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Colegio Integral Bilingüe English Club

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSCOLEGIO INTEGRAL BILINGÜE

ENGLISH CLUB

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INDICE

I. INTRODUCCION 3

II. OBJETIVO DEL MANUAL 3

III. PROCEDIMIENTOS 3

a) Propósito 3b) Alcance. 3c) Referencias. 4d) Responsabilidades. 4e) Método de trabajo. 4

i) Políticas y Lineamientos.5

ii) Descripción de Actividades. 6iiiI) Diagrama de Flujo. 7-8iv) Observaciones

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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE APOYO ACTIVIDADES INTERNAS Y ACLES 9-11

PROCEDIMIENTO AYUDA SOCIAL 12-14

PROCEDIMIENTO COOPERACION DIA DEL NIÑO 15-17

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN CENA ANIVERSARIO COLEGIO 18-20

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE KERMESSE 21-23

PROCEDIMIENTO COOPERACION CELEBRACION DIA DEL MAESTRO 24-26

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN CAMPEONATO DE ATLETISMO 27-29

PROCEDIMIENTO ELECCIONES ESCUELA. DE PADRES 30-33

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y CONTRATACION MONITOR A FINANCIAR34-36

PROCEDIMIENTO FINANCIAMIENTO ESCUELA DE PADRES37-39

PROCEDIMIENTO CONTROL INVENTARIO, PERSONAL Y MANUAL MODIFICACION 40-42

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I.- INTRODUCCIÓN

La Dirección Técnica Administrativa del Colegio Integral Bilingüe English Club ha elaborado el presente manual operativo, conel fin de mantener un registro actualizado de los procedimientos que ejecuta el cuerpo docente a objeto de que:

1.- Se permita alcanzar los objetivos encomendados para cada actividad.

2.- Se contribuya a orientar a los distintos estamentos que se relacionan con el Proyecto Educativo Institucional (PEI), sobre la forma de ejecución de las actividades, constituyéndose así, en una guía de la manera en que se debe operar e intervenir.

Cabe señalar que el presente manual deberá revisarse anualmente con respecto a los procedimientos, los cuales son susceptibles de modificación por parte de las comisiones entrantes en cada período y de acuerdo a las distintas actividades y objetivos que se plantee en cada una de ellas.La manera de mantener actualizado el presente Manual, consiste en la revisión, análisis, modificación e incluso eliminación de cada referencia en forma dinámica, lo cual debe ser registrado en acta y comunicado a todos los miembros de nuestra comunidad educativa, principalmente a la Dirección del Colegio, el cual es el canal válido de interacción con el PEI.

II OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con un instrumento de apoyo administrativo que tenga por misión inducir a los diferentes miembros de nuestra comunidad educativa, en la comisión, funcionamiento, protocolo y políticas de aplicación de la normativa y orden administrativo del PEI en las diferentes actividades relacionadas con el apoyo a nuestra comunidad educativa

III PROCEDIMIENTOS

Constituyen la parte sustancial del presente Manual y es integrada por los siguientes apartados:

El nombre de la Actividad que genera el procedimiento. La descripción del mismo debe ser redactada en forma clara y sencilla. Pueden incluirse procedimientos nuevos vía Anexo.

a) PropósitoDescribe la finalidad o la razón de ser de un procedimiento o bien que es lo que se persigue.

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b) AlcanceSe describe el ámbito de aplicación del procedimiento, es decir, a estamentos involucrados, como también a que no aplica (si correspondiere).

c) ReferenciasSe enlista la documentación de apoyo que se necesita para llevar a cabo un procedimiento: estatutos, bases, acta de fecha,formularios, etc.

d) ResponsabilidadesSe indica quien es el responsable de la puesta en marcha, revisión, aprobación, ejecución, rendición y registro del procedimiento.

e) Método de TrabajoSe considerarán

I) Políticas y Lineamientos Generales.II) Descripción de las actividades. III) Diagrama de Flujo.IV) Observaciones.

i Políticas y Lineamientos Generales.

Para el cuerpo docente y la Dirección Técnica Administrativa del Colegio Integral Bilingüe English Club en ejercicio, el presente instrumento constituye un apoyo fundamental a todas las actividades que en el Colegio se desarrollan y que requieren de la colaboración de todos los miembros de la comunidad educativa.

