NOMBRE DEL INSTRUCTIVO: Manuel de Usuario – Sistemas Dismel ltda

OBJETIVO: Mostrar las Funciones que desarrolla el cargo Auxiliar de Sistemas

ALCANCE: Va dirigido a todos los clientes y empleados de Dismel Ltda

RESPONSABLE: PÁGINA 1 de 17

VERSIÓN: 1

Área: SistemasCargo Especifico: Auxiliar de Sistemas

Funciones que se realizan.

1. Soporte Técnico………………………………………………………………………………………………………......1

1.1. Equipos de cómputo en las instalaciones………………………………………………..…………..1.11.2. Soporte de la administración de Servidores 1 y 2 ……………………………………………….2

2. Administración de Dominios……..…………………………….…………………………………………..….....2

Dismelltda.com…………………….…………………………………………………………………………………………….2.1

2.1 Administración Cuentas……………………………………………………….……………………………..…2.1.22.3 Administración Pedidos…………………………………………………………………………….………..….2.1.3

2.4 Soporte Clientes(Vía Telefónica)…………………………………………………………….……..……...2.1.4 2.5 Soporte Online en Tiempo Real (Chat)……………………………………………………..……..…….2.1.5 Dismelltda.com/ventas……………………………………………………………..………………………….….……....2.2

2.6 Administración de Usuarios (Crear, Editar y Eliminar)………………………………….…......2.2.1 Mail.dismelltda.com………………………………….…………………………………………………..……….……..…..2.3

2.7 Administración de Cuentas de Correo……………………………………………………..……..….…2.3.1 Movil.dismelltda.com………………………………………………………….…………………..………….………..…..2.4

2.8 Soporte a toda la fuerza de ventas……………………………………………….…………..….…….…2.4.1 2.8.1 Soporte Relación Cliente Vendedor………………………………………..…………………………2.4.1.1 2.8.2 Soporte Productos……………………………………………………………..…………………….……….2.4.1.2 2.8.3 Soporte Información General………………………………………………………..………………….2.4.1.3 2.9 Soporte Aplicación móvil para la fuerza de venta...................................................2.5

2.10 Mantenimiento, Desinstalación e instalación de la misma………………………………....2.5.1 2.10.1 Capacitación a nuevos asesores comerciales………………………………….…………..…..2.5.1.1

2.10.2 Manejo de la aplicación…………………………………………………………….………………….….2.5.1.2

2.11 Manejo de las plataformas web……………………………………………...…………………………..…….2.5.1.3 2.11.1 Mail.dismelltda.com/…………………………………………………………………..…………..…………2.5.1.3.1 2.11.2 Movil.dismelltda.com/…………………………………………………….……………………..………….2.5.1.3.2 2.11.3 Dismelltda.com/Ventas………………………………………………….………………….………………2.5.1.3.3 2.11.4 Dismelltda.com………………………………………………………………………..………….……………..2.5.1.3.4

3. Licopolis.com…………………………………………………………………………………………………………..……3 3.1 Integración PrestaShop…………………………………………………………………………….….….……3.1

4. Integración ConstantContac…………………………………………………….…………………………..……..44.1 Publicidad por Medio de Mailers a nuestros clientes……………………………..…………..4.1

5. Flujo de Trabajo……………………………………………………………………………………………….….….…..55.1 Soporte implementación WorkFlow, Processmaker……………………………………….……5.1

5.1.1 Integración Modulo Devoluciones en Web www.dismelltda.com......... ………….…5.1.2

INTRODUCCIÓN

Este Informe de procesos se ha diseñado para explicar y dar entender a usuarios los

procesos de desarrollo que se cumplen en el área de sistemas en las instalaciones de

Dismel ltda desde el punto de vista de un Auxiliar de Sistemas. Para obtener un resultado

eficiente en los procesos tomar paso a paso este manual, Teniendo en cuenta que el

orden en que se explicaran los procesos no indica menor o mayor prioridad sobre los

mismos.

1. Soporte Técnico:

En la actualidad los equipos de cómputo se han vuelto indispensables para todas las actividades de una empresa tanto que existe un trato adecuado para realizarles mantenimiento a nivel de hardware (Físico) o Software (Programas), afectando no solo los procesos operativos de las empresas en las que algunas veces toca hacer actualizaciones de los software de trabajo sino también algunas aplicaciones que son indispensables para la labor diaria, dentro de esas con las que actualmente Dismel presenta.

