manual de politicas procesos, procedimientos y control interno puebloviejo

DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO

MANUAL DE POLITICAS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y

CONTROL INTERNO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO

JAIME CABALLERO CARBONO

ALCALDE MUNICIPAL

PUEBLOVIEJO, 2008

DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO

“El Renacer de Puebloviejo”

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TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN RESOLUCIÓN _____ DE ______ 1. GENERALIDADES 1.1. MARCO CONSTITUCIONAL LEGAL Y REGLAMENTARIO 1.2 MARCO CONCEPTUAL 1.2.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO 1.2.2 DEFINICIÓN DE CONTABLE 1.2.3 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE 1.2.4 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.3 FUNDAMENTOS 1.3.1. Autorregulación 1.3.2. Autocontrol 1.3.3. Autogestión 1.4 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 1.5 PRINCIPIOS 1.6 NORMAS TÈCNICAS 1.7 POSTULADOS 1.7.1. Confiabilidad 1.7.2. Utilidad Social 1.8 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÒN 1.9 REQUISITOS DE LA INFORMACIÓN 2. MANUAL DE POLITICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES

2.1 POLITICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO

2.1.1 Fechas de cierre y corte para preparación de la información 2.1.1.1 Responsables de la información 2.1.3 Conservación y custodia de libros de contabilidad 3. PROCESO CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 3.1 APLICACIÒN DEL PROCESO DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN EN EL PROCESO CONTABLE DE EL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 3.1.1 Identificación 3.1.2 Clasificación 3.1.3 Registro y ajuste 3.1.4 Elaboración y Presentación de los Estados Contables y demás informes 3.1.5 Análisis, interpretación y comunicación de la información



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3.2 INDICADORES 3.2.1 Eficiencia 3.2.1.2 Indicadores de endeudamiento 3.2.2 Eficacia 3.2.2.1 Indicadores de actividad 3.2.2.2 Indicadores de rendimiento 3.3 ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 3.4 PROCESO Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES 4. PROCEDINIENTO PARA LA ESTRUCTURACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS CONTABLES 4.1 FORMALIDADES COMUNES PARA LA ELABORACION Y DIVULGACION DE LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.2 ENCABEZADO 4.3 REFERENCIAS CRUZADAS 4.4 RESPONSABLES 4.5 CERTIFICACION 4.6 FIRMA DE LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.7 PUBLICACION DE LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.8 ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.9 BALANCE GENERAL 4.10 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL 4.11 UTILIZACION DE LAS SUBCUENTAS DENOMINADAS ”OTRAS” 4.12 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 4.13 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVOS 4.14 ESTRUCTURA DE FLUJOS DE EFECTIVO POR EL METODO DIRECTO 4.15 ESTRUCTURA DE FLUJOS DE EFECTIVO POR EL METODO INDIRECTO 4.16 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS 4.17 NOTAS DE CARÁCTER GENERAL 4.18 NATURALEZA JURIDICA Y FUNCIONES DE COMETIDO ESTATAL 5. PRINCIPIOS Y NORMAS TECNICAS CONTABLES 5.1 PRINCIPIOS 5.2 NORMAS TECNICAS DE CONTABILIDAD PÚBLICA 6. CODIGO DE ETICA PROFESIONAL DEL CONTADOR 7. ADMINISTRACION DE RIESGOS 8. CONTROL INTERNO CONTABLE 8.1 AUDITORIA DE EVALUACION ANUAL DE C.I.C. 8.1.1 Soportes de Evaluación 9. PROGRAMA DE AUDITORIA EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO 10. NORMOGRAMA



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PRESENTACION

El Plan General de Contabilidad Pública, como componente del nuevo Régimen de Contabilidad Pública, adoptado mediante Resolución 222 de 2.006, señala que:”El Sector Público colombiano funciona en un contexto con características jurídicas, económicas y sociales que condicionan el Sistema Nacional de Contabilidad Pública, SNCP. Las características referidas a aspectos locales y globales, constituyen los macro-condicionantes generales del SNCP, en la medida que delimitan, definen y orientan sus propósitos, es decir, el control de los recursos públicos, la rendición de cuentas, la gestión eficiente y la transparencia, según planes, presupuestos y funciones de cometido estatal. El Municipio de Puebloviejo, como entidad que integra el sector público está obligada a rendir cuentas y a controlar el uso de los recursos públicos destinados para el desarrollo de su objeto social, como es Planificar, dirigir, controlar y evaluar la gestión de las distintas dependencias de la Alcaldía, mediante la ejecución de evaluaciones exhaustivas de procesos medulares y/o selectivos, o a través de evaluaciones complementarias y de apoyo, que determinen el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización, los resultados de sus políticas y decisiones, así como planes y programas, observando los principios de la función administrativa, como son: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. La información contable es una denominación genérica que le da el resultado de proceso contable. Este resultado puede tomar el nombre de Balance General; Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio; Informes Complementarios, o Específicos y Reportes Contables. Es con base en esta información que los diferentes usuarios internos y externos de la ALCALDÍA conocen financiera, económica y socialmente a las entidades, y ello les posibilita administrar y controlar los recursos públicos, así como tomar decisiones en escenarios de menor incertidumbre. Como ha sido política de la actual administración, espero con esta publicación seguir aportando a los diferentes usuarios de la información contable pública elementos que les ayuden a solucionar inquietudes y dificultades que se presentan el normal desarrollo del proceso contable del Municipio, en aras de continuar promoviendo una cultura



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contable que privilegie el manejo eficiente y transparente de los recursos públicos de la entidad.



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RESOLUCIÓN: Nº____

(_______ 2008)

"Por medio de la cual se Adoptan las Políticas, Controles, Procesos y Procedimientos Contables del Municipio Puebloviejo”

EL ALCALDE MUNICIPAL DE PUEBLOVIEJO MAGDALENA En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las contenidas en el Acuerdo No. _______y

CONSIDERANDO Que El Plan General de Contabilidad Pública, como componente del nuevo Régimen de Contabilidad Pública, adoptado mediante la Resolución 222 de 2.006, señala que: “El sector público colombiano funciona en un contexto con características jurídicas, económicas y sociales que condicionan el Sistema Nacional de Contabilidad Pública, SNCP. Las características referidas a aspectos locales y globales, constituyen las macro-condicionantes generales del SNCP, en la medida que delimitan, definen y orientan sus propósitos, es decir, el control de los recursos públicos, la rendición de cuentas, la gestión eficiente y la transparencia, según planes, presupuestos y funciones de cometido estatal” Que la Ley 298 del 23 de Julio de 1.996 “Por medio de la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones de la materia” dicha ley en su artículo 7 define Sistema Nacional de Contabilidad Pública como “el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración pública”. Que el artículo 8 de la misma ley define el Sistema Integrado de Información Financiera como “un conjunto integrado de procesos automatizados, de base contable, que permite la producción de información para la gestión financiera pública” Que la ALCALDÍA con el fin de darle cumplimiento a dicho artículo implementará un Sistema Contable a través de interfaces que integre los procesos proveedores insumos de contabilidad del ente territorial.



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Que la Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, y se dictan otras disposiciones”, en su articulo 6 dispuso que “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del Representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”. Que en desarrollo de las normas generales señaladas en la Ley 87 de 1993, el Presidente de la República, expidió el Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005, por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el estado colombiano. Que la administración Municipal de Puebloviejo, mediante Resolución No.145 de abril 15 de 2008, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000-2005. Que dicha Resolución en el artículo 4 sobre objetivos específicos del Sistema de Control Interno señala que constituyen objetivos de control de ejecución de la entidad, entre otros: -Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad, y diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la entidad pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente. Que de igual manera, establece que constituyen objetivos de control a la información de la entidad: -Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna. -Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los órganos de control externo, garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la entidad y garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas. Que mediante resolución No.143 de noviembre 14 de 2008 emanada por la Alcaldía de Puebloviejo, se designa el representante de la alta dirección, se integra el grupo



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directivo MECI, el comité de Control Interno y de Gestión de la Calidad, para el Municipio de Puebloviejo. Que el manual de implementación del MECI, en el subsistema de Control Estratégico, establece los componentes de Ambiente de Control con elementos como: acuerdos, compromisos y protocolos éticos, desarrollo del talento humano y estilo de dirección; Direccionamiento Estratégico con elementos como: Planes y Programas, modelo de operación por procesos y estructura organizacional y el componente Administración del Riesgo con elementos como: contexto estratégico, identificación de riesgos, análisis de riesgos, valoración de riesgos y política de administración de riesgos. Que el manual de implementación del MECI, en el subsistema de Control de Gestión, establece el componente de actividades de control el cual contiene los elementos de políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores y manual de operación. Que con fundamento en lo antes mencionado se hace necesario adoptar un Manual de Políticas, Procesos y Procedimientos contables;

RESUELVE:

ARTÍCULO 1º. Adoptar las políticas, procesos y procedimientos contables para el Municipio de Puebloviejo, definidos en los términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública, PGCP, expedido por la Contaduría General de la Nación, los cuales hacen parte integral del presente acto administrativo, que estarán regidos por los siguientes aspectos: El modelo está orientado al establecimiento de políticas y al desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información que le permitan a la entidad pública: 1.1 Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la información financiera, tendientes a garantizar una información confiable, completa, razonable y oportuna, en los términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública, PGCP, expedido por la Contaduría General de la Nación. 1.2 Generar información contable que sirva de instrumento para la toma de decisiones, en relación con el control y la optimización de los recursos con que cuenta la entidad, en procura de una gestión pública eficiente y transparente. 1.3 Dar a conocer la situación financiera de la entidad y el resultado de la actividad financiera, económica y social a la comunidad, los ciudadanos, organismos de planificación y desarrollo de política económica, órganos de representación política y demás usuarios de dicha información.



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1.4 Permitir la verificación y comprobación interna y externa que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de los hechos o actividades de la entidad, conforme a las normas existentes sobre la materia. 1.5 Contribuir con las políticas, procesos y procedimientos contables al ejercicio de la rendición de cuentas y el cumplimiento de la legalidad y el control de administración, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, así como la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos con que cuenta la entidad. 1.6 Contar con los soportes idóneos de los registros contables. 1.7 Evitar que en la contabilidad de la entidad se registre información que esté afectada por alguna de las siguientes situaciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad;

b) Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva;

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso;

d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago;

e) Valores por la pérdida de los bienes o derechos cuando haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona;

f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.

ARTICULO 2º CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE- Además de las características establecidas por el PGCP, la contabilidad del Municipio de Puebloviejo debe contar en forma permanente, con las características de razonabilidad y oportunidad. 2.1 Razonabilidad. Se entiende que la información contable del Municipio de Puebloviejo es razonable cuando refleja la situación financiera y el resultado de la actividad, de manera ajustada a la realidad. Para ello, dicha información deberá contener los siguientes elementos mínimos:



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a) Registro total de las operaciones. La contabilidad del Municipio de Puebloviejo debe contener la totalidad de las operaciones económicas que la afecten. Por lo tanto, deben ser establecidos los controles necesarios que garanticen esta situación;

b) Individualización de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos y

obligaciones del Municipio de Puebloviejo, esto es, las inversiones; cuentas por cobrar por concepto de venta de servicios de salud, propiedad, planta y equipo; inventarios; proveedores y acreedores, deben estar identificados en forma individual.

Para lo anterior, hace parte de la contabilidad de la entidad la información contenida en el Sistema Contable, a través de:

c) Reconocimiento de cuentas valuativas. Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de los bienes, el Municipio de Puebloviejo aplicará el procedimiento, término y la vida útil establecida en el Plan General de Contabilidad Pública para las propiedades, planta y equipo;

d) Ajuste a valores reales. Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben

permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización de los costos históricos. Para este efecto, se realizará los avalúos de los bienes muebles e inmuebles y los registros pertinentes, con la periodicidad y términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública.

e) Soportes documentales. La totalidad de las operaciones registradas por el

Municipio de Puebloviejo deben estar respaldadas con documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación. No podrán registrarse contablemente hechos económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados;

f) Conciliaciones de información: El Municipio de Puebloviejo realizará conciliaciones

periódicas para comparar la información registrada en la contabilidad y los datos existentes en las diferentes dependencias generadoras de los hechos.

g) Libros de contabilidad. El Municipio de Puebloviejo debe generar los libros de

contabilidad, principales y auxiliares de que trata el Plan General de Contabilidad Pública, cuya información será la fuente para la elaboración de los Estados Contables.

Estos libros estarán contenidos en medio magnético, con base en los aplicativos que, para tal efecto, posee/o instale la entidad;



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2.2 Oportunidad La información debe ser registrada y revelada con la suficiente antelación para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones. Los elementos mínimos para cumplir con la característica de oportunidad son los siguientes:

a) Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. La contabilidad debe ser un proceso continuo, independiente al personal encargado de realizar los registros. En consecuencia, la entidad velará por que dicho proceso permanezca en forma consistente;

b) Eficiencia en los sistemas de información contables y financieros. La contabilidad

de la entidad deberá registrarse en forma automatizada, procurando siempre garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.

ARTICULO 3º ESTRUCTURA DEL AREA CONTABLE Y GESTION POR PROCESOS- La contabilidad de la entidad debe contar con los medios logísticos necesarios y el talento humano idóneo, que facilite la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable. Para ello, se cuenta con un Sistema Contable manual que integra a través de interfases, la información que generan en tesorería y presupuesto relacionada con las diferentes acciones de la entidad tales como nómina, cuentas por pagar, cartera, inventarios, activos fijos, facturación y presupuesto, de acuerdo con la especialidad de las operaciones económicas que realicen. ARTICULO 4º PROCESO CONTABLE- El proceso contable del Municipio de Puebloviejo, corresponde a un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y revelación de las transacciones, lo hechos y las operaciones financieras, económicas y sociales que afectan la situación financiera, la actividad y la capacidad para prestar los servicios o generar flujos de recursos. Las etapas son las siguientes: 4.1 Identificación.- En esta etapa se obtiene el conocimiento de situaciones o eventos pasados, presentes o que puedan ocurrir en el futuro, de carácter interno o externo y que afectan o pueden afectar la situación financiera o el resultado de la actividad, económica y social de la entidad.



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4.2 Clasificación.- El funcionario competente debe realizar la revisión y verificación de la transacción o hecho económico, con base en los documentos fuentes o soportes. 4.3 Registros y Ajustes.- Una vez identificado, analizado, verificado y revisado el hecho económico o transacción, el funcionario procederá a realizar los registros contables pertinentes, teniendo en cuenta su naturaleza, en los compromisos de contabilidad, libros auxiliares y principales, utilizando las herramientas informáticas asignadas y conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública para cada caso. 4.4 Presentación de los Estados Financieros.- Elaborados los Estados Financieros deberán ser presentados y/o publicados en la forma y términos establecidos por las normas legales, procurando en todo caso satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos. El Municipio de Puebloviejo dejó establecido en la Resolución No. 121 del 23 de Septiembre de 2.008 "Por medio de la cual se adoptan las políticas de comunicación pública organizacional y de medios de comunicación de la entidad” entre ellos la “POLITICA GERENCIAL DE PUBLICACION DE INFORMACION CONTABLE.- Es política institucional del Municipio de Puebloviejo, la presentación oportuna de la información, contable, y financiera debidamente analizada. El Municipio de Puebloviejo, publicara en la página web que implemente la entidad, los estados financieros, por lo menos una vez al año, para que sean fácilmente consultados por la ciudadanía y público en general. El Municipio de Puebloviejo, a través del jefe (e) de la oficina de control interno, tendrá la responsabilidad de evaluar cuatrimestralmente, la implementación del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social, que haga sostenible el proceso contable” 4.5 Análisis e interpretación de la información.- Los estados financieros básicos, así como los estados complementarios, serán la base para conocer la situación financiera de la entidad. ARTICULO 5º CONTROLES.- El Municipio de Puebloviejo establecerá mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable para garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y los procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública. Dichos mecanismos deben permitir el análisis, valoración y tratamiento adecuado de eventos potenciales que puedan afectar el citado proceso. Además, deben evitar la existencia de hechos financieros, económicos y sociales que, afectando la situación de la entidad, no estén incluidos en la contabilidad o, que estando incluidos, no cumplan con las normas del Plan General de Contabilidad Pública.



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Todos los funcionarios de la entidad y la Oficina de Control Interno tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social, de tal manera que haga sostenible el proceso contable, promoviendo la cultura de autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este proceso. ARTICULO 6º VIGENCIA- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE y CÚMPLASE

Dado en Puebloviejo, a los ___ días del mes de _____ del año 2008.

