manual de acuerdos de nivel de servicio

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ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO ENTRE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y LAS EMPRESAS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA.

BOGOTÁ, D. C., 27 DE AGOSTO DE 2020.

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ...............................................................................................................................4

2. ALCANCE ................................................................................................................................4

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ..............................................................................................5

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN ....................................................................................................6

5. NOTAS GENERALES ...........................................................................................................6

6. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIOS (ANS) .................................................................7

7. TRATAMIENTO DEL BIEN O SERVICIO NO CONFORME Y DE NO

CONFORMIDADES. .....................................................................................................................22

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INTRODUCCIÓN

Con el fin de generar una mejora continua en los procesos que adelanta el Departamento de Seguridad de la Dirección de Protección y Asistencia, en especial el servicio de seguridad privada, se tomó como estrategia desarrollar un lineamiento que le permita a la Entidad evaluar y administrar los niveles de calidad de los servicios de vigilancia y seguridad privada, los cuales, son proporcionados por los contratistas (Uniones Temporales y Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada) a nivel nacional, en cumplimiento a los contratos de prestación de servicios cuyo objeto es “PRESTAR LOS SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA FIJA Y MOVIL, CON MEDIOS TECNOLÓGICOS Y PERSONAL UNIFORMADO CON Y SIN ARMAS, PARA LA ADECUADA PROTECCIÓN, CUSTODIA, AMPARO Y SALVAGUARDA DE LAS PERSONAS QUE LABORAN E INGRESAN A LAS INSTALACIONES, Y LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LAS DIFERENTES REGIONALES QUE CONFORMAN LA FISCALIA GENERAL DE LA NACIÓN”, con vigencia del 01 de diciembre de 2020 al

31 de julio de 2022. El lineamiento señalado, es denominado como una Administración de Niveles de Servicios, el cual, garantiza que las obligaciones pactadas para el cumplimiento de la ejecución de los servicios de vigilancia y seguridad privada contratados se cumplan, de acuerdo a los objetivos y tiempos que se definan a través de un documento llamado Acuerdo de Niveles de Servicio, con el que se le permite al Supervisor del Contrato utilizar mecanismos y herramientas en pro de realizar un monitoreo, revisión y cumplimiento de los Niveles de Servicios establecidos y acordaos entre las partes. El Acuerdo debe responder a las necesidades establecidas en el proceso contractual y a los aspectos cambiantes que sufre día a día el mundo de la seguridad, por motivos de violencia generada por grupos armados al margen de la ley y la delincuencia común en Colombia, los cuales afectan de manera directa el normal funcionamiento de la Entidad, obligando al Departamento de Seguridad contar con estrategias y medios que detecten de forma oportuna, posibles vulnerabilidades y riesgos que puedan afectar las instalaciones, bienes e información de la Fiscalía General de la Nación.

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1. OBJETIVO Establecer los acuerdos de nivel de servicio entre la Fiscalía General de la Nación y los contratistas (Uniones Temporales y Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada) a

nivel nacional, tendientes a generar una óptima prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, implementados en las diferentes instalaciones de la Fiscalía General de la Nación, con el fin, de obtener una optimización en los recursos y la satisfacción de la Entidad, permitiendo flexibilidad entre el proceso operativo y los fines estratégicos, misionales y de apoyo que asume la Dirección de Protección y Asistencia por medio del Departamento de Seguridad, estableciendo parámetros de identificación de incumplimiento y mecanismos administrativos para la implementación de compensaciones, descuentos o multas por fallas o productos no conformes.

2. ALCANCE El alcance de los Acuerdos de Nivel de Servicio, cubre los servicios de seguridad privada definidos en la Ficha Técnica y las obligaciones estipuladas en los contratos de prestación de servicio. También abarca los servicios de seguridad y vigilancia privada, que por necesidad la Entidad implemente como nuevos servicios y las modificaciones que se requieran en los servicios existentes. El Administrador de los Niveles de Servicio es responsable de mantener comunicación continua con los directivos de las Uniones Temporales y Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada, para efectos de darle solución a las novedades presentadas. El Administrador de los Niveles de Servicio debe asegurarse que todos los acuerdos sean cumplidos a cabalidad de acuerdo a los parámetros pactados por las partes.

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3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Acuerdo de Niveles de Servicio (Service Level Agreement – SLA): Acuerdo escrito entre el proveedor de servicio y el cliente sobre los niveles de servicio acordados entre ambas partes. Análisis de Impacto: La identificación de los procesos críticos en aspectos de seguridad, daño potencial y pérdida que pueda causársele a la Entidad, resultantes de una interrupción en las operaciones del servicio de vigilancia. El análisis de impacto debe identificar entre otros aspectos:

La dimensión del perjuicio por la pérdida o daño.

Qué probabilidad de subsanar se tiene dentro de los tiempos establecidos de cumplimiento.

Cantidad, especificaciones técnicas y servicios mínimos aceptables necesarios

que permitan el normal funcionamiento del servicio de seguridad.

El tiempo dentro del cual los servicios deben ser recuperados.

Análisis de Riesgo: Identificar y evaluar los riesgos tomando en cuenta los activos expuestos o amenazados. Calendario de Cambios Programados: Cronograma que define los tiempos de implementación de todos los cambios aprobados. Calidad del Servicio: Nivel de servicio contratado o acordado entre el contratista y la Entidad. Cambios Normales: Son aquellas solicitudes que son requeridas por el Supervisor del Contrato, con el fin de optimizar los servicios de seguridad o por considerarlos necesarios para una normal operatividad del dispositivo de seguridad. Cambios Urgentes: Son solicitudes que por su naturaleza pueden provenir de un incidente con un alto impacto o de un problema que afecte gravemente el dispositivo de seguridad.

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4. ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente justificación va dirigida a todos los servicios de seguridad y vigilancia privada, implementados en las instalaciones de Fiscalía General de la Nación a Nivel Nacional, dentro del plazo de ejecución (01 de diciembre de 2020 al 31 de julio de 2022

) de los contratos de prestación de servicio y sus prorrogas.

5. NOTAS GENERALES

Cuando una obligación contractual no se cumpla, se establecerá como una falla en el servicio o no conformidad, y se consideraran los siguientes porcentajes de calidad del servicio, los cuales se determinaran por medio de la “MATRIZ EVALUACIÓN % CUMPLIMINETO AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SEVICIOS”.

▪ Excelente 100% ▪ Bueno 95% ▪ Aceptable 90% ▪ Regular 85% ▪ Malo <85% En caso de que el CONTRATISTA en el periodo a facturar tenga un nivel de servicio mensual promedio igual o por encima del noventa y cinco por ciento (95%), se le descontará de la factura mensual el valor establecido en el cuadro “ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS)”; por debajo del 95 % (Bueno) se le descontara además del valor establecido en el cuadro “ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS)”, una

y media (1,5) veces más de dicho valor y, en caso de tener un nivel de servicio mensual por debajo del 90 % (Aceptable), se le descontara el doble del valor establecido en el cuadro “ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS)”. Se iniciará un

proceso de presunto incumplimiento cuando la prestación del servicio sea igual o inferior al ochenta y cinco (85%).

