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ORGANISMO JUDICIAL

GUATI MALA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE

TRIBUNALES

Elaborado poll Aprobado por:

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ORGANISMO JUDICIAL

ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 3

CAPÍTULO 1. 5 GENERALIDADES DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS 5

1.1 OBJETIVO 1.2 ALCANCE 1.3 NORMAS GENERALES 6

CAPÍTULO II. 8

NORMAS 8

2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL 8

2.2 BASE LEGAL: 8

CAPÍTULO III. 11

ORGANIZACIÓN 11

3.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 11

CAPÍTULO IV. 13

COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS 13

4.1 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE NUEVO INGRESO 13

4.2 TRASLADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES AL ARCHIVO GENERAL DE CENTRO AMÉRICA 15

4.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTAS 17

4.4 EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS 19

4.5 SOLICITUD DE FOTOCOPIAS SIMPLES DE EXPEDIENTES FENECIDOS 22

4.6 EMISIÓN DE CONSTANCIAS 24

4.7 SOLICITUD Y ENVÍO DE EXPEDIENTES 26 4.8 DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 28 4.9 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES 30 4.10 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN EXTERNA DE EXPEDIENTES 32

4.11 DIGITALIZACIÓN (ESCANEO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES 34

4.12 DIGITACIÓN (INGRESO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES 36

GLOSARIO 39

CONTROL DE CAMBIOS 40

ANEXOS 42

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ORGANISMO JUDICIAL 7

INTRODUCCIÓN

El Archivo General de Tribunales, es la Unidad Administrativa del Organismo Judicial, encargada de archivar, custodiar, preservar e inventariar expedientes judiciales fenecidos proporcionando apoyo para clasificar archivos en los juzgados, atendiendo a usuarios internos y externos solicitando documentos para consulta, así como para extensión de certificaciones.

Para cumplir con esta importante función, se hace necesario definir adecuadamente los procesos y procedimientos que conllevan las actividades del Archivo General de Tribunales, delimitando las responsabilidades, asignando las tareas especificas necesarias con los interesados, para el cumplimiento de la normativa que aplique para cada caso.

El presente manual pretende normar las actividades y funciones para las cuales fue creado el Archivo General de Tribunales, en cumplimiento de la Norma de Control Interno Número 1.10 "MANUALES DE FUNCIONES YPROCEDIMIENTOS", aprobada mediante Acuerdo Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas consolidando la información del Archivo mencionado en cinco capítulos, que a continuación se describen:

Capítulo I. Generalidades del Manual de Funciones y Procedimientos: El Capítulo 'I está conformado por la información general del Manual, es decir, el objetivo, alcance y principios del documento como instrumento administrativo.

Capítulo II. Normas: El capitulo II contiene, la Misión y Visión Institucional, las Políticas Institucionales a las que responde el Archivo General de Tribunales, referencia a la normativa vigente aplicable a sus funciones, desde lo general a lo específico, iniciando con la Constitución Política de la de la República de Guatemala que otorga independencia al Organismo Judicial para su funcionamiento; siguiendo con la Ley del Organismo Judicial, la Ley del Servicio Civil del Organismo Judicial y otras leyes específicas que constituyen el fundamento de sus funciones, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y demás Acuerdos emitidos por la Corte Suprema de Justicia y la Presidencia del Organismo Judicial que le aplican.

Capítulo III. Organización: El Capítulo III contiene el organigrama aprobado de la dependencia, la descripción interna de la misma.

Capítulo IV. Compendio de Procedimientos: El Capítulo IV está conformado por la descripción —nombre, objetivo, normativa especifica y responsable- y los flujogramas de los procedimientos establecidos en la dependencia.

Por último, se presenta un Glosario y el registro de Control de Cambios que corresponde a la Versión 2 del documento.

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CAPITULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

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ORGANISMO JUDICIAL

ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES GUATÍMAI A. C A

CAPÍTULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Este capitulo contiene la información general del Manual de Procedimientos del Archivo General de Tribunales, por lo que a continuación se describen el objetivo, alcance y las normas generales que deberán observarse durante la vigencia del documento.

1.1 OBJETIVO

Ser un instrumento administrativo que permita al personal que conforma el Archivo General de Tribunales conocer en forma clara, sencilla y sistemática las actividades que se realizan.

1.2 ALCANCE

El presente Manual será utilizado por el personal del Archivo General de Tribunales, para el desarrollo de sus actividades diarias y brindar la asesoría apropiada a las unidades que lo requieran.

El Archivo central y regional, son los encargados de apoyar en la clasificación de los archivos internos, así como de la recepción de expedientes fenecidos de los distintos Órganos Jurisdiccionales. A continuación se presenta un listado de los departamentos de la República en los cuales el Archivo General de Tribunales tiene cobertura:

Sede Central: Guatemala, Escuintle, Sacatepéquez, Santa Rosa, Jutiapa, El Progreso Chiquimula, Izaba', Zacapa, Alta Verapaz, Baja Verapaz, Petén y Chimaltenango.

Sede Regional de Quetzaltenango: Suchitepéquez, Huehuetenango, San Marcos, Totonicapán, Sololá, Retalhuleu, Quetzaltenango y Quiché.

Por medio de la actualización de procedimientos internos del Archivo General de Tribunales permitirá cumplir con las actividades y funciones asignadas, teniendo efectos directos como indirectos a los usuarios, así como, a las unidades jurisdiccionales, adquiriendo como resultado la aplicación de los principios de economía y celeridad procesal.

En consecuencia, la unificación de criterios de clasificación y procedimientos, reduciendo requisitos por medio de disposiciones internas, estableciendo una estructura funcional administrativa.

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17

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ORGANISMO JUDICIAL

1.3 NORMAS GENERALES

El Manual de Procedimientos debe actualizarse cuando sea necesario incluir, modificar o eliminar procedimientos, lo cual será determinado por el jefe de la dependencia

Cada dependencia debe revisar como mínimo una vez al año su manual de procedimientos.

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I I

6

ORGANISMO JUDICIAL


CAPITULO II.

NORMAS

7

ORGANISMO JUDICIAL


CAPÍTULO II. NORMAS

2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL

a) MISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL

"Administrar e impartir justicia, garantizando el acceso, atención y debido proceso a la población, en procura de la paz y armonía social."

VISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL

"Ser un organismo de Estado con credibilidad y aprobación social, con perso acj especializado e íntegro, en condiciones óptimas de funcionamiento, velando por tramitación oportuna y por la dignidad e igualdad de todas las personas usuarias."

POLÍTICAS INSTITUCIONALES A LAS QUE RESPONDE EL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

Privilegiar operacional y financieramente la función sustantiva jurisdiccional, direccionando y poniendo a su servicio la organización administrativa.

2.2 BASE LEGAL:

Constitución Política de la República de Guatemala. Artículos 28, 30, 31, 203, 205, 210.

Decreto Número 1568, Reglamento General de Tribunales. Artículos 91, 92, 93, 94 95, 96, 97,98.

Decreto Número 1-86, Ley de Amparo, Exhibición Personal y de Constitucional Articulos 76, 81, 310, 311, 327,341, 352. 513.

Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala: "Ley del Organismo Judicial", publicado el 3 de abril de 1989; y sus reformas contenidas en Decretos del Congreso de la República Nos. 27-89, publicado el 31 de mayo de 1989; 29-90, publicado el 28 de mayo de 1990; 64-90, publicado el 29 de noviembre de 1990; 75-90, publicado el 10 de enero de 1991; 11-93, publicado el 11 de marzo de 1993; 112-97, publicado el 15 de diciembre de 1997; 59-2005, de fecha 31 de agosto de 2005 y el Decreto Número 32-2016 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 22 de julio de 2016.

Decreto 48-99 del Congreso de la República de Guatemala: "Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial", publicado el 6 de enero de 2000.

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ORGANISMO JUDICIAL ct


Acuerdo No. 31-2000 de la Corte Suprema de Justicia: "Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial", publicado el 20 de julio de 2000; reformado por Acuerdo No. 39-2003, publicado el 23 de septiembre de 2003 y por el Acuerdo No. 48-2014 de la Corte Suprema de Justicia, de fecha 01 de octubre de 2014.

Decreto Número 314, Código de Notariado Artículos 54 y 55

Decreto Número 2-89, (Reformado por el artículo 4 del Decreto Ley 11-93) Ley del Organismo Judicial Artículo 52, 53, 171y 177.

Decreto Número 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública. Artículos 1, 10, 12, 20, 36 y 37.

Decreto Número51-92, Código Procesal Penal, Artículo 18

Decreto Número 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo Artículo 25

Acuerdo Número 81-05, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, mediante el cual se crea la Dirección de Servicios de Gestión Tribunalicia para coordinar las funciones administrativas de las siguientes unidades:

Centro Administrativo de Gestión Penal Centro de Servicios Auxiliares de la Administración de Justicia Almacén Judicial Archivo General de Tribunales

Acuerdo Número 120/2013, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se establece la estructura organizacional del Archivo General de Tribunales.

Resolución 000756 emitida por la Gerencia General, de fecha nueve de agosto de dos mii trece, por medio de la cual se aprueba el Manual de Procedimientos del Archivo General de Tribunales del Organismo Judicial.

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9

ORGANISMO JUDICIAL


CAPITULO HL

ORGANIZACIÓN

PRESIDENCIA DEL ORGANISMO JUDICIAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE GESTIÓN TRIBUNALICIA

EA OK SERVICIÓS

GENERAL [itirt.lztra-.19 REA DE ARCHIVO

I I y. ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO III. ORGANIZACIÓN

La estructura organizacional del Archivo General de Tribunales fue aprobada mediante el Acuerdo 120/2013 dala Presidencia del Organismo Judicial, de fecha 28 de junio de 2013.

3.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

(--- ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES


SECRETA RÍA

JEFATURA

ORGANISMO JUDICIAL


Unir

CAPITULO IV.

COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS

CAPÍTULO IV.


Para el cumplimiento de las funciones establecidas, el personal que conforma el Archivó General de Tribunales ejecuta 12 procedimientos.

o ORGANISMO JUDICIAL

4.1 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE NUEVO INGRESO

ORGANISMOS JUDICIAL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 4.1 Recepción de expedientes fenecidos

Objetivo Realizar la recepción de expedientes fenecidos a los Órganos Jurisdiccionales

Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Artículo 5

Responsable: Área de Archivo

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Paso No. Actor/Puesto Descripción Órgano Jurisdiccional Requiere de forma escrita fecha para la recepción de

expedientes. 2 Coordinación o Jefatura Programa y designa fecha de recepción. 3 Coordinación o Jefatura Elabora oficio designando la fecha de recepción. 4 órgano Jurisdiccional Remite expedientes, con listados impresos y digital. 5 Oficinista Encargado del Área

de Recepción Cuantifica la cantidad de legajos para distribuir entre los oficinista de recepción.

6 Oficinista Encargado del Área de Recepción

Imprime y entrega el reporte de recepción en proceso.


Registra y realiza físicamente la distribución de legajos.

8 Oficinista de Recepción Recibe físicamente los expedientes y registra la información.


Revisa listados y entrega en digital ai personal del órganos Jurisdiccional.

10 órganos Jurisdiccional En un plazo máximo de 5 días hábiles devuelve los listados impresos debidamente firmados y sellados.


Recibe los listados, verifica las correcciones, firma y sello del órgano Jurisdiccional de estar correctas continúa en paso 12, incorrectas regresa a paso 10.


y sello, entrega copia al administrativa y

Valida cada listado con su firma órgano Jurisdiccional dependencia archiva la copia correspondiente.

