manual de auditoria interna audit

5/26/2018 Manual de Auditoria Interna Audit

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Manual de auditoria interna


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PRESIDENTE DO FNDEDaniel Silva Balaban

AUDITOR-CHEFEGil Pinto Loja Neto

Coordenador - COORIJos Warren Bizinotto

Diviso de Controle InternoCssio Maurlio Batista Souza

Diviso de Auditor ia de ProgramasValdecy Mendes Muniz

Diviso de Apoio Tcnico AdministrativoLuciane Franco

Equipe Tcnica

Paulo Roberto dos Santos GuimaresEliane Gonalves do Nascimento

Lindalva Cunha FreitasClaudio Fidelis Ramos

ColaboradoresSuzana Verissimo (Assessora de Comunicao Social)

Juliana Henriques e Silva (Analista WEB da CGETI)


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Agradecemos a inestimvel contr ibuiodos servidores, colaboradores e

estagirios da Auditoria Interna do FNDE.Sem o empenho de todos, no teria sido

possvel a realizao deste trabalho.


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SUMRIO

I. Apresentao ___________________________________________________________ 5

II. Organograma __________________________________________________________ 6

III. Das atividades da Auditoria Interna________________________________________ 7

IV. Dos documentos utilizados pela Auditoria Interna ___________________________ 8

Captulo I: Do planejamento _______________________________________________ 10

1. Da importncia da etapa do planejamento _______________________________________ 10

2. Das rotinas do planejamento __________________________________________________ 10

2.1 Aes da Coordenao de Acompanhamento e Orientao (COORI) ________________ 11

2.2 Aes do chefe de diviso __________________________________________________ 11

2.3 Do coordenador de equipe de auditoria ________________________________________ 122.3.1 Aes do coordenador de equipe ________________________________________ 12

2.4 Das equipes de auditoria ___________________________________________________ 13

2.4.1 Aes dos servidores que compem a equipe de auditoria____________________ 13

2.5 Aes da Diviso de Apoio Tcnico-Administrativo (DIATA)________________________ 13

Captulo II: Da auditoria de programas_______________________________________ 15

1. Da execuo do trabalho em campo ____________________________________________ 15

2. Das rotinas do trabalho em campo _____________________________________________ 16

2.1 Do coordenador de auditoria em campo _______________________________________ 16

2.2 Da equipe de auditoria em campo ____________________________________________ 17

2.3 Dos procedimentos para situaes especiais em campo __________________________ 18

2.3.1 Fatos inesperados de gravidade_________________________________________ 18

2.3.2 Exposio excessiva imprensa ________________________________________ 18

2.3.3 Necessidade de alterao da amostra ____________________________________ 19

Captulo III: Do controle interno ____________________________________________ 20

1. Da finalidade do controle interno_______________________________________________ 20

2. Das rotinas do trabalho interno ________________________________________________ 20

2.1 Do coordenador de equipe interna ____________________________________________ 202.2 Da equipe de controle interno________________________________________________ 21

2.3 Dos procedimentos de gesto operacional _____________________________________ 22

2.3.1 Situao ideal em gesto operacional ____________________________________ 23

2.3.2 Cumprimento de metas ________________________________________________ 24

Captulo IV: Do relatrio de auditoria ________________________________________ 26

1. Da importncia de um relatrio bem elaborado ___________________________________ 26

2. Das rotinas de elaborao do relatrio __________________________________________ 26

2.1 Do prembulo ____________________________________________________________ 26

2.2 Do histrico ______________________________________________________________ 27

2.3 Do desenvolvimento _______________________________________________________ 27


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2.3.1 Da descrio ________________________________________________________ 27

2.3.2 Da informao _______________________________________________________ 27

2.3.3 Da constatao ______________________________________________________ 28

2.3.4 Do fato _____________________________________________________________ 282.3.5 Da evidncia ________________________________________________________ 28

2.3.6 Da manifestao do gestor _____________________________________________ 28

2.3.7 Da anlise da equipe__________________________________________________ 29

2.4 Da concluso ____________________________________________________________ 30

2.5 Da recomendao_________________________________________________________ 30

2.6 Do encaminhamento_______________________________________________________ 30

3. Cuidados na elaborao do relatrio ___________________________________________ 30

3.1 Formatao do texto_______________________________________________________ 31

3.2 Utilizao de modelo atualizado ______________________________________________ 313.3 Fundamentao das constataes____________________________________________ 31

3.4 Uso de linguagem clara, concisa e adequada ___________________________________ 31

3.5 Cuidado com o aproveitamento de textos de relatrios anteriores ___________________ 36

3.6 Incluso de fotografias no corpo do relatrio ____________________________________ 37

4. Dos papis de trabalho _______________________________________________________ 37

Captulo V: Dos prazos e procedimentos_____________________________________ 41

1. Base legal __________________________________________________________________ 41

2. Aes da auditoria interna ____________________________________________________ 42

3. Abrangncia e extenso dos exames na OS______________________________________ 42

4. Atendimento de NA, SA e diligncias ___________________________________________ 42

4.1 Da manifestao intempestiva _______________________________________________ 43

5. Planejamento e execuo dos trabalhos de auditoria ______________________________ 44

6. Relatrio de auditoria ________________________________________________________ 44

Captulo VI: Das disposies gerais_________________________________________ 47

1. Das tcnicas de auditoria _____________________________________________________ 47

2. Dos tipos de entrevistas ______________________________________________________ 48

2.1 Dicas para uma boa e eficiente entrevista ______________________________________ 493. Obteno de evidncias ______________________________________________________ 50

3.1 Critrios para obteno de evidncias _________________________________________ 50

3.1.1 Natureza da evidncia. Fsicas ou materiais _______________________________ 51

3.1.2 Natureza da evidncia. Testemunhais ____________________________________ 51

4. Impropriedades e irregularidades ______________________________________________ 51

4.1 Impropriedades ___________________________________________________________ 52

4.2 Irregularidades ___________________________________________________________ 52

4.3 Deteco________________________________________________________________ 52

4.4 Apurao________________________________________________________________ 52

5. Recomendao. Regras bsicas/regra de ouro ___________________________________ 53


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5.1 O que recomendar quando da evidncia de fatos tipificados como prejuzo?___________ 53

5.1.1 Situao 1__________________________________________________________ 53

5.1.2 Situao 2__________________________________________________________ 54

5.1.3 Situao 3__________________________________________________________ 545.1.4 Situao 4__________________________________________________________ 54

5.1.5 Situao 5__________________________________________________________ 54

5.2 Recomendaes que no devem constar do relatrio (definies gerenciais internas) ___ 55

5.3 Recomendaes que no devem constar do relatrio (incuas)_____________________ 55

V. Atualizao do Manual de Auditoria_______________________________________ 57

1. Da obrigatoriedade de cumprimento ____________________________________________ 57

VI. Referncias bibliogrficas ______________________________________________ 58


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I APRESENTAO

O Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educao (FNDE) vem, no decorrer do ltimo quadrinio,atuando como instrumento de execuo da nova poltica educacional brasileira, assegurando o atendimento

aos diversos nveis que compem a educao bsica, nos termos da Lei de Diretrizes e Bases da EducaoNacional.

Nesse contexto, medidas foram adotadas com o intuito de promover o fortalecimento institucional ea modernizao gerencial da autarquia, com redesenho de processos e efetivao do planejamentoestratgico, bem comopara dar maior agilidade aos procedimentos, melhorando desempenhos e ampliandoos recursos das aes de governo na educao.

O trabalho da unidade de Auditoria Interna consiste nasatividades de controle interno, exercidas pormeio de avaliao independente da conformidade de gesto e do assessoramento alta administrao,alm da qualidade de desempenho das reas em relao s atribuies e aos planos, s metas, aosobjetivos e s polticas definidas pela entidade.

A uniformizao dos procedimentos e dos trabalhos utilizados nas atividades de controle vai almdo aspecto meramente operacional, envolvendo a prpria imagem da instituio junto ao pblico; visando abusca dessa padronizao, iniciou-se a realizao deste trabalho.

Assim, este manual tem por finalidade normatizar a sistematizao estrutural e operacional dostrabalhos de auditoria, a definio de conceitos e de diretrizes gerais, bem como o estabelecimento dosprocedimentos aplicveis a cada situao. , pois, dinmico e sujeito a atualizaes, razo pela qual notem a pretenso de esgotar o assunto, muito menos tolher a criatividade dos servidores na elaborao denovas rotinas de trabalho. Visa, sobretudo, contribuir para um melhor desempenho e uniformidade nasaes de controle da autarquia.


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II ORGANOGRAMA

AUDIT= Unidade de Auditoria Interna vinculada administrativamente ao Conselho Deliberativo do FNDE.No exerccio de suas atribuies, compete-lhe examinar a conformidade dos atos de gesto oramentrio-financeira, patrimonial, de pessoal e, especificamente, sobre a regularidade dos controles internos eexternos, alm de orientar quanto observncia da legislao, realizar inspees regulares dos programase projetos da autarquia, promover o atendimento s solicitaes dos rgos de controle interno e externo, edemais atividades previstas no atual Regimento Interno do FNDE.

COORI = Coordenao de Orientao e Acompanhamento. Unidade da AUDIT responsvel pelaorientao, coordenao e superviso das atividades desempenhadas pela Auditoria Interna, competindo-lhe, dentre outras atribuies, estabelecer critrios visando elaborao do Plano Anual de AuditoriaInterna (PAINT), definir procedimentos com vistas a aprimorar procedimentos e fluxos operacionais internos,e elaborar o Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT).

DIATA= Diviso de Apoio Tcnico-Administrativo. Unidade da AUDIT responsvel por receber, registrar econtrolar toda a documentao no mbito da Auditoria Interna, competindo-lhe, dentre outras atividades, aorganizao do arquivo dos documentos recebidos e expedidos pela Auditoria Interna, bem como ainstruo, a distribuio e o encaminhamento de todas as solicitaes e justificativas decorrentes dediligncias/fiscalizaes feitas s reas e/ou entidades beneficiadas com recursos do FNDE.

DICIN = Diviso de Controle Interno. Unidade da AUDIT responsvel, dentre outras atribuies, pelocontrole dos atos e fatos administrativos praticados no mbito da autarquia; pelo registro eacompanhamento das solicitaes de fiscalizao/auditorias dos rgos de controle interno e externo; pelamanifestao a respeito do relatrio de gesto e prestao de contas anual do FNDE e a respeito dosprocessos de tomada de conta especial; pelo acompanhamento e controle do cumprimento dasrecomendaes decorrentes de auditorias.

