Manual de organização da auditoria interna

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MANUAL DE ORGANIZAO DA AUDITORIA INTERNAFEVEREIRO/2002

NDICE

APRESENTAO................................................................................................. 1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4. 4.1 4.2 RESPONSABILIDADE................................................................................. CDIGO DE TICA..................................................................................... ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.............................................................. Posicionamento das atividades.................................................................... Dependncia hierrquica conforme estrutura da Unicamp.......................... rea de ao e alcance............................................................................... Organograma da Auditoria Interna............................................................... Descrio de Funes.................................................................................. NATUREZA DOS TRABALHOS.................................................................. Tipos de Auditoria........................................................................................ Auditoria Unicamp........................................................................................

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APRESENTAO

O Manual de Organizao objetiva definir claramente a estrutura organizacional e filosfica da Auditoria Interna. Abrange alm da Auditoria Interna, as demais reas administrativas da Unicamp em seu relacionamento com esta. Este manual estabelece: - as responsabilidades, objetivos e polticas que norteiam a atuao da Auditoria Interna; - o Cdigo de tica; - o campo e enfoque de sua atuao; - a estrutura organizacional da rea, com o organograma e as descries das responsabilidades e atribuies dos cargos correspondentes.

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1. RESPONSABILIDADE

Apresentamos a seguir a Declarao de Responsabilidade do Auditor Interno, adaptada a Unicamp, com base na publicao original (The Institute of Internal Auditors, Inc - IIA).

Declarao de Responsabilidade do Auditor Interno

Natureza A Auditoria Interna uma atividade de avaliao independente que se destina a revisar as operaes, como um servio prestado administrao. Constitui um controle gerencial que funciona atravs da anlise e avaliao da eficcia de outros controles.

Objetivo e Escopo O objetivo da Auditoria Interna auxiliar todos os membros da administrao no desempenho efetivo de suas funes e responsabilidades, fornecendo-lhes anlises, apreciaes, recomendaes e comentrios pertinentes s atividades examinadas. O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negcio em que possa ser til administrao. Isto pressupe sua incurso em campos alm dos de contabilidade e finanas, a fim de obter uma viso completa das operaes submetidas a exame. O atendimento desses objetivos globais envolve atividades como: reviso e avaliao da correo, adequao e aplicao de controles contbeis, financeiros e outros de natureza operacional, propiciando controles eficazes a um custo razovel; determinao do grau de procedimentos estabelecidos; atendimento s diretrizes, planos e

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determinao do grau de controle dos ativos da Unicamp quanto proteo contra perdas de qualquer tipo; determinao da fidelidade dos dados administrativos originados na prpria Unicamp; avaliao da qualidade de desempenho na execuo de tarefas atribudas; recomendao de melhorias operacionais.

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Competncias e Autoridade da Auditoria Interna As competncias da Auditoria Interna, na organizao, devem ser claramente determinadas pelas polticas da Unicamp. A autoridade correspondente deve propiciar ao auditor interno livre acesso a todos os registros, propriedades e pessoal da Unicamp que possa vir a ter importncia para o assunto em exame. O auditor interno deve sentir-se vontade para revisar e avaliar diretrizes, planos, procedimentos e registros. As responsabilidades do auditor interno devem ser: informar e assessorar a administrao, e desincumbir-se dessa responsabilidade de maneira condizente com o Cdigo de tica do Instituto de Auditores Internos; coordenar suas atividades com a de outros, de modo a atingir com mais facilidade os objetivos da auditoria em benefcio das atividades da Unicamp.

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No desempenho de suas funes, um auditor interno no tem responsabilidade direta nem autoridade sobre as atividades que examina. Portanto, as revises e avaliaes feitas por um auditor interno nunca eximem outras pessoas da Unicamp das responsabilidades que lhes cabem.

Independncia A independncia essencial para a eficincia da Auditoria Interna. Esta independncia se obtm, primordialmente, atravs do posicionamento na estrutura organizacional e da objetividade: 5

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O posicionamento da funo da Auditoria Interna na estrutura organizacional e o apoio dado a esta funo pela administrao so os principais determinantes de sua amplitude e valor. O responsvel pelas atividades de Auditoria Interna deve, portanto, reportar-se a um executivo cuja autoridade seja suficiente tanto para assegurar uma ampla cobertura da Auditoria Interna, como para garantir a tomada de ao efetiva com respeito aos assuntos levantados e recomendaes efetuadas. A objetividade essencial funo da Auditoria. Um auditor interno no deve, portanto, desenvolver e implantar procedimentos, preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poder vir normalmente a examinar e analisar, e que venha a constituir empecilho manuteno de sua independncia.