Comentado [LJTG1]: ajustar

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Nota 1: Los niveles de servicios diarios y mensuales se calcularán por turno y por modalidad del servicio, los ítems anteriores pueden variar durante la ejecución del contrato, lo cual, será informado con antelación de manera escrita o por correo electrónico al contratista. Nota 2: Se iniciará proceso de presunto incumplimiento y se realizará el respectivo descuento, cuando el contratista no cumpla con la misma obligación en tres o más meses de manera continua o discontinua, y cuando los niveles de servicio tengan un porcentaje igual o inferior al ochenta y cinco (85) por ciento, que es el nivel regular del servicio. El tratamiento para determinar el porcentaje de los niveles de servicio, deberá seguir el procedimiento denominado TRATAMIENTO A LAS FALLAS DEL SERVICIO NO CONFORME Y DE NO CONFORMIDADES, que se encuentra en el numeral séptimo del presente Acuerdo de Nivel de Servicios.

6. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIOS (ANS) Como resultado del análisis de la operación y la prestación del servicio contratado, se han identificado como parámetros a satisfacer los siguientes atributos:

Calidad: Corresponde al atributo que se orienta a la generación de las actividades tendientes a cumplir con las obligaciones adquiridas por parte del contratista.

Oportunidad: Corresponde al atributo que se asocia con la entrega de los bienes o servicios, dentro de los plazos establecidos o en las disposiciones legales.

Legalidad: Corresponde al atributo que permite dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas por las partes con disposiciones de tipo normativo o legal.

Este documento define y estipula los Acuerdos Niveles de Servicio (ANS), exigibles al CONTRATISTA de la prestación del SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD

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PRIVADA, y la forma de sanción por el incumplimiento de las obligaciones del servicio contratado.

MATRIZ EVALUACIÓN % CUMPLIMINETO AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SEVICIOS

ITE

M

F

AC

TO

R

OBLIGACIÓN

CU

MP

LE

NO

CU

MP

LE

1

OB

LIG

AC

ION

ES

GE

NE

RA

LE

S

Cumplir con las condiciones jurídicas, técnicas, y financieras del contrato. 1 0

2

Asumir el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones de carácter laboral del personal que contrate para la ejecución del contrato, lo mismo que el pago de honorarios, los impuestos, gravámenes, aportes y servicios de cualquier género que establezcan las leyes colombianas y demás erogaciones necesarias para la ejecución del contrato. Es entendido que todos estos gastos han sido estimados por el CONTRATISTA e incluidos en el precio de su oferta.

1 0

3 Mantener reserva de la información o documentos que conozca con ocasión de la ejecución del contrato.

1 0

4 Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4° y 5° de la Ley 80 de 1993.

1 0

5 Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones y recomendaciones impartidas por el supervisor del contrato.

1 0

6 Asistir a las reuniones que sean convocadas por el supervisor del contrato, para revisar el estado de ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA o cualquier aspecto técnico referente al mismo.

1 0

7 Presentar oportunamente las facturas, los soportes correspondientes y demás documentos necesarios para el pago.

1 0

8 Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros en los términos del artículo 52 de la Ley 80 de 1993.

1 0

9 Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a la FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN por el incumplimiento del contrato.

1 0

10

Autorizar a la FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN a deducir los valores

resultantes por los anteriores conceptos de cualquier suma que ésta le adeude al CONTRATISTA. En todo caso la FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN podrá realizar los actos procesales que sean indispensables para defender sus derechos.

1 0

11 Mantener afiliados a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) al personal que designe para la ejecución del contrato.

1 0

12

Informar cuando sea procedente, cambios en la composición del capital social de la persona jurídica; la existencia de pactos o acuerdos de accionistas; su pertenencia o no a un grupo empresarial, si se trata de una matriz, subordinada, o sucursal de sociedad extranjera, así como la información relevante de índole jurídica, comercial o financiera, de la persona jurídica o de sus representantes legales, socios o accionistas.

1 0

13

Proveer la información cuando tenga ocurrencia una situación que implique una modificación del estado de riesgos de la situación jurídica del proponente existente al momento de proponer o de celebrar el contrato, como sería el caso de la existencia de investigaciones, medidas de aseguramiento o condenas proferidas en Colombia o en el extranjero.

1 0

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14

Presentar denuncia cuando tenga conocimiento de la comisión de una conducta punible que pueda ser constitutiva de actos de corrupción. La omisión de este deber, constituye un incumplimiento grave de las obligaciones por parte del contratista, que puede dar lugar a la declaratoria de incumplimiento o al ejercicio de acciones contractuales por el perjuicio o el daño que este tipo de conductas lesivas causan al patrimonio económico de la nación, y que bien pueden exceder el valor de la contratación.

1 0

15 Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas indicadas por el supervisor para su cabal cumplimiento.

1 0

16

OB

LIG

AC

ION

ES

ES

PE

CÍF

ICA

S

Cumplir con el objeto contractual durante el plazo de ejecución del contrato, con el personal, medios de apoyos tecnológicos, transporte, equipos de comunicación, circuitos cerrados de televisión, casetas y demás especificaciones contenidas en el pliego de condiciones, las fichas técnicas y en general con la totalidad de documentos que resulten aplicables por parte del CONTRATISTA.

1 0

17 Garantizar el cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, conforme lo previsto en las normas aplicables sobre la materia.

1 0

18

Aceptar y cumplir las consignas particulares y generales, podrán ser impartidas por temas de inmediatez y urgencia, al coordinador delegado por el contratista de manera verbal, no obstante estas se oficiarán dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes

1 0

19

Responder por los daños que ocurran en las instalaciones, previa verificación e investigación de los presuntos responsables, en aras de cumplir con los principios del debido proceso.

1 0

20 Reportar al encargado de Infraestructura y Personas y supervisor del contrato designado por la Fiscalía General de la Nación de manera inmediata, cualquier novedad presentada en los puestos de vigilancia contratados.

1 0

21

Llevar a cabo reunión mensual previa al pago de la factura, el coordinador designado para cada una de las seccionales que conforman las respectivas regionales y el encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación, durante la ejecución del contrato, con el objeto de atender reclamaciones y tomar decisiones relativas al servicio, las cuales quedarán consignadas en actas y serán de obligatorio cumplimiento.

1 0

22

Llevar a cabo reunión mensual que sean convocadas por el supervisor del contrato, con la asistencia del representante legal, el coordinador seccional y responsable de infraestructura y personas, para revisar el estado de ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA o cualquier aspecto técnico referente al mismo.

1 0

23 Presentar un informe mensual que contenga las recomendaciones, los correctivos y las sugerencias respecto a la prestación del servicio de seguridad, al encargado de Infraestructura y Personas designado por la Fiscalía General de la Nación.

1 0

24

Supervisar por su cuenta y riesgo las veinticuatro (24) horas del día, los puestos de vigilancia ubicados en cada una de las seccionales que conforman las respectivas regionales, utilizando su personal, vehículos y equipos de comunicación dispuestos y solicitados para tal fin.

1 0

25

Realizar campañas de sensibilización en seguridad y modalidades de delitos a los servidores de la Entidad, en todas las sedes donde se preste el servicio de seguridad privada, esto mediante cartillas, volantes, videos o charlas, de las cuales se deben entregar las respectivas evidencias al encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación.

1 0

26 Garantizar el 100% del funcionamiento de los equipos y medios tecnológicos asignados por el contratista, durante toda la ejecución del contrato y que en caso de fallas o mal funcionamiento, realizará el arreglo o cambio respectivo dentro de

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las (24) horas siguientes al reporte del incidente, por uno de iguales o mejores características técnicas a las establecidas en las fichas técnicas.

