manual de organizaciÓn direcciÓn de recursos humanos … · direcciÓn de recursos humanos ... i....

UNIVERSIDAD DEL ZULIA

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CÓDIGO: RRHH-38000-MO-03

EDICIÓN: 0

FECHA: MARZO, 2013

ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS (RRHH)

REVISADO POR:

DGPLANILUZ /Departamento de Organización y Evaluación Institucional

APROBADO POR:

CONSEJO UNIVERSITARIO Fecha: 08/04/11 - CU - 01547-2011

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

(RRHH)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN



FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 2 de 40


REVISADO POR:


APROBADO POR: CONSEJO UNIVERSITARIO Fecha: 08/04/11 - CU - 01547-2011

ÍNDICE DE CONTENIDO Pág.

I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS………………………………………………………………. 4

II. MISIÓN……………………………………………………………….…………………………… 5

III. VISIÓN……………………………………………………………….………………………….… 6

IV. VALORES……………………………………………………………….…………………….….. 6

V. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA……………………………………………………………… 8

5.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL………………………………………………………… 8

VI. DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA…………………………………. 9

6.1 NIVEL DIRECTIVO……………………………………………………………………….… 9

6.1.1 DIRECCIÓN………………………………………………………………………….. 9

6.1.2 CONSEJO TÉCNICO……………………………………………………………….. 10

6.2 PROCESOS DE APOYO…………………………………………………………………. 12

6.2.1 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA……. 12

6.2.2 ASESORAMIENTO LEGAL…………………………………………………….…. 13

6.2.3 ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN……………... 14

6.2.4 CONTROL PREVIO………………………………………………………………… 15

6.2.5 PLANIFICACIÓN Y MONITOREO DE LA GESTIÓN…………………………… 16

6.2.6 SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y TECNOLOGÍA……………………………… 18

6.2.7 COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS………………………………… 19

6.3 INSTANCIAS BÁSICAS...………………………………………………………………… 20

6.3.1 PROCESO: SUMINISTRO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OBRERO 20

SUB-PROCESO: DETECCIÓN DE NECESIDADES…………………………. 21

SUB-PROCESO: CONFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL BANCO DE

POTENCIALES Y SELECCIÓN…………………………………………………. 22

SUB-PROCESO: CONTRATACIÓN E INGRESO…………………………….. 23

6.3.2 PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL DOCENTE,

ADMINISTRATIVO Y OBRERO…………………………………………………… 24

SUB-PROCESO: FORMACIÓN DEL TALENTO HUMANO……………….. 25

SUB-PROCESO: PRIMA DE PROFESIONALIZACIÓN……………………… 27

SUB-PROCESO: UBICACIÓN DE PASANTÍAS……………………………… 28

SUB-PROCESO: PROMOCIONES…………………………………………….. 28

SUB-PROCESO: BENEFICIOS SOCIO-ECONÓMICOS……………………. 29




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 3 de 40


REVISADO POR:



6.3.3 PROCESO: ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN DE NÓMINA DEL

PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y OBRERO……………………… 30

SUB-PROCESO: NÓMINA PERSONAL DOCENTE………………………….. 31

SUB-PROCESO: NÓMINA PERSONAL ADMINISTRATIVO………………… 32

SUB-PROCESO: NÓMINA PERSONAL OBRERO…………………………… 33

SUB-PROCESO: RETENCIONES LEGALES Y CONTRACTUALES……… 34

6.3.4. PROCESO: EGRESO DEL PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y

OBRERO……………………………………………………………………………... 36

SUB-PROCESO: SEGURIDAD SOCIAL……………………………………….. 37

SUB-PROCESO: CÁLCULO DE PRESTACIONES SOCIALES E

INTERESES……………………………………………………………………….. 38

SUB-PROCESO: ATENCIÓN AL JUBILADO Y AL ADULTO MAYOR..……. 39




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 4 de 40


REVISADO POR:



I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS.

En el año de 1965 por Resolución del Consejo Universitario Nº 1621 de fecha 22 de junio de

1965, se creó el Departamento de Personal de LUZ, cuyas funciones fueron enmarcadas en el

desarrollo, implementación, administración, evaluación y control del Sistema Integral de

Administración de Personal de la Universidad del Zulia.

Para el año 1974 las Autoridades Universitarias deciden intervenirla nombrando una comisión

que se encargó de la evaluación, revisión y estudio de su funcionamiento y se presentó un

nuevo proyecto ante el Consejo Universitario aprobado según C.U. 1521 de fecha 15 de mayo

1976 especificando el cambio de estatus de Departamento a Dirección de Personal y la

estructura funcional quedó integrada por cuatro Departamentos: Empleo y remuneración,

clasificación y remuneración de cargos, adiestramiento y desarrollo de personal y computación;

este último no se implementó por restricciones de carácter presupuestario.

Posteriormente, la Dirección fue objeto de varias revisiones y diversos proyectos de

reestructuración que surgieron por la dinámica del cambio, el crecimiento natural de la

organización y la demanda de la población trabajadora, los cuales se presentaron en los años

siguientes:

1991 proyecto aprobado pero hubo dificultades al momento de su implementación.

1992 se realiza nueva propuesta organizativa la cual no se culminó.

1993 se presentó el proyecto denominado “Reestructuración y Redimensión de la

Dirección de Personal” que tenía como objetivos: Sistematizar, estructurar los

sistemas de trabajo, manejo de las actividades, garantizar la coordinación y

funcionamiento homogéneo, y el desarrollo de la sección de bienestar social.

1997 se adscribió la Dirección de Personal al Despacho Rectoral y se adaptó la

estructura organizativa a las necesidades de la Institución.

En el año 2000 se designó una nueva comisión formada por expertos en Organización y

Recursos Humanos, que se avocó a la elaboración del “Plan de Transformación de la Dirección




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 5 de 40


REVISADO POR:



de Personal de LUZ”, que en su primera fase definió la filosofía de gestión, los lineamientos

estratégicos y la actual denominación como Dirección de Recursos Humanos fundamentada en

valores, compromiso del trabajo en equipo, manejo de la excelencia total y el respeto a la

comunidad universitaria, el cual fue aprobado por el Consejo Universitario en reunión

extraordinaria efectuada el 16/11/2001 (CU-8091.2001 del 19/11/2001).

En el año 2003 se remitió el informe técnico fundamentado en el marco del proceso de

transformación y en cumplimiento del Decreto con rango y fuerza de ley referente a la

simplificación de trámites administrativos, se aprobó la designación de los analistas sectoriales

de recursos humanos por Facultad y Núcleo con adscripción obligatoria a esta Dependencia,

supervisado por la Autoridad respectiva. (CU.01020.2003; febrero 2003).

