manual de procedimientos 2012 actualizado 13 de endero (reparado)

7/18/2019 Manual de Procedimientos 2012 Actualizado 13 de Endero (Reparado)

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Apics Chapter MéxicoAsociación para la Administración de Operaciones

Asociación de Profesionales en manufacturera y distribuciónTHE Educational Society for Resource Management

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Manual de Procedimientos 2012

APICS CHARPTER MEXICO





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INDICE





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Bienvenido Apics capitulo México.

Nos da mucho gusto darte la Bienvenida a la asociación para la administración de operacionesApics Capitulo México con nosotros te darás cuenta de la importancia que Apics tiene para miles depersonas quienes al igual que tu, comparten los beneficios de pertenecer a esta gran empresa.

Hemos tomado una buena decisión al elegirte, porque sabemos que cuentas con las capacidadlaboral y potencial necesario para el buen desempeño de tus funciones

En Apics nuestro objetivo es la satisfacción de nuestros clientes por lo cual desarrollamos nuestrotrabajo con entusiasmo y compromiso.

Esperamos que permanezcas con nosotros por mucho tiempo, disfrutando tus actividadescolaborando para lograr los objetivos de la compañía y alcanzando tus metas personales.

Antecedentes

APICS, The Association for Operations Management. Líder global y fuente de información de lasmejores prácticas en Administración de Operaciones desde 1957. APICS cuenta con una comunidadde 270 capítulos y 33 socios internacionales, compuesta con una red de alrededor de 60,000miembros en 20,000 compañías de manufactura y de servicios.

APICS Capitulo México con 39 años de experiencia en el país, es el único Capitulo Mexicano enrecibir por 11 ocasión la medalla Platinum, que es la máxima distinción que APICS otorga a nivelinternacional a los capítulos que tienen las mejores prácticas de administración y son un punto dereferencia para otros capítulos nacionales e internacionales.

Una historia construida con pasión

Era el año de 1972 cuando un grupo de profesionales de las áreas de operaciones decidieronformar en México un Capítulo dedicado a difundir en nuestro país los últimos conocimientos en elárea de operaciones y materiales que estaban disponibles en ese momento.

Eran los años del mrp, las computadoras llegaban a las áreas de materiales en sistemas pocoamigables y los usuarios no sabían implementarlo ni interpretar la información de estos sistemas.

Si les hubieran dicho que su esfuerzo personal llegaría a cumplir 35 años y cambiar la vida de milesde mexicanos seguramente no lo hubieran creído, sin embargo, hoy muchos de estos mexicanos alos que Apics les cambió la vida queremos reconocer a ese grupo, su visión, dedicación y pasión quenos permiten tener hoy un capítulo sólido y que continua facilitando el desarrollo de los

profesionales dedicados a las operaciones.





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Reconocimientos obtenidos a lo largo de la trayectoria.

APICS, The Association for Operations Management. Líder global y fuente de información de lasmejores prácticas en Administración de Operaciones desde 1957. APICS cuenta con una comunidadde 270 capítulos y 33 socios internacionales, compuesta con una red de alrededor de 60,000miembros en 20,000 compañías de manufactura y de servicios.

APICS Capitulo México con 39 años de experiencia en el país, es el único Capitulo Mexicano enrecibir por 13 ocasión la medalla Platinum, que es la máxima distinción que APICS otorga a nivelinternacional a los capítulos que tienen las mejores prácticas de administración y son un punto dereferencia para otros capítulos nacionales e internacionales.

Reconocimiento a nuestros presidentes

En esta lista queremos honrar a aquellos socios que han dedicado tiempo personal y familiar aservir a nuestro capítulo como presidentes. Cualquier omisión deberá ser perdonada pero será

corregida con sus comentarios.

Ing. Alfonso Quijano 1972-74Ing. Francisco J. De Regil. CFPIM. 1974-76*Ing. Jorge Sánchez Gómez.CPIM. 1976-78Ing. Alfonso Olvera.CPIM.1978-80*Ing. Juan Jorda 1980-81Ing. Pedro Gefroy. CPIM. 1981-83Ing. Jorge Sánchez Gómez. CPIM. 1983-84Ing. Salvador Cruz 1984-86Ing. Víctor Alvarez. CPIM.1986-88Lic. Jaime Castro. CPIM. 1988-90Ing. Francisco León.CPIM.1990-92Ing. Emilio Ramos. CPIM. 1992-94**Ing. Humberto Rodríguez. CPIM. 1994-96Lic. Jaime Castro. CPIM. 1996-97**Ing. Jorge Serrano P.CPIM. 1997-98**Ing. Jesús Campos. CPIM, CIRM,C.P.M.1998-99**C.P. Fernando Delgado 1999-2001.**Ing. Julio Armendáriz CPIM. 2003-05 **Ing. José Luis Marin, CPIM. 2005- 07**Ing. Jaime Rodríguez Leiva, CPIM, CSCP, CIRM. 2007- 2011**Ing. Jesús Campos, CPM, CSCP, CIRM. 2011- a la fecha

** Ganadores de reconcimientos por parte de Apics Internacional por la Administración del

Capítulo.





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Antecedentes a Apics Capitulo mexico

40 años en el paísMás de 16,000 horas persona al año de educación4 sedes de instrucción (DF, Tlalnepantla, Toluca y Morelos)11 años reconocido por su mejores prácticas de administración

Principales Actividades

* Diálogos ejecutivosReuniones con grupos de tomadores de decisiones para discutir temas

de Cadena de Suministro

* Eventos técnicos

Sesiones para comentar técnicas específicas con la comunidad deCadenade Suministro Para identificar tendencias y necesidades de lacomunidad

CPIM, CSCP* Acreditaciones y TalleresDesarrollados con el fin de consolidar los conocimientos adquiridos por los participantes endiferentes eventos educativos y ofrecer programas integrales basado en los fundamentosde Apics pero en español* Estudios y encuestasPara identificar tendencias y necesidades de la comunidad





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CERTIFICASIONES EN APICS CAPITULO MEXICO.

Certificación como Profesional en Cadena de Suministro(Certified Supply Chain Professional - CSCP)

Desarrolla en los participantes para incrementar la productividad, colaboración e innovacion ydescubrir como afectar positivamente los tiempos de entrega, inventarios, productividad y lautilidad. Podrán entender com se administra la integración y corrdinación de las actividades paraalcanzar reducciones en costo e incrementos en el servicio al cliente, asi como tambien obtendránconocimiento para administrar actividades de cadena de suministro mundiales de manera efectivay eficiente.

Certificación En Administración de la Producción e Inventarios

(Certified in Production and Inventory Management - CPIM)

El Certificado CPIM fue desarrollado por APICS para proporcionar bases comunes de información a

los individuos involucrados o interesados en la Administración de los Recursos de la Empresa, estacompuesto de cinco módulos y requiere de 5 exámenes

http://www.apics.org.mx/v2/index.php?option=com_content&view=article&id=54&Itemid=72








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VISION:

Formar una comunidad dedicada a fortalecer y difundir la importancia de la Cadena de Suministro

MISION:

Proporcionar contenidos y foros de intercambio de conocimiento en Administración de la Cadenade Suministro

APICS CAPITULO MEXICO BASA SUS ACTIVIDADES EN 4 VALORES FUNDAMENTALES

EficienciaBrinda calidad en el servicio a cliente, buscando el resultado más adecuado y oportuno parasatisfacer sus necesidades.

VeracidadSe expresa con autenticidad en las relaciones laborales con todos los miembros de la empresa y conterceros.

NeutralidadLa empresa y sus empleados actuan con absoluta imparcialidad política, económica o de cualquierotra índole en el desempeño de sus funciones demostrando independencia a sus vinculaciones conpersonas, partidos políticos, socios de negocios o instituciones ajenas.

LealtadActúa con fidelidad y solidaridad hacia todos los miembros de la empresa, clientes y proveedores,en la medida que reúnan las formalidades del caso y tengan por objeto la realización de actos deservicio que se vinculen con las labores o servicios que ofrece. Asimismo, actúa con reserva ydiligencia en el manejo de la información que conocen sus empleados.





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ESTRUCTURA JERARQUICA

Definición de Autoridad

En este sentido, es importante distinguir que la autoridad se relaciona con el título o cargo que lapersona tiene dentro de la empresa y no con sus características o atributos personales. Cuando unaposición de autoridad es desocupada, la persona que ha dejado el cargo entrega la autoridad que elmismo representa. La autoridad permanece con el cargo y con su nuevo titular. Cuando se ejerceautoridad, se espera el cumplimiento de las órdenes emanadas del titular de la autoridad. Poderque tiene una persona sobre otra que le está subordinada.

Requisitos de aceptación de la AutoridadEl subordinado debe ser capaz de entender la comunicación. Debe saber que lo se le pide esconsistente con los objetivos generales de la organización. Debe percibir que lo que se le pide escompatible con sus principios éticos y morales. Debe poseer la capacidad física y mental paracumplir lo solicitado por el mando superior

¿Qué es la Delegación de actividades?

La delegación es asignar autoridad a una o más personas para llevar a cabo actividades específicas.Si no existiese la delegación, una sola persona tendría que hacer todo. Esta forma de dirigirpersonal es sumamente útil.Delegar implica no solamente la entrega de un poder para que alguien pueda impartir órdenes aterceros bajo su mando. Por el contrario, lleva implícito un cúmulo de compromisos de parte dequien acepta la autoridad conferida.A continuación se presenta un proceso típico de delegación.

1. ASIGNACIÓN DE DEBERES2. DELEGACIÓN DE AUTORIDAD3. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD4. CREACIÓN DE CONFIANZA





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ESTRUCTURA JERARQUICA

Asignación de deberes

El responsable de la empresa tiene que definir perfectamente y comunicar los deberes queserán asignados a sus mandos medios e intermedios, los cuales a su vez los trasladarán asus subalternos para el cumplimiento de los objetivos propuestos.Los deberes para cada persona deben quedar registrados, verificando desde el primermomento que sean comprendidos por los involucrados. Además, debe incluirse los tipos deresultados esperados y cómo, cuándo, dónde y con qué frecuencia será evaluado sucumplimiento.

Delegación de autoridad

El mismo hecho de comunicar funciones y actividades a un subordinado indica que se ledebe entregar la autoridad necesaria para desempeñarlas adecuadamente. Delegar sinentregar la autoridad es un absurdo tan grande como un elefante. Sin la autoridadcorrespondiente, es materialmente imposible que se puedan llevar adelante los deberesasignados y por lo tanto no se podrán cumplir los fines concretos de la organización.

Asignación de responsabilidad

Toda delegación de autoridad lleva asignada una responsabilidad para quien la recibe. Losderechos tienen que ser acompañados de “obligaciones” y “metas concretas”. No se concibe

delegar la autoridad sin la asignación de una cuota de responsabilidad.La autoridad sinresponsabilidad es el principiodel fin de toda organización y una de las causas másfrecuentes de abusos en las empresasLa responsabilidad es entregada automáticamente

con cada delegación de autoridad. Sin embargo, la misma no puede ser transferida comouna responsabilidad “final o única”. La responsabilidad final siempre será del mando que

tiene a su cargo al subalterno en el cual delegó. Esto significa que la cesión de una cuota deresponsabilidad no exime de la misma a quien la cede. Ante los mandos superiores, ambosson responsables. Este punto es de primordial importancia y no debe ser olvidado enningún caso “Somos responsables de entregar responsabilidad a alguien y ante nuestros

superiores, de los resultados de esa entrega”.

Creación de confianza

Es inconsistente dar a una persona autoridad y responsabilidad y no completar el procesodepositando un grado de confianza suficiente en la persona en la que se ha delegado una

tarea. Si un jefe ha decidido delegar, es necesario que confíe en los demás.La autoridad y responsabilidad delegada generan un compromiso para el subordinado, elcual deberá desempeñar su trabajo de la forma más relajada posible. Si es consciente decontar con la confianza de su superior logrará las metas propuestas, al margen de losposibles contratiempos que puedan surgir en todo el proceso de realización





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ORGANIGRAMA APICS CAPITULO MEXICO

ACTIVIDADES GENERALES DE LA ESTRUCTURA EMPRESARIAL:

Finanzas

Autoridad (10) Autoridad (9) Autoriadad (6)

Puesto

(Directivo)

Gerente(Administrativo)

Mensajero

ING.Jesuscampos

Laura AmentaSr.Joseluis Avila

Olivares

Comercial

Autoridad (10)Nivel de

autoriadad (8)

Puesto

(Directivo)

Ejecutivo de

cuenta

Lic.FernandoDelgadillo

GabrielaCamachoArmenta

Patricia RoblesNieto

Susana JuarezMorales

Logistica

Puesto

(Directivo)

Gerente(Logistica)

Auxiliar dePlaneacion

Samira Callejas

Erika RaquelGarcia Sanchez

Alberto Paredes

Ing.Jaime Castroflores

Autoridad (10) Autoridad (9) Autoridad (7)

•Administracion del capital asi como losingresos de la empresa.estructuraFinanciera.

Administracion

•Elaboracion del producto y satisfaciondel producto (servicio)

Finanzas

•Promocion del productoLogistica





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LAY OUT DE APICS CAPITULO MEXICO

1º Nivel

Planeación/Logística

sistemas

B a ñ o

CocinaComedor

E

n t r a

Recepción

escaleras Pasillo

Pasillo Administración

ventas ventas ventas calidad

2º Nivel

Baño Sala de Juntas

escaleras Pasillo Finanzas

Oficina 1 Oficina2

Oficina 3

PUNTO CLAVE DEL ÉXITO EN APICS CAPITULO MEXICO

El éxito del capítulo es la continuidad y el compromiso de la mesa directiva, que año con año secomprometen para poder brindarle a la comunidad nuevas y mejores alternativas de capacitación y

superación profesional.