JAIME CABALLERO CARBONO ALCALDE MUNICIPAL



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1 GENERALIDADES 1.1 MARCO CONSTITUCIONAL, LEGAL Y REGLAMENTARIO El esquema anterior desde el punto de vista normativo señala los principales acontecimientos que han marcado a esta rama especializada de la contabilidad a través de la Constitución, Leyes, Decretos y Jurisprudencia en el contexto Nacional. El artículo 354 de la Constitución Nacional de 1.991 creó la figura de Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará esta con la de sus entidades descentralizadas dentro de las cuales se encuentra el Municipio de Puebloviejo. Corresponde dentro de las funciones del Contador General las de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública. A la ALCALDÍA en concordancia con esta función le corresponde enviar la información contable que es una parte del gran total de la información del país dentro de los términos señalados por la normatividad emanada por la misma Contaduría General de la Nación. La Ley 298 de 1.996, por medio de la cual se crea la Contaduría General de la Nación como unidad administrativa especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia, define en su artículo 10 el concepto de contabilidad pública en los siguientes términos: “Para efectos de la presente Ley, la

Constitución Política Art. 354

LEY 298 DE 1.996

C.Ext. 042 DE 2.001

C.Ext. 048 DE 2.001

RES. 048 DE 2.004

RES. 119 DE 2.006

LEY 715 DE 2.001



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contabilidad pública comprende, además de la contabilidad general de la Nación, la de la entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y solo en lo relacionado con estos”. Es pertinente aclarar que aunque el concepto de contabilidad pública se define de esta forma en la Ley 298, también se puede ser definido, desde el punto de vista disciplinario, como un “Subsistema de información contable encargado de la medición de los hechos financieros, económicos y sociales que realizan la entidades pertenecientes al sector público, de tal manera que, al ser comunicada a través de los estados contables, mejoren ostensiblemente el manejo, control y gestión de los recursos estatales por parte de quienes tienen esta competencia”. La contabilidad del Municipio de Puebloviejo corresponde a la información contable que pertenece al sector descentralizado del orden municipal. La Ley 715 de 2.001, “por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2.001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros”, le confiere al Contador General de la Nación una competencia adicional a las ya señaladas en el artículo 354 de la Constitución Nacional, Ley 298 de 1.996. Esta competencia está relacionada con la refrendación de la información que presentan las entidades territoriales al Departamento de Planeación Nacional para efectos de la distribución de los recursos de propósito general del Sistema General de Participaciones. Resolución Número 048 de 2.004 (10 de febrero) “Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable”, que dentro de sus considerandos expone que “…que la confiabilidad y la utilidad social de la información que genera el Sistema de Contabilidad de cada entidad u organismo del sector público, se ve afectada por la efectividad de su sistema de Control Interno y en particular el de Control Interno Contable”. Es importante resaltar que esta Resolución será de obligatoria aplicación y cumplimiento por todas las entidades y organismos del Estado que conforman el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP. El Municipio de Puebloviejo es una de estas entidades del Estado que conforma este ámbito de aplicación. Además de lo anterior la Resolución define Control Interno Contable como “Proceso que bajo la responsabilidad del Representante legal o máximo directivo de la entidad pública, así como los directivos de primer nivel responsable de las áreas financiera y contable, se adelantan en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar que la información financiera,



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económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el PGCP”. La Resolución 048 en su artículo 7 contiene la Estructura del Control Interno Contable para su implementación la cual está basada en Subsistemas, Componentes y Elementos. El Municipio de Puebloviejo se encuentra en proceso de dicha implementación a través de este Manual se definirán las directrices para el mismo. Resolución Número 119 (Abril 27 de 2.006) “Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública”. El objetivo fundamental de la creación de esta resolución es desarrollar las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos que garanticen la producción de información razonable y oportuna. Esta Resolución debe ser aplicada por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, de conformidad en lo dispuesto en la Resolución 400 de 2000 y en las demás normas que la modifique o la sustituyan. Los Jefes de Control Interno, Auditores o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1.993, tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del Control Interno Contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ente público, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado. El Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública orienta a los responsables de la información financiera, económica y Social en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de conformidad con lo señalado en la Ley 716 de 2.001 y especialmente el artículo 7 del Decreto 1914 de 2.003. La Resolución 119 es una herramienta fundamental del presente documento ya que establece los parámetros a seguir para la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno Contable y Sostenibilidad de la Calidad de la Información Contable Pública en el Municipio de Puebloviejo enmarcado dentro de los tres subsistemas de Control Estratégico, de Control de Gestión y de Control de Evaluación con sus componentes y elementos. La Resolución 357 del 23 de Julio de 2.008 “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación” orienta a los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en la entidades contables públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de la información con las características de Confiabilidad, Relevancia y



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Comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. La información contable debe servir como instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos, en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se deberá revelar información que interprete la realidad financiera, económica, social y ambiental. Toda la información revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliación exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, observando siempre la aplicación estricta del Régimen de Contabilidad Pública para el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones realizadas por la entidad contable pública. 1.2 MARCO CONCEPTUAL 1.2.1 Definición de Control Interno El control interno es un SISTEMA integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Esta definición aplica al Control Interno como Sistema. El Control Interno también se puede definir como el Conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados entre sí y unidos a las personas que conforman una Organización Pública, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender. 1.2.2 Definición de control interno contable Aplicación que se hace en las entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información



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financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. 1.2.3 Evaluación del control interno contable Es la medición y evaluación al sistema de control interno en el proceso contable de una entidad u organismo con el propósito de determinar su calidad y confianza con el fin de prevenir y neutralizar los riesgos inherentes a la gestión contable. 1.2.4 Administración de riesgos Proceso para identificar, analizar, valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable, con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales, adelantado por los responsables de la información contable. 1.3 FUNDAMENTOS 1.3.1 Autorregulación: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los asuntos que le son propios a su función administrativa. 1.3.2 Autocontrol: Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones. 1.3.3. Autogestión: Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación y el Autocontrol a fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función administrativa. 1.4 DEFINICION DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO Antes de definir el control interno contable en el Municipio de Puebloviejo es importante señalar que el Municipio conceptualiza el MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 como aquel que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado. (Decreto 1599 de 2.005). Busca la modernización del Estado Colombiano para lograr la transparencia en la administración pública. También es una herramienta que soporta el sistema de Gestión de Calidad. Su propósito esencial es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y contribuir a los fines esenciales del Estado. Está enfocado como un conjunto de elementos donde todos los servidores del Municipio de Puebloviejo,



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intervienen para satisfacer los compromisos adquiridos con la ciudadanía, facilitar el acceso a la información y comunicación y corregir oportunamente las debilidades presentadas en el quehacer institucional. Con base en lo anterior el Control Interno Contable del Municipio es la aplicación del MECI al proceso contable, es decir establecer las acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo de dicho proceso, con el objetivo de garantizar que la información financiera, económica y social de la Alcaldía cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. 1.5 PRINCIPIOS Constituyen las pautas básicas que guían el proceso de generación de la información en función de los objetivos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. En consecuencia, los principios hacen referencia, a las técnicas cuantitativas de valuación de los hechos; al momento en el cual se realiza el registro contable; a la forma en que deben revelarse los hechos; a la continuidad del ente público; a la esencia de las transacciones; y a la correlación entre ingresos, costos y gastos. 1.6 NORMAS TECNICAS Comprenden el conjunto de parámetros y criterios que precisan y delimitan el proceso contable; están orientadas a reflejar exhaustivamente la creación, transformación, intercambio, transferencia, extinción y, en general, cualquier cambio producido por los hechos económicos, financieros y sociales. 1.7 POSTULADOS 1.7.1 Confiabilidad: La información contable pública es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se elabora a partir de un conjunto homogéneo y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos que permitan conocer la gestión, el uso, el control y las condiciones de los recursos y el patrimonio públicos. 1.7.2. Utilidad Social: Para determinar la utilidad social se debe tomar en cuenta los usuarios de la información los cuales son todas aquellas personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que en un momento dado se benefician de los resultados del proceso contable público para satisfacer alguna necesidad informativa. Es a partir de las necesidades de los usuarios que se determina la utilidad de la información contable pública, objetivo fundamental de la contabilidad.



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El nuevo marco conceptual del PGCP señala que: “Los usuarios de la Contabilidad Pública en Colombia, de acuerdo con las necesidades y usos de la información contable que surge como consecuencia de la caracterización del entorno, son entre otros:

La comunidad y los ciudadanos, cuyo bienestar y convivencia son el objetivo de las funciones de cometido estatal, en su condición de contribuyentes y beneficiarios de los bienes y servicios públicos, tienen interés en información contable pública transparente que les permita conocer la gestión, el uso y condición de los recursos y el patrimonio público.

Las propias entidades y sus gestores, interesados en realizar seguimiento y control interno a sus operaciones por medio del Sistema de Contabilidad, preparando los estados contables básicos para realizar una gestión eficiente de los recursos públicos, influir en los cursos de su acción, mantener y salvaguardar el patrimonio público y rendir cuentas a los órganos de control administrativo, fiscal, político y ciudadano.

En este sentido los usuarios requieren información que les permita utilizar de manera efectiva para un dinámico proceso de toma de decisiones, con independencia del objetivo particular que quiera satisfacer. Esta información se refiere a:

El cumplimiento de la legalidad, la rendición de cuentas y el control administrativo, fiscal, disciplinario y ciudadano sobre la gestión eficiente; y el uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos públicos conforme a lo previsto en la Constitución, la ley, los presupuestos, planes, programas y proyectos aprobados.

La situación financiera económica y social y ambiental de las entidades del sector público referida a la gestión de los recursos y al mantenimiento del patrimonio público, conforme a lo previsto por la política económica y social, así como a los criterios económicos y financieros de otros agentes inversores o acreedores.

El logro de objetivos, metas y nivel de desempeño de las entidades del Sector Público en cumplimiento de las funciones de cometido estatal; su capacidad para mantener el nivel y calidad de los servicios y bienes públicos producidos; la eficiencia en el uso de recursos escasos; la eficacia en la ejecución de planes, proyectos y programas y su capacidad para el cumplimiento de los compromisos actuales.

El impacto de la gestión y uso de los recursos públicos en el ámbito económico, social y ambiental, orientados a la intervención en beneficio de la comunidad.

1.8 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN



21

Racional: La información contable pública es el producto de la aplicación de un proceso racional y sistemático, que reconoce y revela las transacciones, hechos y operaciones de las entidades contables públicas, con base en un conjunto homogéneo, comparable y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos.

Universal: La información contable públicas es universal, si incluye la

totalidad de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública, debidamente reconocidos y medidos en términos cuantitativos y/o cualitativos, con independencia de que la relación costo/beneficio implique agregar partidas para su reconocimiento.

Medible: Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarán al costo histórico y serán objetos de actualización y revelación. La cuantificación en términos monetarios debe hacerse utilizando como unidad de medida el peso que es la moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio ilimitado, y sin subdivisiones en centavos. Para los hechos que no sean susceptibles de ser cuantificados monetariamente se aplicará lo reglamentado por las normas técnicas.

Confiabilidad: La información contable pública es confiable si constituye

la base del logro de sus objetivos y si se elabora a partir de un conjunto homogéneo y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos que permitan conocer la gestión, el control y las condiciones de los recursos y el patrimonio público. Para ello la confiabilidad es consecuencia de la observancia de la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad.

1.9 REQUISITOS DE LA INFORMACIÓN

Oportunidad: La información contable pública es oportuna si tiene la posibilidad de influir a tiempo sobre la acción, los objetivos y las decisiones de los usuarios con capacidad para ello. La disponibilidad para satisfacer las demandas por parte de los usuarios es fundamental, en la medida que permite evaluar la eficiencia y eficacia de la información contable pública y del sistema que la produce.

Objetividad: La información contable pública es objetiva cuando su preparación y presentación se fundamenta en la identificación y la aplicación homogénea de principios, normas técnicas y procedimientos, ajustados a la realidad de las entidades contables públicas, sin sesgos,



22

permitiendo la obtención de resultados e interpretaciones análogas. El grado de subjetividad implícito en el reconocimiento y revelación de los hechos, se minimiza informando las circunstancias y criterios utilizados conforme lo indican las normas técnicas del PGCP.

Consistencia: La información contable pública es consistente cuando los

criterios que orientan su elaboración se aplican de manera coherente y uniforme.

Relevancia: La información contable pública es relevante si proporciona la base necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para que lo usuarios dispongan oportunamente de ella, conforme a sus objetivos y necesidades. En la información contable pública, por su condición de bien público, la relevancia procura un equilibrio entre los niveles de oportunidad, materialidad y universalidad.

Verificabilidad: La información contable pública es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación. El Sistema Nacional de Contabilidad Pública debe garantizar la disposición del insumo básico para alcanzar los objetivos de control, mediante la aplicación de procedimientos necesarios para confirmar o acreditar la procedencia de los datos registrados, las transacciones, hechos y operaciones revelados por la información contable pública, con sujeción a los principios, normas técnicas y procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

Comprensibilidad: La información contable pública es comprensible si

permite a los usuarios interesados formarse un juicio objetivo sobre su contenido. Para el efecto se presume que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades y resultados de la entidad contable pública objeto de su interés, así como de la regulación contable que le aplica. En este sentido, la información contable pública es comprensible si es racional y consistente.

2. MANUAL DE POLITICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES El Municipio de Puebloviejo establece como Política Institucional de Contabilidad que todos los hechos económicos, financieros y sociales realizado en cualquier área, proceso, actividad o dependencia de la Entidad debe ser debidamente informado al área de contabilidad a través de documentos fuente o soporte de la operación para que sean canalizados en el proceso contable.



23

Se establece que el flujo de información hacia el proceso contable se realice en forma eficiente, oportuna y permanente de los demás procesos que intervienen al igual que jurídica y mantenimiento y demás informaciones que alimenten el proceso contable para lo cual se implementaran las siguientes políticas: - Controles y políticas asociadas a las actividades del proceso contable.

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL

POLITICAS INSTRUMENTOS

IDE

NT

IFIC

AC

ION

1. Dificultad para la

medición monetaria

confiable.

1. Adoptar una

política mediante

la cual todos los

hechos

económicos,

financieros,

sociales y

ambientales

realizados en

cualquier

dependencia de la

entidad pública,

sean debidamente

informados al área

de contabilidad a

través de los

documentos

fuente o soporte

de las

operaciones, para

que sean

incorporados al

proceso contable,

así como la

verificación

respecto de su

aplicación.

1.El responsable del

proceso contable

se compromete a

adoptar los

controles y

mecanismos

necesarios para que

todos los procesos

del Municipio de

manera

independiente a su

cuantía y relación

con la función

estatal y que

tengan alguna

relación con el

proceso de gestión

financiera,

suministren la

información de

manera efectiva y

oportuna que sea

concerniente y

relevante al proceso

contable de la

entidad.

* A través de un

formato de

información de

novedades que se

diligenciará en

cada uno de los

procesos que afectan

el proceso contable

será el mecanismo

para que todos los

hechos económicos,

financieros, sociales y

ambientales sean

informados al área de

contabilidad.



24

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


2. Falta de idoneidad

del documento

soporte.

2. Definir e

implementar

políticas para

identificar los

bienes en forma

individualizada.

2. Se adoptara

como regla general

que todos los

registros contables

que sean

concernientes a las

operaciones de la

entidad o que sean

generados por otras

entidades estén

debidamente

soportados por

documentos

idóneos, de tal

manera, que la

información

registrada en ellos

sea susceptible de

verificación y

comprobación

exhaustiva o

aleatoria por

cualquier

organismo que lo

solicite, para lo cual

no se podrá

registrar ningún

hecho económico,

financiero, social y

ambiental que no

se encuentre

apropiadamente

soportado.

* A cada responsable

se le entregará por

medio de Acta los

bienes que usa para el

desarrollo de su

operación y el

proceso Gestión de

Inventarios será el

responsable de su

monitoreo y

seguimiento.

Estableciendo como

política que al

momento de retirarse

del Municipio deberá

este proceso generar

un paz y salvo a

Gestión del Talento

Humano. Además de

generarse un

documento

denominado Formato

de Novedades de

Bienes para cuando

se den traslados,

pérdida, deterioro.

etc.

3. Descripción

inadecuada del hecho

en el documento

fuente.

3. Consultar a la

Contaduría

General de la

Nación las

situaciones que

pongan en duda el

adecuado

reconocimiento y

revelación de los

hechos realizados,

3- La totalidad de

las operaciones

realizadas por la

entidad contable

pública deben estar

respaldadas en

documentos

idóneos, de tal

manera que la

información

* El responsable del

proceso contable

entregará al Jefe de

Control Interno sus

Planes de Acción y

de Trabajo con su

respectivo

cronograma.



25

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


por falta de norma

o por dificultad en

su interpretación.

registrada sea

susceptible de

verificación y

comprobación

exhaustiva o

aleatoria. Por lo

cual, no podrán

registrarse

contablemente los

hechos económicos,

financieros, sociales

y ambientales que

no se encuentren

debidamente

soportados.

4. Falta de

Información en el

documento fuente o

soporte del hecho

realizado.

4. Elaborar planes

de trabajo, e

implementar

procedimientos

específicos que

permitan la

eficiencia de los

flujos de

información desde

los procesos

proveedores hacia

el proceso

contable, en forma

oportuna, así

como la

comprobación de

su existencia e

implementación

4. La entidad

deberá identificar

todos sus bienes en

forma

individualizada,

como medida de

control de los

bienes que posee y

asignará un

responsable (de

acuerdo al uso) para

su conservación y

custodia; se

informará al

Proceso de

Inventarios las

novedades que

existieran sobre los

mismos.

* A través de un

documento

denominado

circularización de

cartera y Actas de

conciliación quedará

la evidencia de los

ingresos recibidos por

la entidad

5. Desconocimiento

de las normas que

rigen la

administración

pública.

5. Adoptar

políticas para el

retiro de los

bienes de la

entidad contable

pública por

diferentes

circunstancias que

impidan el uso de

5. Se establecerá

como política

realizar

conciliaciones

periódicas con los

clientes para

monitorear los

saldos de cartera,

las cuales deberán

Formato de soporte

técnico de

conciliación de

información

financiera



26

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


los mismos. quedar registradas

en Actas de

Conciliación de

Cartera.

6. Interpretación

inadecuada del hecho

realizado, conforme

al Régimen de

Contabilidad Pública.

6. Implementar

procedimientos

administrativos

que sean

efectivos, para

establecer la

responsabilidad de

registrar los

recaudos

generados, la

autorización de los

soportes por

funcionarios

competentes,

manejo de cajas

menores o fondos

rotatorios y sus

respectivos

arqueos

periódicos,

manejo de

propiedades,

planta y equipos, y

demás bienes de

las entidades

contables

públicas, así como

la respectiva

verificación

respecto de su

adecuada

aplicación.

6. La Oficina de

Bienes e

Inventarios deberá

llevar un registro

individualizado de

cada uno de los

bienes inmuebles

con el soporte

idóneo que

certifique la

propiedad de lo

contrario reportar a

la Oficina de

Jurídica para que

realice las acciones

pertinentes para su

legalización,

generando copia del

mismo a

contabilidad.

* Con una lista de

chequeo que se

genere al momento de

causar y que deberá ir

al inicio de la cuenta

verificaremos la

idoneidad de cada

documento y la

liquidación

7. Incapacidad de

asociar el hecho

económico realizado

con las normas

contenidas en el

PGCP.