12 Oficinista De Resguardo Registra y traslada físicamente los expedientes a la estanterla, archiva reporte correspondiente y finaliza el proceso.

l‘t ORGANISMO JUDICIAL

4-1 Renal:león de expedientes fenecidos de Myr ingreso. Página 1/1

ÓRGANO JURISDICCIONAL JEFATURA O

COORDINACIÓN

OFICINISTA ENCARGADO DE RECEPCIÓN

OFICINISTA DE RECEPCIÓN OFICINISTA DE RESGUARDO

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Recibe los listados. verifica la firma y sella

del Órgano Jiniadleonal

11

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Vanda cada listado con su firma y sello.

entrega copla al •

Registra, traslada llecamente los expedientes a la rgan Jurisdlcci nal

y archiva copla correspondiente

12

estanterla correspondiente 13

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14

ORGANISMO JUDICIAL t5


4.2 TRASLADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES AL ARCHIVO GENERAL DE CENTRO AMÉRICA

ORGANISMOS JUDICIAL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 4.2

Traslado de expedientes judiciales para envío al Archivo General de Centro América.

Objetivo: Organizar los expedientes que se enviarán al Archivo General de Centro América Normas específicas: Acuerdo 120/2013 Artículo 4 Responsable: Área de Manejo de Expedientes

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Paso No. Actor/Puesto Descripción

Coordinación o Jefatura Define los parámetros para clasificar y escanear. 2 Coordinación o Jefatura Designa personal a ejecutar tarea. 3 Oficinista de Clasificación y

Reclasificación Revisa y clasifica los expedientes fenecidos, para digitar.

4 Oficinista Digitador Ingreso de expedientes al sistema e Imprime carátula y adjunta a expediente.

5 Delegado de Grupo Imprime reporte, prepara para traslado y solicita autorización.

6 Coordinación o Jefatura Revisa expediente para traslado Autoriza el envio continua incorrecto regresa a paso 5.

de estar correcto paso 7, de estar

7 Equipo de Traslado Procede a traslado de expedientes con su debido reporte al Archivo de Centro América, sellado y firmado de recepción de los expedientes trasladados y finaliza el procedimiento.

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15

I I ORGANISMO JUDICIAL

(12


4.2 Traslado de expedientes judiciales para el envio al Archivo General de Centra América, Página :1/1

COORDINACIÓN O JEFATURA

OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN

OFICINISTA DIGITADOR

DELEGADO DE GRUPO

EQUIPO DE TRASLADO

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INICIO I.,,II)

Define los ararnstros para cl Mirar y

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Revisa expedientes para traslado

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( FIN

16

ORGANISMO JUDICIAL 11-

4.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTAS


Préstamo De Expedientes Para Consultas. Objetivo: Poner a la vista los expedientes a los usuarios para sus diferentes

consultas


Responsable: Área de Atención y Consultas

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Paso No. Actor/Puesto Descripción

Usuario Interno y Externo Requiere consulta de expedientes

2 Oficinista de Consultas Verifica datos del requerimiento para consulta de expedientes.

3 Oficinista de Consultas Ingresa el formulario. 4 Oficinista de Búsqueda Realiza búsqueda de expediente solicitado. 5 Oficinista de Búsqueda Si localiza el expediente, continúa en operación

número 6. Si no localiza el expediente, continúa en operación número 11.

6 Oficinista de Búsqueda Registra el formulario y el traslado del expediente.

7 Oficinista de Consultas Entrega en calidad de préstamo temporal, dentro de las instalaciones el expediente a quien lo

solicitó. 8 Usuario Interno o Externo Firma formulario de solicitud de consulta de

expediente, confirmando el préstamo del mismo.

9 Oficinista de Consultas Registra devolución, brinda conocimiento al personal de búsqueda y archiva junto a solicitud.

10 Oficinista de Búsqueda Ingresa la recepción del expediente y lo archiva, finalizando el procedimiento.

11 Oficinista de Búsqueda Registra que no encontró el expediente y realiza las observaciones pertinentes.

12 Usuario Interno o Externo Recibe el formulario, firma de recibido la negativa a su consulta y finaliza el procedimiento. 1

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17

Realiza búsqueda de E expediente s licitad

4

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ORGANISMO JUDICIAL It


4 3 Préstamo de expedientes para consulta. Pagina in

USUARIO INTERNO Y EXTERNO OFICINISTA DE CONSULTAS OFICINISTA DE BÚSQUEDA

INICIO )

Requiera consulte do expedientes

Verifica dates del requerimiento pare

consulte 2

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Registra el formulario y traslado de expediente

Firma formulario de sOlicilud de

consulta 8

Registra devolución, banda conocimiento el personal de búsqueda

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Ingresa la recepción del expediente Y le

archiva 10

Entrega en calicata de préstamo temporal, el

expediente 7

NO

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Recibe el formulario y firma de recibido la

negativa 12

Registre que no enco tró el expediente

11

18

ORGANISMO JUDICIAL 1‘


4.4 EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS

ORGANISMOS JUDICIAL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 44

Emisión de Certificación de Expedientes Fenecidos

Objetivo: Emitir a los usuarios certificaciones de los expedientes fenecidos que,,

soliciten

Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Articulo 3

K Responsable: Área de Atención y Consultas


Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Usuario Interno o Externo Requiere consulta de expedientes, 2 Oficinista de consultas Verifica datos del requerimiento para consulta de

expedientes. 3 Oficinista de Certificaciones o

Negativas Realiza búsqueda de expediente solicitado.

4 Oficinista de Certificaciones o Negativas

Si localiza el expediente, continúa en operación número 5. Si no localiza el expediente, continúa en operación número 15.


Registra el formulario y el traslado del expediente.


Reproduce las actuaciones solicitadas.


Emite certificación de las fotocopias foliadas, selladas y traslada a Coordinación o Jefatura.

a Coordinación o Jefatura Revisa, autoriza, sella y traslada para entrega. 9 Oficinista de Consultas Emite formulario 220C de

del Organismo Judicial. pago para la Tesoreria

10 Usuario Interno o Externo Paga formulario 2200 en ventanilla de los diferentes bancos dentro del edificio de la Corte Suprema de Justicia.

11 Oficinista de Consultas Entrega certificación solicitada recibido del usuario

con firma de

12 Oficinista de Consultas Adjunta solicitud y recibo de pago al expediente. 13 Oficinista de Consultas Traslada el expediente al oficinista de

certificaciones y negativas para su resguardo. 14 Oficinista de Certificaciones o

Negativas Archiva el expediente en el legajo que le corresponde y finaliza procedimiento.


Registra información para negativa.


Imprime negativa y traslada para autorización.

17 Coordinación o Jefatura Revisa, autoriza, sella y traslada para entrega.

19

18 Oficinista de Consultas Entrega negativa al usuario, quien firma de recibido, la archiva y registra en el sistema, finalizando el procedimiento.

ORGANISMO JUDICIAL I I to

E

20

ORGANISMO JUDICIAL

44 Emisión de Certificación de Expedientes fenecidos. Página 1/1

USUARIO INTERNO O EXTERNO OFICINISTA DE CONSULTAS COORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DE CERTIFICACIONES O NEGATIVAS

(INICIO-)

Requiere consulto Realiza búsqueda de Verifica datos del expediente solidado

a requedmiento para

de expediente 1

consulta de expediente 2

SI

O

Registra formulario y el traslado del

expediente 5

/ Reproduce las

actuaciones solicitadas

5

/ Emite certificación de

les N O

Revisa, autodzal sello Y traslada para

fotocopias foliadas, selladas y

traslada a Pago d recibe Emite reciba de pago para la tesorerfa del

entrega 6

Coordinación o Jefatura

Organismo Judicial 9

4 10

Entrega °edificación solicitada con 51710 de

.. recibido del usuario 11 /

10

Archiva el expediente en el legajo

correspondiente Adjunta solicitud y recibo de pago al

expediente 12

Registra inlormadó para negativa

15 44

•

Trasl expediente

d

da el al

/

búsqueda personal pare su r sguardo

13 Revisa, autoriza, sella y traslada para

Imprime negativa y traslada para

entrega 17

autorización 16

Entrega negativa al usuario quien firmad recibido, lo archiva y registra en el sistema

18

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( FIN )4

11

21

ORGANISMO JUDICIAL 9-z


GUAT c.

4.5 SOLICITUD DE FOTOCOPIAS SIMPLES DE EXPEDIENTES FENECIDOS


Solicitud De Fotocopias Simples De Expedientes Fenecidos.

Objetivo: Reproducir y entregar a los usuarios fotocopias de los expedientes que

soliciten

Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Artículo 3 k,



1 Usuario Interno o Externo Requiere fotocopias de expediente anteriormente consultado.

2 Oficinista de Consultas Verifica datos del requerimiento, para fotocopias de expediente.

Encargado (a) de Área Revisa y autoriza solicitud.

4 Oficinista de Fotocopias Reproduce las fotocopias solicitadas.

5 Oficinista de Fotocopias Entrega expediente y fotocopias.

6 Oficinista de Consultas Elabora formulario 220C de pago para la Tesorería del Organismo Judicial.

7 Usuario Interno o Externo Paga formulario 220C en ventanilla de los diferentes bancos dentro del edificio de la Corte Syprema de Justicia.

8 Oficinista de Consultas Entrega al usuario las fotocopias solicitadas, con firma de recibido.

9 Oficinista de Consultas Adjunta solicitud y formulario 220C de pago al expediente

10 Oficinista de Consultas Elabora informe mensual y traslado a encargado (a) de área.

11 Encargado (a) de Área Revisa y traslada informe a Coordinación o Jefatura.

12 Coordinación o Jefatura Recibe, firma y sella informe.

13 Coordinación o Jefatura Traslada el expediente al personal de búsqueda para su resguardo.

14 Oficinista de Búsqueda Archiva expediente en el legajo que le corresponde y finaliza procedimiento.

o

2

22

ORGANISMO JUDICIAL

4.5 Solicitud de fotocopias Simples de expedientes fenecidos. Página; 1./1

USUARIO INTERNO O EXTERNO

OFICINISTA DE CONSULTAS

ENCARGADO A) DE AREA

OFICINISTA DE FOTOCOPIAS

OFICINISTA DE BÚSQUEDA


(INICIO) Reciba firma y

sella inforrne 12

Requiere fotocopias de expediente

1 —0".

Verifica datos del requerimiento. Para

fotocopias

L 2

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Reproduce las fotocopias solicitadas

4

Revisa y autoriza solicitud

3 —I.

41 Entrega expediente

y fotocopias E Traslada el

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Paga formulario 2200 en ventanilla de los

diferentes bancos dentro

Elabore 2200 redte de pago para la Tesoreria del

del edificio de la Corle Suprema de Justicia

Organismo Judicial e

Entrega al usuario las relocopias solicitadas. 1 O

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con firma de recibida. 8

'11 Adjunta Solicitud Y formularlo 2200 de pago al expediente

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Revisoy traslade informe a Elabora iniorme

mensual traslada a encarga o de área

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os Coordinación o Jefatura

11

Archiva expediente en el

losaia era le el corresponde

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23

I I

ORGANISMO JUDICIAL


4.6 EMISIÓN DE CONSTANCIAS DE PROCESOS FENECIDOS


Emisión de Constancias de Procesos Fenecidos. Objetivo: Emitir las diferentes constancias solicitadas por los usuarios

Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Articulo 3



Usuario Externo Solicita Constancia, presentando antecedentes policíacos y penales

2 Oficinista de Consultas Revisa papelería presentada 3 Oficinista de Consultas Si cumple requisitos, continúa

número 4. Si no cumple requisitos paso 1.

en operación regresa a

4 Oficinista de Consultas Ingresa solicitud de constancia. 5 Oficinista de Consultas Revisa los libros de faltas o de libertades con

base a los antecedentes presentados. 6 Oficinista de Consultas Localiza en libro las faltas y llena formulario

correspondiente. 7 Oficinista de Consultas Imprime constancia requerida tomando como

base el formulario presentado. 8 Coordinación o Jefatura Si autoriza, continúa en operación número 9. Si

no autoriza, continúa en operación número 12. 9 Coordinación o Jefatura Extiende y autoriza la constancia solicitada.

