Valentina Gómez Barrios – Angie Katherine Castaño Rojas

| Gestión en gerencia empresarial – Colegio técnico maría

inmaculada | Ibagué - 2013

INTRODUCCIÓN

El proyecto investigativo “aplicación de los conocimientos de gestión

empresarial en la formación de una empresa” llevado a cabo en el año 2013

por las estudiantes del grado undécimo Valentina Gómez Barrios y Angie

Katherine Castaño Rojas del colegio técnico maría inmaculada ubicado en la

calle 16 N° 6 -67 del barrio Interlaken de la ciudad de Ibagué, brinda el

siguiente manual, en el cual están explicados los pasos y gestiones que se

deben realizar para transformar una idea de negocios en una empresa

legalmente constituida; éste se realizó gracias a los conocimientos adquiridos

a lo largo de todo el proceso académico en la técnica de gerencia

empresarial.

Todos en algún momento de nuestras vidas hemos tenido el sueño de crear

una empresa y que ésta se convierta en una multinacional generadora de

grandes ingresos y empleo; pero muy pocos de nosotros alcanzamos a

desarrollar ésta idea hasta verla hecha una realidad, esto sucede por diferente

razones, ya sea por escasez de recursos, por no conocer adecuadamente los

pasos a realizar, por no tener una visión clara de la empresa en cuestión, por

no contar con el apoyo profesional adecuado y sin fin de razones por las

cuales nos estancamos en tan solo la idea.

Empresas como McDonald’s, Carrefour, Ford motor, Microsoft, Coca-cola

company, Samsung Electronics y demás, empezaron con quizás la misma idea

de negocios que alguno de nosotros ha tenido pero que gracias a la buena

toma de decisiones se convirtieron, después de un largo proceso, en las

multinacionales que hoy en día conocemos.

Como ya lo había dicho anteriormente en el mundo de los negocios todo es

un proceso, el cual lleva pasos que no pueden ser omitidos si se quiere

convertir en una gran empresa, en este manual le brindamos los primeros

escalones para que su idea de negocios se ponga en marcha como una

pequeña empresa legalmente constituida, para que continúe avanzando hasta

conseguir su sueño.

LA IDEA DE NEGOCIOS

La base de todo proyecto empresarial, también denominado “de

emprendimiento y éxito” es la idea de negocios, esta surge gracias a la

observación de las necesidades y la creatividad para satisfacerlas.

Este paso hace referencia a la identificación de la idea de negocios que usted

va desarrollar, la cual debe cumplir con las siguientes características:

1. Cubrir una necesidad, deseo o solución de problemas

para el consumidor.

2. Ser innovadora y única, en algún ámbito a desarrollar.

3. Ser rentable. (Que pueda ser realizada)

4. Representar una oportunidad de ingresos a corto,

mediano y largo plazo, para poder desarrollar el plan de

negocios correctamente.

Para que una idea de negocios se considere como buena debe cumplir a

cabalidad como mínimo los 4 puntos sumándoles que el emprendedor debe

representar una persona creativa, visionaria y audaz, por el contrario al

primer obstáculo que se le presente esta fracasará.

Es en este punto donde se deben realizar todo tipo de preguntas sobre el

negocio que se va a realizar, estas son algunas que le ayudaran a en la

estructuración de su idea de negocios:

¿Mi producto, satisface deseos, necesidades o da solución a un

problema?

¿Hay potenciales consumidores interesados en mi producto?

¿Es significativo el mercado al cual me estoy enfrentando?

¿Es posible llegar al consumidor? ¿Cómo?

¿En qué tipo de mercado voy a desarrollar mis actividades?

¿Existen competencia? ¿En qué me diferencio de ella?

¿Mi producto para qué sería utilizado?

¿Cuáles son las características y las tendencias de mi sector de

mercado?

¿Cuento con los recursos materiales, económicos, humanos e

infraestructura para llevar adelante mi idea de negocio?

