manual de normas, procesos y procedimientos de la sección de

Edificio Administrativo 1º piso – Teléfonos: 58-0274-2401998 – 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: [email protected]

Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS,, PPRROOCCEESSOOSS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE LLAA SSEECCCCIIÓÓNN DDEE

MMAANNTTEENNIIMMIIEENNTTOO DDEELL EEDDIIFFIICCIIOO AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO DDEE LLAA DDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS GGEENNEERRAALLEESS DDEE

LLAA UUNNIIVVEERRSSIIDDAADD DDEE LLOOSS AANNDDEESS

Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09

Vigencia de la Ultima Modificación:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1

Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO

Asunto:

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

2

Autoridades Universitarias

Mario Bonucci Rossini Rector

Patricia Rosenzweig Levy Vicerrectora Académica

Manuel Aranguren Rincón Vicerrector Administrativo

José María Andérez Álvarez Secretario

Rubén Darío Chacón Morón Director de Servicios de Información

Administrativa (DSIA)

Mérida, JUNIO 2009







ADMINISTRATIVO

Asunto:

EQUIPO DE TRABAJO

3

EQUIPO DE TRABAJO

ELABORADO POR:

T.S.U. LENINNA GUARACHE

Personal Directivo, Administrativo y Obrero del Departamento de Carpintería

de la Universidad De Los Andes

DISEÑO, COORDINACIÓN Y ASESORÍA:

Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ Especialista Organizacional y

Líder del Área de Modelado de Sistemas y Desarrollo Organizacional de la UD-DSIA

MÉRIDA, JUNIO 2009







ADMINISTRATIVO

Asunto:

INDICE DE CONTENIDO

4

1. INTRODUCCIÓN 2. RESEÑA HISTÓRICA 3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO 3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios Generales.

3.2. Estructura Organigramática en macro de la Unidad de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

Dirección de Servicios Generales.

3.3. Estructura Organigramática en micro de la Unidad de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

Dirección de Servicios Generales.

4. DIRECTORIO 5. MODELADO DE NEGOCIO (MN) DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. 5.1. Modelo del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.

• Diagrama de Jerarquía de Sistemas

5.2. Modelo de Objetivos del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.

• Diagrama del Modelo de Objetivos

5.3. Modelo de Procesos de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes. • Diagrama de Proceso

• Cadena de Valor

• Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales

• Inventario de Procesos y Procedimientos.

• PROCESOS FUNDAMENTALES (PF):

o PF-1. MANTENIMIENTO DE ASCENSORES

o Índice de Contenido del Proceso.

o Diagrama de Proceso

o Diagrama de Jerarquía de Procesos

o Diagramas de Actividades y Procedimientos

PF-1.1 Solicitud de Mantenimiento.

PF- 1.2 Plan anual de Mantenimiento Rutinario de Ascensores.

o PF-2. SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMPARTIDAS (INTERNAS-EXTERNAS)


o Diagrama de Proceso.







ADMINISTRATIVO

Asunto:

INDICE DE CONTENIDO

5



PF-2.1 Programación semanal de actividades de limpieza

PF-2.2 Control de personal de limpieza

PF-2.3 Requisición de insumos y materiales de limpieza

PF-2.4 Reporte Semanal de Actividades.

PF-2.5 Limpieza del Edificio Administrativo

o PF-3. SERVICIO DE MENSAJERÍA


o Diagrama de Proceso.



PF-3.1 Registro diario de correspondencia

PF-3.2 Requisición de materiales de trabajo

PF-3.3 Distribución de Carpetas

PF-3.4 Distribución de Correspondencia

5.4. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.

• Diagrama del Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo

de la Universidad de Los Andes.

5.5. Modelo Actores y Unidades Organizacionales.

• Modelo Actor- Rol -Actividad

• Matriz Actores-Procesos

6. BIBLIOGRAFÍA 7. ANEXOS







ADMINISTRATIVO

Asunto:

INTRODUCCIÓN

6

INTRODUCCIÓN

La elaboración del presente manual de procedimientos tiene como propósito fundamental

el contar con un documento de apoyo administrativo, que explique las actividades a

realizar por cada una de las áreas que integran la máxima casa de estudio.

La estructura organizativa de la Universidad de los Andes (ULA) tiene entre ellas el

Vicerrectorados Académico y el Vicerrectorado Administrativo, este último se encarga de

garantizar la equidad y responsabilidad social en la acción administrativa e Institucional, el

cual está compuesto de sistemas interrelacionados para planificar, coordinar y dirigir,

entre esos sistemas se encuentra la Dirección de Servicios Generales que sirven de

apoyo al Vicerrectorado administrativo para modernizar y mantener los servicios

estudiantiles como: comedor, transporte, entre otros.

Unas de las unidades organizativas pertenecientes a ésta Dirección es la Sección de

Mantenimiento del Edificio Administrativo que se encargan de establecer y mantener los

parámetros para el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas verdes,

correspondencia y demás implementos que afectan la calidad en la prestación de los

servicios de la Universidad del Edificio Administrativo.

El objetivo del desarrollo de este Manual es sistematizar los procedimientos para así

diseñar e implementar procesos integrales y generar información útil y necesaria,

estableciendo medidas de seguridad, control, autocontrol y objetivos que participan en las

secciones nombradas de dicha dependencia.







