manual de gesta o documental

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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade

MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

Maio, 2010

Manual de Gestão Documental

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Presidente da República Luiz Inácio Lula da Silva

Ministra do Meio Ambiente Izabella Mônica Vieira Teixeira

Secretário ExecutivoJosé Machado

Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBio Rômulo José Fernandes Barreto Mello

Diretora de Planejamento, Administração e Logística Silvana Canuto Medeiros

Diretor de Unidades de Conservação de Proteção Integral Ricardo José Soavinski

Diretor de Unidades de Conservação de Uso Sustentável e Populações TradicionaisPaulo Fernando Maier Souza

Diretor de Conservação da Biodiversidade Marcelo Marcelino de Oliveira

Equipe Técnica ResponsávelAline Ramalho Bezerra BorgesLorena Maria Borges da Silva

ColaboradoresLuciano Luiz de JesusMarli dos Reis Alves SoaresNataniel Fragoso Ribeiro Adriana Rodrigues Alves Adriane Correia de Souza

Projeto Gráfico Eduardo Guimarães

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Manual de Gestão Documental

Este material contém informações importantes para o usuário, orientando como produzir, tramitar e destinar seus documentos de forma padronizada. A modernização da área de documentação também é exposta no manual, dando a dimensão do que está sendo feito para aprimorar o serviço e o atendimento ao usuário.

Instituto Chico Mendes de Conservação da

Biodiversidade

Centro de Documentação Tel:(61) 3341-9015

Fax:(61) 3341-9492 01/05/2010

CDOC

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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO .......................................................................................................................... 7

DEFINIÇÕES .................................................................................................................................8

GESTÃO DE DOCUMENTOS ....................................................................................................... 10

Definição de Documento ........................................................................................................ 11

Produção de Documentos .....................................................................................................13

Modelos e Formatação .................................................................................................... 14

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO .................................................................................................. 16

Protocolo Geral ..................................................................................................................... 16

Recepção (Recebimento de documentos) ........................................................................17

Expedição (Serviço de Postagem e Malote) .................................................................... 18

Instrução Processual ........................................................................................................21

Processamento Digital ..........................................................................................................26

Informações sobre o trâmite físico de documentos – Sede e Unidades ............................26

Arquivo Central ......................................................................................................................29

Biblioteca ................................................................................................................................31

Gestão da Informação – SGI ................................................................................................. 32

REFERÊNCIA ..............................................................................................................................34

ANEXO I ..................................................................................................................................35

REDAÇÃO OFICIAL ..................................................................................................................... 37

IDENTIDADE VISUAL ............................................................................................................. 37

QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL .................... 37

Clareza .............................................................................................................................. 37

Coesão ..............................................................................................................................38

Concisão ...........................................................................................................................38

Formalidade e uniformidade ...........................................................................................38

Impessoalidade ................................................................................................................39

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PADRONIZAÇÃO ....................................................................................................................39

Pronomes de Tratamento ................................................................................................39

Fechos .............................................................................................................................. 41

Identificação do Signatário .............................................................................................. 41

Formatação ......................................................................................................................42

ATOS DE COMUNICAÇÃO ......................................................................................................44

Documentos Padrão Ofício ..............................................................................................44

Ofício .................................................................................................................................46

Ofício Circular ...................................................................................................................48

Memorando ......................................................................................................................50

Memorando Circular ........................................................................................................54

Despacho ..........................................................................................................................56

Fax ....................................................................................................................................60

Correio Eletrônico ............................................................................................................62

ATOS NORMATIVOS...............................................................................................................62

Apostila ............................................................................................................................. 62

Atestado ............................................................................................................................64

Certidão ............................................................................................................................66

Ata .....................................................................................................................................68

Portaria ............................................................................................................................. 72

Nota Técnica ..................................................................................................................... 74

Instrução Normativa ........................................................................................................ 76

Ordem de Serviço ............................................................................................................. 78

Parecer .............................................................................................................................80

Resolução .........................................................................................................................82

REFERÊNCIAS ............................................................................................................................84

ANEXO II – Logomarca ICMBio ..................................................................................................85

ANEXO III – Guias de Remessa de Correspondência e Malote ................................................86

ANEXO IV – Quadro de Ações sobre Processos ........................................................................ 91

ANEXO V – Guias de Arquivo e Espelhos de Identificação ........................................................93

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Lei nº 8.159, de 8/1/1991

LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

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O Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade alçou o Projeto de Gestão Documental com o objetivo de estruturar a área de documentação, modernizando suas atividades e serviços. O Projeto busca a equalização das atividades com a implantação de padrões para produção, trâmite e destinação de documentos com o auxílio de manuais e capacitação, inserindo o usuário em uma nova realidade.

A estrutura da área de documentos é:

A Coordenação de Documentação é ligada à Coordenação Geral de Administração e Tecnologia da Informação – CGATI/DIPLAN.

Este manual é apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que será aplicado à documentação do Instituto, com parâmetros e métodos que irão mudar a cultura e hábitos pré-existentes.

As ações já iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores passam a ter capacitação para tratar a documentação. No seu cotidiano terá o controle da informação, dispondo de ferramentas para isso. A Instituição está aprendendo a ter a informação de maneira mais ágil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas ações.

E é neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo é precioso em nossa atividade.

Coordenação de Documentação/CGATI/DIPLAN

APRESENTAÇÃO

ARQUIVO CENTRAL

COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO

PROTOCOLO GERAL

PROCESSAMENTO DIGITAL

BIBLIOTECA MEMORIAL

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

MODERNIZAÇÃO E ANÁLISE

DOCUMENTAL

ATENDIMENTO AO USUÁRIO

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DEFINIÇÕES

Assunto - É a matéria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o conteúdo de que se trata.

Autuação e/ou formação de processo - É o termo que caracteriza a abertura do processo.

Correspondência - É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos.

Desapensação - É a separação física de processos apensados.

Desentranhamento de peças - É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.

Desmembramento – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado.

Despacho - Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.

Diligência - É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

Distribuição - É a remessa do processo ou documento às unidades, sendo direcionado conforme despacho ou informação constante no documento.

Documento - É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Espelho de identificação - É a identificação visual padronizada de uma caixa ou pasta, com informações de seu conteúdo.

Gestão de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.

Guia de andamento - É uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo conter o número de volumes e o número de folhas.

Guia de remessa de correspondência - É um formulário que deve ser preenchido, quando for encaminhada mais de uma correspondência no mesmo envelope, devendo ser autenticada com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.

Guia de remessa de malote - É um formulário que deve ser preenchido com informações

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sobre o conteúdo do malote de correspondência que esta sendo enviado, devendo ser autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.

Interessado - É a pessoa, empresa ou órgão que será beneficiada com a ação.

Juntada - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.

Juntada por anexação - É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

Juntada por apensação - É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público estadual, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um único processo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.

Numeração de peças - É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.

Peça do processo - É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.

Procedência - A instituição que originou o documento.

Processo - É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

Processo acessório - É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

Processo principal - É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.

Protocolo geral - É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.

Registro - É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e de processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos interessados.

Termo de arquivamento e desarquivamento - É uma nota utilizada para informar o arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da autoridade competente ou a requerimento do interessado.

Termo de desapensação - É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados.

Definições

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Termo de desentranhamento de peças - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo.

Termo de encerramento - É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.

Termo de juntada de peça - É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo.

Termo de ressalva - É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça.

Termo de retirada de peça - É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo.

Tramitação - É a movimentação do processo e/ou documento de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Gestão de Documentos foi definida na LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A aplicação desta técnica permite que a Instituição utilize a documentação de maneira correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituição soluciona os problemas decorrentes da falta de um programa de gestão, como: perda, duplicidade e extravio de documentos; falta de espaço; dificuldade no acesso e na localização da informação; controle manual de fluxo; e falta de padrão para elaboração e tratamento de documentos.

Na gestão documental considera-se, também, o cidadão, que na forma desta lei (Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informação, conforme dispõe o Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituição não deve se organizar apenas por necessidade própria, mas também para atender as demandas do Governo Federal e os anseios da sociedade.

No Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, também é exposta a

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necessidade de proteção do acervo documental, referindo-se à conservação dos documentos e a preservação da informação. O Art. 25 complementa a informação do art.1 com as penalidades, dispondo: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. A preservação também faz parte do projeto de gestão, buscando a conscientização do usuário no manuseio do documento, dando a devida importância ao que é sua ferramenta de trabalho. As sanções penais podem ser vistas no Decreto-Lei nº2.848, de 7 de dezembro de 1940. Código Penal/Dos crimes contra o patrimônio.

A informação em tempo hábil e correta é um grande instrumento de trabalho para a Instituição, que deve mantê-la atualizada e disponível.

Definição de Documento

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, conforme descrito a seguir.

a) Caracterização quanto ao gênero

Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas arquitetônicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis;

Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em papel emulsionado, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;

Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas vídeo magnéticas;

Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnéticas;

Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela;

Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido (Winshester) e disco óptico.

Gestão de Documentos

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b) Caracterização quanto à espécie

Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei;

Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;

Atos de assentamento: São os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infração;

Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex.: traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;

Atos de ajuste: São representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal - é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc.);

Atos de correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

c) Caracterização quanto à natureza

Documentos Secretos: São os que requerem rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional;

Documentos Urgentes: São os documentos cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e da Assembléia Legislativa do Estado (Câmaras Municipais); mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio - funeral; diárias para afastamento da Instituição; folhas de pagamento; outros que, por conveniência da Administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial;

Documentos Ostensivos: São documentos cujo acesso é irrestrito;

Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral.

Produção de Documentos

Na elaboração e/ou produção de documento deverá ser considerado os padrões da ABNT e da Redação Oficial da Presidência da República, podendo a Instituição determinar os parâmetros a serem adotados.

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No Manual de Redação Oficial do ICMBio são relacionados os formatos que deverão ser utilizados no âmbito da Instituição.

Para produzir um documento é necessário entender sua finalidade, e assim, utilizar o melhor instrumento para transmitir a informação. Este esclarecimento é precioso para iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo há a definição dos tipos mais utilizados.

ESPÉCIE/TIPO DE DOCUMENTO FINALIDADE

MEMORANDO

Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

MEMORANDO-CIRCULARComunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.

OFÍCIOO tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares.

OFÍCIO-CIRCULARComunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a particulares.

FAX

É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

E-MAIL

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. O email institucional já é considerado como documento comprobatório.

DESPACHO

Decisão proferida sobre ofício, memorando, parecer, informação, requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e solução. Pode ocorrer também despacho de encaminhamento de um órgão para outro. O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo.


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Modelos e Formatação

Os documentos têm padrões de formatação que devem ser seguidos, facilitando a sua identificação e o entendimento do seu objetivo.

Os mais conhecidos são o Memorando e o Ofício. Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformizá-los, será adotada uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício.

Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). Também é obrigatório constar o número da página a partir da segunda.

Devem conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla da coordenação, diretoria e órgão que o expede.

Exemplo: Memorando nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio Ofício nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio

Nota: A numeração dos documentos padrão ofício recomeça a cada ano.

b) local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo.

Exemplo: Brasília, 15 de março de 2007.

c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação.

Nota: No caso do ofício deve ser incluído também o endereço, cidade, estado e CEP.

d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

e) vocativo: que invoca o destinatário, seguido de vírgula.

Exemplo: Senhor Coordenador de Administração,

f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introdução: apresentação do assunto que motiva a comunicação. Não use as formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;

- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

- conclusão: apresentação da posição recomendada sobre o assunto.

Nota: os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

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g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior) ou Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)

h) assinatura do autor da comunicação.

i) identificação do signatário.

Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

CONFIGURAÇÕES PADRÃO

Fonte Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé..

Número de páginas É obrigatório constar a partir da segunda página.

Tamanho Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício (oficio e memorando) devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.

Orientação O documento deverá ser impresso como Retrato.

Impressão

Os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações.

Início de parágrafo O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda.

Espaçamento entre parágrafos Deve ser utilizado espaçamento de 2,5cm.

Espaçamento entre linhas Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas.

Alinhamento O texto deve ser justificado.

Margem esquerda O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura.

Margem direita O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.

Margem superior O campo destinado à margem superior terá 2 cm.

Margem inferior O campo destinado à margem inferior terá 2 cm.

SímboloNo modelo Ofício utilizar o Brasão da República, nos demais documentos utilizar apenas o símbolo do ICMBio. Todos os documentos produzidos devem apresentar o símbolo da Instituição.


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Identidade Visual

Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais deverão possuir a logomarca do ICMBio.

Logomarca (Anexo II), é a marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

A Coordenação de Documentação tem em sua atribuição planejar, organizar, controlar e coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete à Coordenação: auxiliar as Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender a demanda de usuários e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem como-promover reciclagem para atualizar o usuário quanto às atividades; desenvolver programas de conscientização do usuário quanto à gestão documental; orientar os profissionais que executam as atividades relacionadas à gestão; e buscar continuamente a modernização de todas as atividades desenvolvidas nas áreas do Centro de Documentação, considerando os recursos tecnológicos.

Protocolo Geral

O Protocolo Geral está sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar a documentação do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatidão no acesso a informação e auxiliando a tomada de decisão.

Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) são baseados na Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministério do Planejamento.

A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC (Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento e processos, possibilitando a busca e localização por qualquer uma das informações. O sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histórico do trâmite, permite ainda cadastrar despachos e comentário (em ordem cronológica). No registro de processo o sistema permite a inclusão de informações direcionadas a atividade fim da Instituição.

As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, são elas:

1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos;

2. Autuar documento (formalizar processo);

3. Manter a base de dados do sistema de autuação de processos e documentos atualizada;

4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execução do serviço de protocolo;

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5. Encaminhar os documentos de âmbito externo;

6. Administrar despesas com serviços de postagens e malote;

7. Controlar o fluxo das correspondências enviadas diariamente pelo serviço de correios;

8. Atender as demandas dos usuários de forma ágil e com exatidão;

Recepção (Recebimento de documentos)

A área de Recepção tem uma função muito importante na gestão de documentos, pois a forma como o documento é recebido no Centro de Documentação definirá o tratamento do mesmo. Compete a esta área:

1. Receber o documento externo, gerando um pré-cadastro no SGDOC, com data e hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema;

2. Receber documentos internos (trâmite interno), avaliar todas as informações do documento, inclusive imagem;

3. Atender as demandas dos usuários internos ou externos de forma ágil e com exatidão;

4. Organizar o serviço de entrega de documentos externos (motoboy);

Orientações ao usuário

Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)

Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientações ao usuário sobre o novo procedimento adotado pelo PG:

a) Receber documentos, processos e correspondências

a. Procedimentos:

i. Documentos: todo documento será pesquisado no sistema, não estando cadastrado, o mesmo receberá um digital (código de barras) e será cadastrado, digitalizado e tramitado;

1. O documento que já estiver cadastrado será identificado com o numero da digital (no canto superior direito), que consta no sistema e será informado no despacho o trâmite dado pelo PG, conforme o que estiver descrito no documento.

ii. Processos: o processo será recebido, estando este com o despacho de encaminhamento, numerado até 200 páginas, com capa em condições adequada. Com exceção das minutas, não será recebido processo com documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd, fita, disquete e outros, deverão constar como peças do processo.

Centro de Documentação

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iii. Correspondência: No recebimento da correspondência externas, todas as cartas serão abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais, sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislação vigente.

Expedição (Serviço de Postagem e Malote)

A expedição de documentos é realizada com a utilização do contrato de serviços de correios, que tem como base o cartão de postagem e o serviço de malote. Ambos podem ser solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando.

A novidade para envio de correspondências ao ICMBio é a Caixa Postal, uma maneira mais eficiente de garantir o recebimento de correspondências na Instituição em tempo hábil.

Para envio de correspondência ao ICMBio, no espaço destinado para informar o destinatário deve constar apenas o nome da Instituição, a caixa postal e o CEP de identificação, conforme determina o modelo abaixo.

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBIO

CAIXA POSTAL 7993

CEP: 70673-970

Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas deverão utilizar um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA-GRC (Anexo III), quando houver mais de um documento por envelope, o que facilitará a identificação dos documentos e quantidade enviadas.