En el período Rectoral (2004-2008), el Consejo Universitario en sesión celebrada el 19-06-2006

aprobó la nueva estructura organizativa de la Dirección de Recursos Humanos, según oficio

CU.04280-2006 basada en una gerencia por procesos, eliminando con ello la gestión

departamental, lo cual exigió la conformación de equipos de trabajo con el propósito de prestar

un mejor servicio a su cliente habitual: el trabajador universitario.

En el actual periodo Rectoral (2008-2012), fue sometido al Consejo Universitario un proyecto de

Reorganización de la Dirección de Recursos Humanos enlazado con la filosofía de gestión,

procesos y subprocesos, acordes con los lineamientos organizativos de la Institución. En el

proyecto se restituye el Consejo Técnico de la Dirección, la creación de la figura del coordinador

del despacho, la integración de algunos subprocesos y el cambio de nómina como subproceso

a proceso medular, con la finalidad de darle continuidad al esquema de una gerencia por

procesos.

II. MISIÓN

La Dirección de Recursos Humanos plenamente identificada con la misión, la visión y con los

valores universitarios, es la responsable de gestionar el talento humano para la Universidad del

Zulia, a través del suministro, administración y egreso del personal administrativo y obrero,

requerido por las facultades, núcleos y dependencias, conjuntamente con la administración de




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 6 de 40


REVISADO POR:



beneficios económicos-sociales del personal docente. Así, persigue contribuir a la presencia de

un adecuado entorno laboral y bienestar de los trabajadores, sustentándose en el mejoramiento

integral de proceso y en su personal de alta calidad humana y profesional.

III. VISIÓN

La Dirección de Recursos Humanos aspira ser reconocida como parte integral de nuestra

institución en la consecución de sus objetivos, mediante la gestión eficaz del talento humano,

basándonos en estrategias innovadoras y proporcionando los servicios necesarios para lograr

los mas altos niveles de calidad de vida y eficiencia.

IV. VALORES

Honestidad e Integridad: Nos garantiza un equilibrio verdadero, en el que predomina la

confianza, la seguridad, el respaldo, la sinceridad y el respeto mutuo, todo en una palabra,

Integridad.

Confianza: Es la esperanza firme que se tiene en la gente, donde la seguridad es la que

predomina.

Diversidad: Valoramos la naturaleza única de cada individuo y las diferentes perspectivas

que de ellos se derivan. Promovemos la diversidad de nuestra fuerza laboral, así como un

ambiente apropiado que permita y auspicie una participación y colaboración totales.

Comunicación: Nos permite trasmitir lo que deseamos compartir, por ello es necesario que

sea veraz y efectiva.

Reconocimiento: La recompensa que reciben los trabajadores por su destacada labor.

Logros: Buscamos continuamente las oportunidades para mejorar y obtener una ventaja

competitiva, promoviendo y manejando el cambio de una manera efectiva. Es el éxito que se

obtiene a través de los objetivos trazados.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 7 de 40


REVISADO POR:



Sociedad: Compartimos con la institución universitaria la responsabilidad de lograr el éxito

en la gestión, para nuestro desarrollo como individuos y para un equilibrio entre el trabajo, la

vida personal y la sociedad a la cual pertenecemos.

Compatibilidad: Entendemos claramente que nuestras metas están alineadas con las

estrategias institucionales y con las de nuestra propia área.

Solidaridad: Es un valor caracterizado por la sensibilidad frente a ciertas situaciones y

permite al hombre sentirse unido a sus semejantes y a la cooperación con ellos.

Liderazgo: Capacidad que se desarrolla en la conducción de las actividades laborales, que

favorecen a la guía y el control de los individuos integrantes de los equipos de trabajos y de

influir en estos para el logro de los objetivos establecidos por la institución.

Responsabilidad: Cumplimiento de las obligaciones al ejercer o decidir algo, respondiendo

por nuestros actos y/o errores.

Equidad: Concebida como cualidad, justicia e imparcialidad que mueve a cada uno

conforme a las metas y logros de la dependencia y de la Universidad.

Justicia: Virtud que se inclina a dar a cada uno lo que le pertenece, se corresponde con los

derechos y deberes propios sin detrimento de los ajenos, No hay justicia sin libertad y

democracia, por lo que se convierte en uno de los valores claves de la Institución.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 8 de 40


REVISADO POR:



V. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

5.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

COORDINACIONES DE

FACULTADES, NÚCLEOS Y DEPENDENCIAS

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL


DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA

ENERO, 2013

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL


DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA

ENERO, 2013

RECTORÍA

CONSEJO

TÉCNICO

FORMACIÓN DEL

TALENTO HUMANO

PRIMA DE

PROFESIONALIZACIÓN

PROMOCIONES

BENEFICIOS SOCIO -

ECONÓMICOS

UBICACIÓN DE

PASANTÍAS

RETENCIONES LEGALES

Y CONTRACTUALES

NÓMINA PERSONAL

OBRERO

NÓMINA PERSONAL

ADMINISTRATIVO

NÓMINA PERSONAL

DOCENTE

DIRECCIÓN

SERVICIO ADMINISTRATIVO

Y EJECUCIÓN

PRESUPUESTARIA

ORGANIZACIÓN Y

ADMINISTRACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

PLANIFICACIÓN Y

MONITOREO DE LA GESTIÓN

ASESORAMIENTO

JURÍDICO LABORAL

CONTROL PREVIO

SERVICIO DE INFORMÁTICA

Y TECNOLOGÍA

PROCESO DE NÓMINA

ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN

DEL PRS. DOCENTE,

ADMINISTRATIVO Y OBRERO

CONFORMACIÓN Y ACTUA-

LIZACIÓN DEL BANCO DE

POTENCIALES Y SELECCIÓN

DETECCIÓN DE

NECESIDADES

CONTRATACIÓN E

INGRESO

CÁLCULO DE PRESTA-

CIONES SOCIALES E

INTERESES

ATENCIÓN AL JUBILADO

Y AL ADULTO MAYOR

SEGURIDAD SOCIAL

PROCESO ADMINISTRACIÓN

DEL PRS. DOCENTE,

ADMINISTRATIVO Y OBRERO

PROCESO SUMINISTRO DEL

PERSONAL ADMINISTRATIVO Y

OBRERO

PROCESO EGRESO DEL PRS.

DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y

OBRERO

PROCESOS

DE

APOYO

NIVEL

DIRECTIVO

PROCESOS

BÁSICOS

COMUNICACIÓN Y

RELACIONES PÚBLICAS




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 9 de 40


REVISADO POR:



VI. DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

6.1 NIVEL DIRECTIVO

6.1.1 DIRECCIÓN

Planear, dirigir, coordinar, organizar y promover el óptimo aprovechamiento del

talento humano mediante el establecimiento y operación eficaz de las políticas, en

congruencia con los criterios y disponibilidades presupuestarias y de conformidad

con el marco jurídico y laboral aplicable, promoviendo el mejor funcionamiento

institucional y el establecimiento de un clima organizacional óptimo.