ADMINISTRATIVO

Asunto:

RESEÑA HISTORICA

7

2. RESEÑA HISTÓRICA

La Dirección de Servicios Generales fue creada según Decreto Rectoral en 1978, debido

a la necesidad que existía de organizar y unificar todas las actividades que eran

consideradas como servicios, de manera de auspiciar modificaciones que conduzcan a

una mayor eficiencia en los servicios de apoyo a las actividades Académicas de la

Institución.

De esta manera se logró la centralización de los distintos servicios estudiantiles y

administrativos, para mejorar y controlar los mismos, es así como nace la siguiente

estructura interna: Departamento de Comedor Universitario, Departamento Técnico y de

Servicios, Departamento de Transporte, Departamento de Carpintería, Sección de

Mantenimiento del Edificio Administrativo y Departamento de Compras.

MISIÓN: Proporcionar a la comunidad universitaria una serie de servicios fundamentales

que sirvan de soporte, a través del logro de mejorar el grado de bienestar y satisfacción

tanto a nivel individual como colectivo, para contribuir a alcanzar los fines académicos

propuestos por la comunidad. Esta unidad busca satisfacer al máximo las necesidades

básicas de los miembros de la comunidad universitaria, permitiéndoles a través de la

elevación de la calidad de vida, mejorar las condiciones de trabajo y fortalecer su

desempeño académico.

VISIÓN: Ser la unidad efectiva de prestación de servicios básicos de la Universidad,

administrados de manera efectiva y eficiente con un enfoque estratégico de apoyo y

soporte a la actividad académica. Ultima modificación (05.11.2008)






Materia: SISTEMA DE DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO Asunto:

3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

8

3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los

Andes.

3.2. Estructura Organigramática en Macro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo

de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.

3.3. Estructura Organigramática en Micro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo

de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.







ADMINISTRATIVO

Asunto: 3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los Andes

9

ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Fuente: http://www2.ula.ve/serviciosgenerales/ Figura 1. Organigrama de La Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes







ADMINISTRATIVO


3.1. Estructura Organigramática en macro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de

los Andes

10

DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

3.1. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MACRO DEL SISTEMA DE SISTEMA DE

CARPINTERÍA

Figura 2. Organigrama en Macro de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes







ADMINISTRATIVO


3.1. Estructura Organigramática en micro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de

los Andes

11

3.2. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MICRO DEL SISTEMA DE

MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

Figura 3. Organigrama en Micro de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes







ADMINISTRATIVO


3.1. Estructura Organigramática en micro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de

los Andes

12

3.3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MICRO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

Figura 4. Organigrama de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

Universidad de Los Andes








4. DIRECTORIO

13

4. DIRECTORIO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

LOS ANDES








4. DIRECTORIO

14

DIRECTORIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

SECCIÖN: Mantenimiento Edificio Administrativo

NOMBRE Y APELLIDO CEDULA CARGO NOMINAL EXTENSIÓN EXPERTO DEL

DOMINIO CONDICIÓN

Anel Rivas Lugo 13.803.991 Aseadora 2635 Fijo

Pilar Jiménez 13.500.150 Aseadora 2635 Fijo

Carlos Rangel 10.714.092 Ayudante de Servicio 2635 Fijo

Jesús Velásquez 13.098.530 Aseador 2635 Fijo

Argenis Sulbarán 6.701.080 Jardinero 2635 Fijo

Magali Rodríguez 5.201.217 Supervisor de Servicio 2602 X Fijo

Edgar Nava 8.022.970 Supervisor Mant. Edific. 2602 X Fijo

Cleida Rondón 4.492.573 Administradora Jefe 2632 X Fijo

Gloria Pacheco D. 10.100.113 Asistente Administrativo 2635 X Fijo





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA SALUD Página: MNPP-1/1



5. MODELADO DE NEGOCIO

15

5. MODELADO DE NEGOCIO (MN) DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 5.1. Modelo del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los

Andes.

5.2. Modelo de Objetivos del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

Universidad de Los Andes.

5.3. Modelo de Procesos de Negocio del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la


5.4. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la


5.5. Modelo Actores y Unidades Organizacionales.







ADMINISTRATIVO

Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO

5.1 MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

16

5.1. MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES • Diagrama de Jerarquía de Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la

Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.







ADMINISTRATIVO


5.1 MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

17

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Figura 5. Diagrama de Jerarquía de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes







ADMINISTRATIVO


5.2. MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

18

5.2. MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE

LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

• Diagrama del Modelo de Objetivos del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de los Andes







ADMINISTRATIVO


5.2. MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

19

MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

<<OBJETIVO >>VISIÓN

Ser la unidad efectiva de prestación de servicios básicos de la Universidad, administrados de manera efectiva y

eficiente con un enfoque estratégico de apoyo y soporte a la actividad

académica.

<<OBJETIVO >>MISIÓN

Proporcionar a la comunidad universitaria una serie de servicios fundamentales que sirvan de soporte, a través del logro de mejorar el grado de bienestar y satisfacción tanto a nivel individual como colectivo, para contribuir a

alcanzar los fines académicos propuestos por la comunidad. Esta unidad busca satisfacer al máximo las necesidades básicas de los miembros de la comunidad

universitaria, permitiéndoles a través de la elevación de la calidad de vida, mejorar las condiciones de trabajo y

fortalecer su desempeño académico.

