MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS FONDO DE ANTICIPO Y FUNCIONAMIENTO

DE CAJAS CHICAS

MAN-NPFAFCC-UNEFA: 0005

TABLA DE CONTENIDOS

I. Objetivo General .................................................................................................................................. 3

II. Usuarios .............................................................................................................................................. 3

III. Distribución ....................................................................................................................................... 3

Introducción ............................................................................................................................................. 4

Objetivos Específicos ............................................................................................................................... 4

Alcance ................................................................................................................................................. 4

Responsable ............................................................................................................................................ 5

Normas Generales .................................................................................................................................... 5

Normas Específicas .............................................................................................................................. 5

Base Legal ............................................................................................................................................... 6

Disposiciones Generales .......................................................................................................................... 7

Restricciones del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas ............................................. 12

Control del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas .................................................. 13

Procesos del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas ..................................................... 14

Flujograma de Procesos del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas ............................. 16

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I. Objetivo General

• Establecer las normas y procedimientos a los

Núcleos y Extensiones, para que efectúen todos

los procesos de movimientos, control y custodia

del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas

Chicas, que les sean asignados para sus

rendiciones ante la Dirección de Administración y

Finanzas.

II. Usuarios • Todas las Dependencias pertenecientes a la

Universidad Nacional Experimental Politécnica de

la Fuerza Armada Nacional.

III. DistribuciónOriginal: Dirección de Administración y Finanzas.

Copias: A las Dependencias.

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Introducción

El presente Manual tiene como función, suministrar a los diferente Núcleos y Extensiones de la

Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, un conjunto de normas

y procedimiento para el manejo de Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas.

El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, se establece para que Núcleos y

Extensiones de la UNEFA, puedan adquirir en forma inmediata bienes y servicios de bajo costo y en

cantidades limitadas.

Objetivos Específicos

• Conocer los procesos y procedimientos administrativo referente al Fondo de Anticipo y

Funcionamiento de Cajas Chicas.

• Proveer a funcionarios y dependencias de la Unefa, herramientas que permitan desarrollar

actividades adecuadas según lo establecido en las Leyes y Reglamentos para el funcionamiento

del Sector Publico.

• Establecer métodos y técnicas de trabajo, a seguir para realizar actividades, determinando

responsabilidades operativas, en la ejecución, formulación, control y evaluación de los

procedimientos pautados en el Manual.

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Alcance Estas normas y procedimientos son aplicables a los Núcleos y Extensiones de la UNEFA.

Responsable

• El responsable de la revisión, actualización y distribución adecuada de este Manual es el Jefe de

la Dirección de Planificación y Presupuesto.

Normas Generales

• Las presentes normas se deben cumplir en todas las Dependencias de la Universidad

Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, que soliciten la creación

de un Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas.

• La Dirección de Planificación y Presupuesto será la encargada de la aplicación y ejecución

del Manual de Normas y Procedimientos Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas

Chicas y velará por el cumplimiento del mismo.

• La responsabilidad de la estructura contenida y forma de presentación del Manual, será solo

modificado por la Dirección de Planificación y Presupuesto previa autorización del Vicerrector

Administrativo.

• La Dirección de Planificación y Presupuesto será la responsable de la actualización,

implantación y seguimiento del Manual.

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Normas Específicas

• Es deber de las Autoridades a través del Consejo Universitario, emanar un resuelto

especificando la base legal, en el cual se autoriza al funcionario responsable la utilización del

Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas y ejercer los derechos y atribuciones

para su ejecución.

• Es obligación de las Dependencias de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la

Fuerza Armada Nacional, la aplicación del Manual.

• Es deber de la Dirección de Administración y Finanzas, asesorar, evaluar, controlar, corregir y

consolidar lo procedimientos que se ejecuten en la aplicación del Manual.

• Las Dependencias receptoras del Manual, deberán remitir todos aquellos soportes que

avalen el gasto efectuado de Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, a la

Dirección de Administración y Finanzas a través del Vicerrector Administrativo.

• La Dirección de Administración y Finanzas deberá archivar en orden correlativo, todos

aquellos recaudos relacionados con la elaboración, ejecución y evaluación del Fondo de

Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas.

Base Legal

• Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control

Fiscal.

• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.

• Ley Orgánica de Planificación.

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• Ley de Universidades.

• Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.

• Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Público Nacional

(G.O. Nº 37.783 DEL 25/09/2003).

• Reglamento Nº 01 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre

el Sistema de Tesorería.

• Reglamento Nº 04 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre

el Sistema de Contabilidad Pública.

• Reglamento de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional.

• Normas Generales de Control Interno Dictadas por la Contraloría General de la República, (G.O.