Si bien está pensado y diseñado para ordenar la gestión de la complementaria instancia que se constituye en el PEI hacia la comunidad educativa, es relevante destacar que no puede dificultar la gestión de ésta y en tal sentido es susceptible de modificación si en conjunto con la Dirección del Colegio se evalúa que las actividades requieren de dinámicas distintas. En tal sentido la intención es describir en forma clara, concisa y transparente la gestión de este grupo de padres para que a su vez los alcances de cada una de las actividades sean acordes a su accionar.

Queremos destacar que a objeto de cumplir con las expectativas de la comunidad escolar en cuanto a la colaboración que se espera del Centro de Padres, los plazos para ejecutar las tareas durante el periodo, deben ser específicos para cada actividad y en lo posible ser presentados junto a un plan de trabajo para cada una de ellas. Dependiendo del contexto y necesidad, se debe suscribir en forma individual.

“El principio que nos une en la tarea educadora es favorecer y facilitar el trabajo y no poner obstáculos para el buen desempeño de los roles que nos toca asumir.” (C.A.)

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ii Descripción de las actividades.

La descripción de los procedimientos es la narración cronológica o secuencial de cada una de las acciones que confluyen y que precisan de manera sistémica como se realiza un aspecto o una función para una actividad dada.

Las descripciones que aquí se indican son de orden general pero comprenden varias áreas, por lo que serán complementarias a ellas ciertas pautas de manejo interno y exclusivo de los responsables de cada actividad, los cuales deben aparecer indicados dentro del formato.

El procedimiento puede definir en forma clara y concisa, quien, como y en que momento se ejecutan dichas actividades, se inicia con un verbo conjugado en tercera persona singular y en presente indicativo, ejemplo: Cita, Revisa, Recibe, Verifica, Programa etc.

Cuando un mismo miembro o comisión sea responsable de realizar una serie de actividades de manera continua, solo deberá ir el nombre en la primera de estas actividades hasta no efectuar un cambio de responsable.

Se deberán numerar las actividades en forma progresiva aunque existan varias actividades paralelas o alternativas de decisión.

Si el inicio de un procedimiento indica la recepción de un documento, se debe registrar (mencionar) de quien se reciben.

Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea comprensible su lectura.

INSTRUCTIVO DE LLENADO-LECTURA

1. Nombre:Anotar el nombre del procedimiento.

2. Fecha: Anotar el mes y el año en que se implanta el procedimiento.

3. Versión: Anotar el año en el que se implanta a objeto de conocer cual es la directiva responsable del mismo.

4. Página: Anotar el número de páginas consecutivas con el total de páginas del procedimiento, ejemplo: 1de 10, 2 de 10, 3 de 10 etc.

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5. Paso: Anotar el numero de la actividad.

6. Responsable:Anotar el nombre del estamento o persona responsable de la actividad, ejemplo: Secretaria del Centro de Padres.

7. Actividad: Anotar en forma narrativa la actividad, la cual debe comenzar en tercera persona del singular, ejemplo: Recibe, envía o autoriza.

8. Recurso: Anotar el o los recursos de apoyo necesarios para desarrollar la actividad, ejemplo: Factura, cotización, afiches, presupuestos, planillas.

iii Diagrama de Flujo

El Diagrama de flujo es una herramienta que apoyará el entendimiento del procedimiento de manera explícita ya que podemos ver gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada

Este dibujo es una representación gráfica que muestra la secuencia en que se realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deberá iniciar con un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, procesar, responder etc.

Simbología

Descripción Nombre Símbolo

Señala donde inicia o termina un procedimiento. Inicio

Representa la ejecución de unao más tareas de un procedimiento.

Actividad

Mediante el símbolo se pueden unir, dentro de la mismahoja, dos o más tareas separadas físicamente en eldiagrama de flujo

Conector

Representa un documento, formato o cualquier escrito que se recibe, elabora o envía.

Documento

Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales a una tarea y se puede conectar a cualquier símbolo del diagrama en el lugar donde la anotación seasignificativa.

Nota

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Conecta símbolos, señalando la secuencia en la que deben realizarse las tareas

Flujo

Representa un documento que en forma opcional dentro de un procedimiento puede requerirse, elaborarse o utilizarse

Documento opcional

Indica el proceso de la actividad Proceso

Indica Registro Rendición Gastos

Indica Entrega. Premios o aporte

Indica control posterior a la necesidad Seguimiento

Indica alcance. Verifica Información

iv Observaciones

Cada actividad por su singularidad, necesariamente contempla observancias especiales y plazos definidos para sí misma. De tal manera cada procedimiento integra individualmente los tiempos de ejecución y consideraciones especiales.