DIVAP= Diviso de Auditoria de Programas. Unidade da AUDIT responsvel, dentre outras atribuies, porfiscalizar e auditar os atos e fatos decorrentes da execuo das aes, programas e projetos afetos aoFNDE, praticados pelas entidades beneficirias dos recursos transferidos pela autarquia; proporprocedimentos de auditorias a serem includos no PAINT; apurar as denncias recebidas no mbito daAUDIT e formular respostas aos interessados; manifestar sobre as defesas e justificativas apresentadas emface de procedimentos de auditorias.


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III - DAS ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERNA

Utilizando um conjunto de tcnicas previstas pelo Sistema de Controle Interno do Poder ExecutivoFederal, institudo pela Lei n 10.180/2001, a Auditoria Interna do FNDE avalia, de forma amostral 1, a gestodo controle interno administrativo aqui entendido como o fluxo claro de informaes, obedecendo a

regras, rotinas e comandos por meio de anlise dos processos e resultados gerenciais, de confrontaode situaes encontradas e de critrios tcnicos e jurisprudenciais do Tribunal de Contas da Unio (TCU),ressalvadas as particularidades inerentes a cada caso concreto.

Ao analisar a execuo dos programas/aes sob a responsabilidade da autarquia, objetiva, pormeio de uma auditoria programtica, identificar a sua real situao, fornecendo informaes valiosas aosgestores e administradores, agregando valores, a fim de que as devidas correes de ritos e atos sejamadotadas, bem como avaliar se os objetivos primrios atingidos esto contribuindo para a consecuo dapoltica educacional proposta no Plano Plurianual (PPA) e no Plano de Desenvolvimento de Educao(PDE).

Esse conjunto de tcnicas visa, sobretudo, avaliar a gesto pblica e a aplicao dos recursospblicos por entidades de direito pblico e privado, mediante a confrontao entre uma situao encontradacom um determinado critrio tcnico, operacional ou legal, com vistas a auferir a conformidade legal, aeconomicidade, a eficcia (atingimento da meta fsica), a eficincia (obedincia a padres definidos comrapidez, qualidade e recursos otimizados) e a efetividade (resultado necessrio e com retorno para asociedade) dos programas e aes sob a responsabilidade do Fundo Nacional de Desenvolvimento daEducao.

1A Controladoria-Geral da Unio/Secretaria Federal de Controle Interno utiliza com frequncia a Tabela Philips paraselecionar amostras.


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IV - DOS DOCUMENTOS UTILIZADOS PELA AUDITORIA INTERNA

Dentre os documentos oficiais constantes do Manual de Redao da Presidncia da Repblica, aAuditoria Interna do FNDE tambm faz uso de outros, especficos. Destacam-se:

ORDEM DE SERVIO (OS) o documento por meio do qual so expedidas as determinaes deauditoria a serem executadas pelas unidades da AUDIT. A ordem de servio conter, entre outrositens, a identificao da entidade/rea a ser auditada, o assunto e a origem da demanda, os prazos,objetivos e os procedimentos da ao de controle.

SOLICITAO DE AUDITORIA (SA) o documento utilizado para formalizar, ao gestor dosrecursos ou ao responsvel pela rea, a solicitao de documentos, de recolhimento de valores, dejustificativas, informaes e de esclarecimentos sobre os assuntos relevantes e pertinentes ao longodos trabalhos de auditoria. Ser prvia a SA que solicitar a disponibilizao de processos edocumentao relativos aos programas/convnios gerenciados pelo FNDE.

NOTA DE AUDITORIA (NA) a solicitao de ao corretiva aplicada durante as atividadespresenciais no campo. Podem servir para a proposio de ao corretiva sobre questes pontuais(falhas formais), de carter no postergvel, e recomendao de soluo para eliminao desituaes potencialmente danosas ao errio, passveis de serem evitadas pela assuno deprocedimentos corretivos.

NOTA TCNICA (NT) o documento que visa demonstrar o entendimento da AUDIT ou de suasunidades a respeito de determinado assunto, legislao ou deciso com vistas ao assessoramentoquanto s boas prticas administrativas e eventual atualizao de normativos, bem como recomendao de medidas saneadoras e corretivas de fluxos internos.

RELATRIO DE AUDITORIA o instrumento formal e tcnico por meio do qual a AUDITmaterializa a execuo do seu trabalho, o resultado obtido, as constataes e as recomendaes.

INFORMAO o documento por meio do qual se d cincia chefia superior sobre a situaoexata em que se encontra determinada demanda de auditoria ou processo objeto de futura ao decontrole, devendo conter sugestes sobre os encaminhamentos e as providncias prementes aserem adotadas.

PARECER pea textual prpria que visa anlise e opinio fundamentada do servidorresponsvel sobre determinado relatrio de auditoria, ratificando ou retificando o seu teor, tendo porbase a defesa, a resposta, a justificativa apresentada pelo gestor dos recursos ou pelo responsvelpela rea ou por qualquer outro fato superveniente de que tenha conhecimento.


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CAPTULO I

DO PLANEJAMENTO

1. Da importncia da etapa do planejamento

O planejamento etapa essencial do processo de auditoria e, quando bem realizado, geraeconomia de recursos e de tempo, minimizando falhas e permitindo a realizao do trabalho em pontosrelevantes, com vistas a antever e evitar possveis entraves ao desenvolvimento do mesmo.

No que se refere auditoria de programas, com etapas em campo, a importncia do planejamento ainda maior em razo das eventuais limitaes de tempo e amplitude das aes de fiscalizao, uma vezque envolvem os mais diversos programas gerenciados pelo FNDE.

No controle interno, a etapa do planejamento visa aperfeioar esforos e evitar a disperso doobjeto proposto, de modo a afetar minimamente a rotina da autarquia.

Por planejamento entende-se, ento, o conjunto de aes que antecedem a execuo do trabalhode auditoria propriamente dito.

2. Das rotinas do planejamento

A Auditoria Interna do FNDE desenvolve suas atividades em conformidade com a InstruoNormativa da Controladoria-Geral da Unio (CGU) n 07/06, de 29/12/06 (alterada pela IN n 09, de14/11/07), que estabelece contedo e normas de elaborao e acompanhamento da execuo do PlanoAnual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT).

Para tanto, as aes de auditoria so planejadas segundo critrios de hierarquizao quecontemplam fatores como rgo demandante, materialidade, prejuzo potencial, risco iminente,complexidade e disponibilidade operacional. Em geral, essas demandas so provenientes dos MinistriosPblicos, Tribunal de Contas da Unio, Controladoria-Geral da Unio, Secretaria-Geral da Presidncia daRepblica e diretorias do FNDE, sendo acrescidas verificaes da aplicao de recursos inerentes a outrosconvnios/repasses existentes.

2.1 Aes da Coordenao de Acompanhamento e Orientao (COORI)

O coordenador da COORI o substituto natural do auditor-chefe. Na ausncia deste ou na suaimpossibilidade, mesmo que momentnea, o coordenador dever ser consultado sobre quaisquer dassituaes sujeitas a sua avaliao/anlise.

Como coordenador, assume papel de suma importncia atuando como elo entre todos os setores eo auditor-chefe.

A COORI dever ser consultada pelos chefes de diviso ou, com sua cincia, excepcionalmente,pelos demais servidores, sempre que houver dvidas sobre a aplicao de qualquer procedimento.

Compete COORI:

a) assessorar o auditor-chefe em todos os assuntos inerentes ao setor de auditoria interna, inclusivena fase de planejamento;

b) orientar, coordenar e supervisionar as atividades de preparao das auditorias;

c) programar as auditorias, juntamente com as divises, submetendo-as aprovao do auditor-chefe;


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d) elaborar ordem de servio com as determinaes de auditoria a serem executadas pelasunidades da AUDIT, delimitando, quando necessrio, a extenso dos trabalhos, recorrendo aomtodo da amostragem2sempre que o objeto da demanda se apresentar em grandes quantidadesou de maneira bastante pulverizada, sem comprometer, contudo, o nvel de confiabilidade doresultado e a qualidade tcnica do trabalho.

2.2 Aes do chefe de diviso

a) confirmar com a rea de apoio tcnico-administrativo a necessidade da remessa dos processosadministrativos vinculados aos respectivos programas e projetos a serem fiscalizados (concesso,prestaes de contas, tomada de contas especiais e afins), bem como os relatrios das aes demonitoramento e acompanhamento realizadas pelos gestores dos programas/aes no FNDE, a fimde subsidiar o planejamento da equipe de auditoria;

b) indicar, entre o seu quadro de pessoal, aquele servidor que ser o coordenador de equipe,cientificando-o do contedo da demanda imposta e orientando-o na formao da referida equipe deauditoria;

c) disponibilizar ao coordenador de equipe todos os meios necessrios realizao doplanejamento.

2.3 Do coordenador de equipe de auditoria

O coordenador de equipe servidor indicado pela chefia da rea de auditoria de programas ou darea de controle interno responsvel por conduzir e orientar os trabalhos de auditoria.

2.3.1 Aes do coordenador de equipe

De posse de toda a documentao e legislao pertinentes, cabe ao coordenador de equipe:

a) definir, em reunio de planejamento com os demais integrantes, o escopo de atuao de cadamembro da equipe, destacando os pontos relevantes da demanda e discutindo a estratgiaadequada, com vistas a racionalizar os processos e mtodos, a fim de equilibrar a demandaexistente e o tempo de execuo disponvel;

b) contatar o Ministrio Pblico local, quando couber, a fim de obter informaes atualizadas sobreeventuais processos;

c) na reunio de planejamento, alertar os integrantes sobre a exigncia de manter reserva sobre osassuntos de auditoria na presena de pessoas estranhas equipe, de postura de discrio e sigilodurante a execuo dos trabalhos e de no dar referncias pessoais dos servidores em campo;

d) planejar com a equipe a estadia e os meios de locomoo durante o perodo de execuo dotrabalho em campo.

2.4 Das equipes de auditoria

A definio das equipes, feita em conjunto com a Coordenao da AUDIT, deve basear-se naamplitude e complexidade das demandas a serem auditadas e no perfil dos servidores envolvidos notrabalho.

Excepcionalmente, a equipe de auditoria pode ser composta por servidores pertencentes a outrasreas do FNDE, preferencialmente quelas cujas demandas se vinculam diretamente.

2Utilizao de um processo para obteno de dados aplicveis a um conjunto, denominado universo ou populao, pormeio do exame de uma parte deste conjunto denominada amostra.


