manual de caja chica 28 sept última versión · pdf filemanual de normas y...

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDOS DE CAJA CHICA

Página 1 de 41

CÓDIGO:MINDEPORTE/OAF/02/08-09

FECHAVIGENCIA: ACTUALIZACIÓN:

12/09 N°

1

UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECCIÓN: DIRECCIÓN DE FINANZAS

ELABORADO POR: Dirección OyS /ZCh‐mg‐gb

CONFORMADO POR: Directora General OAF /TMG

REVISADO POR: Director General de OSTI /CEP

APROBADO POR: Ministra: VICTORIA MATA



Página 2 de 41



12/09 N°

1







INDICE

Contenido Página Introducción 3

I. Objetivo 3

II. Alcance del Manual 4

III. Unidad Responsable 4

IV. Abreviaturas y Definiciones 4

V. Responsable de la revisión de las normas y de los procedimientos 5

VI. Revisión de las Normas y de los Procedimientos 6

VII. Base Legal y Administrativa 6

VIII. Documentos Aplicables 7

IX. Normas Generales 8

X. Normas Específicas 10

a) De la Constitución de los Fondos de Caja Chica 10 b) Del Manejo de los Fondos 11 c) De la Reposición de los Fondos 17 d) Del Finiquito del Fondo de Caja Chica 18

XI. Lista de Distribución 20

XII. Descripción de los Procedimientos 21

XIII. Anexos 27


Página 3 de 41



12/09 N°

1







INTRODUCCIÓN

La Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información a través de su Dirección de Organización y Sistemas conjuntamente con la Oficina de Administración y Finanzas, Dirección de Finanzas, han elaborado el presente Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica, el cual regulará y controlará el proceso de constitución, manejo, reposición y finiquito de los Fondos de Caja Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, bajo los parámetros establecidos en las presentes normas y procedimientos. El presente Manual es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por las unidades administrativas creadas para tales fines. Tomando en consideración lo señalado, el Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso ejecutado en el Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

I. OBJETIVO

Establecer las normas y estandarizar las actividades del proceso de constitución, manejo, reposición y finiquito de los Fondos de Caja Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, bajo los parámetros establecidos en las presentes normas. Sirviendo a los interesados como guía en la realización de los trámites administrativos al hacer explícito el procedimiento para su gestión estableciendo los procedimientos internos para la ejecución del gasto, bajo criterios de racionalidad, austeridad y transparencia en el uso de los recursos.


Página 4 de 41



12/09 N°

1







II. ALCANCE DEL MANUAL

El Manual de Fondos de Caja Chica, es de observancia general para todas las unidades administrativas del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la materia; y en los términos de las normas contenidas en el presente documento. III. UNIDAD RESPONSABLE

La unidad administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina de Administración y Finanzas a través de la Dirección de Finanzas.

IV. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

A) Abreviaturas:

LOAFSP: Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.

MINDEPORTE: Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

OAF: Oficina de Administración y Finanzas.

OSTI: Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información.

SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.

U.T.: Unidad Tributaria.


Página 5 de 41



12/09 N°

1







B) Definiciones:

Caja Chica: Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines Institucionales; que por su naturaleza no ameritan la elaboración de una Orden de Compra u Orden de Servicio.

Responsable y/o Custodio del Fondo de Caja Chica: El (la) Director (a) General de la unidad administrativa con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le asignan responsabilidades para el manejo, tramitación, control y aprobación de erogaciones en efectivo.

Unidades Administrativas: En las presentes normas y procedimientos, se refiere a la Dirección del Despacho, Despachos de los Viceministros, Direcciones Generales y Oficinas que conforman al Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

Unidad Tributaria: Es el valor del bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al 1º de enero del respectivo ejercicio económico financiero.

V. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS

El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información del presente procedimiento y sus respectivas normas es el (la) Director (a) General de la Oficina de Administración y Finanzas conjuntamente con el responsable del proceso.


Página 6 de 41



12/09 N°

1







VI. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS

El procedimiento deberá revisarse cuando menos una vez al año o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema administrativo y operativo del Ministerio del Poder Popular para el Deporte. VII. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,

publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.147 de fecha 26 de marzo de 2009.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

Decreto 6.265 con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de

Trámites Administrativos publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.891(Extraordinario) de fecha 31 de julio de 2008.

Ley de Presupuesto del ejercicio económico vigente.

Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.781 (Extraordinario) de fecha 12 de agosto de 2005.

Decreto Nº 6.649. Instructivo Presidencial para la eliminación del gasto

suntuario o superfluo en el Sector Público Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.146 de fecha 25 de marzo de 2009.


Página 7 de 41



12/09 N°

1







Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 19 de agosto de 2008, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT).

Providencia Administrativa del SENIAT, mediante la cual se designan a

los Entes Públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial 38.136 de fecha 28 de febrero de 2005.

Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Ministerio de

Economía y Finanzas, Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Vigente en el ejercicio económico financiero.

VIII. DOCUMENTOS APLICABLES

Formulario 1 Constitución del Fondo de Caja Chica

FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/01/08-09

Formulario 2 Adelanto de Efectivo FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/02/08-09

Formulario 3 Ejecución del Fondo de Caja Chica


Formulario 4 Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica


Formulario 5 Reintegro a Funcionarios con Cargo al Fondo de Caja Chica



Página 8 de 41



12/09 N°

1







IX. NORMAS GENERALES

9.1. El (la) funcionario (a) responsable de cada unidad administradora que tenga a su cargo el manejo de un fondo en anticipo podrá autorizar el funcionamiento de uno o más Fondos de Caja Chica.

9.2. El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de hasta

DOSCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.) y su reposición deberá ser tramitada por el funcionario responsable de su manejo, una vez se haya utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado.

9.3. El Fondo de Caja Chica, sólo podrá utilizarse para la adquisición y

cancelación en efectivo de bienes y servicios indispensables para garantizar el funcionamiento de las unidades administrativas del Ministerio, que en razón a su inmediatez deban realizarse y no justifiquen la elaboración de una Orden de Compra o de Servicio.

9.4. Cuando las necesidades de manejo de Caja Chica así lo requieran, los

funcionarios responsables de Fondos de Cajas Chicas depositarán los fondos en una cuenta bancaria a nombre de la respectiva Unidad, la cual se abrirá previa autorización de la Oficina Nacional del Tesoro.

9.5. Los gastos a realizarse con cargo al Fondo de Caja Chica, deben

corresponderse estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas en el Presupuesto de Gastos del Ministerio, correspondientes a la 4.02. Materiales, Suministros y Mercancías; y a la 4.03. Servicios no Personales.

9.6. No podrán ser adquiridos con cargo a los Fondos de Caja Chica, ningún

tipo de artículo y/o equipo, tipificado o que califique como Bien Nacional, cuya imputación presupuestaria se corresponda con la partida 4.04 Activos Reales, en dichos casos, la adquisición debe ser canalizada a través de la Dirección de Administración mediante una Orden de Compra.


Página 9 de 41



12/09 N°

1







9.7. No podrá cancelarse con cargo a los Fondos de Caja Chica, ninguno de los conceptos de viático, por cuanto los mismos deben regirse por lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes aprobado por el Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

9.8. El Fondo de Caja Chica no podrá utilizarse para pagos fraccionados de

compras y/o servicios mayores, que excedan los límites establecidos en las presentes normas.

9.9. Podrán constituirse de manera excepcional, Fondos de Caja Chica para

atender conceptos de gastos específicos, como: viáticos, mantenimiento de vehículos, etc.; en cuyo caso la autorización de la constitución del Fondo será otorgada en Punto de Cuenta, por la (el) Ciudadana (o) Ministra (o); después de lo cual se seguirá el trámite administrativo establecido en las presentes normas.

9.10. La operatividad de estos fondos debe estar en consonancia y contemplar

las normas y procedimientos vigentes en el Ministerio que regulan el desarrollo y niveles de autorización de los gastos asociados a dichos conceptos específicos.

9.11. Los conceptos de gasto relacionados en la Constitución como en la

reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar ajustados a los códigos y conceptos que contempla el Clasificador Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) y vigente en cada ejercicio económico financiero.

9.12. En ningún momento, las unidades administrativas a las cuales se le

autoricen Fondos de Caja Chica deben pretender solapar las funciones de la Dirección de Administración y/o de Servicios Básicos.

9.13. El cierre y finiquito del Fondo de Caja Chica deberán efectuarse en las

circunstancias y bajo los parámetros definidos en las presentes normas


Página 10 de 41



12/09 N°

1







9.14. A los efectos del seguimiento y control, el Funcionario Responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, debe llevar un Expediente que contenga copia de todo el movimiento del Fondo, desde su constitución y manejo hasta su finiquito.

9.15. La Auditoría Interna, de conformidad con sus funciones, practicará

auditorias a los Fondos de Caja Chica cuando lo estime conveniente.

X. NORMAS ESPECÍFICAS

10.1. DE LA CONSTITUCIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

10.1.1. El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.), de las cuales podrán disponer las Unidades Administrativas del Ministerio que lo requieran, previa solicitud debidamente justificada, formulada ante la Oficina de Administración y Finanzas.

10.1.2. A los fines establecidos en el numeral anterior, el funcionario facultado

para formalizar la constitución de los Fondos de Caja Chica, para las unidades administrativas que lo soliciten es el (la) Director(a) General de la Oficina de Administración y Finanzas.

10.1.3. Para los funcionarios responsables de Fondos de Caja Chica deberá

constituirse caución suficiente, otorgada por una empresa bancaria o de seguro, de conformidad con la normativa legal que rige la materia.

10.1.4. Las unidades administrativas del Ministerio que requieran la apertura

de un Fondo de Caja Chica deberán efectuar la solicitud ante la Oficina de Administración y Finanzas, utilizando el Formulario "Constitución de Fondo de Caja Chica", en el cual se debe indicar:

Justificación Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica


Página 11 de 41



12/09 N°

1







Monto solicitado Sub partidas específicas que requiere movilizar

10.1.5. La Dirección de Finanzas, procederá al análisis de la solicitud para su

aprobación. Dicha decisión será notificada por la Oficina de Administración y Finanzas a la Unidad solicitante.

10.2. DEL MANEJO DE LOS FONDOS

10.2.1. El monto máximo de cada factura a cancelar con cargo al Fondo de

Caja Chica no podrá ser superior a VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS (20 U.T).

10.2.2. Los Fondos de Caja Chica que administren Directores (as) Generales autorizados (as) para tal fin, cancelaran gastos para cubrir eventualidades estrictamente institucionales, y el mismo será imputado utilizando como referencia el Clasificador Presupuestario Vigente en cada ejercicio presupuestario.

10.2.3. En el caso que la atención de un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica requiera de adelanto de fondos a funcionarios (as), deberá utilizarse el Formulario "Adelanto de Efectivo", el cual no podrá ser usado para efectuar la reposición del Fondo de Caja Chica; a tal efecto, el gasto deberá justificarse con las facturas y comprobantes respectivos, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la entrega del dinero en efectivo, por parte del Funcionario (a) a quien se le hizo el adelanto de efectivo, ante el Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica.

10.2.4. Los pagos realizados contra el Fondo de Caja Chica deberán estar

amparados por los documentos originales que soportan los correspondientes gastos.


Página 12 de 41



12/09 N°

1







10.2.5. Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soportan la movilización del Fondo de Caja Chica deben estar escritos a máquina o con bolígrafo, en letra legible y en tinta de un solo color, sin tachaduras o enmiendas que puedan poner en duda su contenido o legitimidad; emitidos a nombre del MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL DEPORTE, y colocar el RIF Nº: G-20007493-0; debiendo tener especificado en forma clara el concepto que lo origina, la cantidad y precio total.

10.2.6. Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soporten un

gasto con cargo al Fondo de Caja Chica, deben cumplir con las disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 19/08/08, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, SENIAT, a saber:

a) Requisitos de las Facturas elaboradas en Formatos o Formas

Libres:

1. Contener la denominación "Factura".

2. Numeración consecutiva y única.

3. Número de control pre-impreso en la Factura.

4. Total de los números de control asignados, expresados: "desde el Nº… hasta el Nº…".

5. Nombre y Apellido o Razón Social, domicilio fiscal y número de RIF del

emisor.

6. La expresión "Contribuyente Formal" o "No sujeto al Impuesto al Valor Agregado", según sea el caso.


Página 13 de 41



12/09 N°

1







7. Fecha de emisión constituida por ocho dígitos (DD MM AAAA).

8. Nombre y Apellido o Razón Social, y número de RIF del adquirente del bien o receptor del servicio. (Según lo estipulado en el Numeral 7.4 de las presentes normas)

9. Descripción de la venta o de la prestación del servicio indicando

cantidad y monto.

10. Podrá omitirse la cantidad en prestaciones de servicio que por sus características no pueda expresarse.

11. Si se trata de bienes o servicios exentos o exonerados del IVA, deberá aparecer al lado de la descripción o precio el carácter E, separado de un espacio en blanco y entre paréntesis (E).

12. Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio, descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste.

13. Especificación del monto total de la base imponible, discriminada por

alícuota indicando porcentaje.

14. Especificación del monto exento o exonerado.

15. Especificación del monto del IVA, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje.

16. Indicación del valor total de la venta.

17. Contener la frase "sin derecho a crédito fiscal" en las copias de las

facturas.


Página 14 de 41



12/09 N°

1







18. Constar ambas cantidades en la factura, cuando se trata de operaciones gravadas expresadas en moneda extranjera y su equivalente en bolívares.

19. Razón social y Nº de RIF de la imprenta autorizada, así como la

nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa de autorización.

20. Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8) dígitos.

b) Requisitos de la Factura emitida a través de la Máquina Fiscal:

1. Contener la denominación "Factura".

2. Nombre y Apellido o Razón Social, domicilio fiscal y número de RIF del

emisor.

3. La expresión "Contribuyente Formal" o "No sujeto al Impuesto al Valor Agregado", según sea el caso.

4. Numeración consecutiva y única.

5. Hora y fecha de emisión.

6. Descripción de la venta o de la prestación del servicio indicando

cantidad y monto.

7. Si se trata de bienes o servicios exentos o exonerados del IVA, deberá aparecer al lado de la descripción o precio el carácter E, separado de un espacio en blanco y entre paréntesis (E).

8. La descripción del bien o servicio debe estar separada por un carácter

en blanco de su precio.


Página 15 de 41



12/09 N°

1







9. Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio, descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste.

10. Especificación del monto total de la base imponible, discriminada por

alícuota indicando porcentaje.

11. Especificación del monto del IVA, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje.

12. Constar ambas cantidades en la factura, cuando se trata de operaciones gravadas expresadas en moneda extranjera y su equivalente en bolívares.

13. Indicación del valor total de la venta, precedido de la palabra TOTAL.

14. Logotipo fiscal seguido del Número de Registro de la Máquina Fiscal al

final de la factura en una misma línea, con al menos tres (3) espacios de separación.

10.2.7. Atendiendo a la disposición legal que rige la materia, no se practicará la

retención del IVA cuando se trate de la adquisición de materiales, suministros o servicios no personales a ser pagados con cargo al Fondo de Caja Chica; siempre que el monto de cada operación no exceda de veinte unidades tributarias (20 U.T.).

10.2.8. No se deberán aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea

“Varios” o alguna palabra genérica; ya que ello impide determinar la imputación presupuestaria a la cual se cargará el monto respectivo.

10.2.9. En caso de presentar facturas por concepto de comidas elaboradas,

deben venir acompañadas de una justificación avalada por el Director (a) de la Unidad.


Página 16 de 41



12/09 N°

1







10.2.10. En los casos que el “objeto de la compra” no refleje con claridad la utilidad que se le dará al mismo en función de los intereses institucionales, deberá expresarse al dorso de la Factura o en hoja anexa, la explicación de su uso o utilidad y la Unidad que lo recibe, y estampar la firma del Director (a) General del área correspondiente.

10.2.11. Toda factura, recibo o comprobante deberá estar conformado por el

funcionario responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, tener asentado el sello de la correspondiente Unidad y estar inutilizados con el sello de PAGADO; los mismos se mantendrán archivados temporalmente hasta la fecha de la reposición del Fondo.

10.2.12. Cuando se reintegre a un (a) Funcionario (a) el monto de un gasto

causado para atender intereses institucionales, éste deberá consignar ante el responsable del Fondo de caja Chica la factura respectiva, ajustada a los términos expresados en las presentes normas; y deberá firmar el Formulario "Reintegro a Funcionarios con cargo al Fondo de Caja Chica", como constancia de habérsele reintegrado el monto respectivo.

10.2.13. El (la) beneficiario (a) del reintegro, según lo señalado en el numeral

anterior, podrá autorizar por escrito a otro (a) Funcionario (a), para hacer el retiro del monto en efectivo solicitado, ante el (la) Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica.

10.2.14. Cuando una Unidad, por causas justificadas, no pueda ajustarse a

las partidas presupuestarias autorizadas en la constitución de su Fondo de Caja Chica, deberá tramitar ante la Oficina de Administración y Finanzas las facturas correspondientes, para que sean cancelados dichos gastos a través de la Caja Chica de la citada Oficina o solicitar el reintegro de los mismos.

10.2.15. La movilización de los Fondos de Caja Chica deberán relacionarse en el formulario "Ejecución de Fondos de Caja Chica" debidamente


Página 17 de 41



12/09 N°

1







firmado por el funcionario (a) responsable de su manejo.

10.3. DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS 10.3.1 La reposición del Fondo de Caja Chica será tramitada por el

funcionario responsable de su manejo, una vez que se haya utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado.

10.3.2. Para proceder a la reposición de los Fondos de Caja Chica la unidad

administrativa autorizada para el manejo de Fondos de Caja Chica deberá solicitar ante la Dirección de Finanzas la reposición del fondo a nombre del funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica; y a la misma se anexará:

1. Formulario de "Ejecución de Fondos de Caja Chica"

debidamente llenado y suscrito por los Funcionarios autorizados.

2. Originales de las facturas, recibos y comprobantes que

respaldan el gasto relacionado en el Formulario antes señalado.

3. Formulario "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica"

10.3.3. Las Facturas, recibos y comprobantes utilizados para rendir el gasto causado, con las cuales se solicite la reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar debidamente ordenadas; colocada la justificación respectiva en los casos que lo requieran; firmadas por el funcionario responsable del Fondo; y colocada la imputación presupuestaria a la cual se cargó el gasto.


Página 18 de 41



12/09 N°

1







10.4. DEL FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA

10.4.1. El finiquito del Fondo de Caja Chica deberá efectuarse en dos ocasiones:

a) Al finalizar el ejercicio económico-financiero b) En caso de sustituirse el Funcionario Responsable

10.4.2. A los fines del citado finiquito, el Funcionario (a) Responsable del

Fondo de Caja Chica deberá remitir a la Dirección de Finanzas la documentación mencionada en el numeral 10.3.2 de las presentes Normas, debiendo indicar expresamente, que la solicitud se corresponde con un: FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA.

10.4.3. Si para el momento del Finiquito del Fondo, al preparar el "Estado de

Disponibilidad del Fondo de Caja Chica", existiera un diferencial no gastado, dicho monto deberá depositarse en la Cuenta Corriente de Fondo en Anticipo, cuyo número y Entidad Bancaria será suministrado por la Dirección de Finanzas.

10.4.4. La copia del formulario de depósito validado, firmado y sellado por el

Entidad Bancaria deberá agregarse a la documentación citada en el numeral 10.3.2, para su remisión a la Dirección de Finanzas y darle el cierre definitivo al Fondo.

10.4.5. La Dirección de Finanzas analizará la documentación de soporte del Finiquito del Fondo de Caja Chica y preparará notificación para la firma del (de la) Director(a) General de la Oficina de Administración y Finanzas, informando al Funcionario Responsable del Fondo el resultado de dicho análisis. En caso que dicha rendición no estuviera conforme, el Funcionario Responsable del Fondo deberá subsanar las observaciones formuladas.


Página 19 de 41



12/09 N°

1







10.4.6. Cuando el proceso de Finiquito del Fondo de Caja Chica obedezca a la culminación del ejercicio económico financiero, el cierre deberá efectuarse a más tardar, el 15 de diciembre de cada año; a excepción del Fondo de Caja Chica constituido en la Oficina de Administración y Finanzas que continuará abierto en lo posible hasta el 31 de diciembre, a los efectos de atender eventualidades de las diferentes unidades administrativas del Ministerio.


Página 20 de 41



12/09 N°

1







XI. LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Ministra (o)

Despacho de Ministra (o)

Director (a) General

Dirección del Despacho

Director (a) General Oficina Estratégica de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas


Consultoría Jurídica


Auditoría Interna

Director (a) General Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información

Director (a) General Oficina de Relaciones Interinstitucionales

Director (a) General Oficina de Planificación y Presupuesto

Director (a) General Oficina de Administración y Finanzas

Director (a) General Oficina de Recursos Humanos

Viceministro (a) Despacho de (la) Viceministro (a) de la Actividad Física

Director (a) General Dirección General de Masificación y Desarrollo Deportivo

Director (a) General Dirección General de Actividad física y Recreación

Viceministro (a) Despacho de (la) Viceministro (a) de Deporte de Rendimiento

Director (a) General Dirección General de Formación Deportiva

Director (a) General Dirección General de Alta Competencia


Página 21 de 41



12/09 N°

1







XII. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

XII. a) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Constitución del Fondo de Caja Chica

Entradas del Proceso: Solicitud de Constitución del Fondo

Salidas del Proceso: Pago según sea el caso

CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Unidad Administrativa

Solicitante 1. Determina la necesidad de constitución de un Fondo

de Caja Chica y define el Funcionario designado para su manejo.

2. Llena el Formulario "Constitución del Fondo de Caja Chica" precisando subpartidas presupuestarias que requieren ser utilizadas, monto solicitado y la justificación respectiva.

3. Después de suscrito el Formulario por el nivel de autorización requerido, lo remite a la Oficina de Administración y Finanzas

Oficina de Administración y Finanzas

4. Recibe el Formulario y firma copia a la Unidad Administrativa Solicitante a los efectos de su control y seguimiento.

5. El (la) Director (a) General de la Oficina revisa el Formulario y de haber conformidad suscribe el Formulario en la Casilla correspondiente, ordenando con ello el trámite administrativo que se deriva del mismo.

6. Remite el Formulario a la Dirección de Finanzas. Dirección de Finanzas 7. Recibe el Formulario de Constitución, revisa e

instruye la Inclusión del Funcionario (a) Responsable del manejo del Fondo, en la Póliza de Fidelidad; el Registro de la operación y emisión del cheque.

Dirección de Finanzas/ Grupo de Trabajo

encargado de Póliza de Fidelidad

8. Prepara, solicita suscripción y remisión de Oficio a Empresa de Seguros para incluir Funcionario (a) Responsable del Fondo en Póliza de Fidelidad.

9. Recibida respuesta de inclusión de la Empresa de Seguros, alimenta el expediente respectivo, a los efectos de control.

Dirección de Finanzas/

Grupo de Trabajo encargado de Emisión de

10. Realiza los registros contables y de control que proceden según el tipo de pago.

11. Emite el cheque por el monto de la Constitución del


Página 22 de 41



12/09 N°

1







Pagos Fondo. 12. Ubica las firmas autorizadas que suscriben el cheque. 13. Notifica al Beneficiario (a).

Unidad Administrativa Solicitante

14. Recibe cheque y procede al cobro del mismo. 15. Incorpora copia del cheque al Expediente de control y

seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo.


Página 23 de 41



12/09 N°

1







XII. b) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Reposición del Fondo de Caja Chica

Entradas del Proceso: Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica

Salidas del Proceso: Pago para reponer el Fondo de Caja Chica por la cantidad solicitada

REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Unidad Administrativa

Solicitante 1. Inicia trámite de reposición, al consumirse el

75% del Fondo asignado, a los efectos de que no se agote la disponibilidad del mismo.

2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica y llena los Formularios relacionados con su manejo y reposición. - Ordena Facturas en función de la imputación

presupuestaria. - Llena y suscribe Formulario "Ejecución de

Fondos de Caja Chica". - Llena y suscribe Formulario "Estado de

Disponibilidad del Fondo de Caja Chica". 3. Remite documentos originales a la Dirección de

Finanzas y se queda con copia, para alimentar el Expediente de seguimiento y control que reposa en la Unidad.

Dirección de Finanzas 4. Recibe documentos de Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica, revisa e instruye revisión y registro del gasto.

Dirección de Finanzas/ Grupo de Trabajo encargado de

Emisión de Pagos

5. Recibe y revisa los documentos y trámites realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento de la norma legal y procedimientos internos.

6. Realiza los registros contables y de control que proceden según el tipo de gasto.

7. Emite el cheque por el monto de la Reposición del Fondo.

8. Ubica las firmas autorizadas que suscriben el cheque.

9. Notifica al Beneficiario (a).

10. Recibe cheque y procede al cobro del mismo.


Página 24 de 41



12/09 N°

1








11. Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo.


Página 25 de 41



12/09 N°

1







XII. c) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Finiquito del Fondo de Caja Chica

Entradas del Proceso: Solicitud de Finiquito del Fondo

Salidas del Proceso: Otorgamiento de Finiquito

FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA Unidad Administrativa

Solicitante 1. Inicia trámite de Finiquito del Fondo, atendiendo a

cualquiera de los supuestos establecidos en las presentes normas, para proceder en estos casos.

2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica y llena los Formularios relacionados con su manejo: - Ordena Facturas en función de la imputación

presupuestaria. - Llena y suscribe Formulario "Ejecución de

Fondos de Caja Chica". - Llena y suscribe Formulario "Estado de

Disponibilidad del Fondo de Caja Chica", haciendo la indicación en la casilla Nº 8 del Formulario que se corresponde con el FINIQUITO del Fondo.

3. Remite documentos originales a la Dirección de Finanzas y se queda con copia para alimentar el Expediente de seguimiento y control que reposa en la Unidad.

Dirección de Finanzas 4. Recibe documentos de Solicitud de Finiquito del Fondo de Caja Chica, revisa e instruye revisión y registro del gasto.

Dirección de Finanzas/ Grupo de Trabajo

encargado de Emisión de Pagos

5. Recibe y revisa los documentos y trámites realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento de la norma legal y procedimientos internos.

6. Realiza los registros contables y de control que proceden según el tipo de gasto.

7. Prepara Memorando de Notificación para la firma de Director (a) General de la Oficina de Administración y Finanzas, en el cual se expresa el Finiquito del Fondo o las observaciones que deben ser atendidas por el (la) Funcionario (a) Responsable del mismo.

Oficina de Administración 8. Recibe Memorando de Notificación dirigido al


Página 26 de 41



12/09 N°

1







y Finanzas Funcionario (a) Responsable del Manejo del Fondo de Caja Chica, revisa y de estar conforme firma y remite a la unidad administrativa.


9. Recibe Memorando de Notificación y procede: - En caso de otorgarse el Finiquito, archiva en el

Expediente de seguimiento y control del Fondo de Caja Chica.

- En caso de observaciones, procede a subsanarlas ante la Dirección de Finanzas, hasta que se le otorgue el Finiquito.


Página 27 de 41



12/09 N°

1







XIII. Anexos: “A”

Constitución del Fondo de Caja Chica FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/01/08-09


Página 28 de 41



12/09 N°

1







INSTRUCTIVO PARA SU USO

OBJETIVO: Servir de instrumento para que las unidades administrativas soliciten y sea autorizado por la Oficina de Administración y Finanzas del Ministerio, la constitución de un Fondo de Caja Chica con el objeto de sufragar gastos menores, con cargo a las partidas específicas de su presupuesto de gastos.

GENERALIDADES:

Cómo se llena: En el equipo de computación.

DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO:

Original: Dirección de Finanzas Duplicado: Unidad Solicitante de la constitución del Fondo de Caja Chica.

INSTRUCCIONES DE LLENADO:

1. FECHA: Día, Mes y Año de preparación del Formulario "Constitución de Fondo de Caja Chica".

2. DEPENDENCIA SOLICITANTE: Denominación de la unidad

administrativa que solicita la Constitución de Fondo de Caja Chica.

3. FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DEL MANEJO DEL FONDO: Coloque los datos de identificación solicitados, de Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica.

4. PARTIDAS ESPECÍFICAS Y SUB-ESPECÍFICAS A MOVILIZAR

MEDIANTE EL FONDO DE CAJA CHICA: Asentar el código


Página 29 de 41



12/09 N°

1







correspondiente a cada partida presupuestaria a la cual se estima se imputará el gasto, denominación de la partida presupuestaria.

5. MONTO SOLICITADO PARA LA CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE

CAJA CHICA: Monto total en bolívares fuertes del Fondo de Caja Chica solicitado.

6. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD: Se detalla el motivo por el cual

se requiere la movilización de las partidas señaladas previamente, a través del Fondo de Caja Chica.

7. FIRMA DE FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DEL FONDO DE

CAJA CHICA: Firma autógrafa de funcionario (a) responsable del Fondo de Caja Chica en la Unidad. Día, mes y año de la firma.

8. FIRMA DE DIRECTOR (A) DE FINANZAS: Firma autógrafa de

Director (a) de Finanzas, Día, mes y año de la firma. Sello de la Dirección.

9. FIRMA DE DIRECTOR (A) GENERAL DE OFICINA DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS: Firma autógrafa de Director (a) General de la Oficina de Administración y Finanzas, quién autoriza la constitución del Fondo de Caja Chica. Día, mes y año de la firma. Sello de la Unidad.


Página 30 de 41



12/09 N°

1







“B” Adelanto de Efectivo



Página 31 de 41



12/09 N°

1







INSTRUCTIVO PARA SU USO OBJETIVO:

Servir de instrumento para que las unidades administrativas que tienen bajo su responsabilidad Fondos de Caja Chica; respalden internamente las erogaciones efectuadas para cancelar los gastos, los cuales deberán estar amparados por los correspondientes soportes.

GENERALIDADES:


DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO: Original: Funcionario (a) Responsable del Fondo de Caja Chica. Duplicado: Beneficiario del efectivo.


1. NÚMERO: Número correlativo de control del Formulario, que lleva el

Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica.

2. FECHA: Día, Mes y Año en que se prepara el Formulario "Adelanto de Efectivo".

3. DEPENDENCIA: Denominación de la unidad administrativa a la cual

está adscrito la persona responsable del Fondo de Caja Chica.

4. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA: Apellidos y Nombres de la persona responsable del Fondo de Caja Chica.


Página 32 de 41



12/09 N°

1







5. DATOS DEL ADELANTO DE EFECTIVO: Coloque los datos solicitados relacionados con el adelanto de efectivo que se tramita, con cargo al Fondo de Caja Chica.

6. DATOS DEL SOLICITANTE: Coloque los datos solicitados de la

persona a quien se le hace el adelanto de efectivo.

7. FIRMA DEL FUNCIONARIO (A) SOLICITANTE: Firma autógrafa del beneficiario del efectivo. Día, Mes y Año de la firma.

8. FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA: Firma autógrafa del

funcionario responsable del manejo del Fondo de Caja Chica. Día, mes y año de la entrega del monto. Sello de la Unidad que tiene asignado el Fondo de Caja Chica.

9. ESTADO DE LA JUSTIFICACIÓN DEL ADELANTO DE EFECTIVO:

Cuadros de control y seguimiento del estado de rendición de las facturas que justifican el gasto correspondiente al adelanto de efectivo entregado. Marque con una (X) el estado de la rendición y la fecha respectiva.


Página 33 de 41



12/09 N°

1







“C” Ejecución del Fondo de Caja Chica FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/03/08-09


Página 34 de 41



12/09 N°

1








OBJETIVO:

Servir de instrumento para que el Funcionario (a) Responsable del Fondo de Caja Chica relaciones y controle el uso a los fondos asignados, por cada una de las partidas presupuestarias autorizadas para movilizarlas a través del citado Fondo.

GENERALIDADES:



Original: Dirección de Finanzas Duplicado: Funcionario (a) responsable del Fondo de Caja Chica


1. NÚMERO: Número correlativo de control del Formulario, asignado por responsable del manejo del Fondo de Caja Chica.

2. FECHA DE CORTE: Fecha de corte, hasta la cual se registran facturas

para reposición del Fondo. .

3. DEPENDENCIA: Denominación de la unidad administrativa que prepara la Ejecución de Fondos de Caja Chica.

4. FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA:

Nombres y apellidos del funcionario (a) responsable del Fondo de Caja Chica.


Página 35 de 41



12/09 N°

1







5. RELACIÓN DE COMPROBANTES POR ESPECÍFICA Y PARTIDA

PRESUPUESTARIA: Organice los comprobantes y transcriba los datos solicitados, por partida y específica presupuestaria.

