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MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS LABORALES
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LABORALES
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CONTENIDO
CONTENIDO .......................................................................................................... 2
1. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 6
2. DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DEL MANUAL ....................... 7
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................... 9
4. PLANTA DE PERSONAL EN EL GRUPO EMPRESARIAL -DROGUERÍAS
COPIFAM ............................................................................................................. 11
5. DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS, REQUISITOS Y ALTERNATIVAS
LABORALES. ...................................................................................................... 14
6. PERFIL DE LOS CARGOS ......................................................................... 19
6.1 GERENCIA GENERAL .................................................................................... 19
a) GERENTE ...................................................................................................................... 19
b) ASESOR DE GERENCIA ............................................................................................... 23
c) ASESOR JURÍDICO ...................................................................................................... 26
d) ASISTENTE DE GERENCIA .......................................................................................... 29
6.2 GERENCIA DE MERCADEO Y VENTAS ........................................................ 33
a) GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS ........................................................................ 33
b) ASISTENTE DE GERENCIA .......................................................................................... 37
6.2.1 JEFATURA DE LOGISTICA E INVENTARIOS ......................................... 41
a) JEFE DE OFICINA ......................................................................................................... 41
b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO ............................................................................... 46
c) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01 .................................................................. 50
d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 .................................................................. 53
6.2.1.1 COORDINACIÓN DE BODEGA ............................................................... 56
a) COORDINADOR ............................................................................................................ 56
e) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................. 60
6.2.1.2 COORDINACIÓN DE COSTOS ................................................................ 64
a) COORDINADOR ............................................................................................................ 64
b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 03 .................................................................. 67
b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 .................................................................. 70
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6.2.2 JEFATURA DE PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN ................................... 73
a) JEFE DE OFICINA ......................................................................................................... 73
b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02 .................................................................. 78
6.2.2.1 COORDINACIÓN DE MERCADEO .......................................................... 82
a) COORDINADOR ............................................................................................................ 82
b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02 .................................................................. 86
c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 .................................................................. 90
d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 01 .................................................................. 93
6.2.3 JEFATURA DE CANALES DE VENTA Y PROYECTOS ESPECIALES .... 97
a) JEFE DE OFICINA ......................................................................................................... 97
b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO ............................................................................. 102
c) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 107
6.2.3.1 COORDINACIÓN DE CANALES DE VENTA Y PROYECTOS ESPECIALES 110
a) COORDINADOR .......................................................................................................... 110
b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 114
c) SUPERVISOR DE ZONA ............................................................................................. 117
6.2.3.2 COORDINACIÓN DE DOMICILIOS ........................................................ 121
a) COORDINADOR .......................................................................................................... 121
6.3 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ............................................ 124
a) GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ........................................................... 124
b) ASISTENTE DE GERENCIA ........................................................................................ 129
6.3.1 JEFATURA DE GESTIÓN HUMANA ...................................................... 133
a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 133
b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 138
c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 142
d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 146
e) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 03 .............................................. 149
f) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 01 ............................................. 152
g) CONDUCTOR .............................................................................................................. 155
6.3.2 JEFATURA DE GESTIÓN DE OPERACIONES ...................................... 158
a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 158
b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 03 ................................................................ 163
6.3.3 JEFATURA DE RECURSOS FÍSICOS Y MANTENIMIENTO ................. 167
a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 167
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b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01 ................................................................ 172
c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 01 ................................................................ 177
d) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 02 .............................................. 180
6.3.4 JEFATURA DE GESTIÓN TECNOLÓGICA ............................................ 183
a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 183
6.3.4.1 COORDINACIÓN DE SISTEMAS ........................................................... 187
a) COORDINADOR .......................................................................................................... 187
b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01 ................................................................ 191
c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 194
6.3.5 JEFATURA DE GESTIÓN CONTABLE .................................................. 197
a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 197
6.3.5.1 COORDINACIÓN CONTABLE ............................................................... 201
a) COORDINADOR .......................................................................................................... 201
b) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 03 ................................................................. 204
c) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 02 ................................................................. 207
d) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 01 ................................................................. 210
e) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 02 ................................................................. 214
f) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 01 ................................................................. 218
6.3.6 JEFATURA DE GESTIÓN FINANCIERA ................................................ 221
a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 221
b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO ............................................................................. 225
6.3.6.1 COORDINACIÓN DE CARTERA ............................................................ 228
a) COORDINADOR .......................................................................................................... 228
b) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 01 ................................................................. 232
6.3.6.2 COORDINACIÓN DE TESORERÍA ........................................................ 235
a) COORDINADOR .......................................................................................................... 235
b) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 02 ................................................................. 238
6.4 GERENCIA DE CONTROL Y GESTIÓN........................................................ 241
a) GERENTE DE CONTROL Y GESTIÓN ....................................................................... 241
b) ASISTENTE DE GERENCIA ........................................................................................ 245
6.4.1 JEFATURA DE CONTROL Y GESTIÓN ................................................. 249
a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 249
b) AUDITOR CONTROL INTERNO – GRADO 02 ............................................................ 253
c) AUDITOR CONTROL INTERNO – GRADO 01 ............................................................ 257
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d) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 04 ................................................................ 260
e) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01 ................................................................ 264
6.4.1.1 COORDINACIÓN DE CALIDAD E INNOVACIÓN ................................... 268
a) COORDINADOR .......................................................................................................... 268
6.4.1.2 COORDINACIÓN DE TOMA FISICA ...................................................... 272
a) COORDINADOR .......................................................................................................... 272
b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01 ................................................................ 276
c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 280
CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................ 283
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1. OBJETIVO DEL MANUAL
Las organizaciones modernas buscan estar a la vanguardia de las exigencias del mercado,
implementando estrategias que le permitan un reconocimiento y posicionamiento que los
diferencien de sus competidores, es así como el manual de funciones y competencias laborales,
es una herramienta técnica necesaria y de gran relevancia, para el buen funcionamiento de los
cargos dentro de una organización, con el fin de obtener un excelente desempeño laboral,
organizar el trabajo y lograr mayores niveles de productividad.
El manual de funciones y competencias laborales para la planta de empleos del Grupo
Empresarial – DROGUERIAS COPIFAM, constituye el documento que posibilita el
funcionamiento organizacional y en particular de los procedimientos de selección de personal, de
movilidad en la planta, de inducción y re-inducción, de capacitación y del bienestar social de los
empleados, facilitando de igual manera, la evaluación del desempeño laboral.
En este documento se presenta la ubicación del empleo dentro del esquema funcional de la
empresa, orientándolo al proceso donde se ubica la dependencia, proporcionando
articuladamente con el Sistema de Gestión Calidad – SGC la información soporte de la planeación
e implementación de medidas de mejoramiento, modernización administrativa y de futuros
ejercicios de medición de la carga de trabajo.
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2. DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DEL MANUAL
Para efectos de comprensión, interpretación y aplicación del Manual Específico de Funciones y
Competencias Laborales, se recomienda tener en cuenta las siguientes definiciones:
Actualización. Se refiere al cambio autorizado por la Gerencia Administrativa y Financiera,
mediante la cual se modifican algunos contenidos o funciones específicas. También aplica
Cuando se actualicen, adicionen funciones a un cargo específico, o se cree uno nuevo.
Cargo. Es el conjunto de funciones, deberes y responsabilidades que deben ser atendidas por
una persona natural, para satisfacer las necesidades permanentes del Grupo Empresarial –
DROGUERIAS COPIFAM.
Conocimientos Esenciales. Corresponde al conjunto de teorías, principios, normas, técnicas,
conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al
desempeño del cargo.
Descripción de Funciones Esenciales. Son un conjunto de enunciados que indica lo que hace
o debe hacer el trabajador en su cargo, para lograr el propósito principal.
Funciones transversales de acuerdo con el nivel del cargo. Son los diferentes enunciados
que indican que hace o que debe hacer el trabajador en su cargo. Estos enunciados son afines
para los cargos teniendo en cuenta su denominación (Gerencial, Directivo, Profesional, Técnico,
Asistencial), en el marco de la planta global aprobada para el Grupo Empresarial –
DROGUERIAS COPIFAM.
Trabajador. Es la persona nombrada por una autoridad competente para ejercer un cargo, tomar
posesión del mismo y ejercer un conjunto de funciones señaladas por el Grupo Empresarial –
DROGUERIAS COPIFAM y se vincula mediante una relación de carácter legal y reglamentario,
regulada por normas que establece el derecho.
Alternativa. Hace referencia a la validación de experiencia en caso de requerimientos
específicos o títulos de postgrado, ésta será de aplicación según las normas vigentes.
Manual de Funciones y Competencias Laborales. Es la descripción en detalle de las funciones
y requisitos de estudio, experiencia y otros, que corresponde a los diferentes cargos o puestos
de trabajo que desempeñan los trabajadores del Grupo Empresarial – DROGUERIAS
COPIFAM, de acuerdo con la planta de personal aprobada.
Perfiles. Son las exigencias de formación, entrenamiento y experiencias laborales, concretas y
particulares que se deben acreditar para el desempeño del trabajo específico.
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Planta Global. Consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento
de las funciones del Grupo Empresarial – DROGUERIAS COPIFAM, sin identificar su ubicación
en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna.
Planta de Personal. Es la agrupación de los cargos de la planta de personal aprobados por la
Junta Directiva con las modificaciones que establezca la Gerencia General, bien sea que se
encuentren provistos o vacantes.
Proceso de Selección de Personal. Es un proceso dinámico en el marco de la administración
del capital humano, cuyo propósito es la búsqueda de candidatos idóneos para proveer una
vacante, en un momento determinado.
Propósito Principal del Cargo. En este enunciado se identifica la razón de ser del cargo en
términos de resultados.
Requisitos de Estudio. Se refiere a los conocimientos académicos adquiridos en instituciones
públicas o privadas, reconocidas por el Gobierno Nacional correspondientes a educación básica
primaria, básica secundaria, media vocacional, superior en los programas de pregrado, en las
modalidades de formación técnica profesional, tecnológica y profesional y en programas de
posgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y posdoctorado.
Requisitos de Experiencia. Son los conocimientos, habilidades, destrezas adquiridas o
desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión u oficio.
Unidades Organizacionales. De acuerdo con la agrupación de los procesos de trabajo y la
función, corresponde a las diferentes dependencias existentes en el Grupo Empresarial –
DROGUERIAS COPIFAM, las cuales agrupan gerencias, jefaturas, coordinaciones y otros
cargos relacionados con un mismo objeto misional.
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3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional que se presenta a continuación, es el resultado del trabajo que se
inició con el Sistema de Gestión de Calidad, en el cual se definió la plataforma corporativa (misión,
visión, política y objetivos de calidad), articulado con un Modelo de Operación por procesos que
facilita la apropiación y vivencia de los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad.
Esta estructura parte de los resultados de los diseños detallados de procesos, la asignación de
cargos a las actividades de los procesos y de las cargas de trabajo que se midieron en la fase de
diagnóstico para establecer las dependencias que requiere la organización para cumplir con su
misión y objetivos institucionales, así como el número de personas necesarias para cada uno de
los cargos que se requieren.
Figura 1. Organigrama general del Grupo Empresarial – Droguerías COPIFAM
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La estructura organizacional del Grupo Empresarial DROGUERÍAS COPIFAM, se conforma por
seis niveles, los cuales se definen de la siguiente manera:
Nivel Gerencial: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección
general, de formular las metas y políticas de la organización y de realizar el proceso de toma
de decisiones a nivel macro.
Nivel Asesor: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar
directamente a los cargos del nivel gerencial.
Nivel Directivo /Jefaturas: Comprende los empleos encargados del control y de la supervisión
de los equipos de trabajo. Prestan el apoyo necesario a los niveles, profesionales, técnicos
y asistenciales ya que son los que deben resolver en primera instancia los problemas que se
presenten, para lograr el cumplimiento de los objetivos.
Nivel Profesional / Coordinador: Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y
aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional y que según su
complejidad y competencias exigidas les puede corresponder funciones de coordinación,
supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar las políticas organizacionales.
Nivel Técnico: Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y
procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la
aplicación de conocimientos contables, administrativos, comerciales y tecnológicos.
Nivel Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades
de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que
se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de ejecución operativa.
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4. PLANTA DE PERSONAL EN EL GRUPO EMPRESARIAL -
DROGUERÍAS COPIFAM
GERENCIA JEFATURA COORDINACIÓN CARGO GRADO No.
Cargos
GERENCIA GENERAL
N/A N/A
GERENTE GENERAL 01 1
ASESOR DE GERENCIA 01 1
ASESOR JURIDICO 01 1
ASISTENTE DE GERENCIA 01 1
PLANTA GERENCIA GENERAL 4
GERENCIA DE MERCADEO Y
VENTAS
N/A N/A
GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS
01 1
ASISTENTE DE GERENCIA 01 1
LOGÍSTICA E INVENTARIOS
N/A
JEFE DE OFICINA 02 1
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO 01 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 01 2
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 1
LOGÍSTICA E INVENTARIOS
BODEGA COORDINADOR 02 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 02 2
LOGÍSTICA E INVENTARIOS
COSTOS
COORDINADOR 03 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 03 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 3
PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN N/A
JEFE DE OFICINA 02 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 02 1
PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN
MERCADEO
COORDINADOR 02 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 02 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 01 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 1
FUNDACIÓN Ma. ANGELINA
COORDINADOR 01 1
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO 01 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 01 1
CANALES DE VENTA Y
N/A JEFE DE OFICINA 02 1
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO 02 1
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GERENCIA JEFATURA COORDINACIÓN CARGO GRADO No.
Cargos
PROYECTOS ESPECIALES
TECNICO ADMINISTRATIVO 02 1
PUNTOS DE VENTA
COORDINADOR 02 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 1
SUPERVISOR DE ZONA 01 6
DOMICILIOS
COORDINADOR 04 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - TELEVENTISTAS
N/A Según necesidad
del servicio
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - MENSAJEROS
N/A
PLANTA GERENCIA DE MERCADEO Y VENTAS 34
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
N/A N/A
GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
01 1
ASISTENTE DE GERENCIA 01 1
GESTIÓN HUMANA
N/A
JEFE DE OFICINA 01 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 02 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 3
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
01 2
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
03 1
CONDUCTORES 01 4
GESTIÓN DE OPERACIONES
N/A JEFE DE OFICINA 02 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 1
GESTION DE RECURSOS FISICOS Y MANTENI-MIENTO
N/A
JEFE DE OFICINA 02 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 01 3
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 01 1
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
02 2
GESTIÓN TECNOLÓGICA
N/A
JEFE DE OFICINA 03 1
COORDINADOR 05 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 01 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 2
GESTIÓN CONTABLE
N/A
JEFE DE OFICINA 03 1
COORDINADOR 02 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 03 1
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GERENCIA JEFATURA COORDINACIÓN CARGO GRADO No.
Cargos
TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 2
02 1
TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 1
01 3
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 3
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 01 1
GESTIÓN FINANCIERA
N/A JEFE DE OFICINA 02 1
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO 03 1
CARTERA COORDINADOR 03 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 01 2
TESORERIA COORDINADOR 04 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 02 1
SUBTOTAL NOMINA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 44
GERENCIA DE CONTROL Y
GESTIÓN
N/A N/A GERENTE DE CONTROL Y GESTIÓN 01 1
ASISTENTE DE GERENCIA 01 1
CALIDAD E INNOVACIÓN
N/A COORDINADOR 01 1
CONTROL INTERNO
N/A
JEFE DE OFICINA 03 1
AUDITOR CONTROL INTERNO 02 2
AUDITOR CONTROL INTERNO 01 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 04 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 01 1
TOMA FISICA
COORDINADOR 01 1
TECNICO ADMINISTRATIVO 01 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 6
SUBTOTAL NOMINA GERENCIA DE CONTROL Y GESTIÓN 17
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5. DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS, REQUISITOS Y ALTERNATIVAS LABORALES.
Para el diseño de la escala salarial de los cargos que componen el grupo empresarial de Droguerías COPIFAM, se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:
DENOMINCACION DEL CARGO
NIVEL COMPETENCIAS REQUISITOS ESTUDIOS
REQUISITOS EXPERIENCIA
ALTERNATIVA
GERENTE GENERAL 1 Planeación
Toma de decisiones
Liderazgo de Equipos de
Trabajo
Administración de recursos
Conocimiento del entorno
Compromiso con la
Organización y
confidencialidad
Título Profesional y Título de Postgrado en la
modalidad de especialización en áreas
relacionadas con las funciones del cargo.
Tarjeta profesional en los casos requeridos por la
Ley.
(48) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
Título de Postgrado en la modalidad de especialización, por
36 meses de experiencia
relacionada con las funciones del cargo o
24 meses de experiencia, por
Título de Postgrado en la modalidad de Maestría en áreas
relacionadas con las funciones del cargo.
GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS
1
GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
1
GERENTE DE CONTROL Y GESTIÓN
1
ASESOR JURIDICO 2
Planeación
Conocimiento del entorno
Orientación a resultados
Orientación al Cliente
Compromiso con la
Organización y
confidencialidad
Título Profesional en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
Tarjeta profesional en los casos requeridos por la
Ley.
(24) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
Título profesional, por 24 meses de experiencia
relacionada con las funciones del cargo. ASESOR DE GERENCIA 2
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DENOMINCACION DEL CARGO
NIVEL COMPETENCIAS REQUISITOS ESTUDIOS
REQUISITOS EXPERIENCIA
ALTERNATIVA
JEFE DE OFICINA - GRADO 3
3
Planeación
Toma de decisiones
Liderazgo de Equipos de
Trabajo
Conocimiento del entorno
Administración de recursos
Orientación a resultados
Orientación al Cliente
Compromiso con la
Organización y
confidencialidad
Relaciones
Interpersonales
Título Profesional en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
Tarjeta profesional en los casos requeridos por la
Ley.
(24) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo. Título profesional, por
48 meses de experiencia, siempre
y cuando la experiencia sea en
cargos en empresas del sector
farmacéutico.
JEFE DE OFICINA - GRADO 2
3
(18) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
JEFE DE OFICINA - GRADO 1
3
(12) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
AUDITOR DE CONTROL INTERNO - GRADO 2
4
Aprendizaje continuo
Experiencia profesional
Trabajo en equipo y
colaboración
Creatividad e Innovación
Orientación a resultados
Orientación al Cliente
Compromiso con la
Organización y
confidencialidad
Relaciones
Interpersonales
Título Profesional en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
Tarjeta profesional en los casos requeridos por la
Ley.
(24) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
No aplica
AUDITOR DE CONTROL INTERNO - GRADO 1
4
(12) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
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DENOMINCACION DEL CARGO
NIVEL COMPETENCIAS REQUISITOS ESTUDIOS
REQUISITOS EXPERIENCIA
ALTERNATIVA
COORDINADOR - GRADO 5
4
Experiencia profesional
Trabajo en equipo y
colaboración
Creatividad e Innovación
Orientación a resultados
Orientación al Cliente
Compromiso con la
Organización y
confidencialidad
Relaciones
Interpersonales
Título Profesional en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
Tarjeta profesional en los casos requeridos por la
Ley.
(18) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
Título profesional, por 36 meses de
experiencia, siempre y cuando la
experiencia sea en cargos en empresas
del sector farmacéutico.