10 Oficinista de Consultas Entrega al usuario externo la constancia solicitada.

11 Usuario Externo Recibe constancia y firma de conformidad, finalizando el procedimiento.

12 Coordinación o Jefatura Devuelve solicitud. 13 Oficinista de Consultas Devuelve solicitud al usuario y finaliza el .

procedimiento. .,

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11

24

ORGANISMO JUDICIAL

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4,6 Emisión de Constancias de Procesos Fenecidos. Página 1/1

USUARIO EXTERNO OFICINISTA DECONSULTAS COORDINACIÓN O JEFATURA

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Revisa papaleria Solicita c °Manda! antecedentes- presentando te presentada

2

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Revisa lo libros de faltas o d libertades

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Extlende y autoriza le constancia

Dev elve eolblud

Recibe constancia y firma de

colicuada 10 solicaade

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y Devuelve solicitud ad Fi ( F N usuario

13 U

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-, •nrecti

25

ORGANISMO JUDICIAL Li vb

4.7 SOLICITUD Y ENVÍO DE EXPEDIENTES


Solicitud y Envío de Expedientes. Objetivo: Buscar y Enviar los expedientes solicitados por los diferentes órganos

Jurisdiccionales


Responsable: Área de Manejo de Expedientes


1 órgano Jurisdiccional Emite oficio solicitando el envio de expedientes 2 Oficinista Atención al Público Registra y asigna solicitudes y se entrega el

oficio original al buscador correspondiente. 3 Oficinista de Búsqueda Busca los expedientes en las bodegas. 4 Oficinista de Búsqueda Si localiza expediente, continúa en operación

número 5. Si no localiza el expediente, continúa en operación número 9.

5 Oficinista de Búsqueda Anota los datos del expediente en la requisición y la archiva en lugar del mismo.

6 Oficinista de Búsqueda Revisa foliacrón, registra e imprime hoja de remisión y adjunta al expediente.

7 Coordinación o Jefatura Autoriza y sella envió de expediente. 9 Oficinista de Búsqueda Elabora envió adjunta hoja de requerimiento y

traslada el expediente al órgano jurisdiccional y continua al paso 12.

9 Oficinista de Envíos y Negativas

Registra, imprime y firma negativa.

10 Coordinación o Jefatura Autoriza y sella la negativa. 11 Oficinista de Envíos y

Negativas Envía negativa al órgano jurisdiccional, archiva copia y finaliza el procedimiento

12 órgano Jurisdiccional Revisa y recibe los expedientes o la negativa, firma y sella, finalizando el procedimiento.

26

ORGANISMO JUDICIAL ti-

4.7 SOlidtucl y GIMO de expedientea. Pagina 1

ÓRGANO JURISDICCIONAL

OFICINISTA ATENCIÓN AL PÚBLICO

OFICINISTA DE BÚSQUEDA OPI NISTA DE ENVIOS Y NEGATIVAS


( INICIO )

y Regislía, asigna solicitud y se entrega el °Pelo original

al buscador

Emite solicit

envio

olido ndo el

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•

2 correspondiente 3

r, las bodegas en

1 expedientes

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10 0—*

Registra, im y firma neg Iva

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SI +

Ap1010 los dalos del expediente en la

requisición y la archiva en lugar del ~o

5

Envie negativa al ngano

ludsdiccional y archiva copla

11

4

RENS fallecen. regias e imprime hoj de remisión

Autoriza sella I negativa

7 y adjunta al expediente

Elabora envio adjunta boja de requerimiento y Iraslada ex °d'ente al órgano jurisdiccional

S

4

Revisa Its expediente$ 1a nogal

Y sella 12

y reta o

ve Enna

( FIN ).,

o

o

e

27

ORGANISMO JUDICIAL 7,1


&I

4.8 DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES


Devolución De Expedientes al Archivo General De

Tribunales.

Objetivo: Recibir de forma detallada los expedientes que devuelven los órganos

Jurisdiccionales después de haber sido prestados

Normas Acuerdo 120/2013, Artículo 5 específicas:

Área de Manejo de Expedientes Responsable:


Paso No. Actor/Puesto Descripción I órgano Jurisdiccional Entrega expedientes por medio de conocimiento o

listado. 2 Oficinista de Devoluciones Recibe expedientes en forma provisional y asigna

por medio del sistema. 3 Oficinista de Devoluciones Revisa los folios y datos procesales del expediente

conforme fue enviado por el Archivo. 4 Oficinista de Devoluciones Si los requisitos están completos, continúa en paso

número 5. Si os requisitos no están completos, continúa en paso número 15.

5 Oficinista de Devoluciones Firma y sella el conocimiento o listado del órgano Jurisdiccional

6 Oficinista de Devoluciones Descarga conocimiento del registro de envfos. 7 Personal Encargado de

Intercalar Expedientes Si se actualiza el expediente, continúa en paso número 8. Si no se actualiza el expediente, continúa -1: en paso número 10. El expediente se actualiza cuando al ser devuelto trae documentos adicionale .- 6' -

8 Oficinista de Digitador Actualiza datos del expediente en el sistema. 9 Oficinista de Devoluciones Registra en el sistema la devolución

expedientes al inventario. y da ingreso de

10 Coordinación o Jefatura Designa personal correspondiente para intercalar. 11 Personal Encargado de

Intercalar Expedientes Intercala expedientes en el lugar correspondiente.

12 Personal Encargado de Intercalar Expedientes

Extrae hoja de requisición del expediente y registra en el sistema.

13 Personal Encargado de Intercalar Expedientes

Entrega hoja de requisición.

14 Oficinista de Devoluciones Verifica información de hoja, archiva, confirma ubicación del expediente en el sistema y finaliza procedimiento.

15 árgano Jurisdiccional o Dependencia Administrativa

Realiza correcciones y continúa en paso número 3

28

L ti ORGANISMO JUDICIAL

4-8 Devolución de expedientes al Amilano General ole Tribunales

Página: 1/1

ÓRGANO JURISDICCIONAL OFICINISTA DE DEVOLUCIONES rkRsONAL ÉN A- , . •

DE INTERCALACION EXPEDIENTES

OFICINISTA DIGITADOR COORDINACIÓN O

JEFATURA

e INICIO

1' Entrega expeddntés

por medio de Recibe expedientes en

torna provisional registre conocimiento o listado

1 el Ingresa

2

y Revise los folios

procesales del y datos

expediente • SonfOrme rue

el Archivo enviado por

Realiza correcciones

¿Requisito

15 completos?

4

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Firma y conocimiento

sella el listado del NO

Órgano Jurisdiccional 5

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Descarga icanodmiento • Actualiza datos

del expediente en del registro de andas

6 SI—. el sistema

e ,,,,‘

4. Registra en el sistema

la devolución Y da Ingreso de

Designa personal correspondiente

expedientes al inventado

Para Intercalar lo

or

intercala expedientes en el lugar

correspondiente 11

I y

Extrae hola de requisición del

expediente y registra en el sistema

12

Verifica Información de lidie, archiva y confirma ubicación

Entrega hoja de

del expediente en el sistema 14

4 requisición

CM 1 El expedientese actuall2a en el pasol3 cuando al ser devuelto trae documentos adicionales,

o

1! 29

ORGANISMO JUDICIAL


GLIATIMAIA

4.9 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES


Clasificación y Reclasificación Interna de Expedientes. Objetivo: Mantener organizadas los anaqueles con expedien es fenecidos para facilitar el trabajo de búsqueda dentro del Archivo General de Tribunales. Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Artículo 4 Responsable: Área de Manejo de Expedientes


1 Coordinación o Jefatura Evalúa volumen de expedientes a clasificar y reclasificar.

2 Coordinación o Jefatura Designa el lugar físico donde corresponde ubicar el material a clasificar y reclasificar, dando las instrucciones correspondientes de cómo realizar el trabajo.

3 Coordinación o Jefatura Designa al personal que realizará la clasificación y reclasificación

4 Oficinista de Clasificación y Reclasificación

Ordena los expedientes por número correlativo y ario.


Clasifica los expedientes en legajos y los coloca en su espacio físico definitivo.


Elabora nforme sobre la reclasificación realizada, detallando los cambios

7 Coordinación o Jefatura Recibe, firma y sella informe para realizar cambios en sistema

8 Oficinista de Resguardo Realiza las modificaciones en sistema, de acuerdo al informe

30

O iba

ORGANISMO JUDICIAL o


4.9 Clasificación y reclasificación interna de expedientes PágInal 1/1

COORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACION OFICINISTA DE RESGUARDO

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Evalúa volumen expedientes

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Designa el lugar !Islas donde ubicar el meterlal a

clasificar o reclestficar dando instrucciones

2 i, Ordena los e pedantes por

cerr latIvo número y año 4

Designa al personal que realizara la lasificación y

redasificacion 3

Clasifica los e pedantes en legajos y los coloca en su espaciolisio° definitivo

Renda! firma y sella informe para realizar

Elabora Inforrne sobre la reciasinceci n realizada,

cambias en sistema 7

detallando cambios

Realiza las modificaciones en sistema, de acuerdo al

informe 8

F N .../

31

¡1

ORGANISMO JUDICIAL


4.10 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN EXTERNA DE EXPEDIENTES


Clasificación y Reclasificación Externa de Expedientes. Objetivo: Apoyar a los diferentes órganos Jurisdiccionales en la organización de

su archivos Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Artículo 4

Responsable: Área de Manejo de Expedientes DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Órgano Jurisdiccional Entrega oficio solicitando el ordenamiento,

clasificación y reclasificación de expedientes.

2 Coordinación a Jefatura Designa al personal para evaluar la cantidad de expedientes a clasificar o reclasificar.

3 Coordinación o Jefatura Programa la clasificación o reclasificación de

expedientes.

4 Coordinación o Jefatura Envia oficio indicando la fecha y nombre del

personal que realizará el trabajo respectivo.

5 Oficinista de clasificación y reclasificación

Clasifica, reclasifica y etiqueta los expedientes por número correlativo, año y ramo.

6 Órgano Jurisdiccional Facciona documento de trabajo realizado, firma y

sella

7 Oficinista de clasificación y reclasificación

Elabora informe correspondiente.

8 Secretaria del Archivo General de Tribunales

Registra la información de la clasificación y

reclasificación, finaliza el procedimiento.

e

32

ORGANISMO JUDICIAL


4.10 ClaSificaclán o reelasificación externa de eXpedtentea. Página: 1/1

ÓRGANO JURISDICCIONAL COORDINACIÓN OJEFATURA OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN Y

RECLASIFICACIÓN SECRETARIA DEL AGT

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Eflingga &t'o solicitando el orden mienlo,

Designa etpersonal para evaluar la cantidad de

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expedientes a clasificar o reciasilicar

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Faeciona d cemento de trabajo realizado, firma y

se la 6

Elabora inlorme correspondiente

Registra la Información de la clasificación o redasificacibn

7 8

CkFIN

33

ORGANISMO JUDICIAL


4.11 DIGITALIZACIÓN (ESCANEO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES


Digitalización (Escaneo) de expedientes fenecidos de los Órganos Jurisdiccionales.

Objetivo: Escanear los expedientes fenecidos que están en custodia del Archivo General de Tribunales Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Artículo 5 Responsable: Área de Archivo


1 Coordinación o Jefatura Define os parámetros para la digitalización y designa al personal.

2 Oficinista Digitalizador Clasifica y selecciona el material a escanear.

3 Oficinista Digitalizador Revisa el estado del expediente ser dig lanzado

y prepara para

4 Oficinista Digitalizador Verifica datos del expediente y digitaliza.

5 Revisor Coteja digitalización realizada contra el expediente físico.

6 Revisor Si la digitalización está correcta, continúa en paso número 7. Si la digitalización no está correcta, continúa en paso número 9.

7 Revisor Graba información en el sistema.

8 Oficinista de Resguardo Archiva expediente físico en la ubicación que le corresponda y finaliza el procedimiento.

9 Oficinista Digitalizador Realiza correcciones a la digitalización y continúa en paso número 4.

t.? o

2

34

o ORGANISMO JUDICIAL


'Un• cnt

4.11 Dicitanzación (Esaineo) de expedientes gene/014os de los Órganos Jurisdiccionales. Página: 1/1

COORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DIOITALIZAOOR REVISOR OFICINISTA DE RESGUARDO

INICIO

Define les arámetros para la dig &Ración y

Clasifica y selecciona el material a ascanear

designa I personal j.

