manual de organizaciÓn del departamento de contabilidad

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

JULIO 2021

"Derivado de la Contingencia por COVID-19 y a fin de que el personal de Centros de Integración

Juvenil, A.C., cuente con sus Manuales Administrativos actualizados y vigentes, de manera

provisional, se publica el presente Manual de Organización validado por todos los responsables. Una

vez que se regrese a la nueva normalidad, se realizará el proceso de formalización correspondiente

para la publicación de sus firmas."

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

CLAVE DEL DOCUMENTO: OR-DECON-A6

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ

C.P. Salvador Meléndez Martínez

Subdirector de Recursos Financieros

Lic. Patricia Leonor León Olivares

Jefa del Departamento de Desarrollo Organizacional

C.P. Víctor Hugo Ávila Villeda

Jefe del Departamento de Contabilidad

Lic. Eloisa Hernández Sánchez

Departamento de Desarrollo Organizacional

Dra. Carmen Fernández Cáceres

Directora General

Lic. Iván Rubén Rétiz Márquez

Director Administrativo

Lic. Jorge Ramírez Sobrado

Director de Planeación

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

CLAVE DEL DOCUMENTO: OR-DECON-A6

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA

ÍNDICE

1• INTRODUCCIÓN

2• OBJETIVO

2• REFERENCIAS

3• NOTACIONES Y DEFINICIONES

4• UBICACIÓN ESTRUCTURAL

5• ORGANIGRAMA DE PUESTOS

6• FUNCIONES GENERALES

7• DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

CLAVE DEL DOCUMENTO OR-DECON-A6

VIGENCIA JULIO 2021 A JULIO 2023

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA Página 1 de 32

INTRODUCCIÓN

El presente documento es un instrumento administrativo que contiene en forma ordenada y sistemática información específica del Departamento de Contabilidad, respecto a su Objetivo, Ubicación, Estructura Interna y Funciones. El Manual de Organización se elaboró con el objeto de que se utilice como un medio de orientación para las personas que integran el Departamento y como un instrumento de capacitación para aquellos que se incorporen al mismo. Está encaminado a servir como un marco de referencia al personal del Departamento de Contabilidad en el desempeño de sus funciones, definiendo en términos generales, la relación que guarda con las diferentes áreas de la Institución; así como sus respectivos ámbitos de autoridad y responsabilidad.






OBJETIVO

Integrar, analizar e interpretar en forma permanente, la información financiera y contable de Centros de Integración Juvenil, A. C., de acuerdo con los postulados básicos de contabilidad, normas fiscales y gubernamentales aplicables, con objeto de obtenerla de forma veraz y oportuna para la adecuada toma de decisiones y rendición de cuentas.

REFERENCIAS

• Ley General de Responsabilidades Administrativas.

• Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.

• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• Ley General de Archivos.

• Ley del Impuesto Sobre la Renta y su reglamento.

• Ley de Servicio de la Tesorería de la Federación.

• Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación

• Ley General de Contabilidad Gubernamental.

• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

• Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

• Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

• Código Fiscal de la Federación y su Reglamento.

• Clasificador por Objeto del Gasto.

• Marco Conceptual de Contabilidad Gubernamental

• Catálogo General de Cuentas.

• Sistema de Contabilidad Gubernamental (Normas de Información Financiera Gubernamental).

• Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental.

• Lineamientos del Sistema Integral de Información de los Ingresos y Gasto Público.

• Acuerdo por el que se modifica el similar por el que se establecen acciones extraordinarias para atender la emergencia sanitaria generada por el virus SARS-CoV2, publicado el 31 de marzo de 2020.






NOTACIONES Y DEFINICIONES

CLC: Cuenta por Liquidar Certificada. CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. INAI: Instituto Nacional Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales. IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social INEGI: Instituto Nacional de Estadística y Geografía INFONAVIT: Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores ISN: Impuesto Sobre Nomina ISPT: Impuesto Sobre producto de Trabajo IVA: Impuesto al Valor Agregado NIF: Norma de Información Financiera. SAC: Sistema de Armonización Contable SAT: Servicio de Administración Tributaria SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público SIF: Sistema de Información Financiera SII@Web: Sistema Integral de los Ingresos y Gasto Público. TESOFE: Tesorería de la Federación Unidades Operativas: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.






UBICACIÓN ESTRUCTURAL

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

DEPARTAMENTO DE

ANÁLISIS FINANCIERO Y

CONTROL PRESUPUESTAL

DIRECCIÓN GENERAL

SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS FINANCIEROS

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE

PROGRAMACIÓN






ORGANIGRAMA DE PUESTOS

*Plazas comisionadas, se encuentran adscritas al Departamento de Sistemas.