RESPONSABILIDAD SOCIAL

APICS CAPITULO MEXICO pertenece a la Comunidad, con Responsabilidad Social y MedioAmbiente Debe preocuparse por realizar una operación segura, eficiente y responsable conla comunidad y el medio ambiente, sobre la base de un cohesionado trabajo en equipo detrabajadores, contratistas y proveedores. Debe buscar brindar herramientas que permitanla mejoría del estándar de vida de los habitantes de la comunidad, y generación deoportunidad, respetando las diversas culturas existentes especialmente las relacionadascon las etnias originarias.





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REGLAMENTO Y POLITICAS INTERNAS DE APICS CAPITULO MEXICO:

Al llegar a laborar el trabajador o empleado deberá checar en el reloj “checador” asignado

en el departamento.

No presentarse a laborar con aliento alcohólicoNo se podrá brindar descuentos o cortesías gratis sin previo aviso al inmediato superior.Los reconocimientos para una posible promoción siempre serán con base a lasresponsabilidades personal, disciplina resultados laborales y nunca solo por antigüedadNo se deberán aceptar relagos de profesores sai como de participantes dentro de laempresa.No engañar al cliente anunciando precios bajosPara el desempeño de sus labores el trabajador tendrá como centro de trabajo donde sereportara diariamente e informara de sus actividades y servicios en Rio Nilo ·88 despacho701 col. Cuauhtémoc cp. 06500 en la inteligencia que estos son desacuerdo con lasnecesidades de trabajo obligando a presentar sus servicios en cualquier lugar de la

republica mexicana, en donde la empresa requiera sus servicios.El trabajador o empleado desempeñara sus servicios bajo la dirección y dependencia de laempresa y de sus representantes quedando obligado a observar las instrucciones quereciba.La empresa está obligada a inscribir al trabajador o empleado al instituto mexicano delseguro social, pagando al trabajador o empleado las cuotas que le correspondan en lostérminos de la ley de seguro social.La duración de la jornada diaria será legal y por ello el empleado desempeñara sus laboresen el horario que le designe la empresa a un horario establecido esto es 48 horassemanales repartidas diariamente a la semana.La empresa y trabajador convienen que gozara de un día de descanso semanal el día de

descanso designado es el día domingo de cada semana.El trabajador o empleado queda obligado a sustentarse a los reconocimientos médicos queordene la empresa, de acuerdo a lo establecido en la ley federal de trabajo.Los asuntos que sean del conocimiento del trabajador con motivo de su trabajo seránconsiderados como secreto industrial y se obliga al trabajador a no rebelarlo a personafísica o moral alguna.El trabajador o empleado se obliga a no revelar a terceras personas los nombresinformación, documentos, cifras, estudios, técnicas de producción o cualquier otro datorelacionado con la labor que desempeñe o que se refiera a la empresa.El trabajador o empleado no podrá dentro de su jornada de trabajo vender, promover,salvo la autorización especial y por escrito de la empresa.

El trabajador o empleado queda obligado a realizar todo el esfuerzo necesario que este desu parte en el desempeño de sus laboresEl trabajador o empleado disfrutara anualmente de los días de descanso obligadosestablecidos en el artículo 74 de la ley Federal del trabajoEl trabajador o empleado se obliga a prestar sus servicios exclusivamente a la empresaquedando prohibido dedicarse a actividades similares a las de su puesto o por su cuentapropia.En caso de presentar renuncia el trabajador o empleado se obligan a presentar la renunciacon 15 días antes de la fecha de termino.El trabajador o empleado disfrutara de un periodo vacacional de 6 días correspondiente alprimer año laborado y en lo sucesivo se sujeta a la política establecida por la empresa para

determinar el número de días futuros de conformidad con el artículo 76 de la ley federal





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del trabajo, en adición tendrá derecho a una prima vacacional de 25% calculados sobre losdías de vacaciones a disfrutar.El trabajador tendrá derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes del dia veintede diciembre, equivalente a 15 deas de salario en caso de no tener el año completo deservicio se pagara la parte proporcional del mismo conforme al tiempo que hubiere

trabajado.

REGLAMENTO PARA SER REVISADO POR DIRECTIVOS

LA REPETICION DE LA FALTA O LA COMISION DE OTRA U OTRAS, QUECONSTITUYAN UNA CAUSA LEGAL DE RESCISION, DEJA SIN EFECTO LADISPOSICION ANTERIOR

ARTICULO 47. SON CAUSAS DE RESCISION DE LA RELACION DE TRABAJO, SINRESPONSABILIDAD PARA EL PATRON:I. ENGAÑARLO EL TRABAJADOR O EN SU CASO, EL SINDICATO QUE LO HUBIESEPROPUESTO O RECOMENDADO CON CERTIFICADOS FALSOS O REFERENCIAS ENLOS QUE SE ATRIBUYAN AL TRABAJADOR CAPACIDAD, APTITUDES OFACULTADES DE QUE CAREZCA. ESTA CAUSA DE RESCISION DEJARA DE TENEREFECTO DESPUES DE TREINTA DIAS DE PRESTAR SUS SERVICIOS ELTRABAJADOR;II. INCURRIR EL TRABAJADOR, DURANTE SUS LABORES, EN FALTAS DEPROBIDAD U HONRADEZ, EN ACTOS DE VIOLENCIA, AMAGOS, INJURIAS OMALOS TRATAMIENTOS EN CONTRA DEL PATRON, SUS FAMILIARES O DELPERSONAL DIRECTIVO O ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA OESTABLECIMIENTO, SALVO QUE MEDIE PROVOCACION O QUE OBRE EN

DEFENSA PROPIA;III. COMETER EL TRABAJADOR CONTRA ALGUNO DE SUS COMPAÑEROS,CUALQUIERA DE LOS ACTOS ENUMERADOS EN LA FRACCION ANTERIOR, SICOMO CONSECUENCIA DE ELLOS SE ALTERA LA DISCIPLINA DEL LUGAR ENQUE SE DESEMPEÑA EL TRABAJO;IV. COMETER EL TRABAJADOR, FUERA DEL SERVICIO, CONTRA EL PATRON, SUSFAMILIARES O PERSONAL DIRECTIVO ADMINISTRATIVO, ALGUNO DE LOSACTOS A QUE SE REFIERE LA FRACCION II, SI SON DE TAL MANERA GRAVESQUE HAGAN IMPOSIBLE EL CUMPLIMIENTO DE LA RELACION DE TRABAJO;V. OCASIONAR EL TRABAJADOR, INTENCIONALMENTE, PERJUICIOSMATERIALES DURANTE EL DESEMPEÑO DE LAS LABORES O CON MOTIVO DEELLAS, EN LOS EDIFICIOS, OBRAS, MAQUINARIA, INSTRUMENTOS, MATERIAS

PRIMAS Y DEMAS OBJETOS RELACIONADOS CON EL TRABAJO;VI. OCASIONAR EL TRABAJADOR LOS PERJUICIOS DE QUE HABLA LA FRACCIONANTERIOR SIEMPRE QUE SEAN GRAVES, SIN DOLO, PERO CON NEGLIGENCIATAL, QUE ELLA SEA LA CAUSA UNICA DEL PERJUICIO;

VII. COMPROMETER EL TRABAJADOR, POR SU IMPRUDENCIA O DESCUIDOINEXCUSABLE, LA SEGURIDAD DEL ESTABLECIMIENTO O DE LAS PERSONASQUE SE ENCUENTREN EN EL;

VIII. COMETER EL TRABAJADOR ACTOS INMORALES EN EL ESTABLECIMIENTOO LUGAR DE TRABAJO;IX. REVELAR EL TRABAJADOR LOS SECRETOS DE FABRICACION O DAR ACONOCER ASUNTOS DE CARACTER RESERVADO, CON PERJUICIO DE LA

EMPRESA;X. TENER EL TRABAJADOR MAS DE TRES FALTAS DE ASISTENCIA EN UN





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HORARIO DISPUESTO POR APICS CAPITULO MEXICO

Puesto Nombre Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo

Director deFinanzas

Ing. JesúsCampos

Abierto

(sujeto acurso)

Abierto

(sujeto acurso)

Abierto

(sujeto acurso)

Abierto

(sujeto acurso)

Abierto

(sujeto acurso)

Abierto

(sujeto acurso) Descanso

DirectorComercial

Lic.FernandoDelgadillo

Abierto(sujeto acurso)





Abierto(sujeto acurso) Descanso

Director deLogística

Ing. JaimeCastro Flores






Abierto(sujeto acurso) Descanso

GerenteAdministrativo

LauraArmenta

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

8:00 am a12:00 pm Descanso

Gerente delogística

SamiraCallejas

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm


Ejecutivo deventas

SusanaJuárezMorales

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm


Ejecutivo de

ventas

GabrielaCamacho

Armenta

9:00 am a

6:00 pm

9:00 am a

6:00 pm

9:00 am a

6:00 pm

9:00 am a

6:00 pm

9:00 am a

6:00 pm

8:00 am a

12:00 pm Descanso

Ejecutivo deventas

PatriciaRobles Nieto

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm


Auxiliar deplaneación

AlbertoParedesGonzález

2:00 pm a6:00 pm

2:00 pm a6:00 pm

2:00 pm a6:00 pm

2:00 pm a6:00 pm

2:00 pm a6:00 pm Descanso Descanso


Erica RaquelGarcíaSánchez

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm Descanso Descanso

MensajeroJesús ÁvilaOlivares

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm

9:00 am a6:00 pm Descanso Descanso

Se trabaja 48 horas a la semana divididas en 7 días a la semana con un descanso dominical(a excepción de la solicitud de dirección pagando la prima dominical correspondiente).La fecha se pago es el día 25 de cada mes (solo días avilés).Cada día 26 de cada mes se firma recibo de nomina el día (solo días avilés).





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HORARIO DISPUESTO POR APICS CAPITULO MEXICO

Horario de comida

Puesto Nombre Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes SábadoGerenteAdministrativo

LauraArmenta

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm No Aplica

Gerente delogística

SamiraCallejas

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm


Ejecutivo deventas

SusanaJuárezMorales

1:00 p.m. a2:00 pm

1:00 p.m. a2:00 pm

1:00 p.m. a2:00 pm

1:00 p.m. a2:00 pm

1:00 p.m. a2:00 pm No Aplica

Ejecutivo de

ventas

GabrielaCamacho

Armenta

2:00 pm a

3:00 pm

2:00 pm a

3:00 pm

2:00 pm a

3:00 pm

2:00 pm a

3:00 pm

2:00 pm a

3:00 pm No AplicaEjecutivo deventas

PatriciaRobles Nieto

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm

2:00 pm a3:00 pm



AlbertoParedesGonzález No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica


Erica RaquelGarcíaSánchez

2:30 pm a3:30 pm

2:30 pm a3:30 pm

2:30 pm a3:30 pm

2:30 pm a3:30 pm

2:30 pm a3:30 pm

No Aplica

Mensajero

Jesús Ávila

Olivares

1:00 pm a

2:00 pm

1:00 pm a

2:00 pm

1:00 pm a

2:00 pm

1:00 pm a

2:00 pm

1:00 pm a

2:00 pm No Aplica





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CÓDIGO MARCO DE ÉTICA DE LOS TRABAJADORES DE APICS CAPITULO MEXICO

CAPÍTULO I DE LA APLICACIÓN DEL CÓDIGO

Artículo 1.- Ámbito de aplicación

Los Principios, Deberes y Prohibiciones éticos que se establecen en el presente CódigoMarco de Ética, son aplicables al personal de APICS CAPITULO MEXICO y de las empresasbajo su ámbito definido en el artículo 2 del presente Código.

Artículo 2.- Personal sujeto al Código Marco de Ética

Para los efectos del presente Código Marco de Ética se considera como Personal a

todo empleado, trabajador, servidor o locador de servicios no personales de lasempresas bajo el ámbito de APICS CAPITULO MEXICO , en cualquiera de los nivelesjerárquicos, de dirección o confianza, sea nombrado, contratado o designado, quedesempeñe actividades o funciones a nombre de la empresa, independientementedel régimen jurídico de la empresa en la que se preste el servicio y del régimenlaboral o de contratación al que se encuentre sujeto.

Asimismo, se considera como Personal a los Directores, designados por APICS CAPITULOMEXICO de las empresas en las que éste mantenga participación accionaria, y a losrepresentantes del Estado ante las Juntas Generales de Accionistas.

Se entiende que el Personal toma conocimiento del presente Código Marco de Ética al iniciarsus labores.

Artículo 3.- Interpretación y consultas

La Dirección Ejecutiva de APICS CAPITULO MEXICO es la competente para dictar lasnormas interpretativas y aclaratorias del presente Código Marco de Ética.

CAPÍTULO IIPRINCIPIOS Y DEBERES ÉTICOS

Artículo 4.- Principios éticos

El Personal actúa de acuerdo a los siguientes principios:

Probidad:Actúa con rectitud, honradez y honestidad, procurando satisfacer los intereses legítimos de laempresa, sus clientes y la sociedad en su conjunto, y desechando el provecho o ventajapersonal, obtenido por sí o por interpósita persona. Profesa y practica un claro rechazo a la

corrupción en todos los ámbitos de desempeño de la Empresa y cumple cabalmente con lasnormas vigentes.





