manual de formación para la generación y presentación de ... · facilitar al ciudadano la tarea...

Manual de formación para la generación y presentación de facturaselectrónicas en el portal FACE del Ministerio de Hacienda yAdministraciones Públicas (MINHAP).

Índice.

1. Introducción……………….………...….….……….…….……….…….. 2

2. Descarga e instalación del programa FacturaE..….……….……… 2

3. Generación de factura electrónica….…….…….….…….….……….. 2

4. Presentación de factura electrónica en el portal FACE….…….…18

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1. Introducción.

El objetivo del presente manual es ampliar la información ofrecida por el MINHAP parafacilitar al ciudadano la tarea de generación y presentación de facturas electrónicasmediante el portal FACE del MINHAP.

2. Descarga e instalación del programa FacturaE.

El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha desarrollado la aplicación Gestión deFacturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formatoFacturae (Orden PRE/2971/2007) de una manera cómoda y sencilla. Realizado con softwareabierto, se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, microPYMEs ytrabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados delalmacenamiento de facturas en papel.

Puede descargar la aplicación y las guías de usuario correspondientes en el siguienteenlace: http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicacion-escritorio.aspx

3. Generación de factura electrónica.

Se inicia la aplicación y pulsamos la opción “Generar Factura”.

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http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicacion-escritorio.aspx

Apartado DATOS GENERALES FACTURA:

Número de factura: se corresponderá a la factura que se vaya a generar. Hay que tener encuenta que el programa factura-e empieza el contador automático a partir de 1. Si queremoscambiar el número, hay que ir a “Configuración” y modificar el número del contador.

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Apartado de EMISOR, pulsando el botón , damos de alta los datos del proveedor (el queemite la factura). Al pulsar este botón aparecerá un disquete para grabar los datosque demos de alta.

Hay que rellenar las pestañas obligatorias, que son aquellas que llevan un asterisco(General, dirección y tipo de residencia).

Apartado RECEPTOR, deberán crearse tantos receptores de “Ayuntamiento de Almussafes”como centros gestores tenga el Ayuntamiento, que en este caso serán 9 centros gestores.

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Al igual que ocurre con el emisor, pulsando el icono se abrirá una pantalla con lasiguiente pregunta: ¿Desea crear un receptor de la Administración dado de alta en elservicio de recepción de facturas FACe?. Hay que pulsar la opción “X”. En ese momentose activará la opción de grabación .

En la pestaña de General, se indicarán los siguientes datos:

id. Fiscal: P4603500B (para todos sera el mismo).Razón social: Ayto Almussafes-URBANISMO (ira cambiando según el centro gestor donde vaya dirigida la factura).

En la pestaña de Dirección: se indicarán los datos del Ayuntamiento, siendo éstos:Passeig del parc SN, 46440 Almussafes

(para todos los centros gestores igual)

Una vez rellenados los datos obligatorios de las 2 pestañas (General y Dirección) yel tipo de residencia, es muy importante NO PULSAR EL BOTÓN DE GUARDARpuesto que previamente hay que rellenar los códigos DIR3 pulsando el icono

Al pulsar el icono se abre una ventana pequeña con el titulo de “Centrosadministrativos”. Es aquí donde se van a dar de alta los 3 códigos DIR3 correspondientesal receptor creado. Es decir, si estamos creando el receptor “Ayto Almussafes-Urbanismo”,deberemos indicar los 3 códigos de dicho Centro Gestor.

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A continuación se indican los códigos de todos los centros gestores que se deben crearpulsando el botón , y rellenado la siguiente pantalla con los datos del código DIR3.:

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Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-URBANISMO, los códigos quedaremos de alta serian:

Código Rol Nombre Dirección CP Población Provincia País

GE0000257 Fiscal Oficinacontable

passeig delparc sn

46440 Almussafes Valencia España

GE0000472 Receptor Órgano gestor passeig delparc sn


GE0000773 Pagador Unidadtramitadora

passeig delparc sn


Una vez rellenados estos campos, pulsamos . En la pantalla de Centros Administrativosaparecerá la linea con el código de la oficina contable rellenado. Volvemos a pulsarpara crear el segundo código (órgano gestor), repitiendo el proceso para introducir eltercer código (unidad tramitadora).

Una vez grabados los código DIR3 del Centro gestor hay que pulsar el botónpara guardar el proveedor.

Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-AREA ECONOMICA, los códigosDIR3 serian:

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passeigdel parc sn


GE0000472 Receptor Órganogestor

passeigdel parc sn



passeigdel parc sn


Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-POLICIA, los códigos quedaremos de alta serian:



passeigdel parc sn



passeigdel parc sn



passeigdel parc sn


Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-SECRETARIA, PERSONAL,INFORMATICA Y ARCHIVO, los códigos que daremos de alta serian:



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Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-SERVICIOS SOCIALES, 3ªEDADY MUJER, los códigos que daremos de alta serian:



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passeigdel parc sn


Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-ADL, los códigos que daremos dealta serian:

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passeigdel parc sn



passeigdel parc sn



passeigdel parc sn


Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-COMUNIC Y PARTICCIUDADANA, los códigos que daremos de alta serian:



passeigdel parc sn



passeigdel parc sn



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Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-CULTURA,FIESTAS YEDUCACIÓN, los códigos que daremos de alta serian:



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passeigdel parc sn


Si estamos creando la razón social de Ayto Almussafes-DEPORTES Y JUVENTUD, loscódigos que daremos de alta serian:



passeigdel parc sn



passeigdel parc sn



passeigdel parc sn


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Una vez dados de alta todos los centros gestores, al consultar los receptores nos aparecíande la siguiente forma:

Una vez creados el emisor de la factura y todos los receptores posibles (centros gestoresposibles donde dirigir la factura), se pasa a rellenar los datos propios de la factura.