Atribuciones:

Dirigir las actividades del sistema de administración del talento humano,

conforme a las leyes, reglamentos y decretos.

Gerenciar los trámites relativos al ingreso, administración, remuneración y

egreso del personal administrativo y obrero de LUZ

Coordinar y vigilar el cumplimiento de los contratos colectivos celebrados entre

LUZ y las diversas categorías de Sindicatos legalmente establecidos.

Planificar, controlar y evaluar las actividades de los procesos medulares

adscritos a la Dirección.

Ejercer el control de los procesos de gestión del Talento Humano.

Ejecutar las políticas en materia de talento humano establecidas por la

Institución.

Elaborar las políticas en el área de Recursos Humanos, para aplicarlas de

acuerdo a los lineamientos institucionales establecidos.

Coordinar, vigilar y garantizar el cumplimiento de la normativa legal interna

dictada por el Consejo Universitario y el marco jurídico legal aplicable a la

Institución.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 10 de 40


REVISADO POR:



Considerar y recomendar la realización de programas de capacitación y

adiestramiento, y coordinar la ejecución de los mismos.

Dirigir la ejecución de programas de Evaluación de Desempeño.

Controlar la movilidad del personal, según las normas internas establecidas

en la Universidad.

Coordinar el diseño e instrumentación de procesos automatizados de la

Dirección.

Administrar y vigilar el pago de los Beneficios Contractuales del personal

docente, administrativo y obrero.

Coordinar, dirigir y presentar para su aprobación el programa anual de trabajo,

con base en los requerimientos institucionales, los presupuestos autorizados.

y las directrices del Consejo Técnico de la Dirección.

Planear, coordinar y difundir las normas, políticas, sistemas, funciones,

programas y procedimientos vinculados con la administración de los recursos

humanos.

Participar, asistir y representar a la Universidad del Zulia en los actos de

carácter administrativo relacionados con los recursos humanos.

Planificar, coordinar, ejecutar y hacer seguimiento a los procesos de

reclutamiento, selección, inducción y contratación del personal adscritos a la

Dirección de Recursos Humanos.

Controlar y monitorear los gastos presupuestarios de remuneraciones y

asignaciones.

6.1.2 CONSEJO TÉCNICO

Es el órgano estratégico decisorio que tiene como propósito fundamental

planificar, deliberar, organizar, normalizar, dirigir, aprobar, hacer seguimiento y

control sobre los procesos medulares que deben ejecutar los departamentos y




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 11 de 40


REVISADO POR:



unidades. Para crear consenso sobre políticas, planes y estrategias tendientes a la

resolución de los problemas de mayor relevancia que afecten a la Dirección de

Recursos Humanos, así como, la creación de políticas o mecanismos que

permitan una mejor gestión del Talento Humano de LUZ. Está conformado por el

Director(a), jefes de Departamentos y Unidades.

Atribuciones

Formular políticas y estrategias vinculadas al área de recursos humanos

Estudiar y recomendar la aplicación de las políticas y estrategias que

promuevan la integración y la innovación en los procesos que integran la

Dirección Recursos Humanos.

Analizar el nivel de desarrollo de los procesos medulares de la Dependencia y

recomendar las acciones necesarias para su mejoramiento.

Emitir criterios sobre proyectos o actividades que incidan sustancialmente

sobre la gestión de la Dirección de Recursos Humanos.

Organizar la formulación de los planes funcionales a corto o mediano plazo

en la consecución de los objetivos de la Dirección.

Establecer estrategias e indicar las prioridades que oriente la toma de

decisiones.

Vigilar el cumplimiento de las fases de seguimiento, evaluación y control del

proceso de planificación.

Analizar, estudiar y aprobar los logros alcanzados en el Plan de Gestión y las

correlativas metas propuestas.

Conocer de asuntos cuyo análisis sea solicitado por los Líderes de los

Procesos Medulares de Recursos Humanos, o de los temas que directamente

le someta a consideración su presidente.

Aprobar el Plan de Gestión.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 12 de 40


REVISADO POR:



6.2 UNIDADES DE APOYO

6.2.1 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Mantener ordenada y actualizada la administración de los recursos

presupuestarios y financieros asignados y devengados por la Dirección de

Recursos Humanos. Velando por el cumplimiento de las normas internas y del

régimen legal aplicable.

Actividades:

Gestionar las compras de materiales, servicios y equipos.

Efectuar las compras de los artículos de oficina.

Administrar y controlar los pagos efectuados al personal docente,

administrativo y obrero por diversos beneficios.

Realizar el registro contable.

Realizar trámites de solicitud de verificación presupuestaria cumpliendo con

los requerimientos y normativas contables, financieras y presupuestarias,

establecido en las leyes que regulan la materia, ante el proceso de apoyo de

Planificación y Monitoreo de la Gestión.

Llevar el control de las órdenes de pago por diferentes conceptos.

Cumplir y hacer cumplir las normas de control interno y externas establecidas.

Ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección de Recursos Humanos

Administrar los fondos asignados a la Dirección de Recursos Humanos.

Elaborar y proporcionar las constancias laborales del personal docente,

administrativo y obrero.

Planificar ejecutar, y controlar el presupuesto anual de la Dirección de

Recursos Humanos.

Formular el plan operativo de la previsión social de los gremios y optimizar los

recursos económicos disponibles.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 13 de 40


REVISADO POR:



Formular el presupuesto correspondiente al proceso de apoyo.

Revisar conjuntamente con el proceso de apoyo Planificación y Monitoreo de

la Gestión la formulación del anteproyecto y proyecto del plan presupuesto

anual.

6.2.2 ASESORAMIENTO LEGAL

Comprende las asesorías en materia jurídica laboral relacionadas con el personal

docente, administrativo, obrero solicitada por las Autoridades Rectorales, Decanos

y Directores, Gremios e interesados, coordina y participa en las Comisiones

Paritarias LUZ – Gremios. La presentación de informes jurídicos laborales bajo

análisis doctrinal y jurisprudencial.

Actividades:

Evaluar los expedientes administrativos del personal fallecido.

Coordinar y, en su caso solucionar las solicitudes, y quejas en materia laboral

que presenten los trabajadores de conformidad al ordenamiento jurídico

aplicable.

Atender, vigilar y proponer las medidas de solución a los conflictos y

planteamientos laborales presentados por Autoridades Rectorales, Decanos,

Directores, los trabajadores o la representación sindical.

Dictaminar las medidas de carácter laboral procedentes con apego a la norma

aplicable en la materia.

Proporcionar asesorías jurídico laboral requeridas por el personal de la

Institución.

Actuar como órgano de consulta y realizar los estudios e investigaciones

jurídicas que requiera la Dirección de Recursos Humanos.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 14 de 40


REVISADO POR:



Dirigir el procedimiento disciplinario de conformidad con la normativa vigente,

instruyendo el expediente en las distintas fases del procedimiento.