COORDINADOR - GRADO 4
4
(12) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
COORDINADOR - GRADO 3
4
(06) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
COORDINADOR - GRADO 2
4 Título de formación
tecnológica o tres (3) años de estudios
profesionales en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
(12) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
Título de formación técnica por 12 meses
de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
COORDINADOR - GRADO 1
4
(06) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO GRADO 4
4 Experiencia profesional
Trabajo en equipo y
colaboración
Creatividad e Innovación
Orientación a resultados
Orientación al Cliente
Compromiso con la
Organización y
confidencialidad
Título Profesional en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
Tarjeta profesional en los casos requeridos por la
Ley.
(36) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
No aplica PROFESIONAL ADMINISTRATIVO GRADO 3
4
(24) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO GRADO 2
4
(12) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
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DENOMINCACION DEL CARGO
NIVEL COMPETENCIAS REQUISITOS ESTUDIOS
REQUISITOS EXPERIENCIA
ALTERNATIVA
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO GRADO 1
4
Relaciones
Interpersonales
(6) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
No aplica
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O SISTEMAS GRADO 4
5
Aprendizaje continuo
Experticia Técnica
Trabajo en equipo
Creatividad e innovación
Orientación al Cliente
Compromiso con la
Organización y
confidencialidad
Título de formación técnica o tecnológica o
tres (3) años de estudios profesionales en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
(36) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
No aplica
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O SISTEMAS GRADO 3
5
(30) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O SISTEMAS GRADO 2
5
(24) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O SISTEMAS GRADO 1
5
(12) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
ASISTENTE DE GERENCIA
5
Título de formación técnica o tecnológica o
tres (3) años de estudios profesionales en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
(12) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
No aplica
CONDUCTOR - ESCOLTA
5
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Licencia de conducción categoría 4ª como mínimo y curso de
mecánica automotriz, mínimo 80 horas.
(12) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
No aplica
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DENOMINCACION DEL CARGO
NIVEL COMPETENCIAS REQUISITOS ESTUDIOS
REQUISITOS EXPERIENCIA
ALTERNATIVA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 3
6 Aprendizaje continuo
Manejo de la Información
Adaptación al cambio
Colaboración
Orientación al Cliente
Compromiso con la
Organización y
confidencialidad
Título de formación técnica o dos (2) años de estudios profesionales en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
(18) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
Título de formación técnica por 6 meses
de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 2
6
(12) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 1
6
(6) meses de experiencia relacionada
con las funciones del cargo
Convenciones según el Nivel Jerárquico: 1. Nivel Gerencial
2. Nivel Asesor
3. Nivel Directivo /Jefaturas
4. Nivel Profesional / Coordinador
5. Nivel Técnico
6. Nivel Asistencial
Nota: La organización definirá un instrumento para la medición del cumplimiento del nivel de competencias y de gestión de cada uno
de los cargos definidos en la Planta de Personal, sobre el cual se pagará una Bonificación No Salarial por Cumplimiento, en los niveles
Directivo / Jefaturas, Profesional / Coordinador y Técnico.
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6. PERFIL DE LOS CARGOS
6.1 GERENCIA GENERAL
a) GERENTE
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Gerencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Gerente General
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia General
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Gerencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera indirecta
y periódica de la Junta Directiva.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Gerente de Mercadeo y Ventas
Gerencia Administrativo y Financiero
Gerente de Control y Gestión
Asesor de Gerencia
Asesor Jurídico
Asistente de Gerencia
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PROPÓSITO PRINCIPAL
Ejecutar labores de planeación, organización, dirección y control de las actividades
administrativas, comerciales, operativas y financieras adecuadas a la organización, con el fin
de mantener su buen funcionamiento y de esta forma, cumplir con los objetivos
organizacionales y las metas propuestas en el Plan Estratégico del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, en el marco del cumplimiento de la normatividad vigente.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Definir estrategias para obtener el mayor potencial de ingresos económicos y proyectar el
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM hacia las nuevas necesidades del entorno
económico y del sector.
2. Presentar a la Junta Directiva oportunamente los informes que contengan análisis de
operaciones y realizar recomendaciones concretas sobre los planes y proyectos
implementados tendientes al logro de los objetivos propuestos en el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
3. Representar legalmente al Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en todos los
asuntos que deban intervenir ante organismos de derecho públicos, privado y entes
particulares, de acuerdo con el marco jurídico vigente.
4. Controlar el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, estudiando constantemente su
organización, con el fin de ajustarla, para dar cumplimiento a los objetivos propuestos en
los planes a corto, mediano y largo plazo.
5. Celebrar y ejecutar toda clase de actos y contratos requeridos para el desarrollo del objeto
social sujetándose a las limitaciones y competencias establecidas en los Estatutos y
normas vigentes.
6. Dirigir, verificar y coordinar el logro de acuerdos que beneficien el desarrollo de la
organización con los clientes, aliados estratégicos y demás grupos de interés con los que
interactúe el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Dirigir, verificar y coordinar la implementación de políticas, métodos procesos y
procedimientos relacionados con las principales actividades bajo su responsabilidad, en
cumplimiento de los procesos, procedimientos y demás normatividad vigente.
8. Aprobar los presupuestos anuales de ventas, ingresos, egresos e inversiones presentado
por las Gerencias Administrativa y Financiera y de Mercadeo y Ventas.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
9. Convocar la Junta Directiva cuando lo considere pertinente, de acuerdo con el marco
normativo vigente.
10. Representar a la Organización en las negociaciones comerciales que se realicen con los
proveedores, aliados estratégicos y clientes institucionales, para el beneficio de la empresa
y de acuerdo con lo definido en la plataforma estratégica.
11. Realizar la autorización final de los pagos a proveedores y terceros, para la adecuada
operación de la Organización.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Relaciones interpersonales
Estrategias de negociación
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Normatividad vigente del sector farmacéutico
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual MEDIO.
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b) ASESOR DE GERENCIA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asesor
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Asesor de Gerencia
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia General
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Asesor.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de Gerente General.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos
de la Gerencia General
PROPÓSITO PRINCIPAL
Asesorar, asistir y aconsejar a la Gerencia General, en temas comerciales y administrativos,
en concordancia con las políticas organizacionales, con el fin de proyectarlas hacia el
cumplimiento de los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco
del cumplimiento de los procesos y procedimientos.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Absolver consultas, emitir conceptos y aportar elementos de juicio para la toma de
decisiones relacionadas con la adopción, la ejecución y el control de las actividades del
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con la normatividad vigente,
los procesos y procedimientos.
2. Asistir y participar, en representación del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
en reuniones, juntas o comités de carácter oficial, cuando sea delegado por el Gerente, de
conformidad con sus directrices y orientaciones.
3. Realizar visitas a los diferentes puntos de venta y empresas que hacen parte del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para aplicar el instrumento de diagnóstico definido
por la Gerencia General y presentar los respetivos planes de mejoramiento y acciones a
iniciar, en lo relacionado con las situaciones administrativas y comerciales.
4. Coordinar con las diferentes áreas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la
implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de las visitas
realizadas a los puntos de venta y demás empresas del Grupo.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y mejora del
Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus recomendaciones en el
ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos.
4. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
6. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Relaciones interpersonales
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Normatividad vigente del sector farmacéutico
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual MEDIO.
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c) ASESOR JURÍDICO
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asesor
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Asesor Jurídico
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia General
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Asesor.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de Gerente General.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos
de la Gerencia General
PROPÓSITO PRINCIPAL
Asesorar, asistir y aconsejar a la Gerencia General, en temas jurídicos y de contratación, en
concordancia con las políticas organizacionales, con el fin de proyectarlas hacia el
cumplimiento de los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco
de la normatividad vigente y el cumplimiento de los procesos y procedimientos.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Absolver consultas, emitir conceptos jurídicos y aportar elementos de juicio para la toma de
decisiones relacionadas con la adopción, la ejecución y el control de las actividades del
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con la normatividad vigente,
los procesos y procedimientos.
2. Asistir y participar, en representación del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
en reuniones, juntas o comités de carácter oficial, cuando sea delegado por el Gerente, de
conformidad con sus directrices y orientaciones.
3. Revisar y dar el visto bueno a los documentos de orden jurídico que se generen en el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de lo definido por la normatividad
vigente, los procesos y procedimientos.
4. Representar los intereses del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en los
procesos judiciales y administrativos encomendados que se instauren contra el mismo, de
acuerdo con la normatividad y leyes vigentes.
5. Notificar las acciones de cumplimiento y demás, instauradas contra el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM cuando esta función le sea delegada, para defender los
intereses de la organización en cada una de ellas.
6. Remitir a las respectivas dependencias del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
las sentencias judiciales y normas específicas que impliquen la realización de determinadas
actuaciones a su cargo y efectuar el seguimiento respectivo de su aplicación, de
conformidad con los procesos, procedimientos y normatividad vigente
7. Participar en los procesos de licitación pública, concursos públicos y contratación directa,
en los que participe el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para velar por su
legalidad, de conformidad con los procesos, procedimientos y normatividad vigente.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y mejora del
Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus recomendaciones en el
ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos.
4. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
6. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Relaciones interpersonales
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Normatividad vigente del sector farmacéutico
Normatividad vigente sobre contratación
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual MEDIO.
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d) ASISTENTE DE GERENCIA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Asistente de Gerencia
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia General
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Gerencia General.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Gerencia General
PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar la gestión de la Gerencia General, en labores de oficina, atención al público y manejo
de los asuntos que se generen en cumplimiento de sus funciones, de manera eficiente y
oportuna, realizando control y seguimiento a los trámites que allí se adelanten, para al logro de
la misión y objetivos institucionales del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el
marco de los procesos y procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Asistir al Gerente General en las actividades y reuniones a realizarse diariamente dentro y
fuera de la Organización, de acuerdo con su competencia.
2. Asistir al Gerente General en la formulación de métodos y procedimientos de trabajo, para
la eficaz ejecución y cumplimiento de las labores propias de su área de desempeño
(llamadas telefónicas, control de correos electrónicos, control de correspondencia, copias
de seguridad de los archivos electrónicos, etc.)
3. Colaborar en la organización de reuniones o eventos que se deban
atender, registrándolos en agenda y recordar los compromisos adquiridos con la debida
oportunidad al Gerente General.
4. Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e
investigaciones relacionados con el área de desempeño, de acuerdo con su competencia.
5. Recepcionar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los clientes,
distribuir para su trámite en la dependencia, hacer seguimiento para su respuesta en los
tiempos establecidos y coordinar el respectivo envío al destinatario con el área responsable.
6. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites de la
Gerencia General y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
7. Elaborar las actas de reuniones o comités donde el superior inmediato deba ejercer la
secretaría técnica, de acuerdo con los lineamientos y formatos establecidos por el Sistema
de Gestión de la Calidad.
8. Solicitar los elementos requeridos en la dependencia y velar por el abastecimiento oportuno
de los mismos, de acuerdo con los lineamientos de la entidad.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Técnicas de redacción
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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6.2 GERENCIA DE MERCADEO Y VENTAS
a) GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Gerencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Gerente de Mercadeo y Ventas
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Gerencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente General.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Jefe de Logística e Inventarios
Jefe de Publicidad y Comunicación
Jefe de Canales de Venta y Proyectos Especiales
PROPÓSITO PRINCIPAL
Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema de mercadeo y
ventas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, diseñando estrategias que
permitan el logro de los objetivos empresariales, dirigiendo el desarrollo de las actividades de
marketing y las condiciones de venta del portafolio de productos y servicios que maneja la
Organización.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se
ejecutan en cada una de las jefaturas adscritas: Logística e inventarios, Publicidad y
Comunicación y Canales de Venta y Proyectos Especiales, en el marco de lo establecido
en el Modelo de Operación por Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente.
2. Definir estrategias de mercadeo y ventas obtener el mayor potencial y proyectar el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM hacia las nuevas necesidades del entorno
económico, comercial y del sector.
3. Presentar a la Gerencia general los informes que contengan análisis de las actividades de
mercadeo y ventas y realizar recomendaciones concretas sobre los planes y proyectos
implementados tendientes al logro de los objetivos propuestos en el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
4. Dirigir, verificar y coordinar la implementación de políticas de mercadeo y ventas, métodos
procesos y procedimientos relacionados con las principales actividades bajo su
responsabilidad, en cumplimiento de los procesos, procedimientos y demás normatividad
vigente.
5. Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia General y la Gerencia
de Control y Gestión, que permita conocer el avance y los resultados de las ventas del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, enfocados a la toma de decisiones que
aseguren su representatividad en el mercado.
6. Establecer y desarrollar las actividades que permitan una adecuada relación con los
clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, enfocadas hacia el
cumplimiento de sus requisitos, el mejoramiento continuo en la prestación del servicio, la
sostenibilidad económica y la ampliación de nuevos mercados.
7. Dirigir las actividades de investigación de mercados, la estrategia de marketing, ventas,
publicidad, promoción, políticas de precios, desarrollo de productos y las actividades de
relaciones públicas, orientadas al logro de una mayor y mejor posición en el mercado.
8. Evaluar la creación de nuevos productos o servicios en el marco del cumplimiento del objeto
social del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, identificando nuevas
oportunidades de negocio.
9. Representar a la Organización en las negociaciones comerciales que se realicen con los
proveedores, aliados estratégicos y clientes institucionales, para el beneficio de la empresa
y de acuerdo con lo definido en la plataforma estratégica.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
10. Establecer conjuntamente con la Gerencia General, las cuotas de los puntos de venta y
demás negocios que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, así
como de las escalas para el reconocimiento de incentivos por cumplimiento de las metas
comerciales definidas.
11. Analizar y tomas decisiones frente a los resultados obtenidos de las actividades de
investigación de mercados y de medición de la percepción del cliente externo, que permitan
aumentar los niveles de competitividad y satisfacción de la Organización.
12. Consolidar los presupuestos anuales de ventas y presentarlo a la Gerencia General para
su aprobación.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Relaciones interpersonales
Estrategias de negociación
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Normatividad vigente del sector farmacéutico
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual MEDIO.
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b) ASISTENTE DE GERENCIA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Asistente de Gerencia
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Gerencia de Mercadeo y
Ventas.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Gerencia de Mercadeo y Ventas.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar la gestión de la Gerencia de Mercadeo y Ventas, en labores de oficina, atención al
público y manejo de los asuntos que se generen en cumplimiento de sus funciones, de manera
eficiente y oportuna, realizando control y seguimiento a los trámites que allí se adelanten, para
al logro de la misión y objetivos institucionales del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, en el marco de los procesos y procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dar soporte en la formulación y seguimiento de los planes y proyectos definidos por la
Gerencia de Mercadeo y Ventas, de acuerdo con lo establecido por el superior inmediato.
2. Proponer y monitorear indicadores de gestión de mercadeo y ventas, orientados al
cumplimiento de los objetivos organizacionales.
3. Organizar y analizar la información de la Gerencia de Mercadeo y Ventas, como
pronósticos, presupuestos, indicadores de gestión, entre otros con objetivo de identificar
desviaciones y plantear acciones de mejora.
4. Elaborar y gestionar los reportes y presentaciones que deba realizar la Gerencia de
Mercadeo y Ventas, en el marco de las competencias asignadas.
5. Asistir al Gerente de Mercadeo y Ventas en las actividades y reuniones a realizarse
diariamente dentro y fuera de la Organización, de acuerdo con su competencia.
6. Asistir al Gerente de Mercadeo y Ventas en la formulación de métodos y procedimientos de
trabajo, para la eficaz ejecución y cumplimiento de las labores propias de su área de
desempeño (llamadas telefónicas, control de correos electrónicos, control de
correspondencia, copias de seguridad de los archivos electrónicos, etc.)
7. Colaborar en la organización de reuniones o eventos que se deban
atender, registrándolos en agenda y recordar los compromisos adquiridos con la debida
oportunidad al Gerente de Mercadeo y Ventas.
8. Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e
investigaciones relacionados con el área de desempeño, de acuerdo con su competencia.
9. Recepcionar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los clientes,
distribuir para su trámite en la dependencia, hacer seguimiento para su respuesta en los
tiempos establecidos y coordinar el respectivo envío al destinatario con el área responsable.
10. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites de la
Gerencia de Mercadeo y Ventas y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en
la búsqueda y solución a sus necesidades.
11. Elaborar las actas de reuniones o comités donde el superior inmediato deba ejercer la
secretaría técnica, de acuerdo con los lineamientos y formatos establecidos por el Sistema
de Gestión de la Calidad.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
12. Solicitar los elementos requeridos en la dependencia y velar por el abastecimiento oportuno
de los mismos, de acuerdo con los lineamientos de la entidad.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Técnicas de redacción
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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6.2.1 JEFATURA DE LOGISTICA E INVENTARIOS
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Logística e Inventarios
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística e
Inventarios
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente de Mercadeo y Ventas.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Profesional Administrativo
Coordinador Bodega
Coordinador Costos
Técnicos Administrativos
Auxiliares Administrativos
Auxiliar Administrativo (SENA)
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PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente de Mercadeo y Ventas, por la planeación, coordinación, ejecución,
supervisión y control de las actividades que permitan una gestión adecuada de los inventarios,
enmarcados en los principios de eficacia, eficiencia y oportunidad, de acuerdo con su
competencia.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se
ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Bodega y Costos, en el marco de lo
establecido en el Modelo de Operación por Procesos, los procedimientos y demás
normatividad vigente.
2. Supervisar y controlar el inventario de los puntos de venta que hacen parte del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y
procedimientos establecidos por las Gerencias.
3. Coordinar las actividades de descarga y actualización de la maestra de COPIDROGAS,
emparejándola con la maestra de COPIFAM, verificando que los productos nuevos estén
adecuadamente creados y diligenciados, de acuerdo con las políticas, procesos y
procedimientos vigentes.
4. Actualizar la base de datos de Máximos de los productos nuevos, que sean replicados por
cada punto de venta, según el tipo de producto y asignar los máximos según el precio de
venta, incluyendo información como (pago de promoción, tipo de producto (ético comercial,
ético genérico, popular, leche, pañal, entre otros), su formato, ubicación comercial, Pareto
de venta y ubicación geográfica.
5. Revisar y analizar el comportamiento de los Máximos, de los productos que ingresan a la
bodega, así como el nivel de inventario de bodega y de los puntos de venta, versus el
inventario disponible en bodega y el promedio de rotación alcanzado, de conformidad con
los procesos y procedimientos vigentes.
6. Realizar la verificación de los saldos actualizados de los puntos de venta y generar los
respectivos pedidos por punto de venta, asegurando que los despachos que están
pendientes de procesar en el punto o están en tránsito, se encuentren en estado
“pendiente” para evitar la compra de duplicados.
7. Analizar el comportamiento de las compras que se generan en la Organización,
identificando entre otros aspectos, el nivel de endeudamiento con COPIDROGAS, el ajuste
del presupuesto, el índice de agotados, los puntos críticos y productos dentro de puntos
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
críticos e informar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas, las acciones que se deben iniciar
para el logro de los objetivos propuestos y el cumplimiento de las políticas organizacionales.
8. Realizar la revisión del cronograma de despachos de bodega, identificando su estado y el
pronóstico de envío y arribo puntos de venta, de conformidad con los procesos y
procedimientos vigentes.