7. Adoptar

políticas

relacionadas con

el reconocimiento

de los activos, lo

que incluye el

seguimiento sobre

7. Recibir cuentas

debidamente

soportadas y

certificadas por los

interventores de la

misma y verificar la

liquidación de



27

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


su legalización y

valoración

actualizada, así

como la respectiva

verificación

respecto de su

aplicación.

aportes patronales y

seguridad social

generada en

Gestión del Talento

humano.

8. Hecho económico

no considerado en el

PGCP y no definido

en la doctrina

contable pública.

8. Verificar el

adecuado

reconocimiento de

las obligaciones

de la entidad

contable pública,

entre ellas las

relacionadas con

el pasivo laboral,

las cuales incluyen

el reconocimiento

de las pensiones y

cuotas partes

pensionales

8.Cuando se genere

inconsistencia de

carácter técnico, se

deben solicitar al la

Contaduría General

de la Nación

concepto Básico

sobre la situación

en particular a fin

de tener la solución

y procedimiento a

efectuar.

Formato de remisión

de inquietudes y

inconsistencias

contables

9. Hechos realizados

que no han sido

vinculados al proceso

contable.

9. Implementar un

sistema de

capacitación que

posibilite el

conocimiento

suficiente a los

funcionarios de

contabilidad, para

una adecuada

identificación de

los hechos

económicos,

financieros,

sociales y

ambientales

realizados.

Todos los hechos

económicos que

impliquen una

transacción

económica,

financiera, social,

ambiental y

jurídica, de bienes

y servicios deben

ser notificados a la

oficina de

contabilidad de la

institución, a fin de

ser registrados

contablemente.

Formato de remisorio

del hecho, soportado

con el documento

respectivo que genero

la transacción a la

oficina de

contabilidad.

10. Inadecuado flujo

de información entre

el proceso contable y

los demás procesos

generadores de

hechos, transacciones

10. Efectuar

conciliaciones de

saldos del efectivo

e inversiones,

entre las áreas de

presupuesto,

Todos los hechos

económicos que

impliquen una

transacción

económica,

financiera, social,

Formato de remisorio

del hecho, soportado

con el documento

respectivo que genero

la transacción a la

oficina de



28

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


u operaciones

susceptibles de

reconocer

contablemente.

contabilidad,

tesorería, y demás

áreas de la

entidad,

examinando

simultáneamente

los tiempos de

respuesta y

oportunidad en la

entrega de la

información.

ambiental y

jurídica, de bienes

y servicios deben

ser notificados a la

oficina de

contabilidad de la

institución, a fin de

ser registrados

contablemente.

contabilidad.

11. Realizar

periódicamente

toma física de

inventarios y

conciliación de

saldos con los

registros

contables.

12. Identificar la

existencia y

funcionalidad de

procedimientos

para la

elaboración,

revisión y

depuración

oportuna de las

conciliaciones

bancarias, que

implique control

sobre la apertura y

utilización

adecuada de las

cuentas bancarias.

13. Implementar

políticas

permanentes

relacionadas con

procesos de

depuración de

Rentas, Cuentas

por Cobrar, y



29

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


demás activos, de

tal forma que

permita establecer

los saldos reales y

una adecuada

clasificación

contable.

14. Implementar

políticas para

realizar las

conciliaciones

asociadas a las

Pensiones de

Jubilación

(cálculos

actuariales),

cesantías

consolidadas y sus

intereses

operaciones de

Crédito Público y

manejo de Deuda,

retenciones

tributarias y

demás pasivos que

de acuerdo con la

naturaleza de la

entidad se

consideren

significativos,

CL

AS

IFIC

AC

IÓN

1. Incorrecta

interpretación sobre

la coherencia entre el

marco conceptual del

Plan General de

Contabilidad Pública

y el Manual de

Procedimientos del

Régimen de

Contabilidad Pública.

1. Comprender y

aplicar

adecuadamente las

normas contables

a fin de proceder a

realizar el registro

contable adecuado

de los hechos

realizados.

1. Como soporte de

los estados

contables, las

entidades públicas

deben generar los

libros de

contabilidad,

principales y

auxiliares, de que

trata el Plan

General de

Contabilidad

Pública



30

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


2. Utilización del

Catálogo General de

Cuentas

desactualizado.

2. Consultar a la

Contaduría

General de la

Nación cuando se

tenga duda

respecto de la

clasificación

contable de los

hechos realizados

8.Cuando se genere

inconsistencia de

carácter técnico, se

deben solicitar al la

Contaduría General

de la Nación

concepto Básico

sobre la situación

en particular a fin

de tener la solución

y procedimiento a

efectuar.

3. Utilización

inadecuada de

cuentas que tienen el

propósito de registrar

hechos diferentes al

realizado.

3. Consultar

permanentemente

la página Web de

la

Contaduría

General de la

Nación, para

actualizarse sobre

nuevas normas

contables

expedidas o de

cambios

producidos

4. Evaluar, de

acuerdo con los

requerimientos

establecidos por la

Contaduría

General de la

Nación, el proceso

adelantado por el

área contable del

ente público, para

lograr la

conciliación de

saldos de

operaciones

recíprocas con las

entidades, que

incluya la

confirmación de



31

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


saldos a través de

circularizaciones

periódicas entre

las entidades

objeto de

conciliación.

5. Hacer

revisiones

periódicas sobre la

consistencia de los

saldos que revelan

las diferentes

cuentas, para

determinar su

adecuada

clasificación

contable.

R

EG

IST

RO

YA

JU

ST

ES

1. Incorrecta

interpretación y

aplicación de los

principios de

contabilidad pública,

así como de los

procedimientos

contables.

1. Aplicar de

manera adecuada

las normas

sustantivas y

procedimentales

del Régimen de

Contabilidad

Pública.

Todos los registros

contables de la

entidad deben

ajustarse a los

establecido en el

Plan General de

Contabilidad

Pública, reflejando

la realidad

económica de

forma que permita

efectuarse una

análisis

metodológico, un

proceso de

medición, una

estructura

cronológica y

conceptual a base

de causación;

sintetizando esta

información en

estados contables

útiles para el

Establecimiento de

lista de chequeo y

formatos de

auditorias



32

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


control y la toma de

decisión

2. Imputación en una

cuenta o código

diferentes.

2. Comprobar que

la numeración de

los soportes

contables

generados por la

entidad contable

pública

correspondan a un

orden consecutivo.

3. Registros por

valores superiores o

inferiores al que

corresponde.

3. Comprobar la

existencia de los

Libros de

Contabilidad, y su

adecuada

oficialización

según lo establece

el Régimen de

Contabilidad

Pública

4. No respetar la

numeración

consecutiva de los

comprobantes de

contabilidad.

4. Comprobar la

idoneidad,

existencia,

organización y

archivo de los

soportes

documentales.

5. Incorrecta

aplicación de normas

y procedimientos

diferenciales entre

entidades de

gobierno general y

entes territoriales.

5. Comprobar la

causación

oportuna y el

correcto registro

de todas las

operaciones

llevadas a cabo

por el ente

público,

incluyendo los



33

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


valores

registrados.

6. Registro contable

no cargado ni

acumulado en la

contabilidad.

6. Auditar

periódicamente

los sistemas de

información para

verificar que se

realicen las

interfases y ajustes

en forma

adecuada.

7. Hechos ocurridos

no registrados.

7. Implementar un

sistema que

permita verificar

periódicamente la

elaboración y

cálculo de los

ajustes que sean

necesarios, para

revelar

razonablemente la

información

contable,

especialmente los

relacionados con

depreciaciones,

provisiones y

amortizaciones,

entre otros.

8. Inadecuadas

interfases de los

subsistemas

componentes de los

Sistemas Integrados

de Información

8. Verificar que

los datos

registrados en los

libros de

contabilidad

corresponden con

la información

contenida en los

comprobantes y

demás

documentos

soporte.



34

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


9. Registro contable

incompleto.

9. Actualizar

adecuadamente la

parametrización y

mantenimiento del

aplicativo

utilizado para

procesar

información con

base en los nuevos

desarrollos

normativos de la

contabilidad

expedidos por la

Contaduría

General de la

Nación.

10. Error en el

cálculo de los valores

para realizar los

ajustes relacionados

con las cuentas

valuativas o no

transaccionales.

11. Ajustes

realizados a los

estados, informes y

reportes contables sin

efectuar los registros

en la contabilidad.

12. Registros

contables que

implican la

existencia de partidas

globales.

13. Compensación de

activos y pasivos del

balance general, o

ingresos, gastos y

costos que integran

el estado de actividad

financiera,

económica, social y

ambiental.



35

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL

POLITICAS INSTRUMENTOS E

LA

BO

RA

CIÓ

N D

E E

ST

AD

OS

CO

NT

AB

LE

S Y

DE

MÁ

S I

NF

OR

ME

S

1. Inexistencia de

libros de

contabilidad.

1. Comprobar que

la información

revelada en los

estados contables

corresponde con la

registrada en los

libros de

contabilidad

reglamentados en

el Plan General de

Contabilidad

Pública.

1. se constituirá el

Comité Técnico de

Sostenibilidad

Contable, como una

instancia asesora

del área contable de

la entidad que

procura por la

generación de

información

contable confiable,

relevante y

comprensible.

Actas del comité

técnico de

sostenibilidad

contable

2. Información de los

estados contables que

no coincide con los

libros de

contabilidad.

2. Establecer

políticas para que

la información

contable sea

suministrada

oportunamente a

los representantes

legales de las

entidades

públicas.

se establece como

directriz general

realizar

periódicamente

informes públicos

contables

soportados por

cálculos de

indicadores de

gestión y

financieros, útiles

para mostrar la

realidad financiera,


ambiental de la

entidad, a través de

la pagina web de la

institución o en

sitio visible a los

clientes internos y

externos.

Informes financieros

(análisis horizontal y

vertical de estado de

resultados , P y G;

informe con calculo

de indicadores, estado

de cambio en el

patrimonio, notas

contables )

3. Inadecuado

funcionamiento del

aplicativo utilizado

para procesar la

información.

3. Establecer

políticas para que

la información

contable sea

suministrada

oportunamente a

la Contaduría

General de la

Nación.



36

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


4. No generación de

estados, informes y

reportes contables

4. Establecer

políticas para que

la información

contable sea

suministrada

oportunamente a

los organismos de

inspección,

vigilancia y

control.

5. Generación

inoportuna de los

estados, informes y

reportes contables al

representante legal y

demás usuarios

5. Verificar el

adecuado

cumplimiento de

las políticas

relacionadas con

el suministro

oportuno de la

información

contable a sus

respectivos

usuarios.

6. Revelación de

informes contables

que no corresponden

a los registros

realizados.

6. Establecer

procedimientos

que garanticen un

adecuado flujo de

documentos a

través de las

dependencias de la

entidad,

permitiendo la

generación

oportuna de libros

de contabilidad e

información

contable, así como

la respectiva

verificación

respecto de su

adecuada

aplicación.



37

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


7. Inadecuada

estructuración de las

notas a los estados

contables

7. Publicar en la

entidad en lugar

visible y de fácil

acceso la

información

contable preparada

para que sea

fácilmente

consultada por los

ciudadanos y

demás usuarios.

8. Revelación

insuficiente en las

notas a los estados

contables.

8. Comprobar que

la información

contable ha sido

suministrada a los

usuarios en forma

completa y de

conformidad con

las normas que

reglamentan

dichos

requerimientos.

9. Omisión en la

revelación de las

variaciones

significativas de un

periodo a otro.

10. Inconsistencia

entre las notas a los

estados contables y

los saldos revelados

en los estados,

informes y reportes

contables.

A

NÁ

LIS

IS,

INT

ER

PR

ET

AC

IÓN

Y

CO

MU

NIC

AC

IÓN

DE

LA

IN

FO

RM

AC

IÓN

1. Presentación

inoportuna de

información a la

CGN y a organismos

de inspección,

vigilancia y control.

1. Verificar que la

información

contable

suministrada a la

alta dirección esté

acompañada de un

adecuado análisis

e interpretación,

soportada en

se establece como

directriz general

realizar

periódicamente

informes públicos

contables

soportados por

cálculos de

indicadores de

Informes financieros

(análisis horizontal y

vertical de estado de

resultados , P y G;

informe con calculo

de indicadores, estado

de cambio en el

patrimonio, notas

contables )



38

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


cálculos de

indicadores de

gestión y


para mostrar la

realidad

financiera,

económica, social

y ambiental de la

entidad pública.

gestión y


para mostrar la

realidad financiera,


ambiental de la

entidad, a través de

la pagina web de la

institución o en

sitio visible a los

clientes internos y

externos.

2. Presentación

incompleta de la

información

contable.

2. Construir los

indicadores

pertinentes a

efectos de realizar

los análisis que

correspondan,

para informar

adecuadamente

sobre la situación,

resultados y

tendencias, así

como la respectiva

verificación

respecto de su

implementación

idem

3. Presentación

inadecuada o no

presentación de notas

a los estados

contables.

3. Verificar que se

haya analizado la

información con

base en los

indicadores

construidos.

idem

4. No publicación de

los estados contables

en sitios visibles a la

comunidad

4. Establecer

como política

institucional la

presentación

oportuna de la

información

contable

debidamente

analizada.

idem



39

SITUACIONES DE

RIESGO

ACCIONES DE

CONTROL


5. Revelación

inconsistente de

cuentas según los

cuadres algebraicos

reconocidos

técnicamente.

5. Verificar el

cumplimiento

oportuno de los

plazos

establecidos para

el reporte de

información

contable a sus

diferentes

usuarios.

idem

6. Análisis e

interpretación

sesgada o incorrecta

de la información

contable.

idem

7. Diseño inadecuado

de indicadores para

mostrar la realidad

de la entidad.

idem

8. Inadecuada

comunicación del

mensaje contable.

idem

9. Preparación de

información sólo

para efectos de

cumplir con la

presentación a la

Contaduría General

de la Nación y

organismos de

inspección,

vigilancia y control.

idem

10. Omitir la

utilización de la

información contable

para la toma de

decisiones.

idem

11. Presentación de

información contable

con diferentes cifras

a los diferentes

usuarios

idem



40

2.1 POLITICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO A partir de la fecha, el Proceso Contable del Municipio de Puebloviejo se regirá por las siguientes directrices: 2.1.1 Fechas de cierre y corte para preparación de la información: La información contable es afectada por varios procesos para lo cual se estipula que la conciliación de información con los procesos que afectan el proceso contable antes mencionados se hará los primeros 20 días del mes siguiente de tal forma que al presentar la información a los entes de control como son: Contaduría General de la Nación, Supersalud, Ministerio de Protección Social, Contraloría Distrital los cuales tienen como plazo de presentación en forma trimestral de acuerdo a las fechas que aparecen a continuación. (Ver tabla siguiente) Tabla 1. Presentación información contable a entes de control

ENTIDAD FECHA DE CORTE FECHA DE PRESENTACIÓN

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION

31 DE MARZO 30 DE ABRIL

30 DE JUNIO 31 DE JULIO

30 DE SEPTIEMBRE 31 DE OCTUBRE

31 DE DICIEMBRE 15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE

SUPERSALUD 31 DE MARZO 25 DE ABRIL

30 DE JUNIO 25 DE JULIO

30 DE SEPTIEMBRE 31 DE OCTUBRE

31 DE DICIEMBRE 25 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE

MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL

31 DE MARZO 15 DE MAYO

30 DE JUNIO 15 DE AGOSTO

30 DE SEPTIEMBRE 15 DE NOVIEMBRE

31 DE DICIEMBRE 15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE ANUAL HASTA MARZO DEL AÑO SIGUIENTE



41

CONTRALORIA DEPARTAMNETAL

31 DE DICIEMBRE 28 DE ENERO DEL AÑO SIGUIENTE DE ACUERDO A RESOLUCION 067 del 24 de Septiembre de 2.007 EXPEDIDA POR LA ENTIDAD

En todo caso las entidades contables públicas como es el caso del Municipio de Puebloviejo suministra a las entidades que así lo requieran, en los plazos antes definidos, la información y demás datos que sean necesarios a efectos de garantizar la confiabilidad y relevancia de la información que se reporte a la Contaduría General de la Nación. 2.1.1.1 Responsables de la información: El representante legal, el contador público que tenga a su cargo la contabilidad del ente contable público, y el revisor fiscal de las entidades obligadas, serán responsables por el cumplimiento de los plazos, requisitos y obligaciones relacionadas con la presentación de la información a la Contaduría General de la Nación, según lo establece la Ley 43 de 1.990. El informe de Control Interno Contable quedará bajo la responsabilidad del Representante Legal y el Jefe de Control Interno. La información financiera a presentar a las demás entidades quedará bajo la responsabilidad del Subgerente Administrativo o quien haga sus veces. 2.1.2 Sistema de Depreciación (vida útil aplicable), periodos de provisión y amortización: El sistema de depreciación que se aplica a los activos de la entidad es línea recta 2.1.2 Fechas de Publicación.- De acuerdo a la Resolución 121 del 23 de Septiembre de 2.008 "Por medio de la cual se adoptan las políticas de comunicación pública

organizacional y de medios de comunicación del Municipio de Puebloviejo” hace parte integral la POLITICA GERENCIAL DE PUBLICACION DE INFORMACION CONTABLE la cual de manera explícita informa que es política institucional del Municipio de Puebloviejo, la presentación oportuna de la información, contable, y financiera debidamente analizada. El Municipio de Puebloviejo, publicara en la pagina web de la entidad, los estados financieros, por lo menos una vez al año, para que sean fácilmente consultados por la ciudadanía y público en general. El Municipio de Puebloviejo, a través del jefe de la oficina de control interno, tendrá la responsabilidad de evaluar cuatrimestralmente, la implementación del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social, que haga sostenible el proceso contable.