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Uma vez integrado equipe de auditoria em campo, o servidor de outra rea da autarquia secompromete s regras estabelecidas neste manual, bem como aos ritos e prazos estipulados pela AUDIT.

2.4.1 Aes dos servidores que compem a equipe de auditoria

Aos servidores que compem a equipe de auditoria compete:

a) providenciar a impresso de todos os questionrios e/ou formulrios referentes s aes decontrole sob sua responsabilidade;

b) extrair do Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal (SIAFI), dossistemas informatizados do FNDE e do MEC informaes atualizadas acerca da situao dasentidades, programas, projetos e dos convnios a serem auditados;

c) informar e programar o seu horrio de trabalho com a chefia imediata, quando for o caso, a fim departicipar de todas as reunies de planejamento convocadas pela AUDIT;

d) consultar todos os meios disponveis, a fim de se obter o mximo de informaes sobre o assuntoa ser auditado, tais como: consultas a sitesde busca de informaes, sitesda CGU, TCU etc.;

e) providenciar, tempestivamente, a solicitao de concesso de suprimento de fundos, a fim deprov-los com recursos suficientes para os trabalhos em campo.

2.5 Aes da Diviso de Apoio Tcnico-Administrativo (DIATA)

a) emisso das propostas de concesso de dirias e passagens;

b) formalizao do processo de concesso de suprimentos de fundos, por meio do Carto dePagamento do Governo Federal;

c) disponibilizao dos equipamentos e materiais necessrios (notebooks, minimodens, telefonescelulares, GPS, trenas, cmeras fotogrficas etc.);

d) emisso de ofcio de apresentao da equipe de auditoria ao gestor local.


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CAPTULO II

DA AUDITORIA DOS PROGRAMAS

1. Da execuo do trabalho em campo

O trabalho em campo entendido como o perodo em que os servidores se deslocam at omunicpio ou entidade e ali permanecem colhendo dados e fazendo inspees a etapa mais importantedo processo de fiscalizao, j que nela so obtidas as confirmaes dos indcios ou das dennciasexistentes quanto regular execuo dos recursos repassados pelo FNDE, vinculados a programas,projetos e convnios da rea educacional.

Uma ao deficiente em campo por certo originar um relatrio incorreto ou, no mnimo, incompleto,prejudicando todo o trabalho desenvolvido pela equipe de auditoria.

Governo e sociedade esperam que os servidores da Auditoria Interna do FNDE sejam capazes dedetectar os desvios e as impropriedades que eventualmente estejam ocorrendo em determinado municpioou entidade. Redobra-se tal expectativa na medida em que o cidado apresenta denncia fundamentada arespeito de determinada irregularidade na execuo dos recursos pblicos. Neste caso, cabe aos servidoresda AUDIT o dever de agir com mais ateno e acuidade, com o objetivo de preservar a imagem dainstituio e dos seus prprios servidores.

Em razo da magnitude da execuo oramentria do rgo e ao risco inerente a qualquer trabalhode auditoria, haver sempre a probabilidade de eventuais falhas passarem despercebidas. Contudo, o focoda Auditoria Interna do FNDE evitar, ao mximo, ocorrncias dessa natureza.

A execuo dos trabalhos em campo uma das etapas mais sujeitas a variaes em funo daspessoas que os executam e das diversas situaes que naturalmente o servidor se depara, sendo tambma de mais difcil uniformizao. O objetivo deste trabalho estabelecer regras gerais de atuao, deixando

que situaes especficas sejam objetos de anlise e definio em momento oportuno.

2. Das rotinas do trabalho em campo

Durante a auditoria em campo, o coordenador de equipe manter informado o respectivo chefe dediviso sobre o andamento do trabalho e o cumprimento das ordens de servio, mantendo contato pelomenos uma vez por semana.

Excepcionalmente, por ocasio do surgimento de fato inesperado, detectado no decorrer daexecuo dos trabalhos de auditoria, e cuja gravidade cause impacto ou expressivos prejuzos sociedade,a equipe de auditoria dever, imediatamente, entrar em contato com a sua chefia imediata, que por sua vezacionar a coordenao e o auditor-chefe, a fim de tomar as medidas cabveis.

2.1 Do coordenador de auditoria em campo

O coordenador de equipe o responsvel por orientar e supervisionar os trabalhos de auditoria, devendo osdemais membros reportar a ele eventuais esclarecimentos ou dvidas.

Em campo, compete ao coordenador de equipe:

a) conduzir a reunio de abertura dos trabalhos de auditoria, a ser realizada com o gestorresponsvel, juntamente com os demais integrantes da equipe, onde discorrer sinteticamentesobre os programas;

b) colher a assinatura do gestor local na SA prvia encaminhada anteriormente via fax;

c) reunir-se com os conselhos sociais;


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d) manter contato, sempre que necessrio, com o promotor de Justia da Comarca, com opresidente da Cmara Municipal e com o delegado de Polcia Civil para breve apresentao eexposio dos trabalhos, para intercmbio de informaes ou para requerer acesso aosdocumentos relativos auditoria, nos termos do art. 26, da Lei n 10.180/2001;

e) receber e reduzir a termo eventuais denncias feitas por cidados;

f) representar a equipe em eventuais atendimentos imprensa local;

g) verificar o atendimento das Solicitaes de Auditoria (SA) expedidas em campo, durante arealizao dos trabalhos, e, se for o caso, consolidar os pontos pendentes em uma nova e ltimaSA, com vistas ao atendimento integral dos questionamentos;

h) orientar os componentes da equipe a extrair cpias dos documentos que julgarem indispensveiscomo papis de trabalho, evitando desperdcios, bem como quanto insero de documentos noanalisados;

i) certificar-se de que todos os questionamentos, denncias e aes de controle contidos na OS

foram atendidos por todos os membros da equipe;

j) conduzir, sempre que possvel e conveniente, a reunio de encerramento dos trabalhos deauditoria, informando ao gestor as principais constataes e os procedimentos que sero tomados apartir delas;

k) solicitar o preenchimento, atravs de formulrio especfico, dos nomes e endereos dos ex eatuais gestores municipais e secretrios de educao, a fim de facilitar futuras diligncias.

2.2 Da equipe de auditoria em campo

No trabalho em campo, as equipes de auditorias devem, necessariamente, apresentar-se trajadasde forma condizente com a funo que ocupam, na condio de representantes do FNDE, mantendodiscrio a respeito das informaes obtidas, observando total sigilo quanto ao contedo das constataes,evitando conversas informais entre os membros de cada equipe na presena de terceiros, inclusivemotoristas, a fim de evitar vazamento de informaes. Devem, tambm, recusar cortesias e convites parahospedagem, almoo, festas ou eventos congneres.

Alm dessa postura, as equipes de auditoria em campo devem:

a) atender integralmente o contido na OS, sendo possvel, porm, o desenvolvimento de outrasaes que julgar pertinentes ou de alteraes nos procedimentos propostos, desde que tenham porobjetivo a representao mais fiel possvel da situao auditada e que sejam previamenteautorizados pela chefia imediata;

b) reunir-se e certificar o funcionamento efetivo dos conselhos sociais, incentivando e fortalecendosempre o controle social.

c) elaborar Solicitaes de Auditoria (SA) sempre que julgar necessrias;

d) no repassar informaes e documentos colhidos acerca dos trabalhos de auditoria;

e) zelar pela integridade dos equipamentos e materiais de apoio do FNDE (notebooks, modens,telefones celulares, mquinas fotogrficas etc.), devendo o servidor responsvel pelo bem, em casode dano, promover o ressarcimento ao errio;

f) tirar cpias dos documentos que julgar indispensveis como papis de trabalho, evitando aextrao de cpias desnecessrias. Lembre-se que o servidor o responsvel pela organizaodos papis de trabalho, quando do seu retorno ao FNDE, deixando-os catalogados, carimbados,rubricados e numerados.


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2.3 Procedimentos para situaes especiais em campo

Objetivando melhorias nos procedimentos utilizados nos trabalhos de auditorias em campo, asorientaes a seguir devem ser observadas nas execues dos trabalhos:

2.3.1 Fatos inesperados de gravidade

Ser dado tratamento diferenciado a situaes que, do ponto de vista de impacto sobre asociedade, forem detectadas no decorrer dos trabalhos nos municpios. Nessa categoria, incluem-se assituaes em que a equipe de campo percebe que encontrou um fato novo, de natureza grave, na execuodas ordens de servios, que trouxe ou poder trazer prejuzos expressivos ou implique risco grave para asegurana dos cidados. Os auditores devem entrar, imediatamente, em contato com a chefia imediata, quepor sua vez acionar a COORI e o auditor-chefe, que mobilizaro as instncias decisrias superioresvisando definir o que e como fazer, orientando os procedimentos a serem adotados. Qualquer negligncianesses casos pode colocar em risco a efetividade de todo o trabalho, alm de arranhar a reputao dainstituio.

2.3.2 Exposio excessiva imprensa

Devido natureza dos trabalhos de auditoria, aliado ao eventual momento poltico que estejapassando o local visitado, os servidores podem se deparar com situaes constrangedoras. Para tanto,todas as informaes devero ser concentradas no coordenador da equipe, a fim de se ter apenas umainterpretao, o que preserva a credibilidade e a idoneidade do trabalho. O coordenador dever limitar assuas informaes na atuao do FNDE como autarquia vinculada ao MEC, repassador e fiscalizador dosseus recursos, sendo que outras informaes devero ser obtidas no portal do FNDE ou por meio da suaAssessoria de Comunicao Social.

2.3.3 Necessidade de alterao da amostra3

A finalidade da amostra reduzir o trabalho ao mnimo possvel, sem, no entanto, perder o foco dese obter um nvel satisfatrio de confiabilidade e representatividade. Ao final dos trabalhos, as equipes e ainstituio precisam emitir uma opinio slida e confivel sobre o que foi constatado, capaz de sustentar-sefrente a quaisquer questionamentos. Com o objetivo de resguardar a qualidade tcnica indispensvel aostrabalhos, situaes excepcionais, cuja realizao impactar de forma grave a execuo dos demaistrabalhos, devero ser imediatamente apresentadas chefia imediata, que a discutir com a COORI pararedefinir a extenso dos trabalhos e as medidas a serem tomadas.

3As informaes obtidas da amostra somente podero ser utilizadas de forma a concluir algo a respeito do grupo comoum todo caso ela seja representativa. Os mtodos de amostragem so: a) Amostragem Aleatria Simples (casual ourandmica); b) Amostragem Aleatria Estratificada; c) Amostragem Sistemtica e; d) Amostragem por Conglomerado oupor Grupos.