9. Coordinar el proceso de revisión de las compras de medicamentos realizadas por los
puntos de venta a la competencia, evaluando que el producto haya sido ingresado al punto
de venta y que la compra sea justificada, de conformidad con los procesos y procedimientos
vigentes.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
4. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
5. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
6. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
10. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
11. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
12. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Logística e Inventarios
Productos farmacéuticos, dermocosméticos, minimarket, etc.
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Profesional Administrativo
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística e
Inventarios
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Profesional.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Logística e
Inventarios
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Logística e Inventarios.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al cumplimiento de los
planes y proyectos definidos en la jefatura de Logística e Inventarios, orientados al logro de la
misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Aplicar el conocimiento profesional en las actividades de control del inventario de los puntos
de venta que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de
conformidad con los procesos y procedimientos establecidos por las Gerencias.
2. Descargar y actualizar la maestra de COPIDROGAS, emparejándola con la maestra de
COPIFAM, verificando que los productos nuevos estén adecuadamente creados y
diligenciados, de acuerdo con las políticas, procesos y procedimientos vigentes.
3. Apoyar la actualización de la base de datos de Máximos de los productos nuevos, que sean
replicados por cada punto de venta, según el tipo de producto y asignar los máximos según
el precio de venta, incluyendo información como (pago de promoción, tipo de producto
(ético comercial, ético genérico, popular, leche, pañal, entre otros), su formato, ubicación
comercial, Pareto de venta y ubicación geográfica.
4. Aplicar el conocimiento profesional en la revisión del comportamiento de los Máximos, de
los productos que ingresan a la bodega, así como el nivel de inventario de bodega y de los
puntos de venta, versus el inventario disponible en bodega y el promedio de rotación
alcanzado, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.
5. Consolidar información que facilite el análisis del comportamiento de las compras que se
generan en la Organización, identificando entre otros aspectos, el nivel de endeudamiento
con COPIDROGAS, el ajuste del presupuesto, el índice de agotados, los puntos críticos y
productos dentro de puntos críticos e informar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas, las
acciones que se deben iniciar para el logro de los objetivos propuestos y el cumplimiento
de las políticas organizacionales.
6. Realizar la revisión de las compras de medicamentos realizadas por los puntos de venta a
la competencia, evaluando que el producto haya sido ingresado al punto de venta y que la
compra sea justificada, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.
7. Coordinar el cumplimiento del cronograma diario de compras a puntos de venta y cada uno
de los aspectos que esto implica, de acuerdo con lo definido en los procesos y
procedimientos vigentes.
8. Atender los requerimientos de los proveedores, en asuntos relacionados con nuevas
alianzas, nuevos productos, nuevas estrategias de mercados, retiro mercancías, reclamo
de personas, etc. con oportunidad y de acuerdo con su nivel de competencia.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
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Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Logística e Inventarios
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
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c) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Dos (2)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística
e Inventarios
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Logística e
Inventarios.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Logística e Inventarios.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de
Logística e Inventarios, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su
formación y experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
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LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar la actualización de la “Base de Datos de Máximos” de los productos nuevos, que
sean replicados por cada punto de venta, según el tipo de producto y asignar los máximos
según el precio de venta, incluyendo información como (pago de promoción, tipo de
producto (ético comercial, ético genérico, popular, leche, pañal, entre otros), su formato,
ubicación comercial, Pareto de venta y ubicación geográfica.
2. Analizar, cargar y confirmar los pedidos de COPIDROGAS, así como la elaboración de
reportes para la Gerencia de Mercadeo y Ventas, de acuerdo con los lineamientos del superior inmediato.
3. Realizar el seguimiento inconsistencias en movimientos de inventarios, de acuerdo con los
correos enviados por los diferentes puntos de venta, emitiendo la respectiva respuesta para su ajuste.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 52 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Manejo de inventarios
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística
e Inventarios
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Logística e
Inventarios
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Logística e Inventarios.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el desarrollo de las actividades de la Jefatura de Logística e
Inventarios, para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
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LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
3. Apoyar las actividades de cargue e ingreso al sistema de información asociadas con la
descarga y actualización de la maestra de COPIDROGAS, de acuerdo con lo establecido
en los procesos y procedimientos vigentes.
4. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
5. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
6. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 55 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
9. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Manejo de inventarios
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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6.2.1.1 COORDINACIÓN DE BODEGA
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO: Coordinador
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística e
Inventarios – Coordinación de Bodega
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Jefe de Logística e Inventarios.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Técnicos Administrativos - Bodega
Auxiliares Administrativos - Bodega
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos orientados al
almacenamiento y despacho de mercancía, que contribuyan al al logro de la misión y los
objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Controlar que el personal que desarrolla las actividades en la bodega, cumpla con sus
funciones, procesos y procedimientos establecidos.
2. Generar, imprimir y asignar los listados de separados remitidos por la jefatura de logística
e inventarios, de manera oportuna.
3. Coordinar el proceso de despacho de mercancías a los diferentes puntos de venta,
verificando que los documentos de despacho, órdenes de pedido, consolidados y cualquier
otro documento, estén debidamente autorizados, de acuerdo con las políticas de la
organización.
4. Identificar las deficiencias (empaques dañados, faltantes, sobrantes, problemas de
infestación, humedad) presentadas en la descarga del producto y reportarlas
oportunamente a la Jefatura de Logística.
5. Revisar el adecuado almacenamiento del producto en la bodega, de acuerdo con las
condiciones requeridas por el fabricante y los procesos y procedimientos vigentes.
6. Verificar y controlar la rotación adecuada del producto almacenado en la bodega, de
acuerdo con la fecha de antigüedad y en cumplimiento de los lineamientos establecidos.
7. Verificar la limpieza, trazo de medidas de seguridad, señalamientos de coordenadas, trazo
de áreas de protección al producto, altura de las tarimas, distancia entre tarimas para
minimizar los empaques dañados, entre las otras estrategias que permitan garantizar la
conservación del producto.
8. Distribuir adecuadamente los productos para lograr la eficiencia del espacio y hacer más
ágil el despacho de mercancías hacia los puntos de venta.
9. Realizar periódicamente pruebas de inventario que permitan detectar posibles
inconsistencias, faltantes o sobrantes, con el fin de diseñar planes de acción para su
solución.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Logística e Inventarios
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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LABORALES
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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e) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Dos (2)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística e
Inventarios - Coordinación de Bodega
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Coordinación de Bodega.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Coordinación de Bodega.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Coordinación de
Bodega, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Bodega de Devoluciones
1. Recibir las devoluciones de mercancía, enviadas por los diferentes puntos de venta,
verificando el cumplimiento de los documentos soporte y requisitos para la devolución
(fecha de vencimiento, estado del producto, condiciones de la devolución, etc.), de
conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.
2. Realizar la publicación en el sistema de información, de la autorización de la devolución,
para que el administrador proceda a la descarga del inventario, de acuerdo con los
procesos y procedimientos vigentes.
3. Realizar la revisión física del control a la mercancía que ya fue objeto de verificación, para
iniciar el proceso de surtir los tramos en la bodega.
4. Realizar periódicamente pruebas de inventario de mercancía para verificar que no se
presenten ningún tipo de inconsistencias y según sea el caso, iniciar las acciones
correctivas del caso, previo informe al Coordinador de Bodega.
5. Verificar las novedades pendientes de las devoluciones de mercancía a los representantes
de los laboratorios, generando los documentos de devolución para revisión del área
competente.
6. Elaborar los documentos de cobro a los puntos venta, cuando la mercancía no cumple con
los tiempos para la devolución, o por situaciones asociadas al deterioro físico de la misma.
Despachos:
1. Apoyar las actividades relacionadas con el proceso de despacho de mercancías a los
diferentes puntos de venta, de acuerdo con las instrucciones del coordinador de bodega y
en concordancia con los procesos y procedimientos vigentes.
2. Apoyar las actividades de verificación y control de la rotación adecuada de los productos
almacenados en la bodega, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.
3. Apoyar las actividades de limpieza, trazo de medidas de seguridad, señalamientos de
coordenadas, trazo de áreas de protección al producto, altura de las tarimas, distancia entre
tarimas para minimizar los empaques dañados, entre las otras estrategias que permitan
garantizar la conservación del producto.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Manejo de inventarios
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia ALTA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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6.2.1.2 COORDINACIÓN DE COSTOS
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística e
Inventarios – Coordinación de Costos
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Logística e Inventarios.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos
de la Jefatura de Logística e Inventarios
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al
cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Costos, orientados al logro de
la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar las actividades de creación, ingreso y actualización en el sistema de
información, de la maestra de productos (COPIDROGAS, COBECA, AXA, etc.) que
comercializa el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con lo
establecido en los procesos y procedimientos vigentes.
2. Coordinar las actividades de ingreso al sistema de información, de las facturas
correspondientes a los diferentes proveedores que tiene en su maestro de productos, el
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, (COPIDROGAS, AXA, COBECA,
VOGUE, etc.), de acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos vigentes.
3. Coordinar la generación de informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades, de
acuerdo con los requerimientos de las Gerencias (compras de proveedores directos,
productos creados retirados, productos descontinuados por líneas y por productos, etc.).
4. Dirigir las actividades de modificación y/o actualización de precios a los productos que
comercializa el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con los
lineamientos de la Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 66 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Logística e Inventarios
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 67 de 283
b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 03
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística e
Inventarios – Coordinación de Costos
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Logística e
Inventarios
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Logística e Inventarios.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Coordinación de
Costos, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y experiencia,
orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 68 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar técnicamente las actividades de creación, ingreso y actualización en el sistema de
información, de la maestra de productos (COPIDROGAS, COBECA, AXA, etc.) que
comercializa el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con lo
establecido en los procesos y procedimientos vigentes.
2. Apoyar técnicamente las actividades de ingreso al sistema de información, de las facturas
correspondientes a los diferentes proveedores que tiene en su maestro de productos, el
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, (COPIDROGAS, AXA, COBECA,
VOGUE, etc.), de acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos vigentes.
3. Apoyar técnicamente las actividades de modificación y/o actualización de precios a los
productos que comercializa el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo
con los lineamientos del supervisor inmediato.
4. Consolidar la información necesaria para la generación de informes periódicos, sobre el
desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo con los requerimientos del
superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 69 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Manejo de inventarios
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 70 de 283
b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Tres (3)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística
e Inventarios – Coordinación de Costos
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Logística e
Inventarios
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Logística e Inventarios.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el desarrollo de las actividades de la Coordinación de Costos, para el
logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 71 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
6. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
7. Apoyar las actividades de ingreso al sistema de información, de las facturas
correspondientes a los diferentes proveedores que tiene en su maestro de productos, del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, (COPIDROGAS, AXA, COBECA, VOGUE,
etc.), así como apoyar el desarrollo de las compras descentralizadas como helados,
gaseosas, periódicos, lácteos, pasabocas, confitería y canasta), de acuerdo con lo
establecido en los procesos y procedimientos vigentes.
8. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
10. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
11. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
12. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
13. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
14. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 72 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
15. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
16. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
17. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
18. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Manejo de inventarios
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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6.2.2 JEFATURA DE PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Publicidad y Comunicación
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Publicidad
y Comunicación
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente de Mercadeo y Ventas.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Coordinador de Mercadeo
Coordinador Fundación Ma. Angelina
Técnicos Administrativos
Auxiliares Administrativos
Auxiliar Administrativo (SENA)
Personal de apoyo (Fundación Ma. Angelina)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente de Mercadeo y Ventas, por la planeación, coordinación, ejecución,
supervisión y control de las actividades que permitan analizar, captar, retener y fidelizar a los
clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, a través de la satisfacción de sus
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 74 de 283
PROPÓSITO PRINCIPAL
necesidades y el cumplimiento de sus requisitos, enmarcados en los principios de eficacia,
eficiencia y oportunidad, de acuerdo con su competencia.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se
ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Mercadeo y Fundación Ma. Angelina,
en el marco de lo establecido en el Modelo de Operación por Procesos, los procedimientos
y demás normatividad vigente.
2. Dirigir y coordinar la realización e implementación de planes estratégicos de mercadeo,
conjuntamente con la Gerencia de Mercadeo y Ventas, que permitan modificaciones y
adaptaciones para operar en diferentes ambientes, de acuerdo con las necesidades
cambiantes del mercado.
3. Dirigir el desarrollo de las actividades relacionadas con la investigación de mercados, la
estrategia de marketing, ventas, publicidad, promoción, desarrollo de productos y las
actividades de relaciones públicas.
4. Implementar políticas, que orienten los estudios de Mercado, Promoción y labor Publicitaria
de los servicios que brinda o brindará el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Servir de enlace entre el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y la agencia de
publicidad o de promociones con las cuales se contratan diversas funciones de publicidad
o promoción, de acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos.
6. Asesorar a la Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas, respecto a la
necesidad de publicidad y de desarrollo de los temas y las presentaciones de publicidad.
7. Seleccionar los medios de comunicaciones como radio, televisión, periódicos, revistas,
internet y publicidad externa, a través de los cuales se realizará la divulgación de los
productos y servicios del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Diseñar ofertas comerciales, telecomunicaciones, desarrollo y administración de Portafolio
de productos y servicios, de acuerdo con las políticas y lineamientos establecidos por la
Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 75 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
9. Identificar, analizar y aplicar alternativas para penetración y desarrollo de Mercados
mediante la introducción de nuevos productos y servicios y/o la utilización de la Red
existente en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
10. Implementar procesos y procedimientos orientados a la medición de la percepción del
cliente externo y su fidelización, que permitan aumentar los niveles de competitividad y
satisfacción de la Organización.
11. Dirigir las actividades de recepción, trámite y consolidación de la peticiones, quejas,
reclamos y sugerentes que presenten los diferentes clientes del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, gestionando su respuesta de forma oportuna y veraz.
12. Dirigir y coordinar las actividades de bienestar social que desarrolla el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, a través de la Fundación Ma. Angelina, en beneficio de la
mejora de las condiciones de vida de la población vulnerable (Niños y Niñas, Adultos
Mayores, Habitantes de calle, Población Desplazada, Población en condiciones de
discapacidad, etc.), de las áreas geográficas en las que tiene presencia la organización.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
4. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
5. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
6. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
7. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
10. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
11. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
12. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Técnicas de investigación de Mercados
Estrategias de Mercadeo y Ventas
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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LABORALES
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Publicidad
y Comunicación
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Publicidad y
Comunicación
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Publicidad y Comunicación
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de
Publicidad y Comunicación, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su
formación y experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Diseñar estrategias publicitarias de acuerdo con las necesidades del mercado, relación
entre productos y consumidores utilizando los medios de comunicación definidos en el
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
2. Redactar mensajes publicitarios de acuerdo con los códigos y las técnicas que utiliza el
lenguaje creativo en publicidad, de conformidad con los procesos y procedimientos
vigentes.
3. Determinar y asignar tipo, tamaño y superficie de acuerdo con el trazado y espacio
asignado para ser impreso en páginas de propaganda para periódicos, volantes,
catálogos, etc. de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Disponer y pintar caracteres, figuras y diseños para avisos publicitarios y avisos
comerciales, utilizando instrumentos de trazado, de acuerdo con las necesidades del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Apoyar el desarrollo de actividades de mercadeo y publicidad en los diferentes puntos de
venta que conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como tomas de
puntos de ventas, reparto de publicidad, degustaciones, decoraciones, exhibición de
dumis, etc. de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Apoyar las actividades de montaje y logística de los eventos organizados de manera
directa por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de lo definido
en el Plan de Mercadeo de la Organización.
7. Consolidar la información necesaria para la generación de informes periódicos, sobre el
desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo con los requerimientos del
superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 80 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito
de su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la
salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de
acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Publicidad audiovisual
Técnicas de producción audiovisual
Servicio al cliente
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Manejo de herramientas de diseño gráfico
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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6.2.2.1 COORDINACIÓN DE MERCADEO
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Publicidad
y Comunicación – Coordinación de Mercadeo
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Jefe de Publicidad y Comunicación.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Técnicos Administrativos
Auxiliares Administrativos
Auxiliar Administrativo (SENA)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al
cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Mercadeo, orientados al logro
de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 83 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar la implementación de planes estratégicos de mercadeo, conjuntamente con la
Gerencia de Mercadeo y Ventas, que permitan modificaciones y adaptaciones para operar
en diferentes ambientes, de acuerdo con las necesidades cambiantes del mercado.
2. Coordinar el desarrollo de las actividades relacionadas con la investigación de mercados,
la estrategia de marketing, ventas, publicidad, promoción, desarrollo de productos y de
relaciones públicas.
3. Participar en la selección de los medios de comunicaciones como radio, televisión,
periódicos, revistas, internet y publicidad externa, a través de los cuales se realizará la
divulgación de los productos y servicios del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
4. Participar en el diseño de ofertas comerciales, telecomunicaciones, desarrollo y
administración de Portafolio de productos y servicios, de acuerdo con las políticas y
lineamientos establecidos por la Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas.
5. Implementar alternativas para penetración y desarrollo de Mercados mediante la
introducción de nuevos productos y servicios y/o la utilización de la Red existente en el
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
6. Coordinar las actividades orientadas a la medición de la percepción del cliente externo y su
fidelización, que permitan aumentar los niveles de competitividad y satisfacción de la
Organización.
7. Coordinar la implementación de estrategias de servicio al cliente, de acuerdo con las
necesidades del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Coordinar las actividades de recepción, distribución, seguimiento al trámite y consolidación
de la peticiones, quejas, reclamos y sugerentes que presenten los diferentes clientes del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, gestionando su respuesta, de forma
oportuna y veraz.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 84 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas de investigación de Mercados
Estrategias de Mercadeo y Ventas
Servicio al cliente
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 85 de 283
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Publicidad
y Comunicación – Coordinación de Mercadeo
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Publicidad y
Comunicación y/o Coordinador de Mercadeo
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Publicidad y Comunicación
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Coordinación de
Mercadeo, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 87 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Disponer y pintar caracteres, figuras y diseños para avisos publicitarios y avisos
comerciales, utilizando instrumentos de trazado, de acuerdo con las necesidades del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
2. Apoyar técnicamente el desarrollo de las actividades relacionadas con la investigación de
mercados, la estrategia de marketing, ventas, publicidad, promoción, desarrollo de
productos y de relaciones públicas, definidas en el Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM
3. Apoyar la implementación de alternativas para penetración y desarrollo de Mercados
mediante la introducción de nuevos productos y servicios y/o la utilización de la Red
existente en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
4. Realizar las actividades orientadas a la medición de la percepción del cliente externo y su
fidelización, que permitan aumentar los niveles de competitividad y satisfacción de la
Organización.
5. Realizar la implementación de estrategias de servicio al cliente, de acuerdo con las
necesidades del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
6. Apoyar al coordinador de mercadeo en las actividades de distribución, seguimiento al
trámite y consolidación de la peticiones, quejas, reclamos y sugerentes que presenten los
diferentes clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Apoyar el desarrollo de actividades de mercadeo y publicidad en los diferentes puntos de
venta que conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como tomas de
puntos de ventas, reparto de publicidad, degustaciones, decoraciones, exhibición de
dumis, etc. de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
8. Apoyar las actividades de montaje y logística de los eventos organizados de manera
directa por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de lo definido
en el Plan de Mercadeo de la Organización.