¿Me generaría utilidades?

¿Existen problemas legales, éticos y morales que puedan

perjudicar mi idea?

¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del negocio a desarrollar?

¿puedo combatir las debilidades?

¿Necesito socios? O ¿Tengo la capacidad y recursos suficientes

para formar una empresa solo?

Por último, es recomendable que comparta sus ideas con otra persona, está

la ayudará a estructurarla de una mejor manera y lo más importante no se

rinda nunca, analice cada una de las variables para que esta se desarrolle a

cabalidad.

EL PLAN DE NEGOCIOS

No podemos constituir una empresa si no tenemos antes un plan de

negocios bien fundamentado que ejecutar. Es por esto que bajo el

manual para la creación de una empresa estará anexada esta pequeña

guía para la elaboración de un plan de negocios estructuralmente viable.

¿QUÉ ES UN PLAN DE NEGOCIOS?

También conocido como plan de empresa, consiste en un documento escrito en

donde se describe un negocio o proyecto que está por realizarse y todo lo que esté

relacionado con ello.

Cada plan de negocios debe ser numerado para tener un registro de cada copia que

se ha enviado e incluir la fecha para diferenciar cada plan de versiones futuras.

Debe ser fácil de comprender, conciso pero que aborde todos los temas a

cabalidad.

¿Qué debe llevar un plan de negocios?

Un plan de negocios debe contener:

INTRODUCCIÓN

A. Carta introductoria: Explicación breve de la razón por la cual se realiza el

proyecto.

B. Portada: Debe incluir:

Nombre de la empresa y logotipo.

Dirección, número de teléfono, dirección de correo

electrónico, dirección de página de internet (si la posee

una).

El nombre y título del gerente.

Si es deseado, foto del producto o servicio.

C. Resumen ejecutivo: Es una de las partes más importantes en el plan de

negocios puesto que normalmente es lo primero en lo que el lector

centra especial atención. Debe oscilar entre 1 o 2 hojas y contestar

preguntas como las siguientes:

¿Qué producto o servicio

brindará la empresa?

¿Qué problemas están

siendo resueltos?

¿Cuál es la fuente de

ingresos?

¿Quiénes es la competencia

directa y cuál es su ventaja?

¿Quiénes son sus clientes y

cuál es su mercado

objetivo?

¿Quiénes están en la

gerencia?

¿Cuál es el estado actual del

desarrollo del producto,

idea o servicio?

¿Cuál es la visualización de

la empresa?

¿Qué estructura posee

actualmente la propiedad

de la empresa?

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA:

Debe comenzar con la misión de la empresa, sus objetivos y la visión de esta, de

forma expresiva, desarrollando además los siguientes interrogantes:

¿Cuál es la historia de la empresa? (breve)

¿Qué tipo de negocio es?

¿Cómo y cuándo se fundó la empresa?

¿Qué tipo de empresa? ¿Posee alguna sociedad? ¿cuál?

¿Quiénes son los propietarios de la empresa?

¿Cuáles son los principales productos y qué beneficios

traen a los consumidores?

MERCADEO Y PUBLICIDAD:

Se describe el segmento de mercado al cual va encaminado la empresa, es decir el

nicho de mercado, se debe enfocar principalmente en:

El público al cual usted quiere atender.

La misión principal y la proposición única de venta de su

empresa.

Las realidades del mercado, que conducen cada aspecto

de cómo usted estructura su empresa ¿cómo publicita y

promueve su empresa? y ¿cómo maneja su empresa

para lograr un crecimiento a largo plazo?

Se debe realizar una descripción del objetivo en el mercado (clientes), utilizando

cualquier elemento que sirva para la identificación de este como lo son la ubicación

geográfica, el estilo de vida, la edad, la cultura, el género, entre otras

características.

