manual de gestión secre

7/24/2019 Manual de Gestión Secre

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Manual de gestión secretarial

MANUAL DE GESTION SECRETARIAL

GLOSARIO

Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras obtenida por

eli!inación de algunas de las letras silabas "inales o centrales de su escrituraco!pleta # $ue sie!pre se cierra con un punto% Acrónimo: &ocablo con"or!ado por di"erentes letras iniciales # no iniciales deuna ra'ón social%E(EM)LO CA*AM+ Ca,a de Co!pensación *a!iliar%

Acta: Docu!ento escrito $ue contiene lo sucedido tratado # acordado en unareunión o situación espec-"ica%Anexo: Docu!ento o ele!ento $ue se ad,unta a la co!unicación o al in"or!e.sir/e para co!ple!entar # aclarar%Asunto: S-ntesis del contenido de la co!unicación%Bibliografía: Relación al"ab0tica de "uentes docu!entales sobre una !ateria oasunto deter!inado registrados en cual$uier soporte "-sico consultadas por elin/estigador para sustentar sus escritos%a!ítulo: Di/isión $ue se 1ace en los libros # en cual$uier otro escrito paraorgani'ar # "acilitar la co!prensión del te2to%argo: No!bre de la posición $ue ocupa la persona responsable de e2pedir eldocu!ento%arta: Co!unicación escrita $ue se utili'a en las relaciones entre organi'aciones# personas naturales. igual!ente en las relaciones entre organi'aciones # suse!pleados%En algunas entidades se deno!ina o"icio%

ertificado: Docu!ento de car3cter probatorio p4blico o pri/ado $ue asegura la/eracidad # la legalidad de un 1ec1o o acto sole!ne%ircular: Co!unicación escrita de inter0s co!4n con el !is!o contenido o te2todirigido a un grupo especi"ico de personas tonto interna co!o e2terna!ente%ita: )asa,e p3rra"o o proposición $ue pro/iene de alguien di"erente al autor delin"or!e para apo#ar o corroborar la propia idea o para co!pararla%



ódigo: Siste!a con/encional $ue identi"ica el departa!ento el 3rea o la sección$ue produce el docu!ento con sus respecti/as series% 5ste responde al siste!ade clasi"icación docu!ental establecido en la entidad% 6ace re"erencia a laidenti"icación nu!0rica al"ab0tica al"anu!0rica # otros de la dependencia en laorgani'ación seguida de la serie docu!ental en caso de $ue e2ista%

NOTA+ Antes lla!ado ta!bi0n nu!ero re"erencia o consecuti/o%

onclusiones: (uicio cr-tico # ra'onado del an3lisis sobre los resultados delin"or!e presentados de !anera directa clara concisa # lógica%onstancia: Docu!ento de car3cter probatorio $ue no re$uiere sole!nidad%ontenido: En esta p3gina se enuncian los t-tulos de pri!ero segundo tercero #cuarto ni/el # la relación de los !ateriales co!ple!entarios de traba,o en el!is!o orden en $ue aparecen # los n4!eros de las paginas donde se encuentran%onvocatoria: Acuerdo de "ec1a 1ora # lugar para las siguientes reuniones%o!ia: *iel reproductor del docu!ento%ubierta: )arte e2terior $ue cubre las 1o,as internas. suele reproducir los datos

de la portada%"esarrollo: Descripción de los asuntos tratados en reunión%"es!edida: )alabra o "rase de cortes-a con la cual se "inali'a una co!unicación%"estinatario: persona a $uien /a dirigida la co!unicación%#ncabe$ado: Titulo de la co!unicación $ue se reali'a% L-nea de identi"icaciónpara indicar la co!unicación del docu!ento%#ncabe$amiento: Con,unto de palabras con $ue se inicia un docu!ento seg4n eltipo de co!unicación% )alabras "i,as $ue sir/en para gu-a para establecer el iniciode un docu!ento%#s!acio: Distancia 1ori'ontal de la escritura entre palabras o ci"ras o a!bas%#s%uema: Representación gr3"ica # si!bólica de la distribución $ue deben tener

los te2tos de los docu!entos%#stilo: Distribución de las di"erentes l-neas $ue con"or!an la co!unicación%#x!eriencia: )ractica $ue proporciona conoci!iento 1abilidad o co!petenciapara ser%&igura: Gr3"icos dibu,os planos "otogra"-as !apas diagra!as o es$ue!as%&oliar: Acción de nu!erar las 1o,as%&olio: 6o,a%&uente o ti!o de letra: Ta!a7o de los caracteres utili'ados en la edición de undocu!ento%&uente bibliogr'fica: Lista de "uentes consultadas $ue est3n relacionadas con elte!a%

Glosario: Lista al"ab0tica de t0r!inos con sus de"iniciones # e2plicacionesnecesarias para la co!prensión del docu!ento%Ilustración: Representación de un ob,eto% Tabla "igura u otro !aterial gr3"ico $ueaparece en el cuerpo del docu!ento para a!pliar co!ple!entar # e,e!plicar elte2to%(ndice+ Lista opcional por!enori'ada # especiali'ada de los di/ersos t0r!inosprecisos sobre el estado de cual$uier acti/idad estudio o pro#ecto relati/o a uncaso concreto para conocer resultados de procesos ad!inistrati/os%



Informe: Docu!ento $ue describe o da a conocer datos precisos sobre el estadode cual$uier acti/idad estudio o pro#ecto relati/o a un caso concreto paraconocer resultados de procesos ad!inistrati/os%Interlínea: Distancia /ertical entre dos renglones%Interlinea libre: Renglón sin escritura%

Introducción: Escrito co!o pre3!bulo $ue e2pone bre/e!ente el contenido elalcance # ob,eti/os del in"or!e e2tenso% Interlineas #s!eciales+ L-nea de ane2os copia e identi"icación del transcriptor%NOTA+ No est3n presentes en todos los docu!entos organi'acionales%

Logoti!o: S-!bolo $ue identi"ica a la organi'ación% )ro#ecta la i!agencorporati/a # 1ace "3cil la identi"icación de la entidad $ue genera o produce laco!unicación%M'rgenes+ Distancia $ue $ueda en blanco en cada uno de los cuatro lados de unap3gina i!presa%Material com!lementario: )arte agregada o ane2a a una 1ora $ue co!ple!enta

directa o indirecta!ente. separada "-sica!ente del docu!ento $ue contiene laparte principal de la !is!a # $ue con "recuencia es de naturale'a di"erente deesta por e,e!plo+ !apas "olletos dis$uetes casetes /ideos discos co!pactoslibros de respuesta diapositi/as planos entre otros%Membrete: Inscripción i!presa del con,unto de datos $ue identi"ican a unapersona natural o ,ur-dica%Memorando: Co!unicación escrita $ue se e!plea en las organi'aciones paratratar asuntos internos%Mensa)e electrónico: Co!unicación escrita a tra/0s de la internet%Modelo: Es$ue!a de distribución de 'onas $ue le per!ite a la organi'ación ladiagra!ación de su papeler-a%