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Revise el expedlenle y

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Graba información en el 0. Archiva expediente (Rico

en la ubicación que la sistema

7 corresponde

8

FIN

35

ORGANISMO JUDICIAL 5G)


GlIATEMAI A CA

4.12 DIGITACIÓN (INGRESO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES


Digitación (Ingreso) de expedientes fenecidos de los Órganos Jurisdiccionales.

Objetivo: Ingresar los datos principales del expediente al sistema para poder tener una base de datos que agilice la búsqueda de los mismos Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Artículo 5 Responsable: Área de Archivo


Coordinación o Jefatura Designa el material a ingresar en el sistema.

2 Delegado de Grupo Selecciona y extrae el material.

3 Delegado de Grupo Distribuye legajos a sus digitadores para ingreso de expedientes al sistema

4 Oficinista Digitador Recibe el legajo para ingreso

5 Oficinista Digitador Verifica el legajo (datos correctos, materia y año) previo a su ingreso continua en paso 6, de estar paso 3.

correlativo, si esta correcto

incorrecto regresa al

6 Oficinista Digitador Procede al registro de expedientes en el sistema.

7 Oficinista Digitador Imprime caratula y se adjunta al expediente.

8 Oficinista Digitador Finaliza ingreso de material al sistema y entrega al delegado de grupo.

9 Delegado de Grupo Entrega el material al encargado de resguardo y finaliza el proceso

>

36

i I 51' ORGANISMO JUDICIAL

ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES case

4.12 agitación (Ingreso) de Expedientes fenecidos de los órganos Junstficaonales Página, III

cOORoiNacióN. O JEFATURA DELEGADO DE GRUPO OFICINISTA DIGITADOR

C. I

INICIO c. r, O

1 Designa e material° 8oIeccInay extras el material

\n Ctt, Ingresar e el sistema

1 2

DIsldbuye agitadores

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Recibe el lega» Para ingreso al sistema

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si 4

Procede el expedientes

6

regeitró de en a sistema

/ Imprime caratula y se adjunta al expediente

7

Entrase el material al encargada d resguarde y 4

Finaba el Ingresa de meted& a sistema Y

gradas e proceso entrega e delegado 8

FIN

37

ORGANISMO JUDICIAL

GLOSARIO

72.

38

I I ORGANISMO JUDICIAL

GLOSARIO

CUSTODIAR Mantener vigilada una cosa para impedir que sea robada o asaltada, o para protegerla de un peligro.

FENECIDO Concluir, finalizar o tener fin de una cosa.

LEGAJO Conjunto de papeles archivados, generalmente atados, que tratan de un mismo asunto.

MATERIAL Procesos Judiciales (expedientes) que se encuentran custodiados en las bodegas del Archivo General de Tribunales.

ORGANO Son aquellos donde se ventilan los juicios o procesos, siempre JURISDICCIONAL precedidos por un Juzgado o Juzgadores según el caso.

2

e

39

ORGANISMO JUDICIAL Lio

CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS Fecha Descripción de Cambios Versión

31-07-2017 Actualización de procedimientos 2

40

ANEXOS

o

41

ORGANISMO JUDICIAL


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I

ORGANISMO JUDICIAL


ANEXOS

GUIA PARA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 1. Recepción (expedientes nuevos). Recibir cada uno de los expedientes con base al inventario o listado, el cual debe indicar en el encabezado de la hoja que los expedientes se encuentran fenecidos, juzgado, ramo al que pertenece y detallar el número de causa, año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y observaciones; por último cada hoja del inventario deberá ser firmada y sellada por el Juez y el Secretario del Juzgado. El personal del archivo deberá sellar de recepción, fechar y firmar cada hoja del inventario.

Articulo 3. Guarda, conservación y custodia (expedientes). Los expedientes se conservan en un ambiente adecuado, libre de humedad, filtraciones, polvo y plagas. Los procesos son empaquetados, etiquetados y amarrados en legajos de aproximadamente quince (15) centlmetros cada uno. El ingreso a las bodegas debe ser exclusivamente por personal de este Departamento debidamente autorizado.

Artículo 3. Localización y envío (expedientes) o elaboración de Negativas. Localización, envio de expedientes y elaborar los conocimientos indicando el juzgado o dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, ramo al que pertenece, número de causa, año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y fecha del documento, debiendo adjuntar el oficio de solicitud, resolución de búsqueda y hoja de envio del Archivo, así mismo se coloca el sello de triangulo del Archivo en la carátula, en la primera y última hoja del expediente. El personal autorizado del juzgado o dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, al que se remite el expediente sella y firma de recibido.

Los oficios de negativas se envían cuando el encargado de búsqueda, realiza una razón en la cual se indica que los expedientes solicitados no han sido remitidos al Archivo, no coinciden las partes procesales, clase de juicio o delito y por último porque han sido enviados anteriormente al juzgado.

Artículo 4. Ordenamiento y clasificación interna (expedientes). Ordenamiento y clasificación interna de los expedientes que se encuentran en las bodegas del Archivo General de Tribunales, se realiza de la siguiente forma:

Se verifica en las bodegas, cuál de los archivos internos es necesario clasificar o reclasificar. Designar al personal necesario, para llevar a cabo dicha labor. Se ubica el área en la cual se desarrollará la clasificación. Separar los expedientes por juzgado o dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, clase de procesos, año, número correlativo o alfabético. Ordenar el paquete o legajo, se etiqueta, indicando el juzgado, clase de proceso, año, número de legajo y rango o letra. Al finalizar la clasificación se rinde el informe

Artículo 5. Ordenamiento y clasificación (expedientes externos). Ordenamiento y clasificación de los expedientes fenecidos y en trámite de los juzgados, se realiza de la siguiente forma:

1. Evaluación del volumen de los procesos a clasificar.

ORGANISMO JUDICIAL


Evaluación del volumen de los procesos a clasificar. Designar al personal para que realice la clasificación, previo programación Se separan los expedientes por juzgado o dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, clase de proceso, año, número correlativo o alfabético. Se procede a ordenar el paquete o legajo, se etiqueta indicando el juzgado, clase de proceso, año, número de legajo y rango o letra. Al finalizar la clasificación, se rinde un informe por medio del fraccionamiento de un acta de entrega del archivo interno. Registro electrónico de la clasificación.

Artículo 7. Consulta (expedientes). Para el préstamo de expedientes de consulta, por los usuarios internos y externos, se debe Henar el formulario que para el efecto se tiene establecido. Si el orden y el lugar de resguardo de los expedientes en el Archivo lo permiten, la consulta debe realizarse en forma inmediata y en presencia de personal del Archivo General de Tribunales.

Artículo 8. Certificación. Extender certificaciones de los expedientes fenecidos que se ,.----encuentran en el Archivo, para la cual se realizan las siguientes actividades:

Recibir la solicitud y trasladarla al encargado de localizar el expediente. Realizar la búsqueda del expediente. Emitir Resolución autorizando expedir la certificación. Reproducir las actuaciones solicitadas. Certificar las hojas fotocopiadas. Notificar la resolución que autoriza extender la certificación. Emitir recibo para el pago correspondiente en la Tesorería del Organismo Judicial. Entregar al usuario la certificación.

Artículo 9. Fotocopias Simples. Fotocopias simples de los expedientes fenecidos que se encuentran en el Archivo, para lo cual se realizan las siguientes actividades:

Recibir la solicitud y trasladar al encargado de localizar el expediente. Realizar la búsqueda del expediente. Emitir resolución autorizando entregar fotocopias simples. Reproducir las actuaciones solicitadas. Notificar la resolución que autoriza la entrega de fotocopia simple. Emitir recibo para el pago correspondiente en la Tesoreria del Organismo Judicial. Entrega al usuario de las fotocopias simples. Adjuntar la solicitud y recibo de pago al expediente. Realizar el conocimiento para archivo. Intercalar el expediente en el legajo correspondiente.

Artículo 10. Devolución de expedientes. Los expedientes enviados por el Archivo se devuelven mediante conocimiento, indicando el juzgado, ramo al que pertenece, número de causa año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y fecha del conocimiento. El personal del Archivo sella y firma de recibido. Posterior a ser recibido el expediente, es archivado y la hoja de requerimiento del archivo es entregada al responsable de realizar la recepción en devolución.

Artículo 11. Constancias de registro de libros. Extender constancias de los registros de libros de los Juzgados suprimidos mediante acuerdos de la Corte Suprema de Justicia. Para

2 (

JUnI0

2017)

43

ORGANISMO JUDICIAL


GUAT

fotocopia del DPI documento único de identificación, antecedente penal o policiaco y constancia de libertad, esta última solo para casos excepcionales. Para extender las constancias se realizan las siguientes actividades:

Recibir la solicitud de constancia. Realizar la búsqueda, poner a la vista los libros de registro de procesos de faltas y órdenes de libertad. Elaborar la constancia en base a la información de los libros y confrontarla con firma de cada uno. Autorizar la constancia de los libros. Notificar y entregar al usuario la constancia. Archivar los libros.

Artículo 12. Búsqueda de expedientes. Para la búsqueda de los expedientes en el Archivo, se debe realizar conforme la solicitud o formulario de consulta, los cuales deben tener como mínimo; Juzgado, número de causa, año, oficial, partes procesales y clase de juicio o delito, si se trata de dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, conforme al número correlativo y año o bien por el nombre del Juez o Magistrado.

Artículo 13. Digitalizar expedientes. Digitalizar los expedientes que se encuentran en el Archivo, tomando como base la carátula, teniendo un programa que permita realizar las consultas de forma digital.

o a

44

91.8c. Akyandro Ifarrof

Gerente gentrat

ORGANISMO JUDICIAL GERENCIA GENERAL

Guatemala, C. A

GERENCIA GENERAL DEL ORGANISMO JUDICIAL. Guatemala, veintinueve de diciembre

de dos mil diecisiete.

I) Por recibido el documento que antecede, remitido por Asesoría Jurídica. II) Habiéndose

cumplido con la Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos y las Normas de

Control Interno, así como la revisión tanto de la Secretaría de Planificación y Desarrollo

Institucional y del Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-, con la opinión de

Auditoría Interna en el oficio número sesenta y dos guion dos mil diecisiete guion Al

diagonal! (62-2017-AI/1) de fecha cinco de diciembre de dos mil diecisiete y el dictamen

de Asesoría Jurídica número un mil setecientos setenta y tres guion dos mil diecisiete

diagonal SEAJ diagonal mcle (1773-2017/SEAJ/mcle) de fecha catorce de diciembre de

dos mil diecisiete, SE APRUEBA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO GENERAL

DE TRIBUNALES del Organismo Judicial, el cual contempla las actividades, funciones,

objetivos, políticas y esquemas generales, que regirán a dicha dependencia. III) Remítase

a la Presidencia del Organismo Judicial copia de la presente resolución e informe

circunstanciado del manual aprobado, según lo establecido en el numeral romano II de la

resolución número 001903 de fecha veintinueve de noviembre de dos mil once. IV) Se

remite el presente Manual en original al Archivo General de Tribunales que consta de

cuarenta y cuatro (44) folios, debidamente rubricados por esta Gerencia General; Cita

legal: Artículo 55 de la Ley del Organismo Judicial. Resoluciones 001903 del veintinueve

de novie

de dos mil once y 001276 del dieciséis de mayo de dos mil diecisiete,

am idenciA del Organismo Judicial.

21 calle 7-70, zona 1, Palacio de Justicia, Tels.: 2426-7000 Ext. 4277, Directo 2426-7083

2)

ORGANISMO JUDICIAL GERENCIA GENERAL

Guatemala, C. A.