<<OBJETIVO >>OBJETIVO ESPECIFICO

Satisfacer al máximo las necesidades básicas de los miembros de la comunidad universitaria, permitiéndoles a

través de la elevación de la calidad de vida, mejorar las condiciones de trabajo y fortalecer su desempeño

académico

DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

<<OBJETIVO >>OBJETIVO

DESCRIPCIÓN

<<OBJETIVO >>OBJETIVO

Figura 6. Modelo de Objetivo de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes







ADMINISTRATIVO


5.3. MODELO DE PROCESOS DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

20

5.3. MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE

LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

• Diagrama de Proceso del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la


• Cadena De Valor del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.

• Árbol de Procesos Y Procedimientos Fundamentales del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.

• Inventario de Procesos Y Procedimientos.







ADMINISTRATIVO



21

DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO

Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft

Figura 7. Diagrama de Proceso del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la








ADMINISTRATIVO



22

CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft

Figura 8. Cadena de Valor del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes








ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

23

ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS DE FUNDAMENTALES

DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

Figura 9. Árbol de Procesos y Procedimientos del Sistema de Mantenimiento del Edifico Administrativo de

la Universidad de Los Andes








INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

24

INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO

DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

PROCESOS Nº DE PROCEDIMIENTOS PROCESOS FUNDAMENTALES

MANTENIMIENTO DE ASCENSORES 2 SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES 5

SERVICIO DE MENSAJERÍA 4

PROCEDIMIENTOS TENTATIVOS 11







ADMINISTRATIVO

Asunto: PROCESOS FUNDAMENTALES

25

PROCESOS FUNDAMENTALES






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE ASCENSORES

Asunto: PORTADA

26

PF-1 MATENIMIENTO DE ASCENSORES






Materia: PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE

ASCENSORES

Asunto: ÍNDICE DE CONTENIDO

27

INDICE DE CONTENIDO o PF-1. MANTENIMIENTO DE ASCENSORES




• Procesos Fundamentales del Sistema de Mantenimiento de Ascensores (PF-1):

• PF-1.1 SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

o Diagramas de Actividades y Procedimientos.

• PF-1.2 PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS

ASCENSORES








ASCENSORES

Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL MANTENIMIENTO DE

ASCENSORES

28

DIAGRAMA DE PROCESO DEL MANTENIMIENTO DE ASCENSORES

Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft Figura 12. Diagrama de Proceso del Mantenimiento de Ascensores







ASCENSORES

Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE

MANTENIMIENTO DE ASCENSORES

29

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE ASCENSORES

Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft

Figura 13. Jerarquía de Proceso del Proceso de Mantenimiento de Ascensores







ASCENSORES

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

30

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE ASCENSORES

• Procesos Fundamentales del Proceso de Mantenimiento de Ascensores (PF-1)






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.1: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

31

PF-1.1. SOLICITUD DE MANTENIMIENTO






Materia:


Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 1.1 SOLICITUD DE

MANTENIMIENTO

32






Materia:



33

RESPONSABLE ACCIÓN

Personal de Mantenimiento

del Edificio Administrativo

1. Verifica condiciones de los ascensores. (Ver

procedimiento PF-2.4 Reporte Semanal de

Actividades).

2. Determina los daños del ascensor

3. Reporta daños.

Administradora

4. Recibe solicitud de arreglo del ascensor dañado o en

mal estado.

5. Verifica estado del daño.

6. Contacta a la empresa encargada del arreglo del

ascensor.

6.1. Llamada directa a la empresa.

6.2. Envío de oficio para el arreglo.

7. Recibe respuesta de la empresa.

8. Acuerda día y hora para verificar las fallas y arreglo.

Empresa Licitada

9. Traslado a la dependencia de técnicos.

10. Determinan daños y reparaciones.

11. Determinan presupuesto.

12. Envían presupuesto.

Administradora

13. Recibe presupuesto.

14. Verifica el presupuesto.

15. Ordena arreglo

Empresa Licitada

16. Reciben orden de arreglo.

17. Cambian piezas.

18. Reportan arreglos hechos y terminado.






Materia:



34

RESPONSABLE ACCIÓN

Administradora

19. Recibe reporte de arreglo

20. Crea orden de pago.

21. Realiza Cheque.

22. Notifica a la empresa pasar por la dependencia a

retirar el cheque.

23. Entrega cheque






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.2: PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES


35

PF-1.2. PLAN ANUAL DE

MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS

ASCENSORES






Materia:


Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 1.2 PLAN ANUAL DE

MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES

36






Materia:



37

RESPONSABLE ACCIÓN

Administradora

1. Planifica días para reparación intensa del ascensor.

2. Determina según calendario universitario.

2.1. Determina vacaciones colectivas.

2.2. Determina los mejores días para el arreglo.

2.3. Indica que sea los primeros días del mes de

Agosto

2.4. Determina horario diurno para el arreglo.

3. Redacta oficio de arreglo de ascensores para el

personal de vigilancia.

4. Entrega copia de oficio de arreglo de ascensores.

4.1. Entregar copias al personal de vigilancia, a la

empresa licitada y copia interna para el

departamento.

4.2. Entregar llaves de ascensor de carga al persona

de vigilancia.

