MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS EN REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS DE SALUD cuba

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<p>Repblica de Cuba</p> <p>Ministerio de Salud Pblica</p> <p>Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud</p> <p>MANUAL DE ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS EN REGISTROS MDICOS Y ESTADSTICAS DE SALUD</p> <p>AUTORESEduardo Zacca Pea (Editor Principal) Doctor en Medicina. Doctor en Ciencias Mdicas. Master en Epidemiologa. Profesor Titular del Instituto Superior de Ciencias Mdicas de la Habana. Investigador Auxiliar de la Academia de Ciencias de Cuba. Especialista de 2do. Grado en Angiologa y Ciruga Vascular. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP. Jos D. Ramil Valds (Editor Principal) Tcnico Estadstico de Salud. Especialista Principal del Grupo de Sistema. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP. Norma Martnez Vzquez Doctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en Epidemiologa. Profesor Asistente del Instituto Superior de Ciencias Mdicas de la Habana. Maestrante en Promocin de Salud ENSP. Jefa del Dpto. de Anlisis Estadstico. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Gloria Hechevarra Puente Doctora en Estomatologa. Especialista de 2do. Grado en Administracin de Salud. Master en Atencin Primaria de Urgencias Estomatolgicas. Profesora Asistente Facultad de Estomatologa C. Habana del Instituto Superior de Ciencias Mdicas de la Habana. Jefa del Dpto. de Estadsticas Sanitarias. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Ana Margarita Cla Caldern Licenciada en Estadstica Matemtica. Master en Estadsticas Econmicas. Jefa del Grupo de Encuestas. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP</p> <p>Maria Elena Prez Leyva Licenciada en Gestin de la Informacin. Jefa de Grupo de Sistema. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP. Mara Rosa Fernndez Viera Licenciada en Gestin de la Informacin. Miembro del Grupo de Vitales. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP. Xiomara Podadera Valds Licenciada en Gestin de la Informacin. Miembro del Grupo de Encuestas. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Pablo Roja Valdivieso Tcnico Estadstico de Salud. Asesor de la Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Mario Hernndez Hernndez Tcnico Estadstico de Salud. Asesor de la Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Orlando Barroso Lpez Tcnico Estadstico de Salud. Jefe de Departamento de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del Instituto de Endocrinologa y Enfermedades Metablicas. Mara del Rosrio Ruiz Beruvides Tcnico Estadstico de Salud. Especialista del Grupo de Sistema. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP</p> <p>COLABORADORESEneida Ros Massabot Doctora en Ciencias Mdicas. Ex-directora Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Miguel ngel Martnez Morales Doctor en Medicina. Especialista de 1er. Grado en Bioestadstica. Master en Salud Pblica. Jefe de la Seccin de Vitales. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Ismell Alonso Alom Doctor en Medicina. Especialista de 1er. Grado en Bioestadstica. Miembro del Dpto. de Anlisis Estadstico Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Rosa Mara Fernndez Viera Licenciada en Gestin de la Informacin. Profesora Asistente de la Unidad 2 "Tania La Guerrillera" Facultad de Tecnologa de la Salud. Rosa Mara Torres Vidal Doctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI y Bioestadstica. Master en Estudios de Poblacin. Profesor Instructor de la ENSAP. Miembro del Dpto. de Anlisis Estadstico Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Elizabeth Cardoso de Arma Licenciada en Gestin de la Informacin. Jefa del Dpto. Provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Camagey. Ernesto Ramrez Leyva Doctor en Estomatologa. Especialista de 1er. Grado en Bioestadstica. Profesor Instructor de la Facultad Doctor Jos Assef Yara de Ciego de vila. Jefe del Dpto. Provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Ciego de vila.</p> <p>Arstides Marrero Pieiro Doctor en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI. Jefe del Dpto. provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Pinar del Ro. Haydee E. Snchez Labrada Doctora en Estomatologa. Especialista de 1er. Grado en Bioestadstica. Jefa del Dpto. Provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Las Tunas. Luisa Crdenas Martnez Licenciada en Gestin de la Informacin. Jefa del Dpto. Provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Sancti Spritus. Ivn Cueto Eduarte Licenciada en Gestin de la Informacin. Jefa del Dpto. Provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Cienfuegos Carmen Isabel Cruz Calzadilla Licenciada en Gestin de la Informacin. Jefa del Dpto. Provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Holgun Magdalena Gonzlez Gallardo Licenciada en Gestin de la Informacin. Jefa del Dpto. Provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Granma Margarita Puerto Daz Doctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI. Jefa del Dpto. provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Villa Clara. Paula Tosca Morejn Tcnica Estadstico de Salud. Jefa del Dpto. provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de la Habana Nilda Sors Fuerte Tcnica Estadstico de Salud Jefe del Dpto. Municipal de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de la Isla Juventud.