manual de administración sistema de talento...

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Autor: Camilo Bernal Peña

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Manual de Administración

Sistema de Talento Humano

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CAFAM SISTEMA DE TALENTO HUMANO

BOGOTÁ D. C. 2012



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Tabla de contenidos

1. Explicación de la base de datos.

1.1. Clasificación Técnica

1.1.1. Tablas de parametrización

1.1.2. Tablas de almacenamiento

2. Descripción de la base de datos

3. Gestión de la base de datos

3.1 Ingreso a la base de datos

3.2 Migración de la base de datos

3.3 Administración base de datos

3.3.1. Formas de actualización de la base de datos

3.3.1.1. Directamente

3.3.1.2. Indirectamente

3.3.2. Parametrización

3.3.2.1. Parametrización Tablas de parametrización

3.3.2.2. Parametrización de los Archivos de carga.

3.3.2.3. Parametrización tablas Usuarios



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1. Explicación de la base de datos.

Las tablas de la base de datos se clasifica según se utilización funcional.

1.1. Clasificación Técnica

La clasificación técnica esta defina por el rol técnico que juega cada tabla en el

sistema de talento humano. La clasificación técnica identifica dos grandes

agrupaciones de tablas las de parametrización y las de almacenamiento.

1.1.1 Tablas de parametrización

Estas tablas son las que contienen los parámetros iniciales del sistema de información,

por tal razón son estas las tablas que se deberán administrar y actualizar.

Las tablas de parametrización son:

costos_nomina

centros_costo

centros_costo_2

centros_costo_3

cronograma_categorias

derechos

perfiles

servicios

usuarios

1.1. 2 Tablas de almacenamiento

Estas tablas son en las que se almacena la información y los cálculos generados por el

aplicativo de talento humano, es decir son tablas exclusivas del sistema de

información. Por lo anterior se recomienda nunca editar ni modificar ni un dato de

estas tablas, porque podría alterar y distorsionar la consistencia del sistema.

Las tablas son:

calendario

documentos

empleados

orden_temp



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trazabilidad

subalternos

2. Descripción de la base de datos

En esta sección haremos una descripción de la funcionalidad de cada una de las tablas

y sus respectivos campos. La descripción se hará sobre las tablas de parametrización y

algunas tablas de almacenamiento.

Costos_nomina: En esta tabla están definidos los diferentes costos de la

nomina, para cada uno de los tipos de contrato. Los costos de nomina se

refieren a conceptos como salud, pensión, ARP, caja de compensación, etc.

ID: Identificador único del registro.

NOMBRE_COSTO: Es el nombre del costo sobre el sueldo de los

empleados.

CUENTA_SAP: Es el numero de la cuenta asociado al gasto que inicial

con “51”.

CUENTA_SAP_2: Es el numero de la cuenta asociado al gasto que inicial

con “52”

.

CUENTA_SAP_3: Es el numero de la cuenta asociado al gasto que inicial

con “61”.

COSTO_TERMINO_INDEFINIDO: Es el porcentaje sobre el salario que

toca pagar por el concepto (Salud, Pensión, etc.) para los funcionarios

con contrato a termino indefinido.

COSTO_TERMINO_FIJO: Es el porcentaje sobre el salario que toca pagar

por el concepto (Salud, Pensión, etc.) para los funcionarios con contrato

a termino fijo.

COSTO_SALARIO_INTEGRAL: Es el porcentaje sobre el salario que toca

pagar por el concepto (Salud, Pensión, etc.) para los funcionarios con

contrato de salario integral.



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COSTO_APRENDIZ: Es el porcentaje sobre el salario que toca pagar por

el concepto (Salud, Pensión, etc.) para los funcionarios con contrato de

aprendiz SENA.

centros_costo: En esta tabla se definirán todos los centros de costo y sus

respectivas características.


CENTRO_COSTO_SIIGO: Código del centro de costo en el sistema de

información SIIGO NOMINA.

CENTRO_COSTO_SAP: Código del centro de costo en el sistema de

información SAP.

NOMBRE_COSTO_SIIGO: Nombre del centro de costo en el sistema

SIIGO.

CENTRO_COSTO_2: Corresponde al ID de la agrupación de nivel medio a

la que pertenece este centro de costo en la tabla centros_costo_2.

CENTRO_COSTO_3: Corresponde al ID de la agrupación de nivel medio a

la que pertenece este centro de costo en la tabla centros_costo_2.

CEDULA_RESPONSABLE: Corresponde al número de cedula del jefe o

responsable del centro de costo.

centros_costo_2: En esta tabla se definirán todos los centros de costo y sus

respectivos responsables.


NOMBRE: Es un nombre que describe la agrupación de centros de

costo.





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centros_costo_3: En esta tabla se definirán todos los centros de costo y sus

respectivos responsables.


NOMBRE: Es un nombre que describe la agrupación de centros de

costo.



cronograma_categorias: En esta tabla se definirán las diferentes categorías con

que contará el calendario de talento humano.