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

SUBJEFE/A DE

DEPARTAMENTO

(UNIDADES

OPERATIVAS)

SUBJEFE/A DE

DEPARTAMENTO

(OFICINAS

CENTRALES)

*SUBJEFE/A DE

DEPARTAMENTO

(PROCESO

INFORMÁTICO)

TÉCNICO/A “B”

(OFICINAS

CENTRALES)

*ANALISTA DE

SISTEMAS MACRO

COMPUTACIONALES

TÉCNICO/A “B”

(UNIDADES

OPERATIVAS)

/4

CAPTURISTASUBCOORDINADOR/

A DE SERVICIOS

TÉCNICO/A B






FUNCIONES GENERALES

1. Establecer y contar con un Sistema de Contabilidad que permita la emisión de información financiera y contable en forma clara, veraz y oportuna.

2. Elaborar e interpretar la información financiera generada por la Institución, que coadyuve a una adecuada toma de decisiones.

3. Vigilar, supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de lineamientos, procedimientos, políticas, técnicas contables y presupuestales establecidas, por parte de las áreas de la Subdirección de Recursos Financieros.

4. Supervisar y verificar que los registros contables y la documentación soporte, cumpla con los requisitos establecidos en la legislación vigente.

5. Coordinar y supervisar que la información contable sea procesada y respaldada cronológicamente en el Sistema de Información Financiera (SIF), así como en el Sistema de Armonización Contable (SAC).

6. Atender con oportunidad los requerimientos de información financiera y/o contable que sean solicitados por el personal de mando de la Entidad; así como por las Dependencias del Gobierno Federal, incluyendo los requerimientos de Auditoría tanto interna, como externa.

7. Realizar el registro y llevar el control de las aportaciones de la comunidad en servicios, especie, efectivo y difusión.

8. Coordinar y supervisar la clasificación de los archivos de trámite del Departamento, con base en los lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos.

9. Proporcionar la información referente a sus funciones, solicitada por la ciudadanía, que le requiera la Unidad de Transparencia, de acuerdo con los lineamientos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

10. Identificar, administrar y evaluar en forma permanente los riesgos que se presenten en sus áreas de trabajo, como resultado de su operación.






DESCRIPCION DE PUESTOS

Nombre del Puesto JEFE/A DEL DEPARTAMENTO

Objetivo:

Procesar las operaciones financieras que modifican la situación patrimonial y suministran los estados financieros en forma periódica en un Sistema de Contabilidad, con fundamento en las normas de información financiera y en su caso en la normatividad emitida por las instancias fiscalizadoras a fin de contar con información que permita una correcta toma de decisiones.

Ubicación:

Dirección General Dirección Administrativa Subdirección de Recursos Financieros Departamento de Contabilidad

Jefe/a Inmediato/a: Subdirector/a de Recursos Financieros

Personal a su cargo:

Técnico/a “B” Subjefe/a de Departamento (Unidades Operativas) Subjefe/a de Departamento (Oficinas Centrales) Subjefe/a de Departamento (Proceso Informático)






Funciones del Puesto:

1. Coordinar y supervisar la interpretación y emisión de los Estados Financieros conforme a las normas de información financiera (NIF’S) y gubernamentales (CONAC); así como la elaboración del informe que se presenta a la Comisión de Vigilancia y Junta de Gobierno.

2. Integrar la información para el llenado en el portal de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público la cuenta pública, conforme a los lineamientos establecidos en la ley general de contabilidad gubernamental y el CONAC, integrada por estados financieros, notas a los estados financieros, anexos de bienes muebles e inmuebles.

3. Coordinar la integración de información para la presentación de la declaración anual.

4. Verificar que se cumpla con el envío de los formatos del Sistema Integral de Información (SII-WEB).

5. Vigilar el cumplimiento de la legislación y normatividad vigente; así como los procedimientos institucionales, técnicas contables y presupuestales.

6. Verificar aleatoriamente que los registros contables de las Unidades Operativas y Oficinas Centrales cumplan con la correcta aplicación de la normatividad gubernamental (CONAC), fiscal (SAT) y del plan de cuentas vigentes, así como que cada póliza cuente con el soporte documental correspondiente.

7. Verificar la autorización de los libros principales, catálogos de cuentas, baja y destino final del archivo.

8. Verificar la aplicación y presentación de las aportaciones de la comunidad.

9. Verificar que se realice correctamente el cálculo y registro contable de las operaciones de la Entidad.

10. Desarrollar proyectos especiales mediante la actualización e investigación en materia contable y fiscal que beneficie a la Institución en la optimización de los recursos económicos con los que cuenta.