*ota de !ie de !'gina: Aclaración del autor del in"or!e para a!pliar o co!pletar una idea e2presada en el te2to%*ivel: Ubicación dentro de la ,erar$u-a de los ele!entos te!3ticos $uecon"or!an un docu!ento% Ta!bi0n se re"iere a cada uno de los nu!erales $ue"or!an parte del docu!ento% Ob)etivo: Describe la "inalidad del in"or!e corto%Orden del día: Relación de te!as $ue se 1an de tratar en una reunión% +'gina: Cara de una 1o,a% Lo escrito o i!preso en una cara de papel%+aginar: Acción de nu!erar p3ginas%+ortada+ )ri!era p3gina del in"or!e. contiene los datos re$ueridos para laidenti"icación del docu!ento%

Radicación: )rocedi!iento por !edio del cual las entidades asignan un n4!eroconsecuti/o a las co!unicaciones recibidas o producidas de,ando constancia dela "ec1a # 1ora de recibido o de en/-o con el propósito de o"iciali'ar el tr3!ite #cu!plir con los t0r!inos de /enci!iento $ue estable'ca la le#% Estos t0r!inos see!pie'an a contar a partir del d-a siguiente de radicado el docu!ento%Ra$ón social: No!bre $ue identi"ica a una organi'ación%Recomendación+ *or!ulación concisa de acciones necesarias co!o resultadodirecto de las conclusiones $ue se consideran alcan'adas%



Redactor: )ersona $ue genera # plas!a ideas en una co!unicación%Referencia bibliogr'fica: Con,unto de datos su"iciente!ente precisos ordenadoslos cuales "acilitan la identi"icación de una "uente docu!ental o parte de ella%Registro: )rocedi!iento por !edio del cual las entidades ingresan en sussiste!as de correspondencia todas las co!unicaciones producidas o recibidas

registrando datos tales co!o+ no!bre de la persona entidad re!itente odestinataria no!bre o código de las dependencias co!petentes n4!ero deradicación no!bre del "uncionario responsable del tr3!ite ane2os # tie!po derespuesta 8si lo a!erita9 entre otros%Remitente: No!bre apellidos # cargo del "ir!ante%Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido 1ori'ontal%Resumen #)ecutivo: e2posición sucinta de un te!a $ue debe $uedar por escrito%In"or!e bre/e $ue se li!ita a precisar el desarrollo de acciones e,ecuti/as%R,brica: Rasgo o rasgos de "igura deter!inada $ue cada persona escribe co!oparte de la "ir!a despu0s de su no!bre o titulo%Saludo: *rase de cortes-a con la cual se inicia la co!unicación%Sigla: Abre/iatura con"or!ada por las letras iniciales de cada palabra de unara'ón social%Sobre: Medio "-sico para registrar in"or!ación escrita sonora /isualelectro!agn0tica. este !aterial puede ser papel !etal perga!ino !adera "il!ecinta !agn0tica disco óptico entre otros%Subdivisión: cada parte $ue se "racciona un capitulo% Corresponde a te!as #subte!as%-ablas: Serie de n4!eros /alores unidades # datos relacionados entre s-presentados en colu!nas para "acilitar su interpretación% Representa in"or!acióncuantitati/a en colu!nas%-abulado: Espacio deter!inado para escribir datos en colu!nas%-ercio: Cada una de las tres partes en $ue se /isuali'a el sobre%-exto: En las co!unicaciones organi'acionales es el contenido del !ensa,e%-itulo: )alabra o "rase con la cual el autor deno!ina e identi"ica un docu!ento ocada uno de los te!as di/isiones o subdi/isiones de un escrito o una publicación# $ue a !enudo 8aun$ue no necesaria!ente9 lo distingue de otro docu!ento%-ranscri!tor: )ersona responsable de elaborar digitar o transcribir laco!unicación%.i/eta: S-!bolo $ue se coloca para separar series o p3rra"os $ue no est3nnu!erados en un traba,o escrito%0ona: Espacio predeter!inado para la ubicación de un con,unto de datosi!presos o escritos%



I*-RO"1I2*

Este !anual de gestión secretarial tiene co!o "inalidad recoger # ordenar el saberacu!ulado en el proceso de desarrollo de algunas co!petencias co!o+ ele!entosde secretariado "or!ación 1u!ana "or!ación socio laboral !ate!3tica contable

tecnolog-a in"or!3tica # lecto escritura%

Este !anual se reali'o para contribuir in"or!ar # guiar a a$uellos $ue operen enespacios laborales sin necesidad de esperar a $ue el !edio se los o"re'ca. para1abilitar un !edio de consulta 1acia cual$uier in$uietud # para crear iniciati/as dedesarrollo $ue !oti/e a las personas a interrogarse sobre algunos conceptosb3sicos # de su!a i!portancia en la /ida laboral%

Se lle/o a cabo con la recopilación de los te!as /istos durante el se!estre conin"or!ación de libros re"erentes al te!a # p3ginas de internet%

3IS-ORIA "# LA OM+1-AI2*

La 1istoria de la co!putación es !u# interesante #a $ue !uestra co!o el 1o!brelogra producir las pri!eras 1erra!ientas para registrar los aconteci!ientos diariosdesde el inicio de la ci/ili'ación cuando grupos e!pe'aron a "or!ar naciones # elco!ercio era #a !edio de /ida%

La e/olución 1istórica del procesa!iento de datos se di/ide en cuatro "ases+

:% T0cnicas de registro%;% Dispositi/os de c3lculo%<% )rogra!as de tar,etas per"oradas%=% Co!putadores electrónicos%



Una co!putadora procesa datos% Las e!presas desarrollan departa!entos deprocesa!ientos de datos 8progra!ación de co!putadoras9 pues lasco!putadoras procesan datos para producir in"or!ación signi"icati/a%

Los datos se constru#en de 1ec1os # de ci"ras en bruto 8sin procesar9% La

in"or!ación est3 constituida por los datos procesados. la in"or!ación tienesigni"icado los datos no% la co!putadora # sus p%los datos general!ente seintroducen por !edio de alg4n dispositi/o de entrada co!o un teclado% Lain"or!ación general!ente se en/-a a un dispositi/o de salida co!o una pantallauna i!presora o un arc1i/o de disco% La entrada # la salida de la co!putadorapueden pro/enir de # dirigirse a !uc1os tipos de dispositi/os distintos%

La co!putadora es un dispositi/o electrónico capa' de recibir un con,unto deinstrucciones # e,ecutarlas reali'ando c3lculos sobre los datos nu!0ricos o bienco!pilando # correlacionando otros tipos de in"or!ación% El !undo de la altatecnolog-a nunca 1ubiera e2istido de no ser por el desarrollo del ordenador o

co!putadora% Toda la sociedad utili'a estas !a$uinas en distintos tipos #ta!a7os para al!acena!iento # !anipulación de datos% Los e$uipos in"or!3ticos1an abierto una nue/a era en la "abricación gracias a las t0cnicas deauto!ati'ación # 1an per!itido !e,orar los siste!as !odernos de co!unicación%Son 1erra!ientas esenciales pr3ctica!ente en todos los ca!pos de in/estigación# en tecnolog-a aplicada%

3IS-ORIA "#L OM+1-A"OR

En :>?@ el "ilóso"o # !ate!3tico ale!3n Gott"ried il1el! Leibni' per"eccionóesta !3$uina e in/entó una $ue ta!bi0n pod-a !ultiplicar% El in/entor "ranc0s(osep1 Marie (ac$uard al dise7ar un telar auto!3tico utili'ó delgadas placas de!adera per"oradas para controlar el te,ido utili'ado en los dise7os co!ple,os%