9. Consolidar la información necesaria para la generación de informes periódicos, sobre el
desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo con los requerimientos del
superior inmediato.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Publicidad audiovisual
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 89 de 283
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Servicio al cliente
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Manejo de herramientas de diseño gráfico
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 90 de 283
c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Publicidad
y Comunicación – Coordinación de Mercadeo
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Publicidad y
Comunicación y/o Coordinador de Mercadeo.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Publicidad y Comunicación
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el desarrollo de las actividades de la Coordinación de Mercadeo, para
el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 91 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
3. Desarrollar actividades de mercadeo y publicidad en los diferentes puntos de venta que
conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como tomas de puntos de
ventas, reparto de publicidad, degustaciones, decoraciones, exhibición de dumis, perifoneo
en el carro valla, trabajo puerta a puerta en los diferentes sectores de la ciudad, etc. de
acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
4. Realizar el montaje y logística de los eventos organizados de manera directa por el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de lo definido en el Plan de Mercadeo
de la Organización.
5. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
6. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
9. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Técnicas de mercadeo y publicidad
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo básico de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Publicidad
y Comunicación – Coordinación de Mercadeo
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Publicidad y
Comunicación y/o Coordinador de Mercadeo.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Publicidad y Comunicación
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el desarrollo de las actividades de la Coordinación de Mercadeo, para
el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los
procesos y procedimientos vigentes.
2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
3. Realizar las actividades de recepción de la peticiones, quejas, reclamos y sugerentes que
presenten los diferentes clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, a
través de los medios de comunicación establecidos en la organización (Buzones de
sugerencia, página web, Línea Telefónica 01800, correo electrónico, etc.)
4. Apoyar al coordinador de mercadeo en las actividades de distribución, seguimiento al
trámite y consolidación de la peticiones, quejas, reclamos y sugerentes que presenten los
diferentes clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Apoyar el desarrollo de actividades de mercadeo y publicidad en los diferentes puntos de
venta que conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como tomas de
puntos de ventas, reparto de publicidad, degustaciones, decoraciones, exhibición de
dumis, etc. de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Apoyar las actividades de montaje y logística de los eventos organizados de manera
directa por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de lo definido
en el Plan de Mercadeo de la Organización.
7. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
5. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
6. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
9. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Gestión documental
Técnicas de mercadeo y publicidad
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo básico de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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6.2.3 JEFATURA DE CANALES DE VENTA Y PROYECTOS ESPECIALES
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Canales de Venta y Proyectos Especiales
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Canales
de Venta y Proyectos Especiales
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente de Mercadeo y Ventas.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Coordinador de Canales de Venta y Proyectos
Especiales
Coordinador de Domicilios
Supervisores de Zona
Administradores de Punto de Venta
Profesional Administrativo
Técnicos Administrativos
Auxiliares Administrativos
Auxiliar Administrativo (SENA)
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PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente de Mercadeo y Ventas, por la planeación, coordinación, ejecución,
supervisión y control de las actividades que permitan maximizar los ingresos de la empresa,
con ayuda de la fuerza de ventas establecida para tal fin y cumpliendo con todos los
requerimientos administrativos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin
de generar ventajas competitivas que le permita satisfacer las necesidades de sus clientes y
mejorar su posicionamiento en el mercado.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se
ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Canales de Venta y Proyectos
Especiales y Domicilios, en el marco de lo establecido en el Modelo de Operación por
Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente.
2. Dirigir y coordinar la implementación de las estrategias comerciales y de mercadeo, definida
por la Gerencia de Mercadeo y Ventas, orientadas al cumplimiento de los objetivos
organizacionales, en los diferentes canales de venta que hacen parte de la organización.
(Lanzamiento de cuotas a nivel nacional y su seguimiento publicación de cumplimientos,
comportamiento de productos alternos y seguimiento a unidad de negocios especiales,
lanzamiento de producto del mes, seguimiento a concursos, lanzamiento de planes
evacuaciones, seguimiento a planes evacuación, refuerzo a concursos alternos del
laboratorio Weider, entre otros.)
3. Dirigir el desarrollo de las actividades relacionadas con el análisis de productos TOP con
máximos en cero a nivel nacional, así como vitales (jeringas, droga blanca, cajas
coprológicas, parciales etc.
4. Coordinar el desarrollo de actividades administrativas y de recordación para los puntos de
venta (Realización de turnos de disponibilidad para el fin de semana, correo de refuerzo a
manejos administrativos, oficialización de quincenazos, jueves naturales y recordación de
tutoriales de ventas e ingresos al sistema de información), de acuerdo con los procesos y
procedimientos vigentes.
5. Coordinar el pago y la legalización de incentivos al personal que hace parte del área
comercial, (supervisores de zona, fuerza de ventas, puntos de ventas, televentistas) y
publicación de los mismos, de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
6. Coordinar las actividades orientadas al montaje de nuevos puntos de venta, montaje de
negocios especiales (puntos ortopédicos, dermocosmeticas, productos TV, etc), así como
los cambios de formatos en los puntos de venta del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM (góndolas, vitrinas, exhibiciones, módulos).
7. Realizar visitas de verificación y seguimiento a los diferentes canales de venta y empresas
que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para determinar el
grado de cumplimiento e implementación de las estrategias de mercadeo y ventas, así
como de los aspectos administrativos, con el fin de presentar los respetivos planes de
mejoramiento y acciones a iniciar.
8. Coordinar con las diferentes áreas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la
implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de las visitas
realizadas a los puntos de venta y demás empresas del Grupo.
9. Realizar seguimiento para que se cumpla el canal directo de información y enlace entre la
Coordinación de Canales de Venta y Proyectos Especiales, los Supervisores de Zona y las
demás dependencias del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para la solución
de situaciones que puedan afectar la normal prestación del servicio, en temas relacionados
con la gestión logística y de inventarios, gestión de publicidad y comunicación, gestión
humana, gestión de operaciones (necesidades de bienes y servicios, permisos, licencias,
arrendamientos, seguros), infraestructura y mantenimiento, gestión tecnológica, gestión
contable y gestión financiera, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
10. Asesorar a la Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas, respecto a la
necesidad de realizar ajustes a los planes de acción, definidos en el área comercial.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
4. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
5. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
6. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
7. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
10. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
11. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
12. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Estrategias de Mercadeo y Ventas
Manejo de fuerza de ventas
Servicio al cliente
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Profesional Administrativo
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Canales
de Venta y Proyectos Especiales
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Profesional.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Canales de Venta y
Proyectos Especiales
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Logística e Inventarios.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al cumplimiento de los
planes y proyectos definidos en la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos Especiales,
orientados al logro de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Aplicar el conocimiento profesional en las actividades orientadas a la gestión de los
diferentes canales de venta y proyectos especiales que hacen parte del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con las instrucciones del
supervisor inmediato.
2. Apoyar la implementación de las estrategias comerciales y de mercadeo, definidas por la
Gerencia de Mercadeo y Ventas, orientadas al cumplimiento de los objetivos
organizacionales, en los diferentes canales de venta que hacen parte de la organización.
(Lanzamiento de cuotas a nivel nacional y su seguimiento publicación de cumplimientos,
comportamiento de productos alternos y seguimiento a unidad de negocios especiales,
lanzamiento de producto del mes, seguimiento a concursos, lanzamiento de planes
evacuaciones, seguimiento a planes evacuación, refuerzo a concursos alternos del
laboratorio Weider, entre otros.)
3. Realizar las actividades relacionadas con el análisis de productos TOP con máximos en
cero a nivel nacional, así como vitales (jeringas, droga blanca, cajas coprológicas, parciales
etc.
4. Actualizar la información relacionada con las bases de datos asociadas a convenios
especiales, como Baloto, Mundo Mujer, Helados, Bancolombia, entre otros, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
5. Recepcionar, validar, solicitar ajustes y realizar la redención al proveedor, para los recambios de los laboratorios autorizados, así como del plan de beneficios CAP, de acuerdo con lo definido en los procesos y procedimientos vigentes.
6. Apoyar el desarrollo de actividades administrativas y de recordación para los puntos de
venta (Realización de turnos de disponibilidad para el fin de semana, correo de refuerzo a
manejos administrativos, oficialización de quincenazos, jueves naturales y recordación de
tutoriales de ventas e ingresos al sistema de información), de acuerdo con los procesos y
procedimientos vigentes.
7. Apoyar las actividades de pago y legalización de incentivos al personal que hace parte del
área comercial, (supervisores de zona, fuerza de ventas, puntos de ventas, televentistas) y
publicación de los mismos, de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos.
8. Apoyar profesionalmente las actividades orientadas al montaje de nuevos puntos de venta,
montaje de negocios especiales (puntos ortopédicos, dermocosmeticas, productos TV, etc),
así como los cambios de formatos en los puntos de venta del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM (góndolas, vitrinas, exhibiciones, módulos).
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LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
9. Atender los requerimientos de los proveedores, en asuntos relacionados con nuevas
alianzas, nuevos productos, nuevas estrategias de mercados, retiro mercancías, reclamo
de personas, etc. con oportunidad y de acuerdo con su nivel de competencia.
10. Participar en el desarrollo de visitas de verificación y seguimiento a los diferentes canales
de venta y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
para determinar el grado de cumplimiento e implementación de las estrategias de mercadeo
y ventas, así como de los aspectos administrativos, con el fin de presentar los respetivos
planes de mejoramiento y acciones a iniciar.
11. Realizar seguimiento a la implementación de los planes de mejoramiento, resultantes de
las visitas realizadas a los puntos de venta y demás empresas del Grupo.
12. Apoyar el flujo de información entre la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos Especiales
y las demás dependencias del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para la
solución de situaciones reportadas por la Coordinación de Canales de Venta y Proyectos
Especiales, que puedan afectar la normal prestación del servicio, en temas relacionados
con la gestión logística y de inventarios, gestión de publicidad y comunicación, gestión
humana, gestión de operaciones (necesidades de bienes y servicios, permisos, licencias,
arrendamientos, seguros), infraestructura y mantenimiento, gestión tecnológica, gestión
contable y gestión financiera, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Estrategias de Mercadeo y Ventas
Manejo de fuerza de ventas
Servicio al cliente
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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c) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Canales
de Venta y Proyectos Especiales
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Canales de
Venta y Proyectos Especiales
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos
Especiales
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de
Canales de Venta y Proyectos Especiales, desarrollando procesos y aplicando tecnologías,
propias de su formación y experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 108 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar la implementación de las estrategias comerciales y de mercadeo, definidas por la
Gerencia de Mercadeo y Ventas, orientadas al cumplimiento de los objetivos
organizacionales, en los diferentes canales de venta que hacen parte de la organización.
(listado de productos a realizar Shopping de la semana, plantilla para enviar a puntos de
venta de acuerdo con el formato de chequeo de precios, informes del día con los precios
chequeados, revisión de los cambios de precios chequeados, análisis de los cambios y
sugerencias establecidas, actualización de los precios en la maestra, envío de archivos al
área de sistemas para su actualización, entre otros.)
2. Apoyar en el montaje de nuevos puntos de venta, montaje de negocios especiales (puntos
ortopédicos, dermocosmeticas, productos TV, etc), así como los cambios de formatos en
los puntos de venta del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM (góndolas, vitrinas,
exhibiciones, módulos).
3. Apoyar el desarrollo de actividades administrativas y de recordación para los puntos de
venta (turnos de disponibilidad para el fin de semana, oficialización de quincenazos, jueves
naturales y recordación de tutoriales de ventas e ingresos al sistema de información), de
acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
4. Consolidar la información necesaria para la generación de informes periódicos, sobre el
desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo con los requerimientos del
superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito
de su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la
salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de
acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Manejo de herramientas de diseño gráfico
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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6.2.3.1 COORDINACIÓN DE CANALES DE VENTA Y PROYECTOS ESPECIALES
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA:
Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Canales
de Venta y Proyectos Especiales - Coordinación de
Canales de Venta y Proyectos Especiales
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Canales de Venta y
Proyectos Especiales.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos
Especiales.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al
cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Canales de Venta y Proyectos
Especiales, orientados al logro de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar visitas de verificación y seguimiento a los diferentes canales de venta y empresas
que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para determinar el
grado de cumplimiento e implementación de las estrategias de mercadeo y ventas, así
como de los aspectos administrativos, con el fin de presentar los respetivos planes de
mejoramiento y acciones a iniciar.
2. Coordinar con las diferentes áreas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la
implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de las visitas
realizadas a los puntos de venta y demás empresas del Grupo.
3. Constituir el canal directo de información y enlace entre los Supervisores de Zona y la
Jefatura de Canales de Venta y Proyectos Especiales, para la solución de situaciones que
puedan afectar la normal prestación del servicio, en temas relacionados con la gestión
logística y de inventarios, gestión de publicidad y comunicación, gestión humana, gestión
de operaciones (necesidades de bienes y servicios, permisos, licencias, arrendamientos,
seguros), infraestructura y mantenimiento, gestión tecnológica, gestión contable y gestión
financiera, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
4. Realizar el seguimiento permanente a cuotas, publicación de cumplimientos,
comportamiento de productos alternos y seguimiento a las unidades de negocios
especiales que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Coordinar las actividades de seguimiento a la gestión de los supervisores de zona, de
acuerdo con los instrumentos (listas de verificación), definidas conjuntamente con la
Gerencia de Mercadeo y Ventas, la Gerencia Administrativo y la Gerencia de Control y
Gestión, para garantizar la normal operación de los diferentes puntos de venta del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
6. Presentar informes del comportamiento del canal de venta “Puntos de Venta y Proyectos
Especiales”, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Servicio al cliente
Estrategias de Mercadeo y Ventas
Manejo de fuerza de ventas
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y
mantiene contacto con agentes contaminantes como
polvo, humedad, gas carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA:
Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Canales
de Venta y Proyectos Especiales - Coordinación de
Canales de Venta y Proyectos Especiales
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Canales de
Venta y Proyectos Especiales
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos
Especiales
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el desarrollo de las actividades de la Coordinación de Mercadeo, para
el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
3. Apoyar las actividades de seguimiento permanente a cuotas, publicación de cumplimientos,
comportamiento de productos alternos y seguimiento a las unidades de negocios
especiales que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
4. Realizar seguimiento a las actividades adelantadas por los supervisores de zona, de
acuerdo con los instrumentos (listas de verificación), definidas conjuntamente con la
Gerencia de Mercadeo y Ventas, la Gerencia Administrativo y la Gerencia de Control y
Gestión, para garantizar la normal operación de los diferentes puntos de venta del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
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Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 116 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
6. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
9. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Técnicas de mercadeo y publicidad
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo básico de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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c) SUPERVISOR DE ZONA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Supervisor de Zona
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Seis (6)
DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Canales
de Venta y Proyectos Especiales
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Canales de Venta y
Proyectos Especiales.
Ejerce supervisión general sobre los siguientes
cargos:
o Administradores de Punto de Venta
o Fuerza de Ventas
PROPÓSITO PRINCIPAL
Desarrollar la planeación, coordinación, ejecución, supervisión y control de las actividades
definidas por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM en la zona asignada, con el fin
de garantizar el cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos comerciales,
administrativos y de control y gestión, orientadas al logro de la misión y los objetivos
Organizacionales.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar visitas de verificación y seguimiento a los puntos de venta la zona asignada, que
hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para determinar el grado
de cumplimiento e implementación de las estrategias de mercadeo y ventas, así como de
los aspectos administrativos y financieros, con el fin de presentar los respetivos planes de
mejoramiento y acciones a iniciar ante la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos
Especiales. (Pruebas de inventario, rotación de productos, arqueos de caja, situaciones
administrativas, estado de balanzas y bomboneras, disponibilidad de efectivo, etc.)
2. Coordinar con los administradores de venta de los diferentes puntos de venta, la
implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de las visitas
realizadas.
3. Transmitir a los administradores de puntos de venta de la zona asignada toda la información
emitida por la Gerencia General, Gerencia de Mercadeo y Ventas, Gerencia Administrativa
y Financiera y Gerencia de Control y Gestión, realizando el respectivo seguimiento a su
cumplimiento.
4. Coordinar con la Gerencia Administrativa y Financiera y/o Jefatura de Gestión Humana,
todo lo relacionado con la selección de personal, los procesos de inducción, capacitación,
bienestar, motivación, evaluación del desempeño, así como las novedades en la
administración de la planta de personal de la zona asignada (asignación de turnos, horas
extras, permisos, vacaciones, licencias, incapacidades, etc.)
5. Revisar y verificar la autenticidad de la información (consignaciones de efectivo por ventas,
pagos de servicios e impuestos, control de facturas manuales, planillas de novedades de
personal, novedades de despachos, ajustes, etc.), generadas en los puntos de venta, así
como la recepción y archivo de éstas. En el caso de los informes fiscales, revisar que estén
debidamente soportados con sus consignaciones a diario, comparando que el valor del
efectivo coincida con el timbre de la entidad financiera y en caso que la consignación
presente atraso sin justificación, informar a la Gerencia Administrativa y Financiera, para la
investigación respectiva.
6. Mantener el control de gastos de los puntos de venta, verificando que los recursos del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, se utilicen eficientemente, exista mesura
en la utilización de los servicios públicos, Celular, Internet, Suministros, etc., y se cumplan
los parámetros máximos autorizados por la Gerencia Administrativa y Financiera.
7. Cumplir con el conducto regular, comunicando en primera instancia a la Jefatura y/o
Coordinación de Canales de Venta y Proyectos Especiales, las situaciones que puedan
afectar la normal prestación del servicio en los puntos de venta de la zona asignada, en
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
temas relacionados con la gestión logística y de inventarios, gestión de publicidad y
comunicación, gestión humana, gestión de operaciones (necesidades de bienes y servicios,
permisos, licencias, arrendamientos, seguros), infraestructura y mantenimiento, gestión
tecnológica, gestión contable y gestión financiera, en el marco de los procesos y
procedimientos vigentes.
8. Cumplir con los lineamientos definidos en el Manual de Operación de los Supervisores de
Zona, en cuanto a las situaciones de orden administrativo, comercial y de control y gestión,
en los puntos de venta de la zona asigna. Ver documento MAN-GC-001.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los puntos de venta de la zona asignada, a nivel administrativo y propio
de su sector, que permitan un adecuado control.
2. Supervisar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de los
puntos de venta de la zona asignada, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos
que sobre el particular, realicen los interesados.
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
5. Cumplir y hacer cumplir en su zona, las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo SG-SST, utilizando correctamente los elementos de protección
personal y protegiendo la salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales, de acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
6. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Servicio al cliente
Estrategias de Mercadeo y Ventas
Manejo de fuerza de ventas
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y
mantiene contacto con agentes contaminantes como
polvo, humedad, gas carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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6.2.3.2 COORDINACIÓN DE DOMICILIOS
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 04
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA:
Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Canales
de Venta y Proyectos Especiales – Coordinación de
Domicilios
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Canales de Venta y
Proyectos Especiales.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
o Auxiliares Administrativos – Coordinación de
Domicilios
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al
cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Domicilios, orientados al logro
de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Gestionar el equipo de trabajo de la coordinación de domicilios, estableciendo el plan de
turnos, rutas, tiempos de los domiciliarios y métodos de trabajo de las televentistas,
garantizando la eficacia, eficiencia y efectividad de la operación, de acuerdo con los
procesos y procedimientos vigentes.
