manual de usuario instructivo completo.pdf · 2016-10-02 · busquda por horario por medio de esta...
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MANUAL DE USUARIO
XNET
RESERVA DE SERVICIOS EN LA
HERRAMIENTA
L’alianxa Travel Network
Departamento de Tecnologia
L’alianxa Travel Network
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CONTENIDO
Contenido ................................................................................................................................................................... 2
CONTROL DE VERSIONES ........................................................................................................................................ 3
INTRODUCCION ......................................................................................................................................................... 4
PANTALLA DE INICIO ................................................................................................................................................ 5
INGRESANDO AL SISTEMA ....................................................................................................................................... 6
VUELOS ......................................................................................................................................................................... 7
TIPOS DE CONSULTA VUELOS ................................................................................................................................. 8
CREAR LA RESERVA................................................................................................................................................. 14
EMITIR EL BOLETO ..................................................................................................................................................... 17
BUSQUEDA E HISTORIAL DE RESERVAS ............................................................................................................... 19
CANCELACION DE RESERVAS Y BOLETOS ........................................................................................................ 20
HOTELES ..................................................................................................................................................................... 21
CREAR LA RESERVA DE HOTEL ............................................................................................................................. 26
AUTOS ......................................................................................................................................................................... 28
RESERVA DE AUTOS ................................................................................................................................................. 30
PLANES ....................................................................................................................................................................... 33
RESERVA DE PLANES ............................................................................................................................................... 37
TRENES ........................................................................................................................................................................ 39
ENTRADAS Y TRANSFERS ........................................................................................................................................ 40
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CONTROL DE VERSIONES
Fecha Autor(es) Descripción. Revisado por Versión
23-MAY-2016 PAUL ROJAS GUIA DE USO RODRIGO GALINDO 1.0
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INTRODUCCION
Este documento pretende brindar una guía detallada acerca del uso de la
herramienta de reservas en línea XNET explicando de forma gráfica y conceptual
las funcionalidades con las que cuenta el sistema, al tiempo que describimos los
pasos lógicos a realizar desde el proceso de consulta del contenido hasta el
proceso de emisión o generación del respectivo tiquete aéreo o vaucher de
hotel o autos
Como toda herramienta tecnológica el resultado satisfactorio de la adopción
dependerá en gran parte del entendimiento que los usuarios tengan acerca del
uso de la plataforma, logrando con esto tener claridad en los procesos y los
alcances de la propia herramienta.
Recomendamos leer muy detenidamente cada capítulo y al tiempo ir
practicando los pasos que se describen en este instructivo.
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PANTALLA DE INICIO
El formato de la dirección del portal se conforma por la siguiente estructura:
país.xnet.travel en país ingresar el respectivo nombre del país, ejemplo
chile.xnet.travel. Para las agencias o usuarios de Colombia la dirección será
ltn.xnet.travel.
A continuación explicamos el inicio de página de la plataforma:
1 Es posible cambiar el idioma del contenido del sistema mediante estos botones
antes de hacer el login. Los idiomas disponibles son: español, inglés y portugués
2 Mediante este botón ingresaremos los datos de acceso al sistema es decir el
usuario y la contraseña asignados
3 Módulos iniciales mostrados por defecto
4 Tasa de cambio dolar actualizada de forma automática desde el GDS según
la moneda de cada país
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INGRESANDO AL SISTEMA
Al dar click sobre el botón “Login” se nos solicitará el ingreso de login (usuario) y
contraseña validos
Tan pronto ingresamos se nos muestran una serie de elementos en la pantalla
1 Esta barra nos muestra datos referentes al usuario como último acceso y
agencia o entidad a la que está asociado desde esta sección también se
podrán cambiar la contraseña de ingreso, cambio de idiomas y cerrar sección
2 Logo de cliente o agencia
3 Según el alcance del usuario mediante estas opciones se podrán consultar
reservas realizadas, igualmente permitirá al usuario cambiarse de entidad o
agencia
4 Opciones de búsquedas de reservas ya sea por localizador del proveedor o
localizador interno generado en Xnet
5 Formularios de ingreso de datos de reserva, estos datos de búsqueda varían
según el producto a consultar o reservar
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VUELOS
La ventana de vuelos se explica a continuación mediante esta imagen:
1 Botones para seleccionar el tipo de viaje
2 En estas casillas se ingresará el nombre de la ciudad origen y destino o el código
IATA del aeropuerto, estos campos sugieren los nombres que coincidan con el
texto ingresado, si en la ciudad ingresada existe más de un aeropuerto el
sistema mostrara todos los existentes
3 La fechas de salida y retorno del vuelo
4 Si se prefiere se puede escoger un horario de salida y de regreso las opciones
disponibles son: Mañana, tarde y noche
5 Mediante estos campos seleccionaremos la cantidad y tipo de pasajeros
6 Si queremos realizar una consulta más precisa utilizaremos estas opciones para
filtrar por aerolínea, cabina y tipo de trayecto
7 Fuente desde donde queremos consultar la información por ejemplo Amadeus,
Sabre entre otros.