Durante la d0cada de :BB@ el estad-stico estadounidense 6er!an 6ollerit1concedió la idea de utili'ar tar,etas per"oradas si!ilares a las placas (ac$uardpara procesar datos% 6ollerit1 consiguió co!pilar in"or!ación estad-stica destinadaal censo de población de :B@ de Estados Unidos !ediante la utili'ación de unsiste!a $ue 1ac-a pasar tar,etas per"oradas sobre contactos el0ctricos%

Ta!bi0n en el siglo I el !ate!3tico e in/entor brit3nico C1arles abbageelaboró los principios de la co!putadora digital !oderna% In/ento una serie de!a$uinas co!o la !a$uina di"erencial dise7adas para solucionar proble!as!ate!3ticos co!ple,os% Muc1os 1istoriadores consideran a abbage # a su sociala !ate!3tica brit3nica Augusta Ada #ron 8:B:F:BF;9 1i,a del poeta Ingles Lord#ron co!o a los /erdaderos in/entores de la co!putadora digital !oderna% Latecnolog-a de a$uella 0poca no era capa' de trasladar a la pr3ctica sus acertados



conceptos. pero una de sus in/enciones la !a$uina anal-tica #a ten-a !ac1as delas caracter-sticas de un ordenador !oderno% Inclu-a una corriente o "lu,o deentrada en "or!a de pa$uete de tar,etas per"oradas una !e!oria para guardarlos datos un procesador para las operaciones !ate!3ticas # una i!presora para1acer per!anente el registro%

Los ordenadores analógicos co!en'aron a construirse a principios del siglo %Los pri!eros !odelos reali'aban los c3lculos !ediante e,es # engrana,esgiratorios% En estas !a$uinas se e/aluaban las apro2i!aciones nu!0ricas deecuaciones de!asiado di"-ciles co!o para poder ser resueltas !ediante otros!0todos% Durante las dos guerras !undiales se utili'aron siste!as in"or!3ticosanalógicos pri!ero !ec3nicos # !3s tarde el0ctricos para predecir la tra#ectoriade los torpedos en los sub!arinos # para el !ane,o a distancia de las bo!bos enla a/iación%

Durante la II Guerra Mundial 8:<:=F9 un e$uipo de cient-"icos # !ate!3ticos

$ue traba,aban en letc1le# )arH al norte de Londres crearon lo $ue se consideroel pri!er ordenador digital total!ente electrónico+ el Colossus% 6acia dicie!bre de:=< el Colossus $ue incorporaba :F@@ /3l/ulaso tubos de /ac-o era #aoperati/o% *ue utili'ado por el e$uipo dirigido por Alan Turing para descodi"icar los!ensa,es de radio circulados de los ale!anes% En :< # con independencia deeste pro#ecto (o1n Atanaso"" # Cli""ord err# #a 1ab-an construido un prototipo de!a$uina electrónica en el Loa State College 8EEUU9% Este prototipo # lain/estigaciones posteriores se reali'aron en el anoni!ato # !3s tarde $uedaroneclipsadas por el desarrollo del calculador e integrador nu!0rico electrónico 8enIngles ENIAC Electronico Nu!erical Integrator and Co!puter9 en :=>% El ENIAC$ue seg4n se de!ostró se basa en gran !edida en el ordenador Atanaso"" err#

8en Ingles AC Atanaso"" err# Co!puter9 obtu/o una patente $ue caducó en:?< /arias d0cadas !3s tarde%

El ENIAC conten-a :B%@@@ /3l/ulas de /ac-o # ten-a una /elocidad de /arioscientos de !ultiplicaciones por !inuto pero su progra!a estaba conectado alprocesador # deb-a ser !odi"icado !anual!ente% Se constru#ó un sucesor delENIAC con un al!acena!iento de progra!a $ue estaba basado en los conceptosdel !ate!3tico 14ngaroestadounidense (o1n &on Neu!ann% Las instrucciones seal!acenaban dentro de una lla!ada !e!oria lo $ue liberaba al ordenador de lasli!itaciones de /elocidad del lector de cinta de papel durante la e,ecución #per!it-a resol/er proble!as sin necesidad de /ol/er a conectarse al ordenador%

A "inales de la d0cada de :F@ el uso del transistor en los ordenadores !arcó elad/eni!iento de ele!entos lógicos !3s pe$ue7os r3pidos # /ers3tiles de lo $ueper!it-an las !3$uinas con /3l/ulas% Co!o los transistores utili'aban !uc1a!enos energ-a # tienen una /ida 4til !3s prolongada a su desarrollo se debió elnaci!iento de !3$uinas !as per"eccionadas $ue "ueron lla!adas ordenadores oco!putadoras de segunda generación% Los co!ponentes se 1icieron !3s



pe$ue7os as- co!o los espacios entre ellos por lo $ue "ue la "abricación delsiste!a resultaba !3s barata%

A "inales de la d0cada de :>@ apareció el circuito integrado 8CI9 $ue posibilitó la"abricación de /arios transistores en un 4nico sustrato de silicio en el $ue los

cables de intercone2ión iban soldados% El circuito integrado per!itió una posteriorreducción del precio el ta!a7o # los porcenta,es de error% El !icroprocesador secon/irtió en una realidad a !ediados de la d0cada de :?@ con la introducción delcircuito de integración a gran escala 8LSI acróni!o de Large Scale Integrated9 #!3s tarde con el circuito de integración a !a#or escala 8&LSI acróni!o de &er#Large Scale Integrated9 con /arios !iles de transistores interconectados soldadossobre un 4nico sustrato de silicio%

1ALI"A"#S "# LA S#R#-ARIA

:% 45 Ante todo "e!inidad%;% 65 El arte # conoci!iento de las relaciones 1u!anas%<% 75 Responsabilidad%=% 85 6onestidad e integridad%F% 95 Esp-ritu de superación constante%>% 5 Iniciati/a # sentido co!4n%?% ;5 Dina!is!o%

B% <5 uen ,uicio e inteligencia%% =5 Una gran "uer'a de /oluntad%

4>5 Sentido de 1u!or%445 Una e2celente # per!anente presentación personal%465 5tica pro"esional intac1able%

OBLIGAIO*#S "# LA S#R#-ARIA



:% 45 Ca!biar la 1o,a del calendario%;% 65 Colocar agua # "lores en los "loreros # en ocasiones regar !atas%<% 75 Organi'ar el escritorio del ,e"e%=% 85 A"ilar los l3pices%F% 95 Registrar la correspondencia llegada%

>% 5 Despac1ar la correspondencia%?% ;5 Arc1i/ar%B% <5 Elaborar el recordatorio de las labores del d-a%% =5 &eri"icar lo $ue 1a# anotado en el orden del d-a%

4>5 Despac1ar el correo%

+ROGRAMA "# LA S#R#-ARIA

:% 45 Entrada puntual%;% 65 )reparación del traba,o del d-a consulta de "ic1ero donde anoto lo

concerniente a la presente ,ornada%<% 75 Lectura del correo # de los ser/icios de prensa si el ,e"e est3 interesado

en ellos%=% 85 Organi'ación de las tareas $ue pertenecen a sus au2iliares antes de la

llegada del ,e"e%F% 95 La secretaria estar3 dispuesta a atender la llegada del director% Con 0l

tratar3 los asuntos relacionados con la ,ornada !3s otros nue/os einteresantes $ue el ,e"e traer3 consigo%

