATOS E INSTRUCTIVOS❱ Formato No.1: Recibo de cajas de uniformes escolares (Transportista- Escuela).❱ Formato No.2: Resguardo de uniformes escolares recibidos por la escuela.❱ Formato No.3: Recibo de uniformes entregados por el director al profesor de grupo.❱ Formato No.4: Recibo de uniformes entregados al padre de familia por el profesor de grupo.❱ Formato No 5: Constancia de prendas entregadas para cambio por la escuela al almacén de Servicios Regionales de la SEC,

y por éste a la Coordinación general de uniformes escolares.❱ Formato No.6: Recibo de prendas entregadas por la CGUE al almacén de Servicios Regionales de la SEC, y por éste a los directores de las escuelas

XI. ANEXOS❱ Anexo No.1: Listado de alumnos inscritos por grupo y con prendas solicitadas.❱ Anexo No.2: Oficio para citar-convocar a padres de familia y/o tutores para la entrega de uniformes.❱ Diagrama de flujo para la Entrega de uniformes escolares gratuitos a estudiantes de educación básica inscritos en escuelas públicas de Sonora en el ciclo escolar 2014-2015.

XII.- RESPONSABILIDADES ❱ Subsecretaría de Educación Básica: Coordinar la actualización en el SICRES de la información de las escuelas públicas de educación básica, en lo referente a su nombre, dirección, grupos, profesores, alumnos, prendas y tallas; así como proporcionar la base de datos de esta información a la Coordinación General de Uniformes Escolares (CGUE).

❱ Estructura Educativa: Supervisar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente Manual, para la entrega de uniformes escolares en sus escuelas; solicitar a los Directores de Escuela que nombren a los responsables de la recepción y resguardo de los uniformes y verificar que la información solicitada se capture oportunamente en el SICRES.

❱ Director de escuela: Designar un lugar seguro y adecuado para el almacenaje de los uniformes dentro de las escuelas; nombrar a un responsable para su recepción y resguardo, así como al personal que lo apoyará en la separación de prendas por grupo; entregar a los profesores las prendas que repartirán a los padres de familia y/o tutores de los alumnos beneficiados; hacer entrega de las prendas sobrantes o devueltas para cambio, en los almacenes de Servicios Regionales y registrar en el SICRES la información de todos los uniformes escolares entregados a sus alumnos.

❱ Profesor de grupo: Apoyar en la separación por tipo de prenda y talla requerida para los alumnos de cada grupo escolar; entregar a los padres de familia y/o tutor, los uniformes escolares de sus hijos; efectuar los cambios de prendas solicitados, las devoluciones de prendas sobrantes y el requerimiento de los uniformes adicionales; informar a la dirección escolar del total de uniformes escolares o prendas entregados a cada alumno.

❱ Encargado del Almacén de Servicios Regionales: Servir de enlace entre las escuelas y la CGUE respecto a las prendas devueltas por cambio o sobrante, las solicitadas adicionalmente, así como de la entrega de información referente a los uniformes escolares gratuitos entregados. Resguardar las prendas y la información entregada por las escuelas a la CGUE y viceversa.

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO❱ 1. Actualización de la información del SICRES1.1 Solicita a la Estructura Educativa la actualización de la información contenida en el SICRES, respecto a los datos de la escuela y alumnos inscritos en el ciclo escolar 2014-2015, así como el sexo y talla de las prendas que requieren Responsable: Subsecretaria de Educación Básica Registro: Oficio de Solicitud

1.2 Entrega a la SE la base de datos del SICRES conteniendo la información completa y actualizadaResponsable: Subsecretaría de Planeación y AdministraciónRegistro: Base de datos a una fecha determinada. ❱ 2. Recepción y reguardo de los Uniformes en las Escuelas2.1 Solicita a los Directores de las escuelas que nombren a los responsables de la recepción y resguardo de los paquetes de uniformes que recibirán a la empresa transportista.Responsable: Estructura EducativaRegistro: Oficio de solicitud de designación/Registro en SICRES

2.2 Designa un lugar seguro y adecuado para el almacenaje y resguardo de los uniformes escolares.Responsable: Director de escuelaRegistro: Registro en SICRES

2.3 Recibe las cajas que contienen los uniformes escolares, verifica que el número de cajas recibidas al transportista coincida con la informada en la guía de embarque; requisita y firma el Formato No. 1. Responsable: Responsable de Recepción

Registro: Recibo de cajas de uniformes escolares/Registro en SICRES

2.4 Separa los uniformes por tipo de prenda y talla, contando el total recibido de cada uno de ellos; requisita y firma el Formato No. 2 Responsable: Responsable del resguardo Registro: Resguardo de uniformes/Registro en SICRES

❱ 3. Separación de uniformes por grupo escolar y entrega a los profesores.3.1 Coordina al personal docente y administrativo de la escuela y a los padres AEPAF, para separar los uniformes requeridos por los alumnos de cada grupo.Responsable: Director de escuelaRegistro: Recibo de prendas por grupo

3.2 Imprime del SICRES el listado de alumnos inscritos por grupo, que contiene los nombres, sexo, tipo de prendas y tallas requeridas por cada uno de ellos. 3.3 Entrega a los profesores de cada grupo, el paquete de uniformes de sus alumnos, recabando la firma de recibido en el Formato No.3

❱ 4. Entrega de uniformes a padres o tutores de los alumnos beneficiados.4.1 Envía citatorio a los padres de familia o tutores, para que asistan a recibir el uniforme escolar de sus hijos.Responsable: Profesor de grupo. Registro: Carta-Invitación a los padres.4.2 Entrega al padre de familia o tutor el uniforme escolar correspondiente, recabando la firma de recibido en el Formato No.4, primera parte.