11. Atender los requerimientos de información contable y financiera que realicen las áreas de la Institución, el Órgano Interno de Control, despachos de auditoría externa, etc.

12. Atender requerimientos especiales de la Dirección General Adjunta Administrativa, Auditoria Superior de la Federación, Secretaría de la Función Pública, INEGI, SHCP e INAI.

13. Validar y autorizar las solicitudes de cheque y remesas que se generan en los Departamentos adscritos a la Subdirección de Recursos Financieros.






14. Firmar y autorizar los pagos a la Tesorería de la Federación (TESOFE) mediante cuentas por liquidar

certificadas (CLC).

15. Firmar y autorizar el pago de viáticos nacionales e internacionales

16. Firmar y supervisar las conciliaciones generadas en el Departamento correspondientes a Retención de IVA por Servicios, Honorarios, Arrendamientos, Capítulo 1000, IMSS, INFONAVIT, ISR por Salarios, ISN, Almacén, Gasto y Disponibilidades.

17. Coordinar y atender a los auditores externos para el envío y transmisión de los dictámenes de Estados Financieros, ISSIF, Estado de México y contribuciones locales.

18. Firmar y supervisar la realización de las conciliaciones bancarias.

19. Coordinar para su entrega los requerimientos de información solicitados por instancias externas (INEGI, SSA, SHCP, INAI, Auditoria Superior de la Federación y Secretaría de la Función Pública).

20. Validar la información contable que se incluye en los informes de Comisión de Vigilancia y Junta de Gobierno.

21. Verificar y validar las actualizaciones del Sistema de Armonización Contable (SAC).

22. Revisar y aplicar la normatividad correcta para dar de baja y decidir el destino final del archivo.

23. Revisar y actualizar la normatividad vigente en materia contable.

24. Coordinar y supervisar la clasificación de los archivos de trámite del Departamento, con base en los lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos.

25. Atender y verificar el seguimiento a las solicitudes de información elaboradas por la ciudadanía a través de la Unidad de Transparencia, referente a las funciones realizadas en el Área.

26. Analizar e implementar en forma permanente los controles internos que se requieran para el adecuado desempeño de las funciones y actividades asignadas a cada área de trabajo, con el objeto de contar con elementos que permitan reorientar la labor realizada, dentro del marco normativo al que deberá sujetarse la Institución.

27. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato.






Nombre del Puesto TÉCNICO/A “B”

Objetivo:

Verificar que los registros contables de las Unidades Operativas se realicen en apego a la normatividad vigente, así como apoyar en la elaboración e integración de diversos formatos e informes que den respuesta a los requerimientos en materia contable solicitados por instancias internas y externas.

Ubicación:


Jefe/a Inmediato/a: Jefe/a del Departamento de Contabilidad

Personal a su cargo: No tiene personal a su cargo







1. Asesorar a las unidades operativas en materia contable; clasificar y ordenar la información financiera

por centro de costo y tipo de póliza (ingresos, cheque y diario).

2. Organizar conforme a los lineamientos vigentes el archivo en resguarda de la información contable de oficinas centrales y las unidades operativas, para entrega al Departamento de Inventarios y Almacén.

3. Conciliar mensualmente con el Departamento de Nóminas e Impuestos lo referente al concepto de retención de IVA por servicios.

4. Validar y contabilizar las solicitudes de remesa y cheque en el SIF.

5. Revisar mes a mes las aportaciones de las Unidades Operativas verificando su correcta cuantificación y soporte documental.

6. Validar facturas digitales en la página del SAT y revisar que cumplan con los requisitos fiscales vigentes para considerarlas como deducibles.

7. Revisar la información recibida vía valija y entregarla al personal del departamento según corresponda.

8. Apoyar al Jefe/a de departamento en la elaboración e integración de diversos formatos e informes que den respuesta a los requerimientos en materia contable solicitados por instancias internas y externas.

9. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto que le sean encomendadas por su jefe/a inmediato.






Nombre del Puesto SUBJEFE/A DE DEPARTAMENTO (UNIDADES OPERATIVAS)

Objetivo:

Supervisar que la información financiera de las Unidades Operativas se obtenga de forma veraz y oportuna, y verificar que las operaciones realizadas se contabilicen con base en las normas de información financiera, normas institucionales y legislación vigente.

Ubicación:



Personal a su cargo: Técnico/a B (Unidades Operativas) (4) Subcoordinador/a de Servicios







1. Verificar que la información financiera generada por las Unidades Operativas sea veraz y oportuna.

2. Supervisar que los registros contables de las Unidades Operativas se realicen en apego a la normatividad vigente, (catálogo de cuentas, clasificador por objeto de gasto, circulares vigentes, políticas y procedimientos autorizados); y que cada póliza cuente con el soporte documental correspondiente.