>% 5 No ol/idar $ue el ,e"e est3 en el despac1o por lo tanto per!anecer3atenta e un nue/o lla!ado de 0l%

?% ;5 Atender debida!ente el tel0"ono # las /isitas $ue suceder3n sin duda a!edia !a7ana%

B% <5 Cuando el ,e"e no la necesite digitar3 algunas cartas o 1ar3 $ue elsubalterno de ello%

% =5 )or la tarde repasara el plan de traba,o si se 1a desarrollado con"or!ea lo pre/isto%

4>5 Tal /e' el director $uiera repasar de nue/o los asuntos progra!ados para eld-a o dicte algunas cartas%445 La cal!a de la tarde ser3 e2celente para arc1i/ar # buscar algunosdocu!entos enla'ados a otros te!as por resol/er%465 )rogra!a escrito para las labores del d-a siguiente%

OMO "#B# S#R 1*A S#R#-ARIA

Toda digitadora aspira a ser secretaria particular #a $ue este traba,o es !3s/alioso e interesante%

Esta posición tiene !3s oportunidades para su iniciati/a # tareas $ue no encuentraen la rutina diaria%



Co!o digitadora se debe lle/ar una per"ección $ue la capacite para aceptar laresponsabilidad $ue un puesto de secretaria e2ige%

La secretaria no espera $ue el ,e"e le diga todo lo $ue tiene $ue 1acer debe saberlos datos $ue el ,e"e necesita # tenerlos a !ano% Al 1ablar por tel0"ono debe ser

gentil # recordar $ue est3 representando a su ,e"e # $ue desea $ue a todas lastraten con la !is!a cortes-a acostu!brada por 0l% Al to!ar el auricular debe dedar a conocer el no!bre o ra'ón social del negocio%

La secretaria por el puesto $ue ocupa o#e # conoce !uc1os asuntos relacionadoscon el negocio debe ser discreta # no con"iarlos absoluta!ente a nadie ni si$uieraa sus "a!iliares en caso de 1acerlo "altar-a al sigilo de perder la con"ian'a # sipierde la con"ian'a perder3 el puesto%

)or e,e!plo+ Auesteco Sucursal Uno 1abla la secretaria de gerencia JEn $u0puedo ser/irleK en esta "or!a 1a# un claro entendi!iento de la persona de $uiense trata # as- debe e/itarse la incertidu!bre de p0rdida de tie!po debe asegurartoda clase de papeles donde no est0n a !ano ni /ista de los o,os indiscretos delp4blico debe saber $ue un pe$ue7o descuido ocasiona la perdida de cual$uiernegocio%

Cuando 1able por tel0"ono 13galo !u# bre/e # claro debe e/itar con/ersacionescon a!igos esto es !olesto para el ,e"e%

&igilar $ue la o"icina del ,e"e este sie!pre ordenada lo !e,or posible los papelesen sus respecti/os lugares el co!putador debe estar desocupado% Estos detalles

pronto son obser/ados por su ,e"e aun$ue 0l no lo de!uestre% Lacorrespondencia debe estar li!pia para $ue su traba,o sea el !e,or presentado enla o"icina%

LA S#R#-ARIA #?#1-I.A MO"#R*A

Los escenarios econó!icos en donde operan las e!presas se caracteri'an porser proacti/os ca!biantes retadores con grandes oportunidades en donde salenadelante a$uellas e!presas $ue se 1an preparado para ello $ue cuentan con unbuen recurso 1u!ano e,ecuti/os capacitados capaces de actuar en estas

caracter-sticas%

A todo ello se agrega co!o lo indica *ernando &igorena $ue /i/i!os un ca!biode 0poca # no una 0poca de ca!bios lo $ue se traduce en un /erdadero procesode anore2ia estructural $ue /i/e la e!presa !oderna esternali'ación de"unciones !edio 1acia pro/eedores e2ternos estructuras en redes el pasa de!ercados !asi/os a !ercados seg!entados # en general un a!biente pocopropicio para 1acer carrera laboral en e!presas con estructuras des!ontables



descartables transportables desec1ables # 1asta /irtuales $ue est3n enper!anente ca!bio%

En este conte2to el traba,o de secretaria tradicional pasa a construir pie'a de!useo # surge una nue/a acti/idad la de una secretaria asistente E!prendedora

una pro"esión de apo#o a la gestión%

La gerencia ante esta realidad de los ca!bios grandes retos $ue 1o# se dan enlos escenarios !3s en un turbulento agresi/o riesgoso se debe contar con lacolaboración de una secretaria e,ecuti/a proacti/a $ue per!ita transitare2itosa!ente en este proceso se 1ace necesario cada /e' !3s ad$uirir nue/osconoci!ientos en un !undo en el $ue se !ane,a !uc1a in"or!ación%

De"initi/a!ente la secretaria e,ecuti/a !oderna dese!pe7a en el presente un rol!u# i!portante en pro de la e"icacia rendi!iento producti/idad del gerente% Debecontar con una serie de atributos $ue le per!itan dese!pe7ar su rolproacti/a!ente cu!plir con sus "unciones ante las nue/as e2igencias $uede!andan las organi'aciones $ue se 1an propuesto ser e2itosas poder cu!plir0stas con su !isión dese!pe7arse adecuada!ente en los escenarios $ue elpresente e2ige%

Mu# /alido cuando se co!enta $ue se tenga presente $ue la secretaria e,ecuti/aes el bra'o derec1o del gerente pudi0ndole sustituir en ciertos casos inclusocuando este /ia,a% Lle/a a cabo las "unciones $ue le 1an sido delegadas aplicandosu propia iniciati/a # criterio del !odo $ue los asuntos i!portantes reciban laatención necesaria para reducir al !-ni!o el /acio ocasionado por la ausencia del

,e"e%

Es necesario contar con conoci!ientos b3sicos de los actuales tópicosgerenciales !odernos. a "in de interpretar el lengua,e de los actuales e,ecuti/ossaber los "unda!entos b3sicos $ue la tele!3tica presenta en "unción de undese!pe7o e2itoso en el e,ercicio "uncional de la secretaria%

6aber alcan'ado un buen creci!iento personal e!pat-a trato !ane,o adecuadode las interrelaciones 1u!anas ser/icio al cliente a!abilidad aserti/idadpresencia seguridad autoesti!a alta responsabilidad !oral 0tica aspiracionessuperación creati/idad autoconoci!iento de s- !is!o%

A todo ello se debe considerar en la actualidad lo $ue aporta pore,e!plo !u,eresdee!presas%co! en relación a un tópico $ue !uc1as e!presas1an descuidado co!o es el concerniente $ue al igual $ue las organi'acionese2igen de sus directi/os capacidad de lidera'go 1abilidad para co!unicar # /isióna largo pla'o las secretarias /an asu!iendo nue/as responsabilidades #abandonando otras% Sobre todo desde !ediados de los a7os @ cuando las



tecnolog-as de la in"or!ación # co!unicación sacudieron 1asta sus ci!ientos unaserie de conceptos de la gestión e!presarial%De"initi/a!ente es /alioso cuando se indica $ue una secretaria es unacolaboradora in!ediata de un centro de gestión con un conoci!iento cabal de lasacti/idades de su ,e"e # del sector en $ue traba,a ade!3s est3 capacitada para la

delegación de ciertas 3reas o traba,os $ue desarrollan o pueden desarrollar sus ,e"es%