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CAPTULO III

DO CONTROLE INTERNO

1. Da finalidade do controle interno

A finalidade da atividade de controle interno comprovar a legalidade e legitimidade dos atos efatos administrativos e avaliar, por amostragem, os resultados alcanados, quanto aos aspectos deeconomicidade, eficincia, eficcia e efetividade da gesto oramentria, financeira, patrimonial,operacional, contbil e finalstica do FNDE.

Por controle interno administrativo entende-se qualquer ao, mtodo ou procedimento adotadopelo FNDE, que vise comprovar a boa e regular aplicao dos recursos pblicos na gesto da autarquia.

2. Das rotinas do trabalho interno

Os trabalhos da rea de controle interno tero foco administrativo, como recursos humanos,materiais, servios, oramentrio e financeiro, objetivando, em ltima anlise, a verificao, poramostragem, da conformidade da gesto e o atingimento das finalidades regimentais do FNDE.

Assim, todos os sistemas, processos, operaes, funes e atividades da autarquia esto sujeitoss avaliaes amostrais, de acordo com o estabelecido no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna(PAINT).

2.1 Do coordenador de equipe interna

o responsvel por orientar e supervisionar os trabalhos de auditoria, devendo os demais membros

reportar a ele eventuais questionamentos ou sugestes.Em conjunto com a equipe, deve o coordenador examinar as ordens de servio, a rea e o assunto

a ser auditado, verificando, inclusive, se houve alterao na legislao pertinente.

Compete ainda ao coordenador de equipe de auditoria interna:

a) conduzir a reunio de abertura dos trabalhos de auditoria com os responsveis pelas reas-fins,juntamente com os demais integrantes da equipe, onde discorrer sinteticamente sobre as aes decontrole a serem executadas;

b) ser o principal interlocutor entre as reas-fins do FNDE e a AUDIT relativamente ao contedo eao escopo dos respectivos trabalhos de auditoria, seja prestando esclarecimentos adicionais, seja

dirimindo eventuais dvidas da equipe e do gestor;c) verificar o atendimento s Solicitaes de Auditoria (SA) expedidas durante a realizao dostrabalhos internos e, se for o caso, consolidar os pontos pendentes numa nova e ltima SA, comvistas ao atendimento integral dos questionamentos;

d) receber e reduzir a termo eventuais denncias feitas por servidores da autarquia;

e) conduzir, sempre que possvel, a reunio de encerramento dos trabalhos, informando aoresponsvel pela rea-fim, se for o caso, as principais constataes e procedimentos que serotomados a partir delas.


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2.2 Da equipe de controle interno

Nas aes internas de controle, as equipes de auditorias devem, necessariamente, manter discrioa respeito das informaes e denncias recebidas, observando total sigilo quanto aos seus contedos,inclusive sobre as constataes, evitando conversas informais entre os membros de cada equipe na

presena de terceiros, a fim de evitar vazamento de informaes.

Alm dessa postura, as equipes de auditoria de controle interno devem:

a) atender integralmente o contido na OS, sendo possvel, porm, o desenvolvimento de outrasaes que julgar pertinentes ou de alteraes nos procedimentos propostos, desde que tenham porobjetivo a representao mais fiel possvel da situao auditada e que sejam previamenteautorizadas pela chefia imediata;

b) elaborar Solicitaes de Auditoria (SA) sempre que julgar necessrias;

c) no repassar informaes e documentos colhidos acerca dos trabalhos de auditoria;

d) realizar as aes internas de controle causando o mnimo de impacto possvel nos fluxos eprocedimentos das reas-fins auditadas, evitando, sempre que possvel, embaraosdesnecessrios.

2.3 Procedimentos de gesto operacional

A gesto operacional refere-se ao segmento comprometido com a programao e a execuo dasatividades-fim de uma unidade. Trata-se do desempenho operacional da gesto nos seus aspectos delegalidade, eficcia, eficincia, economicidade, qualidade e efetividade.

Para avaliar a gesto operacional, faz-se necessrio entender as definies de Programa, Indicador,ndice, Produto e Meta.

a) Programa: conjunto de aes objetivando solucionar problemas precisamente identificados. aunidade bsica de organizao do Plano Plurianual e o mdulo de integrao do planejamento como oramento.

b) Indicador: conjunto de mtodos associados ao objetivo do programa que deve permitir amensurao dos resultados alcanados com sua execuo (efetividade). geralmente apresentadocomo uma relao ou taxa entre variveis associadas ao fenmeno sobre o qual se pretende atuar.

c) ndice: aferio do indicador. Trata-se de nmeros, fraes, percentuais, que quantificam oindicador pela sua aferio em um dado momento.

d) Produto: o bem ou servio, destinado ao pblico alvo, que resulta da ao. Cada ao deve terum s produto.

e) Meta: a quantidade de produto que se deseja em um determinado tempo.

2.3.1 Situao ideal em gesto operacional

O ato de auditar consiste em confrontar a situao real que se apresenta com uma situao idealbaseada em bom desempenho operacional e cumprimento de dispositivos normativos. A gesto operacionalideal baseia-se em princpios de administrao pblica (economicidade, eficincia, eficcia e efetividade),que devem ser seguidos pela unidade.

Nesse sentido, os indicadores de desempenho so medidas qualitativas e quantitativas quefornecem aos gestores indcios do grau de eficcia, eficincia, economicidade e efetividade com que estosendo conduzidas as operaes da unidade.


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Os indicadores de desempenho ou medidas de desempenho podem ser expressos em termosmonetrios ou estatsticos e classificam-se nas seguintes categorias:

a) Economicidade: relacionado minimizao de custos dos insumos, fixado o padro de qualidadedos produtos;

b) Eficincia: utilizao dos insumos sem desperdcios, com nfase no processo de produo(relao entre o produto e o seu custo);

c) Eficcia: realizar plenamente os produtos definidos (alcanar as metas);

d) Efetividade: impactos positivos decorrentes dos produtos.

A situao ideal deve decorrer de metas e resultados negociados com o elo superior daadministrao. Metas dos produtos e ndices dos indicadores (programas de governo) das unidades demelhor desempenho tambm podem ser teis, como referncia.

Algumas situaes desejveis para se empreender uma boa gesto operacional:

a) Indicadores com capacidade de medir o nvel de alcance dos objetivos propostos. O enfoquedeve ser no produto: medir aquilo que produzido, alm dos impactos desses produtos;

b) Indicadores independentes, ou seja, indicadores influenciados apenas por fatores sob aresponsabilidade do gestor;

c) Indicadores de fcil compreenso, clculo e utilizao (simplicidade);

d) As informaes necessrias ao clculo do indicador devem ser coletadas e atualizadas a umcusto razovel (economicidade);

e) As informaes primrias e de registro para o clculo dos indicadores devem estar acessveis;

f) A estabilidade conceitual do indicador e de suas variveis componentes, bem como dosprocedimentos para sua elaborao, so condies necessrias ao emprego de indicadores dedesempenho ao longo do tempo;

g) Apenas variveis homogneas devem ser consideradas na construo dos indicadores;

h) As metas devem ser definidas de acordo com a dotao oramentria e com a capacidadeoperacional da unidade. Dados histricos, processos, tecnologias, quadro de pessoal, qualificaoda mo de obra, dentre outros, so fundamentos para a definio das metas;

i) Em caso de no alcance das metas, avaliar as causas e as aes corretivas e preventivas;

j) Informao sobre indicadores adotados em outras organizaes (pblicas ou no) com objetivossimilares, buscando atingir o nvel de desempenho das melhores;

l) Avaliao da metodologia de definio de metas quando as mesmas so ultrapassadasexcessivamente (neste caso, as metas no poderiam ter sido melhores que as estipuladas?). Asmetas propostas refletem melhorias gerenciais ou apenas a manuteno da capacidade operacionalda unidade?;

m) Reviso adequada das metas quando a unidade contemplada com maior ou menor aporte derecursos;

n) Avaliao constante da pertinncia e adequao dos indicadores utilizados frente a possveisalteraes de objetivos e/ou verificao da prpria adequao do indicador em representar osresultados da ao da unidade frente a possveis variaes de seu pblico-alvo;

o) Os indicadores devem dar suporte tomada de decises gerenciais;


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p) Os indicadores devem refletir o fenmeno a ser monitorado. O indicador deve representaradequadamente a amplitude e a diversidade de caractersticas do fenmeno monitorado,resguardando o princpio da seletividade e da simplicidade.

2.3.2 Cumprimento das metas

Analisar a possibilidade de questionamento ao gestor sobre metas no cumpridas e cumpridas, masque foram excessivamente ultrapassadas. Se a meta no for cumprida, o gestor deve apresentar umaanlise dos motivos e aes visando ao seu atendimento futuro. No caso de metas ultrapassadasexcessivamente, interessante questionar se as metas foram bem construdas. Metas mal construdasfacilitam o seu atendimento sem, contudo, demonstrar a capacidade de evoluo, eficincia e eficcia daunidade.

Os indicadores, se possvel, devem ser comparados com outras unidades semelhantes. Nessascomparaes, o auditor deve estar atento a possveis discrepncias entre os indicadores, cujas causaspodem ser as mais diversas, como medies incorretas, problemas estruturais e/ou sazonais da

organizao e definies divergentes do indicador, apesar de terem a mesma denominao. O auditor deveentender corretamente o indicador, em seu contedo, objetivo, critrios e forma de medio. Nomenclaturassemelhantes no garantem comparaes pertinentes entre indicadores.


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CAPTULO IV

DO RELATRIO DE AUDITORIA

1. Da importncia de um relatrio bem elaborado

Os relatrios de auditoria so os produtos finais do processo de fiscalizao. Sero eles quecondensaro e concatenaro todas as informaes obtidas na fase de planejamento e nos trabalhosinternos ou em campo. A sociedade, a imprensa e o prprio FNDE avaliam a importncia e qualidade dotrabalho de seus servidores tambm por meio da anlise dos relatrios de auditoria.

Assim, os relatrios da AUDIT devem ser elaborados com muito cuidado e fidedignidade. No raro,trabalhos muito bem elaborados nas fases de planejamento e execuo acabam desvalorizados ousubestimados por no estarem devidamente representados no relatrio de auditoria.