3. Verificar que el personal a su cargo valide correctamente las pólizas que envían las Unidades Operativas semanalmente por correo electrónico y valija.

4. Verificar los saldos de los anexos de las cuentas de balance de las Unidades Operativas a su cargo.

5. Elaborar el Cuadro de Movimientos Virtuales y entregarlo mensualmente al Jefe/a del Departamento y a los Departamentos de Tesorería y Análisis Financiero y Control Presupuestal.

6. Verificar que se lleve a cabo la correcta integración de las cuentas por pagar para la obtención del presupuesto comprometido no pagado a nivel institucional.

7. Supervisar que cada uno de los responsables del Departamento de Contabilidad de las Unidades Operativas, archiven en conjunto los comprobantes de pago de los servicios de luz, agua, predio y tenencia.

8. Verificar que las solicitudes de cheques, CLC o de orden de remesa correspondientes a las Unidades Operativas, estén debidamente contabilizadas y codificadas de acuerdo al catálogo de cuentas autorizado y al clasificador por objeto de gasto, validarlas en el (SAC) y turnarlas a la Subdirección de Recursos Financieros.

9. Supervisar que no se incremente el importe mensual de los saldos en las cuentas de balance y resultados como son: deudores diversos, gastos a comprobar, anticipos por gastos de viaje, activo fijo, acreedores diversos, proveedores, impuestos por pagar, etc.

10. Analizar e interpretar la información financiera de las Unidades Operativas, apegándose a la normatividad institucional y emitir sus comentarios al Jefe/a del Departamento.

11. Validar las conciliaciones bancarias de las Unidades Operativas a su cargo, así como elaborar el anexo de bancos y turnarlo mensualmente vía correo electrónico al Departamento de Tesorería.

12. Supervisar la elaboración correcta de las liquidaciones de viáticos de las Unidades Operativas así como la contabilización y revisión de la captura de las cuentas.

13. Turnar al Jefe/a de Departamento, la circularización de saldos de gastos no comprobados, así como los reembolsos por concepto de viáticos y pasajes.






14. Supervisar la oportuna recepción de la información contable enviada por las Unidades Operativas,

vía valija y correo electrónico, así como la realización de los respaldos semanales en el SIF.

15. Supervisar y en su caso, elaborar mensualmente las conciliaciones por los siguientes conceptos: impuesto sobre nómina, arrendamiento, honorarios, retenciones en servicios, IMSS y gastos del capítulo 2000 y 3000.

16. Supervisar y validar las conciliaciones realizadas por el personal a su cargo.

17. Atender los requerimientos de información tanto de instancias internas como externas cada vez que lo requieran.

18. Supervisar que se archiven las pólizas de ingresos, cheque y diario, con sus respectivos soportes documentales.

19. Archivar los papeles de trabajo que se hayan generado por el desempeño de sus funciones y llevar un estricto control de los mismos, aun cuando se trate de archivo de concentración.

20. Archivar y controlar la información contable institucional de años anteriores al actual, misma que debe permanecer en el Departamento de Contabilidad durante el ejercicio fiscal vigente, la información correspondiente a ejercicios anteriores se enviará al archivo de concentración.

21. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato.






Nombre del Puesto TÉCNICO/A “B” (UNIDADES OPERATIVAS) (4)

Objetivo: Llevar el control y registro de la información financiera que envían las Unidades Operativas a su cargo para su contabilización de acuerdo con la normatividad vigente aplicable.

Ubicación:


Jefe/a Inmediato/a: Subjefe/a de Departamento (Unidades Operativas)








1. Clasificar y ordenar la información recibida de las Unidades Operativas.

2. Integrar expedientes para cada Unidad Operativa que le sea asignada, mismos que deberán contener las pólizas de ingresos, egresos y diario con número de folio, comprobantes de las mismas e información contable.

3. Revisar que los gastos realizados por las Unidades Operativas a su cargo, hayan sido autorizados previamente a través de una orden de remesa, cheque o CLC.

4. Revisar que la documentación comprobatoria del gasto (CFDI) cumpla con todos los requisitos fiscales y haya sido validada por las Unidades Operativas en la página del SAT; así como de control interno establecido en las normas, políticas y procedimientos autorizados.

5. Revisar que las pólizas que se reciben de las Unidades Operativas, se elaboren en apego a las normas de información financiera gubernamental, el catálogo de cuentas, clasificador por objeto de gasto, circulares vigentes, políticas y procedimientos autorizados.

6. Elaborar las pólizas por concepto de comisiones bancarias, intereses, provisiones, traspasos de remesas, cursos monográficos, etc.