Realizar el análisis jurídico para determinar la procedencia o improcedencia de

gestiones que se presenten ante la Dirección, en materia de administración de

personal.

Tramitar las solicitudes de licencias para autorización de la autoridad

competente y analizar la factibilidad y computo de la licencia o permiso del

personal Administrativo y Obrero.

Aperturar e instruir los expedientes disciplinarios del personal administrativo.

Realizar propuesta para la creación de normas reguladoras de procesos y

beneficios.

Efectuar el estudio y análisis jurídico sobre la procedencia de beneficios

contractuales.

6.2.3 ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Supervisar y actualizar los procesos de organización y conservación de los

documentos, uniformar criterios que aseguren el adecuado funcionamiento y

permitan su pronta localización con la finalidad de proporcionar un servicio de

calidad.

Actividades:

Realizar la guarda y custodia de la información generada y recibida de la

Dirección y de los expedientes de nómina del personal Docente,

Administrativo y Obrero activos e inactivos

Consolidar el proceso de información en apoyo al desarrollo de las

responsabilidades de la Dirección de Recursos Humanos.

Llevar el control de los expedientes del personal Contratado.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 15 de 40


REVISADO POR:



Coordinar el proceso de depuración de los expedientes con documentación

que ha dejado de tener validez para la Institución.

Facilitar los expedientes del personal Contratado que le sean requeridos.

Recibir, clasificar y registrar los documentos recibidos

Coordinar el préstamo de los expedientes.

Gestionar la aplicación de los procesos técnicos a la documentación generada

y recibida del proceso de Administración y Ejecución de Nómina.

Establecer estrategias para la recepción, revisión, registro y despacho de la

correspondencia.

Efectuar el seguimiento y evaluación de los procedimientos aplicados en

archivo.

6.2.4 CONTROL PREVIO

Coordinar las actividades referidas a la revisión de los pagos generados por

sueldos y salarios, prestaciones sociales, diferencia de sueldos, nóminas

especiales, cálculo de incremento en la nómina (C-50) entre otros; auditorias

permanente de primas por hijos, asesorías técnicas y las acciones tendientes a

velar por el fiel cumplimiento de los procesos administrativos de la Dirección de

Recursos Humanos.

Actividades:

Revisar las variaciones mensuales de Nómina (Personal Docente,

Administrativo y Obrero)

Realizar auditorías a los beneficios contractuales tales como: deudas del Bono

de Alimentación, becas, útiles escolares y juguetes.

Revisar los nombramientos del Personal Administrativo y Obrero (Ingreso,

promoción y por cambio de denominación del cargo)




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 16 de 40


REVISADO POR:



Revisar los cálculos de Prestaciones Sociales del personal Docente

Administrativo y Obrero.

Revisar los cálculos de Incremento en la Nómina (C-50) del personal


Revisar las nóminas especiales para el personal Contratado y Contratos por

Servicios Prestados.

Revisar los pagos efectuados por beneficios contractuales de horas extras de

Supervisores de vigilancia.

Efectuar auditorías de Fideicomisos, Antigüedades Administrativas, del 8.5

Administrativas, Intereses de Prestaciones Sociales Administrativas.

Revisar las horas extras extraordinarias personal administrativo y obrero,

listado de prima profesional y listado de Inclusión y Exclusión de primas por

hijos.

Realizar la revisión previa a los pagos de Capacitación y Adiestramiento.

Revisar los pagos efectuados por Bono Compensatorio por Horas Extras al

personal administrativo y obrero.

Realizar asesorías generales a los Analistas y Usuarios.

6.2.5 PLANIFICACIÓN Y MONITOREO DE LA GESTIÓN

Coordinar las actividades inherentes al proceso de planificación, presupuesto y

organización de la Dirección para su funcionamiento, así como la actualización

permanente de la estructura y procesos.

Actividades:

Diseñar metodologías de planificación y seguimiento para la Dependencia que

atiendan a criterios de uniformidad emitidos por la DGPLANILUZ, en el

marco de las orientaciones de los entes gubernamentales




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 17 de 40


REVISADO POR:



Coordinar el proceso de formulación, en la Dirección de Recursos Humanos,

de los planes funcionales y operativos de acuerdo con el marco legal vigente y

los lineamientos establecidos por los organismos competentes.

Efectuar el seguimiento y evaluación de la ejecución física, presupuestaria y

financiera de los planes operativos.

Elaborar la memoria y cuenta así como los informes de gestión trimestrales de

la Dependencia.

Recolectar, clasificar y procesar la información estadística requerida para la

toma de decisiones de la Dependencia.

Realizar proyecciones estadísticas para los análisis y estudios solicitados por

las Autoridades y la DGPLANILUZ

Mantener interrelación continua y permanente con el proceso de apoyo

Servicios administrativos y Ejecución Presupuestaria mediante el trabajo en

equipo y la cooperación mutua requerida para el desarrollo de los procesos de

planificación y presupuesto.

Interactuar permanentemente con la DGPLANILUZ en materia de

planificación, presupuesto, gestión y organización.

Diseñar mecanismos que permitan el levantamiento de la información y los

análisis relacionados con las estructuras y procesos de la Dirección.

Analizar las proposiciones de cambios estructurales y funcionales de la

Dirección que se sometan a consideración de este proceso de apoyo para las

recomendaciones pertinentes.

Participar en comisiones formadas por la Institución para el análisis y estudios

relacionados con las estructuras organizacionales.

Mantener actualizados los manuales de organización y de Normas y

Procedimientos.

Coordinar el proceso de evaluación institucional de la Dependencia.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 18 de 40


REVISADO POR:



Prestar asesoría técnica en materia de planificación, organización y gestión

tanto al Director (a) como a los líderes responsables de los procesos

fundamentales que desarrolla la Dirección.

6.2.6 SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y TECNOLOGÍA

Planificar, y administrar los recursos informáticos, de comunicaciones,

desarrollo y mantenimiento de sistemas y programas para la Dirección de

Recursos Humanos de la Universidad del Zulia.

Actividades:

Presentar estrategias y planes informáticos a corto y mediano plazo para la

DRRHH-LUZ

Coordinar y administrar las tecnologías de información y comunicaciones.

Participar en el diseño, desarrollo e implementaciones de aplicaciones y

sistemas vinculados a la Dirección...

Garantizar el óptimo funcionamiento de los equipos informáticos.

Llevar el control, y resguardo de los equipos de computación, licencias y

garantías.

6.2.7 COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

Actividades:

Planificar, producir y conducir la política comunicacional de la Dirección de

Recursos Humanos.