Responsable: Profesor de grupo. Registro: Recibo de prendas firmado por el padre o tutor.4.3 Recibe de los padres de familia o tutor, las prendas que no le quedaron a sus hijos y solicitan les sean cambiadas, firmando de recibido en el Formato No.4, segunda parte.Responsable: Profesor de grupo. Registro: Recibo de prendas para cambio.4.4 Revisa los tipos de prendas y tallas devueltos por los padres, así como las solicitadas a cambio, y efectúa los intercambios procedentes al interior de su grupo, haciendo las anotaciones en el Formato No.4, tercera parte. Responsable: Profesor de grupo. Registro: Recibo de prenda entregada por cambio.4.5 Entrega al director de la escuela los Formatos No.4 y las prendas sobrantes o regresadas para cambio. Responsable: Profesor de grupo.

❱ 5. Intercambio de prendas al interior de la escuela. 5.1 Concentra las prendas sobrantes o regresadas para cambio por los padres e intercambia con los profesores, aquellas que satisfagan los requerimientos de cambio efectuados en sus grupos.Responsable: Director de la escuela.

5.2 Entregan a los padres de familia las prendas solicitadas por cambio y que se obtuvieron de otros grupos de la escuela; haciendo las anotaciones correspondientes en el Formato No.4Responsable: Profesores de grupoRegistro: Recibo de prenda entregada por cambio.

❱ 6. Registro en el SICRES de las prendas entregadas a los alumnos, de las sobrantes y de las faltantes. 6.1 Revisa la información contenida en los formatos 4, verificando que contenga la totalidad de las prendas entregadas a cada alumno y relaciona las prendas sobrantes o devueltas para cambio y las solicitadas por cambio o para alumnos de nuevo ingreso. Responsable: Profesores de grupoRegistro: Resumen de prendas faltantes y prendas sobrantes.

6.2 Entrega al Director de la escuela los Formatos No. 4 de los alumnos de su grupo, debidamente integrados.Responsable: Profesores de grupo

6.3 Registra en el SICRES la información contenida en los Formatos No.4. Responsable: Director de escuelaRegistro: Registro en SICRES

❱ 7. Entrega de prendas y documentación en el Almacén de Servicios Regionales de la SEC. 7.1 Realiza la entrega de los uniformes sobrantes o devueltos para cambio, al encargado del ARSEC, así como sus respectivas relaciones y los Formatos

No.4 de su escuela. Responsable: Director de escuela

7.2 Recibe y verifica las prendas y tallas recibidas de las escuelas, requisita y firma el Formato No. 5Responsable: Encargado del ARSECRegistro: Recibo de prendas entregadas por escuelas al ARSEC

7.3 Entrega a representantes de la CGUE, las prendas devueltas o solicitadas para cambio y la información proporcionada por cada una de las escuelas. Requisita y firma el Formato No.5. Responsable: Encargado del ARSECRecibo de prendas entregadas por ARSEC a la CGUE.

❱ 8. Recepción y entrega de prendas solicitadas por cambio o ampliación de solicitud (Almacén de Servicios Regionales de la SEC). 8.1 Recibe a la CGUE, las prendas solicitadas por las escuelas por cambio o ampliación de solicitud; requisita y firma el Formato No.6.Responsable: Encargado del ARSECRegistro: Recibo de prendas entregadas por la CGUE al ARSEC

8.2 Entrega a los Directores de las escuelas, las prendas solicitadas

por ellos y entregadas por la CGUE; requisita y firma el Formato No.6. Responsable: Encargado del ARSEC Registro: Recibo de prendas entregadas por el ARSEC a los directores de escuelas.Director de escuela

❱ 9. Entrega de prendas a padres y/o tutores, solicitadas por cambio o ampliación de solicitud.9.1 Recibe del ARSEC las prendas solicitadas por su escuela por cambio o ampliación de solicitud; las separa por grupo y las entrega a los profesores.Responsable: Director de Escuela

9.2 Entrega las prendas a los padres de familia, siguiendo los pasos establecidos en los numerales 4.1, 4.2, 4.5 y 6.2.Responsable: Profesor de grupoRegistro: Recibo de prenda entregada por cambio.

9.3 Recibe la información de parte de los profesores de grupo, la captura en el SICRES y la envía al ARSEC. Responsable: Director de EscuelaRegistro: Registro en SICRES

9.4 Recibe la información de las escuelas y la entrega a la CGUE.Responsable: Encargado del ARSEC

Mtro. GerardoGaytán Fox

Subsecretariode Educación Básica

C.P. José Alberto Ruibal Santa Ana

Subsecretario de Planeación y Administración

Mtro. Jorge Luis Ibarra Mendívil

Secretario de Educacióny Cultura

Elaboró Revisó Aprobó