Fecha27 de noviembre de 2014

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BRIGHT MAIDSAGENCIA DE LIMPIEZA DOMESTICA

Manual de la organizacin

Noviembre 2014

PRESENTACIN

Este manual pretende informar sobre los distintos rubros dentro de la empresa BRIGHT MAIDS as como describir a detalle el organigrama de la empresa analizando puesto por puesto desde la alta direccin hasta los puestos operativos.

CONTENIDO1.PRESENTACIN22.CONTENIDO33.INTRODUCCIN44.ANTECEDENTES55.MARCO NORMATIVO66.OBJETIVO DEL MANUAL77.INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL88.ORGANIGRAMA99.LA EMPRESA1010.CEDULAS DE DESCRIPCION DE FUNCIONES1310. GLOSARIO23

INTRODUCCIN

Este manual est elaborado con la finalidad de que la organizacin cuente con un documento que nos muestre como est organizada la empresa BRIGHT MAIDS, las unidades que lo integran y las funciones de cada departamento.

Es de gran importancia contar con informacin del centro de trabajo para que los que en ella trabajen conozcan con precisin y exactitud cules son sus funciones que deben desempear como colaboradores, as como a quien estn subordinados.

En este documento encontraras los objetivos, sus valores, organigramas, directorio y todo lo funcional que tenga que ver con la empresa BRIGHT MAIDS, para lo cual es importante que te detengas en cada pgina de este libro y revises meticulosamente.

Este manual debe ser revisado cada dos aos para adecuarlo a los posibles cambios organizacionales.

ANTECEDENTES

BRIGHT MAIDS agencia de limpieza domstica es una empresa establecida en 2015 la tiene como actividad principal la prestacin de servicios integrales de limpieza a particulares; destacando su forma jurdica como una sociedad annima.Actualmente cuenta con una descripcin general de la empresa pero a fin de que la empresa tenga mejor definidas las tareas dentro de la misma se vio en la necesidad de sistematizar toda la informacin as logrado tener una mejor funcionalidad dentro de la empresaPor estas razones se decidi elaborar el primer manual de la organizacin que facilite la organizacin de las taras administrativas y operacionales dentro dela empresa.

MARCO NORMATIVO

El Marco normativo est basado en los siguientes documentos que contienen previsiones que consideran mediante referencias a travs del texto de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad. As como las leyes principales que reglamentan a la organizacin en general.

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Constitucin Poltica del Estado de Oaxaca de Jurez Ley Federal del Trabajo Reglamento estatal de limpieza Norma Mexicana NMX-CC-9001-IMNC-2008 ISO 9001: 2008 Fundamentos y vocabulario Norma Mexicana NMX-CC-9001-IMNC-2008 ISO 9001: 2008 Sistema de Gestin de Calidad NORMA Oficial Mexicana NOM-017-STPS-2008, Equipo de proteccin personal-Seleccin, uso y manejo en los centros de trabajo Dems Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de carcter administrativo y de observancia general en el mbito de su competencia.

OBJETIVO DEL MANUAL

5.1 OBJETIVO DEL MANUAL

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional formal y real, as como las responsabilidades y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad de la empresa.

5.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Definir la estructura formal y real de la empresa que establezca los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.

Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades integrantes de la institucin

INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL

6.4 DISTRIBUCIN Recibirn un ejemplar del presente Manual, los miembros de la empresa BRIGTH MAIDS.

6.2 ESTRATEGIA PARA EL USO DEL MANUAL Despus de distribuir el Manual de Organizacin, es responsabilidad de los directores y encargados, instruir al personal de sus respectivos departamentos sobre el mismo y supervisar su ntegra y correcta aplicacin.

6.3 IMPLANTACIN DEL MANUALLa implantacin y puesta en marcha del contenido del presente Manual, tendr lugar luego de que todos los miembros de la organizacin estn informados y tengan una copia del mismo. Este servir de orientacin y gua para la administracin de la empresa.

ORGANIGRAMA

Se va a contar con la ayuda de un asesor externo (asesora), que gestione los temas laborales, fiscales, contables y de tramitacin de ayudas.

Tambin se subcontratara los servicios de prevencin de riesgos.En un corto-mediano plazo se planea expandir el organigrama, agregando servicios extras, por lo cual se aadirn operativos con nuevas funciones.

LA EMPRESA

Ilustracin 1(Elaboracin propia)

TIPO DE EMPRESA BRIGHT MAIDS es una empresa de servicios que pertenece al sector de aseo y limpieza, que busca brindar servicios personalizados e integrales al hogar.

TAMAO Y UBICACIN DE LA EMPRESA La empresa iniciar como una pequea empresa ya que contar inicialmente con 4 empleados y se ubicar en el sector norte de la ciudad de Oaxaca (colonia reforma) para ser un punto central en la ciudad, de igual forma, la atencin a clientes se realizar en su mayora a domicilio.

MISINSomos una empresa innovadora diseada para brindar soluciones integrales a nuestros clientes. Empleamos el mejor talento humano y tecnolgico con el fin de suministrar servicios de calidad a los clientes y creemos firmemente en que el desarrollo y crecimiento de los colaboradores es el indicador ms importante de crecimiento de nuestra compaa.