7. Descargar los archivos electrónicos enviados por las Unidades Operativas vía correo electrónico, así como revisar y capturar las pólizas en el SIF.

8. Revisar la correcta emisión de los auxiliares de las cuentas y subcuentas afectadas en el período contable emitidas por la Subjefatura de Departamento (Proceso Informático).

9. Realizar las conciliaciones bancarias correspondientes a las Unidades Operativas a su cargo.

10. Elaborar los anexos de las principales cuentas colectivas de balance como son: deudores diversos, gastos a comprobar, anticipos por gastos de viaje, acreedores diversos, proveedores, impuestos por pagar (incluyendo en las cuentas por pagar el número del devengado y entidad federativa a la que corresponda), cuota sindical, sueldos por pagar, fondo de ahorro, crédito INFONAVIT, saldos de bancos, etc.

11. Depurar los saldos al cierre del período mensual principalmente de las cuentas de bancos, remesas en tránsito, deudores diversos, gastos a comprobar, anticipo de viáticos, anticipo a proveedores, acreedores diversos, proveedores e impuestos por pagar, sueldos por pagar, cuota sindical, crédito INFONAVIT, etc.

12. Realizar la circularización de cuentas por cobrar al Titular de cada Unidad Operativa.

13. Integrar un expediente con los recibos de pago de servicios de las Unidades Operativas.






14. Entregar al Subjefe/a de Unidades Operativas, las facturas originales por la adquisición y/o

donativos de activo fijo, así como copia de la póliza que dio origen al gasto.

15. Concentrar mensualmente los anexos de las cuentas de balance a nivel institucional, verificando que cuadre con la balanza de comprobación.

16. Revisar la captura de las pólizas de Oficinas Centrales, que afecten las cuentas de las Unidades Operativas.

17. Conciliar mensualmente con los Departamentos de Análisis Financiero y Control Presupuestal, Tesorería y Nóminas e Impuestos lo referente a arrendamientos, honorarios, retenciones en servicios, IMSS, gastos capítulos 2000 y 3000 e ingresos por recursos propios.

18. Llevar el control de las remesas autorizadas por centro de costo, depósitos de sobrantes y/o rescates de las mismas.

19. Validar y contabilizar las solicitudes de remesa y de cheque en el SIF.

20. Dar seguimiento a los reembolsos y al complemento de recursos por partida solicitados por las Unidades Operativas.

21. Asesorar a cada una de las Unidades Operativas a su cargo en materia contable.









Nombre del Puesto SUBCOORDINADOR/A DE SERVICIOS

Objetivo: Revisar y registrar la información financiera enviada por las Unidades Operativas para que sea contabilizada de acuerdo con la normatividad vigente aplicable.

Ubicación:


Jefe/a Inmediato/a: Subjefe/a de Departamento (Unidades Operativas)








1. Clasificar y ordenar la información recibida de las Unidades Operativas.

2. Integrar expedientes para cada Unidad Operativa que le sea asignada, mismo que debe contener:

pólizas de ingresos, egresos y diario con número de folio, comprobantes de las mismas e información contable.

3. Revisar que los gastos realizados por las Unidades Operativas a su cargo, hayan sido autorizados previamente a través de una orden de remesa o CLC.

4. Revisar que la documentación comprobatoria del gasto cumpla con todos los requisitos fiscales y haya sido validada por las Unidades Operativas en la página del SAT; así como de control interno, establecidos en las normas, políticas y procedimientos autorizados.

5. Revisar que las pólizas que se reciben de las Unidades Operativas, se elaboren en apego a las normas de información financiera gubernamental, el catálogo de cuentas, clasificador por objeto de gasto, circulares vigentes, políticas y procedimientos autorizados.

6. Elaborar las pólizas por concepto de comisiones bancarias, intereses, provisiones, traspasos de remesas, cursos monográficos, traspaso de movimientos de la cuenta empresarial, etc.

7. Descargar los archivos electrónicos enviados por las Unidades Operativas vía correo electrónico, así como revisar y capturar las pólizas en el SIF.

8. Revisar la correcta emisión de los auxiliares de las cuentas y subcuentas afectadas en el período contable emitidas por la Subjefatura de Departamento (Proceso Informático).

9. Realizar las conciliaciones bancarias correspondientes a las Unidades Operativas a su cargo.

10. Elaborar los anexos de las principales cuentas colectivas de balance como son: deudores diversos, gastos a comprobar, anticipos por gastos de viaje, acreedores diversos, proveedores, impuestos por pagar (incluyendo en las cuentas por pagar el número del devengado y entidad federativa a la que corresponda), cuota sindical, sueldos por pagar, fondo de ahorro, crédito INFONAVIT, saldos de bancos, etc.