Producir y dirigir planes específicos de comunicación, para crear un clima de

opinión favorable a la gestión y/o revertir situaciones, coyunturales que en

términos de imagen le sean adversas.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 19 de 40


REVISADO POR:



Garantizar la difusión de información sobre las actividades de diversa índole

generadas, fomentadas o auspiciadas desde la Dirección de Recursos

Humanos.

Divulgar propuestas, proyectos, acciones emprendidas y logros alcanzados

para resolver problemas específicos de la universidad en materia de recursos

humanos.

Promover y desarrollar una relación de intercambio de información

permanente entre los procesos de la Dirección de Recursos Humanos.

Actuar como un procesador de material informativo de gran profundidad a

favor de los intereses y propósitos de carácter institucional.

Servir a las dependencias de LUZ como fuente central de información sobre la

gestión de la Dirección.

Promover la misión, visión y valores de la dirección y defender sus principios

de las situaciones externas, utilizando para ello los medios a su disposición.

Planificar, organizar y conducir actos y eventos diversos de relaciones

públicas, ceremonial y protocolo, dentro y fuera de la institución en

concordancia con la DGC.

Coordinar y producir publicaciones promocionales y/o instrumentos de

comunicación institucional de diversa naturaleza, concebidos para dar

cumplimiento a los objetivos, metas, tácticas y estrategias previstas en el

desarrollo de planes de comunicación institucional específicos de la Dirección

de Recursos Humanos.

Mantener relaciones armoniosas con los públicos (internos y externos) de

interés particular para la DRRHH, con los medios de comunicación social y

con la colectividad en general.

Velar por el intercambio de información que debe existir entre la DRRHH e

instituciones claves de su entorno e interés, así como también con otros




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 20 de 40


REVISADO POR:



organismos de carácter público o privado cuyas relaciones armoniosas

contribuyan a fortalecer su misión.

Administrar y actualizar el sitio web de la Dirección de Recursos Humanos.

6.3 INSTANCIAS BÁSICAS

6.3.1 PROCESO SUMINISTRO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OBRERO

Coordinar las diversas actividades de los subprocesos adscritos al proceso,

así como el desarrollo de mecanismos para optimar el ingreso de personal, en

función de las necesidades de la institución, manteniendo el principio de

igualdad de condiciones para los aspirantes.

Actividades:

Mantener actualizada las estructuras de cargos

Diseñar y elaborar lineamientos para procesar la contratación, renovaciones e

ingreso del personal administrativo y obrero.

Revisar y validar los soportes de los cargos requeridos por las unidades

organizativas (vacante y ocupado).

Evaluar la pertinencia de los cargos vacantes en las estructuras de las

Facultades, Núcleos o Dependencias

Estimar y planificar anualmente la previsión presupuestaria, mediante el

Registro de Asignación de Cargos de LUZ (RAC-LUZ) los recursos humanos

existentes y vacantes de la institución.

Vigilar la aplicación de las políticas y procedimientos en materia de

reclutamiento y selección de personal, acorde a las necesidades, cargos

vacantes y procesos reales de las Facultades, Núcleos y Dependencias que lo

soliciten.

Asesorar en materia de reclutamiento y selección a los Decanos, Directores, y

Analistas.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 21 de 40


REVISADO POR:



Implementar y actualizar los sistemas de reclutamiento y selección.

Promover y difundir, las políticas, normas y procedimientos a los analistas

integrales de RRHH ubicados en las Facultades, Núcleos y Dependencias.

Coordinar y monitorear las nuevas contrataciones, suplencias y/o

renovaciones y registro en el sistema.

Gestionar y prever las contrataciones e ingresos del personal administrativo y

obrero del ejercicio fiscal.

Hacer seguimiento y controlar las actividades desarrolladas por cada

subproceso.

Sub-proceso Detección de Necesidades

Administrar, monitorear y garantizar la previsión presupuestaria del talento

humano.

Actividades:

Mantener actualizada las estructuras de cargos, identificando los puestos de

trabajo existentes y vacantes.

Verificar y validar los cargos requeridos por las unidades organizativas.

Determinar el número de puestos de trabajos y vacantes.

Considerar los cargos vacantes generados en las variaciones para el

Anteproyecto RAC-LUZ

Estimar las variaciones generadas en la nómina por suspendidos, fallecidos y

retirados y pensionados del personal administrativo y obrero y traslado de los

docentes.

Considerar las variaciones de la nómina por permisos no remunerados,

fallecidos, retirados, jubilaciones y pensionados

Mantener actualizado el Registro de Asignación de Cargos (RAC-LUZ)




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 22 de 40


REVISADO POR:



Consolidar el anteproyecto del Registro de Asignación de Cargos (RAC) del

período fiscal a presupuestar.

Sub- proceso Conformación y actualización del Banco de Potenciales y

Selección

Conformar el banco de potenciales a partir de los postulados presentados por las

autoridades rectorales, decanos, jefes de dependencias, directores y sindicatos

para cubrir las vacantes y necesidades reales de la institución.

Actividades:

Conformar los expedientes de todos los que sean postulados.

Revisar la veracidad de la documentación consignada por los postulados.

Gestionar las pruebas físicas y aplicar las actitudinales.

Determinar las competencias requeridas para ocupar el posible puesto de

trabajo.

Remitir los expedientes de los postulados con el resultado de las pruebas

aplicadas a la Comisión de Ingreso (LUZ-ASDELUZ).

Registrar en el sistema de Banco de Potenciales los elegibles aprobados por

la Comisión de Ingreso.

Actualizar anualmente el Banco de Potenciales.

Gestionar la selección del personal administrativo y obrero acordes con las

necesidades reales de la institución.

Sub-proceso Contratación e Ingreso

Formalizar con apego a la ley la relación de trabajo fijos o a términos para

garantizar los salarios y demás beneficios socioeconómicos del trabajador e

intereses de la institución.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 23 de 40


REVISADO POR:



Actividades:

Gestionar la solicitud de autorización rectoral por ingreso, contrataciones y

renovaciones de contratos.

Registrar en el SIDIAL los nuevos ingresos del personal administrativo y

obrero

Informar al personal contratado y a los Analistas de Facultades, Núcleos y

Dependencias lo concerniente a la apertura de la cuenta nómina y la

elaboración de la carta a la entidad bancaria para tal fin.

Elaborar los contratos por suplencias, especialistas y renovaciones.

Elaborar el estimado global de costos de las contrataciones regulares a

término, por suplencias y renovaciones.

Elaborar informes técnicos al ciudadano Rector, sobre la solicitud de las

renovaciones de contratos o el ingreso del personal administrativo y obrero a

la nómina ordinaria.

Asesorar al personal contratado sobre el otorgamiento de la carta para la

inscripción a los Servicios Médicos Odontológicos (SMO).

Generar los reportes del personal que ingresa para solicitar los beneficios

contractuales.

6.3.2 PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO

Y OBRERO

Planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades de: formación del Talento

Humano, evaluación de las primas de profesionalización, promociones, pasantías

y todo lo relacionado a los beneficios socio-económicos del personal.