NOMBRE: Es el nombre de la categoría del calendario.

servicios: En esta tabla se definen los servicios del aplicativo


NOMBRE: Es el nombre con el cual el usuario va identificar el servicio.

ENLACE: Es el link en donde se encuentra el servicio.

perfiles: Esta tabla se definirán los perfiles del sistema. Un perfil no es más

que una agrupación de usuarios bajo un mismo nivel de permisos sobre el

sistema.


NOMBRE: Es el nombre que definirá para el perfil.

DESCRIPCION: Es una descripción sobre el perfil.

ID_CENTRO_COSTO: Es ID de la tabla CENTROS_COSTO que representa

el centro de costo con el cual se encuentra asociado el perfil.



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usuarios: En esta tabla se registra los usuarios con sus respectivas cuentas las

cuales van a dar acceso al sistema.


NOMBRE: Es el nombre del usuario del sistema.

CONTRA: Es el la contraseña definida o asignada a el usuario.

CORREO: Es el correo del usuario, al que el sistema le enviará la

contraseña en caso de olvidarla.

PERFIL: Este campo corresponde al ID de la tabla PERFIL, y representa la

asociación que relaciona al usuario con u perfil determinado.

derechos: Por medio de esta tabla es que se asignará y quitaran los derechos a

los perfiles sobre los servicios del aplicativo.

ID_PERFIL: Es el ID de la tabla PERFIL, y representa la asociación que da

derecho al perfil con el servicio sobre el cual se le quiere dar derecho.

ID_SERVICIO: Es el ID de la tabla SERVICIOS, y representa la asociación

que da derecho al servicio para que el perfil del campo anterior pueda

tener acceso.

3. Administración de la base de datos

3.1 Ingreso a la base de datos

Ingresar a la base de datos

Para ingresar a la base de datos se debe ingresar al siguiente link

http://talentohumano.unicafam.edu.co/phpmyadmin/index.php e ingresar los

siguientes datos:

http://talentohumano.unicafam.edu.co/phpmyadmin/index.php



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Usuario: talentohumano

Contraseña: Th4m1n4.,

3.2 Migración de la base de datos

Exportar la base de datos de la versión anterior.

Para esto se debe seleccionar la base de datos que se quiere exportar en la

sección que esta resaltada en la parte izquierda de la imagen, una vez

seleccionada hacer clic en el botón exportar.



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Después se debe seleccionar la opción “rápido” y formato “SQL” como se

muestra a continuación y finalmente hacer clic en continuar.

Después de esto guarda en tu computador el archivo que se genera el

administrador de base de datos phpmyadmin.

Importar la base de datos

Ingresa a la nueva base de datos en donde se almacenara la información del nuevo

talento humano. Después de ingresar a la base de datos se debe hacer clic en el

botón importar tal como se muestra a continuación.



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Una vez se halla ingresado a la sección de importar el archivo se debe hacer clic

en examinar y se debe seleccionar el archivo que se genero y se guardo

anteriormente.

3.3 Administración de la base de datos

En esta sección se explicara como deberá actualizar la parametrización de la base de

datos para que el sistema se pueda actualizar y sea consistente con los nuevos

parámetros.

3.3.1 Formas de actualización de la base de datos

Antes de mostrar cuales son las tablas de la base de datos que se deben actualizar es

importante saber que la actualización de las tablas se puede hacer directamente o por

medio de archivos.

3.3.1.1 Directamente

La información se puede actualizar directamente en la base de datos por medio de

phpmyadmin. Este tipo de actualización de datos se recomienda para

actualizaciones pequeñas en donde solo estén involucrados no más de 7 datos.

Para explicar cómo se hace la modificación de una tabla, vamos a tomar como

ejemplo la tabla “cronograma_categorias”.

Crear, elimina o modificar una categoría.



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Para los siguientes pasos ten en cuenta las imágenes anteriores.

Crear

1. Hacer clic sobre la tabla “cronograma_categorias”.

2. Hacer clic sobre el botón Insertar.

3. Insertar el nombre del nueva categoría y dejar vacio el campo ID.

Modificar


2. Hacer clic sobre el botón “Editar en línea” del registro del cargo que se quiera

modificar.

3. Actualizar en nuevo nombre y/o el sueldo.

4. Hacer clic en “Guardar”.



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Eliminar


2. Hacer clic sobre el botón “Borrar” del registro de la categoría que se quiera

modificar.

3.3.1.2 Indirectamente

La administración de la tabla también se puede hacer indirectamente por medio de

archivos de Excel, esta opción es recomendada cuando se vaya a hacer varios cambios

sobre la base de datos. Para entender como se hace vamos a utilizar la misma tabla del

ejemplo anterior “cronograma_categorias”.

1. Lo primero que se debe hacer es seleccionar la tabla y después hacer clic en el botón

exportar.

2. Después de esto se debe hacer la exportación del archivo en formato .csv,

como se aprecia en la siguiente imagen.



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3. Después se debe guardar la tabla en equipo pero manteniendo el mismo

nombre.