</p> <p>Mara del Carmen Daz Medina Doctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI y Bioestadstica. Profesora Instructora del ISCM de Santiago de Cuba. Jefa del Dpto. Provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Santiago de Cuba. Yamil Portu Machado Licenciada en Gestin de la Informacin. Jefa del Dpto. Provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Guantnamo. Ana Consuelo Mesa Machado Licenciada en Economa y Planificacin. Tcnica en Estadstica de Salud. Especialista Principal de la Seccin de Vitales. Dpto. Estadsticas Sanitarias. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Elia Rosa Jorge Licenciada en Gestin de la Informacin. Especialista Principal de la Seccin de Servicio. Dpto. Estadsticas Sanitarias. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP</p> <p>Nlida Gallardo Celestrn Tcnica Estadstica de Salud. Miembro de la Seccin de Servicio. Dpto. Estadsticas Sanitarias. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Mait Martnez Machin Licenciada en Gestin de la Informacin. Miembro de la Seccin de Servicio. Dpto. Estadsticas Sanitarias. Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud del MINSAP Cristina Valdivia Onega Doctora en Medicina. Especialista de II Grado en Epidemiologa y de I Grado en Administracin de Salud. Jefa del Dpto. provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Ciudad Habana Ada Prior Garca Doctora en Medicina. Especialista de I Grado en M G I y Especialista de I Grado en Higiene y Epidemiologa. Profesora Auxiliar. Jefa del Dpto. provincial de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de Matanzas</p> <p>Agradecimientos Nuestra mayor gratitud a los trabajadores de las Estadsticas de Salud por el valioso aporte de sus sabias experiencias, que sin lugar a duda enriquecieron notablemente esta obra.</p> <p>Tambin deseamos hacer patente nuestro agradecimiento a la Representacin de la OPS/OMS en Cuba por su generosa contribucin y apoyo en la reproduccin de este manual.</p> <p>1</p> <p>Exergo</p> <p>No se puede dirigir si no se sabe analizar, si no hay datos verdicos, si no hay todo un sistema de recoleccin de datos confiables, si no hay toda una preparacin de un sistema estadstico, con hombres habituados a recoger el dato y transformarlo en nmero. Ch</p> <p>1</p> <p>PrefacioEn 1964 fueron concebidas en nuestro pas las primeras normas para el trabajo estadstico de los Departamentos de Registros Mdicos y Estadsticas en los hospitales. Las normas para el trabajo estadstico en policlnicos se crearon en 1967 y en ese mismo ao fueron revisadas por primera vez las de los hospitales. En 1968 se realiz la revisin de ambos documentos, pero no es hasta 1971 que se realiza la primera Jornada Nacional de Normacin de Estadstica, que incluy entre sus temas centrales la discusin y aprobacin de una nueva revisin elaborada por el Nivel Central y enriquecida por las provincias. En 1984 se desarroll la Segunda Jornada Nacional de Normacin en Estadstica, en la Ciudad de Guantnamo. En octubre de ese mismo ao fueron puestas en vigor las Normas de Registros Mdicos de Hospitales, Policlnicos y Centros de Higiene y Epidemiologa, normas que an estn vigentes. En el transcurso de estas ltimas dos dcadas y media, se han producido importantes cambios en el Sistema Nacional de Salud, que han repercutido en su sistema de informacin estadstico y por ende en los aspectos metodolgicos de los Departamentos de Registros Mdicos y Estadsticas en las diferentes instancias. Un rasgo distintivo de estos cambios ha sido el incremento casi exponencial del volumen y diversidad de la informacin que debe suministrar el sistema estadstico, de manera que actualmente las fuentes de los datos son tambin muy diversas y su procesamiento resulta complejo. A esto se suma la diversidad y creciente nmero de registradores de datos, su nivel de especializacin, la formacin acelerada de los recursos humanos en gestin de la informacin en salud, proceso que se desarrolla en la gran mayora de los perfiles y carreras en las propias unidades asistenciales del Sistema de Salud, as como el avance impetuoso en los ltimos tiempos de las tecnologas de la informacin y el conocimiento, hecho manifiesto en el proceso de informatizacin del Sistema Nacional de Salud. Todo ello justifica un nuevo proceso de actualizacin de funciones y propsitos del personal de estadstica en cada nivel del Sistema, poniendo nfasis en los procedimientos regulares que deben ejecutarse en las unidades del sistema Nacional de Salud. Este manual que le presentamos es un producto de la III Jornada Nacional de Normacin en Registros Mdicos y Estadsticas de