27

Emplear personal debidamente seleccionado que reúna las condiciones en cuanto a responsabilidad, seriedad, criterio, capacitación, honorabilidad, entrenamiento y presentación personal, que garanticen una óptima prestación del servicio. No obstante la Fiscalía General de la Nación podrá exigir el retiro de cualquier vigilante o coordinador, en forma inmediata cuando no reúna los requisitos enunciados anteriormente o que cumpliéndolos dé muestras de indisciplina o incapacidad para el desarrollo de su labor, mediante solicitud escrita o telefónica de los encargados de Infraestructura y Personas o supervisor del contrato de la Fiscalía General de la Nación.

1 0

28 Garantizar el personal, materiales y equipos requeridos para la correcta prestación del servicio contratado, los cuales serán de responsabilidad exclusiva del contratista.

1 0

29

Contar con la autorización y visto bueno del encargado de Infraestructura y Personas de la Entidad, para retirar, trasladar o modificar la planta de personal de los guardas de seguridad y coordinadores, asignados al dispositivo de la Fiscalía General de la Nación.

1 0

30

Presentar el día de la firma del acta de inicio un cronograma de las visitas de inspección de seguridad, que realizará el coordinador de seguridad a todas y cada una de las instalaciones, indicando la fecha de las visitas, fecha de entrega de resultados y recomendaciones al encargado de Infraestructura y Personas. Este cronograma deberá incluir visitas los días sábados, domingos y festivos. Mediante la visita, se deberá comprobar el grado de cumplimiento del contrato y de las normas de seguridad en vigencia, los manuales, procedimientos y las recomendaciones impartidas por el contratista dentro del estudio individual de riesgos y seguridad de cada sede.

1 0

31 Mantener actualizada toda la información y documentación del personal que presta el servicio objeto del contrato, para cada sede del grupo o grupos respectivos.

1 0

32

Entregar al encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación, en un tiempo no mayor a treinta (30) días calendario a partir de la iniciación de la ejecución del contrato, los manuales de procedimientos, consignas generales y particulares de cada puesto, las medidas de prevención, disuasión, protección y vigilancia, con los cuales prestará el servicio. Así mismo, el CONTRATISTA acreditará por lo menos cada año, los cursos de actualización y reentrenamiento de los guardas de seguridad encargados de prestar la seguridad en las instalaciones de la Fiscalía General de la Nación incluyendo polígonos reales.

1 0

33

Notificar con antelación al encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación, de cualquier cambio respecto a los guardas de seguridad o del coordinador que prestan el servicio, para su respectivo aval del cambio por parte de la Entidad.

1 0

34

Mantener los guardas de seguridad asignados como disponibles, dispuestos en la ficha técnica de cada regional, según el caso, previa aprobación del encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación, con el fin de que suplan los faltantes imprevistos, los relevos de almuerzos, permisos en la jornada laboral, situaciones médicas, pausas laborales, entre otras, teniendo en cuenta que el servicio es permanente y continuo.

1 0

35 Realizar una copia selectiva de las novedades, eventualidades o anomalías presentadas, la cual se podrá llevar a cabo usando dispositivos de almacenamiento como CD, discos externos y USB.

1 0

36 Entregar al encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación, en un tiempo no mayor a treinta (30) días calendario a partir de la iniciación de la ejecución del contrato, los planes de contingencia para cada

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instalación donde se presta el servicio, en los cuales, se debe contemplar las acciones a tomar, para que todos los puestos de vigilancia estén permanentemente cubiertos, esto con el fin de garantizar un nivel de seguridad alto en las diferentes dependencias de la Fiscalía General de la Nación. Al solicitar la Entidad un Plan de Contingencia, se busca con esto que se exponga los medios, mecanismos, tiempos, niveles de atención y escalamiento, que en caso de falta temporal de un guarda de seguridad, en cualquiera de las sedes a cubrir, se activará de tal manera que en ningún momento se vea afectada la prestación del servicio, esto teniendo en cuenta que las dependencias de la Entidad son sensibles en el tema de seguridad y no cabe la posibilidad que se den interrupciones o faltas en la prestación del servicio.

37

Suministrar la información que le sea requerida por parte de la Fiscalía General de la Nación, ya que por razones de seguridad se realizarán estudios de seguridad al Representante Legal, a los socios, a la mesa directiva, al personal directivo, a los guardas de seguridad y al coordinador propuesto. Para el caso de los guardas de seguridad deberá aportar al momento de la suscripción del acta de inicio, las hojas de vida de cada uno junto con una relación del personal con su información básica como la dirección del domicilio, número de la cédula, teléfono fijo y móvil, del mismo modo, para efectos de cubrir turnos o ausencias por cualquier causa de alguno de los guardas de seguridad titulares, deberá suministrar las hojas de vida de por lo menos diez (10) personas adicionales a las designadas para prestar los servicios, quienes también serán sometidas al correspondiente estudio de seguridad.

1 0

38

Entregar a la Fiscalía General de la Nación, al momento de la suscripción del acta de inicio, el reporte del RENOVA y el listado de armas único autorizado para efectos de tramites de revalidación, compra y cesiones de armas para personas jurídicas ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad del Departamento de Control, Comercio de Armas, Municiones y Explosivos, los cuales deberán contener los siguientes datos: clase, calibre, marca, serie, número del salvoconducto, fecha de vencimiento del mismo, uso, estado y ciudad de expedición; información que será verificada por el encargado de Infraestructura y Personas de la Entidad. Los permisos de tenencia deberán tener como domicilio la ciudad donde prestará el servicio, de lo contrario deberá presentar la solicitud radicada ante la Superintendencia de Seguridad y Vigilancia Privada de su trasladado a esa ciudad.

1 0

39 Informar de forma escrita la dirección de la sucursal o agencia en la cual se va a atender tanto la parte operativa, como administrativa de cada seccional que conforman las respectivas regionales.

1 0

40

Destinar e informar al momento de la suscripción del acta de inicio un automotor para cada seccional que conforma cada grupo, con las características establecidas en la ficha técnica, para la supervisión de los servicios de seguridad contratados para las instalaciones de la Fiscalía General de la Nación. Así mismo, asignar otro de iguales o mejores condiciones técnicas que supla un eventual daño de cualquiera de los rodantes, cambio que se realizará en un término no superior a dos (2) horas.

1 0

41

Pasar revistas idóneas de supervisión y controles internos, con supervisores de la planta de personal del contratista, en las diferentes sedes que conforman las seccionales, que integran las regionales, realizando como mínimo (2) visitas en la noche y (2) más en el día, para lo cual utilizarán el sistema de rondas TAC y

deberán enviar el reporte semanal al encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación, como constancia del cumplimiento de la obligación, dejando de igual manera constancia en los libros de minuta respectivos.