Actividades:

Diseñar el plan de desarrollo de carrera del personal administrativo y obrero.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 24 de 40


REVISADO POR:



Efectuar la aplicación de diagnóstico, examen del rendimiento y sistemas de

recompensas.

Realizar análisis de la prima de profesionalización, grado académico e

incentivo al estudio.

Elaborar el programa de financiamiento de estudios de cuarto y quinto nivel.

Brindar seguimiento y asesoría al proceso de gestión del desempeño.

Coordinar los planes y programas de adiestramiento y capacitación regular

para los trabajadores administrativos y obreros de la Institución.

Gestionar los convenios interinstitucionales de adiestramiento e intercambios

académicos.

Gestionar la colocación y seguimiento de los pasantes.

Efectuar concurso de Credenciales.

Elaborar y gestionar los nombramientos del personal administrativo y obrero.

Gestionar la entrega de los beneficios de cesta navideña, uniformes y HCM

del personal obrero.

Hacer seguimiento al proceso del bono de alimentación para el personal

Docente, Administrativo y Obrero.

Controlar el pago de Prima por hijo (personal docente, administrativo y obrero)

Gestionar el proceso para las bonificaciones y ayudas (personal docente,

administrativo y obrero)

Llevar el control de las variaciones de nómina del personal docente,

administrativo y obrero, primas por hijo, (inclusión y exclusión).




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 25 de 40


REVISADO POR:



Coordinar el desarrollo de planes y programas de inducción en valores

universitarios.

Coordinar el desarrollo de planes y programas de orientación vocacional.

Velar por el cumplimiento de la normativa vigente de los beneficios socio-

económicos.

Sub-proceso Formación del Talento Humano

Controlar la ejecución de los planes y programas del subsistema del talento

humano, planificando y aplicando los lineamientos técnicos en la Inducción, la

gestión del desempeño y la orientación vocacional dirigidas al desarrollo de

carreras.

Actividades:

Planificar, coordinar y ejecutar la preparación de los planes y programas de

inducción del personal administrativo y obrero.

Participar en la inducción del personal docente de las Facultades, cuando

estas lo requieran.

Elaborar el plan estratégico del área de inducción.

Planificar el adiestramiento o inducción del personal que ingresa.

Orientar al personal sobre las tareas y responsabilidades en el área de trabajo

y la importancia de la inserción en el plan de desarrollo de carreras.

Impartir programas de enseñanza – aprendizaje a miembros de la Institución

y/o aspirantes a ingresar a esta.

Canalizar la ejecución del presupuesto asignado para el área de

adiestramiento.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 26 de 40


REVISADO POR:



Analizar y evaluar los programas de estudios presentados por los instructores

Velar por el cumplimiento de las normas establecidas para la realización de los

cursos.

Programar, organizar y coordinar conferencias sobre temas de interés

relacionados con el medio laboral.

Coordinar los recursos de tecnología de la información y comunicación

necesarios para producir cursos programados.

Desarrollar herramientas de valoración, seguimiento y mejora del desempeño

de acuerdo con las necesidades de la institución.

Desarrollar herramientas para el diagnóstico y seguimiento de la vocación

profesional de los trabajadores universitarios.

Consolidar los resultados obtenidos por medio de los diversos instrumentos de

recolección de datos en físico o digital.

Avalar solicitudes de financiamiento de estudios en función de los hallazgos

realizados durante la orientación vocacional

Ofrecer a los trabajadores distintas opciones o posibilidades de desarrollo

según la correspondencia entre vocación de los trabajadores, las

oportunidades de desarrollo de carrera disponibles y la ruta de ascenso.

Sub-proceso Prima de Profesionalización

Gestionar la prima de profesionalización, para los trabajadores administrativos

profesionales y T.S.U. que ejerzan en las áreas de sus competencias, y que

requieran la formación profesional o técnica; así como las primas por grado

académico para el personal administrativo que obtengan un título profesional y




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 27 de 40


REVISADO POR:



T.S.U ejerciendo cargos de apoyo, e incentivo al estudio para el personal obrero

que aspira ser profesional o técnico.

Actividades:

Analizar las solicitudes recibidas para el pago de la prima de

profesionalización de los trabajadores administrativos profesionales y TSU, y

las primas de grado académico e incentivo al estudio

Evaluar y asignar la prima de profesionalización.

Gestionar la asignación y actualización del pago de la prima de

profesionalización.

Elaborar el presupuesto y gestionar la disponibilidad presupuestaria para la

cancelación de los beneficios de primas por grado académico o incentivo al

estudio para el personal obrero.

Realizar auditoria a las solicitudes procesadas del proceso inmediatamente

anterior.

Sub-proceso Ubicación de Pasantías

Contribuir como institución educacional al desarrollo profesional del estudiante que

solicita ante la Institución realizar sus pasantías a nivel de apoyo, técnico y

profesional.

Actividades:

Planificar, coordinar, evaluar, ejecutar y controlar la ejecución del programa de

pasantías.

Establecer las normas, procedimientos internos y sistemas que permitan

optimar el proceso de asignación de cupos y convenios de pasantías.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 28 de 40


REVISADO POR:



Trazar estrategias dirigidas a procesar la información proveniente de los

centros de trabajo a objeto de ubicar a los pasantes en su área de

conocimiento

Identificar la demanda interna para los fines de ubicación de los pasantes en

los centros de trabajo.

Sub-proceso Promociones

Analizar y gestionar los ascensos mediante adecuación de cargos, concursos y

promociones por mérito al personal administrativo y obrero de la institución,

cumpliendo con los requisitos establecidos en la política de movilidad interna;

calcular los montos de las diferencias de sueldos y gestionar la asignación

presupuestaria ante el Vice Administrativo.

Actividades:

Efectuar el análisis y Evaluación de cargo.

Llevar un registro y control de evaluaciones de cargos.

Efectuar los concursos de cargos vacantes.

Mantener un registro sistemático de los concursos.

Dar a conocer los concursos aperturados.

Preparar y hacer seguimiento a las agendas de los concursos.

Llevar el control de las Actas de veredictos de concursos.

Hacer seguimiento a las apelaciones de los concursos.

Gestionar los nombramientos.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 29 de 40


REVISADO POR:



Efectuar seguimiento a la disponibilidad presupuestaria de los cargos.

Llevar un control de los bonos compensatorio y horas extras.

Verificar y conformar las diferencias de sueldos.

Hacer seguimiento a los recursos jerárquicos interpuestos ante el ciudadano

Rector por los participantes declarados perdedores.