42

2.1.3 Conservación y custodia de libros de contabilidad.- Quedó establecido que la Resolución “Por medio de la cual se responsabiliza de la tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad del Municipio de Puebloviejo” resuelve en su artículo 1 “que se responsabilice a la persona encargada del manejo del Archivo histórico del Municipio, de la conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad de vigencias anteriores del Municipio de Puebloviejo” y en su artículo 2 “que se responsabilice a un funcionario contables del manejo del archivo de Gestión de la conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad del Municipio de Puebloviejo.” Por medio de este acto administrativo quedó establecida la responsabilidad de la tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad del Municipio, de acuerdo como lo establece el numeral 350 del Plan General de Contabilidad Pública. 3. PROCESO CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO El proceso contable público, los párrafos 61 a 63 del nuevo Plan General de Contabilidad Pública señalan lo siguiente: “El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios…” como en el caso del Municipio de Puebloviejo, para que aplique los procesos señalados en cada secretaría de acuerdo con su ubicación, de manera que se convierta en un instrumento de cambio y modernización institucional, que no sea un elemento rígido, sino por el contrario que sea creativo en los procesos y responsabilidades asignadas. La herramienta planteada debe responder a los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad e imparcialidad, buscando racionalizar los tramites y una mejor organización administrativa y funcional de la entidad. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de la entidad, los analiza metodológicamente, se realizan los procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, se incorporan en la estructura de clasificación por medio de causación y luego se agrega y sintetiza convirtiéndolo en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de los diversos usuarios. La información presupuestaria en un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable. El proceso contable del Municipio de Puebloviejo comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable. La identificación de las diferentes actividades del proceso contable, así como los riesgos y controles asociados a cada una de ellas, constituye una acción administrativa de primer orden para efectos de garantizar la sostenibilidad de los sistemas de contabilidad.



43

3.1 APLICACIÓN DEL PROCESO DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION EN EL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO La Contaduría General de la Nación desde una perspectiva más instrumental, pero enmarcados en lo dispuesto en el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, la Resolución 119 de 2.006, por la cual la C.G.N. adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el proceso contable se define como “…Un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable”. Esta entidad ha definido la el proceso contable en las siguientes etapas: 3.1.1 Identificación: Consiste en establecer la ocurrencia de los hechos que deban ser registrados en la contabilidad dado que tiene la capacidad de afectar la estructura financiera de la entidad. El Municipio de Puebloviejo dentro de sus procesos lo maneja a través de la causación de cuentas por pagar. Cada una de las transacciones que se generan en la entidad quedan plenamente identificadas y se canalizan a través del departamento de contabilidad con las cuentas contables que establece el Plan General de Contabilidad Pública enfocada hacia el sector público. 3.1.2 Clasificación: Consiste en la revisión y verificación de los documentos fuente y de soporte en lo atinente a su idoneidad, es decir, comprobar la legalidad de los documentos en cuanto a su expedición y aprobación; clasificación propiamente dicha de acuerdo con el tipo de operación, como por ejemplo ingresos, gastos, compra de activos fijos etc. Dentro de los Procesos establecidos en el Municipio de Puebloviejo no se puede causar ninguna transacción hasta que no tenga los respectivos soportes entre ellos la certificación por parte del interventor del contrato que vela porque se tengan todos sus documentos en regla de acuerdo a como se estableció en las políticas institucionales, luego de estas certificaciones que incluyen certificar el hecho cierto si se procede a contabilizarse de acuerdo al tipo de operación. 3.1.3 Registro y ajuste: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades procedentes del proceso contable, para verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones. El Municipio de Puebloviejo cuenta con un área de tesorería donde se maneja la parte contable integrada por diferentes procedimientos que afectan el proceso contable y es responsabilidad del contador hacer uso del catálogo de cuentas y monitorearlo para que en el evento que se tenga cualquier error se puedan realizar los



44

ajustes respectivos a través de notas contables. El subproceso contable que hace parte integral de esta actividad es la consolidación de estados financieros y la auditoria. 3.1.4 Elaboración y Presentación de los Estados Contables y demás informes.- Es el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. Así mismo, deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación, de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público. Se determina en esta actividad su estructura, clasificación de partidas según su disponibilidad, exigibilidad, etc., de acuerdo con las normas técnicas previstas en el Plan General de Contabilidad Pública, y las políticas de información financiera y contable establecidas para cada ente público en particular. Deben verificarse los saldos de los libros frente a los Estados Contables e informes producidos. Igualmente, para una mejor comprensión de la información, deben determinarse las situaciones que ameritan ser explicadas a través de las notas a los estados contables. En el Municipio de Puebloviejo dentro de su proceso contable se encuentra la emisión de Estados Financieros de acuerdo a cada una de las afectaciones de los procedimientos que hacen parte integral de la contabilidad del ente territorial. En las políticas implementadas está la conciliación de la información contable que permite depurar las transacciones realizadas y si se da el caso se realizan las notas contables para ajustar las cifras a la realidad. 3.1.5 Análisis, interpretación y comunicación de la información.- Corresponde a la lectura que hace de los estados contables y demás informes complementarios, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde la perspectiva financiera económica y social, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a las administración de los recursos públicos. 3.2 INDICADORES Para el análisis e interpretación de la información, es fundamental la implementación de indicadores que revelen situaciones y tendencias, para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público. El Municipio de Puebloviejo establece dentro de sus indicadores los siguientes: 3.2.1 Eficiencia



45

3.2.1.1 Indicadores de liquidez

Razón corriente: También se le denomina “índice de liquidez”, “razón de capital de Trabajo” o “prueba de solvencia” evalúa la capacidad de pago a corto plazo de la entidad.

ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE

Prueba ácida: También se le denomina “índice de liquidez inmediata”, es una

extensión de la razón corriente. Analizamos la liquidez inmediata del Municipio de Puebloviejo sin contar con los inventarios.

ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS PASIVOS CORRIENTES

3.2.1.2 Indicadores de endeudamiento Nivel de endeudamiento: Evalúa la capacidad de endeudamiento futuro del Municipio. Tal índice muestra la proporción de los activos que pertenece a los acreedores.

TOTAL PASIVOS CON TERCEROS TOTAL ACTIVO

3.2.2 Eficacia 3.2.2.1 Indicadores de actividad Rotación de Cartera: Este índice muestra las veces que las cuentas por cobrar, también llamadas “cartera”, son convertidas en efectivo durante el periodo.



46

VENTAS A CREDITO DEL PERIODO CUENTAS X COBRAR PROMEDIO

Periodo promedio de cobro

CUENTAS X COBRAR X 365 DIAS VENTAS A CREDITO

3.2.2.2 Indicadores de rendimiento Margen Bruto de Utilidad: Este indicador suministra información sobre qué proporción de la utilidad neta corresponde a los ingresos operacionales, es decir que expresa la eficiencia en el manejo operacional del Municipio y por tanto si el monto del costo de ventas es bajo, el beneficio operacional será mayor y el Municipio será más eficiente. Es decir, que al comparar los resultados del beneficio neto y del margen bruto resulta que los gastos operacionales principalmente y los gastos financieros y no operacionales están siendo cubiertos en gran parte por los ingresos operacionales

UTILIDAD BRUTA VENTAS NETAS

Margen Operacional Bruto:

UTILIDAD OPERACIONAL VENTAS NETAS

Margen Neto de Utilidad

UTILIDAD NETA VENTAS NETAS

INDICADORES FINANCIEROS

INDICADORES

LIQUIDEZ (EFICACIA) FORMULA

RAZON CORRIENTE: ACTIVO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE



47

PRUEBA ACIDA: ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS

PASIVOS CORRIENTES

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: TOTAL PASIVOS CON TERCEROS

TOTAL ACTIVO

ACTIVIDAD (EFICIENCIA)

ROTACION DE CARTERA: VENTAS A CREDITO DEL PERIODO

(VECES): CUENTAS X COBRAR PROMEDIO

PERIODO PROMEDIO DE CUENTAS X COBRAR X 365 DIAS

COBRO (DIAS): VENTAS A CREDITO

RENDIMIENTO (EFICACIA)

MARGEN BRUTO DE UTILIDAD BRUTA

UTILIDAD: VENTAS NETAS

MARGEN OPERACIONAL UTILIDAD OPERACIONAL

BRUTO: VENTAS NETAS

MARGEN NETO DE UTILIDAD NETA

UTILIDAD: VENTAS NETAS

SUFICIENCIA PATRIMONIAL

INDICADOR DEF. OPERACIONAL

Capital de Trabajo Activo Corriente - Pasivo Corriente

Indice de Solvencia Activo Corriente / Pasivo Corriente

Prueba Acida Activo Corriente – Inventario / Pasivo Corriente

Periodo Promedio Cobranza 360 días * Cuentas por Cobrar / Ventas Anuales

Grado de Endeudamiento Pasivo Total / Activo Total



48

3.3 ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO

Municipio de Puebloviejo (Ver anexo Proceso Contable desglosado)

EETTAAPPAASS DDEELL

PPRROOCCEESSOO CCOONNTTAABBLLEE

RECONOCIMIENTO

REVELACION



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3.4 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

PROCESO DE CONTABILIDAD

PROCESO 1. Registro contable entradas y salidas de almacén.

RESPONSABLE Auxiliar de almacén (E)

PROPOSITO Registrar el movimiento de inventarios

PRODUCTO Control permanente de inventarios

CLIENTE Contador.

PROCEDIMIENTOS: 1. Recibir y verificar documentos. 2. Codificar documentos. 3. Digitar información. 4. Verifica saldos PROCESO 2. Registro contratos de servicios y nóminas.

RESPONSABLE Auxiliar

PROPOSITO Mantener información veraz y oportuna

PRODUCTO Información adecuada en gastos de funcionamiento

CLIENTE Secretario de Hacienda

PROCEDIMIENTOS: 1. Recibir y verificar documentos. 2. Codificar documentos. 3. Digitar información.



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PROCESO 3. Registros órdenes de pago.


PROPOSITO Registro oportuno de las cuentas por pagar.

PRODUCTO Estado de pasivos obligaciones actualizados.

CLIENTE Tesorero.

PROCEDIMIENTOS: 1. Recibir y verificar documentos. 2. Codificar documentos. 3. Digitar información. 4. Informe a tesorería y contabilidad PROCESO 4. Registro informe de caja y bancos.


PROPOSITO Controlar el uso del dinero.

PRODUCTO Bancos permanentemente conciliados..

CLIENTE Contador, tesorero.

PROCEDIMIENTOS: 1. Recibir y verificar documentos. 2. Codificar documentos. 3. Digitar información. PROCESO 5. Conciliación bancaria.


PROPOSITO Identificar de forma oportuna cualquier movimiento de dinero.

PRODUCTO Saldos bancarios reales y actualizados.

CLIENTE Contador, tesorero



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PROCEDIMIENTOS: 1. Recibir documentos. 2. Cruzar información. 3. Depurar conciliación bancaria. PROCESO 6. Declaración y pago de impuestos.

RESPONSABLE Contador.

PROPOSITO Cumplir con las normas tributarias vigentes y evitar sanciones.

PRODUCTO Declaraciones tributarias.

CLIENTE Control interno

PROCEDIMIENTOS: 1. Obtener la información correspondiente. 2. Solicitar revisión y aprobación. 3. Solicitar orden de pago. PROCESO 7. Comprobantes de asientos fijos.


PROPOSITO Depreciar y amortizar cuentas contables.

PRODUCTO Cifras de activos reales.

CLIENTE Tesorero.

PROCEDIMIENTOS: 1. Obtener la información correspondiente. 2. Incluir información en libros y/o el software.



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PROCESO 8. Consolidación de la información.


PROPOSITO Suministrar información global.

PRODUCTO Estados financieros reales.

CLIENTE Tesorero.

PROCEDIMIENTOS: 1. Verificar centros de costo. 2. Generar los procesos de consolidación. PROCESO 9. Generación de informes.


PROPOSITO Cumplir requerimientos internos y externos de información.

PRODUCTO Estados financieros consolidados.

CLIENTE Tesorero, Alcalde, Concejo y Entidad descentralizada.

PROCEDIMIENTOS: 1. Obtener listados de balance. 2. Generar informes y cruzar información.



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1. PROCESO DE REGISTRO ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN

OBJETIVO

Ingresar en Kardex y/o el software de contabilidad toda la información pertinente al manejo de inventarios y las correspondientes cuentas por pagar a proveedores.



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1. DESCRIPCION DEL PROCESO DE REGISTRO ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN

1. Recibir documentos – Auxiliar de Contabilidad.

Cada vez que reciba información, revise los consecutivos de los documentos, para asegurarse

ALCANCE

Inicia el proceso con la información recibida del almacén, en donde previamente se han verificado las características de los elementos recibidos, contra lo solicitado por los diferentes centros de costo, terminando con la inclusión de dicha información en el software de contabilidad.

INSUMOS REQUERIDOS Y SUS PROVEEDORES

• Entradas de almacén por compra, traslados o reintegros de mercancías. • Salidas de almacén por consumos o traslados de mercancías. • Facturas de proveedores que soportan las compras.

• Aceptaciones de oferta, contratos, requisiciones y demás documentación que garantiza él trámite interno de la operación – Compras.

• Recursos tecnológicos (Software y Hardware), que garantice el proceso. • Organización administrativa de tesorería (contable)

SALIDAS O RESULTADOS Y CLIENTES

• Información validada y confrontado con documentos. • Registro actualizado del sistema. • Informes veraces y oportunos para el área administrativa. • Soporte para la gestión de control interno, auditoria y planeación de la Alcaldía.

PROCESOSO RELACIONADOS SUBPROCESOS

• Compras • Cuentas por pagar • Almacén

• Requisiciones • Cotizaciones

• Evaluación y validación de la información

• Base de datos de proveedores



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de que se recibe la totalidad de la documentación. Inmediatamente se cruzan los valores correspondientes a las entradas de almacén Vs. Facturas de proveedores, cualquier diferencia infórmela y obtenga la solución. Verifique los requisitos legales de las facturas recibidas. Identifique las salidas; (Traslados, Devoluciones, consumos), organícelos por concepto y agrúpelos.

2. Codificar documentos – Auxiliar de Contabilidad.

Para cada operación, determine la naturaleza de la transacción y asigne el código contable adecuado, deje evidencia del mismo en el cuerpo del documento, éste sirve para validar los registros y para las evaluaciones de control interno. Asigne el número consecutivo de acuerdo al tipo de documento.

3. Digitar la información – Auxiliar de Contabilidad.

Registre individualmente la imputación contable en libro y/o el software, obtenga algunos listados y valide la información registrada contra los documentos soporte, esto asegura la veracidad de la información al final del proceso. Archive adecuadamente los documentos que servirán de soporte para cualquier eventualidad.

2. PROCESO DE CONTRATOS DE SERVICIOS Y NOMINAS

OBJETIVO



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2. DESCRIPCION DEL PROCESO DE CONTRATOS DE SERVICIOS Y NOMINAS

Registrar los gastos de funcionamiento y las obligaciones con empleados y terceros diferentes a los proveedores de compras de inventario o insumos.

ALCANCE

Desde el momento en que surge la necesidad de cubrir un servicio, ya sea a través de personal vinculado o por medio de contratación externa, hasta cubrir dicha necesidad evidenciada mediante actas de servicios o aprobaciones de nómina, terminando con el registro contable de la información.


• Facturación del proveedor – Compras. • Actas de liquidación de servicios. • Liquidaciones de nómina – Recursos Humanos. • Aceptaciones de oferta y contratos que confirmen los tramites internos del compromiso –

Compras. • Recursos tecnológicos (Software y Hardware), que garantice el proceso.


• Asignación de costos y gastos por cada Centro de Costo. • Registro actualizado del sistema. • Soporte para la gestión de control interno.

PROCESOSO RELACIONADOS SUBPROCESOS • Compras • Recursos humanos

• Requisiciones • Cotizaciones


• Verificación CDP, RP



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Una vez recibidos los documentos, proceda a verificar la facturación del proveedor, con las actas de liquidación de servicios elaborada previamente por el coordinador de cada centro de costo, esto permite que se registren obligaciones por servicios recibidos totalmente a satisfacción. Verifique los requisitos legales de las facturas recibidas. Revise las liquidaciones de nómina y verifique los valores correspondientes a prestaciones, seguridad social y aportes parafiscales, esto garantiza la exactitud de las cifras en cada centro de costo.


Por cada documento, determine la naturaleza de la transacción, ubique el centro de costo al cual pertenece y asígnele el código correspondiente, evidéncielo en el cuerpo del documento, el cual servirá al momento de validar los registros. Asigne el número consecutivo de acuerdo al tipo de documento.

3. Digitar la información – auxiliar de Contabilidad.

Registre individualmente la imputación contable en libros y/o el software, obtenga algunos listados y valide la información registrada contra los documentos soporte, esto asegura la veracidad de la información al final del proceso. Archive adecuadamente los documentos que servirán de soporte para cualquier eventualidad.



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3. PROCESO DE REGISTRO ORDENES DE PAGO

OBJETIVO

Liquidar y registrar los descuentos a proveedores por concepto de retención de impuestos (aplicación normas).

ALCANCE

Como requisito previo para generar las órdenes de pago, se deben verificar los bienes o servicios recibidos, así como la información tributaria del proveedor y de ésta manera autorizar los desembolsos correspondientes.

INSUMOS REQUERIDOS Y SUS PROVEEDORES • Ordenes de pago con sus correspondientes anexos – Cuentas por Pagar. • Recursos tecnológicos (Software y Hardware), que garantice el proceso.


• Soportes para declaración y pago de impuestos. • Soporte para la gestión de control interno y auditoria.

PROCESOSO RELACIONADOS SUBPROCESOS • Tesorería • Almacén




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3. DESCRIPCION DEL PROCESO DE REGISTRO ORDENES DE PAGO


Cada vez que reciba una orden de pago, verifique la continuidad en su número consecutivo, es importante que la totalidad de los pagos queden registrados en la contabilidad, para que al final del período se puedan efectuar cruces de información correspondientes a cuentas por pagar. Verifique las liquidaciones de impuestos, de acuerdo con la información tributaria del proveedor.