A continuación mostraré el orden de prioridad de aplicaciones relacionadas con el puesto de trabajo.

APLICACIONES

Actualmente contamos con la implementación de Zeus Tecnología específicamente dos de sus plataformas que son:

Zeus® Contabilidad SQL es una herramienta confiable y segura, fácil de manejar y de aprender, que de forma integral y a manera de un solo módulo maneja contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorería, facturación de servicios, compras, presupuestos y diferidos, bajo un esquema abierto de períodos contables ilimitados, libre estructura de cuentas contables, múltiples cuentas por cobrar y pagar en moneda nacional y extranjera, centros de costos multinivel y manejo de unidades complementarias por cuenta.

Información Tomada de www.Zeustecnologia.com.

Zeus® Inventarios SQL, una herramienta escrita bajo ambiente Cliente/Servidor en Microsoft® Visual Basic y Microsoft® SQL, para satisfacer las necesidades más exigentes del mundo empresarial de hoy, que hará mas fácil, más agradable y más eficiente el trabajo de quienes responden por el inventario y de aquellos que mes a mes trabajan horas extras por preparar los informes financieros de las empresas, hoy apoyado en Zeus® EXCEL, una interfase nativa de Zeus® y Microsoft® EXCEL verdaderamente incomparable.

Información Tomada de www.Zeustecnologia.com.

Por qué he realizado esta especificación?. -Quiero dar relación a los equipos que no puedes dejar de dar soporte que tengan problemas con esta aplicación.

El computador de Facturación corresponde al módulo de Zeus Inventario acatar cualquier inconveniente con este PC en cualquiera de los casos ya que es procedimiento de Facturacion.

El computador de Cartera que corresponde a módulo de Zeus Contabilidad acatar cualquier inconveniente con este PC en cualquiera de los casos ya que es el de cobro de Carteras de Clientes

Nota: Con lo anterior no quiero decir que las demás estaciones no son importantes.Para la reinstalación de estas dos plataformas los Archivos de instalación se encuentran en el servidor ( denominado SERVER) al igual que los archivos de configuración de conexión de Zeus

Plataforma a la Base de datos que en este caso se usa MySql Server los archivos correspondientes son:Empresa.xml y empresa.ini que tienen que ser copiados en el siguiente directorio “C:\Windows” En cada estación de trabajo.

1.2 Soporte de la administración de Servidores 1y 2En las instalaciones de dismel hay 2 servidores primarios que son: SERVIDOR WEB: Contiene la tienda web www.dismelltda.com (que se explicara mas adelante) y motor de base de datos (MYSQL Server) .A continuación relacionare los puntos importantes a verificar diariamente para el perfecto funcionamiento de Zeus y demás aplicaciones en las estaciones de trabajo. Revisar que las copias de seguridad de Zeus se realice diariamente Iniciar el servicio de Mysql Server

SERVIDOR DATOS: Contiene la información compartida que utilizan alguna de las estaciones cada estación con su respectiva Carpeta creada en el servidor y sus restricciones, al igual contiene la página web movil.dismelltda.com (que se explicara más adelante).A continuación relacionare los puntos importantes a verificar diariamente para el perfecto funcionamiento de Zeus y demás aplicaciones en las estaciones de trabajo. Revisar que el servicio DHCP este activo Revisar que el ejecutable CarguedePedidosZeus Móvil este ejecutado.

2. Administración del Dominio y Hosting.Actualmente DISMEL cuenta con un contrato de servicio de hosting y dominio cuyo proveedor es LinkedIP línea de soporte es (+57)(5)693-3000. Y se utilizan cinco (5) IP públicas de nuestro proveedor de internet dedicado Columbus Network para dispositivos y publicación de los sitios. Actualmente contamos con 3 Sitios importantes que son Administrador de correo, tienda online y Móvil web que se estructuran de la siguiente manera.

Servidor de Correo: Control panel administrativohttps://mail.dismelltda.com:9999/main.do Aclaro que desde este mismo portal se administra la base de datos de las cuentas parahttps://dismelltda.com/ventas Plataforma para ingresar a los correos por medio de los siguientes link:https://mail.dismelltda.com/webmail https://mail.dismelltda.com/newwebmail (Alternativo)

Primera vista del ingreso al Panel Control de administracion de Correo

Nota: No comparto Usuarios y contraseñas por políticas de seguridad.