Serviço de Postagem

O quadro abaixo apresenta os serviços disponíveis, com suas definições e prazos. No quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes serviços, em Estados localizados nas extremidades do país. A finalidade é que o usuário tenha uma visão do custo x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos serviços são praticamente o mesmo, mas têm uma diferença muito grande de valores.

QUADRO DE SERVIÇOS DE POSTAGEM DISPONÍVEIS

SERVIÇO DESCRIÇÃO PRAZO DE ENTREGA

Carta Registrada Carta com n° de registro que possibilita rastreamento.

3 a 5dias úteis

Sedex Convencional Sedex comum com n ° de registro para rastreamento.

2 a 3 dias úteis

Sedex 10* Sedex rápido com n° de registro para rastreamento.

É entregue até as 10 horas do dia seguinte (considerar dia útil).

Sedex hoje* Sedex rápido com n com n ° de registro para rastreamento.

Entrega no mesmo dia da postagem.

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SERVIÇO DESCRIÇÃO PRAZO DE ENTREGA

PAC Serviço para pacotes, com custo mais baixo. 5 a 8 dias úteis

Carta simples Carta sem n° de registro. É destinado a documentos s/n° ou circulares. Tem baixo custo.

3 a 5 dias úteis

ARAviso de Recebimento

AR é um formulário que deve ser preenchido com o remetente e destinatário, com a finalidade que na entrega da correspondência, o destinatário assine o mesmo para comprovar o recebimento, devendo ser devolvido ao remetente. O valor da AR é acrescentado no valor da postagem .

-

Telegrama Serviço de envio de mensagem, sendo necessário apenas a disponibilização do texto ao Correios.

4 horas (entre capitais)

Impresso especiais Serviço com foco para os materiais de até 5kg por objeto, com mesmo padrão de formato. Não pode ser confidencial.

11 dias (entre capitais)

*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do serviço para o trecho.

Para rastreamento de correspondência, o usuário deve acessar o site: www.correios.com.br, o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da página.

QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO

ORIGEM DESTINO PESO TIPO VALOR VALOR

Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60

Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60

Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 35,10 R$37.70




Brasília São Paulo 300 gramas Envelope R$ 55,50 R$58,10

Brasília Goiânia 300 gramas Envelope R$ 28,30 R$30,90

Brasília Manaus 300 gramas Caixa R$ 16,00 R$18,60

Brasília Porto Alegre 300 gramas Caixa R$ 18,00 R$20,60



SERVIÇO

CARTA REGISTRADA 3 a 5 dias úteis

SEDEX CONVENCIONAL 2 a 3 dias

SEDEX 10 Até as 10 h do seguinte dia útil

SEDEX HOJE Entrega no mesmo dia

PAC 5 a 8 dias úteis

CARTA SIMPLES 3 a 5 dias úteis

VALOR VALOR

Sem AR Com AR


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Orientação ao usuário

Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG)

a) Para o envio da correspondência:

a. O envelope deve estar aberto para conferência do PG;

b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando;

c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope, utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA – GRC (Anexo III);

d. Não será enviada correspondência de caráter particular, apenas recebida.

NOTA: As correspondências particulares, recebidas no Instituto, não devem citar no envelope o nome da Instituição ou cargo, deve conter apenas o endereço e o nome do destinatário.

Serviço de Malote

O serviço de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino único, que não tem caráter emergencial e com observação do custo x benefício. Este serviço tem a seguinte logística:

a. A documentação deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE – GRM (Anexo III), onde deve constar a relação de todos os documentos inseridos no malote;

b. A documentação enviada a Sede, tem previsão de chegada entre segunda-feira e quarta-feira ao Instituto;

c. As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente às sextas-feiras;

d. Toda sexta-feira são enviados os malotes da Sede para as unidades;

a. Regras de funcionamento:

i. O Protocolo receberá documentos para envio via malote somente até sexta-feira, às 10h30. Os documentos que não forem entregues neste período serão enviados na próxima sexta-feira;

ii. O limite de peso total do malote é de até 30kg;

iii. Equipamento ou material frágil não devem ser enviados via malote, deverá ser utilizado o serviço de postagem;

iv. Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em envelopes abertos para conferência do PG, contendo despacho ou documento encaminhando, principalmente no caso de envio de contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.

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Definição de Correspondência

Toda documentação recebida terá sua definição da seguinte forma:

Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida.

a) Interna e externa

A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão.

A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Municipal, Estadual e Federal.

b) Oficial e particular

A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Municipal, Estadual e Federal ou destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.

A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública Municipal, Estadual e Federal.

c) Recebida e expedida

A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo geral do órgão ou entidade.

A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da Administração Pública Municipal, Estadual e Federal.

Instrução Processual

Autuação

A instrução processual é iniciada com a autuação de um documento ou de um conjunto de documentos. Para proceder à autuação deverá ser avaliada a necessidade de abertura de um processo, considerando a exigência de um estudo detalhado, de despachos determinando procedimentos técnicos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para execução de procedimentos específicos.

Documentos que não são tramitados, não poderão ser autuados, como: convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros.

Conjunto de documentos que não serão tramitados não poderão constituir processo. Neste caso deverá ser constituído um dossiê, que tem por finalidade agrupar informações de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histórico para pesquisa, estudos ou suporte para desenvolvimento de projetos futuros.


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As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão tornar-se peças de processo.

A autuação de processo só poderá ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades Protocolizadoras.

A autuação só se dará por meio de documento original. A solicitação deverá ser feita mediante memorando com objetivo específico. No assunto deverá constar a seguinte descrição: Solicitação de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as seguintes informações: interessado e o assunto do processo.

No Anexo IV há um quadro com descrição de todas as ações que podem ser realizadas com o processo após sua autuação.

Numeração única de processo

A numeração, ou seja, o número de protocolo é o que identifica ou caracteriza um processo, conforme Portaria nº. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, e atribui valor perante a Administração Pública Federal.

É formada por 15 dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV), resultando em 17 dígitos, conforme a seguinte descrição:

A primeira parte é constituída de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído a cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;

02000 a 02999 = MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE

A segunda parte é composta por uma numeração seqüencial de 6 dígitos, que a cada ano é reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formação do processo. A quarta e última parte é constituída de 2 dígitos, chamados de DV (Dígitos Verificadores), que são calculados automaticamente pelo sistema.

A partir da orientação acima, o número de protocolo tem sua composição da seguinte forma:

02070.000000/2009-00

Ressalta-se que o seqüencial de dígitos deverá ser separado conforme padrão determinado na Portaria nº. 3, seguindo símbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.

De acordo com a PORTARIA Nº 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Parágrafo único. Os processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecerão tramitando com o número de origem, até a decisão final e o seu arquivamento, não sendo permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.

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Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numeração atribuída pelo Ministério do Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:

CÓDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA

CÓDIGO SIGLA SITUAÇAO CÓDIGO SIGLA SITUAÇAO

02629 ITATIAIA TRANSFERIDA 02075 REBIO MATA ESCURA CRIADA

02030 CEPENE TRANSFERIDA 02077 RESEC GUARIBAS/PB

02031 CEPTA TRANSFERIDA 02078 ESEC CARIJÓS/SC CRIADA

02032 CEPSUL TRANSFERIDA 02079 PARNA APARADOS DA SERRA/RS CRIADA

02033 CEPERG TRANSFERIDA 02080 PARNA CAPARÁO CRIADA

02034 CMA TRANSFERIDA 02081 PARNA ILHA GRANDE CRIADA

02036 CEPNOR TRANSFERIDA 02082 PARNA PAU BRASIL/BA CRIADA

02044 TAMAR TRANSFERIDA 02072 IPANEMA TRANSFERIDA

02045 ORGÃOS TRANSFERIDA 02084 PARNA TIJUCA CRIADA

02057 IGUAÇU TRANSFERIDA 02085 SEMPRE VIVAS CRIADA

02061 CEMAVE TRANSFERIDA 02086 FLONA SILVÂNIA CRIADA

02062 CPB TRANSFERIDA 02087 APA GUAPIMIRIM CRIADA

02068 CENAP TRANSFERIDA 02088 PARNA JURUENA CRIADA

02071 RAN TRANSFERIDA 02089 RESERVA BIOLÓGICA DE SOORETAMA/ES CRIADA

02083 CEPAM TRANSFERIDA 02090 APA NASCENTES DO RIO VERMELHO/GO CRIADA

02073 FLONA C.BONITO TRANSFERIDA 02091 PARNA SERRA DA BODOQUENA/MS CRIADA

02074 RESEC UNIÃO/RJ CRIADA 02094 FLONA DE PASSO FUNDO CRIADA

02096 FLONA IBIRAMA CRIADA 02114 FLONA TAPAJÓS CRIADA

02097 PARNA C. GUIMARÃES CRIADA 02115 RESERVA GUAPORÉ CRIADA

02098 ESEC SERRA GERAL CRIADA 02116 FLONA TEFÉ CRIADA

02090 PARNA MARANHESES CRIADA 02117 FLONA HUMAITÁ CRIADA

02100 PARNA CANASTRA CRIADA 02118 APA CIP CRIADA

02101 PARNA CONFUSOES CRIADA 02113 ESEC TERRA DO MEIO CRIADA

02102 PARNA EMAS CRIADA 02119 CR1 CRIADA

02103 APA ARARIPE CRIADA 02120 CR2 CRIADA

02104 APA IBIRAIPUTA CRIADA 02121 CR3 CRIADA

02105 RESEX MATA GRANDE CRIADA 02122 CR4 CRIADA

02106 FLONA CARAJÁS CRIADA 02123 CR5 CRIADA

02107 PARNA CABO ORANGE CRIADA 02124 CR6 CRIADA

02108 PARNA C. DIAMANTINA CRIADA 02125 CR7 CRIADA

02109 FLONA CHAPECÓ CRIADA 02126 CR8 CRIADA

02110 ESEC GUARAQUEÇABA CRIADA 02127 CR9 CRIADA

02111 RESEX CHICO MENDES CRIADA 02129 CR10 CRIADA

02130 ESEC CARACARAÍ CRIADA 02128 CR11 CRIADA

02112 REBIO LAGO PIRATUBA CRIADO


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Numeração de Peças

A numeração de peças do processo é iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo específico, aposto no canto superior direito da página. A folha de abertura do processo (memorando) recebe o numero 1. A capa do processo não será numerada.

Duas peças de um mesmo processo não podem receber o mesmo número, não sendo permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um número, seguindo um seqüencial numérico conforme apresentado no processo.

No caso de erro na numeração das peças do processo, apor um “X” sobre o carimbo que necessita de correção e renumerar as folhas.

Documentos pequenos (Ex.: guias de depósito bancário, DARF) serão colados no centro da página do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para não prejudicar informações constantes do verso.

Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do processo acessório. No caso da apensação, os processos continuarão com sua numeração original.

No caso de encerramento, o termo deverá ser a folha de número 200, já na abertura de volumes, as folhas deverão ser numeradas seguindo a seqüencia do volume anterior.

Diligência

Quando há necessidade de esclarecimento de um interessado que não integra a Administração Pública Federal. O processo deverá ser encaminhado ao Protocolo Geral do órgão ou entidade envolvida, para que a mesma faça a convocação do interessado, por meio de correspondência. Não se cumprindo as exigências o órgão responsável deverá anexar uma cópia da convocação ao processo e devolver o mesmo a esta Instituição.

Encerramento de processo

O encerramento do processo acontece por motivos específicos, são eles: quando o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o interessado desistir da ação ou quando, por omissão, deixar o processo por mais de um ano sem movimentação. Outro motivo que enseja o encerramento do processo é o número excedente de folhas, sendo necessária abertura de um novo volume.

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Abertura de Volume

O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 deverá proceder à abertura de um novo volume, ressaltando que o último documento não poderá ser desmembrado para abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poderá ser encerrado com 185 páginas, considerando que o último documento tenha mais de 15 folhas.

Deverá constar como última folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e no segundo volume o termo de abertura como primeira folha.

A anexação de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, se dará com a colocação da etiqueta na capa do documento, contendo o número do processo e a palavra “anexo”, não sendo permitida a movimentação em separado destas peças.

Tendo a necessidade de inserir a encadernação ou brochura no processo, o mesmo deverá estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.

Reconstituição de Processo

No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionário ao tomar conhecimento do fato deverá comunicar a chefia, que promoverá a imediata apuração dos fatos, mediante a sindicância ou processo administrativo.

Para reconstituir o processo, deverá ser colocado em uma capa de processo o documento que deu ciência a chefia sobre o fato ocorrido e a documentação que caracteriza a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que autorize ou não a reconstituição do processo. Se autorizado, deverão ser resgatadas as informações, bem como, obter cópia dos documentos que constituíam o processo.

A primeira folha do processo de reconstituição deverá constar a informação que se trata de um processo reconstituído com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo aberto receberá um novo número.

Observações Gerais (Processos no sistema)

As digitais (documentos) que forem compor um processo deverão ser encaminhadas virtualmente para o Arquivo Central e deverá ser informado no comentário da digital o nº do processo.


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Processamento Digital

A área de Processamento Digital é responsável por digitalizar os documentos recebidos no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco de dados. Também é responsável pela tramitação de todos os documentos que dão entrada no Protocolo Geral e pela distribuição interna.

No futuro, conforme o Projeto de Gestão Documental, a área auxiliará no tratamento e na tramitação dos documentos eletrônicos.

As atividades do Processamento Digital são:

1. Digitalização

2. Redigitalização

3. Tramitação (via sistema)

4. Distribuição (físico)

5. Atualização banco de imagens

6. Atendimento ao usuário de forma ágil e com exatidão

Informações sobre o trâmite físico de documentos – Sede e Unidades

Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter com a aplicação da Política de Gestão.

Caso 1: Dentro da Diretoria o trâmite de documento será possível entre todas as áreas que a compõe.

Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias

DIRETORIA

SETORCOORDENAÇÃO

GERAL

COORDENAÇÃODIVISÃO

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Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento à outra Diretoria deverá tramitá-lo virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficará responsável por tramitar o documento à Diretoria de destino.

Figura 2 – Método de Trâmite entre Diretorias

Caso 3: A tramitação de documentos entre UC, CR, CE e UAAF será livre. Estas Unidades visualizarão dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.

Figura 3 – Método de trâmite dentre Unidades externas e Sede.

NOTA: O trâmite físico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE será feito pelo Protocolo Geral. Não haverá protocolo setorial.

DIUSP

DIREP DIPLAN

DIBIO PRESIPROTOCOLOGERAL

CR

UC UAAF

CESEDE


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Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservação - UC, Coordenações Regionais - CR, Unidade Avançada de Administração e Finanças - UAAF e Centros Especializados – CE, para Sede, deverá obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e virtualmente para o Protocolo Geral.

Figura 4 – Trâmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.

Caso 5: A entrada de documentos externos será realizada no Protocolo Geral, que ficará responsável por cadastrar o documento, digitalizar e tramitar para área de destino. A distribuição do documento físico também fica a cargo do Protocolo Geral.

Figura 5 – Método de Trâmite para documentos externos

NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsável por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informações pertinentes, mantendo o sistema atualizado. O sistema é fonte de consulta e base de informação de todo o Instituto, auxiliando na tomada de decisão e na agilidade de processos.

UC UAAF

CR CE

PROTOCOLOGERAL

ÓRGÃOS, PESSOASFÍSICAS EJURÍDICAS

DIREP

DIBIO

DIUSP

UC, CRUAAF e CE

PRESI

PROTOCOLO GERAL

DIPLAN

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Arquivo Central

Para entendimento, o Art. 2º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe que consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

A aplicação da Gestão Documental, influencia diretamente na área de arquivo, que tem como tarefa tratar toda a documentação gerada no ICMBio.

A organização, conservação e preservação do documento e da informação são focos desta área, devendo dispensar adequado tratamento físico, como realizar a higienização dos documentos, fazer pequenas restaurações, utilizar material adequado para sua conservação, ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condições climáticas do ambiente e tomar medidas estratégicas para controlar a ação dos agentes físicos, químicos, biológicos e mecânicos.

Será de responsabilidade do Arquivo Central a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade da atividade-fim e adequação do plano de classificação da atividade-meio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto às áreas da Instituição. O objetivo é o gerenciamento e a recuperação da informação de maneira ágil e promover a utilização racional do espaço físico. Deverá considerar a legislação vigente, para o desenvolvimento das atividades.