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Se pulsa el botón del apartado de “detalle de factura” y se abre nueva ventana:

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En descripción se indicará el suministro entregado, la prestación de servicio realizada, obraejecutada, etc. Además de especificarse bien el concepto facturado, habrá de especificarselas unidades, horas, ...a facturar. Si existe contrato adjudicado mediante Resolución dealcaldía o Junta de Gobierno Local, deberá rellenarse la parte de “Otros datos”.

En la pestaña de “Refs. Receptor”, en la casilla “Ref. Contrato”, se indicará “AD n.º xxxx”en el caso de que esta información aparezca en la notificación de la Resolución deadjudicación emitida por el Ayuntamiento.

De igual forma, en la pestaña “Expediente”, en la casilla de “referencia expediente” seindicará el expediente que aparece en la notificación de la resolución de adjudicación como“identificación del expediente”

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Rellenados los datos generales se procede a introducir la parte de “Impuestos”.Pulsando el botón se abre nueva pantalla para rellenar los datos del IVA e IRPF, en sucaso.

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En el caso que la actividad esté exenta de IVA, indicaremos en la casilla de “concepto sinimpuestos” una de las opciones que no sugiere, según los casos. En motivo se indica laregulación por la que está exenta la actividad

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Una vez rellenados todos los campos necesarios para confeccionar la factura, pulsamos elbotón para guardar y nos remitirá a la pantalla principal, apareciendo los datosfacturados.

En el caso de añadir documentos a la factura se aportarán mediante la pestaña “Adjuntos”.Una vez hecha la factura, pulsamos “Guardar borrador” y en este momento la facturaaparecerá en el menú principal como borrador.

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Pulsando el botón “Firmar” aparecerá la siguiente pantalla:

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Seleccionamos el certificado y pulsamos continuar. Tras la firma de la factura, aparecerá enel apartado de “emitidas” del menú principal.

Se selecciona la factura y pulsamos el botón para guardarla en una carpeta y poderadjuntarla cuando nos encontremos en la plataforma de FACe.

Pulsando el botón podemos indicarle dónde guardar la factura y pulsamos “guardar”.

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4. Presentación de factura electrónica en el portal FACE.

Una vez guardada la factura, se tiene que remitir a través del portal FACe: .http://www.face.gob.es/es

“Enviar factura” nos dirige a la siguiente pantalla:

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Cualquiera de las 3 opciones nos llevará a elegir la firma digital que hemos instalado. Trasseleccionar la firma, aparecerá la siguiente pantalla que es desde donde se va a remitir lafactura.

Correo electrónico: se informa del e-mail donde recibir información sobre el estado de lasfacturas en FACe.

Factura: se selecciona el fichero generado en el programa facturae.

Anexos: se adjuntan todos aquellos documentos que asociados a la factura (albaranes,etc...)

Si al enviar la factura aparece un error y el proceso no ha terminado correctamente habráque generar NUEVA FACTURA en el programa facturae. No procede una facturarectificativa puesto que para el Ayuntamiento la factura inicial no llega a registrarse .

Por lo que, ante algunas situaciones, es mejor hacer lo siguiente:

1. En el caso que da error al realizar el envío, grabaremos una nueva factura en elprograma facturae modificando los errores que se nos indique.2. En el caso que la factura ha entrado en el registro pero posteriormente nos damoscuenta que hay algún dato erróneo, grabaremos una factura rectificativa sobre la que seemitió en su día. La factura rectificativa tendrá todos los datos correctos como si se tratasede la primera factura, es decir, no se trata de cambiar solo el dato que está erróneo y quesea una complementaria de la primera. Se trata de dejar sin efecto la primera y dejar cómoválida la segunda (que será “rectificativa”). De este modo, cuando la rectificativa entre en elregistro del Ayuntamiento buscará la factura a la que rectifica y hace referencia, dejándolasin efecto y pasando a tramitarse la “rectificativa”.

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Para hacer la factura rectificativa, se selecciona la factura emitida que se vaya a rectificar yse pulsa botón “rectificar”.

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En número de factura aparece la palabra “Rect-Emit-1” que significa “factura rectificativa dela emitida n.º 1”.

Si la factura a rectificar fuese por ejemplo la 5, nos indicaría “Rect-Emit-5”. Tras modificar lafactura, se guardaría el borrador para posteriormente firmarla. De este modo, esta facturaaparecería en el menú principal como “Rectificativa”.

Se haría el mismo proceso que el descrito en la página 17.

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