Nº 36.299 DEL 17/06/1997).

• Normas Generales de Contabilidad del Sector Público.

• Normas Generales de Emisión de Factura y otros documentos.

• Manual de Normas de Control Interno, sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y

Descentralizada Funcionalmente, (G.O. Nº 38.282 del 28/09/2005).

• Manual de Organización de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza

Armada Nacional, de fecha 15/06/2000.

• Estatutos de la Asociación de Bienestar Estudiantil, (ASOBIES).

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• Reglamento de los Ingresos por Actividades Propios de la Universidad Nacional Experimental

Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, aprobado por el Consejo Universitario, de fecha

30/01/2007.

Disposiciones Generales

Apertura y reposición del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas

• La apertura del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, será autorizado por el

Rector de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, en

Consejo Universitario (Deberá indicar Nombre y Cédula del Funcionario responsable y el monto

mensual).

• El monto máximo de cada Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas será de

diecinueve unidades tributarias (19 U.T.), para los núcleos.

• El monto máximo de cada Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas será de trece

unidades tributarias (13 U.T.), para las extensiones.

• La reposición del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, se solicitará al

Vicerrectorado Administrativo, este a su vez lo remite a la Dirección de Administración y

Finanzas, cuando se hayan utilizado al menos el setenta y cinco por ciento (75%) de los fondos

otorgados la relación se acompañará con un Memorándum, el cual debe ceñirse a las

siguientes especificaciones:

1. Las fechas de las facturas deberán corresponder al mes de la Solicitud de Reposición

del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas.

2. Las facturas deberán ser elaboradas sin borrones, ni enmendaduras o tachaduras.

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3. Cada factura deberá tener el logotipo, emblema o sello del establecimiento donde se

efectuó el gasto y deberá aparecer impreso el número del registro de Información Fiscal

(R.I.F) del proveedor.

4. Las facturas deben cumplir con los requerimientos exigidos por el SENIAT, en relación a

la emisión de facturas.

5. Las facturas deberán ser presentadas por duplicado (en original y copia) con la

conformación del Decano o Coordinador del Núcleo o Extensión (firma y sello) y con la

indicación de la imputación presupuestaria por el reverso.

6. Toda factura deberá especificar claramente y por renglón el concepto de la adquisición.

No se aceptarán aquellas facturas cuyos conceptos sean "varios".

7. El monto del mes facturado no debe exceder al monto mensual aprobado por el Consejo

Universitario.

Lapso máximo para rendir facturas y reponer el cheque del Fondo de Anticipo y

Funcionamiento de Cajas Chicas

Se establece un lapso máximo de quince (15) días hábiles para reponer el cheque del fondo de

anticipo y funcionamiento de cajas chica, contados a partir de la fecha de entrega de documentos

ante la Dirección de Administración y Finanzas.

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Responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas y sus

deberes

• El responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, es el decano o

coordinador del núcleo ó extensión al cual se ha asignado dicho fondo para su administración y

custodia, quien podrá delegar el manejo del mismo, no así su responsabilidad.

• El responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas deberá llevar un libro

diario de las operaciones realizadas y de la disponibilidad de dicho fondo.

• El responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, al finalizar el mes

deberá rendir cuenta a la Dirección de Administración y Finanzas de los fondos recibidos

cualquiera sea el porcentaje gastado para el registro de los estados financieros.

• El responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas al cierre del ejercicio

fiscal, debe rendir los gastos, si existe un remanente deberá reintegrar estos recursos, a la

cuenta que la Dirección de Administración y Finanzas designe para tal fin.

Partidas y Sub-Partida Específica, contra cuya disponibilidad se puede utilizar el

Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas

1. El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas solo podrán usarse para gastos

contemplados en las Partidas:

402.00.00.00 “Materiales, Suministros y Mercancías”

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Subpartidas Descripción

402.01.01.00 Alimentos y Bebidas

402.03.02.00 Prendas de vestir

402.04.03.00 Cauchos y Tripas para vehículos

402.05.01.00 Pulpa de madera, papel, cartón

402.05.02.00 Envases y cajas de papel y cartón

402.05.03.00 Productos de papel y cartón para Oficina

402.05.04.00 Libros, revistas y periódicos

402.05.05.00 Material de enseñanza

402.05.06.00 Productos de papel y cartón para computación

402.05.07.00 Productos de papel y cartón para imprenta y reproducción

402.06.02.00 Abonos plaguicidas y otros

402.06.03.00 Tintas, pinturas y colorantes

402.06.04.00 Productos Farmacéuticos y medicamentos

402.06.06.00 Combustibles y lubricantes.

402.06.08.00 Productos plásticos

402.08.03.00 Herramientas menores, cuchillería y artículos generales de ferretería

402.08.09.00 Repuestos y accesorios para equipos de transporte.

402.08.10.00 Repuestos y accesorios para otros equipos

402.10.02.00 Materiales y útiles de limpieza y aseo

402.10.05.00 Útiles de escritorio, Oficina y materiales de

Instrucción.