Em razo disso, e por ser a parte do trabalho da AUDIT que mais se aproxima da sociedade, umrelatrio bem elaborado e redigido poder valorizar as aes e gestes da autarquia como um todo. Emsuma, tambm por meio do relatrio de auditoria que o FNDE forma sua imagem junto sociedade e,principalmente, s entidades fiscalizadas, sendo ele, portanto, a principal forma de comunicao entre umae outra ponta da poltica pblica em educao.

2. Das rotinas de elaborao do relatrio

Na semana seguinte concluso dos trabalhos internos ou em campo, a equipe de auditoria darincio elaborao do relatrio de auditoria, que ser composto das seguintes partes: a) prembulo; b)histrico; c) desenvolvimento; d) concluso; e) recomendao e; f) encaminhamento.

2.1 Do prembulo

Parte inicial do instrumento que informa o seu nmero, a entidade ou a rea auditada, a origem dademanda, o perodo da auditoria, a legislao pertinente, a gesto dos recursos ou os programas auditadose seus respectivos exerccios.

2.2 Do histrico

Parte do instrumento que descreve, resumidamente, o teor da denncia que motivou a ao decontrole. O histrico dispensvel, portanto, nas situaes em que a ao de controle originou-se dedemandas da prpria AUDIT ou das reas-fins do FNDE. As denncias provenientes de rgos externos,

inclusive os de controle, ou de pessoas fsicas, para fins de demanda de auditoria, devem ser tratadaspreviamente pelo Setor de Ouvidoria da autarquia.

2.3 Do desenvolvimento

Parte principal do instrumento. Em suma, contedo propriamente dito do relatrio. Bloco de textoque traz informaes precisas acerca da execuo dos trabalhos de auditoria, das situaes e fatosencontrados e seus resultados. O desenvolvimento subdivide-se em: a) descrio; b) informao; c)constatao; d) fato; e) evidncia; f) manifestao do gestor e; g) anlise da equipe.


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2.3.1 Da descrio

Na descrio deve constar o nome completo do programa financiado pelo FNDE ou de sua gestoadministrativa, o objetivo do programa ou o assunto da gesto, o objeto auditado, a qualificao doinstrumento, o montante de recursos financeiros e a extenso dos exames, tomando por base o definido na

ordem de servio.

2.3.2 Da informao

Os fatos positivos geralmente no so objetos de apresentao em relatrio. No entanto, essesfatos podem ser relatados como informao, objetivando dissemin-los para o aperfeioamento daadministrao pblica. Assim, sugere-se a apresentao dos fatos positivos quando se identificammelhorias em geral, como novos procedimentos, metodologias, equipamentos e/ou controles.

2.3.3 Da constatao

A constatao, tambm denominada manchete ou achado de auditoria, o ttulo dacomprovao da veracidade de um fato ou de uma situao encontrada durante os trabalhos de auditoria eque seja digna de questionamento por meio de solicitao de auditoria. Deve ser redigida de forma clara eobjetiva, a fim de facilitar a visualizao do fato a ser descrito.

2.3.4 Do fato

So as situaes, as ocorrncias e os acontecimentos ocorridos na entidade ou rea auditadadetectados pelo servidor em decorrncia de aes e omisses relevantes ao trabalho de auditoria. Assim, aexposio dos fatos deve representar o detalhamento da constatao, de forma imparcial e objetiva,evitando-se adjetivos e expresses prolixas, de modo a conferir a maior impessoalidade possvel ao eventonarrado.

2.3.5 Da evidncia

a informao que a equipe de auditoria precisa obter para registrar, no relatrio, suasconstataes, as quais serviro para sustentar as suas concluses. A base formal das evidncias aanlise dos documentos, registros e consultas a sistemas etc. Vale dizer: as concluses da equipe deauditoria somente se justificam pelo suporte de evidncias.

Assim, a evidncia deve ser: a) suficiente, de forma a permitir que terceiros cheguem s mesmasconcluses que a equipe de auditoria; b) relevantes ou pertinentes e; c) adequadas ou fidedignas, obtidaspor meios lcitos e aceitos profissionalmente.

2.3.6 Da manifestao do gestor

o esclarecimento, a resposta ou a justificativa apresentada pelo ex ou atual gestor da entidade ouda rea auditada diante do recebimento e cincia de determinada solicitao de auditoria acerca dedeterminada constatao. Sempre que possvel, a manifestao do gestor ou do responsvel dever sertranscrita na ntegra. Havendo manifestao do ex-gestor, esta deve ser devidamente identificada no textocomo tal. A manifestao deve ser sempre enviada por meio magntico e por escrito.

2.3.7 Da anlise da equipe

o exame tcnico e fundamentado da equipe de auditoria sobre a manifestao apresentada pelogestor ou responsvel, de forma a explicitar as razes do seu acatamento (total ou parcial) ou no, o quepoder implicar a excluso total ou parcial das constataes a serem inseridas no relatrio de auditoria.


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no momento da anlise da manifestao do gestor que se inicia a eventual identificao, quandocouber, do responsvel pela prtica irregular, imprpria ou ilegal na execuo ou gesto dos recursospblicos repassados pelo FNDE. Da a importncia de se analisar se a ao ou omisso do gestor vincula-se diretamente ao ato praticado ou se foi produzida para atender situao emergencial, no resguardo dopatrimnio pblico ou da segurana de pessoas, comprovadamente.

Para a composio de sua anlise, o servidor deve dispor de informaes claras e fidedignas sobreos seguintes pontos: a) fato: seu contedo e seu desencadeamento com suas causas e consequnciasimediatas (que ocorreram ou que j se apresentaram independentemente da investigao e da sua anlise);b) causas e consequncias: no imediatas, que ainda no se apresentaram ou ocorreram, mas que sopercebidas em investigao e anlise do servidor; c) situao ideal: baseada nos normativos gerais,especficos e princpios da Administrao Pblica.

Deve-se deixar claro o entendimento dos fatos, suas causas e consequncias. As causas merecemateno especial, pois so base para as recomendaes. Se o texto discorre sobre a possibilidade de vriascausas, deve-se apontar aquelas consideradas relevantes e sobre as quais se tecer as recomendaes.

preciso buscar sempre a causa fundamental da prtica indesejada. No basta a simples

observao do fato. recomendvel aprofundar-se nas possveis causas, tentando construir umasequncia de situaes que geraram o fato.

2.4 Da concluso

A concluso o posicionamento da equipe de auditoria a respeito da execuo e da aplicao, pelogestor da entidade, dos recursos recebidos ou da gesto dos atos e fatos administrativos de determinadarea do FNDE. Para tanto, a equipe deve levar em considerao as peculiaridades e as circunstnciasrelevantes, de modo a apresentar textualmente uma viso geral e gerencial das aes internas e dacapacidade tcnica na conduo dos recursos pblicos repassados pela autarquia.

2.5 Da recomendao

a orientao sobre as providncias mediatas e imediatas que devem ser adotadas pelo gestor daentidade e pelas reas-fim do FNDE acerca das irregularidades e impropriedades constatadas pela equipede auditoria nos trabalhos em campo ou nas aes internas de controle. A recomendao pode referir-se aoressarcimento de prejuzos ao errio, observncia das boas prticas administrativas ou limitar-se aosaneamento de falhas eminentemente formais.

2.6 Do encaminhamento

o envio e a tramitao de cpias do relatrio entidade auditada, s reas-fim do FNDE,responsveis pelo acompanhamento e monitoramento do programa ou pela gesto dos recursos, sentidades e instituies diretamente interessadas e aos rgos de controle externo autarquia, a fim deconceder publicidade ao relatrio e adotar as providncias subsequentes.

3. Cuidados na elaborao do relatrio

Na elaborao do relatrio de auditoria, algumas metodologias devero ser observadas:

3.1 Formatao do texto

Devem ser observadas rigorosamente as especificaes contidas no modelo de relatrio a serutilizado quanto ao espaamento, tamanho da fonte, utilizao do negrito, itlico etc. Diversos relatriosacabam alterados por desrespeito aos padres de formatao estabelecidos.


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3.2 Utilizao de modelo atualizado

O servidor deve sempre verificar o modelo de relatrio estabelecido pela COORI e respeitar asorientaes nele contidas.

3.3 Fundamentao das constataes

Todas as constataes apresentadas no relatrio devem estar devidamente fundamentadas,inclusive no que se refere ao amparo legal, e lastreadas pelos respectivos papis de trabalho. Se houverdvida quanto ao fundamento adequado, o servidor dever consultar seu coordenador de equipe para aferira viabilidade de cit-la em seu relatrio.

Lembre-se: ao incluir no relatrio uma constatao, estar se comprometendo a provar suaalegao, alm de vincular toda a equipe.

3.4 Uso de linguagem clara, concisa e adequada

Evite ser prolixo. Relatrios demasiadamente extensos tendem a ser cansativos, dificultando aabsoro de seu contedo por quem o l.

Seja claro, direto, objetivo e conciso. Lembre-se que o relatrio ser lido por pessoas que noestiveram em campo e no tiveram contato direto com o que foi narrado. Evite ainda o uso de expressesou palavras ambguas, ou seja, que deem margem a dupla interpretao.

Use a palavra ou expresso estrangeira entre aspas ou em itlico se no houver opo disponvelna lngua portuguesa.

No faa uso de grias, jarges, regionalismos e termos demasiadamente coloquiais. O uso depalavras inadequadas pode prejudicar a credibilidade de um trabalho bem feito. Exemplos:

no h o que falar a grosso modo pode-se dizer a ttulo de ilustraoisto sem falar que a unidade muito embora pode-se admitir cefetizao

Uma boa dica para garantir que o relatrio est obedecendo s regras acima solicitar a um colegaque leia o trabalho depois de concludo (preferencialmente algum que no tenha participado da ao defiscalizao de que trata o relatrio). Assim, ele poder ajudar a identificar eventuais falhas na redao.

Use frases curtas. Evite intercalaes excessivas, ordens inversas desnecessrias e perodoslongos. Selecione com critrio as informaes disponveis, para incluir as essenciais e abrir mo dassuprfluas. No justo exigir que o leitor faa complicados exerccios mentais para compreender o texto.Conciso ser breve e preciso. Exemplos:

Redao anterior Redao sugeridalevar em considerao considerarestabelecer um regulamento regulamentarimplantar um sistema sistematizarredondo na forma redondobreve na durao brevena sequncia de 10 a 20 de 10 a 20O monge fez a sua orao. O monge orou.Perodos longos:O auditor apresentou uma recomendaodetalhada que indicou ao gestor a metodologia eque foi cumprida na ntegra mas no eliminou a

no conformidade.

Perodos curtos:O auditor apresentou uma recomendaodetalhada ao gestor. A metodologia foicumprida, mas no eliminou a no

conformidade.