4. Después de descargarlo se debe abrir el documento. Una vez abierto el

documento se debe hacer clic sobre la columna A. Después clic sobre la

pestaña “datos” y después “ texto_en_columnas”



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5. Después de esto sale una venta de dialogo y se debe hacer clic en el botón

“continuar”. Después se debe hacer clic en el check de “coma” y finalmente

hacer clic en finalizar.

6. Una vez ya se tenga el archivo abierto en Excel y se pueda visualizar

correctamente, se podrán hacer las actualizaciones que se deseen sobre este

archivo. Se podrán editar los campos, eliminar registros o adicionar registros.

Se debe tener en cuenta el no modificar en lo absoluto ninguno de las



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columnas que no estén dentro del rango de columnas de la tabla. Lo anterior

se puede apreciar más claramente la siguiente imagen.

7. Una vez se han hecho las actualización necesarias a la tabla se debe guardar la

tabla manteniendo el nombre y formato .csv del archivo. Después de guardado

el archivo se debe ingresar a la base de datos y vaciar la tabla que se quiere

cargar utilizando la sentencia SQL “TRUNCATE”, como se muestra a

continuación.



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8. Una vez vaciada la tabla que se desea cargar, procedemos a seleccionarla y

hacer clic en importar. Para la importación hay que tener en cuenta dos

parámetros de la importación. El primero definir que el archivo que se va a

importar tiene un formato .csv y el segundo que las columnas están separas

por “;”. A continuación se muestra como ajustar estos dos parámetros.

9. Finalmente saldrá el siguiente mensaje que informara que la carga de la tabla

con los nuevos parámetros se abra hecho exitosamente.

3.3.2 Parametrización

A continuación se explicará cuales son las tablas que hay que tener en cuenta para la

parametrización del sistema.

3.3.2.1 Tablas de parametrización

La parametrización en la base de datos se hace básicamente en la tabla

“centros_costo” y la tabla “cronograma_categorias”, las cuales fueron explicadas

anteriormente.



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3.3.2.2 Archivos de carga.

El sistema se parametriza en un 90% por medio de dos archivos de carga. Se debe

tener en cuenta lo siguiente para que el cargue de las partes sea consistente.

Archivo Interfaz Empleados: Este archivo es el que genera el sistema de SIIGO.

El archivo debe conservar la misma estructura de SIIGO.

El archivo no se debe adulterar.

El archivo debe ser guaradado en .cvs

Archivo complemento: En este archivo se subirá la información especial que no se

encuentra en el archivo de SIIGO. La estructura del formato es la siguiente:

Primer Columna: Cedula del funcionario al cual corresponden los datos del

registro.

Segunda Columna: Cedula del jefe del funcionario.

Tercera Columna: Número de Horas trabajas al mes.

Cuarta Columna: Número de teléfono y/o extensión del funcionario.

Quinta Columna: Ubicación física del estudiante.

El archivo debe debe cumplir con las siguientes reglas para que el cargue sea

consistente

El número de registros o filas debe ser el mismo que el número de funcionarios

activos en la universidad.

La cedula del funcionario (Columna A), debe existir en el sistema, es decir debe

existir en el archivo de carga de SIIGO.

La cedula del funcionario (Columna A), no puede ser vacio en ninguna caso.

La cedula del jefe del funcionario (Columna B), debe existir en el sistema, es

decir debe estar existir en el archivo de carga de SIIGO.

Solo debe haber una cedula un registro vacio en la columna de jefes (Columna

B), y esta debe corresponder a el registro del director general.



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3.3.2.3 Parametrización tablas Usuarios

El sistema de información maneja un modulo de perfiles, cuentas y derechos los cuales son

totalmente parametrizables. Este modulo cuenta con 4 tablas.

Cada usuario del sistema tendrá asociado un perfil. Cada perfil tiene asociado unos servicios a

los cuales tendrá derecho de acceder el usuario.

A continuación mostraremos un diagrama entidad relación que muestre la lógica del sistema

de información.

Teniendo claro el diagrama anterior a continuación se explicaran las tablas que se deberán

actualizar para hacer una correcta administración de las cuentas.

USUARIOS: En esta tabla están definidos todos los usuarios que va tener el sistema de

información de talento humano. Cada funcionario deberá tener definido un usuario. Se debe

tener en cuenta que el siguiente campo debe ir relacionado con el perfil que se quiera usar.

Perfil: En cuanto a perfil se refiere al identificador (numero ID) del perfil al cual

se le quiere asociar a este nuevo usuario. Para ver el ID correspondiente hay

que verificar en la tabla perfiles el ID correspondiente al perfil que se quiere

asignar.

PERFILES: Esta tabla se definirá los perfiles del sistema. Un perfil no es más que una

agrupación de usuarios bajo un mismo nivel de permisos sobre el sistema.



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DERECHOS: Esta tabla se definirá los derechos que tiene un perfil sobre los servicios del

sistema. Si al perfil con ID 1 se le quiere dar permiso para acceder al servicio con ID 9, se debe

insertar in registro en donde ID_SERVICIO sea igual 1 y ID_PERFIL se igual 9.

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