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8 Campos reservados para ingresar el tour code o código de cliente si este
maneja tarifas de descuento con aerolíneas mediante los botones adicionar y
remover se añaden y se eliminan códigos
9 Botones utilizados para escoger el tipo de consulta que necesitamos ya sea por
precio, por horario de vuelo o familia tarifaria
TIPOS DE CONSULTA DE VUELOS
La plataforma cuenta con tres opciones de consulta, estas son: por PRECIO, por
HORARIO y por FAMILIA TARIFARIA
BUSQUEDA POR PRECIO
En este ejemplo se realizará una reserva aérea Round Trip entre ciudades
nacionales, después de ingresar los datos hacemos click sobre el botón “Buscar
Precio” y se nos mostrará en la pantalla el resultado de la consulta.
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En la parte superior de la página se mostrará lo siguiente:
1 Pestaña para realizar una nueva búsqueda
2 En esta área se listará las aerolíneas que cubren el itinerario buscado con la
tarifa más económica en cada uno
3 Se mostraran los valores con escala o parada de las aerolíneas listadas
4 Botón de desplazamiento para las aerolíneas listadas con la tarifa más
económica
Contenido del resultado de la consulta
Como se está realizando una búsqueda por precio el sistema por defecto ordena
la información de forma ascendente, es decir el precio más bajo se muestra en
la parte superior y va subiendo el valor al desplazarse por la pantalla.
Se mostraran las opciones de ida en caso de buscar un trayecto One Way o las
opciones de ida y vuelta en caso de ser Round Trip. El sistema desplegara una
variedad de opciones con diferentes precios y diferentes aerolíneas según el tipo
de consulta realizada.
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A continuación detallamos los elementos de la pantalla y el funcionamiento de
los componentes mostrados como resultado de la consulta.
1 Botones para enviar por mail o imprimir en formato pdf las opciones de vuelos
seleccionadas
2 Mediante esos botones podrá navegar entre el contenido de las páginas de
resultado
3 Valor de las opciones de vuelos listadas
4 Opción para ordenar los resultados de la consulta por precio ascendente o
descendente
5 Seleccione las opciones de vuelo que desea enviar por e-mail o imprimir
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6 Consulte detalle del vuelo como hora de partida y llegada, número y tiempo
de vuelo, aerolínea etc.
7 Botón para seleccionar las opciones de vuelo que nos interesan
8 Luego de escoger las opciones de vuelos de ida o ida/vuelta hacemos click
sobre este botón para continuar con el proceso de tarificación y reserva
9 Tablero de filtros que se pueden utilizar para hacer la búsqueda más concisa,
cada vez que activamos uno de estos elementos la información mostrada
variará de acuerdo a los parámetros escogidos
BUSQUDA POR HORARIO
Por medio de esta opción el sistema mostrará los resultados con base al horario
de los vuelos de ida y/o regreso, por defecto los datos estarán organizados desde
el vuelo que sale a primera hora del día hasta vuelo el último vuelo del día de
determinada aerolínea
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Como resultado de la búsqueda se presenta la siguiente pantalla:
1 Pestañas para visualizar los datos de vuelo de ida o ida/regreso
2 Con estos botones podremos agregar nuevos trayectos, enviar cotizaciones de
vuelos por e-mail o borrar los filtros generados
3 Si se desea se pueden buscar horarios de salida y regreso con un día antes o
después a la fecha inicial buscada, con esto se generaran pestañas nuevas
según lo descrito en el punto 1
4 Opción para organizar la información por aerolínea, hora de salida o llegada,
duración de vuelo y precio
5 Se puede elegir por una clase de las disponibles para ese itinerario
6 Finalmente escogemos nuestras opciones de vuelo mediante este botón, se
elige opción de vuelo de ida en la primera pestaña y en la pestaña de vuelo
de regreso se selecciona opción de vuelo de retorno
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BUSQUEDA POR FAMILIA TARIFARIA
Este tipo de consulta ofrece la información según la familia tarifaria que pueden
ser Super, Promo, Flexi, Econo entre otros.