Personal de Vigilancia

5. Recibe oficio de arreglo de ascensores.

6. Recibe llaves del Ascensor de Carga.

7. Verifica fecha y hora del arreglo.

8. Verifica tiempo del arreglo.

9. Notifica novedades sobre el arreglo de los ascensores

10. Habilitan ascensor de carga para labores de arreglo.

11. Ayuda en las labores de arreglo y mantenimiento de

los ascensores.






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES

Asunto: PORTADA

38

PF- 2 SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES


39

INDICE DE CONTENIDO

o PF-2. SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES (INTERNAS Y EXTERNAS)




• Procesos Fundamentales del Sistema de Servicio de Limpieza de Áreas Comunes (Internas y Externas) (PF-2):

• PF-2.1. PROGRAMA SEMANAL DE ACTIVIDADES DE LIMPIEZA


• PF-2.2. CONTROL DE PERSONAL DE LIMPIEZA


• PF-2.3. REQUISICIÓN DE INSUMOS DE MATERIALES DE LIMPIEZA


• PF-2.4. REPORTE SEMANAL DE ACTIVIDADES


• PF-2.5. LIMPIEZA DEL EDIFICO ADMINISTRATIVO







Materia: PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE

ÁREAS COMUNES

Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO DE SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES

40

DIAGRAMA DE PROCESO DEL SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES


Figura 14. Diagrama de Proceso del Servicio de Limpieza de Áreas Comunes







ÁREAS COMUNES

Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES

41

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS

COMUNES


Figura 15. Jerarquía de Proceso del Proceso de Limpieza de Áreas Comunes







ÁREAS COMUNES

Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

42

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE

LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES (INTERNAS Y EXTERNAS)

• Procesos Fundamentales del Proceso de Limpieza de Áreas Comunes (PF-2)






Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.1: PROGRAMA SEMANAL DE

ACTIVIDADES DE LIMPIEZA

Asunto:

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

43

PF-2.1 PROGRAMA SEMANAL DE









Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.1 PROGRAMA SEMANAL DE ACTIVIDADES DE LIMPIEZA

44








Asunto:


45

RESPONSABLE ACCIÓN Supervisor del

Mantenimiento del Edificio

Administrativo

1. Determina días laborables de la semana según

calendario universitario y fechas júbilo para la

universidad y dirección.

2. Planifica la distribución de acuerdo al personal

existente.

3. Determina la rotación de los oficios por semana.

4. Crea lista de asignados para limpieza por semana.

5. Evita la repetición de funciones por más de dos (2)

semanas seguidas.

6. Asigna el trabajo.

6.1. Limpieza de estacionamiento.

6.2. Mantenimiento de jardinería.

6.3. Limpieza de baños internos.

6.4. Limpieza de pasillos y escaleras internas.

7. Verifica que cada empleado de limpieza rote todas las

áreas de limpieza del edificio administrativo.

8. Recibe notificaciones de las condiciones o daños

efectuados al edificio y sus áreas (Ver procedimiento

PF-2.4 Reporte Semanal de Actividades).

9. Entrega llaves de Ascensor de carga a quien lo

solicite.






Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.2: CONTRO DE PERSONAL

DE LIMPIEZA

Asunto:


46

PF-2.2 CONTROL DE PERSONAL DE

LIMPIEZA







DE LIMPIEZA

Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.2 CONTRO DE PERSONAL DE LIMPIEZA

47







DE LIMPIEZA

Asunto:


48

RESPONSABLE ACCIÓN

Supervisor del


Administrativo

1. Verifica asistencia de los empleados.

2. Exige diariamente la firma de los empleados en el

Libro de Asistencia.

2.1. Horarios de firmas: 7.30 a.m., 11.30 a.m., 5.00

p.m.

3. Previene posibles faltas de personal en los puestos

asignados.

4. Verifica falta.

4.1. Recibe órdenes médicas.

4.2. Cubre falta de personal.

5. Asigna a los Empleados de limpieza funciones en las

áreas en que falte personal.

6. Adjunta Lista de Asistencia de Empleados a los

reportes verbales semanales enviados a la

Administradora.






Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.3: REQUISICIÓN DE

INSUMOS Y MATERIALES DE LIMPIEZA

Asunto:


49

PF-2.3 REQUISICIÓN DE INSUMOS DE

INSUMOS Y MATERIALES








Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.3 : REQUISICIÓN DE INSUMOS Y MATERIALES DE LIMPIEZA

50








Asunto:


51

RESPONSABLE ACCIÓN

Supervisor del


Administrativo

1. Corrobora material de existencia en almacén

1.1. De existir prosiguen con la asignación de

personal de limpieza y dotación de artículos de

limpieza.

1.2. De lo contrario.

1.2.1. Envía solicitud de materiales a la

Administración.

1.2.2. Envía especificaciones de cantidades y

materiales necesarios.

Administrador

2. Recibe solicitud de materiales.

3. Contacta a los proveedores.

4. Especificar cantidades de materiales a necesitar.

5. Crea orden de compra.

Supervisor del


Administrativo

6. Recibe materiales y artículos de limpieza por parte del

proveedor.

7. Verifica los materiales pedidos con los recibidos.

8. Firma y sella recibido la nota de entrega.

9. Corrobora lista de asignados para las áreas de

limpieza y jardinería.