O Arquivo Central tem como atribuições:

1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de Documentos e Processos – SGDOC

2. Utilização do Sistema de Arquivo (extensão do SGDOC) para tratamento técnico do acervo

3. Arquivamento virtual e físico

4. Desarquivamento virtual e físico

a. Empréstimo e consultas

5. Tratamento técnico

a. Realização triagem (tratar ou descartar)

b. Higienização

c. Indexação

d. Aplicação plano de classificação (classificar)

e. Avaliação

i. Aplicação tabela de temporalidade


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f. Endereçamento

g. Arranjo

6. Inventário

7. Atendimento da demanda ao usuário interno e externo de forma ágil e com exatidão.

A metodologia que será utilizada para o funcionamento do Arquivo Central é definida em três tópicos: documentos com e sem digital (etiqueta de código de barras) e processo. Este método será utilizado até a finalização do Sistema de Arquivo (extensão do SGDOC).

Procedimentos a serem realizados pelo usuário:

Arquivamento:

1. Documentos com digital:

a. Tramitar a digital para o Arquivo Central;

b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central;

c. Aguardar recebimento:

i. No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a conferência de todas as digitais;

ii. No ato do recebimento serão conferidas as informações cadastradas e imagens (atualizadas).

2. Documentos sem digital:

a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema

b. Organizar documentação física conforme seqüencial descrito na Guia;

c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta;

d. Entregar diretamente no Arquivo Central;

e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferência do conteúdo.

i. No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a conferência de toda a documentação.

3. Processos:

a. No arquivamento de processo deverá ser analisados documentos com digital, os mesmos deverão ser tramitados para o Arquivo Central e informado no comentário da digital o número do processo.

b. O processo arquivado via sistema SGDOC, deverá ser tramitado para o Arquivo Central;

c. O processo que não estiver cadastrado no sistema SGDOC, será arquivado por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV);

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d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;

e. Aguardar recebimento:

i. No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a conferência de todos os números de protocolo;

f. No ato do recebimento serão conferidas as informações cadastradas.

Desarquivamento:

A solicitação de Desarquivamento deverá ser realizada por meio do email [email protected], até a finalização do Sistema de Arquivo.

Biblioteca

A Biblioteca tem por finalidade reunir o máximo de publicações voltadas à atividade fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca técnica, que irá auxiliar estudos e pesquisas, servindo aos analistas ambientais, usuários internos, pesquisadores e estudantes.

O acervo da Biblioteca será composto de livros, mapas, cd, vídeos, documentários, relatórios técnicos, estudos, etc.

Será criada a “Biblioteca Virtual”, que facilitará o acesso ao acervo, permitindo pesquisa e consultas via internet.

A Biblioteca promoverá eventos culturais para divulgação do acervo e lançamentos de publicações do ICMBio. Fará parceria com Universidades para incentivar pesquisas técnicas, aproximando o aluno a realidade da conversação da biodiversidade.

A Biblioteca compete às seguintes atividades:

1. Coleta e armazenamento de doações;

2. Catalogação de livros;

3. Empréstimo e consulta;

4. Inserção de dados no sistema;

5. Referência legislativa;

6. Resumo do DOU (Virtual);

7. Suporte aos pesquisadores;

8. Biblioteca Virtual;

9. Atendimento ao usuário de forma ágil e com exatidão.

Para informações sobre o projeto da Biblioteca e doações de acervo bibliográfico entre em contato pelo email [email protected].


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Gestão da Informação – SGI

Esta é a área responsável pela principal ferramenta no Projeto de Gestão Documental, o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos – SGDOC.

O SGDoc foi planejado com uma visão futurista, porém factível, aplicando o princípio do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), colocando a disposição do usuário a imagem digitalizada do documento e permitindo seu trâmite virtual.

Outros pontos que são tratados pelo sistema é comunicação entre as unidades por meio da inclusão de informações no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento das ações realizadas pelo documento e seus anexos, e também trata a redução do uso de papel e o maior controle da documentação e agilidade na recuperação da informação, dando celeridade ao usuário no desenvolvimento de suas atribuições.

O sistema possui o “manual do usuário” que informa, passo a passo, como o sistema deve ser utilizado e todas suas funcionalidades.

A SGI promove a capacitação individual do usuário, dando agilidade à inclusão do servidor no sistema. No caso das unidades, será ministrada a capacitação à distância, utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessário. No ato da capacitação é disponibilizado o manual virtual do sistema.

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Orientações ao usuário

Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser utilizado o SUPORTE TÉCNICO no próprio sistema.

Orientação sobre etiquetas

1. Deverá ser solicitado via sistema, Suporte Técnico, a disponibilização de digital (etiquetas).

2. No caso de inutilização de alguma digital, o usuário deverá informar o Gerenciador, por meio do suporte técnico, pois a mesma será cancelada.

Orientação sobre o sistema quando estiver indisponível

1. Quando o sistema estiver indisponível, o usuário deve digitalizar o documento com a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente disponível o documento deverá ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e efetuar o trâmite;

2. O usuário que receber o documento deverá anotar o digital, o destino e despachar. Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.


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REFERÊNCIA

BRASIL. Presidência da República. Manual de redação. Coordenação de Gilmar Ferreira Mendes. Brasília : Presidência da República, 1991.

BRASIL. Agência Nacional de Energia Elétrica. Manual de editoração de correspondências oficiais e atos administrativos : padrões e rotinas. Brasília : ANEEL, 1999.

BRASIL. Ministério da Educação e do Desporto. Normas sobre correspondências e atos oficiais. Brasília : MED, 2001.

BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondência oficial da Subsecretaria de Administração de Pessoal . Brasília : 2000.

BRASIL. Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a elaboração, a redação, a alteração, a consolidação e o encaminhamento ao Presidente da República de projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo Federal, e dá outras providências.

BRASIL. Presidência da República. Manual de redação. Coordenação de Gilmar Ferreira Mendes. Brasília : Presidência da República, 2002.

BRASIL. Agência Nacional de Águas. Manual de Padronização das Publicações da Agência Nacional de Águas. Brasília: ANA, 2003.

BRASIL. Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR 6023 – Informação e documentação – Referência – Elaboração. Brasília: ANBT, 2002.

BRASIL. Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR 6024 – Informação e documentação – Numeração progressiva das seções de um documento escrito – Apresentação. Brasília: ANBT, 2002.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Brasil. Portaria nº 3, de 16 de maio de 2003. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Destina-se a orientar os órgãos da presidência da república, ministérios, autarquias e fundações integrantes do sistema de serviços gerais - sisg, quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos.

Brasil. Portaria Normativa Nº 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

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ANEXO I

REDAÇÃO OFICIAL

ICMBio

O Manual de Redação Oficial apresenta instruções para produção de documentos oficiais no âmbito do Instituto Chico Mendes de

Conservação da Biodiversidade.

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REDAÇÃO OFICIAL

Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações com a finalidade de comunicar.

A finalidade principal da Redação Oficial é comunicar com impessoalidade e clareza para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidadãos.

A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, objetividade, concisão, formalidade e uniformidade.

As comunicações oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser claro, possibilitando imediata compreensão pelo leitor. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve ser conciso, transmitindo o máximo de informações com o mínimo de palavras.

Aplicam-se às comunicações oficiais os princípios: impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais.

IDENTIDADE VISUAL

Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais, deverão possuir a logomarca do ICMBio

Logomarca: marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.

QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

Clareza

Clareza é a qualidade do que é inteligível, facilmente compreensível. Já que se busca, então, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, é preciso que o pensamento de quem comunica também seja claro, com as idéias ordenadas; a pontuação correta; as palavras bem dispostas na frase; as intercalações reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular uma constante.

Redação Oficial

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A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem:

a) uso do padrão culto de linguagem: observa-se as regras da gramática formal e emprega-se um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. Não deve ser usado gíria e jargão em documentos oficiais.

b) formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expressões como “Venho por meio desta”, “Tenho a honra de” ou “Cumpre-me informar que” são artificiais e não cabem em textos oficiais.

c) impessoalidade: evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impressões pessoais do tipo “na minha opinião”. Lembre-se: é em nome do Serviço Público que você está falando

Coesão

A coesão é a ligação entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases, entre as próprias frases e entre os vários parágrafos. Texto coeso é aquele em que as palavras, as orações, os períodos e os parágrafos estão interligados e coerentemente dispostos.

Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se corretamente os instrumentos da língua (usar artigos e pronomes que concordem com os tempos verbais de modo lógico etc.) e observando se há relações de sentido entre as frases, que unidas entre si transmitam de modo claro uma informação, uma opinião, uma mensagem.

Concisão

A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações.

Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para revisá-lo depois de pronto. É nessa revisão que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.

Formalidade e uniformidade

A formalidade consiste na observância das normas de tratamento usuais na correspondência oficial.

É importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações.

O estabelecimento de padrão exige atenção a todas as características da redação oficial e cuidado com a apresentação dos textos. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.

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Impessoalidade

A redação oficial deve ser isenta de interferência de individualidade de quem a elabora. O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicações oficiais decorre:

a) da ausência de impressões individuais da pessoa que comunica: independentemente de quem assina um expediente, a comunicação é sempre feita em nome do serviço público;

b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação: seja um cidadão, seja um órgão público, o destinatário é sempre considerado de forma homogênea e impessoal;

c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: as comunicações oficiais restringem-se a questões referentes ao interesse público; não cabe nelas, portanto, qualquer tom particular ou pessoal.

PADRONIZAÇÃO

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.

A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto é indispensável para a padronização.

Pronomes de Tratamento

Os pronomes de tratamento tem concordância com a terceira pessoa, o verbo concorda com o substantivo que integra a locução e não com o pronome. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa.

Exemplo:

Vossa Senhoria nomeará o substituto

Vossa Excelência conhece o assunto

Redação Oficial

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DESTINATÁRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREÇAMENTO

•Presidente da República•Presidente do Congresso•Presidente do STF

Vossa Excelência Excelentíssimo(a) Senhor(a) + cargo

Ao (À) Excelentíssimo(a) Senhor(a)NomeCargoEndereço

•Advogado-Geral da União•Chefe de Estado-Maior•Chefe do Gabinete Civil da PR•Chefe do Gabinete Militar da PR•Deputado Federal•Deputado Distrital•Deputado Estadual•Desembargador•Embaixador•Governador de Estado•Governador do DF•Ministro de Estado•Ministro de Tribunal Superior•Oficial-General das Forças Armadas•Prefeito Municipal•Presidente da Câmara Distrital (DF)•Presidente de Assembléia Legislativa•Presidente de Câmara de Vereadores•Presidente de Tribunal•Procurador-Geral da República•Procurador-Geral de Estado•Procurador-Geral do DF•Secretário de Estado (Governos estaduais

e do DF)•Secretário-Geral da PR•Senador•Vereador•Vice-Prefeito Municipal•Vice-Presidente da República

Vossa Excelência Senhor(a) + cargo

Ao (À) Excelentíssimo(a) Senhor(a)NomeCargoEndereço

•Auditor da Justiça•Juiz Vossa Excelência

Meritíssimo(a) Senhor(a) + cargoMeritíssimo(a) + cargo

Ao(À) Meritíssimo(a) Senhor(a)NomeJuiz(a) d...Endereço

•Presidente de Empresa Pública, Autarquia ou Fundação Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo

Ao(À) Senhor(a)NomeCargoEndereço

•Autoridades em geral•Funcionários graduados•Oficiais das Forças Armadas•Particulares

Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo

Ao(À) Senhor(a)NomeCargoEndereço

•Reitor de Universidade

Vossa MagnificênciaouVossa Excelência

Magnífico(a) Reitor(a)ouExcelentíssimo(a) Senhor(a) Reitor(a)

A Sua Magnificência o(a) Senhor(a)NomeMagnífico(a) Reitor(a) daUniversidade...Endereço

•Papa Vossa Santidade Santíssimo PadreA Sua Santidade o PapaNomeEndereço

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DESTINATÁRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREÇAMENTO

•Cardeal

Vossa Eminência ReverendíssimaouVossa Eminência

Reverendíssimo ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal

A Sua Eminência ReverendíssimaDom NomeTítuloEndereço

•Arcebispo•Bispo Vossa Excelência

Reverendíssima

Excelentíssimo ou Reverendíssimo Senhor (Título)

A Sua Excelência ReverendíssimaDom NomeTítuloEndereço

•Monsenhor•Cônego•Superior Religioso

Vossa ReverendíssimaouVossa Senhoria Reverendíssima

Reverendíssimo Senhor (Título)

A Sua ReverendíssimaouA Sua Eminência ReverendíssimaDomEndereço

•Religiosos em geral Vossa Reverência Reverendo (Título)A Sua ReverênciaTítulo NomeEndereço

Fechos

Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatário, além de fechar o texto. O documento deve conter a assinatura e identificação do signatário. Há dois fechos diferentes para todas as modalidades do texto oficial.

a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República;

b) Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

Identificação do Signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura.

A forma da identificação do signatário deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO

Cargo do Signatário com Iniciais em Maiúsculas

Nota: Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para outra página ao menos a última frase anterior ao fecho.

Redação Oficial

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Formatação

Os documentos deverão apresentar a seguinte formatação:

Nota: a formatação apresentada é para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.

Configuração de página

Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm)

Orientação: Retrato

Margens: Esquerda: 3 cm

Direita: 1,5 cm

Superior: 2 cm

Inferior: 2 cm

Parágrafo e espaçamento entre linhas

Parágrafo (recuo): primeira linha 2,5 cm

Espaçamento entre parágrafos (acima): 0,5 cm

Espaçamento entre linhas: simples

Alinhamento: justificado

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Fonte

Fonte: Times New Roman

Tamanho: 12

Tipo: Normal

Nota: Casos em que se emprega tipo itálico:

a) Em títulos de publicações (livros, revistas, jornais, periódicos, etc.)

b) Em palavras estrangeiras não incorporadas ao uso comum da língua.

Redação Oficial

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ATOS DE COMUNICAÇÃO

Documentos Padrão Ofício

Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício.

Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). Também é obrigatório constar o número da página a partir da segunda.

Devem conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla da coordenação, diretoria e órgão que o expede.

Exemplo: Memorando nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio

Ofício nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio

Nota: A numeração dos documentos padrão ofício recomeça a cada ano.

b) local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo.

Exemplo: Brasília, 15 de março de 2007.

c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação.

Nota: No caso do ofício deve ser incluído também o endereço, cidade, estado e CEP.

d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.

Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

e) vocativo: que invoca o destinatário, seguido de vírgula.

Exemplo: Senhor Coordenador de Administração,

f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introdução: apresentação do assunto que motiva a comunicação. Não use as formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;

- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

- conclusão: apresentação da posição recomendada sobre o assunto.

Nota: os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

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g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)

ou

Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)

h) assinatura do autor da comunicação.

i) identificação do signatário.

Informações Gerais

Para contextualizar todos os usuários, abaixo estão algumas observações relevantes para não errar na produção do seu documento:

Nos modelos de padronização de documentos que serão apresentados neste manual, as informações do cabeçalho de todos os documentos, devem ser substituídas pelo os dados da área que está produzindo o documento.

Todas as unidades externas ( UC, CR, UAAF e CE) do Instituto terão o rodapé para inserir logomarcas e endereços nos documentos produzidos, conforme modelos apresentados. Nos modelos oficio e oficio-circular não poderão ser utilizados este padrão, devendo ser utilizado apenas o endereço do Instituto, conforme modelos.

Na utilização da folha de despacho, deve-se considerar:

1. Que a folha deve ser usada atrás do documento;

2. No caso de anexar nova documentação ao documento principal ou ao bloco documental, devem ser inutilizados os espaços em branco da folha de despacho e inserida uma nova folha atrás do último documento inserido (caso necessário), respeitando a ordem cronológica do documento e dos despachos.

Redação Oficial

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Ofício

Comunicação expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a particulares. O símbolo que deve ser utilizado obrigatoriamente em ofícios é o Brasão da República.

Nota: Todos os setores do ICMBio somente poderão produzir ofícios tratando de assuntos de sua competência. No caso de encaminhamento para autoridades de hierarquias superiores, deve ser encaminhada a minuta para apreciação de seu Diretor ou do Presidente do Instituto, que em casos pertinentes serão produzidos pela própria Presidência do ICMBio.