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Procure banir do texto os modismose os lugares-comuns. Busque uma forma elegante e criativa dedizer a mesma coisa sem incorrer nas frmulas desgastadas pelo uso excessivo. Exemplos:

a nvel de encerrar com chave de ouro pano de fundo

deixar a desejar

chegar a um denominador

comum estourar como uma bomba

No seja redundante. Basta mencionar cada argumento uma s vez. No fique repetindo a mesmaideia. Este aspecto deve ser bem observado em um relatrio quando resultado do trabalho de umaequipe. Textos de diversos auditores, quando agregados a um mesmo relatrio, devem ser revistos emfuno do conjunto da obra.

Use preferencialmente a voz ativa para dar fora ao verbo. A voz ativa clara, concisa e familiaraos leitores. O sujeito age, o verbo expressa a ao direta e o objeto recebe essa ao. Exemplo:

Redao anterior (voz passiva) Redao sugerida (voz ativa)O relatrio foi enviado ao gestor pelo auditor. O auditor enviou o relatrio ao gestor.

Preferencialmente, use a ordem direta por ser aquela que conduz mais facilmente o leitor essncia do fato. Dispense os detalhes irrelevantes e v diretamente ao que importante. Exemplos:

Redao anterior (ordem inversa) Redao sugerida (ordem direta)Os erros advindos da adoo da planilha o gestoros informou.

O gestor informou os erros advindos da adooda planilha.

(...) na Unidade X, so os prprios servidores quecontratam os servios mdicos.

(...) na Unidade X, os prprios servidorescontratam diretamente os servios.

O servidor da AUDIT pode ter familiaridade com determinados termos ou situaes, mas o leitor,no. Seja explcitonos fatos e no deixe nada subentendido. Exemplo:

Redao anterior (termo implcito) Redao sugerida (termo explcito)O delegado titular do 47 informou (...) O delegado titular do 47 Distrito Policialinformou (...)

Evite comear perodos ou pargrafos seguidos com a mesma palavra ou repetir a mesma estruturade frase.

Encadeie os pargrafos de maneira suave e harmoniosa. Evite textos em que os pargrafos sesucedem como compartimentos estanques, sem nenhuma fluncia. Assim, a ateno do leitor no sedispersar na leitura do relatrio.

O encadeamento de pargrafos no se confunde com o uso excessivo ou sem critrio deexpresses, como por outro lado, enquanto isso, ao mesmo tempo, no obstante e outros do gnero.

Busque formas menos batidas ou simplesmente as dispense: se a sequncia do texto estiver correta, essesrecursos se tornaro desnecessrios.

Faa textos imparciais e objetivos. Exponha e analise o fato, tendo o cuidado de no emitir opiniesque extrapolem o achado da auditoria.

Apresente um relatrio consistente na forma e no contedo. Na forma significa adotar o mesmo tomou estilo na apresentao do texto. No contedo no se deve colocar uma ideia em situao diferente deoutras, gerando contradio. Mantenha o critrio adotado. Exemplos do que deve ser evitado:

a)Mudar de estilo srio para jocoso;

b)Escrever que a no-conformidade relevante em um pargrafo e que desprezvel em outro;

c) As bolas que sobraram eram a amarela, a vermelha, a verde e a nmero 1 (o critrio deidentificao das bolas mudou da cor para o nmero sem motivo relevante).


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Como j mencionado, o relatrio responde, ao longo do tempo, pela credibilidade do FNDE. Eviteapresentar apenas os indcios da falha, pois o relatrio pretende ser conclusivo. No inclua informaesduvidosas no relatrio.

Evite expresses incompatveis com a boa tcnica auditorial, como: diversos documentos,

inmeras ocorrncias, tudo leva a crer, h fortes indcios, alguns elementos, possivelmente,provavelmente, parece que, salvo melhor juzo, de se supor, essa equipe de auditoria, em nossaopinio, achamos que.

Avalie a possibilidade de incluir no texto detalhes que ajudem a compreender melhor o fato e/ou asitu-lo: local, ambiente, antecedentes, situaes semelhantes, previses que se confirmem, advertnciasanteriores etc.

Mencione as fontes das informaes nos fatos relatados, em especial naqueles que apresentaremverses conflitantes, divergentes ou no confirmadas. Toda cautela pouca e o mximo cuidado nessesentido evitar que o servidor da AUDIT seja obrigado a retificar o seu posicionamento.

Redija com sujeito indeterminado tornando o texto impessoal (por exemplo: ressalta-se, acrescenta-

se etc.). Os documentos devem ser impessoais porque se referem ao servio pblico e no a pessoas,conforme o Manual de Redao da Presidncia da Repblica.

Evite narrar a atitude do servidor da AUDIT na investigao (exemplos: verificou-se, detectou-se,constatamos nos trabalhos de campo, pelo que nos foi possvel avaliar, dentre outros).Cite diretamente ofato. O relatrio no deve conter descrio de procedimentos efetuados pelo auditor para obteno das no-conformidades, mas anlises e resultados. Exemplos:

Redao anterior Redao sugeridaAnalisando os processos de aposentadoria,constatou-se que, em cinco casos, os servidoresforam aposentados antes do tempo devido.

Os servidores foram aposentados antes dotempo de servio necessrio em cincoprocessos de aposentadoria.

Na anlise dos pagamentos de pequenasempresas, constatamos que ocorre aplicao (...).

No pagamento de pequenas empresas, ocorreaplicao (...)

Verificamos, inclusive, o material disponvel naIntranet da Universidade (...)

O material disponvel na Intranet (...)

Questes de foro interno no devem ser includas nos relatrios. Evite, portanto, expresses comoque o prximo trabalho de auditoria aprofunde adequadamente os exames sobre esse item, Asprovidncias anunciadas sero objeto de acompanhamento, O prximo trabalho de auditoria verificar aefetiva implementao das providncias. Essas pendncias sero registradas em documentos decirculao interna.

Ao descrever a recomendao, necessariamente, um verbo ir indicar a ao a ser providenciada(proceder, realizar, implantar, cadastrar, revisar, atualizar, capacitar etc.).

Redao anterior Redao sugeridaAliado aos treinamentos, recomendamos que aentidade adote mecanismos de controle, visandoaferir a eficcia da forma de orientao dosdetentores de suprimento de fundos.

Adotar mecanismos de controle da forma deorientao dos detentores de suprimento defundos.

Entendemos que a argumentao da Unidade no suficiente para mudana de entendimento deque houve pagamentos a maior. Portanto,reiteramos a recomendao, para que sejaprovidenciado o ressarcimento ao Errio dosvalores pagos indevidamente.

Ressarcir ao Errio os valores pagosindevidamente


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A recomendao deve ser apresentada de forma precisa. Evite expresses como que se observe aprescrio, cumprir a legislao aplicvel, ter mais ateno na execuo, garanta um perodo suficientepara efetivao de ampla divulgao, recomendamos que se verifique a possibilidade da utilizao,provendo os meios necessrios e as condies satisfatrias, recomenda-se no repetir o erro. Portanto,faz-se necessria, previamente, a identificao de causas fundamentais das no-conformidades para

servirem de base para detalhar as recomendaes.

Ao recomendar, no interfira no poder discricionrio do gestor. O servidor pode incorrer no risco deo gestor cumprir uma recomendao que no seja adequada e/ou suficiente para sanar a constatao.

Ao recomendar, observe o princpio da racionalizao administrativa e da economia processual,evitando que o custo da apurao, da cobrana ou da implementao recomendada seja superior aosresultados pretendidos ou valores envolvidos.

3.5 Cuidado com o aproveitamento de textos de relatrios anteriores

Muito cuidado deve ser tomado ao se extrair trechos de relatrios anteriores (funes copiar e

colar). muito comum ocorrer de o servidor, ao transportar palavras de outro relatrio, esquecer-se defazer as adaptaes necessrias, como datas, nmero do relatrio, nome do programa etc.

3.6 Incluso de fotografias no corpo do relatrio

A utilizao de fotografias nos relatrios de fiscalizao representa uma importante ferramenta paraenriquecer o contedo das informaes e para ajudar o embasamento das concluses do profissional docontrole.

No entanto, devem ser observadas algumas regras para que se possa extrair o mximo de proveitodessa ferramenta sem tornar os arquivos excessivamente pesados, tanto no que tange ao tamanho doarquivo eletrnico quanto no desvio da ideia central da utilizao da imagem em relatrio:

a) Inclua a fotografia no corpo do relatrio apenas como evidncia de um fato verificado em campo;

b) Inclua a fotografia no corpo do relatrio dentro de uma rea de tabela, observando os seguintesparmetros:

b.1) Para uma fotografia crie uma tabela com uma coluna de largura 8,5 cm e duas linhasde altura automtica. Insira a fotografia pelo comando INSERIR FIGURA DO ARQUIVO (caminho e nome) na primeira linha. Use a segunda linha para fazer a apresentao daimagem;

b.2) Para duas fotografias crie uma tabela com duas colunas de largura 8,5 cm e duaslinhas de altura automtica. Insira as fotografias pelo comando INSERIR FIGURA DOARQUIVO (caminho e nome) na primeira linha de cada coluna. Use a segunda linha decada coluna para fazer a apresentao da imagem.

4. Dos papis de trabalho

Os papis de trabalho so o conjunto de documentos formado pelos elementos comprobatrios(formulrios, documentos etc.) coletados durante os trabalhos de auditoria. Eles constituem a evidncia dotrabalho executado e o fundamento da opinio da equipe de auditoria.

A custdia dos papis de trabalho ficar a cargo da AUDIT. So propriedades do FNDE, devendopermanecer sob rigoroso controle da AUDIT, sendo acessveis somente a pessoal autorizado, incluindo-sea, quando solicitado, os servidores do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e doTribunal de Contas da Unio.


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Os papis de trabalho podem ser compostos de papis, fitas, CD, vdeo ou outros suportes. Aorganizao dos papis de trabalho referentes a todos os relatrios produzidos pela AUDIT deve serrealizada de acordo com as orientaes que seguem:

a) Para cada auditoria ser autuado um processo devidamente associado aos respectivos papis de

trabalho;

b) Os papis de trabalho contero toda documentao de carter geral relacionada aodesenvolvimento do trabalho, referentes ao planejamento, execuo e elaborao de relatrio;

c) Sero includos, entre outros, os seguintes documentos: ofcios, registros, solicitao de auditoria,mapas, registros de informaes recebidas do Ministrio Pblico e da Polcia Federal, registros dedenncias recebidas e respostas dos gestores, toda a sistemtica de planejamento e avaliaesrealizadas antes, durante e aps os trabalhos de campo;

d) A ordenao de documentos no processo de papis de trabalho de determinado municpio deveser realizada por Ordem de Servio. As folhas devem ser numeradas e rubricadas, observandonumerao sequencial para o anexo.

e) Caso o volume possua mais de 200 folhas, sero formados tantos volumes quantos foremnecessrios, devendo ser registrado na capa, em algarismo romano, o nmero do volume. Exemplo:Anexo 1 Papis de trabalho Relatrio de Auditoria XXX - Volume I/II.