10. Verifica que sea final de semana y/o día viernes.

11. Convoca a los empleados de limpieza por áreas.

12. Expresa verbalmente asignación de oficios para la

semana siguiente.








Asunto:


52

RESPONSABLE ACCIÓN

Supervisor del


Administrativo

13. Entrega materiales o productos de limpieza.

14. Indica tipos y cantidades de materiales entregados.

15. Indica cantidades de productos.

16. Indica tiempo aproximado de duración de tiempo para

la recarga de productos nuevamente.






Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.4: REPORTES SEMANAL DE

ACTIVIDADES

Asunto:


53

PF-2.4 REPORTE SEMANAL DE

ACTIVIDADES







ACTIVIDADES

Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 2.4 REPORTES SEMANAL DE ACTIVIDADES

54







ACTIVIDADES

Asunto:


55

RESPONSABLE ACCIÓN

Personal de Limpieza y


Administrativo y/o Personal

de Vigilancia

1. Verifica las condiciones del edificio. 2. Suministra notificaciones sobre el estado del edificio

administrativo.

Supervisor del


Administrativo

3. Recibe notificaciones de las condiciones del edificio administrativo

4. Comprueba las notificaciones dadas por los

empleados de limpieza. 5. Determina materiales y equipos dañados y/o

averiados. 6. Reporta verbalmente los materiales y/o equipos

necesarios para reposición.

Administradora

7. Recibe reportes verbales de materiales y/o equipos necesarios para reposición.

8. Pide materiales a los proveedores o empresas

licitadas

Supervisor del


Administrativo

9. Recibe materiales. 10. Entrega materiales y/o equipos a los empleados

correspondientes al daño o cambio. (Ver procedimiento PF – 2.3 Requisición de Insumos y materiales de Limpieza)

Personal de Limpieza y


Administrativo y/o Personal

de Vigilancia

11. Recibe materiales y/o equipos. 12. Repone materiales y/o equipos.






Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.5: LIMPIEZA DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO


56

PF-2.5 LIMPIEZA DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO







ADMINISTRATIVO

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.5 LIMPIEZA DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO

57







ADMINISTRATIVO


58

RESPONSABLE ACCIÓN

Supervisor del


Administrativo

1. Ordena actividad y distribución. ( Ver Proceso

Fundamental PF-2.1: Programa Semanal de

Actividades de Limpieza)

Aseador

2. Recibe órdenes de actividad y distribución.

3. Recibe material y artículos de limpieza al final de la

semana.

4. Verifica las condiciones del Edifico.

4.1. Si están en buenas condiciones con la limpieza.

4.1.1. Continúa con la limpieza.

4.2. De lo contrario

4.2.1 Notifica verbalmente condiciones del

edificio (Ver Proceso Fundamental PF-2.4:

Reportes Semanal de Actividades).

5. Acondiciona ambiente para la limpieza.

6. Determina la mejor manera para la limpieza.

6.1. Coloca conos de advertencia.

6.2. Determina el orden de limpieza de pasillos.

6.3. Determina el orden de limpieza de los baños.

7. Determina la mejor hora para la limpieza.






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERÍA

Asunto: PORTADA

59

PA- 3 SERVICIO DE MENSAJERÍA






Materia:



60

INDICE DE CONTENIDO

o PF-3. SERVICIO DE MENSAJERÍA




• Procesos Fundamentales del Sistema del Servicio de Mensajería (PF-3):

• PF-3-1. REGISTRO DIARIO DE CORREPONDENCIA


• PF-3-2. REQUISICIÓN DE MATERIALES DE TRABAJO


• PF-3-3. DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS


• PF-3-4. DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA.







Materia:


Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA

61

DIAGRAMA DE PROCESO DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA


Figura 16. Diagrama de Proceso del Servicio de Mensajería






Materia:


Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA

62

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA

.


Figura 17. Jerarquía de Proceso del Proceso de Servicio de Mensajería






Materia:


Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

63

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DEL

SERVICIO DE MENSAJERÍA

• Procesos Fundamentales del Proceso del Servicio de Mensajería (PF-3)






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.1: REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA


64

PF- 3.1 REGISTRO DIARIO DE

CORRESPONDENCIA






Materia:


Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.1 REGISTRO DIARIO DE

CORRESPONDENCIA

65






Materia:



66

RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de

Correspondencia

1. Recibe correspondencia.

2. Verifica estado de la correspondencia recibida.

3. Verifica si es de la oficina de correo.

4. Verifica destino de correspondencia recibida.

4.1. Determina núcleos.

4.1.1. Núcleo Táchira.

4.1.2. Núcleo Trujillo.

4.1.3. Núcleo El Vigía.

4.1.4. Núcleo Tovar.

4.2. Determina dependencias.

4.2.1. Direcciones.

4.2.2. Departamentos.

5. Registra en las carpetas correspondientes.

5.1. Si existe carpeta

5.1.1. Incluye correspondencia.

5.2. De lo contrario

5.2.1. Crea carpeta. (Ver procedimiento PF-3.2

Requisición de Materiales de Trabajo).

6. Cuenta la cantidad de folios que contiene la

comunicación.

7. Registra en el Hoja de control de correspondencia los

datos relacionados con la documentación recibida

proveniente de direcciones, departamentos y

dependencias universitarias o particulares.