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EficienciaBrinda calidad en cada una de las labores a su cargo, buscando el resultado más adecuado yoportuno.

IdoneidadSe desenvuelve con aptitud técnica, legal y moral en el desempeño de su labor. Propende a unaformación sólida acorde a la realidad, capacitándose permanentemente para el debidocumplimiento de sus labores.

VeracidadSe expresa con autenticidad en las relaciones laborales con todos los miembros de la empresa ycon terceros.

Lealtad y ObedienciaActúa con fidelidad y solidaridad hacia todos los miembros de la empresa, cumpliendo lasórdenes que le imparta el superior jerárquico competente, en la medida que reúnan lasformalidades del caso y tengan por objeto la realización de actos de servicio que se vinculencon las labores a su cargo, salvo los supuestos de arbitrariedad o ilegalidad manifiestas, loscuales deberá poner en conocimiento de la administración de la empresa. Asimismo, actúa conreserva y diligencia en el manejo de la información que conoce.

Artículo 5.- Deberes éticosEl Personal tiene los siguientes deberes:

Neutralidad

Debe actuar con absoluta imparcialidad política, económica o de cualquier otra índole en eldesempeño de sus funciones demostrando independencia a sus vinculaciones con personas,partidos políticos o instituciones ajenas.

Transparencia

Debe ejecutar los actos de su labor de manera transparente, ello implica que dichos actos sonaccesibles al conocimiento de la ciudadanía a través de los mecanismos legales, de acuerdo a lasdisposiciones de la Directiva sobre Transparencia aprobada por APICS CAPITULO MEXICO

DiscreciónDebe guardar reserva respecto de hechos o informaciones de los que tenga conocimiento conmotivo o en ocasión del ejercicio de sus labores y la prestación de sus servicios, sin perjuiciode los deberes y las responsabilidades que le correspondan en caso de conocer actos ilegaleso contrarios al orden público y las buenas costumbres.

Uso Adecuado de los Bienes de la empresaDebe proteger y conservar los bienes de la empresa donde trabaja o presta sus servicios,

debiendo utilizar los que le fueran asignados para el desempeño de sus labores de manera





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racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir queotros empleen los bienes de la empresa para fines particulares o propósitos que no seanaquellos para los cuales hubieran sido específicamente destinados.





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CAPÍTULO III

PROHIBICIONES ÉTICAS Artículo 6.- Prohibiciones Éticas

El personal está prohibido de:

Mantener relaciones o participar de situaciones en cuyo contexto sus intereses personales,laborales, económicos o financieros pudieran estar en conflicto con el cumplimento de losdeberes y labores a su cargo.Obtener o procurar beneficios o ventajas indebidas, para sí o para otros, mediante el uso de sucargo, influencia o apariencia de influencia.Realizar actividades de proselitismo político a través de la utilización de sus labores o pormedio de la utilización de infraestructura, bienes o recursos de la empresa, ya sea a favor o encontra de partidos u organizaciones políticas o candidatos.Hacer mal uso de información privilegiada. Participar en transacciones u operacionesfinancieras utilizando información privilegiada de la empresa a la que pertenece o que pudieratener acceso a ella por su condición o ejercicio del cargo que desempeña, ni debe permitir el

uso impropio de dicha información para el beneficio de algún interés particular.Ejercer presiones, amenazas o acoso que puedan afectar la dignidad de la persona o inducir a larealización de acciones dolosas.

CAPÍTULO IVINCENTIVOS, SANCIONES Y COMUNICACIONES

Artículo 7.- IncentivosLa Gerencia General de cada empresa ejecuta las medidas para promover la cultura deprobidad y transparencia, establecida en el presente Código Marco de Ética. Para el caso deAPICS CAPITULO MEXICO esta labor será ejercida por la Dirección Ejecutiva.La Gerencia General de cada empresa establece los mecanismos e incentivos que permitanuna actuación correcta, transparente y leal del Personal. Para el caso de APICS CAPITULOMEXICO esta labor será ejercida por la Dirección Ejecutiva.

En ese sentido, dicho órgano está encargado de:

a) Difundir el Código Marco de Ética y el Código de Ética de la Empresa.

b) Diseñar, establecer, aplicar y difundir los incentivos y estímulos al personal que cumplacon los principios, deberes y obligaciones del presente Código Marco y del respectivoCódigo de Ética de la Empresa, así como que respeten sus prohibiciones.

c) Desarrollar campañas educativas sobre los principios y disposiciones contenidas en elpresente Código y en el respectivo Código de Ética de la Empresa.

Artículo 8.- Sanciones

El incumplimiento de las disposiciones previstas en el presente Código Marco de Ética y en elrespectivo Código de Ética de la Empresa será considerado, según corresponda, como falta laboralconforme a las normas laborales y el Reglamento Interno de Trabajo de las Empresas, faltaadministrativa según se determine que las conductas constituyan acciones sancionables conforme ala Ley No. 27588, la Ley No. 27815 y la Ley No 27444, y falta de carácter societario de conformidadcon la Directiva de Directores aprobada por el Directorio de APICS CAPITULO MEXICO y con lasdisposiciones correspondientes de la Ley General de Sociedades.

A tales efectos, cada Empresa es responsable de la aplicación de las sanciones pertinentes.





21

Artículo 9.- Obligación de comunicar o denunciar los actos contrarios al Código

El Personal, bajo responsabilidad, tiene el deber de comunicar los actos contrarios a lo normado enel presente Código Marco de Ética y en el Código de Ética de la Empresa.

Las quejas y denuncias contra el Personal que contravenga este Código Marco de Ética y en elCódigo de Ética de la Empresa, o cualquier otra norma relacionada, podrán ser presentadas en lasoficinas administrativas de APICS CAPITULO MEXICO, o de las respectivas Empresas a nivelnacional; ante la Defensoría del Pueblo y ante la Contraloría General de la República. Las mismasdeberán ser atendidas por la Empresa que corresponda o derivadas a los órganos de controlrespectivos.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA.- CÓDIGO DE ÉTICA DE LAS EMPRESAS

Dentro del plazo de 20 días hábiles contados a partir de la publicación del presente Código Marcode Ética, cada Directorio deberá aprobar el Código de Ética de la Empresa que dirige, en base a lasdisposiciones contenidas en el presente documento. El referido Código de Ética deberá abarcardistintos aspectos que pudieran afectar la gestión o propiedad de la empresa, tales como: conflictosde interés, el deber de confidencialidad, información privilegiada, pagos impropios, donaciones,nepotismo, actividades políticas, medio ambiente, seguridad del trabajo, recibo de regalos, entreotros.

SEGUNDA.- ADECUACIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

El Directorio o la Gerencia General de las Empresas deberá, en un plazo máximo de 30 días hábilesdesde la publicación del presente Código Marco de Ética, y bajo responsabilidad, modificar elReglamento Interno de Trabajo de sus representadas, para incorporar como infracciones, lainobservancia de las disposiciones contenidas en este documento y en el Código de Ética de laEmpresa, así como para establecer las sanciones correspondientes.

Jesus Campos Cortés Socio Director APICS CAPITULO MEXICO.





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BENEFICIOS DE TRABAJAR EN APICS CAPITULO MEXICO

Prestaciones de ley:

Un día de descanso a la semana. Servicio Medico para el trabajador y su familia (seguro social). Aguinaldo por lo menos de 15 días por año. vacaciones el primer año de trabajo es de al menos 6 días y aumenta a razón de 2 días por año hasta llegar a 14 días al año. Prima vacacional que corresponde al 25% del sueldo.

*Prestaciones internas en la empresa

Servicio de comedor

Estas son algunas opciones de prestaciones internas

algunas empresas hacen convenios con otras para que a sus empleados les den descuentos, dias adicionales de vacaciones o mas dias festivos,

fiestas, etc.Las prestaciones económicas son las que se refieren únicamente al aspecto económico obviamente, como bonos, aguinaldo, primas, etc.





23

OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES PARA LA EMPRESA

En esta parte se debe de aclarar las reglas de la empresa hacia el empleado





24

PERFIL DE PUESTOS

En este capítulo se explicara los requisitos personales que deben reunir los aspirantes a un puestode trabajo dentro de la Empresa, tales como solicitud de ingreso, certificados médicos, certificadosde estudio, etc.

Autoridad Puestos

Puestos Directivos

10 Director de Finanzas

10 Director de Logistica y/oOperaciones

10 Director Comercial

Puestos Gerenciales

9 Gerencia Administrativa

9Gerencia de logistica y/ooperaciones

Ejecutivos

8 Ejecutivos de ventas

Auxiliar de Produccion

7 Auxiliar de logistica

7 Auxiliar de calidad

Puesto Auxiliar General

6 Mensajero





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PERFILES DE PUESTOS

Puesto:

Asesor comercial

Perfil general:

Hombre o MujerOffice básico: word, power point, excel, outlookConocimientos de ingles 50% (de preferencia)Estudios: Lic. En mercadotecnia, Relaciones comerciales, Administración, Recursos Humanos(pasante o titulado)

Disponibilidad de horarioFacilidad de palabraFacilidad de relaciones publicas

Funciones:

Comercializar cursos y talleresComercializar servicios de consultoríaIdentificar/desarrollar mercados y clientes potencialesPromover eventos vía telefónica y correo electrónicoMantener base de datos de clientes

Apoyar en exposicionesVisitar Clientes

Horario:

Lunes a viernes de 8:45 a 18:00 hrsSábados de 8:00 a 12:00 hrs

Experiencia

Venta de capacitación y/o servicios de consultoría

Utilización de sistema CRM (deseable)





26

Características de persona l no apto para laborar en Apics Capitulo México

Etc. Asimismo, deberá incluirse dentro de los requisitos deingreso que:

“La empresa no solicitará como requisito de admisión al empleo, la prueba deembarazo, el examen de

VIH-SIDA, así como tampoco exigirá constancia de no afiliación a unaAsociación Profesional de

Trabajadores y trabajadoras”.

Agregar en este Capítulo como un artículo adicional el contenido del Artículo 28 delCódigo de Trabajo.





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INTRODUCCION AL MANUAL APICS CAPITULO MEXICO

El manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollar las

actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlarlas copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4procedimientos obligatorios como son:ç

Tratamiento de No Conformidades.Auditoría Interna.Sistema de Mejora.Control de la documentación.

Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan odetallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.

PropósitoDefinir un método mediante el cual se establezcan las guías para llevar un control de losprocedimientos elaborados Apics Capitulo México. Garantizando que éstos estén disponibles en loslugares correspondientes para la correcta operación.

FinalidadEs fomentar la aplicación de actividades ya establecidas para poder tener un concepto deresultados y objetivos claros sobre cualquier actividad, y fomentar una responsabilidad común encada una de las actividades.

Objetivo

Es tener una organización y una estandarización en cada una de lasActividades en el área. Con esto se puede lograr una mejora continua en cada uno de sus procesos yuna gran disminución de errores laborales así como fallas para garantizar la responsabilidad decada actividad , con el fin de controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar sualteración arbitraria facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y suvigilancia que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizandoadecuadamente reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas

adicionales.

El objetivo es tener una organización y una estandarización en cada una de las actividades.





28

ALCANCES

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya quedescriben en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteraciónarbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo debenhacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,procedimientos y métodos.





29

METODOLOGIA SIPOC

IMPLANTADO EN LA EMPRESA





30

¿QUE ES SIPOC?

El SIPOC es una herramienta para identificar problemas, que...

Le ayudará a definir el alcance de su oportunidad de mejoraLe guiará en su oportunidad de mejoraAsegurará que el enfoque de su oportunidad de mejora esté alineado

con los requerimientos de mayor nivel del cliente

SIGNIFICADO DE SIPOC

Suppliers – Proveedores

Inputs – Entradas

Process- Proceso

Outputs – Salidas

Customers – Clientes.

ALCANCES

Identificará deficiencias en los requerimientosIdentificará proveedores y clientesVerificará los requerimientos de recursosEstablecerá el alcance del proyecto, y asegurará a los Inversionistas que elárea problema está capturado en el Proceso

Crea consenso en el equipoResuelve conflictosDeterminará la métrica correcta para verificar los Requerimientos delclienteEstablecerá quien debe participar en el equipo del Proyecto.

PASOS PARA DESARROLLAR SIPOC

1. Identificar el proceso y sus límites2. . Identificar las salidas3. . Identificar los clientes4. para cada salida y/o Identificar el proveedor para cada entrada5. .Hacer una lista de los requerimientos para cada entrada





31

PROCESO

ADMINISTRACION.





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ATENCION Y SERVICIO AL CLIENTE

Administración es responsable de atender cordialmente las dudas de cada cliente, de formapersonalizada o vía telefónica y debe mantener una estrecha relación con el cliente de cordialidad

y respeto y sobretodo confiabilidad de sus respuestas.

¿Cómo dirigirse con el cliente?1) Siempre se le habla de usted nunca de tu. con preguntas como2) ¿En que puedo servirle?3) ¿Alguna otra cosa que pudiera ayudarle?4) Sobre todo no olvidar despedirse agradeciéndole su llamada.

Recordándose a asimismo que la atención a cliente es muy importante ya que el es cliente quienpaga los ingresos a esta empresa "EL CLIENTE SIEMPRE ES PRIMERO"





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DIAGRAMA SIPOC

DIAGRAMA DE FLUJO

•Contacto con el cliente via correo o telefono (Telmex)

•conocimiento para certificar la informacion y/o Tramite solicitadoPROVEDORES

•Dudas cuestionamiento o necesidades de los clientes

ENTRADA

•1)Recepcion de llamada.