Na abertura dos processos associados aos papis de trabalho, dever constar ndice, relacionandotodos os documentos componentes do processo.

Os processos de papis de trabalho devero ser iniciados com um ndice que possibilite, no mnimo,a identificao dos seguintes documentos: ordens de servio, solicitaes de auditoria SA emitidas,respostas do gestor, termo de convnio, plano de trabalho, prestao de contas, sntese das anlisesrealizadas, inclusive pela Internet ou anlise de qualquer documento, check list e um ndice de evidncias,indicando, por constatao registrada em relatrio, o nmero das pginas em que se encontram asrespectivas evidncias, de forma a facilitar consultas posteriores.

Constar dos papis de trabalho documento chamado folha de registro de autoridades, que tem oobjetivo de manter disponvel a qualificao de todos os responsveis pela gesto de recurso. Assim, ao seapresentar para incio de um trabalho, o servidor deve levar uma planilha, a ser preenchida pelo rgoauditado e devolvida antes do trmino dos trabalhos, contendo todos os dados dos gestores envolvidos, oque facilitar a transmisso de dados s autoridades competentes ou a eventual citao do gestor.

Os papis de trabalho constituem a prova de validade dos exames efetuados e, consequentemente,do relatrio respectivo, e devem possuir os seguintes atributos:

a) abrangncia;

b) objetividade;

c) clareza e;

d) limpeza.

Quando da elaborao dos papis de trabalho, deve-se levar em considerao as seguintesmedidas de apresentao:

a) Devem ser concisos, de forma que outro leitor entenda sem necessidade de explicaes doservidor que os elaborou;

b) Devem ser objetivos, de forma que se entenda onde o servidor da AUDIT pretende chegar comseus apontamentos;

c) Devem estar limpos, de forma a no prejudicar o seu entendimento;


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d) Devem ser elaborados de forma lgica quanto ao raciocnio, na sequncia natural do objetivo aser atingido;

e) Devem ser completos, por si s.

f) Devem ser elaborados preferencialmente a caneta, a fim de evitar que alguma informao sejaapagada.

Os papis de trabalho possuem as seguintes finalidades:

a) Racionalizar e auxiliar na execuo do trabalho;

b) Garantir o alcance dos objetivos;

c) Evidenciar o trabalho feito e as concluses emitidas;

d) Fundamentar e servir de suporte ao relatrio de auditoria;

e) Facilitar e fornecer um meio de reviso do trabalho por parte das autoridades que co-assinaro orelatrio final;

f) Constituir um registro que possibilite consultas posteriores, a fim de se obter detalhesrelacionados com a atividade de auditoria realizada e;

g) Fornecer orientao para futuros trabalhos.

Os papis de trabalho podero ser revisados pelos servidores que co-assinaro o relatrio econfrontados com o relatrio de auditoria, no intuito de averiguar a consistncia interna do trabalho e se osregistros no relatrio so teis e relevantes.


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CAPTULO V

DOS PRAZOS E PROCEDIMENTOS

1. Base legal

O Decreto-lei n 200/67, que dispe sobre a organizao da Administrao Federal, em seu artigo6, inciso V, prev que as atividades da Administrao Pblica Federal obedecero ao princpiofundamental do controle permanente do seu desempenho. Mais adiante, no caput do artigo 13, o referidodiploma legal estabelece que o controle das atividades da Administrao Federal dever exercer-se emtodos os nveis e em todos os rgos.

A Constituio Federal de 1988, tratando da matria, consignou, em seu artigo 74, que os TrsPoderes mantero, de forma integrada, sistema de controle interno tendo, entre suas finalidades,avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execuo dos programas de governo edos oramentos da Unio.

Posteriormente, o sistema de controle interno foi regulamentado pelo Decreto n 3.591/2000 edisciplinado pela Lei n 10.180/2001, tendo como objetivos principais a eficincia da administrao pblica(reduo de custos e melhoria da qualidade dos servios) e o deslocamento da nfase aos procedimentosinternos (meios) para os resultados (fins), focando o cidado como beneficirio deles.

As atividades e finalidades especficas da auditoria interna das entidades da administrao indiretaforam fixadas pela Controladoria-Geral da Unio (CGU), rgo central do Sistema de Controle Interno doPoder Executivo Federal, qual se subordina tcnica e normativamente, por meio das InstruesNormativas nos 7/2006 e 1/2007, que estabelecem o contedo e as normas de elaborao eacompanhamento da execuo do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT) e do RelatrioAnual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT).

Acrescido aos trabalhos planejados no PAINT, o RAINT dever apresentar relato gerencial sobre agesto de reas essenciais da unidade. Desse relato dever constar o cumprimento das metas previstas noPlano Plurianual e na Lei de Diretrizes Oramentrias; a avaliao dos indicadores de desempenho; aavaliao dos controles internos administrativos; a regularidade dos procedimentos licitatrios; a avaliaodo gerenciamento da execuo dos convnios, acordos e ajustes firmados; e a verificao da consistnciada folha de pagamento de pessoal.

2. Aes da auditoria interna

As aes de auditoria so planejadas segundo critrios de hierarquizao que contemplam fatorescomo rgo demandante, materialidade, prejuzo potencial, risco iminente, complexidade e disponibilidadeoperacional.

Em geral, essas demandas so provenientes dos Ministrios Pblicos, Tribunal de Contas da Unio,Controladoria-Geral da Unio, Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica e diretorias do FNDE, sendoacrescidas verificaes da aplicao de recursos inerentes a outros convnios/repasses existentes.

3. Abrangncia e extenso dos exames na OS

As demandas provenientes dos rgos externos, inclusive os de controle, cujos contedosexpressamente indiquem a necessidade de fiscalizao in loco, sero includas em OS e abrangero, attulo de extenso dos exames e sempre que tecnicamente vivel, a totalidade dos recursos repassados nosprogramas/aes a que se referem os seus objetos.


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Nos demais casos, a extenso dos exames, contedo da OS, ser definida por meio deamostragem4, observando-se, entre outros aspectos, o montante de recursos repassados e a complexidadeda demanda de auditoria.

4. Atendimento de SA, NA e diligncias

O prazo para atendimento de Solicitaes de Auditoria (SA), incluindo-se as de reiterao, de Notasde Auditoria (NA) ou de diligncias em geral, assim entendidos os demais atos de comunicao formalemitidos pela AUDIT, ser estabelecido a critrio do servidor responsvel e considerando a urgncia, osriscos envolvidos e a capacidade do auditado, podendo ser em horas ou em at 5 (cinco)dias teis.

Exceto por motivo de fora maior devidamente comprovado, os prazos no se suspendem.Excepcionalmente, poder ser prorrogado o prazo concedido, desde que seja por igual perodo, requeridoantes do seu vencimento e fundado em motivo legtimo, assim entendido aquele evento imprevisto, alheio vontade do gestor e que o impediu de praticar o ato por si ou por mandatrio.

Os prazos comeam a transcorrer a partir da cientificao pessoal do gestor ou oficial por meio de

Aviso de Recebimento (AR), confirmao via correio eletrnico ou fax-smile. Caso estes retornem sem odevido recebimento, dever ser providenciada a imediata notificao por edital na imprensa oficial.

4.1 Da manifestao intempestiva

Tratando-se de manifestao intempestiva do gestor, o servidor responsvel dever analisar omaterial recebido e avaliar se as informaes e/ou justificativas apresentadas constituem fatos novos oucuja relevncia possa alterar as constataes.

Uma vez acatada total ou parcialmente a manifestao do gestor, pelo servidor responsvel, deverser elaborado o competente parecer e encaminhado sua chefia imediata para anlise e pronunciamento.

No sendo acatada a manifestao, o servidor responsvel a anexar ao respectivo processo e, emato contnuo, encaminhar diligncia ao gestor informando-o sobre o seu indeferimento e, se for o caso,sobre a ratificao dos termos do relatrio.

Tendo transcorrido o prazo de atendimento, sem qualquer manifestao do gestor, a equipe deauditoria responsvel dever concluir os trabalhos, expedindo-se o competente relatrio de auditoria.

5. Planejamento e execuo dos trabalhos de auditoria

As aes de controle, conforme j mencionado, so divididas em trs fases: planejamento,execuo dos trabalhos de auditoria e confeco do relatrio, assumindo sempre carter conclusivo.

A disponibilizao dos processos administrativos dos programas e projetos a serem fiscalizados(concesso, prestaes de contas, tomada de contas especiais, e afins), bem como dos relatrios dasaes de monitoramento, de capacitao e de acompanhamento realizadas pelos gestores dosprogramas/aes no FNDE, dever ocorrer, sempre que possvel, nos 5 (cinco)dias teis que antecedem data prevista para o planejamento.

Ressalta-se, porm, que a solicitao dos processos e projetos acima referidos s reas do FNDEdeve ser feita em tempo razovel e suficiente para que a disponibilizao ocorra em tempo hbil aoplanejamento.

4O mtodo aplicado como forma de viabilizar a realizao de aes de controle em situaes em que o objeto alvo daao se apresenta em grandes quantidades e/ou se distribui de maneira bastante pulverizada. tambm aplicado emfuno da necessidade de obteno de informaes em tempo hbil, em casos em que a ao em sua totalidade setorna impraticvel.


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Recebidos os processos e/ou os relatrios das aes, se for o caso, iniciar-se- a fase doplanejamento da auditoria, a qual dever ser concluda nos 5 (cinco) dias teis que antecedem dataprevista para a execuo dos trabalhos internos ou em campo.

A fase de execuo dos trabalhos de auditoria ter, em regra, prazo de 10 (dez) dias teis. Em

casos excepcionais, aqueles cuja complexidade da demanda exigir, ou a critrio do auditor-chefe, a fim deracionalizar os trabalhos em campo e aproveitando-se o tempo para atender outra demanda, esse prazopoder ser prorrogado.