1 0

42 Supervisar a través de medios informáticos y con posibilidades de revisión remota o en línea por parte de la Fiscalía General de la Nación, teniendo en cuenta la importancia que implica el control permanente de la supervisión ejercida, por la

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empresa de vigilancia y seguridad privada, a los guardas de seguridad en los puestos de trabajo. Por lo tanto, deberá contar con sistemas de supervisión GPS, que permita el control y seguimiento en tiempo real con acceso a cliente, para la georreferenciación de los supervisores, el cual puede ser propio o alquilado, pero debidamente certificado con factura o contrato de arrendamiento. Para la ejecución de la supervisión externa este deberá contener, un reporte en línea a través de dispositivos móviles de cada una de las revistas de supervisión realizadas en campo, registro de su ubicación en tiempo real con cartografía y apoyo de fotografía satelital; el reporte escrito del recorrido realizado en el transcurso del día, que permita la creación de formularios de supervisión personalizados y, tener como dotación un botón de pánico inalámbrico desde la unidad móvil (GPS) para emergencias, reporte que pueda ser confirmado en visita física al lugar de ubicación o virtual desde las instalaciones de la Fiscalía General de la Nación, conforme a cronograma presentado el día de la suscripción del acta de inicio.

43 Proveer a la Fiscalía General de la Nación, los equipos de comunicación establecidos en la ficha técnica que garanticen la comunicación permanente y continua, para el control de la supervisión del contrato.

1 0

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Presentar al encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación, de cada una de las seccionales a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del acta de inicio los siguientes documentos:(i) Documento de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en el cual aparezcan inscritos los vehículos.(ii) Relación del parque automotor indicando placa, modelo, tipo de vehículo, licencia de tránsito.(iii) Fotocopia de la licencia de tránsito.(iv) Fotocopia del SOAT.

1 0

45

Presentar a la Fiscalía General de la Nación el día de la suscripción del acta de inicio, el programa y cronograma de capacitación que se aplicará durante el periodo de ejecución del contrato. Este se coordinará previamente con el supervisor de la entidad.

1 0

46

Presentar a la Fiscalía General de la Nación el día de la suscripción del acta de inicio, la metodología, procedimientos y controles establecidos por el contratista, para prestar el servicio, procedimiento interno para atender las reclamaciones, plan de contingencia general en caso de siniestros, accidentes de trabajo, reemplazos, calamidades domésticas, de salud, permisos y relevos en horas de almuerzo del personal.

1 0

47

Presentar a la Fiscalía General de la Nación el día de la suscripción del acta de inicio el reporte de RENOVA, en el cual, se pueda verificar que cuenta en la planta de personal de la empresa como mínimo; para la REGIONAL NIVEL CENTRAL

con mil quinientos (1500) empleados entre vigilantes y supervisores.

1 0

48

Si durante la ejecución del contrato, el CONTRATISTA incumple con los siguientes aspectos: personal requerido, cantidad de equipos tecnológicos acordados, fechas de entrega, supervisiones externas, mantenimiento preventivos y correctivos, asignación de los elementos de apoyo descritos en las fichas técnicas y capacitaciones, dentro de los plazos establecidos, la entidad podrá imponerle multas conminatorias, de acuerdo con el procedimiento previsto en la Ley y en las normas reglamentarias correspondientes. Los valores por concepto de multas impuestas podrán ser compensados con las sumas que adeude la Entidad. El pago o la deducción del valor de dichas multas no exoneran al Contratista de su obligación de ejecutar las prestaciones a su cargo (artículo 86 de la Ley 1474 de 2011).

1 0

49

Contar con un centro de operaciones durante la ejecución del contrato, en cada una de las seccionales, ubicado en la ciudad determinada en la ficha técnica correspondiente, el cual, será verificado al tercer (3) día hábil siguiente de la suscripción del acta de inicio y periódicamente durante la ejecución del mismo, por parte del encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la

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Nación, quien comprobará la existencia en los 28 Ítems.

50

F

AC

TO

R H

UM

AN

O

a) SECCIONAL BOGOTÁ: 24 HRS CON ARMA DOMINGO A DOMINGO =38

1 0

51 24 HRS SIN ARMA DOMINGO A DOMINGO = 3 1 0

52 12 HRS DIURNO SIN ARMA LUNES A VIERNES SIN FESTIVOS = 2 1 0

53 12 HRS DIURNO SIN ARMA LUNES A VIERNES CON FESTIVOS = 19 1 0

54 b) SECCIONAL NIVEL CENTRAL: 24 HRS CON ARMA DOMINGO A DOMINGO = 61

1 0

55 24 HRS SIN ARMA DOMINGO A DOMINGO = 16 1 0

56 SUPERVISORES 24 HRS CON ARMA DOMINGO A DOMINGO = 2 1 0

57 12 HRS DIURNO SIN ARMA LUNES A VIERNES SIN FESTIVOS = 42 1 0

58

ME

DIO

S T

EC

NO

LÓ

GIC

OS

Elementos solicitados = 1.143 1 0

59

Extraer periódicamente cuando la capacidad de almacenamiento de grabación se encuentre en un noventa y cinco (95%), con el acompañamiento de un delegado de la Entidad, en dispositivos DVDS, discos duros externos o dispositivos de almacenamiento externos, el Backup de la totalidad de las horas de grabación de

las cámaras que se pactaron durante la ejecución del contrato.

1 0

60

Garantizar la entrega a la Entidad de los dispositivos de almacenamiento utilizados en la ejecución periódica del proceso de monitoreo y control de acceso, una vez extraídos de los respectivos grabadores, en un término no superior a 12 horas. Estos deberán ser embalados en bolsas antiestáticas y rotuladas con la fecha de inicio y finalización de grabación, la identificación y dirección de la sede. Dichos discos serán devueltos en blanco (borrado seguro) al contratista, luego de cumplidos tres (3) meses de haber sido extraídos.

1 0

61

Efectuar la instalación y configuración de todos los equipos para los CCTV, controles de acceso y equipos de detección, dentro de los términos establecidos al inicio de la ejecución del contrato, teniendo en cuenta el suministro de materiales tales como (tubería, cableado, canaleta y conectores), de igual manera la desinstalación de los mismos, al término de la ejecución del contrato sin generar costo alguno para la Entidad.

1 0

62

Presentar el plan de mantenimiento y monitoreo al encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación, dentro de los veinte (20) días siguientes de la firma del acta de inicio, el cual debe incluir al menos los siguientes ítems: a. PLAN DE TRABAJO: Que incluye la metodología que propone para la

ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo del CCTV, su monitoreo y atención de contingencias. b. CAPACITACIÓN: Que incluye manejo,

mantenimiento y operación de los sistemas de alarmas, CCTV y control de acceso. c. PERSONAL: Indicación del perfil de las personas que adelantarán la

manipulación, mantenimiento y monitoreo de los sistemas de alarmas, CCTV y control de acceso, así como las funciones que atenderán. d. CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES: Programa de mantenimientos preventivos que realizará a las diferentes sedes durante la ejecución del contrato. e. SOPORTE LOGÍSTICO:

Recursos y equipos que dispondrá para llevar a cabo la labor del mantenimiento y de monitoreo, atendiendo lo solicitado por la Fiscalía General de la Nación en los pliegos de condiciones.

1 0

63

La Fiscalía General de la Nación se reserva el derecho de trasladar, reubicar y suprimir cualquiera de los servicios relacionados anteriormente, de acuerdo con las necesidades internas de la entidad, sin que esto represente ningún costo adicional para la entidad.

1 0

64 Realizar acta de servicio cada vez que ejecute alguna labor como: Mantenimientos, instalaciones, reubicaciones y visitas de control.