Materia:



67

RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de

Correspondencia

8. Registra fecha, hora (llegada – Salida), número del

oficio, origen y destino Firma del que Recibe.

9. Distribuye la correspondencia. (Ver procedimiento PF-

3.4: Distribución de Correspondencia).






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.2: REQUISICIÓN DE MATERIALES DE TRABAJO


68

PF-3.2 REQUISICIÓN DE MATERIALES

DE TRABAJO






Materia:


Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.2 REQUISICIÓN DE MATERIALES

DE TRABAJO

69






Materia:



70

RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de

Correspondencia

1. Verifica la existencia de carpetas.

2. Verifica la existencia en cada carpeta de la Hoja de

Control de Correspondencia.

2.1. De existir.

2.1.1. Verifica los renglones restantes vacíos.

2.1.2. Termina de llenar la planilla.

2.2. De no existir.

2.2.1. Busca archivo en el computador

2.2.2. Imprime Hoja de Control de

Correspondencia.

2.2.3. Verifica el Nº de Hoja de Control de

Asistencia.

2.2.4. Coloca nueva Hoja de Control de

Correspondencia.

3. Verifica la existencia de Hoja de Solicitud de Pedido

por Trabajo o Servicio.

3.1. De existir

3.1.1. Verifica la existencia impresa.

3.2. De no existir

3.2.1. Busca archivo en el computador

3.2.2. Imprime Hoja de Control de

Correspondencia.






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.3: DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS


71

PF-3.3 DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS






Materia:


Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.3 DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS

72






Materia:



73

RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de

Correspondencia

1. Recibe correspondencia (Ver procedimiento PF-3.1

Registro Diario de Correspondencia).

2. Ordena la correspondencia.

3. Registra en carpetas. (Ver procedimiento PF-3.2

Requisición de Materiales de Trabajo)

4. Verifica coincidencia entre correspondencia y carpeta.

5. Verifica fecha y urgencia de la correspondencia.

5.1. Si es Urgente.

5.1.1. Llama al mensajero

5.1.2. Entrega Correspondencia.

5.1.3. Exige firma de entrega en la carpeta

correspondiente.

5.2. Si es Urgente para alguna dependencia del

Edificio Administrativo. (Ver Procedimiento PF-

3.4 Distribución de Correspondencia).

6. Coloca en carpetas los sobres y folios.

7. Ordena por Dependencia.

8. Transcribe datos recopilados al archivo automatizado

del computador.






Materia:

PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.4: DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA


74

PF-3.4 DISTRIBUCIÓN DE

CORRESPONDECIA






Materia:


Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.4 DISTRIBUCIÓN DE

CORRESPONDENCIA

75






Materia:



76

RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de

Correspondencia

1. Determina origen de la correspondencia.

1.1. Si es para Dependencias fuera del Edificio

Administrativo.

1.1.1. Llama al mensajero.

1.1.2. Entrega correspondencia.

1.1.3. Exige firma de recibido.

1.2. Si para núcleo

1.2.1. Entrega a la Oficina General de Correo.

2. Acumula cierta cantidad de correspondencia.

3. Verifica días para la entrega de correspondencia.

3.1. Determina días intermedios y finales (Miércoles –

Viernes).

4. Determina urgencia de la correspondencia.

5. Recolecta carpetas contenedoras de correspondencia.

6. Selecciona recorrido por el Edificio Administrativo

6.4. Determina Dependencia.

6.5. Determina Departamento.

6.6. Determina Oficina.

6.7. Determina Piso.

7. Si hay Secretaria y/o Recepcionista.

7.1. Entrega directamente correspondencia para toda

la dependencia.

7.2. Llena Hoja de Control de Correspondencia.

7.3. Entrega Carpeta.






Materia:



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RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de

Correspondencia

7.4. Exige firma y sello de recibido

8. Si no hay secretaria

8.1. Dirigirse hasta el destinatario.

9. Verifica lo entregado.

10. Transcribe al archivo automatizado.







ADMINISTRATIVO


5.4. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

78

5.4. MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE

LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

• Diagrama del Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.







ADMINISTRATIVO


5.4. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO

79

MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO

Fuente: Modelado de Reglas de Negocios. Curso Modelado de Sistema. BASAD

Figura 18. Modelo de reglas del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo







ADMINISTRATIVO


5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO

80

5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

• Modelo Actor – Rol – Actividad

• Matriz Actores – Procesos







ADMINISTRATIVO



ADMINISTRATIVO

81

MODELO ACTOR – ROL – ACTIVIDAD DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL

EDIFICIO ADMINISTRATIVO

MODELO PROCESO - ACTOR - ROL UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO: Mantenimiento del Edificio Administrativo

Nº PROCESO NOMBRE Y APELLIDO ACTOR ROL NOMINAL ROL FUNCIONAL

1 Apoyo Gerencial Cleida Rondón Administradora Administradora Jefe Administradora

2 Gloria Pacheco D.

Personal T.S.U. Fijo

Asistente Administrativo Supervisor Mant. Edif.