Es decir en general se ocupa de+

o Organi'ar en ciertos casos asistir a reuniones%o Establecer buenos contactos tele"ónicos%o Redactar # presentar correcta!ente in"or!es co!unicados entre otras%o )lani"icar su tie!po # el de su ,e"e%o )reparar # tratar la in"or!ación adecuada!ente%o Concertar acoger # atender a las /isitas%o )reparar presentaciones de productos o ser/icios%o Organi'ar los /ia,es de negocio%

Resu!iendo se nos indica debe ser+ traba,ar en e$uipo gestionando todo a$uello$ue su ,e"e delega en ella # establecer relaciones personales e"ecti/as con elentorno interno # e2terno de la e!presa%

Mu# i!portante lo $ue indica *ernando &igorena $ue una secretaria $ue centra su"uturo # sus capacidades t0cnicas no estar3 apro/ec1ando el ca!bio de 0poca$ue se est3 /eri"icando sino !3s bien estar3 prepar3ndose solo para sobre/i/ir%uienes sepan $ue solo el ca!bio de uno !is!o podr3 asegurar un 02ito ser3n

las secretarias del siglo I%

MA+A O*#+-1AL

LA S#R#-ARIA#-I@1#-A +RO-OOLO

OB?#-I.OS G#*#R#L#S:

o Identi"icar las nor!as de cortes-a de eti$ueta # aplicación en la /idacotidiana # laborar%

o Reconocer la i!portancia $ue tiene la presentación personal en el 3!bitolaboral%

I*-RO"1IO*:



Las relaciones co!erciales laborales # sociales $ue e2igen pautas deco!porta!iento $ue garanti'a ar!on-a # bienestar para las personas $ueparticipan en ella%

Las personas cultas logran distinguiesen entre otras ra'ones por su presentación

personal # la obser/aciones de las nor!as de cortes-a # eti$ueta%

A-AS

Las actas e2presan lo tratado en una reunión o situación espec-"ica% Sondocu!entos $ue ad$uieren /alor ad!inistrati/os legal ,ur-dico e 1istórico desde el!o!ento de su creación%

De acuerdo con la i!portancia # caracter-stica del acta cada organi'ación debecu!plir con lo ordenado en legislación /igente # en algunos casos se debe

registrar o presentar ante la entidad co!petente. en este caso el acta se debeelaborar con papel !e!brete%

1-ILI0AI2* "# LAS A-AS

Las actas se utili'an co!o registro de todo lo acontecido # acordado en unareunión o situación espec-"ica%

LAS# "# A-AS

E2isten /arias clases de actas entre las cuales se destacan+

o Actas de co!it0s%o Actas de conce,o !unicipal%o Actas de conse,os%o Actas de ,unta directa%o Actas de asa!bleas%o Actas de reuniones ad!inistrati/as%o Actas le/anta!ientos de cad3/eres%o Actas de ba,a de in/entarios%o Actas de eli!inación de docu!entos%o Actas de sociedades%o Actas de entrega%o

REUNION ORDINARIA CONSE(O DIRECTI&O

ACTA @:



*EC6A+ Ibagu0 ;@ de ,unio de ;@@

6ORA+ De las :?+@@ a las :+@@ 1oras

LUGAR+ Sala de ,untas

ASISTENTES+ (ulio Cubillos Gó!e' )residente

Ra4l en-te' *lóre' &icepresidente

6ernando Tobón 6o#os Tesorero

Graciela Urrea (ara Secretaria

&ocales+

(orge Sep4l/eda Ospina

Carlos Meneses Lu,3n

IN&ITADOS+ Santiago Londo7o Escobar Asesor

AUSENTES+ Carlos Garc-a Mu7o' &ocal 8sin e2cusas9

ORDEN DEL DA

:% &eri"icación del $uóru!;% Lectura # aprobación del acta anterior <% Estudio # solicitudes de pr0sta!o=% )roposiciones # /arios

DESARROLLO

:% &eri"icación del $uóru!El presidente dio co!ien'o a la reunión al /eri"icar $ue se contaba con el $uóru!regla!entario para deliberar%

:% Lectura # aprobación del acta anterior La secretaria le#ó el Acta @:@ de la reunión del ; de abril de ;@@ la cual "ueaprobada sin !odi"icaciones%



REUNIPN ORDINARIA CONSE(O ESTUDIANTIL

ACTA @:

*EC6A+ Medell-n := de "ebrero de ;@::

6ORA+ De las :@+@@ a las :;+@@ 1oras

LUGAR+ Auditorio presencia colo!bo sui'a

ASISTENTES+ Ale2andra Tesillo )residente

Ana Mar-a Aristi'abal /icepresidente

Laura Gó!e' Tesorera

Mariana A/enda7o secretaria

&ocales+

Nelson Ospina

)aola Garc-a

IN&ITADOS+ Qngela Car/a,al )sicóloga

Mic1ael Agudelo Asesor

AUSENTES+ Li''et1 Gó!e'

ORDEN DEL DA

:% &eri"icación del $uóru!;% Lectura # aprobación del acta anterior

<% Estudio # solicitudes de pr0sta!o=% )roposiciones # /arios

DESARROLLO

:% &eri"icación del $uóru!



La presidenta dio co!ien'o a la reunión al /eri"icar $ue se contaba con el $uóru!regla!entario para deliberar%

;% Lectura # aprobación del acta anterior

La secretaria le#ó el Acta @: de la reunión del @; de enero de ;@:: la cual "ueaprobada sin !odi"icaciones%

ACTA @;

Reunión ordinaria conse,o estudiantil

<% Estudio de solicitud de pla'os

La secretaria in"or!o $ue el pla'o para asistir con el uni"or!e es 1asta el d-a ;:de "ebrero de ;@::%

La presidenta Ale2andra Tesillo in"or!ó $ue 1a# estudiantes sin el recursoeconó!ico para portarlo ese d-a% El asesor Mic1ael Agudelo 1i'o un con/eniopara $ue el /icepresidente recolectara el d-a :> de "ebrero de ;@:: un /alor de:%@@@ /oluntarios co!o a#uda a estos estudiantes%

=% )roposiciones

La secretaria Mariana A/enda7o le#ó la carta en/iada por el grupo secretariado

< en la cual solicita el retiro del segundo descaso en el 1orario para salir declases !3s te!prano% Discutidos los !oti/os $ue aduce se 1allaron ,ustos # por lotanto "ue aceptada dic1a proposición%

CON&OCATORIA% La pró2i!a reunión se reali'ar3 en el auditorio de presenciacolo!bo sui'a el @: de !ar'o de ;@:: a las @+@@ 1oras%

)RESIDENTE SECRETARIA

ANEOS+ Dos 8dos "olios9

Transcriptor+ eraldin Oro'co

AR-AS

La e2pedición de carta u o"icios est3 a cargo de "uncionarios o e!pleadosautori'ados !ediante acto ad!inistrati/o o en el cu!pli!iento de "unciones%



Se reco!ienda elaborar las cartas u o"icios e2ternos en "or!ato cartas o"icio o A=con logo !e!brete # pie de p3gina% Estos ele!entos deber-an estarpre"erible!ente en todas las 1o,as% )ara las cartas u o"icios internos sereco!ienda $ue solo la pri!era 1o,a /a#a con el logo !e!brete # pie de p3ginalas de!3s con el logo%