1 0

65 Dotar al personal técnico de las herramientas y equipos necesarios para realizar los 1 0

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mantenimientos, las instalaciones, reubicaciones y demás labores que le sean asignadas.

66

Contemplar la depreciación y gastos de la desinstalación de los medios tecnológicos utilizados como apoyo en el servicio, y la destinación a la Fiscalía General de la Nación de la tubería, cableado, canaletas y conectores, los cuales no podrán ser retirados por el contratista una vez finalizado la ejecución del contrato.

1 0

67 El servicio de mantenimiento correctivo se prestará en el sitio, cada vez que se presente un imprevisto, con un tiempo de respuesta no superior a cuatro (4) horas a partir del momento de la comunicación del incidente.

1 0

68 Garantizar un (1) año de grabación en cada una de las sedes donde se prestara el servicio de CCTV, sin que esto acarree desmejorar la calidad de la imagen gravada.

1 0

69 Proveer la instalación del software o el equipo requerido, en el lugar indicado por la Fiscalía General de la Nación, que permita la visualización de los videos guardados mediante el back up en cualquier momento.

1 0

70 Brindar capacitación en el manejo de los medios tecnológicos y equipos, con una intensidad de mínimo diez (10) horas, para el personal de la entidad que designe el encargado de Infraestructura y Personas.

1 0

71

El valor correspondiente a los medios tecnológicos, se pagara teniendo en cuenta los días de servicio efectivos de cada circuito cerrado, el cual, deberá estar debidamente instalado y en perfecto funcionamiento, siendo verificado y aprobado por el encargado de Infraestructura y Personas de la Entidad.

1 0

72 Garantizar la continuidad del servicio a partir de la firma del acta de inicio, en cada una de las sedes.

1 0

73

Entregar a la Entidad al finalizar el contrato, los discos duros o dispositivos de almacenamiento utilizados en el proceso de monitoreo y control de accesos, durante la ejecución del contrato, los cuales serán devueltos en blanco (borrado seguro) al contratista luego de cumplidos tres (3) meses de haber sido extraídos.

1 0

74

Dentro del plazo máximo de cincuenta (50) días hábiles contados a partir de la suscripción del contrato, se deberá hacer la entrega del 100% de los equipos solicitados, instalados y en perfecto funcionamiento en cada una de las sedes, esto será verificado y probado por el encargado de Infraestructura y Personas de la Entidad.

1 0

75

Instalar, configurar y operar el escáner de inspección a elementos (Rayos X), suministrando todos los materiales y accesorios necesarios para el correcto funcionamiento de estos dispositivos, sin ningún costo adicional y en el sitio que determine el encargado de Infraestructura y Personas de la Entidad.

1 0

76 Capacitar en la operación y administración del escáner de inspección a elementos (Rayos X) y detectores de metales manuales, sin ningún costo adicional al personal destinado para operar estos dispositivos.

1 0

77 Asumir los costos de la instalación de los equipos y materiales necesarios, aun cuando la distancia entre una cámara y el switch sea superior a cien (100) metros.

1 0

78

Suministrar los accesorios y cualquier elemento que se requiera para la protección necesaria en sus equipos, para aquellas sedes que por sus características físicas y meteorológicas lo requieran, con el fin de garantizar la prestación continua del servicio las veinticuatro (24) horas del día.

1 0

79 Garantizar la entrega de las bases de datos de los controles de ingreso de visitantes y vehicular, en disco duro y en formato estándar (Excel y PDF), una vez terminado el contrato.

1 0

80 Los discos duros utilizados en los sistemas de grabación, deben tener interfaz SATA y deben ser de alto desempeño para circuito cerrado de televisión (CCTV).

1 0

81 No podrá retirar de las sedes de la Fiscalía General de la Nación ninguno de los dispositivos instalados, sin previa autorización del encargado de Infraestructura y

1 0

de 23

Personas de la Entidad.

82

El sistema de control de acceso, debe tener la capacidad de almacenar los registros de marcaciones de ingresos y salidas de los funcionarios, que posean la tarjeta magnética de proximidad y para generar los reportes necesarios cuando así se requieran.

1 0

83 Configurar perfiles de usuario en los sistemas de grabación (DVR), sistema de control de acceso para funcionarios y sistemas de registro de visitantes, de acuerdo a lo requerido por el personal de seguridad de la Fiscalía General de la Nación.

1 0

84 Garantizar el funcionamiento de la totalidad de los equipos durante el término de ejecución del contrato y dos meses más, con el objeto de realizar empalme.

1 0

85

CO

OR

DIN

AD

OR

REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL COORDINADOR DEL CONTRATO: 1. Experiencia laboral mínima de Cuatro (04) años, en el desempeño de funciones relacionadas con la coordinación de servicios de vigilancia y seguridad privada.

1 0

86 Contar con la acreditación como consultor en seguridad, otorgada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

1 0

87 No tener inhabilidades e incompatibilidades según lo establecido en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1474 de 2011.

1 0

88 El Coordinador designado no podrá ser el Representante Legal, Gerente, Jefe de Operaciones o ser dueño o socio de la Empresa de Vigilancia y Seguridad Privada, teniendo en cuenta que el servicio será prestado de manera permanente.

1 0

89

FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL CONTRATO: Organizar, planificar,

controlar y verificar los servicios de vigilancia contratados en forma mensual, entregando la programación el día hábil antes del comienzo del siguiente mes al encargado de Infraestructura y Personas, al igual, reportar de forma diaria las novedades que se presenten en las diferentes sedes.

1 0

90 Servir permanentemente de enlace entre la Fiscalía General de la Nación y el contratista a través de los funcionarios que ejercerán el control de la ejecución del contrato.

1 0

91 Diseñar estrategias de seguridad de acuerdo con las necesidades de la Fiscalía General de la Nación, de tal manera que se garantice la adecuada prestación del servicio.

1 0

92 Prestar asesoría y apoyo cuando la Entidad lo requiera o en situaciones de contingencia o emergencia.

1 0

93

Verificar las novedades presentadas en los sitios y puestos objeto del presente proceso de contratación, durante la ejecución del contrato, así como, constatar que el personal a su cargo esté prestando el servicio adecuadamente y dentro de los horarios establecidos.

1 0

94 Presentar junto al informe mensual, un consolidado con novedades, llamados de atención, retardados al servicio, incapacidades y permisos legales del personal que presta su servicio en las sedes de la Fiscalía General de la Nación.

1 0

95 Programar la rotación de los guardas de seguridad y mantener disponibilidad permanente para atender los requerimientos de la Fiscalía General de la Nación, solicitados atreves del encargado de Infraestructura y Personas.

1 0

96

Determinar, autorizar y ejecutar los cambios y relevos de personal que sean necesarios o cuando Fiscalía General de la Nación lo solicite, teniendo en cuenta que el reemplazo reúna el perfil adecuado y esté debidamente capacitado, cambios que serán comunicados, autorizados y coordinados con el encargado de Infraestructura y Personas.

1 0

97

Elaborar y entregar al encargado de Infraestructura y Personas en un término no mayor a treinta (30) días a partir de la iniciación de la operación, los protocolos del control de acceso y salida de elementos (vehículos, armas, celulares, computadores y demás elementos electrónicos) para cada puesto.

1 0

98 Efectuar y presentar los informes mensuales y demás documentos que requiera la 1 0

de 23

Fiscalía General de la Nación, atreves del encargado de Infraestructura y Personas.