Para cada operación, determine el tercero al cual corresponde el pago y asigne el código contable adecuado, deje evidencia del mismo en el cuerpo del documento, éste sirve para validar los registros y para las evaluaciones de control interno. Asigne el número consecutivo de acuerdo al tipo de documento.

3. Digitar información – Auxiliar de Contabilidad.

Registre individualmente la imputación contable en el software, obtenga algunos listados y valide la información registrada contra los documentos soporte, esto asegura la veracidad de la información al final del proceso. Archive adecuadamente los documentos que servirán de soporte para cualquier eventualidad.



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4. PROCESO DE REGISTRO DE CAJA Y BANCOS

OBJETIVO

Registrar la totalidad de las operaciones relacionadas con el flujo del dinero y todo lo relacionado a tesorería.

ALCANCE

El informes diario de caja y bancos cubre desde el momento en que se generan derechos y obligaciones hasta que, luego de una gestión administrativa se logran recaudos y pagos.


• Informe diario de caja y bancos, incluye: facturación, recibos de caja, consignaciones, traslados y órdenes de transferencia. – Tesorería.

• Reporte de movimientos de cartera. • Recursos tecnológicos (Software y Hardware), que garantice el proceso.


• Informes para cruces de información con Cartera y Cuentas por Pagar. • Soportes para elaborar conciliaciones bancarias. • Soporte para la gestión de Control Interno y Auditoria.

PROCESOSO RELACIONADOS SUBPROCESOS • Tesorería y Cartera • Facturación

• Gestión de cobro • Consignaciones • Traslados y transferencia • Recibos de caja



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4. DESCRIPCION DEL PROCESO DE REGISTRO DE CAJA Y BANCOS

1. Recibir los informes de Tesorería – Auxiliar de Contabilidad.

Del informe diario de tesorería revise; numeración consecutiva de todos los documentos, números de cuenta de las consignaciones, compare los valores recibidos con los valores consignados, verifique la consignación de saldos anteriores si los hubo, cruce los totales con las sumas de los anexos, esto garantiza que la totalidad de los documentos fueron recibidos.


Determine los bancos afectados en el informe, identifique los terceros a afectar por cada operación y asigne los códigos contables correspondientes, evidencie esta operación en cada tipo de documento del informe. Asigne el número consecutivo de acuerdo al tipo de documento.

3. Digitar información – Auxiliar de Contabilidad.

Registre individualmente la imputación contable en el software, obtenga algunos listados y valide la información registrada contra los documentos soporte, esto asegura la veracidad de la información al final del proceso. Archive adecuadamente los documentos que servirán de soporte para cualquier eventualidad.



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DIAGRAMA REGISTRO DE INFORMACION



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64

5. PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA

OBJETIVO

Asegurar que todo el movimiento generado en los bancos, haya quedado debidamente registrado en la contabilidad.

ALCANCE

Desde el momento de recepción del extracto, analizando y cruzando cada una de las partidas, hasta determinar que cifras quedaron pendientes y buscar solución a las mismas.


• Extractos bancarios. • Libro auxiliar de bancos. • Conciliación meses anteriores.


• Partidas por registrar en contabilidad.

• Informes a Tesorería. • Conciliación bancaria

PROCESOSO RELACIONADOS SUBPROCESOS • Tesorería y Cartera

• Digitación de documentos • Análisis de información



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5. DESCRIPCION DEL PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA

1. Recibir los informes de Tesorería – Auxiliar de Contabilidad.

Mensualmente, confirme que ha recibido la totalidad de los extractos bancarios correspondientes, verifique los números de cuenta y obtenga los libros auxiliares de cada una de las cuentas para proceder a realizar la conciliación bancaria.

2. Cruzar información – Auxiliar de Contabilidad.

Realice los cruces de partidas correspondientes a consignaciones, con los créditos bancarios del extracto, igualmente los cheques y las notas débito crúcelas con los débitos bancarios del extracto, verifique y haga los cruces correspondientes a los saldos de la conciliación anterior. Obtenga las nuevas partidas conciliatorias y actualice la conciliación bancaria.

3. Depurar partidas conciliatorias.

De acuerdo a la naturaleza de las partidas conciliatorias, determine cuales son responsabilidad de tesorería, informe y obtenga los soportes correspondientes, para las demás partidas solicite el requerimiento de copias a los bancos correspondientes, una vez obtenidos codifique y digite la información, de tal manera que la conciliación no tenga partidas conciliatorias de mas de 60 días de antigüedad.



66

DIAGRAMA DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA



67

6. PROCESO DE DECLARACIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS

OBJETIVO

Cumplir en forma oportuna con las obligaciones de declarar y pagar los impuestos a que haya lugar.

ALCANCE

El proceso inicia desde el momento en que se liquidan las ordenes de pago, revisando bases,



68

6. DESCRIPCION DEL PROCESO DE DECLARACIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS

1. Obtener información – Contador

Imprima los listados correspondientes a las cuentas de Retención, verifique el movimiento del mes y elabore el borrador de la declaración, cruce ésta información con las áreas que la generaron, (Cuentas por pagar-Tesorería, Nómina), es importante tener certeza en las cifras para evitar correcciones y sanciones económicas.

2. Solicitar revisión y firma - Contador

Verifique con el Contador, que los saldos del mes anterior fueron debidamente declarados y

porcentajes y calidad de contribuyente, hasta la presentación y pago de la declaración con el lleno de todos sus requisitos.


• Formularios oficiales. • Auxiliares de cuentas contables. • Declaraciones de meses anteriores • Resumen de liquidaciones de ordenes de pago.


• Declaraciones tributarias. • Solicitud de orden de pago.

PROCESOSO RELACIONADOS SUBPROCESOS • Tesorería




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cancelados en su oportunidad, realice pruebas selectivas de; valor de gastos o de inventarios * tarifas de retención, Vs. Saldos de retención en la fuente por pagar, elabore y firme la declaración.

3. Solicitar orden de pago – Contador

Para evitar sanciones de extemporaneidad en la presentación y pago de las declaraciones, es importante que remita a tesorería, dos (2) días antes del vencimiento, los formularios debidamente diligenciados.

DIAGRAMA DEL PROCESO DE DECLARACION DE IMPUESTOS

(RETENCION EN LA FUETE)



70

7. PROCESO DE ASIENTOS FIJOS



71

7. DESCRIPCION DEL PROCESO DE ASIENTOS FIJOS

OBJETIVO

Depreciar, amortizar y ajustar las cifras de balance de acuerdo a las normas contables y fiscales vigentes.

ALCANCE

Al momento de adquirir un bien o servicio catalogado como depreciable, amortizable o sujeto de algún tipo de ajuste, se le asignan los términos y plazos y se procede a efectuar los cálculos y registros respectivos.


• Cifras, tasas y plazos. • Auxiliares de cuentas contables. • Recursos tecnológicos (software y hardware), que garanticen el proceso.

SALIDAS O RESULTADOS Y CLIENTES • Comprobantes de contabilidad. • Apropiaciones de nómina y estimados

PROCESOSO RELACIONADOS SUBPROCESOS

• Contabilidad • Almacén • Inventarios




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1. Obtener información y bases correspondientes – Contador.

Obtenga los datos y cifras correspondientes a TRM, PAAG, PLAZOS, TASAS, para ser aplicados a los saldos de las cuentas sujetas a: amortización, depreciación, provisión o cualquier otro tipo de ajuste o actualización de cifras.

Realice los cálculos correspondientes verificando términos y plazos y proceda a realizar los asientos correspondientes.

2. Registrar Información – Contador.

Verifique la imputación contable, obtenga listados y valide la información correspondiente para que las cifras resultantes sean acordes con la realidad económica de la institución.



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8. PROCESO DE CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

OBJETIVO

Recopilar toda la información generada, procesarla y resumirla en informes únicos y oportunos

ALCANCE

Toda la información requerida por la Alcaldía se revisa, clasifica, codifica y registra en el sistema, de tal manera que se pueda consolidar y que sus resultados sean interpretables por los usuarios finales. El Departamento de Contabilidad de la Alcaldía, recibe la información debidamente clasificada, codificada y validada para la correspondiente consolidación.


• Recursos tecnológicos (Software y Hardware), que garanticen el proceso.


• Información única y confiable.

PROCESOSO RELACIONADOS SUBPROCESOS • Contabilidad

• Análisis de información • Validación de la información • Contabilidad general de la nación



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8. DESCRIPCION DEL PROCESO DE CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. Verificar centros de costo – Contador.

Revise que cada centro de costo haya remitido la información requerida y además que haya quedado registrada en el software de contabilidad, haga algunos cruces de información con el área respectiva y determine su validez.

2. Generar los procesos de consolidación – Contador.

Asegúrese que los períodos a consolidar se encuentran bloqueados para acceso y modificación, realice una copia de seguridad, genere los procesos correspondientes, verifique el resultado del mismo y una vez confirmado realice una copia de seguridad definitiva y ordene su archivo pues ésta copia será el respaldo para cualquier eventualidad.

9. PROCESO DE GENERACION DE INFORMES

OBJETIVO



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9. DESCRIPCION DEL PROCESO DE GENERACION DE INFORMES

Generar la información requerida por los usuarios internos y externos.

ALCANCE

Desde la impresión de auxiliares que sirven de soporte para cruces de información, hasta generar los estados financieros, con destino a los organismos de control del estado y a las instituciones que las requieran.


• Recursos tecnológicos (software y hardware), que garanticen el proceso. • Formatos y estándares.


• Libros auxiliares y oficiales. • Balances de prueba. • Estados financieros. • Informes internos. • Informes externos – Entidades de Vigilancia y Control

PROCESOSO RELACIONADOS SUBPROCESOS • Contabilidad

• Digitación de la información • Análisis de información



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1. Obtener listados – Contador.

Genere los listados correspondientes a las cuentas de balance y de resultados, valide la información y proceda a preparar los informes con destino a: Alcalde, tesorería, Entidades de Vigilancia y Control, de acuerdo con las normas y parámetros establecidos.

Remita la información en forma oportuna para cumplir con las disposiciones legales y administrativas.

2. Cruzar información interna - Contador.

Imprima los listados correspondientes a cuentas por pagar y cuentas por cobrar, cruce ésta información con las áreas generadoras de la operación, obtenga diferencias y realice los ajustes correspondientes, de éste proceso depende la validez y la veracidad de la información financiera, que a la postre será la base para la toma de decisiones.

POLITICAS GENERALES ÁREA DE CONTABILIDAD.

Generar información comprensible, útil, confiable y comparable, siguiendo para ello los lineamientos



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establecidos en las doctrinas contables y atendiendo las normas básicas que fundamentan la información contable.

Utilizar el plan único de cuentas para el sector de la contabilidad pública, establecido por la contaduría general de la nación.

Re-expresar las partidas monetarias, utilizando para ello las diferentes modalidades de ajuste según sea el caso; TRM, PAAG, UVR, entre otras.

Depreciar y amortizar los activos siguiendo para ello, las normas y términos contables y tributarios sobre la materia.

RECOMENDACIONES ÁREA DE CONTABILIDAD.

SITUACIÓN ACTUAL:

La contabilidad está se encuentra centralizada en la oficina de contabilidad de la tesorería generando

las declaraciones y pagos de impuestos independientemente, y sus estados financieros.

El software de contabilidad no maneja centros de costo, sino que la determinación de los mismos se

hace a través de los niveles de las cuentas contables.

RECOMENDACIONES:

Adquirir un software de contabilidad multiusuario, que maneje centros de costo, de tal manera que los

niveles de las cuentas contables sirvan para control de las diferentes Actividades de la Alcaldía.

Es importante que el software permita importar información de archivos planos, para que los reportes

generados en cada Centro de Costo, puedan ser remitidos en formatos únicos y usando campos específicos.

Organizar los centros de costos por unidades (Secretarias) de servicios y por actividades.

Al momento de subir al software de contabilidad la información de cada centro de costo (Secretarias), ésta se hace de forma transparente, evitando procesos de digitación, evitando pérdidas de información, manteniendo y acumulando la información original de cada Secretaría, permitiendo oportunidad de análisis, oportunidad en las decisiones y oportunidad en la aplicación de correctivos, es por esto, que la recomendación principal es centralizar la contabilidad en tesorería apoyados con un software y un sistema de información y comunicación.

4. PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN Y PRESENTACIÓN

DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS



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4.1 FORMALIDADES COMUNES PARA LA ELABORACI ÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS Los estados contables básicos son el Balance General; el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados contables forman parte integral de los mismos. Los estados contables básicos se preparan al finalizar el período contable, efectuando los ajustes y cierre de las operaciones en los libros de contabilidad. Los estados contables de períodos intermedios corresponden a los que se preparan durante el transcurso del período contable, sin que esto signifique el cierre de las operaciones. Para este propósito, se deben usar métodos alternativos que permitan calcular los resultados y que no alteren la razonabilidad de los mismos. En su elaboración y divulgación deben tenerse en cuenta las siguientes directrices: 4.2 ENCABEZADO Deben presentarse con un encabezado que contenga el nombre de la entidad contable pública, el nombre del estado contable básico, la fecha de corte o el período al que corresponde, indicando el día, mes en letras, año, y el nivel de precisión utilizado en la presentación de las cifras (millones, miles, etc.). 4.3 REFERENCIAS CRUZADAS Deben usarse referencias que permitan el cruce de cada uno de los conceptos y valores con las notas a los estados contables, mostrando el número de la nota relacionada. 4.4 RESPONSABLES Los funcionarios responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la preparación y presentación de los estados contables básicos son el representante legal y el contador público a cuyo cargo esté la contabilidad de la entidad contable pública. Así mismo, estos funcionarios deben certificar los mencionados estados, conforme lo indican las normas técnicas. 4.5 CERTIFICACIÓN



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Consiste en un escrito que contenga la declaración expresa y breve de que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad se elaboró conforme a la normativa señalada en el Régimen de Contabilidad Pública, y que la información revelada refleja en forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, además de que se han verificado las afirmaciones contenidas en los estados contables básicos, principalmente las referidas a: a) Que los hechos, transacciones y operaciones han sido reconocidos y realizados por la entidad contable pública durante el período contable b) Que los hechos económicos se revelan conforme a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública c) Que el valor total de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, ha sido revelado en los estados contables básicos hasta la fecha de corte, por la entidad contable pública d) Que los activos representan un potencial de servicios o beneficios económicos futuros y los pasivos representan hechos pasados que implican un flujo de salida de recursos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública, en la fecha de corte. La certificación se afectará cuando los estados contables sean modificados por decisión de la asamblea de accionistas o junta directiva de la entidad contable pública, o por las autoridades gubernamentales, y en consecuencia deben certificarse nuevamente. La certificación de los estados contables básicos debe estar firmada por el representante legal de la entidad contable pública, y por el contador público con el número de tarjeta profesional.

4.6 FIRMAS DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS Los estados contables básicos deben estar firmados por el representante legal y el contador, anteponiendo la expresión “Ver certificación anexa”. Para el efecto deben escribirse, en forma legible, los nombres y apellidos de los responsables, cargo y el número de la tarjeta profesional del contador. Si los estados contables son dictaminados deberá adicionarse la firma del revisor fiscal, indicando la expresión “Anexo dictamen”, enunciando los nombres y apellidos, así como el número de la tarjeta profesional. Los estados contables certificados, salvo prueba en contrario, se presumen auténticos con la firma de los responsables y la certificación anexa.



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4.7 PUBLICACIÓN DE LO S ESTADOS CONTABLES BÁSICOS El representante legal debe garantizar la publicación de los estados contables básicos certificados, junto con la declaración de la certificación, en las dependencias de la respectiva entidad, en un lugar visible y público. Cuando sean dictaminados, deben ir acompañados del respectivo dictamen del revisor fiscal. Lo anterior, sin perjuicio de que las entidades contables públicas, de acuerdo con las disposiciones legales, deban publicar mensualmente estados contables intermedios, que para este efecto se trata del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental. 4.8 ESTRUCTURA DE LO S ESTADOS CONTABLES BÁSICOS Se preparan de acuerdo con los criterios definidos en las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables. Para su elaboración y los requisitos mínimos de su contenido se deben tener en cuenta las reglas que se relacionan a continuación, además de las normas técnicas. 4.9 BALANCE GENERAL La estructura de los activos debe conservar el orden de liquidez a solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad; reflejando de esta forma los bienes, derechos, obligaciones y el patrimonio. Los saldos de activo y pasivo se clasifican en corrientes y no corrientes, mostrándolos en forma comparativa con el período contable inmediatamente anterior, a nivel de cuenta. Para la clasificación de los activos y pasivos en partidas corrientes y no corrientes es necesario atender lo definido en las normas técnicas relativas a los estados, reportes e informes contables, teniendo en cuenta las siguientes precisiones: Activo corriente. Presenta la suma de los saldos de las cuentas de los grupos 11-EFECTIVO, 13-RENTAS POR COBRAR y 15-INVENTARIOS, así como las partidas corrientes de las cuentas de los grupos 12-INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 14-DEUDORES y 19- OTROS ACTIVOS, que pueden ser convertidos en efectivo o realizarse en un período inferior a un año, contado a partir de la fecha del balance. Activo no corriente. Corresponde a la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, 17-BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES y 18-RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES. Incluye las partidas no corrientes de las cuentas de los grupos 12-INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 14-DEUDORES y 19- OTROS ACTIVOS, que se adquieren con la intención de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no se tiene la intención de comercializarlos.