Cuando e2istan ane2os en una carta u o"icio se reco!ienda 1acer suidenti"icación descripción o aclaraciones dentro del te2to%

ARA-#RIS-IAS "# R#"AI2* +R#S#*-AI2*

La carta u o"icio tiene co!o ob,eti/os "unda!entales in"or!ar # persuadir a susdestinarios para ello se reco!ienda tener en cuenta+

o Tratar un solo te!a por co!unicación%o Redactar en "or!a clara precisa concreta concisa%o Usar trata!iento respetuoso o cort0s%o Redactar en pri!era personal en plural # usar el trata!iento de usted en

singular o plural%o E!plear estilo gra!atical natural sencillo # continuo%o Utili'ar los "or!atos nor!ali'ados en los !anuales de cada organi'ación%o Distribuir el te2to de acuerdo con su e2tensión%

1-ILI0AI2* "# LA AR-A

De acuerdo con sus ob,eti/os la carta u o"icio tiene los siguientes usos+

o In"or!ar sobre un 1ec1o e2presar necesidades o solicitudes%o Regular o aclarar la situación%o Tra!itar desarrollar o agili'ar un asunto%o Dar respuesta a una co!unicación recibida%o Reiterar una in"or!ación un re$ueri!iento o solicitud urgente%o Solicitar detalles sobre un asunto deter!inado%o I!pugnar o corregir una situación%o Con"ir!ar e/entos ocurridos o pendientes%o Solicitar o re!itir in"or!ación docu!entos u ob,etos%o O"recer agradeci!ientos e2cusas o trans"erencias%



o *elicitar in/itar o con/ocar%o 6acer lla!ados de atención%

CARTA

ogot3 D%C% :: de "ebrero de ;@@

Se7or

GERMAN CANO MORA

(e"e Departa!ento Recursos 6u!anos

Capacitación E!presarial S%A

Trans/ersal <> =FB@

ogot3 D%C%

Asunto+ Modelo partes !ensa,e co!ercial

Cordial saludo se7or Cano

Este !odelo de carta escrita en estilo de blo$ue e2tre!o es uno de los !3s

usados en la co!unicación organi'acional%

Es necesario $ue el contenido tras!ita la idea en "or!a+ clara precisa co1erenteconcisa # ordenada para cu!plir con los ob,eti/os de in"or!ar # persuadir% Sesugiere $ue el te2to no tenga !3s de tres p3rra"os en cartas de un solo "olio% Sead,unta literatura de la Real Acade!ia Espa7ola%

Al obser/ar este !odelo identi"icar3 las partes "unda!entales # opcionales $ue sere$uieren para la co!unicación e"ecti/a%

6asta pró2i!a oportunidad%

MARIA *ERNANDA GOME LARA

Orientadora Recursos 6u!anos

Reactor+ Ang0lica Du$ue



Transcriptor+ Mar-a Li'ara'o

CARTA

Medell-n ; de "ebrero de ;@::

Se7ora

ALEANDRA OC6OA

Secretaria

)resencia Colo!bo Sui'a

Asunto+ Agradeci!iento

Cordial saludo+

Agradece!os por su a!able gestión en la entrega de los bonos a los estudiantesde secretariado siste!ati'ado =% Reali'ó usted un e2celente traba,o%

Desea!os $ue contin4e con su e2celente labor%

Cordial!ente

Secretariado Siste!ati'ado =

Reactor+ Ale2andra Tesillo

Transcriptor+ Ana Mar-a Aristi'abal

M#MORA*"OS

Son co!unicaciones escritas $ue se utili'an para trans!itir in"or!aciónorientaciones # pautas entre las dependencias locales regionales nacionales einternacionales # las l-neas de coordinación ,er3r$uica de la organi'ación%


Se reco!ienda tener en cuenta los siguientes aspectos+



o Utili'ar los "or!atos nor!ali'ados en los !anuales de cada organi'ación%o Redactar en "or!a clara bre/e directa sencilla cort0s # en !odo

i!personal o en pri!era persona del plural%o Distribuir el te2to de acuerdo con su e2tensión%o Tratar pre"erible!ente un solo te!a por !e!orando%

1-ILI0AI2* "#L M#MORA*"OS

El !e!orando puede tener uso de los siguientes ob,eti/os%

o In"or!ar sobre un 1ec1o en "or!a bre/e%o E2presar necesidades%o 6acer re$ueri!ientos%o Regular o aclarar una in"or!ación%o Tra!itar desarrollar o agili'ar un asunto%o Dar respuesta a una co!unicación recibida%o Conocer detalles sobre un aspecto deter!inado%o I!pugnar o corregir una situación%o Con"ir!ar e/entos ocurridos o pendientes%o Solicitar o re!itir in"or!ación docu!entos u ob,etos%o *elicitar in/itar o con/ocar a reuniones no protocolarias%o 6acer lla!ados de atención entre otros%

MEMORANDO

DC @> @:F>

Medell-n @?de !ar'o de ;@::

)ARA+ Li''et1 Gó!e' Rengi"o

DE+ Ale2andra

ASUNTO+ ausencia en clase

Con el debido respeto $ue usted se !erece este !e!orando se reali'a para

1acerle un lla!ado de atención por sus nu!erosas "altas de asistencia a clase%

Se le aconse,a $ue se 1aga presente !3s "recuente!ente a clases !e,or e/ite lacancelación de su !atr-cula%

Atenta!ente



*ir!a%

Copia+ Coordinación

Transcriptor+

MEMORANDO

Medell-n @? de !ar'o de ;@::)ARA+ (orge Montes Director

DE+ estudiantes )resencia Colo!bo Sui'a

ASUNTO+ Aclaración

Reciba un cordial saludo 0ste !e!orando es para co!unicarle la incon"or!idaden la $ue se encuentran los estudiantes de secretariado #a se in"or!aron $uedeben asistir a clases en se!ana santa # 0stos no est3n de acuerdo con ello%

Espero recibir una respuesta lo !3s pronto posible%

Cordial!ente

Estudiantes )resencia Colo!bo Sui'a

I*&ORM#S

La e2pedición de in"or!es est3 a cargo de "uncionarios o e!pleados autori'ados!ediante acto ad!inistrati/o o en el cu!pli!iento de sus "unciones%

Los in"or!es se elaboran en papel con logo s-!bolo de acuerdo con las nor!asinternas de la organi'ación%

Nota+ Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las pol-ticas decostos de cada organi'ación%



Si es necesario se reco!ienda elaborar docu!ento re!isorio al presentar losin"or!es ad!inistrati/os #a sea $ue se en/-en por internet o correo electrónico%

Cuando e2istan ane2os en un in"or!e se reco!ienda 1acer su identi"icacióndescripción o aclaración dentro del te2to%

ARA-#R(S-IAS "# LA R#"AI2* LA +R#S#*-AI2*

En los in"or!es se deben tener en cuenta los siguientes aspectos+

o Tratar un solo te!ao Redactar e "or!a clara precisa concreta # concisao Usar trata!iento respetuoso # cort0so Redactar en "or!a i!personal 8se pro#ecta se estudió9o Utili'ar los "or!atos nor!ali'ados de acuerdo con los !anuales de cada

organi'acióno Disponer el orden en $ue se /an a describir # contar las acti/idades

reali'adaso Elegir el lengua,e t0cnico adecuado as- co!o el tono para presentar los