99

El coordinador junto con el encargado de Infraestructura y Personas, efectuaran visitas mensuales a los sitios donde se presta el servicio, para establecer las condiciones de riesgo, detectar oportunamente y corregir los problemas en la prestación del servicio; además, asistir a las reuniones que se programen cuya asistencia es indelegable, preparará los informes sobre la ejecución del contrato y mantendrá disponibilidad permanente para atender los requerimientos que se hagan por parte de la Fiscalía General de la Nación.

1 0

100

Presentar por escrito al encargado de Infraestructura y Personas a más tardar dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, el listado del personal que va a prestar el servicio en cada una de las diferentes sedes, con el número de cedula y número telefónico, cumpliendo con los requisitos mínimos de capacitación y experiencia exigidos, acompañados de las respectivas afiliaciones a los sistemas de seguridad social previstos en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, caja de compensación familiar y fotocopia de los certificados judiciales y contrato laboral debidamente formalizado.

1 0

101 Reportar al encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación, las novedades e inquietudes presentadas en las visitas efectuadas a las diferentes sedes, como mínimo una vez por mes y de manera escrita.

1 0

102 Efectuar recomendaciones por escrito a la Fiscalía General de la Nación, encaminadas a mejorar la prestación del servicio de vigilancia y seguridad durante la ejecución del contrato.

1 0

103 Verificar que en cada puesto se encuentre la carpeta del Manual Operacional de Servicio (M.O.S.) y que los guardas de seguridad estén dando cumplimiento al mismo.

1 0

104 Certificar y avalar mediante su firma las planillas de supervisión generadas en las diferentes sedes.

1 0

105 Las demás funciones que le sean asignadas de común acuerdo entre las partes, para la correcta prestación del servicio.

1 0

106

GU

AR

DA

S D

E S

EG

UR

IDA

D

REQUISITOS MÍNIMOS PARA LOS GUARDAS DE SEGURIDAD: Ser ciudadano

colombiano. En caso de ser extranjero, tener autorizada la permanencia en el país, entendiéndose que la capacitación que reciba, no lo habilita para trabajar en el país en servicios de vigilancia y seguridad privada.

1 0

107 Certificado de antecedentes judiciales vigente, expedido por la Fiscalía General de la Nación.

1 0

108 Certificar ser apto psicológica y mentalmente, además de contar con condiciones físicas adecuadas para el ejercicio de la función.

1 0

109 No tener antecedentes penales ni disciplinarios, lo que será verificado por la Fiscalía General de la Nación.

1 0

110 El personal deberá tener título de bachiller. 1 0

111 De acuerdo al artículo 42, numeral 1 de la Resolución N° 4973 del 27 de julio de 2011 expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, el personal masculino debe tener su situación militar definida.

1 0

112 El personal deberá tener vigente los cursos de fundamentación y reentrenamiento en seguridad, de acuerdo con lo establecido en la Resolución N° 4973 del 27 de julio de 2011 expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

1 0

113 El 50% del personal deberá contar con el curso de fundamentación en medios tecnológicos, de acuerdo con lo establecido en la Resolución N° 4973 del 27 de julio de 2011 expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

1 0

114 El 10% del personal deberá contar con el curso de fundamentación como operador de medios tecnológicos y tener conocimiento general en el manejo de arcos detectores de metales, detectores de metales (Garrett) y escáner RX.

1 0

de 23

115 Contar con un (01) año como mínimo de experiencia como guarda de seguridad. 1 0

116

Los guardas de seguridad para su identificación como tal, portará una credencial expedida por el titular de la licencia de funcionamiento, con la observancia de los requisitos de capacitación y entrenamiento exigidos en la normatividad vigente de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

1 0

117

El personal deberá acreditar una práctica de tiro real, con un tiempo no mayor a cuarenta y cinco (45) días a partir de la iniciación de la operación y posteriormente una cada seis meses, con un instructor certificado en donde se realicen prácticas de reacción y precisión, utilizando como mínimo seis (06) cartuchos reales para cada uno de los guardas de seguridad en cada práctica, también deben certificar capacitación en manejo de armas y conocimiento legal del uso de ellas, el cual será revisado por el encargado de Infraestructura y Personas.

1 0

118

FUNCIONES DE LOS GUARDAS DE SEGURIDAD: Cumplir a cabalidad con los

principios, deberes y obligaciones que rigen la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada, según como lo establece el artículo 74 del Decreto 356 de 1994.

1 0

119

Controlar el ingreso y salida de las personas en las sedes, orientándolas para su correcto desplazamiento dentro de las Instalaciones y responder por el control en todos los accesos existentes, de acuerdo con las instrucciones que imparta la Fiscalía General de la Nación a través del encargado de Infraestructura y Personas.

1 0

120 Controlar, registrar y responder por la entrada y salida de elementos y bienes, así como, la revisión de bolsos y paquetes de acuerdo con las instrucciones que imparta el encargado de Infraestructura y Personas.

1 0

121 Responder por el oportuno control y cierre de las puertas de las sedes y el encendido y apagado de las luminarias internas y externas.

1 0

122 Mantener permanente comunicación interna entre los diversos puntos de vigilancia y la central de comunicación de la compañía.

1 0

123 Responder por los bienes muebles e inmuebles de la Fiscalía General de la Nación y por los demás que se encuentren en sus sedes o instalaciones, ya sean instalados interna o externamente.

1 0

124 Responder por la correcta utilización de las áreas de parqueo de la Fiscalía General de la Nación, por parte de los servidores, funcionarios y visitantes, así como mantener el control de los vehículos allí estacionados.

1 0

125 Garantizar la restricción de acceso a las dependencias que indique la Fiscalía General de la Nación, debiendo implementar en coordinación con la misma los mecanismos adecuados para tal fin.

1 0

126 Controlar el ingreso y salida de vehículos de los parqueaderos, lo mismo que de los bienes muebles que lleven los servidores, funcionarios y visitantes, de acuerdo con las normas e instrucciones que imparta la Fiscalía General de la Nación.

1 0

127 Mantener estricto control de entrada y salida de los vehículos de propiedad de la Fiscalía General de la Nación, en los parqueaderos de la Entidad.

1 0

128 Cumplir a cabalidad con los turnos de servicio señalados por la Fiscalía General de la Nación.

1 0

129 Llevar en debida forma los registros necesarios para la óptima prestación del servicio de seguridad.

1 0

130 Garantizar la seguridad en las sedes de la Fiscalía General de la Nación, a ser vigiladas por la Empresa de Vigilancia y Seguridad Privada, mediante la ejecución coordinada de rondas periódicas internas.

1 0

131 Responder por la seguridad de los servidores, funcionarios, visitantes y contratistas dentro de las instalaciones, estableciendo los mecanismos y controles necesarios para garantizar dicha labor.

1 0

132 Mantener excelente presentación personal, utilizando correctamente los uniformes 1 0

de 23

exigidos por las normas vigentes de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de no cumplirlo es causal de retiro del dispositivo de seguridad de la Fiscalía General de la Nación.

133 Reportar en forma inmediata ante el coordinador de la empresa, como del encargado de Infraestructura y Personas de la Entidad, cualquier anomalía que se presente con la prestación del servicio.