Una vez ingresado podemos ver todas las herramientas que nos ofrece el servicio de dominio y hosting.En este caso enfatizaremos las configuraciones de las cuentas de correo y la administración de usuarios de dismelltda.com/ventas.

La primera herramienta que tomaremos será la de crear editar y eliminar una cuenta de correo, la opción para este proceso es la que señalo en la siguiente imagen.

Al ingresar encontraremos listado nuestros dominios disponibles en este caso solo encontraremos uno que es el que se tiene contratado.

Pulsamos el icono que nos permite editar ese dominio y nos aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación.

En esta ventana encontramos listado todas las cuentas de correos que están creadas en nuestro dominio.Para crear una nueva cuenta pulsamos el botón y nos enviara a otra ventana donde ingresaremos el nombre de la cuenta y la respectiva contraseña la cual tiene que contener por lo menos una Mayúscula, minúscula y un valor numérico.

Para cambiar la contraseña de una cuenta ya creada es hacer click sobre el botón Para editar la capacidad de espacio que se puede dar a una cuenta es sobre el icono Para Eliminar una cuenta Click sobre el icono

la ventana que se muestra el formulario de registro es el siguiente.

Luego de completar el formulario solo basta con dar click en y listo.

Tienda Online:Ingreso por

www.dismelltda.comEl Panel de control administrativo de este sitio es por via web y es con una cuenta tipo administradora que permite información, inactivar, listas de precios, lista de presentación y control de las imágenes de los productos, administración de las categorías crear, inactivar y control de imágenes para las categorías. Para más información observar la siguiente guía.

Guia vista desde el Cliente.

1. Para el ingreso al virtual procedemos a escribir www.dismelltda.com en la barra de navegación como se muestra a continuación. 1.1 Nota: Para una mejor visualización del portal web utilizar el navegador Mozilla Firefox

o Google Chrome.2. Primera Vista del Portal Web.

3. Menú Principal (Categorización de productos)

La siguiente imagen muestra la presentación de los Productos de una categoría.

4. Opción de Registro e Inicio de Sesión en la parte Superior.

3.1 Hacer Click en la parte superior y se desplegara un menú donde encontraremos las opciones que se muestran en la siguiente imagen.

3.2 Para ingresar al formulario de registro hacer click en el botón “Registrase”

3.3 En el formulario de registro encontraremos los siguientes campos donde explicare a continuación.

Usuario: Es la identificación con la que se iniciara sesión al portal web independiente de los datos

Registrados en DISMEL ltda, este dato es personal

Clave: Clave o Contraseña ligada a su Usuario para el ingreso a la página este datos es personal

Confirme Clave: Como su nombre lo indica es una confirmación de la Clave ya puesta.

Correo Electrónico: Cuenta de correo electrónico para guardar su contraseña en caso de pérdida.

Nit o Cedula (Cliente): En este campo va el documento que utilizo para registrar su entidad en DISME ltda.

Nota: Para entidades con sucursales no utilizar el NIT de la entidad principal en este caso solicitar un NIT de registro a su asesor comercial

Tipo de Negocio: Seleccione a que área del negocio pertenece su entidad.

Nota: Solo usuarios registrador en DISMEL ltda pueden hacer el procedimiento de registro

Posibles Errores para la creación

Cliente Inactivo al momento de registrar: Su cuenta está inactiva porque está utilizando un NIT no valido o desactivo en nuestro sistema, favor comunicarse con su asesor de servicios.

Cuenta de correo utilizada: Su cuenta de correo ya está en uso por otra cuenta. Posiblemente por otra de sus sucursales.

Usuario Existente: El Usuario que digito ya se encuentra en uso por otra entidad favor tomar el nombre lo más personal posible al igual que su contraseña.

5. Una vez completado el proceso de registro podemos apreciar debajo de la barra de menú principal sus datos personales como muestra la imagen a continuación.

6. Proceso de Compra. Solo usuarios registrador en el portal web pueden hacer compras.

La siguiente imagen muestra un producto una vez seleccionado en la categoría de productos.

Propiedades del botón Comprar en el producto seleccionado.

Primera Imagen al hacer click en el Botón comprar encontraremos la siguiente ntana emergente.

Donde nos aparecerá otro botón: Comprar y que al hacer click en este nos mostrara dos opciones.

1. Añadir y Seguir Comprando: Al presionar esta opción el producto se agregara al Carrito o Cesta donde se irán almacenando los seleccionados para luego comprarlos, y nos deja en la categoría principal donde pertenece este producto para seguir en busca de más.