Sub-proceso Beneficios Socio-económicos

Brindar facilidades, oportunidades y beneficios de carácter social a los

empleados y obreros de LUZ, así como a su núcleo familiar con el fin de

lograr una mayor identificación con la Institución

Actividades:

Gestionar el bono de alimentación de los trabajadores de LUZ

Coordinar las gestiones del disfrute de los beneficios contractuales (becas,

ayuda inscripción y útiles, guarderías, juguetes del personal administrativo y

obreros)

Coordinar los planes de servicio de Hospitalización, Cirugía y Maternidad

(HCM) al personal obrero y su grupo familiar.

Tramitar la dotación de uniformes al personal obrero de LUZ.

Gestionar la entrega de la cesta navideña al personal obrero de LUZ.

Tramitar las primas excepcionales para el personal obrero.

Llevar el control de Inclusión y exclusión de primas por hijo (personal docente,

administrativo y obrero)




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 30 de 40


REVISADO POR:



6.3.3 PROCESO ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONAL

DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y OBRERO

Garantizar el pago oportuno de los salarios y demás prestaciones a que tengan

derecho los trabajadores de la Institución, con base a las normas y acuerdos

vigentes, liquidación de horas extras, recargos nocturnos, elaboración y pago de

contratos de prestación de servicios.

Actividades:

Establecer controles eficientes sobre el proceso administrativo de ejecución de

Nómina.

Cumplir con las disposiciones legales.

Aplicar la normatividad vigente, relativa a la Administración de sueldos y

salarios.

Coordinar la administración de los recursos financieros por conceptos de

sueldos, salarios y beneficios contractuales de acuerdo con las rendiciones.

Realizar las auditorias salariales, prima titular, certificaciones, bono doctor,

normas de permanencia, prima directiva, permisos remunerados y no

remunerados, entre otros, a los que tienen derecho los trabajadores (según

aplique)

Vigilar la correcta integración de las nóminas con el soporte documental de los

movimientos que se presenten.

Mantener informado al personal de la Institución acerca de las políticas,

normas y procedimientos y decisiones de carácter administrativo y en materia

de Remuneraciones.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 31 de 40


REVISADO POR:



Ordenar y verificar los trámites de los asuntos tributarios de Retenciones

ejecutadas en la nómina.

Sub-proceso Nómina Personal Docente

Analizar, calcular y procesar las variaciones de asignaciones y deducciones en la

nómina del personal docente y auxiliares activos: ordinarios, contratados, jubilados

y pensionados. Así como también los ayudantes docentes.

Actividades:

Realizar las variaciones de nómina del personal Docente ordinario y

contratado, por diferentes conceptos.

Revisar, calcular y procesar las variaciones de la nómina del bono salud del

personal docente jubilado

Gestionar la apertura de las cuentas bancarias para la nómina del personal

Docente

Mantener el control de los permisos no remunerados y primas directivas.

Realizar las auditorias salariales de años anteriores, del año en curso y las

certificaciones de lapsos laborados

Procesar la nómina del personal docente y administrativo jubilado contratado.

Procesar los permisos por beca y año sabático para el personal Docente

Procesar los pagos por servicios prestados, bono de Doctor, primas de

titulares y Auxiliares y primas por hijo




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 32 de 40


REVISADO POR:



Sub-proceso Nómina Personal Administrativo

Procesar y garantizar que la Nómina del Personal Administrativo; ordinario,

contratado, jubilado y Pensionado se elabore conforme a la Normatividad

Institucional y a la Legislación vigente, de acuerdo a los cálculos y erogaciones por

concepto de pagos y descuentos realizadas en cada nómina.

Actividades:

Realizar las variaciones del personal Administrativo por diferentes

conceptos.

Procesar la nómina del personal administrativo contratado.

Procesar la nómina del bono vacacional y bono de fin de año al personal

administrativo activo, contratado, jubilado y pensionado.

Procesar nóminas por insuficiencias presupuestarias por concepto de sueldos,

primas por hijos, primas profesionales, grado académico y otros conceptos.

Realizar auditorías de histórico salarial de años anteriores y del año en curso.

Realizar auditorías salariales correspondientes a sueldos, primas por hijos,

primas profesional y técnico y cualquier otro concepto pagado demás para su

respectivo descuento.

Procesar las deducciones y descuentos ordenados por la autoridad

competente de LUZ o el Interesado.

Gestionar la apertura de cuentas bancarias del personal Administrativo al

ingresar en la Institución.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 33 de 40


REVISADO POR:



Sub-proceso Nómina Personal Obrero

Procesar las variaciones de nómina Obrero, bono nocturno, bono por

responsabilidad horas extras, bono chofer, prima por antigüedad, Inclusión y

exclusión de las prima por hijos, deudas institucionales, auditorias salariales,

ingreso para el personal contratado, nómina contratado, apertura de cuentas

bancarias, pensión de sobrevivencia y ausencia, nota de débitos y créditos.

Actividades:

Analizar y realizar las variaciones de nómina personal obrero por diferentes

conceptos, los descuentos por días no trabajados, y sueldos pagados demás.

Realizar auditoria salariales del personal obrero.

Ejecutar, revisar y corregir las nóminas especiales.

Diseñar y revisar conjuntamente con DITICLUZ la data de las diferentes

nóminas para ser entregadas a la OPSU.

Preparar las datas que corresponde a deuda institucional del personal obrero.

Ejecutar auditorias correspondientes a Homologaciones de todo el personal

obrero.

Diseñar estrategias para el procesamiento de las nóminas del personal obrero

Procesar los pagos por pensión de Sobrevivencia (Año fiscal y años

anteriores) y pensión de ausencia del personal docente, administrativo y

obrero de la institución.

Efectuar el cálculo de variaciones nómina obrero, bono nocturno, bono por

responsabilidad horas extras choferes, prima por antigüedad.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 34 de 40


REVISADO POR:



Sub-proceso Retenciones Legales y Contractuales

Procesar todas las retenciones y deducciones en la nómina correspondientes al

personal docente, administrativo, obrero y tercero (beneficiarios), de carácter legal,

contractual, comercial y cualquier otra deducción de manera efectiva y

eficientemente.

Actividades:

Condicionar (retener) el pago del personal docente, administrativo y obrero por

causas administrativas justificadas como vencimientos de contrato, permisos

no remunerados, incumplimiento en la consignación de la fe de vida en el caso

de los jubilados y aquellas que ameriten la retención temporal del pago neto

de la nómina del trabajador.

Procesar retenciones al personal docente, administrativo y obrero mediante

autorizaciones de descuentos firmadas por el trabajador a favor de las

empresas comerciales, previsión social y asistencias a jornadas o eventos

institucionales

Procesar retenciones a los trabajadores de manera masiva en la nómina, de

los descuentos emitidos por IPPLUZ, SMO y Cajas de ahorros.

Emitir las órdenes de pago, transferencias, reportes para enterar las

deducciones y retenciones de los sueldos y salarios del personal docente,

administrativo y obrero de las nóminas ordinarias y extraordinarias.