Esta funcionalidad inicialmente esta activa para la aerolínea Avianca, se
mostraran los datos de la siguiente forma:
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Notamos que en el área de Clases se listan las opciones de tarifas según la
familia tarifaria, lo valores cambian dependiendo de la tarifa seleccionada
CREAR LA RESERVA
Luego de seleccionar los trayectos continuamos con el paso de TARIFICACION,
en este punto se mostrara la ventana de tarifas y las opciones para ver esto
valores desglosados al igual que opciones para seleccionar una nueva
búsqueda con diferentes tarifas
1 Área tarifas, por cada nueva tarificación se genera una nueva pestaña con
la información de los vuelos escogidos
2 Ingreso del Tour Code o código de descuento upfront si el cliente maneja
convenio corporativo con la aerolínea.
3 Botones para remover itinerarios
4 Desde este módulo se podrá realizar una nueva búsqueda de vuelos y y tarifar
los resultados. El botón”Best Buy” genera una nueva búsqueda dentro del
itinerario seleccionado la tarifa más económica (este botón solo se activa
cuando la consulta es por horario) Al dar click en “Nuevo” se genera una
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nueva pestaña en el área de Tarifas y el sistema estará listo para recibir los
datos de otras opciones de vuelo, con esto se puede hacer una comparación
entre tarifas según los criterios de vuelo seleccionados. Desde aquí también
podremos revisar las reglas de la tarifa haciendo click sobre el botón “Reglas”
5 Esta sección nos muestra el detalle de los valores que conforman el valor total
del boleto
6 Al dar click sobre este botón se mostrara el detalle de la composición de los
impuestos del boleto
7 Al estar de acuerdo con los valores de la tarifa pulsamos sobre este botón para
generar la reserva
Al dar click sobre el botón “Reservar” se mostrará la siguiente pantalla
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1 En esta sección se muestran los datos básicos de la agencia de viajes
encargada
2 En esta área se ingresaran los datos de el/los viajeros involucrados
3 Si el cliente maneja aprobadores se mostrará en esta área los aprobadores
configurados. Si el cliente maneja campos adicionales de información (Udids),
se mostraran debajo de esta pestaña
4 Hacer uso de este botón para continuar con el proceso de la reserva
Al dar click en “Reserva” se originará la reserva mostrando el estado de la misma
junto con el localizador interno de Xnet y record localizador del GDS
Se muestra de nuevo el detalle del itinerario y la opción para escoger el asiento
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EMITIR EL BOLETO
El proceso de emisión se genera desde la agencia y el usuario encargado debe
tener activo el permiso de emisión dentro de sus parámetros
Luego de realizada la reserva con el/los viajeros asociados se nos muestra la
pantalla de emisión. Desde aquí podremos seleccionar los pasajeros a emitir
Luego el sistema nos solicita escoger una forma de pago
Si seleccionamos tarjeta crédito, se desplegara un formulario para ingresar los
datos
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Luego de ingresar los datos se debe dar click sobre el botón “Emitir”
Si la forma de pago es diferente a TC, se escoge la opción dinero y luego
pulsamos sobre el botón “Emitir”
De esta manera se generará la expedición del boleto aéreo.
Se mostrará en el estado de la reserva el texto “EMITIDO” y se activara la opción
para imprimir el E-Ticket o cancelar el boleto recién expedido.
Al imprimir el E-Ticket se mostraran los datos del vuelo con su respectivo valor
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BUSQUEDA E HISTORIAL DE RESERVAS
En la parte superior de la pantalla encontramos unos campos de búsqueda en
los cuales podemos filtrar por fuente y localizador como lo muestra la siguiente
imagen
De igual forma podremos consultar el historial y estado de las reservas realizada
mediante le icono de “Reservas”, la siguiente imagen ilustra las opciones con las
que contamos
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CANCELACION DE RESERVAS Y BOLETOS
La plataforma brinda la opción de cancelar las reservas realizadas y emitidas,
los pasos que se deben seguir son:
1. Buscar la reserva que vamos a cancelar, ya sea reserva de vuelo, hotel o
autos.
2. Si aún no está emitido entonces cancelaremos la reserva por medio del
botón “Cancelar rsv vuelo”
Al hacerlo el estado de la reserva cambiara a “CANCELADO”
3. Si ya fue emitido el boleto se debe cancelar primero el tiquete y luego la
reserva
De igual forma funcionará para otros tipos de producto como Hotel, Autos,
entre otros.