Salud, efectuada a lo largo de este ao. Doctor Eduardo Zacca Pea Director Nacional de Registros Mdicos y Estadstica de Salud, Ministerio de Salud Pblica. Septiembre de 2008</p> <p>TABLA DE CONTENIDOCAPTULO I Generalidades CAPTULO II FUNCIONES DE los Departamentos de Registros y Estadsticas de Salud de las Instancias Administrativas Direccin Nacional de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud Departamento de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de las Direcciones Provinciales de Salud Departamento de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de las Direcciones Municipales de Salud Departamento de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de los Hospitales Departamento de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de los Policlnicos Departamento de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de las Clnicas y Servicios Estomatolgicos CAPTULO III PROCEDIMIENTOS Hospitales De Admisin De Estadstica De Codificacin Del Archivo de Historias Clnicas De Inscripciones y Turnos Procesos y metodologas especiales Policlnicos Del Jefe del Departamento De Estadstica De Informacin De Control de Turnos Clnicas y Servicios Estomatolgicos Del Jefe del Departamento De Estadstica De Informacin De Inscripcin De la Historia Clnica De Turnos Del Archivo de Historias Clnicas centralizado Referencias Bibliogrficas Pgina 1-9 10-28</p> <p>11 14 17 19 23 26 30-96 31-50 31 37 39 42 48 51 68-82 68 70 77 78 83-96 83 84 85 86 87 89 92 97</p> <p>MANUAL DE ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTROS MDICOS Y ESTADSTICAS DE SALUD GENERALIDADES</p> <p>CAPTULO I GENERALIDADES</p> <p>1</p> <p>MANUAL DE ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTROS MDICOS Y ESTADSTICAS DE SALUD GENERALIDADES</p> <p>GENERALIDADESA.</p> <p>MANDATOS GENERALES</p> <p>Trabajar por la integracin de las Estadsticas Sanitarias Garantizar la calidad y oportunidad de la informacin estadstica. Satisfacer las crecientes necesidades de informacin estadstica del Sistema Nacional de Salud Adecuar los propsitos y funciones de las instancias administrativas de la estructura estadstica, as como de los departamentos de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud de las Instituciones del Sistema Nacional de Salud. Contribuir a fortalecer el nivel cientfico tcnico de los Recursos Humanos de la estructura estadstica del Sistema Nacional de Salud. Optimizar el aprovechamiento de los recursos y la seguridad informtica. B.</p> <p>Caractersticas de los Recursos Humanos</p> <p>Del Jefe del Departamento y Responsables de todos los tipos de unidades y niveles administrativos1. Especialista en Bioestadstica, Licenciado en Gestin de la Informacin en Salud, Tcnico de Estadstica o profesionales y tcnicos de especialidades afines a la Estadstica y los Registros Mdicos. En igualdad de condiciones para ocupar una plaza dar prioridad a las tres primeras especialidades relacionadas. 2. El resto del personal puede tener las mismas caractersticas expresadas en el acpite uno o no, pero debe tener una escolaridad no menor de 9no. Grado. Aunque no es potestativo de este Manual regular la cuanta del personal del departamento ni los requisitos para ocupar los diferentes cargos, ya que esto se define por la plantilla aprobada y por el calificador de cargos en vigor, consideramos que deben quedar plasmadas en este documento algunas consideraciones al respecto.</p> <p>Personal1. El nmero de empleados en el caso del Dpto. de Registros Mdicos y Estadsticas de Hospitales est en razn directa al nmero de ingresos de la institucin. Este movimiento casi 2</p> <p>MANUAL DE ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTROS MDICOS Y ESTADSTICAS DE SALUD GENERALIDADES</p> <p>siempre es mayor en horas de la maana y en las primeras de la tarde, por lo cual el nmero de empleados ha de ser mayor durante estas horas. 2. Los turnos de trabajo deben ajustarse a lo descrito en el Reglamento del Sector. 3. En las clnicas y servicios estomatolgicos no debe tomarse el nmero de sillones como base de clculo para definir la cantidad de tcnicos y profesionales de estadstica, sino la cantidad de estomatlogos u otro personal que genera informacin. C.</p> <p>Funciones comunes de los Jefes de Departamento y Secciones de todos los tipos de unidades y niveles administrativos.1. Cumplir y hacer cumplir los deberes, atribuciones y funciones establecidas por los reglamentos vigentes para las unidades organizativas. 2. Organizar y controlar al personal que trabaja en la unidad funcional, siendo el mximo responsable del cumplimiento de la disciplina laboral. 3. Trasmitir las orientaciones tcnicas, administrativas, docentes e investigativas relacionadas con su especialidad. 4. Cumplir y hacer cumplir con la organizacin y procedimientos contenidos en este Manual, instructivos y procedimientos especficos de los Sistemas de Informacin Estadsticos, controlando su integridad y la calidad de los datos. 5. Supervisar el procesamiento, la calidad e integridad de los datos de los sistemas de informacin estadstic...</p>