2. Realizar, verificar y hacer seguimiento a las actividades que se desarrollan en el área de
domicilios en lo relacionado con las situaciones de orden comercial, logístico y
administrativo, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes (apertura y
cierre, actualizaciones de saldos, seguimiento a devoluciones, cajones domiciliarios,
facturas sin cerrar, tiempos de respuestas domiciliarios puntos de venta, cumplimiento de
horarios domiciliarios y punto de venta, novedades de personal, etc.)
3. Analizar estadísticamente el comportamiento de las ventas en el canal de domicilios, de
conformidad con los lineamientos y políticas establecidas por la Gerencia de Mercadeo y
Ventas (estadístico por puntos de venta, ventas dominicales y festivos en los puntos de
venta, informe mensual de domicilio, entre otros), para determinar las acciones de mejora
que conduzcan a incrementar los niveles de rentabilidad, productividad y cobertura en el
área.
4. Realizar seguimiento periódico a la calidad, oportunidad e idoneidad en la prestación del
servicio, por parte del equipo de trabajo del área, para garantizar la satisfacción de las
necesidades y expectativas de los clientes.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 123 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Servicio al cliente
Estrategias de Mercadeo y Ventas
Manejo de fuerza de ventas
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 124 de 283
6.3 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
a) GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Gerencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Gerente Administrativo y Financiero
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Gerencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente General.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Jefe de Gestión Humana
Jefe de Gestión de Operaciones
Jefe de Recursos Físicos y Mantenimiento
Jefe de Gestión Tecnológica
Jefe de Gestión Contable
Jefe de Gestión Financiera
Asistente de Gerencia
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 125 de 283
PROPÓSITO PRINCIPAL
Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar y como tal, ejercer la representación
administrativa y financiera de la Organización. Definiendo las políticas y directrices generales
para la administración del Talento Humano y los recursos económicos, financieros, técnicos y
tecnológicos, asegurando su utilización en condiciones de costo, beneficio, oportunidad y
productividad, todo ello, con el propósito de lograr resultados coherentes con el
direccionamiento estratégico y los objetivos organizacionales del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se
ejecutan en cada una de las jefaturas adscritas: Gestión Humana, Gestión de Operaciones,
Recursos Físicos y Mantenimiento, Gestión Tecnológica, Gestión Contable y Gestión
Financiera, en el marco de lo establecido en el Modelo de Operación por Procesos, los
procedimientos y demás normatividad vigente.
2. Definir estrategias administrativas y financieras para obtener el mayor potencial y proyectar
el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, hacia las nuevas necesidades del
entorno económico, comercial y del sector.
3. Presentar a la Gerencia general los informes que contengan análisis de las actividades
administrativa y financiera y realizar recomendaciones concretas sobre los planes y
proyectos implementados tendientes al logro de los objetivos propuestos en el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
4. Dirigir, verificar y coordinar la implementación de políticas administrativas y financieras,
métodos procesos y procedimientos relacionados con las principales actividades bajo su
responsabilidad, en cumplimiento de los procesos, procedimientos y demás normatividad
vigente.
5. Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia General y la Gerencia
de Control y Gestión, que permita conocer el avance y los resultados de las actividades
administrativas y financieras del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, enfocados
a la toma de decisiones que aseguren su representatividad en el mercado.
6. Establecer y desarrollar las actividades que permitan una adecuada relación con los
proveedores y demás partes interesadas del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, enfocadas hacia el cumplimiento de sus requisitos, el mejoramiento continuo en
la prestación del servicio, la sostenibilidad económica y la ampliación de nuevos mercados.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Evaluar conjuntamente con las demás gerencias, la creación de nuevas líneas de negocios
o servicios, en el marco del cumplimiento del objeto social del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, identificando nuevas oportunidades de negocio.
8. Representar a la Organización en las actividades administrativas y financieras que se
realicen con los proveedores, aliados estratégicos y órganos de control (DIAN, Ministerio
del Trabajo, etc.), para el beneficio de la empresa y de acuerdo con lo definido en la
plataforma estratégica.
9. Realizar conjuntamente con la Gerencia General, la elaboración preliminar del presupuesto
de la empresa, analizando las partidas que serán autorizadas para su control y ejecución.
10. Implementar programas tendientes al ahorro y control del gasto, administrando y
controlando las partidas estratégicas como necesidades de talento humano, compras de
activos fijos y suministros, viáticos y gastos de representación para la ejecución de los
proyectos, mantenimiento preventivo y correctivo, suministro de combustible, etc.
11. Autorizar los contratos del personal que se integra al Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, verificando el cumplimiento de los perfiles propuestos y los procesos y
procedimientos vigentes.
12. Coordinar conjuntamente con la Gerencia General y el asesor jurídico, las decisiones sobre
montos en liquidaciones o finiquitos entregados al personal, en los procesos de salida por
terminación de contrato, renuncias voluntarias o despidos, de conformidad con el marco
normativo vigente.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Relaciones interpersonales
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Normatividad vigente del sector farmacéutico
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LABORALES
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual MEDIO.
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LABORALES
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b) ASISTENTE DE GERENCIA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Asistente de Gerencia
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Gerencia Administrativa y
Financiera.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Gerencia Administrativa y Financiera.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar la gestión de la Gerencia Administrativa y Financiera, en labores de oficina, atención al
público y manejo de los asuntos que se generen en cumplimiento de sus funciones, de manera
eficiente y oportuna, realizando control y seguimiento a los trámites que allí se adelanten, para
al logro de la misión y objetivos institucionales del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, en el marco de los procesos y procedimientos.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dar soporte en la formulación y seguimiento de los planes y proyectos definidos por la
Gerencia Administrativa y Financiera, de acuerdo con lo establecido por el superior
inmediato.
2. Organizar y analizar la información de la Gerencia Administrativa y Financiera, como
pronósticos, presupuestos, indicadores de gestión, entre otros con objetivo de identificar
desviaciones y plantear acciones de mejora.
3. Elaborar y gestionar los reportes y presentaciones que deba realizar la Gerencia de
Administrativa y Financiera, en el marco de las competencias asignadas.
4. Asistir al Gerente Administrativo y Financiero en las actividades y reuniones a realizarse
diariamente dentro y fuera de la Organización, de acuerdo con su competencia.
5. Asistir al Gerente Administrativo y Financiero en la formulación de métodos y
procedimientos de trabajo, para la eficaz ejecución y cumplimiento de las labores propias
de su área de desempeño (llamadas telefónicas, control de correos electrónicos, control de
correspondencia, copias de seguridad de los archivos electrónicos, etc.)
6. Colaborar en la organización de reuniones o eventos que se deban
atender, registrándolos en agenda y recordar los compromisos adquiridos con la debida
oportunidad al Gerente Administrativo y Financiero.
7. Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e
investigaciones relacionados con el área de desempeño, de acuerdo con su competencia.
8. Recepcionar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los clientes,
distribuir para su trámite en la dependencia, hacer seguimiento para su respuesta en los
tiempos establecidos y coordinar el respectivo envío al destinatario con el área responsable.
9. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites de la
Gerencia Administrativa y Financiera
y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
10. Elaborar las actas de reuniones o comités donde el superior inmediato deba ejercer la
secretaría técnica, de acuerdo con los lineamientos y formatos establecidos por el Sistema
de Gestión de la Calidad.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
11. Solicitar los elementos requeridos en la dependencia y velar por el abastecimiento oportuno
de los mismos, de acuerdo con los lineamientos de la entidad.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Técnicas de redacción
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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6.3.1 JEFATURA DE GESTIÓN HUMANA
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión Humana
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Humana
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente Administrativo y Financiero.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Técnico Administrativo
Auxiliares Administrativos
Conductores
Auxiliares de Servicios Generales
Auxiliares Administrativos (SENA)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente Administrativo y Financiero, por la planeación, coordinación,
ejecución, supervisión y control de las actividades que permitan la eficaz implementación y
desarrollo de los procesos de selección, inducción, reinducción, bienestar social e incentivos,
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motivación, capacitación y procesos disciplinarios del personal adscrito al Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, en cumplimiento de la normatividad legal vigente.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar el desarrollo de los procesos de selección y contratación del Talento Humano
que requiere el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con los
requerimientos realizados por cada una de las áreas, previamente aprobados por la
Gerencia Administrativa y Financiera.
2. Coordinar las actividades de inducción para el nuevo talento humano (planta, contratistas,
temporales y aprendices) del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, así como las
de reinducción para el personal antiguo, de acuerdo con los lineamientos del superior
inmediato y en cumplimiento del Manual de Inducción y Convivencia Laboral, adoptado por
la Organización.
3. Atender lo relacionado con la administración de personal y los trámites relativos a control
de horarios, permisos, vacaciones, licencias y demás novedades del personal adscrito al
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en los términos y con observancia de las
formalidades que establezcan en los procesos, procedimientos y normatividad vigente.
4. Dirigir el diseño, ejecución y seguimiento de programas de capacitación, bienestar social e
incentivos, para el mejoramiento continuo y bienestar del Talento Humano del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de cumplir lo establecido por la Ley.
5. Coordinar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de promover y
proteger la salud de los trabajadores, contratistas, y/o aprendices, para prevenir los
accidentes y las enfermedades laborales.
6. Administrar el archivo de las historias laborales del personal adscrito al Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, para su custodia y actualización, con el fin de garantizar
información oportuna y veraz referente a los empleados activos e inactivos.
7. Dirigir la elaboración y pago oportuno de la liquidación de las nóminas de sueldos, cesantías
parciales y definitivas, vacaciones, primas, bonificaciones, dotaciones, subsidios y demás
prestaciones sociales del personal adscrito al Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, en el marco de la normatividad vigente.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
8. Coordinar la actualización de los manuales de funciones, procesos y procedimientos,
teniendo en cuenta los requisitos para tal fin y gestionar su aprobación, por parte del Comité
de Calidad, para garantizar el normal funcionamiento de las diferentes empresas que
componen el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
9. Tramitar en coordinación con cada una de las dependencias, las evaluaciones de
desempeño laboral de los empleados adscritos al Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, teniendo en cuenta los procesos y procedimientos vigentes.
10. Coordinar el adecuado manejo de los tipos de contratos constituidos a nivel de personal,
así como el control de las afiliaciones, retiros, informes de novedades y demás obligaciones
patronales contraídas con los distintos organismos externos para el bienestar del trabajador
del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
11. Coordinar las actividades relacionadas con el personal que presta servicios de atención y
servicio al cliente en la recepción y servicios generales en la oficina principal del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con los procesos y procedimientos
vigentes.
12. Adelantar los procesos disciplinarios a que haya lugar, por incumplimiento del Reglamento
Interno de Trabajo, funciones, objeto contractual, entre otros, en el marco de lo establecido
en la normatividad legal vigente.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
3. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
10. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
11. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Administración de personal
Normatividad vigente en el área
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Humana
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Humana
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Humana.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de
Gestión Humana, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
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LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Soportar técnicamente el desarrollo de los procesos de selección y contratación del Talento
Humano que requiere el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con
las instrucciones del Jefe de Gestión Humana y con el cumplimiento de los procesos y
procedimientos establecidos.
2. Apoyar el desarrollo de las actividades de inducción para el nuevo talento humano (planta,
contratistas, temporales y aprendices) del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
así como las de reinducción para el personal antiguo, de acuerdo con los lineamientos del
superior inmediato y en cumplimiento del Manual de Inducción y Convivencia Laboral,
adoptado por la Organización.
3. Apoyar la consolidación y presentación de los informes relacionados con el control de
horarios, permisos, vacaciones, licencias y demás novedades del personal adscrito al
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en los términos y con observancia de las
formalidades que establezcan en los procesos, procedimientos y normatividad vigente.
4. Participar en la implementación de los programas de capacitación, bienestar social e
incentivos, para el mejoramiento continuo y bienestar del Talento Humano del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de cumplir lo establecido por la Ley.
5. Apoyar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST), en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de promover y
proteger la salud de los trabajadores, contratistas, y/o aprendices, para prevenir los
accidentes y las enfermedades laborales.
6. Realizar la liquidación de las nóminas de sueldos, cesantías parciales y definitivas,
vacaciones, primas, bonificaciones, dotaciones, subsidios y demás prestaciones sociales
del personal adscrito al Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de la
normatividad vigente.
7. Participar en la actualización de los manuales de funciones, procesos y procedimientos,
para garantizar el normal funcionamiento de las diferentes empresas que componen el
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Apoyar al Jefe de Gestión Humana en el trámite y consolidación de las evaluaciones de
desempeño laboral, de los empleados adscritos al Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, teniendo en cuenta los procesos y procedimientos vigentes.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
9. Apoyar técnicamente al Jefe de Gestión humana, en el desarrollo de los procesos
disciplinarios a que haya lugar, por incumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo,
funciones, objeto contractual, entre otros, en el marco de lo establecido en la normatividad
legal vigente.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 141 de 283
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Manejo de inventarios
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Humana
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Humana
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Humana.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el desarrollo de las actividades de la Jefatura de Gestión Humana,
para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 143 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
3. Apoyar las actividades de ingreso al sistema de información, de la información relacionada
con las novedades del personal adscrito al Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
4. Apoyar las actividades de inducción para el nuevo talento humano (planta, contratistas,
temporales y aprendices) del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, así como las
de reinducción para el personal antiguo, de acuerdo con los lineamientos del superior
inmediato y en cumplimiento del Manual de Inducción y Convivencia Laboral, adoptado por
la Organización.
5. Participar en la implementación de los programas de capacitación, bienestar social e
incentivos, para el mejoramiento continuo y bienestar del Talento Humano del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de cumplir lo establecido por la Ley.
6. Apoyar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST), en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de promover y
proteger la salud de los trabajadores, contratistas, y/o aprendices, para prevenir los
accidentes y las enfermedades laborales.
7. Realizar la organización y actualización del archivo de las historias laborales del personal
adscrito al Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de garantizar
información oportuna y veraz referente a los empleados activos e inactivos.
8. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Manejo de inventarios
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Dos (2)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Humana
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Humana
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Humana.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el área de recepción y servicio al cliente, para el logro de la misión y
objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos en el área
de recepción y servicio al cliente, para el desarrollo de las actividades asignadas,
cumpliendo con los procesos y procedimientos vigentes.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
2. Recibir y atender al usuario externo, propiciando la atención por parte de la
persona requerida y/o entregando la información oportuna y veraz, orientándolo en la
búsqueda y solución a sus necesidades.
3. Propender por el cuidado los aspectos de seguridad establecidos en la empresa para el
ingreso de visitantes, en coordinación con el personal de vigilancia ubicado en la entrada
principal.
4. Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas dependencias o demás
empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Gestionar la distribución de la correspondencia externa recibida por el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, generando el registro de la misma, de acuerdo con los procesos
y procedimientos definidos.
6. Solicitar el registro biométrico para el acceso y salida de los empleados de planta,
contratistas, temporales y aprendices a las oficinas principales del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
7. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la recepción, de acuerdo con
los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Operación de sistemas telefónicos
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual MEDIO y un grado de precisión visual ALTO.
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e) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 03
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar de Servicios Generales
GRADO: 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Humana
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
bajo.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Humana
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Humana.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar todas las labores de mensajería relacionada con el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, tanto en el campo Interno como en el externo, para el logro de la
misión y objetivos organizacionales.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Organizar y distribuir oportuna y correctamente la correspondencia, documentos y
encomiendas a su cargo dentro y fuera de la sede administrativa del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
2. Cumplir con las diligencias de Bancos, Corporaciones y otras del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, ya sean públicas o privadas que se le indiquen.
3. Cooperar con las funciones administrativas que se le asignen, de acuerdo a su tiempo y
disponibilidad, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
4. Mantener la debida seguridad para cuidar y proteger la correspondencia, documentos y
encomiendas a su cargo.
5. Solicitar oportunamente con criterio de sana economía, los elementos necesarios para la
ejecución de sus labores.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
2. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la sede y velar por su funcionamiento, de acuerdo con las guías,
manuales y procedimientos de la Organización.
3. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
4. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
6. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
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LABORALES
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al cliente
Manejo básico de operaciones financieras
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado, y no
mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo MEDIO, con
posibilidad de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual ALTO y un grado de precisión visual MEDIO.
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f) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar de Servicios Generales
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Dos (2)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Humana
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
bajo.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Humana
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Humana.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Mantener en orden y completo aseo las áreas asignadas en la Sede Administrativa, además
cumplir con las labores de cafetería que se requieran, para el logro de la misión y objetivos del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Mantener en perfectas condiciones de orden y aseo las instalaciones, muebles, sanitarios,
lavamanos, paredes, puertas, ventanas, persianas, vidrios, de la sede Administrativa del
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con las instrucciones del
superior inmediato.
2. Prestar el servicio de cafetería a los colaboradores del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, en sus oficinas y atender las reuniones que se lleven a cabo en la Sede
Administrativa.
3. Solicitar oportunamente con criterio de sana economía, los elementos necesarios para la
ejecución de sus labores.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
2. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la sede y velar por su funcionamiento, de acuerdo con las guías,
manuales y procedimientos de la Organización.
3. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
4. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
6. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
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LABORALES
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Mantenimiento básico de instalaciones
Atención y servicio al cliente
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado, y no
mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo MEDIO, con
posibilidad de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual ALTO y un grado de precisión visual MEDIO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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g) CONDUCTOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Conductor
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Cuatro (4)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Humana
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
bajo.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Humana y de
los Gerentes
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Humana.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Ejecutar las labores necesarias para el adecuado manejo y mantenimiento del vehículo
asignado, procurando su buen funcionamiento y conservación, respetando las normas y
señales de tránsito vigentes, de acuerdo con las instrucciones, conocimiento y experiencia,
para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Conducir el vehículo a su cargo, acatando las normas de tránsito y transporte, y respetando
a los peatones, para cumplir satisfactoriamente con el servicio.
2. Cumplir estrictamente con los reglamentos y programación establecidos para el
mantenimiento preventivo, correctivo y de aprovisionamiento de combustible y lubricante
señalados.
3. Mantener el vehículo en óptimas condiciones técnico-mecánicas e higiénicas informando
oportunamente a su superior cuando observe daños o fallas, garantizando
permanentemente la disponibilidad y calidad del servicio.
4. Mantener reserva sobre las conversaciones, que por razón de su trabajo escuche, para
preservar la seguridad del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Verificar que los documentos del vehículo se encuentren actualizados e informar y
adelantar los trámites necesarios para tal efecto.
6. Retirar y guardar el vehículo asignado, en el lugar u dentro del horario establecido por del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Realizar los trámites a que haya lugar, para el desarrollo de reparaciones mayores y atender
las menores cuando observe fallas en el funcionamiento del vehículo.
8. Proponer rutas alternas y estrategias de seguridad en el desplazamiento personal de quien
se le encomiende.
9. Transportar tanto al personal asignado, así como materiales livianos o equipo de oficina a
los sitios indicados, según instrucciones del superior inmediato, para cumplir con los
requerimientos organizacionales.
10. Solicitar oportunamente con criterio de sana economía, los elementos necesarios para la
ejecución de sus labores.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 157 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
2. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la sede y velar por su funcionamiento, de acuerdo con las guías,
manuales y procedimientos de la Organización.
3. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
4. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
6. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Mecánica básica automotriz
Electricidad automotriz
Atención y servicio al usuario
Normas en tránsito y transporte
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y
mantiene contacto con agentes contaminantes como
polvo, humedad, gas carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual ALTO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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6.3.2 JEFATURA DE GESTIÓN DE OPERACIONES
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión de Operaciones
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión de Operaciones
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente Administrativo y Financiero.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Auxiliar Administrativo
Auxiliar Administrativo (SENA)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente Administrativo y Financiero, por la planeación, coordinación,
ejecución, supervisión y control de las actividades que permitan una adecuada adquisición de
los bienes y servicios necesarios para la operación, así como de las licencias y permisos para
el cumplimiento del objeto social definido en las empresas que hacen parte del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Gestionar la función de compras, incluyendo las contrataciones para el suministro de bienes
muebles, para la prestación de servicios, para la ejecución de acciones de apoyo y las
contrataciones de estudios y asesorías, en las diferentes empresas que hacen parte del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con el marco de operación
definido por el Comité de Compras y de forma coordinada con las dependencias que lo
requieran.
2. Realizar las actividades de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores, con el fin
de asegurar que el bien o servicio adquirido, cumpla con los requerimientos de los usuarios
o clientes internos y con los aspectos de precio, calidad, oportunidad, servicio post – venta,
etc. definidos por el Comité de Compras, en el marco de los procesos y procedimientos
vigentes.
3. Realizar la adquisición de bienes y servicios necesarios para el montaje de nuevos puntos
de venta, montaje de negocios especiales (puntos ortopédicos, dermo-cosméticos,
productos TV, etc.), así como los cambios de formatos en los puntos de venta del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM (góndolas, vitrinas, exhibiciones, módulos), de
acuerdo con el marco de operación definido por el Comité de Compras.
4. Gestionar alianzas con proveedores de bienes y servicios, para optimizar las actividades
de aprovisionamiento necesarias para la operación del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
5. Evaluar permanentemente los costos de los bienes y servicios a comprar, mediante análisis
comparativos tanto de precios como de características de calidad, a fin de controlar los
gastos operativos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
6. Mantener permanente relación y comunicación tanto con su cliente (usuario del objeto de
sus compras) como con sus proveedores, para garantizar la satisfacción de sus
necesidades.
7. Realizar visitas de verificación y seguimiento a los diferentes puntos de venta y empresas
que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para determinar la
calidad de los bienes y servicios adquiridos, así como de los aspectos administrativos, con
el fin de presentar los respetivos planes de mejoramiento y acciones a iniciar.
8. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Compras, de acuerdo con los procesos y
procedimientos vigentes.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
9. Autorizar la realización de compras menores en los puntos de venta o empresas que hacen
parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con las políticas y
lineamientos definidos por la Gerencia Administrativa y Financiera, en el marco de los
procesos y procedimientos vigentes.
10. Dirigir las actividades de solicitud de permisos y licencias necesarias para la operación
técnica, administrativa y comercial de las unidades de negocio que hacen parte del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con lo establecido en los procesos
y procedimientos vigentes.
11. Coordinar con la Dirección Científica, el cumplimiento de los estándares definidos para la
prestación del servicio farmacéutico, de acuerdo con lo definido en la normatividad vigente,
frente al Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en el Sector Salud (Habilitación de
prestación de servicios de salud)
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
4. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
5. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
6. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 161 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
7. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
10. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
11. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
12. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Habilidades de negociación
Estrategias de compras
Servicio al cliente
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 162 de 283
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 163 de 283
b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 03
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión de Operaciones
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Humana
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Humana.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el desarrollo de las actividades de la Jefatura de Gestión de
Operaciones, para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
3. Apoyar las actividades de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores, con el fin
de asegurar que el bien o servicio adquirido, cumpla con los requerimientos de los usuarios
o clientes internos y con los aspectos de precio, calidad, oportunidad, servicio post – venta,
etc. definidos por el Comité de Compras, en el marco de los procesos y procedimientos
vigentes.
4. Apoyar la evaluación y consolidación de los costos de los bienes y servicios a comprar,
mediante análisis comparativos tanto de precios como de características de calidad, a fin
de controlar los gastos operativos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Participar en la realización de visitas de verificación y seguimiento a los diferentes puntos
de venta y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
para determinar la calidad de los bienes y servicios adquiridos, así como de los aspectos
administrativos, con el fin de presentar los respetivos planes de mejoramiento y acciones a
iniciar.
6. Apoyar la constitución de las pólizas de seguros y de responsabilidad de los bienes muebles
e inmuebles de propiedad del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de
conformidad con las instrucciones del superior inmediato y acorde con lo establecido en los
procesos y procedimientos vigentes.
7. Apoyar las actividades de solicitud de permisos y licencias necesarias para la operación
técnica, administrativa y comercial de las unidades de negocio que hacen parte del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con las instrucciones del superior
inmediato y acorde con lo establecido en los procesos y procedimientos vigentes.
8. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Manejo de inventarios
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
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LABORALES
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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6.3.3 JEFATURA DE RECURSOS FÍSICOS Y MANTENIMIENTO
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Recursos Físicos y Mantenimiento
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Recursos Físicos y Mantenimiento
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente Administrativo y Financiero.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Técnicos Administrativos
Auxiliares Administrativos
Auxiliar de Servicios Generales
Auxiliar Administrativo (SENA)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente Administrativo y Financiero, por la planeación, coordinación,
ejecución, supervisión y control de las actividades que permitan una adecuada administración
y provisión de los bienes muebles y suministros necesarios para la operación y cumplimiento
del objeto social definido en las empresas que hacen parte del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, así como de las actividades de mantenimiento preventivo y
correctivo de las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Liderar el desarrollo y ejecución de las políticas, normas y procedimientos relativos a la
conservación, seguridad y distribución de bienes, al sistema de inventario físico y manejo
del almacén y promover su aplicación, en las empresas que hacen parte del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
2. Recibir todos los elementos físicos que se adquieren para uso del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM y verificar que cumplan con los requerimientos exigidos en
cuanto a calidad, cantidad y especificaciones definidos en los documentos soporte de la
compra.
3. Responder por el ingreso, custodia, entrega y registro de los elementos devolutivos,
materiales, suministros, bienes de consumo y equipos de oficina que le sean asignados a
los empleados del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM , suscribiendo para el
efecto las respectivas actas de responsabilidad, de conformidad con lo definido en los
procesos y procedimientos vigentes.
4. Propender por el correcto almacenamiento, conservación, registro, distribución, control y
baja de los bienes muebles bajo su custodia, observando las normas, procedimientos y
requisitos legales para tal fin.
5. Actuar con diligencia cuando se presente merma, hurto, deterioro, sustracción o pérdida
ocasional de elementos bajo su custodia, de conformidad con los procesos y
procedimientos vigentes, presentando ante la autoridad competente las denuncias que
fueren del caso.
6. Programar y coordinar el levantamiento del inventario de bienes muebles del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y mantener los registros actualizados, de
conformidad con lo establecido en los procesos y procedimientos.
7. Vigilar que el Almacén y los demás bienes, cuyo uso sea destinado para el
almacenamiento, conservación, archivo y demás, dispongan de las medidas de seguridad
que garanticen la preservación de los bienes y que el acopio se efectúe en condiciones
técnicas y ambientales adecuadas.
8. Coordinar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura
física de los bienes muebles que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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Pág. 169 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
9. Vigilar la prestación de servicios de mantenimiento y/o reparación de las instalaciones,
mobiliario y equipo de oficina del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM conforme
a los términos contratados y solicitar, en su caso, el cumplimiento de la garantía
establecida.
10. Coordinar las actividades de administración, protección y conservación del patrimonio
documental del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, a través de procedimientos
técnicos eficaces y con el apoyo de nuevas tecnologías que aseguren la salvaguarda y el
acceso a la información.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
4. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
5. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
6. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
7. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 170 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
10. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
11. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
12. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Manejo de recursos físicos y almacén
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Tres (3)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Recursos Físicos y Mantenimiento
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Recursos Físicos y
Mantenimiento
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Recursos Físicos y Mantenimiento.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de
Recursos Físicos y Mantenimiento, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de
su formación y experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Funciones cuando el cargo se asigne al Almacén:
1. Soportar técnicamente el desarrollo de los procesos de ingreso, custodia, entrega y registro
de los elementos devolutivos, materiales, suministros, bienes de consumo y equipos de
oficina que le sean asignados a los empleados del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, suscribiendo para el efecto las respectivas actas de responsabilidad, de
conformidad con lo definido en los procesos y procedimientos vigentes.
2. Realizar el correcto almacenamiento, conservación, registro, distribución, control y baja de
los bienes muebles bajo su custodia, observando las normas, procedimientos y requisitos
legales para tal fin.
3. Establecer conjuntamente con el superior inmediato y vigilar las existencias básicas en el
almacén de materiales y suministros y mantenerlos en los niveles óptimos, a fin de dar
atención inmediata.
4. Participar en las actividades de levantamiento del inventario de bienes muebles del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y mantener los registros actualizados, de
conformidad con lo establecido en los procesos y procedimientos.
5. Estar atento que el Almacén y los demás bienes, cuyo uso sea destinado para el
almacenamiento, conservación, archivo y demás, dispongan de las medidas de seguridad
que garanticen la preservación de los bienes y que el acopio se efectúe en condiciones
técnicas y ambientales adecuadas.
6. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
Funciones cuando el cargo se asigne a Gestión Documental: 1. Apoyar el diseño e implementación de la política de gestión documental del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de cumplir lineamientos para la
formulación y ejecución del Programa de Gestión Documental (PGD) de la Organización.
2. Organizar los procesos de búsqueda y suministro de los documentos del Archivo Central,
que sean requeridos por las diferentes dependencias del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, o demás partes interesadas, de acuerdo con los procesos,
procedimientos y normatividad vigente.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 174 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Acompañar a las dependencias y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, en el manejo y organización de sus archivos de gestión, en
coherencia con lo definido en los procesos, procedimientos y demás normatividad vigente
en la materia.
4. Monitorear los archivos de gestión, para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y
estándares, de acuerdo con los procesos, procedimientos y demás normatividad vigente en
la materia.
5. Participar en la actualización permanente del cuadro de clasificación, los cuadros de
valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares
requeridas para la gestión documental.
6. Apoyar los procesos de capacitación en el PGD (Programa de Gestión Documental), para
sensibilizar el personal del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, respecto a la
importancia, manejo y valor de los archivos de la organización (Cultura archivística).
Funciones cuando el cargo se asigne a Mantenimiento
1. Programar y apoyar las actividades correspondientes al mantenimiento preventivo y
correctivo de las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, a fin de mantenerlos en óptimas condiciones de uso, de
conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.
2. Apoyar y verificar las remodelaciones, rehabilitaciones, ampliaciones y mantenimiento de
los inmuebles del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para su preservación y
operación funcional.
3. Coordinar con el Jefe de Recursos Físicos y Mantenimiento, la elaboración y ejecución del
programa de mantenimiento preventivo, así como supervisar las acciones de
mantenimiento correctivo de las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, a fin de mantenerlos en buenas condiciones de
funcionamiento y que presten un servicio seguro.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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Pág. 175 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Para el técnico de Almacén:
Técnicas para el manejo y custodia de elementos muebles
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 176 de 283
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Para el técnico de Gestión Documental:
Técnicas de Gestión Documental
Para el técnico de Mantenimiento:
Mantenimiento básico de instalaciones. Mobiliario y equipo de oficina
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual MEDIO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Recursos Físicos y Mantenimiento
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Recursos Físicos y
Mantenimiento
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Recursos Físicos y Mantenimiento.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el desarrollo de las actividades de la Jefatura de Recursos Físicos y
Mantenimiento, para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 178 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
3. Realizar los procesos de búsqueda y suministro de los documentos del Archivo Central,
que sean requeridos por las diferentes dependencias del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, o demás partes interesadas, de acuerdo con los procesos,
procedimientos y normatividad vigente.
4. Apoyar a las dependencias y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, en el manejo y organización de sus archivos de gestión, en
coherencia con lo definido en los procesos, procedimientos y demás normatividad vigente
en la materia.
5. Participar en la actualización permanente del cuadro de clasificación, los cuadros de
valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares
requeridas para la gestión documental.
6. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 179 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Técnicas de Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo básico de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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d) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar de Servicios Generales
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Dos (2)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Recursos Físicos y Mantenimiento
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
bajo.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Recursos Físicos y
Mantenimiento
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Recursos Físicos y Mantenimiento.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo para el mantenimiento de la infraestructura y servicios generales de la
sede de COPICLUB, para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
6. Mantener en perfectas condiciones de orden, aseo y mantenimiento básico, las
instalaciones, muebles, sanitarios, lavamanos, paredes, puertas, ventanas, persianas,
vidrios, de la sede de COPICLUB, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
7. Reparar y sustituir conductores eléctricos, balastros de lámparas, fluorescentes,
interruptores, toma corriente y demás artefactos eléctricos, de manera diligente y oportuna.
8. Mantener los jardines y áreas verdes de la sede de COPICLUB, utilizando las técnicas,
equipos y materiales necesarios, para garantizar el ornato de dichas zonas
9. Solicitar oportunamente con criterio de sana economía, los elementos necesarios para la
ejecución de sus labores.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
2. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la sede y velar por su funcionamiento, de acuerdo con las guías,
manuales y procedimientos de la Organización.
3. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
4. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
6. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Mantenimiento básico
Electricidad básica
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado, y no
mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo MEDIO, con
posibilidad de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual ALTO y un grado de precisión visual MEDIO.
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6.3.4 JEFATURA DE GESTIÓN TECNOLÓGICA
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión Tecnológica
GRADO: 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Tecnológica
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente Administrativo y Financiero.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Coordinador de Sistemas
Técnico Administrativo
Auxiliares Administrativos
Auxiliares Administrativos (SENA)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente Administrativo y Financiero, por la planeación, coordinación,
ejecución, supervisión y control de las actividades relacionadas con la administración de los
sistemas de información del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y asesorar a la
Alta Dirección, en la adecuada utilización del hardware, software y la plataforma tecnológica,
por parte de las distintas dependencias y unidades de negocio.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se
ejecutan en la Coordinación de Sistemas, en el marco de lo establecido en el Modelo de
Operación por Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente.
2. Coordinar el proceso y las actividades de formulación, actualización, ejecución,
seguimiento y control del Plan Estratégico de Tecnología Informática y Comunicaciones del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, verificando permanentemente su
alineación con las estrategias y estándares internacionales, de acuerdo con las
necesidades de las diferentes dependencias y unidades de negocio.
3. Coordinar, planear, ejecutar y controlar el proceso y las actividades de soporte,
mantenimiento correctivo y preventivo para garantizar el correcto funcionamiento de la
plataforma tecnológica informática, de comunicaciones y sistemas de información que
soportan los procesos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad
con los procesos y procedimientos vigentes.
4. Coordinar el proceso de administración de la Infraestructura tecnológica y de sistemas de
información (hardware, software, y comunicaciones informáticas) del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, planeando, dirigiendo, ejecutando y controlando todas las
actividades propias de los procesos y procedimientos establecidos, que garanticen el
correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma tecnológica.
5. Coordinar el proceso de administración y control de la seguridad integral, privacidad y
continuidad de la plataforma tecnológica y sistemas de información del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, contribuyendo a garantizar la protección, confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la Información y los sistemas de información, controlando los
niveles de acceso, de conformidad a los procesos establecidos y normas legales y técnicas
aplicables y vigentes.
6. Establecer los requerimientos y especificaciones técnicas para que los procesos de compra
y contratación de la administración, mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura y
seguridad de la plataforma tecnológica del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
sean acorde con lo definido en el Plan de Tecnología Informática y Comunicaciones PETIC.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
2. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
3. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
10. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
11. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Diseño y Administración de Bases de Datos
Normas y estándares internacionales en Seguridad de la Información
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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6.3.4.1 COORDINACIÓN DE ANÁLISIS Y PROGRAMACIÓN
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 05
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Tecnológica – Coordinación de Sistemas
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Tecnológica y
del Coordinador de Sistemas.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos
de la Jefatura de Gestión Tecnológica –
Coordinación de Sistemas.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Diseñar, desarrollar, documentar y acompañar la implementación de Sistemas de Información
de mediana complejidad, haciendo uso de las herramientas y metodologías computacionales
adecuadas, analizando las necesidades de la Organización y los diferentes usuarios, con el fin
de satisfacer los requerimientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar en coordinación con el Jefe de Gestión Tecnológica, la formulación, actualización,
ejecución, seguimiento y control del Plan Estratégico de Tecnología Informática y
Comunicaciones - PETIC del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, verificando
permanentemente su alineación con las estrategias y estándares internacionales, de
acuerdo con las necesidades de las diferentes dependencias y unidades de negocio.
2. Desarrollar las actividades de análisis, diseño y programación de los sistemas de
información requeridos para la operación del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, de acuerdo con lo definido en el del Plan Estratégico de Tecnología Informática
y Comunicaciones – PETIC.
3. Diseñar el flujo lógico de cada programa ajustándolo a las especificaciones
y a los estándares recomendados a nivel internacional.
4. Realizar pruebas de los programas desarrollados junto con los usuarios
solicitantes, con el fin de verificar el correcto funcionamiento del mismo,
para luego solicitar la aprobación y
autorización del usuario final.
5. Apoyar las actividades de capacitación y/o entrenamiento de los usuarios de los diferentes
sistemas de información desarrollados.
6. Apoyar el proceso de administración y control de la seguridad integral, privacidad y
continuidad de la plataforma tecnológica y sistemas de información del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, contribuyendo a garantizar la protección, confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la Información y los sistemas de información, controlando los
niveles de acceso, de conformidad a los procesos establecidos y normas legales y técnicas
aplicables y vigentes.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Bases de datos
Operación de Sistemas de Información
Mantenimiento preventivo y correctivo de computadores
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Tecnológica – Coordinación de Sistemas
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Tecnológica y
del Coordinador de Sistemas.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Tecnológica – Coordinación
de Sistemas.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Coordinación de
Sistemas, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 192 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Participar en la formulación y ejecución del Plan Estratégico de Tecnología de Información
y Comunicaciones - PETIC del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, que
contribuya a la optimización de recursos, seguimiento de las soluciones definidas para
gestión de tecnologías y sistemas de información que ayudan a operar y controlar los
procesos administrativos, financieros y comerciales, verificando permanentemente las
necesidades técnicas de las áreas, de conformidad con los procesos y procedimientos
vigentes.
2. Ejecutar las actividades de nivel técnico - operativo necesarias para la administración,
seguridad, mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y
procedimientos vigentes, con el fin de garantizar la protección, seguridad e integridad de la
información, así como la continuidad de la plataforma tecnológica informática que soporta
los procesos de la Organización.
3. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 193 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Bases de datos
Operación de Sistemas de Información
Mantenimiento preventivo y correctivo de computadores
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y
mantiene contacto con agentes contaminantes como
polvo, humedad, gas carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 194 de 283
c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Dos (2)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Tecnológica – Coordinación de Sistemas
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Tecnológica y
del Coordinador de Sistemas.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Tecnológica – Coordinación
de Sistemas.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para el mantenimiento y soporte técnico de la
infraestructura tecnológica del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de
garantizar la protección, seguridad e integridad de la información, así como la continuidad de
la plataforma tecnológica informática que soporta los procesos de la Organización.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 195 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
2. Ejecutar las actividades de nivel asistencial - operativo necesarias para el mantenimiento y
soporte técnico de la infraestructura tecnológica del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes, con el fin de
garantizar la continuidad de la plataforma tecnológica informática que soporta los procesos
de la Organización.