•2) cuestionar al cliente cual es su Necesidad?•3) indicar la solucion de su necesidad

•4)Dar seguimiento para confIrmar la calidad del servicio

PROCESO

•Cliente satisfecho con la atencion recibida por parte de la empresa

SALIDA

•Es el provedor, participante, instructor, etc.

CLIENTE

ATENCION ALCLIENTE

PERSONALIZADA

(FRENTE A FRENTE )

1)SALUDOCORDIAL

2)EN QUE PUEDOSERVIRLE ?

3)ALGUNA OTRACOSA QUE PUEDA

AYUDARLE?

4)AGRADECER SUVICITA

Satisfaccion deservicio con cliente

Y/0 participante

3.1 dar solucion lanecesidad

POR TELEFONOY/CORREO

1)SALUDOCORDIAL

2)EN QUE PUEDOSERVIRLE

3)ALGUNA OTRACOSA QUE PUEDA

AYUDARLE

AGRADECER SULLAMADA

Satisfaccion deservicio con cliente

Y/0 participante





34

Pago a instructores

Es responsabilidad de administración supervisar

1) las horas laboradas de los instructores2) Asistencias a los eventos de los instructores

3) Verificar la cuota de cada instructor

1. El instructor debe de entregar el recibo de honorarios o factura directamente aldepartamento de administración, estos documentos deberán ser entregados enoriginal, en caso de no hacerlo se deberán mandar escaneados al encargado deadministración, pero no podrán recibir el pago hasta haber entregado eldocumento en original.

2. Se generar la orden de requisición para su pago Por medio del “reporte de losjueves” es anexado los pendientes y se programa el pago, una vez autorizados los

pagos se elaboran los cheques y se pagan la semana posterior a la emisión.

3. La cantidad de horas a pagar de cada instructor es proporcionado por el área delogística directamente con gerencia nivel 9. La forma de comunicación es oral.

4. El cheque es elaborado por el responsable de administración una vez que finanzashaya autorizado la cantidad expuesta en el cheque, se pasa los cheques acualquiera de los tres directores para su validación y solo 2 de 3 firmas.

5. Se saca una copia junto con la póliza para su resguardo como evidencia de losegresos.

6. Se entrega al departamento de contabilidad a fin de mes.

NOTA (no se confirma las horas laboradas por los instructores por correo o poralgún formato establecido)

7. Formas de pago a instructores. Solamente hay 2 maneras de pagarles por mediode depósito a cuenta o personalmente en las instalaciones de Apics capituloMéxico

a. En caso que sea el pago por medio de depósito. Administración realiza el

depósito directamente en la ventanilla del banco a la cuentaproporcionada por el instructor.

8. En el caso que sea el pago personalmente en las oficinas de Apics Capitulo México,El instructor debe presentar un recibo de honorarios y/o factura donde en elexprese la cantidad que se entregara al instructor por la colaboración en Apicscapitulo México.

a. deberá firmar la Póliza donde ampara que se realizo su pago sin retrasosy se mantiene en la carpeta de Apics 2012

9. Posteriormente se envía al departamento de contabilidad a fin de mes.





35

•$$ingresos para la empresa (fondos )

•instructores (Facturas y/comprobantes de pago) emitidas por elinstructor .

•autorizacion de finanzas y recabar (2 de 3 firmas)

PROVEDORES

•Pago a instructores

ENTRADA

• logistica solicita al instructor

• el departamento de logistica informa la cantidad de horas de pago para realizar la solicitud a finanzas

• Finanzas autoriza la solicitud mediante la firma

• Se recaban las firmas necesarias para la realizacion del pago

• realizar el pago directamente en(oficina o depósito bancario )

• Archivar copia (comprobantes de pago)

• entregar comprobantes de egresos al departamento de contabilidad.

PROCESO

•El pago por los servicios otorgados a la empresa Apics capitulomexico

•La entrega de egresos al departamento de contabilidada fin de mesSALIDA

•El instructor (recibe su pago por su trabajo).

•La empresa gracias a las utilidades ganadas por el instructor.

CLIENTE

Pago a instructores

Administracion verificahoras laboradas en loseventos contratados

Es solicitado por mediode el reporte de los

jueves en el anexo depagos pendientes

Forma de pago(personalmente en las

oficinas de apics capitulomexico)

se entrega chequecontra recibo de

Honorarios (actualizado2013) se hace firmar lapoliza de cheque comocomprobante de pago

se almacena elcomprobante (poliza decheque) y se envia a el

departamento decontabilidad

via forma de pago(Deposito bancario )

se deposita a la cuenta

establecida por lafactura de el interesado

(instructor)

se almacena el

comprobante (poliza decheque) y se envia a eldepartamento de

contabilidadlogistica de forma oral

le comneta aadministracion la

cantidad acortada querecibira el instructor





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Compra de insumos

1. Los artículos de oficina se compran únicamente por las necesidades de día con día2. La Procedencia de los fondos para la compra de artículos de oficina son por medio de la

caja chica de la empresa Apics Capitulo México a destinado una cantidad base de $6,000.00pesos mexicanos

a. Clausula: dependiendo del monto solicitado la autorización queda únicamente alparecer del responsable de Administración de nivel 9 o en su defecto el nivel 10correspondiente al nivel máximo de autoridad del departamento de finanzas.

b. Nota “No se tiene ningún reporte donde se lleve un historial de gastos"únicamente se valoran por la facturas.

3. Se realiza la solicitud de los rembolsos de gastos a finanzas por medio del reporte de losjueves en el anexo de pendientes de pago.

4. Posterior mete son enviados al departamento de contabilidad.

DIAGRAMA DE FLUJO

• DIAGRAMA SIPOC

COMPRA DE ARTICULOS DEOFICINA

SE DEBE MANTENER UNFONDO MENSUAL PARA

GARANTIZAR LOS GASTOSMENSUALES DE LA

EMPRESA OTORGADOS PORLA (CAJA CHICA)

SE DEBE DE MANTER UNFONDO DE (6,000.00)

AUTORIZADO AL 2012 PORPARTE DEL

DEPARTAMENTO DEFINANZAS

Se DEBE DE ENTREGAR LOSCOMPROBANTES DE

EGRESOS A ELDEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

(NO SE DEBE DE EXEDER LOMAXIMO DISPONIBLE EN

LA CAJA CHICA

SE NEGARA EL REMBOLSOSI EXEDE EL SALDO.

SE ENTREGA LOSCOMPROBANTES DE PAGO

A FINANZAS NIVEL 10SUSTENTANDO LOS GASTOS

REALIZADOS A LO LARGODE L MES

SE SOLICITA EL REMBOLSODE CAJA CHICA

DEPENDIENDO DE LANECESIDADES DE LA

EMPRESA

EL REMBOLSO ESAUTORIZADO CON UN

CHEQUE

SOLICITUD DE COMPRASE GENERA LA COMPRA YSE ENTREGA EL DINERO

SOLICITADO

ADMINISTRACION QUEDAEN ESPARA DE LOS

COMPROBANTES DE PAGO(TIKET ,RECIBO DEHONORARIOS ,FACTURA)

ECT.

EN CASO DE NO TENERFORMA DE COMPROBAR SE

LLENA UN VALE DE CAJACOMO COMPROBANTE DE

GASTOS MENORES





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•

•Diponibilidad de fondos en la caja chica

•Ingresos a la empresa para mantener la caja chica•Autorizacion de finanzas (nivel 10) para los rembolsos

PROVEDOR

•Compra de articulos de oficina, gastos estacionamiento servicios y

necesidades primarias.ENTRADA

•Se solicitud de compra o pago de servicio

•Entrega de monto solicitado a convenir por parte de administracion•se realiza la compra o pago de servicio• administracion recibe los comprobantes de pago (Facturacion,tiket

etc.)

PROSESO

•Cubrir con las necesidades (gastos) de cada departamento para eldesempeño de sus labors

SALIDA

•La empresa Apics Capitulo Mexico.•Al garantizar la culminacion de sus actividades de cada uno de los

departamentos que conforman a la empresa.CLIENTE





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SERVICIO PERSONALIZADO DE EMPRESAS QUE LO SOLICITAN

Alta como proveedores a empresan que lo solicitan

Recepción de solicitud por parte de la empresa solicitanteNota: Administración debe contar con los datos fiscales actualizados

(que son documentación básica para el trámite). Solicitar los requisitos que requiere la empresa (este punto está sujeto a las necesidades de cada empresa)

Recolectar los documentos necesarios o como el cliente los requiera.Enviarlos de forma electrónica o personalmente.

Reconocimiento de firmas

Se solicita una carta dirigida a los ejecutivos del banco donde verifican la acreditación de las firmasde la empresa Apis Capitulo México La finalidad de el reconocimiento de firmas es para acreditarque la empresa Apics Chapter Mexico se encuentres establecida.

1. Se recibe la petición por parte de la empresa para realizar el alta de proveedor2. La empresa interesada envía los requisitos o documentos necesarios por enviar para dicha

alta.3. Se validan los documentos necesarios.4. Se reúnen los documentos necesarios5. Documentos probables solicitados por parte de la empresa que lo requiera

a) Formato interno de la empresa solicitanteb) RFCc) Acta constitutiva

d) Comprobante de domicilioe) Identificación del representante legalf) Estado de cuentag) Reconocimiento de firma

Clausula: Se reúnen los documentos que por política de Apics capitulo mexico Están permitidosproporcionar.

(muchas veces pide información personal sobre alguna persona en particular solo si el implicadoaccede es posible otorgar o hacer pública esa informacion)

Entregar documentos a la empresa como conformidad de la misma

*El formato es el siguiente





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Diagrama de Flujo SERVICIO PERSONALIZADO DE EMPRESAS QUE LO SOLICITAN

Diagrama SIPOC

servicios otorgados aempresas

Alta de provedores que losolicitan

1)recepcion de solicitud

2)verificar requisitosimpuestos por la

empresa

3)recopilar losdocumentos conformae

a las necesidades delclinte

4)entrega dedocumentacion formapersonal o por correo

electro nico

Reconosimiento defirmas

1)recepcion de solicitud

2)verificar requisitosimpuestos por la

empresa

3)recopilar losdocumentos conformae

a las necesidades delclinte

4)entrega dedocumentacion formapersonal o por correo

electro nico

• coneccion a internet y telefono

• datos de los clietnes completos y actualizados

• Datos actualizados formatos fiscales e informacion actualizada de la empresaApicas Chapter Mexico Disponible para el cliente

Provedor

• Cubrir necesidades impuestas por los clientes (reconosimiento de firmas)Entrada

• Rrecepcion de solicitud por parte de la empresa solicitante

• Verificar necesidades (que requiere cada empresa)

• Recopilacion de la informacion documentos Ect y

• Realizar tramites necesarios (establecidos con los parametros de cadaempresa)

• Entrega a cleites de forma directa o via correo (segun sea el caso)

procedimiento

• Brindar un servicio a los clietes sigiendo sus politicas manteniendo unarelacion sana con cada empresa y finalizar laventa cumpliendo sus espectativasde cada cliente

salida

• Son los clietes que solicitan un servicio a la emresaciente





40

Logística con Hoteles

Administración es responsable de realizar cotizaciones o actualizaciones anualmente al inicio del año ya que los costosvarían constantemente la lista se debe de seguir en el siguiente formato

∞ Esta lista de precios establece los paquetes que otorga el hotel para cada evento se debe de enviar al director definanzas en el cual el tomara la decisión de con que la hotel se trabajara en el año y estarán disponibles para eldepartamento de ventas

Los siguientes hoteles son con los que principalmente trabaja Apics Chapter México

Hotel Galería Plaza (Zona Rosa) Hotel Real INN (Tlalnepantla) Hotel del Rey (Toluca)

1. El responsable de administración se encarga de las solicitar los eventos próximos.2. ventas expresa de forma oral la confirmación de el taller o curso (confirmado con el cupo

mínimo reunido)3. administración debe de solicitar los sig datos

(Según sea el caso)a) Los datos del eventob) Sedec) Número de personas que asistirán al evento (lugares a reservar)

La sede se debe de solicitar mínimo 1 mes antes de la fecha establecida para el eventoSe realiza el contacto con el responsable de la sede “LUGAR” 4. Se verifican los costos de el paquete que se va a solicitar en este punto El menu que se

ofrece a los asistentes se define de una lista de menús ya preestablecidos con el hotel,donde verifican que cada cierto tiempo no se repita el mismo menú con el fin de que losparticipantes tengan variedad de comida. La relación de los menús ofrecidos está a cargode la gerente de banquetes del hotel y es quien cada semana selecciona el menú que seserviráApics Capitulo México actualmente tienen 3 sedes (por lo regular son las autorizadas porparte de los directivos de la empresa anteriormente mencionadas)

5. Únicamente se renta el espacio y está sujeto a la disponibilidad del hotel.Nota: (en caso de no tener disponible espacio en el hotel se solicita de forma oral a el

departamento de ventas el cambio de la fecha de el evento) para que a su vez lo comuniquea los participantes e instructores inscritos al evento.