Por otra parte se toma en cuenta la competencia, sus debilidades y fortalezas

frente a su empresa, si su producto o servicio tiene algún “truco secreto”,

menciónelo, recuerde que este plan de negocios es privado y es fundamental que

detalle cada uno de los elementos que van a hacer parte de su empresa, para que

en un futuro pueda realizar una retroalimentación más fácil y efectiva.

También realice un estimado de sus ventas junto con el costo y gasto de ellas, debe

de realizar un análisis unitario de cada producto como en conjunto.

Y por último establezca un plan de mercadeo y publicidad que vaya acorde con los

elementos tratados anteriormente.

DESARROLLO Y PRODUCCIÓN:

Se realiza una descripción detallada del proceso de fabricación de cada uno de los

productos a comercializar, junto con las desventajas que se presenten en dicho

proceso ¿cómo pueden solucionarse? y las ventajas del mismo. Si su plan de

negocios gira entorno a una empresa de servicios, debe realizar una descripción del

proceso de entrega del servicio.

Especificar los métodos para la elaboración del producto junto con el

establecimiento donde lo va a fabricar, también ayuda en la elaboración de un

buen plan de negocios, pero es recomendable que sea conciso si decide incluir esta

información.

DIRECCIÓN:

En este punto debe dar a conocer la organización de la empresa, quién está a cargo

la empresa, las funciones de los directores y sus empleados, las personas que esta

relacionadas con esta como lo son los asesores, abogados, agencias de publicidad,

entre otras.

Los currículos de cada empleado o director no deben sobrepasar los dos párrafos.

Se incluye además el posible organigrama de la organización.

El tipo de contratación que realizará también va detallada en este punto.

FINANZAS:

Este inciso es uno de los más importantes en el plan de negocios ya que en el se

trabaja lo siguientes:

¿Cuánto dinero necesita para la constitución de la

empresa?

¿Dónde obtendrá los fondos para realizar sus

actividades?

Aportes del capital de los socios para el funcionamiento y

desarrollo de la empresa, según sea el tipo de sociedad a

la cual pertenezca.

Las estimaciones de sus activos, pasivos, ingresos, gastos

y costos (el salario de los empleados, junto con sus

prestaciones sociales, cancelación de parafiscales, costos

de producción, gastos mensuales, entre otros).

Métodos de financiación de la empresa.

Los elementos que utilizara en caso de una crisis, sus

reservas.

El análisis del flujo de efectivos que realizará.

¿Cómo llevará su contabilidad? ¿manual o

sistematizada? ¿Por qué?

Y demás elementos financieros que la empresa requiera,

balances de prueba, estado de resultados, cuentas T…

Este es un punto importante puesto que una empresa que tenga mal planeada su

financiación es propensa a no desarrollar su plan de negocios de la mejor manera y

estancarse en algún punto de su actividad, hasta que se reestructure su

financiación o quede ilíquida o en quiebra.

CONCLUSIONES

Se realizan las determinaciones finales del plan de negocio.

RECOMENDACIONES GENERALES

No se abstenga de desarrollar a cabalidad cada una de sus ideas en el

plan de negocios, pero hágalo conciso para que su realización sea mucho

más fácil.

Realice un plan de negocios que pueda realizar, por eso es recomendable

que sea corto no más de 30 páginas para una empresa en creación, pero

si el plan está bien fundamentado la extensión no es importante.

Tómese el tiempo necesario para elaborar su plan de negocios pues este es

la base para toda empresa.

Siga una línea de argumentación uniforme.

Anote todas las debilidades que posea al igual que los riesgos que va a

correr, puesto que esto le ayudara a esquivar barreras más fácilmente.

El plan de negocios es privado, es decir, sólo los socios y directivos tienen

derecho a revisarlo y modificarlo. Si usted piensa constituir una empresa

solo, hágalo revisar de una o dos personas de confianza, para determinar si

representa una oportunidad factible de inversión.