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402.10.11.00 Materiales Eléctricos

402.10.12.00 Materiales para instalaciones sanitarias

402.99.01.00 Otros materiales y suministros

403.00.00.00 ”Servicios no Personales”

Subp artidas Descripción

403.04.05.00 Servicio de comunicaciones

403.06.01.00 Fletes y embalajes

403.06.03.00 Estacionamiento.

403.06.04.00 Peaje.

403.07.02.00 Imprenta y reproducción.

403.07.03.00 Relaciones Sociales

403.09.01.00 Viáticos y pasajes dentro del país.

403.11.02.00 Conservación y reparaciones menores de

equipos de transporte, tracción y elevación.

403.11.07.00 Conservación y reparaciones menores de

máquinas, muebles y demás equipos de

Oficina y Alojamiento.

403.18.01.00 Impuesto al valor agregado.

403.99.01.00 Otros servicios no personales.

Nota: En aquellos casos que por razones de Relaciones Sociales, es necesario la adquisición de

almuerzos, el responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas deberá justificar

al reverso de la (s) factura (s) el motivo de dicho gasto.

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Restricciones del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas

1. El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, solo podrá ser destinado a la

adquisición de bienes y servicios menores.

2. El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, no podrá ser destinado a la

compra de artículos considerados como Bienes Nacionales Muebles.

3. No se podrá utilizar el Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas para cubrir

desembolsos de:

• Cancelación de deudas por concepto de compras a plazo.

• Cambiar cheques.

• Efectuar préstamos.

• Aceptar vales del personal a cuenta de sueldos y salarios.

• Compras de regalos y obsequios a título personal.

• Avisos de prensa, ramos de flores, etc.

• Artículos de uso personal (toallas sanitarias, crema dental, perfumes u otras).

4. Activos reales, excepto:

• Inmuebles y equipos existentes.

• Conservación, ampliaciones y mejoras.

• Estudios y proyectos para la inversión en activos fijos.

• Contratación de inspección de obras.

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• Construcciones del dominio privado.

• Construcciones del dominio público.

5. Toda compra debe canalizarse a través de la Dirección de Administración y Finanzas y en

lo referente a órdenes de servicio por la Dirección de Servicios e Infraestructura.

Control del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas

• El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, será sometido a arqueos periódicos

realizados por parte de la Dirección de Auditoria Interna.

• Todo desembolso del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, deberá ser

autorizado por el Decano del Núcleo o Coordinador de la Extensión responsable de su

administración.

• La Dirección de Administración y Finanzas, deberá verificar y cotejar las facturas

correspondientes.

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Procesos del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas

Responsables Pasos Acción

Vicerrectorado Administrativo 1

Envía Memorándum Autorizando a la Dirección de Administración y Finanzas elaborar el Pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas de las Dependencias.

Dirección de Administración

y Finanzas2

Recibe autorización y elabora el pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas de las Dependencias. Envía Memorándum anexando listado de pago al Vicerrector Administrativo.

Vicerrectorado Administrativo 3

Recibe, chequea, elabora y envía Memorándum anexando listado de pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas de las Dependencias al Rectorado.

Rector4

Recibe, chequea, elabora y envía Memorándum con aprobación del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas al Vicerrector Administrativo.

Vicerrectorado Administrativo 5

Recibe Memorándum anexando listado de pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas y envía Memorándum aprobada a la Dirección de Administración y Finanzas.

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Dirección de Administración

y Finanzas

6

Recibe Memorándum anexando listado de pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas aprobada. Ejecuta y envía procedimientos administrativos para indicar monto según sea el caso: Núcleos y Extensiones.

Dependencia7

Recibe y envía la documentación con las pautas del Manual: Ejecutan las Partidas Presupuestarias.

Archivan Soportes según las normas del Manual. Rinden cuentas del uso de las Partidas Presupuestarias según procedimiento del Manual.

Vicerrectorado Administrativo8

Recibe la documentación de los núcleos y extensiones, y envía a la Dirección Administración y Finanzas.

Dirección de Administración

y Finanzas

9 Recibe la documentación con su soportes, ejecuta los procedimientos administrativos respectivo y archiva para su registro y control.

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