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Total activo. Presenta la sumatoria del activo corriente y no corriente. Pasivo corriente. Es la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 21-OPERACIONES DE BANCA CENTRAL E INSTITUCIONES FINANCIERAS, 22-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL, 23-OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 24-CUENTAS POR PAGAR, 25-OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL, 26-OTROS BONOS Y TÍTULOS EMITIDOS, 27- PASIVOS ESTIMADOS y 29-OTROS PASIVOS, que tienen exigibilidad inferior a un año. Pasivo no corriente. Corresponde a la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 21- OPERACIONES DE BANCA CENTRAL E INSTITUCIONES FINANCIERAS, 22-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL, 23-OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 24- 484 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN CUENTAS POR PAGAR, 25-OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL, 26-OTROS BONOS Y TÍTULOS EMITIDOS, 27-PASIVOS ESTIMADOS y 29-OTROS PASIVOS, cuya exigibilidad es superior a un año. Total pasivo. Presenta la sumatoria del pasivo corriente y no corriente. Patrimonio. Es el resultado de restar al total del activo, el total del pasivo. Corresponde al total de las cuentas de los grupos 31-HACIENDA PÚBLICA, si es una entidad del sector central o 32-PATRIMONIO INSTITUCIONAL, si es una entidad del sector descentralizado o por servicios. Total pasivo y patrimonio. Corresponde a la sumatoria del total pasivo y el patrimonio. En este estado se revelan los saldos de las cuentas de orden deudoras y acreedoras, a nivel de cuenta, así: Cuentas de orden deudoras. Corresponde a la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 81-DERECHOS CONTINGENTES, 82-DEUDORAS FISCALES, 83-DEUDORAS DE CONTROL y 89-DEUDORAS POR CONTRA (CR). Cuentas de orden acreedoras. Es la sumatoria de los saldos de las cuentas de los grupos 91- RESPONSABILIDADES CONTINGENTES, 92-ACREEDORAS FISCALES, 93-ACREEDORAS DE CONTROL y 99- ACREEDORAS POR CONTRA (DB). Las entidades contables públicas que se encuentren en proceso de liquidación presentan como corrientes los saldos de las cuentas de activo y pasivo, considerando que su propósito es liquidar los activos para el pago de los pasivos.



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A manera de ilustración y con el propósito de aclarar la estructura del Balance General, a continuación se presenta el siguiente modelo: ´ 4.10 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se presenta mostrando los saldos a nivel de cuenta en forma comparativa con el período contable inmediatamente anterior, presentando las actividades ordinarias clasificadas en operacionales y no operacionales y las partidas extraordinarias. Este estado se estructura en orden de precedencia revelando los saldos de las actividades ordinarias y partidas extraordinarias, así como las operacionales y no operacionales, conforme lo define la norma técnica relativa a las cuentas de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental. En primer lugar, de las actividades ordinarias, se muestran los ingresos, costos y gastos operacionales, con el fin de calcular el excedente o déficit operacional, así: Actividades ordinarias. Corresponden a la operación básica o principal de la entidad contable pública, así como a las complementarias y vinculadas a la misma y se caracterizan porque son recurrentes. Se clasifican en operacionales y no operacionales. Ingresos operacionales. Sumatoria de los saldos por concepto de ingresos que corresponden a la operación básica o principal de la entidad contable pública. La entidad conociendo la operación básica o principal, presentará su estado de actividad financiera, económica, social y ambiental conforme a la naturaleza de sus operaciones. Es decir, las entidades de gobierno general, se caracterizan porque sus ingresos operacionales corresponden por lo general a los fiscales y las transferencias, mientras que para las empresas son la venta de bienes y servicios. Costo de ventas y operación. Para la clasificación de los costos incurridos en la producción y venta de bienes y la prestación de servicios individualizables debe realizarse la asociación con los ingresos que los generaron, teniendo en cuenta que corresponden a la operación básica o principal de la entidad contable pública. Para el efecto el costo de ventas y de operación corresponde a la sumatoria de las cuentas de los grupos 62-COSTO DE VENTAS DE BIENES, 63-COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS y 64-COSTO DE OPERACIÓN DE SERVICIOS. Gastos operacionales. Sumatoria de los saldos por concepto de gastos incurridos en la operación básica o principal de la entidad contable pública. Se consideran operacionales los gastos de administración, de operación y las provisiones, depreciaciones y amortizaciones. Para las entidades de gobierno, adicionalmente se incluyen las transferencias y el gasto público social.



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Excedente (Déficit) operacional. Corresponde al resultado de restar de los ingresos operacionales, el costo de ventas y de operación, y los gastos operacionales. En segundo lugar, se revelan los ingresos, costos y gastos no operacionales para efectos de obtener el excedente o déficit no operacional. Ingresos no operacionales. Comprenden los ingresos generados en las actividades complementarias a la actividad básica y las adicionales que no se relacionan con ésta, y que son recurrentes. Los ingresos no operacionales de las entidades de gobierno general son los relacionados con la venta de bienes y servicios, siempre y cuando no pertenezcan a la operación básica de la entidad. Las empresas, cuando reciban aportes de la Nación, revelan de esta misma forma las transferencias. Adicionalmente se incluyen en esta clasificación los otros ingresos, excepto los extraordinarios. Costo de ventas no operacional. Es la sumatoria de los grupos 62-COSTO DE VENTAS DE BIENES, 63-COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS y 64-COSTO DE OPERACIÓN DE SERVICIOS, que cubren los costos incurridos en la producción y venta de bienes y la prestación de servicios individualizables, cuando no corresponden a la operación básica o principal de la entidad contable pública. Gastos no operacionales. Se consideran no operacionales los gastos de administración, provisiones, depreciaciones y amortizaciones, siempre y cuando no correspondan a la operación básica de la entidad. Así mismo contienen los otros gastos, excluidos los extraordinarios. Excedente (Déficit) no operacional. Corresponde al resultado de restar de los Ingresos no operacionales, el costo de ventas y gastos no operacionales. 48 Excedente (Déficit) de actividades ordinarias. Es el resultado de sumar algebraicamente el excedente o déficit operacional y no operacional. En tercer lugar, se presentan las partidas de ingresos y gastos extraordinarios obteniendo el resultado neto de partidas extraordinarias. Partidas extraordinarias. Es el resultado de restar de 4810-EXTRAORDINARIOS, los gastos registrados en la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS. Excedente (Déficit) del ejercicio. Es el resultado de sumar el excedente o déficit de actividades ordinarias y el excedente o déficit de partidas extraordinarias.



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A manera de ilustración y con el propósito de aclarar la estructura del estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, a continuación se presenta el siguiente modelo: 4.11 UTILIZACIÓN DE LAS SUBCUENTAS DENOMINADAS “OTROS” Para el reconocimiento de las diferentes transacciones, hechos y operaciones realizadas por las entidades contables públicas, se debe tener en cuenta que el valor revelado en las subcuentas denominadas “Otros”, de las cuentas que conforman el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, no debe superar el cinco por ciento (5%) del total de la cuenta de la cual forma parte. A falta de un concepto específico en el Catalogo General de Cuentas para el reconocimiento de una operación realizada, las entidades contables públicas harán el respectivo reconocimiento en las subcuentas denominadas “Otros”. No obstante, cuando el monto de la subcuenta supere el porcentaje antes señalado, las entidades deben solicitar a la Contaduría General de la Nación que evalúe la pertinencia de crear la subcuenta correspondiente. La anterior restricción no aplica para las entidades contables públicas que utilizan a nivel de documento fuente otros planes de cuentas para registrar la Información contable, y que por tal razón deben realizar procesos de homologación para efectos de reportar información a la Contaduría General de la Nación. 4.12 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Este estado se presenta partiendo del saldo del patrimonio del período contable anterior, al cual se le suma la variación total del patrimonio del período actual, para obtener el saldo final del patrimonio del período actual. El cálculo de cada una de las variaciones de los niveles de cuentas que componen el Patrimonio, se realiza restando de los saldos del período contable actual, los del período inmediatamente anterior. El resultado de esta comparación se detalla indicando las cuentas que presentaron variaciones, clasificadas en incrementos y disminuciones; así como las partidas sin variación. La sumatoria de estos tres conceptos debe ser igual al valor de la variación del Patrimonio. Para el efecto deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos: Incrementos.- Corresponden a las variaciones positivas de las cuentas pertenecientes al grupo 31-HACIENDA PÚBLICA o 32-PATRIMONIO INSTITUCIONAL, presentadas en el período contable.



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Disminuciones.- Corresponden a las variaciones negativas de las cuentas pertenecientes al grupo 31- HACIENDA PÚBLICA o 32-PATRIMONIO INSTITUCIONAL, presentadas dentro del período contable. ´ Partidas sin variación.- Corresponden a las cuentas pertenecientes al grupo 31-HACIENDA PÚBLICA o 32- PATRIMONIO INSTITUCIONAL, en las que no se haya presentado variación durante el período contable. A manera de ilustración y con el propósito de aclarar la estructura del Estado de Cambios en el Patrimonio, a continuación se presenta el siguiente modelo: 4.13 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Este estado debe ser elaborado por los entes territoriales y revela en forma comparativa con el período contable inmediatamente anterior, a nivel de cuenta, los fondos provistos y utilizados, clasificados en actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto deben considerarse los siguientes aspectos: Efectivo.- Son los recursos de liquidez inmediata que se registran en caja, cuentas corrientes y cuentas de ahorro. Partidas equivalentes a efectivo. Representan gran liquidez, porque son fácilmente convertibles a efectivo, sin que pierdan valor en forma significativa, tales como las inversiones por administración de liquidez y los fondos vendidos con compromiso de reventa, para cumplir el pago de obligaciones a corto plazo. Flujos de efectivo. Comprenden las entradas y salidas de efectivo y equivalentes a efectivo, realizadas en las actividades de la entidad contable pública. Actividades de operación. Corresponden a las transacciones de entrada y salida de efectivo, derivadas de las actividades ordinarias de la entidad contable pública. Actividades de inversión. Son las que representan la adquisición y disposición de activos a mediano y largo plazo, así como las inversiones no consideradas como equivalentes a efectivo. Actividades de financiación. Partidas que representan entrada y salida de efectivo, relacionadas directamente con la adquisición y pago de recursos de capital aportado y endeudamiento, de la entidad contable pública. Partidas extraordinarias. Se relacionan con los flujos originados en hechos, transacciones u operaciones que no tienen relación con las actividades ordinarias y deben ser clasificadas en cada una de las actividades de operación, inversión o financiación, según su origen. Para su elaboración y presentación existen dos métodos:



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El directo y el indirecto. Por tanto, cada Municipio debe presentar sus flujos de efectivo por el método que le resulte más apropiado. 4.14 ESTRUCTURA DEL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO POR EL MÉTODO DIRECTO El método directo presenta el origen y aplicación del efectivo y equivalentes a efectivo, relacionados con las actividades de operación, inversión y financiación, obteniendo los flujos netos de efectivo por cada una de estas actividades, para calcular el incremento o disminución neto del efectivo y equivalentes al efectivo. Para obtener el flujo neto de efectivo originado en las actividades de operación se registran las partidas que generan o requieren de efectivo para el desarrollo de las funciones relacionadas con el cometido estatal, tales como recaudos por deudores, transferencias, avances y anticipos recibidos, depósitos recibidos en administración, así como los pagos originados por compra de inventario y pago de proveedores, bienes y servicios pagados por anticipado, pago de acreedores, entre otros. Igualmente se revelan las partidas propias de las actividades de inversión, como venta de propiedades, planta y equipo o inversiones que no han sido clasificadas como equivalentes a efectivo, entre otros y los valores pagados en la compra de estos mismos recursos, para obtener así el flujo neto de efectivo por actividades de inversión. Además se presentan las partidas propias de las actividades de financiación tales como préstamos recibidos, deuda por operaciones de crédito público y financiamiento, aportes de capital, así como el pago de dividendos y las amortizaciones por endeudamiento, obteniendo los flujos de efectivo por actividades de financiación. Finalmente se calcula el incremento o disminución del efectivo y equivalentes al efectivo, obtenido de la suma algebraica de los flujos netos de efectivo originados en las actividades de operación, inversión y financiación. A este valor se le suma el saldo inicial del efectivo y equivalentes al efectivo, para obtener el saldo final del período. Este estado se complementa con los anexos 1 y 2 que revelan la desagregación de los conceptos de efectivo y equivalentes al efectivo, así como la conciliación entre el resultado del ejercicio y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación. ´ 4.15 ESTRUCTURA DEL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO POR EL MÉTODO INDIRECTO



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El método indirecto se presenta partiendo del excedente (déficit) del ejercicio, depurando en forma separada las partidas que no involucraron efectivo y que afectaron el resultado, tales como provisiones, depreciaciones y amortizaciones, para establecer el efectivo generado en la operación, al que se le adiciona el resultado de las variaciones en activos y pasivos, relacionadas con las actividades de operación, para obtener el flujo neto de efectivo originado en actividades de operación. Igualmente se revelan las partidas propias de las actividades de inversión como compra de propiedades, planta y equipo o inversiones que no han sido clasificadas como equivalentes a efectivo, entre otros y los valores recaudados por venta de estos mismos recursos, dando como resultado el flujo neto de efectivo por actividades de inversión. Además se presentan las partidas propias de las actividades de financiación tales como préstamos recibidos, deuda por operaciones de crédito público y financiamiento, aportes de capital, así como el pago de dividendos y las amortizaciones de endeudamiento, obteniendo los flujos de efectivo por actividades de financiación. Finalmente se calcula el incremento o disminución del efectivo y equivalentes al efectivo, obtenido de la suma algebraica de los flujos netos del efectivo originado en las actividades de operación, inversión y financiación. A este valor se le suma el saldo inicial del efectivo y equivalentes al efectivo, para establecer el saldo final del período. Este estado se complementa a través de un anexo que revela la desagregación de los conceptos de efectivo y equivalentes al efectivo. El Municipio debe desagregar las cuentas de efectivo y equivalentes al efectivo, en forma comparativa con el período anterior, con el fin de informar cómo se compone el resultado de este estado. Así mismo, se informará si existe restricción de recursos tales como embargos, destinación específica, entre otros. 4.16 NOTAS A LO S ESTADOS CONTABLES BÁSICOS Las notas a los estados contables básicos son parte integral de éstos y forman con ellos un todo indisoluble. Estas notas son de carácter general y específico y tienen como propósito dar a conocer información adicional sobre las cifras presentadas, así como aspectos cualitativos o cuantitativos físicos, que presentan dificultad para su medición monetaria y que han afectado o pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública.



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Sin perjuicio de la información que expresamente se Régimen de Contabilidad Pública, en lo correspondiente a revelaciones en notas, para su elaboración y presentación se debe considerar: 4.17 NOTAS DE CARÁCTER GENERAL Permiten conocer situaciones que caracterizan particularmente a la entidad y realidades de su proceso contable, en donde se informa: 4.18 NATURALEZA JURÍDICA Y FUNCIONES DE COMETIDO ESTATAL Corresponde a la estructura orgánica de la entidad contable pública que incluye la denominación, la naturaleza jurídica y su régimen jurídico, indicando los órganos superiores de dirección y administración, el ministerio o departamento administrativo al cual está adscrito o vinculado, cuando sea el caso y las actividades que desarrolla con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas. Adicionalmente, señala los cambios ordenados que comprometen su continuidad, tales como supresión, fusión, escisión o liquidación. 5. PRINCIPIOS Y NORMAS TECNICAS CONTABLES 5.1 PRINCIPIOS Los Principios de Contabilidad Pública constituyen pautas básicas o macro-reglas que dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública y de los objetivos de la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de procedimientos y la doctrina contable pública. Los Principios de Contabilidad Pública son:

- Gestión continuada: Se presume que la actividad de la entidad contable pública se lleva a cabo por tiempo indefinido, conforme a la ley o acto de creación. Por tal razón, la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública no está encaminada a determinar su valor de liquidación. Si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de transformación o liquidación de una entidad contable pública, deben observarse las normas y procedimientos aplicables para tal efecto.

- Registro: Los hechos financieros, económicos sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la ALCALDÍA , con base en la unidad de medida.



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- Devengo o Causación: Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incidan en los resultados del periodo.

- Asociación: El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecución de las funciones de la ALCALDÍA y con los costos y/o gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por circunstancias especiales deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los resultados, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos se revelará en notas a los estados contables.

- Medición: Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarán al costo histórico y serán objeto de actualización, sin perjuicio de aplicar criterios técnicos alternativos que se requieran en la actualización y revelación. La cuantificación en términos monetarios debe hacerse utilizando como unidad de medida el peso que es la moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio ilimitado, y sin subdivisiones en centavos. Para los hechos que no sean susceptibles de ser cuantificados monetariamente se aplicará lo reglamentado por las normas técnicas.

- Prudencia: En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con referencia a los gastos deben contabilizarse no solo en los que se incurre durante el periodo contable

- Período Contable: - Revelación - No compensación - Hechos posteriores al cierre

5.2 NORMAS TECNICAS DE CONTABILIDAD PÚBLICA Las normas técnicas de contabilidad pública se encuentran en el Plan General de Contabilidad Pública y el Municipio de Puebloviejo se ceñirá por las mismas establecidas por la Contaduría General de la Nación. Las normas técnicas de contabilidad pública son las siguientes:

Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales.

Normas técnicas relativas a los activos. Normas técnicas relativas a los pasivos. Normas técnicas relativas al patrimonio.



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Normas técnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, económica, social y ambiental.

Normas técnicas relativas a las cuentas de orden. Normas técnicas relativas a las cuentas de presupuesto y tesorería. Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad. Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables. Normas técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre.