3 Anel Rivas Personal Obrero Fijo Aseadora Aseadora

4 Pilar Jiménez Personal Obrero Fijo Aseadora Aseadora

5 Carlos Rangel

Personal Obrero Fijo

Ayudante de Servicio Ayudante de Servicio

6 Jesús Velásquez

Personal Obrero Fijo Aseador Aseador

7 José Guillen Personal Obrero Fijo

Ayudante de Servicio Ayudante de Servicio

8

Mantenimiento del Edificio Administrativo

Argenis Sulbarán

Personal Obrero Fijo Jardinero Jardinero

9 Magali Rodríguez

Personal Obrero Fijo

Supervisor de Servicio

Receptor de Correspondencia

10 Servicio de Mensajería

Edgar Nava Personal Obrero Fijo

Supervisor Mant. Edific. Supervisor Mant. Edific.

11 Mantenimiento de Ascensores Cleida Rondón Administradora Administradora Jefe Administradora







ADMINISTRATIVO



ADMINISTRATIVO

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MODELO ACTORES – PROCESOS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL

EDIFICIO ADMINISTRATIVO

Apoyo Gerencial ROL ACTIVIDAD

ADMINISTRADOR

JEFE

• Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros. • Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias. • Autoriza los movimientos relacionados con el área. • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. • Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros. • Informa a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia. • Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad. • Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área administrativa. • Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia. • Representa a la unidad ante el Comité de Compras. • Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales. • Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones. • Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad. • Verifica los trámites por solicitudes de compra de divisas. • Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos. • Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la

dependencia. • Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros. • Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de

funcionamiento interno. • Administra los recursos económicos y materiales de la unidad. • Revisa y coordina la preparación de los estados de la Ejecución Financiera. • Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales. • Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad. • Representa a la Institución en el área de su competencia. • Administra, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución. • Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa. • Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad. • Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos

administrativos exigidos por la Institución. • Elabora y envía a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de

cuentas, gastos de operación, retenciones, aportes, entre otros. • Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención. • Asiste y participa en reuniones de la unidad. • Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables. • Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo. • Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas. • Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad. • Opera un microcomputador para accesar información. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la

organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







ADMINISTRATIVO



ADMINISTRATIVO

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Apoyo Gerencial

ROL ACTIVIDAD

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. • Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. • Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de

asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.

• Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. • Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a

proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

• Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. • Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. • Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. • Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo,

avance a justificar, caja chica, etc. • Realiza registro contable. • Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de

urgencias. • Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a

justificar. • Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de

los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica. • Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. • Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y

Programación Presupuestaria. • Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales

y caja chica. • Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. • Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos. • Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la

existencia de los mismos. • Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones,

máquinas y/o equipos de la dependencia. • Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. • Lleva control de la caja chica. • Brinda apoyo logístico en actividades especiales. • Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas. • Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. • Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. • Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. • Atiende e informa al público en general. • Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. • Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados

por el supervisor.







ADMINISTRATIVO



ADMINISTRATIVO

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Apoyo Gerencial

ROL ACTIVIDAD

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

• Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. • Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes. • Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores. • Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras. • Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de

compras. • Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías. • Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago. • Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas. Informa a los proveedores sobre

la cancelación de las facturas. Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores. • Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. • Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta

efectuadas por el personal de la Institución. • Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta. • Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda. • Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes. • Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional. • Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes. • Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca. • Controla que se haga efectiva la retención de impuestos. • Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda. • Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y

personas naturales. • Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado. • Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados. • Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva. • Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos. • Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos. • Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable. • Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable. • Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable. • Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos. • Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por

concepto de viáticos. • Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de

la chequera de viáticos. • Archiva y lleva el control de los documentos del área. • Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados. • Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos. • Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados. • Transcribe y accesa información operando un microcomputador. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la

organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







ADMINISTRATIVO



ADMINISTRATIVO

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Apoyo Gerencial

ROL ACTIVIDAD

SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO

• Coordina conjuntamente con el personal obrero a su cargo, la ejecución de tareas relacionadas con el área.

• Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo. • Establece cronogramas de trabajo a cumplir. • Imparte órdenes e instruye al grupo de trabajo sobre la forma a desarrollar las tareas

asignadas. • Inspecciona el progreso, calidad y cantidad del trabajo realizado. • Inspecciona las edificaciones y sus alrededores para asegurarse de su estado de

limpieza y del mantenimiento en general. • Llena formatos de solicitudes de materiales y equipos. • Recibe materiales y equipos de trabajos y los distribuye a su personal. • Controla la asistencia del personal a su cargo. • Estima el tiempo y materiales requeridos para la ejecución de obras menores

asignadas a su grupo de trabajo y mantiene control de las mismas. • Mantiene registro de tiempo y materiales usados en los trabajos. • Elabora informes detallados de los trabajos realizados, materiales utilizados,

inconvenientes presentados y los presenta a su superior inmediato. • Atiende solicitudes y reclamos por limpieza y mantenimiento en general e imparte las

correspondientes órdenes para su solución. • Vela por el buen uso y conservación de los equipos, herramientas y demás bienes

asignados a la unidad a su cargo. • Elabora y presenta reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. • Reporta a su superior inmediato las novedades ocurridas. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada







ADMINISTRATIVO



ADMINISTRATIVO

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Apoyo Gerencial

ROL ACTIVIDAD

SUPERVISOR DE

SERVICIO

• Coordina conjuntamente con el personal obrero a su cargo, la ejecución de tareas relacionadas con el área.