En la parte inferior de la pantalla en el botón “Historico” se podrán observar los
movimientos aplicados a la reserva
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HOTELES
Esta es la ventana de búsqueda de hoteles la cual muestra los datos a ingresar
para iniciar la consulta
Como se observa en la imagen, en la ventana de búsqueda se puede escoger
la cantidad de habitaciones, el número de personas y la fuente o bróker donde
deseamos ver la disponibilidad.
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Al hacer la búsqueda el sistema nos muestra el contenido de los hoteles
disponibles en el área escogida para la fecha señalada, con el valor de la tarifa
por noche y todos los detalles relacionados con el hotel.
En la siguiente imagen se muestra el resultado de la consulta generada:
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Mediante la pestaña “MAPA” en la parte superior de la página se puede mostrar
la ubicación de los hoteles disponibles en el área buscada y atreves de la
pestaña “Buscar Hoteles” se puede generar una nueva búsqueda.
A continuación se explica los detalles de la página de Hoteles:
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1. Listado de brokers con los cuales la agencia tiene negociación para
consultar su contenido
2. Botones para imprimir y enviar la cotización de los hoteles escogidos por
3. Botón utilizado para ordenar los resultados de la consulta
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4. Nombre del Hotel
5. Al hacer clic sobre este botón se abre información adicional del hotel
seleccionado como: fotos del hotel, comodidades, Políticas de
cancelación y el mapa con la ubicación del hotel
6. Ofrece más opciones de tarifa variando en el tipo de acomodación y
precio
7. Valor por noche de hotel
8. Botón utilización para continuar con el proceso de reservación
AREA DE FILTROS
Se cuenta con un área de
filtros en la parte derecha de
la pantalla donde se podrá
definir la búsqueda por
nombre de hotel, precio,
categoría, zonas y tipo de
alimentación, el contenido
que se muestra cambiará en
la medida de los filtros
aplicados
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CREAR LA RESERVA DE HOTEL
Al dar click sobre el botón “CREAR RESERVA” del hotel escogido el sistema nos
llevara a la pantalla para ingresar los datos de los viajeros de igual forma
mostrará un mensaje con las políticas de cancelación
Luego de ingresar los datos solicitados procedemos a dar click sobre el botón
”Crear Reserva” en la parte inferior del formulario de datos. Seguidamente
aparece una ventana solicitando la aceptación de los datos seleccionados
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Al dar click en “Confirmar” la reserva queda realizada y se nos muestra la pantalla
con los datos generados.
Cabe resaltar que al momento de realizar la reserva el sistema enviara un correo
electrónico a las personas involucradas en el flujo de aprobación del sistema
Desde aquí podremos imprimir y enviar el voucher al igual que realizar la
cancelación de la reserva de acuerdo a las políticas de cancelación.
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AUTOS
Esta es la ventana de búsqueda de AUTOS la cual muestra los datos a ingresar
para iniciar la consulta
Se ingresará la fecha y hora de Retirada y devolución, en tipo de tarifa estan las
opciones: Solo Autos, Protección Total, Protección Total + GPS, Protección Total
+ combustible y todo incluido. También se brinda la opción de escoger un tipo
de auto en específico.
Al hacer click en “BUSQUEDA” lo primero que se nos muestra es una tabla
comparativa de precios según los parámetros elegidos con las rentadoras
disponibles
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Seguidamente se muestran los datos con el resultado de la consulta
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En esta pantalla se nos muestra la foto del tipo de vehículo disponible con una
corta descripción al igual que el precio de alquiler, los accesorios que contiene
y la Rentadora.