VISINSer la compaa que ms contribuya a brindar soluciones integrales a hogares, caracterizada por ser oportuna, innovadora, flexible y brindar servicios de alta calidad, que permita el desarrollo y crecimiento de nuestros clientes y colaboradores.

VALORES

Ilustracin 2(Elaboracin propia)

CEDULAS DE DESCRIPCION DE FUNCIONES

9.1.1 DESCRIPCION DE PUESTO: GERENCIA

INSTITUCIN: BRIGHT MAIDS Agencia de limpieza domsticaPUESTO: GerenteREA: Gerencia generalEDAD: 22-40SEXO: Masculino o Femenino UBICACIN DEL PUESTO: Gerencia SUPERVISA: Directores de departamento REPORTA A: SociosCATEGORA: AdministrativoHORARIO: 7:00 a 18:00 hrs.SUELDO: $3500 $4500 Mensuales.CLAVE: BM0091

DESCRIPCION GENERICA:Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, adems de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

DESCRIPCION ESPECFICA:Funciones Administrativas: Dirigir y coordinar la difusin y aplicacin de las polticas de calidad as como la correcta implantacin del Sistema de Aseguramiento de Calidad en todas las reas de la organizacin. Vigilar el cumplimiento de los requisitos, responsabilidades, procedimientos y registros establecidos en el manual de organizacin. Programas y coordinar la realizacin de juntas de trabajo con los miembros desde administrativos hasta operativos de la organizacin. Recomendar promociones, capacitaciones extra, cursos de capacitacin, a fin de elevar la productividad de los empleados. Controlar los costos de operaciones mediante la supervisin de los gastos que se efecten bajo presupuesto.

9.1.2 ESPECIFICACIN DEL PUESTOFORMACIN ACADMICA.Para este cargo se requiere los siguientes conocimientos Estudios profesionales en administracin o carreras afines. Poseer habilidades numricas, de lenguaje, actitud de lder, tener don de mando, iniciativa propia y capaz de tomar decisionesEl gerente, se encargar de definir la estrategia y objetivos de la empresa. Adems se responsabilizar de la compra de nuevo inmovilizado (maquinaria, nuevas instalaciones) y de la gestin financiera. De esta forma, ser el encargado de tratar con los bancos y otras fuentes de financiacin, y conseguir una eficiente gestin de la tesorera y del control de costos.

9.2.1 DESCRIPCION DE PUESTO: DIRECTOR COMERCIAL

INSTITUCIN: BRIGHT MAIDS Agencia de limpieza domsticaPUESTO: Director Comercial REA: AdministrativaEDAD: 22-40SEXO: Masculino o Femenino UBICACIN DEL PUESTO: Departamento de atencin al clienteSUPERVISA: Ninguno en especificoREPORTA A: SociosCATEGORA: AdministrativoHORARIO: 7:00 a 18:00 hrs.SUELDO: $3500 $4500 MensualesCLAVE: BM092

9.2.2 ESPECIFICACION DEL PUESTO

DESCRIPCION GENERICA:Es el responsable del asesoramiento al cliente, utilizando tcnicas y medios a su alcance para conseguir que el cliente adquiera el servicio ofrecido. Debe tener un control de los clientes con el fin de crear fidelidad y expandir el negocio.Realizacin de las actividades de venta y marketing, cuidando el mantener una imagen de marca conocida y valorada. Se encargara de decidir la publicidad a realizar en cada momento y contactar con asociaciones y colectivos en los que pueda haber clientes potenciales, dando a conocer la empresa y las actividades en ella ofertadas.

DESCRIPCION ESPECFICA: Analizar los mercados actuales y potenciales. Asesoramiento a los clientes, utilizando los medios y tcnicas a su alcance con el fin de conseguir de que el cliente adquiera el servicio. Disear y ejecutar las investigaciones. Desarrollar mejoras de servicios. Elaborar y preparar los planes de mercadeo, y vigilar su correcta implantacin. Disear y controlar el presupuesto de ventas y costos. Analizar y supervisar el proceso de ventas. Preparar y analizar las estadsticas de la empresa. Analizar la posicin de la competencia. Supervisar las actividades de limpieza del personal. Mantener continuo contacto con el cliente.

FORMACIN ACADMICA.Para este cargo se requiere los siguientes conocimientos:

Estudios profesionales en administracin o carreras afines con conocimientos en Marketing. Debe poseer experiencia demostrable en Marketing de servicios.

9.3.1 DESCRIPCIPCION DEL PUESTO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

INSTITUCIN: BRIGHT MAIDS Agencia de limpieza domsticaPUESTO: Director administrativoREA: administrativaEDAD: 22-40SEXO: Masculino o Femenino UBICACIN DEL PUESTO: departamento de finanzasSUPERVISA: Ninguno en especificoREPORTA A: sociosCATEGORA: administrativoHORARIO: 7:00 a 18:00 hrs.SUELDO: $3500 $4000 Mensuales.CLAVE: BM0939.3.2 ESPECIFICACION DEL PUESTO

DESCRIPCION GENERICA:Vigilar y coordinar que la administracin de los recursos humanos, financieros y materiales, se ejerzan de acuerdo a la normatividad aplicable, con la finalidad de hacer ms eficiente el aprovechamiento de los recursos.Implementar reglamentos internos y coordinar en general a los miembros de la organizacin, planear y realizar juntas operativas y administrativas.Encargndose del rea administrativa de la empresa, siendo sus principales funciones las de atencin al cliente, control contable y realizacin de presupuestos.