3. Apoyar la formulación y ejecución del Plan Estratégico de Tecnología de Información y
Comunicaciones - PETIC del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, que
contribuya a la optimización de recursos, seguimiento de las soluciones definidas para
gestión de tecnologías y sistemas de información que ayudan a operar y controlar los
procesos administrativos, financieros y comerciales, de conformidad con los procesos y
procedimientos vigentes.
4. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 196 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
6. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
9. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Mantenimiento preventivo y correctivo de computadores
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo básico de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y
mantiene contacto con agentes contaminantes como
polvo, humedad, gas carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 197 de 283
6.3.5 JEFATURA DE GESTIÓN CONTABLE
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión Contable
GRADO: 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Contable
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente Administrativo y Financiero.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Coordinador contable
Técnico Administrativo
Auxiliares Administrativos
Auxiliares Administrativos (SENA)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente Administrativo y Financiero, por la planeación, coordinación,
ejecución, supervisión y control de las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios
para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones contables
del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, bajo características de confiabilidad,
oportunidad, veracidad y objetividad, que permita la toma de decisiones.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir y coordinar el registro de operaciones contables, análisis de resultados y
presentación de los estados financieros del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
teniendo en cuenta las políticas, principios y normas que sobre contabilidad, establezca el
territorio colombiano.
2. Coordinar la generación y presentación oportuna de los informes que en materia de su
competencia, sean requeridos por la Junta Directiva, las Gerencias y demás instancias
autorizadas.
3. Coordinar la identificación de los riesgos propios de la operación contable, para diseñar e
implementar los mecanismos de control y reglamentar las acciones a seguir por las
dependencias y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, que permitan la minimización de los efectos producidos, en caso de
materialización del riesgo.
4. Coordinar las actividades de consolidación de la contabilidad de las diferentes empresas
del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y efectuar los análisis y ejercicios, de
acuerdo con las disposiciones contables.
5. Coordinar el registro de los libros principales y auxiliares de contabilidad para las empresas
del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y
procedimientos vigentes.
6. Emitir conceptos y absolver consultas que en materia contable y tributaria, se generen en
las diferentes dependencias y empresas que conforman el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, tendientes a mejorar la calidad de la información.
7. Coordinar la inspección y revisión en forma de prueba selectiva, a los registros contables,
que afecte los libros auxiliares con el fin de garantizar que la información registrada refleje
la realidad económica y financiera del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Determinar las dependencias, la información, soportes y los tiempos en que las diferentes
dependencias que conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, deban
suministrar la información necesaria para ser registrada en los libros auxiliares de
contabilidad, dando cumplimiento al principio de causación.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
3. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
10. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
11. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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6.3.5.1 COORDINACIÓN CONTABLE
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Contable – Coordinación Contable
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Contable
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos
de la Jefatura de Gestión Contable
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al
cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación Contable, orientados al logro de
la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar al Jefe de Gestión Contable en la coordinación de las actividades de registro de
operaciones contables, liquidaciones tributarias e implementación de las Normas
Internacionales de Información Financiera - NIIF, del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, teniendo en cuenta las políticas, principios y normas que sobre contabilidad,
establezca el territorio colombiano.
2. Apoyar la generación y presentación oportuna de los informes que en materia contable,
sean requeridos por la Junta Directiva, las Gerencias y demás instancias autorizadas.
3. Identificar los riesgos propios de la operación contable, para diseñar e implementar los
mecanismos de control y reglamentar las acciones a seguir por las dependencias y
empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, que
permitan la minimización de los efectos producidos, en caso de materialización del riesgo.
4. Apoyar al Jefe de Gestión Contable en la generación de conceptos y respuesta a consultas
que en materia contable y tributaria, se generen en las diferentes dependencias y
empresas que conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, tendientes a
mejorar la calidad de la información.
5. Participar en las actividades de inspección y revisión en forma de prueba selectiva, a los
registros contables, que afecte los libros auxiliares con el fin de garantizar que la
información registrada refleje la realidad económica y financiera del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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b) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 03
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 03 (Argenis)
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Contable
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Contable
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Contable
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de
Gestión Contable, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Llevar los registros contables de las transacciones financieras asociadas con los gastos,
del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, utilizando los sistemas de información
disponibles, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
2. Verificar la exactitud de los comprobantes y otros documentos relativos a los egresos, de
acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos.
3. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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c) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 02 (Julieth)
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Contable
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Contable
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Contable
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de
Gestión Contable, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Revisar y organizar para su contabilización, los cuadres de caja y los soportes (en especial
las consignaciones del efectivo) remitidos por los puntos de venta adscritos al Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, confrontando que se cumplan con las políticas,
procesos y procedimientos vigentes.
2. Revisar, verificar y adjuntar los soportes correspondientes a los cuadres de caja que deban
ser modificados, para posteriormente solicitar la autorización de modificación ante el área
competente, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
3. Verificar y conciliar el estado de cuenta y cumplimiento en la consignación de comisiones,
por parte de las empresas con las que el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
haya establecido convenio (Baloto, Mundo Mujer, COMFATOLIMA, Bancolombia, entre
otros), en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
4. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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Pág. 209 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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d) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 01 (2 pendientes – Nora Esperanza)
NÚMERO DE CARGOS Tres (3)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Contable
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Contable
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Contable
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de
Gestión Contable, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Funciones cuando el cargo esté relacionado con Cuadres de Caja:
1. Organizar y contabilizar los cuadres de caja remitidos por los puntos de venta adscritos al
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, confrontando que se cumplan con las
políticas, procesos y procedimientos vigentes.
2. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
Funciones cuando el cargo esté relacionado con Bancos:
1. Contabilizar transferencias bancarias, desembolsos de créditos, tarjetas créditos, leasing y
amortizaciones de obligaciones financieras, de conformidad con los procesos y
procedimientos vigentes.
2. Elaborar las notas de consignaciones bancarias, depósitos electrónicos de los diferentes
bancos, como paso preliminar para la revisión de los extractos bancarios de las cuentas
corrientes y cuentas de ahorro, de conformidad con los procesos y procedimientos
establecidos.
3. Conciliar las obligaciones financieras, pagares, tarjetas de crédito, leasing, entre otros, de
acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
4. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
Funciones cuando el cargo esté relacionado con otras Unidades de Negocio:
1. Llevar los registros contables de las transacciones financieras asociadas con los ingresos
y egresos, de las otras unidades de negocio del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, (Laboratorios Weider, Viña de Orly, Viña Express, etc.) utilizando los sistemas
de información disponibles, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
2. Verificar la exactitud de los comprobantes y otros documentos relativos a los egresos e
ingresos, de las otras unidades de negocio del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, de acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 212 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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e) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 02 (Reemplazo Ofelia, Pendientes NIIF y Cuadres)
NÚMERO DE CARGOS Tres (3)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Contable
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Contable
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Contable.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Recopilar, clasificar y registrar sistemáticamente, ordenada y oportunamente los hechos
económicos y las operaciones contables del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
de acuerdo con los principios contables, normas legales y tributarias, con el propósito de
tener una información financiera real, razonable y oportuna con el fin de facilitar los
controles, análisis y toma de decisiones.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 215 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Funciones cuando el cargo esté relacionado con Gastos:
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
4. Llevar los registros contables de las transacciones financieras asociadas con los gastos
mensuales y diarios del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, utilizando los
sistemas de información disponibles, en el marco de los procesos y procedimientos
vigentes.
5. Verificar la exactitud de los comprobantes y otros documentos relativos a los egresos, de
acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos.
6. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
Funciones cuando el cargo esté relacionado con Cuadres de Caja:
1. Organizar y contabilizar los cuadres de caja remitidos por los puntos de venta adscritos al
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, confrontando que se cumplan con las
políticas, procesos y procedimientos vigentes.
2. Apoyar las actividades de verificación y conciliación del estado de cuenta y cumplimiento
en la consignación de comisiones, por parte de las empresas con las que el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, haya establecido convenio (Baloto, Mundo Mujer,
COMFATOLIMA, Bancolombia, entre otros), en el marco de los procesos y procedimientos
vigentes.
3. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Funciones cuando el cargo esté relacionado con implementación de las NIIF:
1. Apoyar al Coordinador Contable en la implementación de las Normas Internacionales de
Información Financiera - NIIF, del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
teniendo en cuenta las políticas, principios y normas que sobre contabilidad, establezca el
territorio colombiano.
2. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas contables
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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f) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 01 (Paula)
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Contable
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Contable
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Contable.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar labores auxiliares básicas de oficina relacionadas con la aplicación de técnicas
contables, de archivo y gestión documental, orientadas al logro de la misión y los objetivos del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con los principios contables,
normas legales y tributarias.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
3. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas contables
Gestión documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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6.3.6 JEFATURA DE GESTIÓN FINANCIERA
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión Financiera
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Financiera
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente Administrativo y Financiero.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Profesional Administrativo
Coordinador de Cartera
Coordinador de Tesorería
Técnicos Administrativos
Auxiliares Administrativos
Auxiliares Administrativos (SENA)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente Administrativo y Financiero, por la planeación, coordinación,
ejecución, supervisión y control de las actividades encaminadas a la definición e
implementación de estrategias que garanticen la suficiencia y oportunidad de los recursos
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LABORALES
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PROPÓSITO PRINCIPAL
financieros disponibles en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, que permitan el
logro de los objetivos organizacionales y el pago oportuno de sus obligaciones, a través de una
gestión adecuada de financiamiento, recaudo, administración, distribución, ejecución y control,
en un marco de racionalidad, eficiencia y oportunidad. De igual manera, tiene a cargo lo
relacionado con la administración de pólizas de bienes muebles e inmuebles, así como de los
arrendamientos de las propiedades de la Organización y de aquellos inmuebles utilizados para
la prestación del servicio.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se
ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Cartera y Tesorería, en el marco de
lo establecido en el Modelo de Operación por Procesos, los procedimientos y demás
normatividad vigente.
2. Proponer, evaluar y supervisar el Plan Anual Financiero del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, planteando las estrategias y opciones de inversión que
maximice la rentabilidad del portafolio de inversiones y minimicen el riesgo asociado a la
operación del grupo empresarial, en el marco de las políticas, procesos y procedimientos
vigentes.
3. Supervisar el movimiento de recursos financieros para operaciones crediticias y de
inversiones en los mercados financieros, que realice el Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
4. Supervisar, evaluar y proponer las alternativas de captación de recursos f inancieros para
el financiamiento de la actividad operativa, del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM, en el marco de lo definido por la Alta Dirección.
5. Asesorar a la Gerencia General sobre temas financieros y de inversiones, así como en el
análisis, revisión y ejecución de sus facultades financieras, de acuerdo con los procesos y
procedimientos vigentes.
6. Establecer y supervisar las acciones de control de ingresos (fuentes de financiamientos),
análisis financiero (flujo de caja), aplicación de límites financieros de gasto (topes
financieros de acuerdo a las disponibilidades de presupuesto), programación de caja
conforme a informes de ejecución, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Coordinar la constitución manejo y renovación de las pólizas de seguros de los equipos,
bienes y patrimonio del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad
con lo establecido en los procesos y procedimientos vigentes.
8. Coordinar las actividades de consolidación, administración y seguimiento de los contratos
de arrendamiento, tanto en los que la empresa participa como ARRENDADOR, así como
cuando ejerce el rol de ARRENDATARIO, de conformidad con lo establecido en los
procesos y procedimientos vigentes.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
3. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
10. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
11. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Profesional Administrativo
GRADO: 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Financiera
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Profesional.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Financiera.
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Financiera.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al cumplimiento de los
planes y proyectos definidos en la jefatura de Gestión Financiera, orientados al logro de la
misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Aplicar el conocimiento profesional en las actividades de implementación de estrategias
que garanticen la suficiencia y oportunidad de los recursos financieros disponibles en el
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y
procedimientos establecidos por las Gerencias.
2. Coordinar las actividades de elaboración y control del presupuesto, con sujeción a la
programación del gasto y a la aplicación de los lineamientos, normas e instrumentos de
gestión del ciclo presupuestal, establecidos en el Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
3. Participar en la formulación, implementación y seguimiento del Plan Anual Financiero del
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, planteando las estrategias y opciones de
inversión que maximice la rentabilidad del portafolio de inversiones y minimicen el riesgo
asociado a la operación del grupo empresarial, en el marco de las políticas, procesos y
procedimientos vigentes.
4. Aplicar el conocimiento profesional en las actividades de constitución manejo y renovación
de las pólizas de seguros de los equipos, bienes y patrimonio del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con lo establecido en los procesos y
procedimientos vigentes.
5. Apoyar las actividades de consolidación, administración y seguimiento de los contratos de
arrendamiento, tanto en los que la empresa participa como ARRENDADOR, así como
cuando ejerce el rol de ARRENDATARIO, de conformidad con lo establecido en los
procesos y procedimientos vigentes.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 227 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Gestión Financiera
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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6.3.6.1 COORDINACIÓN DE CARTERA
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Financiera – Coordinación de Cartera
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Financiera
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos
de la Jefatura de Gestión Financiera
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al
cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Cartera, orientados al logro de
la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 229 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar los procesos de recepción, organización y registro de las facturas generadas en
los diferentes puntos de venta del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como
resultado de la operación de los convenios institucionales, de acuerdo con los procesos y
procedimientos vigentes.
2. Recaudar los ingresos generados por la facturación a los diferentes Clientes Institucionales,
arrendamientos y otros conceptos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
mediante procesos de cobro efectivos y orientados por las políticas establecidas por la Alta
Dirección con alto grado de organización y perseverancia.
3. Mantener conciliada trimestralmente cada una de las cuentas por pagar con quien el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, tiene vínculos comerciales, siguiendo las políticas,
procesos y procedimientos y asegurando un flujo de recursos adecuado de acuerdo a las
necesidades.
4. Recibir, analizar y distribuir para su corrección, las glosas de las entidades con las que el
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, tiene convenios vigentes, generando las
notas a las que haya lugar, de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos.
5. Coordinar y controlar el desarrollo de los procesos de cobro Administrativo (Persuasivo –
Coactivo) de los productos y/o servicios facturados por el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con lo establecido en las políticas gerenciales, los
proceso y procedimientos vigentes.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 230 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Gestión de Cartera
Servicio al Cliente
Habilidades de negociación
Técnicas de cobro persuasivo
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 231 de 283
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 232 de 283
b) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Dos (2)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Financiera – Coordinación de Cartera
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Financiero
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Financiera
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Coordinación de
Cartera, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar la recepción, organización y registro de las facturas generadas en los diferentes
puntos de venta del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como resultado de la
operación de los convenios institucionales, de acuerdo con la distribución de Entidades
realizada por el superior inmediato y en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
2. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
3. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área
de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y
solución a sus necesidades.
4. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas en gestión de cartera
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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6.3.6.2 COORDINACIÓN DE TESORERÍA
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 04
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Financiera – Coordinación de Tesorería
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Financiera
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos
de la Jefatura de Gestión Financiera
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al
cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Tesorería, orientados al logro
de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar el desarrollo de las actividades que permitan recaudar, administrar y custodiar
con responsabilidad y diligencia, los dineros y títulos valores que constituyen los ingresos
y el patrimonio del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
2. Dirigir y coordinar las operaciones de Tesorería que debe realizar el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, para garantizar que estas se efectúen con sujeción a los
principios de oportunidad, seguridad, transparencia, rentabilidad y liquidez.
3. Efectuar las operaciones de pago que se deben realizar, por concepto de obligaciones y
compromisos adquiridos por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de
conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Gestión de Tesorería
Servicio al Cliente
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
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b) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de
Gestión Financiera – Coordinación de Tesorería
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Gestión Financiero
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Gestión Financiera
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Coordinación de
Tesorería, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar el desarrollo de las operaciones de Tesorería que debe realizar el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para garantizar que estas se efectúen con
sujeción a los principios de oportunidad, seguridad, transparencia, rentabilidad y liquidez.
2. Apoyar el proceso de pago, por concepto de obligaciones y compromisos adquiridos por el
Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y
procedimientos vigentes.
3. Organizar los comprobantes de pago diarios, adjuntándoles los soportes y las
consignaciones respectivas, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato, en
cumplimiento de lo establecido en los procesos y procedimientos.
4. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas en gestión de tesorería
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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6.4 GERENCIA DE CONTROL Y GESTIÓN
a) GERENTE DE CONTROL Y GESTIÓN
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Gerencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Gerente de Control y Gestión
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO: No es responsable directo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Gerencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente General.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Jefe de Control y Gestión
Asistente de Gerencia
PROPÓSITO PRINCIPAL
Dirigir y controlar las actividades encaminadas a la formulación, articulación, coordinación e
implementación de estrategias y directrices organizacionales que permitan medir y evaluar la
eficacia, eficiencia y efectividad de los controles adoptados, asesorando a la Alta Dirección en la
continuidad del Sistema de Gestión de la Calidad, la reevaluación de los Planes de
Mejoramiento y en la introducción de los correctivos necesarios para contribuir al cumplimiento
de las metas y objetivos previstos en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se
ejecutan en la Jefatura de Control y Gestión, en el marco de lo establecido en el Modelo de
Operación por Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente
2. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación de las actividades administrativas,
comerciales, de inventarios y financieras del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los
cargos y en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, se cumplan por los responsables de su ejecución, de
conformidad con los procesos, procedimientos y la normatividad vigente.
4. Propender por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes,
proyectos y metas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y recomendar a la
alta dirección, los ajustes necesarios.
5. Servir de apoyo a las Gerencias, en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se
obtengan los resultados esperados, de acuerdo con la misión y los objetivos
Organizacionales.
6. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de
información del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y recomendar a la alta
dirección, los correctivos que sean necesarios.
7. Dirigir el diseño de instrumentos y estrategias orientadas a fomentar en el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la formación de una cultura de control, que
contribuya al mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión organizacional.
8. Mantener permanentemente informado a la Gerencia General, sobre el estado de los
controles y la gestión de los procesos en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.
9. Dirigir de manera objetiva la evaluación de la Administración del Riesgo en el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, midiendo la efectividad de las políticas y acciones
en esta materia, con el fin de asegurar que los riesgos organizacionales se administran
apropiadamente y de conformidad con lo definido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
10. Dirigir las actividades encaminadas a asegurar la continuidad y mejoramiento del Sistema
de Gestión de la Calidad, la reevaluación de los planes de mejoramiento establecidos y en
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
la introducción de los correctivos necesarios para contribuir al cumplimiento de las metas y
objetivos previstos.
11. Atender los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación de los
informes de la Organización, verificándose de esa manera el rol de facilitar, al interior y al
exterior, el flujo de información.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
4. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
5. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
6. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Relaciones interpersonales
Estrategias de negociación
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normatividad vigente del sector farmacéutico
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual MEDIO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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b) ASISTENTE DE GERENCIA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Asistente de Gerencia
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Gerencia de Control y
Gestión
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Gerencia de Control y Gestión.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar a la Gerencia de Control y Gestión, en labores de oficina, atención al público y manejo
de los asuntos que se generen en cumplimiento de sus funciones, de manera eficiente y
oportuna, realizando control y seguimiento a los trámites que allí se adelanten, para al logro de
la misión y objetivos institucionales del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el
marco de los procesos y procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dar soporte en la formulación y seguimiento de los planes y proyectos definidos por la
Gerencia de Control y Gestión, de acuerdo con lo establecido por el superior inmediato.