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Sua objetividade no , entretanto, afetada pelas determinaes e recomendaes de padres de controle que venha a fazer para aplicao no desenvolvimento de sistemas e procedimentos por ele revistos. Por ser uma funo de staff no tem autoridade direta sobre os setores da Unidade/rgo cuja atividade audite/revise.

2. CDIGO DE TICA

O exerccio da auditoria interna est sujeito a princpios de tica profissional que o auditor tem o dever de observar, cumprir e fazer cumprir fielmente, nas suas relaes com a organizao, o pblico em geral, os rgos e as autoridades governamentais, as entidades de classe e seus colegas de profisso. Apresentamos a seguir, o Cdigo de tica estabelecido pelo Instituto dos Auditores Internos do Brasil - AUDIBRA. So postulados bsicos da tica profissional: Independncia profissional; Independncia de atitudes e de deciso; Intransferibilidade de funo; Eficincia tcnica; Integridade pessoal; Imparcialidade; Sigilo e discrio; Lealdade classe.

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a) Independncia Profissional O auditor deve concentrar suas atividades profissionais no exerccio da auditoria, nela compreendidas, as funes que por definio e tradio, lhe so atribudas pelos usos reconhecidamente aceitos, abstendo-se de praticar atos ou participar, por qualquer forma, de outras atividades incompatveis com seus postulados fundamentais. b) Independncia de Atitudes e Decises Embora mantenha vnculo empregatcio com a organizao para qual presta servios, o auditor prestar obedincia aos princpios de tica e observar as normas tcnicas e os padres de auditoria, como norma de conduta profissional. No desempenho de suas atividades de auditoria, agir sempre com absoluta independncia e, em quaisquer circunstncias e sob pretexto algum, convenincia prpria ou de terceiros, condicionar seus atos, suas atitudes, suas decises ou pronunciamentos a preceitos outros que no os postulados da sua profisso.O auditor no poder direta ou indiretamente, receber proventos ou recompensas de qualquer natureza de pessoas direta ou indiretamente interessadas em seu trabalho, exceto seu salrio e demais vantagens oficiais concedidas. c) Intransferibilidade de Funes A qualificao de auditor individual e intransfervel e no se estende a seus subordinados.No exerccio da sua atividade profissional, o auditor agir em seu nome pessoal, assumindo inteira responsabilidade tcnica pelos servios de auditoria por ele prestados e, em nenhuma hiptese, permitir que outra pessoa o faa em seu nome, salvo prepostos de sua oficial indicao, quando ento responder solidariamente com eles pelos respectivos atos. d) Eficincia Tcnica Tendo em vista os escopos estabelecidos para o servio de auditoria, o auditor dever, previamente, mediante exame adequado, julgar a viabilidade tcnica da sua execuo, em termos de prazos, da disponibilidade de elementos contbeis e comprobatrios e da extenso e complexidade das verificaes auditoriais, assegurando-se de que seu trabalho rene condies de satisfatrio desempenho tcnico.Ao propor planos de trabalho Alta Administrao, o auditor o far indicando o 7

alcance, a extenso e as limitaes do seu trabalho, de forma a evitar dvida ou controvrsia. O auditor no emitir relatrios nem dar informaes que no resultem de um adequado exame tcnico, segundo as normas e os procedimentos de auditoria prescritos, observando-se: - que o exame tenha sido realizado por ele ou sob sua superviso; - que o relatrio seja redigido com objetividade e de maneira a expressar claramente a sua opinio; - que, na ocorrncia da falta de dados ou de comprovao, ou ainda de situao inibitria de um juzo seguro, faa constar as suas ressalvas em seu relatrio. No exerccio da sua atividade, o auditor no emitir relatrios, pareceres, opinies ou informaes que no se coadunem com os objetivos de auditoria. e) Integridade Pessoal Praticar ato de descrdito sua profisso o auditor que, no desempenho de suas atribuies profissionais, infringir qualquer das seguintes normas mnimas: omitir faro importante, dele conhecido mas no evidenciado nas demonstraes contbeis ou gerenciais, cuja revelao seja necessria para evitar interpretaes ou concluses errneas; deixar de relatar ou dissimular irregularidade, informaes ou dados incorretos que estejam contidos nos registros e nas demonstraes contbeis ou gerenciais e que sejam do seu conhecimento; negligenciar efeitos graves na execuo de qualquer trabalho profissional e no seu respectivo relato; desprezar ou negligenciar a coleta de informaes suficientes para elaborar e sustentar seus pronunciamentos de forma a invalidar ou enfraquecer as proposies neles contidas;

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omitir-se sobre desvios, omisses ou desvirtuamentos dos preceitos legais ou contbeis, ou das normas e procedimentos da organizao; Formular opinies, fornecer informaes ou documentos que no traduzam adequadamente a expresso do seu melhor juzo e que, de qualquer forma, ocultem ou desvirtuem os fatos, induzindo a interpretaes errneas.