6. Forma de pago de los hoteles solamente hay 2 formas A crédito y de contadoDependiendo el lugar (hotel) son la forma de pago por lo regular al momento de apartar la sede sedebe de entregar un depósito de la mitad del monto acordado y la segunda mitad se cubre alfinalizar el evento





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Diagrama SIPOC

logistica de hoteles

Recepcion de lasolicitud del lugar

por parte deldepartamento deventas

se solicita a ventastoda la informacion

necesaria parapoder realizar la

recervacion

se realiza elcontadto con las

parsonasresponsables de elestablecimiento se

fijan terminos yclausulas

se fija la fecha y elestablecimientoexpide la factura

se finja la forma depago

a credito o decontado

se realiza el pago

datos solicitados

lugar

fecha

numero departicipantes

• INGRESOS SUFICIENTES PARA SOLVENTAR EL GASTO

• ESTABLECIMIENTO DISPONIBLE

PROVEDOR• logistica de hotelesENTRADA

• solicitud por parte de ventas• se solicitan los datos de el evento• se solicita autorizacion de finanzas (nivel 10 de autoridad)

• La sede se debe de solicitar con preferecia un mes ce anticipacion a la fecha de solicitud• Se realiza el contacto con el responsable de la sede “LUGAR”

• Se verifican los costos de el paquete que se va a solicitar (cuantos participantes son que es lo que sele debe de ofrecer acada participante esto lo estipula el y quiers poner algo asi como

• El menu que se ofrece a los asistentes se define de una lista de menús ya preestablecidos con el hotel, donde verifican quecada cierto tiempo no se repita el mismo menú con el fin de que los participantes tengan variedad de comida.

• Apics Capitulo México actualmente tienen 3 sedes (por lo regular son las autorizadas por parte de la empresa)

• Únicamente se renta el espacio y está sujeto a la disponibilidad de el hotel• Nota: (en caso de no tener disponible espacio en el hotel se solicita de forma oral a el departamento de ventas el cambio

de la fecha de el evento) para que a su vez lo comunique a los participantes e instructores inscritos al evento.• Forma de pago de los hoteles solamente hay 2 formas A crédito y de contado

• Dependiendo el lugar son la forma de pago por lo regular al momento de apartar la sede se debe de entregar un deposito dela mitad del monto acordado y la segunda mitad se cubre al finalizar el evento

PROCESO

• Mantener un perfil alto en reconosimiento de las instalaciones que se ofrece al participante en un lugar con las condicionesnecesarias para realizar sus actividades dentro de su estancia en Apics Chapter MexicoSALIDA

• Directamente apics Chapter Mexico al tener un espacio donde realizar sus actividades los cursos actualizaciones o certificasionesCLIENTE

• se deberia de aclarar un presupuesto fijo dispuesto para cada evento en el cual se otorge a administracion con los parametrosadecuados para ralizacion de cada evento diceñando como es la persepcion del cliete asiia con la empresa diceñando la imajenadecuado par lo que se quiere otorgar para los participantes sin salir de los actualmente establesido ya que teniendo masobsiones para el evento igual y se pueda mejorar la atencion brinadad hacia con el cliete ¡ofrecer mas sin perder nada! de echoesta actividad la podria realizar ventas sin mayor problema ya que son relaciones publicas

via de oportunidad





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Cobranza vía telefónica

1. Administración con el “archivo de facturas digitales” lleva una relaciónsemanal de los clientes que aparecen en situación morosa con la herramientade banca net verifica los pagos realizados por los participantes por lo regularuna vez al día.

2. Identificando la situación del participante como moroso con un saldo negativo3. La forma de contacto es vía telefónica o correo ,

“la información para ponerse en contacto con los participantes se obtiene de la factura” (las facturas que se encuentra en la carpeta de facturas 2012

4. El participante se identifica al participante por su folio de factura

5. Identificación de clientes morosos dividiendo en dos a los participantes

a) Se identificara de un color amarillo a los participantes deudoresb) De color blanco a los participantes sin adeudos

6. En el caso de ser resaltados en color amarillo el encargado de administraciónse pone en contacto con el responsable de pago para llegar a una conciliaciónde pago.“en ocasiones no es la misma persona que el participante del evento”

7. Ya con la fecha compromiso de el proveedor se apunta en la carpeta defacturas pendientes de pago"

8. Una vez que el participante realizo su pago se mantiene de color blanco9. Se ingresa en el reporte de fin de mes en el anexo de ingresos

Nota: como característica del archivo de facturas electrónicas se ingresa lospuntos sig

1. Folio2. Empresa3. Fecha4. Sub total5. IVA6. Total7. Saldo

8. Fecha de pago9. Venta (quien vendió el curso)





43

Diagrama SIPOC

COBRANZA TELEFONICA

• conexicon a internet y telefono

• datos reales o confirmados del participante (actualizados)

• Informacion de el Archivo de facturas digitales (es el consentrado deinformacion donde se ingresa al participande cada vez que se realia unacompra y basicamente sirve para llevar un consetrado y relacion de facturaspor folio

PROVEDOR

• La compra de algun servicio porporcionado por Apics Capitulo Mexico nopagada

ENTRADA

• se identigfica al participante como deudor buscando su pago via bancanet y lafecha de pago

• recabando su informacion personal (datos personales )

• se llama o se envia un correocon comunicandole su situcion morosa y se tratade llegar una posible consiliacion de pago

• se da segimiento a el participante pormedio del archivo de facturas digitalesse sige manteniendo de color amarilo.

• una ves liberado el pago de la factura se cambia de color a blanco en elarchivo de facturas digitales.

PROCESO

• El ingreso exitoso de fondos de dinero por parte del servicio brindado por partede Apics cCapitulo Mexico

SALIDA

• Acpics Chapter mexico Al culminar el proceso de la venta se cierra el circuloCLIENTE





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Contabilidad Mensual

En el formato cierre de mes se llena conforme a las necesidades requeridas por finanzas yes meramente informativo recopilando la información de las facturas durante todo el mesresaltando lo que se factura y lo que está pendiente por facturar así como un reporte de

los examines vendidos hasta el momento este reporte se entrega los primeros 5 días avilésde cada mes

1) Abrir archivo de Excel en la parte inferior izquierda seleccionar la viñeta llamadacierre de Apics Chapter Mexico 2012 de cierre de mes (actualizado mes anterior ytomando como base el historial )

2) Se realiza una relación de lo facturado VS cobrado y se saca la relación deexámenes ya pagados y los totales de cada concepto “únicamente” A lo largo del mes en curso ¡sin modificar nada de los saldos anteriores!

3) En la sección de flujo de pendientes se ingresa la relación de los facturaspendientes por emitir monto pendiente por pagar hasta la fecha en curso (larelación se saca de ------------------------------------)

Diagrama SIPOC

• informacion de varios archivos capturados en el mes

•paqueteria officePROVEDOR

•Captura de cierre de mesENTRADA

•Abrir archivol llamado cierre de mes

•recabar diariamente los datos requeridos para el archivo•entregar reporte a el departamento de dinanzas el dia 28 de cada mes

PROCEDIMIENTO

•Entrega de reporte actualizado mes a mes completo de los ingresos de laempresaSALIDA

•El departamento de finanzas para que a su vez destine los recursos necesariosCLIENTE





45

Checar saldos en Banca net de las cuentas en Dolares y Pesos

Checar saldos en Banca net de las cuentas en Dólares y Pesos. Administración esresponsable de verificar diariamente los saldos en cuentas cual se lleva una relación paraun control de saldos de las cuentas en el archivo de "reporte de los jueves”

Entrar a entra al portal por medio de banca net

“Las instrucciones son básicas desde el portal para navegar dentro del portal”

Nota: se debe tener acceso a las claves y contraseñas de la empresa proporcionadas porgerencia en el portal se muestra claramente el usuario quien realiza la actividad ojo losusuarios no pueden ser transferidos

Actividades que se realizan desde el portal

Checar saldos en Banca net de las cuentas en Dólares y Pesos.

Verificar cheques de proveedores cobradosVerificar depósitos de clientesRevisar el pago correcto en la factura y cuentaEn caso de ser incorrecto se transfiere la cantidad a la cuenta

Diagrama SIPOC

• conexion a internet

• Claves de acceso

• Reporte de los jueves

Provedor

• verificar quien pago?

• Quien debe? para ello se puede contemplar a quien se va a seguir mandandorecordatorios de pago

Entrada

• Entrar al portal de internet

• ingresar contraceñas (verificar con nivel 10 de autoridad)

• segir las instrucciones del portal

• Realizar el consentrado en el reporte de los jueves

Proceso

• Un consentrado de los ingresos y egrsos de el total de la cunta existen

• (Dos cuentas moneda nacional y una en dolaras)

Salida

• el mas veneficiario de este punto es finanzas nivel 10 ya que es un punto departida para la toma de decisiones posteriores sobre ingresos y egresos .

Cliete





46

DIAGRAMA DE FLUJO

verificar cunetas en banca net

esta actividad se realizadiariamente para llevar la sumadelas cantidades que al final de

semana se reportara aldepartamnto de finanzas

Este punto es lo masimportante ya que alimentara

de toda la informacion delarchivo y se mantendra un

control delas cantidadesdisponibles en las cuentas

En el reporte de los jueves seingresa la informacion

solicitada por parte de finanzas

ingrsar al sistema para verificaringresos y egresos de las

cuentas

INGRESAR LAS CONTRACEÑAS(se requiere las contraceñas

otorgadas por parte de finanzasde nivel 10 )

se recopila la informacionnecesaria y se ingresa al

archivo para tener unconsentrado de informacion

seamanal





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Elaboración y entrega de Facturas

Identificar a que la razón social de la empresa a la que pertenece

El Responsable de Administración- ventas debe de identificar quien va a emitir la facturaCorporate o Apics en el documento viene indicado por el registro quien emite la factura oventas (según los acuerdos con cada cliente)

Si falta información adicionarla y si existe algún error cambiarla.

cada cliente debe de tener un id personal administración solicita a cada cliente los datosnecesarios par a conformar el id de forma telefónica o por correo cada empresa debe deproporcionar sus datos para poder ingresarlos al sistema de facturación electrónica

Asignacion de #factura

El sistema indica el numero de factura que es el consecutivo de la factura anterior yadministración se encarga de llevar un archivo para el control de estos números estearchivo es de Excel "Facturas digitales" Apics 2012 se almacena únicamente para finesinformativos

Imprimir en juegos de facturas

Para realizar esta actividad se debe conocer las necesidades de cada cliente ya que enalgunos casos los clientes le solicitan a Apics capitulo México que se entreguenpersonalmente las facturas o vía mensajería, la entrega de facturas se realizan de la formasig.

1.-Se debe de enviar vía correo Electrónico

2.-La forma de entrega de facturas se dividen en dos archivos pdf xlm envió a clientes ,

3.-Es indispensable imprimir una factura para resguardo de administración se captura enun archivo el consecutivo de la factura para llevar la organización

Confirmacion de envio de la factura

la confirmación se envía por correo y vía telefónica ya sea el caso administración víacorreo o telefónica o mensajería entrega personalmente correo se envía informando le alcliente que su factura fue enviada cuando llega y como llega





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Archivo de facturas

Archivar la factura de acuerdo al status en facturas pagadas o pendientes de pago, informede deudores (Facturas digitales) Administración es responsable de llevar una relación defacturas de los clientes (deudores o no deudores en el cual). Para este punto se debe de

verificar que el estatus de la factura si ya se encuentra como pagada de ser asi se archivaen la carpeta de "consecutivo de pagos" esta carpeta aparecen los clientes sin adeudos delo contrario si la factura se debe de almacenar en la carpeta de facturas pendientes depago

• Datos fiscales• Factul (provedor de servicio electronico)• Fiel (firma digital(Viejentes al dia) “la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un

dispositivo seguro de creación de firma”. • RFC (registro Federal de contribullentes)

• disponibilidad de timbres (con los provedores de facturas dijitales• datos fiscales del cliete completos

Provedor• elavoracion de Facturas DigitalesEntrada

• Solicitud de timbres paramantener mantener disponibles las facturasProseso

• Un justificante fiscal de ambas partes por la entrega de un servicio, emitido por apics chapter Mexico

salida• Apics directamente por que con la facturasion se puede tener mejo res resultados en las auditorias• el clieneta al recibir su facturacliente





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Solicitud de timbres

Timbres se compran al mismo proveedor de facturación electrónica

Se requiere solicitar una cierta cantidad de timbres para realizar cada factura digital en elcual el timbre

es un numero (indicado por la (CDFI) la cantidad de timbres para lo que es la facturación(CFDI) se pueda llevar a cavo con un costo establecido por factul en el cual se realiza pormedio de un deposito autorizado por gerencia de finanzas

Folio fiscal





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Bancos

Trámite de Exámenes

Proceso de ingreso a Apics se debe identificar al cliente con el ID ya sea socio o no

En caso de no tener ID se solicita información básicaNombre Completo

1. Dirección2. Teléfono3. E-mail4. Fecha de Nacimiento

Ya con los datos recabados se envían a Apics USA por medio de un correo solicitandoal Gerente de call center actualmente "Roy Guevara" Ya con el correo recibido seconfirma exitoso el registro del participante en Apics. tomando como información elID, Contraseña se ingresa a la página Web PEARSON VUE/X para completar elregistro con toda su información para la selección del examen solo se tiene que elegirel día y hora deseados de acuerdo sistema a la disponibilidad en el administraciónlleva un registro de los participantes nuevos donde llena el formato ingresando los sig.Datos posteriormente administración se pone en contacto con el participante dándoleel seguimiento del registro e envía una plantilla en PFD indicando toda la informaciónde los exámenes

Esta información se almacena para posteriormente realizar alguna actividad como la