1 0

134

Dar un adecuado uso a los elementos que le sean suministrados para el desempeño de sus funciones y no permitir su utilización en forma indebida. Cuando esto último ocurra, la Fiscalía General de la Nación a través del encargado de Infraestructura y Personas reportará las anomalías presentadas, con el fin de que se tomen los correctivos pertinentes.

1 0

135

Llegar oportunamente al sitio de trabajo, para hacer una revisión completa del puesto antes de recibirlo, registrando en el libro de turno el estado en que se recibe y como se entrega el servicio, como también informar las novedades ocurridas durante el servicio.

1 0

136 Mantener en perfectas condiciones de aseo los lugares establecidos por la Fiscalía General de la Nación, para la toma de alimentos y donde se encuentren ubicados los lockers.

1 0

137 Acatar y hacer cumplir las disposiciones existentes en materia de seguridad emanadas por la Fiscalía General de la Nación.

1 0

138

Permitir los controles y revistas realizados por los encargados de Infraestructura y Personas adscritos a la Dirección de Protección y Asistencia, o visores de Turno de la Fiscalía General de la Nación, quienes serán los encargados de hacer cumplir el servicio de manera eficiente, sin que se genere ninguna relación de tipo laboral.

1 0

139

Tendrán un libro de minuta en cada puesto, suministrado por la empresa de vigilancia y seguridad privada, donde llevarán un registro sobre el recibido y entrega del servicio, relevos, novedades y consignas impartidas por el encargado de Infraestructura y Personas.

1 0

140 Deberán observar buena conducta, mantener una presentación personal impecable; además de mantener excelentes relaciones humanas con los funcionarios de la institución y visitantes.

1 0

141

Revisaran con los medios tecnológicos disponibles, los objetos de mano de los visitantes como bolsos, paquetes y maletas, con el fin de restringir el ingreso de elementos prohibidos como celulares, medios de comunicación, armas, explosivos, etc., que puedan ser utilizados para infringir daños a los servidores o las instalaciones. Así mismo, cualquier clase de productos que haga presumir serán comercializados al interior de las sedes, actividad que se encuentra totalmente prohibida.

1 0

142 Manejar de acuerdo a la capacitación en medios tecnológicos, los sistemas y equipos habilitados para el registro de ingreso y salida de vehículos de los parqueaderos de la institución, escáner, arcos y detectores de metales manuales.

1 0

143

Realizarán una revisión minuciosa de los vehículos que entren y salgan de las instalaciones, verificando que las tarjetas que autorizan el parqueo, correspondan al automotor y quien lo conduce, en caso de alguna duda tomarán contacto con el Supervisor de Seguridad que se encuentre de turno.

1 0

144 Se presentarán debidamente uniformados quince minutos antes de la iniciación del servicio y asistirán a una reunión donde se les impartirá órdenes y consignas que deberán hacer cumplir en el turno.

1 0

145 No podrán utilizar las garitas o lugares destinados para la prestación del servicio, como bodega para almacenar elementos, ni para preparar alimentos o recibir visitas.

1 0

146 No podrán conducir, manipular o accionar de cualquier manera los vehículos que se encuentren dentro de las instalaciones de la Fiscalía General de la Nación.

1 0

de 23

147 Los guardas de seguridad durante el servicio en la Fiscalía General de la Nación, no podrán utilizar celulares ni elementos electrónicos que los distraigan de sus funciones.

1 0

148 Se abstendrán de permitir el ingreso de vehículos a los parqueaderos de la Fiscalía General de la Nación, que no hayan sido autorizados por el encargado de Infraestructura y Personas.

1 0

149 Harán rondas en el área bajo su responsabilidad durante las horas diurnas, nocturnas, fines de semana y días festivos, cada vez que el supervisor de turno o el encargado de Infraestructura y Personas así lo determine.

1 0

150 Se encargarán de operar los escáneres y arcos detectores de metal de propiedad de la Fiscalía General de la Nación, en las sedes donde se encuentren instalados.

1 0

151 Los guardas de seguridad deberán estar contratados para el cumplimiento del dispositivo de seguridad de la Fiscalía General de la Nación.

1 0

152 Las demás que le sean asignadas por la empresa, el Supervisor del contrato de la Entidad y el encargado de Infraestructura y Personas de la Fiscalía General de la Nación.

1 0

153

AR

MA

ME

NT

O,

MU

NIC

IÓN

Y

AC

CE

SO

RIO

S

a) SECCIONAL BOGOTÁ: Revolver calibre 38 largo, cañón cuatro pulgadas, con capacidad para seis (6) cartuchos, con funda = 39

1 0

154 Cartuchos calibre 38 originales de fábrica ( sin recalzar) = 468

1 0

155 Permiso de tenencia vigente que ampare el arma utilizada en el servicio, expedido por el Departamento de Control y Comercio de Armas Municiones y Explosivos del Ministerio de Defensa Nacional = 39

1 0

156 b) SECCIONAL NIVEL CENTRAL:

Revolver calibre 38 largo, cañón cuatro pulgadas, con capacidad para seis (6) cartuchos, con funda = 67

1 0

157 Cartuchos calibre 38 originales de fábrica ( sin recalzar) = 804

1 0

158 Permiso de tenencia vigente que ampare el arma utilizada en el servicio, expedido por el Departamento de Control y Comercio de Armas Municiones y Explosivos del Ministerio de Defensa Nacional = 67

1 0

159

C

OM

UN

ICA

CIO

NE

S a) SECCIONAL BOGOTÁ:

Radios y/o Terminales Móviles Empresariales = 70 1 0

160

b) SECCIONAL NIVEL CENTRAL: Radios y/o Terminales Móviles Empresariales = 139

1 0

161

EL

EM

EN

TO

S D

E A

PO

YO

a) SECCIONAL BOGOTÁ:

Linternas grandes recargables de luz halógena o LED, con su respectivo cargador, para los puestos de 24 horas, (Una por puesto) = 67

1 0

162 Espejos inspector con linterna incorporada para la revisión de los vehículos, donde sean requeridos = 10

1 0

163 Cómoda o locker para cada guarda = 151 1 0

164 Paraguas (tráfico pesado) = 67 1 0

165 Tubos de descargue para armas de fuego = 12 1 0

166 Armerillos metálicos para visitantes = 12 1 0

167 Conos con cintas reflectivas de 90cm = 12 1 0

de 23

168 Vallas metálicas o plásticas = 12 1 0

169 b) SECCIONAL NIVEL CENTRAL: Linternas grandes recargables de luz halógena o LED, con su respectivo cargador, para los puestos de 24 horas, (Una por puesto) = 136

1 0

170 Espejos inspector con linterna incorporada para la revisión de los vehículos, donde sean requeridos = 50

1 0

171 Cómoda o locker para cada guarda = 298 1 0

172 Paraguas (tráfico pesado) = 136 1 0

173 Tubos de descargue para armas de fuego = 4 1 0

174 Armerillos metálicos para visitantes = 5 1 0

175 Conos con cintas reflectivas de 90cm = 10 1 0

176 Vallas metálicas o plásticas = 12 1 0

177

T

RA

NS

PO

RT

E

Como mínimo se deberá tendrán un (01) vehículo tipo motocicleta de 200 centímetros cúbicos y otro vehículo tipo camioneta 4x4, cinco (05) puertas, en cada una de las seccionales que integran la regional, modelo no anterior al 2018, con logotipos de la empresa pintados, que disponga de exoneración de pico y placa y que este registrado ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y en la plataforma RENOVA.