Preparar, conciliar y auditar todas las nóminas (listas impresas de bancos)

para la cancelación de las asignaciones netas al personal.

Cancelar las deducciones y retenciones de las nóminas ordinarias y

extraordinarias a los beneficiarios tales como empresas comerciales, cajas de

ahorros, IPPLUZ y SMO.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 35 de 40


REVISADO POR:



Preparar, conciliar y auditar toda nómina (listas impresas de bancos) para la

cancelación de las asignaciones netas del personal.

Realizar cálculo de nómina de Antigüedades y 8.5% del personal docente y

administrativo.

Ejecutar la nómina de la pensión de sobrevivencia docente y administrativo.

Liquidar conceptos a favor del personal egresado mediante órdenes de pago o

transferencia bancaria de renuncias, permisos no remunerados, vencimientos

de contrato, fallecidos y despido previa auditoria de sueldos y salarios.

Consolidar la información de todas las nóminas ejecutadas (Incremento

Salarial, Bono Vacacional y Recreacional; Bono de Fin de Años, Insuficiencias

Presupuestarias), con los soportes respectivos para las rendiciones de

recursos asignados a la institución por sueldos y salarios, y beneficios

contractuales.

6.3.4 PROCESO EGRESO DEL PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y

OBRERO

Gestionar los cálculos y trámites inherentes con la culminación de la relación

laboral, los beneficios contractuales establecidos en las leyes y la atención al

jubilado y al adulto mayor del personal Docente, Administrativo y Obrero.

Actividades:

Coordinar los procesos relacionados con el Seguro Social Obligatorio

(Inscripción, retiro y pago de pensión) del personal Docente, Administrativo y

Obrero.

Revisar y conformar el resultado de los estudios de las solicitudes por

Jubilación, Renuncias presentadas ante la Dirección de Recursos Humanos




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 36 de 40


REVISADO POR:



del personal administrativo y obrero, así como las incapacitaciones ordenadas

por el órgano competente de la referida categoría del trabajador.

Gestionar y llevar el control de los beneficios de ayuda por muerte, nacimiento

y matrimonio.

Velar por el cumplimiento del cálculo de Prestaciones Sociales docente,

administrativo, y obrero.

Velar por la protección que se ofrece al personal Docente, Administrativo y

Obrero en consecuencia de su jubilación; incapacidad en materia de atención

al Adulto Mayor.

Velar por el cumplimiento de la Fe de Vida del personal Docente,


Gestionar la atención al personal activo y jubilado en relación al Régimen

Prestacional.

Velar por el cumplimiento de los intereses de prestaciones del personal


Sub-proceso Seguridad Social

Asesorar e implementar las medidas tendientes a la seguridad social, asesorar

coordinar y tramitar los procedimientos correspondientes a los beneficios de Ley y

Contractuales (Seguro Social Obligatorio, Fondo de de Ahorro Obligatorio para la

Vivienda, perdida involuntaria del empleo, Jubilación, Incapacidad Total y

Permanente, bono por nacimiento y matrimonio, ayuda por muerte del personal de

la Institución), así como el mantenimiento y control de la presentación de la

Declaración Jurada de Patrimonio.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 37 de 40


REVISADO POR:



Actividades:

Llevar el registro, mantenimiento y control en el sistema en línea de la

Declaración Jurada de Patrimonio del personal docente, administrativo y

obrero de LUZ.

Gestionar todo lo relacionado con la solicitud de jubilación e incapacidad del

personal administrativo y obrero.

Gestionar la inscripción, retiro y pensiones (vejez, incapacidad y

sobrevivencia) del personal docente, administrativo y obrero a través del

sistema de gestión y autoliquidación de empresas (TIUNA).

Realizar los trámites para efectuar el pago de los beneficios de ayuda por

muerte, nacimiento y matrimonio del personal de la Institución.

Realizar el mantenimiento y control del fondo de ahorro obligatorio para la

vivienda.

Sub-proceso Cálculo de Prestaciones Sociales e Intereses

Controlar, registrar y procesar la liquidación de prestaciones sociales y sus

intereses a los trabajadores activos, egresados y sobrevivientes del personal

fallecido de la Institución.

Actividades:

Gestionar el pago parcial o total de las prestaciones sociales y sus intereses

ante la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU).

Realizar el análisis de los expedientes administrativos, docente y obreros para

la liquidación y cancelación de las prestaciones sociales y sus intereses al

personal egresado de la Institución




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 38 de 40


REVISADO POR:



Efectuar la certificación de los cálculos de las prestaciones sociales del

personal docente, administrativo y obrero.

Elaborar la data laboral del personal docente, administrativo y obrero de la

institución.

Calcular y tramitar los finiquitos del personal por término de relación laboral

con la Universidad.

Aplicar la normativa vigente en materia de prestaciones sociales de acuerdo a

lo establecido en las condiciones generales de trabajo.

Realizar las variaciones de anticipos de antigüedad e intereses sobre

prestaciones sociales así como el cálculo de estas últimas del personal

Docente y Administrativo de la Institución.

Analizar y elaborar los estados de cuenta y finiquito de intereses de

prestaciones sociales del personal Docente, Administrativo y Obrero.

Analizar y registrar los intereses de prestaciones sociales del personal


Analizar y realizar la distribución sucesoral de prestaciones sociales e

intereses del personal Docente, Administrativo y Obrero.

Sub-proceso Atención al Jubilado y al Adulto Mayor

Mantener o mejorar la calidad de vida del personal jubilado, pensionado y

sobreviviente (docente, administrativo y obrero) de la Universidad del Zulia

Actividades:

Realizar y entregar constancias de trabajo al personal jubilado y pensionado

de la Universidad del Zulia, así como a los beneficiarios de las pensiones por

ausencia y sobrevivencia del personal docente, administrativo y obrero.




FECHA: MARZO, 2013

REVISIÓN: 0

PÁGINA 39 de 40


REVISADO POR:



Entregar los detalles de pagos al personal que lo solicita.

Realizar visitas domiciliarias y hospitalarias al personal que no puede

presentarse a la oficina por encontrarse enfermo o discapacitado.

Realizar las auditorias de carta de soltería y de las constancias de estudios de

los beneficiarios de Pensión de Ausencia o Sobrevivencia del Personal

Docente, Administrativo y Obrero de la Universidad.

Efectuar auditorias permanente de Fe de Vida del personal Docente,

Administrativo y Obrero de la Universidad.

Realizar la verificación de antecedentes de servicio del personal Administrativo

y Obrero que alega el ejercicio en la administración pública para efectos de

computo de jubilación.

Realizar a solicitud del interesado el estudio, revisión y elaboración de los

Antecedentes de Servicio, del personal Administrativo y Obrero que haya

prestado servicios en la Institución.

manual de organizaciÓn direcciÓn de recursos humanos … · direcciÓn de recursos humanos ... i....

Documents