Solicitudes de exámenes o algún cambio a lo largo de su estadía en Apics como algúncambio de examen etc. Posterior mente se Realiza la factura correspondiente al monto delexamen para realizar el cambio de fecha de examen a los participantes en caso derequerirlo, solo se podrá realizar solo si se solicite antes de las 96 horas reglamentarias alexamen. y tiene un costo vigente $250+iva vigencia al 2013





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Importación de materiales o compra de libros de texto

Materiales de APICS se piden directamente a APICS INTERNACIONAL se solicitan los librosrequeridos dependiendo de los cursos abiertos en el área de ventas para la selección de loslibros se debe de verificar las necesidades de la certificación ya sea para CSCP CPIM Se

pide por módulos dependiendo de la necesidades de los curos y la forma de solicitarlos esoral con un relación de personal participante y tipo de certificación Forma de pago de losmateriales se compran con la tarjeta ejecutiva de APICS se le solicita a Roy Guevara pormedio de correo enviando un número de tarjeta a la cual se va a cargar el material paraconfirmar el numero de pedido y esperar la entrega Verificar la orden de envió de materialsea correcta y asegurar el número de guía de UPS Los libros Arnold y Vollman se pidendirectamente a Pearson y se pagan por medio de cheque. en ocasiones se solicita uncredito a pearson

Apics Chapter México recibe un porcentaje de venta por cada libro que se vende en cadaevento

• Apics Internacional

• Pearson

• AmasonProvedor

• Importacion de libros de textoEntrada

Proceso

• Material de apoyo para cada participantema, apoyo didactico para el instructorsalida

• Participantes al tener algo visual con que estudiar Instructores al tener material de apoyo y Apics ChapterMexico al recibir remoneracion de ventascliente

• no existe un historial de venta donde a ciencia sirta nos indique cuanto se vendio como se vendio kienesson nuestos compradores como un target (en realidad si se sabe cuanto se vendio se ve reflejado en elreporte de los jueves en la parte de facturado (pero no esta desglosado como tal en entrega global)

desventaja

• con un formato que contenga costo, venta historial de llegada historial de salida y cuanto economicamentehablando se saco de cada evento esto seria en rotacion con el calendario

• se podria saber la importancia de la venta de libros si se mantubiera mas difucion en este tema

Via de oportunidad





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Reporte de los jueves

1) Revisar saldo final del jueves anterior2) El saldo final del jueves anterior será el Saldo inicial de la semana en curso3) En este archivo se debe de reflejar los depósitos reflejados a lo largo de la sema no únicamente se

ingresan al día jueves que s el día seria el corte

4) Hacer una relación de cheques emitidos no cobrados (en ocasiones los proveedores no recogen locheques emitidos en el cual en caso de no ser cobrados se debe de poner en contacto con ellos losreceptores para verificar su existencia del mismo

5) También se debe de indicar los gastos pendientes por realizar para que el director de finanzasestablezca las medidas adecuadas para efectuar el pago de los mismos en esta parte entraría losgastos como luz Telmex etc .

6) Se indica el saldo en tarjetas para que el director de finanzas tome la decisión de ingresar dinero pormedio de cheque a las cuenta en tarjeta o un porcentaje de dinero para cubrir los gastos en lapróxima de la semana en curso

7) Se debe de expresar si existe algún depósitos no identificado en ocasiones aparecen depósitos concantidades que no se ubican o no son reclamadas durante un lapso de tiempo

8) Los totales de las compras realizadas con la tarjeta (libros comidas ect)

9) Inversión a plazo fijo Esta inversión se indica por parte del director de finanzas y es una inversión aun cierto tiempo dependiendo la fecha solicitada por el mismo director (un mes 6 mese 1 año)

10) Saldos final de chequera es la relación de el dinero disponible en la cuenta no ya que no se se debeexceder del saldo disponible en ellas

11) Saldo en dólares

Este es un ejemplo de el archivo para su elaboración

Diagrama SIPOC





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• Excel

• Informacion para alimentar el archivoProvedor

• Reporte de los jueves

EntradaProceso

• un reporte donde en forma resumida se logre una una comunicasion rapida con el directorde finanzas donde se abarque toda informacion administrativamente habalndo obtenida alo largo de una semanaSalida

• directamente el departamento de finanzas al estar enterado de todo lo necesario

administrativamnete hablando de forma rapida y contabilidad al momento de llebar unarelacion de lo facturado con con lo cobrado administracion por que esta archivo le sirvecomo base para verificar el control total de administracionCliente





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Elaboración de Nómina

Confirmar el pago de la factura velicando en banca net el monto pagado por los clientes

Si la factura es por el costo total del programa se divide entre el número de módulos y solose pagan las comisiones del módulo que está corriendo. ventas cobra sobre factura pagadasi no llego a su meta de un mínimo de personas por curso no recibirá comisión

Confirmar porcentaje de comisión a otorgar de acuerdo al número de inscritos por módulocon una tabla en ex el en donde se calcula la cantidad de personas inscritas por grupo y secalcula que porcentaje le corresponde a cada vendedor

Especificar los módulos que se están pagando por factura es importante especificar los

modulos a pagar garantizados y se resalta en el monto de factura y en el reporte denomina

Mandar reporte para autorización con los montos totales de comisiones apagar del mescorrespondiente

se envía en un formato Jesús lo para ser verificado y autorizado ya autorizados se envían ael departamento de contadores donde se regresara el formato con los datos necesariospara ingresarlos a banca net en la web se realiza la transferencia , el pago se tardara un díaen caer a las cuentas Nota importante: se debe de iniciar el proceso un tres días antes deque caiga el pago se entrega los recibos de nomina a cada trabajador se recolecta la firma yla huella digital

Se firman tres recibos de nomina

1° es para el personal

2° es para los contadores

3° es para el gerente de finanzas

Los contadores siguen con el proceso y con el resguardo de toda la documentación

Reporte de asistencias

Este reporte se imprime desde el checador se entrega mensualmente a el gerente defiñanas para llevar un control de los empleados





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ACTIVIDADES

LOGISTICA





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Puesto Auxiliar de logística

1. Banners

1.2 Actualización de Banners

Existen dos razones para modificar los banners

Elaboración de Banners Logística (auxiliar) toma como base las plantillas de los bannersanteriores solo y solo se diseña como distribución de texto, Próximas fechas disponibles,ayudas visuales etc. En el cual como fecha límite para la terminación del banner es de 30días después a la solicitud del mismo.

Ubicación de archivo Partimos de las pantallas iniciales localizadas en la carpeta decomunes /servis /Apics/ventas/Banners/meces/Nuevos /2013/mes en curso

Modificación Por calendario nuevoEs enviado vía correo por el departamento de logística el nuevo calendario a utilizarcomo meta establecida para terminarlo son de 3 días después de habérselo requerido y sedebe de abarcar una temporada de 3 1/2 meses por adelantado.

Modificación Por cambio de fecha (las razones más frecuentes son no se reunió el grupo dedeseado y es comunicado por el área de ventas)

Se cambia lo requerido (fecha de portada, Nueva fecha planeada, detalles o puntosimportantes del evento).El Programa que se utiliza Publisher es PDF y guarda en la carpetade banners dependiendo del mes y como meta 2 días terminar las modificaciones.

Correcciones por errores (no son tan comunes) como meta de correcciones es de 2 días. Secorrige por mala ortografía algún detalle que tenga algún error o por modificaciones decostos.

• Plantillas anterior mente utilizadas• Calendarios actualizados• Instrucciones de cambiosProvedor

• Correccion de Baners• Elaboracion de Banners• Modificasiones deBanners ( por cambio de fecha o por peticion de el cliete)Entrada• utilizar las plantillas ya establecidas para cada evento en especifico

• verificar el contenido a ingresar (Iactualizacion,correccion, o elavoracion• ingresar los datos y formatos corespondientes

• corroborar los datos ingresados c on la persona correspondiente (--------------------)Proceso

• Mantener una informcion actualizada para de difucion de los eventos dentro de apics Chapter Mexicosalida

• Departamento de Ventas al tener una informacion para realizar la labor de ventacliete





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2. Diplomas

Los diplomas son reconocimientos oficiales con validez nacional e internacionalreconocidos por los directivos de Apics Chapter México en el cual es un documento dondeexpresa apics Chapter Mexico que el participante obtuvo los conocimientos de cada taller o

curso son avaladas oficialmente por la secretaría del trabajo y previsión social

Los diplomas son otorgados regularmente los días sábado son entregado en lasgraduaciones de cada evento y

En la parte de los diplomas Son plantillas creadas en Word con un diseño personalizadopara cada evento

Como proceso para la elaboración de diplomas

1) Se elabora una lista de los participantes a entregarle algún reconocimiento esta

lista es exactamente la lista es exactamente la misma que la lista de asistencia alcurso únicamente a este archivo se modifica en una celda nueva se agrega elnombre completo para posteriormente en Word y se realiza una correspondenciade información con los dos archivos

2) Selección la plantilla deseada de los diplomas según sea el caso3) Ya con las los diplomas actualizados con los nombres requeridos se realizan las

modificaciones pertinentes como cambio de fecha lugar de expedición y el cursotomado en cada lugar

4) Se elaboran los días viernes para tenerlos disponibles para el día de la graduación5) En caso de requerirlos se cambian las firmas estos diplomas vienen firmados por

el precedente y vicepresidente de educación de Apics Chapter México las firmas

son proporcionadas de forma digital por parte de la representante de logística.Se toma como base aplicación de Word Menú/correspondencia/iniciar combinación decorrespondenciaPara localizar los formatos se encuentran es esta dirección (comunes/ ventas/escritorio/carpeta m/subcarpeta plantillas).

Modificación de diplomas

Esta actividad únicamente se realiza cuando existe algún error, falta de ortografía o por el nombre oa petición de algún Cliente no le gusto como le pusieron en el diploma





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Diagrama SIPOC

• plantillas diceñadas para cada evento en espesifico

• Informacion disponible con anticipacion para ser integrarda a los diplomas

• a peticion de los clientes indicasion de actividadProvedor

• Elavoracion y modificasion de diplomasEntrada

• En la base de datos de cada uno de los participantes se saca por nombre y apellido y serealiza una corresopondencia con los 2 archivosProceso

• culminacion de relacion participante- Apics Chapter MexicoSalida

• Directamente el participante al recibir una acreditacion por su desarrollo dentro de apicsChapter MexicoCliente





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Actualización de bases (clientes Participantes)

Logística maneja un lista de base de los datos de cada uno de los participantes, y los datos sonobtenidos por medio de la página llamada Constant contact en la cual te permite realizar modificarenviar etc. Archivos HTLM de esta manera Apics Chapter México puede redirecciones losdirectorios donde se pretende enviar información posteriormente de forma masiva con el boletín

Se saca una relación de los clientes interesados en donde se especifica que curso le intereso alparticipante para tomar como un posible cliente potencial para el área de ventas

El responsable de logística se encarga de entregar una nueva base de datos en Excel con toda lainformación y se selecciona los correos que rebotaron a lo largo de un periodo de tiempo y se sacalos correos de los participantes que aparecen en los la pagina como no recibido o bloqueado)

Se saca una lista en archivo de Excel recibido por medio del responsable de logística en el cual sevisualiza la información del participante como nombre apellido empresa curso interesado y enocasiones teléfono

El auxiliar de logística se basa en la lista proporcionada por gerencia de logística,selecciona por (Nombre, correo, teléfono, extensión, empresa, puesto, giro de la empresa(por lo general la información como teléfonos correo son erróneos .y se debe de confirmarla información de forma directa vía correo o telefónica.

Por medio de la llamada se corrobora la información comentando !Que se envió informaciónrelacionada con los nuevos cursos y que se rechazo el correo ! Enviado por Samira posteriormentese le pregunta

Forma de realizar la actividad

Preguntar si aun le interesa alguna información relacionada con los próximos eventos deApics Chapter MéxicoSe solicita que nos corrobore los datos dependiendo si le sigue interesando el curso o noSe indica al participante que un ejecutivo se comunicara posteriormenteEn caso de que no le interesa nada de lo que se puede ofrecer dentro de Apics ChapterMéxico se borra totalmente el registro del participante.

Posteriormente con la información confirmada solo se agrega en el archivo de exel anteriormente mencionado con los datos correctos





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•Lista de participante que que no llego su correo conformae a los datosque proporciono

•disponibilidad de comunicasion telefono e internetProvedor

•Actualizacion de base de datos

EntradaProceso

•mantener disponible una relacion confiable de posibles clientes y nomantener correos basura en la base de datosSalida

•ventas al tener una fuente para ofecer los servicios de apics chaptermexico

Cliente





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Listas de asistencias de los participantes o clientes

La listas de asistencia se manejan por sesión o por curso según siendo la solicitud y en el caso deCPIM se maneja por modulo

Nota muchas veces hay varios cambios en este proceso (por que las empresas cambian a losparticipantes a su conveniencia)

Se recibe la lista procedente de gerencia logística y tomando como base la plantilla con la ubicasionde /equipo /escritorio/carpeta m/sub carpeta /lista de participante de módulos/archivo formatoCPIM.