29 de diciembre de 2017

2766

Licenciada Carmen Lucía Najarro Ruano Coordinadora Archivo General de Tribunales Organismo Judicial Su Despacho

Licenciada Najarro:

De manera atenta me dirijo a usted para remitirle el expediente que contiene la resolución No. 1163 de fecha 29 de diciembre de 2017, por la cual se aprueba el Manual de Procedimientos del Archivo General de Tribunales, para su conocimiento y efectos consiguientes; debiendo remitir copia de dicho Manual contenido en los folios del 1 al 44, debidamente rubricados, y de la resolución de aprobación a la Secretaría de Planificación y Desarrollo Institucional y a la Unidad de Información Pública.

Sin otro particular me suscribo d deferentemente

:ffenfo e.f• v. -f. 0 4-

M.S Alejandro Marroquín Ariza

Gerente General

Ref.: 368/136/ar

21 calle 7-70, zona 1, Palacio de Justicia, Tels.: 2426-7000 Ext. 4277, Directo 2426-7083

Ve

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n 2

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nio

20

17

)

1


ORGANISMO JUDICIAL

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Edwin Napoleón Payeras Barrera

Oficinista III

Licda. Carmen Lucía Najarro

Coordinadora del Archivo General de Tribunales

Licda. María Mercedes Mora Coordinadora de Desarrollo

Administrativo y Mejora Continua

Ing. Migdalia Luz Reyes Valdes Secretario de Planificación y

Desarrollo Institucional

M.Sc. Alejandro Marroquín Ariza Gerente General

Fecha: JUNIO 2017 Fecha: JULIO 2017 Fecha: JULIO 2017 Fecha: JULIO 2017 Fecha:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO

GENERAL DE TRIBUNALES

Ve

rsió

n 2

(Ju

nio

20

17

)

2


ORGANISMO JUDICIAL

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 3

CAPÍTULO I. 5

GENERALIDADES DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS 5

1.1 OBJETIVO 5

1.2 ALCANCE 5

1.3 NORMAS GENERALES 6

CAPÍTULO II. 8

NORMAS 8

2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL 8

2.2 BASE LEGAL: 8

CAPÍTULO III. 11

ORGANIZACIÓN 11

3.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 11

CAPÍTULO IV. 13

COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS 13

4.1 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE NUEVO INGRESO 13

4.2 TRASLADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES AL ARCHIVO GENERAL DE

CENTRO AMÉRICA 15

4.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTAS 17

4.4 EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS 19

4.5 SOLICITUD DE FOTOCOPIAS SIMPLES DE EXPEDIENTES FENECIDOS 22

4.6 EMISIÓN DE CONSTANCIAS 24

4.7 SOLICITUD Y ENVÍO DE EXPEDIENTES 26

4.8 DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 28

4.9 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES 30

4.10 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN EXTERNA DE EXPEDIENTES 32

4.11 DIGITALIZACIÓN (ESCANEO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS

ÓRGANOS JURISDICCIONALES 34

4.12 DIGITACIÓN (INGRESO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS ÓRGANOS

JURISDICCIONALES 36

GLOSARIO 39

CONTROL DE CAMBIOS 40

ANEXOS 42

Ve

rsió

n 2

(Ju

nio

20

17

)

3


ORGANISMO JUDICIAL

INTRODUCCIÓN

El Archivo General de Tribunales, es la Unidad Administrativa del Organismo Judicial, encargada de archivar, custodiar, preservar e inventariar expedientes judiciales fenecidos proporcionando apoyo para clasificar archivos en los juzgados, atendiendo a usuarios internos y externos solicitando documentos para consulta, así como para extensión de certificaciones. Para cumplir con esta importante función, se hace necesario definir adecuadamente los procesos y procedimientos que conllevan las actividades del Archivo General de Tribunales, delimitando las responsabilidades, asignando las tareas específicas necesarias con los interesados, para el cumplimiento de la normativa que aplique para cada caso. El presente manual pretende normar las actividades y funciones para las cuales fue creado el Archivo General de Tribunales, en cumplimiento de la Norma de Control Interno Número 1.10 “MANUALES DE FUNCIONES YPROCEDIMIENTOS”, aprobada mediante Acuerdo Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas consolidando la información del Archivo mencionado en cinco capítulos, que a continuación se describen: Capítulo I. Generalidades del Manual de Funciones y Procedimientos: El Capítulo I está conformado por la información general del Manual, es decir, el objetivo, alcance y principios del documento como instrumento administrativo. Capítulo II. Normas: El capítulo II contiene, la Misión y Visión Institucional, las Políticas Institucionales a las que responde el Archivo General de Tribunales, referencia a la normativa vigente aplicable a sus funciones, desde lo general a lo específico, iniciando con la Constitución Política de la de la República de Guatemala que otorga independencia al Organismo Judicial para su funcionamiento; siguiendo con la Ley del Organismo Judicial, la Ley del Servicio Civil del Organismo Judicial y otras leyes específicas que constituyen el fundamento de sus funciones, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y demás Acuerdos emitidos por la Corte Suprema de Justicia y la Presidencia del Organismo Judicial que le aplican. Capítulo III. Organización: El Capítulo III contiene el organigrama aprobado de la dependencia, la descripción interna de la misma. Capítulo IV. Compendio de Procedimientos: El Capítulo IV está conformado por la descripción –nombre, objetivo, normativa específica y responsable- y los flujogramas de los procedimientos establecidos en la dependencia. Por último, se presenta un Glosario y el registro de Control de Cambios que corresponde a la Versión 2 del documento.

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20

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)

4


ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

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nio

20

17

)

5


ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS Este capítulo contiene la información general del Manual de Procedimientos del Archivo General de Tribunales, por lo que a continuación se describen el objetivo, alcance y las normas generales que deberán observarse durante la vigencia del documento.

1.1 OBJETIVO Ser un instrumento administrativo que permita al personal que conforma el Archivo General de Tribunales conocer en forma clara, sencilla y sistemática las actividades que se realizan. 1.2 ALCANCE El presente Manual será utilizado por el personal del Archivo General de Tribunales, para el desarrollo de sus actividades diarias y brindar la asesoría apropiada a las unidades que lo requieran. El Archivo central y regional, son los encargados de apoyar en la clasificación de los archivos internos, así como de la recepción de expedientes fenecidos de los distintos Órganos Jurisdiccionales. A continuación se presenta un listado de los departamentos de la República en los cuales el Archivo General de Tribunales tiene cobertura: Sede Central: Guatemala, Escuintla, Sacatepéquez, Santa Rosa, Jutiapa, El Progreso, Chiquimula, Izabal, Zacapa, Alta Verapaz, Baja Verapaz, Petén y Chimaltenango. Sede Regional de Quetzaltenango: Suchitepéquez, Huehuetenango, San Marcos, Totonicapán, Sololá, Retalhuleu, Quetzaltenango y Quiché. Por medio de la actualización de procedimientos internos del Archivo General de Tribunales permitirá cumplir con las actividades y funciones asignadas, teniendo efectos directos como indirectos a los usuarios, así como, a las unidades jurisdiccionales, adquiriendo como resultado la aplicación de los principios de economía y celeridad procesal. En consecuencia, la unificación de criterios de clasificación y procedimientos, reduciendo requisitos por medio de disposiciones internas, estableciendo una estructura funcional administrativa.

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n 2

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20

17

)

6


ORGANISMO JUDICIAL

1.3 NORMAS GENERALES

1. El Manual de Procedimientos debe actualizarse cuando sea necesario incluir, modificar o eliminar procedimientos, lo cual será determinado por el jefe de la dependencia

2. Cada dependencia debe revisar como mínimo una vez al año su manual de procedimientos.

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7


ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO II.

NORMAS

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8


ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO II. NORMAS 2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL a) MISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL

“Administrar e impartir justicia, garantizando el acceso, atención y debido proceso a la población, en procura de la paz y armonía social.”

b) VISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL

“Ser un organismo de Estado con credibilidad y aprobación social, con personal especializado e íntegro, en condiciones óptimas de funcionamiento, velando por la tramitación oportuna y por la dignidad e igualdad de todas las personas usuarias.”

c) POLÍTICAS INSTITUCIONALES A LAS QUE RESPONDE EL ARCHIVO

GENERAL DE TRIBUNALES

Privilegiar operacional y financieramente la función sustantiva jurisdiccional, direccionando y poniendo a su servicio la organización administrativa.

2.2 BASE LEGAL:

Constitución Política de la República de Guatemala. Artículos 28, 30, 31, 203, 205, 210.

Decreto Número 1568, Reglamento General de Tribunales. Artículos 91, 92, 93, 94 95, 96, 97,98.

Decreto Número 1-86, Ley de Amparo, Exhibición Personal y de Constitucional Artículos 76, 81, 310, 311, 327,341, 352. 513.

Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala: “Ley del Organismo Judicial”, publicado el 3 de abril de 1989; y sus reformas contenidas en Decretos del Congreso de la República Nos. 27-89, publicado el 31 de mayo de 1989; 29-90, publicado el 28 de mayo de 1990; 64-90, publicado el 29 de noviembre de 1990; 75-90, publicado el 10 de enero de 1991; 11-93, publicado el 11 de marzo de 1993; 112-97, publicado el 15 de diciembre de 1997; 59-2005, de fecha 31 de agosto de 2005 y el Decreto Número 32-2016 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 22 de julio de 2016.

Decreto 48-99 del Congreso de la República de Guatemala: “Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial”, publicado el 6 de enero de 2000.

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ORGANISMO JUDICIAL

Acuerdo No. 31-2000 de la Corte Suprema de Justicia: “Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial”, publicado el 20 de julio de 2000; reformado por Acuerdo No. 39-2003, publicado el 23 de septiembre de 2003 y por el Acuerdo No. 48-2014 de la Corte Suprema de Justicia, de fecha 01 de octubre de 2014.

Decreto Número 314, Código de Notariado Artículos 54 y 55.

Decreto Número 2-89, (Reformado por el artículo 4 del Decreto Ley 11-93) Ley del Organismo Judicial Artículo 52, 53, 171y 177.

Decreto Número 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública. Artículos 1, 10, 12, 20, 36 y 37.

Decreto Número51-92, Código Procesal Penal, Artículo 18

Decreto Número 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo Artículo 25

Acuerdo Número 81-05, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, mediante el cual se crea la Dirección de Servicios de Gestión Tribunalicia para coordinar las funciones administrativas de las siguientes unidades:

o Centro Administrativo de Gestión Penal o Centro de Servicios Auxiliares de la Administración de Justicia o Almacén Judicial o Archivo General de Tribunales

Acuerdo Número 120/2013, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial

y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se establece la estructura organizacional del Archivo General de Tribunales.

Resolución 000756 emitida por la Gerencia General, de fecha nueve de agosto de dos mil trece, por medio de la cual se aprueba el Manual de Procedimientos del Archivo General de Tribunales del Organismo Judicial.

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ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO III.

ORGANIZACIÓN

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ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO III. ORGANIZACIÓN

La estructura organizacional del Archivo General de Tribunales fue aprobada mediante el Acuerdo 120/2013 de la Presidencia del Organismo Judicial, de fecha 28 de junio de 2013.

3.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

ÁREA DE

ATENCIÓN Y

CONSULTAS

ÁREA DE ARCHIVO

SECRETARÍA

ÁREA DE MANEJO

DE EXPEDIENTES

SECRETARÍA

ÁREA DE

SERVICIOS

GENERALES

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE

GESTIÓN TRIBUNALICIA

PRESIDENCIA DEL ORGANISMO

JUDICIAL

ARCHIVO GENERAL DE

TRIBUNALES

JEFATURA

ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

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ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO IV.


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ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO IV.


Para el cumplimiento de las funciones establecidas, el personal que conforma el Archivo General de Tribunales ejecuta 12 procedimientos.

4.1 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE NUEVO INGRESO

ORGANISMOS JUDICIAL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

4.1

Recepción de expedientes fenecidos

Objetivo: Realizar la recepción de expedientes fenecidos a los Órganos Jurisdiccionales




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Órgano Jurisdiccional Requiere de forma escrita fecha para la recepción de

expedientes.

2 Coordinación o Jefatura Programa y designa fecha de recepción.

3 Coordinación o Jefatura Elabora oficio designando la fecha de recepción.

4 Órgano Jurisdiccional Remite expedientes, con listados impresos y digital.