ACTIVIDADES ESPECFICAS: Verificar el cumplimiento de lo establecido en los procesos. Colaborar con las instancias correspondientes en la programacin del presupuesto. Supervisar la asignacin y ejercicio presupuestal. Formular polticas y lineamientos para el registro contable-presupuestal. Vigilar y verificar que se cumplan las normatividades previstas en el marco normativo del presente manual Realizar cambios y sugerencias acerca de los procesos operativos de la organizacin. Realizar y ejercer controles financieros, operativos y administrativos de la empresa para llevar un anlisis continuo de los resultados de cada miembro.

FORMACIN ACADMICA:Para este cargo se requiere los siguientes conocimientos Estudios profesionales en administracin o carreras afines. Poseer habilidades numricas,

9.4.1 DESCRIPCION DEL PUESTO: DIRECTOR DE PRODUCCION

INSTITUCIN: BRIGHT MAIDS Agencia de limpieza domsticaPUESTO: Director de produccinREA: administrativaEDAD: 22-40SEXO: Masculino o Femenino UBICACIN DEL PUESTO: departamento de produccinSUPERVISA: limpiadoresREPORTA A: sociosCATEGORA: administrativoHORARIO: 7:00 a 18:00 hrs.SUELDO: $3500 $4000 MensualesCLAVE: BM094

9.4.2 ESPECIFICACION DEL PUESTO

DESCRIPCION GENERICA: Las funciones del jefe de produccin, consisten en supervisar y distribuir el trabajo de los operarios de limpieza de tal manera de un su control garantice un servicio de calidad al cliente, as tambin ser responsable de hacer cumplir todas las actividades relacionadas con el servicio en el tiempo debido.

Encargndose de supervisar los servicios prestados, contratacin de personal y de la seleccin de las empresas que lleven a cabo procesos externalizados.Tanto los directores tcnicos como el gerente combinarn sus puestos con el de operario de limpieza cuando sea necesario.

ACTIVIDADES ESPECFICAS:El control de las labores estar a cargo de un supervisor quin ser el jefe de produccin, responsable de la revisin de: La tarea desarrollada y su respectivo orden de procedimiento, Una correcta seleccin y combinacin de productos en funcin de la tarea a realizar, Utilizacin de los medios de sealizacin, Aplicacin de las normas de Seguridad e Higiene y Convenio Colectivo de Trabajo La manipulacin de los residuos, La utilizacin de los elementos de proteccin personal, Uso de elementos, herramientas y equipos (baldes, carro de traslado, paos, etc.).

FORMACIN ACADMICA: Instruccin mnima Bachiller. Curso o especialidad con fines de capital humano.

9.5.1 DESCRIPCION DEL PUESTO: OPERADOR LIMPIADOR

INSTITUCIN: BRIGHT MAIDS Agencia de limpieza domsticaPUESTO: LimpiadorREA: OPERATIVAEDAD: 22-40SEXO: Masculino o Femenino UBICACIN DEL PUESTO: departamento de produccinSUPERVISA: nadieREPORTA A: Director de produccinCATEGORA: administrativoHORARIO: 7:00 a 18:00 hrs.SUELDO: $3000 Mensuales CLAVE: BM095

9.5.2 ESPECIFICACION DEL PUESTO:

DESCRIPCION GENERICA:Encargado de realizar las actividades de limpieza y mantenimiento en los Lugares asignados por la empresa.

En dependencia del director de produccin desarrollar las tareas de limpieza. No exigir ninguna calificacin especfica. En muchos casos se trata de personas que venan realizando estos trabajos de forma particular y con aos de experiencia en el sector.

ACTIVIDADES ESPECFICAS: Recibir y captar instrucciones del Director de produccin. Efectuar de manera eficiente y eficaz las actividades de limpieza. Acudir con puntualidad a los lugares asignados. Utilizar de manera responsable los equipos y materiales asignados por la empresa. Respetar y seguir las normas y procedimientos establecidos.

FORMACIN ACADMICA: No se exige una instruccin mnima. No es necesaria la experiencia laboral.

10. GLOSARIO

Organigrama: Representacin grfica de la estructura de una empresa o una institucin, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la funcin de cada una de ellas, as como de las personas que trabajan en las mismas.

Planificacin: Consiste bsicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipacin lo que se quiere lograr en el futuro y el cmo se lo va a lograr.

Organizacin: Consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones.

Direccin: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin.

Control: Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempeo con base en metas y planes, la deteccin de desviaciones respecto de las normas y la contribucin a la correccin de stas.ELABOR:REVIS:APROB: