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Manual de Aviso de Embarque - Vale

© Quadrem International Ltd.

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Versão Data da modificação

Modificado por Comentários

1.0 10/03/2008 Lorena Araújo Versão inicial 2.0 14/04/2008 Lorena Araújo Revisado conforme

solicitação da Quadrem

3.0 16/10/2008 Lorena Araújo Atualizações Supply Centre

4.0 11/11/2008 Miriã Fernandes Atualizado conforme solicitação Quadrem.

5.0 23/01/2008 Miriã Fernandes Atualização inf. transportadoras

6.0 27/02/2009 Ellen Ramos Atualizado conforme solicitação Quadrem.

7.0 19/03/2009 Ellen Ramos Atualizações Supply Centre

8.0 15/04/2009 Ellen Ramos Revisão Quadrem 9.0 22/06/2009 Ellen Ramos Revisão Quadrem


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também regido pelo seu acordo de usuário do portal.


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INDICE

1. COMO PROCURAR UM DOCUMENTO.................................................................................................... 5

2. COMO CRIAR UM AVISO DE EMBARQUE............................................................................................. 7

2.1 INFORMAÇÕES GERAIS.............................................................................................................................. 9 2.1.1 Cabeçalho....................................................................................................................................... 10 2.1.2 Detalhes .......................................................................................................................................... 10 2.1.3 Rodapé ............................................................................................................................................ 11

2.2 INFORMAÇÕES DOS PARTICIPANTES ........................................................................................................ 12 2.3 TERMOS DE ENTREGA ............................................................................................................................. 13

3. SUBMETER O AVISO DE EMBARQUE .................................................................................................. 14

4. RESPOSTA DO AVISO DE EMBARQUE................................................................................................. 17

4.1 VISUALIZAR RESPOSTA DO AVISO DE EMBARQUE .................................................................................. 17

4. CANCELAR UM ASN ................................................................................................................................ 21

5. REMOVER ASN DA MINHA ÁREA DE TRABALHO............................................................................ 25

6. CONTRATO VALE COM AS TRANSPORTADORAS ............................................................................ 26

6.1. INFORMAÇÕES GERAIS........................................................................................................................... 26 6.2. TIPOS DE TRANSPORTE........................................................................................................................... 26 6.3. TIPOS DE CARROCERIA........................................................................................................................... 27 6.4. TIPOS DE CARGA .................................................................................................................................... 28

7. ATENDIMENTO QUADREM................................................................................................................... 29


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1. COMO PROCURAR UM DOCUMENTO

Na barra de comandos, selecione Procurar e a opção “Documento”.


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Na tela de “Procurar” realizar a busca conforme abaixo. - Tipo de Documento: Selecionar Ordem de Compra - Status: Selecionar Ativo (Caso não encontre a ordem ativa, deve haver uma Alteração

de Ordem e o ASN deverá ser criado por esta Alteração após aceita) - Status do Processamento: Selecionar Respondido (Só é possível criar um ASN para

pedidos aceitos). - Procurar data inicial: Incluir uma data inicial para pesquisa - Procurar data final: Incluir uma data final para pesquisa Após preencher os campos informados, clique no botão Procurar.

1. Realizar o filtro da pesquisa 2. Clique em

Procurar


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2. COMO CRIAR UM AVISO DE EMBARQUE

Após a sua busca listarão todos os pedidos conforme a tela abaixo. Para criar um Aviso de Embarque, o fornecedor deverá selecionar o pedido e clicar no

botão Aviso de Embarque, na parte inferior da tela.

Observações Importantes:

1. Selecione o pedido que deseja criar um Aviso de Embarque

2. Clique no botão Aviso de Embarque

1. Um Aviso de Embarque pode conter várias NFs e várias Pedidos, desde que todas tenham mesmo local

de entrega;

2. Se for faturado mais de um pedido em uma Nota Fiscal terá que buscar por intervalo de data e correr as

páginas até localizar os pedidos faturados na Nota Fiscal, para criar um único Aviso de embarque;

3. O Incoterms deverá ser EXW ou FCA, isto é, para pedidos nos modelos que são pagos pela Vale. Para os

demais como CIP e CIF, modelos que são pagos pelo próprio fornecedor, o fornecedor deverá solicitar

coleta pelo site da transportadora.

Caso o contrato do fornecedor seja um dos modelos pagos pela VALE (EXW ou FCA) e o pedido vier com a

informação errada, deverá abrir chamado no Call Center para que seja autorizada a coleta e seja feita a

correção do contrato no Oracle, para que os futuros pedidos deste contrato já apareçam com o modo de

frete correto;

4. Apesar do campo “Notes”, do Aviso de Embarque, ser um campo texto (livre) os símbolos de maior (>)

e menor (<) não poderão ser utilizados, pois os mesmos invalidam o documento, fazendo com que a

transportadora não o receba;

5. A Vale poderá rejeitar a Nota Fiscal se o total de itens faturados ultrapassar a quantidade total solicitada na Ordem de Compra.

6. Para itens de serviço não deverá ser criada ASN. A criação deverá ser realizada apenas para itens de material.


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Clique no botão Confirmar para criar Aviso de Embarque para todos os itens.

Caso queira remover algum item selecione a linha e clique no botão Remover item(ns)

selecionados. O Aviso de Embarque só poderá ser submetido somente se contiver itens.

Ao criar um ASN a partir de uma Change Order (Alteração de Ordem), onde um item foi

cancelado e conseqüentemente o valor da quantidade ficou como “0”, o fornecedor deverá

excluir o item que estiver com a sua quantidade zerada para que o ASN não seja rejeitado com o

erro:

Linha de Quant. Atendida... (Em Branco).

1. Selecione os itens do Pedido que deseja remover

3. Clique no botão Confirmar

2. Clique no botão Remover item(ns) selecionados

Visualize nesses campos o incoterm e o destino de cada item.


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Na página Relatório de Aviso de Embarque possuirá uma barra de comandos com as opções:

1. Informações Gerais

2. Informações dos Participantes

3. Termos de Entrega

2.1 Informações Gerais

A página Informações Gerais dividi-se em três partes:

1. Cabeçalho

2. Detalhes

3. Rodapé

1. Cabeçalho

2. Detalhes

3. Rodapé

Barra de Comandos


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2.1.1 Cabeçalho

Os campos obrigatórios para preenchimento são:

1. Data Estimada de Coleta: Data que a transportadora poderá coletar o material da empresa

fornecedora. (A data de coleta deverá ser no mínimo, o dia seguinte, pois a DATA ESTIMADA DE

COLETA é sempre às 18h.)

2. Data Estimada de Chegada: Data de entrega na Vale de acordo com a data de entrega do

pedido. Caso haja no mesmo pedido mais de uma data de entrega, o fornecedor deverá

preencher a primeira data de entrega.

3. Tipo de Transporte: Selecionar o transporte adequado para a coleta do material. A

dimensão da carga não pode ultrapassar a capacidade do transporte escolhido.

4. Tipo de Carga: Selecionar Fracionada (Para os casos em que o material ocupar até 80% da

capacidade do transporte.)

5. Valor do Transporte: Valor total da Nota Fiscal.

6. ASN Final: Selecionar “Y” se esse for o último aviso de embarque para esse pedido e “N” se

não for.

2.1.2 Detalhes

Nesta tela o fornecedor deverá preencher os campos:

- Tipo de Embalagem: Tipo de embalagem (obrigatório)

- Quantidade Enviada: Informar a quantidade que deverá ser coletada/entregue. A quantidade

deve igual a quantidade que consta na Nota Fiscal.


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2.1.3 Rodapé

Todos os campos são obrigatórios: - Quantidade total de volumes

- Comprimento total (cm)

- Largura Total (cm)

- Altura Total (cm)

- Volume Total (Altura x Largura x Comprimento) em m3

- Peso Bruto Total (Kg)

OBS.: Os campos “Comprimento total (cm), Largura Total (cm), Altura Total (cm) e Volume

Total (Altura x Largura x Comprimento) em m3”.

Conversão de cm para m3:

Para se converter de cm para m3 utiliza a regra abaixo:

Multiplique as medidas em cm e após o resultado dividir por 1.000.000.

Exemplo: 60cm x 40cm x 30 cm = 72.000 cm3/1.000.000 = 0,072 m3


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2.2 Informações dos participantes

Informações da empresa compradora e da empresa fornecedora. Estas informações não poderão

ser alteradas.

Os dados cadastrais que aparecem no campo “Fornecedor” é o da matriz, caso o material esteja

em outro local para coleta, o fornecedor deverá utilizar o campo “Origem” para informar o local

correto de coleta.

Informações do Comprador

Informações da matriz do fornecedor

Caso o CNPJ de faturamento não seja igual ao CNPJ que

consta nas informações do

fornecedor, preencher aqui com os dados da filial que faturou o

pedido


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2.3 Termos de Entrega

Informações direcionadas aos termos de entrega do material.

Somente verificar com o fornecedor se os campos abaixo estão preenchidos corretamente:

- Outros códigos de termos de entrega: Tipo de frete. Ex.: FCA (fornecedor entrega na

transportadora) ou EXW (transportadora coleta no fornecedor).

- ID do transportador: Selecione a transportadora que irá coletar o material.

- Se o fornecedor informar que entregará o material na transportadora (FCA), mas nos termos de entrega está EXW, o mesmo deverá informar no campo Instruções de Embarque.

Selecione a transportadora que irá realizar a coleta do material


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3. SUBMETER O AVISO DE EMBARQUE

Após o preenchimento de todos os campos obrigatórios, clique em “Submeter” para enviar seu Aviso de Embarque para a transportadora.

A Seguinte mensagem surgirá:

Se SIM -> O portal vai disponibilizar um documento em formato PDF, após visualizá-lo, é

necessário salvar em seu computador para posteriormente imprimir o documento.

Se NÃO -> Surgirá a mensagem “ Você gostaria de criar a INVOICE a partir deste ASN agora?”


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Observações Importantes:

Após emitir o ASN, surgirá a última mensagem:

Ao criar um Aviso de embarque (ASN) o Supply Centre também irá sugerir que seja enviada uma INVOICE (Nota Fiscal Eletrônica). Vantagens de enviar a INVOICE: 1. Sua Nota Fiscal será validada pela Vale antes de ser despachada pra transportadora; 2. Não precisa esperar a transportadora digitar sua Nota Fiscal, basta informar que a INVOICE já foi aprovada; 3. Caso não seja aprovada (ver Invoice Response), onde poderá corrigir sua Nota Fiscal antes de entregar. O Manual esta disponível no Supply Centre na Sua área de trabalho ir em Noticias e Alertas Quadrem, clicar em "Atenção Fornecedor! Novas versões dos manuais por comprador e por tipo de documento", baixe o Manual de Fatura Vale. Para um treinamento completo de como preencher sua Invoice corretamente, entre em contato com o Suporte ao Fornecedor.


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Status do Processamento do aviso de Embarque

Status Sent

ASN criado e enviado a transportadora

Status Updated

Se um ASN estiver com os status Sent, BeingSubmitted ou InProcess e outro ASN for criado, o

primeiro terá seu status alterado para Updated.

Obs.: O status Updated não significa ASN cancelado, somente que foi enviado outro ASN para

os demais itens do pedido.

Status Replaced

Se um ASN estiver com status Pending e outro for criado, o primeiro terá seu status alterado

para Replaced.

Status ToBeDeleted

Se um ASN criado de uma PO/CO estiver com status Pending e chegar uma nova CO (associada

a esse documento), o status será alterado para ToBeDeleted.

Essa alteração de status também acontece com as OR (Resposta da Ordem) e Invoices (Faturas)


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4. RESPOSTA DO AVISO DE EMBARQUE

4.1 Visualizar Resposta do Aviso de Embarque

Após a transportadora responder o ASN, retornará a Resposta do Aviso de Embarque para o

fornecedor. Se não receber o ASN_APR em 30 minutos, entrar em contato com o Call Center

para abrir chamado.

Para visualizar a Resposta do Aviso de Embarque, o fornecedor deverá pesquisá-la em “Procurar

> Documento” ou localizar resposta, ainda não visualizadas, na área de trabalho.

Informações Importantes: só deverá enviar a mercadoria após verificar o ASN – APR (ASN com status Planned). Pesquisa:

Selecione em Tipo de Processamento a opção “Resposta do Aviso de Embarque Avançado”.

Se desejar estabelecer um período, preencha os campos “Procurar data inicial e Procurar data final”. Em seguida, clique em “Procurar”


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Listará todas as Respostas dos Avisos de Embarque. Selecione a resposta desejada.

Lista de Respostas de Aviso de Embarque Avançado


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Visualizar ASN-APR na Área de Trabalho:

Após clicar no link “Resposta do Aviso de Embarque”, o Portal listará todas as Respostas dos Avisos de Embarque. Selecione a resposta desejada:


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Status das Respostas dos Avisos de Embarque:

Na Resposta do Aviso de Embarque, o fornecedor deverá verificar as observações do

transportador em “Informações Gerais”.

Se este campo estiver com a Resposta Reject, o fornecedor deverá criar outro Aviso de

Embarque corrigindo o que está incorreto.

Verificar se a Resposta

Erro que ocorreu ao preencher o Aviso de Embarque

Planned: ASN Aprovado pela transportadora

O documento com status planned autoriza o fornecedor a despachar a mercadoria, no caso do tipo de frete ser FCA e a aguardar a coleta, se for EXW.

Rejected: ASN Rejeitado pela transportadora O documento com status rejected informa que o ASN foi rejeitado e que o fornecedor deverá verificar o erro e corrigi-lo, se possível. Se não for possível corrigir, o fornecedor deverá contatar o Call Center com o número do pedido, número do ASN e abrir um chamado.

Received: ASN Coletado/ Recebido pela transportadora O documento com status received informa que o ASN já foi coletado no fornecedor e/ou que o fornecedor já entregou na transportadora.


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4. CANCELAR UM ASN

Para pesquisar um ASN que já foi enviado, o fornecedor deverá pesquisá-lo em “Procurar >

“Documento”.

Selecione em Tipo de Processamento a opção “Aviso de Embarque” e em status do

processamento a opção ”Enviado”.

Se desejar estabelecer um período, preencha os campos “Procurar data inicial e Procurar data

final”.

O aviso de embarque só poderá ser cancelado antes de receber o ASN_APR (Aprovação do ASN)

da transportadora.

Listará os Avisos de Embarque que foram enviados.

Selecione o aviso de embarque que deseja cancelar, clicando no número do ASN.

Após a seleção dos critérios, clique em “Procurar”


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Clicar em “Cancelar Aviso de Embarque”

Ao clicar em “Cancelar Aviso de Embarque, aparecerá a mensagem abaixo. Clique em “Ok” para

prosseguir com o cancelamento do ASN.

Lista dos Avisos de Embarque enviados.

Clique em “Cancelar Aviso de Embarque”


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Para informar o motivo do cancelamento, selecione a aba “Termos de Entrega”.

Clique em “Termos de entrega” para inserir o motivo do cancelamento.


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Após preencher o campo “Motivo do cancelamento”, clique em “Submeter” para enviar o

cancelamento do aviso de embarque.

Ao clicar em “Submeter” a confirmação abaixo será mostrada na tela:

Se SIM -> O portal vai disponibilizar um documento em formato PDF, após visualizá-lo, é

necessário salvar em seu computador para posteriormente imprimir o documento.

1º Escolha o motivo do cancelamento.

2º Clique em “Submeter” para enviar o cancelamento do ASN.


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5. REMOVER ASN DA MINHA ÁREA DE TRABALHO

O Portal vai disponibilizar todas as Respostas dos ASN’s (ASN Response).

1. Acesse o link “Resposta do Aviso de Embarque”.

2. Para o ASN ser retirado da área de trabalho, basta acessá-lo clicando no link azul (número do ASN).


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6. CONTRATO VALE COM AS TRANSPORTADORAS

6.1. Informações Gerais

Antes de gerar um Aviso de Embarque, o fornecedor deverá verificar a transportadora e os locais de entrega de cada item.

• A transportadora que esta integrada e recebe os Avisos de Embarque de material é a

Della Volpe.

• Para solicitações de coletas de cargas especiais (quando as dimensões da carga exceder

uma carreta) a transportadora indicada pela Vale é a Transpesminas, deverá realizar o

fluxo manual, ou seja, ligar para Jader Medeiros nos telefones 31 4009-0213 / 31 9956-

5028 ou através do e-mail [email protected] solicitando a coleta do

material. O contrato de transporte rodoviário de cargas especiais com a Transpesminas é

um contrato corporativo, que abrange todas as regiões do país onde o grupo VALE atua,

do Sistema Sul ao Sistema Norte.

• O contrato de transporte rodoviário de Carga Fracionada e Lotação para Abastecimento

de Armazéns e atendimento aos requisitantes de itens não estocáveis, transportados em

veículos de carga seca abrangem as unidades da VALE e Coligadas (FCA, Hispanobras,

CPBS, MOP, FNS e SALOBO ).

6.2. Tipos de Transporte

Conforme contrato com a Vale segue as dimensões e limite de peso acordados para caca tipo de

transporte.

a. Utilitário: Veículo de pequeno porte com carroceria.

Altura: 2,30

Largura: 1,00

Comprimento: 1,50

Peso: 1 tonelada

b. Toco: Veículo de tamanho intermediário a um utilitário e um truck.

Altura: 2,90

Largura: 2,40


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Comprimento: 6,00

Peso: 6 toneladas

c. Truck: Nome dado ao caminhão que possui dois eixos traseiros, sendo um deles o de

tração motriz, e rodagem dupla. O eixo de tração motriz é aquele que recebe a força do motor e

a transmite às rodas.

Altura: 2,90

Largura: 2,40

Comprimento: 6,00

Peso: 14 toneladas

d. Carreta: Veículo formado por um cavalo mecânico que puxa um semi-reboque. O cavalo

mecânico é a parte da frente onde ficam o motor e a cabine. O semi-reboque é um veículo que

se movimenta articulado e apoiado no cavalo mecânico.

Altura: 2,90

Largura: 2,40

Comprimento: 12,00

Peso: 27 toneladas

e. Bi-trem: Veículos que carregam 2 baús conjugados.

Altura: 2,90

Largura: 2,40

Comprimento: 12,00

Peso: 40 toneladas

6.3. Tipos de Carroceria

a. Indiferente

b. Sider: possui as mesmas vantagens da carroceria do tipo baú, além da vantagem de

possibilitar o carregamento e descarregamento pelas laterais.

c. Graneleira: Veículo de carroceria aberta que possui as laterais mais altas (são 2

"camadas" da madeira lateral da carroceria, uma sobre a outra, ficando mais alta a lateral).

Alguns chamam de veículo aberto com grade alta.

d. Baú: usadas com as mesmas finalidades da carroceria aberta comum. Porém, o baú

oferece maior proteção a carga, por se tratar de uma carroceria fechada.


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e. Aberta: usada para transportar vários tipos de produtos.

6.4. Tipos de Carga

- Tipo de Carga:

a. Lotação: Caracteriza-se por um volume único de carga (por pesagem ou cubagem) que

ocupa 80% ou mais da capacidade nominal de um veículo convencional, compreendendo uma

coleta e o transporte de um único CNPJ origem para único CNPJ destino. Exemplos:

- Truck – Capacidade nominal 14 tons (acima de 11,2 tons = LOTAÇÃO)

- Carreta – Capacidade nominal 27 tons (acima de 21,6 tons = LOTAÇÃO)

Prazo de entrega: 24hs úteis (1 dia) – coleta / expedição + 500 kms / dia de entrega.

b. Fracionada: Caracteriza-se pela carga cujo volume é inferior a 80% da capacidade

nominal de um veículo, sendo normalmente consolidada no depósito da transportadora com

outras cargas fracionadas para serem transportadas para os almoxarifados ou aos usuários.

- Truck – Capacidade nominal 14 tons (abaixo de 11,2 tons = FRACIONADA)

- Carreta – Capacidade nominal 27 tons (abaixo de 21,6 tons = FRACIONADA)

Prazo de entrega: 72hs úteis (3 dias) – coleta / consolidação / expedição +500 Kms/dia

de entrega.

- Somente será gerado Aviso de Embarque para os pedidos da VALE que foram enviados após o

dia 23 de julho de 2007.


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7. ATENDIMENTO QUADREM

Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de

atendimento 0800-604-7171 ou e-mail para [email protected], de segunda à sexta-feira das

8h às 18h.

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