La claridad en las ideas es importante, no escriba algo que a su vez

contradiga otro elemento.

Por último la presentación del plan de negocios es de suma importancia, se

debe realizar de forma clara siendo elocuente, con ortografía y gramática

excepcionales.

GESTIONES TRIBUTARIAS Y COMERCIALES

1 • Reunir a los socios para constituir la empresa (Si necesita) y

determinar el tipo de sociedad que constituirán.

2 • Decidir si la empresa se constituirá bajo una persona natural o jurídica y

que tipo de actividad económica se va a realizar (CIIU) (I)

3 • Verificar en la cámara de comercio de ibagué si existen razones sociales

iguales o similares con el formulario RUE. (II)

4 • Elaborar minuta de constitución y presentarla en alguna de las ocho

notarias a lo largo de la ciudad. (III)(IV)

5 • Obtener la escritura pública autenticada en la notaría. (Para las empresas unipersonales inscribir documento privado ante la CCI o

la escritura publica ante un notario).

6 • Matricular e inscribir la sociedad en el registro en la cámara de comercio.

7

• Solicitar formulario de registro adicional para fines tributarios.

8 • Obtener el Certificado de Existencia y Representación Legal (personas

jurídicas) o el Certificado de Matrícula Mercantil (personas Naturales).

9 • Registrar lo libros de contabilidad en la cámara de comercio de ibagué.

10 • Renovar anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, la matricula

mercantil de personas juridicas, naturales y establecimientos.

(1) Cámara de comercio de Ibagué, el formulario RUE se

encuentra anexado al cd.

CÁMARA DE COMERCIO DE IBAGUÉ

SEDE PRINCIPAL

Dirección: Cll 10 Nº 3-76 Teléfono: 2772000

ccibagué@ccibagué.org.co

SEDE ALAMEDA

Dirección: Cll 69 Nº 5-33 Conjunto residencial Alameda.

Teléfono: 2749669

HORARIO DE ATENCIÓN AL

PÚBLICO

Lunes a viernes 7:30 am a 12:00am

Sábados: 2:00 pm a 5:30 pm

Una minuta de constitución de una empresa para cualquier tipo de sociedad debe

tener como mínimo los siguientes aspectos:

Nombre

Razón social

Objeto social

Clase de sociedad

Identificación de los

socios

Nacionalidad

Duración

Domicilio

Aportes de capital

Representante legal y

facultades

Distribución de

utilidades,

Causales de

disolución, entre

otros.

NOTARIA PRIMERA

Dirección: Cll 10 Nº 3-19

Teléfono: 2637583

www.notariaprimeradeibague.com

NOTARIA SEGUNDA

Dirección: Cr 3 Nº 9-43

Teléfono: 2770100

www.notaria2ibague.com.co

NOTARIA TERCERA

Dirección: Cll 13 Nº 2- 35

Teléfono: 2620384

www.notaria3ibague.com.co

NOTARIA CUARTA

Dirección: Cll 11 Nº 4-30

Teléfono: 2610698

www.notaria4ibague.com.co

NOTARIA QUINTA

Dirección: Cr 3 Nº 11-64

Teléfono: 261 6192

www.notaria5ibague.com.co

NOTARIA SEPTIMA

Dirección: Cll 64 Cra 5 Mz 3 Cs 1

Local 4-5

Teléfono: 274 9672

www.notaria7ibague.com.co

NOTARIA SEXTA

Dirección: Cll 12 Nº 3-49

Teléfono: 261 1713

Notaria6ibague@yahoo.com

NOTARIA OCTAVA

Dirección: Cra 5ª Nº 32-08

Teléfono: 278 2108

www.notaria8ibague.com.co

(2) NOTARIAS IBAGUEREÑAS

GESTIONES DE FUNCIONAMIENTO

1. Consultar el uso de suelo en la cci o en alguna de las 2 curadurias urbanas de la ciudad.(1)

2. Solicitar si es el caso, licencia ambiental en Cortolima. (2)

3. Solicitar el concepto de bomberos. (3)

4. Obtener el concepeto sanitario

en la alcaldia y realizar curso de manipulacion de alimentos si es debido. (4)

5. Registrar en el INVIMA, los

productos a comercializar (alimentos, medicamentos, cosméticos...) (5)

6. Cancelar anualmente derechos de

autor en la sede de Sayco y Acinpro. (6)

(1) CURADURIAS URBANAS

c

(2) El formulario de licencia ambiental esta adjunto en el cd.