11. Depurar los saldos al cierre del período mensual principalmente de las cuentas de bancos, remesas en tránsito, deudores diversos, gastos a comprobar, anticipo de viáticos, anticipo a proveedores, acreedores diversos, proveedores e impuestos por pagar, sueldos por pagar, cuota sindical, crédito INFONAVIT, etc.

12. Realizar la circularización de cuentas por cobrar al Titular de cada Unidad Operativa.

13. Integrar un expediente con los recibos de pago de servicios de las Unidades Operativas.






14. Entregar al Subjefe/a de Unidades Operativas las facturas originales por la adquisición y/o

donativos de activo fijo, así como copia de la póliza que dio origen al gasto.









Nombre del Puesto SUBJEFE/A DE DEPARTAMENTO (OFICINAS CENTRALES)

Objetivo:

Supervisar que la información financiera de Oficinas Centrales, se obtenga en forma veraz y oportuna, así como verificar que las operaciones que realiza la Institución se realicen con base a las normas de información fiscal (NIF´S), normatividad gubernamental (CONAC), SAT, SHCP, plan de cuentas vigente, circulares, políticas y procedimientos autorizados.

Ubicación:



Personal a su cargo: Técnico/a “B” (Oficinas Centrales) Capturista







1. Verificar que la información financiera sea veraz y oportuna.

2. Analizar e interpretar la información financiera de Oficinas Centrales, de acuerdo a la normatividad institucional y emitir sus comentarios al Jefe/a de Departamento.

3. Analizar e interpretar la información de los gastos y saldos de las cuentas colectivas.

4. Supervisar que los registros contables en Oficinas Centrales se realicen en apego al catálogo de cuentas, clasificador por objeto de gasto, circulares vigentes y políticas y procedimientos autorizados.

5. Revisar que el personal a su cargo, elabore correctamente las pólizas de ingresos, cheques, egresos y diario.

6. Verificar que se elaboren y archiven los papeles de trabajo para la conciliación del activo fijo a nivel institucional, ISR por salarios y Capítulo 1000 Servicios Personales.

7. Verificar que se integren expedientes especiales para las declaraciones y/o comprobantes originales de los impuestos pagados.

8. Revisar que las solicitudes de cheque correspondientes a Oficinas Centrales estén debidamente contabilizadas y codificadas de acuerdo al catálogo de cuentas autorizado y al clasificador por objeto de gasto.

9. Revisar que las pólizas de cheque estén correctamente contabilizadas y archivadas consecutivamente.

10. Registrar mediante el sistema de pólizas fijas a nivel institucional, los conceptos de provisión y pago de gastos.

11. Recibir y revisar las liquidaciones de viáticos que sean elaboradas con base en las Normas de Comisiones y Viáticos Nacionales e Internacionales y Pasajes; así como con las políticas que le sean aplicables.

12. Verificar que se elaboren los anexos de las principales cuentas de balance como son: deudores diversos, gastos a comprobar, anticipos por gastos de viajes, acreedores diversos, proveedores, impuestos por pagar, etc.

13. Supervisar que se archiven las pólizas de ingresos, egresos, cheques y diario, con sus respectivos soportes documentales.






14. Verificar y controlar que se lleve a cabo el archivo de los auxiliares de las cuentas de mayor,

listados de pólizas de ingresos, egresos y diario; posiciones financieras, provisiones de impuestos y en general de los papeles de trabajo.

15. Verificar y validar la correcta elaboración de conciliaciones bancarias y de inversiones en valores de Oficinas Centrales.

16. Atender los requerimientos de información solicitados por el Órgano Interno de Control, así como por instancias internas y externas cada vez que lo requieran.

17. Validar la correcta contabilización de las solicitudes de cheque de acuerdo al catálogo de cuentas autorizado y al clasificador por objeto de gasto.



20. Elaborar papeles de trabajo, llenar los formatos correspondientes y transmitir la declaración anual de personas morales a través de la página del SAT.

21. Realizar el registro y cálculo de las depreciaciones y amortizaciones de los bienes muebles e inmuebles y la conciliación del activo.

22. Elaborar mensualmente las conciliaciones del INFONAVIT, Activo Fijo y Recurso Fiscal.

23. Capturar las altas y bajas de activo fijo a nivel base.

24. Supervisar y validar las conciliaciones realizadas por el personal a su cargo.

25. Elaborar papeles de trabajo, llenar los formatos correspondientes al ISSIF.







Nombre del Puesto TÉCNICO/A “B” (OFICINAS CENTRALES)

Objetivo: Revisar que la información financiera de Oficinas Centrales sea generada de forma veraz y oportuna; así como realizar los registros contables que afectan las transacciones institucionales.