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e) Imparcialidade O auditor exerce uma judicatura opinativa quando emite seu parecer sobre demonstrativos contbeis ou gerenciais, transaes, fluxos e sistemas organizacionais, funo esta que lhe impe absoluta imparcialidade na execuo do trabalho de auditoria, na interpretao dos fatos e nos seus pronunciamentos conclusivos. As normas sobre imparcialidade devem orientar, basicamente, a conduta do auditor em todas as suas manifestaes e circunstncias, sendo-lhe vedado, sob qualquer pretexto, condies e vantagens, tomar partido na interpretao dos fatos, na disputa de interesses, nos conflitos de partes ou em qualquer outro evento. O auditor deve condicionar seu comportamento profissional evidncia da verdade quando, no seu melhor juzo, convenientemente apurada. f) Sigilo e Discrio O sigilo profissional regra mandatria e indeclinvel no exerccio da auditoria.O auditor obrigado a utilizar os dados e as informaes do seu conhecimento to s e exclusivamente na execuo dos servios que lhe foram confiados.Salvo determinao legal ou autorizao expressa da Alta Administrao, nenhum documento, dados, informaes e demonstraes podero ser fornecidos ou revelados a terceiros, nem deles poder utilizarse o auditor, direta ou indiretamente, em proveito de interesses pessoais, seus ou de terceiros. A auditoria no constitui artigo suscetvel de promoo pessoal, profissional e comercial. Seu exerccio sujeita-se s normas e aos usos de discrio pertinentes s profisses liberais.

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3. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Posicionamento das atividades A Auditoria Interna uma atividade independente dentro da organizao, vinculada ao Gabinete do Reitor assessorando o Consu atravs da Comisso de Auditoria Interna constituda por membros da CAD, a exercer o controle geral das atividades da Universidade, mantendo uma avaliao permanente dos controles de suas operaes e patrimnio, recomendando meios de proteo dos seus interesses, ativando sua eficincia operacional e exercendo um controle, em especial, das operaes com reflexos legais ou econmicos. 3.2 Dependncia hierrquica conforme estrutura da Unicamp A Auditoria Interna um rgo diretamente vinculado Reitoria para assuntos administrativos e tecnicamente Comisso de Auditoria que tem as seguintes atribuies: I) propor, rever e aprovar as diretrizes da Auditoria Interna; II) aprovar o plano anual de trabalho e seus relatrios e III) propor trabalhos especiais de auditoria. A Comisso de Auditoria composta por membros da CAD assim escolhidos: o Pr-Reitor de Desenvolvimento Universitrio, um representante Docente e um Diretor de Unidade de Ensino e Pesquisa. 3.3 rea de ao e alcance A rea de ao da Auditoria Interna compreender a totalidade dos setores que formam a estrutura administrativa da Unicamp. Para a efetivao de seu trabalho, os funcionrios dos distintos setores devem fornecer as informaes e documentos requeridos pelos auditores, dando livre acesso aos livros, registros, instalaes, entre outras. Considerando que a Auditoria Interna no uma funo de linha na organizao, mas sim uma funo staff, ela no ter autoridade direta sobre os setores da Unidade cuja atividade revise. Suas recomendaes devero, portanto, ser introduzidas atravs de decises do Diretor da Unidade ou outros executivos da alta administrao da Unidade auditada. 10

3.4 Organograma da Auditoria Interna

Gabinete do Reitor Reitoria

Comisso de Reitoria Auditoria Interna

Coordenador

Assistente Tcnico Auditores e Consultores

3.5 Descrio de Funes Considerando as perspectivas futuras de ampliao/redefinio do quadro e funes dos auditores, apresentamos a seguir, descrio das abribuies para todos os profissionais que possam vir a compor o quadro de auditores. Salientamos que as questes relativas a promoo seguem o PCVS Plano de Carreira.FICHA N 1 2 3 4 5 6 7 8 CARGO Coordenador de Auditoria Supervisor Snior de Auditoria Operacional Snior de Auditoria de Sistemas Pleno Jnior Trainee Assistente Tcnico

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FICHA 1

FUNO: ESPECIALIDADE: EQUIV. MNIMA DE CARREIRA UNICAMP: a) Superior Imediato:

COORDENADOR DE AUDITORIA AUDITORIA INTERNA Profissional de Humanas III

Comisso de Auditoria Interna assuntos tcnicos Reitoria assuntos administrativos Supervisor Snior Assistente Tcnico

b) Subordinados Diretos:

RESPONSABILIDADE BSICA responsvel pela organizao, desenvolvimento e eficincia da Auditoria Interna, visando o controle geral das atividades e do patrimnio da Universidade, assim como a promoo da eficincia operacional. responsvel, ainda, pela coordenao geral...

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