1 0

TOTAL 177 0

TOTAL % CUMPLIMIENTO1 100 %

ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS)

FA

CT

OR

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ANS PENALIDAD MEDICIÓN

ANS

NCUMPLIMIEN

TO (Horas, Días, Servicios,

obligación)

FA

CT

OR

HU

MA

NO

Servicios de vigilancia y

seguridad privada implementados en la Regional Nivel Central - Según

Contrato de Prestación de

Servicios.

Prestación de servicios de vigilancia y

seguridad privada - SECCIONAL

BOGOTÁ, con (62) puestos, distribuidos en

(16) sedes. - SECCIONAL NIVEL CENTRAL, con (121)

puestos distribuidos en (18) sedes.

100% del Cumplimiento

Valor establecido por la Superintendencia

y vigilancia y seguridad

privada, según la modalidad del

servicio, dividido por 30 días y

multiplicado por el número de servicios no prestados.

Mensual

N° xxx servicios no prestados X

valor día de la modalidad del

servicio.

Supervisión física externa a las sedes

y servicios implementados.

Supervisión física externa a cada una de las sedes y servicios

implementados, la cual debe ser dos en el día


1 SMMLV, por día no cumplido

Mensual

N° xxx de días no cumplidos X 1 SMMLV

1 Para determinar el porcentaje de cumplimiento contractual se utilizaron las siguientes formulas (Numero de Ítems no

cumplidos X 100 / 177) y (100 – Valor definido en la primera fórmula)

de 23

y dos en la noche (Total 120 por servicio

instalado).

ME

DIO

S T

EC

NO

LÓ

GIC

OS

Instalación de los medios

tecnológicos.

Según lo establecido en la Ficha Técnica


1 SMMLV por día no cumplido.

Mensual

N° xxx de días no cumplidos

(No instalación) X

1 SMMLV

Funcionamiento de los medios

tecnológicos.

Mantenimiento preventivo y correctivo o arreglos solicitados

por el Responsable de Infraestructura y

Personas.



Mensual

N° xxx días que no

funcionan los medios

tecnológicos X 1 SMMLV

Entrega de registros fílmicos según solicitud.

Entrega de los registros fílmicos, dentro de los términos establecidos en la Ficha Técnica.

Nota: Cuando la

solicitud de los registros fílmicos

superen los 3 días, los tiempos de entrega se

acuerdan con el Responsable de Infraestructura y

Personas.



Cada vez que se

soliciten

N° xxx días de no entrega de los registros

fílmicos solicitados X 1

SMMLV

AR

MA

ME

NT

O

Asignación de la cantidad de armamento solicitado.

Asignación de la cantidad de armas de fuego solicitadas y el cumplimiento de sus

especificaciones según la Ficha Técnica.



Mensual


Cronograma de Mantenimiento

Mantenimiento preventivo o correctivo, según el cronograma

entregado al Responsable de Infraestructura y

Personas.


1 SMMLV por mantenimiento no efectuado.

Mensual


CO

MU

NIC

AC

ION

ES

Comunicación permanente e ininterrumpida

Comunicación por medio del elemento

(Terminal móvil o Radio DMR) implementado, la

cual, debe ser constante e

ininterrumpida durante toda la ejecución del

contrato.



Mensual


de 23

TR

AN

SP

OR

TE

Asignación de un vehículo por parte

del contratista

Asignación de un vehículo en cada una de las seccionales,

según las especificaciones

establecidas en la Ficha Técnica.



Mensual


EL

EM

EN

TO

S D

E

AP

OY

O Entrega de los

elementos de apoyo a los guardas de seguridad.

Entrega de los elementos de apoyo a

los guardas de seguridad, según las

especificaciones contenidas en la Ficha

Técnica.



Mensual


TOTAL MES Suma de los Valores $ de

cada Ítem

7. TRATAMIENTO A LAS FALLAS DEL SERVICIO NO CONFORME Y DE NO CONFORMIDADES.

Para efectos de determinar la responsabilidad del Contratista, la Fiscalía General de la Nación a través del Jefe del Departamento de Seguridad de la Dirección de Protección y Asistencia como Supervisor del Contrato, requerirá al mismo mediante solicitud escrita para que comparezca a reunión, con el fin de adelantar el tratamiento a las fallas del servicio no conforme y de no conformidades, la cual, se adelantara en

observancia al principio del debido proceso y de la normatividad vigente, establecer la responsabilidad del contratista y determinar la sanción a imponer por su incumplimiento.

Por lo anterior, dicha reunión se tramitara de la siguiente manera; I] Se le informara al Contratista vía escrita de la fecha, hora y lugar en donde se llevara a cabo. II] Se le dará traslado al Contratista del informe del presunto incumplimiento vía electrónica, el cual, llevara anexo las evidencias correspondientes. III] Apertura de la reunión en donde las partes se presentan y mencionan en que calidad comparecen. IV] El Supervisor del Contrato pondrá de presente los hechos constitutivos del presunto incumplimiento, las evidencias recolectadas, las normas o clausulado contractual vulnerados y el posible monto económico a descontar, el cual, deberá ser aplicado a la facturación del mes inmediatamente siguiente. V] Se le da la palabra al Contratista para que controvierta los hechos y evidencias trasladadas y manifieste acerca de la aceptación de su responsabilidad o no. VI] Una vez escuchado y analizados los argumentos del Contratista, el Supervisor del Contrato manifestara la procedibilidad de la implementación del descuento según los ANS acordados. VII] El Contratista puede proponer alternativas (Compensación) para subsanar el incumplimiento. VIII] En el

de 23

evento de presentarse el escenario mencionado inmediatamente anterior, el Supervisor del Contrato analizara la pertinencia y conducencia de la propuesta y se manifestara dentro de la misma reunión de su aceptación o negación. IX] Cierre de la reunión y firma del Formato Acta de Reunión.

NOTA 1: Todas las decisiones tomadas por las partes dentro de la reunión, serán registradas dentro del Formato Acta de Reunión, las cuales son de obligatorio cumplimiento.

NOTA 2: Cuando el Contratista no comparezca a la reunión programada y no allegue los soportes que justifiquen su ausencia, será causal de aceptación de los hechos del presunto incumplimiento y el Supervisor del Contrato podrá establecer la penalidad correspondiente de acuerdo al ANS aceptado por las partes. De lo anterior, le será enviado al Contratista la decisión tomada a la cual le deberá aplicar lo contenido en la Nota 3.

NOTA 3: El monto económico establecido en el Acta de Reunión, por concepto de penalidad de acuerdo al ANS aceptado por las partes, deberá ser aplicado por el Contratista en la factura del mes inmediatamente siguiente, novedad que será verificada por el Supervisor del Contrato o por quien este designe.

ELABORÓ:

John Fredy Sanchez Vargas

Agente de Protección y Seguridad IV

REVISÓ:

Cr ® Edgar Orlando Barrero García

Jefe Departamento de Seguridad

APROBÓ:

Doctor Jorge Eduardo Rojas Pinzón

Director de Protección y Asistencia

FECHA:

15/08/2020

FECHA:

15/08/2020

FECHA:

15/08/2020

manual de acuerdos de nivel de servicio

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