Según sea el taller se selecciona dependiendo del taller y se modifica el instructor, fecha, nombredel participante, detalles del taller (sede generación etc.) se imprimen varios juegos dependiendode lo requerido por el instructor generalmente se imprime 2 una se le da al instructor y otra seguarda como respaldo (y modificaciones posteriores y utilizarlo como historial)

1 hoja se entrega al auxiliar de administración y la otra se queda como respaldo para ser anexadacon otros documentos a petición del instructor

• Requiere la plantilla de cada curso

• Conosimiento de los profesores que impartiran el curso

• conosimiento de lo que se requiere modificarprovedor

• Elavoracion de la lista de asistencia de cada eventoentrada

• Con la lista otorgada de la confirmacion del curso por parte de ventas se utilisan solo losnombres y el profesor se membreta la hoja con la fecha actual se coloca, curso,participantes sede ect.

proseso

• Obtenemos un comprobante de asistencias donde se puede tomarsalida

• la mayoria de las veces las mismas empresas o lo patrocinadores solicitan copia de la listade asistencia, asi como apics al corroborar que asistieron el grupo conforme lo diceñadootro aspecto que se puede verificar en esta lista su trayectoria en apics, su interes acia elmodulo que el instructor este asistiendo correctamente

cliente





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Administración (base de datos deacuerdo al taller)

Se manejan 2 concentrados específicos CSCP, CPIM

Cada curso cuando da inicio se debe de llevar un concentrado de los participantes donde debe contener datos comoNOMBRE EMPRESA CORREO TELEFONO GENERACION

La información se saca de la lista anteriormente proporcionada por parte de ventas a ¨Laconfirmación de grupo abierto” las podemos localizar en las listas de los talleres que se encuentra en el servidor

Todos los datos ingresados se deben de rotular para verificar la generación de cada participante

Este concentrado se alimenta con cada curso o taller y se mantienen los con centrados de cadacurso solamente especificados por el área de logística. Como son Cscp, Cpim, SOP, MRP, Inventarios

Se encuentra en Ruta :(escritorio /carpeta M/Carpeta lista de participantes de Módulos ) en estacarpeta se encuentran los talleres los cuales se dividen en dos talleres cerrados y abiertosordenados por fechas.

Por último se debe de enviar a la gerencia de logística para aclaraciones posteriores

Tomando como nombre principal “lista de participantes”

• listas de clientes Participanete•consentrados de cada curso•carpetas disponibles

provedor

•administracion de base de datosentrada

•con las listas de asistencia seproceso

•tener un libresalida

cliente





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Captura de datos (evaluaciones satisfacción del cliente evaluación de los instructores

La plantilla de satisfacción del cliente fue entregado por Samira en la carpeta de comunes(comunes/carpeta/Raquel/evaluaciones /formatos de evaluaciones)

Impresión de hojas de evaluación para entrega a Sr José Luis (Auxiliar general)

los instructores entregan a Samira las encuestas de satisfacciones cliente

Samira entrega a Raquel (engrapados con los sig. Datos Fecha, instructor, taller

se entra a la ruta se elije el formato y se inicia con el

Mensual vaciado de los datos. (Taller, Nombre de instructor Fecha Calificacionesque dan a los instructores.

meta 3 dias

Se realiza un concentrado de todas la evaluaciones

se recaba toda la información de cada instructor y se realiza un promedio anual desus evaluaciones este concentrado se entrega a logística para posteriormenterecibirlo finanzas

Actualización de páginas web

Solamente se actualiza la sección de eventos y calendarios se entra a (la página Apics comoadministrador) [ruta: Menú/contenidos/Administrador de artículos /sección eventos 34:calendarios] en eventos se captura las fechas de los talleres y certificaciones en calendarios se poneel link en pdf.

Alta de usuarios en (pagina web)

Se entra a la página de educación vía web como administrador [] para dar de alta a los usuarios serequiere la sig. información .Nombre completo de participante empresa a la que pertenece correoelectrónico entrando a la pagina se ingresa a la sección de estudiante en el plan izquierdo se añadegrupo al que pertenece el estudiante en grupo se ingresa el nombre y entre los exámenes que yaestán en el sistema se elije cual va a realizar al grupo que e esta añadiendo seleccionando al grupose coloca la opción de añadir grupo y se ingresa en el panel izquierdo se ingresa estudiante porestudiante y se crea un usuario y contraseña los cuales posteriormente se entregan al gerente delogística se entregan en la base de datos en Excel añadiendo la información recabada

llamadas atencion a clientes (recepccion de llamadas)





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En cuanto entre una llamada cuando no se encuentre disponible una ejecutiva de ventas se se tomala llamada y posteriormente se pasa la información al responsable

invitaciones a congresos

Se entrega una base de datos en el cual información del cliente como nombre dirección empresa

puesto correo electrónico. Se les marca y se pregunta si están interesados en la invitación enviadapor apics (logística correo masivo) si resulta favorable la invitación se expone lo temas masimportantes y si es negativa la invitación se reenvía la invitación con su correo ya confirmado se daseguimiento al participante.

Apoyo a directores

Depuración de bases de datos a necesidades del emisor

Asistencia a Exposiciones

Toma de datos a mano: se mantiene un stock de hojas para el llenado de datos donde el visitanteapunta sus datos .

Toma de datos digital: Previamente registra sus datos en internet cuando se llega a visitar al standse pasa un lector en la barra y se capturan se sigue un concentrado mas compacto donde se ordenala bace que se recibe del lector y se hace la captura de datos de las hojas impresas y esta base dedatos se entrega a el departamento de logística

Congresos

se imprimen los diplomas y los gafetes los gafetes se realizan con el nombre del participante yempresa a la que procede. Para la parte de diplomas se realiza una plantilla don se indica el nombredel participante categoría (si es expositor o participante o patrocinadores) y se realiza unconcentrado de datos de todos los asistentes al evento (staff, ponentes, patrocinadores, cortesías,participantes que pagaron) el concentrado es un archivo donde se indica nombre cargo empresacorreo electrónico teléfono en caso de los que pagaron se indica el monto.

DICEÑO DE PRECENTACIONES DE PLANTILLAS DE TRABAJO

Logística solicita la modificación de plantillas utilizada en otro evento y actualizarlas conforme a losformatos del instructor





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ACTIVIDADES

Ventas





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Índice

Recepción de llamadas

Actualización de Base de datos





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1. Recepción de llamadas

1. Tomar los datos de la persona que solicita información¡Estos datos se anotan en un cuaderno¡ (Libreta de llamadas)

Información que se Debe solicitar al cliente.1. Su nombre2. Empresa donde labora (o de donde llama)3. Giro de la empresa4. Área donde labora5. Como se enteraron de Apics6. Correo electrónico personal y empresa7. Teléfono8. Celular9. Razón por la que llamaron10. Información que requiere

Toda la información se registra en la libreta de llamadas

2. Enviar información en un archivo en formato PDF con la información solicitada por elinteresado dependiendo de interés o su necesidad.

2.1. La ruta para localizar cada uno de estos archivos es la sig.Carpeta de Comunes /ventas /banner/meses/año en curso/ Mes/ Tema

El “archivo” es proporcionado por el área de logística y es actualizado trimestralmente conforme alas instrucciones del calendario

Cursos actualmente disponibles e Apics para el 2013.

Certificaciones.

CPIM CSCP CDL

Talleres en español.

Administración eficaz de inventarios Técnicas de costos Planeación de requerimientos de materiales Buenas prácticas de almacenamiento Administración de compras de manufactura Taller gerencial Plan de ventas y operaciones Fundamentos de Empresa lean Taller administración de riesgos en cadena de suministro





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Se Envia (Este archivo se envía desde el correo personal de la empresa de cada vendedor)actualmente desde Outlook

3. Se cargar información en plataforma táctica (actualmente inactivo)

Táctica es un CRM (Customer Relationship Managment) es un sistema diseñado para Apics ChapterMéxico que ayuda administrar la información de los clientes haciendo un concentrado deinformación sobre los cursos recibidos de cada uno de los clientes que han estado participando encada una de nuestras certificaciones, congresos o talleres

En la plataforma de táctica se ingresa cada uno de los datos personales recabados (apuntados en elcuaderno)

4. Ingresar toda la información obtenida en la libreta de llamadas a el archivo personal de cadaejecutivo de venta

Diagrama SIPOC

• libreta de llamadas• Planeacion de informacion o estrategia de venta (que informacion se deve de solicitar al cliente)

• PC cargada con la plataforma de tactica• Archivo de exel actualizado• conosimiento sobre los nuevos curosos y actividades dentro de Apics Chapter Mexico• Telmex

Provedor

• Servicio y Atencion al cliente recepcc ion de llamadasEntrada• Recepccion de llamada• Verificasion de necesidades de cada cliete• solicion a sus peticiones

• Verificar su informacion en la bace de datosProceso

• Clientes de APICS Chapter Mexicocliente

• Actualizacion de base de datos con historial de los clientes con informacion detallada para una planeacion y estrategia de ventasalida

• Actualmente no se lleva en al dia lo que es la plataforma en tactica ya que el sistema ya aplicandolo es muy lento y entorpece lasactividades de el area en especifico al ingresarle la informacionDesventajas

• Como actualmente se utilizan baces de datos en funcion de la paqueteria de Excel se puede unir las baces de datos concomandos requeridos para un mejor manejo y acceso de informacion para cualquier ejecutivo de venta y se podria manejar enla carpeta de comunes ya que se puede implementar ujn programa general sin costo con tada la informacion requerida yaexistente y todo que que se requiere en el proceso de venta

Via de oportunidad





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2. Actualización de Base de datos1. Ponerse en contacto con la empresa2. Verificar que los datos estén correctos3. Las actualizaciones primero se registran en la libreta de llamadas

4. Actualizar la información En táctica (actualmente no se realiza nada) 5. Cargar los datos a la base de datos personal de cada ejecutivo6. Preguntar al cliente en este momento que es lo que tiene más interés por tomar algun

curso7. Como objetivo es mantener un registro de actualización de 10 personas por dia

2.1 Proceso de actualización de datos del cliente (opcional)

Buen día (saludo cordial)

Presentación formalEn este momento estamos realizando la actualización de información en nuestras base dedatosEn este momento podría corroborarnos la informaciónConfirmar los datos que se tiene actualmente del participante, si existe algún cambio o si semodifica alguna información se realiza una anotación en el cuaderno. (con la finalidad deno demorar mucho al cliente)¡Nos podría decir actualmente el giro de su empresa!¿si siguen interesados en los curso anteriores?¿Qué curos podría estar interesado actualmente?Le puedo enviar información sobre el curso de interés

Agradecer su tiempo.

Diagrama SIPOC

• Archivos de exel actualmente utilizados• Tactica• Cuaderno de trabajo especial para esta tarea• Coneccion de internet• Telefono

• Pc personal

Provedor

• Actualizacion de bace de datosEntrada

• cada ejecutivo mantiene un historial de cada cliente en el archivo de exel• se localiza al participante via telefonica• se confirma la informciaon existente al dia en curso en los registros• se carga de la libreta de llamadas a la bace de exel• se corrobora el giro actual de la empresa interesada en cursos de apics chapter mexico

Proceso

• Apics chapter mexico mediante el proceso de planeacion• y al mantener una cia de comuunicasion directamente con los participantesCliente

• Informacion confiable de los clietes "participantes"para segimiento de venta• se logra una estrategia de venta al saber lo que el participante quiere o necesitaSalida





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3. Objetivo Diario

Como objetivo por día establecido por parte de dirección de ventas se debe de realizar min de 30llamadas al día dependiendo de lo que sea más importante se deja a criterio de cada ejecutivo

Llamadas mínimas al día

10 clientes nuevos “Prospección” 10 de Seguimiento de clientes “Servicio Personalizado” 10 de actualización de datos

Diagrama SIPOC

• planeador de actividades• Pc personal• libro de trabajo

Proveodor

• Objetivo DiarioEntrada• Realizar un plan de trabajo con los objetivos diario tipo calendario de actividades• con el apoyo de el archivo de Execel conjunto con el apoyo de l libro de trabajo se sacar la informacion necesaria para mantener

un contacto con el cliete• En la parte de prospccion de los nuevos clientes nos sirve para incrementar el indice de participantes en el punto de ventas• para la actualizacion de datos se debe de planear y mantener un historial de los clientes ¿cuando se les manrco ?, y que les

interesa de apics chapter mexico y cargarlo a el archivo de excel•

Proceso

• Alcanzar el objetivo diario impuesto por el director de ventasSalida

• Apics chapter mexico al alcazar el nivel de productividad planeadoCliente

• Actualmente no se maneja ninguna forma de evaluacion de esta actividad como por ejemploDesventajas

• Se podria manejar un informe quincenal que realizarian cada ejecutiva de venta en la cual especifique la actividad comprobablede cada objetivo de el dia manteniendo un historial de productividad evaluado por parte de el director y/o un reprecentantevias de oportunidad





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4. PROSPECCION

Se considera el primer filtro con el clienteDefinición de prospecciónEs la llave para conseguir continuamente nuevos clientes que pasen a formar parte de

nuestra carteraNos llevaría a las personas que tienen necesidad y capacidad para adquirir nuestrosproductos y servicios

Relación ciclos de compra-prospección.

Análisis de opiniones.

Razones de compra.

¿Es lo mismo un contacto que un prospecto?

Un contacto tan solo es información, de una persona o compañía, que podría llegar aser un prospecto. Un contacto es un paso anterior a un prospecto y este es laabreviatura de un cliente potencial

Búsqueda de nuevos clientes

1. Investigar posible empresa candidata para interesarse las actividades de Apics ChapterMéxico.

Promedio de la sección amarilla, internet, Google etc.2. Puntos importantes para la localización de clientes nuevos.