• Distribuye las tareas a realizar por los obreros en las áreas de su competencia. • Participa en la realización de trabajos complejos de mantenimiento. • Realiza cambios en los obreros a su cargo, de acuerdo con el rendimiento de los

mismos, dentro de su área de trabajo. • Estudia e interpreta planos de proyectos y los discute con el supervisor inmediato. • Atiende directamente las órdenes de reparación. • Verifica los trabajos luego de realizados, a fin de dar cumplimiento con lo solicitado y

que reúna con las condiciones requeridas. • Estima costos, tiempo y materiales necesarios para la realización de los trabajos de

mantenimiento. • Elabora pedidos de material, recomendando la adquisición de herramientas y equipos

de alta calidad. • Supervisa mudanzas de materiales y equipos de las dependencias de la Institución. • Vela por el apoyo logístico de eventos en las dependencias de la Institución. • Lleva control de asistencia del personal a su cargo, reportando ausencias, permisos,

etc. y solicita los suplentes cuando lo amerite. • Adiestra al personal obrero a su cargo, sobre el correcto uso de las herramientas,

materiales y equipos de mantenimiento. • Vela por el cumplimiento de las normas relacionadas con el área de mantenimiento,

por parte del personal a su cargo. • Lleva el control de los materiales y herramientas que le son suministrados a los

obreros a su cargo. • Detecta alguna irregularidad en el desempeño de las actividades de servicios por el

personal a su cargo y sugiere soluciones concretas que estén a su alcance. • Reporta a su supervisor inmediato acerca de alguna irregularidad presentada en el

desempeño de las actividades de servicios, para su solución. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







ADMINISTRATIVO



ADMINISTRATIVO

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Apoyo Gerencial

ROL ACTIVIDAD

ASEADOR

• Asear las instalaciones de la Organización, así corno distribuir material de aseo, utilizando los equipos y materiales correspondientes para mantener en condiciones óptimas de limpieza a las mismas.

• Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras áreas. • Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles

y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas • Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel sanitario,

desodorantes y otros. • Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos. • Moviliza material de oficina y mobiliario. • Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos de oficina,

en horas previamente establecidas. • Llena reportes de las tareas asignadas. • Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. • Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la

organización. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. • Es responsable con carácter constante por el uso de materiales, equipos y

herramientas tales como: detergentes, mopas, paños, ceras material de cristalería, pinzas, cloro, pulidora, aspiradora, cepillo, pala, escardilla, escobillón, espátula, hornos de esterilización, entre oíros.

• Es responsable del mantenimiento de los equipos y herramientas de manera Indirecta y con carácter periódico.







ADMINISTRATIVO



ADMINISTRATIVO

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Apoyo Gerencial

ROL ACTIVIDAD

AYUDANTE DE

SERVICIO

• Barre, lava, aspira, desmancha, encera y pule los pisos de las áreas de la Organización que le sean asignadas.

• Limpia y desmancha paredes, ventanas, vidrios, puertas, fórmicas y maderas de tabiques divisorios de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas.

• Limpia escritorios, sillas, pupitres, mesas, archivos y demás equipos de oficinas. • Retira afiches, propaganda y anuncios publicitarios en general de las diferentes áreas de la

Organización. • Retira cualquier tipo de material o sustancia adherida a paredes, pisos, equipos y mobiliarios

de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas. • Recoge, empaca y traslada los desperdicios a los sitios destinados para su recolección. • solicita, ordena y controla materiales y artículos de limpieza, velando por el buen uso del

mismo. • Distribuye servilletas, jabón, papel higiénico y detergentes entre los baños de la Organización. • Distribuye los botellones de agua potable por las diferentes instalaciones de la Organización. • Instala los equipos audiovisuales para eventos, clases, conferencias, etc. • Verifica el buen estado y el uso de los equipos audiovisuales que han sido solicitados en

préstamo. • Organiza en el depósito los equipos audiovisuales. • Traslada en carrucha equipos, mobiliarios y materiales de oficina dentro de las instalaciones de

la Organización. • Carga y descarga materiales, equipos y otros bienes en vehículos automotores livianos o

pesados. • Amarra y ajusta la carga en la plataforma del vehículo y tiende el encerado. • Realiza mudanzas entre las distintas dependencias de la Organización. • Embala y organiza material académico / administrativo y equipos de oficina. • Compra material de oficina. • Lava la cafetera una vez utilizada. • Colabora con el servicio de refrigerios cuando se realizan reuniones, conferencias, talleres,

etc. • Riega plantas y jardines interiores. • Realiza tareas generales de jardinería. • Abre y cierra puertas cuando se le solicita. • Ayuda al personal de mantenimiento y transporte en actividades menores de reparación y /o

servicio según le sean asignadas. • Informa al personal de mantenimiento sobre posibles fallas en los equipos. • Llena reportes periódicos de las tareas realizadas. • Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. • Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la

organización • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







ADMINISTRATIVO

Asunto: 7.ANEXOS

89

BIBLIOGRAFIA

• Montilva, Jonás. Ingeniería de Requisitos V3.0. CEISOFT, 2005. Mérida-

Venezuela • Barrios, Judith. Taller Modelado de Objetivos. Departamento de Computación,

2005. Mérida-Venezuela • www.ula.ve • www.ula.ve/personal/varios_opsu/Manual_Cargos.html







ADMINISTRATIVO

Asunto: 7.ANEXOS

90

7. ANEXOS

manual de normas, procesos y procedimientos de la sección de

Documents