2. Añadir y ver mi carrito de compras: Al presionar esta opción el producto se agregara al Carrito e inmediatamente seremos enviado la ventana donde podemos ver todos los productos que hemos seleccionados con sus correspondientes precios con IVA o en el caso de los Licores con el ICO. Esta ventana es tipo factura como se muestra a

continuación.

Eliminar un producto cargado en la lista.

Editar un Productos (Cantidades).

Te regresa a la página principal del portal web para seguir agregando más productos.

Al hacer Click en este botón inmediatamente el pedido será enviado para poder ser analizado y facturado.

Nota: Si el pedido es enviado después de 5:00PM será enviado dentro de 24 horas.

Si presenta alguna duda o problema con su pedido o dude en contactarse al Centro Industrial Ternera # 1 Bodega 2B-3B-12B Tels: 6539900-6536766-6536770-6539899 FAX: 103 E-mail: ventas@dismelltda.com

Guia Administrativa del Sitio www.dismelltda.com

Como comente anteriormente para acceder a la zona administrativa del sitio hay que ingresar con un usuario de tipo administrador en este caso solo mostrare la vista teniendo en cuenta que ya se sabe cómo ingresar a la web.

Como podemos ver el menú principal a cambiado ahora encontramos las opciones Administrar, Categorías, Productos, Proveedores y Usuarios. Administrar: En esta opción encontramos Página Principal y Nuestra Empresa Página Principal: esta opción encontramos la administración de los contenidos del banner que aparecer en la página principal del cliente las opciones disponibles en esta vista son:

D Agregar un nuevo Item con sus respectivas características. Inactivar un a Este inactiva un item que ya hayamos creado

Reactiva un ítem seleccionado Inactivo

Nota: el uso de estos botones son general aparecen en todas las opciones posibles que presenta la página y cumplen las mismas funciones algunas veces varia el Nuevo dependiendo de la opción pero la funcionalidad es general. Administrar Nuestra Empresa: Podemos modificar los datos de información de nuestra empresa como so Historia, Quienes Somos, Misión, Visión y Competencias Corporativas.Categorías: En esta función podemos crear categorías y subcategorías y además agregarle una foto a cada categoría que se mostrara en la parte superior en la web vista cliente.

En la opción productos encontramos las siguientes opciones:

Grupos Productos: En esta opción encontramos un listado de productos sin sus presentaciones personales.

Listado de Productos: Esta opción nos muestra una búsqueda más específica de los productos con sus listas de precio.

Proveedores: Se encuentra un listado de todos los proveedores activos e inactivos

Usuarios: Esta opción muestra un listado de Usuarios Administrativos con la posibilidad de agregar o inactivar y otra opción de usuarios que ya están registrados en la pagina también con la posibilidad de inactivar hay que tener en cuenta que los usuarios inactivos en la base de datos de Zeus no podrán ingresar a la página.

2. Seguimiento fuerza de venta control móvil.Ingresar al Control panel por:https://Movil.ddismelltda.com/desarrollo

En esta plataforma contamos con múltiples opciones que proporcionan a un cliente administrador obtener muchos reportes los cuales son.Nota: Toda esta información es cargada desde la base de datos en el servidorWEB MysqlServer.

Cartera: Este es utilizado por el módulo de Cartera para hacer las respectivas aprobaciones aquí se cargan todos los pedidos que han sido cerrado pero no aprobados.

Nota: Un pedido puede tomar los siguientes estados:

Cerrado Apro. Exp Cerrado: Quiere decir que el pedido ya fue enviado.Aprobado: el pedido ya fue evaluado por cartera.Expedido: El pedido ya puede ser Facturado.

Clientes: Podemos observar un listado con sus respectivos filtros para adquirir información de los clientes.

Nota: esta información es cargada al Celular, pero validada para cada asesor, un asesor comercial solo puede sus clientes.

Incidencias: Encontramos las diferentes opciones que los asesores comerciales pueden presentar al momento de visitar un cliente y también tiene la posibilidad de agregar o quitar incidencias.Nota: esta información es cargada al Celular

Reportes específicos:

Visitas: Muestra un reporte de todo el posicionamiento que hace un vendedor con sus detalles que son: Código Cliente, Nombre Cliente, Ciudad, Incidencia, Vendedor, Distancia (m) y Fecha visita

Además podemos observar los posicionamientos georeferenciados para una mejor visualización de los mismos.

Clientes: Este es diferente al anterior vista ya que muestra fecha de la última visita y no se puede modificar ni ver detalle del cliente.

Vendedores: Muestra Código Vendedor, Nombre, Visitas Objetivo , Visitas Realizadas , Visitas Realizadas (Distancia < 150 m) , Numero Pedidos ,Pedidos Adicionales , %Nivel de servicio, %Efectividad , Total. Tiene la posibilidad de hacer poner filtros para una búsqueda más específica.

Productos: En este reporte podemos ver qué cantidad de productos se han vendido en fechas determinas por el usuario al igual que filtrar la búsqueda ya sea por vendedor, proveedor o zona de venta.

Activaciones: Este reporte nos muestra que marcas de productos se han vendido relacionadas con clientes y a su tiempo si por lo menos el asesor ha visitado al cliente este reporte también cuenta con sus filtros de búsqueda que son.

Además podemos observar los posicionamientos georeferenciados para una mejor visualización de los mismos.

Seguimiento: En el reporte de seguimiento encontramos que cantidad de clientes a visitado el asesor y si ese día era el día que tenía que visitarlo al igual podemos observar las incidencias con las cuales realizo la visita. Este reporte cuenta con los siguientes filtros de búsqueda.

Pedidos: Este reporte nos muestra todos los pedidos con sus estados.

Productos: Nos despliega un listado general de producto.Al igual en esta categoría encontramos la opción listas de precio, que nos muestra los precios en todos los rangos de cada producto.

Proveedores: Nos muestra un listado de todos los proveedores a que categoría pertenecen y qué % de descuento hay en esa línea.

Usuarios: En esta opción podemos ver todos los usuarios registrados en la plataforma y realizar diferentes configuraciones específicas para el funcionamiento de la aplicación móvil como son:

La tabla que se muestra contiene los siguientes datos.

3. Tienda Online Orientada a Hogares Implementación PrestaShop.

4. Implementación Constantcontact:Es una poderosa herramienta de email marketing, es líder en el mundo, ayuda a todo tipo de empresas y organizaciones a crear y administrará fácilmente comunicaciones por email, eventos y encuestas electrónicas con el objetivo de generar un dialogo con sus clientes y/o consumidores.Esta plataforma se simplifica en 5 conceptos (grandes servicios)1. Email Marketing2. Mandar Boletín de Noticias3. Encuestas en línea4. Promocionar eventos (registros en línea)5. CRM (generador y administrador de cartera de base de datos de clientes)6. Pago en línea7. Administrador de Medios SocialesMás de 275,000 clientes a nivel mundial confían en Constant Contact para estrechar relaciones con sus clientes y/o audiencia.Las funcionalidades de Constant Contact le permiten:1. Se crea fácilmente.A través de nuestra herramienta de E-mail Marketing, usted no necesita saber sobre programación ni diseño para crear e-mails en formato html. Solo usted ara “cut” (cortar), “paste” (pegar) y “click”, está listo para comenzar!2. Plantillas profesionales personalizadas.Empiece con cualquiera de nuestras 400 plantillas profesionales de e-mail, usted podrá personalizarla con su logo, texto, colores e imágenes.3. Crecer su propia lista de correosLe podemos enseñar como crear, administrar y hacer crecer sus listas de correo bajo un esquema basado en permisos por parte del cliente.4. Su e-mail no llegará como SPAMLa tasa de entrega de Constant Contact es consistentemente superior al 97%, ofrecemos herramientas de análisis de contenidos para que sus mensajes tengan mayor posibilidad de llegar directamente al inbox del contacto y existan menos probabilidades de caer en un filtro de SPAM.5. Monitorear resultados.Con el monitoreo tiene la capacidad de saber quien está leyendo sus correos en tiempo real y realice un análisis de la efectividad de sus campañas de Email Marketing a lo largo del tiempo.

Información tomada de http://wsiemkt.wordpress.com/2010/07/15/%C2%BFque-es-constant-contact/

5. Flujo de trabajo (WorkFlow)

Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una

herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos. A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.

Información Tomada de http://www.pixelware.com/workflow-flujo-trabajo.htm

Revisión Descripción de Cambios Firmas

NuevoNuevo documento.

Creación: 01-02-2013

Aprobó:

Revisó:

Elaboró: Jhoysser Puerta Figueroa