6. TOTAL EJECUCIÓN FONDO DE CAJA CHICA: Obtenga la sumatoria

total de la ejecución del Fondo de Caja Chica, a la fecha de corte establecida, sumando los totales de gastos por partida presupuestaria.


Coloque firma de Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, así como el sello de la Unidad y fecha respectiva.


Página 36 de 41



12/09 N°

1







“D” Estado de Disponibilidad de Caja Chica



Página 37 de 41



12/09 N°

1








OBJETIVO:

Servir de instrumento para reflejar el estado de disponibilidad del Fondo de Caja Chica asignado a una unidad administrativa del Ministerio a una fecha determinada y a los efectos de rendir cuenta del mismo ante la Dirección de Finanzas; tanto para la reposición de los fondos gastados, como para tramitar el finiquito del Fondo de Caja Chica.

GENERALIDADES:



Original: Dirección de Finanzas Duplicado: Unidad responsable del Fondo de Caja Chica


1. NÚMERO: Numeración correlativa asignada por la Unidad responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, al control del Formulario "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica".

2. FECHA DE CORTE: Día, mes y año para el cual se establece el Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica.

3. DEPENDENCIA: Denominación de la unidad administrativa que tiene asignado el Fondo de Caja Chica.

4. MONTO ASIGNADO AL FONDO DE CAJA CHICA: Monto total en

bolívares fuertes autorizado al Fondo de Caja Chica.


Página 38 de 41



12/09 N°

1







5. RESUMEN DEL GASTO POR PARTIDA PRESUPUESTARIA: Coloque

el código, denominación de la Partida Presupuestaria y el monto total gastado. (Tome el monto total gastado por partida presupuestaria, expresado en el numeral 5 del Formulario "Ejecución del Fondo de Caja Chica" - Anexo C).

6. TOTAL FONDO GASTADO: Coloque el monto total del fondo gastado.

(El monto debe coincidir con el expresado en el Formulario "Ejecución del Fondo de Caja Chica").

7. TOTAL FONDO DISPONIBLE: Diferencia entre el monto asignado al

Fondo de Caja Chica (índice 6) y el total del fondo gastado (índice 8) a la fecha del Estado.


Coloque los datos solicitados del Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, Firma, Fecha y Sello de la Unidad.

9. REVISIÓN DEL FORMULARIO: Coloque los datos solicitados del

Funcionario (a) adscrito a la Dirección de Finanzas que revisa y le da conformidad a la reposición del Fondo de Caja Chica.

10. APROBACIÓN DE LA REPOSICIÓN DEL FONDO: Coloque los datos

solicitados y firma de Director (a) de Finanzas, en señal de autorizar la reposición del Fondo de Caja Chica; coloque fecha y sello de la Unidad.


Página 39 de 41



12/09 N°

1







“E” Reintegro a Funcionarios con Cargo al Fondo de Caja Chica



Página 40 de 41



12/09 N°

1








OBJETIVO:

Servir de instrumento para que las unidades administrativas que tienen bajo su responsabilidad Fondos de Caja Chica; justifiquen los reintegros efectuados a Funcionarios (as), los cuales deberán estar amparados por los correspondientes soportes.

GENERALIDADES:



Original: Funcionario (a) Responsable del Fondo de Caja Chica. Duplicado: Beneficiario del efectivo


1. NÚMERO: Número correlativo de control del Formulario, que lleva el Funcionario (a) responsable del Fondo de Caja Chica.

2. FECHA: Día, Mes y Año en que se prepara el Formulario "Adelanto de

Efectivo".

3. DEPENDENCIA: Denominación de la unidad administrativa a la cual está adscrito la persona responsable del Fondo de Caja Chica.

4. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA: Apellidos y Nombres

de la persona responsable del Fondo de Caja Chica.


Página 41 de 41



12/09 N°

1







5. DATOS DEL REINTEGRO EN EFECTIVO: Coloque los datos solicitados relacionados con el reintegro de efectivo que se tramita, con cargo al Fondo de Caja Chica.

6. DATOS DEL FUNCIONARIO (A) SOLICITANTE: Coloque los datos

solicitados de la persona a quien se le hace el reintegro de efectivo.

7. AUTORIZADO A COBRAR: En caso que se autorice a otro Funcionario (a) a retirar el dinero del reintegro, coloque los datos del Funcionario (a) autorizado a cobrar.

8. FIRMA DEL FUNCIONARIO (A) RECIBE EL REINTEGRO EN

EFECTIVO: Firma autógrafa del Funcionario (a) que recibe el reintegro en efectivo. Día, Mes y Año de la firma.

9. FIRMA DEL FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA:

Firma autógrafa del funcionario responsable del manejo del Fondo de Caja Chica. Día, mes y año de la entrega del monto. Sello de la Unidad que tiene asignado el Fondo de Caja Chica.

manual de caja chica 28 sept última versión · pdf filemanual de normas y...

Documents