1ec1os%

1-ILI0AI2* "#L I*&ORM#

De acuerdo con los ob,eti/os del in"or!e se reco!ienda $ue el re!itente tenga encuenta los siguientes usos+

o Regular o aclarar una situacióno In"or!ar sobre un 1ec1o e2presar necesidades o 1acer re$ueri!ientoso Tra!itar desarrollar o agili'ar un asuntoo Reiterar una in"or!ación un re$ueri!iento o solicitud urgenteo I!pugnar o corregir una situacióno )resentar detalles sobre un aspecto deter!inado%

LAS#S "# I*&ORM#S

Los in"or!es pueden ser+

a9 Resu!en e,ecuti/o $ue tiene de una a tres p3ginas%

b9 In"or!e corto $ue consta de una a :@ p3ginas

c9 In"or!e e2tenso de :: p3ginas en adelante%



R#S1M#* #?#1-I.O

Este tipo de in"or!e bre/e se usa para+

o In"or!ar sobre el desarrollo de un e/ento organi'acional%

o De,ar constancia del procedi!iento reali'ado durante la /eri"icación deasuntos ad!inistrati/os

o Reportar e/entos e2traordinarios ocurridos durante una reunióno Dar a conocer di"erentes aspectos sobre /isitas ad!inistrati/as o de

/eri"icacióno )resentar resu!en de un proceso de e/aluación # certi"icacióno Elaborar resu!en sobre el co!porta!iento inadecuado de un e$uipo

8!a$uinaria9 grupo de personas o de un indi/iduo)uede tener o no portada% En caso de no tenerla se ree!pla'a por unencabe'a!iento se reco!ienda $ue el resu!en inclu#a+

o Encabe'a!iento con"or!ado por ra'ón social dependencia n4!ero ocódigo t-tulo lugar de origen # "ec1a de elaboración

o Autor-a del resu!en e,ecuti/oo Ob,eti/oso Nu!erales o te!aso Conclusiones # reco!endacioneso *ir!a

#*"A+ L-"A5

Departa!ento de capacitación DC @=B

A+AI-AI2* O* BAS# #* *ORMAS "# OM+#-#*IA LABORAL

*ec1a+ Medell-n <@ septie!bre de ;@@

ELAORADO )OR+ (o1n Alberto Correa apata

(uan Gon'alo Donado )erea

:% O(ETI&OS:%: Cu!plir con re$uisito e2igido para la ter!inación del contrato co!o *acilitador de Aco!pa7a!iento%

:%; Elaborara resu!en sobre el proceso desde su inicio 1asta el "inal%



:%< )resentar conclusiones%

:%= 6acer las reco!endaciones del caso%

:% RESUMEN

Despu0s de "ir!ar el contrato por prestación de ser/icios co!o "acilitadores #siguiendo instrucciones del Director E,ecuti/o de CENDA) se desarrollaron lassiguientes acti/idades+

o (ulio :B de ;@@+ Inicio del contrato se concertó reunión para el ;; deenero # con"ir!ar las "ec1as de las capacitaciones en cada ciudad%

o (ulio ;; de ;@@+ Reunión en Gestión 6u!ana con el )sicólogo (uan)0re' Rui' para en/iar con/ocatorio el ;F de enero recon"ir!ando "ec1as #1orarios%

o Las capacitaciones se lle/ar-an a cabo entre el : de (ulio # el :F de agosto

del ;@@%;%: SENSIILIACION E INCIO DEL )ROCESO%

)ara esta acti/idad se dedicó el dia ; de ,unio desde las @B+@@ 1oras 1asta las:B+@@ 1oras # en/iar las sensibili'aciones a tra/0s de internet% Se 1i'o el registrocorrespondiente de las personas inscritas se atendieron las in$uietudes de losresponsables en cada ciudad para ad/ertir $ue se trababa de capacitación #e/aluaciones escritas con el debido aco!pa7a!iento de los "acilitadores%

Durante el inicio # al "inal de la sensibili'ación se conto con la participación detodos los responsables en cada ciudad de /arios inscriptos a las capacitaciones #

de otras personas interesadas% Cada grupo $uedo con"or!ado entre ;@ # ;Fparticipantes todos ellos debida!ente registrados # $uienes se encuentrenlaborando en las e!presas # entidades a"iliadas a CENDA) con el cu!pli!entode todos los re$uisitos% Se presentaron algunas deserciones por cala!idaddo!estica% Se de,ó constancia en las actas respecti/as%

&0ase ane2o detallado en las ciudades en las cuales se dicto la capacitación+

Antio$uia+ Medell-n ItagV- Sabaneta En/igado

Caldas+ Mani'ales C1inc1in3

Risaralda+ )ereira Santa Rosa de Cabal

uind-o+ Ar!enia

;%; DESARROLLO DEL )ROCESO



En la sensibili'ación se e2plico el diligencia!iento de los registros # las di"erentese/idencias $ue deb-an tener para la pri!era /isita en cada puesto de traba,o% Elorden del proceso "ue el siguiente+ registro de inscripción # reportes a CENDA)%Luego se 1icieron las lla!adas tele"ónicas para concertar en cada ciudad la"ec1a # la 1ora de las capacitaciones sobre producción docu!ental 8carta circular

# otros docu!entos organi'acionales9 ade!3s de las t0cnicas arc1i/-sticas parala organi'ación de docu!entos seg4n nor!as de co!petencia laboral% Seprocedió a la e/aluación escrita% Se 1icieron las acciones correcti/as en cada caso# se concertó en cada grupo el plan de e/aluación de"initi/o% Se aplicó el !is!oprocedi!iento en el 3rea de arc1i/-stica para "inali'ar con la e/aluación sobreconoci!ientos%

Todo se reali'ó entre el ; de ,unio de ;@@% El ;: de ,ulio de ;@@ se solicitó laauditoria la cual se progra!ó para el :; de agosto de ;@@ a las :F+@@ 1oras enel aula !32i!a de CENDA) en esta ciudad%

:% CONCLUSIONESo El proceso se inició seg4n "ec1as asignadas%o *altó co!unicación entre los "acilitadores # el coordinador para e/itar los

incon/enientes $ue se presentaron%o 6ubo proble!as con las a#udas audio/isuales pero se corrigieron%o La !a#or-a de candidatos no to!an el proceso en serio%o *alta !3s sensibili'ación para $ue to!en conciencia de $ue son nor!as

para co!probar la co!petencia laboral de cada uno%:% RECOMENDACIONESo Aclarar cual$uier duda antes de iniciar cada proceso # rea"ir!ar

procedi!ientos%o 6acer reunión de retroali!entación con el coordinador # de!3s "acilitadores

para interca!biar e2periencias%o )ara econo!i'ar tie!po # dinero se re$uiere $ue los "acilitadores tengan

espacios # e$uipos adecuados. $ue todos le den !3s i!portancia al procesode capacitación%

(O6N ALERTO CORREA A)ATA

*acilitador de Aco!pa7a!iento

(UAN DONADO )EREA

*acilitador de Aco!pa7a!iento

Copia+ Doctora Natalia Casta7o Asistente de Dirección



Ane2os+ cuatro 8oc1o "olios9

Redactor+ (uan Gon'alo Donado

Transcriptor+ (ulia Marcela Correa

IR1LAR#S

Co!unicaciones escritas de inter0s co!4n con el !is!o contenido o te2to a ungrupo espec-"ico de personas tanto interna co!o e2terna!ente%