Además el sistema muestra las siguientes opciones:
1. Pestañas para cambiar de resultados mostrados por Rentadora
2. Botón para ordenar ya sea por precio o sistema de consulta
3. Casillas para seleccionar la o las opciones de vehículo y enviar por correo
como cotización
4. Botón para escoger el tipo de vehículo deseado y continuar con el
proceso de reserva
5. Área de filtros para hacer más especifica la búsqueda del servicio
RESERVA DE AUTOS
Al dar click sobre el botón “SEL” de la pantalla anterior continuaremos con el
proceso de reserva, de esta manera se nos lleva a una nueva pantalla donde
se mostrará la foto del auto, el precio y las opciones con las que cuenta el
vehículo según el tipo de tarifa elegida previamente
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También se muestra en esta misma pantalla los campos para ingresar los datos
del viajero
Al igual que los datos del flujo corporativo y la información de retirada y
devolución del vehículo
Después del ingreso y verificación de la información solicitada se procede a dar
click sobre el botón “CREAR RESERVA”, es en este momento donde el sistema
valida los datos y realiza la creación de la reserva
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Se muestra entonces el record interno generado por Xnet asociado a la reserva
y los datos del flujo corporativo en caso de existir
Seguidamente se muestran los datos de la reserva realizada
Desde las opciones resaltadas en la parte superior, se podrá Cancelar la reserva
y enviar o imprimir el voucher
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PLANES
El seleccionar la pestaña correspondiente a Planes se despliega la ventana
para el ingreso de los datos de consulta
Al dar click en “BUSQUEDA” se mostrarán las opciones con los paquetes
disponibles.
Como resultado de la consulta se muestra el valor de cada paquete disponible
con una pequeña descripción del Plan con la duración, la ciudad de Inicio y
Final y las ciudades visitadas, como lo muestra la siguiente imagen
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Desde esta pantalla se podrán enviar cotizaciones de planes a través de correo
electrónico.
El botón “Detalles del paquete” nos muestra un rango de opciones adicionales
para conocer el detalle del plan
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Podremos observar los servicios que incluyen el plan, el itinerario de ciudades y
actividades por día
En la pestaña “Mapa” podremos ubicar las ciudades del recorrido
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Una opción importante con la que cuenta el sistema es el área de filtros donde
se sugieren opciones interesantes para armar el paquete turístico
De acuerdo a los parámetros
escogidos la cantidad de
paquetes puede aumentar o
disminuir, se pueden generar
filtros por rango de precios o
duración del plan. De igual
forma es posible escoger la
ciudad inicial y la final,
también podremos elegir las
ciudades que deseamos
visitar en el recorrido. Los
resultados de la consulta
cambian tan pronto
aplicamos un filtro especifico
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RESERVA DEL PLAN
Después de revisar las opciones de disponibilidad que nos muestra el sistema,
elegimos el que más nos interesa para continuar con el proceso de reserva.
Para esto debemos hacer click sobre el botón “Seleccionar” y se deplegara
una pantalla con la información de la fecha que deseamos para iniciar el plan
y detalle de costos según el tipo de tarifa
Continuamos haciendo click sobre el botón “Datos de reserva”
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Esto nos llevara a una pantalla con los datos detallados de la cantidad y tipo
de pasajeros, Número de habitaciones, duración del plan y los valores de la
tarifa
También se mostrará el cuadro para el ingreso de los datos de los viajeros
Luego de incluido los datos, de el/los viajeros click sobre el botón “Reservar”
para que la reserva quede realizada
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TRENES
Esta es la pantalla de búsqueda para el servicio de trenes, las tarifas serán
expresadas en USD
Luego de ingresados los datos, hacer click sobre el botón “Buscar tiquets”
Aparece una pantalla con los resultados de la consulta
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Elegir opción de su conveniencia ya hacer click sobre el botón “Agregar” que
aparece al escoger la opción
Seguidamente se muestra la pantalla para el ingreso de los datos del viajero, al
terminar hacer click sobre el botón “Confirmar” para generar la reserva
ENTRADAS Y TRANSFERS
Desde el menú de “Complementarios” podemos hacer las reservas para
Entradas (Tickets de ingreso) y Transfers
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ENTRADAS
Se ingresan los datos de consulta en el formulario que se despliega, se debe
escoger uno o más brokers para visualizar la información
Al hacer click en buscar se muestran los datos según el destino y la fecha
señalada
Se muestra una foto ilustrativa, con el valor y la descripción del servicio
Mediante el botón “Cotización por Email” podremos enviar la información
Debajo de la pestaña “Opciones” se muestra más información del paquete
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Al decidir la opcion a comprar procedemos a hacer click sobre el botón
“Seleccionar”
Mediante el área de filtros se
pondrá especificar la
búsqueda por nombre,
bróker, la clase de atracción
o el tipo de actividad que se
desea realizar
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Se hace click sobre el botón “Crear Reserva” para continuar con el proceso de
reservación
Aparece la pantalla con los detalles del contrato, las políticas de cancelación y
el formulario de datos de viajeros para ser diligenciado.
Por último se debe hacer click sobre el botón “Crear Reserva” para finalizar el
proceso y generar el respectivo documento de reserva