A que se dedicanNúmero de empleados

3. Ubicar a la empresaIdentificar la zona (a conveniencia de la empresa solicitada)

4. Investigar a la empresa datos oficiales(dirección, correo, cantidad de personas laborando Teléfono)

Prospección

5. Crear contacto un primer contacto con el clienteBuscar como contacto a la persona de Recursos humanos

6. Comentar con el representante de la empresa la posibilidad de enviar información carta depresentación sobre el nuevo calendario del año en curso

7. Tomar los datos y realizar las notas necesarias en la libreta de llamadas8. Se ingresa a la bese de datos en Excel como nuevo cliente9. Enviar la carta de presentación al correo proporcionada10. Se envía por correo el calendario actual del año en curso

http://www.apuntesgestion.com/ventas/la-prospeccion-es/

http://www.apuntesgestion.com/ventas/la-prospeccion-es/





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Se debe tomar encuenta que la información requerida por el cliente se debe de enviar de formainmediata asegurando el interés de la empresa

• Telmex• internet Goolge• Seccion amarillaprovedor

• Porospeccion localizacion de nuevos clietesentrada

• Ubicar a la empresa• Investigas a la empresa Teléfono (sección amarilla internet Google etc.• Investigar a que se dedica (cuál es su giro a que se dedic a)• Se busca como primer contacto a la persona de Recursos humanos• Se ingresa a la bese de datos actualizando la información• Se envía por correo el calendario actual del año en curos (se envía la carta de presentación)

procedimiento

• Ampliar la cartera de clientes o participantes y brindar mas oportunidades de ventas en apics chapter mexicosalida

• Apics chapter mexicocliente





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Atención y seguimiento al cliente

1. Se Envió la información en PDF a cada empresa o contacto con la cartapresentación formal como su vinculo entre las dos empresas

2. El ejecutivo de ventas se pondrá en contacto con cada interesado y verificarasi está interesado en algún evento próximo.

3. En caso de no estar interesados: se le debe preguntar¡si en la siguiente generación lo quieren tomar¡De ser así se agrega en el archivo de ecxecel una nota en tu libreta que digallamarle para el siguiente curso

4. Si es probable que lo tomen: les pregunta si ellos lo pagan y cuando quiere quese le vuelva a llamar para saber si tiene alguna respuesta

5. Si están interesados:

5.1 se evita el formato de inscripción al participante en su correo personal5.2 ventas se pone en contacto con el participante para realizar el cierre de la

venta5.3 con la venta cerrada se envía x correo un formato de inscripción con los

sig. datosNombreEmpresaCorreo electrónicoOrden de compraCondiciones de pagoFactura o recibo

Fecha o estatus de pagoResponsable del pagoTeléfono del responsable del pago5.4 Posteriormente Ventas recibe vía correo el formato de inscripción llenado

por los participantes (con los datos de Facturación)5.5 Se imprime y se entrega a Administración “para que Administración”

continúe con el proceso de facturación5.6 Administración se encarga de entregar la factura al correo estipulado en la

hoja de inscripción5.7 Ventas se pone en contacto con el participante para llevar al día el cobro5.8 Ventas le pregunta al participante cuándo se va a realizar el pago de la

factura ya que si el participante no realiza su pago no se proporciona lacomisión a cada ejecutiva de ventas

5.9 Atrasos en pagos de los participantes a Apics Chapter México(Administración de forma oral le comunica a ventas el adeudo del clientepara que ventas le recuerde el pago en caso de persistir con el adeudoentra administración para realizar la cobranza telefónica)

6. En caso de que la empresa requiera algún evento cerrado: se debe decuestionar el lugar y fecha del curso a tomar y el no. de personas que seinscriben. se mantiene un control compartido por medio de el archivo de exely con la libreta de llamadas para posteriormente realizar actividades

7. Apertura de cursos la confirmación de cada curso se requiere de un mínimo

de participantes





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7.1 en caso de no cumplir con el mínimo de participantes se envía un correocancelando el evento

7.2 En la parte del dinero ya es a conveniencia de el cliente ya que si así lodesea se regresa integro la cantidad que pago o si no se recorre a la fechamás próxima

7.3 Si se reúne el grupo Se envía un correo de confirmación de la apertura delcurso8. Una vez que ya se aseguraron a los participantes con el mínimo se debe de

enviar una relación de los participantes que asistirán al curso a el área deadministración y logística para que continúen con sus actividades.

• Telmex• Pc personal• Conosimiento previo de actividades de Apics Chapter Mexico

• libtreta de llamadas (los anotaciones se desarrollan en ella• Baces de datos actualizadas

Provedor

• segimiento de los clietes antes de una venta prospeccion

• Atencion al cliete en proceso de venta• Servicio al cliente finalizando la ventaentrada• Segimiento de los clientes antes de la venta

• 1) contacto directo con los clientes ya sean contactados por medio boletin, prospeccion o llamadas recibidas pidiendoinformacion

• 2) encuestar al participante promocionando el producto y/o servicio• 3)envio de carta de precentacion e informacion solicitarla de haci requerirlo• 4)Manipulacion de informacion de los clietes para verificar lo que es de su interes en lo que les podemos ofrecer• 5) verificar postura del cliete (le interesa,No le interesa o Posiblemente pudiera estar interesado)

• 6) De interesarle realizar el cierre deventa• 7) actualizarl los contactos• Atencion al cliete en el proceso de ventas

• 1)Envio de formatos de incripcion• 2)se mantiene un contacto verificado sus dudas en el proceso• 3) en espera de respuesta del participante (de su formato de inscripcion)• 4)se envia la confirmacion de inscripacion

• servicio al cliete posterior a la venta

• recepcion en el hotel se le de la bienbenida se resuelven dudas que tenga se enceña las instalaciones de el evento

porceso

• un cliente satisfecho con ganas de regresar

salida

• el participante al recibir toda la informacion solicitada• apics al obtener y conservar a los participantes para recibir mas ingresosCliente

• Despues de la venta no severifica si el cliente esta o no completamente satisfecho de lo que aprendio en el curso si fue de suagrado ect.

• Uunicamente se considera la evaluacion de el profesordesventajas

• se deve de considerar el mantener una satisfacion de lo que se esta ofreciendo.via de oportunidad





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Métodos para verificar la satisfacción al cliente

Buzón de Sugerencias

Es un método sencillo, bastante económico y de rápida implementación que consiste en colocar un Buzón de Correo enun lugar estratégico de la empresa, con un cartel identificatorio y pequeños formularios donde los clientes puedananotar sus comentarios, sugerencias y quejas.

Las ventajas de este método son los bajos costos que demanda, la rapidez con el que puede ser implentado y lasencillez de su manejo.

La principal desventaja radica en la baja tasa de participación que alcanza. Por lo general, son los clientes muyinsatisfechos o muy satisfechos quienes acuden a un Buzón de Sugerencias, los cuales representan un pequeñoporcentaje del total de clientes.

Sin embargo, son muchas las empresas (entre las que se encuentran bancos, hoteles, restaurantes, clínicas, serviciosde telefonía, universidades privadas y otras), que han adoptado el Buzón de Sugerencias como uno de sus principalessistemas de seguimiento al nivel de satisfacción de sus clientes.

2. El Panel

El panel es una "muestra fija" (en este caso de clientes) de la que se obtiene información regularmente.

Este método consiste en realizar encuestas periódicas a los clientes que conforman el panel, haciendoles una serie depreguntas que ayudan a descifrar el grado de expectativas que tuvieron antes de comprar un determinado producto yel cómo percibieron su rendimiento luego de la adquisición.

Una de las grandes ventajas del panel es que al ser una muestra fija, se puede hacer un seguimiento a la evolución delas respuestas cada cierto tiempo.

Su principal desventaja es el costo que implica contratar una empresa o personal especializado para que realice todo eltrabajo y además de forma periódica.

3. Encuestas

Las encuestas consisten en obtener información entrevistando a un grupo representativo de clientes para hacerlespreguntas concretas (mediante un cuestionario) acerca de sus expectativas previas a la compra de un productodeterminado y el rendimiento que percibieron luego de la adquisición.

Las encuestas se diferencian del panel, en que la "muestra de clientes" no es fija y tampoco tiene un intérvalo detiempo definido entre una y otra encuesta.

Su principal ventaja es que permite obtener un panorama mas completo y fiable acerca de lo que piensan y sienten losclientes.

Su principal desventaja es el tiempo que requiere para la obtención y tabulación de datos y su elevado costo.

4. Compradores "Espías"

Consiste en contratar personal eventual para que actúen como clientes en un ciclo completo; es decir, desde"exponerlos" a las actividades promocionales (publicidad, venta personal, promoción de ventas, etc.) de un productodeterminado hasta que realizan la compra del mismo (como clientes disfrazados). Pero, su tarea no termina ahí, luegotienen que utilizar el producto adquirido, fingir un reclamo ante el Servicio de Atención al Cliente, realizar preguntas,solicitar un servicio especial, etc.

Al final de su "jornada" reportan en detalle todos sus hallazgos al departamento de mercadotecnia.

Las ventajas de este método son su bajo costo y la información que se obtiene acerca del desempeño de las diferentesáreas de la empresa que tienen relación directa con los clientes.

Su desventaja es la baja "representatividad" que tiene el "grupo" de compradores "espías" en relación con el conjunto

de clientes.

http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/satisfaccion-cliente-seguimiento.htm












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5. Análisis de clientes "perdidos"

Un método muy eficiente y poco practicado es el de acudir a los clientes que cambiaron de proveedor o quesimplemente dejaron de comprar.

Por lo general, son los "ex-clientes" quienes conocen aquellos puntos débiles de la empresa o del producto que resultanen la pérdida de clientes (de ahí su gran importancia).

Para llevar a cabo este trabajo, se sugiere buscar en el directorio de clientes de la empresa a los "clientes antiguos" queno realizaron compras en un periodo de t iempo razonable. Luego, se los ubica y se les entrevista con un cuestionarioque permita conocer las razones de su alejamiento.

Conocer el punto de vista del grupo de ex-clientes es fundamental para cambiar o mejorar ciertos aspectos que puedenocasionar mas pérdidas de clientes por "insatisfacción" o "decepción".

Administración de Clientes y Nuevos Participantes (Departamentos de Ventas).

La Localización de posibles clientes

Los interesados en tomar alguna certificación en Apics Chapter México se logra por medio deldepartamento de logística que lanza un boletín con la información básica de los próximos cursosdentro de Apics Chapter la información se encuentra en su mismo portal esta información esentregada al departamento de ventas 1 vez al mes

WWW.Apics.org.com

El departamento de logística entrega la información de nuevos contactos con la sig información

Correo

Nombre y apellidos

Empresa

En que certificación y/o taller esta interesado

Los teléfonos de cada contacto y/o empresa en ocasiones se son proporcionados en lamisma hoja si así lo desea el interesado. encaso de no ser así se debe localizar por medio de

la sección amarilla, Google o algún otro portal de internet para mantener una comunicacióncon el interesado.

Esta información se carga en la plataforma de tácticaActualmente cada ejecutiva maneja un archivo personalizado en Excel adaptado acada una de las necesidades para realizar sus objetivos diarios.

Este archivo servirá para posteriormente se dar el seguimiento a cada cliente

http://www.apics.org.com/







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Distribución de clientes

Actualmente el departamento de ventas se divide en 2 personas Susana Juárez y Gabriela Camacho

Se distribuyen dependiendo de cada empresa con la plataforma que proporciona el departamentode logística se distribuyen a cada empresa equitativamente pero si alguna ejecutiva de ventas o siha tenido algún contacto con dicha empresa le corresponde a la ejecutiva de ventas que realizo la

labor de venta

•Informacion otorgada para losProvedor

•Localizacion de los nuevos clientes para apics Chapter Mexico

ubicados por parte de el departamneto de logisticaEntrada

•Recepcion de informacion por parte del departamento de logisticaProcedimiento

•Apertura de cartera de cientes nuevos incremento en las ventas por loconsecuente mayores ingresos y produccion en la empresa.Salida

•Directamente Apics Chapter Mexico.Cliente

• serivicio proporcionado a los clietes

• departamento de logisticaProvedor

• Distribucion de nuevos clientesEntrada

• Recepcion de informacion procedente del departamento de logistica

• Se divide la informacion por empresa (o atencion anteriormente acia con el cliete)

• La informacion se carga a la bace de datos de cada ejecutivo de cuenta

Procedimiento

• una equidad de contactos con los ejecutivos de cuentaSalida

• Directamente el departamento de ventas anteriormenteCliente





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Recepción de nuevos clientes

Se maneja un calendario donde se dividen los días de la semana para que sea equitativo elporcentaje de ventas En el caso de la división de los días Es un día si y un día no en este momento

solo hay 2 ejecutivos el calendario se podrá modificar según sea el crecimiento de la plantilla en eldepartamento de ventas

Cada ejecutiva se debe de responsabilizar de cada cliente al ofrecer un servicio leal respetuoso yTambién depende de los ejecutivos la satisfacción década cliente y cerrar la venta de de cadaposible cliente

En caso de no estar Disponible ningún ejecutivo la llamada es tomada por administración y lespasará la información a los vendedores.

• Calendario establecido que se cambia cada s emanaprovedores

• Divicion de dias en la semanaEntrada

• selecion de dias

• Deslindar las Responsablidades a cada ejecutivo

• Difundir el calendarioProcedimiento

• Como resultado tenemos un equilibro en las ventas de cada uno de los ejecutivos de ventas

• el ambiente laboral a ser equitativo es mas sano

• Se logra fomentar una de atencion y servicio hacia con el clienteSalida

• Directamente el departamento de ventas

• Indirectamente apics chapter MexicoCliente





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Referencias

http://autoridad.blogspot.mx/2005/10/autoridad-y-responsabilidad-visin.html

manual de procedimientos 2012 actualizado 13 de endero (reparado)

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