CURADURÍA URBANA Nº1

Dirección: Cra 5 Nº 6-47

Teléfono: 263 9614

www.curadorunoibague.com.co

CURADURÍA URBANA Nº2

Dirección: Cll 32 No. 5A-21

Teléfono: 270 1420

www.curadosibague.com

CORTOLIMA

Dirección: Av Ferrocarril con 44 esquina

Teléfono: 265 5378 – 265 5446

www.cortolima.gov.co

ww

(3) Cuerpo de bomberos:

(4) Sena y alcaldía.

BOMBEROS

Dirección: Cra 3 con cll 20

esquina

Teléfono: 262 1428 – 263 3333

Emergencia: 119

SENA

Dirección: Cra. 4 Calle 44

Avenida Ferrocarril

Teléfono: 01 8000 91 02 70

ALCALDÍA

Dirección: Calle 9 No. 2 - 59

Teléfono: 2611854

www.alcaldiadeibague.gov.co

(5) No existe sede del INVIMA en la ciudad de Ibagué hasta

el final del presente año, es por esto que se debe realizar el

registro en alguna otra ciudad donde se encuentre este

organismo.

(6)

SAYCO Y ACINPRO

Dirección: Cr4 12-47 Of 306

Teléfono: 2615586

www.saycoacinpro.org.co/oficinas.php?id=32

GESTIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL

1. Inscribirse ante la administracion de riesgos profesionales o una ISS.

2. Afiliar a los trabajadores al Sistema de Seguridad Social y de Pensiones ante las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Fondo de Pensiones.

3. Afiliar a los trabajadores a los Fondos de Cesantías.

4. Inscribirse a una caja de Compensación Familiar (Pagar ICBF (3% del valor de la nómina), SENA (2%), y Cajas de compensación familiar (4%)) (pago

de parafiscales).

* Inscribirse a un programa de seguridad industrial.

* Elaborar reglamento de trabajo, ante el ministerio de trabajo.

* Elaborar reglamento de higiene.

Así concluimos los pasos para la formalización de una pequeña

empresa partiendo desde una idea de negocios.

Como lo dije en un principio existen muchas razones por las

cuales dicha idea no se desarrolla y en estas se incluye el ámbito

monetario puesto que en ocasiones no se cuenta con el capital

suficiente para hacerla realidad, pero no hay porqué

preocuparse, en Colombia existen muchos oportunidades para

las personas emprendedoras (generadoras de ingresos). Las

siguientes son algunas formas de financiación que brindan

entidades colombianas y el gobierno.

CAPITAL SEMILLA

El Capital Semilla es un financiamiento inicial (fondos que no deben

ser devueltos), para la creación de una microempresa o para

permitir el despegue y/o consolidación de una actividad

empresarial existente. Una vez que el proyecto ya está instalado

y funcionando, se puede recurrir a otras líneas de financiamiento

para hacer crecer el negocio, como por ejemplo, a través del

Capital de Riesgo.

Normalmente este tipo de fondos se orienta a nuevas empresas y

negocios que estén en etapa de inicio y que se refieran a temas

innovadores, es decir que se trate de productos o servicios que

no estén disponibles en el mercado nacional, que tengan

oportunidades de crecimiento en el mercado y que cumpla con

ofrecer una tecnología nueva desarrollada por quien busca los

fondos, o que incorpore nuevas aplicaciones o usos de

tecnologías existentes o por último, que permita abordar nuevos

nichos de mercado.