5 Oficinista Encargado del Área

de Recepción

Cuantifica la cantidad de legajos para distribuir entre los

oficinista de recepción.


Imprime y entrega el reporte de recepción en proceso.


Registra y realiza físicamente la distribución de legajos.

8 Oficinista de Recepción Recibe físicamente los expedientes y registra la

información.


de Recepción

Revisa listados y entrega en digital al personal del

Órganos Jurisdiccional.

10 Órganos Jurisdiccional En un plazo máximo de 5 días hábiles devuelve los

listados impresos debidamente firmados y sellados.


de Recepción

Recibe los listados, verifica las correcciones, firma y sello

del Órgano Jurisdiccional de estar correctas continúa en

paso 12, incorrectas regresa a paso 10.


Valida cada listado con su firma y sello, entrega copia al

Órgano Jurisdiccional dependencia administrativa y

archiva la copia correspondiente.

13 Oficinista De Resguardo Registra y traslada físicamente los expedientes a la

estantería, archiva reporte correspondiente y finaliza el

proceso.

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ORGANISMO JUDICIAL

4.1 Recepción de expedientes fenecidos de nuevo ingreso.

INICIO

Requiere de forma

escrita la recepción de

expedientes

1

ÓRGANO JURISDICCIONAL

FIN

Elabora oficio

designando la fecha de

recepción

3

Registra y realiza

físicamente la

distribución de

legajos

7

Revisa listados y

entrega en digital al

Órgano Jurisdiccional

9

Remite expedientes,

con listados impresos

y digital

4

En un plazo máximo de

5 días hábiles hábiles

devuelve los listados

impresos debidamente

firmados y sellados

10

OFICINISTA DE RECEPCIÓN

Página 1/1

JEFATURA O

COORDINACIÓN

Programa y designa

fecha de recepción

2

Cuantifica la cantidad

de legajos para

distribuir

5

Recibe físicamente

los expedientes y

registra la

información

8

OFICINISTA ENCARGADO

DE RECEPCIÓN

Recibe los listados,

verifica la firma y sello

del Órgano

Jurisdicional

11

Valida cada listado

con su firma y sello,

entrega copia al


y archiva copia

correspondiente

12

Registra, traslada

físicamente los

expedientes a la

estantería correspondiente

13

Imprime y entrega el

reporte de recepción

en proceso

6

OFICINISTA DE

RESGUARDO

¿Correcto?

SI

NO

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ORGANISMO JUDICIAL

4.2 TRASLADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES AL ARCHIVO GENERAL DE CENTRO AMÉRICA


4.2

Traslado de expedientes judiciales para envío al Archivo

General de Centro América.

Objetivo: Organizar los expedientes que se enviarán al Archivo General de Centro

América

Normas específicas: Acuerdo 120/2013 Artículo 4



Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Coordinación o Jefatura Define los parámetros para clasificar y escanear.

2 Coordinación o Jefatura Designa personal a ejecutar tarea.

3 Oficinista de Clasificación y

Reclasificación

Revisa y clasifica los expedientes fenecidos, para

digitar.

4 Oficinista Digitador Ingreso de expedientes al sistema e Imprime

carátula y adjunta a expediente.

5 Delegado de Grupo Imprime reporte, prepara para traslado y solicita

autorización.

6 Coordinación o Jefatura Revisa expediente para traslado de estar correcto

Autoriza el envío continua paso 7, de estar

incorrecto regresa a paso 5.

7 Equipo de Traslado Procede a traslado de expedientes con su debido

reporte al Archivo de Centro América, sellado y

firmado de recepción de los expedientes

trasladados y finaliza el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

4.2 Traslado de expedientes judiciales para el envío al Archivo General de Centro América. Página: 1/1

COORDINACIÓN O

JEFATURAOFICINISTA DE CLASIFICACIÓN

Y RECLASIFICACIÓN

INICIO

Define los parámetros

para clasificar y

escanear

1

Designa personal a

ejecutar tarea

2

Revisa y clasifica los

expedientes fenecidos

3

Imprime reporte y solicita

autorización para su

traslado

5

Ingreso de

Expedientes al

sistema

4

Revisa expedientes

para traslado

6

FIN

Procede a traslado de

expedientes

7

OFICINISTA

DIGITADOR

DELEGADO DE

GRUPO

EQUIPO DE

TRASLADO

Correcto?No

Si

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ORGANISMO JUDICIAL

4.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTAS


4.3

Préstamo De Expedientes Para Consultas.

Objetivo: Poner a la vista los expedientes a los usuarios para sus diferentes

consultas




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Usuario Interno y Externo Requiere consulta de expedientes

2 Oficinista de Consultas Verifica datos del requerimiento para consulta de

expedientes.

3 Oficinista de Consultas Ingresa el formulario.

4 Oficinista de Búsqueda Realiza búsqueda de expediente solicitado.

5 Oficinista de Búsqueda Si localiza el expediente, continúa en operación

número 6. Si no localiza el expediente, continúa

en operación número 11.

6 Oficinista de Búsqueda Registra el formulario y el traslado del expediente.

7 Oficinista de Consultas Entrega en calidad de préstamo temporal, dentro

de las instalaciones el expediente a quien lo

solicitó.

8 Usuario Interno o Externo Firma formulario de solicitud de consulta de

expediente, confirmando el préstamo del mismo.

9 Oficinista de Consultas Registra devolución, brinda conocimiento al

personal de búsqueda y archiva junto a solicitud.

10 Oficinista de Búsqueda Ingresa la recepción del expediente y lo archiva,

finalizando el procedimiento.

11 Oficinista de Búsqueda Registra que no encontró el expediente y realiza

las observaciones pertinentes.

12 Usuario Interno o Externo Recibe el formulario, firma de recibido la negativa

a su consulta y finaliza el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

USUARIO INTERNO Y EXTERNO OFICINISTA DE CONSULTAS

INICIO

Requiere consulta

de expedientes

1

Verifica datos del

requerimiento para

consulta

2

Registra devolución,

brinda conocimiento al

personal de búsqueda

9

Entrega en calidad de

préstamo temporal, el

expediente

7


Ingresa el formulario

3

4.3 Préstamo de expedientes para consulta. Página 1/1

Firma formulario

de solicitud de

consulta

8

Recibe el formulario y

firma de recibido la

negativa

12Registra que no

encontró el

expediente

11

Realiza búsqueda de

expediente solicitado

4

Registra el formulario y

traslado de expediente

6

FIN

SI

NO

¿Localiza

expediente?

5

Ingresa la recepción

del expediente y lo

archiva

10

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ORGANISMO JUDICIAL

4.4 EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS


4.4

Emisión de Certificación de Expedientes Fenecidos

Objetivo: Emitir a los usuarios certificaciones de los expedientes fenecidos que

soliciten




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Usuario Interno o Externo Requiere consulta de expedientes.

2 Oficinista de consultas Verifica datos del requerimiento para consulta de

expedientes.

3 Oficinista de Certificaciones o

Negativas

Realiza búsqueda de expediente solicitado.


Negativas

Si localiza el expediente, continúa en operación




Negativas

Registra el formulario y el traslado del expediente.


Negativas

Reproduce las actuaciones solicitadas.


Negativas

Emite certificación de las fotocopias foliadas,

selladas y traslada a Coordinación o Jefatura.


9 Oficinista de Consultas Emite formulario 220C de pago para la Tesorería

del Organismo Judicial.

10 Usuario Interno o Externo Paga formulario 220C en ventanilla de los

diferentes bancos dentro del edificio de la Corte

Suprema de Justicia.

11 Oficinista de Consultas Entrega certificación solicitada con firma de

recibido del usuario.

12 Oficinista de Consultas Adjunta solicitud y recibo de pago al expediente.

13 Oficinista de Consultas Traslada el expediente al oficinista de

certificaciones y negativas para su resguardo.


Negativas

Archiva el expediente en el legajo que le

corresponde y finaliza procedimiento.


Negativas

Registra información para negativa.


Negativas

Imprime negativa y traslada para autorización.


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ORGANISMO JUDICIAL

18 Oficinista de Consultas Entrega negativa al usuario, quien firma de

recibido, la archiva y registra en el sistema,


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ORGANISMO JUDICIAL

USUARIO INTERNO O EXTERNO

INICIO

Requiere consulta

de expediente

1

Verifica datos del

requerimiento para

consulta de expediente

2

Realiza búsqueda de

expediente solicitado

3

SI

FIN

4.4 Emisión de Certificación de Expedientes fenecidos. Página 1/1

¿Localiza

expediente?

4

NO

OFICINISTA DE CONSULTAS

Registra formulario y

el traslado del

expediente

5

Reproduce las

actuaciones

solicitadas

6

Emite certificación de

las fotocopias

foliadas, selladas y

traslada a

Coordinación o

Jefatura

7

Revisa, autoriza, sella

y traslada para

entrega

8

OFICINISTA DE CERTIFICACIONES

O NEGATIVASCOORDINACIÓN O JEFATURA

Emite recibo de pago

para la tesorería del

Organismo Judicial

9

Pago de recibo

10

Entrega certificación

solicitada con firma de

recibido del usuario

11

Adjunta solicitud y

recibo de pago al

expediente

12

Traslada el

expediente al

personal de búsqueda

para su resguardo

13

Archiva el expediente

en el legajo

correspondiente

14

Registra información

para negativa

15

Imprime negativa y

traslada para

autorización

16 Entrega negativa al

usuario quien firma de

recibido, lo archiva y

registra en el sistema

18

Revisa, autoriza, sella

y traslada para

entrega

17

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22


ORGANISMO JUDICIAL

4.5 SOLICITUD DE FOTOCOPIAS SIMPLES DE EXPEDIENTES FENECIDOS


4.5

Solicitud De Fotocopias Simples De Expedientes

Fenecidos.

Objetivo: Reproducir y entregar a los usuarios fotocopias de los expedientes que

soliciten




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Usuario Interno o Externo Requiere fotocopias de expediente anteriormente

consultado.

2 Oficinista de Consultas Verifica datos del requerimiento, para fotocopias

de expediente.

3 Encargado (a) de Área Revisa y autoriza solicitud.

4 Oficinista de Fotocopias Reproduce las fotocopias solicitadas.

5 Oficinista de Fotocopias Entrega expediente y fotocopias.

6 Oficinista de Consultas Elabora formulario 220C de pago para la Tesorería

del Organismo Judicial.

7 Usuario Interno o Externo Paga formulario 220C en ventanilla de los

diferentes bancos dentro del edificio de la Corte

Suprema de Justicia.

8 Oficinista de Consultas Entrega al usuario las fotocopias solicitadas, con

firma de recibido.

9 Oficinista de Consultas Adjunta solicitud y formulario 220C de pago al

expediente

10 Oficinista de Consultas Elabora informe mensual y traslado a encargado

(a) de área.

11 Encargado (a) de Área Revisa y traslada informe a Coordinación o

Jefatura.

12 Coordinación o Jefatura Recibe, firma y sella informe.

13 Coordinación o Jefatura Traslada el expediente al personal de búsqueda

para su resguardo.

14 Oficinista de Búsqueda Archiva expediente en el legajo que le corresponde

y finaliza procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

INICIO

Requiere fotocopias de

expediente

1

USUARIO INTERNO O

EXTERNO

Verifica datos del

requerimiento, para

fotocopias

2

Reproduce las

fotocopias

solicitadas

4

Entrega al usuario las

fotocopias solicitadas,

con firma de recibido.