6. Relatrio de auditoria

Finalizados os trabalhos em campo, ou internamente, a equipe de auditoria dar incio elaboraodo respectivo relatrio. O prazo para concluso do relatrio de auditoria ser de 5 (cinco) dias teis, acontar do retorno da equipe em campo ou da concluso dos trabalhos internos.

A confeco do relatrio de auditoria ocorrer em duas etapas concomitantes: a) relatriosindividuais e; b) relatrio consolidado ou propriamente dito.

Tem-se por individual aquele relatrio produzido e assinado por membro da equipe de auditoria,observadas todas as regras do Captulo IV, e vinculado sua atuao e distribuio dos trabalhos emcampo ou internamente. Com efeito, por relatrio consolidado ou propriamente dito entende-se aqueleinstrumento concluso, elaborado pelo coordenador de equipe e assinado por todos, que rene, num sdocumento, todo o contedo dos relatrios individuais.

Enquanto os relatrios individuais, para escopo do trabalho, assumem carter de papis detrabalho, os relatrios consolidados representaro os produtos finais do processo de fiscalizao,contendo todas as informaes obtidas nas fases do planejamento e da execuo de forma condensada.

Concludo o relatrio de auditoria propriamente dito, este ser encaminhado s respectivasentidades ou diretorias interessadas, as quais tero o prazo de at 5 (cinco) dias teis para semanifestarem acerca do seu teor, observando-se, no que couber, o disposto no item 4 supra, sem prejuzodo envio aos rgos internos e externos, inclusive os de controle.

Uma vez apresentadas as manifestaes pelas interessadas, e sendo elas total ou parcialmenteaceitas pelo servidor responsvel, este dever elaborar o competente parecer, retificando os termos dorelatrio, e encaminhar chefia superior para pronunciamento conclusivo.

No sendo acatadas as manifestaes pelo servidor responsvel, este as anexar ao respectivoprocesso e diligenciar a entidade ou a diretoria interessada informando-a sobre o indeferimento e sobre aratificao dos termos do relatrio.

O relatrio de auditoria propriamente dito produto institucional e apenas ter eficcia depois deaprovado pelo auditor-chefe.

O relatrio tem por finalidade fornecer: (a) dados para a tomada de decises, (b) subsdios s reasfinalsticas sobre a situao e adequao da execuo dos programas, (c) auxlio aos gestoresresponsveis pela execuo dos programas na correo das irregularidades/impropriedades porventuradetectadas e (d) informaes Controladoria-Geral da Unio, ao Tribunal de Contas da Unio e aos demaisrgos internos e externos, inclusive os de controle, sobre o resultado dos exames efetuados.


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CAPTULO VI

DAS DISPOSIES GERAIS

1. Das tcnicas de auditoria

o conjunto de processos e ferramentas operacionais de que se serve o controle interno para aobteno de evidncias, que devem ser suficientes, adequadas, relevantes e teis para concluso dostrabalhos. necessrio observar a finalidade especfica de cada tcnica auditorial, para evitar a aplicaoinadequada, a execuo de exames desnecessrios e o desperdcio de tempo e de recursos humanos.

Entre os tipos bsicos de tcnicas, destacam-se:

a) Indagao escrita ou oral: uso de entrevistas escritas ou orais, junto ao pessoal daunidade/entidade auditada, para obteno de dados e informaes.

Importante! No esquea de registrar os dados de identificao do entrevistado e colher a suaassinatura. As respostas ao questionrio ou a reproduo da entrevista devem ser,necessariamente, preenchidas a caneta.

b) Anlise documental: ainda que no seja encontrado dado relevante, deve constar nos papis detrabalho que os documentos foram analisados.

c) Conferncia de clculos: revisar as memrias de clculos ou confirmar os valores por meio decotejamento de elementos numricos correlacionados, de modo a constatar a adequao dosclculos apresentados. Por exemplo: montagem de planilhas para confirmar dados de arrecadaodo gestor de uma entidade.

Importante!Deve-se usar, sempre que possvel, formulrios padronizados para cada anlise. Talprocedimento visa facilitar tanto a conferncia dos dados pela chefia quanto a eventualcontinuidade do trabalho por outro auditor.

d) Confirmao externa: verificao junto a fontes externas ao auditado sobre a fidedignidade dasinformaes obtidas internamente. Um dos mtodos consiste na circulao das informaes com afinalidade de obter confirmaes em fonte diversa da origem dos dados. Por exemplo, o envio decorrespondncia empresa para confirmar a adequao do preo de determinado bem ou servioem uma licitao de que tenha participado, ou mesmo de que no tenha participado, mas quesabidamente atuante no mercado.

e) Exame dos registros: a verificao dos registros constantes dos controles regulamentares,relatrios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou

por sistemas informatizados. A tcnica pressupe a verificao desses registros em todas as suasformas. Por exemplo, conferncia de dados de despesas do balancete de determinado rgo paracertificao do valor pago mensalmente a determinada empresa.

f) Correlao das informaes obtidas: cotejamento de informaes obtidas de fontesindependentes, autnomas e distintas, no interior da prpria organizao. Essa tcnica procura aconsistncia entre diferentes amostras de evidncia. Por exemplo, o cotejamento das informaesda pasta de pessoal de um servidor do FNDE com os registros do SIAPE.

g) Inspeo fsica e observao: exame utilizado para testar a existncia de produtos adquiridoscom recursos de um programa ou a adequabilidade na execuo do mesmo, isto , se a suaexecuo e utilizao guardam consonncia com o previsto no programa. A materializao destaverificao deve ser feita atravs de imagens fotogrficas a serem inseridas no relatrio.


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2. Dos tipos de entrevista

A entrevista um dos principais recursos a ser utilizado pelo servidor. Divide-se em dois tipos: a) Deapresentao, que visa estabelecer um relacionamento amistoso com o auditado, de modo a criar umambiente de confiana e cooperao, que ir se refletir nas atividades desenvolvidas e, por consequncia,

nas chances de sucesso da auditoria. Nessa entrevista devem ser tratados os objetivos da auditoria, otempo de durao, a utilizao de recursos, espao fsico, transporte, apoio e obteno de documentos e;b) De coleta de dados, que objetiva maximizar a quantidade de informaes relevantes recebidas no tempodisponvel. Subdivide-se em:

b.1) Preparao: objetivos da entrevista, informaes a obter, preparar plano com principaisperguntas, obter informaes sobre o entrevistado, agendar encontro com o entrevistado,documentos a solicitar, atribuies de cada membro da equipe durante a entrevista.

b.2) Incio: estabelecer relao de cooperao e confiana, reiterar os objetivos da auditoria e anecessidade de cooperao.

b.3) Desenvolvimento: seguir plano de perguntas da entrevista estabelecido no planejamento,

evitando o monoplio da palavra, ouvindo com ateno; atentar aos objetivos da entrevista, sendodireto; inquirir sobre dvida, demonstrando interesse pela opinio do entrevistado; e distinguir fatosde opinies, anotando as respostas a caneta.

b.4) Concluso: recapitular as informaes recebidas; resumir os principais pontos abordados;buscar a indicao de outras pessoas para confirmar ou contrapor as opinies expostas, quando foro caso; no esquecer de colher a assinatura do entrevistado.

b.5) Registro: revisar as anotaes e acrescentar informaes complementares a fim de responderas questes: I) Os objetivos da entrevista foram alcanados? II) necessria a coleta de novasinformaes sobre o assunto? III) necessria a investigao de outros assuntos?

2.1 Dicas para uma boa e eficiente entrevista

Deixe o entrevistado vontade. Explique o seu objetivo. Descubra o que esto fazendo. Analise o que esto fazendo. Faa uma concluso experimental. Explique o seu prximo passo.

Para as entrevistas mais importantes, til notificar o entrevistado sobre os temas a seremabordados, evitando desperdcio de tempo. Se forem necessrias modificaes nas datas das entrevistas,estas devem ser comunicadas oportunamente ao entrevistado.

Numa nica entrevista, deve-se buscar todas as informaes necessrias, dentro de um temporazovel, fixado com antecedncia entre as partes.

Para assegurar a preciso da informao a ser includa em qualquer comunicao de resultados, conveniente que o nmero de entrevistadores seja, sempre que possvel, de no mnimo doisservidores.Deve ser evitado excesso de entrevistadores, de modo a no colocar o entrevistado na defensiva, o queprejudicar a qualidade das informaes.

Como ponto de partida, a cada vez que se confirmar, na resposta do entrevistado, uma hiptese deimpropriedade ou irregularidade, no abrir o assunto no momento nem demonstrar confirmao oureprovao, de forma a no direcionar o posicionamento futuro do entrevistado ou coloc-lo numa posiodefensiva quanto ao tema. As perguntas devem continuar a ser feitas no mesmo ritmo e s depois deve-sevoltar ao tema, para aprofundamento dos fatos.

A confiabilidade da indagao oral depende da objetividade e do conhecimento do servidor quebusca a informao, sendo a competncia do entrevistador (conhecimento, tato, objetividade e bom senso)


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crucial para a relevncia da indagao. A qualidade e a quantidade de informaes coletadas estodiretamente ligadas habilidade na conduo da pergunta certa, para obter o entendimento do auditado edefinir as aes a serem desenvolvidas.

As informaes obtidas por meio de indagaes orais, ainda que confirmadas por escrito pelos

entrevistados, representam apenas opinies ou informaes, necessitando sempre de respaldo dedocumentos para assegurar a sua confiabilidade.

3. Obteno de evidncias

Em atendimento aos objetivos da sua atividade, o servidor deve realizar, na extenso indicada naOrdem de Servio, os testes ou provas adequadas para obter evidncias qualitativamente aceitveis, quefundamentem, de forma objetiva, seu trabalho, dando consistncia s constataes apontadas.

3.1 Critrios para obteno de evidncias

Na obteno de evidncias o servidor deve guiar-se pelos critrios de importncia relativa e denveis de riscos provveis. A importncia relativa refere-se ao significado da evidncia no conjunto deinformaes, e os nveis de riscos provveis referem-se s probabilidades de erro na obteno ecomprovao da evidncia.

3.1.1 Natureza da evidncia. Fsicas ou materiais

As evidncias fsicas ou materiais so as comprovaes obtidas por meio de inspeo ou vistoria inlocorealizadas pelos servidores e expressam a existncia tangvel dos fatos, representadas por cpias dedocumentos, materiais fotogrficos, materiais cinematogrficos ou fonogrficos. Tratam-se, ainda, dascomprovaes extradas dos registros documentais internos ou externos unidade examinad

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