Esta línea de financiamiento apoya la creación de nuevas

empresas, por lo que se dirige a personas naturales que estén en

vías de constituir una empresa, o a empresas que han iniciado

actividades hasta 12 meses antes de postular.1

FONDO EMPRENDER

Es un Fondo creado por el Gobierno Nacional para financiar

iniciativas empresariales que provengan y sean desarrolladas por

alumnos del SENA que haya finalizado la etapa lectiva de un

programa de formación, alumnos o egresados de cursos del

SENA en el programa jóvenes rurales y línea de formación de

líderes del desarrollo, estudiantes que se encuentren cursando

los dos (2) últimos semestres en un programa de educación

superior reconocido por el Estado de conformidad con las Leyes

30 de 1992 y 115 de 1994, personas que hayan concluido

materias dentro de los últimos doce (12) meses, profesionales

universitarios cuyo primer título haya sido obtenido durante los

últimos 24 meses, estudiantes o egresados que se encuentren

cursando especialización y/o maestría que hayan culminado y

obtenido la certificación dentro de los últimos 12 meses. Las

condiciones de beneficiarios del Fondo Emprender se establecen

ampliamente en el Acuerdo 004 del 26 de marzo del 2009.2

1 Sitio web bancafacil http://www.bancafacil.cl/bancafacil/servlet/Contenido?indice=1.2&idPublicacion=3000000000000060&idCategoria=9 2 Sitio web fondo emprender www.fondoemprender.com/BancoConocimiento/F/fondo_emprender/fondo_emprender.ASP

ETAPAS FONDO EMPRENDER

1. FORMULACION DEL PLAN DE NEGOCIOS

a. Registro y Asesoría

b. Aprobación Técnica

c. Presentación a Convocatoria

2. EVALUACION Y ASIGNACION DE RECURSOS

a. Evaluación del plan de negocios

b. Asignación de recursos

c. Legalización del contrato

3. EJECUCION

a. Ejecución del plan de negocios

b. Seguimiento y acompañamiento

c. Evaluación de indicadores de gestión

d. Decisión sobre reembolso de recursos

Existe la ley nº 1429, también denominada como la ley del primer

empleo, esta trata principalmente de respaldar a las empresas

que contraten empleados, aumentando su nómina la mitad,

menores de 28 años. Las empresas que cumplan estas

condiciones por menos de 2 años con el mismo trabajador

podrán recibir un descuento en sus aportes parafiscales.

Además entidades como Coomeva, bancamía, fundación mundo

mujer, entre otras poseen programas de financiación con tasas

de interés bajas para la creación de pequeñas y medianas

empresas (Pymes).

BANCAMIA

Dirección: Cra 5 Nº 4-

125

Teléfono: 2701717

Atención al público:

Sábados 8:00am – 12:00am

FUNDACIÓN MUNDO

MUJER

Dirección: Cll 14 Nº 2-

36

Teléfono: 2623952

www.fmm.org.co

COOMEVA

Dirección: Cra 5 Nº 38-

14

Teléfono: 2888380

www.coomeva.com.co

Con esto concluimos el manual práctico para la creación y

formalización de pequeñas empresas, siendo tan solo los primeros

pasos para que su negocio se vaya convirtiendo paulatinamente en

una multinacional, recuerde que todas ellas nacieron de una

pequeña e innovadora idea, si usted tiene una ¿por qué no

desarrollarla? Con este manual está comprobado que no es tan

difícil como aparenta, depende de usted y su emprendimiento.

Mucha suerte en ese largo camino a recorrer y organice su tiempo

y recursos para que pueda hacer su sueño realidad. Recuerde que

usted es el único obstáculo que lo puede detener, asique supérese y

haga de su idea una generadora de empleo e ingresos desde ya.