8

Adjunta solicitud y

formulario 220C de

pago al expediente

9

Paga formulario 220C en

ventanilla de los

diferentes bancos dentro

del edificio de la Corte

Suprema de Justicia

7

FIN

OFICINISTA DE

CONSULTAS

OFICINISTA DE

FOTOCOPIAS

OFICINISTA DE

BÚSQUEDA

Elabora 220C recibo

de pago para la

Tesorería del

Organismo Judicial

6

4.5 Solicitud de fotocopias simples de expedientes fenecidos. Página: 1/1

Entrega expediente

y fotocopias

5

Elabora Informe

mensual y traslada a

encargado de área

10

Archiva

expediente en el

legajo que le

corresponde

14

ENCARGADO (A)

DE AREA

COORDINACIÓN

O JEFATURA

Revisa y autoriza

solicitud

3

Revisa y traslada

informe a

Coordinación o

Jefatura

11

Recibe, firma y

sella informe

12

Traslada el

expediente al

personal de

búsqueda

13

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17

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24


ORGANISMO JUDICIAL

4.6 EMISIÓN DE CONSTANCIAS DE PROCESOS FENECIDOS


4.6

Emisión de Constancias de Procesos Fenecidos.

Objetivo: Emitir las diferentes constancias solicitadas por los usuarios




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Usuario Externo Solicita Constancia, presentando antecedentes

policíacos y penales.

2 Oficinista de Consultas Revisa papelería presentada

3 Oficinista de Consultas Si cumple requisitos, continúa en operación

número 4. Si no cumple requisitos, regresa a

paso 1.

4 Oficinista de Consultas Ingresa solicitud de constancia.

5 Oficinista de Consultas Revisa los libros de faltas o de libertades con

base a los antecedentes presentados.

6 Oficinista de Consultas Localiza en libro las faltas y llena formulario

correspondiente.

7 Oficinista de Consultas Imprime constancia requerida tomando como

base el formulario presentado.

8 Coordinación o Jefatura Si autoriza, continúa en operación número 9. Si

no autoriza, continúa en operación número 12.

9 Coordinación o Jefatura Extiende y autoriza la constancia solicitada.

10 Oficinista de Consultas Entrega al usuario externo la constancia

solicitada.

11 Usuario Externo Recibe constancia y firma de conformidad,


12 Coordinación o Jefatura Devuelve solicitud.

13 Oficinista de Consultas Devuelve solicitud al usuario y finaliza el

procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

INICIO

Ingresa solicitud al

sistema

4

SI

Localiza en libro las

faltas y llena

formulario

6

¿Cumple

requisitos?

3

FIN

Devuelve

solicitud

12

NO

Imprime constancia

requerida tomando como

base el formulario

presentado

7

Extiende y

autoriza la

constancia

solicitada

9

¿Autoriza?

8 NO

OFICINISTA DE CONSULTAS COORDINACIÓN O JEFATURA

SI

4.6 Emisión de Constancias de Procesos Fenecidos. Página: 1/1

USUARIO EXTERNO

Solicita constancia,

presentando antecedentes

1

Revisa papelería

presentada

2

Entrega al usuario

externo la constancia

solicitada

10

Recibe constancia

y firma de

conformidad

11

Devuelve solicitud al

usuario

13

Revisa los libros de

faltas o de libertades

con base a los

antecedentes

presentados

5

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)

26


ORGANISMO JUDICIAL

4.7 SOLICITUD Y ENVÍO DE EXPEDIENTES


4.7

Solicitud y Envío de Expedientes.

Objetivo: Buscar y Enviar los expedientes solicitados por los diferentes Órganos

Jurisdiccionales




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Órgano Jurisdiccional Emite oficio solicitando el envío de expedientes.

2 Oficinista Atención al Público Registra y asigna solicitudes y se entrega el

oficio original al buscador correspondiente.

3 Oficinista de Búsqueda Busca los expedientes en las bodegas.

4 Oficinista de Búsqueda Si localiza expediente, continúa en operación



5 Oficinista de Búsqueda Anota los datos del expediente en la requisición y la archiva en lugar del mismo.

6 Oficinista de Búsqueda Revisa foliación, registra e imprime hoja de

remisión y adjunta al expediente.

7 Coordinación o Jefatura Autoriza y sella envió de expediente.

8 Oficinista de Búsqueda Elabora envió adjunta hoja de requerimiento y

traslada el expediente al órgano jurisdiccional y

continua al paso 12.

9 Oficinista de Envíos y

Negativas

Registra, imprime y firma negativa.

10 Coordinación o Jefatura Autoriza y sella la negativa.

11 Oficinista de Envíos y

Negativas

Envía negativa al órgano jurisdiccional, archiva

copia y finaliza el procedimiento

12 Órgano Jurisdiccional Revisa y recibe los expedientes o la negativa,

firma y sella, finalizando el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

COORDINACIÓN O

JEFATURA

INICIO

Emite oficio

solicitando el

envío de

expedientes

1

Anota los datos del

expediente en la

requisición y la archiva en

lugar del mismo

5

FIN

ÓRGANO

JURISDICCIONAL

OFICINISTA ATENCIÓN AL

PÚBLICO

Busca los expedientes

en las bodegas

3

¿Localiza

expediente?

4

Registra, imprime

y firma negativa

9

SI

Registra, asigna solicitud y

se entrega el oficio original

al buscador

correspondiente

2

Autoriza y sella la

negativa

10


Revisa foliación, registra e

imprime hoja de remisión

y adjunta al expediente

6

Elabora envío adjunta

hoja de requerimiento y

traslada expediente al

órgano jurisdiccional

8Revisa y recibe

los expedientes o

la negativa, firma

y sella

12

Envía negativa al

órgano

jurisdiccional y

archiva copia

11

4.7 Solicitud y envío de expedientes. Página: 1/1

OFICINISTA DE ENVIOS Y

NEGATIVAS

NO

Autoriza y sella la

negativa

7

Ve

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n 2

(Ju

nio

20

17

)

28


ORGANISMO JUDICIAL

4.8 DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES


4.8

Devolución De Expedientes al Archivo General De

Tribunales.

Objetivo: Recibir de forma detallada los expedientes que devuelven los Órganos

Jurisdiccionales después de haber sido prestados




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Órgano Jurisdiccional Entrega expedientes por medio de conocimiento o

listado.

2 Oficinista de Devoluciones Recibe expedientes en forma provisional y asigna

por medio del sistema.

3 Oficinista de Devoluciones Revisa los folios y datos procesales del expediente

conforme fue enviado por el Archivo.

4 Oficinista de Devoluciones Si los requisitos están completos, continúa en paso

número 5. Si los requisitos no están completos,

continúa en paso número 15.

5 Oficinista de Devoluciones Firma y sella el conocimiento o listado del Órgano Jurisdiccional.

6 Oficinista de Devoluciones Descarga conocimiento del registro de envíos.

7 Personal Encargado de

Intercalar Expedientes Si se actualiza el expediente, continúa en paso

número 8. Si no se actualiza el expediente, continúa

en paso número 10. El expediente se actualiza

cuando al ser devuelto trae documentos adicionales.

8 Oficinista de Digitador Actualiza datos del expediente en el sistema.

9 Oficinista de Devoluciones Registra en el sistema la devolución y da ingreso de

expedientes al inventario.

10 Coordinación o Jefatura Designa personal correspondiente para intercalar.


Intercalar Expedientes

Intercala expedientes en el lugar correspondiente.



Extrae hoja de requisición del expediente y registra

en el sistema.



Entrega hoja de requisición.

14 Oficinista de Devoluciones Verifica información de hoja, archiva, confirma

ubicación del expediente en el sistema y finaliza

procedimiento.

15 Órgano Jurisdiccional o

Dependencia Administrativa

Realiza correcciones y continúa en paso número 3

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ORGANISMO JUDICIAL

ÓRGANO JURISDICCIONAL OFICINISTA DE DEVOLUCIONES

PERSONAL ENCARGADO

DE INTERCALACION

EXPEDIENTES

COORDINACIÓN O

JEFATURA

INICIO

Entrega expedientes

por medio de

conocimiento o listado

1

Recibe expedientes en

forma provisional registra

el ingreso

2

Revisa los folios y datos

procesales del expediente

conforme fue enviado por

el Archivo

3

Descarga conocimiento

del registro de envíos

6

Actualiza datos

del expediente en

el sistema

8

Registra en el sistema

la devolución y da

ingreso de

expedientes al

inventario

9

Designa personal

correspondiente

para intercalar

10

Intercala expedientes

en el lugar

correspondiente

11

Extrae hoja de

requisición del

expediente y registra

en el sistema

12

Entrega hoja de

requisición

13

Verifica información de hoja,

archiva y confirma ubicación

del expediente en el sistema

14

FIN

(1) El expediente se actualiza en el paso 8 cuando al ser devuelto trae documentos adicionales.

4.8 Devolución de expedientes al Archivo General de Tribunales. Página: 1/1

OFICINISTA DIGITADOR

Firma y sella el

conocimiento o listado del


5

¿Requisitos

completos?

4

SI

Realiza

correcciones

15

NO

¿Se

actualiza?

7

NO

SI

Ve

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30


ORGANISMO JUDICIAL

4.9 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES


4.9

Clasificación y Reclasificación Interna de Expedientes.

Objetivo: Mantener organizadas los anaqueles con expedientes fenecidos para

facilitar el trabajo de búsqueda dentro del Archivo General de Tribunales.




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Coordinación o Jefatura Evalúa volumen de expedientes a clasificar y

reclasificar.

2 Coordinación o Jefatura Designa el lugar físico donde corresponde ubicar

el material a clasificar y reclasificar, dando las

instrucciones correspondientes de cómo realizar el

trabajo.

3 Coordinación o Jefatura Designa al personal que realizará la clasificación

y reclasificación


Reclasificación

Ordena los expedientes por número correlativo y

año.


Reclasificación

Clasifica los expedientes en legajos y los coloca

en su espacio físico definitivo.


Reclasificación

Elabora informe sobre la reclasificación realizada, detallando los cambios

7 Coordinación o Jefatura Recibe, firma y sella informe para realizar cambios en sistema

8 Oficinista de Resguardo Realiza las modificaciones en sistema, de

acuerdo al informe

Ve

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ORGANISMO JUDICIAL

4.9 Clasificación y reclasificación interna de expedientes. Página: 1/1

OFICINISTA DE RESGUARDO

INICIO

Evalúa volumen de

expedientes a clasificar o

reclasificar

1

Designa el lugar físico

donde ubicar el material a

clasificar o reclasificar

dando instrucciones

2

Clasifica los expedientes en

legajos y los coloca en su

espacio físico definitivo

5

FIN

Ordena los expedientes por

número correlativo y año

4

Realiza las modificaciones en

sistema, de acuerdo al

informe

8

COORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN

Elabora informe sobre la

reclasificación realizada,

detallando cambios

6

Designa al personal que

realizara la clasificación y

reclasificación

3

Recibe, firma y sella

informe para realizar

cambios en sistema

7

Ve

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ORGANISMO JUDICIAL

4.10 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN EXTERNA DE EXPEDIENTES


4.10

Clasificación y Reclasificación Externa de Expedientes.

Objetivo: Apoyar a los diferentes Órganos Jurisdiccionales en la organización de

su archivos




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Órgano Jurisdiccional Entrega oficio solicitando el ordenamiento,

clasificación y reclasificación de expedientes.

2 Coordinación o Jefatura Designa al personal para evaluar la cantidad de

expedientes a clasificar o reclasificar.

3 Coordinación o Jefatura Programa la clasificación o reclasificación de

expedientes.

4 Coordinación o Jefatura Envía oficio indicando la fecha y nombre del

personal que realizará el trabajo respectivo.

5 Oficinista de clasificación y

reclasificación

Clasifica, reclasifica y etiqueta los expedientes por número correlativo, año y ramo.

6 Órgano Jurisdiccional Facciona documento de trabajo realizado, firma y

sella

7 Oficinista de clasificación y

reclasificación

Elabora informe correspondiente.