CONTROL

ESTRATÈGICO

CONTROL DE

GESTIÓN

CONTROL DE

EVALUACIÓN

Esquema de

Organización,

Planes,

Principios y

Normas

Métodos

Procedimientos

Actuaciones

Acciones

Adm. Información

Adm. Recursos

Mecanismos de

Evaluación y

Verificación



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6. CODIGO DE ETICA PROFESIONAL DEL CONTADOR El Código de Ética Profesional del Contador Público debe estar implícito en el código de ética del Municipio de Puebloviejo. La ética es la ciencia de la conducta humana, que estudia la forma de actuar que tenemos todos los hombres frente a nuestros semejantes y la manera en la que nos desenvolvemos en nuestras actividades diarias. El conjunto de reglas de conducta dados por el Código de Ética Profesional que regula la actividad del Contador Público, constituye guías mínimas de orientación o criterios de comportamiento que adopta la Profesión Contable frente a su diario accionar al servicio del Público en general; además establece que estos principios son igualmente válidos para todos los Contadores Públicos Colegiados ya sea que trabajen en el sector público, privado o en docencia. Todo Contador Público debe tener presente que siempre debe estar ceñido a los principios éticos de Integridad, Objetividad, Independencia, Confiabilidad, Responsabilidad, Observancia de las Normas y Leyes, Competencia, Actualización Profesional, Respeto y Colaboración entre colegas. Estos mismos principios se contemplan en la Entidad en general plasmados en el código de ética de acuerdo a Resolución No. 0840 de 21 de Noviembre de 2.007. El Contador Público debe tener siempre presente los siguientes principios que debe regir su accionar profesional y personal en forma permanente: 1.- Integridad.- Debe ser honesto y directo en la ejecución de su trabajo Profesional 2.- Objetividad.- Debe ser justo y no dejar que un prejuicio o la influencia de otras personas anulen su objetividad. 3.- Competencia Profesional y Cuidado Suficiente.- Debe poseer conocimiento, habilidad y experiencia, para poderlos aplicar con razonable cuidado y diligencia, debe solicitar consejo o asistencia cuando lo requiera para asegurar que los servicios profesionales que presta sean ejecutados satisfactoriamente y debe negarse a ejecutarlos cuando no tenga la calificación necesaria para ello. 4.-Carácter Confidencial.- Deberán respetar el carácter confidencial de la información que obtengan y no revelarla sin autorización a menos que haya una obligación legal o profesional que los obligue.



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5.-Comportamiento Profesional.- Debe actuar de manera consistente cuidando la buena reputación de la profesión o abstenerse de cualquier comportamiento que pudiera desacreditar a una persona o a la profesión en su conjunto, contraviniendo el estilo de dirección, código de buen gobierno y de ética. 6.- Normas Técnicas.- Deberá llevar a cabo sus servicios profesionales en concordancia con las técnicas y normas profesionales pertinentes. Tendrá la obligación de ejecutar con cuidado y habilidad los requerimientos del cliente o empleador en cuanto sean compatibles con los requisitos de integridad, independencia y objetividad, y deberá cumplir con las normas de contabilidad y de Auditoria establecidas internacionalmente. El Contador Público defiende la buena fe, y ésta hace presumir que un acto público esta conforme a la ley y las buenas costumbres, y es por ello que el gobierno definió el código de ética para definirle al Contador Público un perfil de señor y señor es aquel de alta calidad humana, es el hombre que da su palabra y la sostiene. El Título I del Capítulo IV de la Ley 43 de 1.990 (por medio de la cual se reglamenta la profesión de Contador Público) estableció el Código de Ética Profesional para los Contadores Públicos y estableció los principios éticos a aplicar en el ejercicio de la profesión. La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental constituyen su esencia espiritual. El ejercicio de la Contaduría Pública implica una función social especialmente a través de la fe pública que se otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones económicas entre el Estado y los Particulares, o de éstos entre si. Todos estos valores y principios quedaron contemplados en el Código de ética de la entidad de acuerdo al acto administrativo que lo reglamenta.



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7. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Parte de la identificación del proceso contable y su diseño e implementación en el Municipio de Puebloviejo requiere del análisis del Contexto Estratégico, es decir, el conocimiento de factores internos y externos generadores de riesgos, a partir de los cuales se realiza la Identificación de Riesgos en la operación del Proceso determinando sus agentes generadores, sus causas y sus efectos. Para identificar los riesgos, se relaciona a continuación por cada actividad que constituye el proceso contable las situaciones más comunes que se han logrado establecer:

ACTIVIDADES SITUACIONES DE RIESGO

CONTROLES ASOCIADOS AL PROCESO CONTABLE

1. IDENTIFICACIÓN 1. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte. 2. Descripción inadecuada del hecho en el documento fuente. 3. Desconocimiento de las normas que rigen la administración pública. 4. Interpretación inadecuada del hecho económico realizado. 5. Incapacidad de asociar el hecho económico realizado con las normas contenidas en el R.C.P. 6. Hecho económico no considerado en el R.C.P. y no definido en la doctrina contable pública. 7. Hechos realizados que no han sido canalizados por el proceso contable.

1. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público, sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable. 2. Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos específicos, que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable, en forma oportuna. 3. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos, para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus



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respectivos arqueos periódicos. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte.

2. CLASIFICACIÓN 1. Asociación inadecuada entre el marco conceptual y el C.G.C, por falta de coherencia y sistematicidad, para el hecho realizado. 2. Cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado. 3. Utilización de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos diferentes al realizado. 4. Falta de claridad de las descripciones y dinámicas. 5. Incapacidad de asociar el hecho realizado con el C.G.C.

1. Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del Disponible e Inversiones, entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas de la entidad, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información. 2. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de inventarios, y conciliación de saldos con los registros contables. 3. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros.

3. REGISTRO Y AJUSTE

1. Imputación en una cuenta o código diferente. 2. Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad. 3. Hechos ocurridos sin registro contable. 4. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del SIIF. 5. Registro contable incompleto. 6. Mal cálculo de los ajustes relacionados con las

1. Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad, debidamente registrados según lo establece el Plan General de Contabilidad Pública. 2. Comprobar la idoneidad, existencia, organización y archivo de los soportes documentales. 3. Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por el ente público.



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cuentas valuativas o no transaccionales. 7. Ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la contabilidad.

4. Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la información contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y amortizaciones, entre otro

4. ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

1. Estados contables sin soporte en los libros de contabilidad. 2. Información de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad. 3. Inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la información. 4. No generación de estados contables. 5. Generación y presentación inoportuna de los estados contables al representante legal y demás usuarios. 6. Revelación de informes que no corresponden a los registros realizados.

1. Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pública. 2. Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la entidad, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control. 3. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias de la entidad, de tal manera que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable. 4. Exponer, en lugar visible, la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios.

5. ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. Presentación inoportuna de la información a la C.G.N. y a organismos de inspección, vigilancia y control. 2. Presentación incompleta

1. Verificar que la información contable suministrada a la administración esté acompañada de un adecuado análisis e interpretación, soportada en cálculos de



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de la información contable. 3. Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables. 4. No revelación de cuentas a la comunidad. 5. Revelación inconsistente de cuentas según los cuadre algebraicos reconocidos técnicamente. 6. Análisis e interpretación indebida de la información. 7. Diseño inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la entidad. 8. Inadecuada comunicación del mensaje contable. 9. Preparación de información solo para efectos de cumplir con la presentación a la C.G.N y organismos de inspección, vigilancia y control.

indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica y social de la entidad pública. 2. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situación, resultados y tendencias. 3. Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada.

De acuerdo a los riesgos antes señalados se implementan políticas de administración de los mismos para minimizarlos y evitar un impacto fuerte frente a las actividades del proceso contable. De hecho se establecieron los controles para darle cumplimiento y hacerle seguimiento, verificación y análisis a los mismos para determinar los ajustes a que diere lugar. 8. CONTROL INTERNO CONTABLE 8.1 AUDITORIA DE EVALUACIÓN ANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Para la evaluación de los diferentes Elementos de Control se utiliza el siguiente método, independientemente del Componente al cual pertenezcan los elementos, así:

1. Definir cuál o cuáles instrumentos se utilizarán para recolectar la información necesaria para el diagnóstico:

C= Consulta mediante entrevista. D= Información documental. E= Encuesta



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T= Taller I= Inspecciones físicas La encuesta se distribuye entre los servidores públicos de la entidad que estén involucrados en el proceso contable y que es necesario indagar a través de documento físico o en un documento electrónico que permita recoger las opiniones de los funcionarios en forma confidencial. La consulta mediante entrevista a servidores o grupos de servidores permite obtener o complementar las evidencias que fundamenten cada respuesta.

2. Complementar las encuestas o entrevistas con información documental que permita obtener evidencia física del cumplimiento del criterio de evaluación. Esta debe ser documentación de carácter oficial de la entidad que tenga validez.

3. Aplicar los instrumentos o utilizar la fuente de información que se considere

pertinente con el fin de reunir suficientes evidencias (documentales o verbales) de acuerdo con el criterio definido.

4. Asignar conforme a la información y la evidencia documental obtenida, un valor

entre 1 y 5, en la columna de calificación de la hoja formulario a cada pregunta, para calificar el grado de cumplimiento de cada criterio. La escala de calificación se interpreta de la siguiente forma:

1- No se cumple 2- Se cumple insatisfactoriamente. 3- Se cumple aceptablemente. 4- Se cumple en alto grado. 5- Se cumple plenamente.

5. Tener presente que todas las preguntas evaluadas deban soportarse con al

menos una fuente o instrumento de información. 6. Señalar en la columna de evidencia, el tipo de evidencia (documenta o verbal)

con el instrumento o fuente de información (C, D, E, T) que se definió en el numeral 1, la cual soporta la calificación que se asignó a la pregunta de evaluación.

7. A medida que se responde y califica cada pregunta, el aplicativo

automáticamente irá generando los resultados del elemento, componente, subsistema y sistema, que podrá observar en la hoja de resultados.

8. El esquema que utiliza el aplicativo para obtener las calificaciones finales de cada

elemento de Control, se obtienen dividiendo el valor de la sumatoria de las



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calificaciones de cada elemento por el número de preguntas que fueron respondidas. Por lo tanto se recomienda contestar todas las preguntas a fin de evitar desviaciones en la calificación final.

9. La interpretación de los valores obtenidos por cada elemento, componentes,

subsistema y sistema corresponde al rango donde se encuentre el valor, así:

Rango 1.0 – 1.9: Insuficiencia Crítica Rango 2.0 – 2.9: Insuficiente Rango 3.0 – 3.9: Adecuado Rango 4.0 – 5.0: Satisfactorio

10. Con base en los resultados obtenidos se determina el nivel en el que se

encuentra la Entidad frente al modelo de CIC, el cual es base para la elaboración y diligenciamiento del formulario resumen del diagnóstico, evaluación y seguimiento del sistema de control interno contable.

1.2 Formulario resumen del diagnóstico, evaluación y seguimiento a la implementación del Control Interno Contable de acuerdo a Resolución 34 e Instructivo 4 emitido por la Contaduría General de la Nación: La evaluación se realizará a las etapas del proceso contable de acuerdo a lo descrito en el ítem de administración del riesgo. 1.2.1. Estructura del formulario Este formulario tiene la siguiente estructura:

INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

1. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

1.1 IDENTIFICACIÓN

1.1.1 Debilidades

1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3

1.1.2 Fortalezas

1.1.2.1 1.1.2.2 1.1.2.3



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1.2 CLASIFICACIÓN

1.2.1 Debilidades

1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3

1.2.2 Fortalezas

1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3

1.3 REGISTRO Y AJUSTES

1.3.1 Debilidades

1.3.1.1 1.3.1.2 1.3.1.3

1.3.2 Fortalezas

1.3.2.1 1.3.2.2 1.3.2.3

1.4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES

1.4.1 Debilidades

1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.1.3

1.4.2 Fortalezas

1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.2.3

1.5 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

1.5.1 Debilidades

1.5.1.1 1.5.1.2 1.5.1.3

1.5.2 Fortalezas

1.5.2.1 1.5.2.2 1.5.2.3

2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS.



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3. CALIFICACIÓN DEL ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE De acuerdo con el análisis del estado general del control interno contable, asigne en la casilla una calificación de 1 a 4, la cual se interpreta de la siguiente forma: 1- Inadecuado; 2- Deficiente; 3- Satisfactorio; 4- Adecuado.

(_______) 4. EVIDENCIAS

Escriba las evidencias que tienen en su entidad para soportar los datos antes registrados.

5. RECOMENDACIONES

La oficina de Control Interno consigna los avances logrados en el Control Interno Contable del Municipio de Puebloviejo y con fundamento en lo anterior emite una calificación del mismo, sustentada en la evidencias finalmente emite unas recomendaciones basada en las debilidades detectadas.

8.1.1 Soportes Evaluación Entrevista personalizada para determinar los controles asociados a las actividades del proceso contable en el Municipio de Puebloviejo son las siguientes: A Continuación, les haré unas preguntas para entender como se han ejecutado los controles asociados al proceso contable en el Municipio de Puebloviejo Favor responda y explique como se ejecuta el control asociado al proceso contable en la Entidad, por cada una de las actividades: IDENTIFICACION

1. Se han adoptado en el Municipio de Puebloviejo las Políticas sobre la información oportuna de todas las dependencias al área de contabilidad.

2. El área contable registra operaciones financieras y elabora informes.

3. Está en elaboración el Manual de Políticas Contables ( descripción de desarrollo

de actividades contables), responsabilidades, autorizaciones de soporte al funcionario competente.



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4. Existen Política implícitas relacionadas con la incorporación de inmuebles, vehículos automotores y demás bienes al patrimonio de la Alcaldía e incluye el seguimiento sobre su legalización y valorización y actualización.

5. Los vehículos de la Entidad cuentan con los respectivos títulos que acreditan su

propiedad en la cuenta contable de propiedad, planta y equipos. 6. Se incorporan las obligaciones del pasivo laboral ( pensiones y otros), aportes en

salud, pensión, riesgos profesionales, cajas de compensación, ICBF, Sena, se registran mensualmente en contabilidad y el pago de aportes se registra en entidades, consignándolas dentro del plazo a excepción del mes de diciembre del 2008.

7. Se utiliza la página web de la Contaduría para la capacitación de los funcionarios

de la Entidad. CLASIFICACION 1.------Existen conciliaciones de saldos de disponibles entre presupuesto, contabilidad, tesorería. 2. ------Existe efectividad en las medidas para la realización periódica de la toma física de inventarios, conciliación de saldos con los registros contables. 3.-En el 2008, el inventario se realizó en diciembre con el fin de actualizar inventarios y activos fijos. 4 -En octubre se realizó avalúo comercial de los bienes inmuebles y vehículos de la Alcaldía. 5. ------Existe un procedimiento para la elaboración, revisión y depuración de las conciliaciones bancarias. 6.--------Existe procedimientos para las cuentas, conciliaciones, contabilidad y tesorería. 7.------Se hacen revisiones periódicas sobre la consistencia de saldos de diferentes cuentas.



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REGISTRO Y AJUSTE 1.-Existen libros de contabilidad, debidamente registrados según lo establecido en el PGCP. 2. Los registros están impresos hasta qué fecha? 3. -Se encuentra organizado, en forma idónea los archivos de los soportes documentales. 4. -El archivo histérico del área contable se encuentra en el Archivo central de la sede administrativa y los documentos en el archivo de gestión de la contadora. 5. -Se realiza causación oportuna y correcta de las operaciones de la entidad

-Se elaboran y calculan los ajustes mediante un tablero de control mensual 6.-los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los comprobantes y demás soportes. 7.-La causación de los ingresos a contabilidad de los rendimientos financieros. 8. -Existen registro de recaudo en presupuestos y tesorería. 9. -Se expiden los certificados de disponibilidad presupuestal, los registros presupuestales, para ordenes de servicios, ordenes de compras. ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

1. La información de los estados contables corresponden a lo establecido en el PGCP.

2. El sistema de información contable incluye la programación, los estados

financieros, los activos y el almacén. 3. La información contable se suministra oportunamente a la CGN y a entes de

control. 4. Existe un cuadro de control donde se detalla los informes, las fechas y a que

entidad se debe enviar el informe.



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5. Existe el procedimiento del flujo de documentos entre las dependencias de la Alcaldía, libros de contabilidad e informaron contable.

6. Se expone en lugar visible la información contable para que sea consultada por

la comunidad o partes interesadas. 7. La información contable es suministrada a los usuarios en forma completa y

según normas. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION 1. La información contable se suministra a la Gerencia, con cálculos de indicadores de gestión, y financieros, así como de notas explicativas a los estados financieros. 2. Se han construido indicadores y demás razones financieras para explicar la situación, resultados y tendencias. 3. Existe una Política Institucional para la Presentación oportuna de la información contable debidamente analizada.

Con relación a los siguientes enunciados, anote si lo considera una fortaleza o debilidad de la Entidad o del área

- Existen en el nivel administrativo, los procesos de dirección, planeación y

control del proceso contable en la Entidad. - Existen en el nivel operativo, los procesos transversales de planeación,

ejecución, evaluación y control - Cuenta la Entidad con los medios informáticos necesarios para ejecutar el

proceso contable en forma técnica y operativa. - Existe en la Entidad un software contable que permita la verificación y control

de los ajustes tales como depreciaciones, amortización y otros en forma periódica.

- Los procedimientos del proceso contable tienen establecidos sus trámites,

duración de las tareas y responsabilidades establecidas. - Cuenta la Entidad para desarrollar el proceso contable con recurso humano

calificado, motivado y comprometido.



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- Existe en el área contable, suficiente recurso humano para la complementación de las tareas?



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PROGRAMA DE AUDITORIA EVALUACION DEL

CONTROL INTERNO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO

PUEBLOVIEJO, 2008.



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9. PROGRAMA DE AUDITORIA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO PRESENTACION La Oficina de Control Interno del Municipio de Puebloviejo, en cumplimiento de la Resolución, por medio del cual se adoptan los procedimientos para reportar el informe anual de evaluación del control interno contable a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de de 2008, realizará la evaluación del Control Interno Contable de la Entidad para la mencionada vigencia. OBJETIVO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA -Programar la evaluación Anual del Control Interno Contable del Municipio de Puebloviejo desde la vigencia 2008.

DEPENDENCIAS A AUDITAR DEL PLAN DE MEJORAMIENTO - Área de tesorería y presupuesto (financiera). -Unidad Funcional de Contabilidad. -Triangulaciones (unidades Funcionales). Objetivo de legalidad: 1. Determinar el grado de cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable del Municipio de Puebloviejo. 2. Establecer el grado de compromiso de la Administración del Municipio de Puebloviejo con el Control Interno Contable.