Estrutura

a) Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede;

b) Local e data em que foi expedido;

c) Destinatário: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;

d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;

e) Vocativo seguido de vírgula;

f) Texto;

g) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)

ou

Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);

h) Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.

Na próxima página há um modelo de ofício para visualização das definições acima, considerando o formato a ser adotado.

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Redação Oficial

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Ofício Circular

Comunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a particulares.

Neste caso o símbolo que deve ser utilizado é o Brasão da República.

Estrutura



c) Destinatário: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;


e) Vocativo seguido de vírgula;

f) Texto;

g) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)

ou


h) Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.

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Redação Oficial

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Memorando

Comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação interna.

Neste caso deve ser utilizado o símbolo do ICMBio na Identificação do órgão produtor do documento.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc., a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Não deve ser citado Nome.

Exemplos:

À Srª. Diretora de Planejamento, Administração e Logística

Ao Sr. Coordenador de Administração

Obs: As unidades externas (CR, UC, UAAF e CE), deverão utilizar o rodapé para informar seus dados, como nome completo da unidade, endereço/CEP, telefone, email e logomarca, conforme modelo para unidades externas à sede. Esta informação deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.

Estrutura



c) Destinatário: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;


e) Texto;

f) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)

ou


g) Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.

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Redação Oficial

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Redação Oficial

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Memorando Circular

Comunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.

Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que os seus destinatários devem ser mencionados pelos cargos que ocupam.

Exemplos:

Aos Senhores (as) Chefes das Unidades Avançadas de Administração e Finanças - UAAFs

Estrutura



c) Destinatários: grupo a que se destina o conteúdo do documento, que devem ser mencionados pelos cargos que ocupam;


e) Texto;


ou



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Redação Oficial

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Despacho

Decisão proferida sobre ofício, memorando, parecer, informação, requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e solução. Pode ocorrer também despacho de encaminhamento de um órgão para outro.

O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão do administrado. Devem ser emitidos no próprio documento, ou, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, que assegura maior transparência à tomada de decisões e permite que se historie sobre o andamento da matéria tratada nos documentos.

Nota: O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo.

Despacho Interlocutório

É o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, à apreciação de outra, documento que havia sido submetido a sua consideração.

Exemplo:

De ordem.

À Diretoria de Planejamento, Administração e Logística,

para análise e pronunciamento.

Em 00/00/0000

Nome do Signatário

Setor e Cargo ou função do Signatário

Nota: Será disponibilizada uma guia de despachos no Sistema Gerenciador de Documentos e Processos/SGDOC. O documento depois de produzido tramita por meio de despachos. Cada despacho deverá ser escrito dentro dos quadrados da guia de despacho, seguindo a sequência numérica.

Clicar no ícone para imprimir a guia de despachos no SGDOC.

Imprimir Despacho

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Redação Oficial

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Despacho Decisórios

É o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitação recebida ou determina a adoção de providências sobre o assunto. Resolvem a questão principal, encerrando o processo ou assunto do documento.

Estrutura



c) Destinatário: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;


e) Texto;


ou



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Redação Oficial

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Fax

Utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de informações sobre documentos, quando não há condições de envio por meio eletrônico.

O fax não substitui o documento original. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma usual.

Fax não deve receber despacho, pois ele tem suas informações apagadas com o tempo, não tendo efeito comprobatório.

O fax não pode constituir ou compor processo.

Não é recomendado o envio de documento via fax, pois não substitui o documento original.

Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

O Fax deve conter a folha de rosto, com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.

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Redação Oficial

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Correio Eletrônico

O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.

O campo assunto do correio eletrônico deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. Mensagens eletrônicas oriundas de email institucional são consideradas para efeito legal.

ATOS NORMATIVOS

Apostila

Aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização. A apostila tem por objetivo a correção de dados constantes em atos administrativos ou o registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, dentre outros.

Geralmente, a apostila é feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto, caso não haja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que será anexada ao documento principal. É lavrada como termo e publicada em órgão oficial.

Estrutura

a) título: denominação do documento (apostila);

b) texto: desenvolvimento do assunto;

c) data: por extenso;

d) assinatura: nome e cargo ou função da autoridade.

Nota: Nome do signatário com iniciais maiúsculas, seguido de vírgula; cargo do signatário com iniciais maiúsculas, em negrito, seguido de ponto.

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Redação Oficial

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Atestado

Documento do qual se afirma e declara a verdade de um fato, situação ou existência, de obrigação não necessariamente constante em livros, papéis ou documentos.

Destina-se, basicamente, à comprovação de fatos ou situações transitórias, passíveis de modificações freqüentes.

Estrutura

a) título: denominação do documento (apostila);

b) texto: deverá conter nome completo, naturalidade, estado civil e domicílio. No texto não deve conter expressões como “nada sabendo em desabono de sua conduta”, “é pessoa de meu conhecimento”, etc., já que só pode atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistência de algo que a desabone.

c) data: por extenso

d) assinatura: nome e cargo ou função da autoridade.

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Redação Oficial

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Certidão

A certidão é a transcrição de algo já existente, com base em documento original, objetivando comprovar a existência de ato ou assentamento de interesse de alguém. Por esse ato, limita-se a transladar para o documento fatos ou situações a ser fornecido ao interessado o que consta em arquivos da administração. Pode ser de inteiro teor ou resumida, devendo expressar fielmente o conteúdo original de onde foi extraída.

A certidão deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser datada e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seção e visada pelo diretor. Pode servir de prova de ato jurídico. Sua expedição é no prazo de 15 dias improrrogável conforme a Lei nº 9.051, de 18/5/95.

“Art. 1º - As certidões para a defesa de direitos e esclarecimentos de situações, requeridas aos órgãos da administração centralizada ou autárquica, às empresas públicas, às sociedades de economia mista e às fundações públicas da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, deverão ser expedidas no prazo improrrogável de quinze dias, contado do registro do pedido no órgão expedidor.

Art. 2º - Nos requerimentos que objetivam a obtenção das certidões a que se refere esta lei, deverão os interessados fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razões do pedido.”

Estrutura

a) título: denominação do documento (certidão);

b) texto: transcrição do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer engano ou erro poderá ser retificado, empregando-se a palavra “digo” ou “em tempo”: na linha xx, onde se lê xxxxxxx, leia-se xxxxxxxx;

c) data: local e data por extenso;

d) assinatura: nome de quem lavrou a certidão, cargo ou função da autoridade e visto do titular da unidade organizacional que a autorizou.

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Redação Oficial

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Ata

Registro resumido e claro de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de assembléias numa sessão de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim.

A Ata é documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser lavrada de tal maneira que não possam introduzir modificações posteriores. Para se evitar fraudes, é possível fazer o registro das atas no Cartório de Títulos e Documentos.

Não se fazem parágrafos ou alíneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que, nos espaços em branco, se façam acréscimos.

Não se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra “digo”, depois da qual se repete a palavra ou expressão anterior ao mesmo erro.

Exemplos:

“Aos dezesseis dias do mês de agosto, digo, do mês de setembro de mil novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o.....”.

Quando se constata erro ou omissões após a redação, usa-se a expressão “em tempo”, que é colocada após o escrito, seguindo-se a emenda ou acréscimo.

Exemplos:

“Em tempo: na linha onde se lê “abono”, leia-se “abandono”.”

Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a ata só poderá ser assinada depois de aprovadas as correções.

Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunião, sua linguagem deve ser simples, clara e concisa.

Em geral, a pessoa encarregada de escrever (lavrar) a ata é escolhida pelos participantes da reunião ou alguém previamente indicado para isso. Essa pessoa redige a ata durante a realização da reunião e lê para os participantes ao seu final. Pode ainda tomar notas e redigir, posteriormente, submetendo à aprovação dos participantes na reunião seguinte.

Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes à reunião ou é assinada somente pelas pessoas que presidiram a sessão (presidente e secretário), e seu conteúdo é dado à publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalização.

A ata de uma reunião será lida e aprovada na reunião seguinte.