8 Secretaria del Archivo General

de Tribunales

Registra la información de la clasificación y

reclasificación, finaliza el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

4.10 Clasificación o reclasificación externa de expedientes. Página: 1/1

OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN Y

RECLASIFICACIÓNSECRETARIA DEL AGTÓRGANO JURISDICCIONAL COORDINACIÓN O JEFATURA

INICIO

Entrega oficio solicitando

el ordenamiento,

clasificación o

reclasificación de

expedientes

1

Designa al personal para

evaluar la cantidad de

expedientes a clasificar o

reclasificar

2

Envía oficio indicando la

fecha y nombre del

personal que realizará el

trabajo respectivo

4

FIN

Programa la clasificación

o reclasificación de

expedientes

3

Registra la información de

la clasificación o

reclasificación

8

Elabora informe

correspondiente

7

Facciona documento de

trabajo realizado, firma y

sella

6

Clasifica, reclasifica y

etiqueta los expedientes

por número correlativo,

año y ramo

5

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ORGANISMO JUDICIAL

4.11 DIGITALIZACIÓN (ESCANEO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES


4.11

Digitalización (Escaneo) de expedientes fenecidos de los Órganos Jurisdiccionales.

Objetivo: Escanear los expedientes fenecidos que están en custodia del Archivo

General de Tribunales




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Coordinación o Jefatura Define los parámetros para la digitalización y

designa al personal.

2 Oficinista Digitalizador Clasifica y selecciona el material a escanear.

3 Oficinista Digitalizador Revisa el estado del expediente y prepara para

ser digitalizado

4 Oficinista Digitalizador Verifica datos del expediente y digitaliza.

5 Revisor Coteja digitalización realizada contra el expediente físico.

6 Revisor Si la digitalización está correcta, continúa en paso

número 7. Si la digitalización no está correcta,

continúa en paso número 9.

7 Revisor Graba información en el sistema.

8 Oficinista de Resguardo Archiva expediente físico en la ubicación que le

corresponda y finaliza el procedimiento.

9 Oficinista Digitalizador Realiza correcciones a la digitalización y continúa

en paso número 4.

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ORGANISMO JUDICIAL

4.11 Digitalización (Escaneo) de expedientes fenecidos de los Órganos Jurisdiccionales. Página: 1/1

OFICINISTA DE RESGUARDOREVISORCOORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DIGITALIZADOR

INICIO

Define los parámetros

para la digitalización y

designa al personal

1

Clasifica y selecciona el

material a escanear

2

Revisa el estado del

expediente y prepara para

ser digitalizado

3

Verifica datos del

expediente y digitaliza

4

Coteja digitalización

realizada contra el

expediente físico

5

Graba información en el

sistema

7

FIN

¿Digitalización

correcta?

6

Archiva expediente físico

en la ubicación que le

corresponda

8

SI

Realiza correcciones a la

digitalización

9

NO

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ORGANISMO JUDICIAL

4.12 DIGITACIÓN (INGRESO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES


4.12

Digitación (Ingreso) de expedientes fenecidos de los Órganos Jurisdiccionales.

Objetivo: Ingresar los datos principales del expediente al sistema para poder tener

una base de datos que agilice la búsqueda de los mismos




Paso No. Actor/Puesto Descripción 1 Coordinación o Jefatura Designa el material a ingresar en el sistema.

2 Delegado de Grupo Selecciona y extrae el material.

3 Delegado de Grupo Distribuye legajos a sus digitadores para ingreso

de expedientes al sistema

4 Oficinista Digitador Recibe el legajo para ingreso

5 Oficinista Digitador Verifica el legajo (datos correctos, correlativo,

materia y año) previo a su ingreso si esta correcto

continua en paso 6, de estar incorrecto regresa al

paso 3.

6 Oficinista Digitador Procede al registro de expedientes en el sistema.

7 Oficinista Digitador Imprime caratula y se adjunta al expediente.

8 Oficinista Digitador Finaliza ingreso de material al sistema y entrega

al delegado de grupo.

9 Delegado de Grupo Entrega el material al encargado de resguardo y

finaliza el proceso

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ORGANISMO JUDICIAL

4.12 Digitación (Ingreso) de Expedientes fenecidos de los Órganos Jurisdiccionales. Página: 1/1

OFICINISTA DIGITADOR COORDINACIÓN O JEFATURA DELEGADO DE GRUPO

INICIO

Designa el material a

ingresar en el sistema

1

FIN

¿Verifica datos de

legajo?

5

SI

Selecciona y extrae el

material

2

Distribuye legajos a sus

digitadores para ingreso

de expediente

3

Recibe el legajo para

ingreso al sistema

4

NO

Procede al registro de

expedientes en el sistema

6

Imprime caratula y se

adjunta al expediente

7

Finaliza el ingreso de

material al sistema y

entrega al delegado

8

Entrega el material al

encargado de resguardo y

finaliza el proceso

9

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ORGANISMO JUDICIAL

GLOSARIO

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ORGANISMO JUDICIAL

GLOSARIO

CUSTODIAR Mantener vigilada una cosa para impedir que sea robada o asaltada,

o para protegerla de un peligro. FENECIDO Concluir, finalizar o tener fin de una cosa. LEGAJO Conjunto de papeles archivados, generalmente atados, que tratan de

un mismo asunto. MATERIAL Procesos Judiciales (expedientes) que se encuentran custodiados en

las bodegas del Archivo General de Tribunales. ORGANO Son aquellos donde se ventilan los juicios o procesos, siempre JURISDICCIONAL precedidos por un Juzgado o Juzgadores según el caso.

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ORGANISMO JUDICIAL

CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS Fecha Descripción de Cambios Versión

31-07-2017

Actualización de procedimientos

2

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ORGANISMO JUDICIAL

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ORGANISMO JUDICIAL

ANEXOS

GUIA PARA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 1. Recepción (expedientes nuevos). Recibir cada uno de los expedientes con base al inventario o listado, el cual debe indicar en el encabezado de la hoja que los expedientes se encuentran fenecidos, juzgado, ramo al que pertenece y detallar el número de causa, año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y observaciones; por último cada hoja del inventario deberá ser firmada y sellada por el Juez y el Secretario del Juzgado. El personal del archivo deberá sellar de recepción, fechar y firmar cada hoja del inventario. Artículo 2. Guarda, conservación y custodia (expedientes). Los expedientes se conservan en un ambiente adecuado, libre de humedad, filtraciones, polvo y plagas. Los procesos son empaquetados, etiquetados y amarrados en legajos de aproximadamente quince (15) centímetros cada uno. El ingreso a las bodegas debe ser exclusivamente por personal de este Departamento debidamente autorizado. Artículo 3. Localización y envío (expedientes) o elaboración de Negativas. Localización, envío de expedientes y elaborar los conocimientos indicando el juzgado o dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, ramo al que pertenece, número de causa, año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y fecha del documento, debiendo adjuntar el oficio de solicitud, resolución de búsqueda y hoja de envío del Archivo; así mismo se coloca el sello de triangulo del Archivo en la carátula, en la primera y última hoja del expediente. El personal autorizado del juzgado o dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, al que se remite el expediente sella y firma de recibido. Los oficios de negativas se envían cuando el encargado de búsqueda, realiza una razón en la cual se indica que los expedientes solicitados no han sido remitidos al Archivo, no coinciden las partes procesales, clase de juicio o delito y por último porque han sido enviados anteriormente al juzgado. Artículo 4. Ordenamiento y clasificación interna (expedientes). Ordenamiento y clasificación interna de los expedientes que se encuentran en las bodegas del Archivo General de Tribunales, se realiza de la siguiente forma:

1. Se verifica en las bodegas, cuál de los archivos internos es necesario clasificar o reclasificar.

2. Designar al personal necesario, para llevar a cabo dicha labor. 3. Se ubica el área en la cual se desarrollará la clasificación. 4. Separar los expedientes por juzgado o dependencia administrativa de apoyo

jurisdiccional, clase de procesos, año, número correlativo o alfabético. 5. Ordenar el paquete o legajo, se etiqueta, indicando el juzgado, clase de proceso,

año, número de legajo y rango o letra. 6. Al finalizar la clasificación se rinde el informe.

Artículo 5. Ordenamiento y clasificación (expedientes externos). Ordenamiento y clasificación de los expedientes fenecidos y en trámite de los juzgados, se realiza de la siguiente forma:

1. Evaluación del volumen de los procesos a clasificar.

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ORGANISMO JUDICIAL

2. Designar al personal para que realice la clasificación, previo programación 3. Se separan los expedientes por juzgado o dependencia administrativa de apoyo

jurisdiccional, clase de proceso, año, número correlativo o alfabético. 4. Se procede a ordenar el paquete o legajo, se etiqueta indicando el juzgado, clase

de proceso, año, número de legajo y rango o letra. 5. Al finalizar la clasificación, se rinde un informe por medio del fraccionamiento de un

acta de entrega del archivo interno. 6. Registro electrónico de la clasificación.

Artículo 7. Consulta (expedientes). Para el préstamo de expedientes de consulta, por los usuarios internos y externos, se debe llenar el formulario que para el efecto se tiene establecido. Si el orden y el lugar de resguardo de los expedientes en el Archivo lo permiten, la consulta debe realizarse en forma inmediata y en presencia de personal del Archivo General de Tribunales. Artículo 8. Certificación. Extender certificaciones de los expedientes fenecidos que se encuentran en el Archivo, para la cual se realizan las siguientes actividades:

1. Recibir la solicitud y trasladarla al encargado de localizar el expediente. 2. Realizar la búsqueda del expediente. 3. Emitir Resolución autorizando expedir la certificación. 4. Reproducir las actuaciones solicitadas. 5. Certificar las hojas fotocopiadas. 6. Notificar la resolución que autoriza extender la certificación. 7. Emitir recibo para el pago correspondiente en la Tesorería del Organismo Judicial. 8. Entregar al usuario la certificación.

Artículo 9. Fotocopias Simples. Fotocopias simples de los expedientes fenecidos que se encuentran en el Archivo, para lo cual se realizan las siguientes actividades:

1. Recibir la solicitud y trasladar al encargado de localizar el expediente. 2. Realizar la búsqueda del expediente. 3. Emitir resolución autorizando entregar fotocopias simples. 4. Reproducir las actuaciones solicitadas. 5. Notificar la resolución que autoriza la entrega de fotocopia simple. 6. Emitir recibo para el pago correspondiente en la Tesorería del Organismo Judicial. 7. Entrega al usuario de las fotocopias simples. 8. Adjuntar la solicitud y recibo de pago al expediente. 9. Realizar el conocimiento para archivo. 10. Intercalar el expediente en el legajo correspondiente.

Artículo 10. Devolución de expedientes. Los expedientes enviados por el Archivo se devuelven mediante conocimiento, indicando el juzgado, ramo al que pertenece, número de causa año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y fecha del conocimiento. El personal del Archivo sella y firma de recibido. Posterior a ser recibido el expediente, es archivado y la hoja de requerimiento del archivo es entregada al responsable de realizar la recepción en devolución. Artículo 11. Constancias de registro de libros. Extender constancias de los registros de libros de los Juzgados suprimidos mediante acuerdos de la Corte Suprema de Justicia. Para lo cual el Archivo proporciona al usuario un formulario de solicitud, al que se debe adjuntar

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ORGANISMO JUDICIAL

fotocopia del DPI documento único de identificación, antecedente penal o policiaco y constancia de libertad, esta última solo para casos excepcionales. Para extender las constancias se realizan las siguientes actividades:

1. Recibir la solicitud de constancia. 2. Realizar la búsqueda, poner a la vista los libros de registro de procesos de faltas y

órdenes de libertad. 3. Elaborar la constancia en base a la información de los libros y confrontarla con firma

de cada uno. 4. Autorizar la constancia de los libros. 5. Notificar y entregar al usuario la constancia. 6. Archivar los libros.

Artículo 12. Búsqueda de expedientes. Para la búsqueda de los expedientes en el Archivo, se debe realizar conforme la solicitud o formulario de consulta, los cuales deben tener como mínimo; Juzgado, número de causa, año, oficial, partes procesales y clase de juicio o delito, si se trata de dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, conforme al número correlativo y año o bien por el nombre del Juez o Magistrado. Artículo 13. Digitalizar expedientes. Digitalizar los expedientes que se encuentran en el Archivo, tomando como base la carátula, teniendo un programa que permita realizar las consultas de forma digital.

manual de procedimientos acceso a la informacion publica/articulo 10/… · el archivo central y...

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