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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE APOYOACTIVIDADES INTERNAS

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDADRECURSO DE

APOYO1 Coordinador Recibe oficio de solicitud de apoyo.

Las solicitudes pueden ser: Apoyo logístico Difusión Comités de Trabajo Apoyo Financiero Proyectos

Oficio, correo electró-nico.Cotizaciones, presu-puestos (mínimo 2)

2 Revisa oficio por solicitud. 3 Informa Directorio. Teléfono, correo elec-

trónico4 Director Procede revisión y evaluación del

Directorio.Reunión, teléfono, correo eléctronico.

5 Secretaria Envía respuesta, según resultado. Oficio, correo electró-nico.

6 Registro mensual del proceso. Planilla.

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DIAGRAMA DE FLUJO

V° B° Dirección Colegio Cotizaciones Presupuestos

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OBSERVACIONES:

La respuesta a la petición se realizará de acuerdo al análisis y votación de quienes componen el Directorio, siendo ésta en reunión, vía correo electrónico o llamado telefónico.

PLAZOS:

La solicitud de aporte o apoyo a la realización de alguna actividad interna debe realizarse con a lo menos 15 días de anticipación a la fecha de ésta.

La respuesta se hará llegar a quien corresponda a los 5 días posteriores de recibida la solicitud.

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PROCEDIMIENTO AYUDA SOCIAL



APOYO1 Cualquier miembro

reconocido de la Co-munidad Educativa(Profesor Guía, Director, Auxiliares).

Ingresa solicitud ante necesidad inminente pudiendo éstas ser de carácter :

Logístico Emergencia médicaFallecimiento

Ej: Canasta familiar, pañales, medicamen-tos, apoyo económico paliativo de costas.

2 Secretaria Corrobora e indaga y determina prioridades

Contacto personal o llamada telefónica.

3 Transmite al Directorio la infor-mación confirmada, para toma de razón

Correo electrónico, llamado telefónico o personalmente

4 Director Determina y genera respuesta o acción.

Correo electrónico, llamado telefónico u Oficio.

5 Secretaria Comunica resolución Correo electrónico, llamado telefónico u Oficio.

6 Delegado Comisión Materializa ayuda o coordina de acuerdo a paso 1.

Vuelve a 1

7 Secretaria Registra proceso. Acta - Facturas – Boletas - Depósitos.

8 Delegado Comisión Realiza seguimiento Informe9 Secretaria Registro del proceso. Planilla.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Entrevista Personal Llamado telefónico

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OBSERVACIONES:

La necesidad será cubierta si corresponde a algún miembro de la Comunidad Educativa. Para solicitudes de apoyo externo será de expresa decisión del Directorio en ejercicio.

PLAZOS:

Desde que es conocida la necesidad por este Centro, dentro de un plazo de 48 horas se decide tipo y calidad de apoyo.

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PROCEDIMIENTO COOPERACION DIA DEL NIÑO



APOYO1 Secretaria Se informa respecto a las

actividades a realizar por el Colegio (horarios, acto, desayuno, etc.)

Correo electrónico, teléfono

2 Transmite al Directorio la información.

Teléfono, correo elec-trónico.

3 Directorio Revisa factibilidad, plazos y comisiones.

Reunión, teléfono, correo electrónico.

4 Secretaria Envía respuesta a solicitud. Oficio, correo electró-nico.

5 Entrega aporte, regalo, etc.6 Tesorero de

ComisiónRinde Gastos Formulario

Boletas, Facturas7 Secretaria Registro del proceso. Planilla.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Comisiones Aportes

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OBSERVACIONES:

La respuesta a la petición se realizará de acuerdo al análisis y votación de quienes componen el Director, siendo ésta en reunión, vía correo electrónico o llamado telefónico.

El aporte que realice este Centro de Padres sólo será en carácter de apoyo a la celebración de éste día y de acuerdo a lo que el Establecimiento Educacional haya programado para la ocasión.

PLAZOS:

La solicitud de aporte debe realizarse con a lo menos 10 días de anticipación a la Celebración.


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PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN CENA ANIVERSARIO COLEGIO


PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD RECURSO DE APOYO1 Secretaria Cita Directivos subcentros a

reunión de coordinación.Comunicación, correo elec-trónico, teléfono.

2 Directorio Director Colegio

Define fecha Cena Apoderados. Oficio, Entrevista Personal, Correo electrónico.