2. Organizar y analizar la información de la Gerencia de Control y Gestión, como consolidado
de informes de auditoría, estado de avance del Sistema de Gestión de Calidad, % de
cumplimiento de los controles, etc. con objetivo de identificar desviaciones y plantear
acciones de mejora.
3. Elaborar y gestionar los reportes y presentaciones que deba realizar la Gerencia Control y
Gestión, en el marco de las competencias asignadas.
4. Asistir al Gerente de Control y Gestión en las actividades y reuniones a realizarse
diariamente dentro y fuera de la Organización, de acuerdo con su competencia.
5. Asistir al Gerente de Control y Gestión en la formulación de métodos y procedimientos de
trabajo, para la eficaz ejecución y cumplimiento de las labores propias de su área de
desempeño (llamadas telefónicas, control de correos electrónicos, control de
correspondencia, copias de seguridad de los archivos electrónicos, etc.)
6. Colaborar en la organización de reuniones o eventos que se deban
atender, registrándolos en agenda y recordar los compromisos adquiridos con la debida
oportunidad al Gerente de Control y Gestión.
7. Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e
investigaciones relacionados con el área de desempeño, de acuerdo con su competencia.
8. Recepcionar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los clientes,
distribuir para su trámite en la dependencia, hacer seguimiento para su respuesta en los
tiempos establecidos y coordinar el respectivo envío al destinatario con el área responsable.
9. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites de la
Gerencia de Control y Gestión y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en
la búsqueda y solución a sus necesidades.
10. Elaborar las actas de reuniones o comités donde el superior inmediato deba ejercer la
secretaría técnica, de acuerdo con los lineamientos y formatos establecidos por el Sistema
de Gestión de la Calidad.
11. Solicitar los elementos requeridos en la dependencia y velar por el abastecimiento oportuno
de los mismos, de acuerdo con los lineamientos de la entidad.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Técnicas de redacción
Gestión documental
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LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 248 de 283
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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Pág. 249 de 283
6.4.1 JEFATURA DE CONTROL Y GESTIÓN
a) JEFE DE OFICINA
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Jefatura
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Control y Gestión
GRADO: 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y
Gestión
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica del Gerente de Control y Gestión.
Ejerce una supervisión general de manera directa y
constante sobre los siguientes cargos:
Coordinador de Calidad e Innovación
Coordinador de Toma Física
Auditores de Control Interno
Técnicos Administrativos
Auxiliares Administrativos
Auxiliar Administrativo (SENA)
PROPÓSITO PRINCIPAL
Responder ante el Gerente de Control y Gestión, por la planeación, coordinación, ejecución,
supervisión y control de las actividades orientadas a verificar el cumplimiento en la
implementación de estrategias y directrices organizacionales que permitan medir y evaluar la
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Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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PROPÓSITO PRINCIPAL
eficacia, eficiencia y efectividad de los controles adoptados en el marco del Sistema de Gestión
de la Calidad, los Planes de Mejoramiento y la Plataforma Corporativa definida para el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se
ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Coordinación de Calidad e
Innovación y Coordinación de Toma Física, en el marco de lo establecido en el Modelo de
Operación por Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente.
2. Presentar anualmente ante la Gerencia de Control y Gestión, para su aprobación, el
Programa de Auditorías de Control a desarrollar, así como los Planes de acción en donde
se discrimine los procesos y dependencias objeto de la auditoría, la metodología a utilizar,
los criterios de revisión, el equipo de trabajo y demás recursos necesarios, de acuerdo con
los estándares internacionales vigentes en auditoría.
3. Coordinar el desarrollo de las acciones de verificación, control y evaluación de las
situaciones administrativas, comerciales, de inventarios y financieras del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con lo establecido en los
procesos y procedimientos vigentes.
4. Desarrollar instrumentos metodológicos y estrategias orientadas a fomentar en el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la formación de una cultura de control, que
contribuya al mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión organizacional.
5. Desarrollar las actividades que permitan implementar el componente de Administración del
Riesgo en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, midiendo la efectividad de las
políticas y acciones en esta materia, con el fin de asegurar que los riesgos se administran
apropiadamente y de conformidad con lo definido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
6. Participar en el desarrollo de las actividades encaminadas a asegurar la continuidad y
mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad, la reevaluación de los planes de
mejoramiento establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para contribuir
al cumplimiento de las metas y objetivos previstos.
7. Atender los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación de los
informes de la Organización, verificándose de esa manera el rol de facilitar, al interior y al
exterior, el flujo de información.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.
2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con
permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de
acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando
corresponda.
4. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
5. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido
en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
6. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de
desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
7. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del
archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre
el particular, realicen los interesados.
8. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
9. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
10. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Técnicas de Auditoría
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Auditor Interno de Calidad, de acuerdo con los estándares ISO 19011
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo MEDIO, con
posibilidad de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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b) AUDITOR CONTROL INTERNO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auditor de Control Interno
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Dos (2)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y
Gestión
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Profesional.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Control y Gestión
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Control y Gestión
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar acciones orientadas a verificar la correcta aplicación de
los procesos y procedimientos de orden administrativo, financiero, comercial, de inventarios y
de gestión, adoptadas por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con la finalidad
de proponer medidas correctivas en forma oportuna y efectiva y fomentar la cultura
fundamentada en el autocontrol, que contribuya al mejoramiento continuo en la Organización.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar visitas de auditoría de control, a los diferentes puntos de venta y empresas que
hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para desarrollar las
acciones de verificación, control y evaluación de las diferentes situaciones administrativas,
financieras, comerciales, de inventarios y de gestión allí presentadas, en el marco de lo
definido en los procesos y procedimientos vigentes.
2. Presentar oportunamente a la Jefatura de Control y Gestión, los informes que contengan el
resultado de las visitas desarrolladas y realizar recomendaciones concretas para el
mejoramiento de las acciones que generan riesgo para el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
3. Desarrollar instrumentos metodológicos y estrategias orientadas a fomentar en el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la formación de una cultura de control, que
contribuya al mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión organizacional.
4. Coordinar con las diferentes áreas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la
formulación, implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de
las visitas de auditoría de control, realizadas a los puntos de venta y demás empresas de
la Organización.
5. Proponer medidas de control interno que se ajusten a las necesidades reales de la actividad
diaria en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
6. Desarrollar las actividades que permitan implementar el componente de Administración del
Riesgo en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, midiendo la efectividad de las
políticas y acciones en esta materia, con el fin de asegurar que los riesgos se administran
apropiadamente y de conformidad con lo definido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
7. Apoyar el desarrollo de las auditorías internas de calidad, de acuerdo con el Programa y el
Plan de Auditorías, aprobado por el Comité de Calidad establecido en el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
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LABORALES
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Pág. 255 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Planeación Estratégica
Técnicas de Auditoría
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Auditor Interno de Calidad, de acuerdo con los estándares ISO 19011
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LABORALES
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y
mantiene contacto con agentes contaminantes como
polvo, humedad, gas carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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c) AUDITOR CONTROL INTERNO – GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auditor de Control Interno
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y
Gestión
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Profesional.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Control y Gestión
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Control y Gestión
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar acciones orientadas a verificar la correcta aplicación de
los procesos y procedimientos de orden administrativo, financiero, comercial, de inventarios y
de gestión, adoptadas por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con la finalidad
de proponer medidas correctivas en forma oportuna y efectiva y fomentar la cultura
fundamentada en el autocontrol, que contribuya al mejoramiento continuo en la Organización.
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LABORALES
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar visitas de auditoría de control, a los diferentes puntos de venta y empresas que
hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para desarrollar las
acciones de verificación, control y evaluación de las diferentes situaciones administrativas,
financieras, comerciales, de inventarios y de gestión allí presentadas, en el marco de lo
definido en los procesos y procedimientos vigentes.
2. Presentar oportunamente a la Jefatura de Control y Gestión, los informes que contengan el
resultado de las visitas desarrolladas y realizar recomendaciones concretas para el
mejoramiento de las acciones que generan riesgo para el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
3. Desarrollar instrumentos metodológicos y estrategias orientadas a fomentar en el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la formación de una cultura de control, que
contribuya al mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión organizacional.
4. Coordinar con las diferentes áreas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la
formulación, implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de
las visitas de auditoría de control, realizadas a los puntos de venta y demás empresas de
la Organización.
5. Proponer medidas de control interno que se ajusten a las necesidades reales de la actividad
diaria en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
6. Apoyar el desarrollo de las auditorías internas de calidad, de acuerdo con el Programa y el
Plan de Auditorías, aprobado por el Comité de Calidad establecido en el Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 259 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas de Auditoría
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y
mantiene contacto con agentes contaminantes como
polvo, humedad, gas carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
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d) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 04
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 04
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y
Gestión
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Control y Gestión
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Control y Gestión
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de Control
y Gestión, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 261 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar visitas de auditoría de control, a los diferentes puntos de venta y empresas que
hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para desarrollar las
acciones de verificación, control y evaluación de las diferentes situaciones administrativas
allí presentadas, en el marco de lo definido en los procesos y procedimientos vigentes.
2. Participar en el desarrollo de instrumentos metodológicos y estrategias orientadas a
fomentar en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la formación de una cultura
de control, que contribuya al mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión
organizacional.
3. Presentar oportunamente a la Jefatura de Control y Gestión, los informes que contengan el
resultado de las visitas desarrolladas y realizar recomendaciones concretas para el
mejoramiento de las acciones que generan riesgo para el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
4. Coordinar con las diferentes áreas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la
formulación, implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de
las visitas de auditoría de control, realizadas a los puntos de venta y demás empresas de
la Organización.
5. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
6. Atender las actividades administrativas relacionadas con la operación de otros negocios del
Grupo empresarial, como la Viña de Orly y Dulce & Amor, de acuerdo con las instrucciones
de la Gerencia de Control y Gestión. (Ingreso y pago de facturas, cuadres diarios de caja,
manejo de proveedores, etc.)
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 262 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas de auditoría
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 263 de 283
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 264 de 283
e) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y
Gestión
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Control y Gestión
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Control y Gestión
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de Control
y Gestión, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 265 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Aplicar los ajustes de inventarios autorizados previamente por la Gerencia Comercial y la
Gerencia de Control y Gestión, con el fin de subsanar las inconsistencias que se presenten
en los inventarios de los diferentes puntos de venta y empresas que hacen parte del Grupo
Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
2. Apoyar el proceso de visitas de auditoría de control, a los diferentes puntos de venta y
empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para
desarrollar las acciones de verificación, control y evaluación de las diferentes situaciones
administrativas allí presentadas, en el marco de lo definido en los procesos y
procedimientos vigentes.
3. Presentar oportunamente a la Jefatura de Control y Gestión, los informes que contengan el
resultado de las visitas desarrolladas y realizar recomendaciones concretas para el
mejoramiento de las acciones que generan riesgo para el Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM.
4. Apoyar a las diferentes áreas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en la
formulación, implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de
las visitas de auditoría de control, realizadas a los puntos de venta y demás empresas de
la Organización.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 266 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito
de su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la
salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de
acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Manejo de ajustes crédito y débito
Técnicas de auditoría
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 267 de 283
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 268 de 283
6.4.1.1 COORDINACIÓN DE CALIDAD E INNOVACIÓN
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y
Gestión – Coordinación de Calidad e Innovación
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Control y Gestión
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Gerencia de Control y Gestión.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan a promover
el mejoramiento continuo de los procesos, mediante el análisis de los datos necesarios para
demostrar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, implementado
en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016
Pág. 269 de 283
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Recolectar la información necesaria para la actualización de la documentación del Sistema
de Gestión de Calidad, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Elaboración
de documentos, Control de Documentos y de Registros vigente en la organización.
2. Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la
implementación y evaluación del Sistema de Gestión de Calidad, a partir del seguimiento y
verificación al cumplimiento por parte de los líderes de proceso, de las actividades definidas
en el SGC.
3. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y las
necesidades de mejora para el mismo, de conformidad con los resultados de los procesos
de evaluación y revisión por la dirección que se adelantan periódicamente.
4. Desarrollar acciones que promueva la toma de conciencia de la necesidad de satisfacer los
requisitos del cliente, así como los legales y reglamentarios, en todos los niveles de la
organización, en coordinación con la alta dirección y el Comité de Calidad.
5. Liderar el proceso de Auditorías Internas del Sistema de Gestión de Calidad (selección de
auditores, programación de auditorías, control de la ejecución de las mismas, etc.), de
conformidad con lo definido en los procesos y procedimientos vigentes.
6. Consolidar la información necesaria y preparar el informe de revisión por la dirección, de
acuerdo con lo definido en las normas internacionales vigentes adoptadas por la
Organización, los procesos y procedimientos.
7. Mantener relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados el Sistema de Gestión
de Calidad (consultores, entes certificadores, etc.), para asegurar la conveniencia,
adecuación y eficacia del SGC.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
6. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
7. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas de Auditoría
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
Auditor Interno de Calidad, de acuerdo con los estándares ISO 19011
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad
de ocurrencia BAJA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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6.4.1.2 COORDINACIÓN DE TOMA FISICA
a) COORDINADOR
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Profesional / Coordinador
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y
Gestión – Coordinación de Toma Física
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Es responsable por el manejo de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman, se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Control y Gestión
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Control y Gestión.
PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al
cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Toma Física, orientados al
logro de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar el desarrollo del proceso de Toma Física de inventarios, en los diferentes puntos
de venta y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,
asegurando que se cumplan con los procesos y procedimientos vigentes.
2. Coordinar, orientar e impartir las orientaciones e instrucciones necesarias a quienes van a
participar en el inventario, con el fin de que estén debidamente preparados para que el
proceso cumpla con los objetivos definidos, para ello, pueden realizarse reuniones previas
al inventario, entregándose las instrucciones correspondientes.
3. Practicar verificaciones mediante muestreo selectivo y las demás pruebas que considere
pertinentes, para asegurar la veracidad de la información a procesar.
4. Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de
inventario, de tal manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias
de sus cargos dentro de la empresa, planificando previamente para que permita dedicación
exclusiva a la realización del inventario, dando así, mayor agilidad al proceso.
5. Realizar la consolidación y procesamiento de la información, relacionada con el proceso de
toma física, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cotejar junto con el funcionario administrativo a cargo del control, custodia y salvaguarda
de los inventarios que han sido objeto de verificación, las diferencias que llegasen a
presentarse, para identificar los correctivos a aplicar.
7. Elaborar el informe final con los resultados obtenidos, observaciones, sugerencias y
conclusiones del proceso de toma física, para que las áreas competentes inicien las
acciones a que haya lugar.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.
2. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información
relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,
que permitan un adecuado control.
3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la
Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,
realicen los interesados.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus
recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y
procedimientos.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas de conteo y control de inventarios
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y
mantiene contacto con agentes contaminantes como
polvo, humedad, gas carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Técnico
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas
GRADO: 01
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y
Gestión – Coordinación de Toma Física
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Técnico.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica del Jefe de Control y Gestión
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Control y Gestión
PROPÓSITO PRINCIPAL
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Coordinación de
Toma Física, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y
experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS
COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar técnicamente el desarrollo del proceso de Toma Física de inventarios, en los
diferentes puntos de venta y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial
DROGUERIAS COPIFAM, asegurando que se cumplan con los procesos y procedimientos
vigentes.
2. Verificar que se informen las orientaciones e instrucciones necesarias a quienes van a
participar en el inventario, con el fin de que estén debidamente preparados para que el
proceso cumpla con los objetivos propuestos, para ello, pueden realizarse reuniones
previas al inventario, entregándose las instrucciones correspondientes.
3. Practicar verificaciones mediante muestreo selectivo y las demás pruebas que considere
pertinentes, para asegurar la veracidad de la información a procesar.
4. Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de
inventario, de tal manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias
de sus cargos dentro de la empresa, planificando previamente para que permita dedicación
exclusiva a la realización del inventario, dando así, mayor agilidad al proceso.
5. Apoyar técnicamente la consolidación y procesamiento de la información, relacionada con
el proceso de toma física, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Apoyar las actividades de cotejo y/o verificación junto con el funcionario administrativo a
cargo del control, custodia y salvaguarda de los inventarios que han sido objeto de
verificación, las diferencias que llegasen a presentarse, para identificar los correctivos a
aplicar.
7. Apoyar la elaboración del informe final con los resultados obtenidos, observaciones,
sugerencias y conclusiones del proceso de toma física, para que las áreas competentes
inicien las acciones a que haya lugar.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
2. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito
de su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la
salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de
acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas de conteo y control de inventarios
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
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CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,
generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes como polvo, humedad, gas
carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL: Asistencial
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo
GRADO: 02
NÚMERO DE CARGOS Seis (6)
DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y
Gestión – Coordinación de Toma Física
AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD
MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: No es responsable de títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
Medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias simples para la ejecución
normal del trabajo, a nivel Asistencial.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera
directa y periódica de la Jefatura de Canales de
Venta y Proyectos Especiales
No ejerce una supervisión general sobre ningún
cargo.
Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de
la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos
Especiales
PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la
información generada en el desarrollo de las actividades de la Coordinación de Toma Física,
para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
10. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la
dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos
y procedimientos vigentes.
11. Realizar conteos de toma física de inventarios de mercancía y apoyar el procesamiento de
documentos, de acuerdo con las directrices del Coordinador de Toma Física o el Técnico
Administrativo de Toma Física, en cumplimiento de los procesos y procedimientos vigentes.
12. Cumplir con las orientaciones e instrucciones necesarias impartidas por el Coordinador de
Toma Física o el Técnico Administrativo de Toma Física, con el fin de que el proceso cumpla
con los objetivos propuestos, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
13. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de
informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo
con los requerimientos del superior inmediato.
FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO
1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás
útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
2. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).
3. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en
atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y
procedimientos.
4. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de
acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
5. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la
ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con
las guías, manuales y procedimientos de la Organización.
6. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de
su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
7. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud
integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con
los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.
8. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.
9. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y
las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la
naturaleza del cargo.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Atención y servicio al usuario
Técnicas de mercadeo y publicidad
Sistemas de Gestión de Calidad
Manejo básico de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO
El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y
mantiene contacto con agentes contaminantes como
polvo, humedad, gas carbónico, etc.)
RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad
de ocurrencia MEDIA.
ESFUERZO
El cargo exige un esfuerzo físico de estar
sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión
manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.
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LABORALES
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01 Enero de 2016 APROBACION INICIAL DEL DOCUMENTO
02 Febrero de 2016
Se realizaron los ajustes al cargo de Coordinador de
Sistemas, el cual se ajustó en la estructura y ahora
se denomina “Coordinación de Análisis y
Programación” en donde las actividades de
mantenimiento se eliminaron y se fortalecieron las
actividades de análisis y programación.
Se ajustó el cargo de Jefe de Operaciones, pasando
las funciones relacionadas con la administración de
pólizas, así como de arrendamientos, para la
Jefatura de Gestión Financiera.
Se ajustó el cargo de Profesional Universitaria de la
Jefatura de Gestión Financiera, incluyendo
actividades apoyo a la jefatura en temas
relacionados con la administración de pólizas de
seguros y todo lo relacionado con arrendamientos.