Ubicación:


Jefe/a Inmediato/a: Subjefe/a de Oficinas Centrales








1. Cargar la base de datos de la nómina al SIF.

2. Revisar que la documentación comprobatoria del gasto cumpla con todos los requisitos fiscales, su

verificación de autenticidad ante el SAT y de control interno establecidos en las políticas y procedimientos autorizados.

3. Revisar los listados emitidos por los sistemas contables SIF y SAC y continuar su proceso hasta la obtención de la balanza de comprobación.

4. Elaborar el registro en pólizas de ingresos, egresos y diario, con base en los principios gubernamentales y generales de contabilidad, procedimientos y políticas aplicables, catálogo de cuentas y clasificador por objeto de gasto.

5. Registrar mediante el sistema de pólizas fijas a nivel institucional, los conceptos de provisión de gasto del capítulo 1000, de compensación garantizada de la primera y segunda quincena de cada mes, de metadona y existencias del almacén.

6. Analizar los saldos al período mensual, principalmente de las cuentas de caja, bancos, inversiones en valores, deudores diversos, gastos a comprobar, anticipo de viáticos, anticipo de proveedores, acreedores diversos, proveedores, impuestos por pagar, obras en proceso, acondicionamiento de inmuebles propios y en comodato, amortizaciones, entre otros.

7. Realizar las conciliaciones bancarias y de inversión en valores de Oficinas Centrales, archivar las conciliaciones originales y turnar una copia al Subjefe/a de Departamento (Unidades Operativas).

8. Realizar la conciliación de los conceptos correspondientes a Capítulo 1000 Servicios Personales e ISR por Salarios.

9. Contabilizar, capturar y validar las solicitudes de cheque.

10. Requisitar mensualmente el archivo en Excel correspondiente a indicadores de viáticos

11. Validar y verificar los documentos y requisitos contenidos en la liquidación de viáticos.









Nombre del Puesto CAPTURISTA

Objetivo: Revisar y registrar la información financiera de Oficinas Centrales para que sea contabilizada de acuerdo con la normatividad vigente aplicable.

Ubicación:


Jefe/a Inmediato/a: Subjefe/a de Departamento (Oficinas Centrales)








1. Revisar diariamente el registro contable de las partidas que afecten las transacciones que realiza la Institución, reflejadas en las posiciones bancarias que se reciben del Departamento de Tesorería.

2. Elaborar los anexos de las principales cuentas colectivas de balance que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato.

3. Realizar aclaraciones acerca de la documentación recibida por los gastos erogados en el período.

4. Realizar conciliaciones bancarias, ver que el presupuesto se haya ejercido correctamente con cada cheque expedido y detectar si hay movimientos pendientes por pagar y/o algún depósito por incorporar.

5. Validar facturas digitales en la página del SAT y revisar que cumplan con los requisitos fiscales vigentes para considerarlas como deducibles.



8. Elaborar las carátulas solicitadas por el INAI por carpeta y caja, correspondientes al archivo contable del Departamento.







Nombre del Puesto SUBJEFE/A DE DEPARTAMENTO (PROCESO INFORMÁTICO)

Objetivo:

Supervisar el adecuado funcionamiento del Sistema de Información Financiera (SIF) y mantenerlo actualizado, con objeto de que la información sea veraz y oportuna; así como sistematizar diferentes actividades de la Subdirección de Recursos Financieros que se vinculen con otras áreas de la Institución.

Ubicación:



Personal a su cargo: Analista de Sistemas Macrocomputacionales







1. Supervisar y controlar el adecuado funcionamiento del Sistema de Información Financiera.

2. Administrar el buen uso del sistema de cómputo y programas asignados a la Subdirección de Recursos Financieros.

3. Mantener actualizado el Sistema de Información Financiera, y desarrollar nuevas aplicaciones vinculadas con sus módulos.

4. Elaborar y actualizar los programas que permitan el manejo oportuno, agilizando la interpretación de la información de la Subdirección de Recursos Financieros.

5. Presentar la información requerida por las autoridades de la Institución e instancias externas a través de medios electrónicos e impresos.

6. Verificar que la captura de la información de la Subdirección de Recursos Financieros se realice adecuadamente conforme al programa de trabajo establecido.

7. Supervisar el proceso de cierre contable: procesamiento de información del mes para emitir la balanza de comprobación, resúmenes de movimientos y saldos de cuentas de balance y resultados, relación de auditoría del concentrado general, auxiliares de las cuentas de mayor y relaciones de la integración de sus saldos.