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Estrutura

a) título: denominação do documento (Ata) seguida do número da reunião e nome a Diretoria ou Coordenação;

b) abertura: registra a natureza da reunião, a data e o local de sua realização, informando o nome dos participantes. Nesta parte do documento os números devem ser escritos por extenso;

c) texto: local onde se faz o relato dos principais acontecimentos e das decisões tomadas. Deve ser escrito em um único bloco sem espaço entre as linhas, sem a utilização de parágrafos;

d fecho: quase inalterável: “nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente declarou encerrada a sessão, de que eu, (nome), Secretário, lavrei a presente ata, a qual assino com o senhor Presidente”.

e) assinatura: do Diretor-geral e demais Diretores presentes.

Nota: Os números são grafados por extenso.

Redação Oficial

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Redação Oficial

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Portaria

Documento de ato administrativo interno que a autoridade competente, expede instruções sobre a organização e funcionamento do Instituto, que contém instruções acerca da aplicação de leis, regulamentos, recomendações de caráter geral, normas de execução de serviço, gestão administrativa com referência a pessoal (nomeação, demissão, designação, elogio, punição, etc) ou orientar a aplicação de textos legais e disciplinar matéria não regulada em lei, além de outros atos de sua competência.

Estrutura

a) título: denominação do documento (portaria), número e a data de assinatura do ato;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo da portaria, permitindo de modo imediato, o conhecimento da matéria legislada.

c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da portaria;

d) assinatura: nome por extenso devendo ser escrito com todas as letras em maiúsculas.

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Redação Oficial

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Nota Técnica

É o instrumento de comunicação interna ou externa que expressa um juízo ou opinião sobre questão técnica, administrativa ou financeira com vistas a esclarecer dúvidas ou indagações acerca de matérias de interesse do Instituto.

Estrutura



c) Destinatário que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;


e) Texto;

f) Assinatura e cargo do técnico responsável pela expedição do documento juntamente com o de acordo do diretor.

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Redação Oficial

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Instrução Normativa

Ato administrativo a respeito do modo e forma de execução de determinado serviço público, expedida pelo superior hierárquico, com o intuito de orientar os subordinados no desempenho das atribuições que lhes são afetas e assegurar a unidade de ação.

Estrutura

a) título: denominação do documento, número seguido da sigla do órgão que o expede e data de assinatura;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo da instrução normativa;

c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da instrução normativa;

d) assinatura: nome e cargo do signatário por extenso.

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Redação Oficial

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Ordem de Serviço

Expediente de caráter interno de uma unidade organizacional, mediante o qual seu titular fixa comandos de trabalho. Determinações dirigidas aos responsáveis por obras ou serviços públicos, autorizando o seu início ou contendo imposições de caráter administrativo, ou especificações técnicas sobre o modo e forma de sua realização.

Estrutura

a) título: denominação do documento, número seguido da sigla do órgão que o expede e data de assinatura;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo da ordem de serviço;

c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da ordem de serviço;


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Redação Oficial

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Parecer

Expressão de um juízo, contendo pronunciamento, recomendação, determinação ou opinião sobre questão técnica, jurídica, administrativa ou financeira, sob a apreciação da ICMBio.

Estrutura

a) título: denominação do documento e número seguido da sigla do órgão que o expede;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo do parecer;

c) texto: contendo detalhamento da decisão do parecer;


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Redação Oficial

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Resolução

Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo ou pelos presidentes de tribunais, órgãos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matéria de sua competência específica.

Estrutura

a) título: denominação do documento, número e data de assinatura;

b) ementa: parte do ato que sintetiza o conteúdo da resolução;

c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da resolução;


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Redação Oficial

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REFERÊNCIAS

•NormasdaABNT-AssociaçãoBrasileiradeNormasTécnicas:

•NBR5892–Normasparadatar

•NBR6027–Sumário

•NBR6023–Informaçãoedocumentação–Referência–Elaboração

- NBR 6024 – Informação e documentação – Numeração progressiva das seções de um documento escrito – Apresentação

•Manual de Organização de Referências e Citações Bibliográficas para DocumentosImpressos e Eletrônicos – Gildenir Carolino Santos e Rosemary Passos, Editora Autores Associados

•ManualdeRedaçãodaPresidênciadaRepública

•ManualdeRedaçãoedeAtosOficiais-ANA

•ManualdeRedaçãodaCâmaradosDeputados

•ManualdeComunicaçãoEscritaOficialSETReDER

•ManualdeRedaçãoOficialdoTribunaldeContasdoDistritoFederal

•ManualdeEditoraçãodeCorrespondênciaseAtosAdministrativosdaANEEL

•ManualdeRedaçãodaANATEL

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Logomarca ICMBio

O Manual de Identidade Visual do ICMBio pode ser encontrado no site com todas as orientações sobre a formatação da logomarca.

A logomarca deverá ser utilizada em todos os documentos produzidos na Instituição, salvo o caso expresso neste manual.

ANEXO II

Logomarca ICMBio

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Guias de Remessa de Correspondência e Malote

Neste anexo são apresentadas as GUIAS DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA - GRC e GUIA DE REMESSA DE MALOTE – GRM.

Será obrigatória a numeração das páginas da guia de remessa.

A GRC deve ser usada apenas quando o envelope de correspondência for usado para enviar mais de um documento.

No caso da GRC deve-se observar a seguinte orientação para o seu correto preenchimento no campo Nº Registro Correio:

a. A Unidade deve solicitar na agência dos correios mais próxima, as etiquetas para carta registrada, sedex, PAC ou outro serviço a ser utilizado, tornando possível etiquetar as correspondências (envelope) na própria Unidade. Desta forma será possível identificar na GRC o número de identificação dos correios, lembrando que está informação é obrigatória.

ANEXO III


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Quadro de Ações sobre Processos

ANEXO IV

AÇÕES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO

AÇÃO O que é? Termo Quem pode realizar?

Observações

Anexação

É a união de dois ou mais processos que não poderão ser separados sob nenhuma hipótese, passando a existir apenas o número de protocolo do principal.

Juntada por Anexação

Protocolo Geral e UP

Deverão ser avaliadas as informações constantes nos processos e a relação entre eles, considerando processo principal e acessório. Após anexação, anotar na capa do processo o número do processo inserido. Não existe a ação “DESANEXAR”.

Apensação

É a juntada de dois ou mais processos, onde cada um manterá o seu número de protocolo original, e após a decisão final, poderão ser separados .

Juntada por Apensação


O processo que tem o pedido fica em segundo lugar e o “Termo de Juntada por Apensação” no processo mais antigo, que ficará em primeiro lugar, onde também deverá ser anotado o número do processo que está sendo apensado.

Desapensação

É a separação de processos apensados, devendo constar em cada processo o despacho solicitando a desapensação.

Desapensação Protocolo Geral e UP

A desapensação só poderá ocorre antes do arquivamento do processo.A anotação do apenso feita na capa do processo deve ser tornada sem efeito.

Quadro de Ações sobre Processos

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AÇÕES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO

AÇÃO O que é? Termo Quem pode realizar?

Observações

Desentranhamento

É a retirada de peças do processo, mediante despacho.

DesentranhamentoOnde

estiver o processo

É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.Conservar a numeração original das peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Não existe a ação

Desmembramento

É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrendo mediante despacho.

Desmembramento


Os documentos retirados, devem ser conforme descrito no manual e renumerando suas páginas.

Encerramento de processo

É executado quando finalizado o processo, ou quando exceder o número de folhas.

Encerramento Protocolo Geral e UP

Motivos para encerramento: indeferido ou deferido o pleito, atendimento da demanda, desistência do interessado ou a falta de movimentação, por mais de um ano, por parte do interessado.

Abertura de volume

É utilizada quando um processo excede a 200 folhas.

Abertura de Volume Protocolo Geral e UP

Os documentos não podem ser desmembrados para abertura de volume. A primeira folha deverá ser o termo e numerado seguindo a seqüência do primeiro volume.

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Guias de Arquivo e Espelhos de Identificação

Os modelos de guias para uso do serviço de arquivo são:

1. Guia de Arquivamento para documentos;

2. Guia de Arquivamento para processos;

3. Espelho de identificação de caixas-arquivo;

4. Espelho de identificação de pastas a-z.

A seguir estão os quatro modelos que devem ser usados com padrão no âmbito do Instituto.

ANEXO V

Guias de Arquivo e Espelhos de Identificação

95



Guias de Arquivo

97



Espelhos de Identificação

98

Anotações

99



Anotações

Anotações

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