La circular tiene co!o ob,eti/o "unda!ental dar a conocer in"or!ación de car3ctergeneral%

La circular con car3cter interno se utili'a para in"or!ar disposiciones nor!aslinea!ientos # pol-ticas # la circular e2terna para dar a conocer reglas denegocios nue/os productos o ser/icios entre otros%

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos+

o Tratar un solo te!ao Iniciar # "inali'ar el te2to con la "rase de cortes-ao Redactar en "or!a clara precisa concreta # concisao Usar un trata!iento respetuoso # cort0so E!plear un estilo gra!atical natural sencillo # continuoo Utili'ar los "or!atos nor!ali'ados en el !anual de procedi!ientos de cada

organi'acióno Distribuir el te2to de acuerdo con su e2tensión%

LAS#S "# IR1LAR

o La circular general se dirige a un grupo especi"ico de personaso La carta circular est3 dirigida en "or!a personali'ada%

IR1LAR >>8ogot3 D%C :: de abril de ;@@

)ARA COORDINADORES DE CA)ACITACIPN

ASUNTO+ Co!pendio actuali'ado



Cordial saludo se7ores coordinadores% Les co!unica!os $ue la ediciónactuali'ada sobre docu!entación organi'acional ser3 publicada en el presentea7o% As- !is!o in"or!a!os $ue para tener el e,e!plar original lo pueden ad$uiriren las o"icinas de ICONTEC o en las librer-as autori'adas%

El ob,eti/o del Instituto Colo!biano de Nor!as T0cnicas es presentarreco!endaciones para la elaboración de di"erentes tipos de docu!entos $ue segeneran en las organi'aciones # pro#ectar una adecuada i!agen corporati/a%

Su actuali'ación se 1ace periódica!ente # se in"or!a a nuestros usuarios con el"in de e/itar la ad$uisición de+ plagios e,e!plares sin actuali'ar o adulterados%

6asta nue/a co!unicación%

)EDRO &ARGAS GPME

Director General

Transcriptor+ Mart1a Ra!-re'

CIRCULAR @@:

Medell-n := de !ar'o de ;@::

)ARA )RO*ESORES DE )RESENCIA COLOMO SUIA

ASUNTO+ Reunión

Cordial saludo se7ores docentes%

Les co!unica!os $ue se organi'ar3 una pe$ue7a celebración del d-a del!aestro con el "in de resaltar su gran labor # agradecer su ser/icio%

Les espera!os el d-a :F de !a#o a las :F+<@ 1oras%

Su asistencia es i!portante para nosotros%

)EDRO &ARGAS

Director General Alcald-a de Medell-n



Transcriptor+ Andr0s *elipe Gó!e'

#R-I&IA"OS

El certi"icado es un docu!ento de car3cter probatorio p4blico o pri/ado $ue seasegura la /eracidad # la legalidad de un 1ec1o o acto sole!ne 8aconteci!ientoaco!pa7ado de "or!alidades necesarias para la /alide' de un acto ,udicial

,ura!ento cere!onia nor!a # registro notarial9%

Con base en el 1ec1o o acto $ue se prueba pueden e!itirse certi"icados de+

o Cali"icaciones obtenidas dentro de periodos acad0!icos%o Registro ci/il o parro$uial de naci!iento bauti'o o de de"unción%o ecas donaciones e2enciones cr0ditos pa' # sal/o resultados !0dicos

docu!entos de identidad entre otros%

O*S-A*IAS

La constancia es un docu!ento de car3cter probatorio $ue no re$uieresole!nidad puede ser personal%

Seg4n el 1ec1o o el acto se clasi"ican en constancias para+

o Tie!po de ser/icio%o E2periencia%o Salario u 1onorarios%o Clases de traba,o%o (ornada laboral%o Cu!pli!iento de co!isiones%o Co!porta!iento del traba,ador entre otros%


La constancia # la certi"icación tienen co!o ob,eti/o "unda!ental dar a conocer

in"or!ación de car3cter personal%

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos+

:% Redactara en "or!a clara precisa concreta # concisa%;% Usar un trata!iento i!personal respetuoso # cortes%<% E!plear un estilo gra!atical natural sencillo # continuo%=% Utili'ar los "or!atos establecidos en cada organi'ación%



F% Distribuir el te2to de acuerdo con su e2tensión%>% Su!inistrar la in"or!ación en "or!a personali'ada%?% E2pedir sie!pre el original%

-RA-AMI#*-O SAL1"O "#S+#"I"A

NOTA+ Los t-tulos # cargos correspondientes a da!as se escriben co!o loestablece la Real Acade!ia de Lengua%

-RA-AMI#*-O

El trata!iento de cortes-a o t-tulo acad0!ico se escribe con !a#4scula inicial%

E(EM)LOS Se7or

Se7ora

Doctor

Doctora

Licenciado

Ingeniero

Ingeniera

Econo!ista entre otros%

)ara !uc1os cargos se presentan deno!inaciones "e!eninas # pro"esionales%

E(EM)LOS

Cargos

Alcaldesa

Asistente Ad!inistrati/a

Consulesa



Decana

Gerenta

Gobernadora

(ue'a

(e"a

T-tulos pro"esionales

Abogada

Ad!inistradora de Negocios

Ad!inistradora de E!presas

Ar$uitecta

acterióloga

ióloga Marina

Co!unicadora Social

Contadora )4blica

Ministra

)residenta

Rectora

Re/isora *iscal

Secretaria General

Subgerenta

Tesorera



&icepresidenta

&icerrectora

Geóloga

*-sica Nuclear

Ingeniera

M0dica

Microbióloga

Odontóloga

Socióloga

Traba,adora Social

Dise7adora Te2til

Cuando estos t-tulos # cargo "or!an parte de un te2to se escriben con!in4sculas por$ue con/ierten en sustanti/os co!unes%

E(EM)LOS &endr3 la ingeniera Alicia &argas

El dise7o de la presentación se encargar3 a la ,e"a de /entas

SAL1"O

Se utili'a precedido del t-tulo+ para las da!as el no!bre sencillo o co!puestoseg4n aparece en el destinatario. para los caballeros los apellidos% Si el saludo esbre/e # "inali'a en dos puntos se reco!ienda la despedida seguida de co!a. si el

saludo es e2tenso se reco!ienda $ue la despedida ter!ine en punto%

E(EM)LOS Apreciado se7os otero Garc-a+

Respetada ingeniera Gloria Mar-a+

Se7ora !inistra+



Cordial saludo se7or Mart-ne' Or,uela+

NOTA El uso de Esti!ado o Apreciado se7or se 1ace sola!ente para personasde con"ian'a%

En el caso de los !e!orandos # las circulares en los cuales se inclu#e el saludose presentan los siguientes e,e!plos%

E(EM)LOS

)ara !e!orando

Con agrado la saludo e in"or!o $ueW

Tengo el gusto de saludarla #W

Con saludo cordial ad,unta!osW

)ara circular

Con nuestro cordial saludo les solicita!osW

Cordial saludo se7ores # les co!unica!osW

Los saluda!os # con"ir!a!os $ueW

El saludo co!o parte inicial del te2to se escribe a dos interlineas libres despu0sdel asunto%

manual de gestión secre

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