8. Dar soporte al personal de la Subdirección de Recursos Financieros para el manejo de información en las diferentes aplicaciones desarrolladas internamente.

9. Coordinar y desarrollar sistemas que permitan el control de los ingresos en el Departamento de Tesorería, generando aplicaciones para el uso de las Unidades Operativas y Oficinas Centrales que permitan automatizar los registros contables.

10. Desarrollar aplicaciones para la generación de cheques, transferencias y traspasos; así como elaborar la forma automática a partir del registro contable y presupuestal.

11. Desarrollar aplicaciones para el área financiera que permitan controlar los egresos y automatice la generación del registro contable y presupuestal; así como la salida de los bancos para el Departamento de Tesorería.

12. Controlar los movimientos bancarios, a través de la sistematización y generación de la aplicación para las posiciones bancarias.

13. Desarrollar aplicaciones que permitan el control del flujo de efectivo vinculando la información de los Departamentos que integran la Subdirección de Recursos Financieros.






14. Controlar los ingresos de cada Unidad Operativa, por medio del SIF y canalizar las vinculaciones

con aplicaciones de Microsoft para enviar la información a la base de datos de Oficinas Centrales.

15. Realizar vinculaciones con el sistema bancario correspondiente para el pago de la nómina, a través de la generación de archivos del SIF.

16. Sistematizar el control de intereses mediante el desarrollo de módulos y reportes para intereses propios, fiscales y saldos diarios.

17. Desarrollar y dar mantenimiento a los módulos del SIF correspondientes al Departamento de Programación, para la incorporación del presupuesto interno institucional y presupuesto de la Secretaría de Salud.

18. Instalar, mantener y dar soporte para el uso del SIF a nivel institucional y nacional.

19. Apoyar a la Subdirección de Recursos Humanos y Subdirección de Adquisiciones y Servicios, en el desarrollo de sistemas, buscando interrelacionar los Departamentos de la Dirección General Adjunta Administrativa, a fin de compartir información y simplificar procedimientos que permitan tener información oportuna, confiable y en línea.


21. Solicitar, recibir y llevar el control de los consumibles requeridos; así como verificar que sean los adecuados y suficientes para el desarrollo de las actividades.







Nombre del Puesto ANALISTA DE SISTEMAS MACROCOMPUTACIONALES

Objetivo: Realizar el proceso del cierre mensual para la obtención de información contable-presupuestal, así como generar información financiera diversa para la Subdirección de Recursos Financieros.

Ubicación:


Jefe/a Inmediato/a: Subjefe/a de Departamento (Proceso Informático)








1. Realizar el proceso del cierre contable y emitir la balanza de comprobación, los resúmenes de

movimientos y saldos de cuentas de balance y resultados, la relación de auditoría del concentrado general, los auxiliares de las cuentas de mayor y las relaciones de la integración de sus saldos.

2. Realizar el respaldo de la información de la Subdirección de Recursos Financieros en dispositivos magnéticos.

3. Elaborar los reportes de las cuentas que se requieran de manera especial, así como los reportes de la información contable procesada en los períodos establecidos.

4. Corregir los errores detectados en la captura de la información financiera de los Departamentos de Contabilidad y Tesorería.

5. Generar y verificar que a la información del gasto de los capítulos 1000 Servicios Personales, capitulo 2000 Materiales y Suministros y capitulo 3000 Servicios Generales se le asigne actividad institucional.

6. Elaborar y actualizar los programas que permitan el manejo de la información contable de forma oportuna y veraz para agilizar la obtención de la información contable-presupuestal.

7. Coordinarse conjuntamente con el Subjefe/a de Proceso Informático para la atención de asuntos relacionados con aspectos técnicos computacionales (necesidad de información, sistemas y equipos de cómputo) para la automatización de las actividades de la Subdirección de Recursos Financieros.

8. Impartir capacitación al personal del departamento para optimizar el funcionamiento de los sistemas y aplicaciones desarrolladas en la Subdirección de Recursos Financieros.

9. Generar trimestralmente los cuadros de los previos en relación al Proceso de Aportaciones de la comunidad correspondiente a servicio, especie y efectivo, difusión y coedición.

10. Coordinarse con el Departamento de Sistemas para actualizar el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación de la intranet al término de cada trimestre.

11. Atender y generar información diversa del SIF solicitada por cualquier área, departamento, institución y auditores.

12. Llevar el control de los oficios, circulares y documentos del equipo de cómputo, correo electrónico, intranet, soporte técnico y la información referente a la compartición de recursos informáticos de la Subdirección de Recursos Financieros.


manual de organizaciÓn del departamento de contabilidad

Documents