3 Comisión Cultural Informa fecha, horarios, valores, condiciones, difusión etc.

Reunión apoderados, comunicación, correo elec-trónico.

4 Secretaria Director

Revisa pauta, elabora progra-mación y comisiones de servicio para cena, incluyendo sorteo de Bono Cooperación.

Pauta proceso.Comisiones

5 Secretaria Comisiones

Compra premios Bono Coopera-ción, otros gastos cena, contrata servicios externos.

CotizacionesPresupuestos

6 Director Desarrolla actividad. Programa evento.7 Secretaria

ComisionesRinde cuentas, registra proceso. Formulario, Planilla, recibos

Boletas, facturas.8 Secretaria Registro del proceso. Planilla.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Reunión de apoderados Comunicación Correo electrónico Llamado telefónico

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OBSERVACIONES:

La Cena debe realizarse en el mes de julio durante el Aniversario del Colegio.

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PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE KERMESSE



APOYO1 Secretaria Cita Subcentros reunión progra-

maciónComunicación, correo electrónico, teléfono.

2 Solicita colegio utilización gimnasio y amplificación para kermesse.

Oficio, correo electró-nico

3 Director Programa fechas, horarios, juegos, cursos, ubicaciones, actividades, estímulos, etc., considerando opiniones subcentros.

Presupuesto kermes.

4 Directivas Cursos Establece comisiones, juegos, premios.

Reunión Apoderados

5 Director Revisa pauta y elabora progra-mación día previo.

Pauta proceso.

6 Director Desarrolla kermesse. Programa evento.

7 Designado. Rinde Gastos Formulario8 Secretaria Registro del proceso. Planilla.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Comisiones Juegos Premios Estímulos

Gimnasio Amplificación

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OBSERVACIONES:

La distribución de las ubicaciones de los cursos, se hará mediante sorteo. Cada curso define el o los juegos de su Stand.

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PROCEDIMIENTOS COOPERACION A CELEBRACION DE:DIA DEL MAESTRO



APOYO1 Secretaria Se informa respecto a las

actividades a realizar por el Colegio (desayuno, almuerzo, acto, etc.)

Teléfono, correo elec-trónico

2 Transmite al DirectoR la información obtenida.

Teléfono, correo elec-trónico

3 Director Revisa factibilidad, plazos y comisiones.

Reunión, teléfono, correo electrónico.

4 Secretaria Envía respuesta a solicitud. Oficio, correo electró-nico.

5 Entrega aporte, regalo, etc.

6 Designado Tesorero Comisión

Rinde Gastos FormularioBoletas, Facturas

7 Secretaria Registro del proceso. Planilla.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Comisiones Aportes

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OBSERVACIONES:

La respuesta a la petición se realizará de acuerdo al análisis y votación de quienes componen el Directorio, siendo ésta en reunión, vía correo electrónico o llamado telefónico.

El aporte que realice este Centro de Padres sólo será en carácter de apoyo a la celebración de estos días y de acuerdo a lo que el Establecimiento Educativo haya programado para la ocasión.

PLAZOS:

La solicitud de aporte debe realizarse con a lo menos 10 días de anticipación a la Celebración.


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PROCEDIMIENTO ORGANIZACION CAMPEONATO DE ATLETISMO



APOYO1 Secretaria Cita delegados deportivos a reunión

de coordinación.Comunicación, correo electrónico, teléfono

2 Director Define tipo Campeonato Interno o Abierto a la comunidad, tipo de pruebas, categorías.

Bases Campeonato

3 Secretaria Envía invitaciones Colegios y confirma participantes.

Oficio, correo electró-nico, Teléfono

4 Director Realiza programación, fija fechas Planillas

5 Secretaria Difunde Afiches, página web.6 Cotiza, compra premios y confirma

lugar del evento.CotizacionesPresupuestos

7 DirectorSecretaria

Revisa pauta y elabora programación días previos.

Pauta proceso.Comisiones

8 DirectorDelegados Cursos

Desarrolla Campeonato, premia. Programa evento.

9 Designado (s) Comisiones

Rinde Gastos FormularioBoletas, Facturas

10 Secretaria Registro del proceso. Planilla.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Reglamento

Afiches

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OBSERVACIONES:

Este Campeonato de Atletismo es de responsabilidad del Club Deportivo Social y Cultural de La Municipalidad de Palín siendo los Padres y el Establecimiento Educativo entes colaboradores del mismo, sin embargo cuando el Organizador del evento se viera impedido por alguna circunstancia de llevar a cabo éste el Centro de Padres tomará la organización y desarrollo del Campeonato.