METODOLOGIA DE LA AUDITORIA. La metodología utilizada para realizar la auditoria a la evaluación anual del control interno contable es la siguiente:

1. Se realizara entrevista formal y aplicación del cuestionario respectivo a la dependencia de contabilidad sobre aspectos referidos a las actividades del proceso contable.

2. Se solicitará formalmente a Contabilidad o unidad funcional asociada los documentos o productos que soportan el cumplimiento de las actividades del proceso contable.



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3. Se analizara y determinará la calidad, pertinencia de los documentos productos aportados por la dependencia de contabilidad o unidad funcional asociada.

4. Se evaluará el control interno contable de acuerdo a la normatividad.

PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo que se utilizarán para la auditoria de evaluación del Control Interno contable en el Municipio de Puebloviejo son los siguientes: -Oficios solicitando las evidencia de cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable -Formato Papeles de trabajo Anexo.

RESULTADO DE LA AUDITORIA A LA EVALUACION AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA

MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO Vigencia 2008.

La Oficina de Control Interno del Municipio de Puebloviejo en cumplimiento de la Resolución 34 de enero 31 de 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación realizó evaluación anual al Control Interno Contable del Municipio de Puebloviejo. La evaluación llevada a cabo, determinó el grado de cumplimiento de los controles asociados al control interno contable con base en el examen de las actividades del proceso, y su objetivo fue evaluar el Sistema de Control Interno Contable de acuerdo con lo establecido en la Ley 87 de 1993 y Resolución No 34 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, así como establecer el grado de compromiso de la administración de la Entidad con el Control Interno Contable. En esta evaluación se verificó el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable en lo referido al control interno contable, para ello se solicitó formalmente a cada uno de los funcionarios responsables de las dependencias de contabilidad y unidades funcionales asociadas responder a una entrevista formal sobre las mismas, aplicándoles un cuestionario prediseñado por la Oficina de Control Interno así como los documentos soportes o evidencias que pudieran avalar el cumplimiento de las misma, luego de analizar y determinar la calidad de los documentos, se procedió a tabular el cuestionario, y determinar las fortalezas y debilidades detectadas en la misma. En el anexo siguiente, se encuentran copias de las evidencias suministradas por cada dependencia, que soporta cabalmente el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable en el Municipio de Puebloviejo.



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En el formato establecido por la Contaduría General de la Nación, que hace parte integral de esta evaluación, se consignan las fortalezas, debilidades encontradas, así como los avances resultantes del plan de mejoramiento establecidos en la evaluación del Sistema de Control Interno Contable vigencia 2006 (ICICONTABLE-2006), al igual que la calificación del estado general del control interno contable en la Entidad, las evidencias y recomendaciones. No obstante, en lo que respecta al cumplimiento de los controles asociados al control interno contable del proceso contable del Municipio de Puebloviejo, se puede determinar que se están cumpliendo como están determinadas en la Entidad. Elaboró JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO



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PAPELES DE TRABAJO ENTIDAD: MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO AREA O PROCESO: NOMBRE DE LA ACTIVIDAD. PROGRAMA : FECHA: OBJETIVO:

1. Propósitos del estudio.

No Actividad Responsable PT No

1 Descripción en forma imperativa de la actividad a desarrollar.

Indica quien realiza la actividad.

Identifica el papel del trabajo donde consta su realización

2 Ejemplo: Verificar, revisar, comparar y establecer

Elaboro:

Fecha:




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Firma:

PAPELES DE TRABAJO ENTIDAD: MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO AREA O PROCESO: AREA FINANCIERA Y PROCESO CONTABLE. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: EVALUACION ANUAL AL CONTROL INTERNO CONTABLE. PROGRAMA: CONTROL INTERNO CONTABLE. FECHA: ENERO 8 DE 2009. OBJETIVO:

1. Medir y evaluar el sistema de control interno en el proceso contable del Municipio de Puebloviejo, con el propósito de determinar su calidad y confianza con el fin de prevenir y neutralizar los riesgos inherentes a la gestión contable. 2. Determinar el grado de cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable. 3. Establecer el grado de compromiso del área Administrativa financiera con el

Control Interno Contable.




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No Actividad

Responsable

PT No.

1 Solicitar formalmente a los responsable del control interno contable del Municipio responder a una entrevista personalizada y cuestionario estructurado sobre el estado del control interno contable en la Entidad. Metodología DOFA. para establecer los debilidades y fortalezas del proceso contable en la Entidad, y sus controles asociados.

Auditor Jefe Oficina de Control Interno

1. Cuestionario Estructurado sobre Evaluación del Estado del Control Interno Contable.

2. Solicitar formalmente a cada responsable de las dependencias del Área financiera, presupuesto o contabilidad, los documentos que soporten el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable de la Entidad.

Auditor Jefe Oficina de Control Interno.

2. Memorando de solicitud de las evidencias.

3 Analizar y determinar la calidad de los documentos.

Auditor Jefe Oficina de Control Interno

3. Documentos vs normas establecidas o parámetros fijados.

Elaboro: Jefe Oficina de Control Interno.

Fecha:

Firma:



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PAPELES DE TRABAJO ENTIDAD: MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO AREA O PROCESO: CONTABILIDAD NOMBRE DE LA ACTIVIDAD. AUDITORIA AL PROCESO CONTABLE DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO PROGRAMA: CONTROL INTERNO CONTABLE FECHA: ENERO DE 2009. OBJETIVO:

1. Evaluar el Control Interno Contable del Municipio de Puebloviejo. 2. Determinar el grado de cumplimiento de los controles asociados a las actividades del

proceso contable. 3. Establecer el grado de compromiso del área de contabilidad con el proceso contable.

No Actividad

Responsable PT No

1 Solicitar formalmente a la dependencia de contabilidad responder a una entrevista y a un cuestionario sobre el estado actual del control interno contable y aportar las evidencias de su cumplimiento.

Jefe Oficina de Control Interno

1. Memorandum solicitud documentación a dependencia responsable.

2 Analizar y determinar la calidad de los documentos.

Jefe Oficina de Control Interno

2. Documentos vs normas establecidas o parámetros fijados.

Elaboro: Jefe Oficina de Control Interno.




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Fecha:

Firma:

FECHA : Enero 8 de 2009. DE. CONTROL INTERNO PARA. Área Contabilidad. ASUNTO: AUDITORIA DE EVALUACION ANUAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. Cordial Saludo. En cumplimiento a lo establecido por el CACI, y la Resolución No 34 del 31 de enero del 2008 e instructivo No 4 de 2008, el próximo 28 de Enero de 2009, se debe remitir a la Contaduría General de la Nación el INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE del Municipio de Puebloviejo vigencia 2008, con el objetivo de Verificar la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, para lograr los objetivos de la Contabilidad pública en la Entidad Por tal motivo, muy respetuosamente solicito a Ud. Aportar los siguientes documentos que soportan el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable del Municipio, durante la vigencia 2008:

EVALUACION ANUAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE *ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE - IDENTIFICACION

1. Documento escrito que explicite las Políticas del Proceso Contable de la Entidad, donde este definido que los hechos, transacciones y operaciones de la estructura




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financiera económica y social ambiental de la Entidad, son objeto de reconocimiento y revelación e incorporados en el proceso contable.

2. Documento escrito que demuestre que se elaboran planes de trabajo y procedimientos específicos que permiten la eficiencia de los flujos de información en el proceso contable.

3. Documento que explicite el procedimiento administrativo que establece

responsabilidades de registrar los recaudos, las autorizaciones de los soportes por funcionario competente, manejo de cajas menores, y arqueos periódicos.

4. Documento que explicite las practicas contable de la contadora para establecer

la idoneidad del documento soporte. CLASIFICACION

1. Documento donde se explicite la forma como se codifica las operaciones

financieras en la Entidad. 2. Documento donde se explicite la forma de realizar las conciliaciones de saldo de

disponible con otras áreas de la Entidad. Tiempo definido para la respuesta y entrega de información. Conciliación de toma física de inventario y saldos con los registros contables.

3. Documento escrito sobre procedimientos para la elaboración, revisión y

depuración oportuna de las conciliaciones bancarias. REGISTRO Y AJUSTE. 1. Documento del registro de los libros de contabilidad. 2. Documento que evidencie la existencia de un sistema que verifique

periódicamente la elaboración y calculo de ajustes (depreciación, provisiones, amortizaciones), para revelar razonablemente la información contable.

ELABORACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES. 1. Documento de Políticas para reportar la información contable a la Contaduría y a los organismos de inspección, vigilancia y control. 2. Documento de procedimientos escritos donde se garantice el adecuado flujo de documentos a través de las dependencias de la Entidad.



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3. Documento sencillo y de lenguaje accesible a la comunidad y partes interesadas donde se consigne la información contable a la ciudadanía y a los usuarios.

ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION. 1.-Información contable suministrada al Municipio (análisis, interpretaciones, cálculos de indicadores de gestión, financieros) 2.-Listado de indicadores y razones financieros construidos para la Entidad. 3-Documento de Política Institucional de Presentación de información contable.

OTROS DOCUMENTOS. -Anexe adicionalmente los siguientes documentos si los posee: -Manual de Procedimientos, funcionamiento y Políticas Contables. -Estructura del área contable y financiera -Documento sobre Sistema de información contable. -Documento sobre Fundamentos para el cierre contable. -Documentos sobre metodologías o formas de elaboración y presentación de informes y estados contables. Análisis, interpretación y comunicación de la información Es importante recordar que el suministro de los soportes es vital, para garantizar el cumplimiento de los controles asociados a las actividades del proceso contable del Municipio de Puebloviejo, y la no presentación de las evidencias, implica el otorgar un concepto desfavorable en el cumplimiento del control interno contable. Agradezco su amable atención, y el suministro de las mismas para proceder a elaborar el informe anual de evaluación del control interno contable del Municipio de Puebloviejo. Atentamente, JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO (e)



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Area:_________________________ Funcionario:_____________________ Fecha:___________________________

CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

CALIFICACIÓN OBSERVACIONES

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.8

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.0

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 2.0

1

Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?

2.0

2

Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?

2.0

3

Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?

2.0

4

Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

2.0

5

Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

2.0

6

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?

2.0




117

7

Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?

2.0

8

Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?

2.0

9

Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?

2.0

10

Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad?

2.0

11

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?

2.0

12

Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?

2.0

13

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?

2.0

1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.0

14

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?

3.0

15

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas?

3.0

16

Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?

3.0

17

La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?

3.0

18

El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?

3.0



118

19

Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ?

3.0

20

Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?

3.0

21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas?

3.0

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.0

22

Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?

4.0

23

Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?

4.0

24

Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas?

4.0

25

Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?

4.0

26

Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?

4.0

27

Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros?

4.0

28

Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas?

4.0

29

El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente?

4.0

30

Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique?

4.0

31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos?

4.0

32

Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?

4.0

33

Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?

4.0



119

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.6

1.2.1

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

5.0

34

Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?

5.0

35

Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?

5.0

36

Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?

5.0

37

Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?

5.0

38

Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?

5.0

39

El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?

5.0

40

Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?

5.0

1.2.2

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

4.2

41

Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?

5.0

42

Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?

3.0

43

Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?

4.0

44

La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?

5.0

45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?

4.0

http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0489_98.HTM#1






120

46

Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información?

4.0

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.9

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.9

47

Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente?

3.0

48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable?

4.0

49

Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?

5.0

50

Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?

3.0

51

Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?

4.0

52

Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?

5.0

53

Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?

3.0

54

Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?

4.0

55

Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias?

5.0

56

Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?

3.0

57

Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?

4.0

58

Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?

5.0



121

59

Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?

3.0

60

Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?

4.0

61

Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?

5.0

62

Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?

3.0

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL

INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.84 SATISFACTORIO

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.00 DEFICIENTE

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 2.00 INADECUADO

1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.00 DEFICIENTE

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.00 SATISFACTORIO

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.58 ADECUADO

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 5.00 ADECUADO

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4.17 ADECUADO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.94 SATISFACTORIO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.94 SATISFACTORIO

RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O

RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO

1.0 – 2.0 INADECUADO

2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE

3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO



122

10. NORMOGRAMA CONTABLE

Tipo de Norma Número Fecha de

expedición Descripción

Entidad que lo

genera Artículos

DECRETO 1599 MAYO 20 DE 2.005

Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control

Interno para el Estado Colombiano

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Todo

DECRETO 2193

JULIO 8 DE

2004

Por el cual se reglamentan

parcialmente los artículos 42 de la Ley 715 de 2001 y

17 de la Ley 812 de 2.003

PRESIDENCIA DE LA

REPUBLICA Todo

DECRETO 3361

OCTUBRE 14

DE 2004

Pro el cual se reglamenta el parágrafo 3 del artículo 4

de la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada

por el artículo 2 de la Ley

901 de 2.004. Reglamenta el Boletín de Deudores

Morosos del Estado.

PRESIDENCIA DE LA

REPUBLICA Todo

DECRETO 1027

MARZO 3 DE

2007

Por el cual se modifica la

fecha de entrega del

Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de

Control Interno

PRESIDENCIA DE LA

REPUBLICA Todo

CIRCULAR UNICA 047 FEBRERO 14 DE 2008

Instrucciones generales y remisión de información

para la inspección, vigilancia y control SUPERSALUD Todo

INSTRUCTIVO 1

MARZO 12

DE 2007

Instrucciones para el cierre

contable de la vigencia 2007 e inicio del proceso

contable del año 2008

EL CONTADOR GENERAL DE LA

NACION Todo

INSTRUCTIVO 4 FEBRERO 4 DE 2008

Instrucciones para el diligenciamiento y reporte

del Informe Anual de Evaluación del Control

Interno Contable a la

C.G.N., a través del Sistema Consolidador de

Hacienda e Información Financiera Pública-CHIP,

con corte a 31 de Diciembre de 2007

EL CONTADOR

GENERAL DE LA NACION Todo

INSTRUCTIVO 3 ENERO 16 DE 2008

instrucciones para el

reconocimiento y revelación contable de los

EL CONTADOR




123

activos de menor cuantía en el periodo contable

2008

LEY 298

JULIO 23 DE

1.996

Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la

Constitución Política, se crea la Contaduría General

de la Nación como una

Unidad Administrativa Especial adscrita al

Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan

otras disposiciones sobre la

materia

CONGRESO DE LA

REPUBLICA 3,4,7, 8

LEY 715 DICIEMBRE 12 DE 2.001

Por la cual se dictan

normas orgánicas en materia de recursos y

competencias de

conformidad con los artículos 151, 288, 356 y

357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución

Política y se dictan otras

disposiciones para organizar la prestación de

los servicios de educación y salud, entre otros.

CONGRESO DE LA REPUBLICA

Título III y IV

LEY 716 DICIEMBRE 24 DE 2.001

Por la cual se expiden

normas para el saneamiento de la

información contable en el sector público y se dictan

disposiciones en materia

tributaria y otras disposiciones

CONGRESO DE LA REPUBLICA Todo

LEY 901

JULIO 26 DE

2004

Por medio de la cual se

prorroga la vigencia de la 716 de 2.001 (Por la cual

se expiden normas para el saneamiento de la

información contable en el sector público y se dictan

disposiciones en materia

tributaria y otras disposiciones), prorrogada

y modificada por la ley 863 de 2.003 y se modifican

algunas disposiciones

CONGRESO DE LA

REPUBLICA Todo

RESOLUCION 034

ENERO 31

DE 2.008

“Por la cual se adoptan los procedimientos para

reportar el informe anual


NACION Todo



124

de evaluación del control interno contable a la

Contaduría General de la

Nación, con corte a 31 de diciembre de 2007, y se

deroga una resolución”

RESOLUCION 248 JULIO 6 DE 2007

Por la cual se establece la

información a reportar, los

requisitos y los plazos de envío a la C.G.N.

EL CONTADOR


RESOLUCION 354 SEPTIEMBRE 5 DE 2007

por la cual se adopta el

Régimen de Contabilidad Pública, se establece su

conformación y se define el ámbito de aplicación.

EL CONTADOR


RESOLUCION 357

JULIO 23 DE

2008

Por la cual se adopta el

procedimiento de control interno contable y de

reporte del informe anual de evaluación a la

Contaduría General de la

Nación

EL CONTADOR

GENERAL DE LA

NACION Todo

RESOLUCION 375

SEPTIEMBRE

17 DE 2007

Por la cual se modifican los

artículos 10° y 11° de la

Resolución 248 de 2007

respecto a los plazos de

reporte de la

información contable a

la Contaduría General

de la Nación

EL CONTADOR

GENERAL DE LA

NACION Todo

RESOLUCION 205

MAYO 22 DE

2.008

Por la cual se modifica el

Manual de Procedimientos del Régimen de



NACION Todo

RESOLUCION 145

ABRIL 17 DE

2.008

Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos

del Régimen de


EL CONTADOR

GENERAL DE LA

NACION Todo

RESOLUCION 067 SEPTIEMBRE 24 DE 2007

Por la cual se adoptan

métodos, formas y

términos para la rendición de cuentas e informes y su

revisión y se dictan otras disposiciones CONTRALORIA

CAPITULO I, ARTICULO

30, INCISO 3C

RESOLUCION 146

ABRIL 17 DE

2.008

Por la cual se adicionan

unas subcuentas al Catálogo General de

cuentas del Manual de Procedimientos adoptado

mediante la Resolución 356

del 5 de Septiembre de

EL CONTADOR

GENERAL DE LA

NACION Todo



125

2.007

RESOLUCION 355

SEPTIEMBRE

5 DE 2007

Por el cual se adopta el Plan General de



NACION Todo

RESOLUCION 393

SEPTIEMBRE

28 DE 2007

“Por la cual se adopta el

Manual para la

Implementación del Modelo de Control Interno

Contable MCICO 2007:1”


NACION Todo

LEY 43 1990

ESTATUTO TRIBUTARIO

ACUERDO 000 DE_________ DE 200__

“Por medio del cual se

establece el Estatuto Tributario del Municipio de

Puebloviejo y se dictan otras disposiciones" CONCEJO MUNICIPAL Artículo 00

manual de politicas procesos, procedimientos y control interno puebloviejo

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