PLAZOS:

Las citaciones a los Delegados para la Coordinación del Campeonato deberá realizarse a lo menos con 45 días de anticipación a la fecha de realización de éste y previa entrevista con la Profesora de Acle de Atletismo.

Las invitaciones a otros Colegios deberán enviarse con 30 días de anticipación a la fecha del Campeonato.

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PROCEDIMIENTO: FINANCIAMIENTO ESCUELA DE PADRES.


PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD RECURSO DE APOYO1 Director Crea Estatuto con el cual son

normadas los directorios y socios de este Centro de Padres atribuciones y obligaciones.

Estatuto.

2 Secretaria Cita Asamblea Circular

3 Directorio Somete a votación Estatuto cobro cuota a cancelar

Asamblea.

4 Secretaria Efectúa cobros por familia de acuerdo a lo establecido en Asamblea

Listado Familias Talonario Ingresos

5 Deposita en cuenta corriente. Cartola bancaria.6 Director Realiza compras y pagos. Cheques

Boletas y facturas7 Secretaria Registro del proceso diario. Planilla.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Cobros ½ U.T.M Mensualidad Beneficios

Estatuto (atribuciones y obligaciones)

Cobros a

Pagos proveedores Personal

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OBSERVACIONES:

De acuerdo al Estatuto del Centro de Padres Legalizado en el Enero del año 1998, se explica que éste Centro representa a todos los Padres y Apoderados ante las autoridades del Establecimientoy que cada apoderado o socio tiene atribuciones y obligaciones.

Cada socio puede disfrutar de los servicios y beneficios que de acuerdo con los estatutos y reglamentos otorgue la Corporación a sus miembros.

La cuota ordinaria será mensual, el valor de esta cuota será determinada para el período social correspondiente por la Asamblea General Ordinaria, a proposición fundada del Directorio y considerando las posibilidades económicas de los socios y las necesidades de la entidad.

En todo caso los fondos recaudados por concepto de cuotas extraordinarias no podrán ser destinados a otro fin que no sea aquel para el cual fueron solicitadas, a menos que una Asamblea General convocada especialmente al efecto resuelva darle otro destino

Como administrador de los bienes sociales, el Directorio está facultado para comprar, vender, dar y tomar en arrendamiento, ceder y transferir toda clase de bienes muebles y valores mobiliarios.

Anualmente se entregará a los socios memoria de las actividades de la Institución, balance correspondiente e Informe de Comisión Revisora de Cuentas.

PLAZOS:

Los pagos se realizarán de la siguiente manera: mensualmente desde marzo a diciembre de cada año y al momento de la matrícula (octubre) el apoderado deberá encontrarse al día en sus pagos, de lo contrario regularizar su situación en esta instancia y además cancelar media UTM, la cual podrá dejar documentada hasta el 28 de febrero del siguiente año.

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PROCEDIMIENTO: CONTROL INVENTARIO, PERSONAL Y MODIFICACION MANUAL PROCEDIMIENTOS.


PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD RECURSO DE APOYO1 Secretaria

Directorio Elabora comisiones de servicio para la revisión anual de materiales donados al colegio, y revisión periódica del desarrollo del trabajo realizado por los monitores contratados por este Centro, además de cualquier modificación necesaria al presente Manual.

ReuniónPlanillas

2 Directorio Secretaria

Solicita permiso al Colegio para realizar la Revisión de Inventario en fecha establecida.

Entrevista / Carta DirecciónPlanilla

3 Comisión Servicio Observa desarrollo y desempeño del Monitor.

4 Comisión Servicio Realiza modificaciones al Manual en caso de ser necesario.

5 Secretaria Registro de los procesos. Acta.6 Informa resultados o conclusiones Acta / Memo

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DIAGRAMA DE FLUJO

Correspondencia Entrevista

Planilla

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OBSERVACIONES:

De acuerdo al Estatuto del Centro de Padres Legalizado en el Enero del año 1998, en Asamblea General Ordinaria que se celebre en el mes de noviembre, se hará la elección de los miembros del Directorio y de la Comisión Revisora de Cuentas, cuando corresponda.

Anualmente se hará una revisión a toda la documentación existente en la oficina del Centro de Padres, ingresos, egresos, cartolas bancarias, etc., posteriormente emitirá Informe de Comisión Revisora de Cuentas que será leído en Asamblea General.

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presente manual operativo

ii descripcin de actividades

actividades relacionadas

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